Spjeld, Gudny Sendt: 4. juli :05 Postmottak Kontrollutvalgets sekretariat. Emne: VS: KLAGE PÅ SEN SAKSBEHANDLING

Transkript

1 Fra: Spjeld, Gudny Sendt: 4. juli :05 Til: Postmottak Kontrollutvalgets sekretariat Emne: VS: KLAGE PÅ SEN SAKSBEHANDLING Vedlegg: Krav om omgjøring - Innsyn i dokumenter fra byrådsmøter og byrådskonferanser - Bergen kommune - Klager Kommunal rapport v Vegard Venli.pdf; SivilombudsmannenomSaksbehandlingstidByrådsdokumenter.pdf Kopi Jnr Gruppe KTRU. Ugradert. Mvh Gudny Fra: Robert Monsen [mailto:robert.monsen@online.no] Sendt: 1. juli :55 Til: Spjeld, Gudny Kopi: Hopperstad, Ole Emne: VS: KLAGE PÅ SEN SAKSBEHANDLING Fra: Monsen, Robert [mailto:robert.monsen@bergen.kommune.no] Sendt: 1. juli :39 Til: Robert.Monsen@online.no Emne: VS: KLAGE PÅ SEN SAKSBEHANDLING Fra: Vegard Venli Sendt: 1. juli :38:33 (UTC+01.00) Amsterdam, Berlin, Bern, Roma, Stockholm, Wien Til: Hovedpostmottak; fmhopostmottak@fylkesmannen.no Kopi: anders.haga@bt.no; Mordt, Andreas Lussand; Informasjonsavdelingen; Asbjørnsen, Karina; Monsen, Robert Emne: KLAGE PÅ SEN SAKSBEHANDLING Til Bergen kommune og Fylkesmannen i Hordaland, KLAGE OVER SEN SAKSBEHANDLING Viser til Fylkesmannens vedtak i sak om innsyn i byrådsdokumenter, av 22. juni (vedlagt). Det nærmer seg nå ett år siden jeg krevde innsyn i sakens dokumenter. Når Fylkesmannen nå har innrømmet meg innsyn, etter grove oversittelser på saksbehandlingstid fra både kommune og Fylkesmannen, hadde jeg forventet at lovens ordinære krav til saksbehandling ble etterlevd.

2 Som Sivilombudsmannen i dag slår fast i brev til Fylkesmannen i Hordaland, vedrørende saksbehandlingstiden i nettopp herværende sak: «Som nevnt, har ombudsmannen tidligere uttalt at det skal mye til for å kunne akseptere en saksbehandlingstid i klagesaker i innsynssaker på over to uker». Og videre: «I svarbrevet har Fylkesmannen videre erkjent at reglene om foreløpig svar i forvaltningsloven 11a annet ledd ikke er fulgt i denne saken. Fylkesmannen opplever at også dette er beklaget overfor Venli». Tilbake til mitt anliggende i dag: Etter snart to ukers ventetid, har ikke Bergen kommune gitt meg innsyn i dokumentene som Fylkesmannen har slått fast at jeg har rett til innsyn i. Bergen kommune har heller ikke en gang sendt meg noe foreløpig svar! Jeg legger ved litt relevant offentlighets-jus under signaturen, som jeg ber Bergen kommune studere i sommer. Også ser jeg frem til å snarlig innvilges innsyn i dokumentene. Med vennlig hilsen Vegard Venli Journalist i Kommunal Rapport Mobil: Medlem i Pressens offentlighetsutvalg Facebook: Etter Offentleglova skal klager avgjøres «uten ugrunna opphald», jf. offentleglova 32 (3). Sivilombudsmannen har i en uttalese avgitt i 2008 (2008/1718) uttalt at 2-3 uker ligger over det som er akseptabel saksbehandlingstid. Vi viser forøvrig til 10.3 fra Justisdepartementets rettleiar til Offentleglova, s.177:

