Forslag til ny regnskapslov

Transkript

1 Forslag til ny regnskapslov Kort oppdatering status

2 Hovedtrekk - overordnet Felles tidspunkt for implementering av ny lov og nye standarder basert på IFRS for SMEs Vi får ny lov, ikke flikking på den gamle! En «mager» lovgivning Internasjonal tilnærming: IFRS for SMEs Ut med «grunnleggende prinsipper» Ut med «god regnskapsskikk» Mye overlates til standardsetter - flytter tyngdepunktet fra lov til standarder Rettslig bindende regnskapsstandarder og økt offentlig innflytelse i standardsettingen Økt differensiering «Selskapsregnskap» får nytt navn; «årsregnskap» Regler for konsernregnskap skilles ut i eget kapittel 2

3 4 kategorier av regnskapspliktige 1. Foretak omfattet av direktivet AS, ASA, ANS/KS hvor deltakerne har begrenset ansvar m. fl. 2. Andre næringsdrivende Samvirkeforetak, øk. foreninger, næringsdrivende stiftelser, ANS og enkeltpersonforetak (terskel: salg MNOK 40, bal MNOK 20 eller 20 årsverk), utenlandsk foretak skattepliktig til Norge, boligbyggelag, statsforetak Regnskap kan bygge på sammendrag av skattemessige verdier hvis disse foretakene er små (gjennom standardsetting) Indre selskap skal etter forslaget ikke ha regnskapsplikt 3. Finansielle foretak omfattet av særskilt lovgivning 4. Ikke-næringsdrivende juridiske personer Ikke-øk./ideelle foreninger (terskel: eiendeler MNOK 20 eller 20 årsverk), alminnelige stiftelser, borettslag og eierseksjonssameier For kategori 4 åpnes det for betydelige forenklinger gjennom standardsetting 3

4 Størrelsesklasser og differensiering 1. Små foretak (Salg 70/bal 35/årsverk 50) 2. Foretak med alminnelig regnskapsplikt (tidligere «øvrige r-pliktige») 3. Store foretak (Salg 300/bal 150/årsverk av 3 vilkår) 4. Foretak av allmenn interesse (primært: børs/bank/forsikring) Morselskapet vurderes isolert når det gjelder terskelverdiene, dvs konsernets størrelse er ikke avgjørende for morselskapets kategori («små» eller «alminnelig») Egne bestemmelser for overgang mellom foretaksklassene Unntak fra konsernregnskapsplikt 4

5 Størrelsesklasser og differensiering forts 1. Små foretak (Salg 70/bal 35/årsverk 50) 2. Foretak med alminnelig regnskapsplikt (tidligere «øvrige r-pliktige») 3. Store foretak (Salg 300/bal 150/årsverk 250) 4. Foretak av allmenn interesse (primært: børs/bank/forsikring) a) Ny NRS. Denne er basert på IFRS for SMEs med nasjonale tilpasninger etter følgende kriterier (standardsetter beslutter): Forenklinger basert på dokumenterte kost-nyttevurderinger Løsninger fra full IFRS, men kun gjennom standardsetting Forenklinger i notekrav uten dokumenterte kost-nyttevurderinger Skape sammenheng med annet regelverk, f.eks på utbytteområdet b) Full IFRS c) forifrs i «årsregnskapet» hvis MS/DS/TS/FKV i IFRS-rapporterende konsern. IKKE i konsernregnskapet. 5

6 Regnskapsoppstillinger Balanse Resultat Art eller funksjon Årsresultat skal disponeres i resultatregnskapet Kontantstrømoppstilling, egenkapitaloppstilling, utvidet resultat Ikke krav i lov. Overlates til standardsetter for andre enn små foretak. Obligatorisk unntak for små. 6

7 Noteopplysninger Krav i form av 4 «byggeklosser» 1. Krav for alle 2. Krav kun for små (et fåtall) 3. Krav for foretak med alminnelig regnskapsplikt, store foretak og foretak av allmenn interesse 4. Krav kun for store foretak og foretak av allmenn interesse Få notekrav i loven. Resten overlates til standardsetter. Notekrav for små: Direktivet har en maksregulering, så standardsetter begrenses i muligheten for tilleggskrav. 7

8 Noen konkrete forslag Terminologi - harmonisering mot IFRS-begreper Måling vs. vurdering Dog: Utvidet resultat - ikke Andre inntekter og kostnader Selskapsregnskap - nytt navn Årsregnskap (?) Forenklet IFRS ikke tillatt for andre enn enheter som inngår i IFRSkonsern.(dissens) Indre selskap - regnskapsplikten oppheves (i praksis innsendelse) Åpning i loven for oppskrivning og virkelig verdi av inv. eiendom og biologiske eiendeler - men standard kan si nei (jf HU) 8

9 Forslag til ny regnskapslov status del 1 Første høring juni 2015, frist 2. desember høringssvar med merknader Ny høring - del 2 - juni 2016 Tema: Årsberetning, noteopplysninger, valuta og språk, offentlighet, avvikende regnskapsår, delårsregnskap gjennomgående utbytte, filialregnskapsplikt og internasjonalt arbeid. 9

10 Oppsummering forslag til ny regnskapslov del 2 Likevel ikke fritak fra regnskapsplikt for eierseksjonssameier Avvikende regnskapsår - regnskapsåret kan være et annet enn kalenderåret Språk - svensk, dansk eller engelsk uten å søke om dispensasjon Ikke plikt til å utarbeide årsberetning for små foretak og ideelle organisasjoner Forslag endring i frist for innsending til Regnskapsregisteret Gjennomgående utbytte nye regler inkl. forslag om at urealisert verdistigning kan deles ut Ikke lenger krav om åpningsbalanser ved fusjon/fisjon etc. Elektronisk signering tillates 10

11 Bokføringsreglene

12 Bokføringsreglene Tema: Introduksjon til bokføring, loven og forskriften Dokumentasjon, kontrollsporet og balansen Bokføring Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering Oppbevaring og sikring Pliktig regnskapsrapportering Næringer og bransjer regulert i BFF kap 8 Sanksjoner og straff Avslutning 12

13 Forkortelser m.v. BFL = Bokføringsloven BFF = Bokføringsforskriften 13

14 Elementene i bokføringsloven 14

15 INTRODUKSJON TIL BOKFØRING, LOVEN OG FORSKRIFTEN 15

16 Bokføring vs regnskapsføring Bokføringsloven (BFL) Flere bokføringspliktige enn regnskapspliktige Bokføringsforskriften av 1/12-04 nr 1558 (BFF) God bokføringsskikk (NBS&GBS) - BokføringsStandardstyrets (BSS) standarder og uttalelser - Skattedirektoratets (Skd) uttalelser Bokføring er begrepet Regnskapsloven (RL) Regnskapspliktige Krav til årsregnskap og årsberetning God regnskapsskikk (GRS) Regnskapsføring er begrepet 16

17 Bokføringsplikt Bokføringspliktige de med Plikt til å utarbeide årsregnskap etter regnskapsloven Plikt til å levere næringsoppgave 1) Plikt til å levere MVA-oppgave 1) Pålegg fra skattemyndighetene Ikke alle disse har årsregnskapsplikt etter regnskapsloven 1) Skattedirektoratet kan gi unntak fra bokføringsplikten 17

18 Formålet med bokføringsloven ikke tatt inn i loven Formål 1. Etablere grunnlag for å produsere årsregnskap og annen historisk regnskapsrapportering som følge av lov og forskrift (pliktig regnskapsrapportering og lovbestemte spesifikasjoner) 2. Muliggjøre kontroll av og innsyn i løpende transaksjoner og pliktig regnskapsrapportering Ikke inkludert i formålet 1. Intern kontroll 2. Ledelsesrapportering 3. Eksterne brukergrupper Viktig nyanse i forhold til Sjekklister Regnskapssystemet som BFL regulerer Sanksjoner og straff Uten betydning for regnskapssystemets utforming. 18

19 Arbeidsdelingen mellom BFL og andre sentrale lover Regnskapsrapportering 1. Bokføring og øvrig registrering 2. Regnskapsavslutning og utarbeidelse av åsregnskap og ligningspapirer 3. Distribusjon og tilgjengeliggjøring - Bokføringsloven Grunnlaget for nr 2 og 3 Få har innsyn - Regnskapsloven - Ligningsloven Dokumentasjon av balansen i BFL - Regnskapsloven - Aksjelovene - Andre regler om årsregnskap mv - Ligningsloven I stor grad offentlig tilgjengelig 19

20 10 grunnleggende bokføringsprinsipper loven 4 1. Regnskapssystem Bokføring må skje i et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem 2. Fullstendighet Alle regnskapsmessige transaksjoner og andre disposisjoner må bokføres 3. Realitet Bokførte transaksjoner skal være basert på reelle og faktiske hendelser 4. Nøyaktighet Bokførte opplysninger skal være korrekte beløp, dato, koder mv. 5. Ajourhold Bokføring må skje så ofte som virksomhetens art og omfang tilsier 20

21 10 grunnleggende bokføringsprinsipper loven 4 6. Dokumentasjon Alle bokførte opplysninger må være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse 7. Sporbarhet Toveis kontrollspor mellom dokumentasjon og spesifikasjoner / rapporter 8. Oppbevaring Regnskapsmaterialet må oppbevares i lesbar form for å sikre etterprøvingen 9. Sikring Regnskapsmaterialet må sikres mot hendelser som medfører at opplysninger kan gå tapt 10. God bokføringsskikk Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring skal skje i samsvar med god bokføringsskikk 21

22 Sentrale begreper i bokføringslovgivningen Bokføring Registrering Regnskapssystem Registrering av opplysninger i regnskapssystemet som direkte påvirker eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter eller kostnader (dvs: debet- og kreditposteringer). Manuell eller elektronisk overføring av opplysninger til dokumenter, journaler og lignende eller til elektroniske registre. System bestående av flere komponenter, både manuelle og it-baserte, som benyttes til produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner av slik rapportering, og som også ivaretar opplysningsplikten. 22

23 Sentrale begreper i bokføringslovgivningen Pliktig regnskapsrapportering Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering Dokumentasjon Årsregnskap og historisk regnskapsrapportering som følger av lov eller forskrift, som er forhåndsdefinert og i skriftlig form, som avgis til fastsatt tidspunkt og som er rettet mot eksterne parter. Gjengivelse og sammenstillinger av bokførte opplysninger etter en bestemt systematikk, for eksempel per konto, per kunde eller leverandør, eller etter identifikasjonskode. Dokumentasjon av - bokførte opplysninger (bilag), - regnskapssystemet, - balansen, - kassasystemet, - lønnssystemet. 23

