ETISKE RETNINGSLINER FOR FOLKEVALDE OG TILSETTE I BØ KOMMUNE

Transkript

1 ETISKE RETNINGSLINER FOR FOLKEVALDE OG TILSETTE I BØ KOMMUNE Vedteke av Bø kommunestyre , sak 73/09. Tillegg frå KS vedteke som vedlegg til retningslinene av Bø kommunestyre sak 24/13 Generelt Bø kommune legg stor vekt på å vera reieleg, ærleg, samt syne rettferd. Folkevalde og tilsette skal syne tillit og openheit i all si framferd. Både folkevalde og tilsette har ansvar for å etterleve desse prinsippa. Mobbing, vald, kjønnstrakassering og rasisme eller anna urimeleg åtferd skal ikkje førekomme, korkje ovanfor eller i omtale av medarbeidarar, folkevalde, innbyggjarar eller andre brukarar. Dei skal difor ta aktivt avstand frå og kjempe mot einkvar uetisk forvaltningspraksis. Som forvaltarar av innbyggjarane sine felles midlar vert det stilt spesielt strenge krav til den enkelte medarbeidar sine etiske haldningar i kvar enkelt verksemd i kommunen. Bø kommune har utarbeidd ein Verdiplakat for sine tilsette (personalutvalsak 20/05, ). Opptreden og adferd Bø kommune stiller strenge krav til sine medarbeidarar si åtferd og handlingsmåte slik at det ikkje er nokon som skal kunne trekke i tvil dei at dei er heiderlege og pålitelege. Medarbeidarane skal vera klar over at dei er med på å danne grunnlaget for den tillit og haldnings som innbyggjarane har til kommunen. Alle tilsette og folkevalde i Bø kommune har eit sjølvstendig ansvar for å nytte arbeidstida si effektivt. Leiarar på alle nivå har eit serleg ansvar for å tydeleggjera og skape aksept for ei etisk forsvarleg åtferd. Alle medarbeidarar i Bø kommune skal informere og søkje råd hos næraste overordna i saker som kan ha verknad for kommunen sitt omdøme og tilliten som kommunen nyt i ulike samanhengar. Teieplikt Fortrulege opplysningar, som kommunen mottek i samband med handsaming av saker, må respekterast og ikkje nyttast til personleg vinning. Teieplikta gjeld og etter at ein har slutta i Bø kommune si teneste, enten som folkevald eller tilsett. Vedkomande kan heller ikkje nytte opplysningar som er underlagt teieplikt på eigen arbeidsplass, i eiga verksemd eller i teneste eller arbeid for andre. Frå eit lukka møte er det i allmenta ikkje høve til å referere frå debattar og drøftingar som har funne stad. Det vert synt til regler om teieplikt i forvaltningslova og særlover. Bø kommune forventar at tilsette gjer sitt til å gje ein rett og fullstendig informasjon om kommuen sine verksemder og ulike tenester. Habilitet

2 Folkevalde og tilsette i Bø kommune skal søkje å unngå at dei kjem i situasjonar som kan føre til konflikt mellom kommunen sine interesser og personlege interesser, konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt. Dersom personlege interesser kan påverke avgjersler i ei sak ein har fagleg ansvar for eller deltek i handsaming av, skal dette takast opp med næraste overordna leiar. Døme på slike interessekonfliktar kan vera: forretningsmessige tilhøve til tidlegare arbeidsgjevar eller arbeidskollegaer løna attåtinntekt som kan påverke arbeidet i kommunen engasjement i interesseorganisasjonar eller politisk verksemd som kjem inn på områder som den enkelte arbeider med i kommunen personlege økonomiske interesser som kan føre til at vedkomande medarbeidar kjem i ein konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i høve til kommunen si verksemd kjøp av private tenester frå kommunen sine leverandørar familiære eller andre nære sosiale relasjonar folkevalde / tilsette sin eigen arbeidsplass står på dagsorden. Personlege fordelar Generelt Folkevalde og tilsette i kommunen skal ikkje ta i mot personlege fordelar og gåver av slik art at det kan påverke eller vera egna til å påverke handlingar, saksførebuing eller vedtak. Gåver omfattar ikkje berre