Status tiltaksplan. Informasjonstavler ble montert i venteareal i mai, der informasjonsinnhold er utarbeidet i samarbeid med kommunikasjonsenheten.

Transkript

1 Status tiltaksplan Hva Venteareal mottaksfunksjon Kortsiktig: Informasjonsskjerm er montert, forslag til innhold er utarbeidet og er til utprøving. Gjennomgang av status og iverksettelse av tiltak for å bedre triagering og dermed pasientsikkerheten på venterommet. Vurdere bruk av ledige lokaler som frigjøres etter flytting av legevaktssentralen ifht til pasientflyt, evt vurder behov for leie av St. Olavs hospital. Nye lokaler Budsjettarbeid ivaretas for større innvesteringer Status Informasjonstavler ble montert i venteareal i mai, der informasjonsinnhold er utarbeidet i samarbeid med kommunikasjonsenheten. Det ble i mai gjort en analyse på hva som umiddelbart kunne gjøres innenfor gjeldende bemanning for å bedre ventesituasjonen for publikum. Et tiltak var bedre merking og informasjon til de som venter i forhold til hva de skal gjøre hvis deres situasjon forverres mens de oppholder seg på venterommet. En har i etterkant erfart at publikum følger denne instruksen med å henvende seg til den i ytre ekspedisjon. Det ble samtidig vurdert om den i ytre ekspedisjon skulle gå systematiske runder i ventearealet for å sjekke tilstanden til de som venter, men dette gikk man bort fra da dette vil forlenge ventetiden ytterligere. Legevaktas erfaring er at publikum tar kontakt når deres situasjon forverres. November 2015 ble det igangsatt en bemanningsøkning, for å kunne ha 2 personer i ytre ekspedisjon i perioder der en forventer stor pågang. Det er i høst gjort en vurdering i behovet for leger på vakt, der man ser bruken av B lege, på kveld og helg det siste året har vært mellom %. Det er derfor besluttet å permanent bemanne opp med en ekstra lege på alle kvelder mandag-søndag. Arealet som tidligere ble brukt av legevaktssentralen blir derfor nå ombygd til et legekontor. En forventer at dette vil være klart til Høsten 2015 er det avholdt flere byggemøter sammen med utbyggingsenheten og arkitektfirma, der legevakta har vært bredt representert med hele AMG. Her har man hatt som utgangspunkt at legevakta skal innføre et nytt validert triagesystem, Manchester Triage System som medfører en annen arbeidsflyt og setter krav til egnede lokaliteter. Det er tatt høyde for befolkningsvekst i 2016, samt bemanningsøkning for å svare ut akuttmedisinforskriftens krav om 2 minutters svart for 80 % av henvendelsene på legevaktstelefonen.

2 Innføring av validert triagesystem Legevaktssentralen: Kortsiktig: Gjøre avklaringer med fylkesmannen knyttet til en mulig overgangsordning for 2-minutters kravet i Akuttmedisinforskriften inntil ny vaktsentral med tilrettelagt telefon-/arbeidsplasser er på plass i november. Ny rekruttering fremskyndes. Legevaktssentralen har tatt i bruk nytt systemverktøy for å redusere svartiden. Vaktsentral fyller 2 minutters krav Legevakta har siden høsten 2013 brukt Norsk Medisinsk Indeks ved alle henvendelser til legevaktstelefonen. Pasienter som møter direkte på legevakta blir vurdert av sykepleier som benytter et hastegradssystem som er utviklet av overlegene på legevakta gjennom flere år, for å kvalitetssikre at vurderingen blir gjort på et medisinsk faglig grunnlag. Sykepleiere som vurderer pasienter i ytre ekspedisjon får grundig opplæring, og legevaktas hastegradssystem blir jevnlig evaluert. Innføring av et validert system vil kreve systematisk opplæring over tid, og krever lokaliteter vi i dag ikke har. Vår vurdering er at det vil være forsvarlig og riktig å vente med å innføre Manchester Triage System til vi har flyttet inn i nye lokaler. Per tiden økes kapasiteten fra en til to sykepleiere i ytre ekspedisjon når tilstrømmingen krever det. Dette tiltaket burde ikke vært med i tiltaksplanen, da en slik overgangsordning ikke eksisterer. Det ble i sommer planlagt en bemanningsøkning for møte kravet om 2 minutters svartid for 80 prosent av alle henvendelser på legevaktstelefonen. Dette ble besluttet utsatt til man fikk oversikt over legevaktas økonomiske situasjon. Dette ble igangsatt november 2015 og pågår. Den 13. oktober tok legevakta i bruk Transmed 8, som er et registrerings- og beslutningsstøtte system, som blant annet forenkler registreringen av de som ringer. Systemet gir også legevakta enn betydelig bedre styringsinformasjon. Der vi tidligere hadde ingen informasjon, ser vi nå til en hver tid hvor mange som ringer, til hvilken tid på døgnet. Dette har gitt legevakta bedre grunnlag til å bemanne opp til de tider av døgnet det er mest press. Nytt registrering og beslutningsstøtte system og ny telefonløsning, har gitt legevakta en helt ny oversikt over hvor mange henvendelser som kommer på telefonen time for time, gjennom hele døgnet. Og det vi ser er at antall henvendelser varierer gjennom døgnet, og i pressperioder er kapasiteten for liten, både i forhold til å kunne besvare alle telefoner, og ikke minst i forhold til å kunne overholde forskriftskravet der vi skal besvare 80 % av alle

