Fjell kommune Arkiv: Saksmappe: 2012/ /2013 Sakshandsamar: Lennart Fjell Dato: SAKSDOKUMENT

Transkript

1 Fjell kommune Arkiv: Saksmappe: 2012/ /2013 Sakshandsamar: Lennart Fjell Dato: SAKSDOKUMENT Utvalsaksnr Utval Møtedato Komite for drift Kommunestyret Avtaleverk knytt til Sotra Arena - Utleige og reklameverksemd Samandrag av saka: Denne saka omhandlar avtalar knytt til driftsoppgåver som utleigeverksemd og reklameverksemd i Sotra Arena. Dette er tenester som Fjell kommune i kommunestyrevedtak 30/ ønskjer å setje ut idretten i Fjell, så langt det lar seg gjere. To idrettslag i Fjell kommune har ytra ønskje om å ta på seg oppgåver knytt til utleige, reklameverksemd og tilsyn: Sotra Sportsklubb (SSK) og Sotra Badminton Club (SBC). Avtalene som er utforma er arbeida fram gjennom dialog med desse og Fjell idrettsråd. 1. Avtale om utleigeverksemd i Sotra Arena: SSK ønskjer og å ta på seg tenester knytt til utleige. 2. Avtale om reklameverksemd i Sotra Arena: SSK og SBC har til intensjon om å samarbeide om tenesta. Fjell kommune inngår avtalen med SSK, mens SSK og SBC utarbeider seg i mellom samarbeidsavtale. Det vert i saka gjort greie for innhaldet i avtalane. Desse avtalane følgjer og saka i full versjon. Alle avtalane skal vere i tråd med føresetnader lagt i Driftsmodell for Sotra Arena som vart vedteken i juni Rådmannen tilrår at avtalane vert godkjende slik dei no ligg føre. Innstilling: Komite for drift tilrår: 1. Fjell kommunestyre godkjenner Avtale om utleigeverksemd i Sotra Arena 2. Fjell kommunestyre godkjenner Avtale om reklameverksemd i Sotra Arena Straume, den

2 Steinar Nesse Rådmann Lennart Fjell Kultursjef Dokument vedlagt saka: 1. Avtale om utleigeverksemd i Sotra Arena 2. Avtale om reklameverksemd i Sotra Arena Saksopplysningar: Fjell kommunestyre gjorde i sak 62/10 vedtak om bygging av fleirbrukshall i Straume idrettspark. Fleirbrukshallen vert bygd for å sikre nok hallkapasitet i kommunen. Det er lagt til grunn at Fjell kommune skal ha ein driftsmodell der hallen vert stilt til disposisjon for idretten, og at eventuelle inntekter frå utleige med meir, tilfell idretten. Finansieringa av hallen er basert på meirverdiavgiftskompensasjon og spelemidlar, i tillegg til lån. I arbeidet med driftsmodellen har rådmannen vore særleg oppteken av å sikra det økonomiske grunnlaget for hallen. I kommunestyrevedtak 30/ vart følgjande Driftsmodell for Sotra Arena vedteken: 1. Fjell kommune er eigar og har overordna ansvar for drift, vedlikehald, reinhald og tek kostnaden med dette. 2. Fjell kommune set ut reinhaldet til ekstern aktør. Dette innkjøpet er anbodspliktig. 3. Fjell kommune let idretten/frivillige lag ta seg av følgjande oppgåver: 1. Drift av kafeteria 2. Utleigeverksemd 3. Vakthald/tilsyn/tryggleik, som føreset ei intensjonskunngjering på førehand. 4. Administrasjon og inntekt knytt til reklame- og sponsorarbeid. 4. Driftsmodellen vert evaluert i løpet av I denne saka er det avtaleverk knytt til oppgåvene utleigeverksemd og reklameverksemd som vert presentert.

