Kvalitet innen spesialundervisning/ PPT

Transkript

1 Forvaltningsrevisjon Kvalitet innen spesialundervisning/ PPT Rapport Mai 2013

2 FORORD Forvaltningsrevisjon er en pålagt oppgave i henhold til kommunelovens 77 nr 4. Formålet med forvaltningsrevisjon er å utføre systematiske undersøkelser av den kommunale tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse og økonomiske forvaltning, herunder se etter muligheter til forbedringer, eventuelt påpeke svakheter og mangler. Bodø bystyre vedtok i sak 12/132 ny plan for forvaltningsrevisjon der kvalitet innen spesialundervisning/pedagogisk psykologisk tjeneste var prioritert på tredjeplass. Denne rapporten oppsummerer resultatene fra undersøkelsen. Ansvarlig for gjennomføring av undersøkelsen har vært Svein Erik Moholt. Bodø, den 13. mai Svein Erik Moholt ansvarlig forvaltningsrevisor Salten kommunerevisjon IKS 2

3 INNHOLD 0. SAMMENDRAG INNLEDNING FORMÅL, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSNINGER Formål Problemstillinger Avgrensninger Definisjoner METODE OG GJENNOMFØRING REVISJONSKRITERIER FAKTA OG VURDERINGER Er saksgangen i spesialundervisning organisert i tråd med regelverk og anbefalinger og overholdes frister? Har dokumentene i prosessen den kvaliteten de skal ha i forhold til krav om innhold? REVISJONSKRITERIER FAKTA VURDERING Har de antatte fordelene med ny organisasjonsmodell i forhold til tettere samarbeid og bedre koordinering mellom PPT og skolene blitt en realitet? REVISJONSKRITERIER FAKTA VURDERING KONKLUSJON OG ANBEFALINGER RÅDMANNENS KOMMENTAR REFERANSER Vedlegg 1: Rådmannens kommentar Salten kommunerevisjon IKS 3

4 0. SAMMENDRAG Salten kommunerevisjon IKS har i denne undersøkelsen sett nærmere på organiseringen av arbeidet med spesialundervisning i skolene og pedagogisk psykologisk tjeneste i Bodø kommune. Formålet har vært å belyse om de ulike steg i arbeidsprosessen inneholder påkrevde momenter og foregår i henhold til lov og regelverk. I undersøkelsen ligger følgende problemstillinger til grunn: 1. Er saksgangen i spesialundervisningen organisert i tråd med regelverk og anbefalinger og overholdes frister? 2. Har dokumentene i prosessen den kvaliteten de skal i forhold til krav om innhold? 3. Har de antatte fordelene med ny organisasjonsmodell i forhold til tettere samarbeid og bedre koordinering mellom PPT og skolene blitt en realitet? Innsamlingen av data baserer seg på intervju med rektorer og pp- rådgivere samt skolesjef og fagleder PPT. Videre er det sett på dokumenter og foretatt en gjennomgang av elevmapper ved 5 skoler. Undersøkelsen er avgrenset til å se på de formelle sidene ved saksbehandlingen av spesialundervisning og ikke faglig innhold. I rapporten viser vi til at innhenting av samtykke til å gjennomføre sakkyndig vurdering ivaretas gjennom at foreldre signerer på tilmeldingsskjemaet. Når det gjelder de sakkyndige vurderingene, inneholder disse de påkrevde elementene i forhold til utredning og tilrådning. Det er i denne rapporten vist til at sakkyndigvurderinger som gjerne er mellom ett til tre år og opp til 4 år gammel, har lagt til grunn for vedtak om spesialundervisning. Dette er etter revisjonens oppfatning ikke tilfredsstillende vurdert ut fra hovedregelen om at dette skal gjøres årlig. Når det gjelder praksisen i tjenesten i forhold til å fatte enkeltvedtak om spesialundervisning, er det avdekket store og alvorlige avvik. Ved flere skoler har det vært svikt i forhold til å fatte vedtak. Dette ser dels ut til å være rettet opp gjennom at nye skoleledere er kommet på plass. Ved en av skolene er det slik revisjonen oppfatter det en alvorlig svikt ved at rektor ikke følger opp elevenes rett til vedtak. Det har over noe tid ikke vært gjort vedtak verken i forhold til nye elever med sakkyndig vurdering, eller i forhold til rullerende vedtak. For en del elever ser det ut til at formell saksbehandling og oppfølging etter sakkyndig vurdering, er helt fraværende. Dette medfører at elevens og pårørendes rettssikkerhet ikke ivaretas, og at de ikke får det tilbud de har krav på. Slik revisjonen oppfatter det er det grunn til å tro at det ved enkelte skoler har vært en svikt i forhold til å fatte avslagsvedtak der det ikke har vært grunnlag for å innvilge Salten kommunerevisjon IKS 4

5 spesialundervisning. Undervisningssjef kommenterer til dette at han vet om skoler som praktiserer avslagsvedtak. Som en konsekvens av avvikene i forhold til vedtak, har det også i en del tilfeller oppstått problemer i forhold til praksisen med individuelle opplæringsplaner (IOP). Disse har dels ikke blitt laget, eller de er blitt laget på tross av manglende vedtak. Dette er ikke tillatt. Det har også slik revisjonen oppfatter det, vært en praksis hvor det tar lang tid før IOP ene er klar. Det er revisjonens oppfatning at halvårsrapporter i stor grad lages, og at de følger kommunens mal. Det er likevel vår oppfatning at det er en svakhet ved halvårsrapportene at de ikke uttrykkelig vurderer videre behov for spesialundervisning. I forhold til saksbehandlingstid, viser materialet i denne rapporten at når det gjelder total saksbehandlingstid så ligger den på mellom måneder. Etter revisjonens oppfatning viser dette at saksbehandling om spesialundervisning i Bodø tar for lang tid. Fra de rektorene og delvis også pp- rådgiverne revisjonen har snakket med, har det vært uttrykt stor grad av tilfredshet med dagens modell for organisering av pp- tjenesten. Tilbakemeldingene er at nærheten i dagens modell, gir bedre kjennskap til den enkelte elev og den aktuelle situasjonen ved skolen, og at det bidrar til økt kvalitet i arbeidet med spesialundervisning. I dette ligger også faren for at arbeidsdelingen og skillet mellom pp- tjenesten og skolen viskes ut eller glir over i hverandre. Det går frem at pp- rådgivere er involvert i arbeidet med enkeltelever før de er tilmeldt. Dette er ikke tillatt. Det er også fremkommet informasjoner om at enkelte rektorer forventer å godkjenne sakkyndigvurderinger før de sendes til fagleder for PPT. Dette er ikke akseptabelt og er et brudd på forutsetningen om pptjenestens faglige uavhengighet. Etter revisjonens oppfatning må kommunen sies å ha en pp- tjeneste, men det er vårt inntrykk at dens selvstendige rolle og tydelighet som egen tjeneste, er truet. Den desentraliserte modellen må også sies å være sårbar i forhold til at det har vært varierende når det gjelder hvor godt de regionale skolenettverkene har fungert. Revisjonens anbefaling er på dette grunnlag følgende: Kommunen bør gjennomgå sine rutiner for internkontroll i forhold til å avdekke svikt i tjenesten. Spesielt fokus bør rettes mot kommunens praksis i forhold til vedtak om spesialundervisning. Det ser ut til å være behov for å innskjerpe grensegangen mellom skole og PPT, og hvilken rolle PPT har. Salten kommunerevisjon IKS 5

