KØH DELPROSJEKT 4: TELEMEDISINSK SAMHANDLING

Transkript

1 Styringsdokument KØH DELPROSJEKT 4: TELEMEDISINSK SAMHANDLING MELLOM ØSTRE AGDER OG SSHF Denne fylles ut ved behandling. Prosjektnummer: Saksnummer: RIS1441 Behandlet dato: Behandlet av / Styringsgruppe: Utarbeidet av: Østre Agder - kommunalsjefforum Ståle Sjaavaag Beslutning: Bemanning av neste fase Prosjektleder: Ståle Sjaavaag Prosjektgruppe: Per Christian Andersen (Risør), Arne Hansen (Åmli), Bernt Erik Tylden (fastlege), IKT-DDØ, SSHF, Tore Sivertsen (Arendal) Signatur (prosjekteier) Neste fase ferdig:

2 Innhold 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Nåværende situasjon Fremtidig situasjon Prosjektets formål Situasjonen hvis prosjektet ikke gjennomføres Utvidelse av prosjektet United4Health til Østre Agder Mål Prosjektets produkter Prosjektets avgrensninger og avhengigheter Avhengigheter Prosjektplan Prosjektets produkter Overordnet fremdriftsplan for prosjektet Faser Milepæler Aktiviteter relatert til United4health GANT diagram uten united4helath Budsjett og investeringsplan Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer Organisering, roller og ansvar Prosjektorganisering Prosjektgruppe Referansegruppe Styringsgruppe Prosjektorganiserings skisse Rollebeskrivelse IKommunikasjon mot interessenter Interessenter Kommunikasjonsplan Risikoanalyse og Kvalitetsikring Kritiske suksessfaktorer Risikomatrise Budsjett Finansiering

3 9.2. Finansiering telemedisinsk sentral (TMS) Østre Agder Toleranser

4 ENDRINGSLOGG Versjon Dato Endring Produsent Godkjent Dokument utarbeidet til S.Sjaavaag prosjektgruppe Mandat S.Sjaavaag Ny bestilling fra sekretariatet S.Sjaavaag ØA om større fokus på U4H Endring i samråd med prosjektleder U4H S. Sjaavaag DISTRIBUSJONSLOGG Versjon Dato Navn Prosjektgruppen Prosjekteieer Per Christian Andersen Harry Svendsen sekretær kommunalsjefforum 4

5 1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET Prosjektgruppen har utredet ulike alternativer knyttet til å utvide tilbud for kommunal øyeblikkelig hjelp (KØH) fra 5 inntil 12 senger i Dette tilsvarer 4361 liggedøgn på sykehus i Østre Agder og er i utgangspunktet pasienter som krever en intensivert overvåkning, legefaglige vurderinger og behandling utover det dagens kommunehelsetjeneste kan tilby. En robust legetjeneste er hovedutfordringen med KØH, som prosjektgruppen mener må løses gjennom interkommunalt samarbeid. Prosjektgruppen anbefaler følgende løsning for full utbygging av KØH-tilbudet i Østre Agder: KØH tilbudet i Østre Agder organiseres etter en vertskommunemodell med Arendal som vertskommune En hovedlokasjon på Myratunet i Arendal med 8 senger En lokasjon på Feviktun i Grimstad med 2 senger (alternativ 2) prøves ut Et ambulant KØH-tilbud samorganisert med døgnenheten på Myratunet med kapasitet tilsvarende 730 liggedøgn (tilsvarende 2 senger) En felles robust legetjeneste er en helt avgjørende forutsetning for å nå målet om å redusere antall innleggelser på sykehus og sikre gode pasientforløp Samarbeid om felles kompetanse- og kvalitetsutvikling med SSHF Utredning av telemedisinsk samhandling med SSHF Felles interkommunal finansieringsordning for KØH Dette vil være den mest økonomisk bærekraftig modellen for den enkelte kommune og sikre best mulig tjenester, beredskap og kompetanse for det totale økonomiske KØH tilskuddet Økonomisk ramme for full utbygging av KØH skal ikke overstige kr. 20,1 millioner (2014- kroner), tilsvarende det totale KØH tilskuddet fra staten Delta i et nasjonalt forskningsprosjekt som evaluerer KØH i regi av Nasjonalt senter for legevaktmedisin med oppstart høsten 2014 Iverksette evaluering av KØH med fokus på gevinstrealisering senest innen 2017, primært gjennom Norsk Forskningsråds doktorgradsstipendiat-ordning 5

