Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: kl. 16:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen, telefon: e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Dag Robertsen (s) leder 1

2 Kontrollutvalget Moss møte Sakliste PS 16/33 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/34 Forvaltningsrevisjonsrapport "Sykefravær" 8 PS 16/35 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon - 1. halvår PS 16/36 Utkast til spørreundersøkelse ifm. forvaltningsrevisjon om "Varsling" 178 PS 16/37 Revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap for NAV 190 PS 16/38 Overordnet revisjonsstrategi for Regnskapsrevisjon 203 PS 16/39 Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet PS 16/40 Henvendelse til kontrollutvalget angående en barnevernsak 235 PS 16/41 Orienteringer og opplæring i kontrollutvalget 236 PS 16/42 Referater og meldinger 237 PS 16/43 Eventuelt 253 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/128 Dokumentnr.: 21 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /33 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet kan godkjennes 3

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 14:00 til kl. 16:00 Møtested: Moss Havn, møterom Fra til saksnr.: 16/27-16/32 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Dag Robertsen, leder x Ole Podhorny, nestleder x Gunn Salbuvik x Caroline Haaland x Anne-Lise Gjøstøl x Geir Hovland Forfall Ikke innkalt Åsmund Svendsen x Antall stemmeberettigede fremmøtte: 6 av 7 Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Administrerende direktør Laila Nagelhus, seksjonsleder Jolanta Betker og forvaltningsrevisor Lene Brudal Møtende fra administrasjonen: Havnesjef Øystein Høsteland Sundby Merknader Dagorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at alle saker skulle behandles for åpne dører.. Dag Robertsen, leder. Ole Podhorny, nestleder 4

5 Kontrollutvalget Moss møte Sakliste PS 16/27 Moss Havn KF Virksomhetsbesøk PS 16/28 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/29 Prosjektplan Varsling PS 16/30 Rapport - Utført regnskapsrevisjon for 2015 PS 16/31 PS 16/32 Referater og meldinger 1 Bystyrets behandling 9.mai: Sak fra KU - FMs lovlighetskontroll av arealplan 2 Ordfører til KMD 19. mai: Fylkesmannens lovlighetsklage 3 Advokat Skaaraas til Moss kommune 4.mai: Vurderinger av lovlighetskontroll av bystyrets vedtak 4 KMD til FM 27.mai: Oversendelse av begjæring om omgjøring av fylkesmannens vedtak 5 Rapport fra FM- barnehageloven 6 Rapport fra FM- barnevernloven 7 Rapport fra FM- opplæringsloven 8 Oversikt over forvaltningsrevisjon som er under oppfølging hos rådmann Eventuelt PS 16/27 Moss Havn KF - Virksomhetsbesøk Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjon om Moss Havn KF tas til orientering Kontrollutvalget Moss behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Informasjon om Moss Havn KF tas til orientering PS 16/28 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Moss behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Protokoll fra møtet , godkjennes 5

6 PS 16/29 Prosjektplan Varsling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Varsling» godkjennes med presiseringer som er gitt i møtet Kontrollutvalget Moss behandling : Forvaltningsrevisor Lene Brudal gjennomgikk prosjektplanen. Det var enighet om at kontrollutvalget får seg forelagt spørreskjemaet i neste møte. Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Prosjektplan «Varsling» godkjennes med presiseringer som er gitt i møtet PS 16/30 Rapport - Utført regnskapsrevisjon for 2015 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rapport om utført revisjonsarbeid regnskapsrevisjon for Moss kommune 2015, tas til orientering Kontrollutvalget Moss behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Rapport om utført revisjonsarbeid regnskapsrevisjon for Moss kommune 2015, tas til orientering PS 16/31 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Moss behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger tas til orientering 6

7 PS 16/32 Eventuelt Kontrollutvalget Moss behandling : I neste møte vil Caroline Haaland gi en oppsummering av innholdet i kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen i februar Kontrollutvalget diskuterte om det er behov for at kontrollutvalget er til stede i utvalgsmøter. Det var enighet om å fortsette dagens aktivitetsnivå: KU-leder er tilstede i bystyret og noen ganger i formannskapsmøtene. Ellers har alle utvalgsmedlemmer tilgang til alle politiske møtepapirer. Utover dette er det opp til hver enkelt å være tilstede (som publikum) i utvalgsmøter. Dag Robertsen er valgt inn i styret til forum for kontroll og tilsyns FKT 7

8 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/126 Dokumentnr.: 32 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /34 Forvaltningsrevisjonsrapport "Sykefravær" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Sykefravær» til etterretning Kontrollutvalget merker seg at Moss kommune generelt har et høyere sykefravær enn landet (u/oslo) og Drammen, men et lavere sykefravær enn andre sammenlignbare østfold-kommuner som Halden, Sarpsborg og Fredrikstad. Men sykefraværet i barnehagesektoren og helse og sosial viser imidlertid at Moss ligger høyere. Kontrollutvalget merker seg videre at funnene indikerer at det kan være en sammenheng mellom det psykososiale miljøet på avdelings-/virksomhetsnivå og nivået på sykefravær. Rapportens funn indikerer videre at arbeidsmiljøutfordringene varierer fra avdeling til avdeling. Rapporten viser også at virksomhetene/avdelingene har ulike tilnærminger både til handlingsplan (IA-plan) og hvordan de generelt arbeider med HMS og etablering av helsefremmende arbeidsplasser. Kontrollutvalget merker seg at en av barnehagene har lyktes spesielt godt i arbeidet, mens en av avdelingene i kommunalavdeling Helse og sosial har særskilte utfordringer. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at rådmannen bør se nærmere på svarene ned på avdelingsnivå, slik at eventuelle tiltak kan tilpasses lokale forhold vurdere om det er mulig å overføre de prosessene som Årvangen barnehager og eventuelt andre virksomheter har igangsatt, til sammenlignbare virksomheter søke dialog med Drammen kommune. Det kan være at kommunen sitter på relevante erfaringer som også kan nyttiggjøres i Moss kommune 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Administrasjonsutvalget siden planer for HMS og inkluderende arbeidsliv hører til dette utvalgets ansvarsområde. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for

9 3. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Sykefravær» til etterretning Bystyret merker seg at Moss kommune generelt har et høyere sykefravær enn landet (u/oslo) og Drammen, men et lavere sykefravær enn andre sammenlignbare østfoldkommuner som Halden, Sarpsborg og Fredrikstad. Men sykefraværet i barnehagesektoren og helse og sosial viser imidlertid at Moss ligger høyere. Bystyret merker seg videre at funnene indikerer at det kan være en sammenheng mellom det psykososiale miljøet på avdelings-/virksomhetsnivå og nivået på sykefravær. Rapportens funn indikerer videre at arbeidsmiljøutfordringene varierer fra avdeling til avdeling. Rapporten viser også at virksomhetene/avdelingene har ulike tilnærminger både til handlingsplan (IA-plan) og hvordan de generelt arbeider med HMS og etablering av helsefremmende arbeidsplasser. Bystyret merker seg at en av barnehagene har lyktes spesielt godt i arbeidet, mens en av avdelingene i kommunalavdeling Helse og sosial har særskilte utfordringer Bystyret ber derfor rådmannen om at hun ser nærmere på svarene ned på avdelingsnivå, slik at eventuelle tiltak kan tilpasses lokale forhold vurderer om det er mulig å overføre de prosessene som Årvangen barnehager og eventuelt andre virksomheter har igangsatt, til sammenlignbare virksomheter søker dialog med Drammen kommune. Det kan være at kommunen sitter på relevante erfaringer som også kan nyttiggjøres i Moss kommune 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Administrasjonsutvalget innen <her setter bystyret selv inn en dato>. 3. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp Fredrikstad, Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport «Sykefravær», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 16/14, (Prosjektplan 2) KU-sak 16/3, (Prosjektplan, førstegangs behandling) Bystyresak (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 15/68, (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Prosjektets bakgrunn: Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av bystyret I planen fremgår blant annet at kommunens sykefravær har vært høyt over lengere tid. Det samlede fraværet i 2014 var 10,3 %, dette er høyere enn nasjonalt nivå og kommunens målsetting om 9,0 %. Administrasjonen fremhever at det største fraværet er innen kommunalavdeling kultur og 9

10 oppvekst og kommunalavdeling helse og sosial. Her er det enkeltvirksomheter med et sykefravær på over 20 %. Prosjektet ble prioritert høyt både av kontrollutvalget og bystyret. Prosjektets problemstillinger: Hvordan er sykefraværet i Moss kommune sammenlignet med andre kommuner, og hvilke samfunnsmessige forhold kan ha betydning for sykefraværet? Er det forhold ved arbeidsmiljøet i kommunen som kan ha betydning for kommunens sykefravær? I hvilken grad arbeides forebyggende og helsefremmende på lokalt nivå i kommunen? Hvordan arbeides det med nærvær i sammenlignbare kommuner? Revisjonens funn og vurderinger: (hentet fra rapportens sammendrag) «Gjennom å analysere ulik komparativ statistikk har revisjonen funnet at Moss kommune generelt har et høyere sykefravær enn landet (u/oslo) og Drammen, men et lavere sykefravær enn andre sammenlignbare østfold-kommuner som Halden, Sarpsborg og Fredrikstad. Når det gjelder sykefravær i barnehagesektoren og helse og sosial viser imidlertid tallene at Moss ligger høyere. Revisjonen har videre vurdert om ulike samfunnsmessige forhold, eksempelvis folkehelse, sosiodemografiske forhold, arbeidsledighet eller andre forhold ved kommunal sektor kan forklare sykefraværet. Noe slik samvariasjon trer ikke tydelig frem. Dette underbygges av interne forskjeller i sykefraværsnivå, ikke bare mellom kommuneområder men også på virksomhetsnivå, hvor det er store variasjoner i sykefraværet i sammenlignbare avdelinger/virksomheter. Revisjonen har deretter vurdert om det er forhold ved arbeidsmiljøet i kommunalavdeling Helse og sosial og Kultur og oppvekst som har betydning for sykefraværet. Gjennom å kategorisere kommunens virksomheter/avdelinger i tre kategorier, med henholdsvis lavt (under 8 %), middels (8-12 %) og høyt (over 12 %) sykefravær, har revisjonen funnet at tendensen er klar respondenter fra virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær er mer fornøyd med det psykososiale miljøet enn respondenter fra virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær. Variasjonen mellom virksomhetene/avdelingene er ikke like store i kommunalavdeling Kultur og oppvekst. Generelt sett oppnår kommunen gode skår på flere områder. Likevel er det vår oppfatning at funnene indikerer at det kan være en sammenheng mellom det psykososiale miljøet på avdelings- /virksomhetsnivå og nivået på sykefravær. Dette bekreftes ytterligere av at en større andel respondenter fra virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær opplyser å ha vært sykmeldt på grunn av forhold på arbeidsplassen (eller at forhold på arbeidsplassen var medvirkende årsak til sykmeldingen). Samtidig er det også store variasjoner i svarene innenfor samme sykefraværskategori (gjennomgående større i Helse og sosial enn Kultur og oppvekst), noe vi mener kan indikere at arbeidsmiljøutfordringene varierer fra avdeling til avdeling. Kommunens HMS- og IA-plan legger til rette for at virksomhetene i større grad skal arbeide forebyggende og helsefremmende. Revisjonen har undersøkt hvordan og i hvilken grad utvalgte virksomheter/avdelinger i kommunen har arbeidet med dette. På samtlige avdelinger/virksomheter er de lokale planene vedtatt i virksomhetenes samarbeidsforum, og det er lagt til rette for involvering av medarbeidere. Etablering av samarbeidsforum og HMSgrupper fremstår som viktige tiltak i arbeidet med å systematisere HMS-arbeidet og bidrar til å styrke samarbeidet mellom ledelse og tillitsvalgte og verneombud. HMS-arbeid fremstår som prioritert i de fleste virksomhetene/avdelingene vi har undersøkt og det er etablert og planlagt etablert flere tiltak som vi mener vil kunne bidra positivt i arbeidet med å etablere helsefremmende arbeidsplasser. Revisjonens vurderinger viser også at virksomhetene/avdelingene har ulike tilnærminger både til handlingsplanen og hvordan de generelt arbeider med HMS og etablering av helsefremmende arbeidsplasser. Det er revisjonens oppfatning at en av barnehagene har lyktes spesielt godt i arbeidet, mens en av avdelingene i kommunalavdeling Helse og sosial har særskilte utfordringer. 10

11 Avdelingenes arbeid med planen er, slik vi oppfatter det, i oppstartsfasen på revisjonens tidspunkt. Det er for tidlig å uttale seg om avdelingene i tilstrekkelig grad arbeider aktivt med lokale målsettinger. Det er imidlertid viktig at avdelingene sikrer systematisk og kontinuerlig arbeid med planen og oppfølging av tiltak, herunder også evaluering og eventuelt korrigering av tiltakene. Avslutningsvis har revisjonen undersøkt hvordan sammenlignbare kommuner arbeider med nærvær. Funnene viser at det er mange likheter i kommunenes helsefremmende arbeid på et overordnet nivå. Basert på fakta som foreligger antar vi likevel at Drammen har kommet noe lenger i sitt helsefremmende arbeid, noe som kan gjenspeiles i deres lave sykefraværsprosent, samt det faktum at de startet med et helsefremmende fokus allerede i Dette kan igjen indikere at helsefremmende arbeid har innvirkning på sykefraværet. Gjennom kontinuerlig og systematisk arbeid med å etablere helsefremmende arbeidsplasser er det derfor også mulig at Moss kommunes arbeid på sikt kan bidra til å redusere sykefraværet.» Revisjonens anbefalinger: Spørreundersøkelsen er omfattende, og inneholder mye informasjon om ansattes opplevelse av fysisk- og psykososialt arbeidsmiljø. Det er vanskelig å komme med konkrete anbefalinger på grunnlag av resultatene, blant annet som følge av at vi ikke kan si noe om årsak og virkningsforhold og at det er store variasjoner i svarene. Ut fra resultatene ser det imidlertid ut til at visse områder innenfor det psykososiale arbeidsmiljøet har større samvariasjon med sykefraværet enn andre. Det kan være nyttig for administrasjonen å se nærmere på svarene ned på avdelingsnivå, slik at eventuelle tiltak kan tilpasses lokale forhold. Vi anbefaler at kommunen bruker rapporten i sin helhet, herunder både den forskningen som er tatt inn i kriteriene og resultatene fra undersøkelsen, i sitt videre forbedringsarbeid med nærvær i kommunen. Åvangen barnehager har desidert lavest sykefravær av barnehagene i Moss kommune. Samtidig fremstår det for revisjonen som om virksomheten arbeider godt med nærvær, samt at de har fått til gode prosesser for å få ned sykefraværet i virksomheten. Kommunen bør derfor vurdere om det er mulig å overføre de prosessene som denne og eventuelt andre virksomheter har igangsatt, til sammenlignbare virksomheter. Drammen kommune har et noe lavere sykefravær sammenlignet med Moss kommune. Drammen har også arbeidet lenge og målrettet med et helsefremmende perspektiv. Drammen og Moss har imidlertid en ulik organisering av sine tjenester, og det er av den grunn vanskelig å gjennomføre direkte sammenligninger. Det kan for eksempel være at Drammens organisering med 14 programområder, i seg selv har en positiv effekt på kommunens nærvær, da kontrollspenn innenfor hvert område er mindre. Samtidig oppnår Drammen såpass gode resultater, og har gjort det over tid, at vi anbefaler Moss kommune å søke dialog med kommunen. Det kan være at Drammen sitter på relevante erfaringer som også kan nyttiggjøres i Moss kommune. Rådmannens høringsuttalelse: Rådmannen har gitt sine kommentarer til anbefalingene (s. 127 i rapporten). Rådmannen ser rapporten som nyttig forvaltningsrevisjon som kan videreutvikles og gjentas. Hun har til hensikt å bruke revisjonsrapporten i det videre arbeidet da den gir kommunen informasjon utover det medarbeiderundersøkelsen gir. Vurdering Sekretariatet har gjort en vurdering av om rapporten er av god kvalitet i henhold til standardkravene til forvaltningsrevisjonsrapporter (RS 001), og i samsvar med kontrollutvalgets bestilling. 11

12 Rapportens problemstillinger er i henhold kontrollutvalgets bestilling (prosjektomtalen i forvaltningsrevisjonsplanen) og til vedtatte prosjektplan. Valg av revisjonskriterier er relevante sett opp mot problemstillingene. Vi finner at undersøkelsen bygger på data innsamlet ved hjelp av flere metoder: møter, intervjuer, spørreskjema, dokumentgjennomgang og statistikk. Gjennom bruk av ulike metoder sikrer revisjonen rapportens validitet (gyldighet) og reliabilitet (pålitelighet). Utfordringer og begrensninger i revisjonens metodikk er grundig beskrevet i metodekapittelet. Revisjonen mener at undersøkelsen er representativ for Moss kommune. Samtidig påpeker revisjonen at spørreundersøkelser generelt kan inneholde feilkilder, spesielt knyttet til hvordan respondentene har oppfattet spørsmålene eller skalaen som er benyttet i tilknytning til de ulike spørsmålene. Dette er hensyntatt i revisjonens vurderinger. Samlet sett anser sekretariatet at dataene er tilstrekkelig som grunnlag for rapportens vurderinger, konklusjoner og anbefalinger. Revisors vurderinger og anbefalinger er basert på innsamlet materiale, revisjonskriteriene og de metodiske begrensningene. Sekretariatet har foreslått et vedtak og en innstilling til bystyret (se foran i saken). Innstillingen bygger på våre vurderinger av hva i rapporten vi mener er relevant for kontrollutvalget og bystyret å kommentere nærmere, understreke etc., og hvordan rapportens anbefalinger bør følges opp. 12

13 Sykefravær Moss kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 14. september 2016 østfold kommunerevisjon iks 1 13

14 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG INNLEDNING Bakgrunn Problemstilling og avgrensing Metode og gjennomføring Revisjonskriterier SYKEFRAVÆR OG SAMFUNNSMESSIGE FORHOLD Faktorer Fakta Analyse ARBEIDSMILJØ OG SYKEFRAVÆR Revisjonskriterier Fakta Vurderinger NÆRVÆRSARBEID PÅ LOKALT NIVÅ Revisjonskriterier Fakta Vurderinger NÆRVÆRSARBEID I SAMMENLIGNBARE KOMMUNER DRAMMEN, SARPSBORG OG MOSS Fakta Oppsummering hvilke forskjeller/likheter finner vi mellom Drammen, Sarpsborg og Moss? KONKLUSJONER/ANBEFALINGER RÅDMANNENS KOMMENTARER VEDLEGG østfold kommunerevisjon iks 2 14

15 9.1 Utledning av revisjonskriterier Spørreundersøkelsen Resultater fra spørreundersøkelsen Sykefraværstall østfold kommunerevisjon iks 3 15

16 1 SAMMENDRAG Ifølge kommunens styringsdokumenter har kommunens sykefravær vært høyt over lengere tid. Det samlede fraværet i 2014 var 10,3 %, dette er høyere enn nasjonalt nivå og kommunens målsetting om 9,0 %. Administrasjonen fremhever at det største fraværet er innen kommunalavdeling kultur og oppvekst og kommunalavdeling helse og sosial. Her er det enkeltvirksomheter med et sykefravær på over 20 %. Kjennetegn ved arbeidstakerne, som kjønn, økonomisk status, helse og livsstil, samt faktorer på samfunnsnivå, som eksempelvis konjunktursvingninger, sykemelders rolle og økonomiske insentiver kan forklare sykefravær. Flere faktorer ved arbeidsmiljøet kan også påvirke sykefraværet, herunder organisatoriske-, fysiske- og psykososiale forhold. Det finnes mye kunnskap om risikofaktorer, både faktorer som kan bidra til å skape fravær, men også faktorer som skaper nærvær. Flere av disse faktorene knytter seg til arbeidsmiljø. Forskning viser også at arbeidet med sykefravær må tilpasses lokalt nivå. Østfold kommunerevisjon IKS har i dette prosjektet undersøkt fire ulike forhold som omhandler Moss kommunes sykefravær og nærværsarbeid: Hvordan er sykefraværet i Moss kommune sammenlignet med andre kommuner, og hvilke samfunnsmessige forhold kan ha betydning for sykefraværet? Er det forhold ved arbeidsmiljøet i kommunen som kan ha betydning for kommunens sykefravær? I hvilken grad arbeides forebyggende og helsefremmende på lokalt nivå i kommunen? Hvordan arbeides det med nærvær i sammenlignbare kommuner? Revisjonens gjennomføring Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i perioden februar-august Revisjonskriteriene er i all hovedsak utarbeidet med utgangspunkt i lovverk, forskning og kommunens interne rutiner og planverk. Kriteriene fremkommer oppsummert under problemstillingene i kapittel 4 og 5, samt i sin helhet i eget vedlegg. Problemstilling 1 og 4, som fremkommer av kapittel 3 og 6, er i hovedsak deskriptive og vurderes av den grunn ikke opp mot kriterier. Fakta er innhentet ved bruk av intervju, spørreundersøkelse og dokumentanalyse. Kapittel 2.3 gir en nærmere redegjørelse for anvendt metodikk og gjennomføring. Leserveiledning Revisjonsrapporten er svært omfattende, og består av i alt 159 sider (med vedlegg) 1. For å øke leservennligheten av rapporten har vi av den grunn, i større grad enn tidligere, utarbeidet oppsummeringer etter hvert kapittel. Disse fremkommer av rapportens vurderinger. Rapportens vurderinger/analyser fremkommer i kapittel 3 (side 19-20), 4 (side 85-95), 5 (side ) og 6 (side ), mens rapportens konklusjon med anbefalinger fremkommer av kapittel 7 (side ). Etter revisjonens mening gir rapportens vurderinger, samt konklusjon/anbefalinger et godt helhetsbilde av rapportens meningsinnhold, og kan av den grunn leses for seg. Ønsker man å få et komplett bilde og en grundigere forståelse av grunnlaget for vurderingene, bør imidlertid hele rapporten leses. Revisjonens funn og konklusjoner Gjennom å analysere ulik komparativ statistikk har revisjonen funnet at Moss kommune generelt har et høyere sykefravær enn landet (u/oslo) og Drammen, men et lavere sykefravær enn andre sammenlignbare østfold-kommuner som Halden, Sarpsborg og Fredrikstad. Når det gjelder sykefravær i barnehagesektoren og helse og sosial viser imidlertid tallene at Moss ligger høyere. 1 Vedlegg 3 er unntatt offentlighet og tatt ut av rapporten i sin helhet. Rapporten med samtlige vedlegg består 226 sider. østfold kommunerevisjon iks 4 16

17 Revisjonen har videre vurdert om ulike samfunnsmessige forhold, eksempelvis folkehelse, sosiodemografiske forhold, arbeidsledighet eller andre forhold ved kommunal sektor kan forklare sykefraværet. Noe slik samvariasjon trer ikke tydelig frem. Dette underbygges av interne forskjeller i sykefraværsnivå, ikke bare mellom kommuneområder men også på virksomhetsnivå, hvor det er store variasjoner i sykefraværet i sammenlignbare avdelinger/virksomheter. Revisjonen har deretter vurdert om det er forhold ved arbeidsmiljøet i kommunalavdeling Helse og sosial og Kultur og oppvekst som har betydning for sykefraværet. Gjennom å kategorisere kommunens virksomheter/avdelinger i tre kategorier, med henholdsvis lavt (under 8 %), middels (8-12 %) og høyt (over 12 %) sykefravær, har revisjonen funnet at tendensen er klar respondenter fra virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær er mer fornøyd med det psykososiale miljøet enn respondenter fra virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær. Variasjonen mellom virksomhetene/avdelingene er ikke like store i kommunalavdeling Kultur og oppvekst. Generelt sett oppnår kommunen gode skår på flere områder. Likevel er det vår oppfatning at funnene indikerer at det kan være en sammenheng mellom det psykososiale miljøet på avdelings-/virksomhetsnivå og nivået på sykefravær. Dette bekreftes ytterligere av at en større andel respondenter fra virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær opplyser å ha vært sykmeldt på grunn av forhold på arbeidsplassen (eller at forhold på arbeidsplassen var medvirkende årsak til sykmeldingen). Samtidig er det også store variasjoner i svarene innenfor samme sykefraværskategori (gjennomgående større i Helse og sosial enn Kultur og oppvekst), noe vi mener kan indikere at arbeidsmiljøutfordringene varierer fra avdeling til avdeling. Kommunens HMS- og IA-plan legger til rette for at virksomhetene i større grad skal arbeide forebyggende og helsefremmende. Revisjonen har undersøkt hvordan og i hvilken grad utvalgte virksomheter/avdelinger i kommunen har arbeidet med dette. På samtlige avdelinger/virksomheter er de lokale planene vedtatt i virksomhetenes samarbeidsforum, og det er lagt til rette for involvering av medarbeidere. Etablering av samarbeidsforum og HMS-grupper fremstår som viktige tiltak i arbeidet med å systematisere HMS-arbeidet og bidrar til å styrke samarbeidet mellom ledelse og tillitsvalgte og verneombud. HMS-arbeid fremstår som prioritert i de fleste virksomhetene/avdelingene vi har undersøkt og det er etablert og planlagt etablert flere tiltak som vi mener vil kunne bidra positivt i arbeidet med å etablere helsefremmende arbeidsplasser. Revisjonens vurderinger viser også at virksomhetene/avdelingene har ulike tilnærminger både til handlingsplanen og hvordan de generelt arbeider med HMS og etablering av helsefremmende arbeidsplasser. Det er revisjonens oppfatning at en av barnehagene har lyktes spesielt godt i arbeidet, mens en av avdelingene i kommunalavdeling Helse og sosial har særskilte utfordringer. Avdelingenes arbeid med planen er, slik vi oppfatter det, i oppstartsfasen på revisjonens tidspunkt. Det er for tidlig å uttale seg om avdelingene i tilstrekkelig grad arbeider aktivt med lokale målsettinger. Det er imidlertid viktig at avdelingene sikrer systematisk og kontinuerlig arbeid med planen og oppfølging av tiltak, herunder også evaluering og eventuelt korrigering av tiltakene. Avslutningsvis har revisjonen undersøkt hvordan sammenlignbare kommuner arbeider med nærvær. Funnene viser at det er mange likheter i kommunenes helsefremmende arbeid på et overordnet nivå. Basert på fakta som foreligger antar vi likevel at Drammen har kommet noe lenger i sitt helsefremmende arbeid, noe som kan gjenspeiles i deres lave sykefraværsprosent, samt det faktum at de startet med et helsefremmende fokus allerede i Dette kan igjen indikere at helsefremmende arbeid har innvirkning på sykefraværet. Gjennom kontinuerlig og østfold kommunerevisjon iks 5 17

18 systematisk arbeid med å etablere helsefremmende arbeidsplasser er det derfor også mulig at Moss kommunes arbeid på sikt kan bidra til å redusere sykefraværet. På bakgrunn av våre vurderinger og konklusjoner anbefaler vi følgende: Spørreundersøkelsen er omfattende, og inneholde mye informasjon om ansattes opplevelse av fysisk- og psykososialt arbeidsmiljø. Det er vanskelig å komme med konkrete anbefalinger på grunnlag av resultatene, blant annet som følge av at vi ikke kan si noe om årsak og virkningsforhold og at det er store variasjoner i svarene. Ut fra resultatene ser det imidlertid ut til at visse områder innenfor det psykososiale arbeidsmiljøet har større samvariasjon med sykefraværet enn andre. Det kan være nyttig for administrasjonen å se nærmere på svarene ned på avdelingsnivå, slik at eventuelle tiltak kan tilpasses lokale forhold. Vi anbefaler at kommunen bruker rapporten i sin helhet, herunder både den forskningen som er tatt inn i kriteriene og resultatene fra undersøkelsen, i sitt videre forbedringsarbeid med nærvær i kommunen. Åvangen barnehager har desidert lavest sykefravær av barnehagene i Moss kommune. Samtidig fremstår det for revisjonen som om virksomheten arbeider godt med nærvær, samt at de har fått til gode prosesser for å få ned sykefraværet i virksomheten. Kommunen bør derfor vurdere om det er mulig å overføre de prosessene som denne og eventuelt andre virksomheter har igangsatt, til sammenlignbare virksomheter. Drammen kommune har et noe lavere sykefravær sammenlignet med Moss kommune. Drammen har også arbeidet lenge og målrettet med et helsefremmende perspektiv. Drammen og Moss har imidlertid en ulik organisering av sine tjenester, og det er av den grunn vanskelig å gjennomføre direkte sammenligninger. Det kan for eksempel være at Drammens organisering med 14 programområder, i seg selv har en positiv effekt på kommunens nærvær, da kontrollspenn innenfor hvert område er mindre. Samtidig oppnår Drammen såpass gode resultater, og har gjort det over tid, at vi anbefaler Moss kommune å søke dialog med kommunen. Det kan være at Drammen sitter på relevante erfaringer som også kan nyttiggjøres i Moss kommune. Revisjonen takker Moss kommune for godt samarbeid i forbindelse med gjennomføringen av prosjektet. Revisjonen takker også Sarpsborg og Drammen kommune for deres bidrag i prosjektet. østfold kommunerevisjon iks 6 18

19 2 INNLEDNING 2.1 Bakgrunn Faktaboks 1: Bakgrunn Revisjonen har som en av sine oppgaver å utføre forvaltningsrevisjon, jfr. kommunelovens 78 og forskrift om revisjon kapittel 3. Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet å kontrollere at forvaltningens aktiviteter foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og kommunestyrets vedtak. 2.2 Problemstilling og avgrensing Rapporten omhandler følgende problemstillinger: 1. Hvordan er sykefraværet i Moss kommune sammenlignet med andre kommuner, og hvilke samfunnsmessige forhold kan ha betydning for sykefraværet? Revisjonen har sammenlignet sykefraværstall med andre sammenlignbare kommuner. I tillegg til Østfold-kommunene Sarpsborg, Fredrikstad og Halden, har vi også sammenlignet tallene med Drammen kommune. Videre er revisjonen avgrenset til å belyse følgende samfunnsmessige forhold: Folkehelse Sosiodemografiske forhold Arbeidsledighet Kjønn Forhold ved kommunal sektor 2. Er det forhold ved arbeidsmiljøet i kommunen som kan ha betydning for kommunens sykefravær? Problemstillingen er avgrenset til kommunalavdeling Kultur og oppvekst og Helse og sosial. Gjennom spørreundersøkelse har vi kartlagt tilstedeværelsen av faktorer som kan påvirke nærværet. Det er betydelige utfordringer knyttet til å stadfeste at en faktor (for eksempel psykososialt arbeidsmiljø) er årsak til et fenomen (for eksempel sykefravær). For eksempel kan en studie avdekke en sammenheng mellom lederstøtte og sykefravær ved at jo mindre lederstøtte, desto større sykefravær. Det er imidlertid ikke sikkert at manglende lederstøtte er årsak til fraværet. Det kan tenkes at for eksempel mange deltidsstillinger er årsaken, og at det er mange deltidsstillinger der det er manglende lederstøtte. Disse metodiske utfordringene gjør det umulig å konkludere klart på om det foreligger en årsakssammenheng mellom sykefraværet og de områdene vi har undersøkt, men vi vil kunne beskrive samvariasjoner i datamaterialet. 3. I hvilken grad arbeides det forebyggende og helsefremmende på lokalt nivå i kommunen? Revisjonen har avgrenset undersøkelsen til fire avdelinger/virksomheter. To av virksomhetene er organisatorisk plassert i kommunalavdeling oppvekst og kultur, og to avdelinger hører hjemme i kommunalavdeling helse og sosial. 4. Hvordan arbeides det med nærvær i sammenlignbare kommuner? Problemstillingen er avgrenset til en beskrivelse av arbeidet med å skape helsefremmende arbeidsplasser i to sammenlignbare kommuner Sarpsborg og Drammen. 2.3 Metode og gjennomføring Faktaboks 2: Metode og gjennomføring Østfold kommunerevisjon IKS gjennomfører all forvaltningsrevisjon i tråd med Standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Dette innebærer blant annet at rapporten skal skille klart mellom fakta, og revisjonens vurderinger og konklusjoner. Fakta plasseres under egen overskrift, og er en gjengivelse av informasjon som revisjonen har fått tilgang til gjennom datainnsamlingen. Informasjonen bygger på beskrivelser hentet fra skriftlige dokumenter, mappegjennomgang, spørreundersøkelse og/eller verifiserte intervjuer. Det gjøres oppmerksom på at fakta i noen tilfeller kan gjengi kommunens egen vurdering eller opplevelse av en gitt tilstand. Fakta kan også være enkeltpersoners meninger, erfaringer eller holdninger. østfold kommunerevisjon iks 7 19

20 Problemstilling 1 Problemstillingen er besvart gjennom innhenting av sykefraværsstatistikk fra: SSB KS NAV KOSTRA Folkehelseinstituttet Moss kommune De ulike instansene utarbeider sine statistikker på ulikt grunnlag. Dette er nærmere beskrevet i faktadelen av rapporten kapittel 3.2. Hva gjelder analysen av samfunnsmessige forhold bygger denne på en rekke ulike kilder. Revisjonen har blant annet benyttet kommunens egen «Befolkningsoversikt 2015» Folkehelse og levevilkår i Moss. I tillegg har vi lagt til grunn ulike samfunnsanalyser og forskningsrapporter. Kildehenvisninger fremkommer i faktadelen av rapporten kapittel 3.2. Problemstilling 2 Problemstillingen er besvart ved gjennomføring av en spørreundersøkelse til samtlige ansatte i kommunalavdeling Helse og sosial og Kultur og oppvekst. Administrasjonen kom med innspill til utforming av undersøkelsen. Innspillene ble i stor grad ivaretatt. Undersøkelsen ble sendt ut 20. april, med påminnelse 27. april og 2. mai. Kommunens HR-avdelinger sendte også ut egne påminnelser. Undersøkelsen ble sendt til totalt 2015 ansatte, hvorav 932 besvarte undersøkelsen. Dette utgjør en samlet svarprosent på 46. Revisjonen har sett nærmere på svarprosenten ut i fra stillingsandel: Tabell 1: Svarprosent stillingsandel Stillingsandel Antall ansatte 2 Antall besvart Svarprosent 1-19,99 % ,9 % 20-39, ,3 % 40-59,99 % % 60-79,99 % ,8 % % ,7 % På grunn av store variasjoner i svarprosenten har vi sett nærmere på resultatene på undersøkelsen filtrert på stillingsandel, for å se om svarene fra respondenter i noen av stillingsandelkategoriene skiller seg ut. Revisjonen fant ingen store variasjoner i svarene, og har derfor presentert resultater for samtlige stillingsandelkategorier samlet. Samlet sett er det revisjonens oppfatning at undersøkelsen er representativ for Moss kommune. Samtidig må det påpekes at spørreundersøkelser generelt kan inneholde feilkilder, spesielt knyttet til hvordan respondentene har oppfattet spørsmålene eller skalaen som er benyttet i tilknytning til de ulike spørsmålene. Dette er hensyntatt i vurderingene. For å kunne besvare problemstillingen har vi gjennomført en analyse av resultatene ut i fra sykefraværsprosent. Revisjonen har delt virksomhetene/avdelingene inn i tre kategorier ut i fra nivået på sykefravær: Under 8 % 8-12 % Over 12 % I disse analysene er alle medarbeidere og avdelingsledere med personalansvar tatt med. Revisjonen har også sett nærmere på resultatene på de fire avdelingene/virksomhetene som er valgt ut for å besvare problemstilling 3. Analysen er 2 Totalt antall ansatte i denne oversikten utgjør Antallet er noe høyere enn antallet som undersøkelsen ble sendt ut til. Dette skyldes at undersøkelsen ikke ble sendt til rådmann, kommunalsjefer og fagsjefer, samt at kommunen forklarer det ved at noen av disse nå arbeider i andre kommunalavdelinger. Systemet får ikke justert for disse når de tar ut statistikktall på stillingsprosenter. østfold kommunerevisjon iks 8 20

21 gjennomført for å kunne gi et bredere faktagrunnlag i forbindelse med vurderingen av virksomhetenes/avdelingenes helsefremmende arbeid. På de utvalgte avdelingene i kommunalavdeling Helse og sosial er svarprosenten henholdsvis 37,5 % og 54 %. Tilsvarende er svarprosenten på de utvalgte avdelingene i kommunalavdeling Kultur og oppvekst 35,7 % og 46,2 %. Samtidig er det få respondenter fra avdelingene, noe som innebærer at en eller to avvikende oppfatninger reelt sett gir store utslag prosentmessig. På avdelingsnivå er derfor ikke undersøkelsen like representativ. Dette blir tatt hensyn til i revisjonens vurderinger. Samtlige resultater fra analysene med utgangspunkt i nivået på sykefraværet, samt resultatene fra de utvalgte virksomhetene/avdelingene blir presentert i rapportens kapittel 4.2. Resultatene fra kommunalavdeling Helse og sosial presenteres først, deretter kommunalavdeling Kultur og oppvekst. Resultatene presenteres i hovedsak i form av figurer som viser gjennomsnittskår. Enkelte resultater presenteres også i tabeller eller bare tekst. Svarene på påstander er avgitt på en skala fra 1-6, hvor 1 er «Helt uenig» og 6 er «Helt enig». Dette gjelder alle figurene som presenterer gjennomsnittskår. Når revisjonen beskriver resultatene, har vi tatt utgangspunkt i at variasjoner i gjennomsnittskår på 0,5 eller mindre utgjør «liten variasjon», variasjon på 0,6-1 er «noe variasjon», mens variasjon i gjennomsnittskår på mer enn 1 er «stor variasjon». Samtidig kan det være store variasjoner i svarfordelingen som «forsvinner» når man kun benytter gjennomsnittsverdiene. Revisjonen mener derfor at det er nyttig å også vise til standardavviket, som er et mål på spredningen i svarene. Enkelt forklart kan man si at jo høyere standardavviket er, jo mer uenighet er det blant respondentene. Mer detaljerte tabeller blir presentert i vedlegget, som viser prosentvis fordeling av svarene i de ulike svarkategoriene. Tabellene viser også standardavvik. Standardavviket gir en beskrivelse av spredningen på de ulike svaralternativene. Dersom de fleste svarene befinner seg rundt gjennomsnittet er standardavviket lavt, mens der det er stor spredning i svarene blir standardavviket høyt. Siden standardavviket ikke er standardisert, på samme måte som prosent som varierer fra 0 til 100, er det ikke helt enkelt å si hva som er et stort og lite avvik fra gjennomsnittet. Standardavviket er likevel nyttig hvis vi vil sammenligne hvordan grupper avviker fra gjennomsnittet. Tolkningen blir lettere hvis det finnes sammenligningsgrunnlag. 3 I vårt tilfelle har vi kommentert standardavvikene i de tilfellene hvor gjennomsnittlig skår er ganske lik, men hvor standardavviket varierer mellom sykefraværskategoriene og virksomhetene/avdelingene med mer enn 0,6, og når standardavviket generelt er høyt (over 1,3). I tillegg har vi sett nærmere på resultatene ut i fra hvilken stilling respondenten er ansatt i, herunder: Virksomhetsleder Avdelingsleder m/personalansvar Medarbeider 4 Analysen er gjennomført for å undersøke om det er noen variasjon mellom stillingskategoriene i opplevelsen av arbeidsmiljøet. Resultatene viste i all hovedsak liten variasjon mellom kategoriene i kommunalavdeling Kultur og oppvekst, og de variasjonene som fremkom kan forklares naturlig ut i fra stillingstype. Figurene presenteres derfor bare i vedlegg. Hva gjelder kommunalavdeling Helse og sosial viste resultatene imidlertid store variasjoner på flere påstander, og variasjonene kan ikke forklares naturlig ut i fra stillingstype. Revisjonen har derfor valgt å presentere enkelte av påstandene i rapportens kapittel 3 Asbjørn Johannessen, Per Arne Tufte og Line Kristiffersen, «Introduksjon til samfunnsvitenskapelig metode», Respondenter som har krysset av i kategorien «Avdelingsleder u/personalansvar» er tatt med i kategorien «Medarbeider». østfold kommunerevisjon iks 9 21

22 4.2. Enkelte av resultatene presenteres i figurer. Figurene som ikke presenteres her, fremkommer i vedlegg. På grunn av få respondenter fra kategorien «Virksomhetsleder», har vi sett nærmere på svarprosenten. I kommunalavdeling Helse og sosial har seks av ti virksomhetsledere besvart (60 %), mens 16/22 virksomhetsledere i kommunalavdeling Kultur og oppvekst har besvart (73 %). Undersøkelsen åpnet også for kommentarer. Totalt 123 (74 fra kommunalavdeling Helse og sosial og 49 fra kommunalavdeling Kultur og oppvekst) valgte å kommentere undersøkelsen. Revisjonen har valgt å presentere enkelte kommentarer i form av sitater. Problemstilling 3 For å besvare problemstillingen har vi sett nærmere på fire avdelinger i kommunalavdeling Helse og sosial og Kultur og oppvekst. Avdelingene er valgt ut på bakgrunn av nivået og utviklingen i sykefravær, samt innspill fra HR-avdelingen. Problemstillingen er besvart ved dokumentanalyse og intervjuer. Revisjonen har gjennomgått dokumentasjon på virksomhets/avdelingsnivå som er utarbeidet i forbindelse med virksomhetenes/avdelingenes arbeid med lokal handlingsplan. Kildehenvisninger fremkommer i faktadelen av rapporten kapittel 5.2. I tillegg er det gjennomført intervjuer med avdelingsledere og verneombud på samtlige av de utvalgte avdelingene. Verneombudene er valgt ut da vi antar at de har god kjennskap til arbeidsmiljøet ved avdelingen, og kan uttale seg på vegne av de ansatte. Vi presiserer derfor at informasjonen som kommer fra verneombudene må leses i dette perspektivet. I tillegg deltar verneombudene i de møtepunktene som er etablert som en del av det systematiske HMS-arbeidet, og kan gi oss nyttig informasjon om hvordan disse møtepunktene fungerer. Enkelte av intervjuene er gjennomført per e-post. I etterkant av hvert intervju er det utarbeidet referat, som så er verifisert av informanten. Det følger av revisjonens metodikk at verifiserte referater er å anse som fakta på lik linje med annen skriftlig dokumentasjon. Revisjonen har også hatt dialog med virksomhetsledere og avdelingsleder for HRavdelingen. I virksomhet Tjenester for funksjonshemmede er dialogen med virksomhetsleder ivaretatt av HR-rådgiver. Problemstilling 4 Problemstillingen skulle i utgangspunktet besvares gjennom å hente inn opplysninger fra en sammenlignbar kommune. For å besvare problemstillingen henvendte vi oss først til Drammen kommune. Vi anser Drammen som en kommune som på flere områder kan sammenlignes med Moss, samtidig som vi har fått opplysninger om at de har arbeidet aktivt med å etablere helsefremmende arbeidsplasser i kommunen. Henvendelse ble rettet til Drammen 11. april. Da vi ikke mottok noen tilbakemelding sendte vi tilsvarende henvendelse til Sarpsborg 25. april. Sarpsborg ønsket å delta i sammenligningen. 26. april fikk vi tilbakemelding fra Drammen om at de også ønsket å delta i sammenligningen. For å ikke gå glipp av nyttige opplysninger fra Drammen, valgte vi å inkludere begge kommunene i sammenligningen. Fakta fra kommunene er innhentet via kommunenes HR-avdelinger. Undersøkelsen er gjennomført av forvaltningsrevisor Bjørnar Bakker Eriksen, Lene Brudal og Constance Hauser i perioden februar 2016-august Revisjonskriterier Faktaboks 3: Revisjonskriterier Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Med autoritative kilder menes normalt lovverk, politiske vedtak og føringer, men også kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og/ eller andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater kan danne basis for revisjonskriterier. østfold kommunerevisjon iks 10 22

23 Flere av problemstillingene er satt opp uten typiske kriterier. Problemstilling 1 er i hovedsak en deskriptiv problemstilling, hvor vi analyserer Moss kommune opp mot ulike faktorer. I problemstilling 2 er kriteriene utledet fra ulik forskning på faktorer som kan påvirke arbeidsmiljøet. Følgende kilder er benyttet for å utlede revisjonskriteriene: Arbeidsmiljøloven NOU 2010: 13 «Arbeid for helse» Notat fra FAFO 2013: 2 «Saman om ein betre kommune» I problemstilling 4 vil vi ut i fra de opplysningene som foreligger sammenligne Moss kommunes arbeid med å etablere helsefremmende arbeidsplasser med opplysninger fra Drammen og Sarpsborg om hvordan disse kommunene har arbeidet. Utledningen av kriterier følger i vedlegg, samt punktvis under hvert kapittel. Problemstilling 3 er en vurdering av virksomheters/avdelingers arbeid opp mot kommunens egne sentralt utarbeidede dokumenter. Utledningen bygger på følgende dokumenter: HMS- og IA-plan Arbeidsgiverstrategi Rapport fra FAFO 2015: 12 «Fra fravær til nærvær» Notat fra FAFO 2013: 2 «Saman om ein betre kommune» østfold kommunerevisjon iks 11 23

24 3 SYKEFRAVÆR OG SAMFUNNSMESSIGE FORHOLD 3.1 Faktorer Nivået på sykefravær Ulik komparativ statistikk Samfunnsmessige forhold Folkehelse Sosiodemografiske forhold Arbeidsledighet Kjønn Forhold ved kommunal sektor 3.2 Fakta Nivået på sykefravær Pr. 4. kvartal 2015 var det samlede legemeldte sykefraværet på landsbasis 6,3 %. 5 For Moss kommune utgjorde samlet legemeldt sykefravær i samme periode 7 %. I tabellen nedenfor vises legemeldt sykefravær i Moss, Halden, Sarpsborg, Fredrikstad og Drammen. Tabell 2: Sykefravær 4. kvartal Legemeldt sykefravær i prosent Moss 7 Halden 7,4 Sarpsborg 7,4 Fredrikstad 7,5 Drammen 6 Revisors merknad: På grunn av nytt datagrunnlag fra 2015 lages det inntil videre bare tall for andel arbeidstakere med legemeldt sykefravær (antall sykemeldte arbeidstakere i prosent av antall arbeidstakere i alt), på referansedatoen, og ikke for sykefraværsprosenten (tapte dagsverk på grunn av sykefravær i prosent av mulige dagsverk). Tallene ovenfor er hentet fra Statistisk sentralbyrå (SSB), og viser legemeldt sykefravær i prosent av alle arbeidstakere i alderen år som er registrert med et 5 Tallet er hentet fra SSB, data er hentet fra a- ordningen (felles innrapporteringssystem for arbeidsgivere til NAV, Skatteetaten og SSB). aktivt arbeidsforhold i perioden. Tabellen nedenfor viser sykefravær i kommunene Moss, Halden, Sarpsborg, Fredrikstad og Drammen i perioden fra og med 4. kvartal 2014 til og med 3. kvartal Tallene er hentet fra Kommunenes sentralforbund (KS) og gjelder både legemeldt og egenmeldt sykefravær. Tabell 3: Legemeldt og egenmeldt sykefravær Samlet Legemeldt Egenmeldt Moss kommune 11,25 9,81 1,45 Halden kommune 11,32 9,72 1,59 Sarpsborg kommune 11,59 10,23 1,36 Fredrikstad kommune 11,96 10,60 1,36 Drammen kommune 8,12 7 1,12 KS lager sykefraværsstatistikk for faste ansatte i kommuner, basert på data innhentet direkte fra kommunene. I motsetning til statistikken fra SSB, er vikarer og personer i korte engasjementer 6 ikke inkludert i tallene. KS inkluderer heller ikke lærlinger og arbeidstakere under 18 år. KS ønsker i utgangspunktet å vise sykefraværet knyttet til hver stilling. Vikarer for personer som er syke er derfor ikke inkludert. I NOU 2010:13 «Arbeid for Helse» 7 vises det til en undersøkelse fra 2010 hvor man har sett på ansettelsesform opp imot sykefravær. 8 Resultatene viste at midlertidig ansatte har mindre sykefravær enn fast ansatte. Videre viste undersøkelsen at sykefraværet for de som hadde vært midlertidig ansatt økte til samme nivå som de øvrige ansatte når de ble fast ansatt. 6 Kun arbeidstakere som var i et fast arbeidsforhold med en forhåndsatt arbeidstid pr. uke ved både starten og utløpet av en periode 7 Om sykefravær og utstøting i helse- og omsorgssektoren. 8 Knardal S. med flere, «Betydningen av arbeidsfaktorer for sykefravær, arbeidsevne og uførhet» 2010 østfold kommunerevisjon iks 12 24

25 Kommunens egen sykefraværsstatistikk viser et noe lavere tall enn KS. For 2014 viser kommunens tall et totalt sykefravær på 10,3 prosent, mens det i 2015 var på 10,8 prosent. Kommunen henter sine tall fra lønns- og personaldatasystemet, og tallene inkluderer alle dagsverk, også vikarer. Timelønnede er dog ikke med i statistikken. Kommunen informerer om at det i perioden kan ha vært noe ulik praksis knyttet til korrigering av dagsverk i forhold til helg og stillingsstørrelse innen pleie- og omsorgsvirksomhetene. Dette vil kun gjelde ved korttidsfravær. Utover dette inkluderer ikke tallene helligdager. Egenmeldinger med påfølgende sykemeldinger er i kommunens tall behandlet som sykemeldinger, og det er ikke tatt hensyn til ferie. I tabellen nedenfor vises egenmeldt og legemeldt sykefravær fordelt på kommunalområder. Tabell 4: Sykefravær pr. kommunalområde Moss Kommuner samlet Administrasjon 7,86 7,36 Undervisning 7,80 8,46 Barnehager 16,33 12,56 Helse/pleie/omsorg 13,19 11,35 Samferdsel/teknikk 6,50 6,67 Annet 7,16 8,33 Revisors merknad: Tallene er hentet fra KS og gjelder fra og med 4. kvartal 2014 til og med 3. kvartal Som tabellen viser er sykefraværet høyest blant ansatte i barnehager, mens fraværet er nest høyest i helse- og omsorgssektoren. Sammenlignet med gjennomsnittet for landets kommuner har Moss et lavere sykefravær innen undervisning, samferdsel og teknikk og annet, mens sykefraværet er høyere enn snittet når det gjelder administrasjon, barnehager og helse/pleie/omsorg. I neste kolonne vises sykefravær innen ulike kommuneområder i Halden, Sarpsborg, Fredrikstad: Tabell 5: Sykefravær pr. kommunalområde andre kommuner Halden Sarpsborg Fredrikstad Administrasjon 7,68 9,13 9,61 Undervisning 10,29 10,33 9,42 Bhg. 15,84 15,61 15,7 Helse/pleie /omsorg Samferdsel og teknikk 12,48 12,75 14,16 7,31 8,14 7,46 Annet 10,03 11,7 10,23 Revisors merknad: Tallene er hentet fra KS og gjelder fra og med 4. kvartal 2014 til og med 3. kvartal Tabellene viser at Moss har lavere sykefravær enn de andre kommunene innen «undervisning», «samferdsel og teknikk» og «annet». Moss har også lavere sykefravær enn Sarpsborg og Fredrikstad innen «administrasjon». Innen «barnehager» og «helse/pleie og omsorg» har Moss derimot et høyere sykefravær enn Halden, Sarpsborg og Moss. Drammen kommune ligger vesentlig lavere enn de andre kommunene innen alle kommuneområder, med høyest sykefravær innen «helse/pleie og omsorg» (9,5 prosent) og «barnehager (8,7 prosent). Nedenfor vises en oversikt over sykefravær innen barnehager samt helse- og omsorgsvirksomheter i Moss kommune. Tallene er kommunens egne, og gjelder både egenmeldt og legemeldt sykefravær. Tabell 6: Sykefravær barnehager 2015 Sykefravær Reier skole og bhg. 11,4 Skredderåsen bhg. 4,6 Luenbakken bhg. 4,7 Grindvold bhg. 15 Ramberg bhg. 11,6 Bassenget bhg. 18,3 Glassverket bhg. 14,1 Skarmyra bhg. 12 Røyåsen bhg. 19,9 Ørejordet bhg. 13,3 østfold kommunerevisjon iks 13 25