6 1. INNLEDNING I opplæringsloven for grunnskolen og videregående opplæring er det formulert som del av formålet at opplæringen skal tilpasses evnene og forutsetningene til den enkelte elev. For noen elever vil likevel ikke en tilpasning innenfor rammen av vanlig undervisning være nok til at de får et tilfredsstillende utbytte av det ordinære opplæringstilbudet. Da aktualiseres behovet for spesialundervisning. Slike behov kan avdekkes allerede mens barnet går i barnehagen, og barnet kan da ha rett til det som kalles spesialpedagogisk hjelp. I tillegg til opplæringsloven er det laget en Veileder til opplæringsloven om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning. I denne veilederen fremgår det i detalj hvordan arbeidet på dette området skal utføres, og hvilken prosess/saksgang som skal gjennomføres i forbindelse med spesialundervisning. I veilederen sies det at: Prosessen fra læreren, foreldrene eller eleven selv får mistanke om at eleven ikke får tilfredsstillende utbytte av den ordinære opplæringen til det foretas sakkyndig vurdering, enkeltvedtak fattes, IOP utarbeides og til eleven mottar spesialundervisning, er krevende. Årsaken til dette er i følge veilederen at den skal bidra til at barn og unge får oppfylt sine rettigheter etter opplæringsloven kapittel 5. Dette forutsetter at de som arbeider med spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning, har en riktig og felles forståelse av regelverket og en felles referanseramme. For at elevers rett til spesialundervisning skal utløses må det foreligge en sakkyndig vurdering fra pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT), og som sakkyndig organ er PPT pliktig å sørge for utredninger der loven krever det. Dette gjelder først og fremst vurdering om behov for spesialpedagogisk hjelp for barn i førskolealder og for spesialundervisning i grunnskolen, videregående skole og voksenopplæring på grunnskolens område. I denne rapporten vil vi se nærmere på kommunens rutiner rundt spesialundervisning. I det følgende presenteres først problemstillingene (del 2) og metodiske tilnærminger (del 3). I del 4 ser vi på de viktigste revisjonskriteriene. Mer detaljerte kriterier blir presentert under hvert analyseområde. Deretter følger hoveddelen (del 5) med faktabeskrivelse og vurderinger. Rapporten avsluttes med konklusjon og anbefalinger. Rådmannens høringsuttalelse inngår som vedlegg. I en av problemstillingene i rapporten belyses det om de antatte fordelene med ny organisering av pp- tjenesten, har blitt som forventet. I 2007 vedtok bystyret at ordningen med en samlet pp- tjeneste skulle opphøre, og desentraliseres ut til den enkelte skole. Hensikten var å oppnå et bedre samarbeid og bedre koordinering mellom pp- tjenesten og skolen. Salten kommunerevisjon IKS 6

7 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSNINGER 2.1 Formål Formålet med prosjektet er å få vurdert i hvilken grad kommunen følger opp barn med lærevansker og andre problemer. Vi vil se om tjenesten organiserer spesialundervisning på rett måte, og om de ulike steg i arbeidsprosessen inneholder påkrevde momenter. Det skal også kartlegges om omorganiseringen har bidratt til å oppfylle forventningene om bedre koordinering og tettere samarbeid mellom PPT og skolene. 2.2 Problemstillinger Av formålet har vi utledet følgende problemstillinger: 1. Er saksgangen i spesialundervisning organisert i tråd med regelverk og anbefalinger og overholdes frister? 2. Har dokumentene i prosessen den kvaliteten de skal i forhold til krav om innhold? (denne problemstillingen besvares i rapporten sammen med problemstilling 1) 3. Har de antatte fordelene med ny organisasjonsmodell i forhold til tettere samarbeid og bedre koordinering mellom PPT og skole blitt en realitet? 2.3 Avgrensninger I denne rapporten er det sett på de formelle, forvaltningsmessige sidene ved saksbehandling og gjennomføring i arbeidet med spesialundervisningen. Revisjonen gjør ikke vurderinger i forhold til den innholdsmessige faglige kvalitet. Prioriteten i rapporten har vært å se på praksisen i forhold til spesialundervisning på skolene. Praksisen når det gjelder å tilby spesialpedagogisk hjelp (tilsvarende spesialundervisning på førskolenivå) er det i hovedsak ikke belyst. Men det er gjennomført intervju med koordinator for pp- tjenesten 0-6 år. Rapporten er ikke en evaluering av pp- tjenesten, men det belyses om formålet med omorganiseringen av PPT er oppnådd, og om det er tilfredshet med måten det jobbes i tjenesten nå. Det er også sett på om de sakkyndige vurderingene har det innhold de skal. Salten kommunerevisjon IKS 7

8 2.4 Definisjoner PPT = Pedagogisk Psykologisk Tjeneste (pp- tjenesten) IOP = Individuell opplæringsplan Alle elever som får spesialundervisning skal etter Opplæringslovas 5-5 ha en IOP. Denne skal utarbeides på bakgrunn av den sakkyndige vurderingen fra PPT samt vedtaket om spesialundervisning. Enkeltvedtak: Et enkeltvedtak er en avgjørelse som gjelder rettighetene og pliktene til en eller flere bestemte personer, jf. forvaltningsloven 2b. Når skolen skal fatte et enkeltvedtak skal saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven følges med mindre opplæringsloven har særskilte reguleringer. Dersom skolen mener elevens rett er oppfylt, og det ikke er behov for tiltak skal det også fattes et enkeltvedtak. Eleven/foreldrene vil kunne klage på enkeltvedtaket. Enkeltvedtak skal være skriftlige. Tilpasset undervisning: Ifølge Opplæringslovas formålsparagraf ( 1-3) skal opplæringen tilpasses evnene og forutsetningene hos den enkelte eleven. Gjennom tilpasset opplæring skal det så langt som mulig forsøkes å gi alle elever et godt utbytte av opplæringen, innenfor rammen av det ordinære undervisningstilbudet. Spesialundervisning: Der en tilpasning innenfor rammen av det ordinære undervisningstilbudet ikke er tilstrekkelig til at den enkelte elev får et tilfredsstillende utbytte av undervisningen kan spesialundervisning bli aktuelt. Spesialundervisning innebærer at det på bakgrunn av et enkeltvedtak settes i gang særskilte tiltak, hjemlet i Opplæringslovas METODE OG GJENNOMFØRING Undersøkelsen er gjennomført i henhold til Norges kommunerevisorforbunds Standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. For å belyse praksisen i forhold til saksbehandlingen innen spesialundervisning og PPT, er det gjennomført intervju med ledelsen på grunnskolekontoret og fagleder PPT. I tillegg har vi gått inn og sett på praksisen ved 5 tilfeldig utvalgte skoler. Det er valgt en skole innen hvert av de 5 PPT- nettverkene skolene er inndelt i. Ved disse skolene er det gjennomført felles intervju med rektor og pp- rådgiver(e). På bakgrunn av innspill fra pp- rådgiver, ble det gjennomført ytterligere 3 separate intervju med pp- rådgivere (utdypning). Ved disse skolene har vi sett på ca 5 tilfeldig utvalgte elevmapper. Revisjonen har hatt direkte tilgang til elektroniske elevmapper gjennom sak/arkivsystemet Ephorte. Revisjonen har ikke hatt tilgang til PPTs egen klient database HK- data og heller ikke en del intern dokumentasjon på skolene som ikke er lagt inn i Ephorte. I tillegg har revisjonen fått tilsendt ytterligere dokumentasjon fra fysiske elevmapper. Etter vår vurdering gir dette et godt og bred materiale til å vurdere praksisen ut fra. Revisjonen har ikke hatt tilgang til barnemapper innen barnehagesektoren. Salten kommunerevisjon IKS 8