24 DOKUMENTASJON OG KONTROLLSPORET 24

25 Dokumentasjon 6, 10 og 11 i loven Kapittel 5 og 6 i forskriften GBS 2, 5, 7, 8 og 10 NBS 5 dokumentasjon av balansen NBS 7 dokumentasjon av betalingstransaksjoner 25

26 Dokumentasjon 5 typer Pliktig regnskapsrapportering Dokumentasjon av balansen Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering ( Lovbestemte spesifikasjoner ) Bokføring Dokumentasjon av bokførte opplysninger Dokumentasjon av kontrollsporet hvis nødvendig for en kontrollør Dokumentasjon av lønnssystem Dokumentasjon av kassaapparat Bilag (BFF kap.5) primærdokumentasjon Bilag (BFF kap.5) primærdokumentasjon Salgsdokument - utgående faktura/kvittering Kjøp - inngående faktura /kvittering fra kassa Reise- og opphold og bevertning Betalingstransaksjoner Lønnsdokumentasjon Diverse bilag, disposisjoner mv. Uttak Korreksjonsbilag m.v. m.v. 26

27 Dokumentasjon av bokførte opplysninger BFL 10 og 6 Alle bokførte opplysninger skal være dokumentert Krav til nummerering eller identifikasjon på annen måte av alle bilag/dokumentasjon av bokførte opplysninger. Dokumentasjonen skal være korrekt og fullstendig, og vise berettigelsen av de bokførte opplysningene Dokumentasjon som utstedes på papir skal utstedes med en papir- og trykkvalitet som sikrer lesbarheten i hele oppbevaringsperioden. Dokumentasjonen skal ikke endres etter utstedelse BFL skiller mellom primær- og sekundærdokumentasjon se oppbevaring 27

28 Kontrollsporet (BFL 6) Bokførte opplysninger skal - - lett kunne følges - - fra dokumentasjon via spesifikasjoner til pliktig regnskapsrapportering og omvendt toveis kontrollspor Bilag/dokumentasjon Årsregnskap Dokumentasjonen må systematiseres på en måte som muliggjør kontroll NBS 2 Kontrollsporet 28

29 Nærmere om dokumentasjonsbegrepet - dokumentasjonsdato (BFF 3-1 nr.1) Dokumentasjonsdatoen skal registreres og fremgå av spesifikasjonene. - Dette er datoen på dokumentasjonen/bilagene/fakturaene. - Viktig at både selger og kjøper bruker fakturadato; letter kontrollmyndighetenes kryssjekking Dokumentasjon skal dateres den dagen den utstedes - Flere unntak, hvorav tilbakedatering av salgsdokument/utgående faktura ved kredittsalg i inntil 15 virkedager er den viktigste MVA - både inngående og utgående MVA skal avregnes basert på fakturadato - Unntak: Ved import av varer fra utlandet, se GBS 9 29

30 Hvor A -Å F S GBS NBS GRFS Salgsdokumentets innhold X X NBS 2 & a. Språk i salgsdokument X Angivelse av partene X Nummerering og datering av salgsdokument X Leveringstidspunkt X Spesifikasjon av avgiftspliktig og avgiftsfritt salg mv. X Formidling X 5-1-6a. Løpende ytelser X 5-1-6b. Medlemskontingenter X Spesifikasjon ved salg av beltemotorsykkel Dispensasjon X X Utsteder av salgsdokument (X) X NBS 4; GBS 5, 7 & a. Utstedelse av salgsdokument ved formidling X Tidspunkt for utstedelse av salgsdokument og dokumentasjon X NBS 4; GBS 7 & 13; av uttak GRFS Månedlig fakturering X Løpende levering av varer og tjenester X Strøm, telefoni og lignende X Forskuddsfakturering X NBS 4; GBS 13 & Kreditnota X NBS 4; GBS 1 & 13; GRFS Dispensasjon X X NBS 4; GBS 1, 5, 7 & Filformat ved elektronisk utstedelse av salgsdokumenter X NBS 1, 4 & 6; GBS 5, 7, 13 & Definisjoner X NBS 7; GBS 2, 3 & Kassaapparat mv. X 5-3-2a. Krav til salgsdokument X Dagsoppgjør X Systembeskrivelse X NBS 1 & 2; GBS 17 Dokumentasjon Kap 5 i BFF 5-1. Dokumentasjon av salg av varer og tjenester 5-2. Utstedelse av salgsdokument 5-3. Særlig om dokumentasjon av kontantsalg

31 Dokumentasjon Kap 5 i BFF Hvor A -Å F S GBS NBS GRFS 5-4. Unntak fra Ambulerende og sporadisk X kravene om dokumentasjon av kontantsalg Oppsøkende salg til X kontantsalg publikum Salg fra automater X Salg fra andre ubetjente X salgssteder enn automater Dagsoppgjør mv. X Unntak for konkursbo X Dispensasjon X 5-5. Dokumentasjon Kjøpsdokumentets innhold X X NBS 4 av kjøp Dokumentasjon av X merverdiavgift, toll og særavgifter ved innførsel av varer 5-6. Dokumentasjon av andre X NBS 1 & 2; GRFS 5-6 bokførte opplysninger 5-7. Uttak av eiendeler og X 5-7 tjenester til veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner Uttak av eiendeler og tjenester til eiere, deltakere eller anvendelse i egen virksomhet X

32 Dokumentasjon Kap 5 i BFF Hvor A -Å F S GBS NBS GRFS 5-9. Reise- og oppholdsutgifter X Bevertningsutgifter mv. X Dokumentasjon av betalingstransaksjoner X NBS 7; GBS 13 & Dokumentasjon av andre regnskapsmessige disposisjoner X NBS 5, 6 & 7; GBS 1 & 3; GRFS Papir- og trykkvalitet X NBS 1 & Dokumentasjon av medgått tid X X Dokumentasjon av timebestillinger X X

33 SALG AV VARER OG TJENESTER 33

34 Regulering av salg og kjøp Selger en rekke krav til Salgsdokumentets innhold (utg. faktura/ kvittering fra kassa/ taxameteret o.l.). Fortløpende nummerering av salgsdokument Hvem kan utstede salgsdokument Når salgsdokumentet må utstedes og dateres Fakturering i Excel og Word Særregler for forskuddsfakturering Løpende levering, strøm/tlf o.l., formidling m.v. Kjøper/kunden Kjøpers dokumentasjon er salgsdokumentet fra selger, uten endringer fra mellommenn eller i e-fakturakonverteringen. Noe kan repareres ved mangler, men ikke alt hvis du skal drive lovlig. 34

35 Regulering av salg og kjøp Kontantsalg og kontantkjøp Tungt tilgjengelige krav - Registering fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system - Dagsoppgjør - Visse salg krever motpartsangivelse (kjøpers navn) og motpartsspesifikasjon (reskontro) - Særregler for visse kjøp lagt ut av ansatte hos den bokføringspliktige - Nye regler for bruk av kassaapparat på vei (produkterklæring) - fra Internettsalg og -kjøp ingen særregler lykke til - Kjøper har ingen/liten påvirkningsmulighet. Fortsatt mange lovbrudd der ute. 35

36 Krav til salgsdokumentets innhold - dvs til utgående faktura og kassakvittering hos norsk selger ( 5-1-1) 1. Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjon 2. Angivelse av partene, navn og adresse på selger og kjøper samt selgers organisasjonsnr. Kjøpers adresse kan erstattes med hans organisasjonsnr. 3. Ytelsens art og omfang - hva er god nok beskrivelse? 4. Tidspunkt og sted for levering 5. Vederlag og betalingsforfall 6. Eventuelt merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen, som kreves spesifisert i lov eller forskrift. 7. Merkes «omvendt avgiftsplikt merverdiavgift ikke beregnet» dersom kjøper skal beregne og betale merverdiavgift etter mval Tilleggskrav ved kontantsalg: Angivelse av klokkeslett for hvert enkelt salg på kvitteringen Salgsdokument på papir (tenk kvittering fra kassaapparat/terminal) må ha en kvalitet som sikrer lesbarhet i hele perioden 36

37 Dokumentasjon av bokførte opplysninger Salg (1) Mange krav til opplysninger i utgående faktura/kassakvittering - Vi ser stadig lovbrudd i praksis, særlig i kontantsalg Faktura kan vise til andre dokumenter hvor pliktige opplysninger fremgår - Blir i så fall en del av primærdokumentasjonen hos så vel selger som kjøper 37

38 Dokumentasjon av bokførte opplysninger Salg (2) Egenprodusert dokumentasjon, her fakturaen, skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk Forskrifts- og dispensasjonshjemmel 38

39 Salgsdokumentets filformat Hvorfor: Salgsdokumentene skal ikke la seg enkelt redigere. For å forhindre uhell og regnskapsmanipulasjon. Presisering av krav i om salgsdokument Salgsdokumenter som utstedes elektronisk skal utstedes i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjente sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark m.v. uten at endringen fremgår direkte av salgsdokumentet. Det er ikke gitt tilsvarende regler for annen regnskapsdokumentasjon. Altså: Filer fra eksempelvis Office-pakken kan ikke brukes som salgsdokument Ikke direkte informasjon i e-posten PDF: OK EHF: OK Kan være utfordring med XML! 39

40 Nummerering av alle bilag Egne nr. serier for hver bokføringspliktig, ikke en felles nr. serie for flere NBS 2 kontrollsporet Det er ikke adgang for flere bokføringspliktige å dele serier med identifikasjonskoder (f.eks. i konsernforhold) MEN: Godkjent praksis er under visse forutsetninger to nr. sett i utgående fakturaer, en for hver leverandør involvert og en for fellesfakturaene, Skd 5/2-07. Felles salgsdokument for flere leverandører og med én nr. serie er tillatt ved formidling, BFF

41 Salgsdokumentet ( nr 3) - Ytelsens art og omfang Ytelsens art Generell betegnelse kan brukes hvis tjenesten er klart definert (for eksempel revisjon ) Mer spesifikk angivelse når tjenesten ikke er avgrenset (for eksempel er ikke rådgivning eller juridisk bistand alene en god nok angivelse) Objektet må fremgå der det er aktuelt (for eksempel ved taksering) Ytelsens omfang Tidsforbruket må fremgå når faktureringen er direkte basert på det (for eksempel x timer a y kr.) Tidsforbruket må ikke fremgå dersom så ikke er tilfellet (indirekte grunnlag eller avtalt pris) 41