26 Gjennomsnitt 12,49 Revisors merknad: Tall hentet fra Moss kommune. Gjerrebogen bhg. er ikke medberegnet, da denne ble nedlagt i august Gjerrebogen hadde i 2015 et sykefravær på 18,9 prosent, som ville gitt et gjennomsnitt på 13 prosent. Om vi sammenligner med tallene fra KS i tabell 3, er sykefraværet ved barnehagene i Moss lavere basert på kommunens egne tall. Tallene gjelder ulike perioder, og som tidligere nevnt trekker KS ut vikarer og personer i korte engasjementer før de beregner sykefraværsprosent. Til orientering utgjorde lønn til vikarer og ekstrahjelp 7 prosent av total lønn i kommunens barnehager i Nedenfor vises sykefravær i virksomheter innen helse- og omsorg i Tallene gjelder både egenmeldt og legemeldt fravær. Tabell 7: Sykefravær helse- og omsorg 2015 Sykefravær Melløsparken sykehjem 11,3 Peer Gynt helsehus 10,8 Hjemmebaserte tjenester 12,1 Bo- og servicetjenester 15,9 Tjenester for funksjonshemmede 14,9 Gjennomsnitt 13 Revisors merknad: Tallene er hentet fra Moss kommune. Sammenligner vi gjennomsnittstallene i tabell 5 og 6 med tall for Moss i tabell 3, ser vi at KS opererer med et noe høyere sykefraværstall enn kommunen selv. Dette gjenspeiler seg i kommunens egne sykefraværsstatistikk pr. kommunalområde. Se tabell nedenfor med tall for kommunalområdene kultur og oppvekst og helse og sosial. I vedlegg 9.4 presenteres sykefraværstall på avdelingsnivå. Oversikten viser at det er variasjoner i sykefraværet internt i de enkelte virksomhetene. 9 Tall levert av kommuneansvarlig revisor, ført på funksjon 201 «førskole». For funksjon 211 «styrket tilbud til førskolebarn» var 15 prosent av totalt lønn, lønn til vikarer og ekstrahjelp. Tabell 8: Sykefravær kommuneområde Kultur og oppvekst Helse og sosial Egenmeldt 1,5 1,6 Gradert 2,8 4,1 sykemeldt 100% 5,3 7 sykemeldt Totalt 9,6 12,7 Revisors merknad: Tallene gjelder 2015 og er kommunens egne. Folkehelse De vanligste årsakene til sykmelding i Norge er muskel- og skjelettlidelser og psykiske lidelser. I 2014 var 38,6 prosent av alle legemeldte sykefraværsdagsverk relatert til muskel- og skjelettlidelser, mens 20 prosent var relatert til psykiske lidelser. 10 Tabellen nedenfor viser hvor mange brukere av primærhelsetjenesten som i perioden hadde muskel- og skjelettsykdommer eller plager og psykiske symptomer og lidelser. Tabell 9: Diagnoser , pr Muskel- og Psykiske skjelettsykdommer/p symptomer lager og lidelser Moss Halden Sarpsborg Fredrikstad Drammen Østfold Landet Revisors merknad: Data er hentet fra kommunehelsa statistikkbank ved Folkehelseinstituttet, og viser diagnoser for brukere av primærhelsetjenesten, standardisert pr Gjelder innbyggere i alderen 0-74 år. 11 Tabellen viser at Moss har færre primærhelsetjenestebrukere med muskel og skjelettsykdommer eller plager enn Halden, 10 Statistikken er hentet fra NAVs nettsider. 11 Diagnoser for muskel- og skjelettsykdommer og plager gjelder ikke brudd og skader. østfold kommunerevisjon iks 14 26

27 Sarpsborg, Fredrikstad og Østfold, men flere enn Drammen og landet som helhet. Når det gjelder psykiske symptomer og lidelser har Moss flere brukere med slik diagnose enn samtlige av de sammenlignede kommunene, Østfold og landet. Sosiodemografiske forhold Moss kommune har i overkant av innbyggere 12, med en forventet befolkningsøkning på 13 prosent i 2030 og 20 prosent i Særlig forventes det en vekst i antall innbyggere over 67 år. 13 Pr hadde 19,3 prosent av kommunens innbyggere innvandrerbakgrunn. Dette er høyere enn gjennomsnitt for landet (15,5), Østfold (15,1) samt for Sarpsborg (16,5), Halden (12,9) og Fredrikstad (15,4). 14 Ifølge undersøkelse gjort av SSB for KS i viser tall for hele landet at innvandrere fra vestlige land har noe lavere sykefravær enn gjennomsnittet, mens innvandrere med bakgrunn fra ikke-vestlige land har et høyere sykefravær enn gjennomsnittet. Tall for kommuneansatte i henholdsvis Oslo, Stavanger og Bergen i 2004 viste samme resultat. Statistikk levert av SSB i viser at det legemeldte sykefraværet for alle bosatte innvandrere mellom 16 og 69 år er høyere enn for alle arbeidstakere bosatt i Norge. I andre kvartal av 2009 var det legemeldte sykefraværet for alle arbeidstakere i Norge 6,3 prosent, mens det var 6,9 prosent blant arbeidstakere med innvandrerbakgrunn. Høyest sykefravær fant man blant innvandrere fra land i Øst-Europa som ikke var en del av EU (9 prosent), mens innvandrere EU-land i Øst- Europa hadde lavest sykefravær (4,3 prosent) pr Jf. «Befolkningsoversikt 2015» Folkehelse og levevilkår i Moss. 14 Jf. «Befolkningsoversikt 2015» med tall fra SSB. 15 «Sykefravær og uførepensjon blant innvandrere ansatt i storbykommuner», M. Bråthen og K. Vetvik. 16 Tallene er utarbeidet på oppdrag fra Arbeidsdepartementet i forbindelse med evaluering av IA-avtalen. Høyt sykefravær fant man også blant innvandrere fra Asia (8,9 prosent), Sør- og Mellom-Amerika (8,7 prosent) og Afrika (8,3 prosent), mens innvandrere fra Nord-Amerika, Oseania, Vest-Europa og Norden hadde lavere sykefravær enn landsgjennomsnittet totalt. Diagrammet nedenfor er hentet fra kommunens «Helhetlig integreringsplan», og viser hvor innvandrere i Moss stammer fra. Innvandrerbefolkningen omfatter her både innvandrere og norskfødte barn av innvandrerforeldre. Figur 1: Innvandrergrupper i Moss 2015 Revisors merknad: Diagrammet viser de 20 største innvandrergruppene i Moss kommune. Diagrammet viser at Moss har flest innvandrere fra Polen. Ifølge SSBs undersøkelse vist til ovenfor har innvandrere herfra et lavt sykefravær. 17 Moss har videre mange innvandrere fra Asia og Afrika, som ifølge SSBs undersøkelse har et høyere sykefravær enn gjennomsnittet for alle arbeidstakere i landet. Nest etter Oslo var Drammen den byen i Norge med høyest andel innvandrere i I følge SSB hadde 26,9 prosent av innbyggerne innvandrerbakgrunn. I sin handlingsplan for mangfold og integrering skriver Drammen kommune at innvandrerne har bakgrunn fra 150 forskjellige land, hvor av den største andelen stammer fra Asia (inkludert Tyrkia). Den nest største gruppen med innvandrere i Drammen har bakgrunn fra EU-land i Øst- Europa. 17 Som EU-medlem siden 2004 regnes Polen blant EU-land i Øst-Europa. østfold kommunerevisjon iks 15 27

28 En annen faktor som kan ha sammenheng med sykefravær er arbeidstakernes utdanningsnivå. Ifølge studie publisert av Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) i har yrkesaktive menn og kvinner med grunnskoleutdanning tre til fire ganger større risiko for høyt sykefravær 19 sammenlignet med yrkesaktive med mer enn tre års høgskole- eller universitetsutdanning. Studien viser at ensidig arbeid, tungt fysisk arbeid, arbeid i knestående stilling og løft er de viktigste faktorene som kan forklare deler av forskjellene knyttet til utdanning og sykefravær. Figur 2: Høyeste fullførte utdanning 2014 Revisors merknad: Tallene er hentet fra SSB og gjelder personer 16 år og over, etter utdanningsnivå 1. oktober I prosent. SSB mangler opplysning om utdanningsnivå for mange innvandrere. For 2014 inneholder tall for utdanningsnivå beregnede verdier for denne gruppen. KOSTRA presenterer tall vedrørende utdanning blant kommunalt ansatte i barnehage, skole samt innen pleie- og omsorgssektoren. Blant ansatte i barnehager har Moss kommune, med 43,3 prosent, en høyere andel ansatte med utdannelse som barnehagelærere enn Østfold (37,6 prosent), 18 «Work-related psykosocial and mechanical risk factors for work disability: a 3-year follow-up study for the general working population in Norway», T. Sterud STAMI. 19 I studien ble 40 (eller flere) tapte dagsverk pr. år grunnet legemeldt sykdom definert som høyt sykefravær. KOSTRA-gruppe 13 (35 prosent) og landet uten Oslo (35 prosent). Andelen i Halden er 40 prosent, mens Sarpsborg har en andel på 37,1 prosent, Fredrikstad 37,3 prosent og Drammen 36,8 prosent. 20 Samtidig har Moss kommune, med en andel på 92,1 prosent, flere lærere med universitets- /høgskoleutdanning og pedagogisk utdanning enn gjennomsnittet for landet (87,8 prosent), Østfold (89,6 prosent) og KOSTRA-gruppe 13 (88,6 prosent). Halden, Sarpsborg, Fredrikstad og Drammen har en andel på henholdsvis 92,6, 89,2, 92,7 og 87 prosent. 21 Innen pleie og omsorg har Moss kommune en lavere andel fagutdannede enn sammenlignbare kommuner, Østfold og landet. Dette vises i tabellen nedenfor. Tabell 10: Årsverk med fagutdanning 2014 Andel fagutdannede Moss 68 Halden 73 Sarpsborg 81 Fredrikstad 81 Drammen 75 KOSTRA-gruppe Østfold 76 Landet u/oslo 75 Revisors merknad: Tall hentet fra KOSTRA. Andel avtalte årsverk med fullført relevant fagutdanning av totalt antall avtalte årsverk i tjenester i pleie- og omsorg. Inkluderer alle årsverk i brukerrettede tjenester, dvs. arbeid utført av de som jobber direkte med mottakere av helse- og sosialtjenestene i kommunene, samt de som saksbehandler og fatter vedtak og helse- og sosialtjenester. Av ansatte i pleie- og omsorg i Moss med relevant fagutdanning har 55 prosent fagutdanning fra videregående skole, mens 45 prosent har utdanning fra høgskole/universitet. Dette er samme fordeling som Sarpsborg. I Halden har man en mindre andel med utdanning fra høgskole/universitet (40 prosent), det samme 20 Tallene gjelder for Tallene gjelder for østfold kommunerevisjon iks 16 28

29 gjelder i Drammen (43 prosent). Fredrikstad derimot har en høyere andel med utdanning fra høgskole/universitet (54 prosent). Arbeidsledighet Ifølge «Befolkningsoversikt 2015» er arbeidsplassutviklingen i Mosseregionen de siste årene svakere enn landsgjennomsnittet innen alle næringskategorier unntatt plasskrevende varehandel. Moss kommune har de siste årene hatt en reduksjon i antall arbeidsplasser i forhold til innbyggere. Dette skyldes i hovedsak færre arbeidsplasser innen industrinæringen, samtidig som Moss ikke har hatt den samme økningen i kompetansearbeidsplasser som andre byer i Osloregionene. Svak sysselsetting, kombinert med økt attraktivitet knyttet til bosetting, har ført med seg en betydelig økning i utpendling de siste årene. Samtidig er andelen arbeidsledige i Moss høyere enn landet, Østfold, Halden, Sarpsborg, Fredrikstad og Drammen. I tabellen nedenfor vises andel helt arbeidsledige arbeidstakere i prosent av arbeidsstyrken pr. april Tabell 11: Arbeidsledige pr. april 2016 Prosent av arbeidsstyrken Landet 3,1 Østfold 3,3 Moss 3,9 Halden 3,5 Sarpsborg 3,1 Fredrikstad 3,4 Drammen 3,7 Revisors merknad: Tallene er hentet fra NAV og viser andel helt ledige pr. april Sammenhengen mellom sykefravær og konjunkturer kan forklares gjennom tre forskjellige hypoteser; disiplineringshypotesen, sammensetningshypotesen og stresshypotesen. Disiplineringshypotesen 22 går ut på at økonomiske nedgangstider med stigende arbeidsledighet disiplinerer den enkelte 22 Askildsen m.fl arbeidstaker til å redusere sykefraværet, sammenlignet med en situasjon med full sysselsetting. Dette kan gjøre seg gjeldende dersom arbeidstaker opplever økt risiko for å miste jobben, og eventuelt ha vanskeligheter med å finne en ny jobb. I tillegg kan arbeidstakere ved en konjunkturnedgang oppleve økt risiko for å bli «straffet» for et høyt sykefravær gjennom for eksempel reduserte lønns- og karrieremuligheter i bedriften, dårlige referanser hvis arbeidstaker søker seg ut, eller økt risiko for å bli presset til å ta imot sluttpakke eller søke førtids- eller uførepensjon. Videre kan arbeidstaker føle et ansvar for bedriften eller samfunnet generelt, som særlig vil komme til uttrykk ved lavkonjunktur. I perioder hvor bemanningen er lav, kan arbeidstakeren også ha et ønske om å unngå et sykefravær som går ut over kollegaene. Dersom slike mekanismer finnes, vil sammenhengen mellom sykefravær og konjunkturene kunne være like sterk i offentlig og privat sektor. Sammensetingshypotesen 23 går ut i fra at personer med nedsatt helse eller redusert funksjonsevne har særlig store utfordringer med å skaffe seg jobb eller holde på jobben når ledigheten er høy. I perioder med høy sysselsetting vil bedriftene vanskeligere skaffe seg arbeidskraft, og må dermed ansette flere med nedsatt helse. Det vil si at personer med svak tilknytning til arbeidsmarkedet som gruppe har dårligere helse eller funksjonsevne, og større tilbøyelighet til sykefravær enn andre, og at de utgjør en større del av de sysselsatte i en høykonjunktur enn i en lavkonjunktur. Stresshypotesen 24 innebærer at økt aktivitetsnivå i den enkelte bedrift som følge av oppgangskonjunktur, fører til mer stress for arbeidstakere. Det antas at dette igjen kan føre til flere arbeidsulykker, mer sykdom og økt sykefravær. Stress kan også forverre andre helseplager. 23 Kolstad Også kalt belastningshypotesen eller aktivitetsnivåhypotesen. Pedersen østfold kommunerevisjon iks 17 29

30 Hypotesene presentert ovenfor er vanskelig å teste empirisk. Det er likevel gjennomført en rekke studier, og ifølge NAVs rapport «Sykefravær og konjunkturene hva vet vi om sammenhengen?» tyder teori og empiri på at disiplineringshypotesen er den viktigste forklaringen på eventuelle sammenhenger mellom arbeidsledighet og sykefravær. I følge rapport «Internasjonal sammenligning av sykefravær» 25 fra 2014 har sykefraværet i Norge (og Sverige) tidligere vist seg å ha sammenheng med konjunktursituasjonen, men det tyder på at denne sammenhengen nå er svekket. Kjønn Et gjennomgående trekk ved sykefraværet i Norge, og også internasjonalt, er at kvinner har et høyere sykefravær enn menn. Ifølge NAVs notat «Utvikling i sykefraværet, 4. kvartal 2014», var det legemeldte sykefraværet i siste kvartal av ,1 prosent for kvinner og 4 prosent for menn. Videre fremkommer det at kvinner har høyere sykefravær enn menn i alle aldersgrupper. Vanlige forklaringer på kjønnsforskjeller i sykefravær er svangerskapsrelaterte lidelser, andre helseforskjeller, at kvinner lettere oppsøker helsevesenet, spesielle arbeidsbelastninger i yrker med stor andel kvinner samt at kvinner er utsatt for dobbel byrde med arbeid og ansvar for barn. NOU 2010:13 «Arbeid for helse» konkluderer med at kjønnsforskjeller i sykefravær delvis kan forklares med sykefravær relatert til graviditet og andre helseproblemer som er spesielle for kvinner. Videre ser belastninger knyttet til dobbel byrde med arbeid og ansvar for barn i liten grad ut til å bidra til forskjellene. Det er heller ikke holdepunkter for å konkludere med at forskjellene i sykefravær kan forklares med at kvinner har mer helsefarlig arbeid. Det poengteres dessuten i «Arbeid for helse» at kvinner har høyere fravær enn menn også etter at det er kontrollert for graviditet, antall barn, lønn, utdanning og yrke. 25 Proba samfunnsanalyse for Arbeids- og sosialdepartementet. Det er store kjønnsforskjeller i sysselsettingen mellom enkelte næringer. Kvinner er sterkt overrepresentert innen næringen helse og sosiale tjenester, samt undervisning. 26 I tabellen nedenfor ser vi sykefravær fordelt på kjønn blant kommunalt ansatte. Tabell 12: Sykefravær 4. kvartal kvartal 2015 Kvinner Menn Moss kommune 12,47 6,64 Gj.snitt alle kommuner 11,03 6,06 Revisors merknad: Tallene er hentet fra KS, og viser egenmeldt og legemeldt sykefravær. Forhold ved kommunal sektor I NAVs notat «Utvikling i sykefraværet, 4. kvartal 2014», vises det til at sykefraværet er høyere i kommunal forvaltning enn i statlig og privat sektor. Mens statlig sektor hadde en nedgang fra 2013 til 2014 med 1,2 prosent, hadde kommunal sektor enn økning med 2,9 prosent. Kjønnsfordeling i sykefravær, som vist til tidligere, kan også påvirke forskjeller mellom sektorer. 68,9 prosent av offentlig ansatte i Moss var i 2014 kvinner. 27 Samtidig var andelen kvinner 38,8 prosent i privat sektor i En annen faktor som kan påvirke sykefraværnivået er omstilling og nedbemanning. SINTEF 28 publiserte i 2010 en kunnskapsstatusrapport vedrørende sykefravær, på oppdrag fra Arbeidsdepartementet. 29 Et av temaene som diskuteres i denne rapporten er hvordan omstillinger i offentlig sektor kan påvirke totalutviklingen i sykefraværet. Rapporten 26 Jf. NAVs notat «Utvikling i sykefraværet, 4. kvartal 2014». 27 Tallene er hentet fra SSB og gjelder sysselsatte i alderen 20 til 66 år. Andelen for hele landet var 70,4. 28 Flerfaglig forskningsinstitutt som utfører oppdragsforskning som FoU-partner for næringsliv og forvaltning. 29 SINTEF A14516 «Kunnskap og sykefravær: nye norske bidrag». østfold kommunerevisjon iks 18 30

31 oppsummerer slik: «Den langvarige økningen i sykefraværet fra midten av 90-tallet og frem til årtusenskiftet sammenfaller med store omstillinger i offentlig sektor. Flere nye forskningsbidrag finner at det er en sammenheng mellom nedbemanninger og sykefravær, mens andre ikke finner noen effekt. De ser på ulike utvalg i arbeidslivet og de som ikke finner en slik effekt ser på hele arbeidsbefolkningen. Dette kan tyde på at sykefraværet påvirkes av omstillinger i noen sektorer, men ikke i andre. Nye studier har også vist at nedleggelser av virksomheter kan gi store sosiale konsekvenser.» Også NOU 2010:13 «Arbeid for helse» omtaler organisasjonsendringer og nedbemanning i sammenheng med økt sykefravær. Det vises til at større nedbemanninger ser ut til å øke omfanget av sykefravær og uføretrygd. Omfattende nedbemanning kan dessuten gi redusert sannsynlighet for å returnere til arbeidslivet. Mindre nedbemanninger ble ikke funnet å ha noen effekt av betydning. I Moss er det i løpet av 2014 og 2015 gjennomført omstillingsprosesser innenfor alle funksjonsområdene i helse og omsorg. I følge kommunens årsberetning for 2015 har det siden 2013 vært en nedgang i antall årsverk for kommunalavdeling helse- og sosial. 30 Nedgangen har sammenheng med overføring av Orkerød sykehjem til Norlandia , som resulterte i at 105 årsverk skiftet arbeidsgiver. 3.3 Analyse Moss har ifølge SSB et høyere legemeldt sykefravær enn Drammen og landet u/oslo, men lavere enn Halden, Sarpsborg og Fredrikstad. Også om vi ser på KS sin statistikk for kommunalt ansatte ser vi at Moss har et lavere sykefravær enn Halden, Sarpsborg og Fredrikstad, men høyere enn Drammen. Videre viser tall fra KS at Moss har høyest sykefravær innen barnehager og helse/pleie/omsorg. Innen barnehager hadde Moss fra fjerde kvartal i 2014 til tredje kvartal ,3 årsverk, ,9 årsverk, ,5 årsverk et sykefravær på 16,33 prosent. For alle kommuner samlet lå sykefraværet her på 12,56 prosent, mens det lå mellom 15,6 og 15,8 prosent for Halden, Sarpsborg og Fredrikstad. Drammen hadde et sykefravær på 8,7 prosent i sine barnehager. I område helse/pleie/omsorg hadde Moss et sykefravær på 13,9, mens Halden, Sarpsborg, Fredrikstad og Drammen hadde et sykefravær på henholdsvis 12,48, 12,75, 14,16 og 9,5 prosent. Kommunens egne tall viser et lavere sykefravær innen barnehager, med 12,5 prosent i Kommunen inkluderer imidlertid vikarer i tallene for sykefravær, noe KS ikke gjør. Som fakta viser, er sykefraværet ofte lavere blant vikarer enn blant fast ansatte. Som vist i faktadelen av dette kapittelet, er de vanligste årsakene til sykmelding i Norge muskel- og skjelettlidelser og psykiske lidelser. Moss kommune hadde i perioden en mindre andel innbyggere med muskel- og skjelettlidelse enn Halden, Sarpsborg, Fredrikstad og Østfold, men en større andel enn Drammen og landet som helhet. Når det gjelder psykiske lidelser hadde Moss en større andel innbyggere med slik diagnose enn samtlige av de sammenlignede kommunene, Østfold og landet. Revisjonen har ingen oversikt over ansattes diagnoser, og det er dermed vanskelig å si noe om mulige sammenhenger mellom lidelser blant ansatte og sykefravær. En rekke faktorer kan være med å påvirke nivået på sykefraværet. I følge SSB har innvandrere fra vestlige land lavere sykefravær enn gjennomsnittet for alle arbeidstakere. Samtidig har innvandrere med bakgrunn fra ikke-vestlige land høyere sykefravær enn gjennomsnittet. I følge kommunens helhetlige integreringsplan har Moss flest innvandrere fra Polen, men også en stor andel fra ikke-vestlige land. Samtidig har Drammen en stor andel innvandrere fra ikkevestlige land, og likevel lavest sykefravær av de sammenlignede kommunene. Det er altså ikke mulig å si hvorvidt innvandring preger kommunens sykefravær, og revisjonen har østfold kommunerevisjon iks 19 31

32 ikke oversikt over bakgrunnen til innvandrere ansatt i kommunen. En annen faktor som kan ha sammenheng med sykefravær er arbeidstakernes utdanningsnivå. I følge studie publisert av STAMI har yrkesaktive menn og kvinner med grunnskoleutdanning tre til fire ganger større risiko for høyt sykefravær sammenlignet med yrkesaktive med mer enn tre års høgskoleeller universitetsutdanning. I følge tall fra KOSTRA har Moss kommune en høyere andel utdannede barnehagelærere blant ansatte i barnehager, enn Østfold, landet og sammenlignbare kommuner. Moss har dessuten flere lærere med universitets/høgskoleutdanning enn Østfold, landet, KOSTRA-gruppe 13, Sarpsborg og Drammen. Når det gjelder pleie og omsorg har Moss kommune en mindre andel fagutdannede ansatte enn Østfold, landet og sammenlignbare kommuner. Fakta viser altså at nivået på sykefravær er høyere enn gjennomsnittet både i kommunalområde hvor Moss har en tilsynelatende stor andel fagutdannede (barnehage), og hvor kommunen har en lavere andel fagutdannede (pleie og omsorg). Ut i fra dette kan revisjonen ikke se en klar tendens hva gjelder sykefravær og fagutdanning i Moss kommune. arbeidsmiljømessige faktorer i Moss kommune. Det er ikke tydelig for revisjonen at Moss kommunes sykefravær preges av særskilte samfunnsmessige forhold. Dette underbygges av interne forskjeller i sykefraværsnivå, ikke bare mellom kommuneområder, men også på virksomhetsnivå. Det vises her til kommunens barnehager, hvor sykefraværet i 2015 varierte fra 4,6 prosent i Skredderåsen barnehage til 19,9 prosent i Røyåsen barnehage. De interne forskjellene, og mulige forklaringer til disse drøftes videre i neste kapittel. Både Moss og Drammen har høyere arbeidsledighet enn landet, Østfold, Sarpsborg, Fredrikstad og Halden. Samtidig har Moss og Drammen lavest og nest lavest sykefravær av de sammenlignende kommunene. Revisjonen har ikke grunnlag for å uttale seg om hvorvidt dette kan ha en sammenheng gjennom for eksempel disiplineringshypotesen. Kjønnsforskjeller i sykefravær er gjennomgående ved hele landets sykefravær, også i Moss kommune. At flertallet av offentlig ansatte i Moss er kvinner, vil således kunne påvirke kommunens sykefraværsnivå. Fakta viser dessuten at sykefraværet er høyere i kommunal sektor enn i statlig sektor. Omstilling og nedbemanning kan påvirke sykefraværsnivået. I kapittel fire ser revisjonen nærmere på omstilling og andre østfold kommunerevisjon iks 20 32

33 4 ARBEIDSMILJØ OG SYKEFRAVÆR Er det forhold ved arbeidsmiljøet som kan ha betydning for kommunens sykefravær? 4.1 Revisjonskriterier Fysisk arbeidsmiljø Fysisk belastende arbeid øker risikoen for sykefravær. Kjøp av hjelpemidler kan bidra til å redusere risikoen, men forutsetter at hjelpemidlene blir brukt. I hvilken grad de ansatte er tilfreds med de materielle arbeidsbetingelsene kan også ha betydning. Psykososialt arbeidsmiljø Flere faktorer ved det psykososiale arbeidsmiljøet øker risikoen for sykefravær, herunder: Tidspress Arbeidsbelastning Rollekonflikter Rolleuklarhet Lite rettferdig organisasjon og ledelse Vold og trusler Krav om å skjule følelser Lav grad av selvbestemmelse Liten innflytelse Lav sosial støtte fra leder og kollegaer Reduserte muligheter for anerkjennelse Systematisk arbeid med å skape helsefremmende arbeidsplasser antas å redusere risikoen. Organisatoriske forhold Organisatoriske forhold henger nært sammen med flere av de psykososiale faktorene. Ansatte som opplever omorganiseringer har økt risiko for sykefravær. Ledelsen kan redusere risikoen ved å sørge for kommunikasjon og åpenhet, å være tilgjengelig og nærværende, samt skape rom for dialog og refleksjon. Ledelse Systematisk og kontinuerlig arbeid med arbeidsmiljøet er et lederansvar. God ledelse har positiv innvirkning på arbeidsmiljøet, og reduserer risikoen for sykefravær. Systematisk program for å støtte og utvikle ledere, herunder også en gjennomtenkt lederskapsfilosofi, organisatorisk støtte, og nok lederressurser bidrar til god ledelse. 4.2 Fakta Innledning - leserveiledning I dette kapittelet blir resultatene fra spørreundersøkelsen i kommunalavdeling Helse og sosial og Kultur og oppvekst presentert. Resultatene fra Helse og sosial presenteres først. Resultatene presenteres i form av figurer som viser gjennomsnittskår. Svarene er avgitt på en skala fra 1-6, hvor 1 er «Helt uenig» og 6 er «Helt enig». Dette gjelder alle figurene som presenterer gjennomsnittskår. Enkelte resultater presenteres også i tabeller eller bare tekst. Som beskrevet i metodekapittelet (kapittel 2.3) har revisjonen gjennomført tre analyser: Sykefraværsnivå (høyt (over 12 %), middels (8-12 %) eller lavt (under 8 %) sykefravær) Utvalgte avdelinger o Helse og sosial: avdeling Hjemmesykepleie vest (sykefravær 2015: 9,4 %) og avdeling Sydskogen/Repslagergata (sykefravær 2015: 13,5 % og 22,3 %) o Kultur og oppvekst: Grindvold barnehage (sykefravær 2015: 15 østfold kommunerevisjon iks 21 33

34 %) og Åvangen barnehager (sykefravær 2015: 4,5 %) Stillingskategori (virksomhetsleder, avdelingsleder med personalansvar og medarbeider) I dette kapittelet presenteres samtlige resultater fra analysene med utgangspunkt i nivået på sykefraværet, samt resultatene fra de utvalgte avdelingene. Analysene av de utvalgte avdelingene er gjennomført for å kunne gi et bredere faktagrunnlag i forbindelse med vurderingen av virksomhetenes/avdelingenes helsefremmende arbeid, som blir presentert i kapittel 6. Resultatene fra spørreundersøkelsen er presentert i figurer og tabeller, og mer detaljerte tabeller som viser prosentvis fordeling av svarene presenteres i vedlegg. I tillegg har revisjonen valgt å beskrive resultatene fra analysen med utgangspunkt i stillingskategori i Helse og sosial, men revisjonen har avgrenset presentasjonen til de påstandene hvor det er stort avvik mellom de ulike stillingskategoriene. Figurene til samtlige påstander finnes imidlertid i vedlegget. Begrunnelse av rapportens avgrensninger beskrives i kapittel 2.3 om metode og gjennomføring. Helse og sosial Fysisk arbeidsmiljø Figuren nedenfor viser hvordan respondentene fra avdelinger/virksomheter med ulikt sykefraværsnivå opplever ulike faktorer ved det fysiske arbeidsmiljøet på sin arbeidsplass. Figur 3: Fysisk arbeidsmiljø - sykefravær Revisors merknader: n= (under 8 %), ( 8-12 %), og (over 12 %) Figuren viser at det er stor variasjon i svarene på enkelte av påstandene. Medarbeiderne i virksomhetene/avdelingene med høyest sykefravær er i større grad enig i at jobben er fysisk krevende enn medarbeiderne i virksomheter/avdelinger med lavest sykefravær. Samme utviklingen ser vi på påstanden om at støynivået er belastende. På påstandene om luftkvalitet og materielle arbeidsbetingelser er det imidlertid virksomhetene/avdelingene med middels sykefravær som i størst grad opplever luftkvaliteten som god (3,4). Virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær skårer likevel fortsatt bedre enn virksomhetene/avdelingene med høyt sykefravær. Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i østfold kommunerevisjon iks 22 34

35 svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser resultatet på utvalgte avdelinger. Figur 4: Fysisk arbeidsmiljø utvalgte avdelinger Revisors merknader: n= (Hjemmesykepleie vest), (Sydskogen/Repslagergata), (Sydskogen) og 8-9 (Repslagergata). Figuren viser at det er noe variasjon mellom avdelingene på påstanden «Jobben jeg gjør er fysisk krevende». Her har Hjemmesykepleie vest en gjennomsnittlig skår på 4,4, mens Sydskogen/Repslagergata svarer 3,8. Det er liten variasjon mellom avdelingene på de øvrige påstandene. Variasjonene er større internt i avdeling Sydskogen/Repslagergata. Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Tabellen nedenfor viser resultater på spørsmål om kommunen har hjelpemidler til å redusere eventuell fysisk belastning. Tabellen nedenfor viser resultatene fordelt på virksomhetenes/avdelingenes sykefravær. Tabell 13: Hjelpemidler har dere hjelpemidler som kan redusere den fysiske belastningen? - sykefraværsprosent Ja Nei, det er ikke behov for hjelpemidler på min arbeidsplass Nei, men det er behov for hjelpemidler på min arbeidsplass Vet ikke N= Sykefravær under 8 % 35,4% 32,3% 24,6% 7,7% 65 Sykefravær 8-12 % 59,7% 21,6% 8,6% 10,1% 139 Sykefravær over 12 % 71,1% 16,2% 10,3% 2,5% 204 Tabellen viser at virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær har lavest andel medarbeidere som opplyser at de har hjelpemidler som kan redusere den fysiske belastningen, men også høyest andel medarbeidere som opplyser om behov for hjelpemidler, både sammenlignet med virksomhetene/avdelingene med middels og høyt sykefravær. Tabellen nedenfor viser resultatene på de utvalgte avdelingene. østfold kommunerevisjon iks 23 35

36 Tabell 14: Hjelpemidler har dere hjelpemidler som kan redusere den fysiske belastningen? utvalgte avdelinger Ja Nei, det er ikke behov for hjelpemidler på min arbeidsplass Nei, men det er behov for hjelpemidler på min arbeidsplass Vet ikke Sydskogen/Repslagergata 96,3% 0,0% 0,0% 3,7% 27 Sydskogen 100,0% 0,0% 0,0% 0,0% 18 Repslagergt. 88,9% 0,0% 0,0% 11,1% 9 Hjemmesykepleie avd. vest 84,2% 5,3% 5,3% 5,3% 19 N= Tabellen viser at flertallet av respondentene fra begge avdelingene opplyser at de har hjelpemidler som kan redusere den fysiske belastningen. 5,3 % av respondentene fra Hjemmesykepleie vest opplyser at det er behov for hjelpemidler. Dette utgjør en person. Figuren nedenfor viser resultater på spørsmål om bruken av hjelpemidlene. Figuren viser resultater fordelt på virksomhetene/avdelingene ut i fra nivå på sykefravær. Figur 5: Bruk av hjelpemidler - sykefravær Revisors merknader: n= ( under 8 %), (8-12 %) og (over 12 %). Figuren viser at samtlige sykefraværskategorier har en gjennomsnittlig skår som tilsier at de er enige i at hjelpemidlene er tilgjengelige og har tilfredsstillende funksjonalitet. Det er liten variasjon i svarene på de fleste påstandene. Det er virksomheter/avdelinger med lavest sykefravær som i størst grad opplever å være fornøyde. Virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær er i størst grad enig i at bruk av hjelpemidler er tidkrevende. Det er også de som i størst grad er bevisst å bruke hjelpemidler. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser hvordan resultatene fordeler seg på de utvalgte avdelingene. østfold kommunerevisjon iks 24 36

37 Figur 6: Bruk av hjelpemidler utvalgte avdelinger Revisors merknader: n= (Hjemmesykepleie vest), 26 (Sydskogen/Repslagergata), 18 (Sydskogen) og 8 (Repslagergata). Figuren viser at det er stor variasjon mellom avdelingene på de fleste påstandene. Ut ifra gjennomsnittlig skår er det Hjemmesykepleie vest som i minst grad er fornøyd med hjelpemidlenes tilgjengelighet og funksjonalitet med en skår på henholdsvis 3,9 og 3,8. Sydskogen/Repslagergata er, ut i fra gjennomsnittlig skår fornøyd, med skår på 5,5 og 5. I Hjemmesykepleie vest oppleves også bruk av hjelpemidler som tidkrevende, med en skår på 4,1. Gjennomsnittet for Sydskogen/Repslagergata er 2,9, men Repslagergata alene har 4,1. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Psykososialt arbeidsmiljø tidspress og arbeidsbelastning Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondenter fra virksomheter/avdelinger med ulikt sykefravær opplever tidspress og arbeidsbelastning på arbeidsplassen. Figur 7: Tidspress og arbeidsbelastning sykefravær Revisors merknader: n= ( under 8 %), (8-12 %) og (over 12 %). østfold kommunerevisjon iks 25 37

38 Figuren viser at det er liten variasjon mellom sykefraværskategoriene på de fleste påstandene. Respondentene er mest uenig i påstandene om at arbeidsplassen er tilstrekkelig bemannet, og at de har tilstrekkelig med tid til å gjøre det som forventes av dem i jobben. Det er også her det er størst variasjon mellom kategoriene. Det er virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær som er mest uenig i med henholdsvis 2,7 og 3 i gjennomsnittlig skår på disse påstandene. Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Kommentarer fra spørreundersøkelsen: «Opplever en hektisk og stressende hverdag pga lite ressurser og en økende mengde oppdrag og brukere... Har ikke vært sykemeldt pga dette. Noe av grunnen til det er godt arb miljø og en fleksibel arbeidshverdag.» Figuren nedenfor viser resultatene på de utvalgte avdelingene. Figur 8: Tidspress og arbeidsbelastning utvalgte avdelinger Revisors merknader: n= (Hjemmesykepleie vest), (Sydskogen/Repslagergata), (Sydskogen) og 9 (Repslagergata). Figuren viser at det er stor variasjon mellom avdelingene på påstanden «Jeg jobber under sterkt tidspress», hvor Hjemmesykepleie vest har en gjennomsnittlig skår på 4,5, mens Sydskogen/Repslagergata har 3,4. Utover dette er det liten variasjon mellom avdelingene på de øvrige påstandene. Avdelingene har en gjennomsnittskår på over 3,2 på de fleste påstander som indikerer tidspress og arbeidsbelastning. Internt i avdeling Sydskogen/Repslagergata er det imidlertid stor variasjon på de fleste påstandene. Gjennomsnittlig skår viser at medarbeidere i Repslagergata i større grad enn medarbeidere i Sydskogen opplever sterkt tidspress og høy arbeidsbelastning. Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Standardavviket er gjennomgående høyere i avdeling Sydskogen/Repslagergata enn i avdeling Hjemmesykepleie vest. østfold kommunerevisjon iks 26 38

39 Stillingskategorier Revisjonen har også undersøkt resultatene på påstanden om tidspress fordelt på stillingskategori. Resultatene viser at det er stor variasjon mellom gjennomsnittlig svar for medarbeidere (3,9) og avdelingsleder med personalansvar (5). Virksomhetslederne har en skår på 4,7. Se vedleggets figur 74 for nærmere opplysninger om hvordan gjennomsnittlig svar fordeler seg på de øvrige påstandene. Psykososialt arbeidsmiljø rollekonflikt og rolleuklarhet Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondenter fra virksomheter/avdelinger med ulikt sykefravær opplever rollekonflikt. Figur 9: Rollekonflikt - sykefravær Revisors merknader: n= ( under 8 %), (8-12 %) og (over 12 %). Figuren viser at respondentene i gjennomsnitt er mer eller mindre uenig i at de opplever rollekonflikt på jobben. Høyeste snittskår er 3,1. Det er liten variasjon mellom kategoriene i gjennomsnittlig skår på de fleste påstandene. Respondentene i virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær er imidlertid gjennomgående mer enig i disse påstandene enn respondentene fra virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær. På påstanden «Jeg mottar motstridende forespørsler fra to eller flere kollegaer» er det noe mer variasjon mellom kategoriene (1,8-2,7). Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser resultatene på de utvalgte avdelingene. østfold kommunerevisjon iks 27 39

40 Figur 10: Rollekonflikt utvalgte avdelinger Revisors merknader: n= (Hjemmesykepleie vest), 27 (Sydskogen/Repslagergata), 18 (Sydskogen) og 9 (Repslagergata). Figuren viser at respondentene fra avdelingene er mer eller mindre uenige i påstandene om rollekonflikt. Høyeste snittskår for avdelingene er 3,3. Det er også liten variasjon mellom avdelingene i gjennomsnittlig skår på de fleste påstandene. Det er noe større variasjon på påstanden «Jobben min inneholder oppgaver som er i strid med mine personlige verdier» (1,6-2,4). Hvilken avdeling som i størst grad er enig i påstandene varierer. Variasjonene er også større internt i avdeling Sydskogen/Repslagergata. Respondenter fra Repslagergata er i større grad enig i at de opplever rollekonflikt enn respondenter fra Sydskogen. Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Stillingskategori Revisjonen har også undersøkt resultatene på påstandene om at jobben inneholder oppgaver som må utføres på en måte som ikke er faglig forsvarlig og i strid med personlige verdier fordelt på stillingskategori. Resultatene fremgår av figur 75 i vedlegg. Her oppnår virksomhetslederne en gjennomsnittlig skår på 3,3 og 2,8, mens avdelingslederne skårer 2,7 og 2,1 og medarbeiderne 2,4 og 2. På påstanden om de må gjøre ting de mener burde vært gjort annerledes er det avdelingslederne som skårer høyest med 3,7, mens virksomhetslederen skårer 3,5 og medarbeiderne 3. På påstanden om at de mottar motstridende forespørsler er det virksomhetslederne som i størst grad er enig med en skår på 3,7, mens avdelingslederne og medarbeiderne skårer henholdsvis 2,6 og 2,3. Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondenter fra avdelinger/virksomheter med ulikt sykefravær opplever rolleuklarhet. østfold kommunerevisjon iks 28 40

41 Figur 11: Rolleuklarhet - sykefravær Revisors merknader: n= ( under 8 %), (8-12 %) og (over 12 %). Figuren viser at respondenter fra alle sykefraværskategorier i ulik grad er enig i påstandene om rolleklarhet. Det er liten variasjon på de fleste påstandene, mens det er noe variasjon på påstanden «På min arbeidsplass er det klart hvem som har beslutningsmyndighet». På denne påstanden er det respondenter fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær som er mest enig med en gjennomsnittlig skår på 5,3, mens respondenter fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær har en tilsvarende skår på 4,5. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Standardavviket er gjennomgående høyere i virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær enn virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær. Figuren nedenfor viser resultatene på de utvalgte avdelingene. Figur 12: Rolleuklarhet utvalgte avdelinger Revisors merknader: n= (Hjemmesykepleie vest), 27 (Sydskogen/Repslagergata), 18 (Sydskogen) og 9 (Repslagergata). østfold kommunerevisjon iks 29 41

42 Figuren viser at respondentene er mer eller mindre enige i påstandene om rolleklarhet. Laveste snittskår er 4,2. Det er også liten variasjon mellom avdelingene. Men standardavviket er høyere for Repslagergata/Sydskogen. Det vil si at svarene fordeler seg over hele skalaen, mens det er større enighet i avdeling Hjemmesykepleie vest, hvor alle svarer fra «3»-«6». Variasjonene er også større internt i avdeling Sydskogen/Repslagergata. Medarbeiderne i Repslagergata er i større grad enige i påstandene enn medarbeiderne i Sydskogen. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Standardavviket er gjennomgående høyere i avdeling Sydskogen/Repslagergata enn i avdeling Hjemmesykepleie vest. Stillingskategorier Revisjonen har også undersøkt resultatene på påstanden om det er klart og tydelig uttalt hvilken kvalitet som forventes på arbeidet, fordelt på stillingskategori. Figur 76 i vedlegg viser at det er noe variasjon i svarene. Det er medarbeiderne som i størst grad er enige i påstanden med en skår på 4,7, mens avdelingslederne skårer 4,2 og virksomhetslederne skårer 3,7. Psykososialt arbeidsmiljø rettferdighet Figuren nedenfor viser hvordan respondenter fra avdelinger/virksomheter med ulikt sykefravær besvarer påstander om rettferdighet. Figur 13: Rettferdighet - sykefravær Revisors merknader: n= ( under 8 %), (8-12 %) og (over 12 %). Figuren viser at respondentene, ut i fra gjennomsnittlig skår, opplever sin nærmeste leder som rettferdig (påstand 1-3). Lavest skår er 3,9. Hva gjelder kommuneledelsens beslutninger er respondentene i større grad uenig i påstandene. Det samme gjelder påstandene om fordeling av ressurser. Det er noe variasjon mellom de ulike sykefraværskategoriene. Respondentene fra virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær er gjennomgående mer enig i påstandene enn medarbeidere i virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær. Standardavviket er høyt på de fleste påstandene, noe som indikerer at det er stor østfold kommunerevisjon iks 30 42

43 spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Standardavviket er gjennomgående høyere i virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær enn virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær Figuren nedenfor viser resultatene fra de utvalgte avdelingene. Figur 14: Rettferdighet utvalgte avdelinger Revisors merknader: n= (Hjemmesykepleie vest), 27 (Sydskogen/Repslagergata), 18 (Sydskogen) og 9 (Repslagergata). Figuren viser at det er store variasjoner mellom avdelingene på de fleste påstandene om medarbeiderne opplever sin nærmeste leder som rettferdig. Forskjellen er størst på påstanden «Min nærmeste leder behandler alle ansatte på en rettferdig måte». Her skårer Hjemmesykepleie vest 4 i gjennomsnitt, mens Sydskogen/Repslagergata skårer tilsvarende 2,5. Også på påstanden om ressurser er rettferdig fordelt internt i virksomheten, er det noe forskjell. Her skårer Hjemmesykepleie vest 3,4, mens avdeling Sydskogen/Repslagergata skårer 2,4. Det er liten variasjon på de øvrige påstandene, men begge avdelinger er i ulik grad uenig i disse påstandene. Det er flere av respondentene som har besvart påstandene med «Vet ikke» (se tabell i vedlegg). Standardavviket er høyt på de fleste påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Standardavviket er gjennomgående høyere i avdeling Sydskogen/Repslagergata enn i avdeling Hjemmesykepleie vest. Stillingskategorier Revisjonen har også undersøkt resultatene på påstandene om rettferdighet, fordelt på stillingskategori. Resultatene fremgår av figur 77 i vedlegg. Tallene viser stor variasjon på påstandene som berører nærmeste leder. Det er avdelingslederne som i størst grad er enige i påstandene om rettferdighet med en gjennomsnittlig skår på 5, eller mer. Medarbeiderne skårer mellom 4,4 og 4,9, mens virksomhetslederne skårer mellom 3,2 og 3,7. Psykososialt arbeidsmiljø støtte fra leder og kollegaer Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondenter fra virksomheter/avdelinger med ulikt sykefravær opplever å få støtte fra sin nærmeste leder. østfold kommunerevisjon iks 31 43

44 Figur 15: Støtte fra nærmeste leder sykefravær Revisors merknader: n= ( under 8 %), (8-12 %) og (over 12 %). Figuren viser at respondentene i ulik grad er enig i at de får støtte fra sin nærmeste leder. Laveste skår er 3,7 (på de positive påstandene). Det er noe variasjon mellom de ulike sykefraværskategoriene, men det er også her gjennomgående at respondentene fra virksomhet/avdeling med lavt sykefravær er mer enig i påstandene. På enkelte av påstandene er det medarbeidere fra virksomheter/avdelinger med middels sykefravær som i størst grad er enig. Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Standardavviket er gjennomgående høyere i virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær enn virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær. østfold kommunerevisjon iks 32 44

45 Figuren nedenfor viser resultatene på de utvalgte avdelingene. Figur 16: Støtte fra nærmeste leder utvalgte avdelinger Revisors merknader: n= (Hjemmesykepleie vest), (Sydskogen/Repslagergata), (Sydskogen) og 8-9 (Repslagergata). Figuren viser at det er store variasjoner i svarene fra avdelingene på påstandene vedrørende støtte fra nærmeste leder. Størst forskjell er det på påstanden «Min nærmeste leder gir meg positive tilbakemeldinger på min arbeidsutførelse». Her skårer Hjemmesykepleie vest 4,4, mens Sydskogen/Repslagergata skårer 2,8. Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Standardavviket er gjennomgående høyere i avdeling Sydskogen/Repslagergata enn i avdeling Hjemmesykepleie vest. Stillingskategori Revisjonen har også undersøkt resultatene på påstandene om støtte fra nærmeste leder, fordelt på stillingskategori. Resultatene presenteres i figur 78 i vedlegg. Figuren viser at det er avdelingslederne som i størst grad opplever å få støtte fra sin nærmeste leder med en gjennomsnitlig skår på de positive påstandene på mellom 4,5 og 5,3, mens virksomhetslederne har lavest skår på disse påstandene, med et gjennomsnitt på mellom 2,8 og 3,5. Medarbeiderne har en gjennomsnitlig skår på mellom 3,9 og 4,7 på disse påstandene. Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fra virksomheter/avdelinger med ulikt sykefravær opplever å få støtte fra sine kollegaer. østfold kommunerevisjon iks 33 45

46 Figur 17: Sosial støtte fra kollegaer sykefravær Revisors merknader: n= ( under 8 %), (8-12 %) og (over 12 %). Figuren viser at respondentene, ut i fra gjennomsnitlig skår, i ulik grad er enig i påstandene om sosial støtte fra kollegaer. Laveste skår er 4,5 (på de positive påstandene). Det er lite variasjon mellom sykefraværskategoriene, men det er også her gjennomgående at respondtene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær i større grad er enig i påstandene, enn respondenter fra virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær. På påstanden «Maktkamp og/eller intriger preger min arbeidsplass» er det noe variasjon mellom kategoriene. Virkomheter/avdelinger med lavt sykefravær har en gjennomsnitlig skår på 1,8, mens virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær har 2,6 i gjennomsnitlig skår. Standardavviket er høyt på påstanden «Maktkamp og intriger preger min arbeidsplass», noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell 82 i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Standardavviket er gjennomgående høyere i virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær enn virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær. Kommentarer fra spørreundersøkelsen: «Det er for mang sjefer på xxxx, det er klikker, dårlig holdninger, mye baksnakking, føler ikke at virksomhetsleder tar dette alvorlig.» Figuren nedenfor viser resultatene fra de utvalgte avdelingene. østfold kommunerevisjon iks 34 46

47 Figur 18: Sosial støtte fra kollegaer utvalgte avdelinger Revisors merknader: n= (Hjemmesykepleie vest), (Sydskogen/Repslagergata), (Sydskogen) og 8-9 (Repslagergata). Figuren viser at respondentene, ut i fra gjennomsnitlig skår, i ulik grad er enig i påstandene om sosial støtte fra kollegaer. Laveste skår er 4,3 (på de positive påstandene). Det er noe variasjon i svarene mellom avdelingene. Respondentene fra avdeling Sydskogen/Repslagergata er gjennomgående mer enig i påstandene enn respondentene fra avdeling Hjemmesykepleie vest. På flere av påstandene er det imidlertid store variasjoner internt i avdeling Sydskogen/Repslagergata. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Standardavviket er gjennomgående høyere i avdeling Sydskogen/Repslagergata enn i avdeling Hjemmesykepleie vest. Tabellene nedenfor viser svar på påstander som omhandler støtte i vanskelige situasjoner. Tabell 15: Støtte i vanskelige situasjoner - Sykefravær under 8 % Det hender at noen på min arbeidsplass hjelper meg i en vanskelig situasjon, men Aldri Sjelden Av og til Ofte Alltid signaliserer at dette burde jeg klart selv 60,0% 32,3% 4,6% 1,5% 1,5% forventer evig takknemlighet 82,8% 14,1% 1,6% 1,6% 0,0% gjør det motvillig 60,3% 33,3% 4,8% 1,6% 0,0% kombinerer det med bebreidelser 85,7% 7,9% 4,8% 1,6% 0,0% Revisors merknader: n= østfold kommunerevisjon iks 35 47

48 Tabell 16: Støtte i vanskelige situasjoner Sykefravær 8-12 % Det hender at noen på min arbeidsplass hjelper meg i en vanskelig situasjon, men Aldri Sjelden Av og til Ofte Alltid signaliserer at dette burde jeg klart selv 47,9% 30,7% 17,1% 2,9% 1,4% forventer evig takknemlighet 68,6% 18,6% 9,3% 2,9% 0,7% gjør det motvillig 42,3% 28,5% 24,1% 5,1% 0,0% kombinerer det med bebreidelser 68,3% 13,7% 14,4% 3,6% 0,0% Revisors merknader: n= Tabell 17: Støtte i vanskelige situasjoner - Sykefravær over 12 % Det hender at noen på min arbeidsplass hjelper meg i en vanskelig situasjon, men Aldri Sjelden Av og til Ofte Alltid signaliserer at dette burde jeg klart selv 50,7% 29,1% 13,3% 6,4% 0,5% forventer evig takknemlighet 65,5% 23,2% 6,9% 3,0% 1,5% gjør det motvillig 48,5% 28,9% 15,2% 6,9% 0,5% kombinerer det med bebreidelser 64,5% 22,2% 9,9% 3,4% 0,0% Revisors merknader: n= Tabellene viser at mer enn 70 % av respondentene i alle sykefraværskategoriene sjelden eller aldri opplever negative holdninger og signaler når de får hjelp i vanskelige situasjoner. Det er ansatte i virksomheter/avdelinger med et sykefravær over 12 % som samlet sett opplever dette i størst grad med høyest andel respondenter som besvarer med kategoriene «Ofte» eller «Alltid». Dersom vi ser nærmere på kategorien «Av og til» er det ansatte i kategorien 8-12 % sykefravær som har høyest andel respondenter. Utvalgte avdelinger I de utvalgte avdelingene er det respondenter fra Sydskogen/Repslagergata som i størst grad svarer at de sjelden eller aldri opplever negative holdninger eller signaler når de får hjelp i vanskelige situasjoner. Tabell i vedlegget viser hvordan svarene fordeler seg ellers. Psykososialt miljø vold og trusler I tabellen nedenfor presenteres svarene fra respondentene i de ulike sykefraværskategoriene på spørsmål om de har blitt utsatt for fysisk vold eller trusler på sin arbeidsplass. Tabell 18: Fysisk vold Hvor ofte har du blitt utsatt for fysisk vold på din arbeidsplass? Sykefravær under 8 % Sykefravær 8-12 % Sykefravær over 12 % Aldri, dette er ikke relevant på min arbeidsplass 43,8 % 20,9 % 21,5 % Aldri, men det foreligger en risiko 51,6 % 60,4 % 38,5 % En gang 0 % 3,6 % 6,8 % Ett par ganger 0 % 12,9 % 20,5 % Månedlig 3,1 % 2,2 % 5,9 % Ukentlig 1,6 % 0 % 2,9 % Flere ganger i uken 0 % 0 % 3,9 % n= Tabellen viser at flertallet av respondentene i alle sykefraværskategorier besvarer spørsmålet med aldri. I avdelinger/virksomheter med et sykefravær under 8 % svarer 95,4 % aldri, mens tilsvarende tall for de to andre kategoriene er henholdsvis 81,3 % og 60 %. Tabellen viser at respondenter fra avdelinger/virksomheter østfold kommunerevisjon iks 36 48

49 med et sykefravær på over 12 % i størst grad opplever fysisk vold på arbeidsplassen. 2,9 % opplever fysisk vold ukentlig, mens 3,9 % opplever fysisk vold flere ganger i uken. Tabell 19: Trusler Hvor ofte har du blitt utsatt for trusler på din arbeidsplass? Sykefravær under 8 % Sykefravær 8-12 % Sykefravær over 12 % Aldri, dette er ikke relevant på min arbeidsplass 33,8 % 23 % 21,9 % Aldri, men det foreligger en risiko 40 % 35,3 % 35,8 % En gang 4,6 % 7,9 % 3 % Ett par ganger 13,8 % 23 % 20,9 % Månedlig 4,6 % 9,4 % 9,5 % Ukentlig 1,5 % 1,4 % 5 % Flere ganger i uken 1,5 % 0 % 4 % N= Tabellen viser tilsvarende tendens som tabellen ovenfor. Andelen som opplever trusler er imidlertid høyere i alle kategoriene. Det er også her respondenter fra avdelinger/virksomheter med et sykefravær på over 12 % som i størst grad opplever trusler på arbeidsplassen. 5 % opplever trusler ukentlig, mens 4 % opplever trusler flere ganger i uken. Utvalgte avdelinger I avdeling hjemmesykepleie vest er det 5,3 % som månedlig opplever vold, mens 21,1 % månedlig opplever trusler. I avdeling Repslagergata/Sydskogen er det ingen som opplever vold like ofte, mens 3,7 % opplever trusler månedlig og ukentlig. Psykososialt arbeidsmiljø kompetanse Figuren nedenfor viser hvordan respondenter fra virksomheter/avdelinger med ulikt sykefravær opplever å få støtte fra sin nærmeste leder. Figur 19: Kompetanse - sykefravær østfold kommunerevisjon iks 37 49

