REGNSKAPS- ABC TIPS OM BOKFØRING

Transkript

1

2 Otto Risanger REGNSKAPS- ABC TIPS OM BOKFØRING Risangers ebok nr 033 Utgitt av Adekvat Info AS Kalnesveien 5, 1712 Grålum Tlf: E-post: Otto Risanger 2016 ISBN Denne eboka inngår også som en del av DrivBedre-pakken Skatt&Økonomi Ebok-produksjon: Selvpublisering.no Det må ikke kopieres fra denne bok i strid med åndsverkloven eller avtaler om kopiering inngått med KOPINOR, Interesseorganisasjon for rettighetshavere til åndsverk. Kopiering i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel. Kunder om DrivBedre-pakken (40 ebøker i oppdateringsabonnement) Utrolig mye nyttig informasjon. Veldig verdifull tjeneste Har spart meg for titusenvis av kroner Hadde aldri hatt mulighet til å finne ut av denne informasjonen selv Sparte meg for mye penger En god investering! Prisen tatt i betraktning var det ingen tvil om å kjøpe hele pakken

3 INNHOLD FORORD INNLEDNING: HVEM HAR BRUK FOR REGNSKAP? 1) HVA SKAL TIL FOR Å FÅ FRADRAG FOR KOSTNADER? 2) NOEN REGNSKAPS- OG BOKFØRINGSBETEGNELSER 3) REGNSKAP OG BOKFØRING 3.01 BOKFØRING, ÅRSREGNSKAP, REVISOR, REGNSKAPSÅR MM 3.02 SPESIFIKASJONER I BOKFØRINGEN 3.03 AJOURHOLD: ÉN, TRE ELLER SEKS GANGER ÅRLIG? 3.04 BOKFØRING I UTENLANDSK VALUTA 3.05 DOKUMENTASJON: SALG AV VARER OG TJENESTER 3.06 DOKUMENTASJON: KONTANTSALG 3.07 DOKUMENTASJON: AMBULERENDE ELLER SPORADISK KONTANTSALG 3.08 DOKUMENTASJON: KJØP 3.09 DOKUMENTASJON: LØNN 3.10 DOKUMENTASJON: TIMER, TIDSBRUK 3.11 UTTAK AV EIENDELER OG TJENESTER 3.12 DOKUMENTASJON: REISER, BEVERTNING, BETALING, REGNSKAPSMESSIGE DISPOSISJONER 3.13 DOKUMENTASJON: VARELAGER, INNSKUDD, GJELD 3.14 OPPBEVARING AV REGNSKAPET: HVOR LENGE? 3.15 ALT REGNSKAPSMATERIALE KAN LAGRES DIGITALT 3.16 PERSONALLISTE 4) LITT OM BOKFØRING I PRAKSIS 4.01 RESULTATREGNSKAP, BALANSE 4.02 TIDSAVGRENSING, PERIODISERING, VARELAGER 4.03 BILAG: GOD DOKUMENTASJON AVGJØRENDE 4.04 HVILKE RENTER KAN JEG TREKKE FRA I VIRKSOMHETEN? 4.05 DOKUMENTASJON NÅR ANSATTE KJØPER PÅ NETT 5) NOEN SPESIELLE SPØRSMÅL 5.01 EGEN BANKKONTO FOR DEN VESLE NÆRINGEN? 5.02 FØRE REGNSKAPET SELV? 5.03 BOKFØRING I TEKSTBEHANDLING ELLER REGNEARK 5.04 REGNSKAPSFØRING I REGNSKAPSPROGRAM 5.05 MOMS I REGNSKAPSFØRINGEN 5.06 E-FAKTURA TIL DET OFFENTLIGE

4 6) REDUSÉR SKATTEN VED HJELP AV REGNSKAPET 7) SJEKKLISTE FORAN ÅRSOPPGJØRET

5 FORORD Denne vesle eboka har som hensikt å gi en innføring i og oversikt over reglene for regnskap og bokføring i en småbedrift. Den er altså ingen veiledning i hvordan føre et regnskap. Målet er at leseren skal kunne forstå hvordan et enkelt regnskap for den vesle bedrift fungerer og vite hvilke regler som må følges. Hovedvekten legges på regnskap i enkeltpersonforetak, men vi ser også på regnskap i deltakerlignet selskap og i aksjeselskap. Hovedvekten er lagt på reglene for de helt små foretak. Hovedsaken når det gjelder din egen virksomhet er uansett dette: Ordner du deg med et godt regnskapsopplegg, legger du grunnlaget for god økonomisk styring av foretaket ditt. Det kan du tjene mye på. Otto Risanger

6 INNLEDNING: HVEM HAR BRUK FOR REGNSKAP? Eieren. Det gir deg oversikt, og muligheten for tiltak eller endringer dersom tallene viser at det er nødvendig. Offentlige myndigheter, kanskje i første rekke skattemyndighetene. Långivere vil normalt kreve å se et troverdig regnskap før de innvilger lån til virksomheten. Leverandører som skal levere varer på kreditt, vil i enkelte tilfeller forlange å få se et regnskap. I noen tilfeller er det også naturlig at ansatte har tilgang til for eksempel årsregnskapet.

7 1) HVA SKAL TIL FOR Å FÅ FRADRAG FOR KOSTNADER? Skatteetatens Lignings-ABC slår fast at du har generell fradragsrett i alminnelig inntekt for kostnader som er pådratt for å erverve, vedlikeholde eller sikre skattepliktig inntekt. Inntekten må som utgangspunkt være skattepliktig etter norske regler. Kostnader som er pådratt med det formål utelukkende å innvinne skattepliktige inntekter er fradragsberettiget i sin helhet. Er en kostnad pådratt med flere formål for øye, blir det avgjørende hvilket hovedformål som må antas å ha vært avgjørende for at kostnaden er fradragsberettiget. Fradragsrett er betinget av at tilknytningen til inntektservervet er det vesentligste formålet. I noen tilfeller vil forskjellige formål knytte seg til forskjellige deler av en kostnadspost, for eksempel at et objekt benyttes dels i inntektsgivende aktivitet og dels privat. Bare kostnader som knytter seg til den inntektsgivende aktiviteten er da fradragsberettiget. UTVIDER ELLER OPPHEVER FRADRAGSRETTEN Skatteloven, forskrifter, takseringsregler og andre regler kan inneholde bestemmelser som presiserer, utvider, innskrenker, standardiserer og/eller opphever fradragsretten. OPPOFRELSE: FORMUESREDUKSJON For at det skal foreligge en kostnad som kan fradragsføres skattemessig, stilles det ifølge Lignings-ABC krav til oppofrelse hos den skattyteren som har pådratt seg kostnaden, dvs en formuesreduksjon. Ved anskaffelse av et formuesobjekt skjer det som utgangspunkt bare en ombytting av verdier, altså ingen oppofrelse. Inngangsverdien må normalt aktiveres. Fradrag føres over flere år via avskrivning. Skatteloven har flere unntak fra dette prinsippet. For eksempel kan fysiske driftsmidler med inngangsverdi under kroner fradragsføres direkte, uavhengig av om inngangsverdien er oppofret. Med andre ord: Du bruker kroner til kjøp av et driftsmiddel verdt kroner. Du har verdien i behold. Likevel får du føre kroner til fradrag i ditt regnskap. KOSTNAD SOM DEKKES AV ANDRE Det kan oppstå spørsmål om rett til fradrag dersom skattyteren har fått midler av andre til å dekke kostnaden eller kostnaden betales direkte av andre, når det ikke foreligger plikt for skattyteren til å refundere beløpet.