6 Prosjektgruppen har lagt følgende premisser til grunn for sin anbefalte løsning: En hovedlokasjon for KØH døgntilbud på Myratunet: Et robust faglig tilbud med tilstrekkelig pasientgrunnlag og tilgang til nødvendige legeressurser, Myratunet har allerede bygd opp kapasiteten til 10 senger i tråd med inngått avtale med SSHF fra 8. mai Arendal, Grimstad og Froland utgjør til sammen 79 % av det totale pasientgrunnlaget for Østre Agder, liggedøgn/76 % av totalen For hovedparten av pasientgrunnlaget i Arendal, Grimstad og Froland vil reiseavstanden til døgnenhetene være på under minutter Nærhet til sykehuset og til legevakt Arendal er foreløpig eneste kommune med sykehjemsleger i store stillings-brøker (Grimstad planlegger det samme) som vil inngå i beredskap på KØH Gir mulighet for stordrift, mer robuste vaktordninger og bedre driftsøkonomi Gode muligheter for synergier og samhandling med legevakt Gir mulighet for å bygge ut ambulant KØH samorganisert med døgnenheten på Myratunet En lokasjon på Feviktun i Grimstad med 2 senger (alternativ 2) prøves ut: Befolkningsgrunnlaget på innbyggere tilsier mulighet for eget KØH-tilbud og kommunen har både ønske, kapasitet og høy sykepleierkompetanse Gir fastlegene i kommunen større eierforhold til tilbudet Feviktun har kort reiseavstand til hovedlokasjonen Myratunet Feviktun har status som Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester i Aust-Agder som vil kunne gi synergier til kompetanse- og fagutvikling i hele regionen KØH enhet med to lokasjoner i Arendal og Grimstad gir større mulighet for å mobilisere leger i en felles vakt-, tilsyn- og beredskapsordning Et ambulant KØH-tilbud samorganisert med døgnenheten på Myratunet med kapasitet tilsvarende 730 liggedøgn (tilsvarende 2 senger): Erfaringene fra oppstart av sengetilbud KØH i mai 2013 og fortløpende analysearbeid fra pasientkartlegging ved Akuttmottaket tilsier at et tradisjonelt sengetilbud ikke alene vil være tilstrekkelig for at Østre Agder kan gjennomføre sin del av det nasjonale oppdraget om å redusere innleggelser på sykehus (4361 liggedøgn pr. år) For å innfri målet om reduksjon av sykehusinnleggelser kreves et mer fleksibelt og differensiert behandlingstilbud i kommunen enn kun seng med heldøgns omsorg/institusjon 6

7 Behandle pasienten i eget hjem for å unngå uhensiktsmessig transport av pasienten og skifte av omgivelser som kan innebære risiko for forverrelse eller forlengelse av sykdomsforløpet Bidra til helhetlige pasientforløp og tidlig innsats i pasientens nære omgivelser Motvirke fragmentering av tjenestetilbudet Tilrettelegge for å etablere og bedre lokal samhandling mellom hjemmetjeneste, fastlege, legevakt, spesialisthelsetjenesten Prosjektgruppen anbefaler videre følgende tiltak for bedre samhandling i pasient-forløpene og sikre mer kunnskaps- og kompetansedeling mellom sykehus og kommunene: Samarbeid om felles kompetanse- og kvalitetsutvikling med SSHF på følgende områder Undervisning Gjensidig hospitering Etablering av tverrfaglig kompetanseforum innenfor sykehjemsmedisin og eldre pleietrengende i hjemmesituasjon Felles pasientkonsultasjoner poliklinisk og ved sambesøk Faglig og ledelsesmessig beslutningsstøtte i alle de konkrete utviklingsprosjektene Utredning av telemedisinsk samhandling med SSHF Etablere et forprosjekt med Risør som vertskommune med siktemål: o å sikre tilstrekkelig beslutningsstøtte fra spesialisthelsetjenesten under utredning, behandling og oppfølging av pasienter i kommunehelsetjenesten. o å etablere god kommunikasjon i behandlingsforløpet mellom leger og sykepleiere som har et ansvar for pasienten o å redusere uhensiktsmessig transport av pasienter o å dempe veksten av innleggelser på sykehus 1.1. Nåværende situasjon Dagens kommunikasjon mellom sykehus og kommunen foregår per telefon og ved bruk av elektroniske meldinger til pasientlogistikk og overføring av pasientinformasjon. Den elektroniske kommunikasjonen er regulert av delavtale 9 mellom sykehus og kommuner. Delavtale 9 legger opp til bruk av videokommunikasjon i samhandlingen Fremtidig situasjon Telemedisinske løsninger sikrer at pasienter som har behov for øyeblikkelig hjelp, kan få støtte fra spesialisthelsetjenesten til utredning, behandling og oppfølging. 7