50 Revisors merknader: n= ( under 8 %), (8-12 %) og (over 12 %). Figuren viser at respondentene fra avdelinger/virksomheter i alle sykefraværskategoriene er enige i påstanden om at de har tilstrekkelig kompetanse til å utføre sine arbeidsoppgaver. Det er lite variasjon i svarene. På påstanden om kollegaene har tilstrekkelig kompetanse er det noe variasjon i svarene. Respondenter fra avdelinger/virksomheter med sykefravær under 8 % har en gjennomsnittlig skår på 5,1, mens ansatte i kategorien over 12 % har en tilsvarende skår på 4,5. På påstanden om arbeidsplassen bruker tilkallingsvikarer som ikke har tilstrekkelig kompetanse befinner gjennomsnittlig skår seg på den andre siden av skalaen, men her er variasjonen stor. Mens avdelinger/virksomheter med et sykefravær under 8% har en gjennomsnittlig skår på 1,7, har avdelinger/virksomheter med sykefravær over 12 % en snittskår på 3,3. Tilsvarende er variasjonen stor på påstanden om nærmeste leder legger til rette for kompetanseutvikling, og om det er rom for faglig og etisk refleksjon, Skåren varierer fra henholdsvis 4,6-3,4 og 5-3,9. Det er også noe variasjon på påstanden om feil blir diskutert på en konstruktiv måte (4,8-3,9). Med unntak av den første påstanden er tendensen også her slik at respondenter fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær er mer fornøyd med vilkårene de arbeider under enn respondenter fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær. Standardavviket er høyt på de fleste påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Standardavviket er gjennomgående høyere i virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær enn virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær. Virksomheter/avdelinger med under 8 prosent sykefravær består av 78,5 prosent ansatte med 3-årig høyskole eller mer, 15,4 prosent fagarbeidere og ingen pleiemedarbeidere/assistenter. Virksomheter/avdelinger med sykefravær mellom 8 og 12 prosent består av 58,5 prosent ansatte med 3-årig høyskole eller mer, 20,0 prosent fagarbeidere og 15,6 prosent pleiemedarbeidere/assistenter. Virksomheter/avdelinger med over 12 prosent sykefravær består av 40,7 prosent ansatte med 3-årig høyskole eller mer, 42,6 prosent fagarbeidere og 15,7 prosent pleiemedarbeidere/assistenter. Figuren nedenfor viser resultatene fra de utvalgte avdelingene. østfold kommunerevisjon iks 38 50

51 Figur 20: Kompetanse utvalgte avdelinger Revisors merknader: n= (Hjemmesykepleie vest), 27 (Sydskogen/Repslagergata), 18 (Sydskogen) og 9 (Repslagergata). Figuren viser at det er noe variasjon mellom avdelingene. Variasjonen er størst på påstanden om nærmeste leder legger til rette for kompetanseutvikling og om feil blir diskutert på en konstruktiv måte. Hjemmesykepleie vest har en gjennomsnittlig skår på 4,2 på begge påstandene, mens Sydskogen/Repslagergata har 3,2. Med unntak av den første påstanden er det gjennomgående slik at respondenter fra Hjemmesykepleie vest er mer fornøyd med vilkårene de arbeider under enn respondenter fra Sydskogen/Repslagergata. Standardavviket er høyt på de fleste påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Standardavviket er gjennomgående høyere i avdeling Sydskogen/Repslagergata enn i avdeling Hjemmesykepleie vest. Psykososialt arbeidsmiljø informasjon og åpenhet Figuren nedenfor viser hvordan respondentene fra avdelinger/virksomheter med ulikt sykefravær opplever åpenhet og informasjon. østfold kommunerevisjon iks 39 51

52 Figur 21: Informasjon og åpenhet - sykefravær Revisors merknader: n= ( under 8 %), (8-12 %) og (over 12 %). Figuren viser at respondentene gjennomsnittlig befinner seg på den positive enden av skalaen på de positive påstandene og på den negative enden av skalaen på de negative påstandene. Det er noe variasjon mellom sykefraværskategoriene på flere av påstandene. Det er også her gjennomgående at respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær i større grad er fornøyd med informasjon og åpenhet i avdelingen/virksomheten enn respondenter fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær er. Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Standardavviket er gjennomgående høyere i virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær enn virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær. Figuren nedenfor viser resultatene fra de utvalgte avdelingene. østfold kommunerevisjon iks 40 52

53 Figur 22: Informasjon og åpenhet utvalgte avdelinger Revisors merknader: n= (Hjemmesykepleie vest), (Sydskogen/Repslagergata), (Sydskogen) og 9 (Repslagergata). Figuren viser at respondentene befinner seg på den positive enden av skalaen på de positive påstandene og på den negative enden av skalaen på de negative påstandene. Det er også her noe variasjon mellom avdelingene på flere av påstandene. Påstanden med størst variasjon er «På min arbeidsplass er det rom for å uttrykke sine meninger». Her skårer avdeling Hjemmesykepleie 4,7, mens Sydskogen/Repslagergata skårer 3,7. På de fleste påstandene fremstår det som om respondentene fra Hjemmesykepleie vest er mer fornøyd med informasjon om åpenhet enn respondenter fra Sydskogen/Repslagergata. Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Stillingskategorier Revisjonen har også undersøkt resultatene på påstandene om informasjon og åpenhet, fordelt på stillingskategori. Resultatene presenteres i figur 81 i vedlegget. Det er stor variasjon mellom stillingene. På påstanden om nærmeste leder gir relevant informasjon om det som skjer på arbeidsplassen skårer virksomhetslederne lavest med et gjennomsnitt på 3,6, mens avdelingslederne skårer høyest med 5,2. Tallene viser samme fordeling på påstanden om man kan stole på informasjonen som kommer fra ledelsen (3,7 og 5,3), samt at det er rom for å uttrykke sin mening (3,7 og 5,1) og vise følelser på arbeidsplassen (3,4 og 4,9). Det er også stor variasjon på påstandene om at informasjon stopper opp før den når frem til de berørte ansatte og at ledelsen skjuler viktig informasjon for de ansatte. Det er virksomhetslederne som i størst grad er enig med en gjennomsnittlig skår på henholdsvis 3,4 og 3,3, mens avdelingslederne har tilsvarende skår på 2,3 og 1,5. Psykososialt arbeidsmiljø selvbestemmelse og medbestemmelse Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene i de ulike sykefraværskategoriene opplever selvbestemmelse på sin arbeidsplass. østfold kommunerevisjon iks 41 53

54 Figur 23: Selvbestemmelse - sykefravær Revisors merknader: n= ( under 8 %), (8-12 %) og (over 12 %). Figuren viser at respondentene i alle sykefraværskategoriene gjennomsnittlig er enige i påstanden om at de har en fleksibel arbeidsdag og at det finnes rom for egne initiativ. Det er stor variasjon mellom kategoriene. Respondentene er i mindre grad enige i at de selv bestemmer hvordan de vil disponere arbeidsdagen, og her er det stor variasjon mellom sykefraværskategoriene. Respondentene fra avdelinger/virksomheter med mer enn 12 % sykefravær er nede på den negative enden av skalaen med en gjennomsnittlig skår på 3. Respondentene befinner seg på den negative siden av skalaen på de negative påstandene, og her er det noe variasjon mellom fraværskategoriene. Det er også her gjennomgående at respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær i større grad er fornøyd med informasjon og åpenhet i avdelingen/virksomheten enn respondenter fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær på samtlige påstander. Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Standardavviket er gjennomgående høyere i virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær enn virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær. Figuren nedenfor viser resultatene fra de utvalgte avdelingene. østfold kommunerevisjon iks 42 54

55 Figur 24: Selvbestemmelse utvalgte avdelinger Revisors merknader: n= (Hjemmesykepleie vest), 27 (Sydskogen/Repslagergata), 18 (Sydskogen) og 9 (Repslagergata). Figuren viser at respondentene fra Hjemmesykepleie vest i gjennomsnitt befinner seg på den negative siden av skalaen på påstanden om at de har en fleksibel arbeidshverdag med en skår på 2,9. Det er stor variasjon mellom avdelingene, og Sydskogen/Repslagergata befinner seg på den positive enden av skalaen med en skår på 4,2. Begge avdelingene befinner seg imidlertid på den positive enden av skalaen på påstanden om det finnes rom for egne initiativ, og det er liten variasjon mellom avdelingene. Det er ingen variasjon mellom avdelingene på påstanden om de selv kan bestemme hvordan de vil disponere sin arbeidsdag her er gjennomsnittlig skår 2,9. Begge avdelingene befinner seg på den negative enden av skalaen på de negative påstandene om at de har liten innflytelse på egen arbeidsdag og at arbeidsdagen er styrt og kontrollert. Her er Hjemmesykepleie vest mer enig enn Sydskogen/Repslagergata, men variasjonen er liten. Standardavviket er høyt på de fleste påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene i de ulike sykefraværskategoriene opplever medbestemmelse på sin arbeidsplass. østfold kommunerevisjon iks 43 55

56 Figur 25: Medbestemmelse - sykefravær Revisors merknader: n= ( under 8 %), (8-12 %) og (over 12 %). Figuren viser at respondentene i alle fraværskategoriene befinner seg på den positive siden av skalaen, og er gjennomsnittlig i ulik grad enig i samtlige påstander om medbestemmelse. Det er noe variasjon mellom sykefraværskategoriene på flere av påstandene. Det er også her gjennomgående at respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær i større grad er enige i påstandene enn respondenter fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær er. Standardavviket er høyt på de fleste påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Standardavviket er gjennomgående høyere i virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær enn virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær. Figuren nedenfor viser resultatene på de utvalgte avdelingene. Figur 26: Medbestemmelse utvalgte avdelinger Revisors merknader: n= (Hjemmesykepleie vest), (Sydskogen/Repslagergata), (Sydskogen) og 8-9 (Repslagergata). østfold kommunerevisjon iks 44 56

57 Figuren viser at det er noe variasjon i hvordan respondentene fra de to avdelingene opplever medbestemmelse på sin arbeidsplass. Mens Hjemmesykepleie vest befinner seg på den positive enden av skalaen med en skår på henholdsvis 3,8 og 3,9 på påstandene «Min nærmeste leder er flink til å involvere ansatte» og «Min nærmeste leder oppmuntrer til medbestemmelse», befinner Sydskogen/Repslagergata seg på den negative enden av skalaen med en skår på 2,9 på begge påstandene. Det er stor variasjon i hvordan avdelingene gjennomsnittlig besvarer påstanden «Min nærmeste leder legger til rette for dialog om arbeidsoppgaver og resultater». Hjemmesykepleie vest har en gjennomsnittlig skår på 4, mens Sydskogen/Repslagergata har tilsvarende skår på 2,9. Standardavviket er høyt på de fleste påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Stillingskategori Revisjonen har også undersøkt resultatene på påstandene om medbestemmelse, fordelt på stillingskategori. Resultatene presenteres i figur 83 i vedlegget. Det er stor variasjon mellom stillingene på flere av påstandene. På påstanden «Min nærmeste leder er flink til å involvere ansatte» skårer virksomhetslederne 3, mens avdelingslederne skårer 4,8. Tilsvarende variasjon ser vi på påstandene «Min nærmeste leder oppmuntrer til medbestemmelse» og «Min nærmeste leder legger til rette for dialog om arbeidsoppgaver og resultater». Virksomhetsleder skårer 3,2 på disse påstandene, mens avdelingslederne skårer henholdsvis 4,9 og 4,8. Det er også noe variasjon på de øvrige påstandene. Tabellene nedenfor viser resultater fra spørsmål om det er gjennomført medarbeidersamtaler det siste året. Tabell 20: Har du hatt medarbeidersamtale med din leder det siste året? Ja Nei N= Sykefravær under 8 % 56,9 % 43,1 % 65 Sykefravær 8-12 % 38,6 % 61,4 % 140 Sykefravær over 12 % 28,3 % 71,7 % 205 Tabellen viser at det er respondenter fra virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær som i størst grad oppgir at de har hatt medarbeidersamtale det siste året. 56,9 % svarer «Ja» på spørsmålet. Tilsvarende viser tabellen at 38,5 % og 28,3 % av respondentene fra virksomheter/avdelinger med henholdsvis middels og høyt sykefravær oppgir å ha hatt medarbeidersamtale siste året. Tabell 21: Har du hatt medarbeidersamtale med din leder det siste året? Ja Nei N= Repslagergata/Sydskogen 18,5 % 81,5 % 27 Hjemmesykepleie vest 31,6 % 68,4 % 19 Tabellen viser at 31,6 % av respondentene fra Hjemmesykepleie vest oppgir å ha hatt medarbeidersamtale, mens 18,5 % av respondentene fra Repslagergata/Sydskogen svarer at de har hatt medarbeidersamtale siste året. Tabell 22: Har du hatt medarbeidersamtale med din leder det siste året? Ja Nei N= Virksomhetsleder 16,7 % 83,3 % 6 Avdelingsleder 33,3 % 66,7 % 21 Medarbeider 37 % 63 % 405 østfold kommunerevisjon iks 45 57

58 Fordelt på stillingskategori viser denne tabellen at det er respondenter fra «medarbeiderkategorien» som i størst grad oppgir å ha hatt medarbeidersamtale. Her svarer 37 % «Ja» på spørsmålet. Psykososialt arbeidsmiljø endringsvilje Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondenter fra avdelinger/virksomheter med ulikt sykefravær er enige i påstander som handler om endringsvilje. Figur 27: Endringsvilje Revisors merknader: n= ( under 8 %), (8-12 %) og (over 12 %). Figuren viser en gjennomsnitlig skår på over 5 på påstandene «Jeg er motivert til å utvikle min kompetanse» og «Jeg er fleksibel og tilpasser meg virksomhetens behov». Samtlige kategorier befinner seg også på den negative enden av skalaen på påstanden «Min nærmeste leder vil at jeg skal uføre arbeidsoppgaver som krever mer av meg enn det som er rimelig». Det er liten variasjon mellom sykefraværskategoriene, men det er også her slik at respondenter fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær gjennomsnitlig er mer enig i denne påstanden enn respondenter fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær. Standardavviket er høyt på påstanden «Min nærmeste leder vil at jeg skal utføre arbeidsoppgaver som jeg mener krever mer av meg enn det som er rimelig», noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell 111 i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Standardavviket er høyere for virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær enn virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær. I figuren nedenfor presenteres resultatene fra de utvalgte avdelingene. østfold kommunerevisjon iks 46 58

59 Figur 28: Endringsvilje Revisors merknader: n= (Hjemmesykepleie vest), 27 (Sydskogen/Repslagergata), 18 (Sydskogen) og 9 (Repslagergata). Figuren viser en gjennomsnitlig skår på over 5 på påstandene «Jeg er motivert til å utvikle min kompetanse» og «Jeg er fleksibel og tilpasser meg virksomhetens behov». Begge avdelingene befinner seg også på den negative enden av skalaen på påstanden «Min nærmeste leder vil at jeg skal uføre arbeidsoppgaver som krever mer av meg enn det som er rimelig». Det er liten variasjon mellom avdelingene, men det er stor variasjon internt i avdeing Sydskogen/Repslagergata. Standardavviket er høyt for avdeling Sydskogen/Repslagergata på den første og siste påstanden, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell 109 og 111 i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Psykososialt arbeidsmiljø ledelse Figuren nedenfor viser hvordan respondenter fra avdelinger/virksomheter med ulikt sykefravær oppfatter sin nærmeste leder. Figur 29: Ledelse - sykefravær Revisors merknader: n= ( under 8 %), (8-12 %) og (over 12 %). østfold kommunerevisjon iks 47 59

60 Figuren viser at respondentene i alle fraværskategoriene befinner seg på den positive siden av skalaen, og er gjennomsnittlig i ulik grad enig i påstander om nærmeste leder er faglig dyktig, skaper trygghet og tillit blant de ansatte, er tilgjengelig, tilstedeværende og tydelig, samt viser handlekraft. Tilsvarende er respondentene i ulik grad uenig i påstanden «Jeg syns det er vanskelig å snakke med min nærmeste leder om utfordringer i jobben». Det er noe variasjon mellom sykefraværskategoriene, men det er også her slik at respondenter fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær gjennomsnitlig er mer enig i denne påstandene enn respondenter fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær. På flere av påstandene er det i dette tilfelle slik at det er respondenter fra avdelinger/virksomhet med et sykefravær mellom 8-12 % som skårer mest positivt på påstandene. Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Standardavviket er høyere for virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær enn virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær. Kommentarer fra spørreundersøkelsen: «Håper at Moss har mange ledere av samme kaliber som min :)» «avdelingsledere alt for lite til stede på avdelingene, må delta på alle møter hele tiden, blir usynlig for de ansatte» Figuren nedenfor viser resultatene fra de utvalgte avdelingene. Figur 30: Ledelse utvalgte avdelinger Revisors merknader: n= (Hjemmesykepleie vest), (Sydskogen/Repslagergata), (Sydskogen) og 9 (Repslagergata). Figuren viser at respondenter fra begge avdelinger gjennomsnittlig er enig i at deres nærmeste leder er faglig dyktig, tilgjengelig og tydelig, samt viser handlekraft. Det er noe variasjon mellom avdelingene på de fleste av disse påstandene. På påstanden «Min nærmeste leder skaper trygghet og tillit blant de ansatte» og «Jeg syns det er vanskelig å snakke med min nærmeste leder om utfordringer i jobben» er det stor variasjon mellom avdelingene. Gjennomsnittlig skår varierer mellom henholdsvis 4,4 og 2,8 og 2,2 og 3,3. På påstanden om nærmeste leder er tilstedeværende er det også noe variasjon. østfold kommunerevisjon iks 48 60

61 Avdeling Hjemmesykepleie er på den positive enden av skalaen med 3,9, mens avdeling Sydskogen/Repslagergata er på den negative siden av skalaen med en skår på 3,1. Med unntak av påstanden om tydelighet, er det avdeling Hjemmesykepleie vest som skårer best på samtlige påstander. Det er noe variasjon internt i avdeling Sydskogen/Repslagergata på flere av påstandene. Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Standardavviket er gjennomgående høyere i avdeling Sydskogen/Repslagergata enn i avdeling Hjemmesykepleie vest. Stillingskategori Revisjonen har også undersøkt resultatene på påstandene om ledelse, fordelt på stillingskategori. Det er stor variasjon mellom stillingene på samtlige av påstandene. Figuren som viser gjennomsnitt presenteres derfor i sin helhet: Figur 31: Ledelse - stillingskategorier Revisors merknader: n= (virksomhetsledere), (avdelingsledere), og (medarbeidere). Tabellen viser at avdelingslederne gjennomsnitlig skårer mellom 4,6 og 5,1 på samtlige av de positive påstandene vedrørende ledelse. Virksomhetslederne skårer lavest, og ligger gjennomsnitlig mellom 2,5 og 3,8 i skår på disse påstandene. På påstanden om at det er vanskelig å snakke med nærmeste leder om utfordringer i jobben er det virksomhetslederne som gjennomsnitlig er mest enig i denne påstanden, med en skår på 4,3. Avdelingslederne skårer 1,6, mens medarbeiderne skårer 2,4. Omorganiseringer Tabellen nedenfor viser hvordan respondenter fra virksomheter/avdelinger i de ulike sykefraværskategoriene svarer på spørsmål om virksomheten/avdelingen har vært gjenstand for omorganisering de siste to årene svarer. østfold kommunerevisjon iks 49 61

62 Tabell 23: Har virksomheten/avdelingen vært gjenstand for omorganisering de siste to årene? Ja Nei Vet ikke Sykefravær under 8 % 41,3% 44,4% 14,3% Sykefravær 8-12 % 56,7% 26,1% 17,2% Sykefravær over 12 % 74,4% 11,3% 14,3% Revisors merknader: n= ( under 8 %), 134 (8-12 %) og 203 (over 12 %). Tabellen viser at det er respondenter fra virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær som i størst grad har vært gjenstand for omorganisering de siste to årene. Tabell 24: Har virksomheten/avdelingen vært gjenstand for omorganisering de siste to årene? Ja Nei Vet ikke Repslagergata/Sydskogen 100 % - - Hjemmesykepleie vest 73,7 % 5,3 % 21,1 % Revisors merknader: n= (Hjemmesykepleie vest), 26 (Sydskogen/Repslagergata), 17 (Sydskogen) og 9 (Repslagergata). Tabellen viser at samtlige respondenter fra Sydskogen/Repslagergata svarer at avdelingen har vært gjenstand for omorganisering. I hjemmesykepleie vest er det noen ansatte som svarer nei, eller ikke vet om avdelingen har vært gjenstand for omorganisering. Figuren nedenfor viser hvordan respondenter fra avdelinger/virksomheter med ulikt sykefravær opplevde omorganiseringen. Figur 32: Omorganisering - sykefravær Revisors merknader: n= ( under 8 %), (8-12 %) og (over 12 %). Figuren viser at samtlige sykefraværskategorier gjennomsnittlig skårer midt på skalaen på de fleste påstandene. Det er noe variasjon mellom kategoriene. Respondenter fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær er gjennomsnitlig mer enig i påstandene enn respondenter fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær. østfold kommunerevisjon iks 50 62

63 Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Kommentarer fra spørreundersøkelsen: "Vi som jobber i Moss Kommune får aldri ro til å gjøre det vi ønsker mest, og det er og ta vare på være brukere. Da det er mye uro og stadig snakk om omorganisering "Omorganiseringsprosessen har vært basert på medvirkning utad. Beslutninger er likevel tatt på tross av tilbakemeldinger om problemer med løsningene. Det oppleves som "spill for galleriet"...man har vært redd for å varsle om kritikkverdige forhold med mulig konsekvens for å bli utsatt for å bli utsatt for det samme selv. Opplever at flere sier opp i kjølvannet av omorganiseringen. Sosialfaglig tilnærming til arbeidet er ikke lenger fokus i arbeidet. Personer som ikke har utsikt til arbeid er prioritert ut. Man klarer seg best ved å holde hodet lavt og ikke gi utrykk for problemer ved ledelsen." "omorganiseringen har ført til større uttrygghet, større fravær, er demotiverende, ført til oppsigelser, og går utover sikkerheten for egen helse på arbidsplassen. vi føler ikke kommunen har hørt på oss i det hele tatt." Figuren nedenfor viser resultatene på de utvalgte avdelingene. Figur 33: Omorganisering utvalgte avdelinger Revisors merknader: n= (Hjemmesykepleie vest), (Sydskogen/Repslagergata), (Sydskogen) og 9 (Repslagergata). Figuren viser at begge avdelingene har en gjennomsnittlig skår på 3,6 på påstanden om de fikk tilstrekkelig informasjon om prosessen. Det er lite variasjon på påstanden om ledelsen var åpne om prosessen og tilgjengelige. Her skårer Hjemmesykepleie vest henholdsvis 3,6 og 3,7, mens Sydskogen/Repslagergata skårer tilsvarende 3,5 og 3,4. Det er noe variasjon på påstanden om de ansatte fikk medvirke. Her er begge avdelingene på den negative siden av skalaen med skår på henholdsvis 2,7 og 2. Størst variasjon er det på påstanden «Ledelsen var tilstedeværende» og «Ledelsen motiverte de ansatte til å gjennomføre endringene». Her skårer Hjemmesykepleie 3,6 og 4,2, mens Sydskogen/Repslagergata skårer 2,7 og 3. Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). østfold kommunerevisjon iks 51 63

64 Stillingskategori Revisjonen har også undersøkt resultatene på påstandene om omorganisering, fordelt på stillingskategori. Det er stor variasjon mellom stillingene på samtlige av påstandene. Figuren som viser gjennomsnitt presenteres derfor i sin helhet: Figur 34: Omorganisering - stillingskategorier Revisors merknader: n= (virksomhetsledere), 16 (avdelingsledere), og (medarbeidere). Figuren viser at virksomhetslederne skårer lavest på samtlige påstander med gjennomsnittlig skår på mellom 2 og 2,7. Avdelingslederne skårer høyest med et gjennomsnitt på mellom 4,4 og 4,9. Medarbeiderne har en gjennomsnittlig skår på mellom 2,6 og 3,8. Systematisk arbeid med ledelse Figuren nedenfor viser hvordan respondenter fra kategoriene «Virksomhetsleder» og «Avdelingsleder m/personalansvar» har besvart påstander vedrørende kommunens arbeid med ledelse. Figur 35: Systematisk arbeid med ledelse virksomhetsledere og avdelingsledere Revisors merknader: n= (virksomhetsledere) og (avdelingsledere). østfold kommunerevisjon iks 52 64

65 Figuren viser at gjennomsnittlig skår er 4 eller lavere på samtlige påstander, for begge stillingskategoriene. Lavest skår oppnår påstanden «I Moss kommune har vi en lik praktisering av lederskap», med et gjennomsnitt på 3 for virksomhetsledere og 2,9 for avdelingsledere (20 % av respondentene i avdelingslederkategorien svarer «Vet ikke»). Det samme gjelder påstanden «Jeg opplever å ha tilstrekkelig med ressurser til å lede min virksomhet». Her oppnår virksomhetslederne en gjennomsnittlig skår på 2,7 og avdelingslederne 3,2. Samtlige av respondentene i kategorien «Virksomhetsleder» opplyser i spørreundersøkelsen at de har inngått lederavtale. 52,4 % av avdelingslederne opplyser at de har inngått lederavtale, mens 23,8 % svarer at «Avtale er under utarbeidelse», og 23,8 % svarer «Nei». Helhetlig vurdering av arbeidsmiljøet Figuren nedenfor viser hvordan medarbeiderne i virksomheter/avdelinger med ulikt sykefravær vurderer arbeidsmiljøet. Figur 36: Helhetlig vurdering - sykefravær Revisors merknader: n= ( under 8 %), (8-12 %) og (over 12 %). Figuren viser at respondentene, ut i fra gjennomsnitlig skår, er enige i de positive påstandene om arbeidsmiljøet. Lavest skår er 4,6. Respondentene er på samme måte, i ulik grad uenig i de negative påstandene. Høyeste skår er 2,7. Det er liten variasjon i gjennomsnitlig skår mellom sykefraværskategoriene på de fleste påstandene. Det er noe variasjon på påstanden «Jeg har ønske om å slutte i jobben på grunn av forhold på arbeidsplassen» (1,5-2,1). På de fleste påstandene er det også her slik at respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær i størst grad er enig i de positive påstandene, og i størst grad uenig i påstandene. Standardavviket er høyt på noen påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Standardavviket er høyere for virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær enn virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær. Kommentarer fra spørreundersøkelsen: «Stortrives!!» østfold kommunerevisjon iks 53 65

66 «Jeg er så heldig at jeg får tilrettelagt arbeidstiden min p.g.a. kronisk lidelse. Takknemlig for at dette er en I.A. bedrift.» Figuren nedenfor viser resultatene på de utvalgte avdelingene. Figur 37: Helhetlig vurdering utvalgte avdelinger Revisors merknader: n= (Hjemmesykepleie vest), (Sydskogen/Repslagergata), (Sydskogen) og 9 (Repslagergata). Figuren viser at respondentene, ut i fra gjennomsnitlig skår, er enige i de positive påstandene om arbeidsmiljøet. Lavest skår er 4,6. Respondentene er på samme måte, i ulik grad uenig i de negative påstandene. Høyeste skår er 2,7. Det er liten variasjon i gjennomsnitlig skår mellom sykefraværskategoriene på de fleste påstandene. Det er noe variasjon på påstanden «Forhold på arbeidsplassen gir meg fysiske plager», hvor Hjemmesykepleie vest skårer 2,8, mens Sydskogen/Repslagergata skårer 2,1. Det varierer hvilken avdeling som har best skår på disse påstandene. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Revisjonen har også stilt spørsmål om hvorvidt de ansatte har vært sykmeldt på grunn av forhold på arbeidsplassen de siste to årene. Tabellen nedenfor viser hvordan svarene fordelte på avdelinger/virksomheter med ulikt sykefravær og på de utvalgte avdelingene. Tabell 25: Har du vært sykmeldt på grunn av forhold på arbeidsplassen de siste to årene? - sykefravær Ja, forhold på arbeidsplassen var årsak til sykmeldingen Ja, forhold på arbeidsplassen var medvirkende årsak til sykmeldingen Nei Sykefravær under 8 % 9,4 % 9,4 % 81,3 % Sykefravær 8-12 % 2,9 % 10,1 % 87,1 % Sykefravær over 12 % 6,3 % 15,6 % 78 % Revisors merknader: n= ( under 8 %), 139 (8-12 %) og 205 (over 12 %). østfold kommunerevisjon iks 54 66

67 Tabellen viser at det er respondenter fra virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær som i størst grad oppgir at de har vært sykmeldt på grunn av forhold på arbeidsplassen. Dersom vi legger til respondenter som oppgir at forhold på arbeidsplassen var medvirkende årsak til sykmeldingen er det virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær som har størst andel respondenter som helt eller delvis har vær sykmeldt på grunn av forhold på arbeidsplassen. Tabellen nedenfor viser resultatene på utvalgte avdelinger. Tabell 26: Har du vært sykmeldt på grunn av forhold på arbeidsplassen de siste to årene? utvalgte avdelinger Ja, forhold på arbeidsplassen var årsak til sykmeldingen Ja, forhold på arbeidsplassen var medvirkende årsak til sykmeldingen Nei Repslagergata/Sydskogen 5,3 % 21,1 % 73,7 % Hjemmesykepleie vest 3,7 % 7,4 % 88,9 % Revisors merknader: n= (Hjemmesykepleie vest), 27 (Sydskogen/Repslagergata), 18 (Sydskogen) og 9 (Repslagergata). Tabellen viser at det er respondenter fra Sydskogen/Repslagergata som i størst grad oppgir at de har vært sykmeldt helt eller delvis på grunn av forhold på arbeidsplassen. Samlet sett er det 26, 4 % fra Sydskogen og 11,1 % fra Hjemmesykepleie vest som svarer ja på dette spørsmålet. Kultur og oppvekst Fysisk arbeidsmiljø Figuren nedenfor viser hvordan respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær opplever ulike faktorer ved det fysiske arbeidsmiljøet på sin arbeidsplass. Figur 38: Fysisk arbeidsmiljø - sykefravær Revisors merknader: n= (under 8 %), (8-12 %), og 120 (over 12 %). Det fremkommer av figuren over at det er noe variasjon i gjennomsnittskår på to av påstandene når vi sammenligner respondentene i avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) med respondentene i avdelinger/virksomheter med østfold kommunerevisjon iks 55 67

68 høyt sykefravær (over 12 %). De to påstandene besvares mest fordelaktig av respondentene ved avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær. På påstanden «Jobben jeg gjør er fysisk krevende» er gjennomsnittskår for respondentene i avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær 3,0, mens den for respondentene i avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær er 3,7. Samtidig bør det nevnes at standardavviket (se tabell 135 i vedlegg) er på 1,59 for respondentene i avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær, mens den er 1,67 for de respondentene i avdelinger/virksomheter med høyt 12 %. Dette indikerer at spredningen i svarene er forholdsvis stor, og noe større for de avdelingene/virksomhetene med sykefravær over 12 %. På påstanden «På min arbeidsplass er det et belastende støynivå» er gjennomsnittskår 3,1 for respondentene i avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær, mens den er 3,7 for respondentene i avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær. Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser hvordan respondentene fordelt på utvalgte avdelinger i kommunalavdeling kultur og oppvekst opplever ulike faktorer ved det fysiske arbeidsmiljøet på sin arbeidsplass. Figur 39: Fysisk arbeidsmiljø utvalgte avdelinger Revisors merknader: Grindvold=15, Åvangen barnehager=18, Åvangen Skredderåsen=10, Åvangen Luenbakken=8. Det fremkommer av figuren over at gjennomsnittskår i noen grad varierer mellom Grindvold barnehage og Åvangen barnehager. Respondentene fra Grindvold besvarer tre av fire påstander i en mer positiv karakter enn respondentene fra Åvangen barnehager. På påstanden «Jobben jeg gjør er fysisk krevende» har Grindvold et gjennomsnittskår på 3,9, mens den for Åvangen barnehager er på 4,7. Her er det også verdt å bemerke at standardavviket for Grindvold er på 1,81, mens den for Åvangen er på 1,28 (se tabell 135 i vedlegg). Spredningen («uenigheten») i svarene er altså større for respondentene fra Grindvold, det er blant annet like mange respondenter som har besvart med svaralternativ 1 og 6. Spredningen på svarene til respondentene fra Åvangen er noe mindre, her har de fleste besvart med alternativ 4, 5 eller 6. På påstanden «Jeg er fornøyd med de materielle betingelsene på min arbeidsplass» utgjør gjennomsnittskår 5,0 for Grindvold, mens den er 3,9 for Åvangen. Påstanden «På min arbeidsplass er det et belastende østfold kommunerevisjon iks 56 68

69 støynivå» besvares i en mer negativ karakter av respondentene fra Grindvold, gjennomsnittskår er 4,4, mens gjennomsnittskår for Åvangen er 4,1. Samtidig fremkommer det at Åvangen Luenbakken skiller seg ut i negativ karakter på samtlige påstander. Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Tabellen nedenfor viser hvordan respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær opplever å ha hjelpemidler som kan redusere den fysiske belastningen på sin arbeidsplass. Tabell 27: Hjelpemidler har dere hjelpemidler som kan redusere den fysiske belastningen? - sykefraværsprosent Ja Nei, det er ikke behov for hjelpemidler på min arbeidsplass Nei, men det er behov for hjelpemidler på min arbeidsplass Vet ikke N= Sykefravær under 8 % 22,1% 40,3% 11,7% 26,0% 154 Sykefravær 8-12 % 24,2% 40,5% 13,1% 22,2% 153 Sykefravær over 12 % 59,2% 15,0% 5,0% 20,8% 120 Det fremkommer av tabellen at avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %) i større grad enn virksomheter med middels- (8-12 %) og lavt sykefravær (under 8 %) har hjelpemidler som kan redusere den fysiske belastningen. Tabellen nedenfor viser hvordan respondentene fordelt på utvalgte avdelinger i kommunalavdeling kultur og oppvekst opplever å ha hjelpemidler som kan redusere den fysiske belastningen på sin arbeidsplass. Tabell 28: Hjelpemidler har dere hjelpemidler som kan redusere den fysiske belastningen? utvalgte avdelinger Ja Nei, det er ikke behov for hjelpemidler på min arbeidsplass Nei, men det er behov for hjelpemidler på min arbeidsplass Vet ikke Grindvold barnehage 80,0% 6,7% 0,0% 13,3% 15 Åvangen barnehager 100,0% 0,0% 0,0% 0,0% 18 Åvangen Skredderåsen 100,0% 0,0% 0,0% 0,0% 10 Åvangen - Luenbakken 100,0% 0,0% 0,0% 0,0% 8 N= Det fremkommer av tabellen at samtlige på Åvangen barnehager opplever å ha hjelpemidler som kan redusere den fysiske belastningen, mens 12 av 15 opplever dette på Grindvold barnehage, 1 av 15 opplever at det ikke er behov for hjelpemidler, mens 2 av 15 opplyser om at de ikke vet. Figuren nedenfor viser hvordan respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær besvarer påstander vedrørende bruk av hjelpemidler. Svarene er avgitt på en skala fra 1-6, hvor 1 er «Helt uenig» og 6 er «Helt enig». østfold kommunerevisjon iks 57 69

70 Figur 40: Bruk av hjelpemidler - sykefravær Revisors merknader: n= (under 8 %), (8-12 %), og (over 12 %). Figuren over viser at det er noe variasjon i gjennomsnittskår når vi sammenligner avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) med avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %). Avdelinger/virksomheter som har lavt sykefravær besvarer de fire første påstandene i en mer positiv karakter sammenlignet med respondentene i avdelinger/virksomheter med et høyt sykefravær. Noe som vil si at respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær i større grad opplever at hjelpemidlene er lett tilgjengelige, at hjelpemidlene har tilfredsstillende funksjonalitet, er mer bevist på å bruke hjelpemidlene og i større grad ha fått god nok opplæring i bruk av hjelpemidlene. Respondentene i avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær tar seg derimot i større grad tid til å bruke hjelpemidlene (gjennomsnittskår 2,6) sammenlignet med respondentene i avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (gjennomsnittskår 2,0). Standardavviket er høyt på de fleste påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser hvordan respondentene fordelt på utvalgte avdelinger i kommunalavdeling kultur og oppvekst besvarer påstander vedrørende bruk av hjelpemidler. østfold kommunerevisjon iks 58 70

71 Figur 41: Bruk av hjelpemidler utvalgte avdelinger Revisors merknader: Grindvold=12, Åvangen barnehager=18, Åvangen Skredderåsen=10, Åvangen Luenbakken=8. Det fremkommer av figuren over at gjennomsnittskår i noen grad varierer når vi sammenligner Grindvold barnehage med Åvangen barnehager. Åvangen besvarer de fire første påstandene i en noe mer positiv katarakter enn hva som er tilfelle for Grindvold. De to påstandene med den største variasjonen er «Jeg er bevisst på å bruke hjelpemidlene», hvor Grindvold har ett gjennomsnittskår på 4,8, mens Åvangen har 5,3, og påstanden «Jeg har fått god nok opplæring i bruk av hjelpemidlene», hvor Grindvold har ett gjennomsnittskår på 5,1, mens Åvangen har 5,6. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Psykososialt arbeidsmiljø tidspress og arbeidsbelastning Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær opplever tidspress og arbeidsbelastning på arbeidsplassen. Figur 42: Tidspress og arbeidsbelastning sykefravær Revisors merknader: n= (under 8 %), (8-12 %), og (over 12 %). Det fremkommer av figuren over at variasjonene i gjennomsnittskår er liten når vi sammenligner respondentene i avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær østfold kommunerevisjon iks 59 71

72 (under 8 %) med respondentene i avdelinger med høyt sykefravær (over 12 %). De tre påstandene med størst variasjon i gjennomsnittskår er «Min arbeidsplass er tilstrekkelig bemannet», «Jeg har tilstrekkelig med tid til å gjøre det som forventes av meg i jobben» og «Jeg får oppgaver uten tilstrekkelig ressurser til å fullføre dem», samtlige påstander har en variasjon på 0,3, hvor respondentene i avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær besvarer påstandene mest fordelaktig. Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på utvalgte avdelinger i kommunalavdeling kultur og oppvekst opplever tidspress og arbeidsbelastning på arbeidsplassen. Kommentarer fra spørreundersøkelsen: «Det finnes ingen ivaretagelse av psykiske påkjenninger over tid. Arbeidet blir tatt med hjem i fritid, og arbeid må gjøres hjemme i hodet grunnet tidspress. Det oppleves ikke at arbeidet slutter ved endt arbeidstid.» «Jeg opplever at kommunalavdelingen i stor grad setter i gang med prosjekter som det forventes at vi ute i virksomhetene skal følge opp lojalt. Jeg opplever at det er vanskelig å jobbe i dybden med ulike prosjekter, og at det i mange sammenhenger blir overflatisk, men at det ser bra ut i et system/på et stykke papir. Det er mange nettverk på ulike nivåer, og jeg opplever det ofte som belastende, mer enn støttende. Belastende fordi det blir mange møter som tar meg bort fra andre arbeidsoppgaver.» Figur 43: Tidspress og arbeidsbelastning utvalgte avdelinger Revisors merknader: Grindvold=15, Åvangen barnehager=18, Åvangen Skredderåsen=10, Åvangen Luenbakken=8. Det fremkommer av figuren over at respondentene fra Grindvold barnehage i mindre grad opplever å jobbe under sterkt tidspress (gjennomsnittskår 3,1), sammenlignet med respondentene fra Åvangen barnehager (gjennomsnittskår 3,4). Samtidig fremkommer det at det er en stor forskjell i det opplevede tidspresset mellom respondentene fra Åvangen Skredderåsen (gjennomsnittskår 2,5) og Åvangen Luenbakken (gjennomsnittskår 4,6). På påstanden «Min arbeidsplass er tilstrekkelig bemannet» er det stor forskjell mellom Åvangen Skredderåsen (gjennomsnittskår 4,6) og Åvangen Luenbakken (gjennomsnittskår 3,4). østfold kommunerevisjon iks 60 72

73 Standardavviket er høyt på de fleste påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Psykososialt arbeidsmiljø rollekonflikter og rolleuklarhet Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær opplever rollekonflikt. Figur 44: Rollekonflikt sykefravær Revisors merknad: n= (under 8 %), 153 (8-12 %), (over 12 %). Det fremkommer av figuren over at variasjonen i gjennomsnittskår er liten når vi sammenligner resultatene for avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) med resulatene for avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %). Påstanden med størst variasjon er «Jeg mottar motstridende forespørsler fra to eller flere kollegaer (inkludert ledere)» hvor avdelinger med lavt sykefravær har et gjennomsnittskår på 1,7, mens avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær har et gjennomsnittskår på 2,1. Respondentene fra avdelinger/virksomheter med et høyt sykefravær opplever altså i noe større grad å motta motstridende forespørseler fra kollegaer eller ledere. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på utvalgte avdelinger i kommunalavdeling kultur og oppvekst opplever rollekonflikt. østfold kommunerevisjon iks 61 73

74 Figur 45: Rollekonflikt utvalgte avdelinger Revisors merknader: Grindvold=14, Åvangen barnehager=18, Åvangen Skredderåsen=10, Åvangen Luenbakken=8. Det fremkommer av figuren over at forskjellene i gjennomsnittskåren mellom Grindvold barnehage og Åvangen barnehager er liten hva gjelder påstandene omhandlende rollekonflikt. Påstanden med størst variasjon er «Jeg mottar motstridende forespørsler fra to eller flere kollegaer (inkludert ledere)» hvor Grindvold har et gjennomsnittskår på 1,7, mens Åvangen har et gjennomsnittskår på 2,1. Under påstenden «Jobben min inneholder oppgaver som er i strid med mine personlige verdier» er det verdt å bemerke at standardavviket er henholdsvis 1,29 for Grindvold og 0,60 for Åvangen barnehager (Se tabell 153 i vedlegg). Spredninger i svarene er altså forholdvis mye større for Grindvold, dette skyldes i all vesentlighet at en respondent har besvart med svaralternativ 6, mens samtlige på Åvangen har besvart med alternativ 1, 2 eller 3. Samtidig fremkommer det av figuren at respondentene fra Åvangen Luenbakken jevnt over skiller seg ut i noe negativ karakter. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær opplever rolleuklarhet. Figur 46: Rolleuklarhet - sykefravær Revisors merknad: n= (under 8 %), 154 (8-12 %), (over 12 %). østfold kommunerevisjon iks 62 74

75 Det fremkommer av figuren over at det er liten variasjon i gjennomsnittskår på de fleste påstandene når vi sammenligner resultatene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) og avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %). Påstanden med størst variasjon er «På min arbeidsplass er det klart hvem som har beslutningsmyndighet», hvor avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær har en gjennomsnittskår på 5,5, mens avdelinger/virksomheter har en gjennomsnittskår på 4,9. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på utvalgte avdelinger i kommunalavdeling kultur og oppvekst opplever rolleuklarhet. Figur 47: Rolleuklarhet utvalgte avdelinger Revisors merknader: Grindvold=15, Åvangen barnehager=18, Åvangen Skredderåsen=10, Åvangen Luenbakken=8. Det fremkommer av figuren over at det er liten variasjon i gjennomsnittskår på de fleste påstandene når vi sammenligner resultatene mellom Grindvold barnehage og Åvangen barnehager, hvor Åvangen besvarer med høyest gjennomsnittskår på samtlige. Den påstanden med størst variasjon i gjennomsnittskår er «Det er klart og tydelig uttalt hvilken kvalitet som forventes på arbeidet jeg utfører», hvor Grindvold har et gjennomsnittskår på 5,0, mens Åvangen har et gjennomsnittskår på 5,7. Her er det også verdt å bemerke seg at standardavviket for Grindvold er på 1,03, mens den for Åvangen barnehager er på 0,58 (se tabell 157 i vedlegg). Det er altså en større spredning i svarene for respondentene fra Grindvold. Respondentene fra Grindvold besvarer med alternativ 2, 3, 5 og 6, mens respondentene fra Åvangen besvarer med alternativ 4,5 og 6. Psykososialt arbeidsmiljø rettferdighet Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær opplever rettferdighet. østfold kommunerevisjon iks 63 75

76 Figur 48: Rettferdighet sykefravær Revisors merknader: n= (under 8 %), (8-12 %), (over 12 %). Det fremkommer av figuren ovenfor at det er liten variasjon i gjennomsnittskår på de tre øverste påstandene når vi sammenligner respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) med respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %). Gjennomsnittskår for de tre øverste påstandene varierer mellom 5,0 til 5,5. Påstanden med størst variasjon i gjennomsnittskår er: «Jeg opplever kommuneledelsens beslutninger som berører min virksomhet som rettferdig». Her utgjør gjennomsnittskår for respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær 4,2, mens den for respondentene fra avdelinger/ virksomheter med høyt sykefravær utgjør 3,6. Respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær opplever altså kommuneledelsens beslutninger som berører egen virksomhet som noe mindre rettferdig sammenlignet med respondenter fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på utvalgte avdelinger i kommunalavdeling kultur og oppvekst opplever rettferdighet. østfold kommunerevisjon iks 64 76

77 Figur 49: Rettferdighet utvalgte avdelinger Revisors merknader: Grindvold=15, Åvangen barnehager=18, Åvangen Skredderåsen=10, Åvangen Luenbakken=8. Det fremkommer av figuren over at respondentene fra Grindvold barnehage besvarer de tre øverste påstandene i en noe mer positiv karakter sammenlignet med respondentene fra Åvangen barnehager. Det bør fremheves at Åvangen har en større spredning i sine svar på påstand «Jeg blir behandlet rettferdig av min nærmeste leder» (Åvangen=0,92/Grindvold=0,40 se tabell 159 i vedlegg) og på påstand «Min nærmeste leder behandler alle ansatte på en rettferdig måte» (Åvangen=1,00/Grindvold=0,26). Mens samtlige respondenter fra Grindvold har besvart disse påstandene med alternativ 5 eller 6, har respondentene fra Åvangen også benyttet alternativ 3 og 4. På påstanden «Jeg opplever kommuneledelsens beslutninger som berører min virksomhet som rettferdig» besvarer respondentene fra Grindvold barnehage med et gjennomsnittskår på 4,0, mens respondentene fra Åvangen barnehage besvarer med et gjennomsnittskår på 4,7. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Psykososialt arbeidsmiljø støtte fra leder og kollegaer Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær opplever støtte fra nærmeste leder. østfold kommunerevisjon iks 65 77

78 Figur 50: Støtte fra nærmeste leder fraværsprosent Revisors merknader: n= (under 8 %), (8-12 %), og (over 12 %). Det fremkommer av figuren ovenfor at det er noe variasjon i gjennomsnittskår på de fem øverste påstandene når vi sammenligner respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) med respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %). Respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) besvarer påstandene med en noe er mer positiv karakter. På påstanden «Min nærmeste leder gir meg positive tilbakemeldinger på min arbeidsutførelse» utgjør gjennomsnittskår for respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær 5,3, mens den for respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær utgjør gjennomsnittskår 4,5. På påstanden «Min nærmeste leder bidrar til at jeg opplever mestring» utgjør gjennomsnittskår 5,1 for respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær, mens den for respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær utgjør 4,4. På påstanden «Min nærmeste leder gir meg konstruktiv kritikk» utgjør gjennomsnittskår for respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær 4,7, mens den for respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær utgjør 4,1. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på utvalgte avdelinger i kommunalavdeling kultur og oppvekst opplever støtte fra nærmeste leder. Kommentarer fra spørreundersøkelsen: «Bør fokuseres mer på nærvær, og hva som kan gjøres for de som er på jobb. Mye tid blir brukt til sykefravær og det som fungerer dårlig, mens det som fungerer bra blir viet liten tid.» «I vårt arbeid i xx ville det vært av stor betydning at vi fikk oppfølging av psykolog i forhold til de psykiske belastningene vi møter i vårt arbeid. Mange sliter med dårlig søvn og bekymringer i forhold til alvorlige avgjørelser som må fattes i noen saker.» «Jeg tror det er flere som opplever at de ikke vet hvor de har ledelsen, selv om miljøet er godt kollegaer i mellom.» østfold kommunerevisjon iks 66 78

79 Figur 51: Støtte fra nærmeste leder utvalgte avdelinger Revisors merknader: Grindvold=15, Åvangen barnehager=18, Åvangen Skredderåsen=10, Åvangen Luenbakken=8. Det fremkommer av figuren at samtlige avdelinger/virksomheter besvarer med et høyt gjennomsnittskår på de to øverste påstandene (gjennomsnittskår varierer mellom 5,4 til 5,8). På påstand 3, 4 og 5 skiller derimot Åvangen seg noe ut i positiv forstand. På påstandene «Min nærmeste leder gir meg positive tilbakemeldinger på min arbeidsutførelse» og «Min nærmeste leder bidrar til at jeg opplever mestring» utgjør gjennomsnittskår for Grindvold 4,9, mens den for Åvangen barnehager er på 5,6. På påstanden «Min nærmeste leder gir meg konstruktiv kritikk» utgjør gjennomsnittskår for Grindvold 4,3, mens den for Åvangen barnehager utgjør 5,3. Standardavviket er høyt på en av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær opplever sosial støtte fra kollegaer. Figur 52: Sosial støtte fra kollegaer - sykefravær Revisors merknader: n= (under 8 %), (8-12 %), og (over 12 %). østfold kommunerevisjon iks 67 79

80 Det fremkommer av figuren over at det er liten variasjon i gjennomsnittskår på samtlige påstander når vi sammenligner respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) med respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %). Respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær besvarer påstandene jevnt over noe mer positivt enn respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær. Påstanden med den største variasjonen er «Mine kollegaer er oppmuntrende og støttende», hvor avdelinger med lavt sykefravær har et gjennomsnittskår på 5,3, mens avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær har 4,8. Standardavviket er høyt på en av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på utvalgte avdelinger i kommunalavdeling kultur og oppvekst opplever sosial støtte fra kollegaer. Figur 53: Sosial støtte fra kollegaer utvalgte avdelinger Revisors merknader: Grindvold=15, Åvangen barnehager=18, Åvangen Skredderåsen=10, Åvangen Luenbakken=8. Det fremkommer av figuren over at gjennomsnittskår i liten grad varierer mellom Grindvold barnehage og Åvangen barnehager. Avstanden mellom Grindvold og Åvangen er størst på påstanden «Mine kollegaer er oppmuntrende og støttende» (gjennomsnittskår 5,1 og 4,8). Samtidig fremkommer det av figuren at forskjellen mellom Åvangen Skredderåsen og Åvangen Luenbakken er noe større. Et eksempel på dette fremgår av påstanden «Jeg opplever at jeg er en del av et godt fellesskap på min arbeidsplass» hvor gjennomsnittskår for Åvangen Skredderåsen har et gjennomsnittskår på 5,8, mens gjennomsnittskår for Åvangen Luenbakken er på 4,4. Standardavviket er høyt på en av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Tabell 29, 30 og 31 viser hvordan respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær har besvart spørsmålet vedrørende støtte i vanskelige situasjoner. østfold kommunerevisjon iks 68 80

81 Tabell 29: Støtte i vanskelige situasjoner - Sykefravær under 8 % Det hender at noen på min arbeidsplass hjelper meg i en vanskelig situasjon, men Aldri Sjelden Av og til Ofte Alltid signaliserer at dette burde jeg klart selv 66,0% 24,2% 7,2% 2,0% 0,7% forventer evig takknemlighet 81,7% 14,4% 3,9% 0,0% 0,0% gjør det motvillig 66,7% 25,5% 7,8% 0,0% 0,0% kombinerer det med bebreidelser 77,8% 17,0% 5,2% 0,0% 0,0% Revisors merknad: n=153. Tabell 30: Støtte i vanskelige situasjoner Sykefravær 8-12 % Det hender at noen på min arbeidsplass hjelper meg i en vanskelig situasjon, men Aldri Sjelden Av og til Ofte Alltid signaliserer at dette burde jeg klart selv 54,5% 32,5% 11,7% 1,3% 0,0% forventer evig takknemlighet 73,5% 18,5% 6,0% 2,0% 0,0% gjør det motvillig 56,9% 30,1% 11,8% 1,3% 0,0% kombinerer det med bebreidelser 71,1% 21,7% 7,2% 0,0% 0,0% Revisors merknad: n= Tabell 31: Støtte i vanskelige situasjoner Sykefravær over 12 % Det hender at noen på min arbeidsplass hjelper meg i en vanskelig situasjon, men Aldri Sjelden Av og til Ofte Alltid signaliserer at dette burde jeg klart selv 65,5% 23,5% 9,2% 1,7% 0,0% forventer evig takknemlighet 79,0% 15,1% 5,9% 0,0% 0,0% gjør det motvillig 64,7% 22,7% 11,8% 0,8% 0,0% kombinerer det med bebreidelser 75,6% 15,1% 7,6% 1,7% 0,0% Revisors merknad: n=119. Det fremkommer av tabellene at svarene i liten grad varierer når vi sammenligner avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) med avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %). Flertallet har besvart med alternativet «Aldri» eller «Sjelden», uavhengig av om avdelingen/virksomheten har lavt eller høyt sykefravær. Utvalgte avdelinger Svarene varier også i liten grad når vi sammenligner de utvalgte virksomhetene. Tabell i vedlegget viser prosentvis fordeling av svarene. Psykososialt miljø vold og trusler Tabell 32 og 33 og viser hvordan respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær har besvart spørsmålet vedrørende fysisk vold og trusler. Tabell 32: Hvor ofte har du blitt utsatt for fysisk vold på din arbeidsplass? Sykefravær Sykefravær 8- under 8 % 12 % Sykefravær over 12 % Aldri, dette er ikke relevant på min arbeidsplass 45,5% 32,7% 50,8% Aldri, men det foreligger en risiko 45,5% 54,2% 40,8% En gang 1,9% 2,6% 0,8% Ett par ganger 3,9% 8,5% 5,0% Månedlig 1,9% 2,0% 0,8% Ukentlig 1,3% 0,0% 0,8% Flere ganger i uken 0,0% 0,0% 0,8% N= østfold kommunerevisjon iks 69 81