3 1. Avtale om utleigeverksemd i Sotra Arena Avtalepartar: Fjell kommune Sotra sportsklubb - Sotra Badminton Club Utdrag frå avtale: Hallen skal primært nyttast til lokal idrett med trening og seriekampar, slik at omfanget av utleige (turneringar, landskampar, messer og konsertar) må tilpassast denne bruken. Sotra Arena vil til ein viss grad kunna leigast ut av ekstern aktør til arrangement som til dømes turneringar, landskampar, messer, konsertar og liknande av kortvarig karakter. Fjell kommune tek sikte på å la alle inntekter som vert genererte av hallen tilfalla idretten i kommunen. Fjell kommune ønskjer difor å overlate alt arbeid knytt til utleige av Sotra Arena til idretten i Fjell. Det er ein føresetnad at det i samsvar med denne avtalen og under omsyn til idrettens beste vert etablert nærmare avtalar, retningsliner, rutinar o.a. som regulerer drifta. Det er knytt eigne føresetnader og avtalar for bruk av speleflate tre i Sotra Arena, og ekstern aktør må gjennomføre utleige i høve tilretningslinene i desse. Det skal og utformast standardkontrakt for utleige. For all bruk av hallen, medrekna utleige, kafeteriadrift, vakthald og anna må dette gjennomførast i høve til instruksar og avtaler som til ei kvar tid gjeld i kommunen. Avtalepartnar skal til ei kvar tid gjennomføre si verksemd i høve til vedteke Driftsmodell for Sotra Arena. Aktuelt utleigeareal: Sotra Arena sine aktuelle utleigeareal fordeler seg på; - tre speleflater - VIP-rom / møterom - aktivitetsrom - garderobar Aktuelle areal kan leigast ut samla eller delt i høve til gjeldande retningsliner for utleige. Utleigeaktør reserverer gjennom AktivFjell på lik linje med andre brukarar av Sotra Arena. Utleige: All utleige kan delast i tre brukstypar: 1. Idrett - og kulturarrangement som kjem inn under hallen sin primære bruk. 2. Kommersielle arrangement (messer, konsertar m.m.) som kjem inn under dei avgrensingane som gjeld i Driftsmodell for Sotra Arena 3. Utleige av mindre einingar, som t.d. møterom, vert handtert av utleigeaktør gjennom AktivFjell, men skal ikkje gå på kostnad av idrettsleg aktivitet. Partane skal saman med Fjell Idrettsråd behandla alle søknader om større arrangement fortløpande, og prioritera desse etter same rekkefølgje som arrangementstypane vist ovanfor. Sjå eige vedlegg for rutinar rundt behandling av søknader m.m. Fjell kommune har overordna/endelege avgjerdsrett for utleige av arenabanene.

4 Sotra SK har avgjerdsrett for utleige av tredje speleflate. Ved utleige som krev ekstra reinhald/vedlikehald, skal desse kostnadane bli dekka av ansvarleg for utleige. Administrasjon av utleige: Ekstern aktør frå idretten i Fjell vert sett til å administrere utleiga av Sotra Arena med arbeidsoppgåver som; - Mottak av søknader om leige, og prioritere desse i forkant av partane si behandling av søknadane. Det skal nyttast standardkontrakt for utleige. - Administrere / koordinere kontakt med leigetakar og saman med Eigedomssjefen leggje til rette for eit godt leigeforhold. - Føre prosjektrekneskap for kvart leigetilhøve med samla utleigerekneskap for Sotra Arena. Rekneskap vert rapportert til Fjell Kommune og FIR kvart halvår. Økonomi: Fjell kommune lar lag og organisasjoner innafor idrett og kultur i kommunen fritt disponera kontor, møterom og andre fellesareal etter same modell som treningsflatene, det vil seia fri bruk, innafor rammene i avtaleverket. Ekstern aktør betalar ut leigeinntekter årleg til FIR som på si side utan opphald fordelar pengane etter gjeldande fordelingsnøkkel i Fjell kommune. Tap av treningstid knytt til utleige skal kompenserast så langt det lar seg gjera. Som leigeinntekt reknast fakturert leige trekt frå kostnader ved utleige, som til døme ekstra vakthald, reinhald og drift, spesifisert i eige prosjektrekneskap. Her skiljer ein mellom leigeinntekt (overført til FIR), og andre inntekter ved arrangement (Døme: Vakthald, kiosk/kafe, administrering) som er tenester den utførande part får betalt for. Kommunen står ikkje ansvarleg for ekstra vakthald. Ansvar: SSK svarer for kostnader knytt til reparasjon på anlegget og lausøyre dei disponerer og som ikkje er dekka av Fjell kommune si forsikring. Avtaleperiode / Oppseiing av avtale: Avtalen tek til å gjelda frå til og deretter med automatisk fornying i to år av gangen dersom ingen av partene har sagt opp avtalen minimum tre månader før avtalen sin sluttdato. Partane kan krevja reforhandling av avtalen ved utløpet av den første perioden. Partane må eventuelt setja fram skriftleg krav om reforhandling seinast seks månader før leigeperioden opphøyrer. Partane kan krevja reforhandling av avtalen dersom ekstern aktør vil gjennomføra vesentlege organisasjonsendringar. Økonomiske konsekvensar: Det er Fjell kommune sin intensjon om å overlate til idretten i Fjell, i samråd med Fjell idrettsråd, moglegheita til å leige ut delar av Sotra Arena. Ei slik utleige skal ikkje gå på kost av idrettsleg bruk av Sotra Arena, og halde seg til dei retningsliner som er i kommunen gjennom bla. Driftsmodell for Sotra Arena. Fjell kommune skal ikkje ha utgifter knytt til slik utleige.

