Fosnes kommune. Møteinnkalling. Fosnes kommunestyre. Fellesfunksjoner

Transkript

1 Fosnes kommune Fellesfunksjoner Møteinnkalling Utvalg: Fosnes kommunestyre Møtested: Kommunestyresalen, Øvre kommunehus Dato: Tidspunkt: 19:15 Møtet starter med informasjon om ansvarlig alkoholhåndtering ved representanter fra Fylkesmann, KoRUS-Midt og politiet. Lag og organisasjoner som er festarrangører, samt bevillingsinnehavere for skjenkebevilling er invitert til å delta, for å få samme informasjon som kommunestyret. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har gyldig forfall, eller ønsker sin habilitet i enkeltsaker vurdert, melder dette så snart som mulig til ordfører Trygve Sandvik på telefon Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trygve Sandvik ordfører Toril Ofstad Holthe sekretær -1-

2 Sakliste Innhold PS 21/16 Melding om vedtak etter kommunelovens 13 vedrørende høringsuttalelse om fremtidig eierskap til NTE PS 22/16 Melding om vedtak etter kommunelovens 13 vedrørende kommunereformen - rådgivende folkeavstemning PS 23/16 Melding om vedtak etter kommunelovens 13 vedrørende rådgivende folkeavstemning valg av valgstyre PS 24/16 PS 25/16 PS 26/16 PS 27/16 Serviceerklæring for teknisk avdeling. Kommunereformen - viktige utfordringer ved opprettholdelse av Fosnes kommune Fosnes kommune - eiendomsskattevedtak endring av forfallsdatoer Selskapskontroll - generell eierstyring PS 28/16 Plan for forvaltningsrevisjon PS 29/16 Kontrollutvalgets årsrapport 2015 PS 30/16 PS 31/16 RS 19/16 RS 20/16 RS 21/16 RS 22/16 RS 23/ gnr 42 bnr 1, 2, 3 - Reguleringsplan for Brakstad Hamn Referatsaker: Prosjekt flerbrukshall Orientering fra MN samkommune Kommunereformen Spørsmål og svar i møtet Foreløpig tilbakemelding til kommunestyret vedrørende forvaltningsrevisjonsrapport RS 24/16 Sørsamisk kulturminne 15/10248 RS 25/16 Møtenotat fra årsmøtet i Partnerskap Namdal RS 26/16 Underskrevet avtale - Partnerskap Namdal RS 27/16 Referat møte i Region Namdal Lukket Utvalgssaksnr -2-

3 Fosnes kommune Fosnes fellesfunksjoner Saksmappe: 2015/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Saksframlegg Melding om vedtak etter kommunelovens 13 vedrørende høringsuttalelse om fremtidig eierskap til NTE Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes kommunestyre 21/ Rådmannens innstilling Fosnes formannskap behandlet i sak PS 12/16 som hastesak, Høring framtidig eierskap til NTE den 16. mars Saken ble behandlet etter kommunelovens 13. Vedtaket tas til orientering. -3-

4 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat X Eierskapsutrening 2015 S Høring - Eierskapsutredning modeller for fremtidig eierskap i NTE X Orientering fra Nord-Trøndelag fylkeskommune på formannskapsmøte X Orientering fra NTE på formannskapsmøte I Framdriftsplan for behandling av Even Ystgård eierskap NTE X Særutskrift Høring - Eierskapsutredning modeller for fremtidig eierskap i NTE U Høring - Eierskapsutredning Nord-Trøndelag fylkeskommune modeller for fremtidig eierskap i NTE I Innspill fra Leksvik kommune angående fremtidig eierskap i NTE Leksvik Kommune - Lerstad Kjersti I Framtidig eierskap til NTE - innspill Meraker Kommune - Olsen Liv fra Meråker kommune I Høringsrunde Ntfk - Even Ystgård angående framtidig eierskap til NTE _3_0 S Høring - framtidig eierskap til NTE I Uttalelse om NTE Ingvill Dahl Håpnes S Melding om vedtak etter kommunelovens 13 vedrørende høringsuttalelse om fremtidig eierskap til NTE I Fwd: NTE-uttalelse Fosnes Kommune - Trygve I Høringsrunde angående framtidig eierskap til NTE _3_0 Jonny Sandvik Fosnes Kommune - Toril Ofstad Holthe X Særutskrift Høring - framtidig eierskap til NTE U Høring - framtidig eierskap til NTE Even Ystgård m.fl. Vedlegg: 1 Særutskrift Høring - framtidig eierskap til NTE Saksopplysninger Fosnes formannskap har i sak PS 12/16 brukt sin myndighet til å behandle hastesak etter kommunelovens

5 Det vises til vedlagte særutskrift. Vurdering Kommunelovens 13. Utvidet myndighet i hastesaker. Kommunestyret kan selv bestemme at formannskapet skal ha myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ, når det er nødvendig at vedtaket treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle til dette. Melding om vedtak truffet i medhold av denne paragrafen forelegges vedkommende organ i dets neste møte. I delegasjonsreglementet for Fosnes kommune 3.2 Hastesaker, har kommunestyret delegert myndighet til å behandle hastesaker etter kommunelovens

6 Fosnes kommune Fosnes fellesfunksjoner Saksmappe: 2015/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Saksframlegg Høring - framtidig eierskap til NTE Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes formannskap 12/ Rådmannens innstilling Fosnes kommunestyre slutter seg til uttalelsen fra Region Namdal (ordførerne i de 13 kommunene i Namdalen) som har følgende forslag til fordeling av eierandeler i et eventuelt framtidig NTE eid av kommunene: prosent flatt/likt fordelt på kommunene prosent fordelt etter naturkapital/konsesjonskraft prosent fordelt etter kommunenes folketall. Begrunnelse: 1. Hjemfall Hvis fylkeskommunen hadde blitt lagt ned, hadde hjemfallet gått tilbake til Staten. Staten hadde da vært pliktig via en lovbestemt rett til å gi vertskommunene en andel av verdiskapinga med inntil 1/3 av fordelinga. Det er en 100 års praksis om at vertskommunene som har stilt sine naturressurser til rådighet for fellesskapet, skal få en andel av verdiskapinga. Selv om vi ikke har en situasjon som er direkte sammenliknbart med hjemfall, er det en riktig tanke som ligger bak bestemmelsen om hjemfall at fordelinga ikke utelukkende skal fordeles etter folketall, men også ut fra ressursgrunnlaget hvor vannfalls- og reguleringskommuner står i en særlig stilling. Bestemmelsene om hjemfall synliggjør at lovgiver ikke har ment at inntekter fra konsesjonskraft og konsesjonsavgifter skal likestilles med en andel av formuesverdiene. Hjemfall betyr at vannfall, vassdragsregulering og tilhørende kraftanlegg tilfaller staten vederlagsfritt etter utløpet av konsesjonsperioden. Prinsippene i industrikonsesjonsloven og vassdragsreguleringsloven tilsier at kommunene som har stilt sin naturkapital til disposisjon, har en særskilt rettsstilling når det gjelder fordeling av vannkraftformuen som vannkraftproduksjonen har gitt opphav til. Det understrekes at hjemfallsandelen kommer i tillegg til konsesjonskraft og konsesjonsavgifter. -6-

7 Fordeling mellom kommunene bestemmes etter mengden kraft som er innvunnet i hver kommune, ut fra blant annet fallhøyde, magasinstørrelse og skader kommunen er påført under utbygginga. Langvarig praksis er å følge fordeling av konsesjonsavgifter. 2. Eierskap, avståelser og naturinngrep NTE er helt avhengig av at de har vertskommuner som er positive til naturinngrep og eventuelle nye prosjekter for utvinning av fornybar energi. Med 75 prosent av eierskapet til folkerike kommuner, og bare 15 prosent til naturkapital, vil ikke kraftkommuner få den nødvendige følelsen av at det er verd å avgi så mye natur til fellesskapet. I begrepet naturkapital legger vi verdien av de naturressurser som den enkelte kommune har stilt til rådighet for vannkraftutbygging. Dette kriteriet kan uttrykkes som kraftproduksjon eller kraftgrunnlaget som ligger til grunn for beregning av konsesjonsavgifter og konsesjonskraft som vertskommunene har krav på. De kommuner som har stilt de mest omfattende naturressursene til disposisjon for vannkraftutbygginga, har måttet tåle de største naturinngrepene, samtidig som disse kommunene har gitt grunnlaget for den verdiskapning som kraftutbygginga har bidratt til i regionen. Disse forholdene må komme i betraktning når eierandelene skal fordeles på primærkommunene. 75 prosent til folkerike kommuner vil i praksis bety et verdivalg som i verste fall kan medføre null framtidig utbygging i Nord-Trøndelag. Kommuner med tilgjengelige naturressurser vil neppe være like positive til NTE sine prosjekter fremover. Det er svært få prosjekter i Norge som er bygd ut uten vertskommunens tilslutning. Med så høy eierprosent til folkerike kommuner kan det oppstå et større mistillitsforhold mellom innbyggerne og NTE i framtida. 3. Aksjemajoritet Fylkesrådet har lagt seg på høyeste nivå når det gjelder «de fire stores» andel mot aksjemajoritet. Dette er svært uheldig, for med bare støtte fra en kommune, vil de kunne styre viktige beslutninger i kommuner med tilgjengelige naturressurser og liten eierprosent. Dette vil skape dårlig eierskapsforhold som til syvende og sist vil gå utover NTE. 4. Konsesjonskraft En del kommuner klarer ikke å utnytte den rettigheten som konsesjonskrafta gir. Region Namdal mener det ved en eventuell overdragelse av eierskapet av NTE til kommunene bør avtales ei ordning som gir mulighet for full utnyttelse, for eksempel ved å opprette utviklingsfond som øremerker disse verdiene til verdiskaping i de aktuelle kommunene som avgir naturressurser. Med bakgrunn i dette ser Region Namdal det slik at folketallet ikke bør vektlegges høyere en maksimalt 60 prosent. Dette gir «de fire store» en makt på nesten 40 prosent, kommuner med naturkapital betydelig mindre, og alle må søke betydelig støtte for å styre forvaltninga av selskapet til sin interesse. Dette vil skape den beste forvaltninga av NTE, og vil være viktig for å utvikle NTE til Nord-Trøndelags viktigste selskap også inn i framtida. -7-

8 Uansett hvordan kriteriene vektes, bør det tas hensyn til følgende: - Ingen kommuner bør eie mindre enn en prosent av selskapet. - Ingen åpenbare konstellasjoner av kommuner bør ha rent flertall til sammen i selskapet. - Kommuner med vindkraft bør til sammen tilgodeses med tre prosent av kriteriet. konsesjonskraft/naturkapital (vindkraftproduksjonen i NTE utgjør ca. tre prosent av total produksjon). - Region Namdal vil understreke at vårt forslag vil «ramme» også de mest folkerike kommunene i Namdalen til fordel for de kommunene som allerede er vertskommuner for energiproduksjon og har tatt belastninga med naturinngrep. Vi anser at disse kommunene er mest nærliggende å bidra med nye energiprosjekter også i framtida. Hjemmel for vedtaket er: Hastesak etter delegasjonsreglementet 3.2 Behandling i Fosnes formannskap Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Fosnes formannskap Fosnes kommunestyre slutter seg til uttalelsen fra Region Namdal (ordførerne i de 13 kommunene i Namdalen) som har følgende forslag til fordeling av eierandeler i et eventuelt framtidig NTE eid av kommunene: prosent flatt/likt fordelt på kommunene prosent fordelt etter naturkapital/konsesjonskraft prosent fordelt etter kommunenes folketall. Begrunnelse: 1. Hjemfall Hvis fylkeskommunen hadde blitt lagt ned, hadde hjemfallet gått tilbake til Staten. Staten hadde da vært pliktig via en lovbestemt rett til å gi vertskommunene en andel av verdiskapinga med inntil 1/3 av fordelinga. Det er en 100 års praksis om at vertskommunene som har stilt sine naturressurser til rådighet for fellesskapet, skal få en andel av verdiskapinga. Selv om vi ikke har en situasjon som er direkte sammenliknbart med hjemfall, er det en riktig tanke som ligger bak bestemmelsen om hjemfall at fordelinga ikke utelukkende skal fordeles etter folketall, men også ut fra ressursgrunnlaget hvor vannfalls- og reguleringskommuner står i en særlig stilling. Bestemmelsene om hjemfall synliggjør at lovgiver ikke har ment at inntekter fra konsesjonskraft og konsesjonsavgifter skal likestilles med en andel av formuesverdiene. Hjemfall betyr at vannfall, vassdragsregulering og tilhørende kraftanlegg tilfaller staten vederlagsfritt etter utløpet av konsesjonsperioden. Prinsippene i industrikonsesjonsloven og vassdragsreguleringsloven tilsier at kommunene som har stilt sin naturkapital til disposisjon, har en særskilt rettsstilling når det gjelder fordeling av vannkraftformuen -8-