42 Salgsdokumentet ( nr 4) - Tidspunkt for levering og lev.sted Tidspunkt for levering Perioden må fremgå Er det forskudd må dette fremgå Løser seg selv i kassasystem Leveringssted Tjenestetype er avgjørende (for tjenester knyttet til fysiske objekter, for eksempel håndverkstjenester eller møbler, er dette særlig viktig) Når sted er uten betydning kan stedsangivelse utelates 42

43 Hvem kan utstede salgsdokumentasjon Hovedregel: Selger, jf første ledd Unntak Kjøper kan utstede salgsdokumentasjon 5-2-1, tredje ledd bokstav a til d Kjøper kan utstede salgsdokumentasjon 5-2-1, tredje ledd bokstav e Såkalt «Omvendt fakturering» - utbredt i dagligvarebransjen og noen andre som har lært av de Dispensasjonsadgang Krav Ved kjøp fra ikke bokføringspliktig selger Foreninger og samvirkelag (fiske, skogbruk, gårdsbruk mv.) Husflidutsalg. Kjøper helt eller delvis beregner omfang, vekt, kvalitet eller lignende. Må være avtalt mellom partene Skal fremgå at det er utstedt av kjøper m.m. Selger må søke om disp. mrk: ofte mer effektivt at kjøper søker på vegne av flere selgere 43

44 Tidspunkt for utstedelse og datering av salgsdokument, jf mval Hovedregel jf Tjenester som leveres løpende (revisor, advokat mv.) Tjenester basert på måling av faktisk bruk (tlf., strøm mv.), Tjenester med forhåndsavtalt pris (entreprenører, enkelte revisorer m.v.) ( 5-2-4) Abonnementer, persontransport, servering, leier, avgifter ( 5-2-6) Utstedes ved levering eller snarest mulig etter levering (senest en måned etter levering).hvis månedsfakturering + 15 virkedager i påfølgende måned (dvs tilbakedatering av faktura er tillatt). Innen utløpet av hver ordinære avgiftstermin + 30 dager (såfremt tjenestene ikke er ubetydelige). Etter avtalt betalingsplan ved anbud. Fakturering for perioder inntil ett år Etter avtalt fremdrift (reell) Forskuddsfakturering opp til ett år (inklusive mva) 44

45 Mer om tidspunkt for utstedelse og datering av salgsdokument, jf mval Salgsdokument som utstedes innen de femten første virkedager i måneden, kan dateres på siste dato i foregående måned, forutsatt at varen eller tjenesten er levert på dette tidspunktet (BFF ). Virkedager er mandag til fredag. Gir tre uker+bevegelige helligdager til å utstede salgsdokumentet Forskuddsfakturering som inkluderer mva er ikke tillatt, dog likevel innen bygg og anlegg (BFF 8-1-2a ). Ved utleie av fast eiendom hvor det utstedes salgsdokumenter på papir for flere perioder på samme tidspunkt, kan dokumentasjonsdato settes lik forfallsdato (BFF 5-1-3) 45

46 Nummerering av salgsdokument (utgående faktura/kassakvittering) BFF Forhåndsnummerert på trykte blanketter - manuell påføring av nr. ikke tilfredsstillende - nr., navn og org. nr skal trykkes - Brukes ved fakturering i Excel og Word (GBS 6) Maskinell tildeling av nummer i kontrollerbar sekvens - faktureringssystem (ulike nr. serier ved felles system) - Kontantsalg kassesystem som produserer daterte og nummererte kvitteringer og summeringsstrimler Det kan søkes om dispensasjon fra kravet om nummerering av salgsdokument 46

47 Nummerering av salgsdokument og andre bilag Egen nr. serie for hver bokføringspliktig er behandlet av Skd 30/10-06 og 5/2-07. Følgende har slitt med dette i praksis: - utenlandske næringsdrivende som er registrert i merverdiavgiftsmanntallet ved representant - filialer av utenlandske foretak - norske konsernselskaper som benytter felles fakturerings- eller regnskapssystem - dispensasjon kan gis av Skd, BFF

48 Bruk av kreditnota BFF og GBS 1 Uttalelsen gir en avklaring på forståelsen av bokføringsforskriften og hvordan den bokføringspliktige kan innrette seg ved feilfakturering - utstede kreditnota for den delen som er feil, - utstede en tilleggsfaktura, - utstede en ny faktura samtidig som det utstedes en kreditnota som reverserer den opprinnelige fakturaen, eller - foreta en korrigering i neste faktura med tydelig angivelse av hva som er korrigert. NB! Hovedregelen er at kreditnotaen skal henvise til fakturaen hvor feilen ble begått 48

49 NBS 4 - Elektronisk fakturering Samme krav som for papir-/pdf-faktura Kriterier som må oppfylles for at elektronisk fakturering skal skje i samsvar med reglene Rimelig sikring av salgsdokumentene mot endring, sletting, ødeleggelse eller tap Krav til lesbarhet, utprintmulighet og mulighet for etterkontroll i hele oppbevaringsperioden Krav til kontrollspor 49

50 NBS 4 - Elektronisk fakturering Omfang av innhold som må sikres Det innhold i salgsdokumentene som kreves Ikke annen ( frivillig ) informasjon Grad av sikring Redusere risikoen for endring, sletting, tap eller ødeleggelse til et akseptabelt nivå Ikke absolutt sikring, men slik at lav risiko for muligheter Ikke enkelt lar seg redigere i allment kjente sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endringen fremgår direkte av fakturaen Med konvertering, dvs når filformatet endres underveis til kjøper. Krav: Skriftlig avtale med formidler, èn for selger og èn for kjøper. Prosessbeskrivelse hos selger og kjøper. Dokumentasjon av testresultater fra formidler hos selger og kjøper 50

51 NBS 4 - Elektronisk fakturering Studer når du trenger det. Konvertering = endrer filformat Uten konvertering: Fakturautsteders ansvarsområde Fakturamottakers ansvarsområde Utarb. og utstedelse Formidling Formidling Mottak og registrering Utføres av fakturautsteder Utføres av formidler/ distributør Utføres av formidler/ distributør Utføres av fakturamottaker Med konvertering: Fakturautsteders ansvarsområde Fakturamottakers ansvarsområde Utarb. og utstedelse Konvertering Formidling Formidling Konvertering Mottak og registrering Utføres av fakturautsteder Utføres av formidler(e)/ distributør(er) Utføres av formidler(e)/ distributør(er) Utføres av fakturamottaker 51

52 ANNEN DOKUMENTASJON 52

53 Dokumentasjon reiser Refusjon av utlegg krever kvittering eller annet bilag og reiseregning som tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften 5 (skattebetalingsforskriften ) Reiser Fra 1. juli 2014 kan ansatte skanne bilagene ved levering av reiseoppgjøret (eller ved bedriftens håndtering av utleggene i etterkant) Arbeidsgiver må ved mottak vurdere om dette er kostnader som vedrører virksomheten og for øvrig påse at dokumentasjonsreglene i bokføringsforskriften 5-5-1, 5-9 og 5-10 følges. 53

54 Dokumentasjon reiser Reiser Skattebetalingsforskriften / Kravene i BFF kapittel 5 Formål Hvem Hvilke arrangementer Reiseregning Diverse småutgifter uten bilag Reiseregning etter skattebetalingsforskriften

55 Dokumentasjon reiser Reiseregningen må signeres - elektronisk eller manuelt Reiser Arbeidsgiver må vurdere om elektronisk signatur oppfyller kravene til Esignaturloven 6 Må gi tilfredsstillende sikkerhet for at utsteder er korrekt angitt (identitetskontroll, signaturkrav) og at reiseregningen ikke er endret etter utstedelse (integritetskrav). Består dokumentasjonen av flere reisedokumenter, og de påkrevde opplysningene ikke fremgår av hvert dokument, skal det være gjensidig henvisning mellom dem (BFF 5-9) 55

56 Dokumentasjon av lønnstransaksjoner og tilknyttede disposisjoner(bff 5-6) Følgende skal fremgå av dokumentasjonen: 1. Utbetalingsdato og om mulig tidsrom ytelsen gjelder 2. Brutto ytelse hvis aktuelt også antall godtgjorte timer 3. Eventuelt trekk for naturalytelser det skal foretas trekk i 4. Fradrag etter skattebetalingsloven 5-9 (pensjonsinnskudd, sjøfolkfradrag og trekkfri fagforeningskontingent) 5. Trekkgrunnlaget 6. Størrelsen av det foretatte forskuddstrekk og påleggstrekk Språk: Norsk, svensk, dansk eller engelsk 56

57 Dokumentasjon av betalingstransaksjoner (NBS 7) Ingen nye dokumentasjonskrav, men forklarer lovgivningen i et moderne datasamfunn. De fleste oppfyller kravene mener vi, men alle må sjekke. Grunnlaget for riktig bokføring av betalingstransaksjoner. Skal sikre bokføring av innfrielse av korrekt gjeld og korrekt fordring på en kontrollerbar måte. KID er tillatt NBS 7 krever ikke at betalingsmottaker må dokumentere hvem som faktisk har forestått betalingen. 57

58 Dokumentasjon av betalingstransaksjoner (NBS 7) Dokumentasjon skal kunne sannsynliggjøre hvem som er betaler og hvem som er mottaker av betalingen. Betaler er definert som den som innfrir sin forpliktelse. Betalingsmottaker er den som får innfridd sitt krav. inneholde beløp, og angi hvilken valuta betalingen er utført i. inneholde opplysninger om oppdragsdato eller valuteringsdato. Valg mellom oppdragsdato og valuteringsdato. Bankkontoutskrift er tilfredsstillende dokumentasjon dersom den inneholder tilstrekkelige opplysninger til å kunne sannsynliggjøre hvem som er betaler og betalingsmottaker, samt beløp og dato for betalingstransaksjonene. 58

59 Dokumentasjon av bevertning og lønn Bevertning Formål og hvem (navn & bedriftsnavn) skal fremgå Utleggsoppstillinger fra ansatte skal dateres og underskrives. Språk: Norsk, svensk, dansk eller engelsk Lønn Mange krav, sjelden et problem Språk: Norsk, svensk, dansk eller engelsk 59

60 Dokumentasjon av uttak og R-disposisjoner Uttak Veldedige og allmennyttige gaver Til eiere, deltakere eller til bruk i egen virksomhet skal være vanlig salgsdokumentasjon + virkelig verdi av uttaket Salg til ledende ansatte skal være vanlig salgsdokumentasjon og er ikke regulert R-messige disposisjoner Diverse bilag etc Årsaken skal vises/fremgå Særskilte krav til korreksjonsbilag, se retting i seksjonen for bokføring 60