82 Det fremkommer av tabellen at svarene i liten grad varierer når vi sammenligner avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) med avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %). 91 % av respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær og 91,6 % av respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær besvarer enten med «Aldri, dette er ikke relevant på min arbeidsplass» eller «Aldri, men det forekommer en risiko». Tabell 33: Hvor ofte har du blitt utsatt for trusler på din arbeidsplass? Sykefravær under 8 % Sykefravær 8-12 % Sykefravær over 12 % Aldri, dette er ikke relevant på min arbeidsplass 40,3% 29,9% 45,8% Aldri, men det foreligger en risiko 48,7% 59,1% 45,0% En gang 2,6% 0,6% 4,2% Ett par ganger 6,5% 7,8% 4,2% Månedlig 0,0% 1,3% 0,0% Ukentlig 1,9% 1,3% 0,0% Flere ganger i uken 0,0% 0,0% 0,8% N= Det fremkommer av tabellen at svarene i liten grad varierer når vi sammenligner avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) med avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %). 89 % av respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær og 90,8 % av respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær besvarer enten med «Aldri, dette er ikke relevant på min arbeidsplass» eller «Aldri, men det forekommer en risiko». Utvalgte avdelinger På Åvangen er det 11,1 % av respondentene som ukentlig opplever vold, mens 16,7 % av respondentene ukentlig opplever trusler. På Grindvold er det 6,7 % av respondentene som ukentlig opplever vold, mens ingen av respondentene opplever trusler ukentlig. Psykososialt arbeidsmiljø kompetanse Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær besvarer påstander omhandlende kompetanse. østfold kommunerevisjon iks 70 82

83 Figur 54: Kompetanse sykefravær Revisors merknader: n= (under 8 %), (8-12 %), og (over 12 %). Det fremkommer av figuren over at det er liten variasjon i gjennomsnittskår på de fleste påstandene når vi sammenligner respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) med respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %). Respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær bevarer påstandene jevnt over noe mer positivt enn respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær. Påstanden med den største forskjellen i gjennomsnittskår er «Min nærmeste leder legger til rette for kompetanseutvikling», hvor respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær besvarer med ett gjennomsnittskår på 4,9, mens gjennomsnittskår for respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær besvarer med et gjennomsnittskår på 4,3. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Virksomheter/avdelinger med under 8 % sykefravær består av 76,6 prosent ansatte med 3-årig høyskole eller mer, 11,0 prosent fagarbeidere og 6,5 prosent pleiemedarbeidere/assistenter. Virksomheter/avdelinger med sykefravær mellom 8 og 12 prosent består av 82,5 prosent ansatte med 3-årig høyskole eller mer, 9,7 prosent fagarbeidere og 3,9 prosent pleiemedarbeidere/assistenter. Virksomheter/avdelinger med over 12 prosent sykefravær består av 69,2 prosent ansatte med 3-årig høyskole eller mer, 20,0 prosent fagarbeidere og 10,0 prosent pleiemedarbeidere/assistenter. Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på utvalgte avdelinger i kommunalavdeling kultur og oppvekst besvarer påstander omhandlende kompetanse. østfold kommunerevisjon iks 71 83

84 Figur 55: Kompetanse utvalgte avdelinger Revisors merknader: Grindvold=14-15, Åvangen barnehager=18, Åvangen Skredderåsen=10, Åvangen Luenbakken=8. Det fremkommer av figuren over at gjennomsnittskår i liten grad varierer når vi sammenligner Grindvold barnehage og Åvangen barnehager. De to påstandene med størst variasjon er «På min arbeidsplass er det mange tilkallingsvikarer som ikke har tilstrekkelig kompetanse til å håndtere brukerne/pasientene på en tilfredsstillende måte», hvor Grindvold har et gjennomsnittskår på 3,2, mens Åvangen har et gjennomsnittskår på 2,5, og «Feil som blir begått blir diskutert på en konstruktiv måte» hvor gjennomsnittskår for Grindvold er 5,3, mens den for Åvangen er 4,8. Sykefraværskategori - utdanning Psykososialt arbeidsmiljø informasjon og åpenhet Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær besvarer påstander omhandlende informasjon og åpenhet. Figur 56: Informasjon og åpenhet sykefravær Revisors merknader: n= (under 8 %), (8-12 %), og (over 12 %). østfold kommunerevisjon iks 72 84

85 Det fremgår av figuren over at gjennomsnittskår på påstandene varierer lite når en sammenligner avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) med avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %). Avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær besvarer gjennomgående med en noe mer positiv tendens. De to påstandene med størst variasjon er «Min nærmeste leder gir meg relevant informasjon om det som skjer på arbeidsplassen», hvor gjennomsnittskår for avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær er 5,2, mens gjennomsnittskår for avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær er 4,7, og «Informasjon stopper ofte opp før den når frem til de berørte ansatte» hvor avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær har et gjennomsnittskår på 2,4, mens avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær har 2,9. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på utvalgte avdelinger i kommunalavdeling kultur og oppvekst besvarer påstander omhandlende informasjon og åpenhet. Figur 57: Informasjon og åpenhet utvalgte avdelinger Revisors merknader: Grindvold=15, Åvangen barnehager=18, Åvangen Skredderåsen=10, Åvangen Luenbakken=8. Det fremkommer av figuren over at gjennomsnittskår i liten grad varierer mellom Grindvold barnehage og Åvangen barnehager. Påstanden hvor det er størst variasjon mellom Grindvold og Åvangen er på «På min arbeidsplass er det rom for å uttrykke sine meninger» hvor Grindvold har et gjennomsnittskår på 5,7, mens Åvangen har et gjennomsnittskår på 5,2. Her er det også verdt å bemerke at standardavviket for Grindvold er på 0,45, mens det for Åvangen er på 1,01 (se tabell 189 i vedlegg). Respondentene fra Grindvold er altså mer «enige» og besvarer kun med alternativ 5 og 6, mens de ansatte på Åvangen besvarer med alternativ 3, 4, 5 og 6. På påstanden «Ledelsen skjuler viktig informasjon for de ansatte» oppnår Grindvold et gjennomsnittskår på 1,9, mens Åvangen har et gjennomsnittskår på 1,8. Her er det også verdt å bemerke at standardavviket til østfold kommunerevisjon iks 73 85

86 Grindvold er på 1,77, mens det for Åvangen er på 1,20. Det relativt «høye» standardavviket til Grindvold skyldes at 2 av 15 respondenter besvarer med alternativ 6 «Helt enig». Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Psykososialt arbeidsmiljø selvbestemmelse og medbestemmelse Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær besvarer påstander omhandlende selvbestemmelse. Figur 58: Selvbestemmelse sykefravær Revisors merknader: n= (under 8 %), (8-12 %), og (over 12 %). Det fremgår av figuren over at gjennomsnittskår på påstandene varierer lite når en sammenligner avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) med avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %). Respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær opplever i mindre grad å ha en fleksibel arbeidsdag (gjennomsnittskår 3,7), sammenlignet med respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (gjennomsnittskår 4,2). Respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær opplever også at de har mindre innflytelse på egen arbeidsdag (gjennomsnittskår 2,9) og at arbeidsdagen i større grad er styrt og kontrollert (gjennomsnittskår 2,9), sammenlignet med respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær hvor gjennomsnittskår er 2,3 på begge nevnte påstander. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på utvalgte avdelinger i kommunalavdeling kultur og oppvekst besvarer påstander omhandlende selvbestemmelse. østfold kommunerevisjon iks 74 86

87 Figur 59: Selvbestemmelse utvalgte avdelinger Revisors merknader: Grindvold=15, Åvangen barnehager=18, Åvangen Skredderåsen=10, Åvangen Luenbakken=8. Det fremkommer av figuren over at gjennomsnittskår for flere av påstandene varierer noe når en sammenligner Grindvold barnehage med Åvangen barnehager. En kan lese ut av figuren at respondentene fra Grindvold jevnt over opplever noe mer selvbestemmelse. Dette fremgår blant annet av påstanden «Jeg har en fleksibel arbeidshverdag» hvor Grindvold har et gjennomsnittskår på 4,7, mens Åvangen har et gjennomsnittskår på 3,8, og påstanden «Jeg bestemmer selv hvordan jeg vil disponere min arbeidsdag», hvor Grindvold har et gjennomsnittskår på 3,6, mens Åvangen har et gjennomsnittskår på 2,8. Det fremgår også at det er en viss variasjon når vi sammenligner Åvangen Skredderåsen med Åvangen Luenbakken. Ut fra resultatene fremkommer det at respondentene fra Skredderåsen opplever større selvbestemmelse. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær besvarer påstander omhandlende medbestemmelse. østfold kommunerevisjon iks 75 87

88 Figur 60: Medbestemmelse sykefravær Revisors merknader: n= (under 8 %), (8-12 %), og (over 12 %). Det fremkommer av figuren over at gjennomsnittskår varierer lite for samtlige påstander når vi sammenligner avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) med avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %). Avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær opplever gjennomgående noe mer medbestemmelse sammenlignet med avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær. Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på utvalgte avdelinger i kommunalavdeling kultur og oppvekst besvarer påstander omhandlende medbestemmelse. Kommentarer fra spørreundersøkelsen: «Opplever at Moss kommune lar ansatte tro at de har en mulighet for å påvirke sin hverdag og arbeidsmiljø uten at det egentlig er rom for det. Beslutninger er egentlig allerede tatt.» Figur 61: Medbestemmelse utvalgte avdelinger Revisors merknader: Grindvold=15, Åvangen barnehager=17-18, Åvangen Skredderåsen=9-10, Åvangen Luenbakken=7-8. Det fremgår av figuren over at variasjonen i gjennomsnittskår er liten når vi sammenligner Grindvold barnehage med Åvangen barnehager. Påstanden «Min nærmeste leder østfold kommunerevisjon iks 76 88

89 oppmuntrer til medbestemmelse» har størst variasjon i svarene, her er gjennomsnittskår for Grindvold 5,5, mens den for Åvangen er på 5,1. Samtlige påstander besvares av virksomhetene med en gjennomsnittskår på 5,1 eller høyere. Tabellen nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær har gjennomført medarbeidersamtaler med sin leder det siste året. Tabell 34: Har du hatt medarbeidersamtale med din leder det siste året? Ja Nei N= Sykefravær under 8 % 87,6 % 12,4 % 153 Sykefravær 8-12 % 79,2 % 20,8 % 154 Sykefravær over 12 % 67,2 % 32,8 % 119 Det fremkommer av tabellen at respondentene som arbeider i avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) i større grad har gjennomført medarbeidersamtale med sin leder det siste året sammenlignet med respondentene som arbeider i avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %). Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på utvalgte avdelinger i kommunalavdeling kultur og oppvekst har gjennomført medarbeidersamtaler med sin nærmeste leder. Tabell 35: Har du hatt medarbeidersamtale med din leder det siste året? Ja Nei N= Åvangen barnehager 83,3 % 16,7 % 18 Grindvold 93,3 % 6,7 % 15 Det fremkommer av tabellen at respondentene som arbeider på Grindvold i større grad har gjennomført medarbeidersamtale (93,3 %) med sin leder det siste året sammenlignet med respondentene fra Åvangen barnehager (83,3 %). Psykososialt arbeidsmiljø endringsvilje Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær besvarer påstander omhandlende endringsvilje. østfold kommunerevisjon iks 77 89

90 Figur 62: Endringsvilje sykefravær Revisors merknader: n= (under 8 %), (8-12 %), og 120 (over 12 %). Det fremgår av figuren over at variasjonen i gjennomsnittskår er liten når en sammenligner svarene for respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) med respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %). Respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær er i noe mindre grad motivert for å utvikle sin kompetanse (variasjon på 0,2). Standardavviket er høyt på en av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på utvalgte avdelinger i kommunalavdeling kultur og oppvekst besvarer påstander omhandlende endringsvilje. Figur 63: Endringsvilje utvalgte avdelinger Revisors merknader: Grindvold=15, Åvangen barnehager=18, Åvangen Skredderåsen=10, Åvangen Luenbakken=8. Det fremkommer av figuren at variasjonen i gjennomsnittskår er liten når vi sammenligner Grindvold barnehage med Åvangen barnehager. Respondentene fra Grindvold østfold kommunerevisjon iks 78 90

91 besvarer påstandene «Jeg er fleksibel og tilpasser meg virksomhetens behov» og «Min nærmeste leder vil at jeg skal utføre arbeidsoppgaver som jeg mener krever mer av meg enn det som er rimelig» i noe mer positiv karakter. Psykososialt arbeidsmiljø ledelse Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær besvarer påstander omhandlende ledelse. Figur 64: Ledelse sykefravær Revisors merknader: n= (under 8 %), 154 (8-12 %), og (over 12 %). Det fremkommer av figuren over at det er en liten variasjon i gjennomsnittskår på de fleste påstandene når vi sammenligner svarene for respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) med respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %). Variasjonen er gjennomgående for alle påstandene, og respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær besvarer i en noe mer positiv karakter. De to påstandene med den største variasjonen er «Min nærmeste leder skaper trygghet og tillitt blant de ansatte» hvor gjennomsnittskår for avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær er på 5,2, mens den for avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær er på 4,8, og «Min nærmeste leder er tydelig» hvor gjennomsnittskår for avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær er på 5,2, mens den for avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær er på 4,6. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær besvarer påstander omhandlende ledelse. østfold kommunerevisjon iks 79 91

92 Figur 65: Ledelse utvalgte avdelinger Revisors merknader: Grindvold=15, Åvangen barnehager=18, Åvangen Skredderåsen=10, Åvangen Luenbakken=8. Det fremgår av figuren over at variasjonen i gjennomsnittskår er liten når en sammenligner Grindvold barnehage med Åvangen barnehager. Påstand 1 til 6 besvares av samtlige med et gjennomsnittskår på 5,3 eller høyere. Standardavviket er høyt på en av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Omorganiseringer Tabellen nedenfor viser prosentmessig fordeling av respondenter som har vært gjenstand for omorganisering de siste to årene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær. Tabell 36: Har virksomheten/avdelingen vært gjenstand for omorganisering de siste to årene? Ja Nei Vet ikke Sykefravær under 8 % 66,9% 20,1% 13,0% Sykefravær 8-12 % 60,9% 26,5% 12,6% Sykefravær over 12 % 63,9% 25,2% 10,9% Revisors merknad: n= (under 8 %), 151 (8-12 %), og 119 (over 12 %). Det fremkommer av tabellen at den prosentmessige fordelingen av hvor mange som har vært gjenstand for en omorganisering er forholdsvis lik når vi sammenligner respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %), 66,9 %, med respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %), 63,9 %. Tabellen nedenfor viser prosentmessig fordeling av respondenter som har vært gjenstand for omorganisering de siste to årene fordelt på utvalgte avdelinger. Tabell 37: Har virksomheten/avdelingen vært gjenstand for omorganisering de siste to årene? Ja Nei Vet ikke Åvangen barnehager 55,6% 27,8% 16,7% Grindvold 60,0% 40,0% 0,0% østfold kommunerevisjon iks 80 92

93 Tabellen viser at flere respondenter ved Grindvold (60,0%) har vært gjenstand for omorganisering sammenlignet med respondentene fra Åvangen (55,6%). Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær besvarer påstander omhandlende omorganisering. Figur 66: Omorganisering - sykefravær Revisors merknader: n= (under 8 %), 91 (8-12 %), og (over 12 %). Det fremgår av figuren at det er liten variasjon i gjennomsnittskår på de fleste påstandene når vi sammenligner svarene fra respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) med respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %). Respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær besvarer jevnt over noe mer positivt (høyere gjennomsnittskår) på ett flertall av påstandene. Påstanden med størst variasjon er «Ledelsen var åpen om prosessen», hvor avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær har et gjennomsnittskår på 5,1, mens avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær har et gjennomsnittskår på 4,5. Standardavviket er høyt på alle påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Kommentarer fra spørreundersøkelsen: «Omorganiseringen vi har vært gjennom har ført til at deler av oppgavene i virksomheten har blitt svært nedprioritert. Mange av virksomhetens ansatte er under videreutdanning. Dette medfører et svært sterkt press på ansatte som ikke tar videreutdanning i forhold til å måtte dekke opp/ta vikartimer. Dette er en stor belastning for ansatte som må sørge for at virksomheten går rundt. Flere bør veiledes over på vikarordning for å skåne andre på jobb.» Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær besvarer påstander omhandlende omorganisering. østfold kommunerevisjon iks 81 93

94 Figur 67: Omorganisering utvalgte avdelinger Revisors merknader: Grindvold=9, Åvangen barnehager=10, Åvangen Skredderåsen=3, Åvangen Luenbakken=7. Det fremkommer av figuren over at det er liten variasjon i gjennomsnittskår på de fleste påstandene når vi sammenligner Grindvold barnehage med Åvangen barnehager. Variasjonen er gjennomgående for alle påstandene, hvor respondentene fra Åvangen barnehager besvarer med en mer positiv karakter enn respondentene fra Grindvold. Påstanden som skiller seg ut med den største variasjonen er «De ansatte fikk medvirke i prosessen», her er gjennomsnittskår for Grindvold på 4,4, mens det for Åvangen er 5,8. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Systematisk arbeid med ledelse Figuren nedenfor viser hvordan respondentene fra kategoriene «Virksomhetsleder» og «Avdelingsleder m/ personalansvar» har besvart påstander vedrørende kommunes arbeid med ledelse. Figur 68: Systematisk arbeid med ledelse virksomhetsledere og avdelingsledere Revisors merknad: n= (virksomhetsledere) og 43 (avdelingsledere). østfold kommunerevisjon iks 82 94

95 Som det fremkommer av figuren oppnår de fleste påstandene en gjennomsnittskår på over 4, for begge stillingskategoriene. Lavest skår oppnår påstanden «I Moss kommune har vi en lik praktisering av lederskap», med et gjennomsnittskår på 3,7 for virksomhetsledere og 3,9 for avdelingsledere (25,6 % av respondentene i avdelingslederkategorien og 20,0 % av respondentene i virksomhetslederkategorien svarer «Vet ikke»). Kommentarer fra spørreundersøkelsen: «Jeg opplever et stadig økende krav til planlegging og dokumentasjon på alle områder i arbeidet...alle oppgaver er viktig, men det er tidkrevende. Avdelingsleder har i tillegg fått flere administrative oppgaver, som medfører mer og mer tid foran pc en. Dette opplever jeg går på bekostning av tett på oppfølging av personalet i hverdagen og den faglige utviklingen som jeg mener er viktige faktorer for at en leder skal kunne føle mestring, og at personale og organisasjon skal få en kvalitetativ utvikling i det viktige relasjonsarbeidet vi skal ha fokus på.» «Liten tid til faglige drøftinger og utvikling hos de ansatte som er mest med brukere. Mye som skal dokumenteres, og det er viktig, men da blir det mindre tid til oppfølging av de ansatte. Mindre tid til personalmøter og samhandlinger gir dårligere kvalitet.» Helhetlig vurdering av arbeidsmiljøet Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på avdelinger/virksomheter etter andel sykefravær besvarer påstander omhandlende en helhetlig vurdering av arbeidsforholdet. Figur 69: Helhetlig vurdering sykefravær Revisors merknader: n= (under 8 %), (8-12 %), og (over 12 %). Det fremkommer av figuren at det er liten variasjon i gjennomsnittskår når vi sammenligner svarene fra respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) med respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %). Variasjonen er gjennomgående for alle påstandene. De to påstandene med størst variasjon er «Forhold på arbeidsplassen gir meg fysiske plager» hvor gjennomsnittskår for avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær er 1,9, mens den for avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær er på 2,4, og for påstand «Forhold på arbeidsplassen gir meg psykiske plager» hvor gjennomsnittskår for avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær er på 1,6, mens den for avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær er på 2,0. Samtidig bør det nevnes at standardavviket (se tabell i vedlegg) jevnt over er noe høyere for avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær, sammenlignet med avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær. Dette betyr at selv om gjennomsnittskår er forholdsvis lik, så er spredningen i svarene østfold kommunerevisjon iks 83 95

96 (eller «uenigheten») noe høyere for de avdelingene/virksomhetene med høyt sykefravær. Et eksempel på dette kan beskrives med standardavviket på påstanden «Jeg trives på jobben». Standardavviket for respondentene i avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær utgjør 0,77, mens den for respondentene i avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær utgjør 1,01 (se tabell 220 i vedlegg). Dette skyldes at samtlige respondenter i avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær besvarer påstanden med alternativ 3, 4, 5 eller 6, mens respondentene i avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær også besvarer påstanden med alternativ 1 og 2. Standardavviket er høyt på noen av påstandene, noe som indikerer at det er stor spredning i svarene (se tabell i vedlegg som viser standardavvik og prosentvis fordeling på de ulike svaralternativene). Figuren nedenfor viser i hvilken grad respondentene fordelt på utvalgte avdelinger i kommunalavdeling kultur og oppvekst besvarer påstander omhandlende en helhetlig vurdering av arbeidsforholdet. Figur 70: Helhetlig vurdering utvalgte avdelinger Revisors merknader: Grindvold=14-15, Åvangen barnehager=18, Åvangen Skredderåsen=10, Åvangen Luenbakken=8. Det fremkommer av tabellen at det er liten variasjon i gjennomsnittskår når vi sammenligner svarene fra Grindvold barnehage og Åvangen barnehager. Samtidig ser vi av tabellen at samtlige av de fem øverste påstandene har et gjennomsnittskår på 5,0 eller høyere. Påstanden «Forhold på arbeidsplassen gir meg fysiske plager» har ett gjennomsnittskår på 2,1 både på Grindvold og Åvangen, her er det derimot en stor variasjon i svarene fra Åvangen Skredderåsen (gjennomsnittskår 1,5) og Åvangen Luenbakken (gjennomsnittskår 2,8). Den samme tendensen ser vi på påstanden «Forhold på arbeidsplassen gir meg psykiske plager». Revisjonen har også stilt spørsmål om hvorvidt de ansatte har vært sykmeldt på grunn av forhold på arbeidsplassen de siste to årene. Tabellen nedenfor viser hvordan svarene fordelte seg på avdelinger/virksomheter med ulikt sykefravær og på de utvalgte avdelingene. østfold kommunerevisjon iks 84 96

97 Tabell 38: Har du vært sykmeldt på grunn av forhold på arbeidsplassen de siste to årene? - sykefravær Ja, forhold på arbeidsplassen var årsak til sykmeldingen Ja, forhold på arbeidsplassen var medvirkende årsak til sykmeldingen Nei Sykefravær under 8 % 0,6 % 4,5 % 94,8 % Sykefravær 8-12 % 1,9 % 11,7 % 86,4 % Sykefravær over 12 % 2,5 % 14,2 % 83,3 % Revisors merknader: n= (under 8 %), 154 (8-12 %), og 120 (over 12 %). Det fremkommer av tabellen over at en større andel av respondentene som arbeider i avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %) har vært sykmeldt hvor forhold på arbeidsplassen har hatt medvirkende årsak (14,2 %), sammenlignet med respondentene som arbeider i avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) (4,5 %). Tabell 39: Har du vært sykmeldt på grunn av forhold på arbeidsplassen de siste to årene? utvalgte avdelinger Ja, forhold på arbeidsplassen var årsak til sykmeldingen Ja, forhold på arbeidsplassen var medvirkende årsak til sykmeldingen Nei Åvangen barnehager 0,0 % 11,1 % 88,9 % Grindvold 0,0 % 13,3 % 86,7 % Revisors merknader: Grindvold=15, Åvangen barnehager=18. Det fremkommer av tabellen over at andelen av respondentene som har vært sykmeldt, hvor forhold på arbeidsplassen har vært medvirkende, er forholdsvis likt fordelt når vi sammenligner Åvangen (11,1 %) med Grindvold (13,3 %). 4.3 Vurderinger Et godt arbeidsmiljø er en av forutsetningene for å kunne redusere sykefravær og skape et inkluderende arbeidsliv. I tillegg kan andre faktorer også forklare sykefravær. Som vi har sett på i forrige kapittel er det flere faktorer som helt eller delvis kan forklare hvorfor sykefraværet i norske kommuner har vært høyt og økende de siste årene. Ingen av de samfunnsmessige faktorene kan imidlertid forklare de store interne variasjonene i sykefraværet i Moss kommune. Ved å kategorisere kommunalavdelingens virksomheter/avdelinger ut i fra sykefravær, har vi i dette kapittelet derfor forsøkt å belyse om det er forhold ved det fysiske, organisatoriske eller psykososiale miljøet som kan ha sammenheng med nivået på sykefravær. Vurderingene bygger på fakta som har fremkommet gjennom en spørreundersøkelse. I spørreundersøkelsen har respondentene i all hovedsak besvart påstander med en skala fra 1-6, hvor 1 er «Helt uenig» og 6 er «Helt enig». En fysisk belastende arbeidshverdag kan øke risikoen for sykefravær. Resultatene fra spørreundersøkelsen viser at det er virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær som ut i fra gjennomsnittlig skår i størst grad opplever jobben som fysisk krevende. Samme tendens ser vi også på påstanden om støynivå, mens sammenhengene ikke er like tydelige hva gjelder luftkvalitet og materielle arbeidsbetingelser. I kommunalavdeling Kultur og oppvekst er det også en viss tendens på påstandene østfold kommunerevisjon iks 85 97

98 omhandlende bruk av hjelpemidler, hvor respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) svarer jevnt over mest fordelaktig. Samlet er gjennomsnittskår tilfredsstillende, også for kommunalavdeling Helse og sosial, men vi ser ikke den samme tendensen i svarene. Hva gjelder det psykososiale miljøet har revisjonen sett på flere ulike faktorer. Revisjonen vil her knytte bemerkninger til de påstandene som oppnår dårligst skår og hvor variasjonen mellom fraværskategoriene er størst. Dårligst skår oppnår påstandene om tidspress og arbeidsbelastning i begge kommunalavdelingene. I kommunalavdeling Helse og sosial er det særlig påstandene «Min arbeidsplass er tilstrekkelig bemannet» og «Jeg har tilstrekkelig med tid til å gjøre det som forventes av meg i jobben», som respondentene er mest uenige i. Det er virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær som ut i fra gjennomsnittlig skår er mest uenig (2,7 og 3), men også for respondentene fra de andre sykefraværskategoriene er gjennomsnittlig skår lav (3,3 på begge påstandene for kategorien 8-12 % sykefravær og 3,3 og 3,6 for kategorien under 8 %.). I kommunalavdeling Kultur og oppvekst oppnår påstandene «Jeg har tilstrekkelig med tid til å gjøre det som forventes av meg i jobben» (gjennomsnittskår 3,4 avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær) og «Jeg jobber under sterkt tidspress» (gjennomsnittskår 3,9 avdelinger/virksomheter med middels sykefravær) dårligst skår. Høye krav til tempo, arbeidsmengde og kvalitet, kan påvirke sykefraværet. Etter revisjonens vurdering tyder funnene fra undersøkelsen på at dette kan være en risikofaktor for sykefravær i Moss kommune. Risikoen fremstår som høyere i kommunalavdeling Helse og sosial enn Kultur og oppvekst. Dårligst skår oppnår også påstandene om rettferdighet. Det er særlig påstandene om fordeling av ressurser mellom kommunalavdelinger og internt i virksomheten som skiller seg negativt ut. I kommunalavdeling Helse og sosial befinner gjennomsnittlig skår seg på den negative enden av skalaen for samtlige sykefraværskategorier, og det er virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær som ut i fra gjennomsnittlig skår er mest uenig (2,5 og 3,1). Også for respondentene fra de andre sykefraværskategoriene er gjennomsnittlig skår lav på påstanden om fordeling av ressurser mellom kommunalavdelinger (2,7 for kategorien 8-12 % sykefravær og 3,1 for kategorien under 8 % sykefravær.) Respondentene er også uenige i at kommuneledelsens beslutninger er rettferdige. Svarene viser de samme tendensene som ovenfor, med en gjennomsnittlig skår på 2,7 i virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær, 3 i virksomheter/avdelinger med middels sykefravær og 3,5 i virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær. I kommunalavdeling Kultur og oppvekst er også gjennomsnittskår for virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær lave. Påstanden «Jeg opplever kommuneledelsens beslutninger som berører min virksomhet som rettferdige» har gjennomsnittskår 3,6 og påstanden «Ressurser er rettferdig fordelt mellom kommunalavdelinger» har en gjennomsnittskår på 3,2. Ansatte som opplever ledelsen som urettferdig har økt risiko for sykefravær. Det er revisjonens oppfatning at dette kan være en risikofaktor for sykefravær i Moss kommune. Risikoen fremstår som høyere i kommunalavdeling Helse og sosial enn Kultur og oppvekst. Dårligst skår finner vi også på påstandene knyttet til omorganisering. I kommunalavdeling Helse og sosial er det østfold kommunerevisjon iks 86 98

99 respondenter fra virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær som i størst grad har opplevd omorganisering de siste to årene (74,4 % svarer ja på spørsmålet). Omtrent halvparten av respondentene fra de andre kategoriene svarer imidlertid også ja på spørsmålet. For sykefraværskategorien høyt sykefravær er gjennomsnittlig skår 3,5 eller lavere på samtlige påstander. De påstandene som oppnår lavest skår er sammenfallende for alle kategorier av sykefravær. Det gjelder påstandene om at ansatte fikk medvirke i prosessen, at ledelsen var tilstedeværende, og at det var rom for dialog og refleksjon rundt prosessen. For respondenter fra virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær er gjennomsnittlig skår henholdsvis 2,5, 3 og 3. Gjennomsnittlig skår er 3, 3,7 og 3,4 for respondenter fra kategorien middels sykefravær, og 3,3, 3,4 og 3,5 for respondenter i kategorien lavt sykefravær. I kommunalavdeling Kultur og oppvekst er det dårligst skår på påstandene «De ansatte fikk medvirke i prosessen» (gjennomsnittskår 3,3 for avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær) og «Det var rom for dialog og refleksjon rundt prosessen» (gjennomsnittskår 3,9 for avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær). Organisasjonsendringer kan påvirke sykefraværet. Arbeidsgiver er ansvarlig for å sørge for medvirkning i omstillingsprosesser. Både medvirkning, tilstedeværende ledelse og rom for dialog og refleksjon rundt prosessene neves som risikoreduserende tiltak. Etter revisjonens vurdering utgjør omstillingsprosesser en risikofaktor for sykefravær i Moss kommune. Funnene fra undersøkelsen tyder på at kommunen ikke fullt ut har lyktes med tiltak som kan være risikoreduserende i omstillingsprosesser. Risikoen fremstår som høyere i kommunalavdeling Helse og sosial enn Kultur og oppvekst. Ut ifra gjennomsnittlig skår er det enkelte områder i det psykososiale miljøet hvor variasjonene mellom virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær fra virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær er forholdsvis store. Kompetanse i kommunalavdeling Helse og sosial Forskning viser at det er sammenheng mellom jobbkrav, arbeidstakers kompetanse og arbeidsevne. Forskning viser eksempelvis at hjelpepleiere og helsearbeidere uten formell kompetanse i større grad rapporterer om jobbrelaterte helseplager enn andre helsearbeidere. Samtidig foreligger et økt behov for kompetanseutvikling i den kommunal helse- og omsorgstjenesten etter overføring av oppgaver fra spesialisthelsetjenesten. Manglende kompetanse hos ansatte kan påvirke arbeidsmiljøet på en negativ måte, ved at ansatte mangler mestringsfølelse, som er avgjørende for å trives på jobb, samt at andre ansatte får økt sin arbeidsbyrde, med risiko for økt arbeidspress og dermed også økt risiko for sykefravær for denne gruppen. Undersøkelsen viser at det er stor variasjon mellom sykefraværskategoriene på påstanden «På min arbeidsplass er det mange tilkallingsvikarer som ikke har tilstrekkelig kompetanse til å håndtere brukerne/pasientene på en tilfredsstillende måte». Respondenter fra virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær oppnår en gjennomsnittlig skår på 1,7, mens respondenter fra virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær oppnår en skår på 3,3. Også på påstanden «Mine kollegaer har tilstrekkelig kompetanse til å utføre sine arbeidsoppgaver» er det noe forskjell (4,5-5,1), men gjennomsnittlig svar er av en positiv karakter. Mulighet for kompetanseutvikling er viktig for å sikre arbeidstakere nødvendig kompetanse til å utføre sine oppgaver, herunder øke ansattes mestringsfølelse og bidra til en meningsfull arbeidssituasjon. Arbeidsgiver er ansvarlig for faglig utvikling hos de ansatte. Også på påstanden «Min nærmeste leder østfold kommunerevisjon iks 87 99

100 legger til rette for kompetanseutvikling» ser vi en stor forskjell (fra 3,4 til 4,6) mellom virksomheter/avdelinger med høyt og lavt sykefravær. Rom for faglig og etisk refleksjon antas å påvirke arbeidsmiljøet positivt. Også på denne påstanden er det stor variasjon (fra 3,9 til 5). Det er også noe forskjell på påstanden «Feil blir diskutert på en konstruktiv måte». Gjennomsnittlig skår varierer fra 3,9 til 4,8. Etter revisjonens vurdering kan resultatene fra undersøkelsen tyde på at arbeidet med å sikre kompetanse i større grad er ivaretatt i virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær. Dette kan tyde på at det er en sammenheng mellom kompetanse og avdelingenes/virksomhetenes sykefravær. Selvbestemmelse og medbestemmelse i kommunalavdeling Helse og sosial Grad av innflytelse på arbeidsoppgaver antas å ha betydning for hvordan ansatte opplever det psykososiale miljøet. Å gi ansatte en opplevelse av å bli sett og hørt bidrar til å øke trivselen på arbeidsplassen. Medvirkning kan bidra til å skape eierskap til virksomheten og arbeidsoppgaver, ansvar, engasjement og motivasjon. Mangler på dette området kan på samme måte bidra til mistrivsel og dårlig arbeidsmiljø. På påstandene om selvbestemmelse er det store variasjoner på enkelte av påstandene. På påstanden «Jeg har en fleksibel arbeidshverdag» og «Jeg bestemmer selv hvordan jeg vil disponere min arbeidshverdag» varierer gjennomnittskår fra henholdsvis 3,8-4,9 og 3-4,7. Det er også noe variasjoner i de øvrige påstandene om det er rom for egne initiativ, innflytelse på arbeidsdagen og om arbeidsdagen er styrt og kontrollert. På påstandene om medvirkning er det også noe variasjon i svarene. Variasjonen er størst på påstandene om nærmeste leder er flink til å involvere ansatte (3,7-4,6), om nærmeste leder oppmuntrer til medbestemmelse (3,6-4,5), om verneombudets arbeid blir verdsatt av ledelsen (4,1-5), og om nærmeste leder legger til rette for dialog om arbeidsoppgaver og resultater (3,8-4,7). Etter revisjonens vurdering kan resultatene fra undersøkelsen tyde på at arbeidet med å sikre selvbestemmelse og medbestemmelse i større grad er ivaretatt i virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær. Dette kan tyde på at det er en sammenheng mellom grad av selvbestemmelse og medbestemmelse og avdelingenes/virksomhetenes sykefravær. Støtte fra leder og kollegaer i kommunalavdeling Kultur og oppvekst Ledelse har betydning for arbeidsmiljøet. Forskning viser at en god leder ser og lytter til de ansatte, er nærværende, tilgjengelig og inkluderende, tar tak i konflikter og leder rettferdig, samt viser omsorg for sine medarbeidere. Undersøkelsen viser at det er en klar tendens, hvor avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) oppnår et mer fordelaktig gjennomsnittskår sammenlignet med avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %), på de fleste påstandene som omhandler støtte fra nærmeste leder. Samtidig bør det fremheves at laveste gjennomsnittskår på samtlige påstander utgjør 4,1, som etter revisjonens vurdering fremstår som tilfredsstillende på et overordnet nivå. På påstanden «Min nærmeste leder gir meg positive tilbakemeldinger på min arbeidsutførelse» utgjør gjennomsnittskår for respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær (under 8 %) 5,3, mens den for respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær (over 12 %) utgjør 4,5 (variasjon på 0,8). På påstanden «Min nærmeste leder bidrar til at jeg opplever mestring» utgjør gjennomsnittskår for respondentene fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær 5,1, mens den for respondentene fra avdelinger med høyt sykefravær utgjør 4,4 (variasjon på 0,7). Lav sosial støtte fra kollegaer kan også gi økt risiko for sykefravær. Det er også en tilsvarende tendens i svarene som omhandler sosial støtte fra kollegaer. Respondenter fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær østfold kommunerevisjon iks

101 svarer mer fordelaktig på samtlige påstander. Variasjonene er derimot gjennomgående mindre. Samtidig må det bemerkes at laveste gjennomsnittskår på samtlige påstander utgjør 4,5, som etter revisjonens vurdering fremstår som tilfredsstillende på et overordnet nivå. Påstanden med den største variasjonen er, «Mine kollegaer er oppmuntrende og støttende», hvor respondenter fra avdelinger med lavt sykefravær oppnår et gjennomsnittskår på 5,3, mens respondenter fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær oppnår et gjennomsnittskår på 4,8 (variasjon på 0,5). Etter revisjonens vurderinger tyder resultatene fra undersøkelsen på at det kan være en sammenheng mellom andel sykefravær og opplevelsen av støtte fra nærmeste leder og kollegaer i kommunalavdelingen. Medarbeidersamtaler Medarbeidersamtaler gir arbeidsgiver en mulighet til å drøfte den enkelte medarbeiders oppfatninger om og forventninger til arbeidsmiljøet, og er således et verktøy som kan bidra til å forbedre arbeidsmiljøet i den enkelte virksomhet. En medarbeidersamtale kan bidra til å gi medarbeiderne en opplevelse av å kunne påvirke og få kontroll over egen arbeidssituasjon, men kan også være en arena for å motivere og skape trygghet. I kommunalavdeling Helse og sosial er det kun 28,3 % av respondentene fra avdelinger/virksomheter med høyt sykefravær som oppgir at de har hatt medarbeidersamtale det siste året. En større andel respondenter fra de andre sykefraværskategoriene opplyser å ha hatt medarbeidersamtale (38,6 % og 56,9 %). Til sammenligning oppgir 67,2 % av respondentene fra avdelinger/virksomheter i kommunalavdeling Kultur og oppvekst med høyt sykefravær og 87,6 % av respondenter fra avdelinger/virksomheter med lavt sykefravær at de har gjennomført medarbeidersamtale det siste året. Sett i sammenheng med resultatene på påstander om medvirkning, er det revisjonens oppfatning at dette kan utgjøre et risikoområde for sykefravær i kommunalavdeling Helse og sosial. Resultatene tyder også på at virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær i større grad legger til rette for medvirkning og innflytelse fra de ansatte. Andre områder Resultatene fra spørreundersøkelsen viser at det er noe variasjon også på andre områder av det psykososiale miljøet i kommunalavdeling Helse og sosial. Resultatene tyder på at respondenter fra virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær i større grad opplever sin nærmeste leder som rettferdig og støttende, samt generelt er mer fornøyd med sin nærmeste leder. De har også bedre skår på påstander om åpenhet og informasjon. I tillegg er det enkeltpåstander som skiller seg ut med noe variasjon mellom sykefraværskategoriene: o o o Rollekonflikt «Jeg mottar motstridene forespørsler fra to eller flere kollegaer (inkludert ledere)» Rolleuklarhet «På min arbeidsplass er det klart hvem som har beslutningsmyndighet» Sosial støtte fra kollegaer Maktkamp og/eller intriger preger min arbeidsplass». Fysisk vold og trusler fra pasienter/brukere eller risiko for dette, øker også risikoen for sykefravær. Det er respondenter fra virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær som i størst grad opplever vold og trusler på arbeidsplassen. Det er også noe variasjon på andre områder i kommunalavdeling Kultur og oppvekst. Dette gjelder enkeltpåstander innenfor områdene: o Medbestemmelse «Min nærmeste leder er flink til å involvere ansatte» østfold kommunerevisjon iks

102 o o o o o Rettferdighet «Jeg opplever kommuneledelsens beslutninger som berører min virksomhet som rettferdig» Ledelse «Min nærmeste leder er tydelig» Kompetanse «Min nærmeste leder legger til rette for kompetanseutvikling» Rolleuklarhet «På min arbeidsplass er det klart hvem som har beslutningsmyndighet» Helhetlig vurdering «Forhold på arbeidsplassen gir meg fysiske plager» Samtlige av disse områdene kan påvirke de ansattes opplevelse av arbeidsmiljøet, og slik resultatene fremstår kan det se ut som om det er en sammenheng mellom disse påstandene og sykefraværet. Samtlige av disse områdene kan påvirke de ansattes opplevelse av arbeidsmiljøet, og slik resultatene fremstår kan det se ut som om det er en sammenheng mellom disse påstandene og sykefraværet. Samlet sett er det slik at på de aller fleste påstandene i spørreundersøkelsen er tendensen klar respondenter fra virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær er mer fornøyd med det psykososiale miljøet enn respondenter fra virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær. Med unntak av området «endringsvilje» er det noe eller store variasjoner innenfor samtlige undersøkte elementer i det psykososiale miljøet. Variasjonene er ikke like store i kommunalavdeling Kultur og oppvekst. Etter revisjonens oppfatning indikerer funnene at det kan være en sammenheng mellom det psykososiale miljøet på avdelings- /virksomhetsnivå og nivået på sykefravær. Dette bekreftes ytterligere av at en større andel respondenter fra virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær opplyser å ha vært sykmeldt på grunn av forhold på arbeidsplassen (eller at forhold på arbeidsplassen var medvirkende årsak til sykmeldingen). Over 20 % av respondentene fra kommunalavdeling Helse og sosiale og 16,7 % i kommunalavdeling Kultur og oppvekst svarer ja på spørsmålet. Nesten like mange fra kategorien lavt sykefravær i kommunalavdeling Helse og sosial svarer imidlertid også ja (18,8 %). Tilsvarende gjelder ikke kommunalavdeling Kultur og oppvekst. Her er andelen 5,1 % Det er også viktig for revisjonen å fremheve at resultatene isolert sett for flere av områdene ikke representerer «dårlige» skår, og flertallet av respondentene opplyser faktisk om at de trives på jobben, med en gjennomsnittskår på 5 eller mer. Også på påstandene om hvordan respondentene opplever arbeidsmiljøet ut i fra en helhetlig vurdering, er det imidlertid den samme tendensen som går igjen at respondenter fra virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær oppnår best skår. Størst variasjon er det her på påstandene «Vi har et godt arbeidsmiljø på min arbeidsplass», «Jeg har ønske om å slutte i jobben på grunn av forhold på arbeidsplassen», samt påstandene om at forhold på arbeidsplassen gir fysiske og psykiske plager. Samtidig er det også verdt å merke seg at det er store variasjoner i hvilket alternativ respondentene fra samme sykefraværskategori velger når de har svart på påstandene. Standardavviket er gjennomgående høyere i kommunalavdeling Helse og sosial enn i Kultur og oppvekst. Hele skalaen fra «Helt uenig» til «Helt enig» er brukt på de aller fleste påstandene. Vi mener at dette kan indikere at arbeidsmiljøutfordringene varierer fra avdeling til avdeling, og at det derfor kan være nyttig for administrasjonen å se nærmere på svarene ned på avdelingsnivå, slik at eventuelle tiltak kan tilpasses lokale forhold. Revisjonen har også valgt å se nærmere på forholdet mellom stillingskategorier og ulike elementer av det psykososiale arbeidsmiljøet. Gjennomsnittskår på de ulike påstandene i kommunalavdeling Kultur og oppvekst østfold kommunerevisjon iks

103 varierer noe mellom de ulike stillingskategoriene, men jevnt over oppnår påstandene forholdsvis gode skår, noe revisjonen finner tilfredsstillende. Tilsvarende resultat finner vi ikke i kommunalavdeling Helse og sosial. Avdelingsledere og virksomhetsledere opplever i større grad tidspress, med gjennomsnittskår på 5 og 4,7, enn medarbeidere med gjennomsnitt på 3,9. Virksomhetslederne og avdelingslederne opplever i større grad å måtte utføre oppgaver i strid med faglig forsvarlighet eller personlige verdier (gjennomsnittskår på henholdsvis 3,3 og 2,8, og 2,7 og 2,1). Skårene befinner seg på den negative enden av skalaen, og etter revisjonens vurdering er det spesielt bekymringsfullt at virksomhetslederne har en gjennomsnittskår på 3,3 på påstanden «Jobben min inneholder oppgaver som må utføres på en måte som jeg mener ikke er faglig forsvarlig». Hva gjelder opplevelsen av nærmeste leder som rettferdig skårer avdelingslederne høyt (gjennomsnitt på 5), mens virksomhetslederne har lavest skår (mellom 3,2 og 3,7). Samme tendensen viser resultatene fra påstandene om støtte fra nærmeste leder. Mens avdelingslederne har en skår rundt 5, har virksomhetslederne en skår rundt 3. Tilsvarende er resultatene på påstander om informasjon og åpenhet, medbestemmelse, ledelse og omorganisering. Slik resultatene fremstår virker det som om avdelingslederne i stor grad er fornøyde med både ledelse og øvrige forhold ved arbeidsmiljøet, mens virksomhetslederne ikke har samme oppfatning. Etter revisjonens oppfatning er det svært uheldig at virksomhetslederne har en slik opplevelse av arbeidsmiljøet. Det er ikke alle virksomhetslederne som har besvart undersøkelsen, slik at det ikke kan sies med sikkerhet at resultatet er representativt for dette ledernivået. Men når det foreligger slike oppfatninger på et så høyt nivå i kommunen, er det revisjonens vurdering at dette i seg selv kan påvirke arbeidsmiljøet også nedover i organisasjonen på en negativ måte. Systematisk program for å støtte og utvikle ledere kan bidra til god ledelse. I spørreundersøkelsen undersøkte vi derfor også hvordan de ulike ledernivåene opplever ulike forhold ved kommunens systematiske arbeid med ledelse. Påstandene får også her relativt dårlig skår i kommunalavdeling Helse og sosial, og det er revisjonens vurdering at kommunen har et forbedringspotensial knyttet til sin strategi for lederskap og lederutviklingsprogram, herunder sikre lik praktisering av ledelse. Respondentene fra lederkategoriene er også uenige i at de har tilstrekkelig med ressurser til å lede sin virksomhet/avdeling. Det er også dette området som oppnår dårligst skår fra virksomhetslederne i kommunalavdeling Kultur og oppvekst. I kommunalavdeling Kultur og oppvekst gjelder det påstandene «I Moss kommune har vi en lik praktisering av lederskap» (3,7) og «Vi har et godt lederutviklingsprogram i kommunen» (3,9). Revisjonen har som en del av vurderingen av virksomheters/avdelingers arbeid med å etablere helsefremmende arbeidsplasser sett nærmere på de samme områdene i to utvalgte avdelinger i kommunalavdeling Helse og sosial og to virksomheter i Kultur og oppvekst. I kommunalavdeling Helse og sosiale blir avdeling Repslagergata/Sydskogen med et høyt sykefravær på 22,3 % og 13,5 % i 2015 sammenlignet med avdeling Hjemmesykepleie vest som har et lavere sykefravær - 9,4 % i Avdelingene er, etter vår vurdering, sammenlignbare med tanke på arbeidets karakter (blant annet brukerrettet, selvstendig arbeid i turnus) og avdelingsleders mulighet for tilstedeværelse, tilgjengelighet, oppfølging av ansatte og utøvelse av ledelse generelt. Hva gjelder det fysiske arbeidsmiljøet viser resultatene fra spørreundersøkelsen at respondenter fra avdeling Hjemmesykepleie vest i større grad opplever arbeidsdagen som østfold kommunerevisjon iks

104 fysisk krevende enn respondenter fra avdeling Repslagergata/Sydskogen. Avdeling Hjemmesykepleie vest er også i mindre grad fornøyd med hjelpemidlene. Funnene i spørreundersøkelsen viser også at det er relativt store variasjoner i hvordan respondentene fra de ulike avdelingene opplever det psykososiale miljøet på arbeidsplassen. Revisjonen vil her vise til de områdene hvor variasjonen fremstår som størst. Resultatene viser at respondenter fra avdeling Hjemmesykepleie vest i større grad opplever tidspress enn gjennomsnittet i avdeling Repslagergata/Sydskogen. Det er imidlertid svært store forskjeller internt i Repslagergata/Sydskogen på denne påstanden, og også øvrige påstander vedrørende tidspress. Slik revisjonen tolker resultatene fremstår det som om respondenter fra Repslagergata/Sydskogen har en svært ulik arbeidshverdag hva gjelder opplevelsen av tidspress og arbeidsbelastning (avhengig av hvilken tidligere avdeling/bolig de arbeidet/t i). Respondenter fra begge avdelinger opplever at de selv har tilstrekkelig kompetanse (skår på 4,6 eler høyere). Det er noe variasjon i hvordan de oppfatter kollegaenes kompetanse. Respondenter fra avdeling Hjemmesykepleie vest opplever i noe større grad at kollegaene har tilstrekkelig kompetanse (skår på 4,4) enn respondenter fra Repslagergata/Sydskogen (skår på 3,9). På påstander om nærmeste leder legger til rette for kompetanseutvikling, at det er rom for faglig og etisk refleksjon, og at feil som blir begått blir diskutert på en konstruktiv måte, er det større variasjoner mellom avdelingene. Avdeling Hjemmesykepleie vest kommer bedre ut med en skår på 4,2 eller bedre, mens Repslagergata/Sydskogen har skår på 3,6 eller lavere. Noe variasjon er det også på påstandene om informasjon og åpenhet. Respondenter fra avdeling Hjemmesykepleie vest er i større grad fornøyd, med skår 4,3 eller høyere på de positive påstandene. Størst variasjon er det på påstanden om at det er rom for å uttrykke sine meninger (gjennomsnittlig skår varierer fra 3,7-4,7). På påstander om selvbestemmelse fremstår det som om avdeling Repslagergata/Sydskogen i større grad opplever å ha en fleksibel arbeidsdag og at det er rom for egne initiativ, mens gjennomsnittskår er relativt lik på øvrige påstander. Her er det imidlertid store variasjoner internt i avdeling Repslagergata/Sydskogen. Avdeling Hjemmesykepleie vest opplever i større grad medbestemmelse. Det er størst variasjon på påstanden om nærmeste leder legger til rette for dialog om arbeidsoppgaver og resultater. Flere respondenter fra avdeling Hjemmesykepleie vest oppgir å ha hatt medarbeidersamtale. Andelen som svarer ja er imidlertid svært lav på begge avdelinger. Avdeling Hjemmesykepleie vest opplever i større grad sin nærmeste leder som rettferdig og at de får støtte fra nærmeste leder (gjennomsnittskår på 4 eller høyere). Det er store variasjoner i respondentenes opplevelse av også andre forhold ved nærmeste leder. Størst variasjon er det på påstandene om at nærmeste leder skaper trygghet og tillit blant de ansatte og at det er vanskelig å snakke med nærmeste leder om utfordringer i jobben. Respondentene fra Repslagergata/Sydskogen oppnår en gjennomsnittskår som ligger på den negative siden av skalaen på de aller fleste påstandene. Også i forbindelse med omorganiseringer er det variasjoner mellom avdelingene. Ingen av påstandene skårer spesielt høyt. Høyeste skår på samtlige påstander oppnår et gjennomsnitt på 4,2. Avdelingene er samstemte på påstander om informasjon, åpenhet og leders tilgjengelighet. Mens på påstanden om medvirkning, motivasjon og tilstedeværende ledelse er det variasjoner, og avdeling Hjemmesykepleie vest kommer best. østfold kommunerevisjon iks