8 Tilsvarende spørsmål oppstår om fastsettelse av en inngangsverdi for formuesobjekter som vedkommende mottar vederlagsfritt, dvs uten krav om motytelse, fra andre. SKATTEPLIKTIG DEKNING AV KOSTNADEN Får skattyteren midler fra andre til dekning av kostnaden eller dekkes kostnaden direkte av andre på en slik måte at den andres ytelse er skattepliktig for skattyteren, vil skattyterens kostnad være fradragsberettiget dersom vilkårene for øvrig er oppfylt. EKSEMPEL: Betaler arbeidsgiveren direkte til banken renter på lån som er tatt opp av en ansatt, vil det betalte rentebeløpet være skattepliktig lønn for den ansatte. På den andre siden vil den ansatte ha krav på fradrag for beløpet som rente. (Lignings-ABC.) Får skattyteren midler fra andre til dekning av kostnaden eller dekkes kostnaden direkte av andre på en slik måte at den andres ytelse ikke medfører skatteplikt for skattyteren, vil det variere etter omstendighetene om skattyteren har fradragsrett for disse kostnadene. GAVE MELLOM PRIVATE Får skattyteren for eksempel midler til dekning av en kostnad som reell gave mellom private, vil dette ikke medføre skatteplikt for mottakeren. I slike tilfeller skal skattyteren ha fradrag for kostnaden som dekkes med gavemidler, såframt vilkårene for fradrag for øvrig er oppfylt. Det samme gjelder om gaven er øremerket eller giveren betaler kostnaden direkte. EKSEMPEL: Hans og Grete er ikke-meldepliktige samboere. Betaler Hans med gavehensikt direkte til banken renter på et lån som bare Grete står ansvarlig for, vil Hans ikke ha krav på fradrag. Betalingen av rentebeløpet vil ikke være skattepliktig inntekt for Grete. Grete har likevel fradragsrett for beløpet som rente. (Lignings-ABC.) Får skattyteren for eksempel midler til dekning av en kostnad uten at dette kan karakteriseres som gave og mottakelsen av midlene ikke medfører tilbakebetalingsplikt og heller ikke skatteplikt for skattyteren, skal det vurderes konkret om skattyteren har fradragsrett. Det samme gjelder om en annen betaler kostnaden direkte. SKATTEFRITT, BETALT AV ARBEIDSGIVEREN Er kostnaden dekket av arbeidsgiveren i et tilfelle hvor det foreligger skattefritak, vil det ikke være fradragsrett for kostnaden hos arbeidstakeren.

9 2) NOEN REGNSKAPS- OG BOKFØRINGSBETEGNELSER BOKFØRINGSPLIKT "Bokføringsplikt(-ig)" brukes om de foretak som omfattes av bokføringsloven. (Når begrepet "bare bokføringspliktig" brukes, tilsvarer det det tidligere begrepet "begrenset regnskapsplikt", det vil si de som ikke har plikt til å utarbeide årsregnskap.) ÅRSREGNSKAPSPLIKT "Årsregnskapsplikt(-ig)" brukes om de foretak som har plikt til å utarbeide årsregnskap etter lov av 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap (regnskapsloven). (Dette tilsvarer det tidligere begrepet "full regnskapsplikt", det vil si de som i tillegg til å være bokføringspliktig også har plikt til å utarbeide årsregnskap.) REGISTRERING "Registrering" brukes om manuell eller elektronisk overføring av opplysninger til dokumenter, lister, journaler og lignende eller til elektroniske registre. Registrering kan foretas for å utarbeide dokumentasjon, for å bearbeide og rapportere opplysninger - eller en kombinasjon. BOKFØRING "Bokføring" brukes om registrering i regnskapssystemet av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner som direkte påvirker eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter eller kostnader. Bokføring kjennetegnes av at det posteres til debet og kredit med like store beløp. DOKUMENTASJON "Dokumentasjon" brukes om bilag, fakturaer, pakkesedler, avtaler, elektroniske dokumenter mv som dokumenterer registrerte regnskapsopplysninger. KONTERING "Kontering av bilag" brukes når man skal avgjøre hvilke kontokoder i regnskapet de enkelte kjøp og salg mv skal registreres med og påføre dette på dokumentasjonen. PERIODISERING "Periodisering" er å bestemme hvilken periode kjøp og salg skal registreres på. For eksempel skal en vare eller tjeneste som du selger og leverer i år 1, men fakturerer etter årsskiftet, altså i år 2, tas med i regnskapet for år 1. AUTORISERT REGNSKAPSFØRER "Autorisert regnskapsfører" er en betegnelse på regnskapsførere som har tillatelse til å påta seg å føre regnskap for andre. De skal være autoriserte av Kredittilsynet.

10 3) REGNSKAP OG BOKFØRING 3.01 BOKFØRING, ÅRSREGNSKAP, REVISOR, REGNSKAPSÅR MM Regnskapet skal gi informasjon om hvordan driften går, kort sagt om den økonomiske situasjonen i firmaet. Med virkning fra 1. januar 2015 bortfalt adgangen til å sende årsregnskapet på papir til Regnskapsregisteret. I stedet ble det pliktig å sende elektronisk via Altinn. I 2016 ble regelverket ytterligere skjerpet, idet også alle selvstendig næringsdrivende med virkning fra inntektsåret 2015 ble pålagt å levere næringsoppgaven elektronisk via Altinn, sammen med selvangivelsen og andre ligningspapirer. I tillegg til den skjemabaserte, ordinære Altinn-løsningen ble det også lagt ut en ny fyll-ut-selv-løsning for næringsdrivende med enkle forhold, samt aksjeselskap. Nyskapningen har navnet Næringsrapport skatt. Løsningen går enkelt sagt ut på at næringsdrivende eller AS "med enkle forhold" svarer på spørsmål og skriver inn tallverdier, og så tilpasser næringsrapporten seg dette. Til syvende og sist går så de aktuelle tall til sin riktige plass i de forskjellige skjemaer, som så kan leveres elektronisk. NÅR ER DET REGNSKAPSPLIKT Alle som skal levere næringsoppgave og alle som skal levere omsetningsoppgave for moms, har plikt til å føre regnskap. Regnskapsloven skiller mellom årsregnskapsplikt og bokføringsplikt. ÅRSREGNSKAPSPLIKT Årsregnskapsplikt har: Alle aksjeselskaper, ASA (allmennaksjeselskaper). Ansvarlige selskaper og andre deltakerlignede selskaper dersom de har mer enn fem deltakere, gjennomsnittlig mer enn fem ansatte (målt i årsverk) og over fem millioner kroner i omsetning (eks mva). Enkeltpersonforetak og en del foreninger med gjennomsnittlig mer enn 20 ansatte (målt i årsverk) eller med eiendeler med over 20 millioner kroner i regnskapsmessig verdi. Alle stiftelser. BOKFØRINGSPLIKT Så lenge du har mindre enn 20 millioner kroner i verdier i næringen og 20 eller færre ansatte, har du etter regnskapsloven bare bokføringsplikt. Det betyr at det er tillatt å føre regnskap etter skattelovens regler. Du må bruke

