ORIENTERINGER Prosjektleder Tone Tunheim kommer for å orientere om status for Heltidsprosjektet og svarer på eventuelle spørsmål.

Transkript

1 EIGERSUND KOMMUNE Administrasjonsutvalget INNKALLING Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Kantina 3. etg merk sted!! Dato: Tidspunkt: Kl. 08:00 ORIENTERINGER Prosjektleder Tone Tunheim kommer for å orientere om status for Heltidsprosjektet og svarer på eventuelle spørsmål. Saksliste: Sak nr. Sakstittel Åpen/Lukket 010/15 Spørsmål og orienteringer i Administrasjonsutvalgets møte Åpen 011/15 Evaluering politisk struktur Åpen 012/15 Godkjenning av møteprotokoll fra Administrasjonsutvalgets møte Åpen /15 Forslag lønnspolitisk plan for Åpen 014/15 Utdanningsstipend Åpen 015/15 Revisjon av permisjonsreglementet for Eigersund kommune Åpen 016/15 Referatsaker i Administrasjonsutvalgets møte Åpen/Lukket Eigersund, 4. september 2015 Egaas, Leif Erik Utvalgsleder Randen, Irene Hayde Utvalgsekretær Side 1 av 177

2 Administrative meldinger Innkalling av varamedlemmer: Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Eventuelle forfall meldes til tlf til Irene Hayde Randen eller epost irene.randen@eigersund.kommune.no Følgende vararepresentant kalles inn for fast medlem med forfall: Ingen Møtet er åpent for publikum og holdes i formannskapssalen der det er installert teleslynge. Enkelte saker kan imidlertid, helt eller delvis, være unntatt offentlighet på grunn av lovbestemt taushetsplikt. Dette vil i så fall fremgå av sakslisten. Publikum som ønsker å følge en sak må beregne å være tilstede fra møtets start, da saksrekkefølgen kan bli endret uten varsel. Komplette saksdokumentene er utlagt i ekspedisjonen i Rådhusets 4 etasje, biblioteket og på kommunens internettsider Kopi av saksdokumentene kan fås ved henvendelse til Politisk sekretariat i rådhusets 4.etasje. Side 2 av 177

3 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 15/1912 Journalpostløpenr.: 15/24136 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Randen, Irene Hayde Politisk sekretær irene.randen@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 010/15 Administrasjonsutvalget Spørsmål og orienteringer i Administrasjonsutvalgets møte Spørsmål og orienteringer: Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Side 3 av 177

4 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 030, FE 033 Arkivsaksnr.: 15/1298 Journalpostløpenr.: 15/24125 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Seksjon interne tjenester Broch, Leif E. Informasjonssjef leif.broch@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 011/15 Administrasjonsutvalget /15 Felles brukerutvalg Kontrollutvalget 163/15 Planteknisk utvalg /15 Formannskapet /15 Kommunestyret Evaluering politisk struktur Sammendrag: Politisk struktur evalueres på slutten av hver kommunestyreperiode. Den vedlagte rapporten er utarbeidet etter møter med ordfører, varaordfører og gruppelederne. Formannskapet behandlet saken på sitt møte 26. august, og deretter går ut på høring med endelig behandling i formannskap 23. september og kommunestyret 29. september Forslag til vedtak: 1. Kommunestyret Søknader om fritak, permisjon, supplerende valg og oppnevninger. Vedtaksmyndigheten i søknader om fritak, permisjon og supplerende valg til nemnder, styrer, råd og utvalg delegeres til formannskapet. 2. Kommunestyret Krav om fortrinnsvis gjennomgående representasjon. Avsnitt i politisk reglement om "fortrinnsvis gjennomgående representasjon i hovedutvalg" tas ut. 3. Hovedutvalgsstruktur Det opprettes et nytt hovedutvalg med ansvar for kultur, oppvekst, helse og omsorg, tilsvarende ansvarsområdene til Kultur og oppvekstavdelingen og Helse og omsorgsavdelingen. Utvalget skal ha 11 medlemmer. 4. Formannskapet Organisasjonsspørsmål. Formannskapet behandler alle større organisasjonsmessige endringer i enhetsstruktur o.l.. Landbrukssaker og delingssaker føres tilbake fra planteknisk utvalg til formannskapet. 5. Formannskapet Innstilling til kommunestyret. Side 4 av 177

5 Formannskapet innstiller til kommunestyret i de saker hvor ikke innstillingsretten er delegert til andre og der en sak behandles av flere hovedutvalg. 6. Særskilt klagenemnd (SKL). Reglement for særskilt klagenemnd 4 2 Oppgaver og arbeidsområde klagesaker og skattesaker, andre avsnitt endres slik: Klage på vedtak fattet av rådmannen på bakgrunn av delegert myndighet, skal dersom det er formålstjenlig behandles av det politiske organ som har det som ansvarsområde før saken behandles i særskilt klagenemnd. Politisk reglementet 7. Ordføreren 1. Ordføreren er den fremste tillitsvalgte blant kommunestyret og formannskapets medlemmer. Han eller hun representerer kommunen utad og er bindeledd og formidler av synspunkter mellom de folkevalgte og administrasjonen. Ordfører leder møtene i kommunestyret og formannskapet, samt andre utvalg etter kommunestyrets bestemmelser. 2. Ordføreren er kommunens rettslige representant jf. kommunelovens 9. Ordføreren undertegner rettsdokumenter og andre papirer av stor prinsipiell og/eller juridisk og/eller økonomisk betydning for kommunen. I alle andre tilfelle undertegner rådmannen eller den rådmannen bemyndiger på kommunens vegne. 3. Dersom kommunestyret ikke har vedtatt annet, møter ordføreren som representant for å utøve kommunens eierskapsinteresser på generalforsamling (tilsvarende) til aksjeselskaper og andre selskapsformer der kommunen har eierinteresser. Ordføreren kan la seg representere av andre gjennom skriftlig fullmakt. 8. Fungerende ordfører. 1. Varaordfører trer inn i ordførerfunksjonen: a. Når ordføreren er forhindret fra å fungere og dette er avtalt med ordføreren. b. Dersom det oppstår enkelttilfeller hvor det kreves at det må handles raskt og det viser seg umulig for ordføreren å ivareta ordførerfunksjonene. Dette gjelder likevel ikke myndigheten til å underskrive dokumenter på kommunens vegne ut over det som er nødvendig for å håndtere den oppståtte situasjon. c. Når varaordfører trer inn i ordførerfunksjonen skal rådmann og leder av politisk sekretariat varsles med epost med kopi til post@eigersund.kommune.no for journalføring. Meldingen skal inneholde dato og klokkeslett for ansvarsperioden (fra til). 1. Ordføreren kan la seg representere av andre medlemmer av kommunestyret i representasjonsoppdrag og andre sammenhenger, men da uten at vedkommende opptrer som ordfører med de fullmakter som følger av dette. 2. I krise og beredskapssituasjoner der kommunen er uten fungerende ordfører oppnevnes det en person med ansvar for å ivareta den politiske delen av ordførerrollen i beredskapssituasjoner, samt ansvar for å snarest mulig kalle inn møte i formannskap og/eller kommunestyre slik at de nødvendige formelle vedtak kan gjøres ut i fra den situasjon som har oppstått. Oppnevningen gjøres med utgangspunkt i gruppeledere, med plass i formannskapet, og i rekkefølge etter valgresultat i inneværende periode. Vedkommende trer ikke inn i den juridiske ordførerfunksjonen. 9. Ordføreren møte og talerett. Ordfører har møte og talerett i alle andre kommunale organer, men har bare stemmerett og forslagsrett hvis ordføreren er valgt medlem. Ordfører kan la seg representere ved annet medlem Side 5 av 177

6 av kommunestyret i organer hvor ordføreren ikke er medlem. 10. "Sommerfullmakt" til ordføreren. 1. Kommunestyret gir med hjemmel i kommuneloven 9 nr 5 ordfører fullmakt til å avgjøre saker som haster og som ikke er av prinsipiell betydning i kommunestyret sommerferie (sommerfullmakt). 2. Når "sommerfullmakten" brukes skal gruppelederne i kommunestyret straks varsles med sms og e post. I tillegg skal avgjørelser som fattes etter denne bestemmelsen rapporteres til det aktuelle utvalg i første møte. 11. Saksforberedelser av ordføreren. Ordføreren kan selv fremme saker til formannskapet og kommunestyre. I slike saker gjelder ikke rådmannens ansvar om at sakene er forsvarlig utredet jf. kommunelovens 23 nr. 2 og ordføreren skal selv påse at sakene er forsvarlig utredet. Rådmannen har rett til å bli kjent med saken før den fremmes Innkalling til møte. "Siste avsnitt 4 1 Innkalling til møte endres slik: Innkalling sendes kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer med et høvelig varsel, normalt 18 dager før møtet settes jf Saksliste skal legges ut på kommunens internettsider og som et minimum kunngjøres med elektronisk nyhetsbrev." Forslag. Forslag skal fremmes av den enkelte representant og overleveres på papir eller elektronisk til kommunestyrets sekretær slik at det er tilgjengelig for ordføreren. Det er kun kommunestyrets medlemmer som kan fremme forslag Forespørsel. Reglementets 21 1 Forespørsel endres slik: 21 1 Spørsmål (Forespørsel). Kommunestyrets medlemmer kan rette forespørsler til ordfører i møte, også om saker som ikke står på sakslista jf. kommunelovens 34, nr 2. Spørsmål som gjelder saker som ikke står på dagsorden kan besvares før behandling av sakslisten. Ordfører bestemmer om utfyllende svar kan gis i møtet, eller om det skal gis foreløpig svar og at uttømmende svar gis på neste møte. Dersom en forespørsel ikke er meldt i så god tid før møtet at et svar kan forberedes, kan forespørselen ikke påregnes besvart i samme møte som den blir fremsatt Spørsmål. Reglementets 21 2 Spørsmål tas ut Interpellasjoner. Medlem av kommunestyret kan fremme en interpellasjon til ordføreren etter følgende regler: a. Interpellasjonen må være innlevert skriftlig så tidlig som mulig før kommunestyremøtet den ønskes besvart i, og senest 5 virkedager før møtet møtedagen og lørdag ikke medregnet. Brukes e post, må den sendes til kommunens offisielle e postadresse post@eigersund.kommune.no b. Interpellasjonen gjøres kjent for kommunestyrets medlemmer ved at den settes på sakslisten og snarest mulig sendes ut til medlemmene, media mv.. c. Interpellasjonen behandles i møtet etter ordførerens bestemmelser ut i fra sakslisten, andre saker, tilhørere mv.. d. Ordføreren kan enten besvare interpellasjonen selv eller overlate besvarelsen til rådmannen. Side 6 av 177

7 Besvarelsen deles ut skriftlig i forbindelse med besvarelsen og skal også føres i protokollen for kommunestyret. e. Eventuelle forslag som måtte bli framsatt i forbindelse med interpellasjonen, kan ikke avgjøres i møtet, hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende representanter motsetter seg det. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune 17. Etterarbeidsgodtgjøring til ordføreren ved fratredelse (feriepengekompensasjon). Ved fratredelse utbetales det tilsvarende kompensasjon som han/hun ville ha fått dersom vedkommende hadde hatt lønnet arbeid og hadde hatt krav på utbetaling av feriepenger." 18. Etterarbeidsgodtgjøring til ordføreren ved fratredelse ved arbeidsledighet. Det kan utbetales etterarbeidsgodtgjøring i inntil 3 måneder dersom han/hun ufrivillig ikke går inn i nytt arbeid ved fratredelse. 19. Godtgjørelse til folkevalgte. Satsene for godtgjørelsen gjennomgås med tanke på revisjon. 20. Godtgjørelse og utgiftsdekking for medlemmer av representantskap og generalforsamling. Nytt punkt: Godtgjørelse og utgiftsdekking for medlemmer av representantskap og generalforsamling i Eigersund kommune. Eigersund kommune dekker alle utgifter for sine valgte representanter som har verv i representantskap og generalforsamling på vegne av kommunen. Dette ut i fra gjeldende satser som i dag praktiseres i de enkelte selskap. 21. Godtgjørelse av utgifter til telefoni, bredbånd mm (IKT). Punkt 6 IKT for folkevalgte: Godtgjørelse for bruk av bredbånd, telefon mm. Alle medlemmer i kommunestyre og hovedutvalg får en godtgjørelse på kr. 300, pr. år. Gruppeledere i partiene får en godtgjørelse på kr , De som har kommunal telefon får ikke godtgjørelse da deres utgifter allerede er dekket. Alle politikere med nettbrett får en godtgjørelse på kr. 300, til å kjøpe programvare (app er) en gang i løpet av perioden. 22. Papirløse møter (nettbrett) Papirløse møter nettbrett til folkevalgte Eigersund kommune stiller til disposisjon nettbrett til folkevalgte som er fast medlem i kommunestyre, hovedutvalg, brukerutvalg og administrasjonsutvalg. Dette som erstatning for trykte saksdokumenter. Det gis også nettbrett til 1. vararepresentant til de største partiene i kommunestyret. Rådmannen, ved leder av interne tjenester, er i samarbeid med ordføreren ansvarlig for å velge hvilken type nettbrett som skal anskaffes. Det gis kun brukerveiledning på standard nettbrett og standard programvare (App). Politiker som blir gjenvalgt bruker tidligere utlevert nettbrett inntil det er nødvending å bytte til nytt nettbrett. Av skattemessige årsaker er det ikke tillatt for kommunen å overdra nettbrett mm til en politiker når vedkommende slutter. Når en politiker slutter kan mobiltelefon, nettbrett, pc mm kjøpes ut etter Skattedirektoratets bestemmelser. Dersom det ikke ønskes kjøpt ut må det leveres tilbake Side 7 av 177

8 til kommunen. For øvrig gjelder kommunens Instruks for ansattes bruk av IKT løsninger i Eigersund kommune også for folkevalgte som bruker kommunens elektronisk utstyr. Det er en forutsetning for bruk av nettbrett at den enkelte politiker har en aktiv e postadresse og at denne er tilgjengelig for politisk sekretariat for varsling av utsendelser av politiske saksdokumenter. 23. Varaordfører Varaordførerens stilling økes til 60%. 24. Politisk eierskapsstyring Ordføreren setter i gang et arbeid med å vurdere den politiske oppfølging av kommunens eierskapsinteresser. Følgende punkt vurderes: En grenseoppgang mellom politisk og administrativt ansvar. Rolleavklaringer. Opplæring. Eigersund Næring og Havn KF sin rolle i denne sammenheng. Rutiner for kontakt mellom oppnevnte representanter fra kommunen og administrasjon og politikk, herunder "i det daglige", før og etter styremøte, representantskap, generalforsamlinger mm. Vedtakets stemmetall fremgår av voteringen. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Saken går til høring i de enkelte utvalg, deretter innstiller formannskapet til kommunestyret som fatter endelig vedtak i saken. Eventuell tidligere politisk behandling: Formannskapet behandlet saken i sitt møte og det er formannskapets vedtak som er forslag til vedtak i denne saken Behandling i Formannskapet Slikt forslag ble foreslått av Gya, Tor Olav (Senterpartiet) "Punkt 20, 2 avsnitt strykes. Representanter som ønsker trykte saksdokumenter kan etter søknad til ordfører også motta dette under forutsetning at det ikke påløper ekstra kostnader til distribusjon, forsendelse mm." Slikt forslag ble foreslått av Egaas, Leif Erik (Høyre) 1. "Varaordførerens stilling økes, til 60%. 2. Landbrukssaker og delingssaker flyttes tilbake fra planteknisk utvalg til formannskapet. 3. Det opprettes et nytt hovedutvalg med ansvar for kultur, oppvekst, helse og omsorg, tilsvarende ansvarsområdene til Kultur og oppvekstavdelingen og Helse og Side 8 av 177

9 omsorgsavdelingen. Utvalget skal ha 11 medlemmer. 4. Satsene for godtgjørelse gjennomgås med tanke på revisjon." Votering: Gyas forslag enstemmig vedtatt. Ordførerens forslag punkt 1 første del vedtatt med 10 mot 1 stemme. (V) Ordførerens forslag andre del vedtatt med 8 mot 3 stemmer. (FrP+SP+V) Ordførerens forslag punkt 2 4 enstemmig vedtatt. Innstillingenes øvrige forslag enstemmig vedtatt. Andre opplysninger / fakta i saken: Det vises til den vedlagte rapporten. Vurderinger: Det vises til den vedlagte rapporten. Universell utforming: Ikke aktuelt. Økonomiske konsekvenser: Forslaget får følgende økonomiske konsekvenser: Nytt hovedutvalg med ansvar for kultur og oppvekst, samt helse og omsorg vil få årlige kostnader på ca. kr , i året. Dette under følgende forutsetninger: Utvalget har 11 medlemmer, møtegodtgjørelse i kategori 2, 3 timers møte og 6 møter i året (likt med kommunestyret), 9 medlemmer får refusjon for tapt arbeidsfortjeneste. I tillegg vil det komme utgifter til møtesekretær da arbeidssituasjonen i politisk sekretariat nå er slik at det ikke er mulig å ta flere utvalg uten å styrke bemanningen noe. Hvor mye vil rådmannen komme tilbake til i sitt budsjettforslag. Økte kostnader for varaordfører, fra 30% til 60% utgjør ca. kr , under forutsetning av at varaordfører får samme årlige godtgjørelse som ordføreren. Det vil være aktuelt å se på dette forholdet da det ikke er urimelig at det er en reell lønnsforskjell mellom ordfører og varaordfører. Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Alternative løsninger: Det legge ikke frem alternative forslag til løsning i denne sak. Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Evaluering av politisk struktur (Aug 2015) Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune ( ) Side 9 av 177

10 Evaluering av politisk struktur Rapport på bakgrunn av møter med nedsatt arbeidsgruppe av formannskapet bestående av ordfører, varaordfører og gruppeleder. Side 10 av 177

11 Innhold 1. Utvalgsstruktur... 4 a. Kommunestyret... 4 Søknader om fritak, permisjon, supplerende valg og oppnevninger b. Generelt om hovedutvalgene... 5 Krav om fortrinnsvis gjennomgående representasjon c. Formannskapet... 5 Organisasjonsspørsmål Innstilling til kommunestyret d. Planteknisk utvalg... 7 e. Kontrollutvalget Endringer i hovedutvalgsstrukturen a. Tidligere endringer i hovedutvalgsstrukturen, for mye fokus på økonomi?... 9 b. Hovedutvalgsstruktur :... 9 c. Hovedutvalgsstruktur : d. Hovedutvalgsstruktur : e. Lokaldemokratiske utfordringer f. Politiske saker i hovedutvalgene g. De mest aktuelle alternativene til endringer i hovedutvalgsstrukturen Levekårsutvalg To hovedutvalg: Helse- og omsorgsutvalg Kultur- og oppvekstutvalg Antall medlemmer i hovedutvalgene Ulike alternativer for planteknisk utvalg Andre utvalg a. Kommuneplanutvalget b. Felles brukerutvalg (BRU) c. Administrasjonsutvalget d. Særskilt klagenemnd (SKL) e. Styre for Eigersund Næring og Havn KF Politisk reglementet a. Ordføreren Fungerende ordfører Ordføreren møte og talerett "Sommerfullmakt" til ordføreren Saksforberedelser av ordføreren Endringer i eksisterende reglement a. 4-1 Innkalling til møte Side 11 av 177

12 b. 16 Forslag c. 21 Forespørsler Interpellasjoner Spørsmål Spørsmål fra innbyggerne Forespørsel Spørsmål Interpellasjoner Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune a. Særskilt kommunal partistøtte b. Godtgjørelse til ordføreren Etterarbeidsgodtgjøring til ordføreren ved fratredelse (feriepengekompensasjon) Etterarbeidsgodtgjøring til ordføreren ved fratredelse ved arbeidsledighet c. Varaordføreren Møtegodtgjørelse a. Godtgjørelse av gruppeledere og leder av planteknisk utvalg b. Godtgjørelse og utgiftsdekking for medlemmer av representantskap og generalforsamling.. 32 c. Godtgjørelse av utgifter til telefoni, bredbånd mm (IKT) Papirløse møter (nettbrett) Politisk eierskapsstyring a. Kommunale foretak. (KF) b. Interkommunale selskaper (IKS) c. Aksjeselskaper (AS) d. Stiftelser e. Politisk oppfølging av eieskapsinteresser Utarbeidet av informasjonssjef Leif E Broch August 2015 Side 12 av 177

13 1. Utvalgsstruktur Dagens politiske struktur er basert på hovedutvalgsmodellen/formannskapsmodellen der kommunestyret er øverste organ og der politisk beslutningsmyndighet er delegert videre til hovedutvalg. Hovedutvalgene har videredelegert deler av sin myndighet til rådmannen. Den politiske struktur har sine lovmessige rammer gjennom kommunelovens kapittel 2 - De kommunale og fylkeskommunale organer. Det er ikke lagt opp til større endringer i delegasjonen mellom kommunestyre, hovedutvalg og rådmann da det forutsettes at dette behandles i revisjon av delegasjonsreglementet som avdelingene fortsatt arbeider med. a. Kommunestyret Kommunestyret er hjemlet i kommunelovens 6 og antall representanter har minimumskrav jf. lovens 7 ut i fra antall innbyggere i kommunen. For Eigersund kommune som har over innbygger, men ikke over innbyggere, må det være minst 27 representanter. Det må være et ulikt antall representanter. Det har tidligere vært henholdsvis 45 og 35 representanter og er i dag 31 representanter i kommunestyret. Utvalget har behandlet 347 politiske saker i perioden. Kommunestyret skal selv gjøre vedtak i følgende type saker: Kommuneplan. Årsbudsjett og økonomiplan. Årsmeldinger/regnskap. Større organisasjonsmessige endringer (overordnet avdelingsstruktur o.l.). Valg/oppnevning til samtlige utvalg, styrer, råd og nemnder. Arbeidsvilkår for folkevalgte, herunder godtgjørelse. Ansettelse av rådmann. Reguleringsplaner. Bebyggelsesplaner. Boligbyggeprogram. Andre planer av overordnet betydning. Låneopptak. Ekspropriasjoner. Kjøp og salg av kommunale eiendommer over 1 mål. Grunnervervsavtaler for større prosjekter. Finansieringsplaner for større prosjekter. Rammeplaner for vann, avløp, veier, renovasjon m.v.. Interkommunalt samarbeid. Delegasjon av myndighet til andre utvalg. Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt frem for seg til orientering eller avgjørelse om ikke annet følger av lov. I de tilfellene der kommunestyret delegerer sin myndighet videre, gjøres dette som hovedregel til det relevante hovedutvalg som deretter eventuelt kan delegere denne myndighet videre til rådmannen. Lovverket bruker begrepet "kommunestyret" og "kommunestyret selv". Når begrepet kommunestyret brukes kan myndigheten delegeres videre, men når loven bruker "kommunestyret selv" kan ikke myndigheten delegeres videre. Side 13 av 177

14 Søknader om fritak, permisjon, supplerende valg og oppnevninger. Det kan vurderes å delegere vedtaksmyndigheten i søknader om fritak, permisjonssøknader og supplerende valg og oppnevninger av nemnder, styrer, råd og utvalg til formannskapet. Dette innebærer at de konstituerende valg og nye valgoppgjør (endringer i kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer) gjøres av kommunestyret, men at øvrige suppleringer delegeres til formannskapet. Hensikten er å korte ned behandlingstiden for slike saker. I noen kommuner er dette delegert til ordføreren, noe det for øvrig var her i Eigersund kommune under forsøket med direktevalgt ordfører. Forslag til vedtak: Vedtaksmyndigheten i søknader om fritak, permisjon og supplerende valg til nemnder, styrer, råd og utvalg delegeres til formannskapet. b. Generelt om hovedutvalgene Formannskap og planteknisk utvalg er definert som hovedutvalg med sektoransvar. Kommunens reglementets punkt 2 inneholder bestemmelser om valg og sammensetning for hovedutvalgene. Formannskapet skal bestå av 11 medlemmer med varamedlemmer som samtlige må være medlem av kommunestyret jf. krav om dette i kommuneloven. Planteknisk utvalg skal bestå av 11 medlemmer med varamedlemmer og medlemmer i planteknisk utvalg bør så langt som mulig være medlem/varamedlem av kommunestyret jf. prinsippet om gjennomgående representasjon. Antall medlemmer av hovedutvalgene er et viktig punkt for de mindre partiene da de ved 11 medlemmer vil ha en reell mulighet til å få representasjon i hovedutvalgene når valgene gjøres som forholdstallsvalg. Krav om fortrinnsvis gjennomgående representasjon. Det bør vurderes om hvorvidt punktet om gjennomgående representasjon for hovedutvalg (pr. i dag kun planteknisk utvalg) fortsatt bør stå. Det har reelt sett liten praktisk betydning da det i praksis er opp til det enkelte parti å bestemme hvem de ønsker å ha som medlem/varamedlem i utvalgene. Forslag til endring: Avsnitt i politisk reglement om "fortrinnsvis gjennomgående representasjon i hovedutvalg" tas ut. c. Formannskapet Formannskapet, eller funksjonen som formannskap, er lovpålagt gjennom kommunelovens 8 for alle kommuner som ikke har innført parlamentarisk styreform. Formannskapet skal behandle forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. For øvrig fastsetter kommunestyret selv området for formannskapets virksomhet. Det må være minimum 5 medlemmer og medlemmer/varamedlemmer må være medlem av kommunestyret. Formannskapet kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov, og dette er gjort i Eigersund kommune. Utvalget innstiller til kommunestyret i de saker hvor ikke innstillingsretten er delegert til andre. Side 14 av 177

15 Formannskapet er gitt myndighet etter kommunelovens 13 ( Hasteparagrafen ) og kan treffe vedtak på vegne av kommunestyret når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle kommunestyret. I forrige periode ble landbrukssaker overført fra formannskapet til planteknisk utvalg og ansvarsområdet til levekårsutvalget ble lagt inn under formannskapets ansvarsområde. Utvalget har behandlet 356 politiske saker i perioden, hvorav 206 gikk videre til kommunestyret. Av de 356 sakene var 69 "KO-saker" og 87 var "HO-saker", men av disse var 36 periodefornyelse av alkoholbevillinger. Formannskapet er hovedutvalg for saker innen Økonomi. Personal. Organisasjonsspørsmål. Næringssaker, inklusiv turisme. Eiendomsforvaltning. Skatt. Beredskap. Helse. Alkoholpolitikk. Omsorg. Sosial/NAV. Oppvekst. Skole. Barnehage. Barnevern. Kultur Kirke. Regnskap Å omgjøre avsetninger og overførbare bevilgninger så langt det trengs for å gjøre opp regnskapet uten underskudd. Å overføre bevilgninger til neste år dersom det ved regnskapsavslutning er ubrukte bevilgninger samlet innenfor vedkommende hovedutvalgs ansvarsområde. Personalsaker Å foreta ansettelse og oppsigelse av avdelingssjefer og strategiske lederstillinger. Å godkjenne forhandlingsprotokoll om lederlønninger. Å godkjenne forhandlingsstrategi/prioritering for lønnsforhandlingene. Resultatet av lønnsforhandlingene legges frem som melding for formannskapet. Annen delegasjon. Å godkjenne anbud. Å selge eiendommer inntil 1 mål. Delegering etter særlover med tilhørende forskrifter: Stadnamnloven, skattebetalingsloven, helse- og sosialberedskapsloven, kommunehelsetjenesteloven, sosialtjenesteloven, barneverntjenesteloven, næringsmiddelloven, smittevernloven, tobakkskadeloven, alkoholloven, opplæringsloven, Side 15 av 177

16 barnehageloven, voksenopplæring, privatskoleloven, bibliotekloven, kirkeloven, film og videogramloven, kulturminneloven Formannskapet er kommunens kontrollutvalg etter alkohollovens 1-9, forskriftenes 10-1, og fører kontroll med salg av øl og skjenking av alkoholholdig drikk i kommunen. Utvalget avgjør klager på vedtak fattet av rådmannen om tildeling av bevilling, utvidelse av skjenketid og utvidelse av skjenkelokale i enkelttilfelle, jfr. alkohollovens 1-12, 2. ledd. Organisasjonsspørsmål. Det har vært noe uklart om hva som ligger i begrepet organisasjonsspørsmål. Kommunestyret behandler spørsmål om avdelingsstruktur. Med bakgrunn i saken om organisasjonsstruktur i helseog omsorg der formannskapet ga tilbakemelding til rådmannen om at de ønsket å behandle slike saker, bør det vurderes om dette punket bør presiseres til å omfatte større endringer i enhetsstrukturen. Enheter er organisasjonsleddet under avdelingene som soner, seksjoner mv. Med større endringer menes oppretting, nedlegging av enheter, samt større rokkeringer av oppgaver og ansvarsområde mellom ulike enheter. Forslag til vedtak: Formannskapet behandler alle større organisasjonsmessige endringer i enhetsstruktur o.l.. Innstilling til kommunestyret. Det bør presiseres at formannskapet også skal innstille i de saker der en politisk sak er innom flere hovedutvalg. Dette følger av avsnittet "Formannskapet innstiller til kommunestyret i de saker hvor ikke innstillingsretten er delegert til andre" og dagens praksis. Årsaken til forslag om endring er en klargjøring av dagens praksis. Forslag til vedtak: Formannskapet innstiller til kommunestyret i de saker hvor ikke innstillingsretten er delegert til andre og der en sak behandles av flere hovedutvalg. d. Planteknisk utvalg Utvalget er ikke lovhjemlet og kommunen står fritt til å organisere den politiske strukturen rundt de ansvarsområdene som ligger under planteknisk utvalg. Kommunen var tidligere pålagt å ha et "fast utvalg for plansaker", men etter plan- og bygningsloven (2008) 3-3 følger det at kommunen oppretter de utvalg og treffer de tiltak som finnes nødvendig for gjennomføring av planleggingen. Kommunen kan derved organisere planarbeidet som den selv ønsker. Planteknisk utvalg er kommunens utvalg for reguleringsplansaker og hovedutvalg for: Reguleringsplansaker. Bygningssaker. Kommunaltekniske saker. Friluftslivforvaltning. Naturforvaltning og naturvern. Vedlikehold og drift av kommunale bygninger og eiendommer. Kommunale og statlige tilfluktsrom. Parkering og ankebehandling av parkeringssaker. Side 16 av 177

17 Forvaltning av offentlig torg og plasser. Landbruk Delegering etter særlover med tilhørende forskrifter: Plan- og bygningsloven, brannvernloven, forurensingsloven, vegloven, vegtrafikkloven, industrikonsesjonsloven, friluftsloven, viltloven, laksefisk og innlandsfiskeloven, motorferdselloven, naturvernloven, vannressursloven, vass- og kloakkavgiftsloven, konsesjonsloven, jordloven, skogbruksloven, odelsloven, forpaktningsloven, beiteloven. Planteknisk utvalg er delegert myndighet i plansaker til å legge forslag til konsekvensutredning ut til offentlig ettersyn. Utvalget behandlet 746 politiske saker i perioden, hvorav 105 gikk videre til kommunestyret (hovedsakelig plansaker). Hovedtyngden av saken til utvalget er byggesaker som det har vært 448 av. Utvalget har behandlet 198 saker om arealplaner, 85 saker med reguleringsendring, 113 landbrukssaker, 248 dispensasjonssaker og 158 klagesaker. Det er klart at planteknisk utvalg er det desidert tyngst utvalg, både faglig, tidsmessig og saksmessig. Det er ikke uvanlig at saksdokumentene er på sider. Utvalget har også svært mye befaringer og det er meget sjeldent at et møte ikke har 3-4 timer med befaring i forkant av møtet. Det er ulike forhold man kan se på i forhold i planteknisk utvalg: Forslag til vedtak: Ingen. e. Kontrollutvalget Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalgets oppgaver er regulert i kommuneloven og gjennom egen forskrift for kontrollutvalget. Utvalget skal ha 5 medlemmer med varamedlemmer i rekkefølge. Kontrollutvalgets leder og nestleder har møte og talerett i kommunestyret i saker som angår kontrollutvalget. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Utelukket fra valg er ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap, medlem og varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet, og ansatte i kommunen. Kontrollutvalget ved sekretariatet kan kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Saksbehandling i kontrollutvalget skjer i regi av sekretariatet og ikke rådmannen. Sekretariatsfunksjonen skal være uavhengig av både administrasjon og revisjon og ivaretas i dag av det private revisjonsselskapet Deliotte. Forslag til vedtak: Ingen. Side 17 av 177

18 2. Endringer i hovedutvalgsstrukturen. Det blir ikke foreslått direkte endringer i hovedutvalgsstrukturen, men det blir skissert ulike muligheter. Kommunestyre, kontrollutvalg og administrasjonsutvalg har de siste perioden vært som dagens struktur. Havnestyret har også gjennomgått ulike endringer (antall medlemmer) og gikk i 2013 fra å være et hovedutvalg til å være et rent bedriftsstyre. a. Tidligere endringer i hovedutvalgsstrukturen, for mye fokus på økonomi? Det kan nok være riktig å si at endringer i politisk struktur tidligere har hatt et meget stort fokus på effektivisering og økonomi (innsparinger), og sett i ettertid, kanskje et for stort fokus på akkurat økonomi. Samtidig har det vært en viktig politisk signaleffekt at det også ble foretatt reduksjoner på det politiske området, noe som også ble poengtert ved at pensjonsordninger for ordfører og varaordfører ble endret og ved at godtgjørelsen til politikere ble redusert i tillegg til endringer i den politiske strukturen. b. Hovedutvalgsstruktur : Side 18 av 177

19 c. Hovedutvalgsstruktur : d. Hovedutvalgsstruktur : Side 19 av 177

20 e. Lokaldemokratiske utfordringer. I de signalene er det relativt tydelig at det et betydelig politisk ønske om å være mer "hands on" i ulike prosesser og at nåværende hovedutvalgsstruktur ikke bidrar til dette. Det har også kommet signaler om at det politiske "kontrollspennet" er for stort og at arbeidsmengden kan være for stor for enkelte politikere når politikk skal kombineres med jobb, familie og fritidsaktiviteter. Den store utfordringen med dagens struktur er at det er relativt få politiske verv fordelt på relativt få personer. Økonomisk sett er dette kanskje rett og det hadde heller ikke vært noe problem å redusere antallet medlemmer i kommunestyre, formannskap og planteknisk utvalg, men demokratisk sett er det ikke uproblematisk. Den største utfordringer er for partiene som får to hovedproblemer. Det ene er å rekruttere nok politikere inn i systemet i utgangspunktet, det er svært få politiske verv der en politiker kan "begynne forsiktig". Dette poenget er slett ikke uvesentlig da det mange store norske politikere som startet sin politiske karriere i et skolestyre eller i et mindre krevende hovedutvalg. Den muligheten er langt på vei ikke lengre til stede slik strukturen er i dag. Dette kan på sikt i tillegg også ha en kjønnsmessig dimensjon, det gjør det i hvert fall ikke enklere å rekruttere kvinner inn i politikken. Det andre og langt mer alvorlig både for partiene og det politiske systemet i kommunen, er at de politiske partiene blir svært sårbare når sentrale og kanskje de eneste aktive - politikere forsvinner ut av politikken. Da forsvinner samtidig også svært mye av den politiske partikompetansen på en gang. En konsentrasjon på få utvalg og få politikere er kanskje enda mer problematisk for de mindre partiene enn for de store partiene, men det rammer alle partiene for det er ikke uvanlig i de større partiene med "mer spesialisering" internt i partiene. En annen problemstilling som må vurderes, er faren for politisk sektortenkning. Denne er absolutt tilstede og har nok i noen grad vært noe av bakgrunnen for endringer. Imidlertid vil den ordning med felles gruppemøter som kommunen har, bidra til å motvirke dette. Ordninger ble for øvrig innført i denne perioden. Det som er den store forskjellen fra tidligere praksis er at nå er det felles gruppemøter for utvalgene og kommunestyret. Tidligere opplevde partiene at når det var gruppemøte for kommunestyret måtte de av og til forholde seg til vedtak i hovedutvalgene som ikke alltid var koordinert med resten av partigruppen. Uansett vil et aktivt forhold til sektortenkning i seg selv bidra til å redusere dette. I dette er det også noen politiske nøkkelpersoner som vil ha stor innvirkning på denne problemstillingen og det er den politiske ledelsen ved ordføreren, gruppeledere og ikke minste den enkelte utvalgsleder. Det er imidlertid en balansegang på dette området. Det er vanskelig å opprette utvalg utelukkende som rekrutteringsutvalg, men samtidig er det klart at et levende og aktivt politisk system er helt avhengig av en balanse i de enkelte partiene på erfaring, kompetanse og "ny tilføring" av politikere. Og dette kan bare oppnås ved å ha arenaer der det faktisk er mulig og ikke minst fristende å Side 20 av 177

21 begynne. Kraftsamlingen kan være en mer langsiktige og uheldig konsekvens av dagens struktur, og noe som på sikt kan være med på å undergrave det lokalpolitiske systemet. Det er nok viktig å erkjenne at målsetting for det politiske systemet ikke utelukkende er hastighet og minst mulig involvering. I et lokaldemokratisk perspektiv er åpenhet, prosessen, involvering og debatten i seg selv verdifull og en klar målsetting. Det er med på å skape legitimitet hos kommunens innbyggere for kommunen. Samtidig er det viktig å være klar over at det skjer en kontinuerlig utvikling innen administrasjonen og organisasjon. Denne vokser jevnt og trutt i størrelse og blir stadig mer kompleks med nye lover, forskrifter og sentrale føringer og ikke minst vokser dokument- og informasjonsflyten stadig. Om det stadig blir mindre papir, blir det stadig mer informasjon. Dette fører igjen til økte krav til politikerne. Flere utvalg og flere politikere vil medføre mer utgifter. Utgifter til det politiske kan selvfølgelig vurderes som unødvendige, og det gjøres tidvis. Akkurat som det harseleres med "kommunearbeideren" og "alle de på rådhuset". Det er kanskje litt med dette som med husarbeidet, det merkes ikke før ingen gjør det. Et annet perspektiv er å innse at det er ulike roller og funksjoner som faktisk koster penger fordi "demokrati koster" også penger. Satt på spissen; formelt sett er det jo ingenting i veien for å ha et kommunestyre på 27 representanter, et kontrollutvalg på 5 medlemmer, et formannskap på 5 politikere og en særskilt klagenemnd på 3 politikere og som hadde møte 3 gang i året. Dermed ville kommunelovens krav være innfridd, men neppe kommunelovens intensjoner og det ville på sikt antagelig ikke utvikle seg til en spesielt attraktiv kommune. En økonomisk faktor som er viktig, er når møtene holdes. Møter på kveldstid er vesentlig billigere enn møter på dagtid fordi det jevnt over fører til mindre krav om tapt arbeidsfortjeneste. Møtetidspunktene kan også ha andre konsekvenser for rekruttering av ulike grupper. Møter på kveldstid vil f.eks kunne være mer problematisk for småbarnsforeldre, men på den andre siden kunne være mer attraktive for personer som arbeider i privat sektor. Dette siste er ikke en helt uvesentlig problemstilling da offentlige ansatte har en tendens til å dominere blant politikere. Og så er det jo ikke slik at alle møter må være på dagtid eller alle på kveldstid, der er ingenting i veien for variasjoner. Det er i tillegg en annen dimensjon som må tas med i betraktning og det er administrative ressurser. Å opprette flere utvalg vil bla medføre behov for mer ressurser innen politisk sekretariat, hvor mye er avhengig av struktur mm. og dette må avklares etter at det er valgt struktur. Det er jo også slik at flere utvalg i seg selv ikke generer flere politiske saker til behandling. Eigersund kommune bruker relativt lite på administrasjon og dette har konsekvenser for saksbehandling. Køen over politiske saker som er bestilt av det politiske blir ikke mindre. Dette er også momenter som må tas med i betraktning. For ordens skyld må det presiseres at det ikke er nødvendig å endre på avdelingsstrukturen dersom man skulle endre på hovedutvalgsstrukturen. f. Politiske saker i hovedutvalgene. Det er foretatt en summarisk oppsummering av de politiske sakene i denne perioden. Det verdt å gjøre oppmerksom på grunnlaget for oversikten. Merk at alle tallene ikke er 100% eksakte, men godt kvalifiserte og omtrentlige anslag. En sak kan være oppført flere ganger, f.eks vil det være plan- og landbruksaker som også er kommunestyresaker og klagesaker. Dispensasjonssaker vil også være ulike kategorier. Side 21 av 177