materielle ting men også andre fordelar, til dømes i form av personlege rabattar ved kjøp av varer og tenester. Gåver Gåver av mindre verdi, slik som reklamemateriell, konfekt, blomar o.l. kan mottakast. Dersom ein er i tvil om mottak av gåve, skal næraste overordna kontaktast. Mottekne gåver som ikkje kan aksepterast skal returnerast gjevaren saman med eige skriv. Skrivet skal gjera greie for kommunen sine retningsliner for mottak av gåver. Ein utilbørleg fordel er alt det mottakar kan sjå seg tent med, eller ha nytte av. Representasjon Moderate former for gjestfridom og representasjon høyrer med i samarbeid og informasjonsutveksling. Graden av slik merksemd må likevel ikkje utviklast slik at den verkar på endelege avgjerder eller at det vert oppfatta slik. Ein kvar tvil om tilhøve av slik art skal drøftast med næraste overordna. Reiser Reiseutgifter i alle tenestelege samanhengar skal dekkast av kommunen. Unntak frå dette prinsipp kan berre skje slik: Reiser dekka av potensielle leverandørar i samband med innkjøp, rapporterast til rådmannen. Øvrige tenestereiser som vert dekka av andre avklarast med einingsleiar Tenestereiser for folkevalde avklarast med ordføraren. Slike reiser skal ha ei klar fagleg tilknytning og må ikkje ha karakter av rein kundeoppfølgjing.

3 Innkjøp Innkjøp skal gjerast i samsvar med innkjøpsrutiner for Bø kommune jf. Bø kommune sitt økonomireglement og lov om offentlige anskaffingar. Rabattordningar / seravtalar I Bø kommune skal ein ikkje nytte kommunen eller kommunens namn for å oppnå serlege leveringsvilkår i samband med personlege innkjøp hos kommunens sine kundar eller leverandørar. Ein kan heller ikkje ha seravtalar med utgangspunkt i arbeidsplassen sin. Bruk av utstyr Hovedregelen er at kommunen sine bilar, tilhengarar, maskinpark og anna utstyr berre skal nyttast i kommunen si teneste. Bruk av kommunen sine eigedelar, telekommunikasjon og utstyr av ein kvar art til private føremål kan berre skje i samsvar med fastsette retningsliner. Slik bruk må ikkje vera til ulempe for arbeidsgjevar. Dersom privat bruk skal alt utlån registrerast og brukar skal stå ansvarleg for utgifter og eventuelle skader som følgjer av utlånet. Attåtnntekter og føredrag Tilsette kan ikkje utan nærare løyve frå næraste overordna ta på seg løna arbeid eller drive sjølvstendig verksemd i eit slikt omfang at det får negativ innverknad på vedkomande sin arbeidsinnsats i kommunen Tilsette som får førespurnad om, eller på eige initiativ ynskjer å halde føredrag knytt til eige arbeidsfelt skal avklare dette med næraste overordna. som skal fakturere honorar for føredrag. Det vert elles vist til eige Arbeidsreglement for Bø kommune, som alle tilsette skal ha kjennskap til. Registrering av verv og økonomiske interesser Bø kommunestyre har vedteke å knyte seg til Bø kommune oppfordrar medlemar i kommunestyret, råd og utval, samt leiarar og nøkkelpersonell i kommunen om å registrere sine styreverv, økonomiske interesser og liknande i styrevervregisteret. Registeret skal omfatte: - styreverv i offentleg / privat eigde selskap/dotterselskap - styreverv i interesseorganisasjonar eller organisasjonar som mottek økonomisk støtte frå kommunen - løna arbeid / konsulentoppdrag som kjem i tillegg til vervet som folkevald/ styrerepresentant/tilsett i kommunen - Næringsinteresser, fast eigedom og større aksjepostar/eigardelar. Registreringa skal normalt gjerast seinast innan ein månad etter at kommunestyret har konstituert seg. Administrative leiarar og tilsette skal registrerast seinast 1 månad etter at samtykke er gjeve. Registreringa skal utførast i samsvar med rettleiing utarbeidd av KS. Registrerte opplysningar er basert på samtykke frå den enkelte, og er offentleg tilgjengelege gjennom