8 Videokommunikasjon benyttes til møter mellom kommune, fastlege og sykehus der dette er naturlig. Eksempelvis i fm lang reisevei. Videokommunikasjon brukes til kompetanseoverføring. Telemedisinske løsninger er en del av den naturlige pasientbehandlingen Prosjektets formål Delprosjektet skal identifisere aktuelle funksjoner og oppgaver hvor det kan legges til rette for bruk av stasjonært og mobilt videoutstyr. Dette skal gi bedre beslutningstøtte og derved sikre bedre pasientforløp for pasienter i Risør kommune, som har et behandlingstilbud på institusjon eller i hjemmet Situasjonen hvis prosjektet ikke gjennomføres Situasjonen forblir stabil 1.5. Utvidelse av prosjektet United4Health til Østre Agder Kronisk obstruktiv lungesykdom (KOLS) er en vanlig årsak til død og sykelighet og fører til en omfattende bruk av helsetjenester. Innledende studier i behandlingen av pasienter med optimalisert KOLS behandling har vist at telemedisinsk monitorering i hjemmet er trygt, brukes etter intensjonen og reduserer primærhelsetjenestekontakter. Høsten 2012 fikk Sørlandet sykehus helseforetak (SSHF) og Universitetet i Agder (UiA) i samarbeid med Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin (NST) i Tromsø og Universitetssykehuset i Nord-Norge (UNN) innvilget søknad om EU-midler til deltakelse i prosjektet United 4 Health (U4H). Kommunene på Agder var ikke involvert i søknadsprosessen, men ble invitert med som deltakere i prosjektet i etterkant. Kristiansand kommune er pilotkommune for prosjektet og skal etablere en pilotinstallasjon av en telemedisinsk sentral. U4H er en del av et større EU-finansiert studie UNIversal solutions in Telemedicine Deployment for European HEALTH care som har som mål å implementere telemedisinsk oppfølging i stor skala innenfor 3 forskjellige, real-life kliniske områder (KOLS, diabetes mellitus & hjertesvikt). Studien involverer totalt nærmere pasienter, derav 2000 pasienter med KOLS i seks land. Prosjektet U4H ønsker å etablere telemedisinsk monitorering for pasienter som utskrives fra sykehus etter en KOLS-forverring til Kristiansand kommune, med intensjon om utbredelse av telemedisinsk monitorering i alle kommuner på Agder. I tillegg ønsker vi lokalt å kartlegge gode prediktorer for tilpasning av telemedisinsk utstyr. Forsøk med bruk av hjemmemonitorering og videokonferanse i behandling og oppfølging av pasienter reiser en rekke problemstillinger av teknisk, organisatorisk, juridisk og økonomisk karakter. Dette vil kreve utprøving av nye arbeidsformer i tett dialog med brukere, ansatte, forskningsmiljø og aktuelle leverandører. Den norske delen av EU-prosjektet skal ivareta Samhandlingsreformens intensjoner. Gjennom et innovasjonsprosjekt under VERDIKT-programmet ved Norges Forskningsråd, Point-of Care Services Agder, skal samhandlingsaspektet i U4H videreutvikles i et samarbeid mellom helseforetaket og kommunene på Agder. Prosjektet er igangsatt for å bedre pasienters muligheter for å kunne leve hjemme med kronisk sykdom, unngå innleggelser og få bedre livskvalitet. I løpet av 2013 har en jobbet med utvikling av teknologiske løsninger for hjemmemonitorering av KOLS-pasienter ved bruk av nettbrett. Det er etablert en telemedisinsk sentral i Kristiansand kommune, og det er utviklet prosedyrer og rutiner for oppfølging av pasienter ved utskriving fra sykehuset. Det har pågått opplæring av personell og testing av utstyr, blant annet ved Senter for e-helse og omsorgsteknologi ved UiA. 8