22 Dispensasjonssaker og klagesaker er funnet frem gjennom en automatisk sortering der alle saker med disse ordene i tittelen er tatt med. Dette innebærer at på lik linje med en del av de andre tallene så er tallene ikke 100% eksakte, men godt kvalifiserte og omtrentlige anslag. Det er tatt ut spørsmål/orientering, godkjenning av protokoll og referatsaker, konstituering/oppnevning og godkjenning av møteplan. Dette kan være litt "urettferdig" overfor spesielt PTU som bruker mye tid på spørsmål/orienteringssakene, men dette er imidlertid et politisk valg og noe som ikke nødvendigvis vil være likt i et nytt PTU. Periodefornyelse av alkoholbevillinger er også skilt ut da dette er saker som behandles en gang i perioden og må kunne karakteriseres som "rutinesaker" på lik linje med f.eks konstituering og oppnevning. De ligger imidlertid inne i HO-tallet slik at av Skjenkerapporter og oppfølging av skjenkesaker ligger inne i H-tallet. Sum politiske saker i perioden 1159 Kommunestyret 347 Formannskapet 356 Videre til kommunestyret 206 "KO-saker" 69 "HO-saker" 87 Periode fornyelse alkoholbevillinger 36 Planteknisk 746 Videre til kommunestyret 105 Landbruk 113 Arealplaner 198 Klagesaker 158 Reguleringsendring 85 Byggesaker 448 Dispensasjonssaker 248 Felles brukerutvalg 78 Administrasjonsutvalget 18 Som det fremgår av oversikten er det planteknisk utvalg som suverent er det utvalget med flest saker, men det er da også det utvalget med flest og lengst møter. De har hatt 53 møter i inneværende periode hvorav de aller fleste, om ikke alle, er heldagsmøter. Det er kommet entydige signaler om at dokumentmengden til spesielt planteknisk utvalg nå har nådd et nivå som ikke er bærekraftig og som har et forsvarlighets-problem, både for politikerne som skal lese dette og for innbyggernes som forventer en forsvarlig behandling. Det er ikke uvanlig med utvalgsmøter med sider. Når det ikke er tilsvarende dokumentmengde i andre kommuner, kan det være grunn til å se på kommunens egne rutiner all den tid det er det er samme lovverk, samme statlige og andre instanser som gir uttale og de samme klageinstansene. Det er tidvis også en utfordring i saksforeleggene at spesielt økonomiske forhold, samt alternative forslag til rådmannen, ikke er godt nok utredet eller foreligger som konkrete forslag. Rådmannen har derfor satt i gang et arbeid med å lage et reglement for politisk saksbehandling i kommunen. Dette reglementet vil bli fremmet til politisk behandling i løpet av høsten. Side 22 av 177

23 g. De mest aktuelle alternativene til endringer i hovedutvalgsstrukturen Dersom man ønsker å endre på hovedutvalgsstrukturen, er det noen alternativer som peker seg ut som de mest nærliggende alternativene. Felles for alle alternativene er at kostnadene er avhengig av antall medlemmer i møtet, antall møter i året og når møtene holdes. Når det gjelder kostnadene ved de ulike alternativene, vil dette kunne simuleres gjennom bruk av det regnearket som er sendt ut til gruppelederne. Levekårsutvalg. Kommunen har tidligere hatt et levekårsutvalg. Dette utvalget hadde ansvarsområdet for helse- og omsorgsavdelingen og kultur- og oppvekstavdelingen. Dette er ca % av kommunes driftsbudsjett. Et slikt utvalg vil få ansvaret for følgende områder: Helse. Alkoholpolitikk. Omsorg. Sosial/NAV. Oppvekst. Skole. Barnehage. Barnevern. Kultur Kirke. Et slikt utvalg vil gi muligheter for en sterkere og tettere politisk kontakt med disse viktige og svært omfattende saksområdene. Det vil selvsagt også være et uttrykk for politisk prioriteringer. Ut i fra antall saker som har vært behandlet i formannskapet innen disse ansvarsområdene vil det gi ca. 200 saker, hvorav en del er tunge plansaker. Som utvalg fungerte dette godt ut i fra ansvarsområdene. Det vil også gi muligheter for utvalget å ha kontakt med de ulike enhetene gjennom besøk i tilknytning til møtene. To hovedutvalg: Helse- og omsorgsutvalg Kultur- og oppvekstutvalg Et annet alternativ er å opprette to hovedutvalg; Helse- og omsorgsutvalg med følgende ansvarsområde: Helse. Alkoholpolitikk. Omsorg. Sosial/NAV. Kultur- og oppvekstutvalg med følgende ansvarsområde: Oppvekst. Skole. Barnehage. Barnevern. Kultur Kirke. Argumentasjonen vil være lik som for et levekårsutvalg. Ulempen er at det vil kunne bli relativt kostbart både politisk og administrativt. Det er ikke gitt at kostnadene vil stå i forhold til effekten i Side 23 av 177

24 forhold til et levekårsutvalg, men det vil definitivt være en "bonus" ved at det vil kunne gi rom for relativt mange politikere. Antall politiske saker i perioden er 123 saker fra helse- og omsorg og 69 fra kultur- og oppvekst. Det vil kunne være en utfordring at, disse tallene som er for hele inneværende periode (4 år), tilsier et meget lavt antall politiske saker pr møte på begge utvalgene om det legges til grunn at det er minimum 6 møter i året som for kommunestyret. Når så det er sagt vil opprettelsen av to utvalg kunne gi prioriteringer som gjør at det blir produsert flere saker til utvalgene, noe som selvsagt vil være en utfordring for administrasjonen, men det er altså ikke gitt at antall saker holder seg på samme nivå. Antall medlemmer i hovedutvalgene. Det er som tidligere nevnt fullt mulig å variere antall politikere i det enkelte utvalg. Det er ikke noe krav at det skal være like mange medlemmer i alle hovedutvalgene og laveste antall medlemmer er formelt 3 medlemmer. Det er antagelig mest aktuell med 9 eller 11 medlemmer, og med 7 og 13 medlemmer som ytterlighetene i hver sin ende. Ulike alternativer for planteknisk utvalg. Planteknisk utvalg behandlet 746 politiske saker i perioden, hvorav 105 gikk videre til kommunestyret (hovedsakelig plansaker). Hovedtyngden av saken til utvalget er byggesaker som det har vært 448 av. Utvalget har behandlet 198 saker om arealplaner, 85 saker med reguleringsendring, 113 landbrukssaker, 248 dispensasjonssaker og 158 klagesaker. Antall saker, omfattende og kompliserte ansvarsområder gir helt klart rom for å opprette flere utvalg. Følgende alternativer er det mest aktuelle: Endring av delegasjon. Dette kan gi færre saker til utvalget da flere saker vil bli avgjort av rådmannen. Dette spørsmålet utsettes til rådmannen legger frem saken om revisjon av delegasjonsreglementet. Flytting av plansaker til annet utvalg. Det er mulig å flytte plansaker tilbake til formannskapet eller til et nytt utvalg, men man vil da miste den helheten i planbehandlingen som var hensikten med å legge behandling av plan- og byggesaker til planteknisk utvalg. Det samme vil gjelde for dispensasjonssaker. Eget bygningsråd. Det er også mulig å opprette et eget utvalg som kun behandler byggesaker, et eget "bygningsråd". Basert på at 448 av sakene i planteknisk utvalg er byggesaker vil et slik utvalg absolutt ha nok saker, men igjen vil man miste helheten i behandling av plan- og byggesaker som man i dag har i planteknisk utvalg. Et byggesaksutvalg vil i utgangspunktet "kreve" erfarne politikere med relativt høy fagkompetanse, noe som vil bli spesielt viktig dersom utvalget har få medlemmer. Flytting av landbrukssaker tilbake til formannskapet. Å flytte landbrukssakene tilbake til formannskapet vil redusere belastningen på planteknisk utvalg ved at antall saker reduseres, samtidig som også antall saker med befaring reduseres. Dersom det skulle bli endringer i formannskapets ansvarsområde ved at det opprettes et eller flere utvalg til å overta deler av formannskapets ansvarsområde, er dette noe som kan vurderes. Side 24 av 177

25 3. Andre utvalg a. Kommuneplanutvalget Kommuneplanutvalget har delegert ansvar for kommuneplanarbeidet i Eigersund kommune jf. bestemmelsene om dette i plan- og bygningsloven. Utvalget består av de samme personene som er medlem og varamedlem til formannskapet, samt en representant (fortrinnsvis partiets gruppeleder) fra partier som er representert i kommunestyret, men ikke i formannskapet med to vararepresentanter i rekkefølge. Ordfører er leder og varaordfører er nestleder av utvalget. Utvalget er ikke lovhjemlet, og av plan- og bygningsloven (2008) 3-3 følger det at kommunen oppretter de utvalg og treffer de tiltak som finnes nødvendig for gjennomføring av planleggingen. Kommunen kan derved organisere planarbeidet som den selv ønsker. Utvalget har følgende ansvarsområde: Kommuneplanutvalget legger planprogram ut til offentlig ettersyn og vedtar dette Kommuneplanutvalg innstiller til kommunestyret i kommuneplansaker (både arealdel og tekstdel). Forslag til vedtak: Ingen. b. Felles brukerutvalg (BRU) Utvalget har 9 medlemmer. Tre av medlemmene med tre vararepresentanter velges etter fremlegg fra pensjonistforeningene, to medlemmer med to vararepresentanter fra funksjonshemmedes interesseorganisasjoner og to medlemmer med to vararepresentanter fra flyktninger/innvandrere. Representative brukerorganisasjoner har forslagsrett når det gjelder medlemmer av rådet. Eigersund kommune har valgt å ha et felles brukerutvalg som blir valgt av kommunestyret for den kommunale valgperioden og etter regler gitt i Lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd og Lov om råd eller annen representasjonsordning i kommuner og fylkeskommuner for mennesker med nedsett funksjonsevne m.m. Utvalget har behandlet 78 saker hvorav en relativt stor andel måtte ha blitt behandlet av både seniorråd, flyktningeråd og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne dersom kommunen hadde hatt 3 selvstendig råd. Det viste seg svært vanskelig å rekruttere nok flyktninger og innvandrere til et eget flyktningeråd da dette var aktuelt. Dette var også noe av bakgrunnen for at kommunen valgte å organisere dette i et felles utvalg. Felles brukerutvalg er et rådgivende organ som skal stimulere til kreativitet og kvalitet på tjenester og bidra til engasjement og medvirkning. De har spesielt ansvar for å uttale seg i saker som gjelder funksjonshemmede, seniorer og flyktninger/innvandrere sine levekår. Dette gjelder blant annet tilkomst, deltakelse og arbeid mot diskriminering. Rådet kan ta opp saker på eget initiativ. Forslag til vedtak: Ingen. Side 25 av 177

26 c. Administrasjonsutvalget. Administrasjonsutvalget er kommunens partssammensatte utvalg etter kommunelovens 25 for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget består av 9 medlemmer og varamedlemmer. Ordfører skal være leder og varaordfører skal være nestleder for utvalget. 6 av medlemmene skal fortrinnsvis velges blant formannskapets medlemmer/varamedlemmer. 3 av medlemmene fra arbeidstakerorganisasjonene. De ansattes representanter velges av og blant alle de ansatte for to år av gangen. For de ansattes representanter gjelder de vanlige valgbarhetsregler, bortsett fra bostedskravet. Lovens krav er at flertallet i utvalget skal bestå av representanter for kommunen. Det kan erstattes med andre ordninger dersom dette får tilslutning fra minst tre fjerdedeler av de ansatte. Administrasjonsutvalget er kommunens likestillingsutvalg og skal bidra til at likestillings- og inkluderingsperspektivet ivaretas og integreres i alle politikkområder. Utvalget: Avgjør tvistemål om tolking og praktisering av avtaler, reglementer og andre bestemmelser som angår arbeidstakernes ansettelses- og arbeidsvilkår. Avgjøre ankesaker i permisjonssøknader som er avgjort av rådmannen. Vedtar personalpolitiske retningslinjer og reglementer. Administrasjonsutvalget gir tilrådning i følgende saker: Større organisasjons- og bemanningsplaner. Det foreslås ikke endringer for administrasjonsutvalget. I tidligere perioder har spørsmålet om andre ordninger blitt tatt opp med de ansattes organisasjoner. Tilbakemeldingen har vært så entydig på at organisasjonene ønsker å beholde et administrasjonsutvalg. Dette har derfor ikke vært reist igjen. Det er mulig å endre på antall politikere og også antall ansattes representanter da det i dag er en ansattrepresentant mer enn det som er påkrevd. Ved sammensetning av utvalget må balansen mellom politikere som arbeidsgiverrepresentanter og ansattes representanter ivaretas. Forslag til vedtak: Ingen. d. Særskilt klagenemnd (SKL). Den særskilte klagenemnden etter forvaltningslovens 28, 2. ledd og består av de samme medlemmene og varamedlemmer som er oppnevnt til formannskapet. For ordinære klagesaker foretar nemndleder saksforberedende klagebehandling, eventuelt med bistand av politisk sekretariatet. I tilfelle habilitetsproblemer, foretas saksforberedelser gjennom å innhente ekstern bistand. Klage på vedtak fattet av rådmannen på bakgrunn av delegert myndighet, skal behandles av det politiske organ som har ansvarsområde også når det er et statlig organs om er klageinstans. Utvalget har behandlet 12 saker i perioden. Av disse var 6 klagesaker på tildeling av startlån, to var klage på kommunale gebyrer vann og avløp, to var klage på kommunal boligtildeling, en var klage på henholdsvis fritak av betaling av SFO og en var klage på dekning av saksomkostninger. Tidligere var det hovedtyngden klager på barnehageopptaket, men det har ikke vært noen klager på dette i perioden. Side 26 av 177

27 Kommunens særskilte klagenemnd er klagenemnd i henhold til forvaltningslovens 28, annet ledd, og behandler og avgjør alle klagesaker som ikke omfattes av særlovgivning. Hovedutvalgsbehandling av klagesaker. Det fremgår at klage på vedtak fattet av rådmannen på bakgrunn av delegert myndighet, skal behandles av det politiske organ som har ansvarsområde også når det er et statlig organ som er klageinstans. Dette bør vurderes av flere grunner. Klagesaker innen formannskapets område, som f.eks tildeling av Startlån, har ikke blitt behandlet to ganger politisk. Slik det fremgår av reglementet skulle formannskapet først behandle saken som ansvarlig hovedutvalg, deretter skulle særskilt klagenemnd behandle saken. Problemet ville da være at samtlige medlemmer av formannskapet ville være inhabile i saken og det måtte da kalles inn vararepresentanter for alle medlemmene som hadde vært med i formannskapets behandling. Akkurat denne problemstillingen vil kunne endre seg dersom det opprettes hovedutvalg som overtar deler av formannskapets ansvarsområde. Det viser seg også at det er ulik praksis på dette innen administrasjonen på behandling av klagesaker. F.eks blir ingen klagesaker innen NAV og barnevern behandlet politisk da de ikke kan behandles av et hovedutvalg da loven krever at et eventuell folkevalgt organ som skal behandle slike saker, skal ha tre til fem medlemmer. Heller ikke noen klagesaker innen undervisning- og barnehageområdet har blitt fremmet til politisk behandling. Dette er ofte omfattende og faglige vanskelig saker med tunge innslag av sensitive personopplysninger. Det er ikke noe krav til antall medlemmer i folkevalgt organ for disse sakene. Prinsipielt sett burde politisk behandling av slike saker også være omfattet av tilsvarende bestemmelser som for klagesaker innen NAV og barnevern. Klagesaker fra teknisk avdeling behandles alltid av planteknisk utvalg før de sendes til særskilt klagenemnd eller fylkesmannen for avgjørelse. For slike saker vil det ofte være formålstjenlig at planteknisk utvalg behandler klagen før den avgjøres av særskilt klagenemnd fordi det som en hovedregel vil dreie seg om klager på reglement og gebyrregulativ som vedtas av planteknisk utvalg. Kommunens klagebehandling vil bli reist i den tidligere nevnte sak om saksbehandling som vil blir fremmet i løpet av høsten Bestemmelser om politisk klagebehandling utenfor særskilt klagenemnds ansvarsområde, det vil si alle klagesaker som avgjøres av andre organ, bør fremgå av andre kommunale reglement. Forslag til vedtak: Reglement for særskilt klagenemnd 4-2 Oppgaver og arbeidsområde klagesaker og skattesaker, andre avsnitt endres slik: Klage på vedtak fattet av rådmannen på bakgrunn av delegert myndighet, skal dersom det er formålstjenlig behandles av det politiske organ som har det som ansvarsområde før saken behandles i særskilt klagenemnd. e. Styre for Eigersund Næring og Havn KF. Foretaket ble operativt da styret ble oppnevnt og er et resultat av at kommunen tok tilbake næringsarbeidet fra næringssjefen i Dalane og etablerte foretaket med utgangspunkt i Eigersund Havn KF til et nytt selskap. Side 27 av 177

28 Eigersund Næring og Havn KF (4 politiske representanter med 2 vara, 3 brukerrepresentanter med 2 vara og en ansattrepresentant med vara). Styret har skjev rotasjon slik at halvparten av styret er på valg annet hvert år, fra 2013, 2015, 2017 osv. Oppnevninger skjer ikke som en del av den politiske kabalen etter valget og ved konstituering av alle politiske utvalg. Årsaken er å ha et større fokus på at styret ikke er et hovedutvalg, men et bedriftsutvalg. Foretakets formål er å sikre kommunen et konkurransedyktig, miljøvennlig og samlet næringsarbeid. I dette ligger også ansvaret for å utvikle satsingen mot turisme og tomteutvikling både til bolig og næring. Foretaket skal arbeide for å bidra til boligbygging innenfor alle deler av kommunen. Det skal i så stor grad som mulig benyttes eksisterende kommunal infrastruktur og bygningsmasse når prosjekter planlegges. Foretaket har også til formål å stå for forvaltning og utvikling av kommunens sjøområder i henhold til Havne og Farvannsloven. Foretaket har herigjennom til formål å eie, bygge ut og drive Eigersund Havn som en særskilt økonomisk enhet i den forstand at alle forhold angående havnekapitalen forvaltes særskilt i tråd med Havne og Farvannsloven. Forslag til vedtak: Ingen. 4. Politisk reglementet I tillegg til de endringer som foreslås i den politiske strukturen, er det aktuelt å vurdere å endre ulike punkter i kommunens politiske reglement. Det foreslås å legge inn egne punkt i reglement om ordførerens rolle utenom i møtene. I tillegg er det forslag om mindre justeringer i reglementet. a. Ordføreren Ordføreren er kommunens rettslige representant (kl. 9). Ordføreren undertegner rettsdokumenter og andre papirer av stor juridisk betydning for kommunen. I alle andre tilfelle undertegner rådmannen - eller den rådmannen bemyndiger - på kommunens vegne. Det er en del føringer i kommunelovens 9.Ordfører. Fylkesordfører. Varaordfører. 1. Kommunestyret velger selv blant formannskapets medlemmer ordfører og varaordfører. Fylkestinget velger selv blant fylkesutvalgets medlemmer fylkesordfører og varaordfører. Valget foretas for hele valgperioden. Den som har vært ordfører eller varaordfører de siste fire år, kan nekte valg til begge verv. Tilsvarende gjelder for den som har vært fylkesordfører eller fylkesvaraordfører de siste fire år. Krav om fritak må fremsettes før valget foretas. I kommuner som har innført parlamentarisk styringsform velges ordfører og varaordfører blant kommunestyrets medlemmer. I fylkeskommuner som har innført parlamentarisk styringsform velges fylkesordfører og varaordfører blant fylkestingets medlemmer. 2. Trer ordføreren eller fylkesordføreren midlertidig ut av sitt verv, rykker varaordføreren opp som ordfører eller fylkesordfører, og det velges midlertidig ny varaordfører. Trer ordfører eller fylkesordfører endelig ut av sitt verv, foretas nyvalg. 3. Ordfører og fylkesordfører leder møtene i kommunestyret og fylkestinget, formannskapet og fylkesutvalget. Han eller hun er rettslig representant for kommunen og fylkeskommunen og underskriver på dennes vegne i alle tilfelle hvor myndigheten ikke er tildelt andre. Side 28 av 177

29 4. Ordfører og fylkesordfører har møte- og talerett i alle andre kommunale eller fylkeskommunale organer unntatt kommune- og fylkesråd og organer under disse, men har bare stemmerett og forslagsrett hvis han eller hun er valgt medlem. Ordfører og fylkesordfører kan la seg representere ved annet medlem av kommunestyret eller fylkestinget i organer hvor han eller hun ikke er medlem. 5. Kommunestyret og fylkestinget kan gi ordfører og fylkesordfører myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. Kommunen har ikke noe eget punkt i reglementet som omhandler ordførerens funksjon og det bør vurderes om dette skal legge inn. I dag er det slik at f.eks alle skjøter mm. legges frem for ordføreren for undertegnelse med varierende dokumentasjon og det bør vurderes om ikke dette skal legges til rådmannen som er ansvarlig for administrasjonen. En formulering om at ordføreren undertegner rettsdokumenter og andre papirer av stor prinsipiell og/eller juridisk og/eller økonomiske betydning for kommunen vil overføre undertegnelse av mindre eiendomsoverdragelser mm til rådmannen. Det vil være mindre byråkratisk og tydeliggjøre ansvaret til rådmannen. Det vil ikke ha noen praktisk betydning ut over dette. Det er etablert praksis at ordføreren representerer kommunen som eier i selskapers generalforsamlinger (tilsvarende) der kommunestyret ikke har oppnevnt egne representanter. Dette er ikke forankret formelt i noe reglement og bør formaliseres gjennom eget punkt i kommunens reglement. Forslag til vedtak: 1. Ordføreren er den fremste tillitsvalgte blant kommunestyret og formannskapets medlemmer. Han eller hun representerer kommunen utad og er bindeledd og formidler av synspunkter mellom de folkevalgte og administrasjonen. Ordfører leder møtene i kommunestyret og formannskapet, samt andre utvalg etter kommunestyrets bestemmelser. 2. Ordføreren er kommunens rettslige representant jf. kommunelovens 9. Ordføreren undertegner rettsdokumenter og andre papirer av stor prinsipiell og/eller juridisk og/eller økonomisk betydning for kommunen. I alle andre tilfelle undertegner rådmannen - eller den rådmannen bemyndiger - på kommunens vegne. 3. Dersom kommunestyret ikke har vedtatt annet, møter ordføreren som representant for å utøve kommunens eierskapsinteresser på generalforsamling (tilsvarende) til aksjeselskaper og andre selskapsformer der kommunen har eierinteresser. Ordføreren kan la seg representere av andre gjennom skriftlig fullmakt. Fungerende ordfører. Det er behov for å formalisere rutinene rundt det å være fungerende ordfører. Dette gjelder bla rutinene for registrering av hvem som formelt fungerer som ordfører. Det vil være fornuftig å ha skriftlige rutiner, med journalføring, på hvem som til enhver tid er fungerende ordfører. Dette vil skape klare rutiner og dermed hindre potensielle uklarheter. I tillegg ble det i kommunens beredskapsplan vedtatt en "arverekkefølge" der det ved en glipp ble lagt inn leder av planteknisk utvalg som tredje i "arverekkefølgen" med påfølgende gruppeledere Side 29 av 177

30 etter valgresultat. Kommuneloven krever som kjent at ordfører og varaordfører skal være medlem av formannskapet og dette forholdet må det nå vises til reguleres på en annen måte. Det foreslås derfor å regulere dette i kommunens reglement. I "Kommuneloven med kommentarer" (Overså og Bernt) er varaordføreres stilling drøftet (s.74): "At ordføreren er borte fra kommunen, medfører nødvendigvis ikke at varaordføreren uten videre skal ivareta ordførerens generelle funksjoner. (..) Varaordføreren er valgt til å tre inn i stedet for ordføreren når ordføreren er forhindret fra å fungere i vervet. Det må kreves klare holdepunkter for at ordføreren ikke kan fungere i vervet, for eksempel at han selv har gjort det klart at han ikke kan fungere for en viss tid. Det at ordføreren er på reise, medfører med andre ord ikke automatisk at varaordføreren trer inn i ordførerens generelle rettigheter eller plikter. Det kan imidlertid oppstå enkeltsituasjoner hvor det for eksempel kreves at det må handles raskt, og det viser seg umulig for ordføreren å ivareta ordførerfunksjonene. I slike tilfeller må det antas at varaordføreren som ordførerens stedfortreder både kan og må tre inn. Om en slik situasjon foreligger, må vurderes konkret i det enkelte tilfelle." Kommunelovens 9, nr 2 krever at kommunestyret formelt velger både ordfører og varaordfører og derfor kan vi ikke ha en arverekkefølge som automatisk gir "opprykk" utover varaordførers "opprykk". Det kan tidvis oppstå tilfeller der det er behov for at kommunen er representert ved ordføreren i ulike representasjonssammenhenger. Dette vil f.eks kunne være aktuelt når både ordfører og varaordfører er opptatt på annet hold og/eller på reise. De vil med dagens kommunikasjonsmuligheter fortsatt kunne ivareta den juridiske ordførerfunksjonen. Det bør derfor vurderes at ordføreren kan la seg representere av andre medlemmer av kommunestyret i representasjonsoppdrag og andre sammenhenger, men da uten at vedkommende opptrer som ordfører med de fullmakter som følger av dette. Dette vil være i tråd med at ordføreren også kan la seg representere i utvalg av andre kommunestyrerepresentanter. Den som representerer vil ikke bruke ordførerkjedet i slike situasjoner, det er forbeholdt ordførerfunksjonen. Dersom det oppstår situasjoner der det pga lengre fravær, sykemeldinger mv. er nødvendig med en formell oppnevnt settevaraordfører (ordfører) må dette gjøres gjennom vedtak av kommunestyret selv jf. krav i kommunelovens 9 nr. 1. Etter at ansvarsforholdene innen beredskap ble endret ved siste revisjon av kommunens beredskapsplan, har ikke ordføreren lengre noe direkte operativt ansvar. Under en beredskapssituasjon har ordføreren nå en overordnet og tradisjonell ordførerrolle som å være "synlig" som kommunens øverste representant overfor kommunens innbyggere, media, representative oppgaver, bindeledd til det politiske mv. Forholdet mellom ordfører og rådmann er dermed likt både i normalsituasjoner og krise- og beredskapssituasjoner, noe som er et viktig beredskapsprinsipp. I krise- og beredskapssammenheng kan det oppstå tilfeller der hverken ordfører eller varaordfører er i stand til å utføre sitt verv. Det kan f.eks oppstå situasjoner der både ordfører og varaordfører er personlig involvert i hendelsen og/eller at kommunikasjonsmulighetene ikke er tilstede pga uvær, stengte veier, strømbrudd, brudd i telekommunikasjonene og de derfor ikke er i stand til å utføre funksjonen som ordfører. Kommunen bør ha "en plan B" for slike tilfeller der både ordfører og varaordfører ikke er operative i sin funksjon. Dette er en av læringsmomentene som har blitt fremhevet etter Partnair-ulykken i Hirtshals i Danmark i 1989 der 55 mennesker mistet livet ved et flystyrt. Flyet var chartret av Side 30 av 177

31 Wilhelmsen Lines og skulle frakte ansatte i rederiet til en stabelavløpning i Hamburg og mesteparten av rederiets ledelse og stab var derfor om bord på flyet. Beredskapsproblemstillingen kan løses ved at det gis fullmakt til en gruppeleder, med plass i formannskapet - i rekkefølge etter valgresultat i inneværende periode, får ansvar for å ivareta den delen av ordførerrollen som er viktig i en beredskapssituasjon. Videre at vedkommende får ansvar for å kalle inn formannskap og/eller kommunestyre slik at det er mulig å foreta de nødvendige formelle vedtak ut i fra den situasjon som har oppstått. En oppnevning av en gruppeleder med nevnte ansvar vil ikke medføre at vedkommende trer inn i den juridiske ordførerfunksjonen, men vil sikre politisk representasjon i en beredskapssituasjon og plassere ansvaret for å kalle inn til politisk møte. Nå kan det jo innvendes at det å kalle inn til et møte aldri vil være noe reelt problem i en beredskapssituasjon, det må antas at det vil være få, om noen medlemmer, som ville ha innvendinger mot at rådmannen gjorde dette om det ikke var noen andre muligheter, snarere tvert imot. Det er imidlertid alltid fornuftig å ha en formell beredskapsrutine på dette. Jf. kommunelovens 33 er et utvalg vedtaksført når minst halvparten av medlemmer (og varamedlemmer) er til stede og formannskapet kan gjøre vedtak som kommunestyre med delegert fullmakt i kommunelovens 13. Dette burde gjøre det mulig å få samlet et formannskapet som kan utføre funksjonen om det skulle være nødvendig. Forslag til vedtak: 1. Varaordfører trer inn i ordførerfunksjonen: a. Når ordføreren er forhindret fra å fungere og dette er avtalt med ordføreren. b. Dersom det oppstår enkelttilfeller hvor det kreves at det må handles raskt og det viser seg umulig for ordføreren å ivareta ordførerfunksjonene. Dette gjelder likevel ikke myndigheten til å underskrive dokumenter på kommunens vegne ut over det som er nødvendig for å håndtere den oppståtte situasjon. c. Når varaordfører trer inn i ordførerfunksjonen skal rådmann og leder av politisk sekretariat varsles med epost med kopi til post@eigersund.kommune.no for journalføring. Meldingen skal inneholde dato og klokkeslett for ansvarsperioden (fra til). 2. Ordføreren kan la seg representere av andre medlemmer av kommunestyret i representasjonsoppdrag og andre sammenhenger, men da uten at vedkommende opptrer som ordfører med de fullmakter som følger av dette. 3. I krise- og beredskapssituasjoner der kommunen er uten fungerende ordfører oppnevnes det en person med ansvar for å ivareta den politiske delen av ordførerrollen i beredskapssituasjoner, samt ansvar for å snarest mulig kalle inn møte i formannskap og/eller kommunestyre slik at de nødvendige formelle vedtak kan gjøres ut i fra den situasjon som har oppstått. Oppnevningen gjøres med utgangspunkt i gruppeledere, med plass i formannskapet, og i rekkefølge etter valgresultat i inneværende periode. Vedkommende trer ikke inn i den juridiske ordførerfunksjonen. Side 31 av 177

32 Ordføreren møte og talerett. Som det fremgår av kommelovens 9-4 har ordføreren møte og talerett i alle utvalg i Eigersund kommune, men bare har bare stemmerett og forslagsrett dersom ordføreren er medlem av utvalget. I tillegg kan ordføreren la seg representere av annet medlem av kommunestyret. Det bør legges inn som et eget punkt i vårt politiske reglementet for å gjøre dette forholdet lettere tilgjengelig. Forslag til vedtak: Ordfører har møte- og talerett i alle andre kommunale organer, men har bare stemmerett og forslagsrett hvis ordføreren er valgt medlem. Ordfører kan la seg representere ved annet medlem av kommunestyret i organer hvor ordføreren ikke er medlem. "Sommerfullmakt" til ordføreren. Etter kommuneloven 9 nr 5 kan kommunestyret gi ordføreren fullmakt til å gjøre vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell karakter. En slik fullmakt vil også gjelde for varaordfører vedkommende fungerer som ordfører. Det er ikke uvanlig at kommuner har funnet det praktisk og nyttig å delegere en form for sommerfullmakt til ordføreren. Tankegangen er da at det om sommeren kan gå for lang tid mellom møtene i de politiske organer i kommunen, og at visse saker ikke kan eller bør vente på neste folkevalgt møte. Hvis kommunestyret gir slik fullmakt vil denne være generell slik at den i utgangspunktet også vil omfatte avgjørelsesmyndighet på områder som etter kommunens delegasjonsreglement tilligger andre folkevalgte organer. Det er dog vanlig å begrense en sommerfullmakt slik at den ikke brukes til å gjennomføre tvilsomme saker, men kun saker som haster. I forhold til en sommerfullmakt vil det være fullmakt til å gjøre vedtak i saker som ikke er av prinsipiell karakter som er mest aktuelt. I dette ligger det en skranke både med hensyn til hva delegasjonsvedtaket kan gå ut på, og med hensyn til hvordan delegasjonsfullmakten kan benyttes. Det vil således ikke være adgang til å delegere generell avgjørelsesmyndighet til ordføreren i saker som etter sin art må anses av prinsipiell betydning, og et delegasjonsvedtak må leses med den begrensning at ordføreren har plikt til å gå tilbake til kommunestyret hvis en enkeltsak innen en generell fullmakt må anses å ha slik prinsipiell betydning. Det legges opp til at gruppelederne skal varsles med sms og e-post når "sommerfullmakten" brukes. Dette anses ikke som noe problem eller byråkratisk hindring, men utelukkende som en praktisk orientering til det politiske om at sommerfullmakten er brukt. I tillegg skal avgjørelser som fattes etter denne bestemmelsen rapporteres til det aktuelle utvalg i første møte. Hvis slik prinsipiell sak skulle komme som hastesak om sommeren må en som i dag vurdere om aktuelt folkevalgt organ skal innkalles eller om saken kan vente. Det legges til grunn at det ikke vil være mulig å gi ordføreren videre fullmakt enn det kommuneloven 9 nr 5 åpner for. Grensen for fullmakten vil således være saker av prinsipiell karakter og dette vil fremgå av fullmakten. Det nevnes for øvrig at det følger av kommuneloven 13 at bystyret kan gi visse andre nærmere oppramsede organer utvidet myndighet i såkalte hastesaker - også i saker av prinsipiell karakter. Siden ordføreren/varaordføreren ikke er nevnt blant disse kan ikke denne hjemmelen brukes som grunnlag for fullmakt til ordføreren. Forslag til vedtak: Side 32 av 177

33 1. Kommunestyret gir med hjemmel i kommuneloven 9 nr 5 ordfører fullmakt til å avgjøre saker som haster og som ikke er av prinsipiell betydning i kommunestyret sommerferie (sommerfullmakt). 2. Når "sommerfullmakten" brukes skal gruppelederne i kommunestyret straks varsles med sms og e-post. I tillegg skal avgjørelser som fattes etter denne bestemmelsen rapporteres til det aktuelle utvalg i første møte. Saksforberedelser av ordføreren. Kommuneloven er ikke til hinder for at ordføreren kan forberede og legge frem saker for formannskap og kommunestyre. I slike saker må ordføreren selv påse at sakene er forsvarlig utredet og kommunelovens 23 nr 2 om rådmannens ansvar i så måte gjelder ikke for slike saker. Dette var en av de forholdene som ble lagt til den direktevalgte ordføreren. Erfaringene viste at dette ikke var noe som ble brukt mye, men det ble brukt ved enkelte anledninger. Tidvis kan det være saker som behandles politisk og som bør legges frem av ordføreren og ikke av rådmannen. Dette er f.eks spesielt aktuelt i ulike politiske arbeidsgrupper mv. En ordning der ordføreren vil kunne gjøre dette, vil bidra til å klargjøre ansvarsforholdene mellom politikk og administrasjon. Det vil neppe bli brukt til at ordføreren skal drive med utstrakt saksbehandling, dette vil ikke være mulig av kapasitetsmessige årsaker og kompetanse hos ordføreren, samt delegasjonen som ligger til rådmannen. Av prinsipielle årsaker legges det inn et punkt om at rådmannen har rett til å bli kjent med saken før den fremmes. Dette for å sikre at rådmannen kan gjøre kjent motforestillinger og/eller problemstillinger til ordføreren før saken fremmes. Forslag til vedtak: Ordføreren kan selv fremme saker til formannskapet og kommunestyre. I slike saker gjelder ikke rådmannens ansvar om at sakene er forsvarlig utredet jf. kommunelovens 23 nr. 2 og ordføreren skal selv påse at sakene er forsvarlig utredet. Rådmannen har rett til å bli kjent med saken før den fremmes. 5. Endringer i eksisterende reglement. a. 4-1 Innkalling til møte. I siste avsnitt fremgår det at "Saksliste skal kunngjøres med annonse i lokal presse og på kommunens internettsider." Dette punktet skulle ha vært tatt ut for en del år siden da det relativt mange år siden det av økonomiske årsaker ble vedtatt at kunngjøring kun gjøres på kommunens nettsider. I dag sendes det også ut nyhetsbrev på e-post når saksdokumentene er lagt ut og det er mulig for alle interesserte å melde seg på slike nyhetsbrev. Gjeldende reglement (..) Innkalling sendes kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer med et høvelig varsel, normalt 18 dager før møtet settes jf Saksliste skal kunngjøres med annonse i lokal presse og på kommunens internettsider. Side 33 av 177