11 realisasjonsprinsippet. Alle "forretningstilfeller" skal bokføres etter hvert som de finner sted, det vil si normalt når varer leveres eller når tjenester ytes. HVA INNEBÆRER BOKFØRINGSPLIKT FOR ET LITE ENKELTPERSONFORETAK? Det innebærer at det er nok å utarbeide et skattemessig årsoppgjør. I praksis: Den næringsdrivende leverer Næringsoppgave 1 sammen med selvangivelsen, og regnskapsplikten er oppfylt. Men den næringsdrivende står fritt til å følge regnskapsloven i sin helhet. Det innebærer detaljerte regler om verdsettelse, noter til opplysninger og utarbeidelse av årsberetning. DELTAKERLIGNET SELSKAP Deltakerlignede selskaper (ANS, DA, KS) med under fem millioner kroner i salgsinntekt og fem eller færre ansatte har også bare bokføringsplikt så sant ytterligere to krav er oppfylt: fem eller færre deltakere ingen deltakere er aksjeselskap AKSJESELSKAP, NUF Alle aksjeselskaper har årsregnskapsplikt, uansett om det kun er én eller få eiere, og uansett hvor liten virksomheten som drives er. Også likestilt selskap stiftet i utlandet (NUF) har årsregnskapsplikt. REGNSKAPSREGISTERET Alle aksjeselskap har innsendingsplikt til Regnskapsregisteret i Brønnøysund. Innsendingsplikten gjelder fra selskapet stiftes. Den omfatter også selskaper som er under avvikling inntil selskapet er endelig slettet i Foretaksregisteret. Plikten gjelder selv om det ikke har vært drift i foretaket i inntektsåret. Enkeltpersonforetak, ANS, DA og foreninger skal kun sende inn årsregnskap til Brønnøysundregistrene dersom de to siste årsregnskap oppfyller to av følgende tre vilkår: har mindre enn fem mill. NOK i salgsinntekt (eks mva) et gjennomsnittlig antall ansatte færre enn fem årsverk og færre enn seks deltakere (og at ingen av deltakerne er et selskap mv med begrenset ansvar Alle vilkårene må være oppfylt. Årsregnskapspliktige foretak som er underlagt Kredittilsynet (for eksempel eiendomsmeglere, regnskapsførere og revisorer), må sende inn regnskapet uansett størrelse. Det samme gjelder blant annet stiftelser. NÆRSTÅENDE PARTER

12 Det skal gis opplysninger om vesentlige transaksjoner med nærstående parter. Dette omfatter blant annet transaksjonenes beløp, forholdet mellom selskapet og nærstående part, samt andre opplysninger som anses nødvendige for å forstå den regnskapspliktiges og konsernets stilling. YTELSER TIL LEDENDE PERSONER Det er krav om opplysninger om aksjeverdibaserte godtgjørelser for de enkelte ledende ansatte og de enkelte medlemmene av selskapets organer unntatt bedriftsforsamlingen. Det er ytterligere opplysningskrav knyttet til aksjeverdibaserte ytelser, herunder en presisering av at alle aksjeverdibaserte godtgjørelser omfattes av opplysningskravet (eksempelvis bonuser der aksjekursen inngår som del av grunnlaget, syntetiske opsjoner mv). Opplysningskravene skal i tillegg sikre at det er mulig å forstå virkningen av de aksjeverdibaserte ordningene som er benyttet. PLIKT TIL Å HA REVISOR Disse har revisorplikt: aksjeselskaper (over 5 millioner kroner i driftsinntekter, over 20 millioner kroner i balansesum og gjennomsnittlig antall ansatte som utfører mer enn 10 årsverk) deltakerlignede selskaper med mer enn fem deltakere selvstendig næringsdrivende (enkeltpersonforetak) med mer enn fem millioner kroner i omsetning ENKELTPERSONFORETAK Når en selvstendig næringsdrivende (enkeltpersonforetak) passerer fem millioner kroner, er det først fra året deretter foretaket har plikt til å ha revisor. Revisoren skal gjennomgå og kontrollere regnskapet og skrive en årsberetning som skal være en del av enkeltpersonforetakets årsoppgjør. Revisoren skal også undertegne en del av skjemaene som skal sendes til ligningsmyndighetene. MERK! Går inntekten under fem-millioners-grensen i to påfølgende år, faller enkeltpersonforetakets plikt til å ha revisor bort fra det tredje året. NÆRINGSOPPGAVEN SOM ÅRSOPPGJØR Leverer en selvstendig næringsdrivende Næringsoppgave 1 sammen med selvangivelsen, er kravet til et skattemessig årsoppgjør oppfylt. En næringsdrivende trenger ikke utarbeide noe årsoppgjør i tillegg, heller ikke skrive noen årsberetning eller gi andre opplysninger. Men næringsoppgaven må likevel være basert på et regnskapsopplegg med tilhørende dokumentasjon osv som oppfyller regnskapslovens krav. MERK! Uavhengig av dette, skal den næringsdrivende også levere skjemaet Personinntekt fra enkeltpersonforetak sammen med selvangivelsen. Men dette siste

13 skjemaet har med ligningen av personen å gjøre, ikke med årsoppgjøret for næringen. LAV INNTEKT: KAN SLIPPE NÆRINGSOPPGAVE Mange selvstendig næringsdrivende med en brutto omsetning (driftsinntekt) på kroner eller mindre slipper å levere næringsoppgave som vedlegg til selvangivelsen. De kan også slippe personinntektsskjemaet. Det er imidlertid avgrensninger av hvilke enkeltpersonforetak som er fritatt fra å levere næringsoppgaven. Skattytere som er regnskapspliktige etter regnskapsloven eller registreringspliktige etter merverdiavgiftsloven kommer ikke inn under fritaket. UNNTAK FRA FRITAKET Fritaket gjelder heller ikke hvis du: krever næringsinntekten fordelt med ektefelle, eller har drevet mer enn én virksomhet i året, eller har drevet virksomhet som er skattepliktig til mer enn én kommune. Plikter du å levere noen av følgende ligningsskjemaer får du heller ikke fritak fra å levere næringsoppgaven: Tilleggsskjema for drosje- og lastebilnæringen mv. Årsoppgjør for utleie mv av fast eiendom sammen med RF-1084 Avskrivningsskjema som både gjelder næringsvirksomhet og den utleide eiendommen. MERK! Mer om leveringsfritaket og detaljene om forenklet utfylling direkte i selvangivelsen finner du i ebok 028 Næringsoppgaven: Gjør-det-selv. REGNSKAPSÅR OG KALENDERÅR Det heter at ligningsmyndighetene kan godkjenne regnskapet innenfor en annen 12 måneders periode enn kalenderåret. Men dette er i virkeligheten kun teori for småbedriften. Bare hvis det er svært gode grunner for det, er det noen vits i å bruke krefter på å prøve å få godkjent at dere kan bruke et annet regnskapsår enn kalenderåret. LENGRE REGNSKAPSÅR VED OPPSTART Starter du et firma i juli eller senere, kan du få godkjent at det første årsregnskapet leveres ikke ved første men ved andre årsskifte. Ved etablering kan nemlig regnskapsåret være lenger, men maksimum er 18 måneder. TIPS! Husk å søke umiddelbart etter oppstart hvis dette er ønskelig. Men ikke la en slik utskutt innlevering av første årsoppgjør svekke kravene til at du/dere har en oppegående regnskapsføring og bilagsbehandling fra dag én.