9 som vannkraftproduksjonen har gitt opphav til. Det understrekes at hjemfallsandelen kommer i tillegg til konsesjonskraft og konsesjonsavgifter. Fordeling mellom kommunene bestemmes etter mengden kraft som er innvunnet i hver kommune, ut fra blant annet fallhøyde, magasinstørrelse og skader kommunen er påført under utbygginga. Langvarig praksis er å følge fordeling av konsesjonsavgifter. 2. Eierskap, avståelser og naturinngrep NTE er helt avhengig av at de har vertskommuner som er positive til naturinngrep og eventuelle nye prosjekter for utvinning av fornybar energi. Med 75 prosent av eierskapet til folkerike kommuner, og bare 15 prosent til naturkapital, vil ikke kraftkommuner få den nødvendige følelsen av at det er verd å avgi så mye natur til fellesskapet. I begrepet naturkapital legger vi verdien av de naturressurser som den enkelte kommune har stilt til rådighet for vannkraftutbygging. Dette kriteriet kan uttrykkes som kraftproduksjon eller kraftgrunnlaget som ligger til grunn for beregning av konsesjonsavgifter og konsesjonskraft som vertskommunene har krav på. De kommuner som har stilt de mest omfattende naturressursene til disposisjon for vannkraftutbygginga, har måttet tåle de største naturinngrepene, samtidig som disse kommunene har gitt grunnlaget for den verdiskapning som kraftutbygginga har bidratt til i regionen. Disse forholdene må komme i betraktning når eierandelene skal fordeles på primærkommunene. 75 prosent til folkerike kommuner vil i praksis bety et verdivalg som i verste fall kan medføre null framtidig utbygging i Nord-Trøndelag. Kommuner med tilgjengelige naturressurser vil neppe være like positive til NTE sine prosjekter fremover. Det er svært få prosjekter i Norge som er bygd ut uten vertskommunens tilslutning. Med så høy eierprosent til folkerike kommuner kan det oppstå et større mistillitsforhold mellom innbyggerne og NTE i framtida. 3. Aksjemajoritet Fylkesrådet har lagt seg på høyeste nivå når det gjelder «de fire stores» andel mot aksjemajoritet. Dette er svært uheldig, for med bare støtte fra en kommune, vil de kunne styre viktige beslutninger i kommuner med tilgjengelige naturressurser og liten eierprosent. Dette vil skape dårlig eierskapsforhold som til syvende og sist vil gå utover NTE. 4. Konsesjonskraft En del kommuner klarer ikke å utnytte den rettigheten som konsesjonskrafta gir. Region Namdal mener det ved en eventuell overdragelse av eierskapet av NTE til kommunene bør avtales ei ordning som gir mulighet for full utnyttelse, for eksempel ved å opprette utviklingsfond som øremerker disse verdiene til verdiskaping i de aktuelle kommunene som avgir naturressurser. Med bakgrunn i dette ser Region Namdal det slik at folketallet ikke bør vektlegges høyere en maksimalt 60 prosent. Dette gir «de fire store» en makt på nesten 40 prosent, kommuner med naturkapital betydelig mindre, og alle må søke betydelig støtte for å styre forvaltninga av selskapet til sin interesse. Dette vil skape den beste forvaltninga av NTE, og vil være viktig for å utvikle NTE til Nord-Trøndelags viktigste selskap også inn i framtida. -9-

10 Uansett hvordan kriteriene vektes, bør det tas hensyn til følgende: - Ingen kommuner bør eie mindre enn en prosent av selskapet. - Ingen åpenbare konstellasjoner av kommuner bør ha rent flertall til sammen i selskapet. - Kommuner med vindkraft bør til sammen tilgodeses med tre prosent av kriteriet. konsesjonskraft/naturkapital (vindkraftproduksjonen i NTE utgjør ca. tre prosent av total produksjon). - Region Namdal vil understreke at vårt forslag vil «ramme» også de mest folkerike kommunene i Namdalen til fordel for de kommunene som allerede er vertskommuner for energiproduksjon og har tatt belastninga med naturinngrep. Vi anser at disse kommunene er mest nærliggende å bidra med nye energiprosjekter også i framtida. Hjemmel for vedtaket er: Hastesak etter delegasjonsreglementet

11 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat X Eierskapsutrening 2015 S Høring - Eierskapsutredning modeller for fremtidig eierskap i NTE X Orientering fra Nord-Trøndelag fylkeskommune på formannskapsmøte X Orientering fra NTE på formannskapsmøte I Framdriftsplan for behandling av Even Ystgård eierskap NTE X Særutskrift Høring - Eierskapsutredning modeller for fremtidig eierskap i NTE U Høring - Eierskapsutredning Nord-Trøndelag fylkeskommune modeller for fremtidig eierskap i NTE I Innspill fra Leksvik kommune angående fremtidig eierskap i NTE Leksvik Kommune - Lerstad Kjersti I Framtidig eierskap til NTE - innspill Meraker Kommune - Olsen Liv fra Meråker kommune I Høringsrunde Ntfk - Even Ystgård angående framtidig eierskap til NTE _3_0 S Høring - framtidig eierskap til NTE Vedlegg: Foreløpige vurderinger omkring framtidig eierskap i NTE Holding AS _15_0 Saksopplysninger Fylkestinget i Nord-Trøndelag fylkeskommune fattet 30. april 2014 vedtak i sak 18/14 om at det blant annet skulle foretas en utredning av eierskapet til Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS med underliggende datterselskaper ("NTE"): "Vedtak; 1. Fylkestinget ber fylkesrådet rette en henvendelse t il Sør-Trøndelag fylkeskommune for å få gjennomført en felles utredning om samling av Trøndelagsfylkene. Fylkestinget ber videre om å få mandat for utredningsarbeidet til behandling i oktobertinget. 2. Fylkestinget ber om at eierskapssituasjonen for NTE utredes parallelt med utredning om samling av Trøndelagsfylkene." Utredningsoppdraget, det vil si punkt 2 i nevnte vedtak, ble deretter konkretisert av fylkestinget i sak 44/14 den 1. oktober 2014: "Vedtak; 1. Fylkestinget ber fylkesrådet utrede ulike eierskaps modeller til NTE Holding AS og underliggende selskaper som beskrevet i saken. -11-

12 2. Fylkestinget/fylkestingskomite orienteres underveis i prosessen. 3. Fylkestinget ber fylkesrådet vurdere muligheten for å øke fremdriften i utredningen." Fosnes kommunestyre behandlet i sak PS 1/16 Høring - Eierskapsutredning modeller for fremtidig eierskap i NTE og sendte skriftlige innspill til saken som følgende: - Fosnes kommune støtter fylkeskommunens vurderinger om å overføre eierskapet til kommunene. Fosnes kommune er opptatt av å bidra til videreutvikling av NTE og vil være en aktiv, ansvarlig og krevende eier. - På prinsipielt grunnlag bør en overføring av eierskap i NTE til kommunene likevel ha minst mulig begrensninger, ut over å låse inn aksjene. - NTE må fortsatt være et 100 % heleid nordtrøndersk selskap og hele eierskapet må overføres til kommunene. - Forslaget til eierskapsmodell med mellomliggende selskap vurderes som en fornuftig eiermodell. - I spørsmål om fordeling av eierskap mellom kommunene skal følgende kriterier vektes: a) Lik fordeling mellom kommunene b) Folketall c) Konsesjonskraft (naturkapital) Fylkesrådet i Nord-Trøndelag har foretatt en foreløpig vurdering innspillene fra kommunene i Nord-Trøndelag og sendte vedlagte notat på høring til kommunene i Nord- Trøndelag. Kommunene utfordres til å gi innspill på følgende forhold: - Eiermodell - Føringer for framtidig eierskap - Fordeling av eierposter - Forhold som behøver en nærmere utredning - Hvilke utviklingstiltak ser kommunene for seg kan skje i regi av fellesskapet knyttet til eierskapet - Prosess fram mot overdragelse Innspill fra kommunene basert på fylkesrådets forslag mottas fortløpende og senest innen 16.mars Det understrekes at dette er absolutt siste frist for å komme med innspill. Endelig behandling i fylkesrådet og utsending til fylkestingets medlemmer er satt til 5. april Saken behandles i fylkestinget i Nord-Trøndelag 28. april Vurdering Region Namdal drøftet i møte høringsuttalelse om NTE-eierskap og rådmannens innstilling er i tråd med namdalsordførernes enighet om hvordan eierskap skal fordeles mellom kommunene, dersom Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag Fylkeskommuner slås sammen. Nord-Trøndelag Fylkeskommune har bestemt at dersom Nord-Trøndelag Fylke opphører som egen enhet overføres hovedeierskapet av NTE til kommunene i Nord-Trøndelag. -12-

13 Fosnes kommune Fosnes fellesfunksjoner Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Saksframlegg Melding om vedtak etter kommunelovens 13 vedrørende kommunereformen - rådgivende folkeavstemning Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes kommunestyre 22/ Rådmannens innstilling Fosnes formannskap behandlet i sak PS 13/16 som hastesak, kommunereformen rådgivende folkeavstemning, den 16. mars Saken ble behandlet etter kommunelovens 13. Vedtaket tas til orientering. -13-

14 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Kommunereformen - rådgivende folkeavstemning U Søknad om uttak av manntall til Skatt Midt-Norge folkeavstemming S Melding om vedtak etter kommunelovens 13 vedrørende kommunereformen - rådgivende folkeavstemning X Særutskrift Kommunereformen - rådgivende folkeavstemning Vedlegg: 1 Særutskrift Kommunereformen - rådgivende folkeavstemning Saksopplysninger Fosnes formannskap har i sak PS 13/16 brukt sin myndighet til å behandle hastesak etter kommunelovens 13. Det vises til vedlagte særutskrift. Vurdering Kommunelovens 13. Utvidet myndighet i hastesaker. Kommunestyret kan selv bestemme at formannskapet skal ha myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ, når det er nødvendig at vedtaket treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle til dette. Melding om vedtak truffet i medhold av denne paragrafen forelegges vedkommende organ i dets neste møte. I delegasjonsreglementet for Fosnes kommune 3.2 Hastesaker, har kommunestyret delegert myndighet til å behandle hastesaker etter kommunelovens

15 Fosnes kommune Fosnes fellesfunksjoner Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Saksframlegg Kommunereformen - rådgivende folkeavstemning Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes formannskap 13/ Rådmannens innstilling Under forutsetning av at det foreligger intensjonsavtale med andre kommuner om kommunesammenslåing gjennomføres rådgivende folkeavstemning. Hensikten med folkeavstemning er at innbyggernes oppfatning om eksisterende alternativer blir hørt før kommunestyrets beslutningsprosess. 1. Folkeavstemningen finner sted mandag 23. mai. 2. Valgstyret tillegges ansvaret for den praktiske gjennomføringen av folkeavstemningen. 3. Det fastsettes samme regler for stemmerett som til kommunestyrevalg (valglovens 2-2), dog med at nedre grense for stemmerett settes til 16 år (født i 2000). 4. Skjæringsdato for manntallsføring settes til 1. mars 2016 dvs. at de som er manntallsført i Fosnes pr 1. mars 2016 kan avgi stemme ved folkeavstemmingen. 5. Det produseres ikke valgkort til folkeavstemningen. 6. Manntallet legges ut til ettersyn på tilsvarende steder som ved ordinære valg (dvs. rådmannskontoret og servicekontoret), så snart det er tilgjengelig. 7. Valgstyret delegeres fullmakt til å bestemme den endelige utformingen på stemmesedler, men likevel slik at stemmesedlene er like i aktuelle kommuner. 8. Ordinær forhåndsstemming på servicekontoret i perioden 2. mai til og med 20.mai. Valgstyret oppnevner stemmemottakere og legger til rette for forhåndsstemmegivning i tråd med valglovens 8-2 til 8-5 så langt det er relevant. 9. Det brukes brevstemmegivning i stedet for normal tidligstemming, utenriksstemming og stemmegivning innenriks for de som ikke har mulighet til å avgi ordinære forhåndsstemme eller være til stede på valgdagen. Brevstemmer mottas fra 2. mai t.o.m. valgdagen kl På grunn av manglende legitimasjonskontroll, behandles og telles disse stemmene tilsvarende regler for mottatte stemmer på valgdagen, d.v.s. etter at avkryssingsmanntallene er mottatt fra kretsene 10. Valgstyret får fullmakt til å fastsette tidspunkt for forhåndsstemmegivning på institusjon og hjemmestemming. Frist for å be om ambulerende stemming settes til 15.mai. 11. Stemmegivning på valgdagen foregår på de samme stedene som ved kommunestyrevalget 2015, dvs. på Dun, Salsnes og Elvalandet. Valgstyret fastsetter tid for stemmegivning. -15-