4 Den enkelte registrerte kan på eit kvart tidspunkt velje å slette sine opplysningar i registeret. Opplysningar i registeret vil automatisk bli sletta etter 4 år, med mindre det er registrert ajourføring av gitte opplysningar. Førebygging av sosial dumping ILO konvensjonen nr. 94 I samband med offentlege bygge- og anleggskontrakter kan det oppstå problem knytta til sosial dumping. Dette gjeld der leverandør eller underleverandør ikkje er norske. ILO konvensjonen nr. 94, skal sikre at leverandør eller underleverandør ikkje har dårlegare løns- og arbeidsvilkår enn det som er normalt på den arbeidsstaden arbeidet skal utførast. Eit slikt krav kan innarbeidast i kontrakt med leverandør Varsling Bø kommune har rutinar for varsling jfr. HMS-rutinane. Brot på retningslinene Folkevalde og tilsette har eit sjølvstendig ansvar for å ta opp med sin overordna tilhøve dei får kjennskap til, på arbeidsplassen/gjennom sitt tillitsverv, som ikkje er i samsvar med lov eller kommunen sine etiske normer og reglar. I tvilstilfelle, - ved habilitet, tilbod om gåver m.v., skal det takast kontakt med næraste overordna. Folkevalde skal vende seg til ordførar. Ved brot/mistanke om brot vil det vere den næraste overordna til den tilsette som er ansvarleg for at saka vert følgd opp. For folkevalde vil dette vera ordføraren. Dersom det ikkje er naturleg å ta kontakt med næraste overordna skal det takast kontakt med anten rådmann, einingsleiar eller personalsjef. Ved brot på etiske retningslinjer vil forma det skal reagerast på bli vurdert i kvart enkelt høve. Ved straffbare tilhøve vil saka bli meld til politiet. For mindre brot vil reaksjonsforma vere tenestemessig tilrettevising eller åtvaring. Ved brot eller mistanke om brot på dei etiske retningslinene skal den det gjeld få munnleg og skriftleg orientering om kva saka går ut på og kva overordna/ordførar har planar om å gjere vidare.

5 KS INTERNE ETISKE RETNINGSLINJER FOR INNKJØP. Vedtatt på KS ledermøte 14. februar Innledning KS jobber for å fremme gode arbeids- og miljøforhold i våre leverandørkjeder. Dette ønsker vi å gjøre i nært samarbeid med våre leverandører og samarbeidspartnere. For å tydeliggjøre hva vi forventer av våre leverandører, har KS utarbeidet retningslinjer for etisk handel. Retningslinjene dekker grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. KS er medlem i Initiativ for etisk handel (IEH). IEH er en medlemsorganisasjon for organisasjoner, private og offentlige virksomheter, og en pådriver og et ressurssenter for etisk handel. KS rapporterer til IEH på progresjon i vårt arbeide med etisk handel og denne rapporten er offentlig tilgjengelig. Prinsipper Våre leverandører skal levere varer og tjenester til KS som er produsert i overensstemmelse med retningslinjene. Leverandørene skal også videreformidle og følge opp retningslinjene hos sine underleverandører. På oppfordring fra KS må leverandøren kunne dokumentere at retningslinjene etterleves. Det kan gjøres ved egenerklæring, oppfølgingssamtaler med KS og/eller kartlegging av arbeidsforholdene på produksjonssted. Dersom KS ønsker å kartlegge underleverandør, plikter leverandøren å oppgi navn og kontaktopplysninger på denne. Ved brudd på de etiske retningslinjene vil KS i samarbeid med leverandør lage en plan for utbedring av manglene. Utbedring skal skje innen rimelig tid. Heving av kontrakt vil kun forekomme dersom leverandør, etter gjentagende henvendelser, ikke viser vilje til å rette opp i forholdene. Sosiale og miljømessige standarder vil bli tillagt vekt ved valg av nye leverandører. Krav til egen virksomhet KS vil kontinuerlig jobbe for å forbedre egen policy og praksis som kan bidra til at leverandørene etterfølger våre retningslinjer for etisk handel. KS, inkludert alle ansatte, skal aldri tilby eller motta