Landsstyret Sakspapir

Transkript

1 Landsstyret Sakspapir Møtedato Ansvarlig Arbeidsutvalget Saksbehandler Alexander Sæbø Løtvedt Saksnummer LS /15 Gjelder Spesifisert budsjett Vedlegg til saken: 1. Spesifisert budsjett Rammebudsjett 2015, vedtatt av LM SPESIFISERT BUDSJETT 2015 FORMÅL Å vedta spesifisert budsjett for Norsk studentorganisasjon for SAKSPRESENTASJON Landsmøte (LM) vedtok følgende endring til NSOs vedtekter på LM4: 15.2 Budsjett Landsmøtet vedtar rammebudsjett for Norsk studentorganisasjon for kommende kalenderår. Landsstyret vedtar spesifisert budsjett på siste møte før rammebudsjettet trer i kraft. Landsstyret innstiller på rammebudsjett til landsmøtet. VURDERING Tidligere vedtok landsstyret (LS) budsjett for kommende år på LS2, men det hadde kun status som midlertidig frem til landsmøtet vedtok budsjettet i mars/april. Dette har vært pekt på som uheldig da påvirkningsmuligheten til LM blir sterkt begrenset, langsiktigheten forsvinner, og vi kunne oppleve stadige endringer i budsjettet igjennom året, både på LM, men og i revideringen på høsten i LS. Med denne endringen som nå er gjort vil vi komme i forkant med budsjetteringen i stedet for i etterkant, samt at LM vedtar større linjer, mens LS vedtar de interne prioriteringene innenfor rammen LM setter. LM4 har vedtatt et rammebudsjett med resultat på 1 million i underskudd. Dette resultatet er ikke bærekraftig over flere år, men et ledd i prosessen med å bygge ned egenkapitalen til nivået skissert av landsstyret (som tilsier 50 % av årlig driftsbudsjett). Landsstyret og landsmøtet må ta hensyn til at om ikke lenge må aktivitet/utgifter nedskaleres, eller inntektskildene oppskaleres, for å beholde en sunn balanse i organisasjonens økonomi. På flere av postene er budsjettet allerede vedtatt av LM gjennom rammebudsjettet. For eksempel driftsstøtte, statstilskudd, landsmøte og frifond. Mange av postene er også foreslått tilsvarende som budsjett for De største endringene er foreslått på konferanser. Det foreslås å utvide høstkonferansen til å bli et større arrangement, fjerne vinterkonferansen, kutte på kostnadene til regionmøter og øke aktiviteten på temamøter/seminarer. Vurderingene for dette kan dere lese i sak LS /15 NSOs kursportefølje. LS /15 Spesifisert budsjett sider

2 Øvrige kommentarer til budsjettpostene følger etter budsjettet i vedlegg 1. INNSTILLING Spesifisert budsjett for NSO 2015 vedtas. LS /15 Spesifisert budsjett 2015 side 2

3 LS /15 Spesifisert budsjett 2015 vedlegg 1 1 VEDLEGG 1: SPESIFISERT BUDSJETT 2015 Budsjett 2015 Forslag budsjett 2015 Revidert budsjett 2014, vedtatt på LS1 Budsjett 2014, vedtatt på LM Regnskap totalt per 30. sept. Inntekter 1 Driftsstøtte Statstilskudd Andre inntekter Sum inntekter Utgifter 4 Informasjonskostnader Trykksaker Effekter Webside/intranett Analyser/utredninger Øvrig informasjonsmateriell Personalkostnader Lønnskostnader Pensjonsordning Avtalefestede personalkostnader Personalforsikringer Arbeidsgiveravgift Andre personalkostnader Kontordrift Kontor- og datautstyr Kontorrekvisita og diverse kontor Kopi-og papirkostnader Litteratur og tidsskrifter Telefoni og porto etc Husleie/flyttekostnader Kontorforsikring Kontingenter/tilskudd Revisjon Reiser inn- og utland Reiser innland Reiser utland ICWG Interne seminar Organisasjonskurs UHR sider