61 Dokumentasjon av medgått tid (BFF 5-14) Gjelder tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk Hver eier og ansatt skal dokumentere utførte timer spesifisert pr. dag fordelt på intern tid og på de enkelte kunder eller oppdrag. Bestemmelsene gjelder også i tilfeller hvor det er avtalt fast pris. Omfatter volumbasert vederlag og ikke resultatbasert vederlag (for eks. provisjon og royalty) BFF og GBS 10 gjør en rekke avgrensninger for hvem som omfattes og ikke omfattes 61

62 Dokumentasjon av timebestillinger (BFF 5-15) Gjelder tjenester etter timebestilling Bestilte timer skal dokumenteres. Skal omfatte tidspunkt for utførelsen av tjenesten, kundens navn og så vidt mulig hvem som skal utføre tjenesten. Det skal fremgå hvilke timer som ikke er gjennomført. Erstattes avbestilt time av ny bestilling, skal den nye bestillingen fremgå og tidligere bestilling kan fjernes. For bokføringspliktige som tar imot timebestillinger, gjelder bestemmelsen også for timer som ikke er forhåndsbestilte. 62

63 Forvaltning av aksjer m.v. Utgangspunkt: Hvert kjøp og salg må dokumenteres og bokføres innen ajourholdsfristen Problemstilling i arbeid i BSS: Hvordan skal selskap som har satt bort forvaltningen av aksjer til en kapitalforvalter innrette bokføringen? Slik lov og forskrift er utformet skal hver sluttseddel bokføres i kontospesifikasjonen Kan løses som underspesifikasjon (totaler i hovedbok og spesifisert i annet system el.l. se NBS2 Kontrollsporet) eller som sideordnet spesifikasjon (se NBS 8) Er dette på plass i praksis i dag? Svar: Ikke hos særlig mange Hva må minimum være på plass i dag for at dette skal kunne ansees forsvarlig, ny veiledning i GBS 18 Utkontraktering av porteføljeforvaltning (juni 2016) Den bokføringspliktige må: Ha tilstrekkelig dokumentasjon/oversikter som viser alle kjøp og salg og hva som er kjøpt og solgt, dato for hver transaksjon m.v. og oppbevare dette som primærdokumentasjon Klare å regne ut gevinst og tap per handel for hver periode med pliktig regnskapsrapportering (per år for de fleste), dokumentere dette og bokføre med kontrollspor på en slik måte at det kan etterkontrolleres at all handel er bokført. Tilsvarende for skattemessige gevinster/tap i ligningspapirene (dog ikke krav om bokføring) Kunne dokumentere beholdning i balansen. Alt må være kontrollerbart for revisor og ved bokettersyn; og kunne gjenfinnes og forstås 63

64 Dokumentasjon av kontrollsporet, lønnssystem og kassasystem Krav om at bokførte opplysninger lett skal kunne følges (kontrollsporet). Når sporet ikke er lett å følge for en ekstern kontrollør må sporet dokumenteres og hvordan systemgenererte poster kan etterprøves/kontrolleres, herunder aktuelle faste data og systembeskrivelser Endringer må dokumenteres. Det sentrale er at dokumentasjonen er àjour, ikke at endringen som sådan er dokumentert. Dokumentasjon av kassasystem (BFF 5-3-4) Beskrivelse av oppbygging og funksjoner. Dokumentasjon av lønnssystem (BFF 5-6) Lettfattelig beskrivelse av oppbygging og funksjoner 64

65 Har vi originalbilag i dag? (1 av 2) Forarbeidene omtaler det slik: Original dokumentasjon er utstedt når de dokumenterte opplysningene er bokført hos utsteder, eller kan bokføres av mottaker ved at dokumentasjonen er oversendt/gitt kjøper Dokumentasjonen skal ikke endres etter utstedelse: Salgsdokument kan sendes pr post, e-post, fax, EDI etc, men må foreligge i et format som ikke er direkte redigerbart 65

66 Har vi originalbilag i dag? (2 av 2) Papirdokumentasjon og elektronisk dokumentasjon likestilles under følgende forutsetninger: betryggende sikret (NBS 1) tilgjengelig i lesbar form og kunne skrives ut på papir Begrepet originalbilag kan gjerne brukes men da for å vite hvilken versjon som er den endelige og som dokumenterer bokførte opplysninger hos den bokføringspliktige. Kun problem hvis du har fått flere utgaver/formater av fakturaen/dokumentasjonen; velg hvem du vil oppbevare etter BFL 13. Altså et begrep for å sikre at riktige (endelige) opplysninger bokføres hos kjøper 66

67 Dokumentasjon av balansen loven 11 detaljkrav i forskriften kap. 6 og NBS 5 Alle balansepostene skal være dokumentert, med mindre de er ubetydelige Formålet er å underbygge fullstendighet, realitet, nøyaktighet i årsregnskap og næringsoppgave. Eksterne bekreftelser Opptelling av fysisk beholdning Saldoskjema, saldolister Avstemminger og vurderinger fra den bokføringspliktige, R- fører og revisor. Etc, etc.. etc 67

68 Dokumentasjon av balansen Revisor Reviderer kun vesentlige balanseposter Se til at kunden har dokumentasjon for alt som ikke er ubetydelig Regnskapsfører Dersom utarbeider for kunden: Dokumentere alle ikke ubetydelige balanseposter (> vesentlige) Dersom kunden utarbeider selv: Se til at kunden kjenner til regelverket Den bokføringspliktige Gjør ingenting hvis bruk av regnskapsfører Revisor lager regnskapet noe hos revisor og resten hjemme Eller revisor fixer alt Ved egen utarbeidelse som for regnskapsfører 68

69 BOKFØRING 69

70 Bokføring 70

71 Bokføring 7 i loven og Kapittel 4 i forskriften NBS 6 Bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer Innhold i bokføringsdelen Hva er bokføring og hva skal bokføres Bokføring i regneark og tekstbehandling Hyppighet og ajourhold Retting, språk og valuta 71

72 Hva skal bokføres Hvilke opplysninger skal bokføres/registreres? Alle opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide lovbestemte spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering Lovens minimumskrav er: Beløp Dokumentasjonsdato (normalt bilagsdato) Periode Dokumentasjonshenvisning (normalt bilagsnummeret) Tilordningskoder (kontokoder, kunde- og leverandørkoder, mv.) Andre relevante behandlingskoder ( MVA-koder) 72

73 Bokføring i regneark og tekstbehandling (NBS 6) Bokføringspliktige med færre enn 600 bilag i regnskapsåret kan bokføre i tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer. Anses som manuelle løsninger for bokføring, på lik linje med bokføring på papir. Det er derfor ikke krav om at de bokførte opplysningene holdes elektronisk tilgjengelig i 3,5 år etter regnskapsårets slutt. Kravene til blant annet ajourhold, sporbarhet, oppbevaring og sikring må etterleves. 73

74 Bokføring krav til ajourføring 74

75 Bokføring - ajourhold Rapportering av skattetrekk og arbeidsgiveravgift hver annen måned utløser ikke i seg selv plikt til ajourhold. Men: Dersom den bokføringspliktige har to-månedlige terminoppgaver for merverdiavgift, skal også transaksjoner knyttet til arbeidsgiveravgift og skattetrekk ajourføres hver annen måned. 75

76 Bokføring - Hva betyr å være à jour og når? Når skal man være àjour Innen foretakets pliktige rapporteringer eller Hver 4. måned. Er man underlagt dette kravet skal man være ajour innen 2 mndr etter 4-mndrs fristen, dvs må være ajour Må alle periodiseringer være foretatt eller er det tilstrekkelig at alle transaksjoner er bokført? Tilstrekkelig å knytte ajourholdet til de transaksjoner og periodiseringer som følger av pliktig regnskapsrapportering og av oppgave- og opplysningsplikt. 76

77 Bokføring retting av opplysninger loven 9 Retting deles inn i tre: Utgangspunktet vil uansett være at det har skjedd en feil i bokføringen, som er blitt oppdaget i ettertid, og som det er i alles interesse å få rettet. 1. Sletting av bokført opplysning 2. Endring av bokført opplysning 3. Korreksjon av bokført opplysning 77

78 Bokføring endring, sletting eller korreksjon? Sletting innebærer at opplysningen fjernes fra regnskapssystemet uten å bli erstattet av en annen. Slettingen må fremgå, enten av dokumentasjonen eller av spesifikasjonen. I den grad dokumentasjon blir utarbeidet skal dokumentasjon av slettede opplysninger alltid oppbevares. Endring innebærer at opplysningen rettes direkte uten at endringen fremgår av spesifikasjoner eller dokumentasjon. Korreksjon innebærer at den opprinnelige posteringen reverseres og ny postering gjennomføres. Så langt det er praktisk mulig, bør dokumentasjonen inneholde gjensidig henvisning mellom de to posteringene. hvordan sikre gjensidig referanse for elektroniske bilag? 78

79 Bokføring retting av opplysninger Frist for ajourhold Bøkene stenges, spesifikasjoner lukkes/låses i R-systemet, rapportering gjøres, hvis det er noen rapportering da. FØR Retting kan skje ved endring og sletting ETTER Retting må skje ved korreksjon tid Ved sletting skal slettingen fremgå av dokumentasjon eller spesifikasjon Slike korreksjoner skal skje ved at den opprinnelige posteringen reverseres fullstendig og ny postering gjennomføres 79

80 Bokføring - språk Krav til språk All dokumentasjon som utarbeides av den bokføringspliktige skal foreligge på norsk, svensk, dansk eller engelsk Lovbestemte spesifikasjoner og dokumentasjon av regnskapssystemet skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk Det kan gis dispensasjon fra dette kravet Kontrollmyndighetene kan kreve oversettelse av regnskapsmateriale som ikke er på norsk, svensk, dansk eller engelsk. 80

81 Bokføringsvaluta Bokføring skal som hovedregel skje i NOK Bokføring kan skje i annen valuta dersom foretakets funksjonelle valuta er i denne valutaen Den valuta som den bokføringspliktiges virksomhet i hovedsak er knyttet til (finansiering, hovedinntekter etc) Filialers virksomhet vurderes isolert Funksjonell valuta bestemmes av regnskapsloven og god regnskapsskikk (GRS/IFRS/forenklet IFRS) Benyttede kurser og omregningsmetode må dokumenteres 81

