Rapport om innføring av Feide i fem kommuner i Hedmark

Transkript

1 Rapport om innføring av Feide i fem kommuner i Hedmark Stor-Elvdal Åmot Trysil Engerdal Våler i Solør

2 Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn Hensikt Målsetting Om kommunene Forankring Forutsetninger Organisering Anskaffelse, opplæring og bruk av SAS Dokumenter Ressursbruk, kostnader, finansiering Tekniske forhold Erfaringer Vedlegg Nettsider... 11

3 1. Bakgrunn Hedmark fylkeskommune har innført Feide i videregående opplæring med om lag brukere. Gjennom arbeidet med innføringen har fylkeskommunens IKT-avdeling, som holder til i Fylkeshuset på Hamar, bygd opp kompetanse på utvikling og drift av en brukeradministrativ løsning (BAS). Fylkeskommunens BAS-løsning, Buddy, er basert på programvare fra Microsoft. Undervisningsdepartementet ønsket i 2006 at IKT-avdelingen fikk en aktiv rolle i innføringen av Feide i grunnopplæringen i Hedmark. Høsten 2007 ble det etablert et forprosjekt med fylkeskommunen og fylkesmannen som prosjekteiere gjennom Enhetsrådet. Tidlig i forprosjektet rettet KS i Hedmark, som var representert i forprosjektgruppen, en henvendelse til rådmennene i en rekke kommuner i Hedmark der de ble spurt om de var interessert i et intervju i forbindelse med et forprosjekt om Feide. Flere kommuner svarte positivt på henvendelsen. Under intervjuene ble det lagt vekt på å avklare systemoversikter, inkludert skoleadministrative systemer. På bakgrunn av disse intervjuene ble det laget en anbefaling fra forprosjektet om å gå videre med kommunene Stor-Elvdal, Åmot, Trysil, Engerdal (SÅTE-kommunene). Senere ble også Våler kommune i Solør med. De fem kommunene omtales i denne rapporten som pilotkommunene. Forprosjektet, som ble avsluttet januar 2007, anbefalte oppstart av et FEIDE-innføringsprosjekt ledet av IKT-avdelingen i Hedmark fylkeskommune. Det ble videre anbefalt at prosjektet skulle baseres på fylkeskommunens BAS-løsning. Denne prosjektrapporten dokumenterer prosessen frem til ferdig etablert Feide-løsning for de fem pilotkommunene, og skal kunne brukes når andre skal etablere BAS-løsninger i kommune- Norge. Prosjektrapporten gir ikke noe inngående beskrivelse av konseptet Feide. For de som vil ha mer kunnskap om Feide kan laste ned veiledningsmateriale fra nettsiden til UNINETT ABC. Eksempel på veiledningsmateriale er: En kode i mitt hode (Innføring i konseptet Feide) Fem faser i et Feide prosjekt (Info om generelle Feide-faser for en skoleeier) Datavask og rutiner (Info om datavask og rutiner for behandling av personinformasjon) Feide for beslutningstakere (Viktige grunner for å sette i gang et lokalt Feide-prosjekt) 2. Hensikt Hensikten med innføringsprosjektet har vært at drøye brukere, i barne- og ungdomsskolen i de fem pilotkommunene, skal få hver sin unike elektroniske identitet som de kan bruke i den digitale skolehverdagen. Det innebærer at samme brukernavn og passord vil gi tilgang til både nettbaserte læringsressurser nasjonalt og ved egen skole. Innføringsprosjektet skulle også belyse forhold som er knyttet til anskaffelse og bruk av skoleadministrativt system (SAS) som kildesystem. I tillegg var det viktig å få belyst spørsmålet om innføring av Feide i kommuner som drifter sin IKT gjennom et interkommunalt samarbeid, og en kommune som drifter IKT selv. 3. Målsetting Målet med dette innføringsprosjektet har vært at innen 1. januar 2009 skal de fem pilotkommunene være knyttet til Buddy i tråd med Kunnskapsdepartementets satsning på Feide. Dette innebærer både at den tekniske løsningen skal være på plass og at identiteter for alle brukerne skal være utstedt. Side 2 av 12