4 Budsjett 2015 Forslag budsjett 2015 Revidert budsjett 2014, vedtatt på LS1 Budsjett 2014, vedtatt på LM Regnskap totalt per 30. sept. 8 Landsstyremøter/sentralstyremøter Landsmøte Komiteer Politiske komiteer Faglige komiteer KK, VK, VTK og PPK Konferanser Avspark Høstkonferansen Ledersamlinger Vårkonferansen Temamøter/seminarer Regionmøter Frifond Diverse kostnader Ekstraordinære driftskostnader Sum utgifter Driftsresultat Finansinntekter og finanskostnader Renteinntekter bank Annen finanskostnad Resultat før fond Fond Fond for utredninger Fond for kampanjer og aksjoner Fond for seminarer og konferanser Fond for internasjonale erfaringsmidler Fond for bevilgninger til lokalt samarbeid Fond for alumni og historieprosjekt Fond for arrangering av BM i ESU - 3 Resultat Vedlegg 1 til sak LS /15: Spesifisert budsjett 2015 side 2

5 KOMMENTARER TIL POSTENE PÅ SPESIFISERT BUDSJETT 2015 Inntekter: 1. Driftsstøtte LM har allerede vedtatt på rammebudsjettet at dette skal være kr , og som er en liten økning fra Statstilskudd LM har allerede vedtatt på rammebudsjettet at dette skal være kr Dette er kr mer enn vi fikk 2014, men normalt får vi en liten økning i støtte fra år til år. 3. Andre inntekter NSO får i dag dekket inntil kr i året av sine utgifter knyttet til representasjon i UHR. Posten må sees i sammenheng med utgiftspost 7.6 UHR. I tillegg budsjetterer vi med kr i midler fra Frifond. Dette er en ordning hvor vi får midler fra LNU, og skal fordele disse videre til medlemslagene. Denne posten må sees i sammenheng med tilsvarende utgiftspost (12). Utgifter 4. Informasjonskostnader 4.1 Trykksaker Dette er til eventuell revidering/nye produksjoner av brosjyrer el. (eks. studentboligundersøkelsen) fra NSO. 4.2 Profilering (effekter) På NSOs kurs og andre arrangement er det ofte gjester/innledere som får en gave i form av effekter som vi har til dette formål. I tillegg er det utstyr som AU bruker i sitt arbeid som også blir brukt til å profilere NSO ved å ha vår logo på dette. 4.3 Webside/intranett Dette er lisens på Intranettet Yammer for 1 år, koster ca I tillegg må det settes av penger til support og utvikling av sidene på student.no samt avgifter på div. domener NSO har. Foreslår å budsjettere med totalt kr på webside/intranett. 4.4 Analyser/utredninger Dette er en post som brukes til viktig utredning eller analysearbeid, og som underbygger NSOs kampsaker. Budsjetteres til kr Øvrig informasjonsmateriell Dette er en brukspott til materiell og utstyr som trengs igjennom året for å gjennomføre seminarer, konferanser eller politisk arbeid i en eller annen form. Foreslår å budsjettere med kr Personalkostnader 5.1 Her er det lagt inn lønn og sosiale kostnader til 6 AU-medlemmer i 12,5 måneder. For sekretariatet er det beregnet lønnskostnader for 9,3 stillinger. Det er lagt inn kr i overtid. Dette er i hovedsak lønnskostnader i forbindelse med arbeid under NSOs arrangementshelger, og landsmøte hvor hele sekretariatet jobber. I tillegg vil det sannsynligvis være behov for midler til en prosjektstilling. NSO har sendt inn søknad til ESU om å få arrangere Board Meeting våren 2016, Vedlegg 1 til sak LS /15: Spesifisert budsjett 2015 side 3