9 Etter revisjonens oppfatning er det av størst interesse i dette prosjektet å se på praksis de siste år, og vi ser derfor ikke på så gammelt (historisk) materiale. Det meste av det undersøkte materialet er fra 2010 og fremover. De utvalgte saksmappene har også fungert som stikkprøver for å vurdere hvorvidt vedtatte tiltak for den enkelte elev blir gjennomført. Vi har da sett på hvilke tiltak elevene er ment å ha i henhold til vedtakene/iop, og dertil sett på halvårsrapporteringen om disse tiltakene er gjennomført. Vi har også fått opplysninger om kommunens rutiner angående dette via intervjuer. I undersøkelsen er det også gått igjennom en del skriftlig dokumentasjon som rutinebeskrivelser for saksbehandling, ulike skjema, virksomhetsplaner og vurderinger. For å sikre rapportens reliabilitet (pålitelighet), er alle faktaopplysninger verifisert av kommunen. Alle intervju er verifisert (unntatt ved en skole som ikke har svart), og resultatene fra mappegjennomgangen ved den enkelte skole, er diskutert med rektor. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriteriene er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som kan stilles til den funksjon, aktivitet eller prosedyre som er gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes i en forvaltningsrevisjon. Aktuelle kilder for utledning av revisjonskriterier er lover, forskrifter, retningslinjer, vedtak, avtaler og anerkjent teori. I denne undersøkelsen har vi lagt til grunn: Forvaltningsloven Opplæringsloven (lov om grunnskolen og den videregående opplæringa) Forskrifter til opplæringsloven Veileder spesialundervisning i grunnskole og videregående opplæring. Veileder Veileder til opplæringsloven om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning Bystyresak 681/2007 Salten kommunerevisjon IKS 9

10 5. FAKTA OG VURDERINGER 5.1 Er saksgangen i spesialundervisning organisert i tråd med regelverk og anbefalinger og overholdes frister? Har dokumentene i prosessen den kvaliteten de skal ha i forhold til krav om innhold? REVISJONSKRITERIER Opplæringsloven regulerer all opplæringsvirksomhet for barn, samt spesialundervisning for barn, unge og voksne. Ifølge opplæringsloven 5-1 har alle som ikke får et tilfredsstillende utbytte av det ordinære opplæringstilbudet rett til spesialundervisning. Av forvaltningslovens 1 følger det at loven gjelder for spesialundervisning. Vedtak om spesialundervisning er enkeltvedtak etter forvaltningsloven og må således gjelde for denne type vedtak. Med bakgrunn i redegjørelsene foran utledes følgende revisjonskriterier: 1. SAMTYKKE: Før det iverksettes en sakkyndig vurdering skal det innhentes samtykke fra foreldrene. Dersom det på forhånd foreligger en søknad om spesialundervisning fra foreldrene kan denne anses som et samtykke (Opplæringslovas 5-4) 2. MOTTATT HENVISNING: PPT gir innen 3 uker en tilbakemelding til skole/barnehage om når utredningen kan finne sted. Hvis utredning starter innen denne tid sendes ikke brev. 3. SAKKYNDIG VURERING (SV): Før et vedtak fattes skal det foreligge en sakkyndig vurdering. Denne skal inneholde: (1) En utredning av elevens læreforutsetninger og utbytte av det ordinære opplæringstilbudet. (2) En tilrådning av hva slags opplæring som vil gi eleven et forsvarlig opplæringstilbud. I NOU 1995:18 virker det som om det forutsettes at sakkyndige vurderinger skal utarbeides årlig. Dette vil ofte ikke være nødvendig dersom den sakkyndige vurderingen er grundig. Dette vil bare gjelde dersom elevens behov ser ut til å være mer eller mindre uendrede (Veileder spesialundervisning s 65) 4. VEDTAK: Der det innvilges spesialundervisning skal det foreligge skriftlige vedtak. Disse skal opplyse om avgjørelsen, begrunnelsen for avgjørelsen og klageadgang. Vedtaket skal, i tillegg til en tilrådning av omfanget av spesialundervisningen (skal gjøres i tid, helst årstimer), også klargjøre hvilket opplæringstilbud eleven skal få. (Forvaltningslovens 24, 25 og 27 samt Veileder om spesialundervisning i grunnskole og videregående opplæring (KUF 2004). Vedtaket skal være individualisert. Også i de tilfellene hvor skolen kommer til at eleven ikke har behov for spesialundervisning, skal det treffes enkeltvedtak om det. 5. IOP: For de elever som har vedtak om spesialundervisning skal det foreligge en individuell opplæringsplan (IOP). Planen skal vise mål for- og innholdet i opplæringen, samt hvordan denne skal drives. Dette tilbudet SKAL utformes på grunnlag av den sakkyndige vurderingen og enkeltvedtaket om spesialundervisning. IOP skal utarbeides så snart som mulig etter enkeltvedtaket, og skolen kan ikke begynne å bruke en IOP før det foreligger enkeltvedtak. (Opplæringslovens 5-5) Salten kommunerevisjon IKS 10

