KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling under terskelverdi (nasjonal utlysning)

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling under terskelverdi (nasjonal utlysning) Konkurransegrunnlag Controller i Enova SF Konkurransegrunnlaget er strukturert som følger: 1. Oppdraget 1.1 Innledning 1.2 Oppdragsgiver 1.3 Beskrivelse av oppdraget 1.4 Krav til utførelse 1.5 Oppdragets omfang 1.6 Kontraktstype 1.7 Avtaleperiode 1.8 Kunngjøringer 2. Kvalifikasjonsgrunnlag 2.1 Attester (påkrevd) 2.2 Regnskap 2.3 HMS (påkrevd) 2.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner (eksempel) 2.5 Avvisning 3. Krav til tilbudet 3.1 Språk i tilbudet 3.2 Tilbudets utforming 3.3 Alternative tilbud 4. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget 4.2 Forbehold 4.3 Kommunikasjon 4.4 Tilbudsfrist 4.5 Åpning av tilbud 4.6 Vedståelsesfrist 4.7 Meddelelse 4.8 Kostnader 4.9 Fremdriftsplan 5. Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier 5.2 Forkastelse av tilbud 1

2 1. Oppdraget 1.1 Innledning I denne konkurransen søker Enova etter et kompetent selskap med en ressursperson som kan fungere som Enovas Controller i perioden Oppdraget går ut på å bistå Enova med kapasitet og kompetanse til gjennomføring av utvikling/drifting av Enovas finans/økonomifunksjon. Oppdraget lyses ut som en Konkurranse med forhandling. Nærmere beskrivelse gjøres i dette konkurransegrunnlag. 1.2 Oppdragsgiver Enova SF eies av Olje- og energidepartementet og har som formål å fremme en miljøvennlig omlegging av energibruk og energiproduksjon. Enovas hovedoppgave er knyttet til forvaltningen av Energifondet. Fondsmidlene skal bidra til at et energimål på 18 TWh knyttet til reduksjon, konvertering og produksjon blir nådd innen utgangen av Resultater skal måles og verifiseres på prosjektnivå før de aggregeres opp og rapporteres til Olje- og energidepartementet. Enova skal sikre at midlene fra Energifondet blir forvaltet i samsvar med de mål og forutsetninger som ligger til grunn for Stortingets vedtak om opprettelse av fondet og innenfor øvrige rammer og regelverk som ligger til grunn for disponering av fondet. Enova inngår i kontraktsmessige forhold som representant for Energifondet. I tillegg til Energifondet forvalter Enova også andre mindre forvatningsoppdrag for Olje- og energidepartementet. 1.3 Beskrivelse av oppdraget Det ønskes tilbud på innleie av økonomi-ressurs der en enkeltperson fungerer som Enovas controller. Oppstart for oppdraget vil være , med varighet fram til Stilling som controller inngår i avdeling finans & staber under områder økonomi & finans (ØF) og rapporterer til områdeleder ØF. Øvrig kapasitet på området besørges via tjenesteleverandør for regnskapstjenester; Ergo Runit, med 2,8 stilling. Enova fastsetter ambisjonsnivå og aktiviteter i årlige handlingsplaner. De økonomiske rammene for Energifondet er betydelig økt og aktivitetsnivået for 2009 forventes å ligge på et jevnt høyt nivå. Området har ansvar for økonomistyring, rapportering og budsjettering. Foruten faste oppgaver som tilfaller området, vil aktivitetene i kommende periode rette seg mot effektiviseringsprosjekter og tiltak som vil bedre intern arbeidsflyt og forenkle arbeidsprosesser både i ØF og i virksomheten for øvrig. Fokus på finansiering, 2