6 og det vil derfor være behov for å ansette en person til å jobbe med dette, og som allerede må starte arbeidet i Vi kan komme til å gå over rammene som LM har gitt på personalkostnader, ettersom landsstyret vedtok (på LS5) etter at rammebudsjettet var vedtatt, at AU skulle opp i lønn fra 1. juli I tillegg foregår det lønnsforhandliger for sekretariatet i disse dager og resultatet av dette er ennå ikke klart. 5.2 Pensjonsordning er økt pga. økte lønnskostnader. I tillegg kan denne posten gjøre at vi går over rammene på personalkostnader. Landsstyret vedtok også på LS5 at NSO skal bidra med pensjonssparing for AU. 5.3 Avtalefestede personalkostnader er midler til avtalefestede tiltak i sekretariatet (bl.a. kompetanseheving og studietur), samt månedskort/bredbånd/treningsutgifter for AU. 5.6 Andre personalkostnader er midler til: Overtidsmat for kontoret. Sosiale tiltak og andre arbeidsmiljøtiltak på kontoret Kontordrift: 6.1 Kontor- og datautstyr Administrative støttesystem som lisens- og vedlikeholdskostnader på elektronisk arkiv og saksbehandlingssystemet (kr ). I tillegg er det Enalyzer, som er et program vi bruker til påmelding, preferansevalg, kandidatskjema, spørreskjema (eks medlemsundersøkelsen, AUvalg, evalueringsskjema osv. (kr ). Også satt av kr til ev. endringer/ oppgradering av valgsystemet før LM. Frankeringsmaskin som koster ca. kr per år i leiekostnader. Innkjøp kontor- og datautstyr: I følge investeringsplanen skal det investeres i nytt utstyr for ca. kr Bl.a. skal det investeres i nye servere, 6 nye PCer, skjermer, mobiltelefoner til AU og 5 stk. nye kontorstoler. Det kan være at innkjøp av nye servere kan utsettes i 1-2 år. Dersom dette ikke blir gjort i år foreslår vi i stedet å bruke deler av disse midlene på å investere i en talerstol med NSOs logo, som kan brukes på våre konferanser, LM etc. Resterende kostnader går til reparasjoner og vedlikehold av utstyr, bl.a. for vedlikehold/support på regnskaps- og lønnssystem, driftsavtale på data/servere, TV-distributør/kringkastingsavgift etc. Det er også budsjettert med kr til å dekke lisenser/programvare for å kunne gjennomføre videokonferanser. 6.2 Kontorrekvisita og diverse kontor Her føres kontorrekvisita og diverse som kaffe, te, oppvaskmiddel etc. 6.3 Kopi- og papirkostnader Dette er leiekostnader på kopimaskin, samt kostnader på serviceavtale og kopipapir, stifter etc. 6.4 Media, litteratur og tidsskrifter Her ligger abonnement på diverse aviser/tidsskrifter, samt medieovervåking og abonnement hos NTB. Sistnevnte er et viktig verktøy for at NSO skal kunne ha tilgang til kalendere over hva som skjer framover, nyhetsoversikt over planlagte saker, journalister og deres arbeid. Dette abonnementet koster kr i året. Medieovervåkingen koster også ca. kr og abonnementer o.l. vil være rundt kr Totalt kr Vedlegg 1 til sak LS /15: Spesifisert budsjett 2015 side 4