ulovlige eller urettmessige pengegaver eller andre godtgjørelser for å oppnå forretningsmessige eller private fordeler for egen del eller fordeler for kunder, agenter eller leverandører. KS og KS sine leverandører skal unngå handelspartnere som har aktiviteter i land det er bred internasjonal oppslutning om at bør boikottes. Krav til produksjonsforhold Retningslinjene er basert på internasjonalt anerkjente FN- og ILO-konvensjoner og angir minimumsstandarder. Arbeidslovgivningen på produksjonsstedet skal respekteres. Der hvor nasjonale lover og reguleringer dekker samme tema som disse retningslinjene, skal den høyeste standarden alltid gjelde. 1. Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO konvensjon nr 29 og 105) 1.1 Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. 1.2 Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver og skal være fri til å avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid.

6 2. Fagorganisering og kollektive forhandlinger (ILO konvensjon nr 87, 98 og 135 og 154) 2.1 Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og til å forhandle kollektivt. 2.2 Arbeidsgiveren skal ikke diskriminere fagforeningsrepresentanter, eller hindre dem i å utføre sitt fagforeningsarbeid. 2.3 Dersom disse rettigheter er begrenset ved lov, skal arbeidsgiveren legge til rette for, og ikke i noe tilfelle hindre, parallelle mekanismer for fri og uavhengig organisering og forhandling. 3. Barnearbeid (FNs konvensjon om barnets rettigheter, ILO konvensjoner nr 138, 182 og 79, ILO anbefaling nr 146) 3.1 Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert nattarbeid. 3.2 Barn under 15 år (14 eller 16 år i visse land) skal ikke utføre arbeid som kan være til skade for deres utdanning. 3.3 Nyrekruttering av barnearbeidere i strid med ovennevnte konvensjoner er uakseptabelt. Dersom det allerede foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder. 4. Diskriminering (ILO konvensjoner nr 100 og 111 og FNs Kvinnediskrimineringskonvensjon) 4.1 Det skal ikke foregå noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet. 4.2 Det skal etableres vern mot seksuelt påtrengende, truende, fornærmende eller utnyttende adferd og mot diskriminering eller oppsigelse på usaklig grunnlag, f. eks ekteskap, graviditet, foreldrestand eller status som HIV smittet. 5. Brutal behandling 6.1 Fysisk mishandling eller avstraffing, eller trussel om fysisk mishandling skal være forbudt. Det samme gjelder seksuelt eller annet misbruk, og forskjellige former for ydmykelser. 6. Helse, miljø og sikkerhet (ILO konvensjon nr 155 og anbefaling nr 164) 6.1 Det skal arbeides for å skaffe arbeiderne et sikkert og sunt arbeidsmiljø. Nødvendige tiltak skal iverksettes for å forhindre og minimere ulykker og helseskader som resultat av, eller relatert til forhold på arbeidsplassen. 6.2 Arbeiderne skal ha jevnlig og dokumentert opplæring i helse og sikkerhet. Helse og sikkerhetsopplæring skal gjentas for nyansatte. 6.3 Arbeiderne skal ha tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann. Hvis relevant skal arbeidsgiver også besørge tilgang til fasiliteter for helsesikker oppbevaring av mat. 6.4 Hvis arbeidsgiver stiller losji, skal dette være rent, sikkert og tilstrekkelig ventilert og med tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann. 7. Lønn (ILO konvensjon nr 131) 7.1 Lønn til arbeiderne skal minst være i tråd med nasjonale minstelønnsbestemmelser eller industriens standard, og alltid tilstrekkelig til å dekke grunnleggende behov samt litt ekstra til sparing eller uforutsette utgifter. 7.2 Lønnsforhold og utbetaling av lønn skal være skriftlig avtalefestet før arbeid påbegynnes. Avtalen skal være forståelig for arbeideren. 7.3 Fratrekk i lønn som disiplinærreaksjon skal ikke tillates.

