Forsyningsstrategi Vest-Agder fylkeskommune

Transkript

1 Forsyningsstrategi Vest-Agder fylkeskommune Kristiansand, 28. Juni 2004

2 Vest-Agder fylkeskommune Side 2 av 9 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING GENERELT PROSJEKTGJENNOMFØRING GJELDENDE LOVER OG REGELVERK LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER FORMELLE VEDTAK OG RETNINGSLINJER I VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE FORSYNINGSSTRATEGI FOR VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE ORGANISERING OG ANSVAR Organisering Ansvarsforhold Sentral innkjøpsfunksjon FORUTSETNINGER, BAKGRUNN OG RAMMEBETINGELSER HOVEDMÅL Delmål Delmål Delmål Delmål RETNINGSLINJER FOR ETISK HANDEL... 9 Vedlegg 1: Faglig forankring av forsyningsstrategi, inkludert eierskapsmatrise VAF Vedlegg 2: Analyse innkjøp VAF

3 Vest-Agder fylkeskommune Side 3 av 9 1. INNLEDNING 1.1 GENERELT Oppmerksomheten rundt offentlige innkjøp har økt betydelig de senere år. Lov om offentlige anskaffelser har bidratt til økt fokus på offentlige innkjøp og konkurranse. Vest- Agder fylkeskommune har et innkjøpsvolum på om lag 580 mill. kr årlig (2003). Det er et potensial for innsparinger i dette volumet gjennom systematisk og målrettet innkjøpsarbeid. Videre har ressurssituasjonen medført økt fokus på bestillerfunksjonen og muligheter for frigjøring av ressurser i forbindelse med anskaffelser. Fylkesrevisjonen gjennomførte høsten 2003 et forvaltningsrevisjonsprosjekt. På bakgrunn av behovet for frigjøring av ressurser samt revisjonens anbefaling, er det gjennomført et prosjekt for innføring av forsyningsstrategi i Vest-Agder fylkeskommune. 1.2 PROSJEKTGJENNOMFØRING Utarbeidelsen av forsyningsstrategien er gjennomført som et prosjekt med deltagere fra stabsavdelingene, linjeavdelingene og ytre enheter. Prosjektet har hatt et overordnet fokus, og et mål om å utvikle en forsyningsstrategi som er så enkel at den er gjennomførbar i praksis. Erfaring fra andre organisasjoner, deriblant andre fylkeskommuner, er at å utarbeide en forsyningsstrategi er forholdsvis enkelt sett i forhold til å implementere strategien i organisasjonen. Med utgangspunkt i den overordnede strategien skal det være mulig å utarbeide retningslinjer/ tiltak for de enkelte virksomheter og avdelinger. I utarbeidelsen av strategiske tiltak, har prosjektet tatt for seg sentral teori innen innkjøp og forsyning, se vedlegg 1, samt beskrevet nåsituasjonen på innkjøpsområde i VAF, se vedlegg 2. Deretter er disse sammenstilt og sett opp mot målsetningen for anskaffelsesarbeidet, se målsetningene i punkt 3.3.

4 Vest-Agder fylkeskommune Side 4 av 9 2. GJELDENDE LOVER OG REGELVERK 2.1 LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Alle anskaffelser til Vest-Agder fylkeskommune uansett beløpsstørrelse skal gjøres etter konkurranse slik lov 1 og forskrift 2 om offentlige anskaffelser bestemmer. Hvilke formelle krav som må oppfylles i den enkelte konkurranse, avhenger av anskaffelsens totale kostnad/verdi. 2.2 FORMELLE VEDTAK OG RETNINGSLINJER I VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE Innkjøpsreglement for Vest-Agder fylkeskommune ble vedtatt i 1996 (FU 123/96, FT 62/96), men er siden ikke revidert eller oppdatert i takt med endringer i lov- og regelverket knyttet til anskaffelser til det offentlige. Overordnet ansvar for innkjøpsarbeidet i Vest-Agder fylkeskommune tillå tidligere teknisk avdeling. Avdelingen ble utskilt pr og firmaet Tet AS ble dannet. I 2002 og 2003 har innkjøpsarbeidet vært utført av Tet AS. Fylkesutvalget august 2003 (sak 83/2003) vedtok å etablere en overordnet innkjøps- og bestillerfunksjon på strategisk nivå innen innkjøp. Dette skulle være et ledd i utarbeidelsen av fylkeskommunens forsyningsstrategi. Rådgiver innkjøp var på plass I brev fra fylkesrådmannen 3 av til alle ledere i Vest-Agder fylkeskommune ble ansvar, ressurser og retningslinjer for innkjøp til Vest-Agder fylkeskommune presisert. 1 Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser. Ajourført ved endring ved lov 15. juni 2001 og 14. desember Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. res. 15. juni 2001 mv, med endring ved kgl. res. 28. juni Doculive ref /E: 601&01/KOP