82 Bokføringsvaluta Spesifikasjoner presenteres i den funksjonelle valutaen Betingelser for bruk av annen valuta enn NOK Omregning til norske kroner skal skje minst en gang i året etter offisielle gjennomsnittskurser Beløp som inngår i pliktig rapportering av lønn og mva, skal låses i norske kroner - Spesifikasjon av MVA skal låses i NOK på dokumentasjonsdatoen - Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser skal låses i NOK på utbetalingstidspunktet 82

83 Valuta i bokføring og regnskapsrapportering Les når du trenger det BFL 8 og BFF 4-2 RL 3-4 / GRS IFRS / forenklet IFRS Type Bokføringsvaluta = Regnskapsvaluta Valutaer NOK eller Utdyping m.v. Funksjonell valuta definisjon knyttet til GRS Hvis funksjonell: MVA i NOK Lønn etc i NOK Andre poster med skatteregler i NOK For øvrig omregning til NOK en gang pr år for ligningspapirer Regnskapsvaluta 1) Presentasjonsvaluta 2) 1) R-valuta er NOK eller den funksjonelle 2) P-valuta er NOK, Euro eller R-valutaen Like regler for morselskap og konsern. Kan ha forskjellig valuta i selskaps- og konsernregnskapet. NRS 20 Transaksjoner og regnskap i utenlandsk valuta Funksjonell valuta Presentasjonsvaluta Skal bruke funksjonell valuta, men kan velge annen P-valuta Enhver valuta ved presentasjon Fritt valg av presentasjons-valuta. Må starte med funksjonell valuta i bunn. IAS 21 Forenklet IFRS og full IFRS har like regler 83

84 SPESIFIKASJONER AV PLIKTIG REGNSKAPS- RAPPORTERING 84

85 Spesifikasjoner Loven krever 10 spesifikasjoner: Kontospesifikasjon (hovedbok) Bokføringsspesikasjon (bilags-journal) Kundespesifikasjon (reskontro) Leverandørspesifikasjon (reskontro) Spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet Spesifikasjon av salg til eiere og deltakere i foretak med færre enn 10 eiere eller deltakere Spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte Spesifikasjon av merverdiavgift Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser Spesifikasjon av elimineringer og andre posteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap 85

86 Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering 5 i loven Kapittel 3 i forskriften NBS 8 Sideordnede spesifikasjoner GBS 9 MVA ved innførsel av varer (ved import) Innhold De 10 spesifikasjonene som loven krever Underspesifikasjon Sideordnede spesifikasjoner Lukking av regnskapsperioder 86

87 Hvilke spesifikasjoner kreves? Loven ( 5) gir oversikt over hvilke spesifikasjoner som kreves, forskriften ( 3-1) gir detaljregler om innhold Bokføringsspesifikasjon Kontospesifikasjon Kunde- og leverandørspesifikasjoner Tidligere dagbok, i praksis bilagsjournal, bokføringsjournal, revisjonsjournal e.l. (vanligvis systematisert etter bilagsnr.) Ofte kalt hovedbok (bilag systematisert pr. konto) Ofte kalt reskontro Leverandørens org.nr. må fremgå/registreres (gjelder norske leverandører) Krav til motpartsspesifikasjon, se fordypningsmodulen om dokumentasjon av kontantsalg 87

88 Hvilke spesifikasjoner kreves? Uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet Salg til eiere og deltakere i foretak med færre enn 10 eiere/deltakere Salg og andre ytelser til ledende ansatte Lønnsoppgavepliktige ytelser Merverdiavgift Elimineringer og andre posteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap Uttak og salg av varer og tjenester til eiere, deltakere, egen virksomhet og ledende ansatte skal spesifiseres pr individ (entitet), og i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning Skal spesifiseres pr. periode etter kontoene i regnskapssystemet. Aga pr avgiftsats og kommune. Egne slides følger Viser hva man har gjort i konsernregnskapet. 88

89 Nærmere om kunde- og leverandørspesifikasjoner (reskontro) såkalt motpartsspesifikasjon forskrift 3-1 Skal også omfatte kontante salg og kjøp når: 1. Varen eller tjenesten er beregnet på videresalg eller 2. Som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse eller 3. Kontantvederlaget utgjør mer enn kr inkl. mva. Bokføringspliktige som i hovedsak selger kontant kan spesifisere slike salg til bokføringspliktige kjøpere ved fremleggelse av kopier av salgsdokumentasjon ordnet per kunde. 89

90 Forenklet reskontroføring Hvorfor: Praktisk vanskelig å utarbeide reskontro for virksomheter som bare Ikke unntaksvis krav om har kunde- tilfeldige og leverandørspesifikasjon kjøp/salg eller kredittsalg/kjøp ved unntaksvis kjøp og salg eller tilfeldige salg (BFF 3-1 annet ledd ) Bokføringspliktige som i hovedsak selger kontant kan spesifisere unntaksvise kredittsalg til bokføringspliktige kjøpere ved fremleggelse av kopier av salgsdokumentasjon ordnet per kunde Det er gitt anledning til at tilfeldige salg kan spesifiseres på felles kundekonto med relevante identifikasjonskoder slik at opplysningsplikten kan ivaretas (eksempelvis kundenavn i kommentarfelt). Tilsvarende kan kjøp fra tilfeldige leverandører spesifiseres på felles leverandørkonto med relevante identifikasjonskoder. 90

91 Underspesifikasjoner og sideordnede spesifikasjoner Underspesifikasjoner innebærer at poster kan fremkomme som totaler i en spesifikasjon når transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner fremkommer enkeltvis og oppsummert i en underliggende spesifikasjon, og er kontrollerbare mot totalene. Eksempel er oppsummering av daglige kontantsalg i en egen rapport. Tillates ikke i kunde- og leverandørspesifikasjoner. Se nærmere om dette i NBS 2 Kontrollsporet punkt Sideordnede spesifikasjoner foreligger når èn bokføringspliktig har flere spesifikasjoner av den aktuelle kategori, og summen av de utgjør en fullstendig spesifikasjon etter BFL 5. Eksempler er flere kontospesifikasjoner/hovedbøker eller flere kunde- eller leverandørspesifikasjoner. Konsolidering av spesifikasjoner og sporbarhet som grunnlag for den pliktige regnskapsrapport-eringen, se NBS 8 Sideordnede spesifikasjoner. 91

92 Regnskapsperioder - àjourhold og lukking av spesifikasjonene Spesifikasjonene må kunne utarbeides Betyr at det ikke er krav om fysisk produseres spesifikasjoner i form av papirutskrifter eller rapportfiler (pdf) for elektronisk lagring Det er nok at informasjonen er tilgjengelig i en database for senere utskrift Bokføring i Excel og Word Spesifikasjonene må utarbeides, dateres og underskrives for hver periode Ajourhold som ved bokføring- spesifikasjonene må være àjour For hver periode med pliktig regnskapsrapportering (tenk MVA), Ikke sjeldnere enn hver fjerde måned + 2 mndr for å komme àjour Årlig ved færre enn 600 bilag i året. Lukking/låsing av spesifikasjonene for hver aktuell regnskapsperiode Periodene må lukkes/låses med tilstrekkelig sikkerhet mot endring/sletting av bokførte opplysninger i senere perioder. Alternativt må spesifikasjonene produseres og oppbevares forsvarlig. 92

93 OPPBEVARING OG SIKRING 93

94 Oppbevaring kilder 13 i loven Kapittel 7 og 8 i forskriften NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale NBS 3 Elektronisk tilgjengelighet NBS 6 Bruk av tekstbehandling og regnearkprogrammer GBS 6 Oppbevaringsplikt for ordresedler mv GBS 15 Oppbevaring av pliktig regnskapsrapportering gjennom rapportering til Altinn 94

95 Oppbevaring 1. Hva? 2. Hvor lenge? 3. Hvordan? 4. Hvor? 95

96 Hva og hvor lenge BFL 13 Primærdokumentasjon (5 år) 1. Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning 2. Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, eller bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide 3. Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, kontrollsporet mv og balansen 4. Nummererte brev fra revisor Sekundærdokumentasjon (3,5 år) 5 Avtaler som gjelder virksomheten (unntatt avtaler av mindre betydning) 6 Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon 7 Utgående pakksedler eller tilsvarende som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte 8 Prisoversikter som kreves etter lov og forskrift Flere unntak fra 5 års regelen, dels i BFF kap 8 og dels i andre lover og bestemmelser. Se neste 2 plansjer. 96

97 Hva og hvor lenge 10 år 5 år 3 ½ år Fast eiendom 10 år: Dokumentasjon av kjøp av kapitalvarer omfattet av justeringsreglene i MVA-loven 9-1 (2) pkt. b (BFF 7-3) Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, spesifikasjoner, årsberetning og nummerert brev fra revisor (BFL 13). Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger (primærdokumentasjon) (BFL 13) Sekundærdokumentasjon etter BFL 13 nr 5-8): Avtaler, korrespondanse, utgående pakksedler eller tilsvarende som følger varen, prisoversikter. «Kassaruller» (Z-rapporter) (BFF 5-3-3) 97

98 Hva og hvor lenge 10 år 5 år 3 ½ år Bygg- og anlegg 10 år: Prosjektregnskapet samt tilhørende primær- og sekundærdokumentasjon (BFF 8-1-5) Dokumentasjon av balansen og av regnskapssystemet (BFL 13) Elektronisk tilgjengelighet til bokførte opplysninger (BFL 13) (NBS 3) NB! Er i prinsippet ingen oppbevaringsregel, men tas inn her for oversiktens skyld Utenlandske foretak som driver på norsk sokkel 10 år - BFF ( 8-8-5) Tjenesteytende næringer: Timebestillinger (BFF 7-3) Avvikling av aksjeselskaper - lovene skal endres til 5 år og vi praktiserer det Dokumentasjon av timer ved timebasert avlønning (BFF 7-3). Tjenesteytende næringer: Dokumentasjon av medgått tid/utførte timer (BFF 7-3). 98

99 Hva og hvor lenge 10/15/7 år 10 år Vurder selv Banker +finansieringsforetak 10 år: Kunde- og leverandørspesifikasjoner knyttet til kontoforhold og dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i slike spesifikasjoner. NB! De som importerer varer: Det er mange i denne gruppen. Tolloven krever 10 år for en rekke dokumenter. Vil du ha 5 år for regnskapsmaterialet må disse kopieres og oppbevares separat. Det arbeides med å få endret tollovens krav til 5 år. Er foretaket underlagt annen lovgivning som krever lenger oppbevaringstid? Bokettersyn og straffeforfølgning kan gå 10 år bakover. Endrer ikke 5- årsregelen, men vurder selv hva du vil gjøre. 99

