Konsulentbistand til Helsekampanje

Transkript

1 Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato Konsulentbistand til Helsekampanje Konkurransegrunnlag (FOA Del I) Sak: Postadresse Kontoradresse Telefon Internet Saksbehandler Postboks 8129 Dep Einar Gerhardsens plass Hilde M. Stephansen 0032 OSLO Telefaks E-post Telefon: postmottak@dss.dep.no

2 Innholdsfortegnelse Konsulentbistand til Helsekampanje...1 Konkurransegrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Innledning Bakgrunn Leveransen/kravspesifikasjon Omfang Hvem skal avtalen gjelde for Annet Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlaget Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Metodevalg (40%) Leveringstid (20%) Kompetanse (10%) Pris (30%) Vedleggsoversikt av 11

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (DSS) hovedoppgave er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for departementene og Statsministerens kontor, ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av slike tjenester. DSS har ca. 500 ansatte. Virksomheten er organisert i fem tjenesteytende avdelinger, en enhet for markedskontakt og to enheter for intern administrasjon. Fellestjenesteavdelingen består av 5 seksjoner og 117 personer. Det er brukersenter for hele avdelingen (7 ansatte), Distribusjon (25 ansatte), Scanning og logistikk (10 ansatte), Renhold og miljø (56 ansatte) og Møteroms- og konferansetjenester (7 ansatte). I tillegg består avdelingen av avdelingsdirektør med en seniorrådgiver i stab. Fellestjenesteavdelingens overordnede mål er å levere driftsadministrative fellestjenester til departementsfellesskapet. Tjenestene leveres i henhold til inngåtte tjenesteavtaler, og består av: postdistribusjon, konferanse- og møteromstjenester, daglig renhold, flyttetjenester, scanning- og logistikktjenester, miljørådgivning og distribusjon og lagring og ekspedering av offentlige publikasjoner. 1.2 Generelt om avtalen Det ønskes å inngå avtale om levering av et opplegg i to deler. Den ene delen er et kurs for alle ansatte i Fellestjenesteavdelingen (FTA) for å lære om sunn livsstil og sunt kosthold. Det er ønskelig at kursene foregår i faste grupper hvor hver gruppe vil bestå av ca 15 personer. Gruppene skal fordeles på kjønn. Gruppene bør treffes ca 1 time per uke, fast tidspunkt og dag, på arbeidsplassen i arbeidstiden. Varighet åtte uker. Den andre delen omhandler motivasjonstiltak for å starte kampanjen og for å holde den varm. Dette kan f.eks være i form av allmøter (2 stk) og tiltak som kan bidra til varig fokus på dette helseperspektivet. I tillegg vil det være sannsynlig at enkelte ansatte ikke ønsker å ta del i kursvirksomheten rundt helse og kosthold, derfor ønsker vi i tillegg å ha et alternativt opplegg for denne gruppen. Et slikt opplegg kan være i form av egne motivasjonsmøter (2 stk) med informasjon om trening, helse og trivsel. Fremdriftsplan og avslutning på begge oppleggene må fremgå av tilbyders løsningsforslag. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del I, jfr FOA 2-1 (1), og 3-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Direkte anskaffelse. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, kan bli avvist. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. 3 av 11

4 Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Statens standardavtale om konsulentbistand m/bilag o Bilag 1 Beskrivelse av bistanden o Bilag 2 Prosjekt- og fremdriftsplan o Bilag 3 Administrative bestemmelser o Bilag 4 Samlet pris- og prisbestemmelser o Bilag 5 Endringer i avtaleteksten o Bilag 6 Endringer etter avtaleinngåelse o Bilag 7 Andre bilag Del 1 Administrative bestemmelser - omfatter administrative bestemmelser for konkurransen, krav til utformingen av tilbudet, generelt om tjenesten/produktet som etterspørres, kvalifikasjonskrav/kriterier og tildelingskriteriene. Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag regulerer betingelsene i den endelige avtalen. 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Innledning Det ønskes å inngå avtale om levering av: 1. Kurs for å lære om sunn livsstil og sunt kosthold, i grupper fordelt på kjønn, ca 15 personer per gruppe. Det vil maksimalt bli 7 grupper. 2. Motivasjonsmøte i oppstart av kampanjen og ett møte underveis (totalt 2 møter) 3. Motivasjonsmøter (2 stk) for de ansatte som ikke er en del av punkt Bakgrunn Fellestjenesteavdelingen (FTA) består av 5 seksjoner og tilsammen 117 personer. Avdelingen kjennetegnes av en positiv arbeidsstokk, etnisk mangfold og stor stå-på vilje. Det er ganske lik kjønnsfordeling og gjennomsnittalderen er relativt høy. FTA ønsker å gå nye veier for å forebygge sykefravær blant de ansatte. Ved hjelp av fokus på de som er friske og ved hjelp av informasjon om kjente parametere som økt kunnskap om kosthold og helse, er det et mål at friskhetsprosenten skal holde seg stabil og høy over tid. FTA sine arbeidsoppgaver kjennetegnes ved at de er fysisk krevende, de har stor grad av kundefokus, og de leverer viktige tjenester for våre kunder departementene og Statsministerens kontor. Tjenestespekteret går fra renhold, post og budtjenester, møteromstjenester med bla teknisk bistand, lagerhold, brukersenter og scanning av dokumenter. 4 av 11