7 8. Arbeidstid (ILO konvensjon nr 1 og 14) 8.1 Arbeidstiden skal være i tråd med nasjonale lover eller industriens standard, og ikke overstige arbeidstid i samsvar med gjeldende internasjonale konvensjoner. Det anbefales at arbeidstid per uke ikke overstiger 48 timer (8 timer per dag). 8.2 Arbeiderne skal ha minst 1 fridag i uken. 8.3 Overtid skal være begrenset. Det anbefales maksimum 12 timer per uke. 8.4 Arbeiderne skal alltid ha overtidstillegg, minimum i tråd med gjeldende lover. 9. Regulære ansettelser 9.1 Forpliktelser overfor arbeiderne, i tråd med internasjonale konvensjoner og/eller nasjonale lover og regler om regulære ansettelser skal ikke omgås gjennom bruk av korttidsengasjementer (som bruk av kontraktsarbeidere, løsarbeidere og dagarbeidere), underkontraktører eller andre arbeidsrelasjoner. 9.2 Alle arbeidere har krav på arbeidskontrakt på et språk de forstår. 9.3 Lærlingeprogram skal være klart definert med hensyn til varighet og innhold. FORHOLD UTENFOR ARBEIDSPLASSEN 10. Marginaliserte befolkningsgrupper 10.1 Produksjonen, og uttaket av råvarer til produksjonen, skal ikke bidra til å ødelegge ressurs- og inntektsgrunnlag for marginaliserte befolkningsgrupper, for eksempel ved å beslaglegge store landarealer eller andre naturressurser som disse befolkningsgruppene er avhengig av. 11. Miljø 11.1 Miljøtiltak vurderes i hele produksjons- og distribusjonskjeden, fra råvareproduksjon til utsalg. Både lokale, regionale og globale miljøaspekter skal søkes ivaretatt. Lokalmiljøet på produksjonsstedet skal ikke bli drevet rovdrift på, eller skadet av forurensning Nasjonal og internasjonal miljølovgivning og -reguleringer skal overholdes Relevante utslippstillatelser er innhentet der det er nødvendig Skadelige kjemikalier og andre stoffer skal forvaltes på en forsvarlig måte. 12. Ledelsessystem hos leverandører Ledelsessystem er sentralt for implementering av etiske retningslinjer. KS understreker viktigheten av at leverandør har systemer som støtter implementeringen av disse. Forventningene er tydeliggjort ved at: Leverandøren bør utpeke en ansvarlig, sentralt i organisasjonen, for implementering av de etiske retningslinjene i egen virksomhet Leverandøren skal gjøre retningslinjene kjent i alle relevante deler av sin organisasjon Leverandøren skal innhente samtykke fra KS før produksjon eller deler av produksjon settes ut til en underleverandør/kontraktør der dette ikke er avtalt på forhånd Leverandøren skal kunne gjøre rede for hvor varer som er bestilt av KS blir produsert. 13. Dyrevelferd Avl, levemiljø, transport og avlivning skal oppfylle kravene i norsk lovverk for arten, eventuelt EUs regelverk og OIEs retningslinjer når arten ikke omtales i norsk lovverk. Alternativer til animalske produkter skal vurderes, og velges ved etisk uakseptable driftsformer.