3 «Det følgjer av 32 tredje ledd fyrste punktum at ei klage skal førebuast og avgjerast utan ugrunna opphald. Ordlyden er tilpassa formuleringa i forvaltningslova 11 a fyrste ledd for å få fram at òg saksførebuinga skal skje raskt, og kravet er elles det same som etter 29 gjeld for handsaming av innsynskrav i fyrsteinstansen, jf. punkt 9.3 ovanfor. Klagesaksførebuinga vil, i tråd med forvaltningslova 33, til dels finne stad i fyrsteinstansen, som skal leggje saka til rette for klageinstansen.» Det framgår videre av punkt 9.3 i rettleiaren, at «uten ugrunna opphold» betyr så snart som det er praktisk mulig, helst samme dag og senest innen to til tre virkedager, se s I forbindelse med revisjon av den gamle offentlighetsloven (1970-loven) i 1982 vurderte man å fastsette en frist på 10 dager for avgjørelse av saker om dokumentinnsyn, jf. Ot. prp. Nr. 4 ( ) s. 42. Sivilombudsmannen har senere uttalt at denne fristen (altså 10 dager) kan være en veiledende norm for hva som normalt bør anses som en maksfrist, se for eksempel Dokument nr. 4:1 ( ) s. 11. Samme sted er det uttalt at de fleste innsynskrav bør kunne avgjøres samme dag som kravet mottas, eller i hvert fall i løpet av 1-3 virkedager. En saksbehandlingstid på 8 dager eller mer kan etter ombudsmannens syn bare anses som akseptabelt i helt ekstraordinære tilfeller. I Stortingsmelding 32 ( ) understrekes det at en virksomhet som er underlagt offentleglova, må sørge for rutiner som gjør at kravet til rask saksbehandling, overholdes: At saksbehandleren som har saken som innsynsbegjæringen knytter seg til er bortreist, syk eller på ferie når begjæringen kommer inn, er som hovedregel ikke tilstrekkelig til at behandlingen av innsynsbegjæringen kan utsettes. Det er det enkelte organs eget ansvar å sørge for rutiner som gjør at kravet i offentlighetsloven 9 første ledd oppfylles. ( 9 tilsvarer her 29 og 32 i den nye lova, min anm.). I sak 2008/1718 uttaler Sivilombudsmannen blant annet: «Jeg har i tidligere saker (se bl.a. Somb ) uttalt at hensynet til innsynsreglenes effektivitet og formålet bak offentlighetsprinsippet, tilsier hurtighet på alle trinn ved behandlingen av innsynssakene. Dette innebærer både at klageorganet har en plikt til så raskt som mulig å sette i gang behandlingen av saken (min utheving) ved å kontrollere at saken er tilstrekkelig opplyst for klagebehandlingen, og om nødvendig be førsteinstansen om en redegjørelse. ( ) På samme måten som at ressursproblemer som skyldes variasjoner i antall ansatte ikke uten videre er tilstrekkelig til at behandlingstiden av innsynssakene kan forlenges utover lovens utgangspunkt, kan heller ikke ressursproblemer som skyldes økt saksantall generelt gi grunnlag for å godta lenger behandlingstid enn lovens krav. Selv om jeg har forståelse for at en plutselig økning i saksmengden kan skape problemer med hensyn til overholdelse av kravet til saksbehandlingstid i en periode, har forvaltningsorganet plikt til å sørge for at lovens krav oppfylles, uavhengig av årsaken til ressursproblemene i organet (min utheving). Som nevnt er det først og fremst egenskaper vedinnsynssaken eller de dokumenter det kreves innsyn i, som kan begrunne en behandlingstid utover lovens utgangspunkt. Det ligger i dette at det skal mye til for