16 12. Bestemmelsene i kapittel 10 i valgloven om godkjenning av stemmesedler, opptelling og protokollering legges til grunn så langt det er relevant. 13. Valgstyret utarbeider en prosedyre for å behandle eventuelle klager på avstemningen, herunder ekstern ankeinstans. 14. Det gis fullmakt til valgstyrets leder i samarbeid med administrasjonen å ta evt. avgjørelser som ikke er av prinsipiell betydning, herunder oppnevning av valgmedarbeidere, annonsering, frister ol. 15. Kostnadene for gjennomføring av rådgivende folkeavstemning regnskapsføres som politisk virksomhet og finansieres i form av omsøkte og innvilgede skjønnsmidler til formålet med inntil kr ,-. Hjemmel for vedtaket er: Hastesak etter delegasjonsreglementet 3.2 Behandling i Fosnes formannskap Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Fosnes formannskap Under forutsetning av at det foreligger intensjonsavtale med andre kommuner om kommunesammenslåing gjennomføres rådgivende folkeavstemning. Hensikten med folkeavstemning er at innbyggernes oppfatning om eksisterende alternativer blir hørt før kommunestyrets beslutningsprosess. 1. Folkeavstemningen finner sted mandag 23. mai. 2. Valgstyret tillegges ansvaret for den praktiske gjennomføringen av folkeavstemningen. 3. Det fastsettes samme regler for stemmerett som til kommunestyrevalg (valglovens 2-2), dog med at nedre grense for stemmerett settes til 16 år (født i 2000). 4. Skjæringsdato for manntallsføring settes til 1. mars 2016 dvs. at de som er manntallsført i Fosnes pr 1. mars 2016 kan avgi stemme ved folkeavstemmingen. 5. Det produseres ikke valgkort til folkeavstemningen. 6. Manntallet legges ut til ettersyn på tilsvarende steder som ved ordinære valg (dvs. rådmannskontoret og servicekontoret), så snart det er tilgjengelig. 7. Valgstyret delegeres fullmakt til å bestemme den endelige utformingen på stemmesedler, men likevel slik at stemmesedlene er like i aktuelle kommuner. 8. Ordinær forhåndsstemming på servicekontoret i perioden 2. mai til og med 20.mai. Valgstyret oppnevner stemmemottakere og legger til rette for forhåndsstemmegivning i tråd med valglovens 8-2 til 8-5 så langt det er relevant. 9. Det brukes brevstemmegivning i stedet for normal tidligstemming, utenriksstemming og stemmegivning innenriks for de som ikke har mulighet til å avgi ordinære forhåndsstemme eller være til stede på valgdagen. Brevstemmer mottas fra 2. mai t.o.m. valgdagen kl På grunn av manglende legitimasjonskontroll, behandles og telles disse stemmene tilsvarende regler for mottatte stemmer på valgdagen, d.v.s. etter at avkryssingsmanntallene er mottatt fra kretsene 10. Valgstyret får fullmakt til å fastsette tidspunkt for forhåndsstemmegivning på institusjon og hjemmestemming. Frist for å be om ambulerende stemming settes til 15.mai. 11. Stemmegivning på valgdagen foregår på de samme stedene som ved kommunestyrevalget 2015, dvs. på Dun, Salsnes og Elvalandet. Valgstyret fastsetter tid for stemmegivning. -16-

17 12. Bestemmelsene i kapittel 10 i valgloven om godkjenning av stemmesedler, opptelling og protokollering legges til grunn så langt det er relevant. 13. Valgstyret utarbeider en prosedyre for å behandle eventuelle klager på avstemningen, herunder ekstern ankeinstans. 14. Det gis fullmakt til valgstyrets leder i samarbeid med administrasjonen å ta evt. avgjørelser som ikke er av prinsipiell betydning, herunder oppnevning av valgmedarbeidere, annonsering, frister ol. 15. Kostnadene for gjennomføring av rådgivende folkeavstemning regnskapsføres som politisk virksomhet og finansieres i form av omsøkte og innvilgede skjønnsmidler til formålet med inntil kr ,-. Hjemmel for vedtaket er: Hastesak etter delegasjonsreglementet

18 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Kommunereformen - rådgivende folkeavstemning U Søknad om uttak av manntall til Skatt Midt-Norge folkeavstemming S Melding om vedtak etter kommunelovens 13 vedrørende kommunereformen - rådgivende folkeavstemning Saksopplysninger Fosnes kommunestyre skal sammen med landets øvrige kommuner innen 1. juli 2016 ha besluttet om det ønskes en sammenslåing med andre kommuner eller om kommunen skal fortsette som egen kommune. Kommunestyret vedtok i møte 29. januar 2015 i sak 1/15 i forbindelse med statusrapport for kommunereformen i Fosnes kommune at forslag om rådgivende folkeavstemning skal politisk behandles. Folkeavstemningen vil kun være rådgivende. Det er uansett kommunestyret som skal ta stilling til om kommunen skal gjennomføre en sammenslåing eller ikke. En folkeavstemning er også kun relevant om det er noe å ha folkeavstemning om, d.v.s. at dersom det ikke foreligger et alternativ til fortsatt selvstendig kommune er det ikke noe resultat å gjennomføre folkeavstemning om. En eventuell gjennomføring av en folkeavstemning vil langt på vei kreve det samme apparat som ved et ordinært valg. Det vil være behov for betydelige forberedelser for å sikre at valget gjennomføres på en ordentlig og forsvarlig måte. Gjennomføring av lokale rådgivende folkeavstemninger er innarbeidet praksis i det norske lokaldemokratiet, selv om slike folkeavstemninger ikke er lovregulerte. For å synliggjøre denne muligheten er det etablert en prinsippbestemmelse for lokale folkeavstemninger i kommuneloven 39 b. Lovhjemmelen er generell, slik at den ikke skal oppfattes som begrensende for kommunene. Kommuneloven 39 b. Lokale folkeavstemminger sier: «1. Kommunestyret eller fylkestinget kan selv bestemme at det skal avholdes rådgivende lokale folkeavstemminger. 2. Kommunene og fylkeskommunene plikter å rapportere de opplysninger som departementet finner er nødvendig for å offentliggjøre informasjon om lokale folkeavstemminger.» Videre sier Inndelingslova 10 at innbyggerne bør høres før kommunestyrene gjør vedtak om en eventuell sammenslåing. Slike høringer kan gjøres på mange ulike måter, som ved folkeavstemning, opinionsundersøkelser, innbyggerundersøkelser, møte eller lignende. -18-

19 Valgloven har ingen bestemmelser som regulerer gjennomføringen av lokale folkeavstemninger. Valgmyndighetene i den enkelte kommune er selv ansvarlige for gjennomføringen. Det kan være naturlig å ta utgangspunkt i valglovens bestemmelser og gjøre disse gjeldende så langt de passer. Kommunestyret må selv fastsette regelverket for en folkeavstemning etter kommuneloven 39 b, herunder regler for hvem som har stemmerett og adgangen til å klage. Det vil være naturlig å legge til grunn prinsippene valglovgivningen er basert på, både nasjonalt og internasjonalt. Venezia-kommisjonen vedtok i mars 2007 "Code of good practice on referendums". Disse er basert på internasjonale prinsipper for valggjennomføring, og gjelder ved valg både på nasjonalt og lokalt nivå. Dette innebærer blant annet at kommunen bør sikre at prinsippet for allmenn stemmerett og hemmelig stemmegivning etterleves også ved folkeavstemninger, slik kravet er ved ordinære politiske valg. Det er etter kommuneloven 39 b rapporteringsplikt for kommunene som gjennomfører lokale folkeavstemninger. Statistisk sentralbyrå står for innsamling av data. Det skjer i forbindelse med den årlige KOSTRA-rapporteringen (Kommune-Stat-Rapporteringen), som har svarfrist i februar året etter at avstemmingen er avholdt. Hvis man legger til grunn valglovens bestemmelser skal/bør følgende spørsmål avgjøres av kommunestyret: At det skal være folkeavstemming Spørsmålet det skal stemmes over Valgdag (er) Valgstyre (velges i samme møte) Stemmerett Forhåndsstemmegivning Brevstemming Valgets gyldighet Følgende spørsmål kan kommunestyret velge å delegere til valgstyre: Manntall Stemmesedler Stemmestyrer og valgfunksjonærer Stemmegivning på valgdagen Prøving av stemmegivning og stemmesedler, opptelling, protokollering mv. Klage Det har i den offentlige debatten vært ulike holdninger til om slike omfattende endringer som en kommunesammenslåing kan argumenteres å være basert på en rådgivende folkeavstemning eller om det er andre måter som bede sikrer involvering i prosessen og beslutningen. En god involvering av kommunens innbyggere er en viktig forutsetning for å få best mulig beslutninger og resultater. Kommunestyrene i Flatanger, Namdalseid, Høylandet og Overhalla har vedtatt å høre innbyggerne gjennom rådgivende folkeavstemning, mens Namsos kommunestyre har besluttet å gjennomføre en bred innbyggerundersøkelse for best mulig å fremskaffe informasjon om de holdninger og meninger kommunens innbygger har til kommunereformen. -19-

20 Fosnes kommune har søkt Fylkesmannen i Nord-Trøndelag om skjønnsmidler på inntil kr ,- for å dekke kostnader i forbindelse med høring av og informasjon til innbyggere. Vi mottok svar på at Fosnes kommune er tildelt kr ,-. Vurdering Hele prosessen med kommunereformen i denne fasen avsluttes i Fosnes med kommunestyresak 30. juni Innstilling kommer da fra formannskapsmøte 15. juni 2016, og det tilsier at rådmannens saksframlegg må være ferdig for utsending 6. juni Det er en meget streng tidsplan for forhandlinger, informasjon om resultat (intensjonsavtalen), utarbeiding av beslutningssak osv. Kommunereformen er en gylden mulighet til å involvere innbyggerne i kommunens fremtid og kommunen bør tenke gjennom hvorfor de skal drive med innbyggerinvolvering, hvem som skal involveres og hvordan dette bør gjøres. Kommunen skal leve med vedtaket om kommunestruktur i mange år. En bred, grundig og åpen involvering av innbyggerne gir legitimitet og sikrer at kommunestyrets beslutning blir fattet på best mulig grunnlag. I tillegg sier Inndelingsloven at kommunene bør innhente innbyggernes synspunkter om kommunesammenslåing. Kommunen bør ta utgangspunkt i lokale forhold når den velger måter å involvere på. Som tilleggsinformasjon til dette kan følgende tabell hentet fra Bolkesjø og Brandtzæg sin rapport om ulike høringsmåter gjengis (KRD/KS/Telemarksforsk. rapp. 224/05 kap. 6.4: Hvilke hensyn ivaretas gjennom ulike måter å høre på? 5 betyr at kriteriet er godt ivaretatt. 1 betyr at kriteriet er dårlig ivaretatt. Høringsmåter Representativitet Kunnskap og innsikt om konsekvensene Kriterier Betydning for dialog Innbyggernes muligheter til å fremme sine synspunkter Politikernes muligheter til å ta selvstendig avgjørelse Rådgivende folkeavstemming Opinionsundersøkelse ved telefonintervju Opinionsundersøkelse ved postale eller nettbaserte skjema Utvida folkehøringer Fokusgrupper Høring Som tabellen viser kan innbyggerundersøkelser være mer hensiktsmessig for å få fram hva folk mener i denne saken. Fosnes kommune har involvert innbyggerne gjennom folkemøter og en innbyggerundersøkelse tidligere. Felles innbyggerundersøkelse for kommunene i Nord-Trøndelag ble gjennomført ved telefonundersøkelse i slutten av mars Populasjon Antall kontaktet Antall intervju Andel kontaktet Andel intervju Svarrespons Fosnes % 15 % 22 % -20-