4 4. Om kommunene SÅTE-kommunene SÅTE-kommunene inngikk i 2002 et ASP-samarbeid om felles it-systemer og etablerte et driftssenter på Rena som betjener de fire kommunene. For undervisningssektoren driftes blant annet Oppad (SAS), Moodle (LMS) og Active Directory AD (felles ressursdatabase). ASP-samarbeidet har ingen formell organisering, det er et samarbeid bygd på arbeidsdeling mellom kommunene uten organisatorisk overbygning. Rådmennene i de fire kommunene utgjør styret for ASP-samarbeidet. Kommune: Stor-Elvdal Åmot Trysil Engerdal Antall skoler: Antall elever/lærere Våler kommune I 2007 inngikk Våler kommune en driftsavtale med fylkeskommunens IKT-avdeling. Avtalen sikrer brukerne i grunnskolen tilgang til fylkeskommunens datatjenester. Rundt 475 elever og lærere, fordelt på tre barneskoler og en ungdomsskole, har tilgang til blant annet lagringsområder på sentrale servere, e-post og kontorstøtteprogrammer. Som en del av avtalen er Våler kommune tilkoblet det fylkeskommunale bredbåndsnettet. 5. Forankring Prosjektplanen ble høsten 2007 behandlet og tatt til etterretning av administrativ ledelse i fylkeskommunen. Fylkesrådet ble også orientert om prosjektet. Senere har Fylkesrådet hatt saken til politisk behandling der de godkjente fylkeskommunens deltakelse i innføringsprosjektet. I desember 2007 ble prosjektet presentert for styret i ASP-samarbeidet, og for Regionrådet for Sør-Østerdal representert ved regionens ordførere og en representant for Fylkesrådet. I februar 2008 ble innføringsprosjektet presentert for rektorer, avdelingsledere og andre skolefolk fra de fire SÅTE-kommunene (i alt 40 deltakere), og for skoleutvalget og rådmannen i Våler kommune. Pilotkommunene ved rådmennene har signert hver sin avtale med Hedmark fylkeskommune der de forpliktet seg til å delta i prosjektet (vedlegg 2). Prosjektplanen fulgte med som et vedlegg til avtalen (vedlegg 1). 6. Forutsetninger Rammebetingelsene for innføringsprosjektet forelå ved prosjektstart. Disse var: Buddy skal benyttes som teknisk plattform for Feide. For at prosjektet skal kunne gjennomføres innen tidsfristen må en nyutviklet versjon av Buddy (v 2.0) være på plass Pilotkommunene må anskaffe et skoleadministrativt system (SAS) Datagrunnlaget i SAS skal tilfredsstille kvalitetskravene for Feide Eksporten av personinformasjonen fra SAS må tilpasses Buddy Den tekniske løsningen for generering av brukere må følge Feide sine krav 7. Organisering Innføringsprosjektet ble ledet av en prosjektkoordinator fra fylkeskommunens IKT-avdeling. De lokale prosjektgruppene ble ledet av ressurspersoner som også var med i sentral prosjektgruppe. Alle involverte parter har i prosjektperioden utarbeidet egne arbeidsplaner og de har ført timelister (Vedlegg 13). Side 3 av 12

5 Styringsgruppe Sentral prosjektgruppe Prosjektgruppe Våler kommune Prosjektgruppe SÅTE-kommunene Stor-Elvdal Åmot Trysil Engerdal Organisering av prosjektet på fylkesplan: Sentral prosjektgruppe: Tor Olav Blostrupmoen - IKT-avdelingen (prosjektkoordinator) Inger Lise Skaret IT-seksjonen, Våler kommune Harald Torbjørnsen SÅTE-kommunene Styringsgruppen: Jan Ottar Nipen - SÅTE-kommunene Finn David Nilsen - IT-seksjonen, Våler kommune Kirsten Norberg - IKT-avdelingen, Hedmark fylkeskommune Morten Dahl - UNINETT ABC Inger Oddrun Sverkmo/Erik Øyen - KS i Hedmark Prosjektgruppen har hatt regelmessige møter, minimum hver 4. uke. UNINETT ABC har jevnlig fått tilsendt tilstandsrapporter. Medlemmer i styringsgruppen er blitt holdt orientert skriftlig og muntlig underveis i prosjektet. De to lokale prosjektlederne har orientert sine egne organisasjoner. Organisering av prosjektet i SÅTE-kommunene: Interkommunal prosjektgruppe: Harald Torbjørnsen - prosjektleder Svein Rybråten - skolefaglig ansvarlig i Stor-Elvdal Toril Grøtte - skolefaglig ansvarlig i Åmot Magne Martinsen - skolesjef i Trysil Lage Trangsrud - fagsjef i Engerdal Prosjektet ble for øvrig bemannet av personale fra skoleledelse og merkantilt nivå på skolene. Organisering av prosjektet i Våler kommunene: Følgende har hatt gjennomføringsansvaret for lokal Feide-innføring: Finn David Nilsen - IT-leder Inger Lise Skaret - IT-konsulent Skolefaglig ansvarlig i Våler kommune har hele veien blitt holdt orientert om status og fremdrift i prosjektet. Side 4 av 12