14 3.02 SPESIFIKASJONER I BOKFØRINGEN Bokføringsloven krever følgende spesifikasjoner: BOKFØRINGSSPESIFIKASJON Alle bokførte opplysninger per periode, der alle poster skal gå fram i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, tilordningskoder osv. Systemgenererte poster kan komme fram som totaler dersom de er lett kontrollerbare. KONTOSPESIFIKASJON Alle kontoer per periode, der det for hver konto skal angis kontokode og kontonavn, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, andre relevante behandlingskoder og inn- og utgående saldo. KUNDESPESIFIKASJON Alle transaksjoner med kunder per periode, der kundens kode og navn, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning og inn- og utgående saldo skal gå fram. LEVERANDØRSPESIFIKASJON Alle transaksjoner med leverandører per periode, der leverandørens kode, navn og organisasjonsnummer, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning og inn- og utgående saldo skal gå fram. SPESIFIKASJON AV UTTAK TIL EIERE, DELTAKERE OG EGEN VIRKSOMHET Alle uttak av eiendeler og tjenester spesifisert per eier, deltaker eller på egen virksomhet i ordnet rekkefølge til virkelig verdi med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning. SPESIFIKASJON AV SALG TIL EIERE OG DELTAKERE I FORETAK MED FÆRRE ENN 10 EIERE ELLER DELTAKERE Alle salg av varer og tjenester spesifisert per eier eller deltaker i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning. Dette gjelder selv om eiere eller deltakere opptrer som forbrukere. SPESIFIKASJON AV SALG OG YTELSER TIL LEDENDE ANSATTE Alle salg av varer og tjenester til ledende ansatte spesifisert per ansatt i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjons-henvisning. Dette gjelder selv om den ledende ansatte opptrer som forbruker. SPESIFIKASJON AV MERVERDIAVGIFT

15 Utgående og inngående merverdiavgift og grunnlaget for beregning av avgiften spesifisert per periode etter kontoene i regnskapssystemet. Spesifikasjonen skal også vise avgiftsfri omsetning og uttak samt omsetning og uttak som faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftsloven kapittel 4. Utgående avgift skal også kunne spesifiseres per transaksjon. SPESIFIKASJON AV LØNNSOPPGAVEPLIKTIGE YTELSER Lønnsoppgavepliktige ytelser spesifisert per periode etter kontoene i regnskapssystemet. Arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser skal dessuten kunne gjengis samlet, per avgiftssats og kommune. KONTANTSALG Kunde- og leverandørspesifikasjoner skal også omfatte kontante salg og kjøp når varen eller tjenesten er beregnet for videresalg varen eller tjenesten er direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse vederlaget utgjør mer enn kroner inkludert merverdiavgift. Bokføringspliktige som i hovedsak selger kontant, kan spesifisere slike salg ved framleggelse av kopier av salgsdokumentasjonen ordnet per kunde. FORMIDLING AV TJENESTER Ved formidling av tjenester, hvor salgsdokumentet utferdiges av formidleren på vegne av den enkelte leverandør, kan transaksjonene registreres i kunde- og leverandørspesifikasjonen over formidlerens konto.

16 3.03 AJOURHOLD: ÉN, TRE ELLER SEKS GANGER ÅRLIG? Bokføringspliktige med få transaksjoner skal ajourføre regnskapet senest innen fristene for pliktig regnskapsrapportering. Med bokføringspliktige med få transaksjoner menes fra 2014 foretak som har færre enn 600 bilag i året. Ut 2013 var grensen 300 bilag i året. Virksomheter med under 600 bilag kan være à jour en gang per år dersom de ikke må rapportere arbeidsgiveravgift eller moms oftere. ANSATTE, ARBEIDSGIVERAVGIFT, FORSKUDDSTREKK Alle virksomheter med ansatte: Seks ganger årlig må regnskapet være ajourført, per 28. februar, 30. april osv. MERVERDIAVGIFT Virksomheter som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret må ha ajourført sitt regnskap seks ganger eller én gang årlig, alt etter hvilke momsterminer som er avtalt. Det normale er seks forfall for momsoppgjør. Med en omsetning på under én million kroner (eks moms), kan en virksomhet etter søknad slippe med ett årlig momsoppgjør. MERK! Søknadsdato for ett årlig momsoppgjør er 1. februar det aktuelle året. FORDELER For mange små virksomheter kan det være tid og penger spart når man bare trenger å utarbeide ett årlig oppgjør - og å innbetale kun én gang årlig. TIPS! Det betyr også at likviditeten i året kan være bedre. Innkommet mva som står på virksomhetens bankkonto - eller som midlertidig er brukt til å forbedre likviditeten - betyr også at virksomheten faktisk nyter godt av et rentefritt lån fra det offentlige. IKKE ANSATTE, IKKE MVA, MED 600 ELLER FLERE BILAG Virksomheter uten ansatte og utenfor Merverdiavgiftsregisteret - men med 600 eller flere regnskapsbilag - skal ha regnskapet à jour minst tre ganger årlig. IKKE ANSATTE, IKKE MVA, MED 599 ELLER FÆRRE BILAG Virksomheter uten ansatte og utenfor Merverdiavgiftsregisteret - og (fra regnskapsåret 2014) med 599 eller færre regnskapsbilag - skal ha regnskapet à jour én gang årlig - dvs per årsskiftet.