11 6. HALVÅRSEVALUERING: For de elever som har vedtak om spesialundervisning skal skolen utarbeide en halvårig skriftlig evaluering av IOP/oversikt over den opplæringen eleven har fått og en vurdering av elevens utvikling. Det skal også tas stilling til behov for fortsatt spesialundervisning (Opplæringslovens 5-5) SAKSBEHANDLINGSFRISTER 7. Total saksbehandlingstid Opplæringsloven setter ingen tidsfrister for PPTs arbeid med de sakkyndige vurderingene og skolens arbeid med vedtakene om spesialundervisning. Imidlertid må opplæringsloven forstås slik at saken må avgjøres innen rimelig tid, og saksbehandlingen må være forsvarlig. Dette må suppleres med forvaltningslovens regler. Disse vil gjelde for hele prosessen, fra skolen starter vurderingen av om eleven har behov for spesialundervisning og til enkeltvedtaket er fattet. PPT er et ledd i utredningen av saken. Kravet om at saken skal behandles uten ugrunnet opphold gjelder også for PPT, jf at den sakkyndige vurderingen er en del av saksforberedelsen. Det er viktig å huske at siden det er såpass mange ledd i saken, kan f eks ikke PPT bruke uforholdsmessig lang tid. I vurderingen av hva som er for lang saksbehandlingstid, vil elevens behov for å få avklart sine behov og rettigheter så raskt som mulig, føre til at for eksempel en saksbehandlingstid på totalt over tre måneder vil være for lang tid. Kravet om at saken skal behandles innen rimelig tid innebærer blant annet at PPT eller skoleeier ikke har adgang til å innføre ventelister for utredning av en elevs behov for spesialundervisning. En slik venteliste vil stride mot elevens rett til spesialundervisning. Eleven har en individuell rett til spesialundervisning dersom den ikke får et tilfredsstillende utbytte av opplæringen, jf opplæringslovens 5-1. Økonomiske og kapasitetsmessige årsaker til at eleven ikke utredes, er ikke en legitim grunn til at det tar lang tid til å utarbeide en sakkyndig vurdering. Skoleeier plikter å ha et forsvarlig system for at elevens rettigheter og plikter oppfylles, jf opplæringslovens Saksbehandlingstid PPT I tillegg til generelle krav stilt i veilederen fra Utdanningsdirektoratet (pkt 1 om rimelig tid og forsvarlig saksbehandling) fremgår det av forvaltningslovens 11a bestemmelser som setter krav til fremdriften i saker. I forbindelse med enkeltvedtak heter det: Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saker uten ugrunnet opphold. 9. PPT foreløpig svar, forvaltningslovens 11a: Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt mulig angås når svar kan ventes. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt. Salten kommunerevisjon IKS 11

12 5.1.2 FAKTA Er det innhentet skriftlig samtykke fra foreldrene før det iverksettes en sakkyndig vurdering? 1 Det benyttes standardisert tilmeldingsskjema for tilmelding av barn og elever til vurderinger i PPT. I dette skjemaet signerer foresatte på tilmeldingen. Fagleder for PPT sier at skjemaet ikke er gyldig uten underskrift fra foresatte, og at de blir returnert hvis det mangler. Revisjonen har ikke sett alle tilmeldingsskjemaene til de utvalgte sakene. Årsaken til det er at noen saker ble start opp litt tilbake i tid, og ligger derfor ikke elektronisk på elevmappa. I tillegg er det i en del tilfeller i følge fagleder PPT ikke skrevet henvisning. De skjemaene vi har sett har vært underskrevet av foresatte. Dette gjelder både skjema innsendt fra barnehage, skole og helsestasjon. PPT gir innen 3 uker en tilbakemelding til skole/barnehage om når utredningen kan finne sted. Skolen/barnehagen har plikt til å informere foresatte. Fagansvarlig for PPT opplyser at det er direkteinntak til PPT på skolene. Når pp- rådgiver på skolen mottar tilmelding, så sendes brev til skolen og foreldrene innen tre uker. Dette gjøres ikke hvis utredning starter innen tre uker. I samtale med flere av skolene går det fram at det er koordinator i nettverkene som sender ut brev om at saken er mottatt. Enkelte pprådgivere sier de ikke vet hvem som ivaretar denne oppgaven. Mappegjennomgangen viser at disse brevene i liten grad ligger i elevmappa. Etter det revisjonen forstår kan de delvis ligge i PPTs fagsystem. De fire skjema vi har hatt tilgang til viser følgende: to ble besvart innen fristen, og to ble besvart etter to måneder (over sommeren). Foreligger det sakkyndige vurderinger fra PPT med utredning og tilrådning, og er disse eldre enn ett år 2? Samtlige undersøkte elevsaker hadde sakkyndig vurdering fra PPT. De sakkyndige vurderingene inneholder etter det revisjonens kan se de påkrevde vurderingselementer, med utredning og tilrådning med underpunkter. Tilleggene til sakkyndig vurdering som gjøres ved overgang fra barnehage til barneskole har oftest en enklere form. Revisjonen gjør ikke en vurdering av den innholdsmessige kvaliteten i disse, men vår oppfatning er at vurderingene fremstår gjennomgående som nokså fyldige og gjennomarbeidede dokument. Når det gjelder alderen på de sakkyndige vurderingene, varierer de gjerne mellom ett til tre år. Men revisjonen har observert flere tilfeller av at det skrives vedtak på sakkyndig vurderinger som er over fire år gamle (fra 2008), som lå til grunn for vedtak om spesialundervisning for skoleåret 2012/13. 1 Dersom det på forhånd foreligger en søknad om spesialundervisning fra foreldrene anses denne som et samtykke. 2 Etter fylkesmannens vurdering vil elevenes behov kunne endre seg over en så lang periode som tre år. Både PP- tjenesten og skolen bør derfor som hovedregel vurdere elevens behov for spesialundervisning hvert år. Fylkesmannen anser at det ikke er tilfredsstillende at elevens behov kun vurderes av skolen i forbindelse med årlig utarbeidelse av IOP og halvårsvurdering (Tilsynsrapport, Spesialundervisning Eidsvoll kommune 2012, Fylkesmannen i Oslo og Akershus. Salten kommunerevisjon IKS 12