21 Disse tre spørsmålene ble stilt i alle kommunene: I svært stor grad I ganske stor grad Verken eller I ganske liten grad I svært liten grad Opptatt av kommunesammenslåing 31 % 25 % 30 % 6 % 8 % Svært positiv Ganske positiv Verken eller Ganske negativ Svært negativ Positiv eller negativ til sammenslåing 4 % 19 % 29 % 21 % 26 % I svært stor grad I ganske stor grad Verken eller I ganske liten grad I svært liten grad Vil involveres i sammenslåingsprosessen 31 % 29 % 20 % 10 % 8 % Kommunespesifikke spørsmål: Fosnes kommune vurderer å slå seg sammen med flere nabokommuner. Hvilket alternativ mener du er best: Fosnes kommune fortsetter alene, dvs. slår seg ikke sammen med noen andre kommuner: 55 % Alle kommunene i Midtre Namdal slår seg sammen: 37 % Alle kommunene i Indre og Midtre Namdal slår seg sammen: 5 % Annen gruppering/ingen av disse/vet ikke: 3 % Hva er den viktigste grunnen til at du synes dette er det beste alternativet: Fosnes kommune fortsetter alene Alle kommunene i Midtre Namdal Alle kommunene i Indre og Midtre Namdal Fosnes vil bli en «utkant» i en stor kommune Arbeidsplasser lokalt Lokaldemokratiet Fordi det er bra slik det er nå Nærhet til tjenestene Har allerede et etablert samarbeid Samkommune lenge og det fungerer veldig bra Mer robust Mer blir for stort Blir mer fagkompetanse Det er for mange kommuner Det vil gi bedre økonomi God løsning at alle kommunen står sammen Det bør bli bedre kultur av å være større Det er en omforent politisk holdning i Fosnes kommunen at det skal avholdes rådgivende folkeavstemming når det eventuelt foreligger et forslag til intensjonsavtale. Forslaget er planlagt ferdigstilt for presentasjon i kommunenes referansegrupper 1. april Følgende punkter må tas opp til vurdering ved en rådgivende folkeavstemning: Valgdag En folkeavstemning må være så sent som mulig i prosessen, slik at mulighetene for informasjon til innbyggerne er så gode som mulige, men samtidig så tidlig at resultater kan bearbeides og settes i beslutningsstruktur. Ut fra dette er naturlig skjæringspunkt en av dagene 23., 24., eller 25. mai. Mandag er den tradisjonelle valgdagen i Norge, og ut fra det en egnet dag. Dette har også KS Nord-Trøndelag uttalt seg om, og det ligger anbefaling om at mandag 23. mai 2016 gjøres til valgdag i kommunene i fylket. Valgstyre Etter valgloven skal det være det være et valgstyre i hver kommune, som skal stå for den praktiske gjennomføringen av valg til storting, fylkesting og kommunestyre. Valg av valgstyre behandles som egen sak. Stemmerett Valgloven operer med to sett av kriterier for å ha stemmerett som gjelder for henholdsvis stortingsvalg og valg til kommunestyre/fylkesting. Ved stortingsvalg har norske statsborgere som vil ha fylt 18 år innen utgangen av valgåret, ikke har mistet stemmeretten etter Grunnloven 53 og som er, eller har vært, folkeregistrertført som bosatt i Norge, stemmerett. Ved valg til kommunestyre og fylkesting har i tillegg personer som ikke er norske statsborgere, men for øvrig fyller vilkårene, stemmerett dersom de har stått innført i folkeregisteret som bosatt i Norge de tre siste årene før valgdagen eller er statsborger i et annet nordisk land og er blitt folkeregisterført som bosatt i Norge senest 30. juni i valgåret. For å utøve stemmeretten må velgeren være innført i manntallet. Det foreslås å legge kriteriene for stemmerett til kommunestyre/fylkesting til grunn for hvem som skal ha stemmerett ved folkeavstemmingen. Samtidig er det brukt ressurser på å engasjere ungdommer i spørsmål om kommunesammenslåing, og poenget med at det -21-

22 er «ungdommen som er framtida og som skal leve i kommunestrukturen» må i denne saken vurderes som høyst relevant. Rådmannen går derfor inn for at skal gis stemmerett til de som i løpet av valgåret fyller 16 år (født i 2000) også. Dette gir også ungdommene anledning til å «lære seg» å bruke stemmeretten i et annet spørsmål enn de tradisjonelle tingsvalgene. Skjæringsdato for nordiske statsborgere settes til 1. mars Samme dato brukes som skjæringsdato for manntallsføring. Det vil si at for å ha stemmerett ved folkeavstemmingen i Fosnes må velgeren være registrert bosatt den 1. mars (altså skjæringsdato). Manntall Det er skatteetaten som er folkeregistermyndighet i Norge og som har de opplysninger som er nødvendige for å lage et manntall (oversikt over stemmeberettigede personer pr en gitt dato). Dette har vi tidligere fått (ved ordinære valg) gjennom det sentrale elektroniske valgsystemet (EVA) som alle kommuner har tilgang til, men vi har fått tilbakemelding fra Fylkesmannen i Nord-Trøndelag at dette systemet ikke vil bli tilgjengelig ved gjennomføring av folkeavstemminger. Manntallet må derfor bestilles fra Skattedirektoratet direkte fra den enkelte kommune. Det vil fortsatt være mulig å følge valglovens bestemmelser når det gjelder utlegging av manntallet til offentlig ettersyn ( 2-6), og rådmannen tilrår at manntallet legges ut til offentlig ettersyn på servicekontoret, Seierstad Dagligvare og Salsnes bibliotek. Det vil ikke være mulig å produsere og sende ut valgkort. Krav om retting, innføring av stemmeberettigede bosatt i utlandet og underretning om endringer i manntallet skal skje i tråd med valglovens 2-7 og 2-8 og behandles av valgstyret. Bestilling av manntall skjer ved skriftlig søknad til Skatt Midt med opplysninger om hvilke opplysninger vi skal ha. Vi må påregne 2 ukers behandlingstid. Til kommuner som skal avholde rådgivende folkeavstemming består leveransen av: - Uttrekk av stemmeberettigede - Utleggingsmanntall i PDF-format - Avkryssingsmanntall (i flere alternativ hele kommune og kretsvis) Stemmesedler Stemmesedler ved folkeavstemminger kan utformes på to måter: a) En stemmeseddel der det krysses av for enten Ja eller Nei (la være å sette kryss = blank stemme) b) En stemmeseddel med Ja, en med Nei og en blank. Fordelen med alternativ a) er at man trenger færre stemmesedler (en pr. stemmeberettiget innbygger i stedet for en av hver) som er billigere og mer praktisk. Den endelige utformingen av stemmesedlene og om de skal utformes i henhold til pkt. A eller pkt. B og tilpasset det foreliggende forhandlingsresultat delegeres til formannskapet. Forhåndsstemmegivning Kapittel 8 i valgloven gir detaljerte bestemmelser om forhåndsstemmegivningen ved ordinære valg. Dette omfatter blant annet perioden for forhåndsstemmegivning, hvem -22-

23 som kan motta forhåndsstemmer, på hvilke steder det kan mottas forhåndsstemmer og framgangsmåten ved stemmegivning. Det anses å være hensiktsmessig å følge disse bestemmelsene så langt det er relevant. Den viktigste forskjellen mellom forhåndsstemmegivning ved ordinære valg og den vedtatte folkeavstemmingen er at man ved ordinære valg har en lovbestemt periode for forhåndsstemmegivning og at det er valglokaler tilgjengelig i hele landet. For folkeavstemmingen må kommunestyret besluttet om det skal være anledning til å stemme på forhånd og når forhåndsstemmingen skal starte. Det vil heller ikke være praktisk mulig å ha valglokaler andre steder enn i de kommunene der folkeavstemmingen skal avholdes. Ved ordinære valg åpner forhåndsstemmegivningen 10. august, dvs. om lag en måned før valgdagen, og slutter fredagen før valgdagen. Dette tilsier i seg selv oppstart rundt 1. mai for forhåndsstemmegivning til folkeavstemmingen. Samtidig er det viktig at grunnlaget for folkeavstemmingen, selve intensjonsavtalen, er godt kjent før avstemmingen tar til. Avtalen skal etter planen foreligge medio mars, men det må påregnes noe tid til klargjøring og publisering. Det er også viktig at det settes av tid til informasjon og utdyping av innholdet i avtalen, folkemøter o.l. Det anbefales derfor å ha forhåndsstemming på hverdager fra og med 2. mai til og med 20. mai. Det legges til rette for forhåndsstemming i institusjon og videregående skole i tillegg til hjemmestemming. I valglovens 8-1 (4) åpnes det for at velgere som ikke kan avgi stemme i perioden for forhåndsstemmegivning eller på valgdagen kan henvende seg til kommunen og avgi stemme tidligere. Det foreslås at man ikke åpner for denne muligheten ved den vedtatte folkeavstemmingen, blant annet fordi det vil være forholdsvis kort tid fra beslutningsgrunnlaget (ferdig intensjonsplan) og forhåndsstemmegivningen starter. Brevstemming Valglovens 8-2 (4) åpner for at velgere som oppholder seg i utlandet og som ikke har mulighet til å oppsøke en stemmemottaker kan avgi stemme pr. post. Andre kommuner (blant annet Bjugn) som har avholdt folkeavstemming utenom ordinært valg, har åpnet for bruk av poststemme for velgere som oppholder seg i utlandet eller andre deler av landet, og som ikke ha anledning til å «komme hjem» i løpet av den perioden forhåndsstemmegivningen pågår. Det anbefales å åpne for brevstemming, og la valgstyret utarbeide nødvendige prosedyrer for dette. Stemmegivning på valgdagen Kapittel 9 i valgloven gir detaljerte bestemmelser om stemmegivning på valgdagen ved ordinære valg. Dette om fatter blant annet tid og sted for stemmegivning, organisering, ordensregler og prosedyrer for stemmegivning. Det anses å være hensiktsmessig å følge disse bestemmelsene så langt det er relevant. Det tilrås av rådmannen å bruke de stemmekretsene som ble brukt under kommunestyrevalget 2015, dvs.: Elvalandet, Salsnes og Dun. Siden det er snakk om en folkeavstemming og ikke et listevalg, kommuner valglovens 9-3 (4) ikke til anvendelse, slik at kommunestyremedlemmer også kan være valgfunksjonærer. -23-