17 3.04 BOKFØRING I UTENLANDSK VALUTA Er den valuta som den bokføringspliktiges økonomiske virksomhet i hovedsak er knyttet til, en annen enn norske kroner, kan bokføringen skje i denne valutaen. Filialer i utlandet kan ved bokføringen benytte den valuta som den økonomiske virksomheten i det aktuelle landet i hovedsak er knyttet til. NORSK, SVENSK, DANSK ELLER ENGELSK Bokførte opplysninger/spesifikasjoner, samt dokumentasjon som er utarbeidet av den bokføringspliktige selv, skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Kontrollmyndighetene kan kreve at den bokføringspliktige får oversatt regnskapsmateriale til norsk, svensk, dansk eller engelsk dersom det er på et annet språk. Det er ikke krav om autorisert translatør eller lignende. MOMS Beløp knyttet til merverdiavgift skal fastsettes (låses) i norske kroner til kursen på fakturatidspunktet. LØNN Beløp knyttet til lønn skal fastsettes (låses) i norske kroner til kursen på utbetalingstidspunktet. EIENDELER OG GJELD Beløp knyttet til eiendeler og gjeld hvor skatteloven har egne vurderingsregler om valuta, skal fastsettes (låses) i norske kroner til transaksjonsdagens kurs. MINST ÅRLIG Omregning av beløp til norske kroner skal skje minst en gang i året ved bruk av gjennomsnittskurser. Det skal dokumenteres hvordan omregningen har skjedd og hvilke kurser som er benyttet. BALANSE Bokføringspliktige som ikke utarbeider balanse ved pliktig regnskapsrapportering til skattemyndighetene, skal likevel benytte kursen på transaksjonstidspunktet ved omregning til norske kroner. Har kursen i perioden ikke hatt svingninger som avviker mer enn fem prosent i forhold til den månedlige gjennomsnittskursen, kan månedens offisielle gjennomsnittskurs benyttes. Store enkelttransaksjoner skal i alle tilfeller omregnes til transaksjonsdagens kurs.

18 3.05 DOKUMENTASJON: SALG AV VARER OG TJENESTER SALGSDOKUMENTETS INNHOLD Dokumentasjon av salg av varer og tjenester skal minst inneholde: nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen angivelse av partene ytelsens art og omfang tidspunkt og sted for levering av ytelsen vederlag og betalingsforfall, og eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift (merverdiavgift skal angis i norske kroner) ANGIVELSE AV PARTENE Angivelse av kjøperen skal minst inneholde kjøperens navn, og adresse eller organisasjonsnummer. Selgeren kan fravike krav om angivelse av kjøperen ved kontantsalg fra detaljist. Dette gjelder likevel ikke når kjøperen er bokføringspliktig og varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, eller der betalingen skjer med kontanter for et beløp på kr eller mer inklusive merverdiavgift. MERK! Selgeren plikter i alle tilfelle å oppgi kjøperen på dennes dokumentasjon dersom kjøperen anmoder om dette. I slike tilfeller skal selgeren signere og stemple dokumentasjonen. Angivelse av selgeren skal minst omfatte selgerens navn og organisasjonsnummer. Er selgeren registrert i merverdiavgiftsmanntallet, skal organisasjonsnummer etterfølges av bokstavene MVA. NUMMERERING AV SALGSDOKUMENTET Salgsdokumentasjon skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte. LEVERINGSTIDSPUNKT FOR POSTORDRE OG LIGN Plikten til å angi leveringsdato på salgsdokumentet gjelder ikke når varen ekspederes gjennom speditør, ved postordre og lignende og salgsdokumentet følger forsendelsen. SPESIFIKASJON AV AVGIFTSPLIKTIG OG AVGIFTSFRITT SALG MV Avgiftspliktig og avgiftsfritt salg, samt salg som faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftsloven, skal gå fram hver for seg og summeres særskilt.

19 Det samme gjelder dersom avgiftspliktig omsetning avgiftsberegnes etter forskjellige satser: Produkter eller tjenester med 25 prosent moms føres for seg, med 14 prosent moms for seg osv. FORMIDLING AV TJENESTER Den som formidler tjenester, kan utferdige salgsdokument for flere leverandører i ett salgsdokument. Det kan benyttes en felles nummerserie for slike salgsdokumenter, og det totale vederlaget for den enkelte leverandør kan unnlates spesifisert. TIDSPUNKT FOR UTSTEDELSE AV SALGSDOKUMENTASJON Salgsdokumentasjon skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering, med mindre annet er bestemt i bokføringsforskriften. FRA 2014: TILBAKEDATERING TILLATT Med virkning fra 1. januar 2014 åpner bokføringsforskriften for at fakturaer som utstedes inntil 15 virkedager inn i måneden kan angi siste dato i foregående måned som fakturadato. MERK! Det er snakk om "15 virkedager". Med søndagene 1., 8. og 17. i en måned er siste frist for tilbakedatert faktura den 18. Andre måneder utløper fristen for tilbakedatering til forrige måned den 17. i neste måned. Det er en forutsetning at varen eller tjenesten er levert på tidspunktet der det foretas tilbakedatering. Dette gir bokføringspliktige muligheten til å sikre regnskapsmessig og avgiftsmessig sammenfall i bokføringen uten redusere kontrollmulighetene noe særlig. MERK! Bokføringspliktige som leverer årsoppgave eller årsterminoppgave for merverdiavgift skal i utgangspunktet utstede faktura innen det kalenderåret leveringen finner sted. Men også de vil på tilsvarende måte kunne tilbakedatere fakturaer. MÅNEDLIG FAKTURERING Leveranser som faktureres månedlig kan faktureres innen femten virkedager i måneden etter leveringsmåneden. LØPENDE LEVERING AV TJENESTER Tjenester som leveres løpende skal faktureres senest en måned etter utløpet av den ordinære merverdiavgiftsterminen. Men: Utstedelse av salgsdokumentasjon for løpende tjenesteleveranser kan utsettes ytterligere for ubetydelige leveranser. STRØM, TELEFONI MM For tjenester som leveres basert på måling av faktisk forbruk (strøm, telefoni og lignende), kan det utstedes salgsdokumentasjon for lengre perioder, begrenset til en periode på ett år. Salgsdokumentet skal så langt som det er mulig utstedes innenfor det kalenderår levering finner sted.

20 ANBUD OG LIGN For tjenester som leveres etter anbud eller tilsvarende forhåndsavtalt pris kan salgsdokumentasjon utstedes i henhold til avtale mellom partene, med mindre avtalt fakturering avviker vesentlig fra reell framdrift. FORSKUDDSFAKTURERING AV ABONNENTER MM Salgsdokumentasjon for persontransport, servering, abonnementer, leier, avgifter og lignende kan utstedes før levering har funnet sted, begrenset til en periode på ett år. Salgsdokumentet skal så langt som det er mulig utstedes innenfor det kalenderår levering finner sted. For andre typer leveranser kan det ikke utstedes salgsdokumentasjon inkludert merverdiavgift før den avgiftspliktige varen eller tjenesten er levert.

