ITD Kjemi og Miljø i et IT-perspektiv (Vår r 2010 )

Transkript

1 ITD Kjemi og Miljø i et IT-perspektiv (Vår r 2010 ) Om prosjektarbeide/ ledelse: Miljø i IT-persp

2 1. Hva et prosjekt er: Engangsoppgave. Har et definert mål. Har en egen midlertidig organisasjon. Tidsavgrenset. Kompleksitet og tverrfaglighet. Miljø i IT-persp

3 Grunner til å velge prosjekt som arbeidsform. Et prosjekt skal levere fordelaktige produkter som bidrar til endring. Miljø i IT-persp

4 At et prosjekt har noen absolutte rammer å holde seg til: TID RESSURSER KVALITET Miljø i IT-persp

5 Og her kan masse gå g galt! Man kan snuble (Westhagen):Snublestener i prosjektarb s16.jpg Miljø i IT-persp

6 Prosjektets risiko. Alle prosjekter har en usikkerhet mhp gjennomføring (tenker her ikke på nytteverdi som er selvsagt også er viktig) i seg, derfor kan det være lurt å tenker gjennom en strategi for å redusere denne. Risikostryring er eget fag...\risikostryring og PMI prosjekter.pdf Du har ekstern usikkerhet og intern usikkerhet. Her bør man være opptatt av mulighetene og se hvordan man kan håndtere usikkerheten. Miljø i IT-persp

7 Derfor bør b r en gjøre Risikoanalyse (intern) Hendelse Høy Middels Lav Tiltak Sjukdom som vil hindre tapt arbeids tid før innlevering. X Overtidsarbeid for de andre. Uforutsette problemer med programvaren Kunnskapsmangel på del x i prosjektet. X X Kvalitetssikre underveis at alt fungerer.(evt start) Vite i detalj hva som må læres og tiden. Bedriften har ikke tid til å gjennomføre prosjektet Fare for feiltolkning av data X X Forpliktende avtale m/ reserve. Flere tolker samme data. Miljø i IT-persp

8 Men hva med den eksterne usikkerhet? Bedriften omprioriterer. Bedriften får et problem som vanskelig kan løses. Myndighetene endrer prioriteringer (eks økonomisk støtte man er lovet). Uvær, streik, uventet konkurranse, krig,. Miljø i IT-persp

9 Er alle risiki like viktige? HELE PROSJ SYKDOM LITEN(2) STOR(5) OVERTID PL/ALLE HELE PROSJ KUNNSAP STOR(5) STOR(4) TILEGNES PL/ALLE Miljø i IT-persp

10 PL sin hovedoppgave (kontinuerlig) TID PL KVALITET RESSURSER P-G Fyhn HiØ ITD Kjemi og Miljø i IT-persp

11 Refleksjon: Evaluering/ risikohåndtering... Det vi derimot ikke var flinke nok til var å være kritiske til vår egen situasjon for gjennomføringen av prosjektet. Et prosjekt gjør seg ikke selv. Det krever at det er folk som følger opp og tar ansvar for at de forskjellige punktene blir gjennomført. Dette ble ikke så enkelt da vi feilberegnet vår egen tid.... De kritiske faktorene i prosjektbeskrivelsen kunne også være bedre gjennomtenkt. Det kunne kanskje endret måten vi prioriterte arbeidsoppgavene våre. Det er viktig å se på alle milepæler og vurdere nøye hvilke som krever en bra risikoanalyse. Dette så vi spesielt på tiden vi skulle bruke på analyser og den delen som omhandler. P-G Fyhn HiØ ITD Kjemi og Miljø i IT-persp

12 Refleksjon: Evaluering/ risikohåndtering. Man hadde da planlagt! På forhånd utarbeidet gruppen en liste over risikofaktorer og vurderte hvilken grad av risiko de hadde og hvordan det eventuelt skulle håndteres. Underveis i prosjektet viste det seg at vi måtte flytte fokuset slik at vi kunne få noen gode resultater, da gruppen ikke greide å fullføre analyse delen med SQL i Apis.. Dette viste seg også noe problematisk da APIS ikke klarte å få tak i de dataene som Factorylink sendte fra seg.. P-G Fyhn HiØ ITD Kjemi og Miljø i IT-persp