6 8. Anskaffelse, opplæring og bruk av SAS SÅTE-kommunene benyttet WIS Skole som skoleadministrativt system til føring av karakterer og fravær før de ble med i innføringsprosjektet, men kun til bruk i ungdomsskolene. Ved barneskolene benyttet de et papirbasert arkiv til oppbevaring av personinformasjonen. Våler kommune benyttet WIS Skole i barne- og ungdomsskolen før de ble med i innføringsprosjektet. I tillegg ble personinformasjon lagret i et papirbasert arkiv hos den registreringsansvarlige ved hver skole. Pilotkommunene hadde bra kontroll med hvor persondata ble oppbevart/lagret, og hva som ble registrert om den enkelte bruker. De ble derfor tidlig ferdig med kartlegging og kvalitetssikring av sine persondata. Pilotkommunene utarbeidet felles anbudsstrategi for anskaffelse av et skoleadministrativt system. Kravspesifikasjonen som ble benyttet er lagt ved rapporten (vedlegg 3). Etter noen avklarende runder falt valget på Oppad Grunnskole. Hos SÅTE-kommunene ble SAS installert på en felles server, men med fire helt atskilte og uavhengige databaser. Våler kommune installerte SAS på en server som de drifter selv. Leverandøren av SAS startet tidlig arbeidet med å tilpasse applikasjonen til grensesnittformatet ABC Enterprise. Tilpasningen sørger for eksport av brukerdata mellom SAS og Buddy. Eksporten ble kvalitetssikret ved at det ble foretatt et uttrekk (på xml-format) av reelle brukerdata fra de involverte skolene. Fra skolestart 2008 tok pilotkommunene i bruk Oppad Grunnskole i fullskala. SAS-opplæring Rett etter at SAS var ferdig installert, gjennomførte pilotkommunene opplæring av personell med ansvar for registrering av persondata. SÅTE-kommunene gjennomførte til sammen 12 dager med opplæring av skoleledere, merkantilt ansatte og superbrukere. I tillegg har det vært holdt et par workshop-samlinger for merkantilt ansatte og superbrukere. Det er bestemt at slike samlinger skal gjennomføres med en ramme på inntil fire samlinger i året. Lærerne har fått opplæring i bruk av en web-modul for fravær/karakterføring. Det er skolelederne som har fått ansvaret for videre kompetanseheving i egen kommune. Våler kommune gjennomførte et 3,5 dagers kurs for skoleledere og merkantilt ansatte på skolene. I løpet av dette kurset ble det lagt inn fagkoder/basisgrupper og det ble definert klasser i kildesystemet. I tillegg har kommunen hatt en ekstra kursdag for sine tre systemansvarlige som alle er knyttet til undervisningssektoren. 9. Dokumenter For at skoleeiere skal kunne knytte seg til Feides innloggingstjeneste må de tilfredsstille en del krav. Det er krav blant annet til behandling av personopplysninger, krav om IKT-reglement og krav knyttet til den tekniske løsningen. Pilotkommunene har innført rutinehåndbok som beskriver rutiner rundt behandlingen av persondata (vedlegg 4 og 5). Rutinene er basert på gjeldende lovverk om personvern, og veiledningsmateriell fra UNINETT ABC. Med utgangspunkt i et forslag til IKT-reglement fra UNINETT ABC, har pilotkommunene innført et lokalt tilpasset reglement (vedlegg 6 og 7). Pilotkommunene har også innført diverse avtaler beregnet på elever og lærere (vedlegg 8-12). Side 5 av 12