105 Det er liten variasjon mellom avdelingene på påstandene som gir en helhetlig vurdering av arbeidsmiljøet, og gjennomsnittlig oppnår begge avdelingene gode skår. Det er imidlertid stor variasjon internt i avdeling Repslagergata/Sydskogen. Det samme gjelder påstandene som går på støtte fra kollegaer. Begge avdelinger har gjennomsnittlig gode skår på 4,3 eller høyere, og Repslagergata/Sydskogen kommer noe bedre ut, men også her er variasjonene internt i Repslagergata/Sydskogen svært store. På påstanden «Maktkamp og intriger preger min arbeidsplass» oppnår Repslagergata et gjennomsnitt på 3,3, som er relativt høyt med tanke på påstandens innhold. Mer enn 25 % av respondentene fra Repslagergata/Sydskogen opplyser at de har vært sykmeldt og at forhold på arbeidsplassen har vært årsak eller medvirkende årsak til sykefravær. Tilsvarende tall for avdeling Hjemmesykepleie vest er 11,1 %. Samlet sett er det revisjonens oppfatning at det er flere forhold ved det psykososiale miljøet som fremstår som lite heldig i et helsefremmende perspektiv. Avdeling Repslagergata/Sydskogen skiller seg spesielt ut på flere av områdene. Revisjonen vurderer at det er svært sannsynlig at disse forholdene påvirker arbeidsmiljøet på en negativ måte, og dermed utgjør en risikofaktor for sykefravær. Avdelingene har forbedringspotensial på flere områder. I neste kapittel vil revisjonen vurdere om utfordringene som vi har pekt på her, er ivaretatt i avdelingenes planer for å skape helsefremmende arbeidsplasser. I kommunalavdeling Kultur og oppvekst har vi sett nærmere på Grindvold barnehage med et sykefravær på 15,0 % sammenlignet med Åvangen barnehage som har et sykefravær på 4,5 % i Begge virksomhetene er barnehager og er, etter vår vurdering, sammenlignbare. Samtidig bør det nevnes at Grindvold er en basebarnehage, mens Åvangen er en avdelingsbarnehage. Hva gjelder det fysiske arbeidsmiljøet viser resultatene fra spørreundersøkelsen at respondentene fra Åvangen (gjennomsnittskår 4,7) i større grad opplever arbeidsdagen som fysisk krevende sammenlignet med respondentene fra Grindvold (gjennomsnittskår 3,9). Undersøkelsen viser også at respondentene fra Grindvold er mest fornøyd med de materielle betingelsene på sin arbeidsplass (gjennomsnittskår 5,0), sammenlignet med respondentene fra Åvangen (gjennomsnittskår 3,9). Samtidig er det verdt å bemerke at variasjonen mellom Åvangen Luenbakken og Åvangen Skredderåsen er stor for påstandene «Jobben jeg gjør er fysisk krevende» (variasjon på 1,6) og «På min arbeidsplass er det et belastende støynivå» (variasjon 2,2), hvor Åvangen Luenbakken besvarer påstandene mest «negativt». Funnene fra spørreundersøkelsen viser at det er noe variasjoner i hvordan respondentene fra de ulike virksomhetene opplever det psykososiale miljøet på arbeidsplassen. Revisjonen vil her vise til de områdene hvor variasjonen fremstår som størst. Resultatene viser at respondentene fra Åvangen i større grad opplever at de stadig må utvikle sin kompetanse (gjennomsnittskår 4,9) sammenlignet med respondentene fra Grindvold (gjennomsnittskår 4,3). Det som er verdt å bemerke under område «tidspress og arbeidsbelastning» er at variasjonen mellom Åvangen Skredderåsen og Åvangen Luenbakken er stor på flere av påstandene, hvor Åvangen Luenbakken besvarer i «negativ» retning. På påstanden «Jeg jobber under sterkt tidspress» oppnår Åvangen Skredderåsen et gjennomsnittskår på 2,5, mens respondentene fra Åvangen Luenbakken oppnår et gjennomsnittskår på 4,6. På påstanden «Min arbeidsplass er tilstrekkelig bemannet» oppnår respondentene fra Åvangen Skredderåsen 4,6, mens respondentene fra Åvangen Luenbakken oppnår et gjennomsnittskår på østfold kommunerevisjon iks

106 3,4. Opplevelsen av tidspress og arbeidsbelastning oppleves altså som svært forskjellig innad i Åvangen, uten at det ser ut til at dette har noen innvirkning på avdelingenes sykefravær. Undersøkelsen viser at det er liten variasjon på gjennomsnittskår når vi sammenligner Grindvold med Åvangen på område «Rollekonflikt». Samtidig er det verdt å bemerke at variasjonen mellom Åvangen Skredderåsen og Åvangen Luenbakken er stor på flere påstander, hvor Åvangen Luenbakken besvarer i «negativ» karakter. Respondentene fra Åvangen Luenbakken opplever at de i større grad må gjøre ting de mener burde vært gjort annerledes (gjennomsnittskår på 3,1) sammenlignet med Åvangen Skredderåsen (gjennomsnittskår 2,0). Respondentene fra Grindvold opplever i større grad at nærmeste leder behandler alle ansatte på en rettferdig måte (gjennomsnittskår 5,9) sammenlignet med Åvangen (gjennomsnittskår 5,3). Mens respondentene fra Åvangen i større grad opplever kommuneledelsens beslutninger som berøre sin virksomhet som rettferdige (gjennomsnittskår 4,7) sammenlignet med Grindvold (gjennomsnittskår 4,0). På påstandene omhandlende støtte fra nærmeste leder er det noe variasjon mellom virksomhetene, hvor tendensen er at respondentene fra Grindvold besvarer i «negativ» karakter. Respondentene fra Åvangen opplever i større grad at nærmeste leder gir positive tilbakemeldinger på arbeidsutførelse (gjennomsnittskår 5,6) sammenlignet med Grindvold (gjennomsnittskår 4,9). Respondentene på Åvangen opplever også i større grad at nærmeste leder gir konstruktiv kritikk (gjennomsnittskår 5,3) sammenlignet med Grindvold (gjennomsnittskår 4,3). Undersøkelsen viser at det er liten variasjon på gjennomsnittskår når vi sammenligner Grindvold med Åvangen på område «Sosial støtte fra kollegaer». Samtidig er det verdt å bemerke at variasjonen mellom Åvangen Skredderåsen og Åvangen Luenbakken er stor på flere av påstandene, hvor Åvangen Luenbakken besvarer noe mer «negativt». Respondentene fra Åvangen Skredderåsen opplever i større grad å være en del av et godt fellesskap (gjennomsnittskår 5,8) sammenlignet med Åvangen Luenbakken (gjennomsnittskår 4,4). Respondentene på Åvangen Skredderåsen opplever også i større grad at arbeidet de gjør blir verdsatt av sine kollegaer (gjennomsnittskår 5,4) sammenlignet med Åvangen Luenbakken (gjennomsnittskår 4,4). Undersøkelsen viser at det er noe variasjon på gjennomsnittskår når vi sammenligner Grindvold med Åvangen på område «Selvbestemmelse». Respondentene fra Grindvold opplever i større grad å ha en fleksibel arbeidshverdag (gjennomsnittskår 4,5) sammenlignet med Åvangen (gjennomsnittskår 3,8). Den samme tendensen er det på påstandene «Det finnes rom for egne initiativ i jobben min» (gjennomsnittskår på 5,5 sammenlignet med 4,9) og «Jeg bestemmer selv hvordan jeg vil disponere min arbeidsdag» (gjennomsnittskår på 3,6 sammenlignet med 2,8). Respondentene fra Åvangen opplever i større grad at det er klart og tydelig hvilken kvalitet som forventes på arbeid som utføres (gjennomsnittskår 5,7) sammenlignet med Grindvold (gjennomsnittskår 5,0). Respondentene fra Åvangen opplever i mindre grad at arbeidsplassen benytter mange tilkallingsvikarer uten tilstrekkelig kompetanse (gjennomsnittskår 2,5) sammenlignet med Grindvold (gjennomsnittskår 3,2). Respondentene fra Åvangen opplevde også at de i større grad har fått medvirke i virksomhetens omorganisering østfold kommunerevisjon iks

107 (gjennomsnittskår 5,8) sammenlignet med Åvangen (gjennomsnittskår 4,4). Det er liten variasjon mellom virksomhetene på påstandene som gir en helhetlig vurdering av arbeidsmiljøet, og gjennomsnittlig oppnår begge virksomhetene gode skår. På påstanden «Jeg trives på jobb» oppnår respondentene fra Grindvold et gjennomsnittskår på 5,6, mens respondentene fra Åvangen oppnår et skår på 5,7. Tilsvarende gjennomsnittskår for påstanden «Vi har et godt arbeidsmiljø på min arbeidsplass», er henholdsvis 5,6 og 5,4, noe som etter revisjonens vurdering oppleves som svært tilfredsstillende. Det må understekes at påstandene ovenfor trekkes frem for å beskrive tendenser og variasjoner i datamaterialet. Samlet sett er det revisjonens vurdering at de aller fleste påstandene oppnår gode gjennomsnittskår for begge virksomhetene. Som det fremkommer av utredningen ovenfor skiller Åvangen seg positivt ut på noen av påstandene som presenteres, samtidig som det må nevnes at det innen flere områder oppleves å være store variasjoner innad i Åvangens to avdelinger. østfold kommunerevisjon iks

108 5 NÆRVÆRSARBEID PÅ LOKALT NIVÅ I hvilken grad arbeides det forebyggende og helsefremmende på lokalt nivå i kommunen? 5.1 Revisjonskriterier Virksomhetene må arbeide systematisk og helhetlig med HMS, herunder rette fokus mot de helsefremmende faktorene i arbeidsmiljøet. Dette innebærer at virksomhetens ledelse må sørge for å: prioritere HMS-arbeid definere hva som er en helsefremmende arbeidsplass for sine medarbeidere involvere medarbeiderne i utarbeidelse av lokale planer innhente bistand fra støtteapparat ved behov videreutvikle møtearenaer styrke samarbeidet med tillitsvalgte og verneombud arbeide aktivt med lokale målsettinger bidra til at de ansatte opplever arbeidsplassen som helsefremmende gjennom o o o o 5.2 Fakta involvering av de ansatte i tjenesteutvikling, arbeidsmiljø og beslutningsprosesser motivasjon til endring og omstilling kompetanseutvikling og mestringsfølelse tydelighet, tilstedeværelse og handlekraft Moss kommunes visjon er: «Moss Fellesskap, stolthet og utvikling». Sammen med visjonen, har kommunen et verdisett som skal fungere som ledetråder for hvordan tjenester skal utøves og hvordan medarbeidere skal forholde seg til hverandre. Kommunens verdier er: Respekt Toleranse Kompetanse Engasjement Kommunens arbeidsgiverstrategi danner grunnlag for handling frem mot Strategiens overordnede mål er blant annet at kommunen skal ha helsefremmende arbeidsplasser. Ifølge arbeidsgiverstrategien skal HMS-arbeidet styres og følges opp på en målrettet og systematisk måte, og prioriteres på lik linje med tjenesteproduksjon og andre driftsmessige og økonomiske forhold. En hovedutfordring innen HMS er å arbeide forebyggende for å unngå uønskede hendelser og situasjoner som følge av arbeidsmiljøet. Det er behov for økt fokus på samhandlingen i forbedringsarbeidet og å forsterke de helsefremmende faktorene. En helsefremmende arbeidsplass forutsetter at medarbeiderne har arbeidsoppgaver de mestrer og opplever som meningsfulle og at alle medarbeidere bidrar til at kulturen preges av engasjement, arbeidsglede og ansvarlighet. Dette innebærer blant annet at medarbeider og leder samarbeider om utviklings- og forbedringstiltak og hvordan arbeidsoppgavene skal løses. Kommunen har utarbeidet HMS- og IA-plan som baserer seg på kommunens arbeidsgiverstrategi der fokusområdene er HMS, ledelse, medarbeiderskap og kompetanse. IA-arbeidet sees i sammenheng med det løpende HMS-arbeidet og HMS- og IA-planen omhandler hvilke områder som skal vies spesiell oppmerksomhet i perioden Handlingsplanen er den overordnede planen for Moss kommunes HMS- og IAarbeid. Virksomhetene skal lage lokale planer som samsvarer med overordnet plan og som ivaretar lokale behov. Helse og sosial Lokale HMS- og IA- mål og handlingsplan De lokale planene som er utarbeidet i Tjenester for funksjonshemmede og østfold kommunerevisjon iks

109 Hjemmebaserte tjenester inneholder flere av de samme målene og tiltakene, og presenteres derfor samlet. Innenfor delmål 1 «Moss kommunes HMS- og IA-arbeid skal i større grad rette fokus mot de helsefremmende faktorene i arbeidsmiljøet», har virksomheten etablert fire aktivitetsmål: Det skal sikres medvirkning og samarbeid på den enkelte arbeidsplass for å finne og iverksette helsefremmende tiltak i arbeidsmiljøarbeidet. Følgende tiltak skal iverksettes: o o o Ledere, lokale tillitsvalgte og verneombud skal benytte lokale møtearenaer til å finne og igangsette forebyggende og helsefremmende tiltak på den enkelte arbeidsplass. Ledere, lokale tillitsvalgte og verneombud skal benytte lokale møtearenaer til å jobbe med betydningen av verdier og visjoner på den enkelte arbeidsplass. Ledere skal benytte lokale møtearenaer for oppfølging av utviklingsområder etter medarbeiderundersøkelsen. Avdelingsleders nærvær. Følgende tiltak skal iverksettes: o Avdelingsleder skal, i samarbeid med lokale tillitsvalgte og verneombud/hms-utvalg fastsette mål og prioriteringer for nærvær og tilgjengelighet i avdelingen. Kvalifisering og kompetanseheving. Følgende tiltak skal iverksettes: o Virksomhetsleder og avdelingsleder skal gjøre det mulig for flere ansatte å fullføre fagarbeiderutdanning, samt sikre mulighet til kompetanseheving på områder som er nødvendig for virksomheten. Ha fokus i virksomheten på samhold og samhandling mot felles mål. Følgende tiltak skal iverksettes: o o o Avdelingsleder og ansatte skal arbeide aktivt for at virksomheten skal utvikle en felles identitet i møtearenaer, kommunikasjon, samhandling og andre tiltak. Avdelingsleder og ansatte skal videreutvikle arbeidsmiljøene med gode holdninger til samhold og samhandling med fokus på hvordan man møter kollegaer og arbeider sammen for å løse oppgaver best mulig. Det skal arbeides for å videreutvikle strukturene i den enkelte avdeling for å fremme planlegging og koordinering i fellesskap. Innenfor delmål 3 «Sykefraværet i Moss kommune skal ikke overstige 9,5 %», har virksomheten satt seg følgende aktivitetsmål: «Vi skal bli bedre på å jobbe forebyggende og systematisk for å unngå sykefravær». Følgende tiltak skal iverksettes: o o Ledere, lokale tillitsvalgte og verneombud skal benytte lokale arenaer til å finne og igangsette forebyggende og helsefremmende tiltak på arbeidsplassen. Virksomheten skal informere om og prioritere forebyggende dialog mellom leder og arbeidstaker for å forebygge sykefravær. o Ivaretakelse av egen helse tas opp som tema i virksomheten. I hjemmebaserte tjenester inneholder planen også følgende tiltak: o Virksomheten skal etter initiativ fra lokale tillitsvalgte og verneombud tilrettelegge for utprøving av tiltak der målet er å forebygge sykefravær. o o o Virksomheten skal i større grad søke å ha fokus på ansatte med lavt sykefravær. Virksomheten skal organisere kompetanseheving av ansatte innen forflytning og ergonomi ved å utdanne forflytningsveiledere. Virksomheten skal arbeide aktivt for etablering av ett undervisningsrom til østfold kommunerevisjon iks

110 o o kompetanseheving av ansatte innen forflytning og ergonomi, samt andre fagtema. Virksomheten skal arrangere sosiale aktiviteter med målsetting om å bli bedre kjent og skape en felles identitet. Kompetanseheving i håndtering av vold og trusler gjennom opplæring og gjennomgang av kommunens rutiner. «Vi skal jobbe hensiktsmessig og godt med gjentagende og langvarige sykefravær». Følgende tiltak skal gjennomføres: o Det skal sikres god sykefraværsoppfølging før sykefravær utvikler seg til å være gjentagende og langvarig. o Det skal være tett og god oppfølging av arbeidstakere som har gjentagende og langvarige sykefravær, samt samarbeid med lege, NAV og attføringsutvalg for å avklare løsninger for arbeidstakeren så tidlig som mulig. Avdeling Hjemmesykepleie vest Organisering Avdelingen er organisatorisk plassert i virksomhet Hjemmebaserte tjenester i kommunalavdeling Helse og sosial. Virksomheten består av tre avdelinger, hvor to av avdelingene arbeider utelukkende med hjemmesykepleie, mens den siste, i tillegg til hjemmesykepleie, også utøver praktisk bistand, og nattjenesten. Avdeling vest har 36.5 årsverk. Disse er fordelt på 55 personer og av disse er 4 stillinger vakante. Avdelingen tilbyr tjenester til ca. 240 brukere. Sykefravær Virksomhet hjemmebaserte tjenester har mål om et sykefravær på 11 % i 2016, og at dette skal reduseres til 10,5 % i 2017 og 9,5 % i Avdeling hjemmesykepleie vest hadde et sykefravær på 9,4 % i 2015 (10,2 % i 2014). Gjennom lederavtale er det fastsatt mål om å holde avdelingens sykefravær i 2016 på samme nivå som i Det varierer mellom virksomhetene hvem som er satt som ansvarlig for tiltakene. De fleste tiltakene har imidlertid flere som er ansvarlige for igangsettelse av tiltakene. Ifølge handlingsplanen skal tiltakene måles ved internkontroll. Flertallet av tiltakene skal evalueres løpende og årlig. På spørsmål om målemetode internkontroll viser avdelingsleder til Risk og at fagansvarlige har ansvar for internkontroll knyttet til tjenestekvalitet. Hva gjelder måling av tiltakene i handlingsplanen, mener avdelingsleder at det blir vanskelig å måle eksempelvis avdelingsleders nærvær. Sykefravær kan måles i tall, men viser ikke noe om årsaken. Avdelingsleder følger opp sine ansvarsområdet gjennom å sette tidsfrister, delegere oppgaver og følge det opp. Avdelingen hadde et sykefravær på 6,9 % i mai Samlet sykefravær for 2016 var da på 6,5 %. HMS-arbeid Virksomhetsleder informerer om at de startet arbeidet med lokal handlingsplan i samarbeidsforum i januar Samarbeidsforum består av virksomhetsleder, samt avdelingsleder, verneombud og tillitsvalgte fra alle tre avdelingene. Det ble først avholdt et utvidet møte i samarbeidsforum hvor overordnet handlingsplan ble gjennomgått. I møtet kom medlemmene i samarbeidsforum med innspill som ble lagt inn i en lokal plan for virksomheten, utarbeidet av virksomhetsleder. Avdelingsleder informerer om at arbeidet med å finne lokale tiltak har tatt utgangspunkt i den overordnede handlingsplanen. Utkast til lokal plan ble gjennomgått i samarbeidsforum i mars 2016, og deretter behandlet og godkjent i april. østfold kommunerevisjon iks

111 Planen skal presenteres på personalmøte slik at alle ansatte kan gjøre seg kjent med den. Avdelingsleder informerer om at planen nylig er godkjent, men at de likevel har planlagt og startet arbeidet med flere av tiltakene. Hva gjelder leders nærvær opplyser avdelingsleder at det er viktig at avdelingsleder er synlig og tilstedeværende i avdelingen. Avdelingsleder mener at hun er for lite til stede på avdelingen, og håper på forbedringer å dette området fremover. Virksomheten har en opplæringsplan, som er planlagt revidert på et senere tidspunkt (da virksomheten avventer innspill fra kommunalavdelingen på punkter som skal være med i forhold til en overordnet opplæringsplan). Avdelingsleder informerer om at de nylig har fått et undervisningsrom/øvingsrom hvor det er innredet en liten leilighet. Her skal det undervises i blant annet forflytting. Hver avdeling har fire ansatte som skal få opplæring i forflytning til høsten og som skal undervise de øvrige ansatte. Undervisningsrommet vil bidra til å trygge de ansatte på at de kan forflytte på riktig måte. Dette gir de ansatte en trygghet både i forhold til å gjøre det rett overfor brukerne, men også for at de skal unngå å skade seg selv. Det har også blitt kjøpt inn personløftere til hver avdeling, som de ansatte kan bruke ved fall i hjemmet til bruker. Begge disse tiltakene er forebyggende. Avdelingen har utarbeidet risikovurdering og handlingsplan i forhold til vold og trusler. Det planlegges også undervisning i håndtering av vold og trusler til høsten. Alle ufaglærte på avdelingen har fått forespørsel om de ønsker å delta på fagarbeiderutdanning høsten 2016 i regi av kommunen. Det er ikke avklart om kommunen vil arrangere dette, men dersom det ikke blir noe av, vil de ufaglærte bli kalt inn til samtale innen utgangen av september for å motivere de til å starte opp på eget initiativ. Samhandling og hvordan de ansatte som kollegaer møter hverandre har vært tema på avdelingen flere ganger, og dette er noe som også vil bli tatt opp jevnlig fremover. På virksomhetsnivå er det også utarbeidet like rutiner for alle avdelingene, for å skape «vi» - følelse. Virksomheten skal arrangere en felles sommerfest for hele virksomheten, noe som skal bidra til å knytte bånd på tvers av avdelingene. Det gjennomføres også en del undervisning på tvers av avdelingene. Sykefravær følges opp i tråd med kommunens rutiner. Verneombud nevner i tillegg følgende tiltak: Omsorgskonsulent Varmtvannsbasseng Treningskort Gjennomgang av avvik Avdelingsleder informerer også om at det er et tett samarbeid med tillitsvalgte og verneombud i virksomheten, men at det også åpnes for at øvrige ansatte kan komme med sine innspill. Tillitsvalgte får alltid litt tid på personalmøter, dersom de har noe de ønsker å informere om, samt at det settes det av tid til at ansatte kan komme med innspill, noe de også blir oppfordret til. Verneombudet viser eksempelvis til at alle avvik blir gjennomgått på personalmøter. Det er satt av tid slik at medarbeiderne kan komme med innspill og forslag til tiltak. Verneombud opplyser om at de også har planlagt oppstart av medarbeidersamtaler. Avdelingsleder opplever at det går mye tid til administrative oppgaver (eksempelvis deltakelse i ulike møter) og at hun gjerne skulle hatt mer tid til HMS-arbeid. Verneombudet opplever imidlertid at avdelingen har stort fokus på HMS, og at dette arbeidet er prioritert i virksomheten. Avdelingsleder mener følgende tiltak er viktig for å sikre at arbeidsplassen er helsefremmende: Tydelig ledelse at de ansatte vet hva som er målet med arbeidet og hva som forventes av den enkeltes arbeid. østfold kommunerevisjon iks

112 God opplæring slik at de ansatte er sikre på sine arbeidsoppgaver. Godt og trygt arbeidsmiljø hvor de ansatte tør å ta opp saker, med fokus på fremsnakking og nulltoleranse for baksnakking. Dialog og lytte til de ansatte, samt iverksette tiltak i perioder med svært høyt arbeidstempo for å skape en gjensidig tillit. Ifølge verneombudet er det viktig at det blir satt av nok tid til å utføre tjenestene som avdelingen tilbyr, og at de har tid og takhøyde for å bistå hverandre i vanskelige situasjoner. Verneombudet opplyser også om at sikre biler og fungerende arbeidsverktøy er viktig fordi de ansatte for det meste arbeider ute alene. Dette gjør at det også er viktig å kunne samles i lunsjen og ha felles rapportering. Det er også viktig at de ansatte får mulighet til å holde seg oppdatert på utstyr og rutiner, samt generelt god opplæring i tjenestene som skal utføres, og veiledning i utførelsen for å redusere fysisk belastning. Personalmøter og sosiale sammenkomster i og utenfor arbeidstid nevnes også som viktige tiltak. Medarbeiderundersøkelsen Avdelingsleder informerer om at de ansatte ikke har ønsket å arbeide med resultatene fra medarbeiderundersøkelsen selv om ledelsen har oppfordret til dette flere ganger. Bistand fra støtteapparat Avdelingsleder kan ikke huske at de har benyttet bistand fra HR-avdelingen i forbindelse med HMS-arbeid. Avdelingsleder har imidlertid deltatt på flere av avdelingens opplæringstiltak, eksempelvis IA-samlinger, grunnleggende HMS-opplæring, opplæring i risikostyring, risikovurdering og bruk av verktøy, behandling og oppfølging av skader og avvik, samt «den nødvendige samtalen». Avdelingsleder vet også at avdelingen bistår i forbindelse med gjennomføring av dialogmøte 2 og IA-møter ved behov. Verneombud har også fått opplæring fra HR-avdelingen i roller, ansvar, medvirkning og samarbeid, samt deltatt på IA-samling. Møtearenaer Avdelingsleder informerer om at de har flere møtearenaer hvor HMS kan være tema ledermøte, lokalt kvalitetsutvalg, virksomhetsmøte, samarbeidsforum og personalmøter. Virksomhetsleder og stedfortreder for virksomhetsleder har i tillegg hatt møte med virksomhetens tillitsvalgte - tillitsvalgtforum. Første møtet ble avholdt i februar 2016, og møtet har foreløpig ingen fast agenda. Fra høsten 2016 skal nytt lokalt møtefora med tillitsvalgte og verneombud etableres på avdelingen. Møtet skal avholdes månedlig og skal benyttes til å arbeide med handlingsplanen. Samarbeid med tillitsvalgte og verneombud Avdelingsleder opplever samarbeidet med verneombud og tillitsvalgte som godt. De har imidlertid hatt for lite tid sammen, og samarbeidet er ikke styrket det siste året, men dette vil bli bedre når faste møter blir satt i gang høsten Verneombudet har samme oppfatning. Utfordringer Avdelingsleder informerer om at det er utfordrende å gi tjenester til en særskilt ressurskrevende bruker innen budsjett, da dette medfører at midler må holdes tilbake i den ordinære driften. Det vil si at avdelingen ofte må fordele arbeidslister ved sykdom, noe som medfører en merbelastning for de ansatte i turnus. Avdelingsleder informerer også om at bilparken er gammel (noen biler har nylig blitt byttet ut). De ansatte har gitt tilbakemeldinger om at flere av bilene ikke burde vært på veien og at de føler seg utrygge. I tillegg til bilparken nevner verneombudet også at det er utfordrende at mange ansatte i perioder har behov for tilrettelegging samtidig, at avdelingsleder med fordel kan være mer tilstede på avdelingen, samt medarbeidersamtaler. Avdeling Sydskogen/Repslagergata Organisering Avdeling Sydskogen/Repslagergata ble opprettet etter omorganisering i 2015, og er østfold kommunerevisjon iks

113 en sammenslåing av to tidligere avdelinger (Sydskogen og Repslagergata). Avdelingen er organisatorisk plassert i virksomhet Tjenester for funksjonshemmede i kommunalavdeling Helse og sosial. Avdelingen er geografisk plassert og spredd i tre hus. På Sydskogen er det to hus med fem leiligheter hver, mens Repslagergata har 11 leiligheter. Noen av brukerne bor også hjemme i egne boliger. Avdelingen har 50 ansatte og ansvaret for 41 brukere. Avdelingen yter tjenester til brukere med vedtak på praktisk bistand og opplæring. Brukergruppen har svært ulikt bistandsbehov fra brukere med behov for en time bistand per måned til fullt pleietrengende brukere med behov for 1:1 bemanning. Avdelingen har også koordinatoransvar for arbeid med individuell plan og samarbeider i stor grad med andre tjenester (interne og eksterne), samt pårørende. Sykefravær Virksomhet Tjenester for funksjonshemmede har mål om et sykefravær på 13,5 % i 2016, og at dette skal reduseres til 12 % i 2017 og 11 % i Avdeling Sydskogen hadde et sykefravær på 13,5 % i 2015 (18 % i 2014), mens Repslagergata hadde sykefravær på 22,3 % i 2015 (11 % i 2014). Gjennom lederavtale er det fastsatt mål om å redusere avdelingens sykefravær til 11 %. I mai 2016 var avdelingens sykefravær 10,9 %, mens samlet sykefravær for 2016 foreløpig er 14,9 %. HMS-arbeid Arbeidet med lokal HMS- og IA- plan er forankret i virksomhetens samarbeidsforum. Planen ble utarbeidet av en arbeidsgruppe med representanter fra alle virksomhetens avdelinger, og behandlet i samarbeidsforum i desember Etter innspill fra samarbeidsforum ble planen vedtatt i januar Det var også enighet om at handlingsplanen skulle videresendes til HMSgruppene i avdelingene for videreutvikling og tilpasning til lokale forhold i egen avdeling. I april 2016 ble HMS-arbeidet i avdeling Sydskogen/Repslagergata organisert i et prosjekt. Det fremgår av prosjektbeskrivelsen, supplert med opplysninger fra avdelingsleder og verneombud, at avdelingens utfordringer er: Manglende fagarbeider- og vernepleierkompetanse. Det er spesielt vanskelig å rekruttere vernepleiere. I tillegg har avdelingen et forbedringspotensial hva gjelder å bruke kompetansen der det trengs og i å jobbe for å gjøre hverandre bedre. Fravær. Avdelingen er spesielt sårbar ved fravær. Dette skyldes ifølge avdelingsleder at grunnbemanningen er for lav. Bakgrunnen for dette er at ansatte i boligen har vært lojale i forhold til oppdraget om å spare og det ble eksempelvis ikke satt inn vikar ved fravær i Det ble imidlertid ikke meldt avvik på dette selv om de antar at grunnbemanningen da var urealistisk. Ansatte jobbet overtid, og under sterkt tidspress. Den faktiske bemanningen på dette tidspunktet ble benyttet som utgangspunkt for beregning av ny grunnbemanning, noe som innebar at Repslagergata ble nedbemannet i forbindelse med effektiviseringstiltak. Dette er rapportert videre. Det ble opprettet en ressursordning i virksomheten fra september 2015 Ressursordningen består i all hovedsak av medarbeidere som har fått fast stilling etter arbeidsmiljøloven Målet var at ressursordningen skulle dekke mye av fraværet. Dette har ikke fungert. Sykefraværet er fortsatt så høyt at man må velge mellom å benytte ukjente vikarer eller ikke bruke vikarer. Avvik er underrapportert i disse tilfellene, da de ansatte ikke opplever å ha tid til å prioritere det. To avdelinger som har blitt en og flere arbeidssteder. På grunn av avstanden mellom husene er det utfordrende å få de ansatte til å føle seg som en del av en større avdeling. Verneombudene opplever det som utfordrende at flertallet av de ansatte ikke ønsker å jobbe på tvers. Denne oppfattelsen er noe ulikt i de østfold kommunerevisjon iks

114 forskjellige boligene. Flere av de ansatte på Sydskogen vil gjerne bidra, og er vant til å jobbe på tvers av boliger. De opplever i større grad at de er ansatt i Moss kommune, og er en del av en større helhet. Ansatte i Repslagergata vil helst fortsette å være for seg selv. Dette har imidlertid flere årsaker. Blant annet har de flere ansatte som er kronisk syke med tilrettelegging, som ikke ønsker nye arbeidsoppgaver. Det er også flere som ikke ønsker å jobbe med Sydskogens brukergruppe. Ansatte er også redde for at arbeidsbelastningen hos de som blir igjen i Repslagergata blir for stor. Det fremgår av prosjektbeskrivelsen at det er viktig for prosjektet at det er avdelingen selv som finner ut hva som er viktig å ta tak i og hva som kan gjøres bedre. HMS-gruppen har ansvaret for å fastsette mål, finne tiltak, oppfølging og evaluering. I forbindelse med prosjektet er flere tiltak igangsatt. Tiltakene skal blant annet sikre bedre arbeidsfordeling, god kommunikasjon, redusere avvik, finne felles arenaer, og sikre god forankring av prosesser. Tiltakene vil ivareta flere av områdene i lokal handlingsplan. Følgende tiltak er satt i gang eller påbegynt: Etablering av felles rutiner for avdelingen, eksempelvis oppdatert og lik ansvarsvaktrutine og overlappingsrutiner. Ny kommunikasjonsperm som erstatter beskjedbok. Ansattmappe som inneholder funksjonsbeskrivelser, arbeidsreglement, etiske retningslinjer, tjenestevei, organisasjonskart med mer. Dette er ikke nytt, men det er en ny måte å gjøre det på. Ansatte som ikke er til stede på gjennomgangen får mappen og referat utdelt og dokumentene ligger tilgjengelig i kvalitetssystemet. Felles personalmøte for hele avdelingen. Tidligere ble det avholdt personalmøte i begge boligene. Første møte avholdes i uke 23. Nye møter er planlagt i september og oktober. Basisgrupper brukes til å fordele tjenesteansvar, primærkontakter, nøkkelpersoner og oppgaver knyttet til hver bruker for å sikre forutsigbarhet, ansvar, kompetanse og tilstrekkelig tid til tjenesteansvarlig. Mer forutsigbar turnus som tilpasses basisgruppene og behov for kompetanse på tvers. Tydeliggjøring av HMS-gruppens rolle. Tilpasning av ressurser. Sydskogen har ikke de samme utfordringene knyttet til ressurssituasjon som Repslagergata, og avdelingen jobber med å tilpasse brukermassen til ressursene (eksempelvis flyttes hjemmeboende brukere som tidligere har vært ivaretatt av ansatte i Repslagergata til ansatte på Sydskogen). Dette er også utfordrende fordi brukergruppen på Sydskogen har så stort bistandsbehov. Avdelingsleder presiserer at det gjøres mye bra arbeid innenfor de ressursene de har tilgjengelig. HMS-gruppen skal følge opp tiltakene fortløpende og prosjektet skal evalueres innen sommeren HMS-gruppen skal også sette opp målene for prosjektet, og hvordan måling skal foregå i forkant av evalueringen. Da dette prosjektet ble presentert i samarbeidsforum i april 2016 kom det imidlertid frem at verneombudene ikke var enige i at prosjektet beskriver utfordringene ved avdelingen. Verneombudene oppfatter at utfordringene i arbeidsmiljøet knytter seg til ledelse. Verneombudene oppfatter at utfordringene i arbeidsmiljøet knytter seg til ledelse og samhandling oppover i organisasjonen. Dette har påvirket arbeidsmiljøet negativt og disse utfordringene har vært medvirkende årsak til sykefravær ved avdelingen, og at ansatte har brukt lengre tid på å komme seg tilbake i arbeid. Utfordringene har særlig vist seg i forbindelse med omorganiseringsprosessen som avdelingen har vært gjenstand for. Mandatet fra kommunalsjef var klart og tydelig omorganisering skulle gjennomføres til enhver pris. Det er måten endringene har blitt østfold kommunerevisjon iks

115 gjennomført på som verneombudene har reagert på. Endringene ble bestemt på forhånd, og det har vært lite rom for å stille spørsmål og komme med innspill. Verneombudene opplever også at prosessene har vært preget av dårlig informasjon med beskjeder og kontrabeskjeder, som har skapt mye frustrasjon blant de ansatte. Verneombudet legger til at de fikk beskjed om å gjøre endringer, men manglet verktøy for å gjennomføre endringene. De ansatte fikk beskjed om at det skulle etableres nye arbeidsmetoder, rutiner og retningslinjer. Basisgrupper rundt hver enkelt bruker og andre felles møtepunkter, samt gamle (gode) rutiner ble fjernet uten at det ble etablert erstatninger for dette. Brukerne ble imidlertid ivaretatt i gammelt system, men det ble ikke gjort evalueringer av brukernes tiltaksplaner fordi møtepunktene var fjernet. De ansatte ble møtt med kritikk av hvordan de løste arbeidsoppgavene. Det ble bestemt at hver bruker skulle ha en vernepleier som er tjenesteansvarlig. Avdelingen har fire vernepleiere, som jobber på tvers av avdelingene, da med 6-10 brukere hver (brukerne ble tidligere ivaretatt i basisgrupper). Vernepleierne opplevde å fly frem og tilbake og mistet den røde tråden i oppfølgingen av brukerne. Dette er tatt opp i HMS-gruppene, men verneombudene har fått tilbakemeldinger om at denne måten å jobbe på skal innføres og at man ikke kommer utenom denne løsningen. Verneombudene tror dette kan være en medvirkende årsak til at flere ansatte med treårig høyskoleutdanning har sluttet og at flere av vernepleierne har hatt høyt sykefravær. Utfordringene er tatt opp med ledelsen og bedriftshelsetjenesten er involvert. Det skal blant annet gjennomføres spørreundersøkelse og samtaler med hver enkelt ansatt etter sommeren. Verneombudene legger til at de opplever samholdet mellom de ansatte i boligene som godt. Manglende medvirkning har vært en generell utfordring ved avdelingen. Medbestemmelse og deltakelse har ikke vært tema før de siste tre månedene. Nå opplever de imidlertid at forholdene ligger bedre til rette for dette. Verneombudene opplever også at HMS-arbeid tidligere har vært nedprioritert og at HMSgruppen først har arbeidet med lokal handlingsplan de to-tre siste møtene/fra februar/mars. Verneombudene opplever at gruppen tidligere ikke har fungert tilfredsstillende og at det var først når det ble etterspurt hva gruppens mandat var, at agendaen for møtet ble mer relevant og de har opplevd å få mulighet til å medvirke. Gruppa har imidlertid ikke fungert på denne måten så lenge at det er mulig for verneombudene å vurdere om deres innspill blir tatt hensyn til og om de har gjennomslagskraft. På spørsmål om hva som er gjort innenfor handlingsplanens mål om å øke avdelingsleders nærvær svarer avdelingsleder at det er komplisert. Dette skyldes at avdelingsleder jobber dagtid, mens de ansatte jobber turnus og avdelingen er geografisk spredd over et stort område. Noen jobber bare helg, og disse er det sjelden at avdelingsleder ser. Også med tanke på lokaler er det vanskelig. Avdelingsleder har kontor på Solgård skog, og har ikke kontormuligheter ute i boligene. Avdelingsleder opplever at hun i løpet av dagen burde vært tilstede tre steder, men det er ikke rom til å prioritere dette med de arbeidsoppgavene avdelingsleder har. Det går mye tid på oppfølging av sykmeldte. Avdelingsleder er imidlertid tydelig på at hun er tilgjengelig på telefon og e-post, også utenfor hennes arbeidstid. Det er ikke satt noen mål og prioriteringer for nærvær og tilgjengelighet. Avdelingsleder synes det er vanskelig, og prioriterer å være der hvor behovet er størst. Det er mye brannslukking. Avdelingsleder informerer om at de ikke har snakket om hva som er en helsefremmende arbeidsplass for de ansatte på avdelingen. Avdelingsleder definerer helsefremmende arbeidsplass som at medarbeiderne skal være trygge på jobben de gjør, at de opplever mestring, at de får tilstrekkelig opplæring, bistår hverandre og samarbeider. At medarbeiderne bruker de hjelpemidlene de har tilgjengelig nevnes også som viktig. Som en del av dette arbeidet har avdelingen østfold kommunerevisjon iks

116 benyttet ergoterapeut til å observere ute i en bolig og komme med forslag til tiltak. Ergoterapeuten foreslo eksempelvis at avdelingen benyttet forflytningsveiledere. Avdelingen har derfor gjennomført oppfriskningskurs for forflytningsveilederne som en del av det forebyggende arbeidet. Ergoterapeuten fokuserte også på at medarbeidere må ivaretar sin egen helse. Det ble i denne forbindelse informert om tiltak (varmtvannsbasseng, omsorgskonsulent og aktiv på dagtid). Med unntak av omsorgskonsulent blir imidlertid ikke tiltakene brukt. Avdelingsleder har fokus på sykefraværsoppfølging. Dersom ansatte melder at det er arbeidsrelatert fravær eller er usikre på det, avholdes det alltid en samtale. Det er imidlertid ikke korttidsfraværet som er utfordrende. Ved langtidsfravær følges de ansatte opp gjennom samtaler og oppfølgingsplaner i samarbeid med NAV. Avdelingsleder informerer også om at hun avholder uformelle samtaler med ansatte med gjentatt sykefravær, og har fokus på at det er viktig at de ansatte setter sine egne grenser for å sikre at de ikke kommer i en situasjon som setter de i fare for å bli sykmeldte det er ofte «ja-menneskene» som havner i disse situasjonene. Avdelingsleder opplever imidlertid ikke at det hun gjør for å følge opp sykefraværet påvirker nivået. Nedgangen i sykefraværet skyldes at flere av de sykmeldte har gått over på arbeidsavklaringspenger, og de har også hatt et dødsfall blant de ansatte. Avdelingen avholder også faste IA-møter med NAV og bedriftshelsetjenesten hver tredje mnd. Her blir sykefraværet gjennomgått, hvem som er sykmeldte og hva man kan gjøre for å få de tilbake i jobb. Avdelingsleder opplever disse møtene som verdifulle og nyttige. Avdelingsleder tar også kontakt med NAV fortløpende dersom det er behov. I HMS-møtets gjennomgang av skademeldinger og avvik, er det fokus på hva som er årsaken. Dette er en del av det forebyggende arbeidet. Det er enighet om at både HMS-avvik og skader er underrapportert (de fleste avvikene er på tjenestekvalitet). Dette skyldes at ansatte opplever slike skader/avvik som en del av arbeidshverdagen, og har arbeidet under slike forhold i mange år. Forskning viser imidlertid at man kan nå et punkt hvor man ikke håndterer det lenger, noe som kan føre til sykefravær. Dette har ikke vært tilfelle i avdelingen, men det blir brukt som eksempel på hvorfor det er viktig at det meldes inn. Avdelingsleder informerer om at de har fokus på at slag/spark/lugging skal meldes som avvik/skade. Medarbeiderundersøkelsen Det er ulikt hvordan det er arbeidet med medarbeiderundersøkelsen i avdelingen. I deler av avdelingen er det satt ned grupper som har fastsatt mål som det er arbeidet med. Det er ikke nok møtepunkter til å ivareta og følge opp dette arbeidet på en god nok måte, og det har vært nødvendig å prioritere brukerrettet arbeid på bekostning av arbeidet med medarbeiderundersøkelsen. Det er også få i avdelingen som ønsker å bidra. Avdelingsleder mener at avdelingene hadde hatt godt av å arbeide mer med resultatene, eksempelvis hvordan man kan bli bedre på å gi hverandre tilbakemeldinger. Bistand fra støtteapparat Avdelingsleder deltar på IA-samlinger, og informerer i tillegg om at hun har fått følgende opplæring: risikostyring, risikovurdering og bruk av verktøy grunnleggende HMS-opplæring medvirkning, roller og ansvar i HMSarbeidet (verneombudene fikk ikke deltatt på dette) håndtering av vold og trusler behandling og oppfølging av skader og avvik relasjonsledelse «den nødvendige samtalen» Med unntak av kurs i avviksregistrering har ikke verneombudene deltatt på HMS-relaterte kurs. Bedriftshelsetjenesten har bistått avdelingen i forbindelse med HMS-prosjektet, og er også østfold kommunerevisjon iks

117 involvert i arbeidet med avdelingens arbeidsmiljøutfordringer. Møtearenaer Avdelingen har flere møtestrukturer. Det avholdes personalmøter og faglige møter. HMS kan være tema direkte eller indirekte i disse møtene. Det er etablert mange treffpunkter, men avdelingsleder arbeider for å redusere antall møtepunkter, som et av avdelingens sparetiltak. Tidligere hadde avdelingen personalmøte i hver bolig for seg hver tredje uke. Møtene ble stort sett benyttet til å gi informasjon, og det var lite innspill fra de ansatte. Personalmøter avholdes nå to ganger i halvåret. For de medarbeiderne som ikke har møtet i turnusen, er det frivillig å delta. Turnusen er organisert slik at medarbeiderne som har vakt den dagen går en time lengre og kveldsvaktene kommer en time før. De som ikke har møtet i turnusen kommer sjelden eller aldri. De som møter opp på fritiden får lønn. Det avholdes også møte mellom tjenesteansvarlige, primærkontakter og fagansvarlige hver fjerde uke. E-post skal benyttes som alternativ til møter, men dette krever engasjement fra de ansatte og vilje til å komme med innspill. Avdelingsleder opplever det som utfordrende å få informasjon til å nå ut til de ansatte, da det er mange som ikke sjekker e-posten. Det er også mange temaer som krever diskusjon i møteform. Etablering av HMS-grupper på avdelingene var et risikoreduserende tiltak i forbindelse med omstillingsprosessen. Frist for iverksettelse var februar Det er opprettet en HMSgruppe for avdelingen. Faste møter ble først innført i 2016, da det var mye annet som måtte på plass etter omorganiseringen, som turnus og lignende. I tillegg til verneombudene og avdelingsleder, sitter også fagledere, driftsansvarlige, brannvernledere 31 I risikoanalyse fra kommunalavdelingens stab fremkommer at frist er (2) og en representant fra de ansatte i HMSgruppa (totalt 11 personer). HMS-gruppa har møte en gang per måned. Møtet avholdes en uke før samarbeidsforum, og samarbeidsforum rapporterer videre til AMU. I HMS-møtet blir alle tall som det skal rapporteres på gjennomgått - sykefraværstall, avviksmeldinger, overtid, skademeldinger, turnover og endringer i turnus. Møtet benyttes til å gi informasjon, kommentere tallene, og utarbeide forslag til eventuelle tiltak fra HMS-gruppa. Dersom gruppa ikke kommer til enighet blir sakene løftet til samarbeidsforum for avgjørelse. Samarbeid med tillitsvalgte og verneombud Avdelingsleder opplever at samarbeidet med tillitsvalgte og verneombud er styrket gjennom faste møter hver måned. Avdelingsleder ønsker at de ansatte skal bidra med sin medvirkning gjennom HMS-gruppa. Avdelingsleder opplever dette som utfordrende fordi de ansatte mener mye utenom møtepunktene. På spørsmål om hvorfor det er sånn svarer avdelingsleder at hun har fått tilbakemeldinger om at de ansatte opplever at de ikke blir hørt. Med dette mener avdelingsleder at de mener at de ikke får viljen sin. De kommer heller ikke med innspill til hvordan man kan løse utfordringene avdelingen står overfor innenfor de ressursrammene man har. Avdelingsleder opplever at det er vanskelig å få de ansatte til å engasjere seg. Avdelingsleder tror dette skyldes at de ansatte ikke er sammen over lang tid, turnusarbeid og stor grad av selvstendig arbeid. Verneombudene opplever også at samarbeidet mellom ledelsen og tillitsvalgte/verneombud er styrket de siste månedene. Utfordringer Avdelingsleder opplever at det er en utfordring å sørge for at de friske forblir friske når de må arbeide under et så sterkt tidspress. østfold kommunerevisjon iks

118 Kultur og oppvekst Grindvold barnehage Organisering Grindvold barnehage er en basebarnehage fordelt på to etasjer og fem baser med 125 plasser. 2. etasje består av to baser, en for barn i alderen 0-3 år og en for barn i alderen 3-5 år. 1. etasje består av tre baser, en for barn i alderen 0-3 år, en for barn i alderen 3-5 år og en base som er tilrettelagt for barn med ekstra behov. Virksomheten består av 29,3 årsverk og har en virksomhetsleder og to avdelingsledere. Personalansvaret er fordelt mellom de to ledernivåene. Virksomhetsleder har det overordnede ansvaret for virksomhetens samarbeidsforum og for samarbeidet med verneombud og tillitsvalgte, samt sykefraværsoppfølging og ansettelser. Avdelingslederne har det utøvende ansvaret ovenfor personalet i det daglige, dette innebærer tett oppfølging og veiledning av de ansatte i basene. Avdelingslederne er også ansvarlig for å gjennomføre medarbeidersamtaler. Avdelingslederne har ikke inngått lederavtale. I 2015 er virksomheten registrert med 15,0 % sykefravær totalt (13,7 % i 2014), 2,2 % egenmeldt, 8,7 % legemeldt og 4,1 % gradert. For mai 2016 er virksomheten registrert med 16,4 % sykefravær totalt. 1,9 % egenmeldt, 2,5 % legemeldt og 12,1 % gradert. For 2016 pr er virksomheten registrert med 15,8 % sykefravær totalt. 2,9 % egenmeldt, 3,4 % legemeldt og 9,5 % gradert. Virksomheten bestod tidligere av to avdelingsbarnehager, men ble for ca. 4 år siden omorganisert til en stor basebarnehage. Ifølge virksomhetens verneombud er det flere organisatoriske ulikheter mellom en «vanlig» avdelingsbarnehage og en basebarnehage. En avdeling på en avdelingsbarnehage består som regel av ca. 20 barn + ansatte, mens en base kan bestå av ca. 40 barn + ansatte. Ansatte i en basebarnehage har av den grunn flere relasjoner å forholde seg til. Både verneombud og avdelingslederne mener dette kan være en faktor som gjør det mer krevende å arbeide i en basebarnehage enn i en avdelingsbarnehage. Det er også mer vanlig å dele fellesarealer på tvers av barnehagens baser, enn hva som er tilfelle i en avdelingsbarnehage. Ifølge verneombudet krever dette mer arbeid med organisering av ansattes arbeidshverdag. HMS-arbeid Ifølge verneombud og avdelingslederne blir virksomhetens HMS-arbeid høyt prioritert. Det arbeides kontinuerlig med å kartlegge årsaker til sykefravær og hvordan en på best mulig måte kan arbeide med å øke nærværet i virksomheten. Det har derimot vært vanskelig å finne tiltak som har hatt noen reel effekt på virksomhetens sykefravær. Ifølge verneombudet og avdelingslederne har virksomheten et godt arbeidsmiljø, og det informeres om at sykefraværet i virksomheten ikke skyldes forhold på arbeidsplassen. Noe kan derimot skyldes typen arbeid, blant annet at det kan være fysisk krevende for mange. Ifølge avdelingslederne så vet arbeidsgiver ofte ikke årsaken til hvorfor en ansatt er sykmeldt. På revisjonens tidspunkt har virksomheten ingen ansatte i 100 % sykmelding. Flere av de som tidligere har vært ute med 100 % sykmelding, er gått over i graderte sykmeldinger. En ansatt gikk også nylig fra å være 100 % sykmeldt og over på arbeidsavklaringspenger. Slike tilfeller gjør store utslag på virksomhetens sykefraværsstatistikk, men sier ingenting om virksomhetens tiltak har en effekt eller ikke. Virksomheten har også, på revisjonens tidspunkt, flere ulike tilrettelegginger. Noen ansatte har tilrettelegginger på arbeidstid (at de f. eks. jobber kortere dager), mens andre har tilrettelegginger som går direkte på arbeidsoppgaver (f. eks. at de ikke kan gå tur). Samtidig er det begrenset hvor lenge og hvor mye en kan tilrettelegge for flere ansatte på en og samme tid. Det er også vanskelig å måle om de ulike tilretteleggingene har noen reel effekt på nærværet i virksomheten. Avdelingslederne informerer om at virksomheten har mottatt flere overflyttinger østfold kommunerevisjon iks

119 (overtallige) fra andre virksomheter. Dette har ikke blitt risikovurdert i virksomheten, men ifølge avdelingslederne, kan dette ha stor innvirkning på virksomhetens sykefraværsstatistikk. Flere av sykmeldingene virksomheten tidligere har hatt, har «fulgt» med fra ansatte som er blitt overflyttet. Ansatte med en helse som ikke egner seg i barnehage, bør i utgangspunktet ikke overføres til en annen barnehage, da «problemet» bare vil forflytte seg. Ansatte som for eksempel ikke tåler stress bør i utgangspunktet ikke overflyttes til en basebarnehage. Avdelingslederne har blant annet opplevd at det har vært forslag om å overflytte ansatte til virksomheten som åpenbart har hatt en helse som ikke lar seg forene med en aktiv barnehagejobb. Ifølge avdelingslederne tas avgjørelsene om overflyttinger sentralt i kommunalavdelingen. Overtallige blir flyttet til virksomheter hvor det er behov for ekstra kapasitet uten at det tas hensyn til om vedkommende er egnet for jobben som skal gjøres eller ikke. Flere av de ansatte som er blitt overflyttet til virksomheten har sluttet etter kort tid. Utover dette har virksomheten lav turnover. Virksomheten har også en forholdsvis høy gjennomsnittsalder på personalgruppen, flere er over 60 år, noe som også kan utgjøre en risiko for sykefraværsstatistikken, da arbeidet er fysisk krevende og risikoen for slitasjeskader er forholdsvis stor. Virksomheten har ikke nedfelt eller definert hva som gjør en arbeidsplass helsefremmende, men virksomhetens ledergruppe har arbeidet mye med hva virksomheten bør fokusere på i sitt nærværsarbeid. Her nevnes: Å benytte hjelpemidler riktig God hygiene Bli bedre på å gjennomføre og følge opp medarbeiderundersøkelser Få de ansatte til å forstå at det er viktig (for barna og kollegaene) at nettopp du er på jobb (Her er det blant annet jobbet med rollespill) Tilbakemeldingskultur I hvilken grad tilrettelegginger har en effekt er også et tema som er blitt mye diskutert i lederteamet. I noen tilfeller bør det muligens i større grad bli benyttet utprøving av andre arbeidsplasser. Denne muligheten har virksomheten aldri benyttet seg av. Avdelingslederne mener dette bør kunne være aktuelt i tilfeller hvor yngre ansatte har en historikk med mye fravær over en lengere tidsperiode. Dette burde det, ifølge avdelingslederne, vært mer fokus på. Avdelingslederne vektlegger at sykefravær er et sammensatt og komplekst område hvor mye også handler om tilfeldigheter. Hvis det hadde vært tilfelle at alt sykefraværet i virksomheten var relatert til forhold på arbeidsplassen, måtte dette vært tatt tak i på en annen måte. Det meste av fraværet er derimot relatert til andre forhold (som f. eks. psykiske og fysiske lidelser). Avdelingslederne informerer om at flere av virksomhetens ansatte har benyttet seg av kommunens omsorgskonsulent (som er et forebyggende tiltak). Det er virksomhetsleder, som gjennomfører den direkte sykefraværsoppfølgingen, som videreformidler slike tiltak. Alle ansatte er informert om kommunens forebyggende tiltak. Lokale planer Virksomheten har utarbeidet lokal HMS- og IA plan. Ifølge virksomhetsleder er planen i all hovedsak utarbeidet i Samarbeidsforum, men samarbeidsforumets medlemmer har tatt med innspill fra personalgruppen inn i arbeidet med planen. På virksomhetens plandager er det blant annet blitt diskutert forslag til tiltak i hele personalgruppen. Planen ble behandlet i virksomhetens samarbeidsforum I utarbeidelse av planen er det lagt vekt på å tilpasse Moss kommunes sentrale plan til virksomheten lokalt. I henhold til planen har virksomheten som mål å komme ned på 11 % sykefravær. For å nå dette målet har virksomheten satt seg to aktivitetsmål: østfold kommunerevisjon iks

