Konkurransegrunnlag for. kjøp av. Førerkortopplæring klasse B, trinn 3 og 4.

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for kjøp av Førerkortopplæring klasse B, trinn 3 og 4. For levering til Nord-Trøndelag fylkeskommune v/ole Vig videregående skole. Saksnummer: 12/15659 Tilbudsfrist: , kl

2 INNHOLD 1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER Om Oppdragsgiver Oppdragsgivers kontaktperson Anskaffelsen gjelder Tidsplan Offentlighet og taushetsplikt Obligatorisk egendeklarasjon fra alle tilbydere (sladdet versjon av tilbudet) KVALIFIKASJONSKRAV KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse Generelt om leveransen Gjennomførings- og leveringstidspunkt Kontrakt Tildelingskriterier REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsesprosedyre Forenklet kunngjøring Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tildeling av kontrakt og begrunnelse BILAG... 7 BILAG 1: KRAVSPESIFIKASJON... 8 BILAG 2: PRISSKJEMA BILAG 3: KONTRAKTSVILKÅR TJENESTEKJØP BILAG 4: HMS-EGENERKLÆRING

3 1 Oppdraget og administrative bestemmelser Nord-Trøndelag fylkeskommune v/ole Vig videregående skole inviterer samtlige leverandører til å delta i konkurranse om anskaffelse av «Førerkortopplæring klasse B, trinn 3 og 4». 1.1 Om Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Nord-Trøndelag fylkeskommune v/ole Vig videregående skole. Informasjon om oppdragsgiver finnes på og Oppdragsgivers kontaktperson Navn: Postadresse: Magne Farstad Ole Vig vgs., 7500 Stjørdal e-post: Telefon: magne.farstad@ntfk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsen gjelder Anskaffelsen gjelder kjøp av førerkortopplæring klasse B, trinn 3 og 4 (henviser til opplæringsplan for førerkort kl. B), for 5 15 elever årlig i avtaleperioden. Oppdragsgiver har opsjon på tilsvarende anskaffelse for ett år. Oppdragsgiver forventer at leveransen har en samlet verdi på ca. kr i avtaleperioden 1.4 Tidsplan Planlagt uke Aktivitet Uke 50 Kunngjøring av konkurranse kl Tilbudsfrist Uke 1-2 Tilbudsevaluering og valg av tilbud Uke 3 Kontraktsinngåelse Snarest Oppstart av kontrakt 1.5 Offentlighet og taushetsplikt Offentleglova gjelder for allmennhetens innsyn i tilbud, anskaffelsesprotokoll og øvrige saksdokumenter, jf. anskaffelsesforskriftens 3-5. Tilbud og 3

4 anskaffelsesprotokoll er unntatt offentlighet inntil valg av leverandør er bestemt, jf. offentleglova 23. Offentleglovas bestemmelser om unntaksrett og unntaksplikt for innsyn gjelder. Taushetsplikt gjelder for opplysninger i tilbudene om tekniske innretninger og framgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. anskaffelsesforskriftens 3-6 og forvaltningslovens 13, 1.ledd nr Obligatorisk egendeklarasjon fra alle tilbydere (sladdet versjon av tilbudet) Oppdragsgiver vil heretter forholde seg slik i forhold til opplysninger som gis av leverandører i forbindelse med tilbudet; Tilbyder skal levere en elektronisk utgave av tilbudet hvor opplysninger som anses omfattet av taushetsplikt, er sladdet. Den elektroniske utgaven skal være slik at teksten som er sladdet, ikke kan rekonstrueres. Det skal videre medfølge en konkret, skriftlig begrunnelse med henvisning til hver enkelt opplysning som sladdes. For opplysninger som ikke sladdes av tilbyder legger oppdragsgiver til grunn at tilbyder fra sin side ikke anser at opplysningen omfattes av taushetsplikt. Dersom tilbyder ikke leverer sladdet versjon av tilbudet, legger oppdragsgiver til grunn at tilbyder fra sin side anser at innsyn kan gis i hele tilbudet. Der begrunnelse for sladding av enkeltopplysning mangler, legger oppdragsgiver til grunn at tilbyder fra sin side ikke anser at denne opplysningen omfattes av taushetsplikten. En gjør oppmerksom på at oppdragsgiver er pålagt å gjøre en selvstendig vurdering av om en opplysning oppfyller kravene til taushetsplikt eller opplysningsplikt. 4