3 henvendelser innen 2 minutter. I dag har vi i pressperioder hatt 3 operatører på vakt, allikevel klarer vi ikke å besvare alle telefoner. Legevakta har hatt en gjennomgang av dagens bemanningsplan, og lagt inn en styrkning på tilsvarende 5 millioner, hvor av 1 million dekkes inn av samarbeidskommunene for Erfaringen så langt etter gjennomgang av statistikk, kan det tyde på at dette ikke vil være tilstrekkelig for å innfri krav om svartid på telefonen. En annen utfordring er at etter innføring av Nødnett/ICCS, skal alle legevaktstelefoner gå gjennom Nødnett. Da antall operatørplasser ble bestilt i 2013, ble det gjort på uklart beslutningsgrunnlag. Man oppfattet ikke den gangen at alle telefonhenvendelser skulle gå via Nødnett, og de 3 plassene som da ble bestilt ser vi i dag er altfor få. Trondheim kommune har siden januar 2015 forsøkt å komme i dialog med Nødnetts driftsorganisasjon, HDO, for å få etablert flere operatørplasser, og først nå i desember begynner det å komme signaler fra HDO om at de kan bistå med å etablere flere operatørplasser. Planlagt oppstart av ICCS var 25. november, men uken før ble oppstart utsatt, foreløpig ingen ny dato. Det er bestilt 2 nye plasser i desember, levering er ikke avklart. Denne utfordringen ble for øvrig meldt fylkesmannen i kontaktmøte den 2. desember. Kompetanse og opplæring Det skal sikres at ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å ivareta de oppgavene de er satt til. Lage en opplæringsplan: a) Sykepleiere (nåværende Jmfr tilsynsrapporten fra Fylkesmannen i Sør Trøndelag i 2015, er tilbakemeldingen fra mange leger at de vegrer seg for å kjøre ambulerende vakt på grunn av lav vakthyppighet, manglende systematisk opplæring og trening i akuttmedisinske ferdigheter, herunder AHLR og rollen som fagleder helse. I tillegg er dette en upopulær vakt mht til godtgjøring, da en kan risikere å sitte i beredskap store deler av enkelte vakter uten noen form for godtgjøring. Det er ønskelig fra alle parter å begrense antall leger som kjører ambulerende, både for å øke vakthyppighet og dermed kontinuiteten, samt legge til rette for kompetanseheving og trening. Enheten har derfor startet en dialog med legeforeningen lokalt for å utrede muligheten om å begrense antall leger som deltar i ambulerende vakt, annet system for godtgjøring, for dermed kunne legge bedre til rette for systematisk opplæring og trening. I sommer og høst har det vært kursing av alle relevante yrkesgrupper til å håndtere Nødnett -radioterminaler. I tillegg har det vært intensiv opplæring av sykepleierne i Transmed 8, samt Nødnett/ICCS.

4 plan rulleres ihht Akuttmedisinforskriften) b) Leger Planen skal sikre at kravene i Akuttmedisinforskriften etterleves i tillegg til øvrige krav. For å kunne oppfylle akuttmedisinforskriftens krav til kompetanse har rådmannen søkt Helsedirektoratet og Fylkesmannen om midler Det er i tillegg søkt om prosjektmidler slik at vi i framtiden skal kunne lære opp/kurse egne ansatte. Behovet ligger langt over innvilget tilskudd fra direktoratet på kr, vi har heller ikke fått klarhet i innhold og omfang av slike kurs. I november 2015 har det kommet en Nasjonal prosedyre for nødetatenes samvirke ved pågående livstruende vold (PLIVO), utfordrende i og med at det ikke følger midler med dette, og involverer alle leger/ambulasnearbeidere. Triagering Styring og ledelse Kortsiktig: Lederbytte med konstituering av egen leder for legevakt. Lederstøtte og oppfølging av ny leder legevakt er systematisert og skriftlig beskrevet. Kvalitetssikre at alle råd og utvalg fungerer etter hensikt. Arbeidet påbegynnes ved at det sikres økt frekvens og tydelige mandater. Det foreligger en tydelig møteplan før svar til fylkesmannen er avgitt. Relevante styringsdata fremlegges de forskjellige utvalgene etter ny plan. Tilsetting av ny leder Legevakt Styringsdata skal beskrives i forbindelse med års rapportering til alle kommuner som deltar i den interkommunale samarbeidet om legevakta. Dette er svart ut. Line Kristoffersen ble konstituert leder for legevakta den 18. mai Konstituert kommuneoverlege har i høst hatt legevakta som prioritert oppgave. I perioden har det vært månedlige møter med økonomitjenesten, samt tett dialog mellom konstituert enhetsleder og kommunaldirektør Helge Garåsen. Det er i løpet av høsten gjennomført møte med brukerutvalget og faglig utvalg, samt lagt plan for videre møteaktivitet. Enheten har fått innspill fra brukerutvalg i forhold til styringsdata, men dette arbeidet er ikke ferdig. Det vil være naturlig å se dette i sammenheng med de kvalitetsindikatorer som signaliseres i NOU 2015: 17, Først og fremst - Et helhetlig system for håndtering av akutte sykdommer og skader utenfor sykehus. Dette arbeidet må videreføres av ny enhetsleder og legevakta i Ny enhetsleder er tilsatt, med oppstart 14. desember. Dette må settes i system i 2016.