3 økonomistyring og internkontroll skal styrkes gjennomgående. Dette innebærer utviklingsoppgaver i forbindelse med arbeidsprosesser/rutiner, tilpasninger økonomi/saksbehandlingssystem og rapportering. Hovedoppgavene vil knytte seg til: Budsjett- og prognosearbeid Økonomisk oppfølging, rapportering og analyser Internkontroll Lede/delta i utviklingsprosjekter innenfor økonomi/it Bistå med oppfølging og støtte til ledelsen og fagavdelingene i deres arbeid med økonomistyring. Ønskede egenskaper hos tilbudt ressurs: Selvstendig, strukturert og løsningsorientert Gode kommunikasjons og samarbeidsevner Analytiske egenskaper God gjennomføringsevne, fleksibel Videre må tilbudt ressursperson ha erfaring fra prosjektarbeid herunder prosjektledererfaring innenfor tilsvarende og tilgrensede områder som sannsynliggjør egnethet i en selvstendig rolle. Det er ønskelig med erfaringsbakgrunn og utdanning grensegangen mellom data og økonomi. Controlleren skal i hovedsak utføre sitt arbeid i Enovas lokaler 5 dager i uken, dvs 100 % stilling i angitte tidsperiode. Tilbyder må derfor i tilbudet garantere at den tilbydde ressurs er tilgjengelig i dette omfang i kontraktsperioden. 1.5 Oppdragets omfang Oppdragets omfang tilsvarer 100 % stilling i perioden Til fratrekk kommer ferieavvikling og evt annet særskilt fri innenfor denne tidsperioden. Tilbyder må oppgi ferie/fri for tilbudt ressurs utover ferielovens bestemmelser og angi tidspunkter for avvikling. Dersom det i løpet av kontraktsperioden skulle forekomme endringer i volum/struktur/aktivitetsnivå som vil påvirke behovet for innleie av tjenester, skal dette avtales og reguleres særskilt. 1.6 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen vil bli gjennomført som en konkurranse med forhandling henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LoA)16.juli 1999 nr.69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FoA), 7.juni 2006 nr.403 og Kongelig Resolusjon om endring av Forskrift om offentlige anskaffelser. Del I og II. Forhandlinger vil gjennomføres med tre til fem (3-5) leverandører. 1.6 Kontraktstype Avtalen vil være en prisavtale basert på en avtalt timepris. Statens standardavtale legges til grunn som avtalemal. 3

4 1.7 Avtaleperiode Avtalen skal ha en varighet for perioden Valgte Tilbyder må signere IT-sikkerhetsinstruks og taushetserklæring med Oppdragsgiver. 1.8 Kunngjøringer Konkurransen lyses ut i kunngjøringsdatabasen DOFFIN, samt kunngjøres på Enovas hjemmesider: 2. Kvalifikasjonsgrunnlag Tilbyderne kvalifiseres på grunnlag av krav fremstilt i dette kapittel. Hvilke tilbydere som i neste fase vil inviteres til forhandling, vil avgjøres ut fra en rangering mht kvalifikasjoner vurdert ut fra kravene i kapittel 2. Regnskap (jfr punkt 2.2) vil i kvalifikasjonssammenheng kun brukes til å vurdere hvorvidt Tilbyders finansielle og økonomiske stilling er akseptabel mht å kunne gjennomføre oppdraget. Dokumentasjonen skal sendes inn sammen med tilbudet. 2.1 Attester Tilbudet skal, jfr utlysningsteksten, inneholde følgende attester: I.Attest fra foretaksregisteret. Attest for registrering i det faglige register jamfør lovgivningen i det land Tilbyder er etablert. II. Skatteattest. I Norge utstedes attesten av kemner/kommunekasserer. Tilbudene fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor Tilbyder er etablert. III Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattefogden. Tilbydere fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor Tilbyder er etablert. Attesten i punkt II og III skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF-1244 eller annen blankett som gir de samme opplysningene. Attestene skal ikke være eldre enn seks (6) måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet. 2.2 Regnskap Krav God finansiell og økonomisk stilling Dokumentasjon Fremleggelse av foretakets komplette årsregnskap (inkluderer styrets beretning, revisors beretning, balanse, resultatregnskap og noter) for siste regnskapsår. 2.3 HMS erklæring I henhold til FoA, 8-8 kreves det at Tilbyder for dette oppdraget leverer HMS egenerklæring i henhold til tidsfrister for angitt konkurranseform, se vedlegg. 4