21 3.06 DOKUMENTASJON: KONTANTSALG Med kontantsalg menes salg der kjøperens betalingsforpliktelse overfor selgeren gjøres opp ved levering. KASSAAPPARAT MM Bokføringspliktige skal registrere kontantsalg fortløpende på kassaapparat, terminal eller et annet likeverdig system. Kontantsalget skal være dokumentert ved daterte, nummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapport (med mindre annet er bestemt - se nedenfor). Summeringsstrimlene skal angi klokkeslett for hvert enkelt salg. Det skal foreligge dokumentasjon av korreksjonsposter med angivelse av beløp, årsak og antall korreksjoner. Kassaapparatet skal kunne skrive salgsdokumentasjon (kvittering) til kunden for hvert salg. Beløpet som registreres skal være lett synlig for kunden med mindre dette er vanskelig gjennomførbart. MERK! Kvittering skal alltid skrives ut når beløpet som registreres på kassaapparatet ikke er lett synlig. DAGSOPPGJØR Det skal daglig utarbeides daterte nummererte summeringsstrimler ("z-rapporter") eller tilsvarende rapporter over opplysninger som er registrert på kassaapparat, terminal eller likeverdig system. Dette kan skje enten ved at opplysningene lagres i systemet, slik at rapportene til enhver tid kan skrives ut, eller ved at rapportene skrives ut ved daglig opptelling av kassabeholdning. Klokkeslett for utkjøring fra kassaapparatet skal gå fram av rapportene. Dokumentasjon av kontantsalg sammenholdt med daglig opptelling av kassabeholdning skal dateres. Det skal gå fram hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen. Eventuelle differanser skal forklares. SIKRES MOT MANIPULERING Hovedstrategien til skattemyndighetene er at kassesystemene må sikres mot manipulering som kan gi inntrykk av lavere omsetning. Derfor må leverandørene kunne dokumentere at systemet ikke kan integreres med ekstern programvare som muliggjør endring av elektronisk journal: Det skal ikke være mulig å endre registreringer i ettertid eller endre forprogrammert tekst på varer og tjenester ved registreringen. Det skal ikke være mulig å registrere salg uten at kvittering skrives ut.

22 Det skal ikke være mulig å kjøre ut mer enn én kopi av kvitteringen. Det skal ikke være mulig å merke enkelte varegrupper slik at de ikke medtas på rapporter. GEVINST- OG UNDERHOLDNINGSAUTOMATER Inntekter fra gevinst- og underholdningsautomater skal dokumenteres med kopi av dokumentasjon av tømmingen av automaten og faktura/avregning fra automatens eier eller entreprenør. AMBULERENDE ELLER SPORADISK KONTANTSALG Se neste kapittel for mer om dette. BILLETTER, ARRANGEMENTER Som daterte, forhåndsnummererte salgsbilag regnes også forhåndsnummererte billetter. Det skal gå fram av salgsbilaget (billetten) i hvilken grad det er gitt rabatt eller fribillett. Hvis rabatt eller fribillett er gitt på grunnlag av medlemskap eller lignende, skal det gå fram. Ved salg til publikum på idrettsarrangementer, konserter og lignende kan daglig salg fra hver enkelt selger registreres som ett beløp på kassaapparat, og det kan unnlates å skrive ut kvittering til kunden. Ved slik registrering på arrangementer - og også for bokføringspliktige som ikke har plikt til å benytte kassaapparat - skal dokumentasjonen av kontantsalget vise ut- og innleverte kontanter. Oppgjørene skal telles og signeres av to personer. UBETJENTE SALGSSTEDER - DOKUMENTASJON Salg fra ubetjente salgssteder er for eksempel vanlig ved betaling for bruk av private fjellveier (bompenger) og parkeringsplasser. Et annet eksempel kan være salg av proviant på ubetjente turisthytter. Salg fra ubetjente gårdsbutikker, eller fra ramper eller lignende langs veien (kornband, jordbær ol), er et tredje eksempel.

23 3.07 DOKUMENTASJON: AMBULERENDE ELLER SPORADISK KONTANTSALG For bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger tre ganger folketrygdens grunnbeløp (G) i løpet av et regnskapsår, gjelder ikke de ordinære kravene, heller ikke om kassaapparat. Skattedirektoratet understreker at det altså er to vilkår som må være oppfylt: kontantsalget må enten skje ambulerende eller sporadisk, og kontantsalget kan ikke overstige 3G Bokføringspliktige som kommer inn under unntaket kan i stedet for å følge bestemmelsen om kassaapparat, dokumentere kontantsalget på en av følgende måter: føre kontantsalget fortløpende inn i en innbundet bok, der sidene er forhåndsnummerert, eller ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag Et nytt alternativ til å dokumentere salg som nevnt ovenfor er tatt med i den nye bokføringsforskriften fra 1. januar 2014: Ambulerende eller sporadisk kontantsalg av varer kan dokumenteres med en oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter. Det skal skrives ut kvittering dersom kunden ber om det. HVA ER AMBULERENDE KONTANTSALG? Skattedirektoratet legger til grunn at ambulerende virksomhet er virksomhet som ikke drives fra fast tilrettelagt utsalgssted. Eksempel på ambulerende virksomhet kan være salg av frukt og bær langs veien om sommeren, salg på messer og lignende og salg fra fiskebil mv. Skattedirektoratet legger også til grunn at salg av fisk fra båt i de fleste tilfeller vil kunne komme inn under unntaket. I forhold til tjenesteytende næringer kan et eksempel være en fysioterapeut som reiser rundt og behandler pasienter i deres privatbolig.

24 3.08 DOKUMENTASJON: KJØP Dokumentasjon av kjøp skal være salgsdokumentasjonen selgeren har utstedt og skal inneholde de opplysningene som vi gjengir i kapitlet 3.05 "Dokumentasjon: Salg av varer og tjenester" ovenfor. KONTANTKJØP FRA DETALJIST Ved kontantkjøp fra detaljist kan angivelse av kjøperen utelates når vederlaget er lavere enn 1000 kroner inkludert merverdiavgift og varen eller tjenesten ikke er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse. Salget må heller ikke gjelde drivstoff til bruk i virksomhet som driver person- eller varetransport som næring. MERK! Når kjøperen ikke er oppgitt, skal den som har foretatt kjøpet påføre formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene. Dokumentasjonen skal dateres og signeres. I bokføringsforskriften fra 1. januar 2014 ble det presisert at kravet ikke gjelder når det er betalt med den bokføringspliktiges betalingskort, fordi betalingene da til vil være sporbare i langt større grad enn ved betaling med kontanter. LAGT UT AV EN ANSATT Ved kjøp som er lagt ut av en ansatt i den bokføringspliktige virksomheten gjelder ikke beløpsgrensen på 1000 kroner. I slike tilfeller skal den ansatte alltid utarbeide og signere en datert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt og formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene. FEIL Er mottatt salgsdokumentasjon uriktig eller på annen måte ikke tilfredsstiller kravene slik vi har sett her, må kjøperen kreve ny salgsdokumentasjon. Lar ikke dette seg gjøre, må kjøperen kunne sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for kjøperens virksomhet. MERK! Legg altså merke til at alle kontantbilag der kjøperforetakets navn er ført på av kjøperen selv, skal kjøperen skrive på formålet eller bruksområdet for varene eller tjenestene - slik at det ved et ettersyn er klart dokumentert at kjøpet er en reell utgift i virksomhet