5 Vest-Agder fylkeskommune Side 5 av 9 3. FORSYNINGSSTRATEGI FOR VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 3.1 ORGANISERING OG ANSVAR Organisering Vest-Agder fylkeskommune har en desentralisert innkjøpsorganisering. Overordnet fagansvar for innkjøp er plassert sentralt og tilligger strategisk rådgiver innen innkjøp. Overordnet innkjøpsfunksjon inngår i økonomiseksjonen i plan- og utviklingsavdelingen. Den enkelte enhet/avdeling foretar selv avrop fra gjeldende avtaler. De enheter som har såkalt selvstendig bestillerkompetanse, kan inngå separate avtaler gjeldende for sin enhet, under forutsetning av at krav i lov og forskrift om offentlige anskaffelser er oppfylt og at avtaleinngåelsen ikke kommer i konflikt med allerede inngåtte avtaler. Samlebegrepet kompetanse omfatter her både elementene myndighet/fullmakt og evne/kunnskap. De inngåtte rammeavtaler og andre avtaler innenfor fagområdet innkjøp som er inngått sentralt, er forpliktende for alle fylkeskommunens enheter hvis det ikke uttrykkelig er gjort unntak for den enkelte enhet Ansvarsforhold Ansvaret for at de lover, forskrifter og retningslinjer som gjelder for anskaffelser til det offentlige følges, ligger hos enhetsleder og er uløselig knyttet til anvisningsmyndigheten. Den enkelte enhetsleder har ansvar for at lover, regler og retningslinjer for alle anskaffelser, herunder varer, tjenester og bygg- og anleggsanskaffelser, følges i den enkeltes lokale organisasjon. Enhetsleder betegner her driftsenhetsledere og avdelingsledere i sentraladministrasjonen. Ansvaret for økonomisk internkontroll på området påhviler som tidligere linjeorganisasjonen, og følger de samme ansvarsforhold som anvisningsmyndigheten Sentral innkjøpsfunksjon Ansvarsområdet for den sentrale innkjøpsfunksjonen er å være fylkeskommunens sentrale kompetanse på det innkjøpsfaglige området. Den sentrale innkjøpsfunksjonen kan bistå enhetene innenfor følgende hovedområder: Gi råd og veiledning i forbindelse med innkjøp/anskaffelser Gi informasjon om gjeldende lover, regler og retningslinjer Gjennomføre avtaleinngåelser og/eller gi bistand ved avtaleinngåelser for anskaffelser underlagt lov om offentlige anskaffelser I tillegg skal den sentrale innkjøpsfunksjonen arbeide med: Utvikling og innføring av forsynings- og/eller innkjøpsstrategi for Vest-Agder fylkeskommune Drift og oppfølging av inngåtte avtaler