5 Andre konsekvensar: Fjell kommune må i denne avtalen ta stilling til om det skal vera utleige av Sotra Arena eller ikkje, og kven som skal ha høve til å drifte ei slik verksemd. I avtalen er det beskrive korleis ei slik verksemd skal virke i Sotra Arena, og retningslinene er tilpassa ein bruk som skal skåna og gagna idretten på best mogleg måte. Avtaleperioden er kort, og etter kvart som tenesta trer i kraft vil partane, om naudsynt, tilpassa avtalen. 4. Avtale om reklameverksemd i Sotra Arena Avtalepartar: Fjell kommune Sotra sportsklubb - Sotra Badminton Club Utdrag frå avtaletekst: Fjell kommune lar alle inntekter som vert genererte av hallen tilfalla idretten i kommunen. Fjell kommune ønskjer difor å overlata til idretten i Fjell alt arbeid som vert kravd i samband med reklameverksemd. Det er ein føresetnad at det i samsvar med denne avtalen og under omsyn til idrettens beste vert etablert nærmare avtalar, retningslinjer, rutinar o.a. som regulerer drifta. For all bruk av hallen, medrekna kortvarig utleige, kafeteriadrift, vakthald og anna må dette gjennomførast i høve til instruksar og avtaler som til ei kvar tid gjeld i kommunen. Avtalepartar skal til ei kvar tid gjennomføra si verksemd i høve til vedteken driftsmodell for Sotra Arena. Rammar for reklameverksemd i Sotra Arena: Reklame i Sotra Arena er kategorisert slik; - Reklamesegl som lett kan takast opp og ned - Logo- / filmreklame på storskjermar/skjermar - Reklame på eiga nettside for utleige - Arrangementsreklame - Lydreklame under arrangement. - Stands under arrangement. Desse skal til ei kvar tid følgja retningsliner for branntryggleik o.l. i Fjell kommune. Det skal til ei kvar tid takast omsyn for å unngå lyd-, lys- og biletstøy. Reklamesegl og reklame som vert vist under ordinære treningar skal vera avgrensa til logoreklame. Avtalepartnar skal gå i dialog med Fjell idrettsråd og Fjell kommune for å utarbeida ein fordelingsnøkkel knytt til reklamesegl og liknande. Denne fordelingsnøkkelen skal reknast som eit grunnlag for ein prinsippmodell for reklame i den framtidige Fjellmodellen. Lag med sporadiske treningar og avvikling av cupar / arrangement kan selja reklameplass på dei elektroniske tavlene / skjermane. Desse vert lagt inn som eigne sekvensar og vert berre vist under gjeldande aktivitet.