34 Forslag til vedtak: "Siste avsnitt 4-1 Innkalling til møte endres slik: Innkalling sendes kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer med et høvelig varsel, normalt 18 dager før møtet settes jf Saksliste skal legges ut på kommunens internettsider og som et minimum kunngjøres med elektronisk nyhetsbrev." b. 16 Forslag. Det fremgår av 16 første avsnitt at forslag skal leveres skriftlig til ordføreren som referer forslaget. Dette er ikke i tråd med dagens praksis. Dagens praksis er at den enkelte representant selv fremmer sitt forslag på talerstolen og at dette i tillegg overleveres på papir eller elektronisk til sekretæren slik at det er tilgjengelig for ordføreren. Gjeldende reglement. Forslag skal leveres inn skriftlig til ordføreren som referer forslaget. Det er kun kommunestyrets medlemmer som kan fremme forslag. Forslag til vedtak: Forslag skal fremmes av den enkelte representant og overleveres på papir eller elektronisk til kommunestyrets sekretær slik at det er tilgjengelig for ordføreren. Det er kun kommunestyrets medlemmer som kan fremme forslag. c. 21 Forespørsler Interpellasjoner Spørsmål Spørsmål fra innbyggerne. Reglementet vårt har i 21 egne punkt om forespørsler, interpellasjoner, spørsmål og spørsmål fra innbyggerne. Spørsmål fra kommunens innbyggere har blitt brukt svært lite (1 gang?) og blir ikke tatt opp da det ikke synes å være behov for endringer. Punktene om forespørsel, spørsmål og interpellasjon er lite oversiktlig, noe uklart og flere av punktene legger begrensninger på muligheten for debatt. Nå er ikke kommunestyret akkurat preget av for mye politisk debatt, så de punktene bør vurderes. En del av dette henger antagelig igjen fra "gammelt av" da det var betydelig vanskeligere å kommunisere med andre representanter og man var mer avhengig av formaliteter for å kunne sette saker på dagsorden og mer plaget av debatt, i tillegg til at det var langt viktigere med interesse/velvilje i media for å komme til orde. I dag har den enkelte representant det betydelig enklere når det gjelder mulighetene til å kommunisere og sette saker på dagsorden gjennom sosiale medier mv. og utfordringen nå er å få mer engasjerende debatt i kommunestyret Forespørsel. Begrepet forespørsel skriver seg fra kommuneloven som det også er referert til. Det bør vurderes om setningen "Debatt er ikke tillatt, men spørsmålsstiller har anledning til å stille ett tilleggsspørsmål." bør strykes i sin helhet. Det bør være opp til møteleder og utvalget om det er ønskelig med en debatt. Og skulle det bli mye debatt, kan dette håndteres gjennom møteledelse og ved f.eks å "sette strek". Det har lenge vært en praksis at dersom en representant ønsker å få på et spørsmål i et møte må dette ha vært sendt inn på forhånd. Årsaken er rent praktisk da det ikke alltid er mulig å kunne gi svar på spørsmål som blir fremmet direkte i møtet. Side 34 av 177

35 Tittel bør også endres for å klargjøre innholdet bedre. Gjeldende reglement. Kommunestyrets medlemmer kan rette forespørsler til ordfører i møte, også om saker som ikke står på sakslista jf. kommunelovens 34, nr 2. Ordfører bestemmer om utfyllende svar kan gis i møtet, eller om det skal gis foreløpig svar og at uttømmende svar gis på førstkommende kommunestyremøte. Debatt er ikke tillatt, men spørsmålsstiller har anledning til å stille ett tilleggsspørsmål. Forslag til vedtak: Reglementets 21-1 Forespørsel endres slik: 21-1 Spørsmål (Forespørsel). Kommunestyrets medlemmer kan rette forespørsler til ordfører i møte, også om saker som ikke står på sakslista jf. kommunelovens 34, nr 2. Spørsmål som gjelder saker som ikke står på dagsorden kan besvares før behandling av sakslisten. Ordfører bestemmer om utfyllende svar kan gis i møtet, eller om det skal gis foreløpig svar og at uttømmende svar gis på neste møte. Dersom en forespørsel ikke er meldt i så god tid før møtet at et svar kan forberedes, kan forespørselen ikke påregnes besvart i samme møte som den blir fremsatt Spørsmål. Det er et eget punkt i 21-2 om spørsmål. Det bør vurderes om ikke hele punktet bør tas ut da det vurderes slik at problemstillingen om spørsmål er godt dekket gjennom forrige punkt. Punktet har vært svært lite brukt. Gjeldende reglement. I tillegg til interpellasjon, er det anledning til å stille spørsmål til ordføreren. Da gjelder følgende regler: a. Spørsmålet må være innlevert skriftlig så tidlig som mulig før kommunestyremøtet det ønskes besvart i, og senest 2 virkedager før møtet møtedagen og lørdag ikke medregnet. Brukes e-post, må den sendes til kommunens offisielle e-postadresse post@eigersund.kommune.no b. Spørsmålet skal besvares ved møtets slutt. c. Kommunestyremedlemmet retter selv spørsmålet muntlig til ordføreren, og kan få adgang til å grunngi dette. I tilfelle settes taletiden til 5 minutter. Er medlemmet ikke til stede i møtet, kan et annet medlem ta opp spørsmålet som sitt. Dette må i tilfelle meddeles ordføreren før møtet tar til. Hvis ikke det skjer, anses spørsmålet som bortfalt. d. Svaret gis muntlig av ordføreren. e. Etter at svar er avgitt, har spørsmålsstilleren adgang til å stille et tilleggsspørsmål, som må ha sammenheng med det opprinnelige spørsmålet. f. Det er ikke adgang til debatt i forbindelse med spørsmål, og det er ikke adgang til å fremsette forslag. Forslag til vedtak: Reglementets 21-2 Spørsmål tas ut. Side 35 av 177

36 21-3 Interpellasjoner. I motsetning til punktet om spørsmål er interpellasjoner relativt mye brukt av representanter i kommunestyret. En interpellasjon er mer formell enn et spørsmål. Den sendes inn skriftlig og begrunnet, settes på sakslisten og sendes ut til medlemmene, media mv.. I inneværende periode har det også blitt innført en praksis der svaret på interpellasjonen deles ut skriftlig i forbindelse med besvarelsen. Både interpellasjonen og besvarelsen har alltid blitt protokollført. Gjeldende reglement. Utenfor de saker som er nevnt i innkallingen til kommunestyret, kan hvert medlem av kommune-styret rette forespørsel til ordføreren i form av interpellasjon etter følgende regler: a. Interpellasjonen må være innlevert skriftlig så tidlig som mulig før kommunestyremøtet den ønskes besvart i, og senest 5 virkedager før møtet møtedagen og lørdag ikke medregnet. Brukes e-post, må den sendes til kommunens offisielle e-postadresse post@eigersund.kommune.no b. Interpellasjonen gjøres kjent for kommunestyrets medlemmer ved at den sendes ut snarest mulig til medlemmene. c. Interpellasjonen behandles ved møtets slutt og etter at de øvrige sakene i det oppsatte møtekartet er ferdigbehandlet. Den som har meldt interpellasjonen, har adgang til å framlegge en muntlig begrunnelse. Ordfører avgjør om det skal settes begrenset taletid. d. Ordføreren besvarer interpellasjonen. e. Ved eventuelt ordskifte i forbindelse med interpellasjonen, kan interpellanten, rådmannen og gruppeførerne for de politiske partiene i kommunestyret ha ordet to ganger. Forøvrig skal ingen ha ordet mer enn en gang. f. Eventuelle forslag som måtte bli framsatt i forbindelse med interpellasjonen, kan ikke avgjøres i møtet, hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende representanter motsetter seg det. Punkt c om at interpellasjonen behandles ved møtets slutt bør endres slik at det er opp til møteleder og/eller kommunestyret ut i fra sakslisten, tilhørere mv. Punktene om begrensninger i taletid mm, tas i sin helhet ut og reguleres her som i andre saker av møteleder i samråd med kommunestyret. Punkt f er i tråd med kommunelovens bestemmelser om avgjørelser i saker som ikke står på sakslisten til et møte. Det bør også vurderes om praksis skal endres ved at det ikke nødvendigvis er ordføreren som besvarer interpellasjonen. I mange tilfeller er problemstillingen som skal besvares en klar sak for rådmannen. Praksis har vært at ordføreren får rådmannen til å utarbeide svaret, men at det er ordføreren som leser opp svaret. For ikke å gjøre ansvarsforholdene mellom politikk og administrasjon uklare, bør ordføreren kunne overlate til rådmannen å besvare interpellasjoner som klart er rådmannens ansvars. Dette er ikke uvanlig i andre kommuner. Forslag til vedtak: Medlem av kommunestyret kan fremme en interpellasjon til ordføreren etter følgende regler: Side 36 av 177

37 a. Interpellasjonen må være innlevert skriftlig så tidlig som mulig før kommunestyremøtet den ønskes besvart i, og senest 5 virkedager før møtet møtedagen og lørdag ikke medregnet. Brukes e-post, må den sendes til kommunens offisielle e-postadresse post@eigersund.kommune.no b. Interpellasjonen gjøres kjent for kommunestyrets medlemmer ved at den settes på sakslisten og snarest mulig sendes ut til medlemmene, media mv.. c. Interpellasjonen behandles i møtet etter ordførerens bestemmelser ut i fra sakslisten, andre saker, tilhørere mv.. d. Ordføreren kan enten besvare interpellasjonen selv eller overlate besvarelsen til rådmannen. Besvarelsen deles ut skriftlig i forbindelse med besvarelsen og skal også føres i protokollen for kommunestyret. e. Eventuelle forslag som måtte bli framsatt i forbindelse med interpellasjonen, kan ikke avgjøres i møtet, hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende representanter motsetter seg det. 6. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune a. Særskilt kommunal partistøtte Partiene kan søke staten ved Fylkesmannen om partistøtte, dette jf. Partilovens 13.Statlig tilskudd til politiske partiers organisasjoner i kommunene (1) En kommuneorganisasjon for et parti kan søke om støtte. Støtten ytes som stemmestøtte og grunnstøtte. Partiorganisasjonene i Oslo kan søke om støtte både som kommuneorganisasjon og som fylkesorganisasjon, jf. 12. (2) Stemmestøtte ytes som et likt kronebeløp per stemme oppnådd i kommunen ved siste kommunestyrevalg. Grunnstøtte ytes som et likt kronebeløp til partier som ved siste kommunestyrevalg mottok minst 4 % av stemmene i kommunen eller som fikk innvalgt minst én representant i kommunestyret. Av den samlede støtte fordeles 9/10 som stemmestøtte og 1/10 som grunnstøtte. (3) Søknaden sendes til fylkesmannen. Søknad om støtte første år etter et valg anses å gjelde hele valgperioden så lenge søkeren ikke gir annen underretning i perioden. Støtten utbetales av fylkesmannen til partienes kommuneorganisasjoner. I tillegg til statlig støtte som gis via Fylkesmannen, gir Eigersund kommune de politiske partiene en særskilt kommunal partistøtte. Dersom det skal gis egen støtte slik som kommunen gjør, er det særskilt krav i partilova, jf. 13 nr. 2, som gir føringer på hvordan dette kan gjøres slik at det er ikke opp til den enkelte kommune å vurdere dette fritt. Den kommunale støtte er statlig støtte gange 3. Gjeldende reglement Tilskudd til politiske partier: a) Eigersund kommune gir kontanttilskudd til politiske partier, uregistrerte grupper og lister som stiller liste ved kommunestyrevalget og som oppnår representasjon i kommunestyret. b) I kommunestyreperioden gjøres det ikke endringer i fordelingen av støtte på grunn av partiskifte m.v. c) Den samlede kommunale støtten beregnes ut ifra valgresultatet (stemmetallet) for de støtteberettigede gange 3 av den statlig støtte pr. stemme gitt over statsbudsjettet. d) Fordeling av støtten gjøres slik: - 1/10 fordeles som et flatt (ikke-differensiert) grunntilskudd til de støtteberettigede. - 9/10 fordeles ut i fra valgresultatet (stemmetallet) til de støtteberettigede. Side 37 av 177

38 Utbetalingene fordelte seg slik i 2015: Parti: Beløp: Eigersund Arbeiderparti ,01 Egersund FrP ,89 Eigersund Høyre ,85 Eigersund KRF ,69 Eigersund Senterparti ,98 Eigersund SV 8 920,50 Eigersund Venstre ,42 Sum ,34 Forslag til vedtak: Det foreslås ikke endringer. b. Godtgjørelse til ordføreren. Ordføreren er leder av kommunestyret, formannskapet, administrasjonsutvalg, kommuneplanutvalg, særskilt klagenemnd, og valgstyret. De tre siste er en konsekvens av at medlemmene i disse utvalgene er identisk med formannskapets medlemmer. Vervet er en 100% stilling og er godtgjort med kr ,- over rådmannens lønn. Ordføreren er et verv og ikke en stilling, det er derfor ikke en ordinær lønnet stilling med de rettigheter og vilkår som følger av dette. Derfor er det presisert at pensjon, forsikring og rettigheter ved sykdom mm er likt som for kommunalt ansatte. Det bør presiseres at Eigersund kommune, i motsetning til mange andre kommuner, tidligere har vedtatt å gjøre ordfører og varaordførers pensjon lik som for kommunalt ansatt. Tidligere hadde disse det som blir karakterisert som en "sølv-pensjon". Begrepet "sølv-pensjon" har blitt brukt med utgangspunkt i stortingsrepresentantenes "gull-pensjon". Begge ordningene er/var usedvanlig lukrative og kostbare. Etterarbeidsgodtgjøring til ordføreren ved fratredelse (feriepengekompensasjon). Det fremgår av reglementet som omhandler ordføreren at "Det utbetales etterarbeidsgodtgjøring i 1 ½ måned til ordfører ved fratredelse." Det er imidlertid viktig å være klar over at etterarbeidsgodtgjøring på 1 ½ måned ved fratredelse ikke er noen bonus, men er kompensasjon for feriepenger. Dette da ordførervervet ikke er lønnet arbeid, men er godtgjørelse og dermed ikke har ferie med feriepenger. Det er uklart hvorfor det er 1 ½ måneds som utbetales da dette denne etterarbeidsgodtgjøringen er høyere enn det er "feriepengegrunnlaget" tilsier. Det kan stilles spørsmål om hvorvidt det er rimelig at ordføreren skal få utbetalt mer etterarbeidsgodtgjøring enn det som ville ha vært feriepengeutbetaling om vedkommende hadde vært lønnet. Det bør derfor vurderes om hvorvidt punktet bør endres slik at etterarbeidsgodgjøringen blir lik med det vedkommende ville ha fått utbetalt som feriepenger og at dette fremgår at hvorfor det betales ut slik kompensasjon. Dette slik at det ikke fremstår som at dette er en ekstra "bonus", men tvert imot kompensasjon for "feriepenger". Forslag til vedtak: Ved fratredelse utbetales det tilsvarende kompensasjon som han/hun ville ha fått dersom vedkommende hadde hatt lønnet arbeid og hadde hatt krav på utbetaling av feriepenger." Etterarbeidsgodtgjøring til ordføreren ved fratredelse ved arbeidsledighet. Videre fremgår det av reglementet at "Det utbetales etterarbeidsgodtgjøring i inntil 3 måneder dersom han/hun ikke går inn i nytt arbeid ved fratredelse." Side 38 av 177

39 Når det gjelder dette punktet om inntil 3 måneders etterarbeidsgodtgjøring når han/hun ikke går inn i nytt arbeid ved fratredelse, er det ment å være en sikring for en ordfører som står uten lønnet arbeid etter et valg. Det bør imidlertid vurderes om hvorvidt punktet skal endres slik at intensjonene mer tydelig fremgår av punktets utforming. F.eks bør det vurderes om hvorvidt det skal fremgå at etterarbeidsgodtgjøring kan utbetales dersom han/hun ufrivillig ikke går inn i nytt arbeid ved fratredelse. Forslag til vedtak: Det kan utbetales etterarbeidsgodtgjøring i inntil 3 måneder dersom han/hun ufrivillig ikke går inn i nytt arbeid ved fratredelse. c. Varaordføreren Varaordføreren trer inn når ordføreren ikke er tilstede og er nestleder av kommunestyret, formannskapet, kommuneplanutvalg, særskilt klagenemnd og valgstyret. Varaordføreren er et verv der det gis anledning til frikjøp i 30% stilling, og i disse prosentene ligger også alle politiske møter, all representativ virksomhet og fremmøte ved ordførerens ferie. 30% stilling tilsvarer 1 ½ arbeidsdag pr uke og alle politiske møter må dekkes av disse arbeidsdagene. Varaordføreren får ikke møtegodtgjørelse og har ikke mulighet til å kreve tapt refusjon for tapt arbeidsfortjenesten. Stillingsstørrelsen har gjennom ulike perioder variert fra 12,5% til 50% og nå 30%. Tidligere har varaordfører hatt en stillingsstørrelse tilsvarende 12,5% stilling som godtgjørelse for vervet, men da ble det i tillegg utbetalt møtegjørelse og tapt arbeidsfortjeneste på lik linje med øvrige representanter. Om man skulle ta utgangspunkt i tidligere praksis ville regnestykket da se slik ut: Møtegodtgjørelse tilsvarer ca ,- Refusjon på f.eks 40 dager, ordinære utvalgsmøter (20), andre møter (10) og fremmøte og representasjon for ordfører (10), ville med en timesats på kr. 300,- utgjøre ca. kr ,-. Godtgjørelse 12,5% ville utgjøre ca. kr ,-. Totalt ville dette utgjøre ca ,- i året, mens godtgjørelsen til varaordfører i dag er ca. kr ,- for 30% stillingsstørrelse, med andre ord en relativt liten forskjell. Utfordringen er at vervet kun gir 1 ½ dag pr uke og dette også skal dekke alle ordinære utvalgsmøter, alle andre møter og representasjon mm. Det er i praksis dermed vanskelig å få det til slik at ordfører og varaordfører danner et effektivt politisk team på rådhuset i det daglige. Problemstillingen kan dermed være om man ønsker en varaordfører som i praksis kun i trer inn i ordførerens fravær eller som en del av et tydelig politisk team i det daglige som en "motvekt" til administrasjonen. En annen problemstilling er at det også vil kunne være en utfordring for en arbeidsgiver som kanskje vil oppleve det som vanskelig å rekruttere vikar for valgperioden jo mindre stillingsstørrelsen er, men dette vil selvsagt variere ut i fra stillingens karakter for den som er aktuell som varaordfører. Det bør vurderes om hvorvidt det skal være en forskjell i godtgjørelsen mellom ordfører og varaordfører. Dette ville i så fall følge det vanlige prinsipp i arbeidslivet om en differensiering ut ifra stillingens innhold og ansvar. I dag gis ordfører og varaordfører samme "timelønn" iom at varaordførerens godtgjørelse er basert på % av ordførerens godtgjørelse. Forslag til vedtak: Ingen Side 39 av 177

40 7. Møtegodtgjørelse Systemet med møtegodtgjørelse der utvalgene gis godtgjørelse etter kategori synes å fungere bra og gir relativt lite administrasjon. Det er litt vanskelig å vurdere nivået for godtgjørelse i Eigersund kommune opp imot andre kommuner da det er svært mange ulike måter å beregne dette på, men inntrykket er at Eigersund ligger på et moderat nivå. Godtgjørelsen øker årlig likt med den samlede lønnsveksten for ansatte i Eigersund kommune. Forslag til vedtak: Ingen. a. Godtgjørelse av gruppeledere og leder av planteknisk utvalg. Gruppelederne er "krumtappen" i det parti politiske systemet, men er ikke et begrep som finnes formelt i kommuneloven eller andre steder. For gruppeledere gis det kun årlig arbeidsgodtgjøring etter egen sats som pr. i dag er på kr ,-. De største kostnadene med gruppelederne er muligheten de har for frikjøp til å utøve politisk virksomhet og de gis anledning til frikjøp med inntil 7 arbeidsdager i året. Dette ble i forrige periode redusert fra 10 dager til 7 dager. Den samme ordningen gjelder for leder av planteknisk utvalg. Det er ikke differensiert mellom en gruppeleder som er alene i kommunestyret og gruppeleder for det største partiet. En begrunnelse er at en gruppeleder som er «alene» faktisk kan ha en meget stor utfordring med å være orientert i alle politiske saker og prosesser fordi det er få å dele arbeidet med. Forslag til vedtak: Ingen. Side 40 av 177

41 b. Godtgjørelse og utgiftsdekking for medlemmer av representantskap og generalforsamling. I kommunestyrets sak 73/10 Evaluering av politisk struktur ble det vedtatt at Eigersund kommune skal dekke alle utgifter til eierskapsstyring for kommunale selskaper. KS-073/10 Vedtak: 12. Godtgjørelse og utgiftsdekking for medlemmer av representantskap og generalforsamling i Eigersund kommune. a. Fra og med neste kommunevalg dekker Eigersund kommune alle utgifter for sine valgte representanter som har verv i representantskap og generalforsamling på vegne av kommunen. Dette ut i fra gjeldende satser som i dag praktiseres i de enkelte selskap. Dette bør tas inn som et eget punkt i reglement for Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune. Dette er for øvrig i tråd med uttalelser fra Kommunale- og Moderniseringsdepartementet som har gitt to uttalelser om dette. (Dato: KMD ref13/2022-2). IKS-loven 6/Kommuneloven 42 - Hvem betaler godtgjørelse til representantskapets leder og valgkomiteen i et IKS? Prinsipputtalelse/fortolkning fra KMD til Buskerud kommunerevisjon IKS "Spørsmålet reises på bakgrunn av et brev fra departementet datert 13. mai I brevet ga vi vårt syn på hvem av eierkommunene eller selskapet som skulle utbetale godtgjørelse til representantskapsmedlemmene. Departementets rettslige vurdering var at medlemskap i et representantskap i et IKS var å anse som et kommunalt tillitsverv. Reglene om økonomiske rettigheter for den som har et kommunalt [ ] tillitsverv, jf. kommuneloven 42, kom derfor til anvendelse." "Godtgjørelse til representantskapets leder Når det gjelder spørsmålet om godtgjørelse til lederen av representantskapet mener vi at vurderingen som fremkommer av departementets brev fra 2009 finner tilsvarende anvendelse på det foreliggende tilfellet. Med andre ord; ledervervet er også å anse som et kommunalt [ ] tillitsverv, jf. kommuneloven 42. Dette medfører at det er kommunestyret selv som må fastsette satsene for godtgjøring av arbeidet og at det ikke er IKS-ene som bør gjøre det." Det er imidlertid ikke fulgt opp godt nok i selskapene og må følges opp videre. Forslag til vedtak: Nytt punkt: Godtgjørelse og utgiftsdekking for medlemmer av representantskap og generalforsamling i Eigersund kommune. Eigersund kommune dekker alle utgifter for sine valgte representanter som har verv i representantskap og generalforsamling på vegne av kommunen. Dette ut i fra gjeldende satser som i dag praktiseres i de enkelte selskap. c. Godtgjørelse av utgifter til telefoni, bredbånd mm (IKT). Ikt-godtgjøring tilstås på følgende måte i dagens reglement: Kommunestyremedlem/hovedutvalgsmedlem som ikke tilhører kommunestyret: Kr. 300 pr. år Formannskapsmedlem: 500 pr. år Leder hovedutvalg pr. år Side 41 av 177

42 Gruppeleder i partiene pr. år Ordfører, varaordfører og ledere av hovedutvalg får mobiltelefon og internett-tilgang til disposisjon på de samme vilkår som for kommunalt ansatt i henhold til kommunalt reglement. De teknologiske tider har endret seg mye på dette området og ikke minst prisnivået for å bruke bla telefon. Dette punktet bør justeres slik at alle medlemmer i kommunestyre og hovedutvalg får en dekning på kr. 300,- pr. år, noe som er mer enn en måneds mobilabonnement for de aller fleste leverandører. De medlemmer som har kommunal telefon bør ikke få slik godtgjørelse da deres utgifter allerede er dekket. Forslag til vedtak: Punkt 6 IKT for folkevalgte: Godtgjørelse for bruk av bredbånd, telefon mm. Alle medlemmer i kommunestyre og hovedutvalg får en godtgjørelse på kr. 300,- pr. år. Gruppeledere i partiene får en godtgjørelse på kr ,- De som har kommunal telefon får ikke godtgjørelse da deres utgifter allerede er dekket. Alle politikere med nettbrett får en godtgjørelse på kr. 300,- til å kjøpe programvare (app er) en gang i løpet av perioden. Papirløse møter (nettbrett) Kommunen har innført ordningen med papirløse møter og alle representanter av kommunestyret (+1 vararepresentant for de største partiene), hovedutvalg, brukerutvalg og administrasjonsutvalg. Dette har redusert kostnadene til trykking og distribusjon. Sekretariatet har utelukkende fått positive tilbakemeldinger på ordningen. Noen få politikere, fortrinnsvis innen planteknisk utvalg, får også dokumentene på papir, men det er ingen utgifter til distribusjon. De begrunner dette med den svært store dokumentmengden som er i dette utvalget. Levetiden på slikt elektronisk utstyr er begrenset og det må forventes at alle representantene må bytte nettbrett i løpet av den enkelte periode. Dette bidrar til at ordningen over tid samlet sett ikke gir store økonomiske gevinster, også fordi sekretariatet hadde effektivisert trykking og distribusjon slik at mye av gevinsten allerede var hentet inn. Det er allikevel slik at ordningen medfører en økonomisk gevinst og ikke minst en langt mer rasjonell drift, samtidig er det viktig å være klar over at for sekretariatet som skal forberede og sende ut saksdokumentene, må det klargjøres både en elektronisk versjon og en papirversjon. Nå har ikke bruken av nettbrett blitt formalisert gjennom reglementet og det er behov for det. Det tas utgangspunkt i at alle politikere skal ha nettbrett anskaffet av kommunen. Det legges i utgangspunktet ikke opp til mobilt bredbånd på nettbrettene da dette fordyrer nettbrettet med ca. kr , - pr. nettbrett og det er trådløst nettverk tilgjengelig under alle politiske møter. Dette har heller ikke vært noen problemstilling i denne perioden. Det er anskaffet nettbrett av typen ipad og det er ønskelig å fortsette med det da det er svært lite behov for brukerveiledning. Så lenge det ikke medfører økte utgifter for kommunen er det ingen motforestillinger mot at en representant får en annen type, men da vil ikke vedkommende kunne forvente brukerstøtte fra kommunen. Side 42 av 177

43 Det legges også opp til at det kun gis brukerveiledning på et program (app) som brukes til å lese og kommentere saksdokumentene. I dag brukes en app som heter iannotate PDF. Det er selvsagt opp til den enkelt representant å velge hvilken app som vedkommende ønsker å bruke. Det legges ikke opp til at alle politikere automatisk får nye nettbrett ved oppstart av ny periode. Det forventes at de politikere som har kurante nettbrett bruker disse til det er behov for å bytte de ut. Av skattemessige årsaker er det ikke tillatt for kommunen å overdra nettbrett mm til en politiker nå vedkommende slutter. Når en politiker slutter kan mobiltelefon, nettbrett, pc mm kjøpes ut etter Skattedirektoratets bestemmelser, noe som pr. i dag er kr. 500,-. Dersom det ikke ønskes kjøpt ut må det leveres tilbake til kommunen. Det legges opp til at ordføreren kan avgjøre alle tilfeller der det er tvil om tolking mv. Forslag til vedtak: Papirløse møter nettbrett til folkevalgte Eigersund kommune stiller til disposisjon nettbrett til folkevalgte som er fast medlem i kommunestyre, hovedutvalg, brukerutvalg og administrasjonsutvalg. Dette som erstatning for trykte saksdokumenter. Det gis også nettbrett til 1. vararepresentant til de største partiene i kommunestyret. Representanter som ønsker trykte saksdokumenter kan etter søknad til ordfører også motta dette under forutsetning at det ikke påløper ekstra kostnader til distribusjon, forsendelse mm. Rådmannen, ved leder av interne tjenester, er i samarbeid med ordføreren ansvarlig for å velge hvilken type nettbrett som skal anskaffes. Det gis kun brukerveiledning på standard nettbrett og standard programvare (App). Politiker som blir gjenvalgt bruker tidligere utlevert nettbrett inntil det er nødvending å bytte til nytt nettbrett. Av skattemessige årsaker er det ikke tillatt for kommunen å overdra nettbrett mm til en politiker nå vedkommende slutter og når en politiker slutter kan mobiltelefon, nettbrett, pc mm kjøpes ut etter Skattedirektoratets bestemmelser. Dersom det ikke ønskes kjøpt ut må det leveres tilbake til kommunen. For øvrig gjelder kommunens Instruks for ansattes bruk av IKT-løsninger i Eigersund kommune også for folkevalgte som bruker kommunens elektronisk utstyr. Det er en forutsetning for bruk av nettbrett at den enkelte politiker har en aktiv e-postadresse og at denne er tilgjengelig for politisk sekretariat for varsling av utsendelser av politiske saksdokumenter. 8. Politisk eierskapsstyring Kommunen har eierinteresser og/eller er representasjon i mange ulike selskaperformer og som forvalter til dels store verdier. Det oppnevnes også et større antall politiske representanter til styrende organer i ulike selskaper. Det kan nok synes som at denne delen av det politiske landskapet Side 43 av 177

44 kanskje ikke har fått det fokus det burde ut i fra de samfunnsmessige og økonomiske forhold som disse selskapene representer. Det kan være formålstjenlig å ta en gjennomgang av de ulike selskapsformene og kommunens engasjement i de ulike selskapene. a. Kommunale foretak. (KF) Kommunalt foretak er en selskapsform som brukes for virksomheter som er del av en norsk kommune. Et kommunalt foretak gir ikke eieren noe begrensning i økonomisk ansvar slik som et aksjeselskap gjør. Det er kommuneloven som gir føringer for kommunale foretak. Politisk representanter er i utgangspunktet ikke inhabile ved behandling av saker angående KF'et. Dette i motsetning til de andre selskapsformene. Et kommunalt foretaket har et styre og en daglig leder. All myndigheten for foretaket er delegert til foretakets styre, med mindre kommunestyret, som er generalforsamling, har gitt andre føringer. Kommunen har et kommunalt foretak: Eigersund Næring og Havn KF (4 politiske representanter med 2 vara, 3 brukerrepresentanter med 2 vara og en ansattrepresentant med vara) Foretakets formål er å sikre kommunen et konkurransedyktig, miljøvennlig og samlet næringsarbeid. I dette ligger også ansvaret for å utvikle satsingen mot turisme og tomteutvikling både til bolig og næring. Foretaket skal arbeide for å bidra til boligbygging innenfor alle deler av kommunen. Det skal i så stor grad som mulig benyttes eksisterende kommunal infrastruktur og bygningsmasse når prosjekter planlegges. Foretaket har også til formål å stå for forvaltning og utvikling av kommunens sjøområder i henhold til Havne og Farvannsloven. Foretaket har herigjennom til formål å eie, bygge ut og drive Eigersund Havn som en særskilt økonomisk enhet i den forstand at alle forhold angående havnekapitalen forvaltes særskilt i tråd med Havne og Farvannsloven. Etter at kommunen har tatt tilbake ansvaret for næringsutvikling og fått til en bedre samkjøring mellom havn og næring, har dette blitt et krevende og omfattende selskap, men med et bredt kompetansemessig sammensatt styre. Det kan være aktuelt å se på styreleders rolle da det en del møtevirksomhet der det er ønskelig at styreleder deltar. Dette er ulike møte med nye og gamle aktører, samarbeidspartnere mm. b. Interkommunale selskaper (IKS) Kommunen deltar i 4 interkommunale selskaper, hvorav Dalane Energi IKS er det største, men dette er under endring til et AS på grunn krav i lovverket. Selskapet eies av de fire Dalane-kommunene. Dalane Miljøverk IKS, som eies av Eigersund, Bjerkreim og Sokndal kommune, har også gjennomgått en endring med etablering av heleide aksjeselskaper for dermed å kunne hente ut utbytte, noe som ikke er en mulighet for et IKS. Kommunen oppnevner representanter til representantskapene som er det organ som oppnevner styre i det enkelte IKS. Kommunen deltar i følgende IKS: Dalane Energis representantskap. (9 rep med vara) o Dalane Energis styre. (Forslag 2 rep med vara) Dalane Miljøverk representantskap. (3 rep med vara) o Dalane miljøverk styre. (Forslag på 3 rep med vara) Representantskap for Rogaland Revisjon IKS. (1 rep med vara) Side 44 av 177

45 Interkommunalt arkiv Rogaland IKS - Representantskap. (1 rep med vara) Kommunal- og Moderniseringsdepartementet arbeider nå med et forslag til endringer i lov om interkommunale selskaper. Saken ble sendt på høring og er nå under arbeid. Høringsnotatet gir denne oppsummeringen på interkommunale selskaper: "IKS-loven regulerer virksomheten til interkommunale selskaper. Med interkommunalt selskap menes et selskap med mer enn én deltaker og hvor deltakerne bare kan være kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper. Staten eller private kan ikke være deltakere. Det interkommunale selskapet utgjør et selvstendig rettssubjekt som er rettslig og økonomisk adskilt fra deltakerkommunene eller det interkommunale eierselskapet.6 Det har egen formue og inntekter. Selskapet inngår avtaler i eget navn og er selv part i rettssaker og overfor forvaltningsmyndighetene. Interkommunale selskaper som organisasjonsform er i utgangspunktet ment som et tilbud for organisering av de delene av kommunenes virksomhet som har mer preg av forretningsmessige hensyn enn kommunenes myndighetsutøvelse og forvaltningsvirksomhet. Loven tilbyr ikke en organisasjonsform tilpasset offentlig myndighetsutøvelse og forvaltningsvirksomhet i snever forstand." Dette er forslaget til endringer i høringen. "Høringsnotatet inneholder forslag om at IKS-lovens ansvarsregler erstattes av nye regler om begrenset deltakeransvar. Videre åpnes det for at interkommunale selskaper kan tas under ordinær konkursbehandling etter lov 8. juni 1984 nr. 58 om gjeldsforhandling og konkurs. Det foreslås også andre endringer i IKS-loven som en konsekvens av at det innføres begrenset ansvar, som nye regler om selskapskapitalen og regler som skal styrke vernet om kreditor når det ubegrensede ansvaret faller bort. Det foreslås å lovfeste et krav om at interkommunale selskaper skal ha en forsvarlig egenkapital. Endring vil sikre bedre samsvar mellom IKS-loven og EØS-avtalens regler om offentlig støtte. Den vil også kunne bidra til mer like konkurransevilkår mellom interkommunale selskaper og andre aktører som opptrer i det samme markedet." Dette vil kunne få konsekvenser for eksisterende interkommunale selskaper, særlig i forhold til låneforpliktelser som selskapene har pådratt seg. Det er foreslått at det ubegrensede ansvaret for eierne skal stå ved lag i en overgangsperiode på ett år. De interkommunale selskapene Rogaland Revisjon IKS og Interkommunalt Arkiv IKS er selskaper som driver sin virksomhet for de fleste kommunene i Rogaland og har et annet forretningsmessig utgangspunkt enn Dalane Energi IKS og Dalane Miljøverk IKS. IKS-selskapene er gode eksempler på at det foregår kompliserte prosesser i ulike selskaper, prosesser som kan og vil få ulike konsekvenser for kommunen. c. Aksjeselskaper (AS) I et aksjeselskap har ingen av eierne (aksjonærene) personlig ansvar for selskapets forpliktelser. Eierne i aksjeselskapet har i utgangspunktet bare mulighet til å tape det aksjeinnskuddet som vedkommende har betalt inn i selskapet. Kreditorene kan bare gå til selskapet med sine krav. Derfor er det en rekke regler i aksjeloven som begrenser eiernes adgang til å ta penger ut av selskapet. Side 45 av 177

46 Kommunen har eierinteresse i følgende aksjeselskaper: Uninor AS styre. (3 rep med vara) Lyse Energi a/s generalforsamling. (1 rep med vara). Styre oppnevnes gjennom bedriftsforsamlingen til Lyse Energi a/s der Eigersund kommune nå har 1 rep med vara av totalt 66. Magma Geopoark AS. (1 vararepresentant i styret) Dalane Kystutvikling AS (1 rep med 1 og 2 vara) Lagårdhallen AS (Styret er under endring pr. aug 2015) Det er nok Uninor AS som er det mest krevende på eierskapshåndtering, da Eigersund kommunes eierandel er såpass liten i Lyse Energi AS at vår innflytelse nok må sies å være mer begrenset. Magma Geopark AS er fortsatt i en form for etableringsfase og endelig driftsmodell, herunder kommunale tilskud, er ennå ikke formelt avklart. Dalane Kystutvikling AS er et selskap der fylkeskommunen eier mesteparten og vil bli avsluttet når kapitalen er brukt opp, det er også et eksempel på et selskap som av ulike årsaker i flere år gikk fullstendig "under radaren" for kommunen. Lagårdhallen AS vil nok være en utfordring eierskapsmessig, spesielt frem til en idrettshall er realisert og driften er "stabilisert". Det er fast praksis at ordføreren representerer kommunen som eier i selskapers generalforsamlinger der det ikke er oppnevnt egne representanter. Dette er ikke forankret formelt i noe reglement og bør formaliseres gjennom eget punkt i kommunens reglement, se under forslag til reglement for ordføreren. d. Stiftelser. Kommunen er representert i 3 stiftelser. Stiftelser er selvstendige rettssubjekter og kommunen har ingen eierskap eller instruksjonsmyndighet i stiftelsene. Stiftelsesloven gir føringer for alle stiftelser og Stiftelsestilsynet fører tilsyn med stiftelser. Dalane folkemuseums styre. (1 rep med vara) Stiftelsen Feylingsbua styre (1 rep med vara) Stiftelsen Viberoddens venner styre (1 rep med vara) e. Politisk oppfølging av eieskapsinteresser Norsk Institutt for by- og regionsforsking (NIBR) har i en rapport "NIBR-rapport 2015:1 - Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap" forsket på folkevalgt styring i kommunale selskaper. Rapporten er sendt ut til medlemmene i kommunestyret i egen e-post og ligger også tilgjengelig på kommunens nettsider. De har bla sett på hvem som representer kommunen på generalforsamlinger/representantskap, konsultasjon før og etter slike møter. Side 46 av 177