100 Hva og hvor lenge 10/15/7 år 10 år Vurder selv Petroleumsutvinning 15 år Omfatter også sekundærdokumentasjon etter BFL 13. Omfattes foretaket av de amerikanske SOXreglene? Krav om 7 år. Oppgave- og dokumentasjonsplikt for kontrollerte transaksjoner mv etter ligningsloven 4-12? 10 år for internprisdokumentasjonen. Er ikke dokumentasjon av bokførte opplysninger (bilag), men et notat som oppbevares separat. Kreditfradragsdokumentasjon. Kopier og oppbevar separat. Foretakets eget behov. Vurder lenger oppbevaringstid på grunn av foretakets interne kontroll eller den virksomhet som drives og avtalepartene. Denne vurderingen bør involvere ledelsen. 100

101 Sekundærdokumentasjon 101

102 Skillet mellom primær- og sekundærdokumentasjon 1. Primærdokumentasjon skal gjøre det mulig å kontrollere realiteten og nøyaktigheten av regnskapsrapporteringen. Dvs dokumentasjon som er nødvendig for (1) å kunne registrere og bokføre nødvendige opplysninger og (2) at eksterne kontrollører kan kontrollere/forstå hva det er. 2. Sekundærdokumentasjon kan gi tilleggsmuligheter for kontroll av fullstendighet av regnskapsrapporteringen, samt kontroll av riktigheten og korrekt periodisering av bokførte opplysninger Oppsummert Er du i tvil? Trygg løsning er å legge til grunn at det er sekundærdokumentasjon. Er du i tvil om primær, så regn med at det er primærdokumentasjon. 102

103 Hvordan oppbevaringsmedium Fritt valg regnskapsmateriale på papir kreves ikke oppbevart dersom det skannes for elektronisk oppbevaring - men under følgende forutsetninger: Skal opprettholde lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden (loven 13, forskr. 7-1) Skal kunne skrives ut på papir i hele perioden (loven 13, fjerde ledd) Generelle krav til orden og sikring (BFL 13, tredje ledd, BFF 7-2, NBS 1 Sikring) Oppbevares ordnet Betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring Sikkerhetskopi av elektroniske opplysninger Elektronisk dokumentasjon skal utstedes og oppbevares i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere 103

104 Oppbevaring - Hvor skal det oppbevares? Bokføring kan skje hvor som helst i verden. Oppbevaring i Norge er hovedregelen for både papir- og elektronisk dokumentasjon samt annet regnskapsmateriale etter bokføringslovgivningen. Dokumentasjon kan midlertidig ligge i utlandet hvis den føres tilbake til Norge innen 7 mndr etter regnskapsårets utløp (innen 1. august). Papirdokumentasjon skal alltid tilbake til Norge innen fristen Elektronisk regnskapsmateriale - serverens plassering avgjør om du oppbevarer i Norge eller utlandet. Elektronisk regnskapsmateriale er likestilt med papirdokumentasjon 104

105 Oppbevaring - Unntak fra oppbevaring i Norge Sverige, Finland, Danmark og Island Elektronisk regnskapsmateriale kan oppbevares permanent i Norden, dersom man overholder kravene i BFF Krever melding til SKD med et bestemt innhold. Andre land Oppbevaring i andre land krever dispensasjon fra SKD Søknader innvilges i henhold til administrativ praksis: Norge må ha skatteavtale med det aktuelle landet Oppbevaringen i utlandet skjer som ledd i en felles regnskapsløsning innen et konsern Lagringen skjer hos et konsernselskap i utlandet eller under kontroll av et slikt selskap Oppbevaring utenfor Norge krever online tilgang (terminal) i Norge. 105

106 Problemstillinger Oppbevaring i nettsky Hvor er serveren? Profesjonelle tilbydere av servertjenester holder ofte serverplasseringen hemmelig av hensyn til sikkerheten Hva skal SKD med serverplasseringen? Svar: På mange servere ligger det rådata som er uleselige uten den riktige programvaren. 106

107 PLIKTIG REGNSKAPS- RAPPORTERING 107

108 Pliktig regnskapsrapportering 3 i loven Kapittel 2 i forskriften GBS

109 Pliktig regnskapsrapportering Bokføringsloven regulerer regnskapsrapportering etter 5 lover: Regnskapsloven (dvs ikke delårsrapportering Merverdiavgiftsloven Ligningsloven Skattebetalingsloven Folketrygdloven That s it! Formål og grunnleggende bokføringsprinsipper Pliktig regnskapsrapportering Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering ( Lovbestemte spesifikasjoner) Bokføring Dokumentasjon av bokførte opplysninger Regnskaps - systemet 109

110 Pliktig regnskapsrapportering - eksempler Årsregnskapet og de opplysninger i årsberetningen som vedrører årsregnskapet Terminoppgaver og årsoppgave over merverdiavgift og avgiftsgrunnlaget Selvangivelse og næringsoppgave med vedlegg Lønns- og trekkoppgaver Årsoppgave over arbeidsgiveravgift følgeskriv til lønns- og trekkoppgavene Terminoppgaver for skattetrekk og arbeidsgiveravgift Kontrolloppstilling over bokførte og innberettede lønns- og trekkbeløp 110

111 Pliktig regnskapsrapportering Hva omfattes ikke av bokføringsloven Intern regnskapsrapportering Kortperiodisk rapportering, avdelingsregnskap, prosjektregnskap mv Daglig leders rapporteringsplikt etter asl/asal Rapportering etter Finanstilsynsloven (som ikke også følger av regnskapsloven). Delårsrapportering for børsnoterte foretak 111

112 GBS 15 Oppbevaring av pliktig regnskapsrapportering i Altinn Oppbevaringskravet for årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning er ikke oppfylt ved rapportering gjennom Altinn. Må sørge for egen oppbevaring 112

113 NÆRINGER OG BRANSJER REGULERT I BFF KAP 8 113

114 Næringer og bransjer regulert i BFF kap 8 Delkap. 8-1 Delkap. 8-2 Delkap. 8-3 Delkap. 8-5 Delkap. 8-6 Delkap. 8-7 Delkap. 8-8 Delkap. 8-9 Delkap Delkap Delkap Delkap Delkap Bygge- og anleggsvirksomhet Taxinæring Frisørvirksomhet og skjønnhetspleie Serveringssteder Hoteller mv Stats- og bygdeallmenninger Utenlandske foretak som driver virksomhet på norsk sokkel, unntatt petroleumsutvinning og rørledningstransport, eller foretak som driver midlertidig virksomhet på land Petroleumsutvinning og rørledningstransport Videreforhandlere av brukte varer, kunstverk, samleobjekter eller antikviteter Bokføringspliktige veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner Bilverksteder og bilpleie Finansvirksomhet Forsikringsselskaper og pensjonsforetak

115 MER OM BYGG OG ANLEGG 115

116 Originale timelister på papir i bygg- og anleggsvirksomhet kan scannes for elektronisk oppbevaring Utgangspunkt: BFF krever at originale timelister på papir skal oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt Bakgrunn for endring: Behov for klargjøring av hvorvidt scannede timelister kan fungere som original dokumentasjon og om det er nødvendig å oppbevare opprinnelige timelister i tillegg til timelister som er overført til andre media for oppbevaring i 10 år Under følgende forutsetninger er det ikke nødvendig å oppbevare opprinnelige timelister: Den bokføringspliktige har revisjonsplikt Det ikke er tatt forbehold i revisjonsberetning for foregående år om registrering og dokumentasjon Det ikke er tatt forbehold i revisjonsberetning for foregående år om at regnskapet ikke bør fastsettes slik det foreligger Den bokføringspliktige har ikke mottatt bokføringspålegg Kilde: Delrapport II punkt

117 Utstedelse av salgsdokument i bygg og anlegg kan følge bransjespesifikke frister Utgangspunkt: Salgsdokument skal utstedes snarest mulig og senest én måned etter levering (BFF 5-2-2) Bakgrunn for endring: Tvil om på hvilket tidspunkt salgsdokumentet skal utstedes for prosjekter i bygg- og anleggsbransjen, spesielt i tilknytning til større kontrakter Nytt: Bygge- og anleggsarbeider og løpende levering av varer og tjenester BFF 8-1-2a: Salgsdokumentet skal utstedes i samsvar med bygge- og anleggsarbeidets fremdrift, senest innen en måned etter utløpet av den ordinære avgiftsterminen. Tilbakeholdt beløp (innestående) kan likevel tas med i det salgsdokumentet som utstedes i forbindelse med avslutning av bygge- og anleggsarbeidet. Ved bygge- og anleggskontrakter hvor det ikke mottas delbetalinger, kan salgsdokument utstedes senest en måned etter at arbeidet er fullført. BFF 5-2-4: Løpende leveranser av tjenester skal faktureres senest innen 1 måned etter utløpet av alminnelig oppgavetermin (gjelder også varer som leveres sammen med tjenestene). Ved anbudsarbeider og lignende kan avtalte betalingsplaner legges til grunn for faktureringen med mindre de avviker vesentlig fra den reelle fremdriften i perioden Kilde: Delrapport III punkt 8 117

118 Prosjektkode skal fremgå i spesifikasjoner og prosjektregnskap i bygg- og anlegg Bakgrunn for endring: Bokføringsforskriften 3-1 første ledd nr 1 krever at tilordningskoder skal fremgå av bokføringsspesifiksasjonen. Det har derfor vært lagt til grunn at prosjektkoder som identifiserer hvilket prosjekt bokføringen angår skal fremgå av hver enkelt post i bokføringsspesifiksasjonen. Tidligere bestemmelser har ikke hatt noe krav til dette og derfor er dette foreslått endret. Nytt: Prosjektkode skal fremgå av prosjektregnskapet BFF 8-1-4: Prosjektkode skal fremgå av prosjektregnskapet Prosjektkode skal også fremgå for aktuelle posteringer i bokførings- og kontospesifikasjon Kilde: Delrapport II punkt

119 SANKSJONER OG STRAFF 119

120 Bokføringspålegg og betinget tvangsmulkt Bokføringspålegg og tvangsmulkt kan omfatte alle bokføringsbrudd, både formalfeil og materielle feil, dog ikke mindre formalfeil. Rettledning fra Skattedirektoratet melding nr. 10/08 Mulkten, normalt 1R (rettsgebyr), maks 10R pr dag og maks 1 mill. Kan inndrives både hos selskapet og hos medlemmene av styret, som er solidarisk ansvarlige. Bokføringspålegg og vedtak om tvangsmulkt rettes til styret og sendes hvert medlem. Styreleder må bekrefte at pålegget er utbedret 120