25 3.09 DOKUMENTASJON: LØNN Ved dokumentasjon av lønn og andre oppgavepliktige ytelser, samt forskuddstrekk og påleggstrekk, skal følgende opplysninger skal gå fram av dokumentasjonen: fødselsnummer navn og stilling skattekommune tabellnummer og/eller den trekkprosent som står på skattekortet PÅLEGG OM TREKK Har arbeidsgiveren mottatt pålegg om trekk i medhold av skattebetalingsloven, skal dokumentasjonen også inneholde følgende: hvem som har utferdiget pålegget når pålegget er mottatt det beløp som skal dekkes ved trekket inntektsåret som pålegget om trekk gjelder trekkprosenten/beløp som skal trekkes for hver utbetalingsperiode HVER TERMIN For hver periode med pliktig regnskapsrapportering av forskuddstrekk og påleggstrekk - normalt to-måneders terminer - skal dokumentasjonen inneholde følgende opplysninger per ansatt: dato for utbetaling av ytelser og om mulig det tidsrom ytelsen knytter seg til brutto ytelse, hvis aktuelt med angivelse av antall godtgjorte timer eventuelt tillegg for naturalytelser som det skal foretas trekk i fradrag for pensjonsinnskudd, bidragstrekk og trekkfri fagforeningskontingent trekkgrunnlaget størrelsen av det foretatte forskuddstrekk og påleggstrekk

26 3.10 DOKUMENTASJON: TIMER, TIDSBRUK Bokføringspliktige i enkelte tjenesteytende næringer hvor vederlaget helt eller delvis er basert på tidsforbruk skal spesifisere timene per dag, fordelt på intern tid og på de enkelte kunder/oppdrag. Bestemmelsen vil typisk gjelde bokføringspliktige innen de liberale yrker, som konsulenter, advokater, regnskapsførere, revisorer, arkitekter og ingeniører. Den vil også omfatte undervisning hvor betalingen avregnes etter medgått tid, utleie av arbeidskraft og lignende. DOKUMENTASJON For ansatte som helt eller delvis godtgjøres basert på antall arbeidede timer, skal følgende opplysninger være dokumentert for den enkelte: dato for utført arbeid antall timer den aktuelle dato sum timer for den aktuelle perioden SAMMENHENG MELLOM TIDSFORBRUK OG VEDERLAG Skattedirektoratet har gjort det klart at bestemmelsen ikke gjelder tjenester generelt, men forutsetter at det er en klar sammenheng mellom tidsforbruket og det vederlaget som kreves.

27 3.11 UTTAK AV EIENDELER OG TJENESTER Dokumentasjon av uttak til eiere, deltakere eller anvendelse i egen virksomhet skal følge de vanlige kravene til innhold så langt de passer. I tillegg skal dokumentasjonen inneholde virkelig verdi av eiendelen eller tjenesten. VELDEDIGE FORMÅL Dokumentasjon av uttak av eiendeler og tjenester fra den bokføringspliktiges virksomhet til bruk som gave til veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner skal i tillegg til opplysningene ifølge de vanlige dokumentasjonskravene, også inneholde virkelig verdi av eiendelen eller tjenesten og eventuelle kostnadsrefusjoner mottatt fra institusjonen eller organisasjonen. Overstiger virkelig verdi av eiendelen eller tjenesten to ganger folketrygdens grunnbeløp (G), skal dokumentasjonen attesteres av den bokføringspliktiges revisor. Er virksomheten ikke revisjonspliktig, skal dokumentasjonen attesteres av styrets leder eller et annet medlem av styret eller tilsvarende ledelsesorgan.

28 3.12 DOKUMENTASJON: REISER, BEVERTNING, BETALING, REGNSKAPSMESSIGE DISPOSISJONER REISE- OG OPPHOLDSUTGIFTER Det skal gå fram av dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på. BEVERTNINGSUTGIFTER Dokumentasjon av bevertningsutgifter skal angi formålet og hvem bevertningen omfatter. BETALINGSTRANSAKSJONER Dokumentasjon av betalingstransaksjoner som ikke vedrører kontante kjøp og salg, skal vise betaleren og mottakeren av betalingen. ANDRE REGNSKAPSMESSIGE DISPOSISJONER Dokumentasjon av andre regnskapsmessige disposisjoner skal vise årsaken til at disposisjonen gjennomføres og bokføres. Når disposisjonen er en korreksjon av en bokført opplysning, skal det påføres en gjensidig referanse mellom den nye og den opprinnelige dokumentasjonen så langt det er praktisk mulig.

29 3.13 DOKUMENTASJON: VARELAGER, INNSKUDD OG GJELD VARELAGER Varelager skal telles ved regnskapsårets slutt. Bokføringspliktige som fører et betryggende lagerregnskap kan foreta opptelling i løpet av året, forutsatt at tilgang og avgang fra opptellingstidspunktet til regnskapsårets slutt kan dokumenteres på tilfredsstillende måte. Dokumentasjon av varelager skal inneholde en spesifisert oppstilling over varens art, kvantum (med angivelse av måleenhet) og verdi for hver enkelt vare, samt en summeringskolonne for de spesifiserte verdiene. Beregningsmåten for de spesifiserte verdiene skal gå fram av dokumentasjonen. Ved dokumentasjon av varelageret kan verdi for hver enkelt vare etter første ledd beregnes til: anskaffelseskost varens kalkulerte utsalgsverdi dersom varelagerets anskaffelseskost på tilfredsstillende måte kan beregnes på grunnlag av denne verdien. Det skal gå fram av dokumentasjonen hvordan anskaffelseskosten er beregnet. Varer som etter sin art er fritatt for merverdiavgift ved salg eller avgiftsberegnes med forskjellige satser, skal skilles ut og vises som egne grupper. Det samme gjelder varer med forskjellig bruttofortjeneste Den regnskapsmessige og skattemessige verdien av varelageret skal gå fram av dokumentasjonen. For bokføringspliktige er det tilstrekkelig at den skattemessige verdien går fram. - Dokumentasjonen skal være ordentlig og oversiktlig, krever bokføringsforskriften. Benyttes manuelle lister, skal de være nummerert før tellingen foretas. Dokumentasjonen skal være datert, og det skal gå fram hvem som har foretatt opptellingen. Originale lister på papir skal oppbevares som en del av dokumentasjonen. BANKINNSKUDD, LÅNEGJELD, KONTANTER Dokumentasjon av bankinnskudd og lånegjeld skal inneholde oppgaver fra finansinstitusjoner over mellomværende. Kontantbeholdning skal telles ved årets slutt. Opptellingen skal dokumenteres, og det skal gå fram hvem som har foretatt opptellingen og på hvilket tidspunkt. Eventuelle differanser skal forklares. Dokumentasjonen skal så vidt mulig vise både regnskapsmessige og skattemessige verdi. FINANSIELLE INSTRUMENTER Finansielle instrumenter som er registrert i et verdipapirregister skal dokumenteres med oppgaver fra et verdipapirregister over verdipapirbeholdning.