4 at forhold ved forvaltningsorganet skal kunne gjøre et opphold i behandlingen grunnet. Det ligger i dette at det skal mye til for at forhold ved forvaltningsorganet skal kunne gjøre et opphold i behandlingen grunnet. Jeg kan derfor ikke slutte meg til fylkesmannens syn om at klagesakene avgjøres «uten ugrunnet opphold», fordi det ut fra ressurssituasjonen ikke er mulig å behandle dem raskere. En normal saksbehandlingstid på mellom to og tre uker etter mottakelse kan vanskelig aksepteres, også når det tas høyde for en eventuell tilbakesending av saken til førsteinstansen for klagebehandling. «Det følger av ovenstående at alle som er underlagt offentleglova har plikt til å behandle klager over avslag fortløpende, og at ressurssituasjonen i organet ikke er et legitimt hensyn for å utsette behandlingen. Som det også framgår av ovenstående har både klageorganet og førsteinstans ansvar for at klagebehandlingen settes i gang så raskt som mulig, og normalt innen 1-3 virkedager. For klager må disse behandles før det har gått to uker. På denne bakgrunn ber vi om at vår klage avgjøres snarest og i tråd med kravene i offentleglova. Dersom klagen ikke blir behandlet snarest, vil vi vurdere å ta saken videre til Sivilombudsmannen. Det følger av lovens 29 første ledd at avgjørelse om innsyn skal treffes uten ugrunna opphold. Hva som ligger i dette, er nærmere angitt i Justisdepartementets rettleiar til offentleglova, punkt 9.3: Offentleglova 29 fyrste ledd andre punktum slår fast at eit krav om innsyn skal avgjerast utan ugrunna opphald. Ei tilsvarande føresegn fanst i offentlegheitslova Kva som skal reknast som grunna opphald, må vurderast konkret ut frå om innsynskravet reiser vanskelege spørsmål, kva omfang kravet har og kva for arbeidsmengde organet har elles.dette inneber at innsynskravet skal avgjerast så snart som det er praktisk mogleg. Vanlege krav bør avgjerast same dag som dei er mottekne, eller i alle fall innan éin til tre verkedagar. Ettersom dette er en videreføring av det kravet som gjaldt i henhold til den gamle offentlighetsloven (1970), vil forvaltningspraksis knyttet til tidligere loven være relevant også for den nye. Sivilombudsmannen har i flere av sine uttalelser uttalt at dette må tolkes slik at innsynskrav i de fleste tilfeller bør kunne avgjøres samme dag eller i alle fall i løpet av en til tre virkedager. En saksbehandlingstid på åtte virkedager vil normalt måtte regnes som uakseptabelt langt. Så lang saksbehandlingstid kan man vanskelig akseptere annet enn i helt ekstraordinære tilfeller, for eksempel fordi innsynskravet er omfattende eller medfører vanskelige vurderinger av taushetspliktens rekkevidde.

5 Ferieavvikling eller sykdom regnes ikke som ekstraordinært og er dermed ikke en legitim grunn til å utsette behandlingen av innsynskravet. Vi viser her til Stortingsmelding 32 ( ) Om offentlighetsprinsippet i forvaltningen, der det heter: At saksbehandleren som har saken som innsynsbegjæringen knytter seg til er bortreist, syk eller på ferie når begjæringen kommer inn, er som hovedregel ikke tilstrekkelig til at behandlingen av innsynsbegjæringen kan utsettes (min uthevelse). Det er det enkelte organs eget ansvar å sørge for rutiner som gjør at kravet i offentlighetsloven 9 første ledd oppfylles Fra: Mordt, Andreas Lussand [mailto:fmhoalm@fylkesmannen.no] Sendt: 23. juni :08 Til: postmottak@bergen.kommune.no Kopi: Vegard Venli <vegard@kommunal-rapport.no>; anders.haga@bt.no Emne: Krav om omgjøring - Innsyn i dokumenter fra byrådsmøter og byrådskonferanser - Bergen kommune - Klager : Kommunal rapport v/vegard Venli Vedlagt ligger vedtak i sak med deres referanse 13/911. M.v.h. Andreas Lussand Mordt Seniorrådgiver Kommune- og justisseksjonen, Fylkesmannen i Hordaland Tlf fmhoalm@fylkesmannen.no