9 Prosjektet går nå fra en forberedelses- og planleggingsfase over i hovedprosjektfasen, der pasienter vil få tilbud om telemedisinsk oppfølging ved utskriving fra sykehus. Prosjektet består av flere ulike delprosjektgrupper, som har sine resultatmål, milepæler og aktiviteter. Den overordnet prosjektplanen for U4H beskriver organisering, overordnede mål og milepæler, samt budsjett for hovedprosjektfasen fra Planen skal være et dynamisk arbeidsdokument og det vil bli foretatt justeringer og endringer underveis når det er hensiktsmessig, i samråd med styringsgruppen for U4H. Østre Agder har besluttet å bli med på utvidelsen av U4H. Sekretariatet for Østre Agder ønsker å se dette i sammenheng med dette prosjektet, og velger å innlemme utvidelsen av U4H i delprosjekt 4 Telemedisinsk samhandling. 2. MÅL Hovedmål Delprosjektet får i oppgave å utrede muligheten for å prøve ut telemedisinske løsninger som sikrer at pasienter som har behov for øyeblikkelig hjelp, kan få støtte fra spesialisthelsetjenesten til utredning, behandling og oppfølging. Delmål Beskrivelse Suksesskriterier Utrede om videokonferanser kan gi bedre muligheter til kommunikasjon og koordinering mellom helsetjenestene i pleie og omsorg i kommunene i Østre Agder, fastlegene og sykehuset. Utrede hvordan telemedisinske løsninger (videomøter og videokonferanser) kan brukes til praktisk tilrettelegging av kompetanseoverføring og kompetansehevingstiltak. Det skal utredes hvilke pasientgrupper telemedisinske løsninger kan være egnet for i forbindelse med diagnose, behandling og rehabilitering og utvikle indikatorer som viser kost/nytte og mulig gevinstrealisering ved bruk av telemedisin Delprosjektet skal sikre at erfaringer har overføringsverdi til øvrige kommuner i Østre Agder. Videre skal delprosjektet identifisere kritiske suksessfaktorer og Videomøter er et foretrukket møte mellom sykehus og kommunal helsetjenesten der dette er naturlig Prosjektet spiller inn for OSS fagutvalg for kompetanseoverføring at det må etableres retningslinjer for bruk av videokonferanseutstyr til undervisning og veiledning, relatert til delavtale pasientgrupper er identifisert Fagdag U4H Fagdag telemedisin for Østre Agder nov 20 Alle kommuner samhandler via VK innen utgangen av

10 5 hindringer basert på egne erfaringer og innhentet erfaringer fra andre telemedisinske prosjekter (som eksempelvis United4Health, telemedisinske prosjekter i Sogn og Fjordane og Kongsberg). Delprosjektet tar ansvar for implementering og utvidelsen av united4helath i Østre Agder Telemedisinsk sentral er i drift i pasienter er med i studien 3. PROSJEKTETS PRODUKTER Produkter Beskrivelse 1 Telemedisinsk studio på Frydenborgsenteret og Myratunet 2 Telemedisinsk ustyr plassert på Solsiden legesenter 3 Rapport med de utredninger som er gjort 4 Teknologi og pasientoppfølgingsmodell fra prosjektet United4health implementeres i Østre Agder 4. PROSJEKTETS AVGRENSNINGER OG AVHENGIGHETER 4.1. Avhengigheter Avhengighet Kort beskrivelse av avhengighet Prosjekteier/ systemeier Håndtering av avhengighet Nattilsyn med teknologistøtte Østre Agder Møter i ehelseutvalget Utredning mottaksentral Østre Agder Møter i ehelseutvalget Videreføring av KØH United4Health Dette prosjektet er et av 3 delprosjekt Telemedisinsk plattform Agder Østre Agder SSHF 10 Felles styringsgruppe, møter med de andre prosjektlederene Leder av styringsgruppe, sitter i U4H styringsgrp. Prosjektleder sitter i prosjektgruppa Overordnet prosjektplan