6 Vest-Agder fylkeskommune Side 6 av FORUTSETNINGER, BAKGRUNN OG RAMMEBETINGELSER Forsyningsstrategi for Vest-Agder fylkeskommune omfatter hele organisasjonen, og skal ha en organisasjonsmessig god forankring. Dette gjelder både i fylkeskommunens ledelse, i enhets/avdelingsledelse og blant den enkelte ansatte. Forsyningsstrategien gir føringer for hvordan anskaffelser skal gjennomføres i Vest-Agder fylkeskommune. Forsyningsstrategien gir ikke føringer for disponering av de vedtatte budsjetter for den enkelte enhet, men gir styrende rammer for hvordan forsyningsvirksomheten skal utøves ved enhetene. En forsyningsstrategi er ikke ment å være detaljerte retningslinjer for hvordan de enkelte enhetene skal utføre sine anskaffelser, men en mal for organisasjonens systematiske arbeid med anskaffelser av varer, tjenester og bygg- og anlegg. Det er en forutsetning for å nå målene at det blir utarbeidet retningslinjer for innkjøp ved den enkelte institusjon som støtter opp under vedtatt mål for innkjøp og rammer som gis i denne overordnede forsyningsstrategien. Utgangspunktet for utarbeidelsen av forsyningsstrategien har vært at: Innkjøpsorganisasjonen/-funksjonen både sentralt og lokalt organiseres slik at den funksjonsmessig blir så nært knyttet til besluttende organ som mulig. Leverandørene og produkter/produktgrupper får den fokusering/behandling som er riktig, ut fra den strategiske rolle (viktighet) de spiller for fylkeskommunen. Denne prioriteringen må fastlegges blant annet med bakgrunn i vurderinger av forsyningsrisiko, tilgjengelighetsrisiko med mer (se vedlegg 1 og 2). Det skal utarbeides en eierskapsmatrise (se vedlegg 1.1 og 1.2) som klarlegger ansvaret for eierskapet og aktivitetene til innkjøp og innkjøpsfaglige forhold. Det sikres tilstrekkelig kompetanse i alle ledd for å ivareta nødvendige oppgaver i anskaffelsesprosessen. Den innkjøpsfaglig tyngste kompetansen skal fortsatt ligge sentralt plassert i organisasjonen/enheten, mens bestillingskompetanse og produktspesifikk kompetanse skal finnes desentralisert, innenfor de enheter/avdelinger som utfører den fylkeskommunale tjenesteproduksjon, og som kjenner behovene som skal tilfredsstilles gjennom det aktuelle innkjøp. 3.3 HOVEDMÅL Forsyningsstrategi for Vest-Agder fylkeskommune skal bidra til at fylkeskommunen, innenfor det gjeldende regelverk, utnytter sine ressurser på en best mulig måte i den fylkeskommunale tjenesteproduksjon Delmål 1 Bedre betingelser for alle anskaffelser gjennom bedre effektivitet og økt kvalitet i hele anskaffelsesprosessen Strategi: Utnytte fag- og produktkompetansen ved den enkelte enhet gjennom utstrakt bruk av brukergrupper ved gjennomføring av anskaffelsen.

7 Vest-Agder fylkeskommune Side 7 av 9 Drift av avtaler skal tydeliggjøres og prioriteres i innkjøpsarbeidet. Brukergruppene for hvert avtaleområde skal videreutvikles slik at de kan brukes mer aktivt i dette arbeidet. Eierskapsmatrisen skal brukes som et aktivt verktøy ved anskaffelser. Det skal opprettes en sentral, overordnet gruppe som arbeider med løpende, overordnede problemstillinger. Bruke elektroniske handelsløsninger for å redusere ressursbruk ved bestillinger og fakturering, bedre kontrollen med økonomiske forpliktelser og synliggjøre tilgjengelige avtaleprodukter. Det skal innføres felles avtalemaler for VAF med like innkjøpsbetingelser. Levesykluskostnader 4 (LCC) skal gjennomføres ved alle større anskaffelser, og særlig strukturkjøp 5. Dette gjøres i utrakt grad i dag innenfor bygg- og eiendomsforvaltning. Det skal gjøres analyser av de forskjellige kjøpsgruppene, for derved å identifisere kort- og langsiktige konsekvenser av endring i forbruksmønster i egen organisasjon og endringer i leverandørmarkedet. Slike endringer påvirker blant annet sammensetningen av avtaleporteføljen Delmål 2 Utnytte stordriftsfordeler der det er økonomisk fordelaktig Strategi: For de vare- og tjenestegrupper der det økonomisk fordelaktig, inngå felles avtaler for hele Vest-Agder fylkeskommune. Dette gjøres enten alene eller i samarbeid med andre innkjøpsvirksomheter på Agder. Samarbeid med andre innkjøpsorganisasjoner er viktig for å kunne oppnå stort kjøpsvolum og større kjøpermakt, og derigjennom bedre betingelser for anskaffelsen. I den grad det er mulig og hensiktsmessig, skal det søkes samarbeid med andre innkjøpsorganisasjoner. Mulige samarbeidspartnere er pr. juni 2004 Knutepunkt Sør v/kristiansand kommune, FKI v/aust-agder fylkeskommune/ Arendal kommune og IF v/vennesla kommune. Det strategiske valget innebærer at der det er økonomisk gevinst for Vest-Agder fylkeskommune og tilfredsstillende behovsdekning for den enkelte enhet, skal inngås felles avtaler bindende for alle enheter. Det skal gjøres endringer i avtalestrukturen for å tilpasse denne til det reelle behovet. Behovet skal dekkes nærmest mulig der det oppstår, og der det er hensiktsmessig og faglig riktig skal det inngås lokale/regionale avtaler. 4 Livssykluskostnader: kostnader knyttet til en vares totale kostnader fra behov oppstår til varen er avhendet, en sum av anskaffelsesog drifts- og avhendingskostnader 5 Strukturkjøp: de kjøp som blir en del av organisasjonens anlegg, for eksempel bygninger og maskiner