24 Prøving av stemmegivning og stemmesedler, opptelling, protokollering mv. Kapittel 10 i valgloven gir detaljerte bestemmelser om godkjenning av stemmesedler, opptelling og protokollering. Det anbefales å følge disse bestemmelsene så langt det er relevant. Klage Ved ordinære valg har alle som har stemmerett klagerett. Dersom klagen gjelder spørsmål om stemmerett eller adgangen til å avgi stemme, har også den som ikke er blitt manntallsført klagerett. Klagen skal være skriftlig og fremsettes senest 7 dager etter valgdagen til valgstyret. Departementet er øverste klageinstans. Det bør gis klageadgang også ved en folkeavstemning og av troverdighetshensyn bør det også legges opp til at dette kan skje til en instans utenfor aktuelle kommuner. Dette spørsmålet tas opp med fylkesmannen med sikte på finne en tilfredsstillende ordning. Prøving av valgets gyldighet Ved ordinære valg skal det nyvalgte kommunestyret treffe vedtak om kommunestyrevalget er gyldig. Kommunestyret skal kjenne valget ugyldig hvis det er begått feil som antas å ha hatt innflytelse på fordelingen av mandatene mellom listene og som det ikke er mulig å rette. Departementet vil i så fall påby omvalg. Ettersom det her er snakk om en rådgivende folkeavstemning der selve vedtaket i saken som høres skal gjøres av kommunestyret anses det som unødvendig å etablere egen prosedyre for å prøve valgets gyldighet. Rådmannen ønsker i tillegg å peke på at andre høringsformer enn folkeavstemming kan være bedre egnet for å fange opp innbyggernes synspunkter, involvere innbyggere, skape dialog og fremme en felles virkelighetsoppfatning, som vist i tabell «Hvilke hensyn ivaretas gjennom ulike måter å høre på?» I tabellen er det foretatt en klassifisering av hvordan ulike høringsmåter ivaretar ulike kriterier. Tabellen viser at folkeavstemninger og opinionsundersøkelser er de høringsformer som gir best representative data. Hvorvidt folkeavstemninger gir representative data er imidlertid avhengig av valgdeltakelsen. Opinionsundersøkelser vil høyst sannsynlig gi vel så representative data som folkeavstemninger. Samtidig gir opinionsundersøkelser muligheter for å fange opp mer nyanserte synspunkter blant innbyggerne, f.eks. hvorfor de stemmer det ene eller andre, styrken i standpunktene, forutsetninger for å endre standpunkter o.l. Dette øker politikernes handlingsrom i forhold til å fatte egne beslutninger. Med bakgrunn i dette fremmer rådmannen en alternativ innstilling hvor det ikke legges opp til folkeavstemning: Alternativt forslag til vedtak: Fosnes kommune vedtar å ikke gjennomføre en rådgivende folkeavstemning i forkant av kommunestyrets beslutning vedrørende kommunereformen. Fosnes kommune ønsker å gjennomføre en bred innbyggerundersøkelse for best mulig å fremskaffe informasjon om de holdninger og meninger kommunes innbyggere har til kommunereformen. Undersøkelsen må være av et slikt omfang at det gir et mest mulig representativt bilde. De spørsmål som reises må fange opp eventuelle forskjeller i holdninger til kommunereformen avhengig av ulike utfall i beslutning gjort av de omkringliggende kommuner. -24-

25 Fosnes kommune Fosnes fellesfunksjoner Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Saksframlegg Melding om vedtak etter kommunelovens 13 vedrørende rådgivende folkeavstemning valg av valgstyre Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes kommunestyre 23/ Rådmannens innstilling Fosnes formannskap behandlet i sak PS 14/16 som hastesak Rådgivende folkeavstemning 2016 valg av valgstyre, den 16. mars Saken ble behandlet etter kommunelovens 13. Vedtaket tas til orientering. -25-

26 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Rådgivende folkeavstemning valg av valgstyre S Melding om vedtak etter kommunelovens 13 vedrørende rådgivende folkeavstemning valg av valgstyre X Særutskrift Rådgivende folkeavstemning valg av valgstyre Vedlegg: 1 Særutskrift Rådgivende folkeavstemning valg av valgstyre Saksopplysninger Fosnes formannskap har i sak PS 14/16 brukt sin myndighet til å behandle hastesak etter kommunelovens 13. Det vises til vedlagte særutskrift. Vurdering Kommunelovens 13. Utvidet myndighet i hastesaker. Kommunestyret kan selv bestemme at formannskapet skal ha myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ, når det er nødvendig at vedtaket treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle til dette. Melding om vedtak truffet i medhold av denne paragrafen forelegges vedkommende organ i dets neste møte. I delegasjonsreglementet for Fosnes kommune 3.2 Hastesaker, har kommunestyret delegert myndighet til å behandle hastesaker etter kommunelovens

27 Fosnes kommune Fosnes fellesfunksjoner Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Saksframlegg Rådgivende folkeavstemning valg av valgstyre Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes formannskap 14/ Rådmannens innstilling Som valgstyret for rådgivende folkeavstemning oppnevnes: Leder:... Nestleder:... Medlem:... Medlem:... Medlem:... Oppnevning av stemmestyrer delegeres til valgstyret. Hjemmel for vedtaket er: Hastesak etter delegasjonsreglementet 3.2 Behandling i Fosnes formannskap Forslag i møte fra ordfører Trygve Jonny Sandvik: Som valgstyret for rådgivende folkeavstemning oppnevnes: Leder: ordfører Trygve Jonny Sandvik Nestleder: varaordfører Rune Wik Medlem: Gunn Ågot Leite Medlem: Baard S. Kristiansen Medlem: Silje Leirbekk Oppnevning av stemmestyrer delegeres til valgstyret. Votering: Forslag i møte ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Fosnes formannskap Som valgstyret for rådgivende folkeavstemning oppnevnes: -27-

28 Leder: ordfører Trygve Jonny Sandvik Nestleder: varaordfører Rune Wik Medlem: Gunn Ågot Leite Medlem: Baard S. Kristiansen Medlem: Silje Leirbekk Oppnevning av stemmestyrer delegeres til valgstyret. Hjemmel for vedtaket er: Hastesak etter delegasjonsreglementet

29 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Rådgivende folkeavstemming valg av valgstyre S Melding om vedtak etter kommunelovens 13 vedrørende rådgivende folkeavstemning valg av valgstyre Saksopplysninger Valgloven har ingen bestemmelser som regulerer gjennomføringen av lokale folkeavstemninger. Valgmyndigheten i den enkelte kommune er selv ansvarlig for gjennomføringen. Rådmannen mener det er naturlig å ta utgangspunkt i valglovens bestemmelser og anbefaler at disse gjøres gjeldende så langt de passer. I henhold til valgloven 4-1 skal det i hver kommune være et valgstyre som velges av kommunestyret selv. Valgstyret er et fast utvalg i kommunelovens forstand, og kommunelovens regler om valg av nemnder kommer til anvendelse. Dette innebærer at valgbarhetsreglene i kommuneloven 14 gjelder, og man må påse at kravene til kjønnsmessig representasjon i kommuneloven 36, 37 og 38a oppfylles. Kommunestyret kan for eksempel ikke velge medlemmene av formannskapet som valgstyre dersom dette medfører at kommunelovens krav til kjønnsmessig sammensetning ikke blir oppfylt. Siden det er snakk om en folkeavstemming og ikke et listevalg, kommuner valglovens 9-3 (4) ikke til anvendelse, slik at kommunestyremedlemmer også kan være valgfunksjonærer. Kommunestyret selv velger valgstyrets leder og nestleder, jf. kommuneloven 10 nr. 3. Valgstyret har ansvaret for å forberede og gjennomføre valget på kommunalt nivå. I hvert valglokale i kommunen skal et eget stemmestyre lede gjennomføringen av valget på valgdagen. Et stemmestyre er et fast utvalg i kommunelovens forstand, jf. kommuneloven 10. Stemmestyrenes medlemmer vil være folkevalgte i kommunelovens forstand, og kommunelovens regler om folkevalgtes rettigheter og plikter vil gjelde for disse. Stemmestyret skal bestå av minst tre medlemmer, jf. kommuneloven 10. For øvrig kan kommunestyret fastsette antall medlemmer i stemmestyrene. Kommunelovens regler om valg av faste utvalg gjelder for stemmestyrene. Stemmestyrene kan sammensettes av kommunalt ansatte og/eller politikere. Dersom det velges politikere, bør en sørge for en sammensetning med representanter fra flere partier. En kan også velge personer som ikke er politikere, så sant de er folkeregisterført som bosatt i kommunen, jf. kommuneloven 14. Valg av stemmestyrer kan delegeres til valgstyret, jf. valgloven 4-2. Det er ikke krav om at valg av stemmestyrer skal skje blant personer som bor i vedkommende stemmekrets. Det er imidlertid ikke noe til hinder for at et slikt prinsipp følges når stemmestyrene velges. Det foreslås at stemmestyrene er tellekorps. I Fosnes kommune er det tre stemmekretser (Elvalandet, Jøa og Salsnes). -29-

30 Innstillingen fremmes som hastesak etter delegasjonsreglementet 3.2, da det er avgjørende for planlegging og god gjennomføring av valget at valgstyret trer i kraft umiddelbart etter påske. Rådmannen anbefaler at første møte i valgstyret avholdes 30. mars

31 Fosnes kommune Fosnes teknisk avdeling Saksmappe: 2015/ Saksbehandler: Knut Skreddernes Saksframlegg Serviceerklæring for teknisk avdeling Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes kommunestyre 24/ Rådmannens innstilling: Vedlagte serviceerklæring for teknisk avdeling vedtas. -31-

32 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat X Protokoll fra kommunestyremøte serviceerklæring teknisk avdeling S Serviceerklæring for teknisk avdeling Vedlegg: 1 Serviceerklæring Saksopplysninger Viser til kommunestyremøte , og der kommunestyret ba rådmannen om å komme tilbake til det nye kommunestyret med forslag til serviceerklæring for teknisk avdeling. Svar fra ordfører Bjørg Tingstad: Kommunestyret ber rådmannen om å komme tilbake til det nye kommunestyret med forslag til serviceerklæring for teknisk avdeling, slik at den kan behandles som egen sak. Vi har serviceerklæringer innenfor helse og omsorg, så det vil være bra å få det for teknisk også. Serviceerklæringen vil bidra til å styrke dialogen mellom teknisk avdeling og publikum og skal si noe om hvilke tjenester avdeling tilbyr innbyggerne i kommunen. Hva du som innbygger skal kunne forvente av tjenesten og hva vi forventer av deg for å kunne yte tjenesten. Tilbakemeldinger vil være viktig grunnlag for enhetens forbedringsarbeid. Erklæringen er grunnlagsdokument for personalet på teknisk avdeling, hvor felles ståsted og holdninger blir presentert. Serviceerklæringen er utarbeidet av teknisk avdeling. Vurdering Serviceerklæringen dekker ikke alt som teknisk avdeling kan bidra med, den ville i såfall blitt svært omfattende og lite hensiktsmessig. Mener at den nå gir et greit bilde av hva som kan forventes av avdelingen. -32-

33 Serviceerklæring Teknisk avdeling Fosnes kommune Vedtatt av Fosnes kommunestyre

34 Innhold Generelt 2 Avløpstjenester 3 Byggesak 4 Fyret/samfunnshus 5 Gatelys 6 Geodata (kart) 7 Kommunal bolig 9 Kommunal veg 10 Omsorgsbolig/tilrettelagt bolig 12 Reguleringsplanlegging og saksbehandling av 13 reguleringsplaner Renovasjon husholdningsavfall 15 Slamtømming 17 Vannleveranse 18 Generelt: Publisert/revidert: xx.xx.2016 Formål: Serviceerklæringen vil bidra til å styrke dialogen mellom teknisk avdeling og publikum og skal si noe om hvilke tjenester avdeling tilbyr innbyggerne i kommunen. Hva du som innbygger skal kunne forvente av tjenesten og hva vi forventer av deg for å kunne yte tjenesten. Tilbakemeldinger vil være viktig grunnlag for enhetens forbedringsarbeid. Erklæringen er grunnlagsdokument for personalet på teknisk avdeling, hvor felles ståsted og holdninger blir presentert. Praktiske opplysninger: Det tas forbehold om noe avvik fra denne serviceerklæringens tjenestegarantier under ferieavvikling og ved forhold som er utenfor avdelingens kontroll, for eksempel sykdom, streik m.m. For mer informasjon: Det er mye informasjon på hjemmesida til Fosnes kommune. Eksempelvis kan man under menyen Tjenester på venstre side finne Tekniske tjenester (bl.a. denne serviceerklæringen) og under Aktuelt på høyre side finnes betalingssatser. Dersom svaret ikke kan finnes på våre hjemmesider, vennligst kontakt servicekontoret eller teknisk avdeling på telefon eller e-post