7 I tillegg til de ovennevnte dokumentene, har fylkeskommunens IKT-avdeling utarbeidet alle relevante dokumenter rundt den tekniske Feide-løsningen (vedlegg 14-16). 10. Ressursbruk, kostnader, finansiering Ressursforbruk, kostnader for pilotkommunene Pilotkommunene har dekket alle kostnader rundt etableringen av det skoleadministrative systemet, kostnader rundt lokal tilpasning av BAS og kostnader forbundet med møtevirksomhet. Det er ført oversikt over ressursbruk og kostnader. Vedlegg 14 viser et eksempel på en slik oversikt. Tabellen nedenfor og på neste side viser et samlet ressursforbruk og kostnader forbundet med innføringen av Feide i de fem pilotkommunene. De som har vært involvert fra pilotkommunene er skoleledere, merkantilt ansatte, IKT-driftspersonell, pluss lokale prosjektledere. Ressursbruken til SÅTE-kommunene har for det meste vært knyttet til prosessen rundt anskaffelse av SAS, møtevirksomhet, implementering, kvalitetssikring av brukerdatabasene og opplæring i bruk av SAS. Resten av ressursbruken har vært relatert til tekniske forhold rundt BAS-etableringen. Kostnader til kjøp og drift av server kommer i tillegg. Side 6 av 12

8 For Våler kommune sitt vedkommende har ressursbruken kun vært knyttet til prosessen rundt anskaffelse av SAS, møtevirksomhet, implementering, kvalitetssikring av brukerdatabasene og opplæring i bruk av det skoleadministrative systemet. Ressursforbruk, kostnader for Hedmark fylkeskommune I prosjektperioden frem til har partene dekket egne kostnader. For fylkeskommunens vedkommende har det vært kostnader med prosjektkoordinering og det tekniske rundt sentral/lokal tilpasning av BAS-løsningen. Prosjektkoordineringen representerer en kostnad på drøye kroner. Det tekniske representerer en kostnad på drøye kroner. Av dette beløpet er ca kroner knyttet til oppgradering av Buddy og Feide-tilpasning av SAS. Dette er to engangsaktiviteter som andre kan benytte dersom Buddy-løsningen brukes. Selvkostbaserte driftskostnader Fra januar 2009 vil tilknytningen de fem pilotkommunene har til fylkeskommunens Feideløsning gå over i ordinær driftssituasjon. Det vil bli inngått en avtale mellom hver enkelt kommune og Hedmark fylkeskommune om drift av Feide. Driftskostnadene er ment å være selvkostbasert. 11. Tekniske forhold For SÅTE-kommunene skjer mest mulig av dataflyten lokalt, for eksempel passordsynkronisering. Med den valgte løsningen ble det ikke nødvendig med noen spesialtilpasning mellom driftsmiljøet til fylkeskommunen og driftsmiljøet til SÅTE-kommunene. Prinsippskissen nedenfor viser dataflyten fra SAS gjennom Buddy og videre til SÅTEkommunenes lokale AD og ADAM (Feide-katalog). Detaljer rundt dataflyten er dokumentert i vedlegg 16. Side 7 av 12