120 Vi skal bli bedre på å jobbe forebyggende og systematisk for å unngå sykefravær. Vi skal jobbe hensiktsmessig og godt med gjentagende og langvarig sykefravær. Basert på aktivitetsmålene er det skissert fire tiltak i planen som skal forbedre nærværet i virksomheten: Ledere, lokale tillitsvalgte og verneombud skal benytte arenaer lokalt til å finne og igangsette forebyggende og helsefremmende tiltak på den enkelte arbeidsplass. Tilrettelegge for sykmeldte, eventuelt med andre arbeidsoppgaver og arbeidstid for at ansatte skal kunne jobbe noe. Deltagelse på HMS konferansen. Følge rutine for sykefraværsoppfølging. Ifølge verneombudet er samtlige av tiltakene som fremgår av den lokale HMS-planen gjennomført eller planlagt gjennomført. Planen inneholder også flere trivselstiltak. Det er blant annet opprettet en trivselskomite som har ansvar for fire sosiale arrangementer for personalet utenom arbeidstid. Verneombudet fremhever at flere av virksomhetens trivselstiltak er hyggelige, men ikke avgjørende for ansattes nærvær. Ifølge verneombudet handler det om å føle seg verdsatt og at en mestrer jobben. I virksomheten er det blant annet et sterkt fokus på å gi tilbakemeldinger til hverandre. Dette er viktig for den generelle jobbtilfredsheten. Verneombudet opplever også at arbeidsoppgavene i virksomheten er variert og at det er rom for å komme med forslag og ønsker til hvilke arbeidsoppgaver den enkelte ansatte liker best, slik at det kan bli lagt til rette for dette. Verneombudet mener en helsefremmende arbeidsplass består av ansatte som har arbeidsoppgaver som de trives med, at det er variasjon i arbeidet, at en får utfordringer og at den enkelte blir sett og hørt. Dette legges det, ifølge verneombudet, til rette for på Grindvold. Medarbeiderundersøkelse Virksomheten har utviklet egen plan 32 for hvordan arbeidet med medarbeiderundersøkelsen er organisert og gjennomført. Undersøkelsen oppnådde 100 % deltagelse. Verneombudet og avdelingslederne fremhever at virksomheten fikk til en god prosess med dette arbeidet etter medarbeiderundersøkelsen i Basert på resultatene fra undersøkelsene ble områdene «kommunikasjon» og «organisering» stemt frem av personalgruppen for videre fokus og arbeid. Arbeidet har resultert i flere konkrete tiltak i virksomheten. Det er blant annet utarbeidet en bedre og mer effektiv møtestruktur, samt forandringer i hvordan de ansatte organiserer seg ute på basene. Ifølge avdelingslederne har de ansatte fått et eierforhold til prosessen og tiltakene, da de har arbeidet tett med denne prosessen lokalt på virksomhetsnivå. Dette mener avdelingslederne kan være med på å skape en indre driv og motivasjon hos den enkelte. Bistand fra støtteapparatet Ifølge verneombudet har virksomheten ikke benyttet seg av bistand fra kommunens HRavdeling til utarbeidelse av lokal HMS-plan eller arbeidet med medarbeiderundersøkelsen, utover det at HRavdelingen gjennomfører ett oppstartsmøte før hver medarbeiderundersøkelse. Her har virksomhetens samarbeidsforum deltatt. Avdelingslederne har deltatt på flere kurs som er gjennomført av kommunens HR-avdeling. Avdelingslederne er også en del av kommunens utvidede lederforum hvor alle kommunens avdelings- og virksomhetsledere er deltagende. Samlingene gjennomføres to ganger i året. Virksomhetsleder og avdelingslederne gjennomfører møte med kommunens HRavdeling og NAVs arbeidslivssenter fire ganger i året. Her er virksomhetens sykmeldinger og eventuelle mulige tiltak og tilrettelegginger tema. 32 «Ledmed prosessen i Grindvold barnehage ». østfold kommunerevisjon iks

121 Møtearenaer HMS-problemstillinger er på agendaen og blir diskutert både i virksomhetens samarbeidsforum, personalmøter, plandager og ledermøter. Samarbeidsforum består av virksomhetsleder, verneombud og virksomhetens to tillitsvalgte 33, og gjennomføres månedlig. Avdelingslederne blir innkalt ved behov. På personalmøtene er det obligatorisk oppmøte for samtlige ansatte i virksomheten. Møtene gjennomføres månedlig, men HMS- er fast tema på ett personalmøte i året. Løpende HMS-utfordringer tas opp fortløpende ved behov. Plandager er også obligatoriske for samtlige ansatte. Plandagene gjennomføres fem ganger i året. På ledermøtene deltar virksomhetsleder og avdelingslederne, møtene gjennomføres ukentlig. Virksomhetens nærværsarbeid drøftes ofte på ledermøtene, og virksomhetsleder tar med avdelingsledernes synspunkter og forslag inn i samarbeidsforum. Samarbeid med tillitsvalgte og verneombud Ifølge verneombudet er samarbeidet med ledelsen gjennomgående godt. Verneombudet opplever å bli tatt på alvor, og det er som regel enighet om viktige saker. Det er satt av rikelig med tid til å gjennomføre verneombudets arbeidsoppgaver. Verneombudet har gjennomført «Grunnkurs i arbeidsmiljø». Utover dette deltar verneombudet på årlige IA samlinger. Hovedverneombudet kaller også inn til samlinger ett par ganger i året. Åvangen barnehager Organisering Virksomhet Åvangen består av tre barnehager: Skredderåsen barnehage (ca. 90 barn fordelt på fire avdelinger). Luenbakken barnehage (ca. 50 barn fordelt på tre avdelinger). 33 Fra Utdanningsforbundet og Fagforbundet. Åpen barnehage (Dette er et gratis barnehage tilbud som holder åpent to dager i uken). Virksomheten består av 32 årsverk og har en virksomhetsleder og to avdelingsledere. Personalansvaret er fordelt mellom de to ledernivåene. Virksomhetsleder er ansvarlig for oppfølging av sykmeldte og for ansettelser. Avdelingslederne er ansvarlige for den daglige oppfølgingen av personalet. Dette innebærer blant annet fordeling av vakter, overtid, gjennomføring av medarbeidersamtaler og korttidsfravær. Avdelingslederne har inngått lederavtaler. Av avtalen fremkommer det at avdelingslederne evalueres årlig på resultatmål innen økonomi, personal, internkontroll, tjenestekvalitet og fagutvikling. Innenfor område personal fremkommer følgende: «Avdelingsleder skal ha fokus på nærvær og sykefraværsreduksjon og oppfølging av personalet i hht IA-avtalen til beste for den enkelte ansatte og tjenesten. Avdelingsleder skal jobbe forebyggende og iverksette tiltak for å sikre motivasjon, kompetanse og kontinuitet i samarbeid med virksomhetsleder. Sykefravær på maks 7,5 prosent». I 2015 er virksomheten registrert med 4,5 % sykefravær totalt (8,0 % i 2014). 1,6 % er egenmeldt, 1,6 % er legemeldt og 1,3 % er gradert. For mai 2016 er virksomheten registrert med 7,0 % sykefravær totalt. 1,1 % er egenmeldt, 1,7 % er legemeldt og 4,2 % er gradert. For 2016 pr er virksomheten registrert med 5,5 % sykefravær totalt. 2,1 % er egenmeldt, 2,8 % er legemeldt og 0,6 % er gradert. Avdelingslederne opplyser om at virksomheten tidligere har hatt et betydelig høyere sykefravær. For 3-4 år siden lå virksomhetens sykefravær på %. Avdelingslederne er mer tilstedeværende, på revisjonens tidspunkt, enn hva som var tilfelle for 3 år siden. Dette fremheves som en faktor som kan ha hatt positiv virkning på virksomhetens fravær. Avdelingslederne informerer videre om at de følger ansatte tett opp med veiledning, samt at de tar tak i østfold kommunerevisjon iks

122 situasjoner som «skurrer» umiddelbart, slik at det ikke eskalerer til større og vanskeligere situasjoner. For 3-4 år siden hadde virksomheten flere ansatte med veldig høyt sykefravær. Virksomhetsleder fikk omplassert disse til mer egnet arbeid i andre virksomheter. Dette har også påvirket virksomhetens sykefraværsstatistikk og arbeidsmiljø i en positiv retning. HMS-arbeid Ifølge verneombudene og avdelingslederne blir virksomhetens HMS-arbeid høyt prioritert. Verneombudene har avsatt en hel dag i måneden hvor de arbeider med oppgaver som er tillagt verneombudsrollen. Verneombudene informerer om at virksomhetsleder og avdelingslederne har en tett og god oppfølging av ansatte som blir sykmeldte. Det fremheves at virksomheten er raskt ute med å tilrettelegge for ansatte som har behov for det. Avdelingslederne opplyser om at virksomheten har mottatt flere overføringer av ansatte som har vært overtallige ved andre virksomheter. Dette kan, ifølge avdelingslederne, utgjøre en risiko for virksomhetens sykefravær. Ansatte som er blitt overført følges av den grunn tett opp i oppstartsfasen. Tidligere sykefravær og hvilke behov/støtte den ansatte trenger for å fungere i arbeidet blir kartlagt og evaluert. Ifølge avdelingslederne har overføring av ansatte ført til noe høyere sykefravær for virksomheten. Sykefraværet til de overførte har derimot gått ned, når en sammenligner med hvordan sykefraværet var på tidligere arbeidsplass. Avdelingslederne mener selv virksomhetens organisering og planarbeid har mye å si for det lave sykefraværet. Det legges blant annet stor vekt på at lederne skal være tilstedeværende, tilgjengelige og tydelige. Virksomheten har utarbeidet overordnede planer og rutiner som benyttes i alle de tre barnehagene (virksomhetsplan, årsplan, periodeplaner og månedsplaner). Virksomheten er opptatt av å fokusere på nærvær, og å legge til rette for at de som er på jobb skal ha det så bra som mulig. Virksomheten har strukturerte dags og ukes rytmer. Alle ansatte vet blant annet hvilke barn de til enhver tid skal ha ansvar for. Ofte er det også slik at barna deles i mindre grupper. Dette skaper mindre slitasje på den enkelte ansatte, ved at det er mindre støy og færre relasjoner å forholde seg til. Det er færre konflikter mellom barna i mindre grupper, dette øker muligheten for ro og fordypning, samt nærhet til barn og personale. Alle ansatte har et eget definert ansvarsområde, dette er noe som forplikter og skaper mestringsfølelse hos de ansatte. Ved å utarbeide gode løsninger og forutsigbare planer vil det oppleves som trygt og forutsigbart å være på jobb. Det fremheves at virksomhetsleder er dyktig til å arbeide forebyggende, og ta tak i saker som «skurrer». Virksomheten har også hatt stort fokus på å ansvarliggjøre den enkelte medarbeider, samt at det arbeides mye med tilbakemeldingskultur. Det å være raskt og tett på den ansatte når det kommer en sykmelding fremheves som en suksessfaktor. Det gjennomføres samtale med den sykmeldte i løpet av få dager for å kartlegge årsaken til sykmeldingen, samt at det eventuelt settes inn tiltak og/eller utarbeides tilretteleggingsavtaler i de tilfellene hvor det er nødvendig. Virksomheten har et stort fokus på viktigheten av hver enkelt ansatt. Ved sykdom skal den ansatte ringe avdelingsleder før klokken 07.45, slik at det opprettes en dialog vedrørende fraværet så tidlig som mulig. Dette er viktig for at leder skal kunne organisere dagen best mulig for de andre som er på jobb. De ansatte får da en forutsigbar arbeidshverdag, selv om det skulle oppstå sykdom. Ansatte som ringer inn syk kan få spørsmål om de for eksempel kan dekke opp den siste timen av vakten. Det er det av og til noen kan. Virksomheten har også opparbeidet seg gode «faste» vikarer. Dette gjør at slitasjen blir mindre på de som er på jobb når det oppstår planlagt og u planlagt fravær. østfold kommunerevisjon iks

123 Verneombudene har nylig deltatt på kurset «Workshop i helsefremmende arbeidsplasser» i regi av NAV, men mener selv det er vanskelig å definere hva en helsefremmende arbeidsplass er, eller bør være. Ett av tiltakene som fremkommer av lokal HMS- og IA plan er å «knipe noen i å gjøre noe bra», ifølge verneombudene kan dette defineres som et helsefremmende tiltak. Det er viktig å kunne gi positive tilbakemeldinger til kollegaer. Verneombudene fremhever også virksomhetens planarbeid som viktig, hver enkelt ansatt vet til enhver tid hva de skal gjøre. Dette er med på å skape trygghet i personalet. Mestringsfølelse i arbeidshverdagen er en viktig faktor for jobbnærværet. Ifølge avdelingslederne er en helsefremmende arbeidsplass en arbeidsplass hvor ansatte er friskere når en går hjem fra jobb, enn hva en var når en kom på jobb. Dette kan derimot være vanskelig å gjennomføre på en arbeidsplass hvor det er mange tunge løft, stress og mye lyd. Avdelingslederne mener at virksomheten legger til rette for at arbeidsplassen skal være helsefremmende gjennom virksomhetens planer, strukturer og systemer. Det er også visse muligheter for å tilrettelegge arbeidsforhold for ansatte som har behov for dette. Tilrettelegginger er også et tema som blir mye diskutert og drøftet i samarbeidsforum og lederforum. Et viktig perspektiv på dette er: «Hvor mange tilrettelegginger kan arbeidsplassen ha uten at det har en negativ innvirkning på de andre som er på jobb?». Luenbakken har, på revisjonens tidspunkt, to tilrettelegginger, mens Skredderåsen har en. Tilretteleggingen evalueres fortløpende. Det gjennomføres årlige medarbeidersamtaler i virksomheten, både individuelle samtaler og gruppesamtaler. Virksomhetsleder gjennomfører gruppesamtalene, mens avdelingslederne gjennomfører de individuelle samtalene. I forrige gruppesamtale var det fokus på trivsel på arbeidsplassen og hvordan kollegaer skal være mot hverandre, med hovedvekt på tilbakemeldingskultur. Virksomheten har også arbeidet mye med «verdispill». Verdispillet er utviklet for at de som arbeider i barnehage skal kunne ha en dialog og drøfte rundt verdier det er viktig å forholde seg til. Verdispillet skal blant annet bevisstgjøre og skape refleksjoner rundt: «hva er en god relasjon?», «hvem er jeg i disse relasjonene?» og «hva slags relasjon har jeg til det enkelte barn, hele barnegruppa og kollegaer?». Verneombudene opplever selv at de har en helsefremmende arbeidsplass, men at det alltid finnes et forbedringspotensialet. Selv om sykefraværet i virksomheten har vært lavt over lengere tid, vil fokuset alltid være å forbedre det psykososiale arbeidsmiljøet. Lokale planer Virksomheten har utarbeidet egen handlingsplan for HMS, HMS-årshjul og arbeidshefte for virksomhetens HMS-arbeid. Planene revideres årlig. HMS-handlingsplan for 2016 fokuserer på orden og renhold. Årshjul for HMS arbeidet inneholder en detaljert plan for hvilket fokus og hvilke HMS tiltak som skal gjennomføres gjennom året. Arbeidshefte for HMS inneholder blant annet: En detaljert oversikt over når årets personalmøter og plandager skal gjennomføres, samt hva som er tema på de ulike møtene. Informasjon om faglig fokus. Oversikt over medarbeidersamtaler. Oppfølging og opplæring av nyansatte og vikarer. Gjennomføring og innhold i barnesamtaler og foreldremøter. Oversikt over aktiviteter og arrangementer. Informasjon vedrørende avspasering, overtid og ferie. Virksomheten har også utarbeidet lokal HMSog IA plan. Planen ble behandlet i virksomhetens samarbeidsforum I utarbeidelse av planen er det lagt vekt på å østfold kommunerevisjon iks

124 tilpasse Moss kommunes sentrale plan til virksomheten lokalt. I henhold til planen har virksomheten som mål å ikke overstige 9,5 % årlig sykefravær. For å nå dette målet har virksomheten satt seg to aktivitetsmål: Vi skal bli bedre på å jobbe forebyggende og systematisk for å unngå sykefravær. Vi skal jobbe hensiktsmessig og godt med gjentagende og langvarig sykefravær. Basert på aktivitetsmålene er det skissert ni tiltak i planen som skal forbedre nærværet i virksomheten: Ledere, lokale tillitsvalgte og verneombud skal benytte arenaer lokalt til å finne og igangsette forebyggende og helsefremmende tiltak på den enkelte arbeidsplass. Faglig fokus og fokus på å mestre det daglige arbeidet. Faglig fokus: Opplæring og veiledning av fagarbeidere/assistenter og barnehagelærere. Planer for dette er utarbeidet. Bli sett og hørt. Fokus på tilbakemeldingskultur. «Vi kniper noen i å gjøre noe bra». Tydelige arbeidsoppgaver og ansvarsoppgaver, forutsigbarhet i det daglige arbeidet, faste grupper, faste voksne. Det utarbeides rutinebeskrivelser for det daglige arbeidet (måltider, samlinger osv.). Det gjennomføres vaktmøter. Tett oppfølging av gravide medarbeidere. Tett oppføling av medarbeidere med hyppig fravær. Planen inneholder også flere ulike trivselstiltak som for eksempel kano og el-sykkeltur, innebandy, hemmelig venn, julelunsj og minikonsert på personalmøte. Verneombudene informerer om at tiltakene som fremkommer av planen er gjennomført eller skal gjennomføres til fastsatte tidspunkt. Planen er i all vesentlighet utarbeidet i samarbeidsforumet, men den er også sendt ut til avdelingslederne og alle ansatte, med mulighet for å komme med innspill underveis i prosessen. Planen er også blitt gjennomgått og diskutert i et personalmøte hvor alle ansatte var tilstede. Planen ligger tilgjengelig for hele personalgruppen i Riskmanager. Den er også blitt sendt ut til alle ansatte på mail. Medarbeiderundersøkelse Ifølge verneombudene og avdelingslederne har virksomheten arbeidet mye med prosessen rundt og resultatene av medarbeiderundersøkelsen som ble gjennomført i Etter undersøkelsen ble det opprettet en gruppe som arbeidet videre med resultatene fra undersøkelsen. På Luenbakken ble det arbeidet videre med «tilbakemeldingskultur» og på å styrke fellesskapet og bli kjent med barnehagen (dette på grunn av at det var mange nyansatte på barnehagen). Det skal også fokuseres på relasjoner og «tilbakemeldingskultur» i årets gruppesamtaler. Det er også arbeidet mye med «tilbakemeldingskultur» på Skredderåsen. Personalet har blant annet utarbeidet en liste med spilleregler for hvordan de ansatte skal samhandle med hverandre. Det er blitt benyttet et «verdispill» i begge barnehagene som omhandler temaer rundt relasjoner og forholdet mellom kollegaer. Avdelingslederne opplyser om at de har et stort fokus på relasjonskompetanse og det å arbeide med relasjoner med de ansatte i barnehagene, ifølge avdelingslederne, har dette mye å si for nærværet i virksomheten. Bistand fra støtteapparatet Verneombudene informerer om at virksomheten har hatt noe bistand fra HRavdelingen i arbeidet med lokal HMS-plan. Virksomhetsleder og avdelingslederne gjennomfører møter med kommunens HRavdeling og NAVs arbeidslivssenter fire ganger i året. Her diskuteres eventuelle utfordringer i arbeidsmiljøet, nærvær og sykefraværsoppfølging. HR-avdelingen har også deltatt på et personalmøte, etter østfold kommunerevisjon iks

125 forespørsel fra virksomhetsleder, for å informere personalgruppen om rettigheter vedrørende permisjoner. HR-avdelingen stiller opp med sin kompetanse når virksomhetsleder eller avdelingslederne har behov for dette. Avdelingslederne har deltatt på Moss kommunes lederopplæring hvor det har vært samlinger to ganger i året. Møtearenaer HMS-problemstillinger er på agendaen og blir diskutert både i virksomhetens samarbeidsforum, personalmøter, plandager og lederteam. Samarbeidsforum består av virksomhetsleder, verneombud og virksomhetens tillitsvalgte, og gjennomføres månedlig. Avdelingslederne mottar saksliste i forkant av møtene og deltar ved behov. Avdelingslederne holder seg oppdatert på hva som gjennomgås i samarbeidsforum gjennom møtereferater og gjennomganger i lederteam. På personalmøtene er det obligatorisk oppmøte for samtlige ansatte i virksomheten. Møtene gjennomføres månedlig. Plandager er også obligatoriske for samtlige ansatte. Plandagene gjennomføres fem ganger i året. På plandagene har virksomheten vektlagt å gjennomføre ulike aktiviteter som skaper fellesskap som for eksempel Pilates, Sumba, innebandy og kanopadling. I lederteam deltar virksomhetens virksomhetsleder og avdelingslederne, møtene gjennomføres ukentlig. Samarbeid med tillitsvalgte og verneombud Ifølge verneombudene oppleves samarbeidet med ledelsen som god. Verneombudene har gjennomført «Grunnkurs i arbeidsmiljø». Utover dette deltar de også på årlige IA samlinger i regi av IA Østfold (Østfoldkonferansen). 5.3 Vurderinger Det er revisjonens oppfatning at Moss kommune har lagt til rette for et systematisk og helhetlig arbeid med HMS gjennom utarbeidelse av HMS- og IA-plan. Planen skal danne grunnlag for tilsvarende arbeid også nedover i organisasjonen. Virksomhetene og avdelingene skal utarbeide egne lokale planer som tar utgangspunkt i overordnet plan, men som ivaretar lokale behov. Revisjonen har sett nærmere på praksis i to avdelinger i kommunalavdeling Helse og sosial og to virksomheter i kommunalavdeling Kultur og oppvekst. På samtlige avdelinger/virksomheter er de lokale planene vedtatt i virksomhetenes samarbeidsforum høsten 2015 og våren 2016, og det er lagt til rette for involvering av medarbeidere. Etablering av samarbeidsforum fremstår som et viktig tiltak i arbeidet med å systematisere HMS-arbeidet. Her rapporteres det fast på blant annet sykefravær, avvik, overtid osv. Samarbeidsforum rapporterer videre til arbeidsmiljøutvalget. Slik de lokale planene er utformet, er det revisjonens vurdering at også noen av de lokale planene fremstår som overordnede. Foruten å beskrive delmål og aktivitetsmål, er det satt opp flere tiltak, men noen av planene sier lite om hvordan avdelingene konkret skal følge opp planens ulike områder. Flere er ansvarlige for samme tiltak og internkontroll er oppgitt som målemetode. Selv om noen av planene er lite konkrete, kan de etter vår oppfatning likevel danne grunnlag for mer konkret arbeid på avdelingsnivå. Helse og sosial Avdeling Repslagergata/Sydskogen har kommet i gang med faste HMS-møter, som viderefører systematikken i HMS-arbeidet. Opprettelse av HMS-gruppe har også medført et styrket samarbeid mellom ledelse og tillitsvalgte/verneombud. Ut ifra opplysningene som fremkommer i rapporten kan det imidlertid se ut til at HMS-arbeid ikke har vært prioritert i tilstrekkelig grad tidligere. I avdelingen har HMS-gruppas arbeid med handlingsplanen blitt organisert i et prosjekt. Det er revisjonens oppfatning at flere av østfold kommunerevisjon iks

126 tiltakene som skal iverksettes i forbindelse med prosjektet er egnet til å møte de utfordringene som avdelingsleder beskriver. Etter revisjonens oppfatning kan tiltakene også bidra til fokus på samhold og samhandling, som er et av handlingsplanens aktivitetsmål. Flere av tiltakene ser også ut til å møte enkelte av utfordringene som fremkommer av resultatene fra revisjonens spørreundersøkelse. Som eksempel viser vi til resultatene som kan tyde på at Sydskogen og Repslagergata har ulik arbeidsbelastning. Revisjonen finner det derfor positivt at et av tiltakene er å tilpasse ressursene mellom avdelingene. Samlet sett mener vi at prosjektet kan bidra positivt i arbeidet med å etablere helsefremmende arbeidsplasser. Dette forutsetter imidlertid at arbeidet også forankres hos de ansatte. Prosjektet omfatter imidlertid ikke alle aktivitetsmålene i handlingsplanen. Innenfor aktivitetsmålet «Det skal sikres medvirkning og samarbeid på den enkelte arbeidsplass for å finne og iverksette helsefremmende tiltak i arbeidsmiljøarbeidet» er det revisjonens oppfatning at både HMS-gruppa og andre etablerte møtearenaer kan bidra i dette arbeidet. Fakta viser imidlertid at avdelingen ikke har fulgt opp utviklingsområder etter medarbeiderundersøkelsen, og reduserer antall møtepunkter som et effektiviseringstiltak. Innenfor aktivitetsmålet «Avdelingsleders nærvær» er tiltak ikke gjennomført i tråd med planen fordi det oppgis å være komplisert. Etter revisjonens vurdering er dette ikke tilstrekkelig. Avdelingen bør kunne fastsette mål og prioriteringer for arbeidet, slik det er beskrevet. Dersom det viser seg at målene ikke er mulige å oppnå, bør det meldes avvik, og tiltaket bør evalueres og korrigeres, som en del av avdelingens internkontroll. Samtidig er det slik at avdelingen, etter vår oppfatning også har andre utfordringer som verken prosjektet eller den lokale handlingsplanen ivaretar. Både avdelingsleder og verneombudene informerer om ledelsesutfordringer. Utfordringene bekreftes av resultatene fra spørreundersøkelsen. Revisjonen viser til vurderingene i forrige kapittel for nærmere opplysninger om de særskilte utfordringene. Også her er det imidlertid nylig iverksatt tiltak for å bedre situasjonen. Blant annet skal bedriftshelsetjenesten gjennomføre samtaler med ansatte. Da arbeidet ikke hadde startet opp når vi gjennomførte vår revisjon, kan vi derfor ikke si noe om tiltakene er egnet til å møte utfordringene. Gjennom samtaler med de ansatte antar vi imidlertid at flere av de samme utfordringene vil avdekkes. Hvordan de ansatte opplever ledelsen har betydning for arbeidsmiljøet. Slik vi oppfatter situasjonen i avdelingen, er det avgjørende med forbedringer på dette området for å kunne bedre arbeidsmiljøet. I avdeling Hjemmesykepleie vest starter de opp med HMS-grupper høsten De har likevel startet arbeidet med flere tiltak, og det fremstår som om flere av områdene har vært en del av avdelingens tidligere HMS-arbeid. Det fremstår også som om HMS-arbeid er og har vært prioritert ved avdelingen. Samarbeidet mellom tillitsvalgte, verneombud og avdelingsleder er ikke styrket det siste året, men revisjonen er enig i at oppstart av HMSmøter vil kunne styrke samarbeidet. Fakta viser at det er flere faktorer som oppleves som helsefremmende som ikke er en del av lokal handlingsplan, eksempelvis å ha sikre biler. Også resultatene fra spørreundersøkelsen viser at det er enkelte områder som avdelingen med fordel kan se nærmere på, og som vi mener vil kunne ha positiv innvirkning på arbeidet med å etablere helsefremmende arbeidsplasser. Tidspress, arbeidsbelastning og fysiske hjelpemidler er de områdene hvor avdelingen skårer lavt sammenlignet med avdeling Repslagergata/Sydskogen. Vi kan ikke se at tiltakene i handlingsplanen er rettet inn mot disse risikoområdene. Samlet sett har begge avdelingene iverksatt (eller planlagt iverksatt) flere tiltak som bidrar i det helsefremmende arbeidet, styrker samarbeidet med tillitsvalgte og verneombud, og bidrar til involvering av de ansatte. Begge avdelingene har nedfelt måltall for sykefraværet. Etter revisjonens vurdering kan dette virke positivt inn på hvor systematisk og østfold kommunerevisjon iks

127 aktivt en arbeider med området. Uavhengig av dette mener vi at avdelingene som en del av det systematiske arbeidet med HMS og etablering av helsefremmende arbeidsplasser i større grad bør definere hva som faktisk er en helsefremmende arbeidsplass for de ansatte, og la dette danne grunnlag for iverksettelse av tiltak. Samtidig bør avdelingen benytte resultater fra medarbeiderundersøkelsen til å avdekke risikoområder knyttet til dette arbeidet. Som nevnt i forrige kapittel kan også medarbeidersamtaler være et viktig verktøy i forbedringsarbeidet. På begge disse områdene viser fakta at avdelingene har et forbedringspotensial. Avdelingenes arbeid med planen er, slik vi oppfatter det, i oppstartsfasen på revisjonens tidspunkt. Det er for tidlig å uttale seg om avdelingene i tilstrekkelig grad arbeider aktivt med lokale målsettinger. Det er imidlertid viktig at avdelingene sikrer systematisk oppfølging av tiltak, evaluering og eventuelt korrigering. Aktivitetsmålene og tiltakene i lokal handlingsplan er som tidligere nevnt lite konkrete. Det samme er målemetode. Dette kan gjøre kommunens eget evalueringsarbeid utfordrende og gjøre det vanskelig å vurdere måloppnåelse. På denne bakgrunn mener vi at den enkelte avdeling i sitt arbeid bør være særlig oppmerksomme på målbarhet og evalueringsmetode når de identifiserer sine tiltak. Hva gjelder enkelte av de områdene som revisjonen har definert som helsefremmende gjennom utledningen av kriteriene viser fakta at respondentene i spørreundersøkelsen ut i fra gjennomsnittskår opplever at nærmeste leder er tydelig, viser handlekraft og er tilgjengelig med skår på over 4,1 på samtlige av disse påstandene. Innenfor området kompetanseutvikling og mestringsfølelse er resultatene positive for avdeling Hjemmesykepleie vest, mens de er negative for avdeling Repslagergata/Sydskogen. Begge avdelingene har et forbedringspotensial hva gjelder involvering av de ansatte. Utfordringene kommer tydelig frem ved å se på respondentenes svar på påstander som omhandler omorganisering. Begge avdelingene har vært gjenstand for omorganisering, og oppnår ikke spesielt gode skår på påstandene. Ut ifra resultatene i spørreundersøkelsen, supplert med andre opplysninger, ser det imidlertid ut som om avdeling Hjemmesykepleie vest i større grad har klart å ivareta prosessen på en bedre måte enn Repslagergata/Sydskogen. Det er revisjonens oppfatning at HMS-gruppene kunne bidratt positivt i dette arbeidet, om de hadde startet opp på et tidligere tidspunkt. Kultur og oppvekst HMS-arbeidet synes å være høyt prioritert både på Grindvold og Åvangen. Grindvold fremhever at det arbeides kontinuerlig med å kartlegge årsaker til sykefravær og hvordan en på best mulig måte kan arbeide med å øke nærværet. Samtidig fremheves det at det har vært vanskelig å finne tiltak som har hatt noen reell effekt på virksomhetens sykefravær. Det fremkommer også at arbeidsgiver ofte ikke vet årsaken til hvorfor ansatte er sykemeldte. Fra Åvangen fremheves viktigheten å være raskt og tett på den ansatte når det kommer en sykemelding. Det gjennomføres samtaler med den sykemeldte i løpet av få dager for å kartlegge årsaken til sykemeldingen, samt at det eventuelt settes inn tiltak og/eller utarbeides tilretteleggingsavtaler i de tilfellene det er nødvendig. I motsetning til Grindvold, mener Åvangen at flere av tiltakene som er blitt gjennomført de siste årene oppleves å ha en god effekt på virksomhetens nærvær. Dette kan også til en viss grad underbygges av at sykefraværet har gått betraktelig ned på Åvangen de siste årene. Det fremkommer av fakta at Åvangen i 2013 hadde et sykefravær på prosent. Samtidig skal vi være forsiktige med å uttale oss om hvor stor grad enkelttiltak har hatt å si for virksomhetens nærvær. Her nevnes blant annet avdelingsleders tilstedeværelse, tett oppfølging av de ansatte, samt virksomhetens organisering og planarbeid. Det legges blant annet vekt på at lederne skal være tilstedeværende, tilgjengelige og tydelige. Resultatene fra spørreundersøkelsen viser at respondentene fra Åvangen i noe større grad opplever at nærmeste leder gir positive tilbakemeldinger på arbeidsutførelsen, og at nærmeste leder bidrar til opplevelsen av østfold kommunerevisjon iks

128 mestring (gjennomsnittskår 5,6 sammenlignet med 4,9 for Grindvold). Forskning viser at ledere som ser og lytter til sine ansatte vil kunne minske risikoen for sykefraværet. I dette perspektivet skiller Åvangen seg positivt ut, samtidig som det må understrekes at også Grindvold oppnår gode skår på denne delen av spørreundersøkelsen. Begge virksomhetene har utarbeidet lokale HMS- og IA planer. Planene er i all vesentlighet utarbeidet i virksomhetenes samarbeidsforum, men personalgruppene har hatt mulighet til å komme med innspill til innholdet. I utarbeidelsen av planene er det lagt vekt på å tilpasse kommunens sentrale plan til virksomhetene lokalt. Revisjonen finner det tilfredsstillende at de ansatte har hatt mulighet til å medvirke i utarbeidelsen av planen. Åvangen har også utarbeidet egen handlingsplan for HMS, HMS-årshjul og arbeidshefte for virksomhetens HMS-arbeid. Revisjonen vil her fremheve viktigheten av å implementere planene i virksomhetene på en god måte, samt å kontinuerlig bearbeide og videreutvikle tiltakene i planene. Virksomhetene har ikke nedfelt eller definert hva som gjør arbeidsplassen helsefremmende. Samtidig fremkommer det av fakta at flere av tiltakene som virksomhetene arbeider med i stor grad kan oppleves som helsefremmende tiltak. Ett eksempel på dette er hvordan virksomhetene har arbeidet med, og fokuserer på, tilbakemeldingskultur. En god tilbakemeldingskultur mellom kollegaer og mellom medarbeidere og ledere vil kunne skape jobbtilfredshet og mestringsfølelse i arbeidshverdagen. Begge virksomhetene fremhever at de har arbeidet mye med prosessen rundt og resultatene av medarbeiderundersøkelsen som ble gjennomført i De ansatte har vært deltagende i dette arbeidet ved begge virksomhetene. På Grindvold er det arbeidet med områdene «kommunikasjon» og «organisering», mens det på Åvangen er arbeidet mye med «tilbakemeldingskultur». Revisjonen finner det tilfredsstillende at de ansatte blir involvert i og arbeider aktivt med virksomhetens arbeidsmiljø, dette kan gi et eierforhold til og skape mestringsfølelse i arbeidsgruppen. Samtidig vil det kunne forsterke virksomhetenes sosiale miljø, både mellom kollegaer og mellom medarbeidere og ledere. Ifølge revisjonens vurderinger vil slike tiltak kunne virke positivt inn på virksomhetenes nærvær. Åvangen har hatt noe bistand fra HRavdelingen i arbeidet med lokal HMS-plan. Virksomhetsleder og avdelingsledere på Åvangen og Grindvold gjennomfører møter med kommunens HR-avdeling og NAVs arbeidslivssenter fire ganger i året. Her drøftes eventuelle utfordringer i arbeidsmiljøet, nærvær og sykefraværsoppfølging. Begge virksomhetene har også flere møtearenaer hvor HMS-problemstillinger er på agendaen. Her nevnes virksomhetenes samarbeidsforum, personalmøter, plandager og ledermøter som de viktigste arenaene. Verneombudene ved begge virksomhetene fremhever at samarbeidet med ledelsen gjennomgående er godt. Samlet sett fremstår det for revisjonen som om begge virksomhetene arbeider godt og strukturert med HMS relaterte temaer. Det fremkommer videre flere ulikheter mellom de to virksomhetene, som etter revisjonens vurdering, kan ha innvirkning på virksomhetenes sykefraværsstatistikk. For det første nevnes virksomhetens organisering av arbeidet som en mulig faktor. Det finnes flere organisatoriske ulikheter mellom en «vanlig» avdelingsbarnehage og en basebarnehage. En base består blant annet av flere barn (ca. 40 barn) sammenlignet med en tradisjonell avdeling (ca. 20 barn). Ansatte i en basebarnehage har av den grunn flere relasjoner å forholde seg til. Avdelingslederne mener dette kan være en faktor som gjør det mer krevende å arbeide i en basebarnehage kontra en avdelingsbarnehage. Åvangen har på sin side utarbeidet strukturerte dags- og ukesrytmer. Alle ansatte vet blant annet hvilke barn de til enhver tid skal ha ansvaret for. Ofte er det også slik at barna deles i mindre grupper. Dette skaper, ifølge avdelingslederne, mindre slitasje på den enkelte ansatte, ved at det er mindre støy og færre relasjoner å forholde seg til. Resultatene østfold kommunerevisjon iks

129 fra spørreundersøkelsen viser også at respondentene fra Grindvold i noe større grad opplever at arbeidsplassen har et belastende støynivå. Alle ansatte på Åvangen har også et eget definert ansvarsområde, dette er noe som ifølge avdelingslederne forplikter og skaper mestringsfølelse hos de ansatte. Ved å utarbeide gode løsninger og forutsigbare planer vil det oppleves som trygt og forutsigbart å være på jobb. Tydelige, tilstedeværende og handlekraftige ledere er, ifølge forskning, et kjennetegn ved virksomheter med lavt sykefravær. Forskning viser også at forutsigbarhet og rettferdighet er viktig for de ansatte. Det fremkommer av spørreundersøkelsen at begge virksomhetene oppnår gode skår på området som omhandler rettferdighet. For det andre har avdelingslederne på Åvangen inngått lederavtaler hvor de evalueres årlig innen økonomi, personal, internkontroll, tjenestekvalitet og fagutvikling, mens avdelingslederne på Grindvold, på revisjonens tidspunkt, ikke har inngått lederavtaler. Etter revisjonens vurdering vil nedfellelsen av et måltall, og det at en aktivt måles opp mot lokale målsettinger kunne virke positivt inn på hvor systematisk og aktivt en arbeider med et gitt område. fremstår praksisen på Åvangen som spesielt god på dette feltet. Den tette oppfølgingen av ansatte som overføres vil, etter revisjonens mening, kunne ha en positiv påvirkning på den ansattes mestringsfølelse og virksomhetens arbeidsmiljø og sykefravær. Det fremstår for revisjonen som lite helsefremmende at ansatte overflyttes til virksomheter med lite egnede arbeidsoppgaver for den enkelte ansatte. Etter revisjonens vurdering bør det, om det er mulig, gjennomføres en kartlegging av den enkelte ansatte og den nye arbeidsplassen, før en eventuelt overflytting finner sted. At sykefravær overføres fra en virksomhet til en annen vil være negativt både for kommunen, den enkelte virksomhets arbeidsmiljø og den enkelte ansatte. Grindvold oppgir at utprøving av andre arbeidsplasser, for ansatte med høyt sykefravær over lengere tid, i større grad burde ha blitt benyttet. Virksomheten har per dags dato ikke gjennomført slike overføringer. På Åvangen oppgis det derimot at ansatte tidligere er blitt omplassert til mer egnet arbeid i andre virksomheter. Dette har, ifølge avdelingslederne, påvirket virksomhetens sykefraværsstatistikk og arbeidsmiljø i en positiv retning. For det tredje fremstår det for revisjonen som om virksomhetene arbeider noe ulikt hva gjelder overflyttinger av overtallige. På Grindvold er overflyttingene ikke blitt risikovurdert, selv om det opplyses om at overflyttinger kan ha stor innvirkning på virksomhetens sykefraværet. Samtidig opplyses det om at flere av sykemeldingene virksomheten tidligere har hatt, har «fulgt» med fra ansatte som er blitt overflyttet fra andre virksomheter. Det fremkommer også at virksomheten har fått forslag om å ta imot ansatte som ikke har hatt en helse som lar seg forene med en aktiv barnehagejobb. Åvangen oppgir på sin side at overflyttinger av overtallige utgjør en risiko, og at de av den grunn følger opp ansatte som blir overført tett i oppstartsfasen. Tidligere sykefravær og hvilke behov/støtte den ansatte trenger for å fungere i arbeidet blir kartlagt og evaluert fortløpende. Etter revisjonens vurdering østfold kommunerevisjon iks

130 6 NÆRVÆRSARBEID I SAMMENLIGNBARE KOMMUNER DRAMMEN, SARPSBORG OG MOSS 6.1 Fakta Moss, Drammen og Sarpsborg kommune har ulik organisering av sine tjenester. Mens Moss har delt sin organisasjon inn i fire kommunalavdelinger, har Drammen 14 programområder og Sarpsborg fem kommunalområder. Dette gjør at sykefraværstall for kommunalområdene som gjelder barnehager og helse og omsorg ikke er sammenlignbart. Til informasjon vises likevel kommunenes egne sykefraværstall for de aktuelle områdene. Tabell 40: Sykefravær 2015 Drammen Sarpsborg Moss Program-område barnehage Program-område grunnskole Kommuneområde oppvekst Kommunalavd. kultur og oppvekst Program-område helse og omsorg Kommuneområde velferd Kommunalavd. helse og sosial Drammen kommune 8,5 6,3 9,7 8,4 10,0 9,6 12,7 Drammen kommune fornyet sin arbeidsgiverpolitikk i 2007, og «HMS og helsefremmende arbeid» ble da definert som et satsningsområde. Dette førte med seg et toårig prosjekt kalt «Drammen en helsefremmende og lærende kommune», hvis mandat var å identifisere og styrke faktorer som fremmer helse og overskudd hos de ansatte, og bidra til å styrke virksomhetenes HMS-arbeid. I perioden etter prosjektet ble det iverksatt en rekke tiltak for å implementere og videreføre kompetanse om helsefremmende arbeidsplasser. For eksempel ble det gitt tilbud til alle virksomheter om bistand fra HRseksjonen til helsefremmende prosesser i hele eller deler av virksomheten. Bistand ble gitt i form av støtte til planlegging, direkte prosesslederstøtte eller bistand til leder, samt hjelp til evaluering av helsefremmende prosesser. Et annet tiltak var å gi alle medarbeidere en helsefremmende uke i I løpet av uken ble det gjennomført tiltak som svømming og yoga for alle medarbeidere, foredrag og kosthold og arbeidsglede, åpent hus på treningssentre, mesterskap i kubbespill, tilbud om kulturelle aktiviteter og avslutningsfest. Kommunens samlede HMS-system ble gjennomgått og revidert i perioden Det ble gjennomført tiltak for å bedre arbeidet med bedriftsintern attføring, og det ble utarbeidet en ny arbeidsgiverpolitikk for medarbeidere i ulike livsfaser. Den nye livsfasepolitikken innebar at kommunen gikk fra å ha en egen seniorpolitikk til en arbeidsgiverpolitikk med individfokus. Innenfor rammene gitt av lov- og avtaleverk, retningslinjer og andre rammer, har lederne i Drammen kommune et betydelig handlingsrom når det gjelder å iverksette tiltak tilpasset den enkelte arbeidstakers livssituasjon. I 2012 ble Drammen kommunes arbeidsgiverpolitikk evaluert, og man kom frem til at de neste års utfordringer lå innen kompetanse, ledelse, arbeidskultur og rekruttering (KLAR). Arbeidskultur ble løftet frem som et særlig satsningsområde i hele organisasjonen i 2013 og I 2013 ble to østfold kommunerevisjon iks

131 felles ledersamlinger 34 satt av til kompetanseheving knyttet til arbeidskultur. Videre fikk alle virksomheter i oppdrag å gjennomføre kartleggingsprosesser i egen virksomhet, som endte i en felles rapport for virksomheten. Rapportene inneholdt følgende punkter: 1. Kulturtrekk vi er stolte av og som bidrar til måloppnåelse, og som vi ønsker å beholde. 2. Kulturtrekk som hemmer oss i å nå våre mål og som ønsker å forandre. 3. Aktiviteter for å styrke de hensiktsmessige kulturtrekkene, samt tiltak for å få forandre eller fjerne trekk i vår arbeidskultur som ikke er konstruktive. 4. Dette ønsker vi av bistand fra virksomhet/konsern for å lykkes med punkt 3. Rapportene ble gjennomgått av direktørene og HR-seksjonen, og det ble funnet en rekke fellestrekk. Disse ble oppsummert i 12 råd, som ble formidlet til alle medarbeider gjennom en kalender for I 2014 anskaffet kommunen et nytt verktøy for medarbeiderundersøkelser. Alle ledere med personalansvar, lokale verneombud, hovedverneombud og hovedtillitsvalgte deltok på to felles storsamlinger hvor det ble gitt en innføring i grunnlaget for utvikling av medarbeiderskap, og kompetanse i hvordan det nye verktøyet skulle brukes. Som en del av innføring av nytt HR-system ble det i 2016 innført et nytt felles digitalt verktøy for oppfølging av sykefravær. Verktøyet er ment å gi den enkelte leder bedre oversikt gjennom automatiske påminnelser på e-post samt maler, tips og råd. Det er obligatorisk å bruke verktøyet ved sykefravær som krever oppfølgingsplan, og alle ledere har fått tilbud om kurs. Et av hovedmålene i kommunens økonomiplan for er å øke nærværet i organisasjonen. Det er i den forbindelse planlagt og satt i verk nye tiltak på konsernnivå, samt for syv virksomheter som er pekt ut og vil få særlig støtte fra HRseksjonen. Ved oppstart av et nytt kalenderår inngås det lederkontrakter mellom direktørene og deres virksomhetsledere. Som en del av disse avtalene ligger virksomhetsplan og HR-plan. I HR-planene settes mål for sykefravær/nærvær. I tillegg er det laget grenseverdier for sykefravær i de ulike delene av kommunen. Grenseverdiene vises i tabell på neste side. 34 Drammen kommune har over lengre tid gjennomført fellessamlinger for ledere, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud, med 2-4 samlinger pr. år. østfold kommunerevisjon iks

132 Tabell 41: Drammen kommunes grenseverdier for sykefravær Den enkelte virksomhet rapporterer sykefravær/nærvær og begrunner avvik fra fastsatte grenseverdier hvert kvartal til rådmannen. For helse, sosial og omsorg rapporteres det dessuten månedlig i virksomhetsledermøter. Ledere i Drammen kommune tilbys både interne og eksterne kurs. Noen av kursene er obligatoriske, andre tilrettelagt individuelle behov. HR-seksjonen arrangerer årlige lederutviklingsprogram for nye ledere. Arbeidskultur og helsefremmende arbeidsplasser har vært ett av flere temaer som det blir gitt opplæring i. Sarpsborg kommune Sarpsborg kommune har i flere år arbeidet forebyggende og helsefremmende. Sentralt i HR har kommunen to rådgivere som jobber fulltid med IA-fokus på tvers av hele organisasjonen. I den inngåtte IA-avtalen har kommunen satt som mål å: 1. Redusere sykefraværet og øke jobbnærværet 2. Inkludere personer med nedsatt funksjonsevne 3. Øke avgangsalderen Det er etablert HMS-team i alle enheter. Her drøftes blant annet tiltak knyttet til helsefremmende arbeidsplasser og nærværsfaktorer. Kommunen har også en IAreferansegruppe, som er bredt sammensatt av alle partene i IA-arbeidet. Denne gruppen jobber blant annet med oppfølging av tiltak og prosjekter som er forankret i IA-handlingsplan. Sarpsborg kommunes plattform «Vi i Sarpsborg» er en plattform for utarbeidelse av strategier og handlingsplaner innenfor HRområdet. Her beskrives planer og tiltak. Kommunen har videre kompetansestrategi, kommunikasjonsplan, belønningsstrategi, etiske retningslinjer, livsfasestrategi og IAhandlingsplan. Alle enheter har utarbeidet en handlingsplan for bruk av tjenester fra bedriftshelsetjenesten. Disse forankres hos kommunesjefene innenfor det respektive kommuneområdet. Videre har hver enhet årsplan for HMS, og det rapporteres årlig gjennom en HMS årsrapport fra HMS-team til HR, som rapporterer videre til arbeidsmiljøutvalget. Kommunens ledere har et overordnet ansvar for at arbeidsmiljøet er helsefremmende og forebygger sykdom og skade i samsvar med østfold kommunerevisjon iks

133 lov og avtaleverk. Utover dette skal kommunens ledere ifølge IA-handlingsplanen: Sørge for å ha en god forankring av IAarbeidet i ledelsen for å få systematisk oppfølging av konkrete resultater. Sørge for et godt og inkluderende arbeidsmiljø i samarbeid med tillitsvalgte og verneombud og øvrige ansatte. Legge til rette for arbeidstakere med behov for tilrettelegging ut i fra livsfaseperspektivmed spesielt fokus på de med redusert funksjonsevne og eldre arbeidstakere. Ha kunnskap om og aktivt benytte de tiltak og virkemidler som er tilgjengelige i IAarbeidet. Følge opp sykmeldte medarbeidere etter lovpålagte og interne retningslinjer, som dokumenteres i oppfølgingsplanen. Oppfølging skal skje så lenge tilsettingsforholdet gjelder. Gi legen og NAV kjennskap til de muligheter arbeidsplassen har for å tilrettelegge for å hindre sykefravær ved å benytte oppfølgingsplanen, eller innkalle til dialogmøter. Dersom tilrettelegging i egen stilling ikke er mulig, skal dette dokumenteres og overføring til annet arbeids skal vurderes sammen med tillitsvalgt og HR. Være positiv til å ta imot interne medarbeidere som er i behov for intern arbeidsutprøving og avklaring av sin arbeidsevne. Åpne opp for at personer som NAV har avklart har behov for arbeidsutprøving eller praksis får prøve ut sin arbeids- og funksjonsevne. I tillegg til obligatorisk HMS-kurs og opplæring av nye ledere, gis det ulike kurs og opplæringstilbud fra HR. Innholdet varierer etter innspill og behov. Det blir også gitt opplæring av HMS-teamene. Flere enheter har rapportert at det bestilles lokal opplæring i regi av blant annet arbeidslivssenteret og bedriftshelsetjenesten. Mange ledere bestiller i tillegg bistand til oppfølgingsprosesser fra kommunens interne instruktørgruppe. Det er utarbeidet egne handlingsplaner på enhetsnivå med bedriftshelsetjenesten. Flere enheter benytter også IA-rådgivere fra NAV Arbeidslivssenter aktivt i sine HMS-team, i forbindelse med for eksempel opplæring og ulike prosjekter. Enhetene bruker også HR til rådgivning og bistand i enkeltsaker. Det er vedtatt måltall for sykefravær for kommunen totalt, men ikke brutt ned på enhetsnivå. Sykefravær er en av indikatorene som omfattes av medarbeiderundersøkelser i lederavtalen som inngås årlig mellom kommunesjef og enhetsleder. Disse avtalene følges opp i halvårlige oppfølgingssamtaler. Inntil 2016 ble det rapportert på tiltak og utvikling knyttet til sykefravær i kommunens styringssystem. På revisjonens tidspunkt har kommunen planer om å innføre nytt styringssystem. Det planlegges å innføre tilsvarende oppfølging av sykefravær i nytt system. Flere enheter i kommunen setter egne mål for sykefravær i sine HMS-årsplaner, og kommenterer resultatene i HMSårsrapportene. Videre rapporteres sykefraværstall tertialvis til arbeidsmiljøutvalg. I forbindelse med kommunens årsrapport gis det en utvidet rapportering til bystyret. Kommunens styringsgruppe 35 har IA som tema på sine månedlige møter. Sykefraværsutvikling er fokus i forbindelse med tertial- og årsrapportering. I øvrige møter fokuseres det på status og oppfølging av løpende prosjekter og tiltak. Det er fokus på forebygging i både sentrale og lokale prosjekter og tiltak. Oppfølging av 35 Kommuneledelsen med rådmann, fire hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. østfold kommunerevisjon iks