121 Endringer i straffeloven / BFL 15 Gammel lov Ny lov Den som forsettlig eller uaktsomt vesentlig overtrer denne lov eller forskrift gitt i medhold av loven, straffes med bøter eller fengsel inntil tre år. Foreligger det særlig skjerpende omstendigheter, kan fengsel inntil seks år idømmes. Medvirkning straffes på samme måte. Den som for øvrig forsettlig eller uaktsomt overtrer denne lov eller forskrift gitt i medhold av loven, straffes med bøter eller fengsel inntil tre måneder. Medvirkning straffes på samme måte. Har den som dømmes etter første ledd tidligere vært straffet for tilsvarende forhold, kan straffen forhøyes med inntil det halve. Har den som dømmes etter annet ledd tidligere vært straffet for tilsvarende forhold, kan straffen forhøyes til fengsel inntil seks måneder. Foreldelsesfristen for straffbare forhold som omfattes av første ledd, løper ikke under konkurs- og gjeldsforhandling etter loven. Fristen kan likevel ikke forlenges med mer enn 5 år etter denne bestemmelsen. Den som betydelig overtrer bestemmelser om bokføring eller regnskap, straffes etter straffeloven 392 til Regnskapsovertredelse Med bot eller fengsel inntil 2 år straffes den som overtrer bestemmelser om bokføring og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, årsregnskap, årsberetning eller regnskapsoppbevaring som er fastsatt i lov eller forskrift i medhold av lov Grov regnskapsovertredelse Grov regnskapsovertredelse straffes med fengsel inntil 6 år. Ved avgjørelsen av om regnskapsovertredelsen er grov skal det særlig legges vekt på om a) det er brukt uriktig eller villedende informasjon eller et uriktig dokument, b) den er begått over lang tid, c) den er begått av noen ved brudd på den særlige tillit som følger med hans stilling eller virksomhet, d) den har gitt betydelig økonomisk fordel, e) det forelå risiko for betydelig skade av økonomisk eller annen art, eller f) den har gjort det vanskelig å kontrollere virksomheten Uaktsom regnskapsovertredelse Uaktsom regnskapsovertredelse straffes med bot eller fengsel inntil 1 år. 121

122 Underregnskap

123 Underregnskap - hva er det? Eksempler på type underregnskap 1. Prosjektregnskaper 2. Brenselsregnskaper 3. Rehabiliteringsprosjekter Ulike underregnskaper kan ha ulike formål Krav fra aktører i forbindelse med mottatt tilskudd «Løfte ut» enkelte elementer fra regnskapet Vise mer detaljert oversikt over hvilke type kostnader som er påløpt 123

124 Prosjektregnskap For boligselskaper kan prosjektregnskap være aktuelt ved tilskudd fra Energifondet i forbindelse med klima- og energitiltak (Enova) Bokføringsforskriften til omhandler krav til prosjektregnskap Gjelder bygg- og anleggsvirksomhet Skal vise hvilke kostnader som er direkte knyttet opp mot prosjektet Kontrollspor må ivaretas Et prosjektregnskap viser også inntekter for prosjektet Prosjektets oppstarts- og avslutningsdato skal fremkomme 124

125 Brenselsregnskap Utgjør ofte en vesentlig balansepost i regnskapet Utfordring i praksis: tilstrekkelig dokumentasjon ihht krav i bokføringsloven...skal foreligge dokumentasjon av alle balanseposter med mindre de er ubetydelige (bkfl 11) Hvordan ville du som regnskapsfører dokumentert denne posten? 125

126 Rehabiliteringsprosjekter Regnskapsmessig behandling av et rehabiliteringsprosjekt er avhengig av type arbeid som gjøres En måte å sikre god oversikt over dette på, er å sette opp en type prosjektregnskap/underregnskap hvor man fordeler kostnadene på type arbeid Spesielt gunstig dersom et rehabiliteringsprosjekt medfører både kostnadsføring og aktivering, slik at splitten man velger å gjøre kan dokumenteres på en god måte Dokumentasjon ved en splitt må i tillegg inkludere en vurdering fra prosjektleder eller andre med tilsvarende innsikt i prosjektet 126

127 Rehabilitering Vedlikehold (SKTL 6-11) eller påkostning (SKTL 14-40)? Praksis på skatteområdet har vært lagt til grunn også på regnskapsområdet. Vedlikehold regnskapsmessig praksis: Arbeider som utføres for å bringe formuesgjenstanden tilbake i den stand den tidligere har vært i, enten som ny eller på et senere tidspunkt Påkostning regnskapsmessig praksis: Arbeider som fører formuesgjenstanden til en bedre stand enn den tidligere har vært i, selv om arbeidet ikke medfører noen verdiøkning på formuesgjenstanden 127

128 Eksempler - påkostning Hvert rehabiliteringsprosjekt må vurderes for seg, men erfaring tilsier at prosjekter som normalt balanseføres som påkostning er: Bygg av nye balkonger Innglassing av eksisterende balkonger Fasadeendring ved overgang fra panel til teglstein Rene påbygg på eiendommen 128

129 Eksempler - vedlikehold Hvert rehabiliteringsprosjekt må vurderes for seg, men erfaring tilsier at prosjekter som normalt kostnadsføres som vedlikehold er: Våtromsrehabilitering Maling av fasade/bytte av panel eller plater på fasade Forsterkning/puss av grunnmur/fundament Vedlikehold av uteareal Skifte av isolasjon i vegg og tak Bytte av heis 129

130 Andeler i boligselskaper

131 Andeler Flere boligselskaper eier andeler i andre selskaper, hvor de underliggende selskaper kan være driftssameier/tingsrettslige sameier (eks garasjelag, vaktmestersentraler eller lignende) Slike underliggende selskaper er å anse som felleskontrollerte virksomheter (FKV) eller tilknyttede selskaper (TS), og regnskapsmessig behandling av disse fremgår av regnskapsloven 5 17 og 5-18 Regnskapsloven angir tre ulike måter å innregne eierandeler på: Bruttometoden (kun tillatt for felleskontrollerte virksomheter) Kostmetoden (FKV + TS) Egenkapitalmetoden (FKV + TS) 131

132 Ulike eierposisjoner Felleskontrollert virksomhet/joint venture: når to eller flere selskaper har felles kontroll over virksomheten Foreligger en samarbeidsavtale mellom eierselskapene Tilknyttet selskap: som eier har man betydelig innflytelse, men ikke (felles) kontroll Over 20 % (stemmeberettiget) eierandel 132

133 Ulike innregningsmetoder Kostmetoden: Investeringen bokføres til kostpris. Nedskrivning må vurderes Bruttometoden: Tar inn andel inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld Egenkapitalmetoden: tar inn andel av resultatet og andel av egenkapitalen Praksis på området for boligselskaper er gjerne at man benytter bruttometoden eller egenkapitalmetoden 133

134 Noteopplysninger

135 Noteopplysninger Gjeldende regelverk for borettslag og boligsameier Formålet med noteopplysninger Aktuelle noteopplysninger for borettslag og boligsameier Utarbeidelse av noteinformasjon diskusjonscase og utvalgte områder 135

136 Gjeldende regelverk for borettslag og boligsameier Hvilke regelverk er aktuelle når det kommer til noteopplysninger for borettslag og boligsameier? Regnskapsloven Eierseksjonsloven Forskrift om årsregnskap og årsberetning for borettslag 136

137 Gjeldende regelverk for borettslag og boligsameier Lov om årsregnskap m.v (Regnskapsloven) RL 1-2.8: Regnskapspliktige etter denne loven er boligbyggelag, borettslag og eierseksjonssameier som nevnt i eierseksjonsloven 44 annet ledd. Lov om eierseksjoner (eierseksjonsloven) ESL 44.2: I sameier med 21 eller flere seksjoner skal styret sørge for at det blir ført regnskap og utarbeidet årsregnskap og årsberetning i samsvar med bestemmelsene gitt i eller i medhold av regnskapsloven. Det samme gjelder sameier med ni eller flere seksjoner der mindre enn tre fjerdedeler av seksjonene er boligseksjoner. 137

138 Gjeldende regelverk for borettslag og boligsameier forts. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for borettslag Forskriftens 1: Forskriften gjelder for sammenslutning organisert som borettslag etter lov 6. juni 2003 nr 39. Bestemmelsene i denne forskrift gjelder i tillegg til lov om årsregnskap mv (regnskapsloven) ved utarbeidelse av årsregnskap og årsberetning i borettslag dersom ikke annet er fastsatt i forskriften her. 138

139 Formålet med noteopplysninger Noteopplysninger er tilleggsopplysninger til årsregnskapet som skal bidra til at brukerne får en bedre forståelse av de ulike delene av årsregnskapet. Tilleggsopplysninger skal gis dersom de er nødvendige for å bedømme selskapets stilling og resultat, og som ikke fremgår av årsregnskapet for øvrig (regnskapsloven 7.1) 139

140 Formålet med noteopplysninger forts. Hvem er brukerne av årsregnskapet til et boligselskap? Dagens beboere? Potensielle fremtidige beboere? Andre? Hvilken informasjon er brukerne mest opptatt av? Innkrevde felleskostnader? Kostnader? Gjeld? Eiendeler? 140

141 Aktuelle noteopplysninger for borettslag og boligsameier Regnskapsloven kapittel 7 Små foretak kan gi opplysninger i tråd med regnskapsloven 7-35 til 7-45 Forskrift om årsregnskap og årsberetning for borettslag 5 141

142 Aktuelle noteopplysninger for borettslag og boligsameier Notekrav ihht Regnskapsloven Kommentar 7-35: Regnskapsprinsipper Må tilpasses det enkelte selskap 7-36: Konsern, tilknyttede selskaper mv 7-37: Virkelig verdi av finansielle instrumenter Kan være aktuelt ved eierandeler i andre selskaper Sjelden aktuell for boligselskaper 7-38a: Finansielle derivater Sjelden aktuell for boligselskaper 7-38: Spesifisering av resultatregnskapet Særskilt krav om spesifisering av lønnskostnader 7-39: Anleggsmidler Bygg, driftsmidler 7-40: Fordringer, gjeld, garantiforpliktelser Forfallsstruktur på fordringer og gjeld, og opplysninger om garantiforpliktelser som ikke er regnskapsført 142