9 Når det gjelder grunnskolene i Våler kommune blir eksport/import av brukerkontoer ivaretatt gjennom fylkeskommunens AD-løsning som disse skolene er en del av gjennom driftsavtalen Våler kommune har med fylkeskommunens IKT-avdeling. Prinsippskissen nedenfor viser dataflyten fra lokal SAS-server til Våler kommune gjennom Buddy og videre til fylkeskommunens AD/ADAM. Utvikling av konnektorer Medio november 2008 ble det utviklet/programmert konnektorer beregnet på eksport/import av persondata mellom Buddy og den felles ressursdatabasen til SÅTE-kommunene. Utviklingen av konnektorene ble gjennomført i et nært samarbeid med en underleverandør. Konnektorene ble grundig testet i et simulert driftsmiljø en fjorten dagers tid før de ble en integrert del av produksjonsmiljøet. Felles forståelse av teknisk løsning Utover høsten 2008 meldte SÅTE-kommunenes driftssenter et behov for en dypere forståelse av den tekniske løsningen. Det ble derfor holdt et møte om saken. Fylkeskommunens IKT-avdeling stilte i møtet med prosjektkoordinator og teknisk ansvarlig for Buddy. SÅTE-kommunene var representert ved blant annet lederen av ASP-samarbeidet med to av hans IT-medarbeidere samt lokal prosjektleder. I tillegg til den tekniske gjennomgangen ble det i møtet enighet om en fordeling av oppgaver rundt den tekniske integreringen av Feide-løsningen. I forkant av dette møtet ble det satt av en hel dag for involverte teknikere til en grundig gjennomgang av alle relevante skisser og beskrivelser. Passordhåndtering I SÅTE-kommunene styres passord i utgangspunktet av lokal AD. Det var imidlertid ønskelig at mest mulig av passordhåndteringen foregår så nærme brukeren som mulig, for eksempel gjennom en webside for administrering av brukere. Teamledere eller kontaktlærere på skolen har fått tilgang til en intern webside. Ved å taste inn elevens navn kan lærerne legge opp nye passord til elevene. Passordet endres da i ressursdatabasen og synkroniseres videre med lokal Feidemotor. På en nettside driftet av Hedmark fylkeskommune kan lokale IKT-ansvarlige hente ut lister med førstegangs brukerid og passord på alle elevene innenfor sitt ansvarsområde. LMS SÅTE-kommunene benytter LMS-verktøyet Moodle som er installert på server i felles driftssentral. På oppdrag fra UNINETT ABC har et firma begynt å utvikle en modul som skal gjøre det mulig med Feide-innlogging i Moodle. I skrivende stund er ikke modulen ferdig utviklet. Inntil videre foregår det eksport av brukerdata direkte mellom ressursdatabasen og Moodle serveren. Side 8 av 12

10 Våler kommune benytter LMS-verktøyet Fronter som er Feide-tilpasset. Det betyr at Fronter får nødvendige brukerdata eksportert fra fylkeskommunens BAS-løsning. Elever og lærere i Våler kan dermed skaffe seg tilgang til områder i Fronter gjennom sin Feide-identitet. Påloggingstjenesten Moria Hver av de fire SÅTE-kommunene benytter sitt offisielle domenenavn for registrering i Feides nasjonale påloggingstjeneste (Moria). Våler kommune har valgt å benytte valerskolene.no som sitt offisielle domenenavn. 12. Erfaringer Nedenfor er det beskrevet de viktigste erfaringene i dette innføringsprosjektet. Erfaringer som kan ha overføringsverdi for andre kommuner som skal starte et Feide innføringsprosjekt: Samarbeid på tvers av kommunene Det ble erfart at det var viktig med en god prosjektplan der mål, ansvarsfordeling, milepæler og oppgaveomfang var klart definert. Det ble videre konstatert at det var viktig med forankring av prosjektet på øverste ledernivå i kommunen, og at prosjektet ble gitt høy prioritet fra første dag. Det var også av betydning med gode rapporteringsrutiner. Innføringen av Feide i SÅTE-kommunene ble organisert som et skoleprosjekt og ikke et IKTprosjekt. IT-driftspersonell ble koblet inn ved behov. På det viset ble Feide-prosjektet godt forankret i skoleledelsen i de fire kommunene. Noe som igjen var med på å sikre at skolene gjennomførte kartlegging, høringer, registreringer og innføring av IKT-reglement i henhold til progresjonsplanen. I et kommunesamarbeid forutsetter dette at det er på plass en prosjektledelse med tillit i skoleverket og med delegert myndighet. Gjennom en egen prosjektleder i ca 20 % stilling og med delegert myndighet fra rådmannsnivå til skolefaglige ansvarlige i de involverte kommunene, i tillegg til faktorene beskrevet ovenfor, ble innføringen av Feide en god prosess. Erfaringer relatert til prosjektorganiseringen - organisatoriske forhold Teknisk gruppe var ikke en del av prosjektorganiseringen, men burde så avgjort ha vært det. Dette både for å forankre prosjektet i involverte driftsmiljøer, og for å ha en gruppe som kan håndtere tekniske problemstillinger i prosjektet. Teknisk gruppe bør ha regelmessig kontakt med hverandre og med den sentrale prosjektgruppen. SAS-spesifikke erfaringer Minst en dedikert person i hver kommune anbefales øremerket til registrering av persondata i SAS, og vedkommende bør ha en god tilknytning til SAS. Det er ugunstig med små merkantile stillingsbrøker, noe som igjen kan føre til for lite bruk av SAS. Konsekvensen vil være at det tar uforholdsmessig mye tid hver gang noe skal gjøres i programmet. Det er derfor bedre med større stillingsbrøker og utvidet ansvarsområde. I mindre kommuner kan det for eksempel være rasjonelt med en felles merkantil stilling som betjener flere skoler, alt avhengig av størrelsen på skolene. Det er viktig å få på plass tidlig fagkoder som skal brukes, samt få avklart hvilke felter i SAS som skal fylles ut med brukerinformasjon. Skolelederne bør sette av tid til kompetanseheving og erfaringsutveksling i bruk av SAS Side 9 av 12