5 2 Kvalifikasjonskrav Krav Dokumentasjonskrav Vedlegg nr.: Det kreves at Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av leverandøren har kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) ordnede forhold mht. som ikke er mer enn 6 måneder gammel. skatteinnbetaling og Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt momsinnbetaling. merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder Det kreves at leverandøren har et fungerende HMSsystem. Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak gammel. Generell HMS og miljøegenerklæring (Se bilag 4 til konkurransegrunnlaget) Firmaattest 3 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 Kravsspesifikasjon/leveransebeskrivelse Generelt om leveransen Det vises til kravspesifikasjon i bilag Gjennomførings- og leveringstidspunkt Første gjennomføring skal være utført innen skoleslutt Deretter skal gjennomføringen gjentas én gang for skoleåret Opsjonen kan utløses for én gjennomføring skoleåret Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsvilkår, «Kontraktsvilkår tjenestekjøp». 3.2 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut ifra følgende kriterier: Pris Gjennomføring Kriteriene er satt opp i prioritert rekkefølge. 5

6 4 Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi er under den nasjonale terskelverdi på kr ekskl. mva. og er fritatt fra kunngjøringsplikten. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. Anbudskonkurranse Konkurransen vil bli gjennomført etter prosedyren åpen anbudskonkurranse. Forhandlinger er ikke tillatt. Leverandøren oppfordres til å gi sitt beste tilbud. 4.2 Forenklet kunngjøring Konkurransen er offentliggjort på og ved annonse i Adresseavisen, Trønderavisa og Bladet, Stjørdal. 4.3 Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudet skal leveres på norsk og i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes «Tilbud - Førerkortopplæring klasse B». Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet. Tilbudet skal leveres til: Navn: Ole Vig videregående skole v/magne Farstad Adresse: 7500 Stjørdal Det er ikke tillatt å levere tilbud pr e-post. 4.4 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 6

7 4.5 Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 4.6 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelsen i konkurransen. 4.7 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Alle leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. 5 Bilag Bilag 1: Kravspesifikasjon Bilag 2: Prisskjema Bilag 3: Kontraktsvilkår Bilag 4: Generell HMS og miljø egenerklæring 7

8 Bilag 1: Kravspesifikasjon For at tilbudet skal bli vurdert må alle punktene i dette bilaget besvares. Manglende besvarelse kan føre til avvisning av tilbudet. Krav til de varer og tjenester som omfattes av konkurransen framgår i tabellen. Tabellen skal fylles ut av tilbyder, og leveres sammen med tilbudet. I stedet for å legge alle opplysningene inn i dette dokumentet, kan det i tabellen henvises til vedlegg. Vedleggene må i så fall bygges opp etter samme rekkefølge som tabellen, slik at det er enkelt å finne opplysningene. Tilbyder benytter seg av kolonnen Tilbyders svar i kravspesifikasjonen, og skal bruke oppgitte svarkoder. Ved lange besvarelser på enkelte punkter ønsker oppdragsgiver at et svar i kortform fylles inn i svarkolonnen, og at et mer utfyllende svar legges ved som vedlegg. Kravkategorier: M står for minimumskrav. Manglende oppfyllelse av M-krav, eller utelatelse av svar, fører til avvisning av tilbudet, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). T står for tilleggskrav. Besvarelse av kategori T-krav legges til grunn for evaluering og poenggivning innenfor aktuelt kriterium. Svarkode Ja Ja+ Nei IR Forklaring Tilbyder aksepterer kravet, og leverer det som kreves her. Svaret forplikter tilbyder til å levere funksjonen eller egenskapen som en del av leveransen. Tilbyder aksepterer kravet, og leverer det som kreves her. Svaret forplikter tilbyder til å levere funksjonen eller egenskapen som en del av leveransen. Kravet krever en beskrivelse som blir evaluert. Nei betyr at egenskapen, funksjonen eller kravet ikke oppfylles IR betyr at kravet ikke er relevant. Kort begrunnelse for hvorfor kravet anses ikke relevant er påkrevd. 8

9 Krav 1. Generelle krav 1.1 Leveransen skal til enhver tid oppfylle de krav som følger av gjeldende lover og forskrifter. 2. Kjøreopplæring 2.1 Obligatorisk gjennomføring av trinn 3: Sikkerhetskurs på bane, inkl. veiledningstime. 2.2 Beskrivelse av leverandørens opplegg for trinn Obligatorisk gjennomføring av trinn 4: Sikkerhetskurs på veg. Kravkode M M T M Svarkode Tilbyders svar Kommentar/forklaring 2.4 Beskrivelse av leverandørens opplegg for trinn 4. T 3. Tilrettelegging 3.1 Leverandøren skal gi en beskrivelse av mulighetene for konsentrert gjennomføring på praksisdager (i år fredager) 3.2 Leverandøren skal beskrive tilgjengelighet (tidspunkt etc ) Oppmøte skal være på avd. Sutterøy 4. Tillegg T T 4.1 Leverandøren skal beskrive eventuelle tilbudte tilleggsprodukter. T 9