11 5. PROSJEKTPLAN 5.1. Prosjektets produkter Telemedisinsk studio på Frydenborgsenteret Telemedisinsk undersøkelsesrom Frydenborgsenteret Telemedisinsk studio på KØH Telemedisinsk utsyr på solsiden legesenter Etablere rutiner for telemedisinsk samhandling ifm med KØH Implementere teknologien og modellen fra U4H Østre Agder 5.2. Overordnet fremdriftsplan for prosjektet Faser F0 prosjektetablering F1 etablere styringsdokumentasjon F2 etablerere prosjektgruppe, jobbe med gevinster F3 bestille og montere teknisk løsning F4 opplæring F5 testperiode bruk av videokommunikasjon mellom fastlege, KØH, SSHF og Risør kommune F6 etablere rutiner, forankringsarbeid F7 rapportfase Milepæler M0 Prosjektstart M1 Vedtatt styringsplan for prosjektet M2 Gevinstrealiseringsplan foreligger M3 U4H pilot er sluttført M4 Nye rutiner og kommunikasjonsformer er etablert M5 Gevinster er analysert M6 Utredning er levert M7 prosjektet går over i drift Aktiviteter relatert til United4health U1 Etablere telemedisinsk sentral i Risør U2 Pilotfase U4H ØA U3 Evaluere U4H på Agder 11

12 GANT diagram uten united4helath M Aug 14 Sept 14 Okt 14 Nov 14 Des 14 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des M0 X F1 M1 x F2 M2 x F3 U1 F4 U2 F5 M3 x F6 M4 X M5 X F7 U3 M6 X 5.3. Budsjett og investeringsplan Prosjektet finansieres gjennom KØH-midler. Se budsjett. 12

13 5.4. Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer Prosjektleder rapporterer jevnlig til prosjekteier. Videre møter prosjektleder styringsgruppa for rapportering ved behov og ved nådde milepæler. 6. ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR 6.1. Prosjektorganisering Prosjektgruppe Prosjekteier er Per Christian Andersen, Risør kommune Lokal delprosjektgruppe har følgende sammensetning: Prosjektleder Prosjekteier Representant fra Sørlandet sykehus Teknisk rådgivning og assistanse IKT-DDØ Representant for fastlegene i Risør Representant fra KØH Myratunet Representant fra Åmli kommune Referansegruppe Ehelseutvalget i Østre Agder bestående av en representant fra hver av kommunene i samarbeidet, supplert med representant fra IKT Agder, DDØ, OFA og husbanken. I tillegg inviteres følgende inn til referansegruppemøter PKO (praksiskonsulent)/fastlege i Tvedestrand Bodil Aasvang Olsen Universitetet i Agder (UiA)/Senter for Omsorgsforskning i nært samarbeid med nasjonalt senter for Telemedisin Brukerrepresentant Styringsgruppe Kommunalsjefforum med representanter fra helse og omsorg i de 8 kommunene i Østre Agder, ansattrepresentant fra fagforbundet og NSF og fylkesmannen. 13

14 6.2. Prosjektorganiserings skisse 6.3. Rollebeskrivelse Prosjektstyre Rolle Navn Tittel Styringsgruppe Kommunalsjefforum Prosjektkooridinering Harry Svendsen Samhandlingskoordinator ØA (Del)prosjekt eier Per Christian Andersen Enhetsleder Omsorg, Risør Repr ØA Erlend K faanes Ehelsekoordinator ØA Prosjektleder Navn Ståle Sjaavaag Relevant erfaring, kompetanse og eventuell sertifisering Har tidligere vært prosjekleder for digitalt nattilsyn og nattilsyn med teknologistøtte Øvrige roller og bemanning Rolle IKT ansvarlig DDØ Navn SSHF Represtentant KØH Tore Sivertsen 14