143 Aktuelle noteopplysninger for borettslag og boligsameier forts Notekrav ihht Regnskapsloven 7-41: Ekstraordinære inntekter og kostnader Kommentar Sjelden aktuell for boligselskaper 7-42: Antall aksjer, aksjeeiere mv Kun aktuell for boligaksjeselskap 7-43: Antall ansatte Ofte inkludert i samme note som 7-38 (spesifikasjon av lønnskostnader) 7-43a: Obligatorisk tjenestepensjon Skal positivt bekreftes at selskapet har en ordning som tilfredsstiller kravene dersom aktuelt 7-44 Ytelser til ledende personer Inkluderer ytelser til styremedlemmer 7-45 Lån og sikkerhetsstillelse til ledende personer, aksjeeiere mv Sjelden aktuell for boligselskaper 143

144 Aktuelle noteopplysninger for borettslag Notekrav ihht Forskrift om årsregnskap og årsberetning for borettslag Kommentar Disponible midler Ikke krav dersom spesifisert i egen regnskapsoppstilling Honorar til forretningsfører Ikke krav dersom dette er spesifisert på egen linje i resultatregnskapet Aksjer og andeler Dersom BRL eier over 10 %, eller dersom investeringen utgjør mer enn 50 % av BRLs egenkapital Øremerkede bankinnskudd Ikke krav dersom spesifisert i balansen Leie av anleggsmidler Dersom leieavtalen er av vesentlig betydning for driften til BRL 144

145 Aktuelle noteopplysninger for borettslag forts. Notekrav ihht Forskrift om årsregnskap og årsberetning for borettslag Kommentar Vedlikehold og påkostning Spesifikasjon. Eventuell vedlikeholdsavsetning skal spesifiseres særskilt Varige driftsmidler Anskaffelseskostnad og anskaffelsesår Anleggsmidler Ses i sammenheng med RL 7-39 spesifikasjon pr anleggsmiddel eller pr gruppe anleggsmiddel Langsiktig gjeld Lånebetingelser, nedbetalingsplan og IN-ordning Negativ egenkapital Krever omtale knyttet til virkelig verdi 145

146 Utarbeidelse av noteinfomasjon ABC Borettslag er et veldrevet borettslag med aktive og engasjerte personer i styret. Styret avholder månedlige styremøter, og en gang i halvåret avsluttes styremøtene med en bedre middag på byen. Borettslaget betaler middagene. Styremøtet hvor regnskapet signeres avholdes på Color Fantasy, i forbindelse med en helgetur til Kiel. I tillegg til styremedlemmene deltok også deres respektive ektefeller/samboere. Borettslaget betaler turen for alle sammen. Du skal utarbeide notene for borettslaget. Vil ovennevnte informasjon ha effekt for notene, og hvorfor? 146

147 Utarbeidelse av noteinfomasjon Ola Nordmann er styreleder i ABC Borettslag Ola har bodd i borettslaget i 50 år, og er i dag pensjonist. Ola jobbet tidligere som håndverker. Ola er genuint glad i borettslaget sitt, og ønsker at det til enhver tid skal se pent og velstelt ut. Han påtar seg derfor mindre vedlikeholdsoppdrag for borettslaget etter avtale med styret. For dette får Ola betalt pr time. Timesatsen bestemmes av styret. Du skal utarbeide notene for borettslaget. Vil ovennevnte informasjon ha effekt for notene, og hvorfor? 147

148 Utarbeidelse av noteinfomasjon Selv om Ola er en driftig type, finnes det begrensninger for hva han kan gjøre alene. ABC Borettslag har for inneværende år gjennomført et større rehabiliteringsprosjekt knyttet til balkonger, der man har pusset opp nåværende balkonger, samt innglassert disse. Ola har fungert som leder i rehabiliteringskomiteen, og fått betalt for dette. Du skal utarbeide årsregnskap med noter. Som regnskapsfører kjenner du godt til regelverket knyttet til aktivering og kostnadsføring. Du kjenner imidlertid ikke så godt til detaljene i prosjektet. Hvordan forholder du deg til denne situasjonen Er det noen andre opplysninger i informasjonen over som kan ha effekt på notene, og hvorfor? 148

149 Analyse og finansielle vurderinger Bruk av nøkkeltall på en enkel måte

150 Agenda Hvordan lese et regnskap? Nøkkeltall Lønnsomhet Likviditet Finansiering Holder det med finansielle nøkkeltall? Kort om balansert målstyring Benchmarking Hvilke KPI er skal en bruke Viktig å huske 150

151 Hvordan lese et regnskap? Se på utvikling over tid: -Omsetning -Resultat (EBITDA, driftsresultat, resultat før skatt) -Likviditet -Egenkapital Består regnskapet av mange vurderingsposter hvilke prinsipp ligger til grunn for disse vurderingene? Har banken stilt spesielle betingelser for å gi kreditt Foreligger det covenants fra banker 151

152 Viktige forhold med selskapet står gjerne ikke i årsregnskapet Hvordan er markedet? Hvor moden er bransjen? Hvordan er kompetansen til ledelsen og hvilke prioriteringer gjør ledelsen? Står bedriften fremfor generasjonsskifte / skifte i daglig ledelse / styreleder m.v.? Hva står i notene? Hva står i revisjonsberetningen? Er bedriften avhengig av noen få kunder eller leverandører? HUSK: Ofte slik at et godt regnskap er bedre enn det tallene viser, og omvendt for et dårlig regnskap 152

153 Selskapet virksomhet og strategi 153

154 Nøkkeltall 154

155 Nøkkeltall Formålet med nøkkeltallsanalyse er å si noen om bedriftens økonomiske stilling og utvikling. Spørsmål vi kan stille oss: Hvordan har bedriften utviklet seg økonomisk? Hvilken risiko er det for at bedriften må innstille? Hvordan har likviditeten utviklet seg? Hva er bedriftens sterke og svake sider? Hva kreves for at bedriften skal være kredittverdig? Deler gjerne nøkkeltall inn i tre hovedtyper: Lønnsomhet Likviditet Finansiering (soliditet) Viktig:En må trekke ut uvanlige poster ut fra analysen. Eksempelvis bør vi trekke ut vesentlige gevinster eller tap ved salg av driftsmidler for å unngå feil konklusjoner. 155

156 Lønnsomhet-bedriftens evne til å tjene penger! Disse nøkkeltallene gir en grov analyse. Hvis det er store endringer i marginene kan det skyldes mange faktorer på inntekts- eller kostnadssiden, og vi må dermed foreta en dypere analyse 156

157 Rentabilitet og omløpshastighet Rentabiliteter avkastning på investert kapital det vil si bedriftens evne til å skape inntjening ved å bruke de eiendeler den disponerer Kapitalens omløpshastighet vil si hvor store inntekter vi har per krone som er bundet i bedriften. 157

158 Arbeidskapital og likviditetsgrad Arbeidskapital: Omløpsmidler Kortsiktig gjeld -Mål på hvor mye kapital som er bundet i selskapets drift -Det er mer interessant å se på arbeidskapitalen relative størrelse, for eksempel i prosent av driftsinntektene Likviditetsgrad er evnen til å betale regninger 158

159 Finansiering og soliditet Sentralt nøkkeltall når man ser på virksomhetens soliditet -evne til å tåle tap En vanlig tommelfingerregel er at egenkapitalandelen bør ligge på ca. 1/3 av totalkapitalen, gjerne mer. Gjeldsgrad 3-1 er meget bra. Grensene varierer etter bransje, men høy og stigende trend viser svekket soliditet. 159

160 Holder det med finansielle nøkkeltall? 160

161 Utfordring at eksterne krav til informasjon ofte styrer intern rapportering Informasjonen er ikke tilpasset ledelsens behov, og gir derfor ikke et tilstrekkelig grunnlag for interne avgjørelser Rapporter gir i hovedsak informasjon om finansielle størrelser og i liten grad om bedriftens kritiske suksessfaktorer og operasjonelle drift Husk ofte er ikke de viktigste verdiene til selskapet med i regnskapet Raskere endringer i markedet og hardere konkurranse gjør at økonomistyring er kritisk for overleve. o Mulighet til å reagere proaktivt før situasjonen blir kritisk. 161

162 Må kombinere nøkkeltall fra regnskapet med «ikke finansielle nøkkeltall» Formålet med dette er at en skal kunne lage arbeidsmål som understøtter selskapet sin visjon og strategi. Disse målene må være SMART: S Specific M Measurable A Achievable R relevant T Time-bound Eksempel på verktøy som er utviklet Balansert målstyring Benchmarking 162

163 Balansert målstyring 163

164 Eksempel på kritiske prestasjonsindikatorer Eiermål(finansielle måltall) Vekst i omsetning Bruttofortjeneste Dekningsbidrag Rentabilitet Soliditet Egenkapitaldekning Kredittid leverandør Likviditet. Arbeidskapital Kundemål Antall reklamasjoner per mnd Markedsandel Leveringstid Kredittid kunder Leveringspresisjon Antall kundebesøk Misligholdte betalingsbetingelser Tap på krav Måltall interne prosesser Behandlingstid Feilprosent Omkostninger per kontrakt Automatiseringsgrad Omløpshastighet lager Måltall utvikling / læring Utviklingsomkostninger Andel salg nye produkt Utdanningsnivå medarbeidere 164

165 Balansert målstyring Viktig ved bruk av balansert målstyring Ikke for mange måltall (3 til 5 per perspektiv) Må være sammenheng mellom måltall og kritiske suksessfaktorer Ledelse og styre må delta i prosessen når måltall skal utformes Kommuniser målesystemet til de ansatte Fordeler ved balansert målstyring God måte å informere medarbeidere på Ledelsen og styre får felles fokus og prioriteringer Knytter sammen strategi og økonomistyring Pedagogisk 165

166 Benchmarking Hva er benchmarking? Sammenligne egen bedrift med andre bedrifter Hvorfor bruke det i økonomistyring? Verdifull metode for å kunne lære av andre sammenligne mellom avdelinger i et selskap sammenligne mot konkurrenter eller aktører i andre bransjer sammenlign alltid mot de beste - Hva gjør de som ikke vi gjør? 166

167 Key Performance indicator En KPI indikerer hvorvidt en har oppnådd, eller er på vei til å oppnå målet. Siden KPI'eri stor grad kan styre adferd, er det viktig at KPI'ene støtter opp under de målene man har satt. Om KPI'ene ikke støtter opp under målene, risikerer man at KPI'ene fremfor å bidra måloppnåelse, isteden stjeler fokus, og i verste fall fører til tiltak som drar virksomheten i gal retning. 167