10 Bilag 2: Prisskjema Prisskjema skal fylles ut av leverandøren, i motsatt fall kan tilbudet bli forkastet. Alle priser skal oppgis eksklusive merverdiavgift, inkl. alle andre skatter og avgifter.. NB! Prisene i prisskjemaet skal oppgis uten forbehold. Krav Pris Kommentar/forklaring Obligatorisk gjennomføring av trinn 3: Sikkerhetskurs på bane, inkl. veiledningstime (ref. bilag 1, pkt. 2.1). Tilbudet skal gis eksklusivt baneleie Obligatorisk gjennomføring av trinn 4: Sikkerhetskurs på veg (ref. bilag 1, pkt.2.3). Pris kjøretimer utover tilbudte obligatoriske timer. Rabatt på virksomhetens øvrige sortiment/tjenestetilbud. 10

11 Bilag 3: Kontraktsvilkår tjenestekjøp 0. Generelt Kjøper er Nord-Trøndelag fylkeskommune v/ole Vig videregående skole. Leverandør er den adressat som avtalen er inngått med. 1. Priser Dersom ikke annet er avtalt, er prisen i norske kroner, fast og eksklusiv merverdiavgift, inkl. alle avgifter. Endres skatte- og avgiftsbestemmelsene på en måte som virker inn på prisen, skal denne, etter avtale, endres tilsvarende. Kjøper betaler ikke for ytelser og kvanta ut over det bestillingen omfatter uten at disse og prisen for dem er skriftlig godkjent av kjøperen. Avtalte rabatter gitt i tilbudet er bindende, og gjelder fra avtaletidspunkt og så lenge avtalen gjelder. 2. Prisendring Prisendringer skal begrunnes skriftlig minst 2 måneder før ikrafttredelse. Prisendringen kan ikke settes i kraft før ansvarlig for avtalen har godkjent denne. Dersom leverandørens tjenester får en prisstigning som etter kjøpers vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen. 3. Levering Levering skal anses å ha skjedd når varen er mottatt eller tjeneste utført, på avtalt sted. Kjøperen er forpliktet til, uten ugrunnet opphold etter mottaket, å kontrollere at leveransen er i samsvar med bestillingen. Dersom leveransen eller deler av den finnes å lide av en vesentlig mangel, har kjøperen rett til å avvise den eller deler av den ved å gi leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette. For den avviste del av leveransen anses levering som ikke skjedd. 4. Kvalitet Leveransen skal være i samsvar med leverandørens spesifikasjoner og standarder. Det forutsettes at testing av produkter skjer i samsvar med internasjonale anerkjente standarder. Kjøpers unnlatelse av kontroll fritar ikke leverandøren for ansvar for leveringer som ikke tilfredsstiller spesifikasjonene. I de tilfeller hvor Produktkontrolloven (Lov om kontroll med produkter og forbrukertjenester av nr. 0079) 3a om substitusjonsplikt kommer til anvendelse, skal leverandøren dokumentere resultatene av sine substitusjonsvurderinger. Leverandøren er ansvarlig for at de varer og tjenester som leveres er i samsvar med bestillingen, og kjøper har for egen regning, og til enhver anledning, rett til å inspisere og kontrollere at så skjer. Hvis en leveranse, eller en del derav, ikke tilfredsstiller de krav og betingelser kjøper fastsetter, kan kjøper tilbakevise eller vrake den, eller deler av den. Kjøpers kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke leverandøren for de forpliktelser leverandøren har påtatt seg iht. bestillingen. Manglende kvalitetskontroll fra kjøpers side medfører ingen reduksjon i hans rettigheter. 5. Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. 11