13 Oversikt over prosjektstyring. OPPG. PLANLEGGING ORGANISERING OPPFØLGING NIVÅ PÅ. PROSJEKTETS FUNDAMENT PROSJ. BESK. = FORPROSJEKT- RAPPORT (SE PKT 1-11) X7. PRINSIPPANSV KART (hvem gjør hva i prosjetktperioden) Forprosjektrapport innen 16.Februar. Midtveisrapport innen 21.April. Sluttrapport innen 27.Mai. Presentasjon 8. og 9.Juni. OVERSIKTSNIVÅ (MILEPÆLSNIVÅ) MILEPÆLPLAN RISIKOANALYSE MILEPÆL(SANSV KART) RISIKOANALYSE x. MILEPÆLRAPPORT ERING DETALJNIVÅ (AKTIVITETSNIVÅ ) AKTIVITETS(ANSVARS)KART x. AKTIVITETSRAPP (daglig dok. for alle) EKSAMEN xx.5.09? P-G Fyhn HiØ ITD Kjemi og Miljø i IT-persp

14 Prosjektets interesser Både interesse, konsekvens og risiko er beslektet. Hvem er interessert i Hovedprosjektet (media og andre utenfor, internettside som forteller om prosjektets fremdrift, styringsgruppe/ prosjekteier/ faglærer/ HIØ/ potensiell arbgiver/ etc.? Hvem skal ha hvilken informasjon?. P-G Fyhn HiØ ITD Kjemi og Miljø i IT-persp

15 Prosjektets interessenter.. Interessenter er: Aksjonærer, Brukere, Kunder, Interesseorganisasjoner, Media,.. Som skal behandles avh av interesseområde, Bidrag,Forventninger, Makt, Strategi, Ansvar (s 53 i Andersen..).en interesseanalyse (overordnet plan) er ok å ha med i mandatet (tab. s55) P-G Fyhn HiØ ITD Kjemi og Miljø i IT-persp

16 x1. Prosjektbeskrivelsen (Forprosjektrapporten). Prosjektbeskrivelsen oppsummerer fundamentet for prosjektet. Det vanligste innholdet i p.: Prosjektets navn, Prosjekteier, Bakgrunnen for prosjektet, Prosjektets formål, Prosjektets mål, Prosjektets omfang og begrensninger, Rammebetingelser, Økonomi og lønnsomhet. (Andersen)- I TILLEGG TIL FREMDRIFTSPLAN, RISIKO OG LEVERANSER Ref Westhagen:...\IT i virksomheter 2007\Prosjektbeskrivelsen-skjem.jpg I prosjektbeskrivelsen skal der altså stå hva dere skal rapportere underveis. P-G Fyhn HiØ ITD Kjemi og Miljø i IT-persp

17 x1. Prosjektbeskrivelsen (Forprosjektrapporten). Selve situasjonsbeskrivelsen, formål og mål i prosjektet må dere presentere for oppdragsgiver for å få en tilbakemelding slik at dere/ vi har samme forståelse av oppgaven. Denne tilbakemeldingen kan oppdragsgiver gi relativt umiddelbart (innen dere leverer fra dere Forpr.rapp). P-G Fyhn HiØ ITD Kjemi og Miljø i IT-persp

18 x2. Formålsstruktur. Prosjektet skal produsere noe: MÅL som skal kunne vurderes i hvilken grad dette er oppfylt se prosjektmandatet. Dette produktet skal inngå i en større målsetting et formål som har tidsperspektiv utover dato for prosjektleveranse : blir det bra = SUKSESS P-G Fyhn HiØ ITD Kjemi og Miljø i IT-persp