47 Figur 1 - (NIBR-rapport 2015:1. s. 103) Figur 2 - (NIBR-rapport 2015:1. s. 105) Side 47 av 177

48 Figur 3 - NIBR-rapport 2015:1. s. 106 Det kan være nyttig å ta med noen konklusjoner fra denne rapporten. "Etter NIBRs oppfatning representerer fraværende eller mangelfull oppfølging av selskapene fra rådmannens og kommuneadministrasjonens side en betydelig risiko for at normene om ansvarlig og pålitelig styre ikke ivaretas godt nok. Ikke minst i mindre kommuner med mange selskaper og eierposter, vil det være svært krevende for en folkevalgt med mange ulike roller og forpliktelser å holde seg godt nok orientert om selskapets virksomhet uten støtte fra administrasjonen." (NIBR:117) "Men i et ikke ubetydelig antall kommuner ser det ut til at ordføreren selv må ta mye av ansvaret for å holde seg oppdatert og informert om selskapenes virksomhet." (NIBR:185) "Undersøkelsen indikerer samlet sett at det er et betydelig politisk informasjonsunderskudd knyttet til de kommunaleide selskapene i mange kommuner. Det er flere sider ved dette. Mange mener at kommunestyrene ikke får tilstrekkelig informasjon om selskapene, og at de folkevalgte ikke er godt nok orientert om dem." (NIBR:185) "Men etter NIBRs oppfatning er det grunn til å hevde at selskapsorganiseringen, og de mekanismene som finnes for å sikre god eierstyring, i seg selv ikke umuliggjør god folkevalgt styring. Undersøkelsene viser at det eksisterer mange relevante ordninger og virkemidler for å sikre god folkevalgt styring over de kommunaleide selskapene. Selv om det neppe er realistisk å forvente at noen ordning kan garantere at styringen ikke svikter, kan det hevdes at barrierene mot god folkevalgt styring heller ligger i den enkelte kommunes kapasitet, kompetanse og bevissthet på dette området." (NIBR:186) Kommunen forvalter store verdier gjennom ulike selskaper og dette er helt klart et område der det er behov for endringer og er noe som bør vurderes og følges opp nærmere. All den tid Eigersund Næring og Havn KF nå har et utøvende ansvar for kommunens næringsarbeid, bør foretakets rolle avklares også i denne sammenheng. Det kommer tidvis tilbakemeldinger og frustrasjoner fra oppnevnte representanter som savner linken tilbake til oppdragsgiveren Eigersund kommune og dette er en utfordring som kommunen må ta alvorlig. Samtidig vil det kunne være en utfordring å ha slike "linker" til oppnevnte representanter da eieren som en hovedregel må utøve sine interesser på generalforsamlinger og representantskap. Side 48 av 177

49 En annen side av disse problemstillingene er at det i ofte er selskapene selv som står for opplæringen av oppnevnte representanter i de styrende organene. Det er ikke gitt at det alltid blir lagt like stor vekt på eiernes interesse eller det som eierne ønsker mest fokus på i slik opplæring når det tidvis er selskapenes administrasjon som gjennomfører og/eller står ansvarlig for opplæringen. For å ta tak i disse problemstillingene forslås det at det settes i gang et arbeid med å vurdere den politiske oppfølging av eierskapsinteresser. Forslag: Ordføreren setter i gang et arbeid med å vurdere den politiske oppfølging av kommunens eierskapsinteresser. Følgende punkt vurderes: - En grenseoppgang mellom politisk og administrativt ansvar. - Rolleavklaringer. - Opplæring. - Eigersund Næring og Havn KF sin rolle i denne sammenheng. - Rutiner for kontakt mellom oppnevnte representanter fra kommunen og administrasjon og politikk, herunder "i det daglige", før og etter styremøte, representantskap, generalforsamlinger mm. --- o --- Side 49 av 177

50 Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune. Reglement for kommunestyret i Eigersund kommune Reglement for formannskapet og hovedutvalgene. Reglement for andre utvalg. Vedtatt av kommunestyret 13. oktober Siste justering 18.juni 2012 K-sak 74/12 Ansvar for ajourføring: Politisk sekretariat politisk.sekretariat@eigersund.kommune.no Side 50 av 177

51 Oversikt over endringer. Vedtatt av kommunestyret 13. oktober Justert av kommunestyret 20. okt K-sak 98/03 Justert av kommunestyret 15. des K-sak 138/03 og 143/03 Justert av kommunestyret 26. apr K-sak 60/04 Justert av kommunestyret 15. nov K-sak 113/04 Justert av kommunestyret 28. feb K-sak 12/05 Justert av kommunestyret 9. mai K-sak 18 og 34/05 Justert av kommunestyret 17. september K-sak 67/07 Justert av kommunestyret 15. oktober K-sak 75/07 Justert av helse- og omsorgsstyret 11. mars 2008 HO-sak 10/08. Justert av kommunestyret 19. mai 2008 i K-sak 24/08. Justert av kommunestyret 9. juni 2008 i K-sak 36/08. Justert av kommunestyret 9. mars 2009 K-sak 18/09. Justert av kommunestyret 8. juni 2009 K-sak 35/09. Justert av kommunestyret 14. desember 2009 K-sak 104 og 105/09. Justert av kommunestyret 22. november 2010 K-sak 69/10. Justert av kommunestyret 22. november 2010 K-sak 73/10. Justert av kommunestyret 17. oktober 2011 K-sak 76/11. Justert av kommunestyret 18. juni 2012 K-sak 74/12. ~ o ~ Side 51 av 177

52 INNHOLDSFORTEGNELSE Politisk organisasjonskart for Eigersund kommune Samlet oversikt over utvalg, styrer, nemnder, råd og verv med politisk oppnevning Reglement for Eigersund kommunestyre Valg og sammensetning Kommunestyrets ansvarsområde Forberedelse av saker til kommunestyret Møter Innkalling til møte Møteplan Utsending av saksdokumenter Dokumentutlegging Forfall Innkalling av varamedlemmer Adgang for andre til å delta i møtene Åpne møter - Publikums adgang til møtene Ro og orden under møtet Ordfører Møtets åpning Fremmøte etter møtets start Behandling av sakene Rekkefølge for behandling av sakene Sak som er tatt opp til behandling Sak som ikke er nevnt i innkallingen Inhabilitet fritak fra å delta i behandling av en sak Redegjørelse for saken - talernes rekkefølge Når medlemmene tar del i ordskiftet Talernes rekkefølge Deltakelse i ordskiftet Replikk Til forretningsorden Ordførerens stilling under ordskiftet Avgrensning og avslutning av ordskiftet Forslag Prøveavstemning Saken tas opp til votering Behandling av oversendelsesforslag Stemmemåten Forespørsler Interpellasjoner Spørsmål Spørsmål fra innbyggerne Forespørsel Spørsmål Interpellasjoner Spørsmål fra innbyggerne Møtebok Lovlighetskontroll Mindretallsanke Sekretariat Reglement for formannskapet og hovedutvalgene Generelt for formannskap og hovedutvalg Høringer Valg og sammensetning Generelt Side 52 av 177

53 2-2 Antall og sammensetning Formannskapets/hovedutvalgenes ansvarsområde Uttalerett/rådgivende myndighet Generell delegasjon fra kommunestyret til hovedutvalgene Budsjettfullmakt til hovedutvalgene Formannskapet (F) Generell delegering fra kommunestyret til formannskapet Utvidet myndighet i haste-saker Formannskapets myndighet Regnskap Personalsaker Annen delegasjon Delegering etter særlover med tilhørende forskrifter Planteknisk utvalg (PTU) Delegering etter særlover med tilhørende forskrifter Kontrollutvalget (KU) Havnestyret (H) Reglement for andre utvalg Reglement for andre utvalg Generelt for andre utvalg, nemnder, råd og styrer Valg og sammensetning Generelt Antall og sammensetning Administrasjonsutvalget (ADMU) Valg og sammensetning Oppgaver og arbeidsområde Rådgivende myndighet Særskilt klagenemnd (SKL) Valg og sammensetning Oppgaver og arbeidsområde klagesaker og skattesaker Saksforberedelse Felles brukerutvalg (BRU) Beredskapsrådet Valg og sammensetning Oppgaver og arbeidsområde Takstnemnd Valg og sammensetning Oppgaver og arbeidsområde Overtaksnemnd Valg og sammensetning Oppgaver og arbeidsområde Valgkomite for kommunestyreperioden Valg og sammensetning Oppgaver og arbeidsområde Kommuneplanutvagl (KPU) Valg og sammensetning Oppgaver og arbeidsområde Valgstyret (V) Valg og sammensetning Oppgaver og arbeidsområde ~ o ~ Side 53 av 177

54 Politisk organisasjonskart for Eigersund kommune. Havnestyre (11) Side 54 av 177

55 Samlet oversikt over utvalg, styrer, nemnder, råd og verv med politisk oppnevning. Politiske utvalg: Kommunestyret. (31 rep med vararep) Formannskapet. (11 rep med vara) Plantektisk utvalg. (11 rep med vara) Kontrollutvalget. (5 med vara) Administrasjonsutvalg. (6 rep med vara 3 ansatt.rep med vara) Felles brukerutvalg. (7 brukerrepresentanter med vara 2 politiker med vara) Kommuneplanutvalget. (Identisk med formannskapet + gruppeledere som ikke er i F) Særskilt klagenemnd/. (Identisk med formannskapet) Fagnemnder / fagutvalg: Beredskapsrådet. (10 medlemmer ut i fra funksjon. Ledes av ordfører) Forliksrådet. (3 rep med vara forslag til fylkesmannen) Overformynderiet. (2 rep med 4 vara 1 rep/2 vara skiftes 2 hvert år) Overtakstnemnd. (6 rep med vara) Takstutvalg (3 rep med vara) Samevalgstyre. (Formannskapet) Valgstyret. (Formannskapet) Valgkomite for kommunestyreperioden. (Gruppelederne) Nemder som ikke har sekretariatsfunksjonen i Eigersund kommune. HV-nemnd kommunal. (2 rep med vara + politiets rep. med vara) Kirkelig fellesråd. (1 rep med vara) Ulike representantskap/styrer: Dalane folkemuseums styre. (1 rep med vara) Kommunenes Sentralforbund - fylkesmøter for valgperioden. (3 rep med vara) Stiftelsen Feylingsbua styre (1 rep med vara) Stiftelsen Viberoddens venner styre (1 rep med vara) Interkommunale utvalg mv: Regionråd Dalane. (Ordfører + varaordfører + 1 rep / 3 vara) Dalane Friluftsråd. (2 rep med vara) Representantskap for Rogaland Revisjon IKS. (1 rep med vara) Interkommunalt arkiv Rogaland IKS - Representantskap. (1 rep med vara) Kontaktperson for Konfliktråd. (1 rep) Næringsrådet I Rogaland. (1 rep med vara) Politisk representant til vannområdeutvalg og vannregionutvalg Dalane. (1 rep med vara) Side 55 av 177

56 Næringsrelatert oppnevninger: Eigersund Næring og Havn KF (7 rep med vara + ansattes rep) Dalane Energis representantskap. (9 rep med vara) Dalane Energis styre. (2 rep med vara) Dalane Miljøverk representantskap. (3 rep med vara) Dalane miljøverk styre. (Forslag på 3 rep med vara) UNINOR AS styre. (3 rep med vara) Lyse Energi a/s Bedriftsforsamling for perioden (1 rep med vara) Lyse Energi a/s generalforsamling. (1 rep med vara) Kværnhuset Industri-Inkubator AS Styre. (1 rep med vara) Magma Geopoark. (1 vararep i styre pr. okt 11) Stavanger-regionens Europakontor. (1 rep med vara) Dalane Kystutvikling AS (1 rep med 1 og 2 vara) Lagårdhallen As. (Styresammensetning er under endring pr aug 15) Utvalg som oppnevnes av fylkesmann/fylkeskommune (forslag): Dyrevernnemnda for Dalane, Sirdal og Flekkefjord. (Oppnevnes av Mattilsynet.) Militære skjønnsnemnder - Alminnelig skjønnsnemnd. (Oppnevnes av Fylkesmannen ved behov - 3 rep) Militære skjønnsnemnder - Skjønnsnemnd for fartøyer. (Oppnevnes av Fylkesmannen ved behov - 3 rep) Andre: Barnerepresentant (br) ved planlegging etter plan- og bygningsloven. (1 rep med vara foreslått av og fra adm) Side 56 av 177

57 Reglement for Eigersund kommunestyre. 1 Valg og sammensetning. Kommunestyret skal bestå av 35 medlemmer med varamedlemmer valgt av kommunens stemmeberettigede innbyggere etter regler fastsatt i valgloven. Valget gjelder for valgperioden og kommunestyret trer i funksjon fra det konstituerende møte. Uttreden og suspensjon foregår i samsvar med kommunelovens 15, opprykk og nyvalg i samsvar med kommunelovens 16 og suppleringsvalg i samsvar med valglovens Kommunestyrets ansvarsområde. Kommunestyret er kommunens øverste kommunale organ, og det treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegeringsvedtak - jfr. kommunelovens 6. Kommunestyret skal selv gjøre vedtak i følgende type saker: Kommuneplan. Årsbudsjett og økonomiplan. Årsmeldinger/regnskap. Større organisasjonsmessige endringer (overordnet avdelingsstruktur o.l.). Valg/oppnevning til samtlige utvalg, styrer, råd og nemnder. Arbeidsvilkår for folkevalgte, herunder godtgjørelse. Ansettelse av rådmann. Reguleringsplaner. Bebyggelsesplaner. Boligbyggeprogram. Andre planer av overordnet betydning. Låneopptak. Ekspropriasjoner. Kjøp og salg av kommunale eiendommer over 1 mål.. Grunnervervsavtaler for større prosjekter. Finansieringsplaner for større prosjekter. Rammeplaner for vann, avløp, veger, renovasjon m.v.. Interkommunalt samarbeid. Delegasjon av myndighet til andre utvalg. Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt frem for seg til orientering eller avgjørelse om ikke annet følger av lov. I de tilfellene der kommunestyret delegerer sin myndighet videre, gjøres dette som hovedregel til det relevante hovedutvalg som deretter eventuelt kan delegere denne myndighet videre til rådmannen. Side 57 av 177

58 3 Forberedelse av saker til kommunestyret. Som en hovedregel skal det i alle saker til kommunestyret, foreligge innstilling fra enten formannskap eller planteknisk utvalg. Unntak er saker fra kontrollutvalget som selv innstiller direkte til kommunestyret. I innstillingen skal det være oversikt over behandlingen i hovedutvalget, herunder fremsatte forslag, votering samt forslag til vedtak. Ordføreren kontrollerer at alle saker er forberedt slik som bestemt i ovenfor, og ellers på forsvarlig måte og i samsvar med lov, reglement og andre bindende bestemmelser. Rådmannen skal formulere forslag til vedtak i saksframlegget, som utarbeides etter gjeldende (felles) mal, til innstillende utvalg, men har ikke noen forslagsrett i kommunestyret. 4 Møter 4-1 Innkalling til møte. Kommunestyret holder møte når det selv bestemmer det, når ordføreren finner det påkrevd eller når 1/3 av medlemmene krever det. Ordføreren kaller kommunestyret sammen til møte. Formannskapet vedtar hvert år møteplan for kommunestyret det kommende år. Innkallingen skal inneholde opplysninger om tid og sted for møtet, saksliste med oversikt over de saker som skal behandles og opplysning om hvor saksdokumentene er lagt ut. Innkalling sendes kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer med et høvelig varsel, normalt 18 dager før møtet settes jf Saksliste skal kunngjøres med annonse i lokal presse og på kommunens internettsider. 4-2 Møteplan. Saker til kommunestyret skal behandles i de hovedutvalgsmøter som er rett i forkant av kommunestyrets møte. Kommunestyrets møteplan samordnes med møteplan for hovedutvalgene slik: - Saksdokumenter til kommunestyrets møte sendes ut samtidig med saksdokumenter til hovedutvalgene. De sendes ute i uke en. - Det legges opp til at partiene kan ha gruppemøte i uke to. - Hovedutvalgsmøtene skal være i uke tre, mandag onsdag i uke tre. - Kommunestyret har møte i uke fire. 4-3 Utsending av saksdokumenter. Sammen med innkalling sørger ordføreren for at alle saksdokumenter sendes ut. Dersom ikke alle dokumenter i den enkelte sak foreligger ved utsendelse, skal dette angis med begrunnelse i innkallingen. Vedtak fra hovedutvalg ettersendes i utgangspunktet kun elektronisk til kommunestyret Side 58 av 177

59 Det er kun i unntakstilfeller og i saker av høy viktighet at saker kan ettersendes og da kun etter godkjenning fra ordfører, og under forutsetning av at det sammen med utsendingen foreligger en utfyllende begrunnelse på årsaken. Slike saker kan avvises av utvalget dersom møteleder eller 1/3 av utvalget motsetter seg det. Dokumenter som er unntatt offentlighet sendes i utgangspunktet bare til møtende medlemmer/varamedlemmer i angjeldende sak. Ordføreren avgjør om hvorvidt nye dokumenter som kommer kommunen i hende etter at innkallingen er sendt ut, skal forelegges kommunestyret. 4-4 Dokumentutlegging. Samtidig med innkallingen legges alle sakens dokumenter ut til ettersyn som angitt på innkallingen, og blir liggende der til etter avsluttet møte. Dette gjelder likevel ikke dokumenter som er unntatt fra offentlighet. Saksdokumentene legges også ut på kommunens hjemmesider. Økonomiplan og årsbudsjett legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før de behandles av kommunestyret jf. kommunelovens 45, nr 3. 5 Forfall Innkalling av varamedlemmer. Den som på lovlig vis er forhindret fra å møte, plikter å melde forfall til ordføreren gjennom politiske sekretariat så snart vedkommende blir kjent med at han/hun ikke kan møte. Medlemmer som ser at de ikke kan delta i, eller ser at det kan bli stilt spørsmål ved deres deltakelse i behandlingen av en sak (inhabilitet), plikter å melde dette til ordføreren gjennom politiske sekretariat så snart vedkommende blir kjent med dette. Varamedlemmer kalles inn av politisk sekretariat i den rekkefølge de er valgt. 6 Adgang for andre til å delta i møtene. Rådmannen, ved dennes forfall stedfortreder, har møte- og talerett i kommunestyremøtene. Andre kommunale tjenestemenn og særlig sakkyndige deltar når ordføreren eller kommunestyret kaller dem inn. Disse kan gi opplysninger og utgreiinger, men har for øvrig ikke høve til å ta del i forhandlingene. 7 Åpne møter - Publikums adgang til møtene. Møter i kommunestyret skal holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt. Kommunestyret kan vedta å behandle en sak for lukkede dører, jf. kommunelovens 31, hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Debatt om dette foregår for lukkede dører hvis et medlem ber om det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Side 59 av 177

60 Det må ikke gis opplysninger om det ordskiftet som har funnet sted i lukkede møter. 7-1 Ro og orden under møtet. Ordfører skal sørge for å opprettholde ro og orden i salen og i bygningen ellers, og skal se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørere ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer møtet eller opptrer på en måte som strider mot god orden, kan ordføreren vise vedkommende tilhører ut av salen/bygningen. Plakater, tegninger, oppslag eller lignende må ikke være anbrakt eller bringes i salen under møtene, med mindre ordføreren eller kommunestyret samtykker. 8 Ordfører. Ordføreren, eller i dennes fravær varaordføreren, leder møtet. Har begge forfall, velges en særskilt ordfører ved flertallsvalg 9 Møtets åpning Fremmøte etter møtets start. Til den tid møtet er berammet, foretar ordføreren eller den han/hun bestemmer navneopprop. Er det lovmessig minste antall til stede, erklæres møtet satt. Fra dette tidspunkt og til møtet er slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til ordføreren. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til ordføreren før de tar sete. Et medlem som er til stede når en sak tas opp til avstemning, plikter å avgi stemme jf. kommunelovens 40 nr. 2. Det må likevel være et vilkår for å avgi stemme at medlemmet har innfunnet seg så tidlig at vedkommende har hatt tid og mulighet til å orientere seg om hva som er voteringstema og hvordan saken står før det avgis stemme. Dette avgjøres eventuelt av kommunestyret. Har et varamedlem tatt lovlig sete, og den hvis plass det har inntatt eller et varamedlem som i nummerrekkefølge står foran, deretter innfinner seg, meddeles dette til ordføreren, hvoretter sistnevnte overtar plassen i kommunestyret, dog jf. forrige avsnitt. 10 Behandling av sakene Rekkefølge for behandling av sakene. Er det under oppropet reist tvil om gyldighet av noe forfall/fremmøte, behandles dette først. Deretter godkjennes sakslisten. Etter dette behandles de saker som er nevnt i innkallingen, og i den orden de er nevnt der. Forespørsler, spørsmål og interpellasjoner behandles likevel etter de øvrige saker uten hensyn til mulig nummerorden på innkallingen. Side 60 av 177

61 Kommunestyret kan bestemme annen rekkefølge, f.eks av hensyn til innkalte vararepresentanter i enkeltsak eller av hensyn til publikum, dersom det er kunngjort at saksrekkefølgen kan bli endret. Habilitetsproblematikk behandles i tilknytning til den enkelte sak. Kommunestyre tar normalt pause hver time Sak som er tatt opp til behandling. Når en sak er ført opp på den utsendte sakslisten, er det kun kommunestyret som med alminnelig flertall kan vedta å utsette realitetsbehandlingen av saken. Når det fremmes utsettelsesforslag, skal dette settes under separat debatt og votering før man eventuelt går videre med realitetsbehandlingen av saken. Innlegg som angår sakens realitet, skal i denne fase avbrytes av ordfører som saken uvedkommende, hvis ikke anførslene om sakens realitet er knyttet til en argumentasjon for eller mot utsettelse. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning, eller kommunestyret vedtar å utsette forhandlingene om den Sak som ikke er nevnt i innkallingen Kommunestyret kan også treffe vedtak i sak som ikke er oppført på saklisten, hvis ikke ordfører eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette. Kommunestyret avgjør selv ved alminnelig flertall om hvorvidt saksforberedelsen har vært tilstrekkelig god til at man finner å kunne fatte realitetsvedtak. 11 Inhabilitet fritak fra å delta i behandling av en sak. Habilitetsspørsmål skal avgjøres av kommunestyret før realitetsbehandling av saken. Det tilligger det enkelte medlem selv å vurdere sin egen habilitet i den enkelte sak jf. bestemmelsene i forvaltningslovens 6 og kommunelovens 40, nr 3, og å gjøre ordfører oppmerksom på dette før realitetsbehandling av saken. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken. (Se også 5 Forfall Innkalling av varamedlemmer.) Vedkommende har anledning til å legge frem en kort begrunnelse for kommunestyret før vedkommende fratrer og eventuelt innkalt varamedlem tar sete. Kommunestyret avgjør skjønnsmessige habilitetsspørsmål ved votering. Kommunestyret kan også frita et medlem fra å delta ved behandlingen av en sak når han eller hun ber om det før saken tas opp til behandling, og vektige personlige grunner tilsier dette jf. kommunelovens 40 nr. 4. Side 61 av 177

62 12 Redegjørelse for saken - talernes rekkefølge. Ordfører leser opp den betegnelse saken har fått på innkallingen, og gjør oppmerksom på eventuelle tilleggsdokumenter etter at saksdokumentene er utsendt. Ordfører avgjør om det er nødvendig å lese opp forslag til vedtak, og dissens innen det utvalg som har innstilt i saken. 13 Når medlemmene tar del i ordskiftet Talernes rekkefølge. Ordføreren spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør ordføreren rekkefølgen mellom dem Deltakelse i ordskiftet. Taleren skal rette sine ord til ordføreren. Taleren skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som ordskiftet gjelder; ordføreren skal se til at det blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Heller ikke er det tillatt å lage ståk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. For øvrig skal medlemmer utvise god møteskikk med hensyn til ro, orden og høvisk framferd. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal ordføreren advare vedkommende, om nødvendig to ganger. Retter han/hun seg enda ikke etter reglementet, kan ordføreren ta fra ham/henne ordet eller ved avstemning la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet Replikk Når en taler har avsluttet sitt innlegg, er det adgang til replikk, som gis straks etter en talers innlegg og før neste taler på talerlisten. Den som ønsker replikk, rekker to fingre i været mens taleren holder sitt innlegg. En replikk skal være meget kort og et direkte tilsvar på talerens innlegg Ordføreren skal nøye påse at replikk blir replikk og ikke innlegg Til forretningsorden. En taler kan få ordet utenfor tur Til forretningsorden - når det gjelder merknader til formaliteter, møteledelsen, protest mot en avstemningsmetode m.v. Et slikt innlegg må ikke være noe partsinnlegg, og det må ikke gjelde sakens realitet. 14 Ordførerens stilling under ordskiftet. Ordføreren må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil ordføreren ta del i ordskiftet, skal han/hun overlate ledelsen av forhandlingene til varaordføreren. Side 62 av 177

63 15 Avgrensning og avslutning av ordskiftet. Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan kommunestyret vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Finner kommunestyret at en sak eller deler av en sak, er ferdig drøftet, kan det bestemme å slutte ordskiftet om saken/den delen av saken. 16 Forslag. Forslag skal leveres inn skriftlig til ordføreren som referer forslaget. Det er kun kommunestyrets medlemmer som kan fremme forslag. Utsettelsesforslag kan gis muntlig. I henhold til forvaltningslovens 24 må alle enkeltvedtak som innebærer myndighetsutøvelse også de som treffes av et politisk organ begrunnes. I en del saker innebærer dette at begrunnelse må bygges inn i vedtaket. Begrunnelsen må være slik at den kan danne utgangspunkt for en rettslig vurdering i en eventuell klagesak. 17 Prøveavstemning. Før endelig avstemning i en sak kan forsamlingen vedta prøveavstemninger, som ikke er bindende. Er det forslag som det skal stemmes over, delt i flere punkter, bør det stemmes over hver enkelt punkt. Deretter kan prøveavstemningen over hele innstillingen eller forslaget holdes. 18 Saken tas opp til votering. Når ordskiftet er ferdig, sier ordføreren fra at saken tas opp til votering. Fra da og til den er avgjort ved avstemning, må det ikke være mer ordskifte om den eller settes fram noe nytt forslag i den. Heller ikke er det i dette tidsrom høve til å ta noen annen sak opp til behandling. Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, hvis ikke annet følger av kommuneloven. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg, er ordførers stemme avgjørende. Medlem som er til stede i kommunestyret når en sak tas opp til avstemning, plikter å avgi stemme. Ved valg og ansettelse er det adgang til å stemme blankt. Er saken delt opp eller det skal stemmes over flere forslag, setter ordfører frem forslag om rekkefølgen av stemmegivningen. Blir det ordskifte om dette, skal ordføreren nøye se til at talerne holder seg til avstemningsspørsmålet. Ved behandlingen av økonomiplan eller årsbudsjett i kommunestyret, stemmes det ved den endelige avstemning over forslag til økonomiplan eller årsbudsjett som helhet. Er det framsatt alternative forslag, og ingen av disse får flertall ved første gangs avstemning, stemmes det deretter alternativt mellom de to forslag som fikk flest stemmer ved første gangs avstemning. Side 63 av 177

64 19 Behandling av oversendelsesforslag Forslag kommunestyret vedtar å oversende uten realitetsbehandling behandles som følger: Oversendelseforslaget legges frem for det relevante hovedutvalg som avgjør om hvorvidt de ønsker: a. å fatte vedtak i saken. b. at rådmannen skal utrede saken og fremme den for ny behandling senere. 20 Stemmemåten. Avstemningen iverksettes på en av disse måter: a. Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som ordføreren setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det. b. Ved at ordføreren ber de medlemmer som er mot eller for et forslag om å vise stemmetegn/rekke opp hånden. Når ordføreren bestemmer det, eller når ett medlem krever det, holdes det kontraprøve ved at de som ikke viste stemmetegn rekker opp hånden. c. Ved valg og ansettelse kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemning. Da brukes sedler uten underskrift. Valget/ansettelsen avgjøres etter bestemmelsene i kommunelovens Forespørsler Interpellasjoner Spørsmål Spørsmål fra innbyggerne Forespørsel. Kommunestyrets medlemmer kan rette forespørsler til ordfører i møte, også om saker som ikke står på sakslista jf. kommunelovens 34, nr 2. Ordfører bestemmer om utfyllende svar kan gis i møtet, eller om det skal gis foreløpig svar og at uttømmende svar gis på førstkommende kommunestyremøte. Debatt er ikke tillatt, men spørsmålsstiller har anledning til å stille ett tilleggsspørsmål Spørsmål. I tillegg til interpellasjon, er det anledning til å stille spørsmål til ordføreren. Da gjelder følgende regler: a. Spørsmålet må være innlevert skriftlig så tidlig som mulig før kommunestyremøtet det ønskes besvart i, og senest 2 virkedager før møtet møtedagen og lørdag ikke medregnet. Brukes e-post, må den sendes til kommunens offisielle e-postadresse post@eigersund.kommune.no b. Spørsmålet skal besvares ved møtets slutt. Side 64 av 177

65 c. Kommunestyremedlemmet retter selv spørsmålet muntlig til ordføreren, og kan få adgang til å grunngi dette. I tilfelle settes taletiden til 5 minutter. Er medlemmet ikke til stede i møtet, kan et annet medlem ta opp spørsmålet som sitt. Dette må i tilfelle meddeles ordføreren før møtet tar til. Hvis ikke det skjer, anses spørsmålet som bortfalt. d. Svaret gis muntlig av ordføreren. e. Etter at svar er avgitt, har spørsmålsstilleren adgang til å stille et tilleggsspørsmål, som må ha sammenheng med det opprinnelige spørsmålet. f. Det er ikke adgang til debatt i forbindelse med spørsmål, og det er ikke adgang til å fremsette forslag Interpellasjoner. Utenfor de saker som er nevnt i innkallingen til kommunestyret, kan hvert medlem av kommunestyret rette forespørsel til ordføreren i form av interpellasjon etter følgende regler: a. Interpellasjonen må være innlevert skriftlig så tidlig som mulig før kommunestyremøtet den ønskes besvart i, og senest 5 virkedager før møtet møtedagen og lørdag ikke medregnet. Brukes e-post, må den sendes til kommunens offisielle e-postadresse post@eigersund.kommune.no b. Interpellasjonen gjøres kjent for kommunestyrets medlemmer ved at den sendes ut snarest mulig til medlemmene. c. Interpellasjonen behandles ved møtets slutt og etter at de øvrige sakene i det oppsatte møtekartet er ferdigbehandlet. Den som har meldt interpellasjonen, har adgang til å framlegge en muntlig begrunnelse. Ordfører avgjør om det skal settes begrenset taletid. d. Ordføreren besvarer interpellasjonen. e. Ved eventuelt ordskifte i forbindelse med interpellasjonen, kan interpellanten, rådmannen og gruppeførerne for de politiske partiene i kommunestyret ha ordet to ganger. Forøvrig skal ingen ha ordet mer enn en gang. f. Eventuelle forslag som måtte bli framsatt i forbindelse med interpellasjonen, kan ikke avgjøres i møtet, hvis ordføreren eller 1/3 av de møtende representanter motsetter seg det Spørsmål fra innbyggerne. For ordningen med Spørsmål fra innbyggerne gjelder følgende regler: a) Spørsmål må være innlevert skriftlig så tidlig som mulig før kommunestyremøtet det ønskes besvart i, og senest 5 virkedager før møtet møtedagen og lørdag ikke medregnet. Brukes e-post, må den sendes til kommunens offisielle e-postadresse post@eigersund.kommune.no Alle spørsmål vil bli vurdert/silt av ordfører. Side 65 av 177

66 b) Spørsmål skal besvares før ordinært møte tar til, og det settes av maksimalt 30 minutter til slike spørsmål. c) Spørsmålsstilleren må selv rette spørsmålet muntlig til ordføreren, og kan få adgang til å grunngi dette. I så tilfelle settes taletiden til 5 minutter. d) Svar gis muntlig av ordføreren, representant for partier som er representert i kommunestyret eller rådmann (evt den de måtte utpeke). e) Etter at svar er avgitt, har spørsmålsstilleren adgang til å stille et tilleggsspørsmål, som må ha sammenheng med det opprinnelige spørsmålet. f) Det er ikke adgang til debatt i forbindelse med spørsmål. 22 Møtebok. Det skal føres møtebok for forhandlingene i kommunestyrets møter. I møteboken føres det inn for hvert møte; møtested og møtetid, fraværende medlemmer, møtende varamedlemmer, saksliste, samt andre merknader av betydning. Trer noen fra eller trer noen til under forhandlingene, føres dette slik at det i møteboken fremgår hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. Sakene føres i rekkefølge for kalenderåret, og slik at en kan se hva saken gjelder. For øvrig føres det som må til for å vise gangen i behandlingen av den enkelte sak, og at vedtakene gjøres etter rett framgangsmåte. Under hver sak føres alle de forslag som blir satt fram i den rekkefølgen de ble satt frem og med angivelse av forslagsstiller. Forslag som det ikke voteres over, føres med begrunnelse trukket før votering eller Forslag fra X kom dermed ikke til votering. Det skal fremgå av møteboken hva det enkelte medlem stemte i den enkelt sak. Dette ved at mindretallet angis med navn og partitilhørighet. Der alle partiets medlemmer stemmer samlet, er det nok å angi gjeldende partiforkortelse. Protokolltilførsel av fra det enkelte medlem vil i utgangspunktet bare kunne nektes når det foreligger særlige hensyn, for eksempel hvis protokolltilførslen har en sjikanerende form eller er unødvendig omfattende. Møteboken underskrives av ordføreren og protokollføreren. Utskrift av møteboken legges fram for godkjenning i neste møte. 23 Lovlighetskontroll. I medhold av kommunelovens 59, kan 3 eller flere medlemmer av kommunestyret bringe en avgjørelse truffet av folkevalgt organ eller den kommunale administrasjon inn for departementet til kontroll av avgjørelsens lovlighet. Krav om lovlighetskontroll framsettes for det organ som har truffet den aktuelle avgjørelse. Hvis organet opprettholder avgjørelsen, oversendes saken til departementet (fylkesmannen). Side 66 av 177

67 Tidsfrist for å bringe en avgjørelse inn for lovlighetskontroll er satt til 3 uker fra vedtaket ble truffet, jfr. forskrift til kommunelovens 59. Krav om lovlighetskontroll fører ikke automatisk til utsatt iverksettelse av vedtaket. 24 Mindretallsanke. I saker hvor organet er delegert avgjørelsemyndighet, kan 1 medlem eller ordføreren innen møtets slutt forlange saken fremlagt for organet som har delegert sin myndighet. Mindretallsanke gjelder ikke lovforvaltningsvedtak - i slike saker har kun partene klagerett. 25 Sekretariat. Politiske sekretariat ivaretar sekretariatfunksjonen for kommunestyret. ~ o ~ Side 67 av 177

68 Reglement for formannskapet og hovedutvalgene. 1 Generelt for formannskap og hovedutvalg. Bestemmelsene i Kommunestyrets reglement 3 24 gjøres gjeldende for formannskap og hovedutvalg, med unntak av 21-2 Spørsmål og 21-2 Interpellasjoner. Møtene skal som en hovedregel holdes i formannskapssalen på rådhuset. Ordfører har møte- og talerett i alle andre kommunale utvalg. Ordfører kan la seg representere ved annet medlem av kommunestyret i utvalg hvor han eller hun ikke er medlem. Rådmannen har møte og talerett i alle utvalg, og deltar selv som en hovedregel i formannskapets møter. I andre hovedutvalgsmøter representerer den enkelte avdelingssjef (tilsv) som en hovedregel rådmannen, om ikke rådmannen bestemmer noe annet. Utvalgene har, innenfor sitt ansvarsområde, rett til å ta selvstendig initiativ overfor administrasjonen for å be om opplysninger og utgreiinger. Ønske om slikt, skal rettes til rådmannen. Leder av felles brukerutvalg har møte- og talerett i formannskap og hovedutvalg i de saker der utvalget har avgitt uttale. 1-1 Høringer. Både formannskapet og hovedutvalgene kan kalle inn til høringer for å få opplysninger om et saksområde som hører inn under deres særlige ansvarsområde. Vedkommende utvalg har ansvaret for høringen og avgjør tema, plan for gjennomføring, og kunngjøring. Utvalget avgjør hvilke personer, institusjoner, lag og organisasjoner m.v. som skal inviteres og få uttale seg. Utvalget kan avgjøre at høringen skal åpne med innlegg fra personer, institusjoner, lag og organisasjoner m.v., og at utvalgets medlemmer stiller spørsmål fortløpende, og at ordet deretter er fritt. Møtelederen, eller den han/hun peker ut, skal lede høringen. Møteleder avgjør taletid for innlegg, og hvem som kan stille spørsmål. Møteleder skal spesielt påse at høringens formål om å gi utvalget opplysninger blir ivaretatt, og at det ikke legges opp til debatt mellom utvalget/medlemmer i utvalget og de som møter i høringen for å presentere sitt syn. Det skal ikke voteres eller treffes vedtak i høringen. Dette gjøres i ettertid i møtet der eventuell sak er ført opp på sakskartet. Utvalget avgjør selv hvilke konklusjoner som skal treffes og videre oppfølging av disse. Side 68 av 177

69 2 Valg og sammensetning. 2-1 Generelt. Oppnevning foretas av kommunestyret og gjelder for valgperioden. Medlemmer av formannskapet skal være medlem av kommunestyret. Det holdes som forholdsvalg for formannskapet når minst ett medlem krever det, og ellers som flertallsvalg, jfr. kommunelovens 8. Medlemmer i planteknisk utvalg bør så langt som mulig være medlem/varamedlem av kommunestyret jf. prinsippet om gjennomgående representasjon Uttreden og suspensjon foregår i samsvar med kommunelovens 15, opprykk og nyvalg foregår i samsvar med kommunelovens Antall og sammensetning. Det skal tilstrebes mest mulig lik fordeling mellom kjønnene, og alle utvalg skal som et minimum tilfredsstille kravene i likestillingslovens 21 Representasjon av begge kjønn i alle offentlige utvalg m.v. Formannskapet skal bestå av 11 medlemmer med varamedlemmer som samtlige må være medlem av kommunestyret. Planteknisk utvalg skal bestå av 11 medlemmer med varamedlemmer. 3 Formannskapets/hovedutvalgenes ansvarsområde. Formannskapets/hovedutvalgene skal: 1. Utfører de gjøremål lovgivningen legger til dem, avgjør de saker kommunestyret har gitt dem fullmakt til å avgjøre - etter de regler som måtte være gitt i fullmakten - utreder og gir innstilling i saker til kommunestyret, når lovgivningen påbyr det eller kommunestyret krever det, og skaffer til veie de opplysninger og gir de uttalelser som departementet eller fylkesmannen krever av dem. 2. Er driftsstyrer med økonomi- og budsjettansvar for sine ansvarsområder. Forvalter de bevilgede midler innenfor ansvarsområdenes totale budsjettramme på en slik måte som fastlegges i budsjettet og reglementet. 3. Har ansvaret for planlegging innenfor rammer, prioriteringer og overordnede planer som er vedtatt av kommunestyret. 4. Har ansvaret for nødvendige samordninger og samarbeid med andre berørte kommunale virksomhetsområder og med andre offentlige og private organer med de samme eller tilgrensende arbeidsområder. 5. Oppretter komiteer til løsning av tidsbegrensede oppgaver. 6. Formannskapet/hovedutvalgene innstiller direkte til kommunestyret innenfor sitt ansvarsområde. Side 69 av 177