5 Enheten starter arbeidet sammen med kommunikasjonsenheten om en helhetlig informasjonsstrategi med fokus på publikum, og deres bruk av legetjenester i Trondheim kommune. I dag blir legevaktstelefonen betjent av sykepleiere med operatøropplæring, og lang erfaring med legevaktsarbeid. Det er en villet strategi å henvise at publikum i størst mulig grad skal bruke sin fastlege, slik at legevakta kun skal brukes i de tilfeller en ikke kan vente til fastlegens åpningstid. I løpet av en aftenvakt kan 40 % av henvendelsene ende i en sykepleierkonsultasjon, dvs at pasienten får råd over telefonen, eller blir trygget på at problemstillingen kan vente til fastlegen er på jobb. I høst gikk derfor enheten ut i adresseavisa og oppfordret alle til å ringe før en oppsøker legevakt. Det ble raskt klart at legevakta ikke har tilstrekkelig kapasitet til å besvare antall henvendelser. En har derfor besluttet å sette deler av kommunikasjonsplanen på vent inntil man får bedret kapasiteten på legevaktstelefonen. All erfaring sier at det er enklere å henvise pasienter over telefonen framfor når de allerede har møtt opp på legevakta. Enheten sammen med enhet for legetjenester, vil i forkant av høytidsperioder gjøre framstøt mot media for å bevisstgjøre publikum på å bruke fastlege. Ansattes vaktbelastning skal vurderes for å sikre tilgang til kvalifisert personell på de tidspunktene der pågangen på tjenesten er størst Fortløpende: Enheten må fortløpende analysere behov slik at dimensjoneringen harmoniserer med behovene Organisering og bemanning Kortsiktig Ny organisasjonsplan for Legevakta med ansvar og funksjonsbeskrivelser. - Medisinsk faglig rådgiver er avklart. - Gjennomgang av bemanningsplan og turnus. Vurdering om endringer i Det er i løpet av høsten blitt utarbeidet en ny bemanningsplan med en betydelig bemanningsøkning på kveld og helg, dette med bakgrunn i de statistikktallene vi nå får via Transmed 8. Enheten får nå ukentlig statistikk over antall henvendelser. Disse er lagt til grunn for ny bemanningsplan, men vil også være grunnlag for justeringer videre. Ny organisasjonsplan er utarbeidet. Ambulansearbeiderne har nå fått en egen arbeidsleder, som har lignende funksjonsbeskrivelse som fagleder for sykepleierne. Avdelingsoverlegen har siden i vår vært delvis fraværende, men er nå tilbake i 100 % stilling. Fagleder ved vaktsentral rapporterer delvis til enhetsleder ved trygghetspatruljen og delvis til enhetsleder ved legevakt, men er organisatorisk tilsatt ved legevakta. Gjennomgang av bemanningsplan og turnus er svart ut. Dette er svart ut tidligere.

6 tilsettingsform for ambulerende lege i legevakt er hensiktsmessig. Det skal sikres at innholdet i tjenesten er konkretisert, hvordan dette skal oppnås, planlegges og nødvendige rutiner og lignende skal utarbeides og implementeres Det skal utarbeides nødvendige kontrollrutiner for å sikre at de rutiner og retningslinjer og lignende som er utarbeidet, er hensiktsmessig og følges. Det skal utarbeides et system for jevnlig evaluering av at tjenesten leverer de tjenester som forventes. Enheten som helhet er ikke i mål, og dette er noe det må jobbes videre med i Enheten har i høst jobbet med å utarbeide nye rutiner i forbindelse med endringer i forhold til vaktsentral, Nødnett. Man jobber kontinuerlig med prosedyrer i legevakta, der kvaliteket brukes som redskap. Man har i den interne organiseringen, nå tydeliggjort ansvar i forhold til hvem som skal følge opp hva. Dette arbeidet må videreføres i Dette henger sammen med punkt om styringsdata, samt etablere system for rapportering.