30 Dokumentasjonen skal så langt det er mulig vise både regnskapsmessige og skattemessige verdi.

31 3.14 OPPBEVARING AV REGNSKAPET: HVOR LENGE? Fra 1. februar 2014 ble det innført redusert krav til oppbevaringstid av regnskapsmateriale, idet noe av materialet heretter må lagres i fem år i stedet for i ti år. Fra 1. januar 2015 gjelder følgende, ifølge Skattedirektoratet: Bokføringspliktige kan pålegges å oppbevare regnskapsmateriale i mer enn fem år. Slikt pålegg skal bare kunne gis i forbindelse med kontroll. FEM ÅR: ÅRSREGNSKAP, ÅRSBERETNING, SPESIFIKASJONER, BREV FRA REVISOR Femårsregelen gjelder primærdokumentasjon, som årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning, spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, dokumentasjon av bokførte opplysninger mv og eventuelle nummererte brev fra revisor. Det samme gjelder blant annet for dokumentasjon av timebestillinger, av drosjers kontantomsetning, visse hotellkalkyler, videreforhandleres dokumentasjon av visse beløp mv. TRE OG ET HALVT ÅR: AVTALER, KORRESPONDANSE, PAKKSEDLER, PRISOVERSIKTER Annet regnskapsmateriale, som betydningsfulle avtaler som gjelder virksomheten, korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning, utgående pakksedler og lovpålagte prisoversikter, skal lagres i minimum tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. Det samme gjelder for avtaler som gjelder virksomheten, korrespondanse som gir en vesentlig tilleggsopplysning, utgående pakksedler som følger varen eller sendes kjøper, og prisoversikter ifølge lov eller forskrift. TI ÅR: KAPITALVARER, BYGG OG ANLEGG, BANK OG FINANS Dokumentasjon ved kjøp av kapitalvarer forbundet med ny-, på- eller ombygging av fast eiendom der inngående mva utgjør minst kroner; bygge- og anleggsbransjens prosjektregnskap, timelister, kontrakter med underentreprenører og visse kunde- og leverandørspesifikasjoner for bank og finans.

32 3.15 ALT REGNSKAPSMATERIALE KAN LAGRES DIGITALT Nye regler fra regnskapsår som startet 1. januar 2013 eller senere likestiller elektronisk lagring av alt regnskapsmateriale med bedriftens nåværende papirarkiv. Alt kan lagres digitalt. PLIKTIGE REGNSKAPSRAPPORTER Konsekvensene av dette er at bedriften ikke lenger trenger skrive ut pliktige regnskapsrapporter. Bedriften kan også velge å erstatte absolutt alle fysiske regnskapspapirer med lagring i digitalt format. Det var tidligere et krav at spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering skulle utarbeides (skrives ut) for hver enkelt periode. Dette er altså endret til at den bokføringspliktige skal være i stand til å utarbeide regnskapsrapportene hvis det kreves. MERK! Det er et krav her at regnskapssystemet må gi mulighet for betryggende lukking av regnskapsperioder. Det innebærer at de må kunne låses slik at bokførte opplysninger i tidligere perioder ikke kan endres eller slettes. BOKFØRINGSLOVEN 5 Konsekvensene av dette er at bedriften ikke lenger trenger skrive ut pliktige regnskapsrapporter. Bedriften kan også velge å erstatte absolutt alle fysiske regnskapspapirer med lagring i digitalt format. "For hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, skal det utarbeides bokføringsspesifikasjon, kontospesifikasjon, kundespesifikasjon, leverandørspesifikasjon, spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet, spesifikasjon av salg til eiere og deltakere og spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte. For hver periode med pliktig regnskapsrapportering skal det dessuten utarbeides spesifikasjon av merverdiavgift, spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser og spesifikasjon av elimineringer og andre posteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap." OGSÅ FOR TIDLIGERE ÅR Endringene innebærer at bokføringspliktige også for tidligere regnskapsår enn 2013 kan slippe å oppbevare ferdig utarbeidede spesifikasjoner på papir av pliktig regnskapsrapportering. MERK! Betingelsen er at regnskapssystemet også i regnskapsårene før 2013 hadde en funksjonalitet for lukking av regnskapsperioder som tilfredsstiller de nye kravene. BETRYGGENDE SIKRING

33 Kravene til funksjonalitet for lukking av regnskapsperioder er spesifisert i bokføringsforskriften (ny) 7-6: "Regnskapsperioder skal lukkes innen fristene som nevnt i bokføringsloven 7 annet ledd. Lukkingen skal skje på en måte som gir betryggende sikring mot endring eller sletting av bokførte opplysninger. Det skal foreligge en beskrivelse av regnskapssystemets funksjonalitet for lukking av regnskapsperioder, herunder hvordan lukkingen gir betryggende sikring mot endring eller sletting av bokførte opplysninger. Beskrivelsen skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt." MERK! Bestemmelsene ovenfor gjelder ikke for bokføringspliktige som oppbevarer utarbeidede spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering på papir. BOKFØRTE OPPLYSNINGER Bokførte opplysninger etter bokføringsloven 7 første ledd, som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. GJELDER OGSÅ REFUSJONER TIL ANSATTE Fram til 1. juli 2014 var det unntak for refusjoner til ansatte. Det vil si at de måtte levere sine utleggsbilag på papir, for eksempel: reiseregninger, privat abonnement på bredbånd eller middag med kunder. Fra 1. juli 2014 kan ansatte skanne papirbilagene og sende reiseregning elektronisk uten originale papirkvitteringer. MER OM KRAVENE TIL DIGITAL LAGRING Det viktigste kravet er at oppbevaringsmåten skal opprettholde lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden, uavhengig av format eller medium. TIPS! Det er viktig å huske at det originale regnskapsmaterialet på papir ikke kan kastes før du er helt sikker på at opplysningene er overført til et elektronisk medium og at det også foreligger en digital sikkerhetskopi. Det er ikke bra nok å kjøre opplysningene ut på en pdf-fil eller lignende.

34 3.16 PERSONALLISTE bedrifter må daglig føre liste over hvilke ansatte som til enhver tid er på jobb, ifølge bokføringsforskiften Slurves det med dette, kan boten raskt komme opp i kroner. Bransjene som er forpliktet til føringen av daglig personalliste er Serveringssteder omfatter blant annet cafeer, restauranter, puber, gatekjøkken og cateringvirksomhet. Frisører og skjønnhetspleie. Skjønnhetspleie er for eksempel ansiktsbehandling, manikyr, pedikyr, kroppspleie, SPA, farging av vipper og bryn, tatovering av øyebryn, øyekontur og lepper, tannbleking og piercing. Solarium er unntatt. Bilverksted og bilpleie omfatter bilverksteder, bilvask og billakkering. En personalliste er en liste over alle som arbeider i virksomheten, inkludert ulønnet og innleid personale, og skal vise når de starter og avslutter arbeidsdagen. Listen skal føres på arbeidsplassen, og den skal være tilgjengelig for kontroll i virksomhetens åpningstid. Hvorfor må man føre lister? Årsak: I en del bransjer har det vist seg å være nødvendig med tiltak for å bekjempe svart arbeid. Erfaringer fra Sverige viser at personallister er et tiltak som raskt gir dokumentasjon for at arbeidsforholdene er i orden. Skatteetaten følger opp med kontroller. Dessuten: Gjennom samarbeid med blant annet NAV og Arbeidstilsynet skal de følge opp og avdekke useriøse aktører.