35 Avløpstjenester Kommunen skal sikre at avløpet fra abonnenter tilknyttet kommunalt avløpssystem blir ivaretatt på en forsvarlig og tilfredsstillende måte. Kommunen har i samarbeid med ekstern entreprenør en ordning for tømming av slam fra slamavskillere og tette tanker for videre behandling. Hvem kan få tjenesten: Alle abonnenter som er tilknyttet kommunalt avløpssystem. Hva omfatter tjenesten: Mottak av avløpsvann fra kommunes innbyggere som er tilknyttet kommunalt avløpssystem. Forbehold ved tjenesten: Ledningsbrudd/tilstopping av avløpsledning. Nødvendige planlagte ledningsarbeider. Nødsituasjoner som kan oppstå i forbindelse med flom og strømbrudd eller andre uforutsette hendelser. Tilstoppinger/mottaks-avbrudd (hovedledninger): Henvendelser rettes til servicekontoret eller til teknisk avdeling. Opphør/endring av abonnement: Alle endringer i eierforhold meldes til Fosnes kommune. Alle fysiske endringer av tilknytningsforhold og/ eller andre inngrep som krever godkjennelse, meldes inn som tiltak av godkjent foretak. Kommunens forpliktelser: Kommunens forpliktelser er begrenset til det ledningsnett og de installasjoner kommunen selv har ansvar for (hovedledninger). Det vil si at kommunens ansvar for å motta avløpsvann gjelder fra tilknytningspunktet til kommunalt ledningsnett. Abonnentens forpliktelser: Abonnenten har ansvar for å holde eget stikkledningsnett i en slik stand at eventuell skade eller andre forhold på eget stikkledningsnett ikke påvirker kommunens anlegg og leveranse. Abonnentens samlede forpliktelser er nedfelt i kommunens «Reglement for tilknytning til kommunale vann- og kloakkledninger med Forskrifter for vann- og kloakkavgifter». Hva tjenesten ikke omfatter: Arbeid på private anlegg/ledninger/traseer. Egenbetaling/Pris: Forskrift for kommunale gebyrer (revideres årlig). Gebyrinntektene skal dekke inn alle kostnadene tilknyttet tjenesteområdet (drift, investering, administrasjon ol.). For mer informasjon: Kontakt servicekontoret eller teknisk avdeling på telefon eller e-post

36 Byggesak Kommunen skal gjennom byggesaksbehandlingen sørge for at plan- og bygningslovgivningen overholdes, og legge til rette for at arealbruk og bebyggelse kommer den enkelte og samfunnet til gode. Vi oppfordrer alle til å bruke ByggSøk ( veileder for planlegging, byggesøknader og meldinger på web utviklet av statens byggtekniske etat. Fosnes kommune har ikke tilrettelagt for direkte innsending av elektronisk søknad, men dokumentene kan sendes kommunen på e-post eller skrives ut og sendes som vanlig post. Hvem kan få tjenesten: Tiltakshavere (byggherrer og hjemmelshavere), søkere samt naboer og gjenboere. Hva omfatter tjenesten: Behandling av byggesaker etter plan- og bygningslovgivningen. Tilsyn, veiledning og ulovlighetsoppfølging. Våre forpliktelser: Dersom tiltakshaver ønsker det, skal det holdes forhåndskonferanse før søknad sendes inn. Forhåndskonferanse skal holdes i løpet av to uker etter at ønsket er mottatt. Kommunen skal videre sørge for at det blir skrevet referat fra forhåndskonferansen innen to uker. Kommunen vil sende foreløpig svar snarest mulig og senest innen 3 uker. Av det foreløpige svaret vil det gå fram hvem som er saksbehandler, forventet saksbehandlingstid og om det er mangler ved søknaden. Kommunen har positive medarbeidere som tar ansvar for en riktig behandling etter plan- og bygningsloven, medarbeidere er til for publikum og vil vise imøtekommenhet ved alle henvendelser og gir veiledning når det er nødvendig. Kommunen er forpliktet til å holde lovpålagte tidsfrister. Dine forpliktelser: Tiltakshavere, søkere m.fl. er ansvarlige for at søknader og rekvisisjoner er komplette i henhold til lov og forskrift, at de er faglig tilfredsstillende og at alle relevante opplysninger blir lagt frem for kommunen. Hva tjenesten ikke omfatter: Vi fyller ikke ut byggesøknader, men kan bidra med råd og veiledning. Vi prosjekterer ikke tiltak eller gir veiledning på tekniske løsninger. Vi kan ikke anbefale foretak. Egenbetaling/Pris: Byggesaksbehandling er en gebyrbelagt tjeneste. Forskrift for kommunale gebyrer (revideres årlig). Praktiske opplysninger: Kart og informasjon om byggesaksbehandling samt veiledning for deg som skal søke er lett tilgjengelig på kommunens hjemmesider. For mer informasjon: Kontakt servicekontoret eller teknisk avdeling på telefon eller e-post

37 Fyret/Samfunnshus Vår flerbrukshall, Fyret, skal øke mulighetene for kulturelle formål og fysisk aktivitet og skal være til glede og nytte for kommunes innbyggere. Hvem kan få tjenesten: Kommunens innbyggere gjennom skole, lag og foreninger har første prioritet til bruk/leie av svømme- og idrettshallene. Andre kan få tilgang hvis det er ledig tid. Hva omfatter tjenesten: Bruk av hall, møterom, kjøkken, garderober, idretts- og svømme-hall, skytebane og eventuelt andre deler av bygningene som naturlig hører til. Våre forpliktelser: Sørge for at flerbrukshallen til enhver tid følger krav i lover og forskrifter. Ha ett godt samarbeid med brukerne. I god tid varsle brukerne om endringer i åpningstider/tilgjengelighet. Sørge for at flerbrukshallen holdes i god stand når det gjelder renhold og vedlikehold. Dine forpliktelser: Følge de reglementer som gjelder for brukerne. Egenbetaling/Pris: I henhold til særskilt betalingsregulativ for utleie av Fyret m.m. Betalingssatser - utleie Fyret/Jøa Samfunnshus og Jøa barne- og ungdomsskole i Fosnes kommune (revideres årlig). For mer informasjon: Kontakt servicekontoret på telefon eller e-post

38 Gatelys Kommunen skal drifte og vedlikeholde eksisterende gatelysnettet på offentlige og kommunale veier, slik at vegene får nødvendig belysning som skaper trygghet, oppmerksomhet og harmoni med omgivelsene. Hvem kan få tjenesten: Alle aktuelle brukere av kommunale veier: kjørende, gående, syklende, osv. Hva omfatter tjenesten: Kommunen skal vedlikeholde eksisterende lampepunkter og komplettere disse der det er et faglig behov. Våre forpliktelser: Mørke lampepunkter skal utskiftes i rimelig tid etter at melding er mottatt til kommunen. Noen mørke lampepunkter vil man måtte godta etter en faglig økonomisk og sikkerhetsmessig vurdering. Det vil bli foretatt serieskift på gatelysnettet etter en faglig vurdering. Dine forpliktelser: Mørklagte lampepunkter, eller melding om feil, meldes til servicekontoret i kommunen. Hva tjenesten ikke omfatter: Drift og vedlikehold av private lampepunkter. For mer informasjon: Kontakt servicekontoret eller teknisk avdeling på telefon eller e-post

39 GEO data (kart og oppmåling) Kommunen skal levere tjenester innenfor kart og oppmåling, i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Det skal ytes god service og drives effektiv og god saksbehandling. Hvem kan få tjenesten: Tiltakshavere (byggherrer og hjemmelshavere), søkere samt offentlige virksomheter som kommunen har ansvar for å levere tjenester til. Hva omfatter tjenesten: Matrikkelføring, tomtemåling og eiendomsregistrering. Produksjon og vedlikehold av grunnkart, eiendomskart og ulike temakart. Våre forpliktelser: Målebrev: Kopi av originalmålebrev over eiendommer som allerede er oppmålt fås gratis og umiddelbart ved personlig henvendelse. Total saksbehandlingstid for nytt matrikkelbrev skal ikke overstige 16 uker, med forbehold om naturgitte, klimamessige forhold. Etablering av ny eiendom uten fullført oppmålingsforretning: Leveres senest innen 4 uker etter at tillatelse til deling foreligger. Grensejustering/Arealoverføring: Tjenesten skal være gjennomført innen maksimum 16 uker, men utenforliggende forhold legges til (eks ekstern høring). Når tiltaket krever delingsgodkjenning, begynner fristen å løpe etter at godkjenning er gitt. Situasjonskart/naboliste/kartutsnitt: Leveres innen 10 virkedager mot et gebyr som fremgår av særskilt betalingsregulativ. Grenseutsetting/-påvisning: Gjennomføres innen 16 uker etter bestilling mot et gebyr som fremgår av særskilt betalingsregulativ. Det forutsettes at det ikke er vinterstenging (værforbehold). Adresser. Dersom veien har fått veinavn vil: Adresser for boligbygg og næringsbygg blir levert innen 10 virkedager fra bestilling

40 Temakart/Spesialkart: Leveres innen 10 virkedager under forutsetning av at produktet er definert og etablert, slik at det ikke er påkrevet med spesielt utviklingsarbeid. Matrikkelopplysninger: Ved henvendelse skal kommunen innen 10 virkedager gi ut opplysninger om grunneiendommer, adresser, bygningsdata, eieropplysninger m.m. fra sine registre i samsvar med matrikkelloven 30. Meglertjenester: Kommunen betjener eiendomsmeglere og andre aktuelle brukere, med de tidsfrister og betingelser som til en hver tid er angitt der. Klarlegging av eksisterende grense: Retting av grense er greie saker når det finnes god dokumentasjon og partene er enige. Dine forpliktelser: Tiltakshavere, søkere m.fl. er ansvarlige for at søknader og rekvisisjoner er komplette i henhold til lov og forskrift, at de er faglig tilfredsstillende, og at alle relevante opplysninger blir lagt frem for kommunen. Hvis så er tilfelle, vil fastsatt maksimum saksbehandlingstid/ventetid overholdes av kommunen. Reklamasjon på saksbehandlingstid/ventetid rettes til teknisk avdeling. Hva tjenesten ikke omfatter: Kommunen påtar seg ikke meglerrollen i grensekonfliktsaker. Egenbetaling/Pris: I henhold til «Gebyrregulativ for forvaltningsoppgaver etter matrikkelloven for Fosnes Kommune» (revideres årlig). Forskrift for kommunale gebyrer (revideres årlig). For mer informasjon: Kontakt servicekontoret eller teknisk avdeling på telefon eller e-post

41 Kommunale boliger. Fosnes kommune tilbyr ordinære utleieleiligheter på Jøa og på Salsnes, 4 på Dun, 2 på Seierstad, 2 i Åshaugan og 4 på Salsnes. Hvem kan få tjenesten: Alle kan søke om kommunal bolig, men egne ansatte og mennesker med særskilte behov vil ha en forrett etter nærmere bestemmelser. Hva omfatter tjenesten: Tjenesten omfatter kun tildeling av bolig. Våre forpliktelser: Følger av skriftlig husleiekontrakt / avtale som inngås med kommunen. Dine forpliktelser: Ivareta bolig og evt. innbo med varsomhet og sørge for at boligen er istandsatt og rengjort ved leietidens opphør. Overholde gjeldende husordensregler. Hva tjenesten ikke omfatter: Vaktmestertjenester. Installering av f.eks. tlf, data, TV. Egenbetaling / pris: I kommunalt eiet bolig fastsettes husleie av kommunestyret (revideres årlig). Praktiske opplysninger: Tildeling av bolig er ikke en lovpålagt tjeneste. For mer informasjon: Kontakt servicekontoret eller teknisk avdeling på telefon eller e-post

42 Kommunal veg Kommunen skal vedlikeholde kommunale veger slik at sikkerhet og fremkommelighet for alle blir ivaretatt på en trygg og forsvarlig måte. Hvem kan få tjenesten: Alle aktuelle brukere av kommunale veier - kjørende, gående, syklende, osv Hva omfatter tjenesten: Kommunen har ansvaret for drift og vedlikehold av kommunale veier. Tjenesten skal sikre framkommelighet, trygg ferdsel og ivareta miljø- og samfunnsinteresser. Kommunen kan i spesielle tilfelle stenge en vei hvis vær- og føreforhold gjør det umulig å holde den åpen. Vedlikeholdet skal omfatte: Dekkefornyelse og sommervedlikehold av kjørebane og gangveg. Dreneringssystem og grøfter. Annet vedlikehold som utføres ved behov: Fjerning av søppel. Klipping av vegetasjon. Rydding i kraftsoner. Veioppmerking og skilting. Snørydding og strøing om vinteren. Våre forpliktelser: Om vinteren skal kommunen foreta snøbrøyting på kommunale veier når snødybden er minst 10 cm. Strøing foretas bare på deler av kommunale veier som bratte strekninger, trafikkfarlige kryss og på deler av gangveinettet. Om sommeren skal kommunen foreta nødvendig vedlikehold. Dine forpliktelser: Vegetasjon fra private eiendommer skal beskjæres av eierne slik at de ikke går utenfor eiendomsgrensene. Høyden på vegetasjonen skal holdes nede slik at frisiktslinjer mm blir ivaretatt. Brukere må holde veien fri etter de retningslinjer som kommunen gir, ikke skade offentlig vei eller fjerne innretninger som hører til veien. Det må heller ikke lagres gjenstander på veiområdet eller langs veien innenfor byggegrensefeltet. Eiere av private veier og fellesadkomster som er åpen for alminnelig ferdsel må være forsvarlig sikret slik at brukere ikke kan komme til skade ved bruk. Hva tjenesten ikke omfatter: Asfaltering, skraping eller generelt vedlikehold av private veier og fellesavkjørsler utføres ikke av kommunen