13 Foreligger det skriftlige vedtak for elever med rett til spesialundervisning? 3 Det er en del av funnene i denne rapporten at det spesielt ved en av skolene mangler enkeltvedtak. Dette har oppstått fra ca 2011 hvor det ser ut til å ha vært et totalt bortfall i forhold til å fatte enkeltvedtak om spesialundervisning. Også ved andre skoler vi har undersøkt, har det i perioder vært en manglende praksis i forhold til å fatte vedtak. Mer om dette nedenfor. Vedtakene er utformet etter en standard mal og inneholder noen standard formuleringer i tillegg til avsnitt som går på den enkelte elev (individualisering). Vedtakene generelt inneholder informasjon om antall timer spesialundervisning eleven er tildelt, om organiseringen, begrunnelse, litt generell informasjon om klasse/gruppestørrelse og opplysninger om klagerett. I forhold til å klargjøre hvilke opplæringstilbud eleven skal få, viser vedtakene i stor grad til IOP, med følgende standardformulering: Skolen vil i samarbeid med hjemmet ytterligere presisere innhold/opplegg i elevens IOP (individuell opplæringsplan), som skal danne basis for NN kommende skoleår. I noen tilfeller har ikke vedtakene en presis angivelse av hvilket omfang spesialundervisningen skal ha i tid. To eksempler på dette er følgende fra 2012: Om omfanget av hjelpetiltak gir ikke den sakkyndige vurderingen noe klart råd. Skolen vil i stor grad legge opp til en god ressurs på trinnet slik at NN kan få daglig støtte og hjelp på mindre gruppe og i klasserommet. Videre vil skolen legge til rette for at YY daglig får to økter med trening. I forbindelse med faktaverifiseringen sier undervisningssjefen følgende om dette: Omfanget av tid skal ikke skrives i enkeltvedtaket. Dette står i veilederen og ikke i forskriften. Det som må skrives er: Mål, innhold og organisering. Når det gjelder rutiner i forhold til å fatte enkeltvedtak, sier pp- rådgiveren ved en av skolene følgende: Det formelle med spesialundervisningen her på huset er ikke oppfylt etter regelverket. Man har startet opp med spesialundervisning etter å ha hatt møter med de foresatte, uten at det er gjort vedtak. Og så har det formelle blitt lagt brakk, spesielt i år (2012/13). En pp- rådgiver ved en annen skole sier noe lignende: Noen ganger lages IOP før enkeltvedtaket, og mange ganger så fattes det ikke enkeltvedtak. PPT gjør sin sakkyndige vurdering, så er det laget en IOP, og foreldrene er fornøyd og tror det er slik det skal være. Og alt i mellom er borte. 3 Disse skal opplyse om avgjørelsen, begrunnelsen for avgjørelsen og klageadgang. Vedtaket skal, i tillegg til en tilrådning av omfanget av spesialundervisningen, også klargjøre hvilket opplæringstilbud eleven skal få. (Forvaltningslovens 24, 25 og 27 samt Veileder om spesialundervisning i grunnskole og videregående opplæring (KUF 2001)). Jmf. Kap 4.2 Salten kommunerevisjon IKS 13

14 Undersøkelsen basert på gjennomgang av elevmapper og uttalelser viser videre følgende (hver enkelt av de 5 undersøkte skolene kommentert fortløpende): 1. En elev hadde i følge sakkyndig vurdering fra våren 2010 rett til spesialundervisning. Dette mottok eleven i skoleårene 2010/11, 11/12 og 12/13, men ikke før 7. januar 2013 (på et tidspunkt etter at prosessen med denne rapporten var igangsatt) ble det første gang gjort vedtak om spesialundervisning. Eleven hadde spesialundervisning i to og et halvt år uten vedtak. Ved den samme skolen er det to tilfeller fra 2011 og 2012, der IOP er utarbeidet, men hvor vedtak er gjort i etterkant. For den ene av disse forelå sakkyndig vurdering i slutten av juni, men vedtak om spesialundervisning ble ikke gjort før i slutten av november I følge rektor fikk eleven spesialundervisning fra skolestart. Videre fikk en elev spesialundervisning fra skolestart høsten 2012, men vedtak om dette ble ikke gjort før i november, med IOP i desember. Samme elev ble i sakkyndig vurdering fra oktober 2011 vurdert å ha rett etter 5-1. Eleven fikk istedenfor et vedtak etter 2-8 (særskilt språkopplæring for elever fra språklige minoriteter) uten at dette var begrunnet i vedtaket. I følge rektor var dette etter avtale med PPT og foresatte. I følge rektor er førsteprioritet å gi elevene den hjelp de har behov for, og så kommer det forvaltningsmessige i andre rekke. 2. Gjennomgangen viser at: det i ett tilfelle tok tre måneder fra sakkyndig vurdering forelå, til det ble fattet vedtak (januar til april 2012), i ett tilfelle tok det fem måneder før det ble gjort vedtak (januar til juni 2012), og i ett tilfelle tok det nesten 9 måneder til det ble gjort vedtak (januar til oktober 2011). Årsaken til dette var i følge pp- rådgiver at skolen hadde en rektor som enten var sykemeldt eller ikke fungerte som leder. Skolekontoret i kommunen hadde ikke kjennskap til/fanget opp denne situasjonen. Det ble fra personalet derfor gjort to forsøk på å si i fra. Situasjonen beskrives som helt over styr, men rektor ga utad inntrykk av at alt var i orden. Det hadde ikke bare vært de sakkyndige vurderingene som ble liggende i bunkene, men også andre ting. Foreldre hadde i denne forbindelse klaget til skole og PPT om manglende vedtak og oppfølging. 3. En elev som hadde hatt spesialundervisning men fått avsluttet denne, flyttet over til en ny skole. På grunn av at dokumentasjonen om at saken var avsluttet ikke kom til den nye skolen, fortsatte denne skolen med spesialundervisning for eleven skoleårene 10/11, 11/12 og 12/13. Slik revisjonen oppfatter det, ble det pga arbeidet med denne undersøkelsen kjennskap til dette forholdet, og PPT avsluttet saken i brev til foresatte Vedtaket for 12/13 er gjort på bakgrunn av en over fire år gammel sakkyndig vurdering. En annen elev fikk sakkyndig vurdering som viste rett til spesialundervisning. Eleven byttet skole og fikk sin første IOP 9 måneder senere uten at det forelå vedtak. Salten kommunerevisjon IKS 14

15 4. Gjennomgangen viser at det er en alvorlig situasjon ved skolen. Slik revisjonen oppfatter det ser det ut til å ikke være gjort enkeltvedtak om spesialundervisning over en ett års periode, i hovedsak ikke siden Dette både i forhold til tidligere saker (rullerende vedtak) og nye saker (nye vedtak). Flere elever fikk sakkyndig vurdering i løpet av 2012 ( 5-1), men etter det vi forstår har det ikke vært noen formell oppfølging i forhold til vedtak eller IOP. Flere andre elever har fått sakkyndig vurdering i 2012, og IOP etter et halvt års tid uten at det har vært gjort vedtak. I forhold til å skrive enkeltvedtak sier rektor følgende: Enkeltvedtakene ligger ikke i elevmappene. De samme enkeltvedtakene som i fjor gjelder, det har jeg sagt til foreldrene og videre: Enkeltvedtakene er de samme, rett og slett fordi vi har det travelt. Jeg kunne ha kopiert nesten det samme. I enkeltvedtakene sier man det samme hvert år, men det som er styrende, er IOP en. 5. Både rektor og inspektør sluttet ved skolen våren/sommeren I følge to av de ansatte hadde det vært en situasjon ved skolen, hvor det virket som at ledelsen ikke var klar over hvordan rutinene i arbeidet med spesialundervisning skulle være. En av dem sier følgende: Vi som spesialpedagoger har vært klar over det, og ei stund skrev vi IOP er og halvårsrapporter uten at det var skrevet enkeltvedtak. Og det blir jo helt feil. Jeg tror rett og slett det datt ut for ledelsen, selv om vi forsøkte via pp- rådgiver å si i fra, og jeg forsøkte også å si ifra. Vi har jo et støtteteam her, og vi så jo at det manglet. Men vi var sjakk matt, vi kunne jo ikke skrive disse enkeltvedtakene. Når det drøyde med enkeltvedtakene for unger som hadde fått sakkyndig vurdering, så satt vi på gjerdet og ventet, til ledelsen hadde gjort det de skulle gjøre. Derfor tok det så lang tid. Det har vært veldig lite rutiner og struktur over tid. I det utvalg av elevmapper revisjonen har sett på ved denne skolen, var det gjort vedtak, men sent i enkelttilfeller. I veilederen for spesialundervisning fremgår det at også i de tilfellene hvor skolen kommer til at eleven ikke har behov for spesialundervisning, skal det treffes et enkeltvedtak om det. For det er ikke klageadgang på en sakkyndig vurdering. I forhold til dette sier en av pprådgiverne følgende: Jeg tror ikke det er fattet et avslagsvedtak i. Og at man således kunne gitt klageadgang til foreldrene. Sakkyndig vurdering går videre til foreldrene, og der stopper det. I forbindelse med faktaverifiseringen av denne rapporten, nyanserer undervisningssjefen denne uttalelsen i forhold til at man vet at det er skoler som skriver enkeltvedtak i disse tilfellene. Salten kommunerevisjon IKS 15