7 Telefoni og porto etc. Her ligger telefonikostnader på kontoret, bredbånd og porto (spesielt LS og LM-utsendinger). Totalt settes posten til kr Husleie og felleskostnader Husleie i Holbergs gate vil i 2015 være på ca.kr , inkl. lagerleie. I tillegg til husleie må vi også betale en andel av eiendommens felleskostnader, som fordeles etter eiendommens/byggets fordelingsnøkkel. Dette er for bl.a. energi, renhold, renovasjon, offentlige avgifter, vaktmester, vakthold, drift og vedlikehold. I tillegg til dette må vi også beregne kostnader på strøm og renhold i egne lokaler. 6.7 Kontorforsikring Dette er kun forsikring på kontorlokaler og kontorutstyr. Personalforsikringer blir ført på post 5.4 under personalkostnader. 6.8 Kontingenter/tilskudd NSOs medlemskontingent til ESU er på euro per år. Budsjetteres til i norske kroner. Medlemskontingent til LNU er kr per år. NSO er medlem av Virke (tidligere Handels- og servicenæringens hovedorganisasjon), og beregnes ut fra totale lønnskostnader per år. Budsjetteres til kr Annet budsjetteres til kr Revisjon Foreslår å budsjettere med kr Organisasjonskostnader: 7.1 og 7.2 Reiser innland/utland Her føres reise- og oppholdskostnader til diverse møter, konferanser etc. for AU, sekretariatet eller andre som reiser på vegne av NSO. Det er tatt høyde for at flere fra NSOs komiteer og medlemslag skal kunne representere NSO på seminarer og andre representasjonsoppgaver. NSO har sendt inn søknad om å få arrangere BM70 våren Det kan derfor på utenlandsreiser være behov for å sende ekstra deltakere til BM-møtene på vår/høst 2015 for å få opplæring til å arrangere BM. Dette vil bety mindre deltakelse på andre konferanser internasjonalt i Det kan også vurderes om disse ekstra kostnadene skal tas fra fond for arrangering av BM i ESU. 7.3 ICWG Midlene skal gå til arbeid for å fremme globalt studentsamarbeid. ICWG er et spleiselag fra de deltagende landene, hvor det er en solidaritet i dekningen av arrangementskostnader. Slik at denne posten skal dekke reiser fra Norge til ICWG-arbeid, reiser for regionale partnere som ikke har økonomi til det selv, oversettelser av dokumenter eller møter, leie av møterom og annet som konferansen trenger. Bl.a. kan det være vi må bruke egne midler i forbindelse med at vi søker om BM70 og prosjektet den globale studentstemmen. Vi kommer til å søke midler eksternt til dette, men kan være at vi må dekke noe selv. 7.4 Interne seminar Her føres interne seminarer på kontoret for planlegging og koordinering (planseminarer), overlapping/ mediatreningskurs for nytt AU i juni/juli samt studietur for AU. I tillegg er det lagt inn Vedlegg 1 til sak LS /15: Spesifisert budsjett 2015 side 5

8 midler til samlinger for intern kursing/møter innenfor spesielle tema som er ønskelige for konsulentene og arbeidsutvalget. Totalt budsjettforslag kr Organisasjonskurs Dette er kostnader i forbindelse med kurs som avholdes for NSOs medlemslag, samt kursgruppesamlinger. 7.6 UHR NSO får dekket utgifter i forbindelse med verv i Universitets- og høgskolerådet (UHR) på inntil kr per år fra UHR (inntektføres i post 3). Summen vi får dekt avhenger av de årlige budsjettbehandlingene til UHR. Det varierer fra år til år på hvor store kostnader vi får her. Regnskapet i slutten av oktober i år viser at vi har passert kr Foreslår å budsjettere med kr Landsstyremøter/sentralstyremøter LM har allerede vedtatt på rammebudsjettet at dette skal være kr På våren innebærer det to landsstyremøter à 3 dager, samt et landsstyremøte som avholdes dagen før landsmøtet. Fra høsten blir landsstyret erstattet med et sentralstyre. Hvor mange møter de skal ha er ikke bestemt, men regner med minimum 3 møter på høsten. 9 Landsmøte LM har allerede vedtatt på rammebudsjettet at dette skal være kr Nå ble LM 2014 en del dyrere enn budsjettert og kr dyrere enn rammebudsjettet for Dersom antall deltakere på LM 2015 blir like høyt som i 2014 vil vi sannsynligvis også i 2015 gå en del over budsjett. LM 2015 vil bli arrangert på Lillestrøm i stedet for Tønsberg, så vi regner med å spare noe på reisekostnader, men oppholdskostnadene vil igjen bli noe høyere enn de var i Tønsberg. 10. Komiteer 10.1 Politiske komiteer NSO har tre politiske komiteer, og det settes av kr til disse Faglige komiteer NSO har ti faglige komiteer, og det er settes av kr til disse KK, VK, VTK og PPK (kun hvert 3. år). For kontrollkomiteen (KK) budsjetteres det med kr. KK har møteplikt på LS og LM og kostnadene for dette går under disse arrangementene, men dersom KK ønsker å delta på andre møter eller ha egne møter tas midlene fra denne posten. For valgkomiteen (VK) budsjetteres det med kr. VK møtes også i forbindelse med andre arrangement i organisasjonen, men har mer behov for å møtes utenom for arbeidet med å finne kandidater til ulike verv. For vedtektskomiteen (VTK) budsjetteres det med kr. VTK har et møte i forkant av landsmøtet, vi setter av kr til dette. For prinsipprogramkomitéen (PPK) budsjetteres det med kr Det skal vedtas et nytt prinsipprogram på LM i Det skal derfor velges en komité på LM 2015 som skal jobbe med forslag til nytt prinsipprogram. Vedlegg 1 til sak LS /15: Spesifisert budsjett 2015 side 6