70 4 Uttalerett/rådgivende myndighet Formannskapet/hovedutvalgene skal avgi uttalelse/tilrådning i følgende saker: 1. Handlingsprogram med økonomiplan og planlegging og prioritering av større oppgaver som berører deres ansvarsområde, men hvor sakene avgjøres av annen kommunal myndighet. 2. Saker med betydning for formannskapets/hovedutvalgenes ansvarsområde og/eller som krever samordnet behandling i flere hovedutvalg. 3. Spørsmål om delegering av myndighet til formannskapets/hovedutvalgene og rådmannen. 4. Andres saker som kommunestyret, formannskapet eller rådmannen forelegger for formannskapet/hovedutvalgene. 5 Generell delegasjon fra kommunestyret til hovedutvalgene. I medhold av 10 i kommuneloven, delegerer kommunestyret til hovedutvalgene sin myndighet til å treffe avgjørelser i saker som gjelder hovedutvalgenes ansvarsområde, og som det etter kommunelov og særlov er adgang til å delegere til hovedutvalg. Hovedutvalgene kan delegere videre til andre, herunder rådmannen. Den generelle delegeringen gjelder likevel ikke slike saker som gjelder: - Forhold som krever samordnet behandling for flere ansvarsområder. - Fastsettelse av regler og generelle retningslinjer om alle forhold som kan berøre flere ansvarsområder i kommunen. - Avgjørelse/uttalelse i saker som ikke anses som kurante. 5-1 Budsjettfullmakt til hovedutvalgene. Formannskap/hovedutvalgene gis følgende fullmakt innenfor budsjettet til: 1. Å endre drifts- eller kapitalbudsjettet gjennom året innenfor gitte økonomiske rammer innenfor sitt ansvarsområde. Det forutsetter at vedkommende hovedutvalg har myndighet over alle postgruppene som blir berørt av endringen, men hvis det er enighet mellom hovedutvalgene kan driftsposter flyttes mellom ansvarsområdene. 2. Å øke en utgiftspost innenfor drifts- eller kapitalbudsjettet dersom det skjer ved bruk av en tidligere overført bevilgning til vedkommende formål 3. Fullmakten kan ikke nyttes til å endre budsjettet i strid med prioriteringer eller forutsetninger fra kommunestyrets side. 6 Formannskapet (F). Formannskapet er hovedutvalg for saker innen Økonomi. Personal. Organisasjonsspørsmål. Næringssaker, inklusiv turisme. Eiendomsforvaltning. Skatt. Beredskap. Helse. Side 70 av 177

71 Alkoholpolitikk. Omsorg. Sosiale. Barnevern. Kultur Skole. Barnehage. Oppvekst. Kirke. Formannskapet innstiller til kommunestyret i de saker hvor ikke innstillingsretten er delegert til andre. 6-1 Generell delegering fra kommunestyret til formannskapet. I medhold av kommunelovens 8, nr 3 tildeles formannskapet avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov og der dette ikke allerede er delegert av kommunestyre. Formannskapet kan delegere videre til andre. 6-2 Utvidet myndighet i haste-saker. Formannskapet tillegges myndighet etter kommunelovens 13 ( Hasteparagrafen ) og gis myndighet til å treffe vedtak på kommunestyrets vegne når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle kommunestyret. Melding om vedtak truffet i medhold av denne paragraf forelegges kommunestyret i dettes neste møte. 6-3 Formannskapets myndighet. Formannskapet gis følgende myndighet innenfor disse ansvarsområder: Regnskap 1. Å omgjøre avsetninger og overførbare bevilgninger så langt det trengs for å gjøre opp regnskapet uten underskudd. 2. Å overføre bevilgninger til neste år dersom det ved regnskapsavslutning er ubrukte bevilgninger samlet innenfor vedkommende hovedutvalgs ansvarsområde. Personalsaker 1. Å foreta ansettelse og oppsigelse av avdelingssjefer og strategiske lederstillinger. 2. Å godkjenne forhandlingsprotokoll om lederlønninger. 3. Å godkjenne forhandlingsstrategi/prioritering for lønnsforhandlingene. Resultatet av lønnsforhandlingene legges frem som melding for formannskapet. Side 71 av 177

72 Annen delegasjon. 1. Å godkjenne anbud. 2. Å selge eiendommer inntil 1 mål. Delegering etter særlover med tilhørende forskrifter. - Stadnamnloven av 18. mai 1990 nr Skattebetalingsloven av 21. november 1952 nr Helse- og sosialberedskapsloven av 23. juni 2000 nr Kommunehelsetjenesteloven av 19. november 1982, nr Sosialtjenesteloven av 13. desember 1991, nr Barneverntjenesteloven av 17. juli 1992, nr Næringsmiddelloven av 19. mai 1933, nr. 3 - Smittevernloven av 5. august 1994, nr Tobakkskadeloven av 9. mars 1974, nr Lov om omsetning av alkoholholdig drikk m.v. av nr Opplæringsloven av 17. juli 1998 nr Barnehageloven av 5. mai 1995, nr Voksenopplæring av 28. mai 1976, nr Privatskoleloven av 14. juni 1985, nr Bibliotekloven av 20. desember 1985, nr Kirkeloven av 7.juni 1996 nr Film og videogramloven av 15. mai 1987, nr Kulturminneloven av 9 juni 1978, nr. 50 Formannskapet er kommunens kontrollutvalg etter alkohollovens 1-9, forskriftenes 10-1, og fører kontroll med salg av øl og skjenking av alkoholholdig drikk i kommunen. Utvalget avgjør klager på vedtak fattet av rådmannen om tildeling av bevilling, utvidelse av skjenketid og utvidelse av skjenkelokale i enkelttilfelle, jfr. alkohollovens 1-12, 2. ledd. 7 Planteknisk utvalg (PTU). Planteknisk utvalg er kommunens utvalg for reguleringsplansaker og hovedutvalg for: Bygningssaker. Kommunaltekniske saker. Friluftslivforvaltning. Naturforvaltning og naturvern. Landbruk Vedlikehold og drift av kommunale bygninger og eiendommer. Kommunale og statlige tilfluktsrom. Parkering og ankebehandling av parkeringssaker. Forvaltning av offentlig torg og plasser. Delegering etter særlover med tilhørende forskrifter. - Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) av Side 72 av 177

73 - Brannvernloven m.v. av 5. juni 1987, nr Forurensingsloven av 13. mars 1981, nr Vegloven av 21. juni 1963, nr Vegtrafikkloven av 18. juni 1965, nr Industrikonsesjonsloven av 14. desember 1917, - Friluftsloven av 28. juni 1957, nr Viltloven av 29. mai 1981, nr Laksefisk og innlandsfiskeloven av 15. mai 1992, nr Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag av 10. juni 1977, nr Naturvernloven av 19. juni 1970, nr Vannressursloven av 24. november 2000 nr Vass- og kloakkavgiftsloven av 31. mai 1974 nr Konsesjonsloven av 31. mai Jordloven av 12. mai 1995 nr Skogbruksloven av 21. mai Odelsloven av 28. juni 1974 nr Forpaktningsloven av 25. juni 1965 nr 1. - Beiteloven av 16. juni 1961 nr. 12. Planteknisk utvalg er delegert myndighet i plansaker til å legge forslag til konsekvensutredning ut til offentlig ettersyn. 10 Kontrollutvalget (KU). Se eget reglement, Reglement for kontrollutvalget i Eigersund kommune. 11 Styret for Eigersund Næring og Havn KF. Se eget reglement, Vedtekter for Eigersund Næring og Havn KF. ~ o ~ Side 73 av 177

74 Reglement for andre utvalg. 1 Generelt for andre utvalg, nemnder, råd og styrer. Bestemmelsene i Kommunestyrets reglement 3 24 gjøres gjeldende for andre utvalg, styrer, nemnder og råd, med unntak av 21-2 Spørsmål og 21-2 Interpellasjoner. Møtene skal som en hovedregel holdes i formannskapssalen på rådhuset. Rådmannen har møte og talerett i alle utvalg, med unntak av kontrollutvalgets møter. I andre utvalg lar rådmannen seg representerer av en annen tjenestemann. Med mindre det fremgår noe annet under det enkelte utvalg (tilsv.), oppnevner kommunestyret leder og nestleder for alle utvalg (tilsv.). 2 Valg og sammensetning. 2-1 Generelt. Oppnevning foretas av kommunestyret og gjelder for valgperioden. Det holdes som flertallsvalg, jfr. kommunelovens 8. Uttreden og suspensjon foregår i samsvar med kommunelovens 15, opprykk og nyvalg foregår i samsvar med kommunelovens Antall og sammensetning. Det skal tilstrebes mest mulig lik fordeling mellom kjønnene, og alle utvalg skal som et minimum tilfredsstille kravene i likestillingslovens 21 Representasjon av begge kjønn i alle offentlige utvalg m.v. Sammensetning for det enkelte utvalg, råd, nemnd og styrer fremgår for det enkelte råd.. 3 Administrasjonsutvalget (ADMU). 3-1 Valg og sammensetning Administrasjonsutvalget er kommunens partssammensatte utvalg etter kommunelovens 25, og består av 9 medlemmer og varamedlemmer. Politiske oppnevnte varamedlemmer oppnevnes i rekkefølge. Ordfører skal være leder og varaordfører skal være nestleder for utvalget. 6 av medlemmene skal fortrinnsvis velges blant formannskapets medlemmer/varamedlemmer. 3 av medlemmene fra arbeidstakerorganisasjonene. De ansattes representanter velges av og blant alle de ansatte for to år av gangen. For de ansattes representanter gjelder de vanlige valgbarhetsregler, bortsett fra bostedskravet. Side 74 av 177

75 Forhandlingssammenslutninger lokalt som ikke er representert i utvalget bør delta med en observatør med møte- og talerett. Kommunale arbeidstaker kan ikke velges som arbeidsgiverrepresentanter. Kommunale arbeidstakere i sentralarkivet, politisk sekretariat og ikt-kontoret kan ikke velges som arbeidstakerrepresentanter. 3-2 Oppgaver og arbeidsområde. Administrasjonsutvalget er kommunens partssammensatte utvalg etter kommunelovens 25 og hovedavtalen. Utvalget har som arbeidsområde de oppgaver som har tilknytning til kommunens arbeidsgiverfunksjon, jfr. dog myndighet delegert til formannskapet. Administrasjonsutvalget er kommunens likestillingsutvalg og skal bidra til at likestillings- og inklurderingsperspektivet ivaretas og integreres i alle politikkområder. Representanter for de ansatte har ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakere, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidstakerorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler. Utvalget: Avgjør tvistemål om tolking og praktisering av avtaler, reglementer og andre bestemmelser som angår arbeidstakernes ansettelses- og arbeidsvilkår. Avgjøre ankesaker i permisjonssøknader som er avgjort av rådmannen. Vedtar personalpolitiske retningslinjer og reglementer. 3-3 Rådgivende myndighet Administrasjonsutvalget gir tilrådning bl.a. i følgende saker: - Større organisasjons- og bemanningsplaner. 4 Særskilt klagenemnd (SKL). 4-1 Valg og sammensetning Den særskilte klagenemnden etter forvaltningslovens 28, 2. ledd og består av de samme medlemmene og varamedlemmer som er oppnevnt til formannskapet. 4-2 Oppgaver og arbeidsområde klagesaker og skattesaker. Kommunens særskilte klagenemnd er klagenemnd i henhold til forvaltningslovens 28, annet ledd, og behandler og avgjør alle klagesaker som ikke omfattes av særlovgivning. Klage på vedtak fattet av rådmannen på bakgrunn av delegert myndighet, skal behandles av det politiske organ som har ansvarsområde også når det er et statlig organ som er klageinstans. Side 75 av 177

76 4-3 Saksforberedelse. For ordinære klagesaker foretar nemndleder saksforberedende klagebehandling, eventuelt med bistand av politisk sekretariatet. For skattesaker forberedes sakene av skatteoppkreveren. I tilfelle habilitetsproblemer, foretas saksforberedelser gjennom å innhente ekstern bistand. 6 Felles brukerutvalg (BRU) 1. Felles brukerutvalg blir valgt av kommunestyret for den kommunale valgperioden og etter regler gitt i Lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd og Lov om råd eller annen representasjonsordning i kommuner og fylkeskommuner for mennesker med nedsett funksjonsevne m.m. Reglene i kommuneloven gjelder for virksomheten i rådet, så langt ikke annen går frem av de andre lovene. Mao. gjelder ikke 36 og 37 om forholdsvalg i kommuneloven. 2. Felles brukerutvalg skal ha 9 medlemmer. Tre av medlemmene med tre vararepresentanter skal velgest etter fremlegg fra pensjonistforeningene, to medlemmer med to vararepresentanter fra funksjonshemmedes interesseorganisasjoner og to medlemmer med to vararepresentanter fra flyktninger/innvandrere. 3. Representative brukerorganisasjoner har forslagsrett når det gjelder medlemmer av rådet. 4. Dersom det ikke er muligheter for å rekruttere representanter fra en gruppe ved oppnevningene, vil plassene stå tomme. Rådet må fortløpende jobbe med å rekruttere medlemmer til de ledige plassene. 5. Sekretariatsfunksjonen er lagt til Politisk sekretariat. 6. Felles brukerutvalg er et rådgivende organ som skal stimulere til kreativitet og kvalitet på tjenester og bidra til engasjement og medvirkning. De har spesielt ansvar for å uttale seg i saker som gjelder funksjonshemmede, seniorer og flyktninger/innvandrere sine levekår. Dette gjelder blant annet tilkomst, deltakelse og arbeid mot diskriminering. Rådet kan ta opp saker på eget initiativ. 7. Felles brukerutvalg skal følge møteplanen for de fastsatte møtene. Det utarbeides møteplan for ett år om gangen. Sekretariatet i samarbeid med leder, har ansvar for at innkallingen blir sendt i god tid. Det samarbeides også med sekretæren om sakene som skal leggest frem. Det skal føres protokoll fra møtene. Fremlegg/vedtak skal følge saksdokumentene til de kommunale organ som tar avgjørelse i saken. Lederen og rådet sine medlemmer skal ha godtgjørelse for arbeidet etter vilkår som til en hver tid gjelder for kommunale nemnder. 8. Felles brukerutvalg lager hvert år en årsmelding om rådets virksomhet. Årsmeldingen sendes hovedutvalg og kommunestyret til orientering. 9. Hvert kjønn skal være representert med minst 40 pst. blant de foreslåtte kandidater i den grad det er mulig (dersom det er flere enn fire medlemmer), jf. kommunelovens 36, nr.2. Side 76 av 177

77 10. Valg og sammensetning: Felles brukerutvalg skal ha 9 medlemmer med varamedlemmer som alle oppnevnes av kommunestyret. Ved oppnevning av rådet innstiller pensjonistforeningene i kommunen 3 medlemmer med varamedlemmer i rekkefølge, brukerforeningene innstiller 2 medlemmer med varamedlemmer og det velges 2 medlemmer med varamedlemmer fra innvandrere/flyktninger. Foreningene bør innstille personer som de mener kan ivareta eldres, funksjonshemmedes og innvandrere/flyktningers interesser. Disse trenger ikke være medlemmer av foreningene. Etter innstilling fra rådet oppnevner kommunestyret leder og nestleder blant rådets brukerrepresentanter. Kommunestyret oppnevner selv 2 politiske representanter med 3 vararepresentanter i rekkefølge til felles brukerutvalg. Disse skal være medlem av kommunestyret. 11. Leder av felles brukerutvalg skal ha møte og talerett i hovedutvalgene i de sakene der utvalget har avgitt uttale. 8 Beredskapsrådet 8-1 Valg og sammensetning Beredskapsrådet består av representanter for Eigersund kommune og representanter fra etater, bedrifter og frivillige organisasjoner som er aktører i beredskapssammenheng i Eigersund kommune. Rådet ledes av ordføreren. Fra Eigersund kommune skal følgende delta i tillegg til ordfører: rådmann, kommunalsjef for helse, informasjonssjef, beredskapsansvarlig og leder av kommunens kriseteam. Følgende skal inviteres til å delta som fast medlem: - Politiet. - Heimevernet. - Sivilforsvaret. - Røde Kors. - Havnefogd. - Dalane Energi IKS. - Den Norske Kirke I tillegg inviteres andre aktuelle beredskapsaktører i Eigersund kommune til å delta etter ordførerens bestemmelse. Rådet skal møtes minimum 1 gang i året. Eigersund kommune er ansvarlig for å kalle inn til møte og har sekretariatsansvar. Møtedeltakere bærer selv sine utgifter til deltakelse i rådet. 8-2 Oppgaver og arbeidsområde. Beredskapsrådet er et forum for gjensidig informasjon, drøfting og koordinering av beredskapsarbeid i Eigersund kommune. Rådet har ikke noen beslutningsmyndighet. Aktuelle tema som bør drøftes i beredskapsrådet er: - Arbeid med risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS). - Samfunnssikkerhet i kommuneplanen. - Overordnede kommunale beredskapsplaner. Side 77 av 177

78 - Gjensidig orienteringer om beredskapsrelevant planlegging og ressurser. - Klargjøring av ansvars- og rollefordeling. - Gjensidig orientering om beredskapsarbeid og beredskapsplaner. - Styrking av beredskapsarbeid på tvers. I en krise og/eller en beredskapssituasjon, kan rådet få en utvidet funksjon som koordinerende organ dersom det er enighet om dette. 9 Takstnemnd. 9-1 Valg og sammensetning Takstnemden skal ha 3 faste medlemmer med varamedlemmer i rekkefølge. I tillegg oppnevnes 1 maskinkyndig medlem med personlig varamedlem som innkalles ved behov. 9-2 Oppgaver og arbeidsområde. Takstnemnden ivaretar takstoppgavene etter: - Byskatteloven. - Eiendomsskatteloven. - Likningsloven. samt kommunale vedtekter for taksering av alminnelige skattetakster. Videre foretar nemnden skjønn etter forpaktningslovens 11 - Skjønn ved tiltreding og fråtreding når dette kreves. Takstnemnden kan innhente sakkyndig assistanse ved behov. 10 Overtaksnemnd Valg og sammensetning Overtakstnemden skal ha 3 faste medlemmer med 3 varamedlemmer i rekkefølge. I tillegg oppnevnes 2 maskinkyndig medlemmer med personlig varamedlem som møter ved behov Oppgaver og arbeidsområde. Overtakstnemnden ivaretar overtakstoppgavene etter: - Byskatteloven. - Eiendomsskatteloven. - Likningsloven. samt kommunale vedtekter for taksering av alminnelige skattetakster. Overtakstnemnden kan innhente sakkyndig assistanse ved behov. 11 Valgkomite for kommunestyreperioden. Side 78 av 177

79 11-1 Valg og sammensetning Valgkomiteen settes sammen av gruppelederne fra det enkelte parti som er representert i kommunestyret Oppgaver og arbeidsområde. Valgkomiteen skal sørge for å fremme forslag til samtlige utvalg, nemnder, råd, styrer, verv med mer, som skal oppnevnes politisk ved starten av hver kommunestyreperiode. Komiteen kan tildeles tilsvarende oppdrag av formannskap/kommunestyre ved behov i perioden. 12 Kommuneplanutvagl (KPU) Valg og sammensetning Til kommuneplanutvalget oppnevnes medlemmene av formannskapet samt en representant (fortrinnsvis partiets gruppeleder) fra partier som er representert i kommunestyret, men ikke i formannskapet. Dette gjøres så langt dette er mulig jf. kjønnsmessigrepresentasjon i kommuneloven 36, 37 og 38a Som varamedlemmer oppnevnes varamedlemmer identisk med varamedlemmer til formannskapet, samt to vararepresentanter i rekkefølge for de av partiene som er representert i kommunestyret, men ikke i formannskapet. Dette gjøres så langt dette er mulig jf. kjønnsmessigrepresentasjon i kommuneloven 36, 37 og 38a Ordfører oppnevnes som leder av utvalget og varaordfører oppnevnes som nestleder av utvalget Oppgaver og arbeidsområde. Kommuneplanutvalget er delegert ansvar for kommuneplanarbeidet i Eigersund kommune jf. bestemmelsene om dette i plan- og bygningsloven. Utvalget har følgende ansvarsområde: Kommuneplanutvalget legger planprogram ut til offentlig ettersyn og vedtar dette Kommuneplanutvalg innstiller til kommunestyret i kommuneplansaker (både arealdel og tekstdel). 13 Valgstyret (V). Side 79 av 177

80 13-1 Valg og sammensetning Til valgstyret oppnevnes medlemmene av formannskapet så langt dette er mulig jf. kjønnsmessigrepresentasjon i kommuneloven 36, 37 og 38a. Som varamedlemmer oppnevnes varamedlemmer identisk med varamedlemmer til formannskapet så langt dette er mulig jf. kjønnsmessigrepresentasjon i kommuneloven 36, 37 og 38a Ordfører oppnevnes som leder av utvalget og varaordfører oppnevnes som nestleder av utvalget Oppgaver og arbeidsområde. Valgstyret er delegert ansvar for gjennomføring av valg og folkeavstemninger i Eigersund kommune jf. bestemmelsene om dette i valgloven, forskrift for sametingsvalg og reglement for folkeavstemninger i Eigersund kommune. ~ o ~ Side 80 av 177

81 Reglement for politiske utvalg i Eigersund kommune. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune Vedtatt av kommunestyret 8. september Siste justering Ansvar for ajourføring: Politisk sekretariat politisk.sekretariat@eigersund.kommune.no JP id 08/7959 Side 81 av 177

82 1 Oversikt over endringer. Vedtatt av kommunestyrte 8. september 2003 i K-sak 76/03. Endret 14. mai 2007 i K-sak 35/07 Endret 17. september 2007 i K-sak 67/07 Endret 19.mai 2008 i K-sak 24/08 Endret 9.juni 2008 i K-sak 40/08 Vedlegg 1 endret i F-sak 188/08. Endret 8. juni 2009 i K-sak 35/09. Vedlegg 1 endret i F-sak 115/09. Endret 14. desember 2009 i K-sak 105/09. Endret 25. august 2011 i F-sak 96/10. Endret 3. oktober 2011 i K-sak 61/11. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune vedtatt 8. sept 2003 i K-sak 76/03. WebSak JP id 08/7959 Side 82 av 177

83 INNHOLDSFORTEGNELSE 2 1. Opplæring Tilskudd til politiske partier Dekning av utgifter og økonomisk tap - kommuneloven 41 (tapt arbeidsfortjeneste) a. Tidsrom det ytes dekning av utgifter og økonomiske tap (tapt arbeidsfortjeneste) b. Legitimert dekking av utgifter og økonomisk tap (tapt arbeidsfortjeneste)... 4 c. Ulegitimert dekking av utgifter og økonomisk tap (tapt arbeidsfortjeneste)... 4 d. Innsending av krav om dekking av utgifter og økonomisk tap (tapt arbeidsfortjeneste)... 4 e. Avtale med folkevalgtes arbeidsgivere Arbeidsgodtgjøring for politisk virksomhet jf. kommunelovens a. Ordførers arbeidsgodtgjøring (OAG)... 5 b. Varaordførers arbeidsgodtgjøring c. Arbeidsgodtgjøring for andre verv... 5 (1) Leder av utvalg...6 (2) Medlemmer av kommunestyre, formannskap og andre utvalg....6 (3) Varafremmøte...6 (4) Gruppeledere...6 (5) Forretningsførende overformynder...6 (6) Spesielt for overtakstnemnd....6 d. Følgende utløser ikke arbeidsgodtgjøring: Reisegodtgjøring Dekking av utgifter til IKT Omsorgsgodtgjøring... 7 Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Oversikt over arbeidsgodtgjøring for folkevalgte i Eigersund kommune. Skjema Reiseregning/tapt arbeidsfortjeneste for folkevalgte. Skjema Fravær på grunn av politisk arbeid kommunalt ansatte. ~ o ~ Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune vedtatt 8. sept 2003 i K-sak 76/03. WebSak JP id 08/7959 Side 83 av 177

84 3 1. Opplæring Før hver valgperiode utarbeider ordføreren i samarbeid med gruppelederne plan for gjennomføring av opplæring for folkevalgte. Plan tilpasset hovedutvalg, styrer, råd, utvalg og nemnder, legges frem for det enkelte utvalg, formannskapet behandler plan for kommunestyret. Alle representanter og vararepresentanter tilbys opplæring. Opplæringen skal avvikles så snart som mulig etter at valg er foretatt. Det fokuseres på følgende emner/områder: Felles tilbud generelt: - Basisopplæring. - Folkevalgte som arbeidsgivere. - Planlegging, styring. - Tilsyn og kontroll. - Etikk, habilitet. - Arbeidsorden og reglement for folkevalgte. De ulike sentrale råd og utvalg møtes og presenteres for hverandre helt i starten av perioden og legger planer for videre arbeide sammen. Tilbud tilpasset det enkelte hovedutvalg: Arbeidsområdet, saksbehandlingsregler og lovverket. 2. Tilskudd til politiske partier a) Eigersund kommune gir kontanttilskudd til politiske partier, uregistrerte grupper og lister som stiller liste ved kommunestyrevalget og som oppnår representasjon i kommunestyret. b) I kommunestyreperioden gjøres det ikke endringer i fordelingen av støtte på grunn av partiskifte m.v. c) Den samlede kommunale støtten beregnes ut i fra valgresultatet (stemmetallet) for de støtteberettigede gange 3 av den statlig støtte pr. stemme gitt over statsbudsjettet. d) Fordeling av støtten gjøres slik: - 1/10 fordeles som et flatt (ikke-differensiert) grunntilskudd til de støtteberettigede. - 9/10 fordeles ut i fra valgresultatet (stemmetallet) til de støtteberettigede. 3. Dekning av utgifter og økonomisk tap - kommuneloven 41 (tapt arbeidsfortjeneste). Som politisk møte regnes alle møter som faller inn under dette begrepet etter kommunelovens bestemmelser, og som er innkalt av ordfører, varaordfører eller utvalgsleder. Ordfører avgjør i samråd med utvalgsleder dersom det oppstår tvil om hvorvidt møtet er å regne som et politisk møte som det skal utbetales dekning av utgifter og økonomisk tap (tapt arbeidsfortjeneste). Det kan gis erstatning for deltakelse i seminar, kurs, konferanser og lignende. Det forutsettes at dette er avklart/godkjent på forhånd. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune vedtatt 8. sept 2003 i K-sak 76/03. WebSak JP id 08/7959 Side 84 av 177

85 4 For øvrig vises det til rundskriv H-2097 (Okt 97) - Kommunelovens regler om arbeidsgodtgjøring og dekning av utgifter og økonomisk tap til folkevalgte. a. Tidsrom det ytes dekning av utgifter og økonomiske tap (tapt arbeidsfortjeneste). Møtende medlemmer/varamedlemmer i formannskap og hovedutvalg gis mulighet til å få refundert tapt arbeidsfortjeneste for full arbeidsdag for den dagen det er møte. Utgangspunkt for tapt arbeidsfortjeneste for andre møter, settes inntil 1 time før møtestart, for eventuelt gruppemøte. Det dekkes ikke tapt arbeidsfortjeneste for gruppemøter utover dette. b. Legitimert dekning av utgifter og økonomiske tap (tapt arbeidsfortjeneste). Legitimert tapt arbeidsfortjeneste dekkes etter regning. Egne utgifter til opprettholdelse av pensjonsordning i ansettelsesforhold, tas inn i beregningen av inntektstap. Bare faktiske arbeidstap dekkes. Øvre grense, inklusive tapt feriegodtgjøring, settes til den timesats som til enhver tid gjelder for ordfører. Til alle krav må det foreligge dokumentasjon på tapt arbeidsfortjeneste fra arbeidsgiver/revisor. c. Ulegitimert dekning av utgifter og økonomiske tap (tapt arbeidsfortjeneste). Ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste kan gis når det kan sannsynliggjøres tap av inntekt, og til hjemmeværende, pensjonister, studenter, free-lancere m.v. når de kan sannsynliggjøre at de må forsømme sine ordinære gjøremål for å ivareta tillitsverv. Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste pr. time uten legitimasjon fremgår av vedlegg 1 Oversikt over arbeidsgodtgjøring for folkevalgte i Eigersund kommune. Det gis erstatning for opp til 7,5 time. Ulegitimert tapt arbeidsfortjeneste gjelder generelt når møtet starter før kl og for næringsdrivende i jordbruket når møtet starter før kl I enkelttilfeller kan det inngås avtale om at det gis erstatning for tapt arbeidsfortjeneste etter sats for tapt arbeidsfortjeneste uten legitimasjon, under forutsetning av at Eigersund kommune ikke taper økonomisk på dette. d. Innsending av krav om tapt arbeidsfortjeneste Alle krav oversendes snarest mulig til politisk sekretariat som forestår utbetalingen, fortrinnsvis på eget skjema. For at et krav om tapt arbeidsfortjeneste skal kunne utbetales til den 12 i den påfølgende måned, må det være innlevert til politisk sekretariat senest den 20 måneden før. For folkevalgte som fremmer krav om tapt arbeidsfortjeneste for flere utvalg, må det fremmes et krav for hvert enkelt utvalg/verv. Dette av regnskapsmessige årsaker. Krav om tapt arbeidsfortjeneste må være fremmet senest innen 1 kalenderår. e. Avtale med folkevalgtes arbeidsgivere. Kommunen kan inngå avtale med den folkevalgtes arbeidsgiver om å refundere den enkeltes arbeidstap pr. 6 mnd. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune vedtatt 8. sept 2003 i K-sak 76/03. WebSak JP id 08/7959 Side 85 av 177

86 Det forutsettes at kravene til dokumentasjon og attestasjon ivaretas på en tilfredsstillende måte Arbeidsgodtgjøring for politisk virksomhet jf. kommunelovens Disse bestemmelser gjelder bare for verv oppnevnt av Eigersund kommune herunder også kommunalt oppnevnte medlemmer i ikke-politiske styrer og lignende. Ordfører gis myndighet til å avgjøre legitimasjons- og fortolkningsspørsmål vedrørende disse bestemmelser, og i spesielle tilfeller å fravike reglene. a. Ordførers arbeidsgodtgjøring (OAG) Årlig arbeidsgodtgjøring for ordfører (1/1 stilling) fastsettes med kr ,- over rådmannens lønn. Følgende gjelder i tillegg for stillingen: Medlemskap i kommunal pensjonsordning som for øvrige kommunalt ansatte. Ved sykdom, permisjoner og lignende, gjelder folketrygdens regler på samme vilkår om for kommunalt ansatte. Hovedtariffavtalens kap. 1, 10 Ytelser etter dødsfall/gruppelivsforsikringer. Ordfører gis ikke årlig arbeidsgodtgjøring/møtegodtgjøring for deltakelse i kommunestyre, formannskap og andre utvalg. Det utbetales etterarbeidsgodtgjøring i 1 ½ måned til ordfører ved fratredelse. Det utbetales etterarbeidsgodtgjøring i inntil 3 måneder dersom han/hun ikke går inn i nytt arbeid ved fratredelse. b. Varaordførers arbeidsgodtgjøring. Varaordfører gis anledning til frikjøp tilsvarende 30% av ordførers arbeidsgodtgjøring. Dette inkluderer også funksjon som ordfører i ordførerens ferie, med beredskapsplikt, men ikke oppmøteplikt. For øvrig gjelder samme vilkår for stillingen som for ordfører. Varaordfører gis ikke årlig arbeidsgodtgjøring/møtearbeidsgodtgjøring for deltakelse i kommunestyre, formannskap og andre utvalg. Varaordfører skal ha felles kontor med gruppelederne i rådhusets 4 etasje og gis også tilgang til kommunens nettverk gjennom den etablerte hjemmekontorløsningen. c. Arbeidsgodtgjøring for andre verv. Arbeidsgodtgjøring (møtegodtgjørelse) for folkevalgte i Eigersund kommune fremgår av vedlegg 1 Oversikt over arbeidsgodtgjøring for folkevalgte i Eigersund kommune. De folkevalgtes godtgjøring knyttes til den gjennomsnittlige årlige prosentvise lønnsøkningen til de ansatte i Eigersund kommune. Godtgjøringen reguleres 1.1. hvert år. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune vedtatt 8. sept 2003 i K-sak 76/03. WebSak JP id 08/7959 Side 86 av 177

87 6 Arbeidsgodtgjøring betales ut halvårlig, 12. mai for perioden 16. oktober april og 12. november for perioden 16. april 15. oktober. Ved leders fravær på et møte, utbetales leders arbeidsgodtgjøring til nestleder, evt. den som leder møtet om begge er fraværende. For ekstraordinære møter utenom vedtatt møteplan, med kortere varighet enn 1 time og færre saker enn 3, gis godtgjørelse tilsvarende fremmøte i enkeltsak for utvalget. (1) Leder av utvalg. Arbeidsgodtgjøring betales ut pr. møte med egen sats for utvalgsledere. Leder av planteknisk utvalg gis anledning til frikjøp med inntil 7 arbeidsdager til forberedelse av møter i året. (2) Medlemmer av kommunestyre, formannskap og andre utvalg. Arbeidsgodtgjøring betales ut pr. møte, (3) Varafremmøte. For varamedlem som møter i fullt møte, gis arbeidsgodtgjøring for gjeldende møte. For varamedlem som møter i en eller flere enkeltsaker, gis det arbeidsgodtgjøring etter egen sats. (4) Gruppeledere For gruppeledere gis det kun årlig arbeidsgodtgjøring etter egen sats. I tillegg gis gruppeledere for de politiske partiene anledning til frikjøp med inntil 7 arbeidsdager i året. Gruppelederne skal ha felles kontor med varaordfører i rådhusets 4 etasje og gis også tilgang til kommunens nettverk gjennom den etablerte hjemmekontorløsningen. (5) Forretingsførende overformynder. For forretningsførerende overformynder, jf. lov om vergemål for umyndige 24, gis det årlig arbeidsgodtgjøring etter egen sats. (6) Spesielt for overtakstnemnd. Det år der overtakstnemnden behandler klager som følge av ny taksering av alle eiendommer i kommunen, gis overtakstnemnden godtgjørelse pr. møte på lik linje med takstnemnden. d. Følgende utløser ikke arbeidsgodtgjøring: Deltakelse i seminar, kurs, konferanser og lignende. Kommunalt ansatte som oppnevnes i ad-hoc utvalg i kraft av sin stilling Utvalgsmøter av inntil 1 times varighet umiddelbart før eller etter annet utvalgsmøte er den folkevalgte er medlem av begge utvalg. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune vedtatt 8. sept 2003 i K-sak 76/03. WebSak JP id 08/7959 Side 87 av 177

88 5. Reisegodtgjøring. Reisegodtgjøring for politisk virksomhet dekkes etter reglene for det kommunale reiseregulativ og i henhold til bestemmelser i kommuneloven Dekking av utgifter til IKT. Ikt-godtgjøring tilstås på følgende måte: Kommunestyremedlem/hovedutvalgsmedlem som ikke tilhører kommunestyret: Kr. 300 pr. år Formannskapsmedlem: 500 pr. år Leder hovedutvalg pr. år Gruppeleder i partiene pr. år Ordfører, varaordfører og ledere av hovedutvalg får mobiltelefon og internett-tilgang til disposisjon på de samme vilkår som for kommunalt ansatt i henhold til kommunalt reglement. Forretningsførende overformynder tilstås mobiltelefon på samme vilkår som for kommunalt ansatte i henhold til eget reglement for dette. 7. Omsorgsgodtgjøring. Folkevalgte som har omsorgsansvar for barn, syke, eldre og funksjonshemmede som trenger stadig tilsyn kan få dekket faktiske utgifter med i henhold til ved fremgår av vedlegg 1 Oversikt over arbeidsgodtgjøring for folkevalgte i Eigersund kommune. Øvre grense settes til 10 x timesatsen. Dette gjelder også inntil 3 timer for partienes gruppemøter før kommunestyremøter. Det leveres egenerklæring om utgifter eller kvittering fra stedfortreder for mottatt arbeidsgodtgjøring. Dersom det ikke leveres lønnsopplysninger for annen part, innberettes arbeidsgodtgjøringen til likningsmyndighetene på vedkommende folkevalgt. ~ o ~ Vedlegg 1: Vedlegg 1 - Satser - Oversikt over arbeidsgodtgjørelse for folkevalgte Eigersund. Vedlegg 2: Skjema Reiseregning/tapt arbeidsfortjeneste for folkevalgte. Vedlegg 3: Skjema Fravær på grunn av politisk arbeid kommunalt ansatte. Arbeidsvilkår for folkevalgte i Eigersund kommune vedtatt 8. sept 2003 i K-sak 76/03. WebSak JP id 08/7959 Side 88 av 177

89 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 15/1912 Journalpostløpenr.: 15/24134 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Randen, Irene Hayde Politisk sekretær irene.randen@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 012/15 Administrasjonsutvalget Godkjenning av møteprotokoll fra Administrasjonsutvalgets møte Protokoll fra forrige møte legges frem for endelig godkjenning. Protokoll fra forrige møte godkjennes. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Protokoll Administrasjonsutvalget Side 89 av 177

90 EIGERSUND KOMMUNE Administrasjonsutvalget MØTEPROTOKOLL Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtedato: Møtested: Formannskapssalen Tidspunkt: Kl. 08:00 09:45 Sak fra / til: 006/15 009/15 Følgende medlemer møtte: Gravdal, Heidi Irene Dyrsand, Inger Walskaar Gridsvåg, Inger Elin Dahle, Tor Egaas, Leif Erik Hovland, Anja Parti ans ANS2 ANS3 AP H H Forfall Parti Følgende vara møtte Parti Omdal, Unn Therese AP Gya, Tor Olav AP Olsen, Knut Ola FrP FrP Tengesdal, Solveig Ege KrF Stuen, June KrF Merknader til møtet: IA kontakt Frode Lorentzen og Leif Wikse fr NAV hadde en gjennomgang av sykefraværoppfølgingen. Tone Tunheim orienterte om status for heltidsprosjektet. Egaas, Leif Erik Ordfører Espeland, Målfrid Utvalgssekretær Side 90 av 177