11 BAS-spesifikke erfaringer Før dette innføringsprosjektet kom i gang ble det besluttet at BAS-løsningen til Hedmark fylkeskommune skulle brukes som teknisk plattform for Feide. I andre Feide-prosjekter er det nødvendig å ta hensyn til at valg av BAS må inn som en tidligaktivitet i prosjektet. Det samme gjelder valg av løsning for automatisk generering av lokale brukernavn som enten kan utføres i BAS eller i SAS. Feide-organisasjonen krever at et lokalt brukernavn som skal inngå i et Feide-navn må være unikt (eks: <brukernavn>@<domene.no>). Styret i ASP-samarbeidet konkluderte tidlig at IT-miljøet i SÅTE-kommunene var for lite til å kunne etablere og drifte et BAS på egenhånd. På grunn av manglende kapasitet og kompetanse i eget IT-miljø, samt for høye investerings- og driftskostnader knyttet til utstyr og programvare besluttet styret i ASP-samarbeidet å inngå en avtale med Hedmark fylkeskommune om drift av BAS. Tekniske erfaringer Det må besluttes tidlig om den tekniske arkitekturen skal være en intern/ekstern løsning. På grunn av måten søknaden om Feide-godkjenning er utformet, bør rådmenn og itdriftspersonell få opprettet hver sin Feide-identitet med klart definerte funksjoner/roller/ aktiviteter gjennom kildesystemet SAS. Det må besluttes tidlig hvilke offisielle domenenavn som skal benyttes i påloggingstjenesten Moria. Feide-organisasjonen krever av skoleeier at Moria får tilgang til en viss informasjonsmengde om hver enkelt Feide-bruker. Informasjonen skal ligge på en autentiseringsserver (Feide-katalog) som kan driftes lokalt. Eksempler på informasjon som skal ligge i Feide-katalogen er fornavn, etternavn, fødselsnummer, rolle ved organisasjonen og e-postkonto. SÅTE-kommunene har ikke etablert e-postserver for elevene. Dermed ble disse elevene oppført uten e-postadresse i Feidekatalogen, noe som ikke ble godkjent av Feide-organisasjonen. For å komme rundt dette problemet ble det avtalt med Feide-organisasjonen at så lenge SÅTE-kommunene ikke har egen e-postløsning for elevene, kan hver enkelt elev knyttes til sin kommunes offisielle kontaktadresse (eks: postmottak@amot.kommune.no). Side 10 av 12

12 13. Vedlegg 1. Prosjektplan 2. Avtale om deltakelse i innføringsprosjektet 3. Kravspesifikasjon - anskaffelse av SAS 4. Rutinehåndbok for behandling av persondata (SÅTE) 5. Rutinehåndbok for behandling av persondata (Våler) 6. IKT - reglement (SÅTE) 7. IKT - reglement (Våler) 8. Elevavtale om bruk av IKT i skolen 1-3 klasse (SÅTE) 9. Elevavtale om bruk av IKT i skolen 4-10 klasse (SÅTE) 10. Diverse elevavtaler om bruk av IKT i skolen (Våler) 11. Kontrakt - utlån av bærbar-pc (SÅTE) 12. Kontrakt - utlån av bærbar PC (Våler) 13. Eksempel på ressurs/kostnadsføring 14. Teknisk Feide-skisse (prinsippskisse) 15. Veiledning i installasjon av lokal Feide-katalog (ADAM) 16. Dataflytskjema komponenter, skisse 17. Eksempel på Feide-søknad 14. Nettsider Side 11 av 12