16 Foreligger det en individuell opplæringsplan (IOP) for de elever som har vedtak om spesialundervisning? IOP ene følger fast mal og beskriver: mål for opplæringen, innhold i opplæringen, og hvordan denne skal drives. Etter det revisjonen kan se inneholder IOP ene de påkrevde elementer og følger den faste malen. I denne rapporten gjøres det ikke en vurdering av kvaliteten på IOP ene, men i følge en rektor varierer kvaliteten fra verdens beste til verdens ikke beste!. En annen rektor kommenterer at enkelte lærere sliter med å få målene konkret nok, slik at det skal bli enklere å evaluere i halvårsrapportene. I de fleste mapper hvor det er gjort enkeltvedtak om spesialundervisning forelå det IOP. Spesielt ved en skole (som er beskrevet under avsnittet Vedtak) har det vært stopp i forhold til å fatte enkeltvedtak. I denne forbindelse har det vært skrevet mange IOP er uten vedtak. Som det videre fremgår i avsnittet ovenfor om Vedtak, foreligger det også i en del andre tilfeller IOP uten at det er gjort vedtak. Dette opp til flere år på rad. I enkelte observerte tilfeller vises det ikke til noen grunnlagsdokumenter i forhold til hva IOP en bygger på, og i flere tilfeller vises det ikke til vedtak. I enkelte tilfeller vises det til sakkyndig vurdering som ikke er den nyeste. Det kan i en del tilfeller derfor være vanskelig å fastslå hva som har lagt til grunn for utarbeidelsen av IOP. IOP en skal utarbeides så snart som mulig etter enkeltvedtaket, og skolen kan ikke ta den i bruk før det foreligger enkeltvedtak. I veilederen for spesialundervisning sies det videre at det kan være hensiktsmessig at skolens arbeid med å utarbeide en IOP starter på et så tidlig tidspunkt som mulig. En gjennomgang av 36 IOP er viser at for en stor andel av disse tok det mellom ca 4 og 5 måneder etter vedtaket var gjort, før de ble ferdigstilt. Det er ikke uvanlig at IOP ene ikke er klar før i oktober eller november (desember). I følge en rektor har 1. oktober vært en frist i kommunen for å få ferdig IOP ene, men flere rektorer sier at de har som målsetting å ha IOP ene ferdig om våren, slik at når man starter om høsten, så skal man ha IOP fra første dag. Foreligger det halvårlige skriftlige oversikter over den opplæringen eleven har fått, og en vurdering av elevens utvikling? Halvårsrapportene utarbeides etter en mal som følges nokså likt. Halvårsrapportene omhandler målbeskrivelse, vurdering av elevens utvikling, bra og mindre bra forhold i prosessen og vurdering av behov for videre tiltak. Dette gjennomføres og svares det på i rapportene. Det er ikke en overskrift i malen som går på å beskrive den opplæring eleven har fått, og de halvårsvurderingene det er sett på gir i liten eller ingen grad oversikt over den opplæringen eleven har fått. Selv om det gjøres vurdering av behov for videre tiltak, gjøres det ikke konkret vurdering av videre behov for spesialundervisning. Det tas ikke stilling til det direkte. Eksempelvis som det gjøres i enkelte andre kommuner hvor man bruker avkrysning for om det er behov for Salten kommunerevisjon IKS 16

17 videreføring av spesialundervisning. I flere av de elektroniske elevmappene manglet det halvårsrapporter. SAKSBEHANDLINGSTID PPT foreløpig svar Mappegjennomgangen viser at disse brevene i liten grad ligger i elevmappa. Delvis foreligger de ikke når utredningen er startet innen tre uker. Etter det revisjonen forstår kan de delvis ligge i PPTs fagsystem. Det har derfor vært vanskelig for revisjonen å kontrollere overholdelse både av at dette gjøres, og at det gjøres innen fristen. Enkelte pp- rådgivere sier de ikke vet hvem som ivaretar denne oppgaven og noen mener det er koordinator som gjør det. De fire skjema vi har hatt tilgang til viser følgende: to ble besvart innen fristen, og to ble besvart etter to måneder (over sommeren). Saksbehandlingstid PPT I en orienteringssak om PPT- status, til bystyret orienterte daværende leder for PPT bl a om saksbehandlingstid i tjenesten. I denne saken angis tidsbruken i forhold til hvor lang tid det tar for tjenesten å påbegynne arbeidet i en tilmeldt sak. Men det tas ikke opp hvor lang tid det tar før sakkyndig vurdering foreligger. Fagleder for pp- tjenesten opplyste at de per november 2012 hadde 7 barn i barnehagen som stod på venteliste, og at det ikke er venteliste i skolen (for oppstart) i forhold til den definisjonen av ventetid som man bruker i kommunen. En av pp- rådgiverne opplyser at de ved sin skole har en måned venteliste før arbeidet med saken starter. Og videre: Når det kommer en henvisning til PPT, så kan jeg godt ha et åpningsmøte, og så blir personen borte fra ventelista. Det vil jeg ikke gjøre, den får heller ligge der og være synlig som venteliste. Uttalelser fra pp- rådgiverne tyder på at de ikke har oversikt over hvor lang tid det tar før de sakkyndige vurderingene er ferdig. Det gis også uttrykk for at de i en del tilfeller også er avhengig av eksterne parter, eks Barne- og ungdomspsykiatrien (BUP). I gjennomgangen av elevmapper har vi sett på 18 mapper der det både foreligger dato for henvisning samt når sakkyndig vurdering forelå. Materialet viser at det er stort sprik i forhold til hvor lang tid det tar, men det varierer mellom 2 måneder og 2 år. Et gjennomsnitt for alle er i overkant av ett år. To eksempler kan bidra til å belyse prosessen med sakkyndigvurderingen og de aktiviteter som foregår. Disse er hentet fra to sakkyndigvurderinger og er dokumentasjonen på den prosessen som har foregått (nedenfor). Salten kommunerevisjon IKS 17