91 Saksliste Sak nr. Sakstittel Åpen/Lukket 006/15 Spørsmål og orienteringer i Administrasjonsutvalgets møte Åpen 007/15 Godkjenning av møteprotokoll fra Administrasjonsutvalgets møte Åpen 008/15 Godkjenning av rutine for sluttsamtale Åpen 009/15 Referatsaker i Administrasjonsutvalgets møte Åpen 2 Side 91 av 177

92 007/15 Godkjenning av møteprotokoll fra Administrasjonsutvalgets møte Protokoll fra forrige møte godkjennes Behandling i Administrasjonsutvalget Votering: Protokollen enstemmig godkjent ADM 007/15 Vedtak: Protokoll fra forrige møte godkjennes. 008/15 Godkjenning av rutine for sluttsamtale Rådmannens forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget vedtar rådmannens forslag til rutine for sluttsamtale Behandling i Administrasjonsutvalget Votering: Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. ADM 008/15 Vedtak: Administrasjonsutvalget vedtar rådmannens forslag til rutine for sluttsamtale. 009/15 Referatsaker i Administrasjonsutvalgets møte De framlagte referatsakene tas til orientering Behandling i Administrasjonsutvalget INGER GRIDSVÅG (unio) foreslo til RS sak 001/15 3 Side 92 av 177

93 "Innføre på gruppenivå generelle stillingsbeskrivelser i Eigersund kommune. Dette tas med som et punkt i revidering av forslg til politisk plan. Votering: Gridsvågs forslag enstemmig vedtatt. ADM 009/15 Vedtak: Innføre på gruppenivå generelle stillingsbeskrivelser i Eigersund kommune. Dette tas med som et punkt i revidering av forslg til politisk plan. Vedtaket er enstemmig. 4 Side 93 av 177

94 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 505, TI &00 Arkivsaksnr.: 15/1531 Journalpostløpenr.: 15/24299 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Seksjon personalutvikling Tunheim, Tone Strømstad Personalrådgiver tone.tunheim@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 013/15 Administrasjonsutvalget Utdanningsstipend Sammendrag: Utdanningsstipend var tidligere integrert i permisjonsreglementet. Utdanningsstipend har nå blitt ett eget reglement. Stipendet tildeles to ganger i året, februar og september. Tildeling skjer etter kommunens kompetansehevingsbehov og avsatte midler til stipend. Rådmannens forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget godkjenner retningslinjer for utdanningsstipend Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Retningslinjer godkjennes av administrasjonsutvalget. Retningslinjene har vært ute på høring hos fagforeningene Eventuell tidligere politisk behandling: Andre opplysninger / fakta i saken: Etter søknadsfrist vurderes alle innkomne søknader ut fra kommunens kompetansebehov. Ledere skriver en vurdering av den ansattes søknad, slik at den enkelte arbeidsplass behov blir tatt med i tildelingsprosessen. Rutinene har vært ute på høring og en har mottatt uttalelse fra Delta, NSF, Fagforbundet og Utdanningsforbundet Rådmannens vurderinger: Noen fagforeninger har kommentert manglende klagerett. Arbeidsgiver åpner ikke for klagerett i reglementet, da stipend ses på som ett tilbud og ikke en rettighet den ansatte har. Midlene som er til rådighet tildeles til den ansatte som tidligere beskrevet. Ved klageadgang vil en kunne oppleve at en må gi tilbud om stipend utover fastsatte midler og behov. Universell utforming: Side 94 av 177

95 Økonomiske konsekvenser: Stipend blir delt ut i henhold til vedtatt budsjett Driftsmessige forhold Inneværende år Neste år År 3 Sum Investeringsmessige forhold Inneværende år Neste år År 3 Sum Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Alternative løsninger: Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Retningslinjer utdanningsstipend Eigersund kommune HØRING Høringsvar til retningslinjer for utdanningsstipend i Eigersund kommune Uttalelse til retningslinjer utdanningsstipend Uttalelse til retningslinjer utdanningsstipend Eigersund kommune Uttalelse til retningslinjer utdanningsstipend Eigersund kommune Side 95 av 177

96 Fra: Tone Tunheim Sendt: 19. juni :04 Til: Trond Åsmund Karlsen; Steinar Nordvoll; Tom Grøsfjell; Delta; Lise Ravneberg Gerd Lillian Refsland; Utdanningsforbundet Eigersund Utdanningsforbundet Yahoo; Ida Kolstø; Janne G Veshovde; Anna Kristine Hetland; Anette Puntervoll (anette.puntervoll@gmail.com); Anette Puntervoll; Fagforbundet (Heidi I. Gravdal); Fagforbundet (Inger Walskaar Dyrsand); Birger Christensen; Anita Glenne Kallhovd; Jarle Valle Kopi: Kristin Bø Haugeland Emne: Retningslinjer utdanningsstipend Eigersund kommune - HØRING Vedlegg: høringsforslag retningslinjer utdanningsstipend Eigersund kommune.pdf Tidligere var utdanningsstipend en del av permisjonsreglementet i kommunen. Retningslinjene har nå blitt laget som egen retningslinjer med tilhørende søknadsskjema. Vedlagt ligger høringsforslaget. HØRINGSFRIST: Saken vil bli behandlet i administrasjonsutvalget Med vennlig hilsen Tone Tunheim, personalrådgiver Seksjon personal, sentraladministrasjonen Direkte telefon: mobil: sentralbord: < - Facebook.no/eigersund Det er ikke tillatt å bruke e-post til taushetsbelagt informasjon jf. forvaltningslovens 13 og/eller sensitive personopplysninger jf. personopplysningsloven. All e-post til og fra Eigersund kommune er i utgangspunktet journalpliktig etter arkivloven og vil også kunne være et offentlig saksdokument som andre vil kunne få innsyn i etter offentleglovas regler. Side 96 av 177

97 Vår dato Deres dato Vår referanse Vår saksbehandler Eigersund Avdeling Deres referanse Arkivkode Direkte telefon Høringsuttalelse Utdanningsstipend Eigersund kommune. Det er positivt at det nå er utarbeidet et eget reglement/retningslinjer for søknad om stipend. Retningslinjene sier noe om formålet og prosess for å søke stipend. Det er tydelig og selvforklarende. Vi har kun en bemerkning som vi mener burde vært med: Side 2 «søknad om stipend». Her skal søker fylle ut skjema og levere til nærmeste leder. Deretter skal leder vurdere om utdanningen oppfattes som relevant eller ikke og anbefale om det skal godkjennes eller ikke. Deretter behandler personalseksjonen saken og vedtaket er endelig. Her syns vi at det bør være en åpning for å klage hvis en får avslag. Med vennlig hilsen for Utdanningsforbundet Inger-Elin Gridsvåg HTV Utdanningsforbundet Eigersund leder Postadresse Pb Egersund Besøksadresse Museumsvn Egersund E-post/Internett post@eigersund.utdanningsforbundet.no utdf@eigersund.kommune.no Side 97 av 177 Tel fax Org. nr Bankkonto

98 NSF Eigersund Kommune 4370 EGERSUND Tlf.: Mobil: E-post: (Åpningstid/kontordag: Tirsdag ) Eigersund kommune Personalavdelingen Postboks EGERSUND Vår saksbehandler: Anette Puntervoll Vår dato: Deres ref.: Medlemsnr.: Uttalelse vedr. «Utdanningsstipend». Norsk sykepleierforbund (NSF) viser til henvendelsen mottatt fra dem angående utdanningsstipend. NSF opplever retningslinjene som tydelig i reglementet. Under avsnittet om «søknad om stipend» mener NSF at den enkelte ansatt bør ha rett til å klage på avslag på sin søknad. NSF anbefaler derfor arbeidsgiver og åpne for mulighet til klagerett i reglementet. Ellers ingen innvendinger til arbeidsgivers forslag til retningslinjer for utdanningsstipend. Med vennlig hilsen Anette Puntervoll Hovedtillitsvalgt NSF Eigersund Kommune Kopi: Side 98 av 177

99 Fra: Delta Sendt: 18. august :59 Til: Tone Tunheim Emne: SV: Retningslinjer utdanningsstipend Eigersund kommune - HØRING Høring: "Retningslinjer utdanningsstipend Eigersund kommune." Delta har gjennomgått dokumentet: "Retningslinjer utdanningsstipend Eigersund kommune." Dette er et ok dokument. Retningslinjene har mange sider, stor skrift, dette kan gjøres noe mindre. Det er viktig å utvikle og ha god kompetanse blandet de ansatte i Eigersund kommune. De ansatte må bli informert og kjent med sine muligheter for å søke stipend. Delta mener det er svært viktig at alle yrkesgrupper har og søknad om stipend. ser sin mulighet for videreutdanning og Økonomisk ramme for tildeling av stipend bør tilstrebes forutsigbar og rettferdig, uavhengig av hvor mange søkere det er. Delta ønsker mange ansatte benytter seg av muligheten for stipendordning! Egersund Mvh Torild S.U.Bowitz HTV/Delta Lokalt ledd -----Opprinnelig melding----- Fra: Tone Tunheim Sendt: 19. juni :04 Til: Trond Åsmund Karlsen; Steinar Nordvoll; Tom Grøsfjell; Delta; Lise Ravneberg; Gerd Lillian Refsland; Utdanningsforbundet Yahoo; Utdanningsforbundet Yahoo; Ida Kolstø; Janne G Veshovde; Anna Kristine Hetland; Anette Puntervoll; Anette Puntervoll; Fagforbundet (Heidi I. Gravdal); Fagforbundet (Inger Walskaar Dyrsand); Birger Christensen; Anita Glenne Kallhovd; Jarle Valle Kopi: Kristin Bø Haugeland Emne: Retningslinjer utdanningsstipend Eigersund kommune - HØRING Tidligere var utdanningsstipend en del av permisjonsreglementet i kommunen. Retningslinjene har nå blitt laget som egen retningslinjer med tilhørende søknadsskjema. Vedlagt ligger høringsforslaget. HØRINGSFRIST: Side 99 av 177

100 Saken vil bli behandlet i administrasjonsutvalget Med vennlig hilsen Tone Tunheim, personalrådgiver Seksjon personal, sentraladministrasjonen Direkte telefon: mobil: sentralbord: < - Facebook.no/eigersund Det er ikke tillatt å bruke e-post til taushetsbelagt informasjon jf. forvaltningslovens 13 og/eller sensitive personopplysninger jf. personopplysningsloven. All e-post til og fra Eigersund kommune er i utgangspunktet journalpliktig etter arkivloven og vil også kunne være et offentlig saksdokument som andre vil kunne få innsyn i etter offentleglovas regler. Side 100 av 177

101 Fra: Fagforbundet (Inger Walskaar Dyrsand) Sendt: 26. august :15 Til: Tone Tunheim Emne: SV: Retningslinjer utdanningsstipend Eigersund kommune - HØRING Fagforbundet har ingen kommentarer til Retningslinjene som er laget for kommune. Utdanninsstipend, Eigersund Med vennlig hilsen Inger W. Dyrsand Hovedtillitsvalgt Fagforbundet / Opprinnelig melding----- Fra: Tone Tunheim Sendt: 19. juni :04 Til: Trond Åsmund Karlsen; Steinar Nordvoll; Tom Grøsfjell; Delta; Lise Ravneberg; Gerd Lillian Refsland; Utdanningsforbundet Yahoo; Utdanningsforbundet Yahoo; Ida Kolstø; Janne G Veshovde; Anna Kristine Hetland; Anette Puntervoll; Anette Puntervoll; Fagforbundet (Heidi I. Gravdal); Fagforbundet (Inger Walskaar Dyrsand); Birger Christensen; Anita Glenne Kallhovd; Jarle Valle Kopi: Kristin Bø Haugeland Emne: Retningslinjer utdanningsstipend Eigersund kommune - HØRING Tidligere var utdanningsstipend en del av permisjonsreglementet i kommunen. Retningslinjene har nå blitt laget som egen retningslinjer med tilhørende søknadsskjema. Vedlagt ligger høringsforslaget. HØRINGSFRIST: Saken vil bli behandlet i administrasjonsutvalget Med vennlig hilsen Tone Tunheim, personalrådgiver Seksjon personal, sentraladministrasjonen Direkte telefon: mobil: sentralbord: < - Facebook.no/eigersund Det er ikke tillatt å bruke e-post til taushetsbelagt informasjon jf. forvaltningslovens 13 og/eller sensitive personopplysninger jf. personopplysningsloven. All e-post til og fra Eigersund kommune er i utgangspunktet journalpliktig etter arkivloven og vil også kunne være et offentlig saksdokument som andre vil kunne få innsyn i etter offentleglovas regler. Side 101 av 177

102 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 520, TI &30 Arkivsaksnr.: 13/373 Journalpostløpenr.: 15/24377 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Seksjon personalutvikling Haugeland, Kristin Bø Kommunalsjef Personal kristin.haugeland@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 014/15 Administrasjonsutvalget Formannskapet Forslag lønnspolitisk plan for Sammendrag: Gjeldende lønnspolitisk plan for Eigersund kommune er for perioden , men ble høsten 2014 forlenget til våren 2015 pga endringer i sentralt fastsatt lønnssystemet for ansatte i kapittel 4. Det var behov for å se nærmere på hvilke konsekvenser denne endringen vil få for den lokale lønnspolitikken. Denne saken gjelder forslag til ny lønnspolitisk plan for perioden Forslaget er utarbeidet i en partsammensatt arbeidsgruppe. Rådmannens forslag til vedtak: Forslag til lønnspolitisk plan vedtas. Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Legges frem for administrasjonsutvalget til uttale og blir endelig vedtatt av Formannskapet. Eventuell tidligere politisk behandling: Revidering av lønnspolitisk dokument skal skje jevnlig, og det legget opp til en behandling ca 2. hvert år. Andre opplysninger / fakta i saken: Forslag til lønnspolitisk plan for perioden har vært utarbeidet i en partsammensatt gruppe som har bestått av følgende personer: Side 102 av 177

103 Kristin Bø Haugeland Kommunalsjef Personal Leder for gruppen Ragnhild Langfeldt Seniorrådgiver sekretær/ medlem Inger Elin Gridsvåg Unio Ansattes representant Heidi I. Gravdal LO K Ansattes representant Torild S.U.Bowitz YS K Ansattes representant Akademikergruppen fikk tilbud om å delta i arbeidsgruppen, men valgte ikke å være representert. Arbeidsgruppen anbefaler at en tar utgangspunkt i nåværende plan, og de lokale partene er enige om noen mindre justeringer. Forslag til plan følger som vedlegg og i forslaget fremkommer de ønskede endringene. Arbeidsgruppen er av den oppfatning at nåværende plan er kortfattet og tydelig når det gjelder mål, kriterier og satsningsområder. En kortfattet plan vil være med å gjøre den lettere tilgjengelig for våre ansatte. Vedlegg 2 i den lønnspolitiske planen er en oversikt over hvilken lønn de lokale parter har blitt enige om i lokale forhandlinger. Vedlegget er til revidering og vil bli lagt med planen så snart den er justert ihht sentrale endringer i nytt lønnssystem. Vedtatt lønnspolitisk plan vil bli sendt ut til enhetene og lagt ute på Qm+ (kommunens kvalitetssystem) og på kommunens nettside slik at den er lett tilgjengelig elektronisk. Forslaget er sendt ut på høring til kommunens fagforeninger, og følgende fagforeninger har levert inn høringsuttalelser innenfor fristen: Fagforbundet, FO, NSF og Utdanningsforbundet. Høringsuttalelsene følger saken og vil bli kommentert under rådmannens vurderinger. Rådmannens vurderinger: Eigersund kommune har valgt å utarbeide det lønnspolitiske dokumentet i samarbeid med de tillitsvalgte selv om dette i utgangspunktet er arbeidsgivers dokument for kommunens lønnspolitikk. Med å ha et dokument som de lokale parter har utarbeidet i fellesskap vil det være med å sette gode rammer når lønnspolitikken skal fastsettes i lokale forhandlinger. Den partsammensatte arbeidsgruppen er enig i innholdet i forslaget, men det har vært uenighet knyttet til ett punkt. Ansattes representanter valgte ikke å ta dissens på dette, men varslet at de ville komme tilbake til dette i høringsuttalelsene. Noe de også har gjort. Da budsjett for 2011 ble behandlet ble det fattet følgende vedtak: Pkt 28 e): «Det innføres lederavtaler med hver enkelt enhetsleder, hvor det stilles krav om gjensidige forventinger på ulike parametere. Lønnsutviklingen til lederne styres ut fra måloppnåelsen i henhold til lederavtalene.» I forslaget til nytt lønnspolitisk dokument fremkommer dette under avsnitt for lønnspolitiske kriterier: «Det utarbeides lederavtaler med resultatmål for ledere i kapittel 3 i planperioden» og under avsnitt for Satsningsområder i planperioden: «Implementere lederavtale med resultatmål for ledere i kapittel 3». Det er nå utarbeidet resultatmål for ledere i kapittel 3, og en bruker 2015 til å implementere dette i organisasjonen. Det er ikke laget systemer for å koble måloppnåelse av resultatmål direkte mot lønn. En har kartlagt om det er andre kommuner som har utarbeidet gode systemer på dette, men har så langt ikke funnet det. Det er mange kommuner som har resultatmål for sine ledere, og de bruker resultater av disse når arbeidsgiver skal gjøre prioriteringer i forhandlinger. En har ikke funnet kommuner som har systemer som knytter resultatoppnåelse til lønn på andre måter enn dette. Side 103 av 177

104 Det aktuelle vedtaket i budsjett 2011 ble fremmet politisk, og det var ikke prosesser knyttet til høring/ drøfting med tillitsvalgte. De har derfor ikke hatt anledning til å komme med sine synspunkter på dette. Kommentarer til høringsuttalelsene: Rådmannen kommenterer innspill fra fagforeningene etter at disse er presentert. FO: FO ber om at setningen «Det utarbeides lederavtaler med resultatmål for ledere i kapittel 3 i planperioden» tas ut. Begrunnelsen er at en ikke har lykkes med å finne gode kriterier for å knytte resultater til lønn. De ønsker også at punktet «implementere lederavtale med resultatmål for ledere i kapittel 3» tas ut. Ut over det har FO ingen kommentarer. NSF: NSF ønsker at de samme setningene som FO henviser til skal fjernes fra forslag til lønnspolitisk plan. Bakgrunnen er at NSF ikke ser hensikten med at dette skal inn i lønnspolitisk plan og bli bindende. Ut over det har NSF ingen innvendinger mot forslaget. Fagforbundet: Fagforbundet ønsker at en under lønnspolitiske mål delmål skal ta bort siste del av punktet: Ved lønnsfastsettelse tas det hensyn til stillingens kompleksitet, og den enkelte ansattes kompetanse, ansvar, innsats og resultatoppnåelse. De ønsker også at tidligere setninger knyttet til lederkriterier tas ut. Ut over det ingen forslag til endringer. Utdanningsforbundet: Utdanningsforbundet ønsker å endre den samme setningen som Fagforbundet under lønnspolitiske mål delmål, men ønsker å ha med ansvar dvs styrke innsats og resultatoppnåelse. De ønsker også at setninger knyttet til lederkriterier knyttet til lønn tas ut. Dette begrunnes med at ledernes oppnådde resultatmål verken er eller skal være utslagsgivende for lønnsfastsettelsen og at det dermed ikke skal stå i en lønnspolitisk plan. De mener at det er og må være objektive kriterier for differensiering av lederlønn i de ulike avdelingene. Ellers er det ingen ønsker om endringer. Rådmannens kommentarer til høringsuttalelser: Når det gjelder ønske fra Fagforbundet og Utdanningsforbundet om å fjerne at ansvar, innsats og resultatoppnåelse ved lønnsfastsettelse så anbefaler ikke rådmannen å gjøre en slik endring. Den foreslåtte setningen er en direkte avskrift av hovedtariffavtalen som de sentrale parter er enige om. (kapittel 4B pkt 3) Dette bør de lokale parter forholde seg til samt videreføre i den lokale lønnspolitikken. Når det gjelder forhold knyttet til resultatmål og lønnsfastsettelse så mener rådmannen at en har formulert dette forsiktig i forslaget. Selve resultatmål er under implementering i organisasjonen og en vil evaluere i etterkant. Som tidligere nevnt er det vanskelig å finne et system med direkte knytning mellom måloppnåelse og lønnsfastsettelse. Rådmannen anbefaler at formuleringer i forslaget blir stående, og at en arbeider kontinuerlig med å finne et slikt system. En har vært i kontakt med KS for å høre om de har kommuner som de vil anbefale, men har ikke fått noen anbefalinger. En har også dialog med kommuner i Rogaland som arbeider med denne problemstillingen. Universell utforming: Side 104 av 177

105 Ikke aktuell Økonomiske konsekvenser: Ikke direkte, men indirekte gjennom lokale forhandlinger. Driftsmessige forhold Inneværende år Neste år År 3 Sum Investeringsmessige forhold Inneværende år Neste år År 3 Sum Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Alternative løsninger: Formannskapet kan vedta andre momenter enn det som fremkommer i forslaget. Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Forslag rev. lønnspolitisk plan doc Uttalelse vedr. revidering av lønnspolitisk plan for Eigersund kommune Høringsuttalelse lønnspolitisk plan 2015.doc Høringsuttalelse Lønnspolitisk plan Høringsuttalelse Lønnspolitisk plan Side 105 av 177

106 Forslag til revidert LØNNSPOLITISK PLAN FOR EIGERSUND KOMMUNE Vedtatt av formannskapet 4. juni 2013 (Websak: sak 13/373 Lønnspolitisk plan for Eigersund kommune) Ansvarlig for ajourhold: Seksjon personalutvikling Eigersund kommune Postboks EGERSUND Tlf Telefaks: Epost: Side 106 av 177 1

107 Innledning: Lønns- og tariffspørsmål blir regulert gjennom hovedtariffavtalen som blir utarbeidet av de sentrale tariffparter. I hovedtariffavtalen står det at kommunen skal utarbeide en lønnspolitisk plan som skal fastsette den lokale lønnspolitikken for perioden. Rådmannen har valgt at forslag til lønnspolitisk plan er utarbeidet i en partsammensatt gruppe. På den måten vil dokumentet være noe de lokale parter bruker i forkant av lokale forhandlinger. Resultater av lokale forhandlinger er den lokale lønnspolitikken på forhandlingstidspunktet. Det vil dermed være behov for en revidering av planen etter at lønnsforhandlingene er sluttført. Eigersund kommune har ulike dokumenter som fastsetter kommunens arbeidsgiverpolitikk: Strategisk kompetanseplan Personalpolitisk plan Lønnspolitisk plan Nåværende hovedtariffavtale gjelder frem til Lønnspolitiske mål: Hovedmålsetningen med den lokale lønnspolitikken er: o At kommunen har rett antall ansatte med rett kompetanse til enhver tid. o Den lokale lønnspolitikken skal bidra til å sikre kvalitative gode tjenester Dette kan igjen brytes ned til følgende delmål: Lokal lønnpolitikk skal være forutsigbart og kjent for alle ansatte Alle grupper av ansatte skal sikres en lønnsutvikling sentralt/ lokalt. Den lokale lønnspolitikken skal bidra til å rette opp uønskede skjevheter som oppstår Ved lønnsfastsettelse tas det hensyn til stillingens kompleksitet, og den enkelte ansattes kompetanse, ansvar, innsats og resultatoppnåelse. Lønn skal være ett av flere virkemidler for å rekruttere, beholde og utvikle kompetente og engasjerte medarbeidere på alle nivå i organisasjonen. Kommunens lønnsnivå skal så langt som mulig være konkurransedyktig. Faglig karriereutvikling skal gjenspeiles i lønn som et alternativ til en administrativ karrierevei Inndeling av forhandlingskapitler: Lønnssystemet innen KS er delt inn i følgende forhandlingskapitler: o Kapittel 4: gjelder de fleste ansatte i kommunen. Her fordeles lønn på to måter: gjennom årlige sentrale forhandlinger og i lokale lønnsforhandlinger. (hovedsaklig 2. hvert år) o Kapittel 5: Gjelder ansatte med en høyere akademisk utdannelse. I Eigersund kommune gjelder dette også noen ansatte med faglederansvar. Her fordeles lønn gjennom årlig lokal lønnsdannelse Side 107 av 177 2

108 o Kapittel 3 - mellomledere: Dette gjelder mellomledere (enhetsledere) i Eigersund kommune. Dette er ledere med faglig, økonomisk og personalansvar og som rapporterer til kommunalsjef i linje. Her fordeles lønn gjennom årlig lokal lønnsdannelse o Kapittel 3 rådmannens ledergruppe: Gjelder kommunalsjefer som er i rådmannens ledergruppe. Lønn fastsettes årlig lokalt av formannskapet. Ut over lokale forhandlinger/ lokal lønnsdannelse kan fagforeninger be om egne forhandlinger dersom det er saklig grunn for det: Betydelige organisatoriske og/ eller bemanningsmessige endringer (HTA 4.A.2) Betydelig endringer i en stillings arbeids- og ansvarsområde (HTA 4.A.2) Rekruttere og beholde arbeidstakere (HTA 4.A.3 / 5.3) Kompetansehevende etter-/videreutdanning (HTA 4.A.2 / 4.A.4) Lønnspolitiske kriterier: Mål for lønnspolitikken vil danne rammen for den lokale lønnsdannelsen. Satsningsområder, skjevheter og prioriterte områder vil bli diskutert på drøftingsmøter og endelig fastsatt i lokale forhandlinger. Vedlegg 2 lokal lønnspolitikk i Eigersund kommune viser hva som er den lokale lønnspolitikken akkurat nå. Det kan bli større og mindre endringer i disse gjennom de lokale forhandlingene. Den lokale lønnspolitikken blir bl.a fastsatt ut fra følgende kriterier: o Stillingens kompleksitet/ ansvarsområde o Spesielle ansvarsområder for en tidsbegrenset periode (funksjonstillegg) o Relevant etter- og videreutdanning o Realkompetanse o Lokale lønnsrammer som er høyere enn sentrale lønnsrammer o Lokal inndeling av ansiennitet som er annerledes en det som er fastsatt sentralt o Stillinger det er vanskelig å rekruttere til Det utarbeides lederavtaler med resultatmål for ledere i kapittel 3 i planperioden. Satsningsområder i planperioden: I perioden vil det være følgende satsningsområder: o Utarbeide statistikk og bygge denne opp over år. Statistikk vil bli utlevert til tillitsvalgte i forkant av de lokale lønnsforhandlingene. o Implementere lederavtale med resultatmål for ledere i kapittel 3 o Vurdere videreutvikling av stipendordning for studenter (høyskolegruppen) o Se på kriterier for faglig karrierevei o Kartlegge Utarbeide aktuelle objektive kriterier for differensiering av lederlønn i de ulike avdelinger o Utarbeide strategisk kompetanseplan for alle avdelinger i kommunen o Vurdere kriterier for bruk av ulike merkantile stillingskoder o Implementere nytt lønnssystem pr Side 108 av 177 3

109 Vedlegg: Vedlegg 1: Årshjulet for lokal lønnsdannelse i Eigersund kommune Vedlegg 2: Lokal lønnspolitikk i Eigersund kommune pr Side 109 av 177 4

110 Vedlegg 1: Årshjulet for lokal lønnsdannelse i Eigersund kommune 1. mai 2015 Mellomoppgjør i kapittel 4 blir fastsatt av de sentrale parter. Kostnader av lønnsoppgjøret beregnes Vedlegg 2 lokal lønnspolitikk oppdateres Juni 2015 Det gjennomføres drøftingsmøte for kapittel 3 og 5 (og eventuelt kapittel 4 dersom det blir lokale forhandlinger i dette kapittelet) Juli 2015 Det utarbeides relevante statistikker så snart lønnsoppgjøret er oppdatert i lønns- og personalsystemet August 2015 Drøftingsmøte nr. 2 for kapittel 3 og 5 (og eventuelt kapittel 4 dersom det blir lokale forhandlinger i dette kapittelet). Statistikk og andre relevante lønnsopplysninger deles ut til tillitsvalgte. Endring/ utbetaling av sentrale tillegg i kapittel 4. Aug./sept Kartlegge aktuelle objektive kriterier for fastsettelse av lederlønn. Oktober 2015 Det gjennomføres årlig lokal lønnsdannelse for kap 3 og 5 (evnt kap. 4) Desember Så snart den lokale lønnsdannelsen for kap 3 og 5 (evnt kap 4) er gjennomført 2015 skal forhandlingene evalueres. Det avklares på evalueringsmøte om det er behov for å ha en gjennomgang av lønnspolitisk plan for revidering. Januar 2016 Jan april 2016 Mars 2016 Drøftingsmøte kapittel 4 hvor en ser på det nye lønnssystemet opp mot lokale lønnsstiger. Forberedelser for eventuelle lokale forhandlinger for kapittel 4. Partssammensatt arbeidsgruppe gjennomgår eventuelt lønnspolitisk plan. Revidering av beredskapsplan for eventuell streik 1. mai 2016 Ny hovedtariffavtale forhandles frem av de sentrale parter. Redaksjonelle endringer gjøres evnt i lokal lønnspolitisk plan. August 2016 Ny lønnspolitisk plan for perioden utarbeides/ revideres og vedtas. Side 110 av 177 5

111 NSF Eigersund Kommune 4370 EGERSUND Tlf.: Mobil: E-post: (Åpningstid/kontordag: Tirsdag ) Eigersund kommune Personalavdelingen Postboks EGERSUND Vår saksbehandler: Anette Puntervoll Vår dato: Deres ref.: Medlemsnr.: Uttalelse vedr. revidering av «Lønnspolitisk plan for Eigersund kommune ». Norsk sykepleierforbund (NSF) viser til henvendelsen mottatt fra dem angående revidering av lønnspolitisk plan for Eigersund kommune I kapitlet om «Lønnspolitisk kriterier» mener NSF at den siste setningen fjernes: «Det skal utarbeides lederavtaler med resultatmål for ledere i kapittel 3.» Det samme gjelder under avsnittet «Satsningsområder i planperioden»: «Implementere lederavtale med resultatmål for ledere i kapittel 3». Dette bør også strykes. Bakgrunnen for dette er at NSF ikke ser hensikten med at dette skal inn i Lønnspolitisk plan og bli bindende. Ellers ingen innvendinger til arbeidsgivers forslag til revidering av «Lønnspolitisk plan for Eigersund kommune ». Med vennlig hilsen Anette Puntervoll Hovedtillitsvalgt NSF Eigersund Kommune Kopi: Side 111 av 177

112 Vår dato Deres dato Vår referanse Vår saksbehandler Eigersund Avdeling Deres referanse Arkivkode Direkte telefon Kristin Haugland Kommunalsjef personal Høringsuttalelse lønnspolitisk plan Det er positivt at planen er kortfattet, tydelig og tilgjengelig på kommunens hjemmeside for alle ansatte. Utdanningsforbundet mener at det er stillingens kompleksitet, den enkelte ansattes kompetanse, ansvar og ansiennitet skal være utslagsgivende for lønnsfastsettelsen, så vi foreslår å stryke lønn etter innsats og resultatoppnåelse i strekpunkt 4 «lønnspolitiske mål». Under lønnspolitiske kriterier og satsingsområder i perioden står det om ledere: «Det utarbeides lederavtaler med resultatmål for ledere i kap.3 i planperioden». Dette mener vi må strykes. Ledernes oppnådde resultatmål verken er eller skal være utslagsgivende for lønnsfastsettelsen. Derfor blir det feil at dette står i lønnspolitisk plan. Det er og må være objektive kriterier for differensiering av lederlønn i de ulike avdelinger. Derfor vil vi stryke denne setningen både under «lønnspolitiske kriterier» og under «satsingsområder i planperioden». Vedlegg 1- årshjul, er oversiktelig og greit. Det er viktig at vedlegg 2 (vedlegg med lønnsplassering) blir fort oppdatert etter lønnsoppgjør slik at dette er oppdatert og tilgjengelig på Eigersund kommunes hjemmeside. Med vennlig hilsen for Utdanningsforbundet Inger-Elin Gridsvåg HTV Inger Sæstad Leder Postadresse Pb Egersund Besøksadresse Museumsvn Egersund E-post/Internett post@eigersund.utdanningsforbundet.no utdf@eigersund.kommune.no Side 112 av 177 Tel fax Org. nr Bankkonto

113 Side 113 av 177

114 Side 114 av 177

115 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 400, FE 460, TI &00 Arkivsaksnr.: 15/1089 Journalpostløpenr.: 15/23946 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Seksjon personalutvikling Langfeldt, Ragnhild Seniorrådgiver ragnhild.langfeldt@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 015/15 Administrasjonsutvalget Revisjon av permisjonsreglementet for Eigersund kommune Sammendrag: Gjeldende permisjonsreglement ble vedtatt av administrasjonsutvalget i Rådmannen har sett behov for å foreta en revidering for å oppdatere reglementet i tråd med gjeldende lover og regler og for å tydeliggjøre en del punkter som det erfaringsmessig kommer spørsmål om. Forslaget viderefører gjennomgående hovedpunktene i gjeldende reglement, men en del av innholdet er helt eller delvis omarbeidet, og nye (under)punkter er kommet inn. Rådmannen legger med dette frem forslag til revidert permisjonsreglement for Eigersund Kommune. Reglementet vil erstatte nåværende reglement. Rådmannens forslag til vedtak: Forslag til revidert permisjonsreglement vedtas. Reglementet erstatter det nåværende permisjonsreglementet for Eigersund kommune fra Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Saksgang: Saken avgjøres av administrasjonsutvalget. Eventuell tidligere politisk behandling: Nåværende permisjonsreglement ble vedtatt av administrasjonsutvalget Andre opplysninger / fakta i saken: Hovedpunktene i gjeldende reglement er gjennomgående videreført. Unntak gjelder for «Kortere opplæringstiltak», «Permisjoner regulert i lov og tariffavtale», og «Pensjonsmedlemskap» som før lå inn under andre punkter, men nå er skilt ut i egne hovedpunkter. Det reviderte forslaget har dermed 10 hovedpunkter mot 7 i nåværende reglement. Side 115 av 177

116 Forslaget innebærer få realitetsendringer fra gjeldende reglement, men det er lagt vekt på å utdype og presisere punkter som det erfaringsmessig kommer en del spørsmål om. En del ny tekst er derfor kommet til, gammel tekst er omarbeidet og noe er flyttet til andre (hoved)punkter. For oversiktens skyld er endringer og henvisninger til nåværende reglement kommentert med rød tekst. Ny eller omarbeidet tekst fremkommer med blått, mens svart tekst betyr ingen endringer fra nåværende reglement. Realitetsendringer fra gjeldende reglement: Punkt 3 «Permisjoner for tillitsvalgte»: Nytt underpunkt 3.6 som innebærer ny rettighet fra dagens reglement. Rådmannen foreslår at tillitsvalgte i turnus som deltar på kurs på sin lovbestemte ukefridag nå, på visse vilkår, kan få fridagen erstattet. Samme type rettighet er gitt i Hovedtariffavtalen til andre ansatte i turnus som deltar på kurs, men denne bestemmelsen gjelder ikke for tillitsvalgte fordi det er Hovedavtalen som regulerer permisjonsrettighetene for dem. Punkt 4 «Utdanningspermisjoner»: Reglene for stipend er tatt ut av permisjonsreglementet og foreligger nå i eget reglement «Utdanningsstipend Eigersund kommune» (se annen sak). Punkt 6 «Velferdspermisjoner»: Rett til permisjon ved flytting samt ved husbygging og istandsetting av eget hus er foreslått fjernet. Begrunnelsen for å ta ut disse punktene fremkommer under «rådmannens vurderinger». I nåværende reglement er det gitt rett til permisjon med lønn inntil 2 dager pr. år for feiring av både religiøse og nasjonale høytidsdager som ikke er offisielle etter norsk kalender. I det reviderte forslaget er retten til fri med lønn begrenset til å gjelde religiøse høytidsdager, og der disse dagene kan kreves innarbeidet. Dette er i tråd med norsk lov som kun hjemler rett til permisjon ved religiøse høytidsdager. For nasjonale høytidsdager kan det fortsatt gis permisjon, men da uten lønn. Punkt 7 «Andre permisjoner: I nåværende reglement er det gitt adgang til å innvilge 2 års ulønnet omsorgspermisjon i tillegg til den ordinære fødselspermisjonen. Denne adgangen er ikke videreført i rådmannens forslag, og retten til utvidet omsorgspermisjon vil fremover være regulert av arbeidsmiljølovens bestemmelser. Nærmere begrunnelse følger under «rådmannens vurderinger». Høring: Forslag til revidert permisjonsreglement har vært til høring i arbeidstakerorganisasjonene. Høringsuttalelsene er gjengitt og kommentert under «rådmannens vurderinger». På bakgrunn av uttalelsene er det gjort noen endringer i rådmannens opprinnelige forslag. Rådmannens vurderinger: Ved fristens utløp forelå det uttalelse fra Utdanningsforbundet, Fagforbundet, Delta, NITO, Norsk Sykepleierforbund (NSF) og FO. I det følgende er hovedinnholdet i uttalelsene gjengitt før rådmannens kommentar. Dette er gjort for Side 116 av 177