8 Vest-Agder fylkeskommune Side 8 av Delmål 3 Øke kompetansen ved driftsenhetene innenfor innkjøps-/forsyningsarbeid og gjeldende lovverk knyttet til offentlige anskaffelser. Strategi: Øke fokus på innkjøp og tydeliggjøre innkjøpsfunksjonens rolle i organisasjonen gjennom utarbeidelse av eierskapsmatriser innenfor hvert av produkt-/tjenesteområdene. Fullmakter til å forplikte enhetene økonomisk gjennom innkjøp skal avklares ved den enkelte enhet. Årsaken til det store antall leverandører og fakturaer er at for mange personer foretar bestillinger uten nødvendig kunnskap om regelverk og gjeldende avtaler. Dette innebærer at innkjøp gis en klarere rolle enn det har i dag. Tilsvarende fullmakter finnes i dag på anvisning av faktura. En avklaring av fullmakter vil medføre kompetanseheving og fokus på innkjøp i organisasjonen. Antall bestillere skal reduseres gjennom fullmaktssystemet. Kompetansebehovet skal kartlegges sentralt og lokalt, og det skal på bakgrunn av disse utvikles kompetanseutviklingsprogrammer som sikrer riktig kompetanse ved den enkelte enhet. Kompetansehevingen vil gjøre hver enkelt enhet mer selvhjulpen på innkjøpsområdet, og vil samtidig være en viktig støttespiller for sentral innkjøpsfunksjon Delmål 4 Informasjon om gjeldende avtaler med tilhørende betingelser, innkjøpsorganisering og gjeldende retningslinjer for anskaffelser skal gjøres enkelt tilgjengelig for alle i organisasjonen. Strategi: Informasjon om gjeldende avtaler med tilhørende betingelser samt gjeldende retningslinjer for innkjøp til VAF skal gjøres enkelt tilgjengelig for alle i organisasjonen. Alle innkjøpsmaler, avtalemaler og kontraktsvilkår som kan brukes av enhetene, skal gjøres tilgjengelig via Intranett. ( Overordnede retningslinjer, rutiner og reglement skal være tilgjengelig via Intranett Forsyningsstrategi og eierskapsmatrise for VAF skal være tilgjengelig via Intranett

9 Vest-Agder fylkeskommune Side 9 av 9 4. RETNINGSLINJER FOR ETISK HANDEL Ved kjøp av varer, skal følgende etiske retningslinjer gjelde: 1. Gjennom valg av handelspartnere og ved å bruke sin innflytelse som kunde overfor leverandører og produsenter, skal Vest-Agder fylkeskommune innenfor de begrensninger som til enhver tid følger av norsk lov og internasjonal rett og avtaleverk bygge opp under en internasjonal anerkjent etisk norm som bidrar til at varer produseres etisk forsvarlig. 2. Ved kjøp av trevirke i møbler, kontorinventar og byggematerialer som kommer fra tropisk tømmer, skal det stilles krav om dokumentasjon på at produktene er produsert på basis av prinsippene for bærekraftig utvikling. 3. Ved kjøp av varer skal det stilles krav til leverandøren at det ved innlevering av tilbud skal legges ved en bekreftelse på at tilbudet ikke inkluderer produkter som er tilvirket ( gjelder hele verdikjeden) i strid med ILO`s kjernekonvensjoner som: Retten til organisering og til å inngå kollektive avtaler Forbud mot slave- og tvangsarbeid Forbud mot barnearbeid Forbud mot diskriminering