18 Eks 1 - Grunnlag for vurderingen: - Barnehagens henvisning, Samtale med barnehage og foresatte, november februar Kartlegging med WPPSI-III, Kartlegging med Leiter-R, Kartlegging med NYA, SIT, Kartlegging med BPVS-III, Kartlegging med Trog- II, Observasjoner i barnehagen, nov 2011-februar Deltakelse i ansvarsgruppe Eks 2 - Grunnlag for vurderingen: - Familiesenter henvisning Rapport etter utredning BUP, Møter med foreldre, observasjoner og kartlegginger - Samtale med kontaktlærer og spesialpedagog - ITPA januar Sakkyndig vurdering: Vedtak: Sakkyndig vurdering: Vedtak: enda ikke gjort Total saksbehandlingstid I avsnittet ovenfor går det frem at en gjennomsnittelig saksbehandlingstid før sakkyndig vurdering foreligger, er i overkant av ett år. Dette for det utvalg av saker revisjonen har sett på. I de sakene som er sett på tar det fra under en måne til et halvt år før det gjøres vedtak. Den totale saksbehandlingstiden fra tilmelding til PPT er gjort, til det foreligger et vedtak, varierer fra 3 måneder til to år og 6 måneder. Men flertallet av sakene ligger på mellom 12 og 18 måner. Dette basert på det lille utvalget av saker som er nevnt ovenfor. Veilederen for spesialundervisning angir at en total saksbehandlingstid på over 3 måneder vil være for lang saksbehandlingstid. Tjenestene (skolekontoret og PPT) fører ikke oversikter over hvor lang tid det tar å få utarbeidet sakkyndig vurdering, eller hvor lang tid den totale saksbehandlingen tar frem til vedtak. Den enkelte skole har heller ikke oversikt over hvor lang tid den totale saksbehandlingen tar, og det er revisjonens oppfatning at man heller ikke har fokus på det. Prosessene har sine ledd som tar den tid de tar. Salten kommunerevisjon IKS 18

19 5.1.3 VURDERING Samtykke Kommunen ivaretar hensynet til skriftlig samtykke før det iverksettes sakkyndig vurdering. Dette ivaretas gjennom at foreldre signerer på tilmeldingsskjemaet. Hvis ikke tilmeldingsskjemaet er signert av foresatte, blir det returnert av fagleder PPT. Sakkyndig vurdering I samtlige elevsaker som er undersøkt har det forelagt sakkyndig vurdering. Når det gjelder alderen på de sakkyndige vurderingene, varierer de gjerne mellom ett til tre år, men revisjonen har observert flere tilfeller av at det skrives vedtak på sakkyndig vurderinger som er over fire år gammel. Vi har vist til føringer som sier at i hovedsak skal elevens behov for spesialundervisning både vurderes av skolen og PPT årlig. Det er derfor ikke en tilfredsstillende praksis at kommunen gjør vedtak om spesialundervisning på basis av sakkyndig vurdering som er både tre og fire år gammel. Revisjonen har ikke vurdert det kvalitative innholdet i sakkyndigvurderingene, men vår vurdering er at de inneholder de påkrevde vurderingsmomenter. Gjennomgangen av sakkyndige vurderinger i de elevmapper som er sett på i denne undersøkelsen, viser at det fremgår utredning av elevens læreforutsetninger og tilrådning av hva slags opplæring som trengs. Vedtak I de saker som er gjennomgått i denne undersøkelsen er det i de fleste tilfeller gjort vedtak. Til grunn for vedtak om spesialundervisning har det forelagt sakkyndigvurdering, som igjen har vært styrende for den videre prosess med individuell opplæringsplan. Vedtakene følger kommunens mal og opplyser om avgjørelsen, begrunnelse for avgjørelsen og klageadgang. I forhold til å klargjøre hvilket opplæringstilbud eleven skal få, er det revisjonens oppfatning at det i en del tilfeller nokså raskt vises til konkretisering i individuell opplæringsplan, og at det sies relativt lite om dette i vedtakene. Vi viser også til tilfeller hvor det i vedtaket heller ikke fremgår omfanget spesialundervisningen skal ha i tid. I veilederen for spesialundervisning fremgår det at: Enkeltvedtaket må angi omfanget av spesialundervisningen. Dette skal gjøres i tid. Dette må sies å være en nokså klar svakhet som gir stort slakk i forhold til hvilket tilbud en elev kan få. Etter revisjonens oppfatning er det relativt oppsiktsvekkende at undervisningssjefen i forhold til dette sier at dette trenger man ikke følge fordi det står i veilederen og ikke i loven. Veilederen er ikke en meny man kan velge fra, men den er en utdyping og konkretisering av loven. Når det i veilederen står skal, betyr det at det ikke står kommunen fritt å velge det bort. Salten kommunerevisjon IKS 19

20 Gjennomgangen i skolene viser at det både har vært og er alvorlige mangler i forhold til å fatte vedtak om spesialundervisning. Ved en av skolene slurves det med formalitetene, vedtak gjøres etter at IOP foreligger og en enkeltelev hadde hatt spesialundervisning i to og et halvt år før det ble gjort enkeltvedtak. Ved en annen skole var situasjonen helt over styr og rektor klarte ikke å følge opp forpliktelsen om oppfølging med enkeltvedtak i forhold til elever med sakkyndig vurdering. Etter det revisjonen har registrert kunne det gå opp i 9 måneder før det ble gjort enkeltvedtak. Ved en av skolene er det slik revisjonen oppfatter det en kritisk situasjon i forhold til at rektor ikke fatter enkeltvedtak, noe som har pågått over tid. Det foretas verken enkeltvedtak i forhold til elever med nye sakkyndige vurderinger eller for elever som skal ha rullerende vedtak. Eksempelvis er det for elever som fikk sakkyndig vurdering våren 2013 fortsatt ikke tatt formelle steg i saksbehandlingen som å fatte vedtak eller lage IOP. Elever og foresatte får ikke ivaretatt sine rettigheter. Situasjonen ved denne skolen er tatt opp i et eget notat behandlet i kontrollutvalgets møte torsdag 11. april Av en informant hevdes det at det i kommunen ikke gjøres avslagsvedtak i forhold til sakkyndige vurderinger som viser at det ikke er behov for spesialundervisning. Dette fratar elev og pårørende muligheten til å klage, da det ikke er klageadgang på sakkyndigvurderinger. Undervisningssjefen viser til at han helt konkret vet om skoler som praktiserer avslagsvedtak. Slik revisjonen oppfatter det er det grunn til å stille spørsmål ved kommunens praksis på dette området, og at dette er noe som bør kvalitetssikres. Individuell opplæringsplan (IOP) Tjenesten gjør bruk av IOP og de følger kommunens mal. IOP ene inneholder det de skal i følge krav til innhold; Mål for opplæringen, innhold i opplæringen og hvordan opplæringen skal drives. Som det er vist til har det i flere tilfeller og ved forskjellige skoler, vært utarbeidet og brukt IOP uten at det foreligger vedtak om spesialundervisning. Dette er et veldig klart brudd på reglene i opplæringsloven. Uten at det foreligger vedtak skal det heller ikke utarbeides IOP. Etter revisjonens oppfatning er det en ikke helt god praksis i forhold til å vise hvilke dokumenter som har lagt til grunn for utarbeidelse av IOP ene. I enkelttilfeller er det i dokumentoversikten ikke vist til noen dokumenter i det hele tatt, i flere tilfeller ikke til vedtak, og i enkelttilfeller ikke til den nyeste sakkyndigvurderingen. Etter revisjonens oppfatning er det behov for mer årvåkenhet i forhold til dette. I veilederen om spesialundervisning går det frem at IOP skal utarbeides så snart som mulig etter enkeltvedtak. Undersøkelsen viser at det ofte tar lang tid før IOP en foreligger, ofte 4-5 måneder. De er mange ganger ikke klar før i oktober, november eller desember. Etter Salten kommunerevisjon IKS 20