117 oversiktens skyld. For å få fullstendig versjon vises det til vedleggene. Punkt 1: Generelle bestemmelser Til punkt 1.4 Lønnet eller ulønnet permisjon: Fagforbundet og NSF vil ha presisert at pensjonsgivende tillegg ikke blir berørt ved lønnet permisjon. Kommentar: I rådmannens forslag står det: «Når permisjoner innvilges med lønn menes fast lønn, men ikke variable tillegg. Faste tillegg vurderes særskilt». Denne teksten er en direkte videreføring av nåværende reglement og innebærer dermed ingen endringer. Variable tillegg for kvelds nattarbeid og/eller lørdag /søndagsarbeid er ulempetillegg for ubekvem arbeidstid, og rådmannen mener at det ikke er naturlig å utbetale tillegg når arbeidet rent faktisk ikke er utført. Til punkt 1.6 Klage: Fagforbundet og NSF mener det blir tungvint at klage skal sendes til den lederen som har fattet vedtaket for ny vurdering av saken. Kommentar: Rådmannens forslag er i tråd med vanlig prosedyre for klagebehandling i forvaltningen. Klage sendes til den instansen som har fattet vedtaket for ny vurdering, og dersom avslaget opprettholdes blir saken oversendt til klageinstansen for endelig vedtak. Punkt 5: Kortere opplæringstiltak/kurs Til punkt 5.2 Kurs/opplæring utenfor arbeidstid: Delta ønsker en formulering som ivaretar like muligheter for turnusansatte og dagarbeidere. Dette for å unngå at turnusansatte må gå på jobb etter full kursdag. Også FO har kommentert dette, der de ønsker en kompensasjon for ansatte som må/bør gå på kurs utenom arbeidstid. Kommentar: Rådmannens forslag viderefører reglene i nåværende reglement om at kurs / opplæring som helt eller delvis faller utenfor arbeidstiden normalt ikke kompenseres. Unntak gjelder for pålagte kurs /opplæringstiltak som kompenseres med avspasering eller timebetaling. Reglene gjelder for alle, og ansatte med dagarbeidstid deltar ofte på kurs som strekker seg ut over vanlig arbeidstid uten ekstra kompensasjon. Ut fra at de fleste kurs gjerne foregår på dagtid er det imidlertid turnusansatte innen helse og omsorg som oftest opplever at kurset helt eller delvis foregår i fritiden, og det har ved flere anledninger vist seg å være lav respons på kurstilbud til denne gruppen. Slik rådmannen ser det er kurstilbud ment som et positivt gode som gir den ansatte mulighet for kompetanseutvikling. Det ville få store budsjettmessige konsekvenser å innføre fast kompensasjonsordning i form av lønn eller avspasering for kurs som faller utenom arbeidstiden, og rådmannen anbefaler at gjeldende regler for kursdeltakelse på fritiden videreføres. Punkt 6: Velferdspermisjoner Til innledningen «Maksimal grense pr. kalenderår: I rådmannens opprinnelige forslag var den maksimale grense for velferdspermisjon satt til 10 dager pr. år for ansatte med fem dagers uke og 12 dager ved seksdagersuke. NITO, Fagforbundet, NSF og Utdanningsforbundet har kommet med innvendinger mot å sette grensen lavere enn Hovedtariffavtalens maksimalgrense på 12 dager. Kommentar: Rådmannens endelige forslag er endret i tråd med organisasjonenes tilbakemeldinger. Til punkt 6.1 Sykdom i nærmeste familie: I rådmannens opprinnelige forslag var det lagt inn en begrensing om at permisjon med lønn inntil 5 dager måtte avvikles innenfor en sammenhengende periode på 7 kalenderdager. Utdanningsforbundet, Fagforbundet og NSF mener at formuleringen ville gitt uheldige begrensinger på muligheten for familiemedlemmer til å dele på omsorgen. Kommentar: Hensikten med formuleringen var å unngå at deltidsansatte med få arbeidsdager i en uke skulle ta ut 5 enkeltstående arbeidsdager over flere uker. Ut fra at det allerede er fastsatt en begrensing i Side 117 av 177

118 innledningen om at deltidsansatte innvilges forholdsmessig antall dager med lønn i forhold til sin stillingsprosent, anser en at hensynet til like rettigheter for hel og deltidsansatte er tilstrekkelig ivaretatt. Kommentarene fra organisasjonene er derfor tatt til følge i det endelige forslaget. Til punkt 5.4 og 5.5 i nåværende reglement som foreslås fjernet: Etter dagens regler kan det på visse vilkår gis permisjon med lønn for flytting og for husbygging/istandsetting av eget hus. Delta ønsker at punktet om permisjon ved flytting skal opprettholdes, mens NITO har kommentert at en ikke kan ta ut disse punktene uten å kompensere med noe annet. Kommentar: Samfunnet har endret seg i de senere år ved at mobiliteten er økt og der folk flytter oftere enn før. Det betyr at permisjoner knyttet til flytting har økt, og særlig ledere innen helse og omsorg har kommet med oppfordringer om at denne bestemmelsen blir vurdert ved revisjon av reglementet. Begrunnelsen for å ta ut punktene er at både flytting og bygging/istandsetting av eget hus anses for å være et privat anliggende som ikke berettiger lønnet permisjon. Når det gjelder NITOs kommentar, er det slik at det er opp til kommunen å fastsette hvilke formål som gir rett til velferdspermisjon. Til punkt 6.4 Første gangs tilvenning av barn i ny barnehage / annet barnepass: Fagforbundet og NSF har kommentert at i behandlingen av søknad må turnusarbeidere, inkludert nattevakter, være likeverdige med dagarbeidere. Utdanningsforbundet foreslår å stryke «Første gang» i overskriften med begrunnelse i at noen ganger skjer det at barn bytter barnehage. Kommentar: Innvilgelse av permisjon betyr at arbeidstaker gis fri for en bestemt situasjon som sammenfaller med arbeidstid. Har arbeidstakeren fri i det aktuelle tidsrommet er det i utgangspunktet ikke grunnlag for å gi permisjon. Mange turnusansatte arbeider deltid og har en del fridager i uken, og de har også ofte gode muligheter til å bytte vakter. Eksempelvis kan en nattevakt ha kun to vakter i løpet av en uke, og av økonomiske hensyn er en forbeholden til å gi en generell adgang til permisjon uten at andre muligheter er vurdert. Dersom det imidlertid er klart at ikke andre familiemedlemmer kan følge og at belastningen samlet sett blir uforholdsmessig stor, kan også nattevakter gis permisjon. Utdanningsforbundets bemerkning er tatt til følge i rådmannens endelige forslag ved at ordet «ny» (barnehage) er føyd til i overskriften. Til punkt 6.5 Første gangs tilvenning i SFO og skole / innskriving i skole: Utdanningsforbundet ønsker en presisering som tar høyde for at det kan være behov for mer enn første gangs tilvenning også i skole/sfo. Delta og NSF mener at turnusarbeidere må ivaretas og likestilles dagarbeidere. Kommentar: Ut fra en antakelse om at skolebarn ikke i samme grad som barnehagebarn har behov for følge, er opprinnelig forslag opprettholdt. Når det gjelder kommentarene fra Delta og NSF om turnusansatte viser en til forrige punkt. Kommentar til punkt 6.2 i nåværende reglement om utvidet omsorgspermisjon som foreslås fjernet: Etter arbeidsmiljølovens bestemmelser har hver av foreldrene rett til ulønnet permisjon i inntil tolv måneder etter utløpet av den ordinære lønnede omsorgspermisjonen. Etter kommunens nåværende permisjonsreglement har denne retten vært utvidet til to års ulønnet permisjon, altså ett år mer enn det som er hjemlet i loven. Punktet foreslås fjernet av hensynet til behovet for en stabil drift og for å unngå unødig bruk av midlertidige arbeidsavtaler. Ved en nylig lovendring er det dessuten nå slik at midlertidig ansatte, på visse vilkår, kan kreve fast ansettelse etter 3 år som midlertidig ansatt. Ved å beholde nåværende bestemmelse om rett til 2 års utvidet ulønnet permisjon etter den ordinære omsorgspermisjonen vil det kunne medføre at flere ansatte oppfyller kravet til å bli fast ansatt. Det har ikke kommet innsigelser fra arbeidstakerorganisasjonene på at punktet tas ut. Punkt 7: Andre permisjoner Side 118 av 177

119 Til punkt 7.5 Andre permisjoner uten lønn: Punktet er en videreføring av punkt 6.7 i nåværende reglement. Det er føyd til en presisering om «gode velferdsmessige grunner», og Fagforbundet og NSF har etterlyst eksempler på hva dette kan være. Kommentar: Formuleringen innebærer at det må foreligge et kvalifisert behov, men hva som gir tilstrekkelig grunnlag for å innvilge permisjon må vurderes konkret i det enkelte tilfelle. Den ansattes behov for å få permisjon må også vurderes konkret opp mot de ulemper det vil medføre for arbeidsplassen. Formuleringen velferdsmessige grunner henspeiler på familierelaterte forhold, og ett eksempel kan være at ektefelle skal jobbe i utlandet en periode. Videre ser en for seg at bestemmelsen i noen grad kan bidra til å kompensere for at den generelle adgangen til to års ulønnet foreldrepermisjon etter ordinær omsorgspermisjon nå er foreslått redusert til ett år. I enkelte tilfeller kan ansatte ha gode grunner til å søke om forlenget ulønnet permisjon ut over det ene året som er fastsatt ved lov. Punkt 8: Permisjoner regulert i lov og tariffavtale Til punkt 8.4 Permisjon ved pleiepenger, opplæringspenger: NITO har bemerket at det bør henvises til folketrygdloven. Delta har svart at de er kjent med at det ved permisjon og pleiepenger har oppstått vanskeligheter økonomisk for den ansatte. De har påpekt at presisering av permisjon og avlønning / avtaler om hel eller delvis lønn bør være tydelig. Kommentar: På samme måte som for sykdom (egen/barns/barnepassers) samt ved svangerskap/fødsel/adopsjon, er pleie og opplæringspenger en Nav ytelse etter reglene i folketrygdloven kap. 9. Forskjellen er at mens kommunen gjennom Hovedtariffavtalen er forpliktet til å forskuttere lønn ved sykdom og fødsel mv., er det ingen forskutteringsplikt ved pleie og opplæringspenger. Kommunen kan frivillig påta seg en slik forpliktelse på generelt grunnlag gjennom eget reglement, men påtar seg i så fall samtidig en risiko for at pleie eller opplæringspenger i noen saker ikke blir innvilget av Nav. Kommunen vil da ikke få refusjon for forskuttert lønn og må helt og fullt bære utgiftene til et formål som viser seg ikke å oppfylle de fastsatte kravene til å motta slik ytelse. Rådmannen vil ikke anbefale å innføre dette som en generell ordning. Samtidig har en, slik Delta påpeker, sett enkelttilfeller der det har medført økonomiske vanskeligheter for den ansatte å bli trukket i lønn fordi det kan gå flere uker før pengene blir utbetalt fra Nav. Rådmannen har derfor satt frem forslag om at hvis det foreligger helt spesielle grunner kan det gis permisjon med hel eller delvis lønn etter punkt 7.4. En vil da kunne vurdere de ulemper situasjonen medfører for den ansatte veid opp mot en eventuell risiko for kommunen i hvert enkelt tilfelle. Når det gjelder kommentaren fra NITO var det lagt inn henvisning til folketrygdloven i rådmannens opprinnelige forslag. Denne er ytterligere spesifisert ved å vise til lovens kapittel 9 i det endelige forslaget. Til punkt 8.6 Rett til redusert arbeidstid: Utdanningsforbundet ønsker en presisering av hva som menes med helsemessig, sosial eller velferdsmessig art, og de foreslår at arbeidstilsynets presisering av hva som menes med dette blir tatt inn i reglementet. Kommentar: For at ikke permisjonsreglementet skal bli altfor omfattende er Utdanningsforbundets kommentar tatt til følge ved at det i rådmannens endelige forslag er lagt inn en henvisning til arbeidstilsynets nettsider der opplysningene som etterspørres ligger lett tilgjengelige. Universell utforming: Ikke aktuelt Økonomiske konsekvenser: Ingen Side 119 av 177

120 Driftsmessige forhold Inneværende år Neste år År 3 Sum Investeringsmessige forhold Inneværende år Neste år År 3 Sum Legg inn nye linjer/fjern tomme linjer ved behov. Detaljeringsnivå vil være avhengig av sakstype. Merk at samtlige saker som har økonomiske konsekvenser skal forelegges økonomisjefen før saken leveres til godkjenning/politisk sekretariat. Tabellene kan kun slettes dersom det er påført at det ikke er noen økonomiske konsekvenser. Alternative løsninger: Ikke vedta eller vedta endringer i det fremlagte forslaget. Dokumenter vedlagt saken DokID Tittel Perm.regl_rev forslag korrigert etter høring Permreglement vedtatt Høringsuttalelse revisjon av Eigersund kommunes permisjonsreglement Høringsuttalelse revidering av permisjonsreglementet Høringsuttalelse revisjon permisjonsreglementet Uttalelse revidering av permisjonreglementet Epost Høringsuttalelse revidering av permisjonsreglement Høring Permisjonsreglenet Høringsuttalelse revidering av permisjonsreglementet Epost Side 120 av 177

121 Reglement Permisjonsreglement Gjelder for: Alle ansatte Vedtatt av: Administrasjonsutvalget Dato: JpID: 15/1234 Dokumentansvarlig (Enhet): Personalseksjonen Revisjonsintervall: Ved lovendring/praksisendring Distribusjon: Eigersund kommunes hjemmeside og QM+ Merknad: Reglementet skal presenteres og være godt kjent blant de ansatte. Side 121 av 177

122 Permisjonsreglement Innhold 1. GENERELLE BESTEMMELSER Reglementets omfang Delegasjon Saksgang Lønnet eller ulønnet permisjon Deltidsansatte Klage PERMISJON FOR Å UTFØRE OFFENTLIGE VERV PERMISJONER FOR TILLITSVALGTE Frikjøp Rett til fri for å utføre tillitsvalgtoppgaver Rett til permisjon Rett til opplæring Opplæring mot internt organisasjonsarbeid Kompensasjon for lovbestemt ukefridag UTDANNINGSPERMISJONER Rett til ulønnet utdanningspermisjon Utdanningspermisjon med lønn Søknad om utdanningspermisjon Eksamen og fagprøve Bindingstid etter utdanningspermisjon KORTERE OPPLÆRINGSTILTAK /KURS Vurderingsgrunnlag Kurs/opplæring utenfor arbeidstid VELFERDSPERMISJONER Sykdom i nærmeste familie Dødsfall Eget bryllup/partnerskap, egne barns dåp og konfirmasjon Første gangs tilvenning av barn i barnehage / annet barnepass Første gangs tilvenning i SFO og skole / innskriving i skole Feiring av religiøse og nasjonale høytidsdager Deltakelse i idrettsarrangement Lege, tannlege, fysioterapeut, kiropraktor, mammografi oa Side 2 Side 122 av 177

123 Permisjonsreglement 6.9 Fravær deler av arbeidsdag grunnet egen sykdom Andre velferdspermisjoner med lønn Følge barn under 12 år til legebesøk m.v Ledsager for eldre barn og andre familiemedlemmer til lege oa Kjøreundervisning ANDRE PERMISJONER Forskningsoppdrag, bistandsarbeid, utveksling Friår eller permisjon for å overta annen stilling Deltakelse i organisasjoner f.eks Røde Kors, Norsk Folkehjelp oa Andre permisjoner med lønn Andre permisjoner uten lønn PERMISJONER REGULERT I LOV OG TARIFFAVTALE Permisjon ved svangerskap, fødsel og adopsjon Amming og arbeid Barn og barnepassers sykdom Permisjon ved pleiepenger, opplæringspenger Tvungen militærtjeneste Rett til redusert arbeidstid LØNNSANSIENNITET PENSJONSMEDLEMSKAP Side 3 Side 123 av 177

124 Permisjonsreglement 1. GENERELLE BESTEMMELSER 1.1 Reglementets omfang Erstatter nåv. innledning Reglementet gjelder for alle arbeidstakere med et fast forpliktende arbeidsforhold i Eigersund Kommune (jfr. Hovedtariffavtalen 1.1). 1.2 Delegasjon Innledning + pkt. 1.3 Etter kommunestyrevedtak er det delegert til rådmannen å avgjøre saker som vedrører permisjon. Rådmannen har delegert sin myndighet videre slik det fremgår at dette reglementet. 1.2 Lov og avtalefestede permisjoner Utgår. Må også søke på disse (unntatt foreldreperm) 1.3 Saksgang pkt. 1.1 Søknad om permisjon skal sendes/leveres til nærmeste leder i god tid med mindre situasjonen gjør det umulig. Dersom saken skal avgjøres på høyere nivå skal leder gi en påtegning og sørge for videre forsendelse til den instans som har beslutningsmyndighet. Alle permisjoner skal i utgangspunktet være skriftlig avtalt, men enhetsleder kan inngå muntlige avtaler om fri med lønn deler av arbeidsdag for å gå til lege, tannlege oa. (se punkt 6.8). Melding til lønningskontor: Kopi av skriftlig innvilgede permisjoner, både med og uten lønn, skal leveres til lønningskontoret. Fraværet skal også fremgå av den månedlige fraværsrapporteringen. 1.4 Lønnet eller ulønnet permisjon pkt. 1.5 Permisjoner kan innvilges med hel/delvis lønn eller uten lønn. Når permisjon innvilges med lønn menes fast lønn, men ikke variable tillegg. Faste tillegg vurderes særskilt. Unntak gjelder der retten til lønn og faste/variable tillegg er lov og/eller avtaleregulert (eksempelvis ved foreldrepermisjon). Eventuell godtgjørelse som mottas fra annen instans skal gå til fradrag i lønnen. Ansvar: Enhetsleder skal sørge for å foreta trekk i tillegg når permisjon er innvilget. 1.5 Deltidsansatte (nytt) Hel og deltidsansatte har samme rettigheter, og ved tvil skal reglementet tolkes slik at det ikke skjer forskjellsbehandling. Deltidsansattes rett til velferdspermisjoner med lønn fremgår av punkt Klage Pkt. 1.4 Ved avslag på søknad skal begrunnelse og klageadgang oppgis. Klagen sendes til den lederen som har fattet vedtaket for en ny vurdering av saken. Dersom avslaget opprettholdes skal saken behandles av klageinstansen som fatter et endelig vedtak i saken. Kommunalsjef er klageinstans for vedtak som er fattet av enhetsleder Rådmannen er klageinstans for vedtak som er fattet av kommunalsjef Administrasjonsutvalget er klageinstans for vedtak fattet av rådmannen 1.6 Frivillig pensjon ved permisjon uten lønn se pkt. 10 Side 4 Side 124 av 177

125 Permisjonsreglement 2. PERMISJON FOR Å UTFØRE OFFENTLIGE VERV Nytt Arbeidstakere som har offentlig verv med lovbestemt møteplikt, har etter arbeidsmiljøloven rett til permisjon for å delta på møter. Bestemmelsen omfatter: Medlemmer og varamedlemmer til kommunale og fylkeskommunale verv, styrer, råd oa. med lovpålagt møteplikt (kommuneloven). Tjeneste som rettsvitne, meddommer, jurymedlem oa. (domstolloven). Andre verv (ombud) som er opprettet ved lov eller med hjemmel i lov. Hovedtariffavtalen kap Pkt. 2 Arbeidstaker som er pålagt å utføre kommunale eller andre offentlige verv, gis permisjon og kan etter søknad få beholde sin lønn. Arbeidstakeren plikter på forhånd å gjøre henvendelse til nærmeste overordnede om permisjon. Arbeidstaker som velges til stortingsrepresentant, ordfører eller annet offentlig lønnet verv på heltid gis permisjon uten lønn for valgperioden. Det samme gjelder for verv som varaordfører. Avgjørelsesmyndighet: Kommunalsjef Møte ved rettsinstans (Nytt) Arbeidstaker som innkalles som vitne eller fører sin egen sak for retten, får permisjon uten lønn. Unntak gjelder dersom en arbeidstaker i kraft av sin stilling blir innkalt som vitne i rettssak. I slike tilfeller gis permisjon med lønn for nødvendig medgått tid i retten, og oppmøte på fritid kompenseres med avspasering time for time. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder i samråd med kommunalsjef personal 3. PERMISJONER FOR TILLITSVALGTE Punkt 3 omformulert, men samme realitet som før unntatt nytt pkt Frikjøp (HA del B 3 3) Ordningen forutsetter at tillitsvalgte med helt eller delvis frikjøp benytter tiden til tillitsvalgtarbeid etter Hovedavtalen (HA) og overfor medlemmer ansatt i kommunen. Avtale om frikjøp inngås mellom partene lokalt og ihht. Hovedavtalens bestemmelser. Ansvar: Kommunalsjef personal 3.2 Rett til fri for å utføre tillitsvalgtoppgaver (HA del B 3 4) Tillitsvalgte har rett til fri fra arbeid for å utføre sine oppgaver, og har rett til å beholde sin lønn ved utøvelse av vervet og under forhandlinger og drøftinger med arbeidsgiver. Vervet skal avvikles slik at det medfører minst mulig ulempe for arbeidets gang. Forholdene skal legges til rette slik at tillitsvalgte som arbeider utenom ordinær dagarbeidstid får samme arbeidsforhold og vilkår som de med ordinær dagarbeidstid. For tillitsvalgte som innkalles av arbeidsgiver til møter utenom arbeidstid skal det avklares om medgått tid kompenseres med timelønn eller avspasering. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder Kommentar: Arbeidsretten har i dom av sagt at HA del B 3 4 må sees i sammenheng med HA del B 3 3 om frikjøpsordning, slik at den tid som er avsatt etter 3 3 i utgangspunktet må være tilstrekkelig for å utføre tillitsvalgtfunksjonen. Dette gjelder også møter der arbeidsgiver innkaller. Ved lav frikjøpsprosent vil HA del B 3 4 komme til anvendelse i spesielle situasjoner. Side 5 Side 125 av 177

126 Permisjonsreglement 3.3 Rett til permisjon (HA del B 3 5) a) Ved deltakelse i og forberedelse til lokale forhandlinger gis permisjon med lønn. b) Valgte faste medlemmer av styrende (vedtektsfestede) sentrale organer eller distrikts /fylkesorganer kan ikke uten tvingende grunn nektes permisjon med lønn i inntil 12 arbeidsdager pr. år. Gjelder også for valgte medlemmer og delegater til øverste organ (landsmøter/kongresser). Eget søknadsskjema: Søknad skrives på eget skjema og kopi av innkalling/program skal vedlegges Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder (i samråd med kommunalsjef personal) 3.4 Rett til opplæring (HA del B 3 6) Tillitsvalgte har rett til opplæring som har betydning for deres funksjon som tillitsvalgt. Hovedtillitsvalgt/fellestillitsvalgt har rett til permisjon med lønn. Tillitsvalgt har rett til permisjon med hel eller delvis lønn* se kommentar under Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder (i samråd med kommunalsjef personal) Eget søknadsskjema: Søknad på eget skjema, og kopi av innkalling/program skal vedlegges Kommentar: Som hovedregel skal det gis permisjon med full lønn for tillitsvalgtopplæring i HA og HTA evt. særavtaler. HA har i seg selv ingen bestemmelser om godtgjøring e.l for opplæring som faller på tillitsvalgtes fritid. Se punkt 3.6 om lovbestemt ukefridag. 3.5 Opplæring mot internt organisasjonsarbeid For opplæringstiltak som er rettet mot internt organisasjonsarbeid (eks. lokalt styrearbeid) gis permisjon uten lønn. 3.6 Kompensasjon for lovbestemt ukefridag (Nytt) Tillitsvalgte i turnus med (til sammen) minst 70 % stilling, som er innvilget permisjon med full lønn for å delta på opplæring etter punkt 3.4 på sin lovbestemte ukefridag, gis ny fridag som kompensasjon. Side 6 Side 126 av 177

127 Permisjonsreglement 4. UTDANNINGSPERMISJONER Rett til utdanningspermisjon reguleres av arbeidsmiljøloven Hovedtariffavtalen 14 gir videre føringer for permisjon med lønn og rettigheter knyttet til eksamen/fagprøver og lignende. (nytt) 4.1 Rett til ulønnet utdanningspermisjon nytt punkt Arbeidstaker har rett til ulønnet permisjon i inntil 3 år. Permisjonen kan enten være på heltid eller deltid. Retten til utdanningspermisjon gjelder for arbeidstakere uavhengig av om de er fast eller midlertidig ansatte, og om de har full stilling eller er deltidsansatte. Vilkår for permisjon: Man må ha vært i arbeidslivet i minst tre år og ansatt i kommunen de siste to år. Fravær i denne perioden som har et lovfestet grunnlag, skal ikke gå til fratrekk på opptjeningstiden. Man må delta i organiserte utdanningstilbud (etter eller videreutdanning). Utdanning ut over grunnskole eller videregående opplæringsnivå må være yrkesrelatert til det generelle arbeidsliv. Arbeidstaker har ikke rett til permisjon når det vil være til hinder for arbeidsgivers forsvarlige planlegging av drift og personaldisponeringer. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder har avgjørelsesmyndighet for permisjon inntil seks måneder. Lengre permisjoner avgjøres av kommunalsjef. 4.2 Utdanningspermisjon med lønn nytt punkt Der det ved ansettelse, eller i annen forbindelse, blir stilt krav om at arbeidstaker gjennomfører en opplæring/utdanning gis det permisjon med lønn. Det vises for øvrig til Hovedtariffavtalen Avgjørelsesmyndighet: Kommunalsjef. 4.3 Søknad om utdanningspermisjon nytt punkt Arbeidstaker som ønsker å benytte seg av retten til utdanningspermisjon, må søke arbeidsgiver skriftlig. I søknaden må det opplyses om: Utdanningens faglige innhold og varighet. Generell yrkesrelevans. Eventuelt opptak ved utdanningsinstitusjonen 4.4 Eksamen og fagprøve reformulering av tidligere punkt 4.4 I forbindelse med avleggelse av eksamen gis permisjon med lønn for eksamen(e) samt to lesedager før hver eksamen. Bestemmelsen gjelder også avlegging av fagprøve. Ved eksamensformer som varer 3 sammenhengende dager eller mer, skal det drøftes en ytterligere tilrettelegging. Ytterligere tilrettelegging blir en skjønnsvurdering i den enkelte sak og kan bety muligheter for avspasering, ferie, vaktbytte, permisjon uten lønn og lignende. Rett til lesedager og eksamensfri gjelder obligatorisk eksamen med en fastsatt frist. Mappeevaluering og lignende vil falle utenfor denne bestemmelsen. Det er en forutsetning at vedkommende ville hatt ordinært arbeid de to dagene umiddelbart før eksamen, og at faget har betydning for kommunen. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder Side 7 Side 127 av 177

128 Permisjonsreglement 4.5 Bindingstid etter utdanningspermisjon reformulering av tidligere punkt 4.6 Lønnet utdanningspermisjon kan medføre krav om bindingstid til kommunen etter reglene i Hovedtariffavtalen kap og Eigersund kommunes retningslinjer for utdanningsstipend. 5. KORTERE OPPLÆRINGSTILTAK /KURS Retningslinjene under tar for seg kortere opplæringstiltak/kurs som ikke er organiserte utdanningstilbud beskrevet i kapittel 4. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder 5.1 Vurderingsgrunnlag reformulering av tidligere punkt 4.2 Søknad for å delta på interne eller eksterne opplæringstiltak blir en skjønnsvurdering i det enkelte tilfelle, men i saken skal følgende vektlegges: Om opplæringen er nødvendig for å fremme avdelingens/driftsenhetens/søkerens faglige utvikling eller om det anses som et gode. Om det er budsjettmessig dekning, og om tidsbruk og kostnader står i et rimelig forhold til antatt totalutbytte. Søkerens deltakelse i andre opplæringsaktiviteter i løpet av siste år. Om det foreligger andre spesielle grunner som taler for eller imot at søknaden innvilges/avslås. 5.2 Kurs/opplæring utenfor arbeidstid reformulering av tidligere punkt 4.9 Er hele eller deler av kurset/opplæringen lagt til en tid som faller utenfor den enkeltes normale arbeidstid, gis det normalt ikke kompensasjon for dette. Pålagte kurs/opplæringstiltak som faller på fritid, kompenseres med avspasering eller timebetaling. Turnusarbeidere som er innvilget permisjon med lønn for å delta på pålagte opplæringstiltak/kurs på sin lovbestemte ukefridag, gis ny fridag som kompensasjon (Hovedtariffavtalen 14.2). Side 8 Side 128 av 177

129 Permisjonsreglement 6. VELFERDSPERMISJONER Velferdspermisjoner er regulert i Hovedtariffavtalen kap : (nytt) Når viktige velferdsgrunner foreligger, kan en arbeidstaker tilstås velferdspermisjon med lønn i inntil 12 arbeidsdager pr. kalenderår. Det kan avtales fleksibelt uttak av permisjonsdagene Maksimal grense pr. kalenderår (nytt) Velferdspermisjon med lønn kan innvilges i inntil 12 arbeidsdager pr. kalenderår for de formål som er oppgitt under dette punktet. Deltidsansatte innvilges forholdsmessig antall dager med lønn i forhold til sin stillingsprosent. Velferdspermisjon uten lønn kan innvilges ut over rammen når gode velferdsmessige grunner foreligger se punkt Sykdom i nærmeste familie pkt. 5.1 Ved akutt alvorlig sykdom i nærmeste familie kan det innvilges permisjon med lønn i inntil 5 arbeidsdager. Med nærmeste familie menes ektefelle/registrert partner/samboer, foreldre, besteforeldre, barn over 12 år, søsken eller andre som står arbeidstakeren nær. Ved planlagt behandling/operasjon eller ved mindre alvorlig sykdom kan gis permisjon uten lønn. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder Når uforutsette forhold relatert til sykdom inntreffer og situasjonen gjør det nødvendig at arbeidstakeren er hjemme inntil hjelp kan skaffes, kan det gis permisjon med lønn inntil 2 dager. For permisjon ved omsorg og pleie av nærstående se punkt 8.4. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder 6.2 Dødsfall pkt. 5.2 Ved dødsfall i nærmeste familie kan innvilges permisjon med lønn i inntil 3 dager. Gjelder ektefelle/ registrert partner/samboer, foreldre, besteforeldre, svigerforeldre, barn, søsken eller andre som sto arbeidstakeren nær. I spesielle tilfelle f.eks. ved lang reise, praktiske gjøremål oa., kan permisjon med lønn gis ut over 3 dager, men ikke ut over en uke. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder 6.3 Eget bryllup/partnerskap, egne barns dåp og konfirmasjon Pkt. 5.3 omformulert men samme realitet Permisjon med lønn 1 dag (vakt) kan innvilges. Gjelder også for nattevakter. Permisjonsdagen skal tas enten bryllupsdagen / partnerskapsdagen eller den påfølgende dag. Permisjon ved barnedåp og konfirmasjon skal tas på dagen det gjelder. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder Barn, barnebarn: Det innvilges permisjon uten lønn for å delta i barns bryllup/partnerskap og barnebarns barnedåp, konfirmasjon og bryllup/partnerskap. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder 5.4 Flytting Utgår 5.5 Husbygging og istandsetting av eget hus Utgår Side 9 Side 129 av 177

130 Permisjonsreglement 6.4 Første gangs tilvenning av barn i ny barnehage / annet barnepass Pkt. 5.6 omformulert For tilvenning av barn i barnehage kan det gis permisjon med lønn for nødvendig tilstedeværelse inntil 3 sammenhengende dager fom. barnets første oppstartsdag. Det forutsettes at ikke andre nære familiemedlemmer kan være til stede. Gjelder også ved tilvenning hos dagmamma/ pappa. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder 6.5 Første gangs tilvenning i SFO og skole / innskriving i skole Pkt. 5.6 endret For tilvenning av barn i skole kan det gis permisjon med lønn for nødvendig tilstedeværelse første skoledag. Det samme gjelder for SFO dersom oppstarten faller på annen dag enn skolestart. For innskriving i skole gis permisjon med lønn for nødvendig medgått tid. Det forutsettes at ikke andre nære familiemedlemmer kan være til stede. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder 6.6 Feiring av religiøse og nasjonale høytidsdager Pkt. 5.7 endret Ansatte som tilhører annen religion har rett til permisjon med lønn 2 dager pr. år for feiring av religiøse høytider som ikke er høytidsdager etter norsk kalender. For at ikke slike permisjoner skal medføre flere fridager enn det andre arbeidstakere får i løpet av året, kan dagene kreves innarbeidet etter nærmere avtale med arbeidstakeren (kfr. Lov om trudomssamfunn). For nasjonale (ikke religiøse) høytidsdager som er fridager i hjemlandet gis permisjon uten lønn. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder 6.7 Deltakelse i idrettsarrangement Pkt. 5.8 uendret Deltakelse i idrettsarrangementer skal som hovedregel trekkes fra ferien eller tilstås uten lønn. I tilfeller hvor en arbeidstaker er uttatt til å representere landet i De olympiske leker, verdensmesterskapet, europamesterskapet eller landskamper, tilstås permisjon med lønn i inntil 5 dager. For deltakelse i finalen norgesmesterskapet tilstås permisjon med lønn i inntil 2 dager. Det forutsettes at vedkommende deltar fra en idrettsgren eller et forbund som er tilsluttet Norges Idrettsforbund. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder 5.9 Årlig maksimering etter punktene ovenfor Utgår 6.8 Lege, tannlege, fysioterapeut, kiropraktor, mammografi oa. Pkt endret Det kan i rimelig omfang gis fri med lønn for å gå til lege, tannlege, fysioterapeut, kiropraktor. Betingelsen er at det ikke er mulig å få time utenfor arbeidstiden eller at det ikke kan foretas bytte av vakt eller tjeneste. Spesialist, andrelinjetjenesten, sykehus: Dersom bytte av time vil medføre at ventetiden blir vesentlig forlenget, og der bytte av vakt heller ikke er mulig (aktuelt), gis permisjon med lønn for nødvendig medgått tid. Kopi av innkallingen vedlegges søknaden. Mammografi: Det gis permisjon med lønn for nødvendig medgått tid til reise og undersøkelse. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder Side 10 Side 130 av 177

131 Permisjonsreglement 6.9 Fravær deler av arbeidsdag grunnet egen sykdom (nytt) Ved egen sykdom, der den ansatte enten må forlate arbeidsplassen før arbeidstidens slutt eller komme senere på jobb, gjelder følgende: Tilstede mer enn halvparten av egen arbeidsdag: Fri med lønn for resterende del Tilstede mindre enn halvparten av egen arbeidsdag: Egenmelding må leveres 6.10 Andre velferdspermisjoner med lønn (nytt erstatter nå siste ledd) Innenfor rammen av 12 dagers lønnet velferdspermisjon pr. kalenderår (forholdsmessig for deltidsansatte), kan permisjon med lønn gis av andre tungtveiende grunner enn de ovennevnte for forhold som angår den ansatte med nærmeste familie. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder 6.11 Følge barn under 12 år til legebesøk m.v Pkt omformulert og noe endret For barn under 12 år som på grunn av sykdom trenger oppfølging i form av legebesøk eller annen oppfølging, dekkes dette av ordningen med omsorgspenger pga. sykt barn. Ved følge av barn til lege mv. skal derfor «egenmelding sykt barn» benyttes. Dette gjelder ut det året barnet fyller 12 år (18 år ved utvidete rettigheter for barn med kronisk eller langvarig sykdom). Bestemmelsen gjelder også dersom man må delta på oppfølgingsmøter med lege, fysioterapeut, annet helsepersonell, PPT, BUP, ansvarsgruppe rundt barnet i forbindelse med individuell plan osv. Det er ikke et vilkår at barnet må delta på møtet. Da det som oftest ikke er nødvendig å være borte fra arbeid hele dagen, kan det inngås avtale om bruk av halve dager. Slik avtale skal inngås skriftlig mellom arbeidstaker og nærmeste overordnet. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder 6.12 Ledsager for eldre barn og andre familiemedlemmer til lege oa. Pkt omformulert Det kan søkes om permisjon uten lønn. Ledsagertjeneste er regulert gjennom folketrygdlovens bestemmelser, og arbeidstaker må selv undersøke med Nav om retten til dekning av utgifter og tapt arbeidsfortjeneste. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder 6.13 Kjøreundervisning Pkt endret Det gis ikke permisjon for å ta privat kjøreundervisning. For eksamen til førerprøven gis permisjon med lønn for den tid eksamen tar dersom arbeidsgiver har uttrykt et behov for at arbeidstakeren har førerkort. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder Side 11 Side 131 av 177

132 Permisjonsreglement 7. ANDRE PERMISJONER 6.2 Utvidet omsorgspermisjon uten lønn for pass av mindreårige barn Utgår 7.1 Forskningsoppdrag, bistandsarbeid, utveksling Pkt. 6.3 omformulert. 1. avsnitt (meddommer osv.) er lagt inn i punkt 2 Arbeidstakere som ønsker å styrke sin faglige kompetanse gjennom forskningsoppdrag kan gis permisjon uten lønn i inntil 2 år dersom driften tillater det. Det samme gjelder for arbeidstakere som deltar i norske hjelpetiltak i utviklingsland eller annet nasjonalt bistandsarbeid. Det kan også gis permisjon etter denne bestemmelse ved avtaler om utveksling av arbeidstakere mellom kommunen og andre kommuner/fylkeskommuner. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder inntil 6 mnd./kommunalsjef ut over 6 måneder 7.2 Friår eller permisjon for å overta annen stilling Pkt. 6.4 omformulert Det kan innvilges permisjon uten lønn inntil 1 år for arbeidstakere som av helsemessige, sosiale eller andre vektige grunner har behov for det. På samme grunnlag kan det gis permisjon for å overta annen stilling i eller utenfor kommunen. Som hovedregel gis det ikke permisjon fra fast stilling for å overta en annen fast stilling i kommunen. Dette av hensyn til behovet for stabil drift og for å unngå unødig bruk av midlertidige arbeidsavtaler. Avvik fra hovedregelen må være særskilt begrunnet. Søknad om permisjon etter denne bestemmelsen skal vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle, der arbeidstakers behov for permisjon blir vurdert opp mot de ulemper det vil medføre for driften. Det vil telle positivt dersom arbeidstaker vil tilegne seg kompetanse i permisjonstiden som anses for å ha betydning for arbeidet i kommunen. Avgjørelsesmyndighet: Kommunalsjef 7.3 Deltakelse i organisasjoner f.eks Røde Kors, Norsk Folkehjelp oa. Pkt. 6.5 Arbeidstakere som er tilknyttet hjelpeorganisasjoner kan gis permisjon med lønn i forbindelse med utrykning. For øvelser og andre sentrale oppgaver/oppdrag kan permisjon med lønn bli vurdert. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder (i samråd med kommunalsjef personal) 7.4 Andre permisjoner med lønn Pkt. 6.6 noe endret Dersom det foreligger helt spesielle grunner kan det innvilges permisjon med hel eller delvis lønn for andre forhold enn det som ellers fremgår av dette reglementet. Avgjørelsesmyndighet: Kommunalsjef i samråd med kommunalsjef personal. 7.5 Andre permisjoner uten lønn Pkt. 6.7 noe omformulert Hvis det ikke medfører vesentlige ulemper for driftsenheten, kan det innvilges permisjon uten lønn dersom gode velferdsmessige grunner foreligger. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder inntil 6 måneder/kommunalsjef i samråd med rådmann ut over 6 måneder Side 12 Side 132 av 177