5 2.3 Leveransen/kravspesifikasjon Gjennom leveransen fra tilbyder på kurs og motivasjonsmøter, ønsker oppdragsgiver å få en nøye innføring i metoder og måter å gjennomføre leveransen på. Det er en del av oppdraget å vise til en god metode, og denne skal beskrives i løsningsspesifikasjonen. Oppdragsgiver vil vurdere metodevalg etter hvilken tilnærmingsmåte tilbyder vil benytte, samt at denne korresponderer med oppdragsgivers oppfatning av hvordan man best kommer frem til hensikten med oppdraget altså fokus på kosthold og helse og at friskhetsprosenten skal holde seg stabil og høy over tid. Oppstart av oppdraget skal skje i uke og avsluttes senest uke Fremdriftsplan og avslutning må fremgå av tilbyders løsningsforslag. Det skal vedlegges CV`er for de tilbudte konsulenter. Videre skal det være de samme kursledere som følger den enkelte gruppe over de 8 gangene som er fastsatt. 2.4 Omfang Vi antar at det i arbeidet med del-oppdragene, vil være behov for å diskutere fremgangsmåter med DSS. Avdelingsledelsen og Personal- og organisasjonsenheten vil være tilgjengelig ved behov. DSS tar utgangspunkt i at det vil være maksimalt 7 grupper, antallet kan også bli færre. Pris må spesifiseres per gruppe. Økonomisk ramme for oppdraget er inkl. mva. Tilbud over dette nivået godkjennes ikke. 2.5 Hvem skal avtalen gjelde for Avtalen gjelder for (DSS) 2.6 Annet Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å akseptere tilbud slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Partene skal likevel forhandle om et hvert forhold vedrørende kontrakten, herunder kravspesifikasjonen, tilbud og kontraktsvilkår, dersom oppdragsgiver krever det. Tilbudet skal leveres med beskrivelse av hvordan oppdraget er tenkt utført tilbyders løsningsbeskrivelse. 5 av 11

6 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Personal- og organisasjonsenheten Hilde M. Stephansen Postboks 8129 Dep, 0032 Oslo Kontaktperson: Hilde M. Stephansen telefon Epost: All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig på e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Kunngjøringstidspunkt Tilbudsfrist er klokken 10:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Tilbudsfrist Evaluering (eventuelle forhandlinger) Uke Innstilling Uke Meddelelse om tildeling med kort begrunnelse Uke Kontraktssignering Uke Oppstart oppdrag (minstekrav) Senest uke Avslutte oppdrag (minstekrav) Uke Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 6 av 11

7 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli formidlet til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 60 dager fra tilbudsfristen Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. 2. Utfylt kontrakt med bilag inkl metodevalg 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 5. HMS-egenerklæring. 6. Firmaattest. 7. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller tilsvarende. 8. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. 9. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og/eller kapasitet, og den faglige kompetanse og/eller kapasitet til eventuelle underleverandører. 10. CV for tilbudte konsulenter 7 av 11

8 3.12 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Kontortjenesteavdelingen v/depkjøp Resepsjonen Einar Gerhardsens plass 3 Tilbudet kan også sendes per post på følgende adresse: Kontortjenesteavdelingen v/depkjøp Postboks 8129 Dep, 0032 Oslo Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr v/ Uzma Bhatti Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i 1-ett eksemplar som må være i papirformat. Eksemplaret i papirformat skal videre leveres i plastlomme (løsark) uten noen form for innbinding eller stifting. I tillegg leveres tilbudet på cd-rom/minnepenn. 3.13Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring 8 av 11

9 Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen, hvor bla. kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig. Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller tilsvarende dokumentasjon 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Minst tre - 3 relevante leveranser siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Faglig kompetanse og leverandørens kapasitet. Det er et krav at leverandøren har erfaring til å utføre oppdraget innen de angitte fagområder i kravspesifikasjonen, samt at leverandøren dokumenterer sin kapasitet til å betjene et oppdrag av slik størrelsesorden. Det er videre et krav at de samme kursledere følger den enkelte gruppe over de 8 gangene som er fastsatt. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og/eller kapasitet. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder konsulentbistandsavtalen m/bilag vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. 9 av 11

10 Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE Metodevalg 40 (score 0-10) Leveringstid 20 (score 0-10) Kompetanse 10 (score 0-10) Pris (herunder skal også 30 (score 0-10) timespris oppgis) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). 5.1 Metodevalg (40%) Det er en del av oppdraget å finne en god metode. Metoden man vil benytte skal beskrives i løsningsspesifikasjonen. Oppdragsgiver vurderer metodevalg etter hvilken tilnærmingsmåte tilbyder vil bruke. Opplegget er delt inn i to deler: Livsstil og kosthold samt motivasjonstiltak, se punkt 1.2 for beskrivelse. Videre skal denne korrespondere med oppdragsgivers oppfatning av hvordan man best kommer frem til hensikten med leveransen som er at friskhetsprosenten skal holde seg stabil og høy over tid. 5.2 Leveringstid (20%) Minstekrav til leveringstid er oppstart senest uke og avsluttet innen utgangen av uke Gruppene skal fordeles på kjønn. Gruppene bør treffes ca 1 time per uke, fast tidspunkt og dag, på arbeidsplassen i arbeidstiden. Varighet åtte uker. Tilbyderne konkurrerer på bedre leveringstid. 5.3 Kompetanse (10%) Her vil tilbudte konsulenters kompetanse bli vurdert. Det skal vedlegges CV`er for de tilbudte konsulenter. 5.4 Pris (30%) Økonomisk ramme for oppdraget er oppad begrenset til inkl. mva. Pris angis inkl. mva. Laveste pris får høyeste score. Tilbud ut over rammene godtas ikke. Totalprisen for leveransen, samt timespris skal angis i konsulentbistandsavtalens pkt 4.1 og bilag av 11

11 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt (bistandsavtalen) med bilag 2. Vedlegg 2 Skjema for HMS-egenerklæring 11 av 11