134 enkeltsaker er også viktig, og innføring av elektronisk varsling har gitt ledere et nyttig verktøy. Kommunen har ellers hatt fokus på gjennomgang av rutiner for oppfølging. Sarpsborg kommune har fokus på fysisk aktivitet, med sentrale avtaler om gratis trening for ansatte, både yoga/prana og ulike treningstilbud på treningssenter. I tillegg har kommunen avtale med psykolog utenfor bedriftshelsetjenesten, hvor arbeidsgiver betaler halvparten av timesatsen for medarbeidere. Moss kommune Moss kommune inngikk sin første IA-avtale i I løpet av årene som IA-virksomhet har sykefraværsarbeidet i kommunen utviklet seg fra å ha stort fokus på individuell oppfølging og tilrettelegging, til å fokusere på forebygging og helsefremmende arbeid. Dette gjenspeiles i HMS- og IA-plan for hvor et av delmålene er at kommunens HMS- og IAarbeid i større grad skal rette fokus mot de helsefremmende faktorene i arbeidsmiljøet. Siden 2010 har kommunen årlig gjennomført IA-opplæring av ledere, tillitsvalgte og verneombud. Opplæringen baserer seg på rammer satt i samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene, og er videreutviklet i takt med større fokus på medvirkning, forebygging og helsefremmende arbeid. Både kommunens HR-avdeling og NAV arbeidslivssenter er sentrale i opplæringen. Utover dette arrangeres det en årlig IAsamling for alle ledere, tillitsvalgte og verneombud der tema er aktuelle innlegg relatert til IA-arbeidet. Kommunens rutine for oppfølging av sykefravær gjennomgikk en omfattende revisjon i Den reviderte rutinene var i all hovedsak et resultat av arbeid i gruppe bestående av representanter fra både arbeidstaker- og arbeidsgiversiden. Fokuset i den reviderte rutinene ble i større grad flyttet over til forebyggende arbeid, med tydelige føringer og forventinger til både ledere og medarbeidere. I samme periode startet også arbeidet med å utvikle en overordnet arbeidsgiverstrategi for Moss kommune. En arbeidsgruppe bestående av representanter fra arbeidstakerorganisasjonene og arbeidsgiver la frem forslag til strategi. Samtidig var hele organisasjonen involvert i arbeidet med å skape en felles visjon og verdier for Moss kommune som arbeidsgiver. Strategien ble vedtatt i bystyret i mai 2015, og beskriver på et overordnet nivå hvordan det skal jobbes for å nå fastsatte mål. Målene skal nås gjennom å følge handlingsplaner for hvert av strategiens fire fokusområder; HMS, medarbeiderskap, ledelse og kompetanse. En av handlingsplanene med bakgrunn i strategien, er kommunens HMS- og IA-plan som ble vedtatt våren Denne understøtter fokus på helsefremmede arbeid, og sammenhengen mellom HMS- og IA-arbeid. Som følge av denne planen har det blitt nedsatt en partssammensatt HMS-gruppe, som på overordnet nivå holder fokus på temaer knyttet til HMS og IA. Videre er det etablert ressursgrupper på tvers av virksomheter og avdelinger, med fokus på både sykefravær og skader. Kommunen har en overordnet plan for lederutvikling, hvor det er fokus på ledelse gjennom administrasjon, kultur og relasjoner. Administrativt lederskap er å tydeliggjøre, kommunisere og følge opp mål- og resultatforventninger overfor medarbeidere. Kulturelt lederskap fokuserer på de verdier, normer og virksomhetsoppfatninger som påvirker organisasjonen, mens det relasjonelle lederskapet vektlegger forholdet mellom leder og medarbeider i samhandlingen om å nå målene. Fire ganger i året arrangeres ledersamlinger for alle ledere i kommunen, der aktuelle temaer settes på agendaen. I tillegg gjennomføres både system- og fagopplæring innen relevante områder. Ledere i helse og sosial har dessuten fra juni 2016 et eget lederutviklingsprogram. Moss kommune tok i 2013 i bruk et nytt verktøy for medarbeiderundersøkelser, med fokus på utvikling i medarbeiderskap. Dette fungerer også som et verktøy for utvikling av østfold kommunerevisjon iks

135 arbeidsmiljøer i etterkant av undersøkelsen. Medarbeiderundersøkelse ble sist gjennomført i 2015, og skal etter planen gjennomføres på nytt i Mal for medarbeider- og utviklingssamtale ble i samme periode tilpasset, slik at samtalene retter fokus på elementene i medarbeiderskap. I Moss kommune tilbys alle medarbeidere veiledning fra omsorgskonsulent. Veiledningen gis av autorisert psykolog til medarbeidere som kan ha behov for bistand i krevende situasjoner. Medarbeidere kan motta inntil fire konsultasjoner hos omsorgsveilederen, og veiledningen kan ha tema relatert til både arbeidssituasjon og/eller privatliv. Medarbeidere betaler en egenandel på 200 kr pr. konsultasjon. Kommunen har også i flere år hatt en egen oppfølging for gravide medarbeidere. Kommunen har også i flere år hatt et aktivt attføringsutvalg. I attføringsutvalget møtes medarbeider, tillitsvalgt, leder, NAV, NAV arbeidslivssenter og HR for dialog rundt den enkelte medarbeiders situasjon knyttet til arbeid og helse. Der det er hensiktsmessig benyttes arbeidsutprøving og prøveomplassering som tiltak. Videre har kommunens medarbeidere mulighet til å få ett års permisjon fra sin stilling ved arbeidsuførhet utover sykepengeåret. 6.2 Oppsummering hvilke forskjeller/likheter finner vi mellom Drammen, Sarpsborg og Moss? I Drammen kommune har helsefremmende arbeid vært i fokus siden fornyet arbeidsgiverstrategi i Sarpsborg oppgir også at de har jobbet forebyggende og helsefremmende i flere år. Siden Moss kommune signerte sin første IA-avtale i 2003, har kommunens sykefraværsarbeid utviklet seg fra å ha stort fokus på individuell oppfølging og tilrettelegging til å fokusere på forebygging og helsefremmende arbeid. Drammen har de senere årene anskaffet nye verktøy for både medarbeiderundersøkelser og oppfølging av sykefravær. Sarpsborg har tidligere hatt digitalt verktøy for sykefraværsoppfølging. På revisjonens tidspunkt har dog ikke Sarpsborg fått på plass et nytt elektronisk system for rapportering og oppfølging etter utfasing av systemet Corporator. Moss fikk i 2013 et nytt verktøy for medarbeiderundersøkelser, som også benyttes til å utvikle arbeidsmiljøene. I både Moss, Drammen og Sarpsborg inngås lederavtaler. Som vist i kapittel 4 har riktignok ikke alle ledere i Moss inngått lederavtale. Det blir satt konkrete mål for sykefravær/nærvær i avtalene både i Moss og Drammen. Drammen har dessuten konkrete grenseverdier for ulike stillinger i kommunen. Sarpsborg har vedtatt måltall for sykefravær totalt i kommunene, samt at flere virksomheter har satt seg egne mål. Alle tre kommuner har HR-rådgivere sentralt som bistår virksomhetene i det helsefremmende arbeidet. Virksomheter i samtlige kommuner tar også i bruk bedriftshelsetjeneste og NAV arbeidslivssenter. Sarpsborg har etablert HMSteam i alle enheter, samt IA-referansegruppe som blant annet arbeider med oppfølging av tiltak og prosjekter med forankring i IAavtalen. Moss kommune har i flere år hatt et aktivt attføringsutvalg, og har ellers HMSgruppe og ressursgrupper på tvers av virksomheter og avdelinger. Ledere i Drammen tilbys interne og eksterne kurs, og det arrangeres årlige lederutviklingsprogram for nye ledere. Også i Sarpsborg tilbys ledere ulike kurs og opplæringstilbud, utover den obligatoriske HMS-opplæringen av nye ledere. Moss kommune har i tillegg til årlig IA-opplæring en årlig IA-samling for alle ledere, tillitsvalgte og verneombud. Moss har en overordnet plan for lederutvikling, og for ledere i helse og sosial har kommunen fra juni 2016 et eget lederutviklingsprogram. Basert på fakta som foreligger kan det antas at Drammen har kommet noe lenger i sitt østfold kommunerevisjon iks

136 helsefremmende arbeid, noe som kan gjenspeiles i deres lave sykefraværsprosent samt det faktum at de prioriterte et helsefremmende fokus allerede i Likevel er det revisjonens vurdering at det totalt sett er mange likheter i kommunenes helsefremmende arbeid på et overordnet nivå. østfold kommunerevisjon iks

137 7 KONKLUSJONER/ANBEFALINGER Gjennom å analysere ulik komparativ statistikk har revisjonen funnet at Moss kommune generelt har et høyere sykefravær enn landet (u/oslo) og Drammen, men et lavere sykefravær enn andre sammenlignbare østfold-kommuner som Halden, Sarpsborg og Fredrikstad. Når det gjelder sykefravær i barnehagesektoren og helse og sosial viser imidlertid tallene at Moss ligger høyere. Revisjonen har videre vurdert om ulike samfunnsmessige forhold, eksempelvis folkehelse, sosiodemografiske forhold, arbeidsledighet eller andre forhold ved kommunal sektor kan forklare sykefraværet. Noe slik samvariasjon trer ikke tydelig frem. Dette underbygges av interne forskjeller i sykefraværsnivå, ikke bare mellom kommuneområder men også på virksomhetsnivå, hvor det er store variasjoner i sykefraværet i sammenlignbare avdelinger/virksomheter. Revisjonen har deretter vurdert om det er forhold ved arbeidsmiljøet i kommunalavdeling Helse og sosial og Kultur og oppvekst som har betydning for sykefraværet. Gjennom å kategorisere kommunens virksomheter/avdelinger i tre kategorier, med henholdsvis lavt (under 8 %), middels (8-12 %) og høyt (over 12 %) sykefravær, har revisjonen funnet at tendensen er klar respondenter fra virksomheter/avdelinger med lavt sykefravær er mer fornøyd med det psykososiale miljøet enn respondenter fra virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær. Variasjonen mellom virksomhetene/avdelingene er ikke like store i kommunalavdeling Kultur og oppvekst. Generelt sett oppnår kommunen gode skår på flere områder. Likevel er det vår oppfatning at funnene indikerer at det kan være en sammenheng mellom det psykososiale miljøet på avdelings-/virksomhetsnivå og nivået på sykefravær. Dette bekreftes ytterligere av at en større andel respondenter fra virksomheter/avdelinger med høyt sykefravær opplyser å ha vært sykmeldt på grunn av forhold på arbeidsplassen (eller at forhold på arbeidsplassen var medvirkende årsak til sykmeldingen). Samtidig er det også store variasjoner i svarene innenfor samme sykefraværskategori (gjennomgående større i Helse og sosial enn Kultur og oppvekst), noe vi mener kan indikere at arbeidsmiljøutfordringene varierer fra avdeling til avdeling. Kommunens HMS- og IA-plan legger til rette for at virksomhetene i større grad skal arbeide forebyggende og helsefremmende. Revisjonen har undersøkt hvordan og i hvilken grad utvalgte virksomheter/avdelinger i kommunen har arbeidet med dette. På samtlige avdelinger/virksomheter er de lokale planene vedtatt i virksomhetenes samarbeidsforum, og det er lagt til rette for involvering av medarbeidere. Etablering av samarbeidsforum og HMS-grupper fremstår som viktige tiltak i arbeidet med å systematisere HMS-arbeidet og bidrar til å styrke samarbeidet mellom ledelse og tillitsvalgte og verneombud. HMS-arbeid fremstår som prioritert i de fleste virksomhetene/avdelingene vi har undersøkt og det er etablert og planlagt etablert flere tiltak som vi mener vil kunne bidra positivt i arbeidet med å etablere helsefremmende arbeidsplasser. Revisjonens vurderinger viser også at virksomhetene/avdelingene har ulike tilnærminger både til handlingsplanen og hvordan de generelt arbeider med HMS og etablering av helsefremmende arbeidsplasser. Det er revisjonens oppfatning at en av barnehagene har lyktes spesielt godt i arbeidet, mens en av avdelingene i kommunalavdeling Helse og sosial har særskilte utfordringer. Avdelingenes arbeid med planen er, slik vi oppfatter det, i oppstartsfasen på revisjonens tidspunkt. Det er for tidlig å uttale seg om avdelingene i tilstrekkelig grad arbeider aktivt med lokale målsettinger. Det er imidlertid viktig at avdelingene sikrer systematisk og kontinuerlig arbeid med planen og oppfølging østfold kommunerevisjon iks

138 av tiltak, herunder også evaluering og eventuelt korrigering av tiltakene. Avslutningsvis har revisjonen undersøkt hvordan sammenlignbare kommuner arbeider med nærvær. Funnene viser at det er mange likheter i kommunenes helsefremmende arbeid på et overordnet nivå. Basert på fakta som foreligger antar vi likevel at Drammen har kommet noe lenger i sitt helsefremmende arbeid, noe som kan gjenspeiles i deres lave sykefraværsprosent, samt det faktum at de startet med et helsefremmende fokus allerede i Dette kan igjen indikere at helsefremmende arbeid har innvirkning på sykefraværet. Gjennom kontinuerlig og systematisk arbeid med å etablere helsefremmende arbeidsplasser er det derfor også mulig at Moss kommunes arbeid på sikt kan bidra til å redusere sykefraværet. På bakgrunn av våre vurderinger og konklusjoner anbefaler vi følgende: Spørreundersøkelsen er omfattende, og inneholde mye informasjon om ansattes opplevelse av fysisk- og psykososialt arbeidsmiljø. Det er vanskelig å komme med konkrete anbefalinger på grunnlag av resultatene, blant annet som følge av at vi ikke kan si noe om årsak og virkningsforhold og at det er store variasjoner i svarene. Ut fra resultatene ser det imidlertid ut til at visse områder innenfor det psykososiale arbeidsmiljøet har større samvariasjon med sykefraværet enn andre. Det kan være nyttig for administrasjonen å se nærmere på svarene ned på avdelingsnivå, slik at eventuelle tiltak kan tilpasses lokale forhold. Vi anbefaler at kommunen bruker rapporten i sin helhet, herunder både den forskningen som er tatt inn i kriteriene og resultatene fra undersøkelsen, i sitt videre forbedringsarbeid med nærvær i kommunen. Åvangen barnehager har desidert lavest sykefravær av barnehagene i Moss kommune. Samtidig fremstår det for revisjonen som om virksomheten arbeider godt med nærvær, samt at de har fått til gode prosesser for å få ned sykefraværet i virksomheten. Kommunen bør derfor vurdere om det er mulig å overføre de prosessene som denne og eventuelt andre virksomheter har igangsatt, til sammenlignbare virksomheter. Drammen kommune har et noe lavere sykefravær sammenlignet med Moss kommune. Drammen har også arbeidet lenge og målrettet med et helsefremmende perspektiv. Drammen og Moss har imidlertid en ulik organisering av sine tjenester, og det er av den grunn vanskelig å gjennomføre direkte sammenligninger. Det kan for eksempel være at Drammens organisering med 14 programområder, i seg selv har en positiv effekt på kommunens nærvær, da kontrollspenn innenfor hvert område er mindre. Samtidig oppnår Drammen såpass gode resultater, og har gjort det over tid, at vi anbefaler Moss kommune å søke dialog med kommunen. Det kan være at Drammen sitter på relevante erfaringer som også kan nyttiggjøres i Moss kommune. Rolvsøy, Lene Brudal (sign.) forvaltningsrevisor Constance Hauser (sign.) forvaltningsrevisor Bjørnar B. Eriksen (sign.) forvaltningsrevisor Anders Svarholt (sign.) oppdragsansvarlig revisor østfold kommunerevisjon iks

139 8 RÅDMANNENS KOMMENTARER Moss kommune vedtok våren 2015 en arbeidsgiverstrategi som skal bidra til å møte de utfordringene kommunen står overfor, også når det gjelder sykefravær. Som revisjonsrapporten viser er arbeid med å redusere sykefravær komplekst og krever innsats på mange områder. Det langsiktige, kontinuerlige og handlingsrettede arbeidet som følger av denne strategien virker på bakgrunn av revisjonsrapporten å være riktig. På et overordnet nivå må kommunen fortsette arbeidet med lederutvikling og bidra til at lederne er kompetente til å fylle arbeidsgiverrollen. Kommunen har også takket ja til å delta i prosjekt «IA-ledelse 2.0.» i regi av KS og NAV som startes opp høsten Kommunens arbeid med å se HMS og IA i sammenheng og fokus på helsefremmende faktorer virker å være i tråd med anbefalingene fra revisjonen. Rapporten viser dog at vi i større grad må søke kunnskap om de faktorer som påvirker det psykososiale arbeidsmiljøet på den enkelte arbeidsplass, og finne handlingsrettede tiltak for dette. Videre understrekes viktigheten av et godt samarbeid med verneombud og tillitsvalgte. Rådmannen ser at kommunens arbeid med å videreutvikle lokale arenaer for medvirkning er en riktig prioritering i denne sammenheng. Sentralt i dette vil være å bruke disse arenaene på en hensiktsmessig måte for å finne lokale tiltak relatert til psykososialt arbeidsmiljø. Gjennom å nedsette ressursgrupper er kommunen allerede i gang med overføring av kunnskap om prosesser på tvers av virksomheter/ avdelinger knyttet til arbeid både med sykefraværsreduserende og skadeforebyggende arbeid. Å søke inspirasjon og erfaring fra Drammen virker å være et godt råd. Rådmannen har til hensikt å bruke revisjonsrapporten i det videre arbeidet da den gir kommunen informasjon utover det medarbeiderundersøkelsen gir. Så langt i år har det vært en nedgang i sykefraværet i Moss kommune, noe som kan tyde på at arbeidet som de siste årene er lagt ned knyttet til HMS og IA gir resultater. Rådmannen er opptatt av fortsatt fokus på utvikling av gode tiltak som gir økt nærvær og gode arbeidsmiljøer. Rådmannen anser dette som en nyttig forvaltningsrevisjon som kan videreutvikles og gjentas. Moss Bente Hedum Rådmann østfold kommunerevisjon iks

140 9 VEDLEGG 9.1 Utledning av revisjonskriterier Arbeidsmiljøloven har som formål å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger, og med en velferdsmessig standard som til enhver tid er i samsvar med den teknologiske og sosiale utviklingen i samfunnet. Videre skal loven sikre trygge ansettelsesforhold og likebehandling, samt legge til rette for tilpasninger knyttet til den enkelte arbeidstakers forutsetninger og livssituasjon. Loven skal også gi grunnlag for at arbeidsgiver og arbeidstakerne selv skal kunne ivareta og utvikle sitt arbeidsmiljø i samarbeid med arbeidslivets parter, og med nødvendig veiledning og kontroll fra offentlig myndighet. Loven skal bidra til et inkluderende arbeidsliv. I henhold til arbeidsmiljølovens 3-1 (2) må arbeidsgiver sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær. Som en del av det systematiske arbeidet må det etableres målsettinger, og oppgaver, ansvar og myndighet må avklares. Det er en forutsetning at personer med ansvar også har kompetanse til å følge opp sitt ansvar. Ansvaret for oppfyllelse av lovens krav ligger til arbeidsgiver, jf Arbeidsgiver er den som har ansatt arbeidstaker for å utføre arbeid i sin tjeneste, jf. 1-8 (2). Etter arbeidsmiljølovens 4-1 og 4-2 er arbeidsgiver forpliktet til å sørge for at arbeidet organiseres og tilrettelegges slik at arbeidstakere ikke utsettes for uheldige psykiske eller fysiske belastninger. Arbeidsgiver er, i henhold til 4-2 ansvarlig for at: den enkelte arbeidstaker gis mulighet for faglig og personlig utvikling. arbeidets organisering og tilrettelegging tar hensyn til arbeidstakers arbeidsevne, kompetanse, alder og forutsetninger. det legges vekt på mulighet for selvbestemmelse, innflytelse og faglig ansvar. arbeidstaker så langt som mulig gis muligheter til variasjon og kunne se enkeltoppgaver i sammenheng. det gis tilstrekkelig informasjon og opplæring slik at arbeidstaker er i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer i arbeidssituasjonen. det under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning gis informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta arbeidsmiljøet. I NOU 2010:13 «Arbeid for helse» kartlegges også årsaker til sykefravær. 36 Kartleggingen benyttes som grunnlag for forslag til mål, tiltak og innsatsområder. På grunn av utvalgets mandat er tiltakene i utgangspunktet avgrenset til helse- og omsorgssektoren. Utfordringene som beskrives er imidlertid ikke nødvendigvis spesielle for denne sektoren, og 36 Kartleggingen bygger på SSBs «Oppsummering av den samfunnsvitenskapelige litteraturen om årsaker til sykefravær og utstøting fra arbeidslivet» (Kostøl 2010), «Kunnskapsoppsummering om betydningen av faktorer i arbeidsmiljøet» fra STAMI (Statens arbeidsmiljøinstitutt) og IRIS (International research institute of Stavanger), samt «Kunnskapsoppsummering om betydningen av antakelser, holdninger, verdier og andre psykologiske faktorer» av professor Steven Linton ved Örebro universitet. For uttømmende opplysninger om referanser som er benyttet i NOU en viser vi til oversikt på utredningens side 155. østfold kommunerevisjon iks

141 tiltakene kan være overførbare også til andre sektorer, eksempelvis knyttet til virksomheter i oppvekst og kultur. Kjennetegn ved arbeidstakerne, som kjønn, økonomisk status, helse og livsstil, samt faktorer på samfunnsnivå, som eksempelvis konjunktursvingninger, sykmelders rolle og økonomiske insentiver kan forklare sykefravær. Utredningene viser imidlertid også til at flere faktorer ved arbeidsmiljøet kan påvirke sykefraværet, herunder organisatoriske forhold, fysiske og psykososiale forhold. Gjennom programmet «Saman om ein betre kommune» har FAFO utarbeidet en kunnskapsstatus om sykefravær. Faktaboks 4: Saman om ein betre kommune Sammen om en bedre kommune er et samarbeid mellom Kommunal- og moderniseringsdepartementet, KS, LO Kommune, YS Kommune, Unio og Akademikerne. Utviklingsprogrammet gir støtte til lokale prosjekter, og tar for seg noen av de viktigste utfordringene i kommunesektoren: sykefravær, kompetanse og rekruttering, heltid/deltid og omdømme. Forskningen viser at arbeidet med sykefravær må tilpasses lokalt nivå, og at det vil «være optimistisk å tro at man kan utarbeide en beste praksis som alle kommuner vil kunne benytte for å redusere sykefraværet eller øke nærværet.» Samtidig så finnes mye kunnskap om risikofaktorer, både faktorer som kan bidra til å skape fravær, men også faktorer som skaper nærvær. Flere av disse faktorene knytter seg til arbeidsmiljøet. Utledningen bygger på FAFOs notat, supplert med NOU 2010:13 «Arbeid for helse» og arbeidsmiljøloven. Problemstilling 1: Hvordan er sykefraværet i Moss kommune sammenlignet med andre kommuner, og hvilke samfunnsmessige forhold kan sammenheng med sykefraværet kommunen? Problemstillingen besvares uten kriterier. Følgende forhold vil bli beskrevet: Nivået på sykefravær Ulik komparativ statistikk Samfunnsmessige forhold Forhold ved kommunal sektor Sosiodemografiske forhold Geografiske forhold Kjønn Folkehelse Arbeidsledighet østfold kommunerevisjon iks

142 Problemstilling 2: Er det forhold ved arbeidsmiljøet som kan ha betydning for kommunens sykefravær? Arbeidsmiljø er et vidt begrep og rommer både fysiske, psykososiale og organisatoriske forhold. Det foreligger risikofaktorer som kan påvirke sykefraværet innenfor alle tre områdene. Forskning antyder at virksomheter ikke bare bør fokusere på individrettede tiltak, men at også organisatoriske tiltak bør være en del av arbeidet med fravær og nærvær. Det er også viktig å være klar over at sykefravær ikke nødvendigvis er en indikasjon på kvaliteten ved arbeidsmiljøet, eksempelvis gjelder det arbeidsplasser hvor man står i fare for å smitte pasienter hvis man går på jobb. Fysisk arbeidsmiljø Arbeidsmiljøloven 4-4 stiller blant annet følgende krav til det fysiske arbeidsmiljøet: Fysiske arbeidsmiljøfaktorer (bygnings- og utstyrsmessige forhold, inneklima, lysforhold, støy, stråling o.l.) skal være fullt forsvarlig ut fra hensynet til arbeidstakernes helse, miljø, sikkerhet og velferd. Arbeidsplassen skal innredes og utformes slik at arbeidstaker unngår uheldige fysiske belastninger. Nødvendige hjelpemidler skal stilles til arbeidstakers disposisjon. Det skal legges til rette for variasjon i arbeidet og for å unngå tunge løft og ensformig gjentakelsesarbeid. Forskning viser at en fysisk belastende arbeidshverdag øker risikoen for sykefravær. NOU en beskriver undersøkelser som viser at risikoen for sykefravær øker ved arbeid som er fysisk krevende, det vil si bruk av krefter eller bestemte bevegelser, eksempelvis tunge løft kombinert med dreining av rygg eller foroverbøyning (Knardahl med flere 2010). Undersøkelser viser også at et dårlig fysisk arbeidsmiljø i form av eksempelvis støy, skitt og uro, samt at redusert tilfredshet med materielle arbeidsbetingelser påvirker arbeidsevnen (Toumi med flere 1991 og 1997). FAFO-notatet viser også til at virksomheter ikke prioriterer kjøp av hjelpemidler, men også at de virksomhetene som har tilgjengelige hjelpemidler ikke bruker de. Begrunnelsen er manglende bevissthet og dårlig tid. Psykososialt arbeidsmiljø Arbeidsmiljøloven 4-3 stiller følgende krav til det psykososiale miljøet: Arbeidet skal legges til rette slik at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas. Arbeidet skal søkes utformet slik at det gir mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere i virksomheten. Arbeidstaker skal ikke utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. Arbeidstaker skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Forskning viser at psykososialt miljø henger sammen med mange ulike faktorer på arbeidsplassen, blant annet: 37 Arbeidets innhold Innflytelse på arbeidsoppgaver og arbeidstempo Sosial støtte og lederstøtte Ledere som ser og lytter til de ansatte Ledere som opptrer rettferdig overfor sine medarbeidere Medbestemmelse Måten arbeidet organiseres på Samspillet mellom medarbeidere Samspillet mellom medarbeidere og leder NOU en beskriver flere undersøkelser som viser at psykososiale faktorer kan påvirke sykefraværet. Tidspress og høy arbeidsbelastning kan øke sannsynligheten for sykefravær (Kivimäki med flere 2001, Rauhala med flere 2007). Psykologiske og sosiale krav i form av at kvantitative krav til tempo og arbeidsmengde og kvalitative krav i form av vanskelighetsgrad og kompleksitet, krav til stadig å lære noe nytt, samt krav om problemløsning og kvalitet på arbeidet som 37 FAFO notat 2013: 02 ««Saman om» sykefravær en kunnskapsstatus». østfold kommunerevisjon iks

143 utføres kan påvirke sykefraværet. Også krav til sosiale interaksjoner, i form av krav til kundeog klientbehandling og samarbeid. Undersøkelser viser også at rollekonflikter og rolleuklarhet øker sannsynligheten for sykefravær(knardahl med flere 2010). NOU en har følgende beskrivelse av rollekonflikter: «Rollekonflikt innebærer at to roller eller forventninger som en person skal fylle er i konflikt med hverandre, for eksempel krav til kvalitet versus tilgjengelig tid. Rollekonflikter kan også handle om motsetninger mellom en persons verdinormer og arbeidsoppgaver, eller om informasjon som er selvmotsigende (Eriksen med flere 2004b). Eksempler på rollekonflikter kan være at det ikke er mulig å utføre alle tildelte oppgaver på en tilfredsstillende måte, at oppgaver som den enkelte mener er viktig å utføre ikke er prioritert av ledelsen, og at oppgavene er i strid med egen etikk.» Videre beskrives rolleuklarhet slik: «Rolleuklarhet innebærer at informasjonen om de forventninger som stilles er uklar. Både avgrensning av oppgaver og ansvarsområde og informasjon om hvilke kvalitetskrav som gjelder kan være uklar.» Det finnes kunnskap som tyder på at det er en sammenheng mellom jobbkrav, arbeidstakers kompetanse og arbeidsevne. Mangelfull eller feil kompetanse kan føre til redusert jobbmotivasjon. Som et resultat av oppgaveog funksjonsendringer mellom pesialisthelsetjenesten og helse- og omsorgstjenesten i kommunene stilles det økende krav til kompetanse i de kommunale tjenestene. I NOU en vises det til at hjelpepleiere og helsearbeidere uten formell kompetanse i større grad rapporterer om jobbrelaterte helseplager enn andre helsearbeidere. Videre viser undersøkelser at ansatte som opplever ledelsen eller organiseringen som lite rettferdig har økt risiko for sykefravær (Knardahl med flere 2010). NOU en viser til to hoveddimensjoner av rettferdig ledelse: 1) «Organisatorisk rettferdighet består av formelle ordninger og praksis for å sørge for lik og korrekt behandling av ansatte og for at den enkelte skal bli hørt og få framføre sin mening.» 2) «Relasjonsrettferdighet omfatter lederes redelighet, ærlighet og lik behandling av de som ledes» 1 Negative hendelser knyttet til pasient- og klienthåndtering, som vold, trusler og krav om å skjule følelser, eller risiko for dette, øker også risiko for sykefravær (Rugulies og medarbeidere 2007). Også lav grad av selvbestemmelse (mulighet til å velge arbeidstid, prosedyrer, disponering av tid, arbeidstempo, o.l.) og liten innflytelse (mulighet for deltakelse i beslutninger og informasjon) gir økt risiko for sykefravær (Knardahl med flere 2010). Undersøkelsene drøfter også kombinasjoner av ulike faktorer, eksempelvis høye krav og lav kontroll. Høye jobbkrav kombinert med lav innflytelse øker risikoen for sykefravær (Karasek 1979). Undersøkelsene viser også at lav sosial støtte fra leder og kolleger gir økt risiko for sykefravær (Eriksen med flere 2003b, 2004a og b, Verhaeghe med flere 2003, og Bourbonnais med flere 2001), og at reduserte muligheter for anerkjennelse påvirker arbeidsevnen negativt (Tuomi med flere 1997). NOU en beskriver sosial støtte slik: Sosial støtte handler om interaksjon med ledere og kolleger som innebærer hjelp og støtte eller løfte om slik støtte. Kilder til sosial støtte er både sideordnede kolleger og overog underordnede i bedriften. Det skilles vanligvis mellom fire former for støtte: 1) emosjonell støtte som innebærer at kolleger er vennlige og positive, 2)instrumentell støtte som betyr å få hjelp eller forventning om å få hjelp når det er behov for det, 3) informasjonsstøtte som handler om å få formell og uformell informasjon om det som skjer på arbeidsplassen, og 4) evalueringsstøtte som betyr at det gis tilbakemeldinger på opptreden og utføring av arbeidet. Undersøkelsene tyder også på at det er en sammenheng mellom kultur og sykefravær (Knardahl med flere 2010). I NOU en defineres kultur slik: «et mønster av grunnleggende antakelser som er utviklet av en bestemt gruppe mennesker for å mestre tilpasning til østfold kommunerevisjon iks

144 omverdenen og indre integrering, og som har virket godt nok til å betraktes som gyldige, og som derfor læres til nye medlemmer som den korrekte måten å oppfatte, tenke og føle på i forbindelse med disse problemene (Schein 1990)» FAFO-notatet viser til dansk forskning som har resultert i en manual med fokus på det praktiske arbeidet med det psykososiale arbeidsmiljøet. Manualen har en prosesstilnærming, og innebærer at man: identifiserer ressurser og utfordringer i virksomheten utvikler lokale tiltak som skal forbedre det psykososiale arbeidsmiljøet implementerer tiltakene evaluerer prosessen og effekten av tiltakene Organisatoriske forhold NOU en viser til at følgende organisatoriske faktorer kan påvirke sykefraværet: 38 Organisasjonsendringer Ansettelsesform Ansvarsforhold Størrelse på enheter Organisering av enheter Arbeidstid Skiftordninger Formelle kommunikasjonskanaler Undersøkelser viser blant annet at personer som jobber i en virksomhet som omstrukturerer og nedbemanner kan oppleve at det fører til økte krav på jobben kombinert med redusert påvirkningskraft (Kostøl 2010). FAFO-notatet viser også til forskning som viser at jo større uro det er i virksomheten, jo mer omfattende er langtidssykefraværet. Videre at omorganiseringer som bidrar til å redusere krav og øke kontrollen over eget arbeid påvirker helsen positivt og omvendt. Ved endringer i organisasjonen bør ledelsen sørge for: Kommunikasjon og åpenhet Å være tilgjengelig og nærværende Rom for dialog og refleksjon NOU en viser videre til at ansatte som opplever 20 prosent nedbemanning hadde økt sannsynligheten for å få et nytt 38 Opplysningene er hentet fra omtalte NOU. NOU en viser til ulike undersøkelser. I NOU en refereres det til flere kilder. For uttømmende opplysninger om referanser som er benyttet viser vi til oversikt på side 155 i NOU en. østfold kommunerevisjon iks

145 sykefraværstilfelle og redusert sannsynligheten for å returnere til arbeidslivet (Røed og Fevang 2007). Samme undersøkelse viste at mindre nedbemanninger ikke hadde noen effekt av betydning. Undersøkelser viser at midlertidig ansatte har mindre sykefravær enn fast ansatte, og at sykefraværet for de som har vært midlertidig ansatt øker til samme nivå som øvrige ansatte når de blir fast ansatt (Knardahl med flere 2010). Undersøkelser viser at sykepleiere som er teamorganisert rundt pleieoppgavene har mindre sykefravær enn kolleger som er tilknyttet faste pasienter (Knardahl med flere 2010). Undersøkelser viser at kvelds- og nattarbeid gir høyere sannsynlighet for sykefravær og uførhet sammenlignet med de som jobber på dagtid (Knardahl med flere 2010). FAFO-notatet viser til flere organisatoriske forhold som kjennetegner organisasjoner med Punktvis oppsummering/avgrensning av kriteriene til problemstilling 2: Fysisk arbeidsmiljø Fysisk belastende arbeid øker risikoen for sykefravær. Kjøp av hjelpemidler kan bidra til å redusere risikoen, men forutsetter at hjelpemidlene blir brukt. I hvilken grad de ansatte er tilfreds med de materielle arbeidsbetingelsene kan også ha betydning. lavt sykefravær. Disse overlapper delvis med faktorene som er trukket frem i NOU en. FAFO viser også til ulike verktøy og virkemidler som kan bidra i arbeidet, eksempelvis tiltakshåndbok. Ledelse Ledelse har betydning for arbeidsmiljøet. Og systematisk og kontinuerlig arbeid med arbeidsmiljøet er et lederansvar. Forskning viser at en god leder ser og lytter til de ansatte, er nærværende, tilgjengelig og inkluderende, tar tak i konflikter og leder rettferdig, samt viser omsorg for sine medarbeidere. Innenfor området ledelse viser FAFO-notatet til viktigheten av å ha et systematisk program for å støtte og utvikle ledere, herunder også en gjennomtenkt lederskapsfilosofi, organisatorisk støtte, og nok ressurser til ledelsen. Systematisk arbeid med å skape helsefremmende arbeidsplasser antas å redusere risikoen. Psykososialt arbeidsmiljø Flere faktorer ved det psykososiale arbeidsmiljøet øker risikoen for sykefravær, herunder: Tidspress Arbeidsbelastning Rollekonflikter Rolleuklarhet Lite rettferdig organisasjon og ledelse Vold og trusler Krav om å skjule følelser Lav grad av selvbestemmelse Liten innflytelse Lav sosial støtte fra leder og kollegaer Reduserte muligheter for anerkjennelse østfold kommunerevisjon iks

146 Organisatoriske forhold Organisatoriske forhold henger nært sammen med flere av de psykososiale faktorene. Ansatte som opplever omorganiseringer har økt risiko for sykefravær. Ledelsen kan redusere risikoen ved å sørge for kommunikasjon og åpenhet, å være tilgjengelig og nærværende, samt skape rom for dialog og refleksjon. har positiv innvirkning på arbeidsmiljøet, og reduserer risikoen for sykefravær. Systematisk program for å støtte og utvikle ledere, herunder også en gjennomtenkt lederskapsfilosofi, organisatorisk støtte, og nok lederressurser bidrar til god ledelse. Ledelse Systematisk og kontinuerlig arbeid med arbeidsmiljøet er et lederansvar. God ledelse Problemstilling 3: I hvilken grad arbeides det forebyggende og helsefremmende på lokalt nivå i kommunen? Moss kommune har vært IA bedrift siden I april 2015 ble det vedtatt en HMS- og IA-plan som gjelder ut Planen bygger på kommunens arbeidsgiverstrategi. Planene synliggjør en dreining mot forebyggende og helsefremmende arbeid. Kriteriene er utledet med utgangspunkt i et av HMS- og IA-planens delmål, supplert med tiltak fra arbeidsgiverstrategien, samt forskningsbaserte faktorer som kjennetegner virksomheter med lavt sykefravær. Kilde: østfold kommunerevisjon iks

147 Ifølge kommunens arbeidsgiverstrategi skal HMS-arbeidet styres og følges opp på en målrettet og systematisk måte, og prioriteres på lik linje med tjenesteproduksjon og andre driftsmessige og økonomiske forhold. Forskning viser at et av kjennetegnene ved virksomheter med lavt sykefravær er at de jobber svært systematisk og helhetlig med HMS og forebygging. 39 Strategien for å møte kommunens utfordringer på HMS-området sammenfaller med HMS- og IA-planen. Ifølge kommunens HMS- og IA-plan skal fokus i større grad rettes mot de helsefremmende faktorene i arbeidsmiljøet (delmål 1). Dette innebærer følgende: Virksomhetene må definere hva som er en helsefremmende arbeidsplass for sine medarbeidere. Virksomhetene skal utarbeide lokale planer som samsvarer med overordnet plan og ivaretar lokale behov. Forskning viser at de som lykkes best med å redusere sykefraværet og øke nærværet, tar utgangspunkt i skreddersydde lokale løsninger. 40 Virksomhetsleder må sørge for bred medvirkning i arbeidet med lokal handlingsplan. Alle virksomheter og avdelinger skal videreutvikle lokale møtearenaer for å jobbe med aktivitetsmålene. Virksomhetsleder må sørge for involvering av ansatte og medvirkning i løpende evalueringer av arbeidsoppgaver og arbeidsprosesser. Også styrking av samarbeidet mellom ledelse, tillitsvalgte og verneombud er nevnt i arbeidsgiverstrategien. HR-avdelingen skal bidra med følgende tiltak: Bistand til virksomheter/avdelinger med å utvikle helsefremmende tiltak Opplæring for verneombud i deres rolle og ansvar for medvirkning og samarbeid Innføring i helsefremmende arbeidsplasser for ledere, tillitsvalgte og verneombud (IA-samling april 2015) Opplæring til ledere i medvirkning, roller og ansvar Opprette sentral HMS/IA-arbeidsgruppe HMS/IA-pris utvikle nye kriterier 39 FAFO rapport 2015:12 «Fra fravær til nærvær». 40 FAFO notat 2013: 02 ««Saman om» sykefravær en kunnskapsstatus». østfold kommunerevisjon iks

148 Arbeidsgiverstrategien viser også til medarbeiderundersøkelsen som samlet sett viser at medarbeiderne opplever høy grad av yrkesstolthet i sitt arbeid. Undersøkelsen viser også at det er behov for konstruktive tilbakemeldinger fra leder og kollegaer, og et ønske om mer åpenhet og involvering i mål og beslutninger. Det er behov for å forsterke de helsefremmende faktorene. I tillegg til HMS, er lederskap, medarbeiderskap og kompetanse fokusområdene i kommunens arbeidsgiverstrategi. Tydelige, tilstedeværende og handlekraftige ledere er, ifølge forskning, et kjennetegn ved virksomheter med lavt sykefravær. 41 Tydelighet kan knyttes til forventninger om ansattes tilstedeværelse på jobb, atferd og kvalitet på arbeidet. Leders tilstedeværelse og handlekraftighet kan komme til uttrykk ved «åpen-dør-politikk», at lederne går ut i avdelingen, observerer, lytter og deltar i tjenesteutøvelsen, samt griper inn og iverksetter tiltak ved behov. Forskning viser også at forutsigbarhet og rettferdighet er viktig for de ansatte. Ifølge strategien skal lederne være tydelige og etablere trygge og forutsigbare rammer for å få frem det beste i medarbeiderne. Lederne må: involvere medarbeiderne i tjenesteutviklingen, arbeidsmiljøet og beslutningsprosesser etablere en kultur som motiverer til endring og omstilling gi medarbeiderne utfordringer å strekke seg etter og tilbakemeldinger på oppnådde resultater ha tydelige forventninger til medarbeidernes innsats og ansvar sikre at medarbeiderne kjenner sitt handlingsrom og legge til rette for dialog om arbeidsmål være åpne for innspill og gi tydelige tilbakemeldinger slik at medarbeiderne opplever mestring 41 FAFO rapport 2015:12 «Fra fravær til nærvær». For å sette lederne i stand til dette har kommunen i sin lederutvikling fokus på administrativt lederskap gjennom tydeliggjøre, kommunisere og følge opp mål- og resultatforventninger overfor medarbeidere. Gjennom kulturelt lederskap er det fokus på de verdier, normer og virksomhetsoppfatninger som påvirker organisasjonen, samt det relasjonelle lederskapet som vektlegger samhandling mellom leder og medarbeider for å nå målene. Også forskning peker på at arbeid med å øke ansattes mestringsfølelse er viktig i nærværsarbeidet. 42 Mestringsfølelse kan oppnås gjennom kompetansehevende tiltak, refleksjonsgrupper, og bistand i forbindelse med oppgaveprioritering i hektiske perioder. På den annen side er det viktig at ambisiøse medarbeidere får faglige utfordringer. Videre kan økt myndiggjøring av de ansatte ved å gi de ansvar vise at arbeidsgiver både har forventninger og tillit til sine ansatte. Innenfor fokusområdet medarbeiderskap skal utviklingen foregå gjennom implementering av elementene i «medarbeiderskapshjulet»: Åpenhet og tillit Arbeidsmiljøet skal være preget av gjensidig respekt, evne til å tåle uenighet og åpenhet om utfordringer Fellesskap og samarbeid Gjennom vennlighet og profesjonalitet, anerkjennelse og utnyttelse av hverandres kompetanse, skal et godt og effektivt arbeidsmiljø skapes. Ansvarlighet og handlingsevne Medarbeidere må ha et avklart handlingsrom, vise engasjement og initiativ, og dette må bli verdsatt. Arbeidsglede og engasjement Yrkesstolthet er en viktig kilde. Medarbeidere må få vite at de leverer god faglig kvalitet og ha balanse mellom utfordringer og kapasitet. Innenfor fokusområdet kompetanse skal kommunen arbeide for å etablere, utvikle og beholde kompetanse. Kommunen skal være en synlig og attraktiv arbeidsplass. Intern og ekstern rekruttering skal sikre arbeidskraft. 42 FAFO rapport 2015:12 «Fra fravær til nærvær». østfold kommunerevisjon iks

149 Kompetanse skal utvikles gjennom videre utvikling av eksisterende kompetanse og tilegning av ny kompetanse. Dette vil også øke de ansattes mulighet til å oppleve mestring og gjøre den enkelte i stand til å ta initiativ og fatte selvstendige avgjørelser i sitt arbeid. Gjennom å sørge for at de ansatte får brukt sin kompetanse, ansvar og medvirkning skal kommunen beholde kompetanse. Punktvis oppsummering/avgrensning av kriteriene til problemstilling 3: Virksomhetene må arbeide systematisk og helhetlig med HMS, herunder rette fokus mot de helsefremmende faktorene i arbeidsmiljøet. Dette innebærer at virksomhetens ledelse må sørge for å: prioritere HMS-arbeid definere hva som er en helsefremmende arbeidsplass for sine medarbeidere involvere medarbeiderne i utarbeidelse av lokale planer innhente bistand fra støtteapparat ved behov videreutvikle møtearenaer styrke samarbeidet med tillitsvalgte og verneombud arbeide aktivt med lokale målsettinger bidra til at de ansatte opplever arbeidsplassen som helsefremmende gjennom o involvering av de ansatte i tjenesteutvikling, arbeidsmiljø og beslutningsprosesser o motivasjon til endring og omstilling o kompetanseutvikling og mestringsfølelse o tydelighet, tilstedeværelse og handlekraft østfold kommunerevisjon iks

150 9.2 Spørreundersøkelsen Arbeidsmiljø og nærvær i Moss kommune I denne spørreundersøkelsen ber vi om din vurdering av en rekke faktorer knyttet til arbeidsmiljøet på din arbeidsplass. Dette er faktorer som antas å kunne ha sammenheng med kommunens grad av nærvær. Spørsmålene omhandler både det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet, ledelse og omorganiseringer. Din identitet vil holdes skjult. Les om retningslinjer for personvern. (Åpnes i nytt vindu) Bakgrunnsopplysninger I denne delen av undersøkelsen ønsker vi å kartlegge enkelte bakgrunnsopplysninger. Vi gjør igjen oppmerksom på at resultatene av undersøkelsen vil bli presentert slik at enkeltpersoner ikke kan gjenkjennes. 1) Hvilken kommunalavdeling tilhører du? Helse og sosial Kultur og oppvekst Annet Angi hvilken stilling du har i kommunen. 2) Stilling Virksomhetsleder Avdelingsleder med personalansvar Avdelingsleder uten personalansvar østfold kommunerevisjon iks

151 Medarbeider Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( o o o Hvis Stilling er lik Avdelingsleder med personalansvar eller Hvis Stilling er lik Virksomhetsleder ) 3) Har du inngått lederavtale med din nærmeste leder? Ja Avtale er under utarbeidelse Nei 4) Har du hatt medarbeidersamtale med din leder det siste året? Ja Nei Angi hvilken utdanning/ stillingstype du har. 5) Utdanning/ stillingstype Pleiemedarbeider/ assistent Fagarbeider Administrativ stilling uten krav til høyskole Stilling med krav til 3-årig høyskole eller mer Angi kjønn og alder 6) Kjønn Mann Kvinne 7) Alder Under 20 år år år østfold kommunerevisjon iks

152 30-39 år år år Over 60 år 8) Har du andre arbeidsgivere enn Moss kommune? Ja, Moss kommune er biarbeidsgiver Ja, men Moss kommune er min hovedarbeidsgiver Ja, men jeg jobber like mye begge steder Nei Angi nedenfor hvor stor stillingsandel du har. Har du flere ansettelsesforhold i kommunen, angir du den samlede stillingsandelen. 9) Stillingsandel i Moss kommune 0-19,99 % 20-39,99 % 40-59,99 % 60-79,99 % % Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( o Hvis Hvilken kommunalavdeling tilhører du? er lik Kultur og oppvekst ) og ( o o o o o Hvis Stilling er lik Avdelingsleder med personalansvar eller Hvis Stilling er lik Medarbeider eller Hvis Stilling er lik Avdelingsleder uten personalansvar ) Dersom du har et ansettelsesforhold i flere virksomheter/avdelinger, velger østfold kommunerevisjon iks

153 du den virksomheten/avdelingen hvor du har høyest stillingsandel. Er stillingsandelen lik, velger du den virksomheten/avdelingen du har vært ansatt lengst. 10) Hvilken virksomhet/avdeling tilhører du? Jeg jobber administrativt på kommunalavdelingsnivå Barneverntjenesten Pedagogisk senter Bytårnet skole Hoppern skole Nøkkeland skole Verket skole Åvangen skole Krapfoss skole Melløs skole Ramberg skole Refsnes skole Reier skole og barnehage Jeløy skole Moss voks Moss bibliotek Kulturtjenesten Åvangen barnehager - Skredderåsen barnehage Åvangen barnehager - Luenbakken barnehage Åvangen barnehage - åpen barnehage Grindvold barnehage Jeløy barnehage - Ramberg barnehage Jeløy barnehage - Bassenget barnehage Sentrum barnehager - Glassverket barnehage Sentrum barnehager - Skarmyra barnehage Mosseskogen barnehager - Røysåsen barnehage Ørejordet barnehage Annen østfold kommunerevisjon iks

154 Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( o Hvis Hvilken kommunalavdeling tilhører du? er lik Kultur og oppvekst ) og ( o Hvis Stilling er lik Virksomhetsleder ) 11) Hvilken virksomhet tilhører du? Pedagogisk senter Barneverntjenesten Bytårnet skole Hoppern skole Nøkkeland skole Verket skole Åvangen skole Krapfoss skole Melløs skole Ramberg skole Refsnes skole Reier skole og barnehage Jeløy skole Moss voks Moss bibliotek Kulturtjenesten Åvangen barnehager Grindvold barnehage Jeløy barnehage Sentrum barnehager Mosseskogen barnehager Ørejordet barnehage østfold kommunerevisjon iks

155 Annen Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( o Hvis Hvilken kommunalavdeling tilhører du? er lik Helse og sosial ) og ( o o o o o Hvis Stilling er lik Avdelingsleder med personalansvar eller Hvis Stilling er lik Medarbeider eller Hvis Stilling er lik Avdelingsleder uten personalansvar ) Dersom du har et ansettelsesforhold i flere virksomheter/avdelinger, velger du den virksomheten/avdelingen hvor du har høyest stillingsandel. Er stillingsandelen lik, velger du den virksomheten/avdelingen du har vært ansatt lengst. 12) Hvilken virksomhet/avdeling tilhører du? Jeg jobber administrativt på kommunalavdelingsnivå Tjenestekontoret Boligsosial avdeling NAV Forebyggende virksomhet - administrasjon (Virksomhetens stab) Forebyggende virksomhet - avdeling oppvekst og helse Forebyggende virksomhet - avdeling psykisk helse Forebyggende virksomhet - avdeling rustjenester Storkjøkkenet Melløsparken sykehjem - administrasjon (Virksomhetens stab) Melløsparken sykehjem - avdeling A Melløsparken sykehjem - avdeling B Peer Gynt helsehus - administrasjon m.m. (Virksomhetens stab) østfold kommunerevisjon iks

156 Peer Gynt helsehus - avdeling 1 Peer Gynt helsehus - avdeling 2 Peer Gynt helsehus - Ergo/Fysio Peer Gynt helsehus - Lokalmedisinsk senter Peer Gynt helsehus - Legevakt Hjemmebaserte tjenester - administrasjon (Virksomhetens stab) Hjemmebaserte tjenester - hjemmesykepleie avdeling nord/sentrum Hjemmebaserte tjenester - hjemmesykepleie avdeling vest Hjemmebaserte tjenester - hjemmesykepleie avdeling syd Bo- og servicetjenester - administrasjon (Virksomhetens stab) Bo- og servicesenter - Melløs bo- og servicesenter Bo- og servicesenter - Eddaveien bofellesskap Tjenester funksjonshemmede - administrasjon (Virksomhetens stab) Tjenester funksjonshemmede - Melløs aktivitetssenter Tjenester funksjonshemmede - Kambo Tjenester funksjonshemmede - Peer Gyntsvei 60 Tjenester funksjonshemmede - Sydskogen Tjenester funksjonshemmede - Repslagergt. Tjenester funksjonshemmede - Lyngrabben dagsenter Tjenester funksjonshemmede - Eddavn./Nesvn. Tjenester funksjonshemmede - Sørtunvn. 17/21 Tjenester funksjonshemmede - Sørtun avlastning Tjenester funksjonshemmede - Skogbrynet 58 Annen Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( o Hvis Hvilken kommunalavdeling tilhører du? er lik Helse og sosial østfold kommunerevisjon iks

157 ) og ( o Hvis Stilling er lik Virksomhetsleder ) 13) Hvilken virksomhet tilhører du? Tjenestekontoret Boligsosial avdeling NAV Forebyggende virksomhet Storkjøkkenet Melløsparken sykehjem Peer Gynt helsehus Hjemmebaserte tjenester Bo- og servicetjenester Tjenester funksjonshemmede Annen 14) Har du vært sykmeldt på grunn av forhold på arbeidsplassen de siste to årene? Ja, forhold på arbeidsplassen var årsak til sykmeldingen Ja, forhold på arbeidsplassen var medvirkende årsak til sykmeldingen Nei Fysisk arbeidsmiljø I denne delen av spørreundersøkelsen ønsker vi å undersøke din opplevelse av det fysiske arbeidsmiljøet på arbeidsplassen. Fysisk belastende arbeid innebærer at arbeidet er fysisk krevende ved at man bruker krefter eller bestemte bevegelser (eks. dreining av rygg eller foroverbøyning), men kan også være at arbeidsmiljøet er preget av dårlig luftkvalitet, skitt, støy og uro. Også materielle arbeidsbetingelser, som lokaler og inventar inngår i det fysiske arbeidsmiljøet. Ta stilling til påstandene nedenfor. Svarene angis på en skala fra 1-6, hvor 1 er "Helt uenig" og 6 er "Helt enig" 15) Fysisk arbeidsmiljø Helt uenig Helt enig Vet ikke østfold kommunerevisjon iks

158 Jobben jeg gjør er fysisk krevende På min arbeidsplass er det et belastende støynivå På min arbeidsplass er det god luftkvalitet Jeg er fornøyd med de materielle betingelsene på min arbeidsplass 16) Har dere hjelpemidler som kan redusere den fysiske belastningen? Ja Nei, det er ikke behov for hjelpemidler på min arbeidsplass Nei, men det er behov for hjelpemidler på min arbeidsplass Vet ikke Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( o Hvis Har dere hjelpemidler som kan redusere den fysiske belastningen? er lik Ja ) Påstandene nedenfor handler om bruk av hjelpemidler. Ta stilling til påstandene. Svarene angis på en skala fra 1-6, hvor 1 er "Helt uenig" og 6 er "Helt enig" 17) Fysisk arbeidsmiljø - bruk av hjelpemidler Hjelpemidlene er lett tilgjengelig Hjelpemidlene har tilfredsstillende funksjonalitet Jeg er bevisst på å bruke hjelpemidlene Jeg har fått god nok opplæring i bruk av hjelpemidlene Bruk av hjelpemidler er tidkrevende Jeg tar meg ikke tid til å bruke hjelpemidler Helt uenig Helt enig Vet ikke østfold kommunerevisjon iks

159 Psykososialt arbeidsmiljø I denne delen av undersøkelsen ønsker vi å undersøke din opplevelse av det psykososiale arbeidsmiljøet. Påstandene nedenfor handler om tidspress og arbeidsbelastning. Ta stilling til påstandene. Svarene angis på en skala fra 1-6, hvor 1 er "Helt uenig" og 6 er "Helt enig". 18) Psykososialt arbeidsmiljø - tidspress og arbeidsbelastning Jeg jobber under sterkt tidspress Min arbeidsplass er tilstrekkelig bemannet Jeg har tilstrekkelig med tid til å gjøre det som forventes av meg i jobben Jeg får oppgaver uten tilstrekkelig ressurser til å fullføre dem Arbeidets karakter krever at jeg stadig må utvikle min kompetanse Jeg føler press om å stadig måtte lære noe nytt for å klare de arbeidsoppgavene jeg får Helt uenig Helt enig Vet ikke Påstandene nedenfor handler om rollekonflikt. Rollekonflikt innebærer at to roller eller forventninger som en person skal fylle er i konflikt med hverandre. Ta stilling til påstandene nedenfor. Svarene avgis på en skala fra 1-6, hvor 1 er "Helt uenig" og 6 er "Helt enig". 19) Psykososialt arbeidsmiljø - rollekonflikt Jeg må gjøre ting jeg mener burde vært gjort annerledes Jobben min inneholder oppgaver som må utføres på en måte som jeg mener ikke er faglig forsvarlig Jobben min inneholder oppgaver som er i strid med mine personlige verdier Jeg mottar motstridende forespørsler fra to eller flere kollegaer(inkludert Helt uenig Helt enig Vet ikke østfold kommunerevisjon iks