9 Konferanser: Det er lagt opp til følgende konferanser: 11.1 Avspark Avsparkkonferansen vil bli avholdt høsten Budsjetterer med kr Høstkonferansen Høstkonferansen avholdes høsten Foreslår å øke denne til kr , da vi ønsker å åpne for flere deltakere på konferansen Ledersamlinger Vi foreslår å kutte Vinterkonferansen (ledersamling + ansatte) som tidligere har blitt avholdt i januar. Dette bl.a. fordi de ansatte i medlemslagene pleier å ha et eget seminar på våren og som de ønsker å gjøre til et fast årlig arrangement. Vi mener at vi heller kan bistå de mer på dette seminaret og også støtte de økonomisk gjennom fond for seminarer og konferanser som tidligere. Vi foreslår i stedet å budsjettere med kr på ledersamlinger. I 2014 var det budsjettert med to ledersamlinger, men i 2015 foreslår vi å øke dette til minimum fire samlinger Vårkonferansen (tidligere Trippelkonferansen/politisk seminar) Dette er en konferanse for de som jobber lokalt med et fagpolitisk område, som fag/forskning, velferd/likestilling og internasjonalt. Konferansen er ment for å skolere og diskutere de politiske sakene som det jobbes med lokalt i NSOs medlemslag. Budsjett kr Konferansen avholdes i februar Temamøter/seminarer Vi forslår å sette av midler til muligheten for å arrangere temamøter/seminarer. Det vurderes bl.a. å arrangere en studentmediakonferanse. I tillegg skal vi være medarrangør for EAN-konferansen (European Access Network) og at det kan komme noen ekstra kostnader i forbindelse med dette Regionmøter Regionmøtene gjennomføres i mars fordelt på fire regioner. RM i 2014 ble en del dyrere enn budsjettert, men vi mener å kunne spare inn noe her dersom alle regionmøtene blir gjennomført på en institusjon i stedet for på hotellet, som ble gjort på tre av regionmøtene i Budsjetteres til kr Frifond Knyttet opp mot post 3. Her har vi trukket fra 5 % i administrasjonskostnader fra inntektsposten Frifond (kr i post 3). Dette er den kompensasjonen sentralleddet kan få for å fordele midlene videre. 13. Diverse kostnader Budsjettert med kr Økt med kr til ev. stillingsannonse på prosjektstilling til BM Finansinntekter og finanskostnader Renteinntekter bank Organisasjonens finansinntekter utgjør renteinntekter ved våre bankinnskudd. Mesteparten av NSOs egenkapital står på en kapitalkonto, som er den kontoen i vår bank som gir best avkastning. Budsjettert med kr i renteinntekter. Ettersom egenkapitalen bygges ned vil også renteinntektene gå ned som følge av mindre penger på bok. Vedlegg 1 til sak LS /15: Spesifisert budsjett 2015 side 7

10 Annen finanskostnad Dette omfatter bankomkostninger og provisjonskostnader på bankgaranti for reisekontoen hos VIA Egencia (tidligere Via Travel). Budsjetteres til kr Resultat Resultatet viser et underskudd på kr Vedlegg 1 til sak LS /15: Spesifisert budsjett 2015 side 8

11 LS /15 Spesifisert budsjett 2015 vedlegg 2 1 VEDLEGG 2: RAMMEBUDSJETT 2015, VEDTATT AV LM Rammebudsjett 2015 Rammebudsjett 2015 Budsjett 2014 Inntekter 1 Driftsstøtte Statstilskudd Andre inntekter Sum inntekter Utgifter 4 Informasjonskostnader Personalkostnader Kontordrift Reiser inn- og utland Landsstyremøter/sentralstyremøter Landsmøte Komiteer Konferanser Frifond Diverse kostnader Ekstraordinære driftskostnader - - Sum utgifter Driftsresultat Finansinntekter og finanskostnader Resultat før fond Fond 2 Resultat sider