5 Attesten skal ikke være eldre enn seks (6) måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet. 2.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner (organisasjonsnivå) Krav Det kreves god erfaring fra tilsvarende oppdrag Det kreves meget god gjennomføringsevne. Det er et krav at leverandøren har et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjon Referanseliste med foretakets viktigste leveranser av tilsvarende oppdrag de siste 3 årene, inkludert en kort beskrivelse av oppdragets innhold Det kreves oversikt over firmaets totale bemanning, inkludert utdanningsnivå på bemanningen Det kreves redegjørelse for foretakets kvalitetssikringssystem og forståelse av oppdraget 2.5 Avvisning Dersom dokumentasjonen er mangelfull, eller viser restanse, vil Tilbyder kunne bli avvist i henhold til FoA, Krav til tilbudet 3.1 Språk i tilbudet Tilbudet skal være skrevet på norsk. Alle vedlegg så som brosjyrer, manualer og annen dokumentasjon som er nødvendig for å vurdere tilbudet skal være på norsk. All kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver skal foregå på norsk. Tilsvarende gjelder etter eventuell tildeling av kontrakt. 3.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal besvares i henhold til kvalifikasjonskravene og tildelingskriteriene. Tilbudsbrev skal struktureres i følgende rekkefølge: Tilbudsbrev med beskrivelse av følgende forhold: Kontaktperson for tilbudet Beskrivelse av tilbudt ressurspersons relevante kompetanse og erfaring i forhold til arbeidsoppgavene beskrevet i kap 1.. Herunder tilbudt ressurspersons CV med oversikt over kompetanse og erfaring. Prismatrise med oversikt over timekostnader, faste kostnader, reiseutgifter Referanseoversikt for aktuell kandidat. To (2) referanser oppgis med navn og telefonnummer som Oppdragsgiver kan kontakte for referanseinnhenting, jfr kap 5. Beskrivelse av hvordan oppdraget vil løses. Beskrivelsen må synliggjøre oppdragsforståelse, jfr. kap 5. Eventuelle andre kommentarer og presiseringer. 5

6 Fra er Enova underlagt ny offentlighetslov med forskrift. Tilbyderne bes tilkjennegi til tilbudsdokumentet hvilken informasjon Tilbyder selv betrakter som forrentningskritisk og således mulig unntatt offentlig innsyn ved forespørsel. Tilbudene behandles i samsvar med god forretningsskikk og innenfor rammene av ny offentlighetslov. 3.3 Alternative tilbud Oppdragsgiver aksepterer ikke at det inngis alternative tilbud. 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget inntil 7 dager før tilbudsfristens utløp, jfr FoA Forbehold Tilbyderne har ikke adgang til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget og må videre erklære at samtlige vilkår som oppstilles er akseptert. Dette skal fremgå av oversendelsesbrevet. 4.3 Kommunikasjon All kommunikasjon av administrativ og faglig art i forbindelse med denne konkurransen, skal i tilbudsperioden føres mot fast kontaktperson. Det aksepteres ikke at det foregår noen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med andre personer som deltar i beslutningsprosessen. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget eller andre dokumenter skal fremsettes skriftlig til følgende kontaktperson: Kontaktperson hos Oppdragsgiver: E-post: Anne Merethe Kristiansen post@enova.no E-post ansees som skriftlig. Spørsmål som stilles muntlig vil ikke bli besvart. All tilleggsinformasjon i henhold til punkt 4.1 vil bli besvart på e-post til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Tilsvarende gjelder svar på eventuelle spørsmål fra Tilbyderne. Disse vil anonymiseres. 4.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være signert av autorisert representant for tilbyder. Signert og datert tilbud skal sendes i 2 eksemplarer, hvorav en merkes original og en merkes kopi. I tillegg skal ett eksemplar vedlegges i elektronisk format på cd-rom. Tilbudet skal merkes med: Controller Enova SF 6