160 ledere) Påstandene nedenfor handler om rolle(u)klarhet. Rolleuklarhet innebærer at informasjon om de forventninger som stilles på ulike områder er uklar. Ta stilling til påstandene. Svarene angis på en skala fra 1-6, hvor 1 er "Helt uenig" og 6 er "Helt enig". 20) Psykososialt arbeidsmiljø - rolle(u)klarhet Jeg har en klar oppfatning om hvilke arbeidsoppgaver som inngår i mitt arbeidsområde Jeg har en klar oppfatning av hvor langt mitt ansvar strekker seg Det er klart og tydelig uttalt hvilken kvalitet som forventes på arbeidet jeg utfører På min arbeidsplass er det klart hvem som har beslutningsmyndighet Helt uenig Helt enig Vet ikke Påstandene nedenfor handler om rettferdighet. Ta stilling til påstandene. Svarene angis på en skala fra 1-6, hvor 1 er "Helt uenig" og 6 er "Helt enig". 21) Psykososialt arbeidsmiljø - rettferdighet Jeg blir behandlet rettferdig av min nærmeste leder Min nærmeste leder behandler alle ansatte på en rettferdig måte Min nærmeste leder fordeler arbeidsoppgaver på en rettferdig måte Jeg opplever kommuneledelsens beslutninger som berører min virksomhet som rettferdige Ressurser er rettferdig fordelt mellom kommunalavdelinger Ressurser er rettferdig fordelt internt i virksomheten Helt uenig Helt enig Vet ikke østfold kommunerevisjon iks

161 Påstandene nedenfor handler om sosial støtte. Ta stilling til påstandene. Svarene angis på en skal fra 1-6, hvor 1 er "Helt uenig" og 6 er "Helt enig" 22) Psykososialt arbeidsmiljø - støtte fra nærmeste leder Min nærmeste leder gir meg den støtten jeg trenger Min nærmeste leder verdsetter arbeidet jeg gjør Min nærmeste leder gir meg positive tilbakemeldinger på min arbeidsutførelse Min nærmeste leder bidrar til at jeg opplever mestring Min nærmeste leder gir meg konstruktiv kritikk Min nærmeste leder gir meg uberettiget kritikk Min nærmeste leder lytter til meg når jeg har problemer med arbeidet Helt uenig Helt enig Vet ikke Ta stilling til påstandene nedenfor. Svarene angis på en skala fra 1-6, hvor 1 er "Helt uenig" og 6 er "Helt enig". 23) Psykososialt arbeidsmiljø - støtte fra kollegaer Jeg opplever at jeg er en del av et godt fellesskap på min arbeidsplass Arbeidet jeg gjør blir verdsatt av mine kollegaer Jeg gir ofte tilbakemeldinger til mine kollegaer på jobben de gjør Mine kollegaer er oppmuntrende og støttende Maktkamp og/eller intriger preger min arbeidsplass Helt uenig Helt enig Vet ikke 24) Det hender at noen på min arbeidsplass hjelper meg i en vanskelig situasjon, men... østfold kommunerevisjon iks

162 signaliserer at dette burde jeg klart selv forventer evig takknemlighet Aldri Sjelden Av og til Ofte Alltid gjør det motvillig kombinerer det med bebreidelser Nedenfor ønsker vi at du skal angi om, og hvor ofte, du har blitt utsatt for fysisk vold eller trusler det siste året. 25) Psykosialt miljø - fysisk vold Aldri, dette er ikke relevant på min arbeidsplass Aldri, men det foreligger en risiko En gang Ett par ganger Månedlig Ukentlig Flere ganger i uken 26) Psykososialt miljø - trusler Aldri, dette er ikke relevant på min arbeidsplass Aldri, men det foreligger en risiko En gang Ett par ganger Månedlig Ukentlig Flere ganger i uken Påstandene nedenfor handler om kompetanse. Ta stilling til påstandene. Svarene angis på en skala fra 1-6, hvor 1 er "Helt uenig" og 6 er "Helt enig". 27) Psykososialt miljø - kompetanse Jeg har tilstrekkelig kompetanse til å utføre mine arbeidsoppgaver Mine kollegaer har tilstrekkelig kompetanse til å utføre sine Helt uenig Helt enig Vet ikke østfold kommunerevisjon iks

163 arbeidsoppgaver På min arbeidsplass er det mange tilkallingsvikarer som ikke har tilstrekkelig kompetanse til å håndtere brukerne/pasientene på en tilfredsstillende måte Min nærmeste leder legger til rette for kompetanseutvikling På min arbeidsplass er det rom for faglig og etisk refleksjon Feil som blir begått blir diskutert på en konstruktiv måte Påstandene nedenfor handler om åpenhet og informasjon. Ta stilling til påstandene nedenfor. Svarene angis på en skal fra 1-6, hvor 1 er "Helt uenig" og 6 er "Helt enig". 28) Psykososialt miljø - åpenhet og informasjon Min nærmeste leder gir meg relevant informasjon om det som skjer på arbeidsplassen Jeg kan stole på informasjonen som kommer fra ledelsen Informasjon stopper ofte opp før den når frem til de berørte ansatte Ledelsen skjuler viktig informasjon for de ansatte På min arbeidsplass er det rom for å uttrykke sine meninger Ansatte som sier sin mening blir ofte baksnakket På min arbeidsplass er det rom for å vise følelser Helt uenig Helt enig Vet ikke Påstandene nedenfor handler om selvbestemmelse. Ta stilling til påstandene. Svarene angis på en skala fra 1-6, hvor 1 er "Helt uenig" og 6 er "Helt enig". 29) Psykososialt arbeidsmiljø - selvbestemmelse Helt uenig Helt enig Vet ikke østfold kommunerevisjon iks

164 Jeg har en fleksibel arbeidshverdag Det finnes rom for egne initiativ i jobben min Jeg bestemmer selv hvordan jeg vil disponere min arbeidsdag Jeg har liten innflytelse på egen arbeidsdag Min arbeidsdag er styrt og kontrollert Påstandene nedenfor handler om medbestemmelse. Med medbestemmelse tenker vi på hvorvidt ansatte får medvirke i beslutninger, tjenesteutvikling og andre prosesser som berører de ansatte. Ta stilling til påstandene. Svarene angis på en skala fra 1-6, hvor 1 er "Helt uenig" og 6 er "Helt enig". 30) Psykososialt arbeidsmiljø - medbestemmelse Min nærmeste leder er flink til å involvere ansatte Min nærmeste leder oppmuntrer til medbestemmelse Jeg syns det er viktig at ansatte får medvirke Arbeidet som virksometens/avdelingens tillitsvalgte gjør blir verdsatt av ledelsen Arbeidet som virksomhetens/avdelingens verneombud gjør blir verdsatt av ledelsen Min nærmeste leder legger til rette for dialog om arbeidsoppgaver og resultater Helt uenig Helt enig Vet ikke Ta stilling til påstandene nedenfor. Svarene angis på en skala fra 1-6, hvor 1 er "helt uenig" og 6 er "Helt enig". 31) Psykososialt arbeidsmiljø - endringsvilje Jeg er motivert til å utvikle min kompetanse Jeg er fleksibel og tilpasser meg virksomhetens behov Min nærmeste leder vil at Helt uenig Helt enig Vet ikke østfold kommunerevisjon iks

165 jeg skal utføre arbeidsoppgaver som jeg mener krever mer av meg enn det som er rimelig Nedenfor ønsker vi din vurdering av enkelte sider ved din nærmeste leder. Ta stilling til påstandene. Svarene angis på en skala fra 1-6, hvor 1 er "Helt uenig" og 6 er "Helt enig". 32) Psykososialt arbeidsmiljø - ledelse Min nærmeste leder er faglig dyktig Min nærmeste leder skaper trygghet og tillit blant de ansatte Min nærmeste leder er tilgjengelig Min nærmeste leder er tilstedeværende Min nærmeste leder er tydelig Min nærmeste leder viser handlekraft Jeg syns det er vanskelig å snakke med min nærmeste leder om utfordringer i jobben Helt uenig Helt enig Vet ikke Omorganiseringer Omorganiseringer stiller krav til ledelsen, og svakheter i omstillingsprosesser kan blant annet føre til at ansatte opplever økte krav, kombinert med redusert påvirkningskraft. 33) Omorganisering Min virksomhet har vært gjenstand for omorganisering de siste to årene Min virksomhet har ikke vært gjenstand for omorganisering de siste to årene Jeg vet ikke om min virksomhet har vært gjenstand for omorganisering de siste to årene Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( østfold kommunerevisjon iks

166 o Hvis Omorganisering er lik Min virksomhet har vært gjenstand for omorganisering de siste to årene ) Påstandene nedenfor handler om din opplevelse av omorganiseringsprosesser. Vi vil at du skal ta utgangspunkt i siste omorganiseringsprosess når du svarer på påstandene. Svarene avgis på en skala fra 1-6, hvor 1 er "Helt uenig" og 6 er "Helt enig". 34) Omorganisering Jeg fikk tilstrekkelig informasjon om prosessen Ledelsen var åpne om prosessen De ansatte fikk medvirke i prosessen Ledelsen motiverte de ansatte til å gjennomføre endringene Ledelsen var tilgjengelige Ledelsen var tilstedeværende Det var rom for dialog og refleksjon rundt prosessen Helt uenig Helt enig Vet ikke Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( o o o Hvis Stilling er lik Avdelingsleder med personalansvar eller Hvis Stilling er lik Virksomhetsleder ) Lederskap Ledelse har betydning for arbeidsmiljøet. FAFO peker på flere faktorer som er viktig for å sikre god ledelse. Som leder i Moss kommune, ønsker vi at du vurderer tilstedeværelsen av enkelte av disse faktorene. Svarene angis på en skala fra 1-6, hvor 1 er "Helt uenig" og 6 er "Helt enig". 35) Systematisk arbeid med ledelse Helt uenig Helt enig Vet ikke østfold kommunerevisjon iks

167 I Moss kommune har vi en gjennomtenkt strategi for lederskap I Moss kommune har vi en lik praktisering av lederskap Vi har et godt lederutviklingsprogram i kommunen Jeg opplever å få god organisatorisk støtte ved behov Jeg opplever å ha tilstrekkelig med ressurser til å lede min virksomhet/avdeling Nedenfor ønsker vi at du tar stilling til noen avsluttende påstander som kan gi oss et inntrykk av din helhetlig oppfatning av arbeidsmiljøet på din arbeidsplass. Svarene angis på en skala fra 1-6, hvor 1 er "Helt uenig" og 6 er "Helt enig". 36) Helhetlig vurdering Jeg trives på jobben Jeg mestrer jobben min Vi har et godt arbeidsmiljø på min arbeidsplass Jeg føler meg motivert og engasjert i arbeidet mitt Jeg gleder meg til å gå på jobb Forhold på arbeidsplassen gir meg fysiske plager Forhold på arbeidsplassen gir meg psykiske plager Jeg har ønske om å slutte i jobben på grunn av forhold på arbeidsplassen Helt uenig Helt enig Vet ikke Dersom du har kommentarer til spørreundersøkelsen, eller ønsker å gi oss andre opplysninger om kommunens arbeidsmiljø og sykefraværsarbeid, eventuelt ønsker å supplere noen av svarene du har gitt i undersøkelsen, kan du gjøre det her. 37) Kommentarer østfold kommunerevisjon iks

168 Copyright All Rights Reserved. østfold kommunerevisjon iks

169 9.3 Resultater fra spørreundersøkelsen Vedlegget er unntatt offentlighet jfr. offl. 13, jfr. fvl. 13, 1. ledd nr. 1. Spørreundersøkelsen omfatter svært detaljerte spørsmål vedrørende respondentens egen oppfatning av arbeidsmiljø, kollegaer og nærmeste leder. Samtidig viser vedlegget svarfordeling helt ned på avdelingsnivå, og i flere av avdelingene er antall respondenter svært lavt. Revisjonen mener av den grunn at det kan være en risiko for at enkeltrespondenter kan identifiseres. Informasjonen som respondentene har gitt vil være omfattet av bestemmelsen i forvaltningsloven om «noens personlige forhold». Som et tilleggsmoment vises det også til revisors generelle ansvar for kildevern. I Prop. 113 L «Om endringar i kommuneloven m.m. (teieplikta til revisor m.m.)». I proposisjonen viser det til at «Departementet legg til grunn at revisorar utøver nødvendig kjeldevern i dei tilfella der det er nødvendig i tråd med ei profesjonell utøving av revisjonsverksemda og best practise.» Revisjonen viser her både til ansvaret overfor den enkelte respondent, men også ansvaret for å publisere funn og resultater på en slik måte at respondenter også i fremtiden har tillit til at revisjonen utøver nødvendig kildevern. østfold kommunerevisjon iks

170 9.4 Sykefraværstall østfold kommunerevisjon iks

171 østfold kommunerevisjon iks

172 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/126 Dokumentnr.: 27 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /35 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon - 1. halvår 2016 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2016, tas til etterretning Fredrikstad, Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i Moss kommune 1. halvår 2016, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Plan for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for forvaltningsrevisjonsprosjekter som er gjennomført i 1. halvår Leverte og igangsatte prosjekter er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden / I henhold til statusrapporten er samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner 52 % per 1. halvår Produksjonen er i tråd med tidligere erfaringer, og revisjonen forventer at samtlige kommuner vil få leveranser i tråd med budsjett i

173 I Moss har revisjonen levert 839 timer per 30. juni 2016, eller 70 % av budsjett. Dette innebærer at kommunen i henhold til budsjett har 361 timer tilgjengelig for forvaltningsrevisjon 2. halvår Det løper for tiden to oppdrag for kommunen: «Sykefravær» og «Varslingsordningen». Det kan være behov for å starte opp et ytterligere et prosjekt ved utgangen av året for å kunne levere på budsjett, men dette vil revisjonen eventuelt komme tilbake til i utvalgets møte i desember. Vi viser i helhet til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 1. halvår 2016, tas til etterretning. 173

174 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar juni 2016 Moss kommune Østfold kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt. Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar 30. juni 2016: Rapp 2015 Rapp. 1. halvår Prod. 2. halvår Prosjekt totalt Totalt 2016 Estimert maks Eventuelt merforbruk totalt for prosjektet Administrasjon Etterlevelse av rammeavtaler Undersøkelse politisk godtgjøring Sykefravær Varslingsordningen Sum Merknader: Kolonnen «Rapp. 2015» viser hva som er rapportert i 2015 på prosjekter som ble påbegynt i fjor. Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Prosjekt tot.» inkluderer timer som er levert så langt i 2016, og eventuelt i 2015 der dette er aktuelt. «Tot. 2016» summerer bare timer som er levert så langt i Kolonnen «Est. maks» angir maksimalt timeantall som ble estimert i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Ev. merforbruk» viser over- eller underforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Merforbruk vises ved negativt tall. Kolonnen er kun relevant for ferdigstilte prosjekter. Merk også at der det ikke er laget ressursanslag for oppdraget, så vil tallet fremstå som merforbruk. «Administrasjon» Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg og andre fora, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er stipulert ut i fra tidligere erfaringstall, hvor alle slike oppgaver ble ført i egne kategorier i vårt timeregistreringssystem, og bygger på et gjennomsnitt over flere år. For kommunene østfold kommunerevisjon iks 1 174

175 Moss, Sarpsborg og Fredrikstad er antallet stipulert til 60 timer per år, mens for kommunene Hvaler, Råde og Rygge er antallet stipulert til 30 timer per år. «Etterlevelse rammeavtaler» Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 16. juni 2015 (15/34). Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget 18. februar 2016 (sak 16/2). Det har totalt medgått 309 timer, og prosjektet er avsluttet med et merforbruk på 89 timer i forhold til ressursestimat. Årsaken til merforbruket skyldes større utfordringer enn forventet knyttet til fakturakontrollen, samt større behov for faktaverifisering enn forutsatt. «Undersøkelse politisk godtgjøring» Oppdraget ble bestilt av kontrollutvalget 8. desember 2015 (15/72). Notat ble behandlet av kontrollutvalget 18. februar 2016 (sak 16/5). Oppdraget ble estimert til ca. 25 timer. Revisjonen har imidlertid brukt 35 timer på gjennomføringen. Årsaken til ressursbruken skyldes delvis noe mer arbeid enn forutsatt hva gjelder tolkningen av kommunens reglement, samt flere runder med faktaverifisering enn hva som var forutsatt. «Sykefravær» Arbeidet med prosjektet ble påbegynt av revisjonen allerede i januar Det ble avholdt oppstartsmøte med administrasjonen, samt innhentet en del dokumenter. Prosjektplan ble utarbeidet på dette grunnlaget, og fremmet for behandling til kontrollutvalgets møte 18. februar 2016 (sak 16/3). Som følge av innspill fra rådmannen i møtet ble prosjektplanen sendt tilbake til revisjonen for revidering. Kontrollutvalget ba om at det ble gjennomført nye samtaler med rådmannen og at ny prosjektplan ble utarbeidet. Ny prosjektplan ble lagt frem for behandling 7. april 2016 (sak 16/4). Planen ble vedtatt slik som foreslått fra revisjonen, men utvalget ønsket å bli involvert i metodevalg, samt ba revisjonen om ta kontakt med sammenlignbare kommuner. Det har så langt medgått 639 timer til prosjektet, noe som medfører et foreløpig merforbruk på 111 timer i forhold til estimat. Endelig merforbruk vil være høyere. Merforbruket har flere forklaringer. Blant annet vises det til at det har medgått ca. 50 timer i arbeidet med den første prosjektplanen. Dette er arbeid som ikke har blitt gjenbrukt i det videre arbeidet. Videre har sammenligningen med andre kommuner medført høyere tidsbruk. Samarbeidet og større grad av involvering av administrasjonen enn normalt i prosjekter har også medført høyere tidsbruk. Endelig spørreundersøkelse ble større og mer omfattende enn planlagt fra vår side, noe som også har medført høyere tidsbruk knyttet til analyse og sammenstilling. Samtidig gir resultatene kommunen et godt grunnlag for å jobbe videre med nærværsarbeidet. «Varslingsordningen» Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 9. juni 2016 (sak 16/29). Planen ble vedtatt som foreslått av revisjonen. Rapporten er planlagt ferdigstilt til kontrollutvalgets møte i desember Total leveranse Gjennom budsjett vedtok Bystyret 1200 timer til forvaltningsrevisjon i Budsjettet skal dekke alle forbrukte timer til administrative- og revisjonsmessige handlinger knyttet til forvaltningsrevisjon. Tabellen nedenfor viser antall leverte timer til forvaltningsrevisjon i samtlige av våre eierkommuner. østfold kommunerevisjon iks 2 175

176 Kommune Budsjett Produksjon 2016 Leveransegrad Fredrikstad % Hvaler % Moss % Rygge* % Råde % Sarpsborg % Sum % *Merforbruket opp mot budsjett gjelder et konkret prosjekt i kommunen, og er bestilt av kontrollutvalget. Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 52 % per 1. halvår Produksjonen er i tråd med tidligere erfaringer, og revisjonen forventer at samtlige kommuner vil få leveranser i tråd med budsjett i I Moss har revisjonen levert 839 timer per 30. juni 2016, eller 70 % av budsjett. Dette innebærer at kommunen i henhold til budsjett har 361 timer tilgjengelig for forvaltningsrevisjon 2. halvår Det løper for tiden to oppdrag for kommunen: «Sykefravær» og «Varslingsordningen». Det kan være behov for å starte opp et ytterligere et prosjekt ved utgangen av året for å kunne levere på budsjett, men dette vil revisjonen eventuelt komme tilbake til i utvalgets møte i desember. Andre oppdrag Østfold kommunerevisjon IKS utfører også oppdrag på vegne av våre eierkommuner eller andre kommuner, som bestilles særskilt utenom budsjett. Disse kommer i tillegg til ovennevnte produksjon, og utgjør så langt i 2016 ca. 34 timer. Disse oppdragene har omhandlet/ omhandler: Forvaltningsrevisjon «Utskrivningsklare pasienter» - Halden kommune. Prosjektet ble ferdigstilt ved inngangen til Påløpte timer gjelder kommunestyrets behandling av rapporten. Forvaltningsrevisjon «Barnevern» - Halden kommune. Prosjektet pågår og skal ferdigstilles innen utgangen av Vi har også fått i oppdrag å levere plan for gjennomføring av ytterligere en forvaltningsrevisjon, knyttet til flyktninger, i Halden kommune. Dette prosjektet vil antakelig fortsette å løpe ut i Alle oppdrag vi får utover de som er bestemt gjennom budsjett medfører i utgangspunktet positive effekter for eierne våre, da det samlet sett gir lavere revisjonshonorar og/ eller gir oss større spillerom hva gjelder å hente inn ekstern kompetanse ved behov. Andre forhold Seksjonen er bemannet med god breddekompetanse, herunder samfunnskunnskap, sosilogi, økonomi og jus. Fagområdene, i kombinasjon med god kjennskap til kommunal sektor og offentlig revisjon, utgjør et solid grunnlag for å løse de oppdragene vi får. Ekstern kompetanse leies inn ved behov, i tillegg til at vi forsøker å utnytte eksterne fagmiljøer i de prosjektene det er mulig. Som eksempel vises det til Fylkesmannen, Høyskolen i Østfold, Direktoratet for sikkerhet og beredskap og lignende. østfold kommunerevisjon iks 3 176

177 Vår kompetanse og de oppdragene vi har gjennomført har også gjort oss bemerket utenfor kommunene våre. Som følge av dette får vi ofte forespørsler om å holde foredrag på ulike bransjekonferanser og samlinger, samt delta i faggrupper. Av kapasitetshensyn må vi dessverre avslå flertallet av disse henvendelsene, men vi deltar i de tilfellene hvor vi mener det kan gi mereffekt for våre kunder. Som eksempel vises det til at seksjonen har vært representert i Forvaltningsrevisjonskomiteen i Norges kommunerevisorforbund frem til juni Denne komiteen er standardsettende for hvordan forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i Norge. Seksjonen har også vært representert i en arbeidsgruppe som har jobbet med revisjonsfaglige problemstillinger, som kan oppstå i forbindelse med kommunesammenslåinger. Arbeidet ble avsluttet i juni 2016 og rapporten finnes tilgjengelig på I februar deltok seksjonen på kontrollutvalgskonferansen 2016, hvor vi holdt et foredrag om samspillet mellom revisjonen og kontrollutvalget. Konferansen hadde ca deltakere fra hele landet, og var en fin anledning til å markedsføre Østfold kommunerevisjon og å presentere det samarbeidet vi har med våre kontrollutvalg. I oktober 2016 har vi blitt invitert til Nasjonal fagkonferanse i offentlig revisjon, hvor vi skal snakke om internkontroll i kommunal sektor. Målgruppen for denne konferansen er Riksrevisjonen, kommunale revisjonsselskaper, private revisjonsselskaper som reviderer offentlig virksomhet, samt rådmenn. Rolvsøy, 25. august 2016 Laila Nagelhus (sign.) adm. dir. Anders Svarholt (sign.) seksjonsleder forvaltningsrevisjon østfold kommunerevisjon iks 4 177

178 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/126 Dokumentnr.: 31 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /36 Utkast til spørreundersøkelse ifm. forvaltningsrevisjon om "Varsling" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjon om spørreundersøkelsen tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Utkast til spørreundersøkelse, versjon datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 16/29, (Prosjektplan) Bystyresak (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 15/68, (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok prosjektplanen for dette prosjektet i juni: Utdrag fra protokollen fra 9.6: PS 16/29 Prosjektplan Varsling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Varsling» godkjennes med presiseringer som er gitt i møtet Kontrollutvalget Moss behandling : Forvaltningsrevisor Lene Brudal gjennomgikk prosjektplanen. Det var enighet om at kontrollutvalget får seg forelagt spørreskjemaet i neste møte. Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Prosjektplan «Varsling» godkjennes med presiseringer som er gitt i møtet 178

179 Vurdering Sekretariatet har ingen merknader til spørreskjemaet og har ingen ytterligere vurderinger eller forslag til vedtak knyttet til spørreskjemaet. I utgangspunktet tenker vi at utkast til spørreskjema legges fram for kontrollutvalget til opplysning og for å gi innsikt i revisjonens arbeid i et forvaltningsrevisjonsprosjekt. Men det er mulig at utvalget også har innspill til revisjonen. Kontrollutvalget må da ta stilling til om det er behov for å formulere evt. innspill som «bestilligsvedtak». 179

180 Varsling om kritikkverdige forhold Din identitet vil holdes skjult. Les om retningslinjer for personvern. (Åpnes i nytt vindu) Spørsmål om stillingstype brukes til å filtrere spørsmål i undersøkelsen til riktige personer. 1) Hvor er du ansatt? Økonomi og organisasjon Plan, miljø og teknisk Oppvekst og kultur Helse og sosial Moss kommunale eiendomsselskap Moss drift og anlegg Annet 2) Hvilken type stilling har du? Virksomhetsleder/daglig leder (KF) Avdelingsleder med personalansvar Medarbeider 3) Hvor stor stillingsandel er du ansatt i? % 60-79,99 % 40-59,99 % 20-39,99 % 0-19,99 % 4) Er du verneombud? 180

181 Ja Nei 5) Er du tillitsvalgt? Ja Nei Kritikkverdige forhold er opplysninger om straffbare handlinger og mislighold av andre bestemmelser, herunder også brudd på kommunens etiske retningslinjer eller alminnelige etiske standarder, eksempelvis: Forhold som kan medføre fare for liv og helse Mobbing og trakassering Korrupsjon Maktmisbruk Underslag, tyveri og økonomiske misligheter Brudd på taushetsplikt Diskriminering 6) Gjennom hvilke kanaler kan du varsle om kritikkverdige forhold? Kryss av for de kanalene du kjenner til. Tillitsvalgt Verneombud Min nærmeste leder Kommunalsjef/rådmann Varslingsutvalget Jeg vet ikke hvem jeg skal henvende meg til for å varsle 7) Vet du hvor du kan finne informasjon om hvordan du skal gå frem for å varsle om kritikkverdige forhold? Ja Nei 8) Har du selv erfart kritikkverdige forhold i kommunen de siste fem årene? Ja Nei Vet ikke Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen 181

182 Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( ) o Hvis Har du selv erfart kritikkverdige forhold i kommunen de siste fem årene? er lik Ja 9) Hva gjaldt det kritikkverdige forholdet/forholdene? Du kan velge flere alternativer. Forhold som kan medføre fare for liv og helse Mobbing og trakassering Korrupsjon Maktmisbruk Underslag, tyveri og økonomiske misligheter Brudd på taushetsplikt Brudd på etiske retningslinjer/standarder Brudd på andre rutiner/retningslinjer Diskriminering Annet Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( ) o Hvis Har du selv erfart kritikkverdige forhold i kommunen de siste fem årene? er lik Ja Dersom du har erfart flere kritikkverdige forhold de siste fem årene, vil vi at du skal ta utgangspunkt i det siste forholdet når du besvarer de neste spørsmålene. 10) Varslet du om det kritikkverdige forholdet/forholdene? Ja Nei Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: 182

183 ( ) o Hvis Varslet du om det kritikkverdige forholdet/forholdene? er lik Ja 11) Til hvem varslet du? Flere valg er mulige. Tillitsvalgt Verneombud Min nærmeste leder Kommunalsjef/rådmann Varslingsutvalget Annet Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( ) o Hvis Varslet du om det kritikkverdige forholdet/forholdene? er lik Ja 12) Hva ble gjort med det kritikkverdige forholdet? Forholdet ble rettet opp Forholdet ble avklart, men ikke endret Det ble ikke gjort noe Vet ikke/har ikke fått informasjon Annet Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( ) o Hvis Varslet du om det kritikkverdige forholdet/forholdene? er lik Ja Ta stilling til påstandene nedenfor. Påstandene besvares på en skala fra 1-6, hvor 1 er "I svært liten grad" og 6 er "I svært stor grad". 13) I hvilken grad opplevde du følgende da du varslet om forholdet: 183

184 Varslingen ga positive effekter for Moss kommune Jeg fikk positive tilbakemeldinger på at jeg varslet Jeg ble tatt på alvor I svært liten grad I svært stor grad 6 Jeg ble ivaretatt på en god måte Jeg ble baksnakket, trakassert og/eller utstøtt Jeg ble fratatt arbeidsoppgaver eller fikk endret stilling på andre måter (omplassering/andre oppgaver) Jeg fikk negative reaksjoner fra overordnede Jeg fikk negative reaksjoner fra kollegaer Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( ) o Hvis Varslet du om det kritikkverdige forholdet/forholdene? er lik Nei 14) Hvorfor varslet du ikke om det kritikkverdige forholdet/forholdene? Du kan velge flere alternativer. Det er ikke mitt ansvar å varsle Noen andre varslet om forholdet Jeg visste ikke hvor jeg skulle henvende meg Jeg var redd for å bli avvist Jeg var redd for at varselet ikke skulle bli tatt alvorlig Jeg var redd for negative reaksjoner fra overordnede Jeg var redd for negative reaksjoner fra kollegaer Jeg syns det er illojalt å varsle Det var ikke takhøyde for å ta opp kritikkverdige forhold på min arbeidsplass 184

185 Annet Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( ) o Hvis Har du selv erfart kritikkverdige forhold i kommunen de siste fem årene? er lik Ja 15) Dersom du oppdager nye kritikkverdige forhold i kommunen, kommer du til å varsle om disse? Ja Nei Vet ikke Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( ) o Hvis Har du selv erfart kritikkverdige forhold i kommunen de siste fem årene? er lik Nei 16) Dersom du oppdager kritikkverdige forhold i kommunen, kommer du til å varsle om disse? Ja Nei Vet ikke Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( ) o Hvis Dersom du oppdager kritikkverdige forhold i kommunen, kommer du til å varsle om disse? er lik Nei 185

186 17) Hvorfor kommer du ikke til å varsle dersom du oppdager kritikkverdige forhold (du kan velge flere alternativer)? Det er ikke mitt ansvar å varsle Jeg regner med at andre har/kommer til å varsle om forholdet Jeg vet ikke hvor jeg skal henvende meg Jeg er redd for at varslingen skal bli avvist Jeg er redd for sanksjoner fra overordnede Jeg er redd for at varselet ikke skal bli tatt alvorlig Jeg er redd for negative reaksjoner fra kollegaer Jeg syns det er illojalt å varsle Det er ikke takhøyde for å ta opp kritikkverdige forhold på min arbeidsplass Annet Ta stilling til påstandene nedenfor. Påstandene besvares på en skala fra 1-6, hvor 1 er "I svært liten grad" og 6 er "I svært stor grad". 18) I hvilken grad har du tillit til følgende varslingsinstanser? Tillitsvalgt Verneombud Avdelingsleder Virksomhetsleder/daglig leder (KF) Kommunalsjef Rådmann Varslingsutvalget I svært liten grad I svært stor grad 6 Vet ikke/ikke relevant 19) I hvilken grad er du enig i påstandene nedenfor? Jeg har fått god informasjon om kommunens varslingsordning Jeg vet forskjellen på et avvik og et kritikkverdig forhold I svært liten grad I svært stor grad 6 186

187 Jeg har ansvar for å melde fra dersom jeg avdekker kritikkverdige forhold i kommunen Min nærmeste leder legger til rette for at vi skal kunne melde fra om kritikkverdige forhold Vi har bevissthet rundt kommunens etiske prinsipper på min arbeidsplass Vi har et godt ytringsklima på min arbeidsplass Min nærmeste leder er positiv til kritikk/nye ideer Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( ) o o o Hvis Hvilken type stilling har du? er lik Avdelingsleder med personalansvar eller Hvis Hvilken type stilling har du? er lik Virksomhetsleder/daglig leder (KF) 20) I hvilken grad er du enig i påstandene nedenfor? 1 I svært liten grad I svært stor grad Åpenhet og ærlighet er viktig Det er takhøyde for å stille kritiske spørsmål på min arbeidsplass Kommunen trenger arbeidstakere som sier i fra Kritikkverdige forhold må stoppes eller endres Etisk refleksjon er viktig Etikk er regelmessig på dagsorden på min arbeidsplass Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: 187

188 ( ) o o o o o o o Hvis Hvilken type stilling har du? er lik Virksomhetsleder/daglig leder (KF) eller Hvis Hvilken type stilling har du? er lik Avdelingsleder med personalansvar eller Hvis Er du verneombud? er lik Ja eller Hvis Er du tillitsvalgt? er lik Ja 21) Har du mottatt et eller flere varsel om kritikkverdige forhold? Ja Nei Denne informasjonen vises kun i forhåndsvisningen Følgende kriterier må være oppfylt for at spørsmålet skal vises for respondenten: ( ) o Hvis Har du mottatt et eller flere varsel om kritikkverdige forhold? er lik Ja Dersom du har mottatt flere varsler, ta utgangspunkt i det siste, når du tar stilling til påstandene nedenfor. 22) I hvilken grad er du enig i følgende påstander? Varslingen ble tatt på alvor Varselet ga positive effekter for kommunen Den som varslet ble godt ivaretatt Rettssikkerheten til den/de det ble varslet om, ble godt ivaretatt 1 I svært liten grad I svært stor grad Vet ikke 23) Har du andre kommentarer til kommunens varslingsordning eller til spørreundersøkelsen? Copyright All Rights Reserved. 188

189 189

190 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/125 Dokumentnr.: 30 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /37 Revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap for NAV Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap for NAV, til orientering, med følgende kommentar: «Kontrollutvalget ber administrasjonen i MK Eiendom KF om å sørge for at anskaffelsesprotokoller utarbeides i overenstemmelse med forskriftens bestemmelser.» 2. Revisjonsrapport og styret i MKEiendom KF saksutredning om byggeregnskapet for NAV oversendes bystyret med følgende innstilling: Byggeregnskapet for: o objekt 6525 «Ombygging Kongensgate 34 o objekt 6565 «Nytt mottak NAV» o objekt 6567 «BOSA-kontorer» avsluttes med en samlet utgift på kr Dette tilsier et mindreforbruk mot budsjett på ca. kr Prosjektet finansieres med momskompensasjon kr og serielån over 30 år med kr Driftskostnader dekkes av husleie fra NAV og Moss kommune. Fredrikstad, Vedlegg 1. Revisjonsrapport Avslutning av byggeprosjekt for NAV, datert Styresak MKEiendom KF sak 021/16 Regnskapsavslutning NAV Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Reglement for kontrollutvalget i Moss 190

191 Saksopplysninger I henhold til reglement for kontrollutvalget skal kontrollutvalget avgi innstilling til bystyret om godkjenning for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner. Østfold kommunerevisjon har revidert byggeregnskap for NAV. Byggeprosjektet omfatter følgende 3 prosjekter: 6525 Ombygging Kongensgate 34, 6565 Nytt mottak NAV og 6567 BOSO-kontorer Prosjektene er en del av planene for ombygging av NAVs kontorer som startet allerede i Deler av ombyggingen er allerede avsluttet. Disse arbeidene startet i 2012 og er en ferdigstillelse av ikke utførte arbeider i Ettersom prosjektene griper i hverandre, har MK Eiendom KF valgt å regnskapsavslutte dette samlet. Samlet bevilging til prosjektet var kr ,-. Det avlagte byggeregnskap viser et totalforbruk på kr til prosjektet. Regnskapet er dermed avsluttet med mindreforbruk på kr Revisjonen finner at innkjøpsprosessen i all hovedsak er tilfredsstillende håndtert. Det er gjennomført åpne anbudskonkurranser der anslått anskaffelsesverdi var høyrere en kr For fire anskaffelser som var anslått å ha verdi mellom kr er det foretatt ved direkte anskaffelser. For anskaffelser til en verdi mindre enn kr er det forspurt 1 til 2 aktuelle leverandører. Revisjonen konkludere videre med at det mangler protokoll, skatteattester og HMSerklæring for 3 anskaffelser inkl. kjøp av juridisk bistand. For anskaffelsesprotokoller er det gjennomgående mangler med og om kontraktsum/verdi. Revisjonen viser i rapporten til Forskrift om offentlige anskaffelser 3-2: Protokollføring med henvisning til forskriftens vedlegg 3 eller 4: Der fremkommer det at protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Deretter følger hva protokollen minst skal inneholde herunder bl.a., beskrivelse av hva som skal anskaffes, anslått verdi på kontrakt, navn på og begrunnelse for valg av leverandør(er) og kontraktsverdi. Byggeregnskapet anses å være avlagt senere enn hva de interne rutinene tilsier. Årsaken til utsettelsen skyldes ifølge MKEiendom primært en stor reklamasjon/ prosjekteringsfeil på varmeanlegget som «dukket opp» rett etter overlevering. Utbedringsarbeidet, som kunne ha påvirket regnskapet ble ikke avsluttet før sommeren 2016 Sekretariatet viser til vedlagte revisjonsrapport med vedlegg for ytterligere detaljer. Styret i MKEiendom KF behandlet saken om regnskapsavslutning i styremøte den i sak 021/16. Vi viser i helhet til styrets saksfremlegg og vedtak i saken som er vedlagt denne sak. Vurdering Med bakgrunn i revisjonsrapporten og MKEiendom KF (styrets behandling) av saken anbefaler sekretariatet følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap for NAV, til orientering med følgende kommentar: «Kontrollutvalget ber administrasjonen i MK Eiendom KF om å sørge for at anskaffelsesprotokoller utarbeides i tråd med forskriftens bestemmelser.» 191

192 Revisjonsrapport og styret i MKEiendom KF saksutredning oversendes bystyret med følgende innstilling: Byggeregnskapet for: o objekt 6525 «Ombygging Kongensgate 34 o objekt 6565 «Nytt mottak NAV» o objekt 6567 «BOSA-kontorer» avsluttes med en samlet utgift på kr Dette tilsier et mindreforbruk mot budsjett på ca. kr Prosjektet finansieres med momskompensasjon kr og serielån over 30 år kr Driftskostnader dekkes av husleie fra NAV og Moss kommune. 192

193 Revisjonsrapport Avslutning av byggeregnskap for NAV Moss kommunale eiendomsselskap KF Rolvsøy

194 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING FORMÅL OG AVGRENSNING ORGANISERING OG METODEVALG GJENNOMFØRING VURDERINGER... 6 Vedlegg Saksutredning etter styrebehandling - Regnskapsavslutning NAV, datert

195 1. INNLEDNING Reglement for kontrollutvalget i Moss er vedtatt av bystyret I 4.3 fremkommer at: Kontrollutvalget fremmer sak til bystyret for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner. I Moss kommune er det Moss kommunale eiendomsselskap KF (MKEiendom) som står ansvarlig for de fleste av Moss kommunes investeringsprosjekter etter vedtak og bevilgning i bystyret. I ansvaret for investeringsprosjektene inngår også ansvar for regnskapsføring og videre rapportering av investeringsregnskapene. MKEiendom har avsluttet byggeregnskapet for NAV. Dette omfatter 3 prosjekter, hhv regnskapsobjekt 6525 Ombygging Kongensgate 34, 6565 Nytt mottak NAV og 6567 BOSOkontorer. Ettersom prosjektene griper i hverandre, har MKEiendom valgt å regnskapsavslutte dette samlet. Prosjektene er en del av planene for ombygging av NAVs kontorer som startet allerede i Deler av ombyggingen er allerede avsluttet. Disse arbeidene startet i 2012 og er en ferdigstillelse av ikke utførte arbeider i FORMÅL OG AVGRENSNING Formålet med gjennomgangen er å bekrefte riktigheten av regnskapene. Kontrollen av investeringsprosjektet innefatter kun bekreftelse av regnskapet, og ikke gjennomgang og vurdering av rutinene for gjennomføring av investeringsregnskaper generelt. 3. ORGANISERING OG METODEVALG Kontrollen er gjennomført av revisor Catrine Spro Wernersen i august 2016 og er foretatt i samsvar med metodikk for god kommunal revisjonsskikk. Det er benyttet alminnelig revisjonsmetodikk i arbeidet der kriteriene fremkommer av eget revisjonsprogram for investeringsregnskap. 4. GJENNOMFØRING Vedtak, bevilgning, regnskap og finansiering Vi mottok «Saksutredning Regnskapsavslutning NAV» datert som er godkjent av daglig leder. Dette dokumentet er benyttet som utgangspunkt for revisjonen. Dokumentet har blitt endret i løpet av revisjonsprosessen og har nå ny dato Anmodning om revisjon er datert Byggeregnskapet ble styrebehandlet Styrets vedtak var i tråd med daglig leders forslag. 195

196 Tabellen nedenfor er en sammenstilling over vedtatte bevilgninger, finansiering og regnskap samt administrasjonens forslag til vedtak. Prosjekt Bevilget Beskrivelse Beløp Beløp Objekt 6525 B-144/12 Kommunens årsbudsjett Ombygging B-114/13 Kommunens årsbudsjett Kongensgate 34 Til sammen Objekt 6565 Nytt mottak NAV B-051/14 Bystyret , Nytt mottak NAV Objekt 6567 B-054/14 1. tertialrapport 2014 Moss kommune Totalt beviget til prosjektene Investeringene er vedtatt finansiert med serielån over 30 år Regnskapsførte utgifter Totalt bevilget Mindreforbruk Forslag til vedtak: Bruk av lån Momskompensasjon Sum finansiering Totalt er det vedtatt bevilgninger til prosjektene på kr Prosjektet avsluttes med et mindreforbruk på kr Vedtakene vedrørende tildeling av midler til objekt 6565 og 6567 kom først i 2014 mens flere av kontraktene, bl.a. generalentreprisen er fra 2012/2013. Kontaktene er basert på de opprinnelige planene som forelå for ombygging av NAV. Innkjøpsprosessen Det ble gjennomført åpne anbudskonkurranser der anslått anskaffelsesverdi var høyere enn kr Dette gjaldt generalentreprenør og solskjerming. Leverandør ble valgt ut fra laveste pris da dette var eneste forhåndsdefinerte kriteriet. Det er utarbeidet anskaffelsesprotokoller og skatteattester og HMS-erklæring er innhentet. Anskaffelsesprotokollen vedrørende generalentreprenøren viser ikke anslått verdi, type anskaffelse, hvem som er valgt/ikke valgt som leverandør eller kontraktssum. Protokollen for solskjerming viser ikke kontraktssum. Det var ytterligere 4 anskaffelser som var anslått å ha en verdi over kr (arkitekt, rådgivende konsulent elektro/vvs, sideentreprise glassfasade og sideentreprise kontorfronter/himlinger). Disse anskaffelsene er foretatt som direkte anskaffelse ved at leverandører som var involvert i prosessen i 2009 ble forespurt. Det foreligger 196

197 anskaffelsesprotokoll, skatteattester og HMS-erklæring for 2 av disse. Anskaffelsesprotokollene som foreligger mangler opplysning om kontraktssum. For anskaffelser anslått til en verdi mindre enn kr er det forespurt 1 eller 2 aktuelle leverandører. Underveis i prosjektet ble det behov for juridisk bistand i forbindelse med en fravikelsessak. Innkjøp ble foretatt som en direkte anskaffelse med henvendelse til en advokat som var benyttet på denne saken tidligere. Utgiftene utgjorde ca. kr eks. mva. Det foreligger ikke anskaffelsesprotokoll, avtale som sier noe om timepriser, timeestimat e.l. for denne utvidelsen av det opprinnelige oppdraget. Regnskap Revisjonen har sammenlignet rapporterte regnskapstall (byggeregnskapet i saksutredningen) mot økonomisystemet på de 3 objektene, og det er ikke funnet avvik. Vi har kontrollert utbetalingene til leverandørene hvor det er inngått kontrakt/avtale og dette viser; Generalentreprenør Overskredet med 106,44 % (kr ,38) Arkitekt overskredet med 19,82 % (kr ,08) Rådgivende konsulent elektro/vvs overskredet med 98,15 % (kr ,86) Solskjerming Overskredet med 21,8 % (kr ,45) Byggeleder for solskjerming Overskredet med 55,40 % (kr ,92) Byggeleder for generalentreprenør Overskredet med 125,98% (kr ,44) Sideentreprise glassfasade Overskredet med 50,97 % (kr ,30) Sideentreprise kontorfronter/himlinger Overskredet med 82,43 % (kr ,32) Det foreligger endringsmeldinger/varsel om tillegg for de største kontraktene. Ellers er tillegg dokumentert med timelister og spesifikasjon/forklaring på fakturaen. Bilagshåndtering Revisjonen har foretatt stikkprøvekontroll av bokførte bilag for å verifisere at utgifter tilhører prosjektet og at de er dokumentert i henhold til kravene i bokføringsloven. Våre funn viser at behandlingen av bilag og dokumentasjon er håndtert tilfredsstillende. Gjennomførte bilagskontroller viste at fakturaene var merket på en slik måte at det var enkelt å henvise de til prosjektet. Timepriser stemte med inngåtte kontrakter/avtaler med tilhørende bekreftede prisjusteringer. Renter Investeringsprosjektet er belastet med byggelånsrenter på kr Avslutning I følge foretakets rutiner skal regnskapsavslutning av byggeregnskapet foretas innen ni måneder etter at bygget er ferdigstilt. Siste overtagelsesrapport er datert Byggeregnskapet skal styrebehandles 29. august 2016 dvs. ca. 14 måneder senere. 197

198 5. VURDERINGER Revisjonen finner at innkjøpsprosessen i hovedsak er tilfredsstillende håndtert og dokumentert i følge gjeldende regler samt at utgifter er regnskapsført og dokumentert tilfredsstillende. Det mangler imidlertid protokoll, skatteattester og HMS-erklæring for 3 anskaffelser inkl. kjøp av juridisk bistand. Utbetalingene til leverandørene som er benyttet viser at kontraktsverdien/tilbudet er overskredet med betydelige beløp. Overforbruket varierer mellom % av opprinnelig kontrakt/tilbud. Beløpsmessig er det vesentligste avviket knyttet til generalentreprisen hvor totalt fakturert er om lag 3,7 mill. kr. høyere enn kontraktsverdien. Det innebærer en dobling i forhold til kontrakten. I saksgrunnlaget blir overskridelsene forklart med endringer underveis i byggeprosessen bl.a. pga. strengere krav til sikkerhet for ansatte, omgjøring av kantine til forsamlings/kurslokale og tilpasning til kontorplasser for BOSO samt at utsettelsen av byggeprosessen medførte at de måtte utføre arbeidene samtidig med at lokalene var i bruk. Grunnet til at utførte arbeider ikke samsvarer med opprinnelige kontrakter og dette har derfor ført til store overskridelser. Endringsmeldinger/tillegg er godkjent av MKEiendom. Det er ingen overskridelser i forhold til vedtatt budsjett fordi vedtakene ble fattet etter at behov for endringer var kjent. Det fremkommer av saksutredningen at MKEiendom vil utarbeide en egen sak til kontrollutvalget og bystyret som omfatter hele prosessen med ombygging av NAV når alle investeringene er regnskapsavsluttet. Innholdet i anskaffelsesprotokollene er noe ulikt. I Forskrift om offentlige anskaffelser 3-2 Protokollføring med henvisning til forskriftens vedlegg 3 eller 4 fremkommer det at protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Deretter følger hva protokollen minst skal inneholde herunder bl.a., beskrivelse av hva som skal anskaffes, anslått verdi på kontrakt, navn på og begrunnelse for valg av leverandør(er) og kontraktsverdi. Byggeregnskapet anses å være avlagt senere enn hva de interne rutinene tilsier. Årsaken til utsettelsen skyldes ifølge MKEiendom primært en stor reklamasjon/ prosjekteringsfeil på varmeanlegget som «dukket opp» rett etter overlevering. Utbedringsarbeidet, som kunne ha påvirket regnskapet ble ikke avsluttet før sommeren Rolvsøy, Jolanta Betker (sign.) Seksjonsleder for regnskapsrevisjon Catrine Spro Wernersen (sign.) revisor 198

199 199

200 200

201 201

202 202

203 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/124 Dokumentnr.: 16 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /38 Overordnet revisjonsstrategi for Regnskapsrevisjon Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Overordnet revisjonsstrategi for Moss kommune 2016, tas til etterretning Fredrikstad, Vedlegg Overordnet revisjonsstrategi for Moss kommune, datert Revisjonsstrategi for 2016 vedrørende kommunale foretak. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Den overordnede revisjonsstrategien omfatter regnskapsrevisjon av årsregnskapet for Formålet med en overordnet revisjonsstrategi, er å vise kontrollutvalget hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Moss kommune. Revisjonen har tatt utgangspunkt i tidligere erfaring for oppdragene, og eventuelle endringer i risikobilde for de enkelte oppdragene/revisjonsområdene. I det vedlagte strategidokumentet fremgår det oversikt over inndelingen i områder, oppdragsvurdering, analyser, vesentlighetsvurdering og angrepsvinkel og gjennomføring av revisjonen for oppdraget. Det legges til grunn at arbeidet skal gjennomføres i henhold til revisjonsstandardene og forskrift om revisjon i kommuner og at gjeldende revisjonsmetodikk skal brukes. Funn som er av vesentlig betydning for risikovurderingen rapporteres i henhold til Forskrift om revisjon i kommuner. Vi viser til vedlagt revisjonsstrategi for nærmere detaljering. 203

204 Vurdering I henhold til Forskrift om revisjon i kommuner, skal revisjonen planlegge, gjennomføre og rapportere slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. Kontrollutvalget skal etter forskrift om kontrollutvalg ( 6) påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte. Som ledd i dette legges det frem en overordnet revisjonsstrategi for hvordan revisjonsoppgaven knyttet til Moss kommune er tenkt løst med hensyn til planlegging, prioritering, gjennomføring og rapportering. Dette er nødvendig for at kontrollutvalget skal kunne utføre sin påse funksjon at revisjonen fungerer på en betryggende måte. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om å ta overordnet revisjonsstrategi for 2016 til etterretning. 204

205 REGNSKAPSREVISJON OVERORDNET REVISJONSSTRATEGI 2016 Moss kommune Rolvsøy

206 Innholdsfortegnelse 1. Formål Revisjonens formål og omfang Inndeling i områder Oppdragsvurdering Kommunens virksomhet Angrepsvinkel Gjennomføring av revisjon

207 1. Formål Formålet med presentasjon av den overordnede revisjonsstrategien, er å vise kontrollutvalget hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Moss kommune og hvordan ressursene er fordelt. Den overordnede revisjonsstrategien legges fram for at kontrollutvalget skal ha rimelig grunnlag for å påse at kommunen har en betryggende revisjonsordning (forskrift om kontrollutvalg 4.). Kontrollutvalget skal kunne: - få oversikt over omfanget av revisjonen, og at revisor dekker alle sentrale sider ved virksomheten - danne seg et bilde av om revisjonsarbeidet er lagt opp på en effektiv måte 2. Revisjonens formål og omfang Revisjon av kommunal sektor er hjemlet i kommuneloven 78 og forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Formålet med revisjon er å gjøre revisor i stand til å avgi en uttalelse: - om årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk - om de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og om beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap stemmer med regulert budsjett - om opplysninger i årsberetningen er konsistent med årsregnskapet, og om forslag til anvendelse av regnskapsmessig overskudd eller dekning av underskudd er i samsvar med lov og forskrifter - om den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger Revisor skal utføre revisjonen etter beste skjønn, herunder vurdere risikoen for at det kan foreligge feilinformasjon i årsregnskapet som følge av misligheter og feil. Revisjonen skal utføres i samsvar med god kommunal revisjonsskikk samt internasjonale revisjonsstandardene og forskrift om revisjon i kommuner. 3. Inndeling i områder Den overordnede revisjonsstrategien bygges opp med hjelp av inndeling av regnskapet i områder og transaksjonsklasser. Kommunens regnskap består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanse og noter. Vi har valgt følgene områdeinndeling: - Lønn - Innkjøp - Driftsmiddel (Drift/Investeringsregnskap) - Finans - Overføringer - Salg - Likvid - Skatt - Merverdiavgift 3 207

208 For å kunne bruke den teoretiske områdeinndelingen over kreves det kunnskap om kommunen og de regnskaper som inngår i oppdraget (ISA 315) Oppdragsvurdering Det er ikke kjente forhold som tilsier at vi ikke kan videreføre oppdraget. Oppdragsansvarlig revisor og revisorteamet avgir egenerklæring for uavhengighet i forhold til Moss kommune. Det er ikke kjent at det foreligger forhold som påvirker revisors integritet til oppdraget. Teamet som brukes mot Moss kommune har tilstrekkelig formell kompetanse og erfaring til å løse oppdraget. Vilkår for oppdraget er avtalt i rammeavtale og revisjonsavtalen med Moss kommune. 5. Kommunens virksomhet Følgende administrative organisering av Moss kommune gjelder for år Per 1. januar 2016 var innbyggertallet i Moss kommune (kilde: SSB pr ). Kommunen hadde per ,8 årsverk (kilde: Årsberetning 2015). Fordeling mellom politisk styring og administrativ styring er regulert i delegeringsreglement. Kommunen har 3 kommunale foretak (MKeiendom KF, Moss Drift og Anlegg KF og Moss Havn KF). Kommunal virksomhet omfatter mange og ulike typer aktiviteter og involverer mange ulike profesjoner. Se organisasjonskart ovenfor hentet fra kommunens Årsberetning Driften styres av budsjett som fastsettes av bystyret. Den økonomiske rammen fastsettes hovedsakelig av staten gjennom skattevedtaket og rammetilskudd. Lønn utgjør hoveddelen 1 Internasjonal revisjonsstandard - Identifisering og vurdering av risikoene for vesentlig feilinformasjon gjennom forståelse av enheten og dens omgivelser