12 Kommentarer til postene på rammebudsjett 2015 Det er endret litt på hovedpostene som det er vedtatt rammer for. Bl.a. har vi delt inn organisasjonskostnader (post 9 i forslag til budsjett for 2014) i fire nye poster: post 7 reiser inn- og utland, post 8 landsstyremøter og landsmøte, post 9 Komiteer og post 11 Frifond. 1. Driftsstøtte Her er det budsjettert med en liten økning på antall studenter vi får støtte for. Budsjettforslag kr Statstilskudd Denne foreslås økt med kr i 2014, og det forventes ikke store økningen i Budsjettet derfor med det samme, kr Andre inntekter Her er det budsjettert med inntekter fra UHR for utgifter NSO har knyttet til representasjon i UHR og fra LNU for frifondmidler. 4. Informasjonskostnader Her foreslås et mindre kutt fra Det er foreslått å bruke kr på utredninger i 2014 og vi mener dette kan kuttes en del i Dersom det skulle være behov for flere større utredninger også i 2015 mener vi at dette bør tas fra fond og ikke legges i driftsbudsjettet. Budsjettforslag kr Personalkostnader Her er det lagt inn midler til en prosjektstilling. Det er sannsynlig at NSO skal være arrangør for ESUs Board Meeting i 2016, og det vil derfor være behov for å ansette en person til å jobbe med dette, og som allerede må starte arbeidet i I tillegg er det beregnet en økning i lønnskostnadene som følge av lønnsoppgjør. 6. Kontordrift Denne er økt noe da investeringsplanen for 2015 er større enn i I tillegg er det beregnet økte husleiekostnader da utleier kan regulere leien hvert år med eventuelle økninger i Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks. 7. Reiser inn- og utland Her føres reise- og oppholdskostnader til diverse møter, konferanser etc. for AU, sekretariatet, kursgruppen (organisasjonskurs), de med verv i UHR eller andre som reiser på vegne av NSO. Her ligger også interne seminarer på kontoret for planlegging og koordinering (planseminarer), overlapping/ mediatreningskurs/ studietur for nytt AU samt midler til samlinger for intern kursing/ møter innenfor spesielle tema som er ønskelige for sekretariatet og arbeidsutvalget. 8. Landsstyremøter/sentralstyremøter Per år har det vært arrangert fire landsstyremøter à 3 dager, samt et landsstyremøte som avholdes dagen før landsmøtet. Fra høsten 2015 vil landsstyret bli erstattet med et sentralstyre. 9. Landsmøte Landsmøte skal holdes hvert år innen utgangen av april. Vedlegg 2 til sak LS /15: Rammebudsjett 2015, vedtatt av lm side 2

13 Komiteer Innunder denne posten er NSOs politiske og faglige komiteer samt KK, VK, VTK og PPK. Her er det lagt inn ekstra midler til prinsipprogramkomiteen (PPK) for møter i 2. halvår, da det skal vedtas et nytt prinsipprogram på LM i Konferanser Her var det foreslått å budsjettere med det samme som 2014, hvor det er satt av midler til 6 større arrangement samt noe til mindre temamøter/seminarer. LM 2014 økte dette med kr , til totalt kr på konferanser. 12. Frifond Det er budsjettert med det samme som i Diverse kostnader Økt med kr til ev. stillingsannonse på prosjektstilling til BM Finansinntekter og finanskostnader Denne posten omfatter renteinntekter i banken samt bankomkostninger og provisjonskostnader på bankgaranti for reisekonto hos VIA Egencia. Posten er kuttet noe da renteinntektene går ned som følge av mindre penger på bok. Resultat Vi får da et resultat som viser et underskudd på kr Vedlegg 2 til sak LS /15: Rammebudsjett 2015, vedtatt av lm side 3