19 Sukseefaktorer Prosjektets suksee er avhengig at både mål og formål blir innfridd. Dere blir i Hovedprosjektet kun vurdert på hva dere produserer (Måloppnåelse / resultatmålet) = suksee for studentene. For bedriften er dette kun 50%. Målets hensikt formålet / effektmålet. Formål + mål = oppdragsgivers suksee. Miljø i IT-persp

20 Interesseanalyse Interessent Inter.områ de Bidrag Forventninger Ansvar Eier (INTERN) Suttpro dukt Finans At bidrag og resultat er ok. At sluttproduktet passer i strategien. Avis (EKSTERN) Miljøbeveg else (EKSTERN) Positiv eller neg av nyhet. Miljøets påvirkning av deler av prosj eller sluttpr. Informsjon til opponion. Kan stoppe prosjektet. Kan skape en god historie for avisa.(ikke dere) Innfrir krav til miljøet. Intet spesielt Følger prosjektet hele tiden. Miljø i IT-persp

21 Eks på p Milepælsplan. lsplan. En plan på overordnet nivå (det første). Dele oppgaven (prosjektet) opp i delmål som kan stå på egne ben (prod backlog). Start Prosjektet Slutt t t ? dato Leveranser vs prosjektets mål (målrealisering) dato.?presentasjon + pp ( ) Miljø i IT-persp

22 Milepælsplan. lsplan. Delmål på veien mot ferdigstillelse. Dokumentasjon om man ikke blir ferdig. Lag disse så målbare som mulig (ja=oppnådd/ nei= ikke oppnådd) Husk sluttprodukt viktigere enn at datoene på delmålene (milepælene) innfris. En fleksibel måte å nå delmål på er å splitte opp i product backlog. Miljø i IT-persp

23 Milepælsplan. lsplan. M0 Prosjektstart (1.2.10?.) M1 Når prosjektmandatet er klar +1u.) M2 Når andre milepæl er rundet.+1 Mn Når tredje milepæl er rundet.+1 Mx Når fjerde milepæl er rundet.+1 My Når sluttrapport er levert ( ?) Miljø i IT-persp

24 Risikoanalyse se tidligere pp Husk: det kan være en risiko at milepæler viser seg å ikke ha noen hensikt for sluttproduktet derfor må infridde milepæler testes ut om de virkelig bidrar eller er nødvendig for sluttproduktet. Scrum tenkningen er da trukket inn. Man går en ukjent vei og vurderer om man er på riktig spor (hele tiden). Miljø i IT-persp

25 Gantt-diagram se Andersen s. 111, 119, 146, 208, 209, 211 her legges innsatsen vedr deltaljnivå! Etter overordnet planlegging (på Milepælsnivå) skal delaktiviteter planlegges (for å realisere milepæler) og hvem som skal gjøre disse en-to uker frem i tid.: hvilke aktiviteter, hvem, hvor mye arbeide og når Miljø i IT-persp

26 Prinsippansvarskart. se Andersen s 96 hvem som berøres av prosjektet har først og fremst med forholdet mellom basis og prosjektorg. Miljø i IT-persp

27 Milepælsansvarskart. lsansvarskart. se Andersen & Schwencke s 94. Hvem har ansvar for arbeidet frem til milepælsnivå. Det kan beskrives hvem som har ansvar for gjennomføring, ta beslutning, overføre kompentanse osv. På laveste nivå bestemmes hvem som gjør hva. (Aktivitetskart-Ganttdiag) Miljø i IT-persp

28 Et pes dette her? Hva med kvalitetssikring på p plandokumenter? Prosjektbeskrivelsen? Milepælsplan? Den enkelte milepæl? Ansvarskartene? Miljø i IT-persp

29 Oppfølging på p.. (arbeidskrav( arbeidskrav) (men ikke før f r om litt..) Vente til Kåre er tilbake men temaer i disse 2 ukene vil kunne bli eksamens spm. Miljø i IT-persp