133 Permisjonsreglement 8. PERMISJONER REGULERT I LOV OG TARIFFAVTALE tidligere punkt 6.1 med nytt innhold 8.1 Permisjon ved svangerskap, fødsel og adopsjon Lønnet permisjon gis iht. bestemmelsene i arbeidsmiljøloven 12 2, 12 4 og 12 5, Hovedtariffavtalen kap og folketrygdloven kap. 14. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder 8.2 Amming og arbeid Arbeidstaker gis fri med lønn inntil to timer pr. arbeidsdag for å amme sitt barn, jfr. Hovedtariffavtalen Rett til fri med betaling er avhengig av lengden på morens arbeidsdag. Arbeidstakere som arbeider hel arbeidsdag har rett til fri med lønn i inntil to timer per arbeidsdag. For deltidsansatte med redusert arbeidsdag foretas det en forholdsmessig beregning av lønnet fritid. Arbeidstakeren har minimum rett til fri én time per dag. Retten til ammefri gjelder så lenge barnet ammes og er uavhengig av barnets alder. Er barnet over 9 måneder kan arbeidsgiver be om en bekreftelse fra helsestasjon om hvorvidt det fortsatt ammes. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder 8.3 Barn og barnepassers sykdom Lønnet/ulønnet permisjon gis etter bestemmelsene i arbeidsmiljøloven 12 9, Hovedtariffavtalen kap og folketrygdloven kap. 9. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder 8.4 Permisjon ved pleiepenger, opplæringspenger Permisjonsvilkår: Pleiepenger og opplæringspenger ytes av Nav etter bestemmelsene i folketrygdloven kap. 9. Arbeidsgiver har ingen betalingsplikt eller forskutteringsplikt, og det gis derfor permisjon uten lønn. Hvis vilkåret om helt spesielle grunner anses for å være oppfylt, kan det gis permisjon med hel eller delvis lønn etter punkt 7.4 i dette reglementet. Det forutsettes i så fall at arbeidstaker har fremsatt søknad til Nav om aktuell ytelse etter reglene, og at kommunen kan kreve refusjon fra Nav om dekning av forskuttert lønn. Avgjørelsesmyndighet: Kommunalsjef i samråd med kommunalsjef personal Omsorg for og pleie av nærstående Etter arbeidsmiljøloven har arbeidstaker rett til permisjon i 60 dager for pleie av nærstående i hjemmet for hver enkelt pasient i livets sluttfase. Arbeidstaker har rett til pleiepenger fra Nav etter reglene i folketrygdloven. Arbeidstaker har også rett til permisjon i inntil 10 dager hvert kalenderår for å gi nødvendig omsorg til foreldre, ektefelle, samboer eller registrert partner. Det samme gjelder ved nødvendig omsorg for funksjonshemmet eller kronisk sykt barn etter at barnet er fylt 18 år når vilkårene for dette er oppfylt. Det er ikke noen tilsvarende bestemmelse om rett til pleiepenger i folketrygdloven, men i noen tilfeller vil arbeidstaker være omfattet av reglene. Omsorg for barn innlagt i helseinstitusjon / alvorlig syke barn Arbeidstaker har rett til permisjon etter reglene i arbeidsmiljøloven 12 9 (4) for å oppholde seg i helseinstitusjon sammen med barnet, for å være hjemme og utøve nødvendig tilsyn og pleie etter utskriving, eller når barnet har livstruende eller annen alvorlig sykdom eller skade. Side 13 Side 133 av 177

134 Permisjonsreglement Opplæring på grunn av omsorg for langvarig syke eller funksjonshemmede barn Arbeidstakere med omsorg for langvarig syke eller funksjonshemmede barn har rett til permisjon for å delta i opplæring ved godkjent helseinstitusjon eller offentlig kompetansesenter for å kunne ta seg av og behandle barnet (arbeidsmiljøloven 12 9 (3)). I likhet med pleiepenger er det Nav som skal utbetale opplæringspenger. 8.5 Tvungen militærtjeneste Arbeidstakere med minst 6 måneders forutgående sammenhengende tjeneste i kommunen har rett til lønn som nevnt i pkt. 9.2 i Hovedtariffavtalen. Ved tvungne repetisjonsøvelser gis tilsvarende lønn for inntil 1 måned i kalenderåret. Lønnens størrelse avhenger av hvorvidt man har forsørgeransvar eller ei. Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder 8.6 Rett til redusert arbeidstid Når du har fylt 62 år eller hvis du har en begrunnelse av helsemessig, sosial eller velferdsmessig art, kan du ha rett på redusert arbeidstid (se søkeord «redusert stilling» for ytterligere informasjon). Bestemmelsen er hjemlet i arbeidsmiljøloven Avgjørelsesmyndighet: Enhetsleder 9. LØNNSANSIENNITET Pkt. 7.1 noe endret Permisjon med hel eller delvis lønn avbryter ikke opptjening av lønnsansiennitet. Det samme gjelder ulønnet sykepermisjon i inntil ett år og foreldrepermisjon i inntil to år og tvungen militærtjeneste. Også ulønnet permisjon for å utføre verv i arbeidstakerorganisasjoner eller offentlige ombud skal medregnes i lønnsansienniteten. Ulønnet utdanningspermisjon medregnes med inntil ett år når utdanningen har betydning for arbeidet i kommunen. 10. PENSJONSMEDLEMSKAP Pkt. 7.2 omformulert Arbeidstaker som er innvilget permisjon med lønn opprettholder sitt pensjonsmedlemskap. Arbeidstaker som innvilges permisjon uten lønn for lengre tidsrom enn èn måned meldes ut av pensjonsordningen. Arbeidstaker har imidlertid rett til frivillig medlemskap etter den til enhver tid gjeldende pensjonsordning. Side 14 Side 134 av 177

135 Side 135 av 177

136 Side 136 av 177

137 Side 137 av 177

138 Side 138 av 177

139 Side 139 av 177

140 Side 140 av 177

141 Side 141 av 177

142 Side 142 av 177

143 Side 143 av 177

144 Side 144 av 177

145 Side 145 av 177

146 Side 146 av 177

147 Side 147 av 177

148 Fra: Trond Åsmund Karlsen Sendt: 26. juni :43 Til: Ragnhild Langfeldt; Steinar Nordvoll; Delta; Tom Grøsfjell; Lise Ravneberg; Gerd Lillian Refsland; Utdanningsforbundet; Utdanningsforbundet Yahoo; Ida Kolstø; Janne G Veshovde; Anna Kristine Hetland; Anette Puntervoll; Anette Puntervoll; Fagforbundet (Inger Walskaar Dyrsand); Fagforbundet (Heidi I. Gravdal); Anita Glenne Kallhovd; Birger Christensen; Jarle Valle Kopi: Kristin Bø Haugeland; Morten Iversen Emne: SV: Revisjon av Eigersund kommunes permisjonsreglement - HØRING Hei. Takk for svaret. For NITO sin del kan vi ikke akseptere en forringing av velferdspermisjonsreglementet. NITO mener at det skal stå inntil 12 arbeidsdager pr år. Dette er en rettighet som er fremforhandlet mellom partene i HTA, og som den ene parten ikke kan fravike. NITOs advokater støtter også dette synet. I tillegg mener NITO at dere ikke kan fjerne kap. 5.4 og kap. 5.5 (permisjon ved flytting og husbygging) uten å gi noen kompensasjon for dette. Når det gjelder punkt 8.4 bør det her henvises til folketrygdloven. Med hilsen Trond Å. Karlsen Tillitsvalgt NITO Egersund Fra: Ragnhild Langfeldt Sendt: 2. juni :02 Til: Trond Åsmund Karlsen; Steinar Nordvoll; Delta; Tom Grøsfjell; Lise Ravneberg; Gerd Lillian Refsland; Utdanningsforbundet; Utdanningsforbundet Yahoo; Ida Kolstø; Janne G Veshovde; Anna Kristine Hetland; Anette Puntervoll; Anette Puntervoll; Fagforbundet (Inger Walskaar Dyrsand); Fagforbundet (Heidi I. Gravdal); Anita Glenne Kallhovd; Birger Christensen; Jarle Valle Kopi: Kristin Bø Haugeland; Morten Iversen Emne: SV: Revisjon av Eigersund kommunes permisjonsreglement - HØRING Til NITO Takk for nyttige tilbakemeldinger. Vi ser at det er grunnlag for å gjøre noen presiseringer i reglementet. Velferdspermisjoner: Utgangspunktet er bestemmelsen i HTA om at det kan innvilges inntil 12 arbeidsdager med lønn pr. år. For Eigersund Kommune er dette regulert med inntil 10 dager ved fem dagers uke og inntil 12 dager ved seks dagers uke. Dette skal vi få frem litt tydeligere 6.1 Sykdom i nærmeste familie I dette tilfellet vil det gjelde barn over 12 år som ikke dekkes av ordningen med egenmelding for sykt barn. Det skal vi også sørge for å presisere Punkt 8.4 gjelder forhold som gir rett til permisjon etter arbeidsmiljøloven 12.9, se under Side 148 av 177

149 I disse tilfellene er det Nav som tilstår ytelser i form av pleiepenger eller opplæringspenger etter reglene i folketrygdloven Med vennlig hilsen Ragnhild Langfeldt, seniorrådgiver Seksjon personal, sentraladministrasjonen Direkte telefon: sentralbord: < - Facebook.no/eigersund Det er ikke tillatt å bruke e-post til taushetsbelagt informasjon jf. forvaltningslovens 13 og/eller sensitive personopplysninger jf. personopplysningsloven. All e-post til og fra Eigersund kommune er i utgangspunktet journalpliktig etter arkivloven og vil også kunne være et offentlig saksdokument som andre vil kunne få innsyn i etter offentleglovas regler. Fra: Trond Åsmund Karlsen Sendt: 27. mai :43 Til: Ragnhild Langfeldt; Steinar Nordvoll; Delta; Tom Grøsfjell; Lise Ravneberg; Gerd Lillian Refsland; Utdanningsforbundet; Utdanningsforbundet Yahoo; Ida Kolstø; Janne G Veshovde; Anna Kristine Hetland; Anette Puntervoll; Anette Puntervoll; Fagforbundet (Inger Walskaar Dyrsand); Fagforbundet (Heidi I. Gravdal); Anita Glenne Kallhovd; Birger Christensen; Jarle Valle Kopi: Kristin Bø Haugeland; Morten Iversen Emne: SV: Revisjon av Eigersund kommunes permisjonsreglement - HØRING Hei. NITO Egersund har følgende kommentarer til høringen om permisjonsreglement for Eigersund kommune. Under 6. Velferdspermisjon står det i avsnitt arbeidsdager pr. kalenderår. I avsnitt 2 står det 10 dager pr. kalenderår. Hva er tellende? HTA 14-1 sier 12 dager. I avsnitt 6.1 står det 5 arbeidsdager. Er det 5 i tillegg til ordinær permisjon for sykt barn? Kap. 5.4 og kap. 5.5 utgår. Er det noen kompensasjon for dette? NITO synes denne avtalen er et skritt i feil retning. Vi trenger en forklaring på avsnitt ledd. Hva slags omsorg er det snakk om? NITO synes det er positivt med presisering av regelverket. Vi er imidlertid ikke komfortable med reduksjon av tidligere fremforhandlede goder. Disse ønsker vi det blir forhandlinger angående. Med hilsen Trond Å. Karlsen NITO Egersund Fra: Ragnhild Langfeldt Sendt: 21. mai :09 Side 149 av 177

150 Til: Steinar Nordvoll; Delta; Tom Grøsfjell; Lise Ravneberg; Gerd Lillian Refsland; Utdanningsforbundet; Utdanningsforbundet Yahoo; Ida Kolstø; Janne G Veshovde; Trond Åsmund Karlsen; Anna Kristine Hetland; Anette Puntervoll; Anette Puntervoll; Fagforbundet (Inger Walskaar Dyrsand); Fagforbundet (Heidi I. Gravdal); Anita Glenne Kallhovd; Birger Christensen; Jarle Valle Kopi: Kristin Bø Haugeland; Morten Iversen Emne: Revisjon av Eigersund kommunes permisjonsreglement - HØRING Til fagforeningene Vedlagt ligger rådmannens forslag til revidert permisjonsreglement for Eigersund Kommune. Forrige revisjon skjedde i I rådmannens forslag er det er lagt vekt på å gjøre reglementet tydeligere (mer selvforklarende) på en del punkter der det erfaringsmessig kommer en del henvendelser. Det er også forsøkt å gjøre reglementet mer oversiktlig, og det er inndelt i flere hovedpunkter enn før. Svart skrift: Blå skrift: Rød skrift: Samme tekst som nåværende reglement Omarbeidet/endret eller ny tekst Henvisning til nåværende reglement De som ikke har fargeskriver kan om ønskelig få tilsendt papirutgave i internposten. HØRINGSFRIST: Saken vil bli behandlet i administrasjonsutvalget Med vennlig hilsen Ragnhild Langfeldt, seniorrådgiver Seksjon personal, sentraladministrasjonen Direkte telefon: sentralbord: < - Facebook.no/eigersund Det er ikke tillatt å bruke e-post til taushetsbelagt informasjon jf. forvaltningslovens 13 og/eller sensitive personopplysninger jf. personopplysningsloven. All e-post til og fra Eigersund kommune er i utgangspunktet journalpliktig etter arkivloven og vil også kunne være et offentlig saksdokument som andre vil kunne få innsyn i etter offentleglovas regler. Side 150 av 177

151 Side 151 av 177

152 Fra: Anna Hetland Sendt: 15. juni :44 Til: Ragnhild Langfeldt Emne: Sv: Revisjon av Eigersund kommunes permisjonsreglement - HØRING Hei Ragnhild FO har sett på NITO sine kommentarer og dine svar til høring om permisjonsreglement for Eigersund kommune. Utover dette ønsker FO det ses på punkt 5.2. spesielt når det gjelder kompensasjon for arbeidstaker som går i turnus og må/bør gå på kurs utenom arbeidstid. mvh Anna K Hetland HTV FO Den Tirsdag, 2. juni skrev Ragnhild Langfeldt <ragnhild.langfeldt@eigersund.kommune.no <mailto:ragnhild.langfeldt@eigersund.kommune.no>>: Til NITO Takk for nyttige tilbakemeldinger. Vi ser at det er grunnlag for å gjøre noen presiseringer i reglementet. Velferdspermisjoner: Utgangspunktet er bestemmelsen i HTA om at det kan innvilges inntil 12 arbeidsdager med lønn pr. år. For Eigersund Kommune er dette regulert med inntil 10 dager ved fem dagers uke og inntil 12 dager ved seks dagers uke. Dette skal vi få frem litt tydeligere 6.1 Sykdom i nærmeste familie I dette tilfellet vil det gjelde barn over 12 år som ikke dekkes av ordningen med egenmelding for sykt barn. Det skal vi også sørge for å presisere Punkt 8.4 gjelder forhold som gir rett til permisjon etter arbeidsmiljøloven 12.9, se under I disse tilfellene er det Nav som tilstår ytelser i form av pleiepenger eller opplæringspenger etter reglene i folketrygdloven Side 152 av 177

153 12-9.Barns og barnepassers sykdom (1) Arbeidstaker som har omsorg for barn har rett til permisjon: a) for nødvendig tilsyn med barnet når det er sykt, b) hvis barnet skal følges til legeundersøkelse eller annen oppfølging i forbindelse med sykdom, eller c) hvis den som har det daglige barnetilsynet er syk eller har permisjon etter denne paragraf på grunn av et annet barn. (2) Retten til permisjon etter paragrafen her gjelder til og med det kalenderåret barnet fyller 12 år. Arbeidstaker har rett til permisjon inntil 10 dager hvert kalenderår eller inntil 15 dager dersom arbeidstaker har omsorg for mer enn to barn. Arbeidstaker har uansett rett til permisjon når det ytes omsorgspenger, pleiepenger eller opplæringspenger fra folketrygden. (3) Dersom barnet har kronisk sykdom, langvarig sykdom eller har nedsatt funksjonsevne og det derfor er en markert økning av risikoen for at arbeidstaker får fravær fra arbeidet, har arbeidstaker rett til fri etter første ledd i inntil 20 dager hvert kalenderår. Retten til permisjon gjelder til og med det kalenderåret barnet fyller 18 år. Arbeidstaker har i tillegg rett til permisjon for å delta i opplæring ved godkjent helseinstitusjon eller offentlig kompetansesenter for å kunne ta seg av og behandle barnet. (4) Arbeidstaker som har omsorg for barn har rett til permisjon dersom: a) barnet blir innlagt i helseinstitusjon og arbeidstaker oppholder seg ved helseinstitusjonen, b) barnet er utskrevet fra helseinstitusjon og arbeidstaker må være hjemme fordi barnet trenger kontinuerlig tilsyn og pleie, eller c) barnet har livstruende eller annen svært alvorlig sykdom eller skade. Side 153 av 177

154 Ved permisjon etter bokstavene a og b gjelder aldersgrensene i andre og tredje ledd. Rett til permisjon etter bokstav c gjelder til og med det kalenderåret barnet fyller 18 år, men uten hensyn til alder hvis barnet er psykisk utviklingshemmet. (5) Arbeidstaker som er alene om omsorgen for barn har rett til dobbelt så mange permisjonsdager som etter andre og tredje ledd. Det samme gjelder hvis det er to om omsorgen, men en av dem er langvarig avskåret fra tilsynet med barnet på grunn av nedsatt funksjonsevne, innleggelse i helseinstitusjon som langtidspasient eller tilsvarende forhold. Retten til permisjon kan overføres med inntil halvparten av dagene hvert kalenderår til mor eller far med samværsrett eller til den som arbeidstaker bor sammen med og som ikke har omsorg for egne barn Omsorg for og pleie av nærstående Arbeidstaker som pleier nærstående i hjemmet i livets sluttfase har rett til permisjon i 60 dager for pleie av den enkelte nærstående. Arbeidstaker har rett til permisjon i inntil 10 dager hvert kalenderår for å gi nødvendig omsorg til foreldre, ektefelle, samboer eller registrert partner. Det samme gjelder ved nødvendig omsorg for funksjonshemmet eller kronisk sykt barn fra og med kalenderåret etter at barnet fylte 18 år når arbeidstakeren har hatt slik omsorg for barnet som nevnt i 12-9 tredje ledd. Departementet kan gi forskrift om dokumentasjon av nødvendig omsorg. Med vennlig hilsen Ragnhild Langfeldt, seniorrådgiver Seksjon personal, sentraladministrasjonen Direkte telefon: sentralbord: Facebook.no/eigersund [cid:image002.jpg@01cf86fa.e2009a30 <mailto:image002.jpg@01cf86fa.e2009a30>] Det er ikke tillatt å bruke e-post til taushetsbelagt informasjon jf. forvaltningslovens 13 og/eller sensitive personopplysninger jf. personopplysningsloven. All e-post til og fra Eigersund kommune er i utgangspunktet journalpliktig etter arkivloven og vil også kunne være et offentlig saksdokument som andre vil kunne få innsyn i etter offentleglovas regler. Fra: Trond Åsmund Karlsen Sendt: 27. mai :43 Til: Ragnhild Langfeldt; Steinar Nordvoll; Delta; Tom Grøsfjell; Lise Ravneberg; Gerd Lillian Refsland; Utdanningsforbundet; Utdanningsforbundet Yahoo; Ida Kolstø; Janne G Veshovde; Anna Kristine Hetland; Anette Puntervoll; Anette Puntervoll; Fagforbundet (Inger Walskaar Dyrsand); Fagforbundet (Heidi I. Gravdal); Anita Glenne Kallhovd; Birger Christensen; Jarle Valle Side 154 av 177

155 Kopi: Kristin Bø Haugeland; Morten Iversen Emne: SV: Revisjon av Eigersund kommunes permisjonsreglement - HØRING Hei. NITO Egersund har følgende kommentarer til høringen om permisjonsreglement for Eigersund kommune. Under 6. Velferdspermisjon står det i avsnitt arbeidsdager pr. kalenderår. I avsnitt 2 står det 10 dager pr. kalenderår. Hva er tellende? HTA 14-1 sier 12 dager. I avsnitt 6.1 står det 5 arbeidsdager. Er det 5 i tillegg til ordinær permisjon for sykt barn? Kap. 5.4 og kap. 5.5 utgår. Er det noen kompensasjon for dette? NITO synes denne avtalen er et skritt i feil retning. Vi trenger en forklaring på avsnitt ledd. Hva slags omsorg er det snakk om? NITO synes det er positivt med presisering av regelverket. Vi er imidlertid ikke komfortable med reduksjon av tidligere fremforhandlede goder. Disse ønsker vi det blir forhandlinger angående. Med hilsen Trond Å. Karlsen NITO Egersund Fra: Ragnhild Langfeldt Sendt: 21. mai :09 Til: Steinar Nordvoll; Delta; Tom Grøsfjell; Lise Ravneberg; Gerd Lillian Refsland; Utdanningsforbundet; Utdanningsforbundet Yahoo; Ida Kolstø; Janne G Veshovde; Trond Åsmund Karlsen; Anna Kristine Hetland; Anette Puntervoll; Anette Puntervoll; Fagforbundet (Inger Walskaar Dyrsand); Fagforbundet (Heidi I. Gravdal); Anita Glenne Kallhovd; Birger Christensen; Jarle Valle Kopi: Kristin Bø Haugeland; Morten Iversen Emne: Revisjon av Eigersund kommunes permisjonsreglement - HØRING Til fagforeningene Vedlagt ligger rådmannens forslag til revidert permisjonsreglement for Eigersund Kommune. Forrige revisjon skjedde i I rådmannens forslag er det er lagt vekt på å gjøre reglementet tydeligere (mer selvforklarende) på en del punkter der det erfaringsmessig kommer en del henvendelser. Det er også forsøkt å gjøre reglementet mer oversiktlig, og det er inndelt i flere hovedpunkter enn før. Svart skrift: Blå skrift: Samme tekst som nåværende reglement Omarbeidet/endret eller ny tekst Side 155 av 177

156 Rød skrift: Henvisning til nåværende reglement De som ikke har fargeskriver kan om ønskelig få tilsendt papirutgave i internposten. HØRINGSFRIST: Saken vil bli behandlet i administrasjonsutvalget Med vennlig hilsen Ragnhild Langfeldt, seniorrådgiver Seksjon personal, sentraladministrasjonen Direkte telefon: sentralbord: Facebook.no/eigersund [cid:image002.jpg@01cf86fa.e2009a30 <mailto:image002.jpg@01cf86fa.e2009a30>] Det er ikke tillatt å bruke e-post til taushetsbelagt informasjon jf. forvaltningslovens 13 og/eller sensitive personopplysninger jf. personopplysningsloven. All e-post til og fra Eigersund kommune er i utgangspunktet journalpliktig etter arkivloven og vil også kunne være et offentlig saksdokument som andre vil kunne få innsyn i etter offentleglovas regler. Side 156 av 177

157 NSF Eigersund Kommune 4370 EGERSUND Tlf.: Mobil: E-post: (Åpningstid/kontordag: Tirsdag ) Eigersund kommune Personalavdelingen Postboks EGERSUND Vår saksbehandler: Anette Puntervoll Vår dato: Deres ref.: Medlemsnr.: Uttalelse vedr. revidering av «Permisjonsreglement». Norsk sykepleierforbund (NSF) viser til henvendelsen mottatt fra dem angående revidering av permisjonsreglementet. NSF synes at det er bra at arbeidsgiver nå i revideringen har fokus på at de ulike punktene i reglementet er mer utfyllende med informasjon, slik at man kan unngå misforståelser. De ulike fagforeningene har gjennomgått revidering av permisjonsreglementet sammen, det vil derfor fremkomme flere av de samme innspillene. Kap 1.4 Lønnet eller ulønnet permisjon NSF mener at det må presiseres at pensjonsgivende tillegg ikke blir berørt ved lønnet permisjon. Kap 1.6 Klage NSF reagerer på forslaget om avslag skal behandles på ny av den som har gitt avslaget. Dette blir veldig tungvint og unødig saksbehandling. Kap 6 Velferdspermisjoner NSF forventer at HTA 14-1 skal være førende når det gjelder antall dager (12). Kap 6.1 Sykdom i nærmeste familie Formuleringen, «innenfor en periode på 7 kalenderdager», ønsker vi fjernet. Dette vil gi uheldige begrensninger for familier som kan dele på dagene. NSF ønsker samme formulering som før i dette punktet (permisjon med lønn i inntil 5 dager). Kap 6.4 Første gangs tilvenning av barn i barnehage/annet barnepass I behandlingen av søknad her, må hensyn til turnusarbeidere, inkludert nattevakter, være likeverdig med dagarbeidere. Kap 6.5 Første gangs tilvenning i SFO og skole/ innskrivning i skole Det samme som nevnt ovenfor i kap 6.4. Det må tas hensyn til turnusarbeidere her også, inkludert nattevakter, skal være likeverdige med dagarbeidere. Side 157 av 177

158 2 Kap 6.6 Feiring av religiøse og nasjonale høytider Her har «med lønn» falt ut av teksten som står med svart (ikke endret). Kap 7.5 Andre permisjoner uten lønn NSF vil at det skal presiseres eksempler på gode velferdsmessige grunner. Det er foreslått å fjerne kap 6.2 i gammelt reglement (utvidet omsorgspermisjon uten lønn for pass av mindreårige barn). Ellers ingen innvendinger til arbeidsgivers forslag til permisjonsreglementet. Med vennlig hilsen Anette Puntervoll Hovedtillitsvalgt NSF Eigersund Kommune Kopi: Side 158 av 177

159 Fra: Anette Puntervoll Sendt: 15. juni :47 Til: Kristin Bø Haugeland Emne: Uttalelse vedr permisjonreglementet Hei! Vedlagt følger innspillene til NSF. Ha en fortsatt fin dag! Mvh Anette Puntervoll Hovedtillitsvalgt NSF Eigersund Kommune Side 159 av 177

160 Eigersund kommune v/kommunalsjef personal Kristin Bø Haugeland Egersund den Permisjonsreglementet- høringssvar Fagforbundet har lest gjennom det fremlagte forslag og vil her komme med våre innspill. Kap 1.4 Lønnet eller ulønnet permisjon. Vi vil ha presisert at pensjonsgivende tillegg ikke blir berørt ved lønnet permisjon. Kap 1.6 Klage Fagforbundet reagerer på forslaget om avslag skal behandles på ny av den som har gitt avslaget. Dette blir veldig tungvint og unødig saksbehandling. Kap 6 Velferdspermisjoner Fagforbundet forventer at HTA 14-1 skal være førende når det gjelder antall dager(12) Kap 6.1 Sykdom i nærmeste familie Formuleringen, «innenfor en periode på 7 kalenderdager», ønsker vi fjernet. Dette vil gi uheldige begrensninger for familier som kan dele på dagene. Vi ønsker samme formulering som før i dette punktet( permisjon med lønn i inntil 5 dager) Kap 6.4 Første gangs tilvenning av barn i barnehage/annet barnepass I behandlingen av søknad her, må hensyn til turnusarbeidere, inkludert nattevakter, være likeverdig med dagarbeidere. Kap 6.6 Feiring av religiøse og nasjonale høytider Her har «med lønn» falt ut av teksten som står med svart( ikke endret) Kap 7.5 Andre permisjoner uten lønn Side 160 av 177

161 Fagforbundet vil at det skal presiseres eksempler på gode velferdsmessige grunner. Det er foreslått å fjerne kap 6.2 i gammelt reglement( utvidet omsorgspermisjon uten lønn for pass av mindreårige barn) Det er viktig at det står hva viktige velferdsmessige årsaker kan være. Med hilsen Inger W. Dyrsand Heidi Irene Gravdal HTV Fagforbundet Side 161 av 177

162 Fra: Fagforbundet (Heidi I. Gravdal) Sendt: 15. juni :22 Til: Kristin Bø Haugeland; Ragnhild Langfeldt Emne: Høring Permisjonsreglenet Vedlegg: permisjonsreglement.docx Hei Vedlagt vår høringsuttalelse til det fremlagte forslag Med vennlig hilsen Heidi Irene Gravdal HTV Fagforbundet Direkte telefon mobiltelefon: sentralbord: < - Facebook.no/eigersund Det er ikke tillatt å bruke e-post til taushetsbelagt informasjon jf. forvaltningslovens 13 og/eller sensitive personopplysninger jf. personopplysningsloven. All e-post til og fra Eigersund kommune er i utgangspunktet journalpliktig etter arkivloven og vil også kunne være et offentlig saksdokument som andre vil kunne få innsyn i etter offentleglovas regler. Side 162 av 177

163 Vår dato Deres dato Vår referanse Vår saksbehandler Eigersund Avdeling Deres referanse Arkivkode Direkte telefon Høringsuttalelse revidert permisjonsreglement. Utdanningsforbundet ønsker en revidering av reglementet velkommen siden det er 11 år siden forrige revidering. Dette er en omfattende plan med mange endringer fra forrige gang. Det er positivt at det er blitt en del omformuleringer og presiseringer på de punkt en erfaringsmessig får mange spørsmål om. Under har vi kommentarer til endel punkt i reglementet. Layout: Oversiktelig og god. 4. Utdanningspermisjoner Det står henvist til «Eigersund kommunes retningslinjer for Utdanningsstipend», men det er ikke tilgjengelig på kommunens hjemmeside. 6. Velferdspermisjoner. I Hovedtariffavtalen kap står det at en arbeidstaker tilstås velferdspermisjon med lønn inntil 12 arbeidsdager. I presiseringen fra kommunen i avsnittet under sies det at velferdspermisjon kan innvilges med inntil 10 (12 ved 6 dagers uke) arbeidsdager. Det står ingenting i hovedtariffavtalen at det skal være 10 dager for 5 dagers uke, og derfor må en stryke Sykdom i nærmeste familie. Her ser vi at det har blitt en innskjerping ved at en har lagt til ordet akutt og at en sier det skal være inntil 5 dager innenfor en sammenhengende arbeidsperiode på 7 kalenderdager. I en situasjon der en har alvorlig sykdom i familien bør det være mulig å dele på omsorgen, og da er det uheldig at en ikke kan dele denne permisjonen opp. 6.4 Første gangs tilvenning av barn i barnehage/annet barnepass. Ny overskrift er: Første gangs tilvenning av barn i barnehage/annet barnepass. Vi foreslår å stryke første gang slik at overskriften blir: Tilvenning av barn i barnehage/annet barnepass. Postadresse Pb Egersund Besøksadresse Museumsvn Egersund E-post/Internett post@eigersund.utdanningsforbundet.no utdf@eigersund.kommune.no Side 163 av 177 Tel fax Org. nr Bankkonto

164 I noen tilfeller går ikke barn i samme barnehage alle fem årene. (Det kan for eksempel skyldes flytting eller at en får tildelt plass i en barnehage nærmere bosted). Da er det nødvendig med permisjon for tilvenning mer enn en gang. 6.5 Første gangs tilvenning i sfo og skole/innskriving skole. Vi ønsker en presisering som tar høyde for at det kan være behov for mer enn første gangs tilvenning også i skole/sfo: Forslag: - Medgått tid første skoledag/sfo på ny skole for barn under 10 år. 6.6 Feiring av religiøse og nasjonale høytidsdager. I gammel avtale står det at ansatte som tilhører en annen religion har rett til permisjon med lønn 2 dager pr.år. Dette har falt ut i ny avtale, og vi foreslår dette inn igjen Andre velferdspermisjoner med lønn. Som Utdanningsforbundets begrunnelse gitt i kap.6 angående arbeidsdager, bør en stryke 10 dager her også. 8.6 Rett til redusert arbeidstid Siden punktet «utvidet omsorgspermisjon uten lønn for pass av mindreårige barn» er foreslått utgått, vil Utdanningsforbundet ha en inn en presisering hva som menes med helsemessig, sosial og velferdsmessig art. I arbeidstilsynets presiseringen til arbeidsmiljølov står det: Helsemessig behov: Med helsemessige grunner menes sykdom hos arbeidstakeren selv. Tilstanden må kunne dokumenteres med en legeattest. Bestemmelsen tar sikte på generelt sviktende helse, for eksempel hos eldre arbeidstakere som føler at full arbeidsdag blir for anstrengende. Retten omfatter ikke sykdomstilfeller som kan avhjelpes med sykmelding. Sosiale grunner: Sosiale grunner omfatter forhold knyttet til arbeidstakerens familie eller nærmeste omgivelser som utløser omsorgsoppgaver eller belastninger utenom det vanlige. Det kan være pleietrengende foreldre, syk ektefelle, barn med funksjonshemming eller lignende. Andre vektige velferdsmessige behov: Alternativet tar i første rekke sikte på å imøtekomme foreldres ønske om mer tid til samvær med små barn eller behov som følger av problemer med å skaffe barnepass i arbeidstiden. Foreldre med barn under 10 år og aleneforeldre anses å ha vektig grunn. Det samme foreslår vi skal inn i kommunens reglement. Med vennlig hilsen for Utdanningsforbundet Inger-Elin Gridsvåg HTV Side 164 av 177 Side 2 av 2

165 Fra: Utdanningsforbundet Eigersund Sendt: 9. juni :45 Til: Ragnhild Langfeldt Kopi: Kristin Bø Haugeland Emne: høring permisjonsreglement fra Utdanningsforbundet. Vedlegg: høring permisjonsreglement docx Vedlagt ligger våre innspill til permisjonsreglement. mvh Inger-Elin Side 165 av 177

166 Eigersund kommune Saksframlegg politisk sak Dato: Arkiv: : FE 033 Arkivsaksnr.: 15/1912 Journalpostløpenr.: 15/24135 Avdeling: Enhet: Saksbehandler: Stilling: Telefon: E post: Sentraladministrasjonen Politisk sekretariat Randen, Irene Hayde Politisk sekretær irene.randen@eigersund.kommune.no Saksnummer Utvalg Møtedato 016/15 Administrasjonsutvalget Referatsaker i Administrasjonsutvalgets møte Kopi av ulike skriv/meldinger som legges frem for utvalget til orientering. Dersom utvalget har merknader til det enkelte skriv/melding, må dette gjøres med vedtak etter forslag fra et eller flere medlemmer. De framlagte referatsakene tas til orientering. Underliggende saker: Saksnummer Tittel 005/15 Den nasjonale frivillighetsprisen /15 Skaderapport 2.kvartal /15 Sykefravær 2.kvartal /15 Sykefravær 2.kvartal 2015, total fravær Du finner oversikt over alle dokumenter i saken på kommunens nettsider, Politiske saksdokumenter: Velg møtedato, finn saken, velg Gå til arkivsaken. Side 166 av 177

167 Side 167 av 177

168 EIGERSUND KOMMUNE Sentraladministrasjonen Seksjon personalutvikling Internt notat Vår ref.: 15/24310 / 15/408 / FE 440, FE 447 Dato: Saksbehandler: Iversen, Morten Direkte telefon: / E post: morten.iversen@eigersund.kommune.no Skaderapport 2.kvartal 2015 Vedlagt foreligger oversikt over rapporterte skader, trusler og vold for 2. kvartal Rapporten gir en totaloversikt for hele kommunen og pr. avdeling. Statistikken tar utgangspunkt i innmeldte skader i vårt elektroniske internkontrollsystem eller data fra mottatte skademeldinger. Med vennlig hilsen Iversen, Morten Personalrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke underskrift Dok.nr.: Tittel på vedlegg: Skaderapport_ _2.kvartal_2015 Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Etasje Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 168 av 177

169 Rapporter, grafer m.m. Skaderapport - 2.kvartal 2015 Dokumentnummer 1446, Versjon 1.1 Endret: Morten Iversen ( ) Rapport Oversikt etter status Oversikt etter prioritet Hendelsestype Sep 2, 2015, 10:39 AM Dette dokumentet er kun gyldig på tidspunktet Side 169 for av utskriften / 3

170 Førte skaden til Hva kan skaden ha sammenheng med? Hva slags behandling fikk du? Skadens art Sep 2, 2015, 10:39 AM Dette dokumentet er kun gyldig på tidspunktet Side 170 for av utskriften / 3

171 Spesifiser hendelse Sep 2, 2015, 10:39 AM Dette dokumentet er kun gyldig på tidspunktet Side 171 for av utskriften / 3

172 EIGERSUND KOMMUNE Sentraladministrasjonen Seksjon personalutvikling Internt notat Administrasjonsutvalget HAMU Vår ref.: 15/23174 / 07/3458 / FE Dato: Saksbehandler: Lorentzen, Frode Tengs Direkte telefon: / E-post: frode.tengs.lorentzen@eigersund.kommune.no Sykefravær 2.kvartal 2015 Vedlagt følger oversikt over sykefraværet for Eigersund kommune 2. kvartal 2015, oversikt over utviklingen for 2. kvartal siden En har i tillegg valgt å legge med en oversikt over sykefraværet ved den enkelte enhet som en egen referatsak. Denne oversikten er unntatt offentligheten begrunnet med at enkelte enheter som det rapporteres på har så få ansatte at en vil kunne avdekke hvem som er syk og hvor lenge sykefraværet har vært. Utviklingen i det totale sykefraværet fra 2. kvartal 2014 til 2. kvartal 2015 viser en økning fra 6,8 % til 7,3 %. Korttidsfraværet har økt i 2.kvartal i 2015 sammenlignet med 2.kvartal 2014, og økningen utgjør 0,5 %. Langtidsfraværet i 2.kvartal 2015 er 5,2 %, og det er identisk med langtidsfraværet 2.kvartal i Avdelingsvis er det en økning innen alle tjenesteområdene minus sentraladministrasjonen. Helse - /omsorg har en økning på 0,5 % i totalfraværet 2.kvartal 2015, sammenlignet med 2.kvartal Totalfraværet ble 8 % i 2.kvartal Den største økningen i totalfraværet i 2.kvartal 2015 kom i avdeling Tekniske tjenester. Totalfraværet endte på 8 % og det er en økning på 1,5 % sammenlignet med 2.kvartal 2014, hvor totalfraværet var 6,5 %. Fraværstallene i barnehagene har en økning i 2.kvartal 2015 sammenlignet med fraværstallene for 2.kvartal Totalfraværet ble 9,7 % og det er en økning på hele 4 % sammenlignet med 2.kvartal 2014, da totalfraværet var 5,7 %. Fraværstallet i 2.kvartal 2014 for barnehagene var spesielt lave når en ser fraværstallene ved barnehagene over tid. Det er derfor positivt, tross alt, at totalfraværet er under 10 % da fraværet over tid har vært meget høyt. Høsten 2014 og våren 2015 ble det igangsatt et eget prosjekt ved kommunens barnehager hvor en har hatt et spesielt fokus på ergonomi og stressmestring. Prosjektet har vært et samarbeid mellom kommunen og bedriftshelsetjenesten, SAMKO. Forhåpentligvis vil dette på sikt ha positive innvirkninger på fraværstallene i barnehagene. Med vennlig hilsen Lorentzen, Frode Tengs Seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke underskrift Besøksadresse: Bøckmans gate 2, 4370 Egersund / Rådhuset, 4. Etasje Telefon: Postadresse: Postboks 580, 4379 Egersund, 4370 EGERSUND Telefaks: E-postadresse: post@eigersund.kommune.no Internett: Org.nr.: Side 172 av 177