Årsplanlegging med folkevalgte

Transkript

1 Årsplanlegging med folkevalgte Økonomiplanen og årsmeldingen Bjørn Arthur Brox, Agenda Kaupang AS

2 Problemstilling: Hvordan lage gode styringsdokumenter i kommunen? Hva er målet med dokumentene? Hva er virkemidlene? Spalten i Kommunal Rapport «Budsjett-testen» høst/vinter «Årsmeldingstesten» vår/sommer 429 kommuner med samme oppgaver

3 Styringsproblemet Må være profesjonelle Må dokumentere resultater Risiko: Oppgavene forsvinner? Administrasjonen må ta ansvar Hvordan få med politikerne? Økonomiplan: avtale med politikerne om hva adm. skal utrette Årsmelding: klarte vi det? Nei eller ja.

4 Krav til dokumentene: Økonomisk kontroll: Ikke bruke mer enn du har Målstyring: Få noe igjen for pengene Enkelhet: Vanlige folk skal bruke dokumentene

5 Økonomisk kontroll Sunn økonomi Netto driftsresultat over 3% Netto lånegjeld under 50% Disposisjonsfond 10% Vurdere risiko og risikoevne Langsiktig planlegging 4 år Befolkningsprognoser Effektiv drift Sammenligne enhetskostnader

6 Målstyring Konkrete mål (hvor vil vi?) Tjenestekvalitet (karakterer, saksbehandlingstid, vannkvalitet) Gjennomføre prosjekter (tid, kostnad, kvalitet) Politiske/viktige mål Langsiktige mål Resultater (Hvor er vi?)

7 Enkelhet Ikke mer enn 50 sider? Ikke fremmedord og fagspråk Tjenester, ikke driftsenheter Skal ha styringsverdi Alternative løsninger

8 Karakter til kommunene Økonomisk kontroll 4 Målstyring 2 Enkelhet 2 Samlet vurdering 3 De største kommunene er flinkest Flinke: Nedre Eiker, Asker, Bærum

9 Problem 1: Politikerne mangler Administrasjonen finner på målene selv Planene blir for detaljerte Må jobbe med mål i kommunestyret? Må skille mellom politiske mål og administrative tiltak for å nå målene Må legge til rette for politisk styring Utredninger Alternative løsninger

10 Problem 2: Ettnivå-kommunen Myndighet er delegert til enhetslederne Rådmannen tar finansene Egne mål for hver enhet Ser ikke skogen for bare trær (grunnskolen) Må jobbe med tjenestene Må skjule enhetene for politikerne Må bruke Kostrafunksjonene

11 Problem 3: Kortsiktig Stor vekt på årsbudsjettet Kopierer årsbudsjett til økonomiplan Dropp årsbudsjettet Legg vekten på det 4.året Mål for alle årene

12 Økonomiplan Bærum

13 Budsjett Måsøy

14 Problem 4: Ingen klar status Vet ikke hvor vi er Lite vekt på resultater Slurvete årsmelding Ingen sammenligning med andre kommuner Bruk Kostratallene Bruk nasjonale prøver Lær av nabokommuner, delta i nettverk

15 Eksempel: Klar status i Sortland

16 Eksempel Kostra-sammenligning

17 Problem 5: Uklare mål Tomme slagord «lykkelige barn» Fromme ønsker «best i landet» Uforpliktende for administrasjonen Må være konkrete Må proritere

18 Mål for grunnskolen-larvik

19 Problem 7: Ingen mål Økonomiplanen dreier seg bare om budsjettet Forteller om tjenestene uten å stille krav uten å fortelle om resultater Vanlig i krisekommuner

20 Problem 8: Lite sammenheng Kommunestyret: Kommuneplanen Rådmannen: BMS Etatene: Statlige krav til tjenestene Målene kolliderer og spriker Må prioritere/redusere antall mål Må sørge for å nå målene

21 Sørreisa ÅM 12, ØP13-16 Grei økonomistyring Ingen målstyring Kort

22 Sørreisa, Økon. kontroll Økonomisk kontroll, krav Netto driftsresultat >3% Netto lånegjeld <50% ÅM 12 HP s 7 3,5 %, 8,6 mill kr, mål 4 % S 7: langsiktig gjeld 99 % S 4 «ikke overskudd/buffer» s 29: Netto dr res 13-16= 5,1 mill=2 %, S 15 MVA-komp feil? S 13 Status 98%, ikke budsjettert utvikling. Kostra sier 90% Dispfond >10% S 8: 7 mill Kostra; 3% Ingen beregning Risikovurdering Rentesikring Ikke behandlet. Investere lite? Langsiktighet 4 år Ingen. År 2-4 er kopi av år 1 Nøkkeltall presenteres Netto dr.res, netto gjeld, finansutg, likv. Gjeld % og finansutgifter % Tall for andre kommuner Effektivitet S 8 «effektiv struktur» Ingen Konserntall Ingen, Ingen