43 Egenbetaling/Pris: Etter privat graving i offentlig asfaltert vei skal det betales for istandsetting av veien. For mer informasjon: Kontakt servicekontoret eller teknisk avdeling på telefon eller e-post

44 Omsorgsbolig/tilrettelagt bolig (tildeles av helse- og omsorgsavdelingen) Kommunen kan tilby tilrettelagt bolig til personer som pga. alder, sykdom eller ulike funksjonsnedsettelser opplever at boligen de bor i er uegnet. Boligen tildeles av helse og omsorgsavdingen. Hvem kan få tjenesten: Eldre, syke, og personer med ulike funksjonsnedsettelser. Ved tildeling er det den søkeren som har størst behov som vil bli tildelt leilighet. Hva omfatter tjenesten: Tjenesten omfatter kun tildeling av bolig. Boligen er å anse som beboerens eget hjem, og praktisk og personlig bistand må søkes særskilt. Våre forpliktelser: Følger av skriftlig husleiekontrakt / avtale som inngås med kommunen. Dine forpliktelser: Ivareta bolig og evt. innbo med varsomhet og sørge for at boligen er istandsatt og rengjort ved leietidens opphør. Overholde gjeldende husleiekontrakt. Egenbetaling / pris: I kommunalt eiet omsorgsbolig fastsettes husleie av kommunestyret (revideres årlig). Praktiske opplysninger: Innboforsikring og tilkobling til f.eks tlf. og data er leietakers ansvar. Omsorgsbolig er ikke en lovpålagt tjeneste. Ved evt. behov for bostøtte eller annen økonomisk bistand ifbm. leie av bolig, ta kontakt med lokalt NAV-kontor. Dersom egen bolig ikke lenger skal benyttes som bolig, kan det søkes om fritak for kommunale avgifter (ikke eiendomsskatt). Søknad om fritak sendes til servicekontoret. For mer informasjon: Kontakt servicekontoret eller helse- og omsorgsavdeling på telefon eller e-post

45 Reguleringsplanlegging og saksbehandling av reguleringsplaner. Private tiltakshavere, organisasjoner og andre myndigheter har rett til å fremme forslag til detaljregulering. Forslaget skal være utarbeidet av kvalifisert person. Formål: Reguleringsplanlegging og saksbehandling av reguleringsplaner skal gi grunnlag for politiske og administrative beslutninger. Det er et hovedmål å legge fram for behandling anbefalte planløsninger med god planfaglig kvalitet og der berørte interesser i størst mulig grad er vurdert og søkt ivaretatt. Beslutningene skal medvirke til en arealdisponering som: Fremmer en bærekraftig utvikling til beste for både individet, samfunnet som helhet og framtidige generasjoner. Legger til rette for verdiskaping og private tiltak. Tar vare på natur og kulturlandskap som ressurs for landbruksproduksjon og som del av naturarv og identitet. Sikrer estetikk og byggeskikk gjennom stedstilpasset arkitektur. Sikrer gode oppvekstsvilkår for barn og unge. Samsvarer med politisk vedtatte målsettinger for øvrig. Er et resultat av planløsninger der berørte interesser i størst mulig grad er vurdert og søkt ivaretatt. Hvem kan få tjenesten: Forslagstillere/søkere- politiske organer. De som berøres av planforslag: beboere, næringsdrivende, lag og foreninger, offentlige instanser. Hva omfatter tjenesten: Informasjon om lover og regler, gjeldende planer og bestemmelser og om pågående planprosesser: Oppstartsmøte for å avklare premissgrunnlaget og legge opp planprosessen. Lovfestet anledning til innsyn og påvirkning i planprosessen. Veiledning, tilgang til gjeldende planer, enkle kartkopier, oversikt over berørte parter, høringsinstanser med mer, kvalitetssikring av forslag eller søknad. Vurdering av innkomne merknader ved offentlig ettersyn, behandling av forslagstakers kommentarer til merknader og bearbeidelse av planforslaget i samråd med forlagsstilleren. Saksutredninger, utarbeiding av kommunale planforslag. Kunngjøring av vedtatt plan

46 Våre forpliktelser: Teknisk avdeling skal behandle et privat reguleringsforslag innen 12 uker etter at forslaget har kommet inn til kommunen. I kurante saker er utlegging til offentlig ettersyn delegert til administrasjonen. I slike tilfeller regnes fristen til tidspunktet vedtak om offentlig ettersyn. Dine forpliktelser/pris: Planforslaget, søknad om en mindre planendring eller klage skal være utarbeidet og utformet i samsvar med gjeldende lover og retningslinjer. Alle råd om endringer av planforslaget som kommunen har gitt, skal enten være etterkommet eller kommentert før saken tas opp til formell behandling. Saksbehandlingsgebyr for arealplaner skal være betalt etter første gangs behandling før videre behandling. Forskrift for kommunale gebyrer (revideres årlig). Hva tjenesten ikke omfatter: Vi utformer ikke private planforslag. Vi anbefaler ikke foretak. For mer informasjon: Kontakt servicekontoret eller teknisk avdeling på telefon eller e-post. Råd, veiledning og informasjon om konkrete saker gis ved teknisk avdeling

47 Renovasjon - husholdninger Kommunen skal, gjennom renovasjonsordningen sikre en rutinemessig forsvarlig innsamling og sluttbehandling av avfall og utsorterte fraksjoner fra husholdninger i Fosnes kommune. Hvem kan få tjenesten: Alle abonnenter omfattet av den kommunale innsamlingsordningen. For fritidsboliger gjelder eget tilbud. Hva omfatter tjenesten: Henting av avfall i følge MNA-henteplan. MNA er ansvarlig for innsamling, transport, sluttbehandling. Sandmoen avfallsplass er mottakssted for spesialavfall som f.eks farlig avfall med mer. Sentrale steder i kommunen oppsøkes av «Rulle» (mobil innsamling), på Jøa ved samfunnshuset/skolen og på Salsnes ved skolen. For nærmere informasjon om tidspunkter henvises til MNAs hjemmesider, se Forbehold for innsamling: Vegstandard kjørbar veg. Tilgjengelighet, plassering og rett bruk av stativ/beholder. Bevegelige helligdager. Reklamasjon: Reklamasjon på manglende henting eller andre forhold rettes til drift/innsamling hos MNA. MNA vil etter behov informere om driftsavbrudd, avvik eller andre forhold som har betydning for abonnenten. Våre forpliktelser: Regulær innsamling av husholdningsavfall. Kommunen forpliktelser er begrenset av gjeldene «FORSKRIFT FOR HUSHOLDNINGSAVFALL I FOSNES KOMMUNE Fastsatt av Fosnes kommunestyre den med hjemmel i lov 13. mars 1981 nr. 6». Vanligvis håndterer teknisk drift kun evt. tvister som ikke løses mellom MNA og abonnent. Dine forpliktelser: Abonnenten har ansvar for å etterkomme kravene til vedtatt renovasjonsmodell samt MNAs krav. Abonnenten har også ansvar for tilgjengelighet, plassering og riktig bruk av de til enhver tid utplasserte oppsamlingsenheter. Abonnentens samlede forpliktelser er nedfelt i kommunens «Forskrift for husholdningsavfall i Fosnes kommune, fastsatt av Fosnes kommunestyre den den med hjemmel i lov 13. mars 1981 nr. 6». Hva tjenesten ikke omfatter: Kommunen har ikke ansvar for innsamling av næringsavfall fra bedrifter eller institusjoner

48 Egenbetaling/Pris: Forskrift for kommunale gebyrer (revideres årlig). Gebyrinntektene er lovpålagt å dekke inn alle kostnadene innenfor tjenesteområdet. Hjemmel: Lovgrunnlag; Forurensningsloven Forskrift for husholdningsavfall i Fosnes kommune, fastsatt av Fosnes kommunestyre den med hjemmel i lov 13. mars 1981 nr. 6. For mer informasjon: Kontakt servicekontoret eller teknisk avdeling på telefon eller e-post

49 Slamtømming Fosnes kommune har overdratt alle oppgaver vedrørende slamrenovasjonen til ekstern entreprenør. Ekstern entreprenør skal gjennom ordningen for tvungen tømming håndtere slaminnsamling i Fosnes kommune. Ordningen skal sikre miljømessig, helsemessig og økonomisk forsvarlig innsamling av slam fra slamtanker. Kommunens ansvar er å vedta forskriftene for slam fra separate avløpsanlegg og gebyr for slamavskillere, tette tanker m.v. Hvem kan få tjenesten: Alle abonnenter/eiendommer med innlagt vann, men som ikke er tilknyttet offentlige avløpsledninger/avløps-renseanlegg omfattes av den tvungne tømmeordningen. Hva tjenesten omfatter: Tømmeordningen omfatter slamavskillere og andre samlekummer for avslamming av sanitært avløpsvann, samt oppsamlingstanker for ubehandlet avløpsvann. Entreprenørens forpliktelser: Ekstern entreprenør skal ivareta tømming av slamavskillere og tette tanker for oppsamling av avløpsvann i hele kommunen. Entreprenøren skal varsle abonnenten om når tømming skal foretas. Varslingen vil bli gitt i god tid og senest 1 uke før tømmingen skal utføres. Entreprenøren skal forlate eiendommen i samme stand som den fremstod ved ankomst. Anlegget skal forlates i lukket stand, og grinder, porter og dører skal være lukket. Abonnentens forpliktelser: Kumlokk skal være fritt tilgjengelige for inspeksjon og tømming. Nedgravde kumlokk skal heves til terrengnivå og erstattes med lokk som til enhver tid er synlig i bakkenivå. Abonnenten plikter å bekoste utbedringer av feil og mangler ved anlegget som kommunen pålegger, slik at anlegget fungerer i henhold til forurensningsloven. Abonnenten er pliktig til å melde fra om endring i adkomst, tekniske installasjoner og anleggsutførelse, jf. plan- og bygningslovens bestemmelser. Abonnentens samlede forpliktelser er nedfelt i kommunens Forskrift om tømming av slamavskillere og tette tanker". Egenbetaling/avgifter: Gebyrinntektene er pålagt å dekke inn alle kostnadene innenfor tjenesteområdet. Forskrift for kommunale gebyrer (revideres årlig). Hjemmel: Lovgrunnlag: Forurensningsloven og Forskrift om kommunale avgifter. For mer informasjon: Kontakt servicekontoret eller teknisk avdeling på telefon eller e-post