12 Det skal ikke beregnes noen form for gebyr eller tillegg, i form av ordre-, faktura-, ekspedisjonsgebyr etc. Eventuell morarente skal beregnes etter morarenteloven. Leverandører som overdrar fakturaer til tredjemann for innkreving står fortsatt ansvarlig overfor kjøper ved eventuelle reklamasjoner eller regresskrav. Det er en forutsetning for betaling i rett tid at faktura er kommet fram til virksomheten senest 4 dager etter fakturadato. Faktura skal adresseres til Nord-Trøndelag fylkeskommune, v/ sentralt fakturamottak NTFK, Postboks 2560, 7735 Steinkjer. Kundens ressursnummer (5 siffer) skal påføres fakturaen. Betalingsbetingelsene gjelder alle tjenester som leverandøren fører, også de som ikke omfattes av avtalen. 6. Forskudd Forskudd vil ikke bli utbetalt. 7. Elektronisk faktura Faktura til mottakende kunder skal kunne leveres elektronisk på fil i stedet for papir når dette kreves av oppdragsgiver. Det forutsettes at alle formater som leveres, skal kunne importeres og/eller konverteres i de ulike mottakende økonomisystem til det spesifikke formatet som økonomisystemet har hos hver oppdragsgiver. Evt. Konvertering via tredjepart. Alle formater må fylle bokføringsforskriftens formelle krav til dokumentasjon. Etter denne avtalen skal levering av faktura elektronisk skje i prioritert rekkefølge slik: 1. Standard format EHF via avtalt aksesspunkt 2. Format e2b via NETS 3. Format e2b direkte til kunde Utgift med elektronisk faktura skal dekkes etter følgende prinsipper: a) Eventuelle konverteringsutgifter for levering på forutsatt format dekkes av leverandøren b) Hver part dekker sin utgift med implementering av løsning, dvs. at implementeringsutgift for leverandør dekkes av leverandør og for kunde av kunde. c) Transaksjonsutgifter og evt. andre utgifter ved tilknytning mot avtalt aksesspunkt hos 3. part (herunder NETS) dekkes av hver part, dvs. at leverandørens utgift med levering dekkes av leverandøren og kundens utgift med henting dekkes av kunden. d) Utgift med levering av elektronisk faktura direkte til kunden dekkes av leverandøren. 7.1 Til informasjon om elektronisk faktura Her finnes ulike løsninger som kunder har tatt i bruk eller fremover vil legge til rette for. F.o.m skal alle offentlige virksomheter inkl. inkl. kommunal sektor kunne motta faktura elektronisk på den nye standard EHF elektronisk handelsformat. Standardformatet er utarbeidet av Difi, Direktoratet for forvaltning og IKT etter oppdrag fra Fornyings- og Kirkedepartementet. Standarden er en fri tilgjengelig standard uten lisenskostnader. 12

13 Andre standard format som er mye brukt, er b2b som bankene tilbyr gjennom NETS. Større leverandører har en egen utviklet variant, e2b som er brukt og utviklet over lang tid, og som sendes direkte til mottaker. Økonomisystem som brukes av det offentlige har også sine egne utviklede format. De ulike formatene kan medføre ulike implementerings- og transaksjonskostnader avhengig av tredjepart. Transaksjonskostnader avhenger av forsendelsesmåte. Faktura som sendes via NETS betales for av kunden i.h.t. avtale med NETS. E-faktura som kunden mottar direkte skal være kostnadsfrie for kunden. 8. Reklame/offentliggjørelse Leverandøren må innhente forhåndsgodkjennelse fra kjøper dersom leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om bestilling ut over å oppgi leveransen som generell referanse. 9. Mislighold Mislighold fra leverandørens side gir kjøper rett til å heve kontrakten uten kostnad for kjøper. Foruten leveringsforsinkelse og mangler, skal det også regnes som mislighold at leverandørenes distribusjons- og forhandlernett ikke fungerer etter forutsetningene. I tillegg til heving eller prisavslag, kan kjøper kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler. 10. Overdragelse av kontrakter Kontraktspartnerne kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne kontrakt uten godkjennelse fra kjøper. 11. Dokumentrang Dersom konkurransegrunnlaget og leverandørens anbud/tilbud inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: Konkurransegrunnlaget med vedlegg Leverandørens tilbud. 12. Oppsigelse Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. Ved vesentlig misligholdelse av avtalen kan denne sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. Kunden kan si opp avtalen med øyeblikkelig virkning hvis leverandørens tjenester/produkter har vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i tilbudet. Dersom prisene fra leverandøren stiger mer enn hos konkurrentene, har kjøper rett til forhandlinger, evt. til å si opp avtalen med 1 måneds varsel. 13. Tvister Tvist om forståelse eller praktisering av avtalen skal først søkes løst gjennom forhandlinger. Dersom slike forhandlinger ikke fører fram, blir tvisten eventuelt å løses ved de ordinære domstoler. At en tvist er brakt til avgjørelse ved ordinær rettssak, fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser ifølge avtalen. Riktig verneting er kundens verneting. 13

14 Bilag 4: HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr./ Fødselsnr. Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 14