7 Tilbudet skal adresseres: Enova SF Abelsgt Trondheim Tilbudsfrist: 22. april 2009 kl Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist i henhold til FoA, Dersom det er avvik mellom innlevert papirversjon og den elektroniske versjonen, vil skriftlig, signert papirversjon gjelde foran elektronisk versjon. 4.5 Åpning av tilbud Det vil bli foretatt åpning umiddelbart etter utløpt innleveringsfrist. Åpningen skjer i lokalene til Oppdragsgiver, representert med minimum to personer. Åpningen er ikke offentlig. 4.6 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for Tilbyder i to (2) måneder etter tilbudsfristens utløp. Dette skal fremgå av oversendelsesbrevet. 4.7 Meddelelse Beslutning om tildeling av kontrakt vil meddeles i henhold til FOA Kostnader Kostnader som Tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse og levering samt oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver. 4.9 Fremdriftsplan Med forbehold om mulige endringer vil Oppdragsgiver forholde seg til følgende fremdriftsplan: Milepæl Aktivitet Dato 1 Utlysning Doffin Frist for å stille spørsmål til post@enova.no Tilbudsfrist Forhandlinger Primo mai Kontraktsinngåelse Mai Avgjørelse av konkurransen 7

8 5.1 Tildelingskriterier For å komme i betraktning må Tilbyder kunne tilby en person med meget gode kvalifikasjoner innen de fagområdene som kreves for å bistå Enova i de oppgavene som er beskrevet i pkt 1.3. Det kreves at Tilbyder har erfaring med tilsvarende oppdrag, og at man har kapasitet og kompetanse til å håndtere oppdrag av denne størrelse og kompleksitet. Tildeling av oppdrag som Controller Enova SF vil bli foretatt på bakgrunn av en totalvurdering hvor det mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier med vekting vil bli lagt til grunn for vurderingen: Vekt Kriterier Dokumentasjon 40 % Pris (timepris og evt andre kostnader Prismatrise med oversikt over timekostnader, faste kostnader, reiseutgifter 60 % Faglig relevant kompetanse og erfaring for tilbudt ressursperson Beskrivelse av tilbudt ressurspersons relevante kompetanse og erfaring i forhold til arbeidsoppgavene beskrevet i kap 1. Herunder tilbudt ressurspersons CV med oversikt over kompetanse og erfaring. Det skal videre oppgis To (2) referanser med navn og telefonnummer som Oppdragsgiver kan kontakte for referanseinnhenting. Nevnte kvalifikasjoner må dokumenteres skriftlig og samlet i tilbudet eller i vedlegg til tilbudet i hht krav fastsatt i dette konkurransegrunnlag. Vurdering i forhold til ovenstående punkter vil skje på bakgrunn av tilbyders dokumentasjon i tilbudet, referanseinnhenting og forhandlingsmøte, jfr konkurranseformen. Tilbudene behandles i samsvar med god forretningsskikk og innenfor rammene av ny offentlighetslov, jfr pkt Forkastelse av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jfr, FoA Vedlegg; Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Vedlegg 1: HMS Egenerklæring (som i vedlegg, eller tilsvarende) 8

9 Vedlegg 1: Egenerklæring om helse miljø- og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr./ Fødselsnr. Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i virksomheten (internkontrollforskriften). ** Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatteog arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø og sikkerhetslovgivningen. Dato Representant for de ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl.res.6.desember 1996 i medhold av lov 17.juni 2006 nr 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. **Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr.1127 i medhold av lov 17.juni 2006 nr.62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 9