15 Representant kommune ØA Refpresentant fastelege i Risør Sykepleiefaglig ressurs U4H Arne Hansen, Åmli Bernt Erik Tylden Linda Alfsen/ Beate Slangsvold 7. IKOMMUNIKASJON MOT INTERESSENTER 7.1. Interessenter Det er foretatt en foreløpig interessentanalyse. Denne vil justeres av prosjektgruppa i fase Kommunikasjonsplan Interessent Budskap Kommunikasjons-form Milepæl Ansvarlig ehelseutvalget ØA Informasjon, status referansegruppemøter M1, M2, M5, M6 Pasienter kvalitet Info møter M3 Ansatte i kommunen opplæring Info møter, opplæring M2 Ansatte i sykehus opplæring Info møter, opplæring IKT teknisk personell drift Dialog, bestilling Fastleger opplæring Opplæring M2 Styringsgruppe Status. gevinster Styringsgruppemøter, M1, M2, M5, M6 rapport Politisk og administrativ ledelse gevinster Informasjon M3

16 8. RISIKOANALYSE OG KVALITETSIKRING 8.1. Kritiske suksessfaktorer Videomøter er et foretrukket møte mellom sykehus og kommunal helsetjenesten der dette er naturlig Prosjektet spiller inn for OSS fagutvalg for kompetanseoverføring at det må etableres retningslinjer for bruk av videokonferanseutstyr til undervisning og veiledning, relatert til delavtale pasientgrupper er identifisert til Fagdag U4H Fagdag telemedisin for Østre Agder nov 20 Alle kommuner samhandler via VK innen utgangen av 2016 Telemedisinsk sentral er i drift i pasienter er med i studien 8.2. Risikomatrise Dette er en overordnet risikomatrise for gjennomføring av prosjektet og måloppnåelse. S = sannsynlighet K= konsekvens Kritisk Tiltak er nødvendig Betydelig. Må overvåkes, tiltak kan bli nødvendige. Neglisjerbar. Ingen tiltak nødvendige Risikofaktor 1 Prosjektet blir ikke prioritert av prosjektdeltagerne S K Risiko SxK Etablere Prosjektgruppe og prosjektplan og god prosjektstyring Tiltak Ansv. Frist 2 Prosjektet får ikke tilstrekkelig forankring Styringsdokument Styrings grp. 3 Prosjektet blir ikke prioritert av IKT DDØ 3 5 Styrings grp. 4 Økonomi Vedtak i ØA Harry S Får ikke inkludert 10 pasienter innen 1/ Sårbarhet ift ressurspersoner i TMS og lungevadelingen SSHF-Arendal Informasjon i avdelingen W. Tangene følger opp SSHF, Risør etablerer TMS Prosjektleder IngerA Camilla Prosjektleder

17 Det vises også til egen risikomatrise i Overordnet prosjektplan for U4H 17

18 9. BUDSJETT 9.1. Finansiering Budsjett 2. h 2014 Lønn inkl. sos utg (770 x 5/ ,- Reise, diverse ,- Sum Budsjett 20 Lønn inkl sos. utg ( x 1.4) ,- Opplæring, møter, ekskursjoner ,- Ekstern konsulent ,- Diverse ,- Sum Investeringer 2014/20 Tekniske stasjoner Frydenborg/Myratunet Innstallering Solsiden legesenter Abonnementer og andre utviklingskostnader Sum

19 9.2. Finansiering telemedisinsk sentral (TMS) Østre Agder Budsjett 20 Bemanning telemedisinsk sentral ( x 1,4) ,- Planleggingsmøter med sykehus ift roller mot TMS ,- KOLS dag i ØA med Frode Gallefoss og fagdag TMS ,- bemanning Hospitering TMS bemanning (5 personer (7,5t a ,- 300 kr til Valhalla/ Lister 2 dager) Diverse (kjøring, tlf etc) ,- Sum ,- Investeringer telemedisinsk sentral 20 Telemedisinsk sentral (EX-90 +PC med to skjermer) ,- Software og lisenser 0.000,- 1 Abonnementer og oppgraderinger NHN.000,- Teknisk installasjon/ møblering ,- Sum ,- 10. TOLERANSER Toleranse Tillatt avvik i positiv og negativ retning Tid Kostnad Kvalitet Usikkerhet Gevinster 1 Devoteam (drift av forløpsjournal og fastlegeutvidelse) 19