6 Utleigeaktør kan ha eigen nettportal for drift knytt til utleige- og/eller reklameverksemd, men utleiga vert handtert gjennom AktivFjell. Ein slik portal vert ikkje finansiert av Fjell kommune, men Fjell kommune skal eiga nettstadsadresse/domene og ha redigeringsrett. Kommunale retningsliner for reklame i idrettshallar skal gjelda for all type reklame. Det skal utarbeidast retningsliner for sal og prislister av utleigeaktør i samarbeid med Fjell kommune og Fjell idrettsråd. Administrasjon av reklameverksemd Ein ekstern aktør vert sett til å administrera arenareklame i Sotra Arena med arbeidsoppgåver som: Godkjenning og fakturering av all reklameplass på vegne av idretten og FIR. Leggja til rette og hjelpa til med arenareklame for elektroniske tavler / monitorar. Økonomi: Føra eigen rekneskap for all reklameinntekt for hallen. Ekstern aktør skal kostnadsføra utførte timar i høve til tilrettelegging som t.d. monteringsarbeid. Som timesats nyttar ein årsløn omrekna til timepris for fast tilsette eller p.t. kr 150,- pr time for ulønna personell. Dette skal ikkje fakturerast til Fjell kommune, men belastast prosjektrekneskapen/annonsør. Sponsor/Reklame ved dagleg drift Alle reklameinntekter basert på reklame / logo vert fordelt med 50% til seljande lag eller organisasjon, 40% til FIR og 10% til ekstern aktør (for administrasjon). Ekstern aktør fakturerer all slik reklameplass og sørgjer for fortløpande utbetaling til seljande lag eller organisasjon. Ekstern aktør gjev halvårlege rapportar til FIR og Fjell kommune. Sponsorinntekter vert utbetalt halvårleg til FIR som utan opphald fordelar pengane etter gjeldande fordelingsnøkkel i Fjell kommune. Sponsor og reklame ved eige arrangement Alle sponsorinntekter som vert basert på elektroniske tavler / skjermar ved eigne arrangement går til det lag eller organisasjon som sel reklameplassen, og fakturerer sjølv dette. Ekstern aktør kan yta hjelp med tilrettelegging etter gjeldande timesats. Denne type reklameplass vert omgrensa til den delen av Sotra Arena som vert nytta til arrangementet. Avtaleperiode / Oppseiing av avtale: Avtalen gjeld for tidsrommet til med automatisk fornying i to år av gangen dersom ingen av partene har sagt opp avtalen minimum tre månader før avtalen sin sluttdato. Partane kan krevja reforhandling av avtalen ved utløpet av den første perioden. Partane må eventuelt setja fram skriftleg krav om reforhandling seinast seks månader før avtaleperioden opphøyrer. Økonomiske konsekvensar: Det er Fjell kommune sin intensjon om å overlate til idretten i Fjell, i samråd med Fjell idrettsråd, moglegheita til å selja reklame i delar av Sotra Arena. Slik reklameverksemd skal ikkje gå på kostnad av idrettsleg bruk av Sotra Arena, og halda seg til dei retningsliner som er i kommunen gjennom bla. Driftsmodell for Sotra Arena og elles reklameverksemd. Fjell kommune skal ikkje ha utgifter knytt til slik verksemd.

7 Andre konsekvensar: Fjell kommune må i denne avtalen ta stilling til om det skal vera reklame i hallen eller ikkje, og kven som skal ha høve til å drifta ei slik verksemd. I avtalen er det beskrive korleis ei slik verksemd skal virka i Sotra Arena, og retningslinene er tilpassa ein skånsam bruk. Avtaleperioden er kort, og etter kvart som tenesta trer i kraft vil partane, om naudsynt, tilpassa avtalen. Fjell kommune inngår avtalen med ein part, SSK, mens SSK og SBC utarbeider seg i mellom samarbeidsavtale. Begge avtalane er kvalitetsikra gjennom Advokafirmaet Deloitte AS. Vurdering: Rådmannen vurderer saka slik at avtaleverket som no ligg føre for tenestene utleige- og reklameverksemd, er utarbeidd i samsvar med vedteken Driftsmodell for Sotra Arena Ut i frå føresetnadane i dette grunnlaget er det utarbeidd avtalar som følgjer dei politiske intensjonane som Fjell kommunestyre har gjeve. Om det skulle vera naudsynt har Fjell kommune høve til å få gjort endringar i tenestene relativt raskt. Rådmannen tilrår på denne bakgrunn at Fjell kommune godkjenner avtalene slik dei no ligg føre.