21 revisjonens oppfatning er dette ikke tilfredsstillende og noe som kommunen bør rette opp i. I faktadelen viser vi til at enkeltrektorer jobber med sikte på at IOP en skal være klar om våren, slik at den foreligger ved skolestart. Halvårsrapporter Gjennomgangen av halvårsrapporter viser etter revisjonens oppfatning, at dette i stor grad gjennomføres, og at det følges en mal i forhold til hva de skal inneholde: målbeskrivelse, vurdering av elevens utvikling, bra og mindre bra forhold i prosessen, og vurdering av behov for videre tiltak. Etter revisjonens oppfatning er halvårsvurderingene i hovedsak ikke så god i forhold til å beskrive den opplæringen eleven har fått. Det er også vår vurdering at det er en svakhet med halvårsrapportene i forhold til at de ikke uttrykkelig vurderer videre behov for spesialundervisning. SAKSBEHANDLINGSTID PPT- foreløpig svar Det har vært vanskelig for revisjonen å undersøke praksisen på dette området, da disse dokumentene i stor grad ikke ligger i skolens elevmappe, men etter det vi forstår i PPT sitt fagsystem. Etter revisjonens oppfatning er det uheldig at ikke viktig korrespondanse i saken ligger samlet i elevmappa. De få dokumenter vi har hatt tilgang til, gir grunn til å reise tvil om foreløpig svar gis innen fristen. Saksbehandlingstid PPT Det er ikke en egen tidsfrist for hvor raskt PPT skal utarbeide sakkyndig vurdering, men det blir en del av saksbehandlingen innen den totale fristen før vedtak foreligger. Tjenesten har ikke oversikt over hvor lang tid det tar før sakkyndige vurderinger er ferdig, og det er revisjonens oppfatning at man ikke har fokus på det. Det tar den tiden det tar. For de sakene vi har sett på er det et snitt på ca ett år. I de ferdige sakkyndige vurderingene er det en oversikt over grunnlaget for vurderingen. Hvilke prosesser og aktiviteter som er gjennomført frem til vurderingen. To eksempler på dette er vist i faktadelen. Etter revisjonens oppfatning gir dette grunn til å stille spørsmålstegn ved om det er tilstrekkelig registrering/loggføring av aktiviteter i prosessen, og om det er forsvarlig fremdrift. Total saksbehandlingstid Veilederen for spesialundervisning angir at en total saksbehandlingstid på over 3 måneder, vil være for lang saksbehandlingstid. Dette fra tilmelding er gjort til det foreligger et enkeltvedtak. Salten kommunerevisjon IKS 21

22 Det lille utvalg av saker revisjonen har sett på, hvor vi både har hatt tilgang til tidspunkt for tilmelding samt hvor det er fattet vedtak, viser at saksbehandlingstiden ligger på mellom 12 til 18 måneder. Etter revisjonens oppfatning viser dette at det tar for lang tid å få saksbehandlet en tilmelding om spesialundervisning i. Salten kommunerevisjon IKS 22

23 5.2 Har de antatte fordelene med ny organisasjonsmodell 4 i forhold til tettere samarbeid og bedre koordinering mellom PPT og skolene blitt en realitet? REVISJONSKRITERIER - I bystyresak 681/2007 ble følgende fremhevet som noe av fordelene med ny organisasjonsmodell: Alle pp- medarbeiderne vil få god kjennskap til de organisasjonene de er tilknyttet, noe som vil bidra til at beslutninger om tiltak for barn og unge raskt og effektivt kan knyttes til eksisterende tiltak i skolen og barnehagen. Et tettere samarbeid mellom allmennpedagoger og spesialpedagoger vil kunne gi bedre tilpasset opplæring i barnehager og skoler. Samarbeid mellom disse aktørene konkret på tiltak for det enkelte barn og systemet rundt vil avklare behovet for spesialundervisning i en tidlig fase. Det vil kunne gi besparelser i saksbehandlingsmengden for kommunen. - Opplæringslovens 5-6: Hver kommune og hver fylkeskommune skal ha en pedagogisk- psykologisk tjeneste. I veileder om spesialundervisning sies følgende om pp- tjenestens selvstendige stilling: Selv om PP- tjenesten organisatorisk og økonomisk hører inn under kommunen/- fylkeskommunen, kan ikke pp- tjenesten instrueres om hva som skal være konklusjonen i de sakkyndige vurderingene FAKTA For å belyse dette har revisjonen intervjuet rektor og pp- rådgiver ved 5 skoler. I sine tilbakemeldinger om dette har rektorene slik vi oppfatter det vært helt samstemte og svært positiv i forhold til virkningene av omorganiseringen. En av rektorene forteller at de har organisert et ressursteam som består av rektor, inspektør, pp- arbeider, helsesøster og rådgiver/sosiallærer. I dette teamet har man møter annenhver uke der enkeltelever diskuteres og man tar opp systematisk oppfølging og andre tilretteleggingstiltak på skolen. Tanken er at det skal være en møteplass hvor lærere og foreldre skal få innpass, og hvor saker kan drøftes og forslag til tiltak kan gis. Der diskuteres hvem som skal være ansvarlig for oppfølging av elever. Ved den sentrumsskolen vi har snakket med går det frem at man har laget en veileder for hvordan man skal jobbe med elever som ikke har spesialundervisning men tilpasset 4 I 2007 vedtok bystyret at den sentraliserte pp- tjenesten skulle omorganiseres og desentraliseres til skolene. Tjenesten er organisert slik at skolene er delt inn i 5 regionale nettverk som har hver sin koordinator. Koordinator og pp- rådgivere er lokalisert til skolene og er ansatt der. Rektor er administrativ leder. Ved rådhuset er det en fagleder for pp- tjenesten som koordinerer og kvalitetssikrer tjenesten. Salten kommunerevisjon IKS 23