23 Sørreisa, lavt kostnadsnivå

24 Sørreisa, ingen målstyring Tema ØP ÅM 12 Mål? S 3: 8 temaer i kommuneplanen Konkrete mål Sykefravær 8,7% Ingen andre konkrete mål S 23«styrke leseferdigheter» S 13 levere regnskap Store mål Ingen konkrete «fremtidige utfordringer» Langsiktige mål 4 år Klar status Ingen konkrete S 7 «gode skoler» Ingen Hvor gode er skolene? Ingen konkrete S 2 «har gjort jobben» S 19: «som planlagt» s 20 ikke gjennomført tilsyn S 26 ingen avvik BPA S 30 utlån 3,2 bok /innb S 13 Sykefravær 6,7% S 16 «oppløftende 5.kl»

25 Sørreisa, enkelhet Tema ÅM 12 HP Tjenesteorientert 5 rammeområder OK 6 rammeområder OK Enkelt språk Greit språk. Fint med bilder (uklare) Greit språk. Enkelt budsjett Styringsinformasjon Ingen sammenligning med andre kommuner. Ingen Kostratall Vanskelig når målene mangler Ikke for lang Kort melding 33 sider. Kort 31 sider Alternative løsninger Ingen valgmuligheter

26 Folketallet

27 Nordreisa ÅM ØP 2013 Økonomisk kontroll: Uklar Målstyring: Flott utvikling Enkelhet: Eksperimentell

28 Nordreisa, Økon. kontroll 2013 Økonomisk kontroll, krav Netto driftsresultat >3% ÅM 12 HP Ikke nevnt. Kostra: 3,1% Resultat 5-10 mill kr Netto lånegjeld <50% Disposisjonsfond >5% «Lånegjeld 461 mill kr, halvparten selvfin» Kostra sier 87% Kr 0 Kostra sier minus 1% Ikke budsjettert Ikke budsjettert Risikovurdering Ingen Renterisiko, 140 mill fastrente Langsiktighet Uklart Nøkkeltall finans Ingen Ingen Effektivitet Ingen. Kostra sier dyre elever Mange nøkkeltall Kostra Blir de brukt i budsjettet?

29 Nordreisa, revolusjon målstyring Tema ÅM 12 HP Mål? S 7 Uklare mål, noen få 125 mål, for mange? Konkrete mål S 11 Sykefravær 8 % S 11 «øke pensjonsalderen» 125 mål Store mål Læringsutbytte? Mange kvalitetsmål: skole, barnevern, vann, brann Langsiktige mål 4 år Klar status S 6 Viktige Kostratall s.11 sykefravær 10,8% Nasjonale prøver? Ingen Ingen status for måltallene Urealistiske mål: Nasj prøver nr 350 Barnevern 45% fristbrudd Mange Kostratall, løst koplet til målene.

30 Resultater nasjonale prøver: ikke OK Nr 350 siste 5 år Nr 346 siste år 2012 Trinn 5 Kommune Nordreisa Gje nnomsnitt a v MN-snitt Kolonne e tike tte r Rade tike tte r T ota lsum Sørkjosen skole Nordreisa 1,8 1,8 Storslett skole Nordreisa 1,7 1,8 1,6 1,9 1,7 Rotsundelv barne- og ungdomsskole Nordreisa 1,5 1,5 T ota lsum 1,7 1,8 1,6 1,9 1,7

31 Nordreisa, enkelhet Tema ÅM 12 HP Tjenesteorientert Enkelt språk Styringsinformasjon Lite. Mest vekt på driftsenhetene Ikke greit. Hver enhetsleder har skrevet sitt stykke Ikke bra. S For mye detaljer. For mye sutring. Overordnet analyse mangler. Meget tjenesteorientert For vanskelige figurer, bare tabeller. Ingen tekst! Nøkkeltall Kostra Sammenligning med andre Tiltak i budsjettet Ikke for lang For lang 80 sider Ca 50? Ingen sidetall Alternative løsninger Ingen alternative løsninger, men tiltak kan tas bort.