50 Vannleveranse Kommunen skal sikre at alle abonnenter tilknyttet kommunal vannforsyning får vann av tilfredsstillende mengde og kvalitet og med tilfredsstillende sikkerhet. Hvem kan få tjenesten: Alle abonnenter tilknyttet kommunal vannforsyning. Hva omfatter tjenesten: Jevn og sikker vannforsyning til abonnentene med en vannkvalitet som ligger innenfor gjeldende forskrifter. Vanntrykket skal ligge på minst 2 kg/cm 2 ved tilknytningspunktet til kommunal vannledning. Påkobling kan gjøres med lavere trykk dersom spesielle forhold tilsier det. Forbehold ved leveranse ved: Ledningsbrudd. Nødvendige planlagte ledningsarbeider. Trykkvariasjoner kan forekomme, f.eks i forbindelse med uttak av brannvann. Nødsituasjoner som kan oppstå i forbindelse med flom og strømbrudd. Frost i ledningsnettet. Forbruk til hagevanning kan bli regulert. Klage på vannkvalitet, trykk, avbrudd i forsyningen rettes til teknisk avdeling. Ved konstaterte mangler vil kommunen rette opp disse så snart som mulig. Ved sammenhengende avbrudd i vannforsyningen i over 12 timer vil kommunen forsøke å skaffe større dyrebesetninger alternativ vannforsyning. Dette kan være provisoriske ledninger, utlevering av vannbeholdere, opprettelse av vannposter osv. avhengig av den konkrete situasjonen. Informasjon: Kommunen vil informere om driftsavbrudd, avvik eller andre forhold som har betydning for abonnenten. Opphør av abonnement: Alle endringer i eierforhold meldes til servicekontoret eller teknisk avdeling. Alle fysiske endringer av tilknytningsforhold og /eller andre inngrep som krever godkjennelse, meldes inn som tiltak av godkjent foretak til servicekontoret eller teknisk avdeling. Abonnenten har ansvar for å holde eget ledningsnett i slik stand at eventuelle brudd eller lekkasjer unngås Kommunens forpliktelser: Kommunens forpliktelser er begrenset til det ledningsnett og de installasjoner kommunen selv har ansvar for. Det vil si at kommunens ansvar for å levere drikkevann av tilfredsstillende kvalitet til abonnenten gjelder til tilknytningspunktet til kommunalt ledningsnett. Kommunen skal levere vann til alle abonnenter tilknyttet kommunens ledningsnett, samt foreta analyser av tappeprøver på nett etter godkjent prøvetakingsplan og iverksette nødvendige tiltak for å

51 oppfylle krav til vannkvalitet og forsyningssikkerhet. Abonnentens forpliktelser: Abonnenten har ansvar for å holde eget stikkledningsnett i en slik stand at eventuell skade eller andre forhold på eget stikkledningsnett ikke påvirker kommunens anlegg og leveranse. Abonnentens samlede forpliktelser er nedfelt i kommunens «Reglement for tilknytning til kommunale vann- og kloakkledninger med Forskrifter for vann- og kloakkavgifter». Hva tjenesten ikke omfatter: Arbeid på private anlegg/ledninger/traseer eller foreta og/eller analysere vannprøver fra privat forsyning Egenbetaling/Pris: Forskrift for kommunale gebyrer (revideres årlig). Hjemmel: Lovgrunnlag: Forskrift om vannforsyning og drikkevann (drikkevannsforskriften) m.m. fastsatt av Sosialog helsedepartementet 4. desember Forskriftene bygger på næringsmiddelloven og kommunehelsetjenesteloven. Lov om kommunale vass- og kloakkavgifter, lov nr. 17 av 31. mai 1974, m/ senere revisjoner og tilhørende forskrifter. Reglement for tilknytning til kommunale vann - og kloakkledninger med forskrifter for vann og kloakkavgifter vedtatt av Fosnes kommunestyre den 3/ med endring 03/ Plan- og bygningsloven. For mer informasjon: Kontakt servicekontoret eller teknisk avdeling på telefon eller e-post

52 Fosnes kommune Fosnes fellesfunksjoner Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Saksframlegg Kommunereformen - viktige utfordringer ved opprettholdelse av Fosnes kommune som egen kommune (selvstendighetsalternativet) Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes kommunestyre 25/ Rådmannens innstilling Kommunestyret tar saken til orientering. -52-

53 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Kommunereformen - viktige utfordringer ved opprettholdelse av Fosnes kommune som egen kommune (selvstendighetsalternativet) Saksopplysninger Da kommunereformen ble behandlet i Stortinget våren 2014 understreket flertallet i kommunal og forvaltningskomiteen at det er et utredningsansvar for alle kommuner. Fosnes kommunestyre vedtok blant annet følgende ; Fosnes kommune opprettholder sitt vedtak om å utrede opprettholdelse av egen kommune som et av alternativene. I tillegg vedtas det å utrede en kommunesammenslåing bestående av kommunene som i dag utgjør Midtre Namdal samkommune med tillegg av Flatanger kommune. Utredningen kan også inkludere kombinasjoner hvor ikke alle kommuner deltar, samt kombinasjoner hvor Høylandet og/eller Grong kommuner deltar. En god start på prosessen vil være å skaffe en oversikt over hvor kommunen selv står og å kartlegge de viktigste utfordringene. 8. februar 2016 møttes kommunene Høylandet, Flatanger, Namsos, Namdalseid, Overhalla og Fosnes til forhandlinger om kommunesammenslåing og 18. mars 2016 er det planlagt at fremforhandlet intensjonsavtale Midtre Namdal + (mellom alle 6 kommunene) skal undertegnes. Intensjonsavtalen skal behandles i Fosnes kommunestyre 28. april 2016, det skal avholdes folkeavstemning over alternativene «bestå som egen kommune» eller «kommunesammenslåing MN+» 23. mai 2016 og kommunestyret skal ha saken opp til endelig behandling i slutten av juni. Utredningen om opprettholdelse av egen kommune (selvstendighetsalternativet) skal behandles i samme kommunestyremøte som intensjonsavtalen 28. april Rådmannen er imidlertid bedt om å lage en orientering på utfordringsbildet, slik man i dag kjenner det, for orientering i kommunestyret i mars. Selvstendighetsalternativet vil ikke være det samme som å fortsette som i dag. Når det så skal sees inn i fremtiden, forandrer bildet seg vesentlig. I dette saksfremlegget drøftes bare to elementer, i den endelige vurdering skal det foretas gjennomgang av samfunnsutvikling, tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse, økonomi og demokrati. En helhetlig vurdering vil bli lagt fram for behandling i kommunestyret i april. Kommunal- og moderniseringsdepartementet satte 3. januar 2014 ned et ekspertutvalg som på fritt faglig grunnlag skulle foreslå kriterier som har betydning for oppgaveløsningen i kommunene. Utvalget leverte 31. mars 2014 delrapporten Kriterier for en god kommunestruktur. Følgende kriterier er rettet mot kommunene: 1) Tilstrekkelig kapasitet 2) Relevant kompetanse 3) Tilstrekkelig distanse 4) Effektiv tjenesteproduksjon 5) Økonomisk soliditet 6) Valgfrihet -53-

54 7) Funksjonelle samfunnsutviklingsområder 8) Høy politisk deltakelse 9) Lokal politisk styring 10) Lokal identitet Stortinget har sluttet seg til følgende overordnede mål for reformen som vil være førende for kommunens arbeid: Gode og likeverdige tjenester Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling Bærekraftig og økonomisk robuste kommuner Styrket lokaldemokrati Hva er status i Fosnes kommune? Og hvordan vil utviklingen være fram mot 2040? Ved utredning av sammenslåing eller opprettholdelse av selvstendighetsalternativet er vi blitt bedt om å se 20 år fram i tid. Fosnes kommune skal til enhver tid søke å tilby gode, forutsigbare og tilgjengelige tjenester av høy kvalitet for alle aldersgrupper. Resultatet synes tilfredsstillende ivaretatt. I dag kan Fosnes kommune svare ja på mange av kriteriene, dette skyldes et systematisk og langsiktig plan og utviklingsarbeid innenfor alle kommunens enheter, samt gode og velutviklede interkommunale samarbeidsordninger. Viktige utfordringer ved opprettholdelse av Fosnes kommune som egen kommune (selvstendighetsalternativet): 1) demografi og befolkningsutvikling Fosnes kommune har totalt hatt en nedadgående befolkningsutvikling de siste førti årene. I 2012 var det imidlertid en liten vekst. Fra 1998 og fram til i dag har Fosnes kommune hatt en befolkningsnedgang på 20,7 %. Det er tatt utgangspunkt i SSBs statistikkmateriale. Det må her generelt tas forbehold om at SSBs framskrivninger kan være høyst usikre for så små kommuner. SSBs befolkningsframskrivinger tilsier slik de foreligger at det mest sannsynlige scenariet er fortsatt befolkningsnedgang i årene fra til Nedenfor er det laget to tabeller som viser denne utviklingen pr. år fra 2014 til 2040: Fremskrevet folkemengde år 67-0ver 90 år år -54-

55 SSBs framskrivninger av befolkningens alderssammensetning innebærer store utfordringer for framtidig tjenesteproduksjon og balansert samfunnsutvikling. Andelen yrkesaktive vil i perioden fram til 2040 nesten bli halvert, mens andel barn og unge, samt eldre opprettholdes. 250 Framskrevet folkemengde år 6-12 år år år år år år år 90 år eller eldre I tillegg til antall innbyggere er også forholdet mellom aldersgruppene av interesse. Tabellen under viser utviklingen i aldersbæreevne for kommunene i Nord-Trøndelag pluss Osen. Aldersbæreevne viser forholdet mellom yrkesaktive og den eldre delen av befolkningen. Befolkningsframskrivingene for de ulike aldersgruppene viser at gruppen eldre fra 67 og oppover er rimelig stor i dag (31,3 %), og vil utgjøre en enda større del av befolkningen i fremtiden. I 2040 er det estimert i gruppen år og 80 år og eldre vil utgjøre 48,8 % av den totale befolkningen i kommunen til sammen. Framskrevet folkemengde statistikkvariabel (MMM). Andel av befolkningen år 62,0 60,0 58,0 56,0 54,0 52,0 50,0 48,0 46,0 44,0 42,0 40, Alle norske kommuner vil stå overfor behov for omprioriteringer i ressursbruk og tjenestetilbud som følge av demografiske endringer. Det spesielle med Fosnes kommune er imidlertid at ser ut som det ikke vil være nok arbeidskraft innen egen kommune til å yte lovpålagte tjenester. Det er liten tvil om at oppgaven med å snu en negativ befolkningsutvikling i kommunen vil bli en av de viktigste oppgavene i årene framover. -55-

56 Som en følge av den totale befolkningsnedgangen vil også kommunens økonomien, slik vi kjenner den i dag, ikke være bærekraftig. Dette har på kort sikt ikke sammenheng med mulige endringer av kommunenes inntektssystem, men innretningen av både dagens og kommende inntektssystem, hvor innbyggertall er en viktig premissgiver. Skal Fosnes kommune klare å opprettholde sitt inntektsnivå over år, forutsetter dette befolkningsvekst og da på høyde med landet for øvrig, det vil si med ca. 1,3 % pr år (8-9 personer med dagens folketall). I Fylkesmannen i Nord-Trøndelag sitt kommunebilde for Fosnes kommune av 10. desember 2013, beskrives kommunens økonomiske handlingsrom som beskjedent, men fylkesmannen har samtidig inntrykk av god økonomistyring. Fosnes kommune har en liten og sårbar kommuneøkonomi, ved budsjett og økonomiplanbehandlingen i 2015 ble det vedtatt en inndekningsplan som innebærer full utnyttelse av kommunens inntektspotensial, herunder innføring av eiendomsskatt på sats 7 promille. Kommunen har hatt og har et nedskaleringsbehov, som henger sammen med at synkende innbyggertall har ført til at inntektsutviklingen ikke følger utgiftsnivået. 2) avvikling av samkommunen Samkommunen som samarbeidsform skal tas ut av kommuneloven og vil dermed ikke bli en lovlig kommunal samarbeidsmodell i framtida. Midtre Namdal samkommune må derfor avvikle, og Kommunal og moderniseringsdepartementet har gitt frist t.o.m 2019 for at dette skal skje. Det er derfor behov for å vurdere konsekvensene av avviklingen. Selvstendighetsalternativet kan bety full splitting av tjenestene, samarbeid med nabokommuner ved vertskommunesamarbeid med eller uten felles folkevalgt nemnd, kjøp av enkelttjenester eller IKS-ordninger. De ulike former for samarbeidsløsninger forutsetter at nabokommunene også ønsker eller har behov før slike løsninger, samtidig som flere av disse løsningene utfordrer lokal politisk styring. Av Fosnes kommune sine totale driftsutgifter i 2015 utgjør samkommunale ordningene 11,3 %. Kostnadsbildet er slik i regnskapet for 2015: Ordning Regnskap 2015 Omregnet i Kommentar årsverk 1) Skatteoppkreveren ,1 Utviklingsavdelingen ,4 Miljø og landbruk ,7 IT ,8 Lønn og regnskap ,0 Barnevernadministrasjon ,1 Barnevernstiltak uavhengig av organisering Legevakt ,3 Kommuneoverlege ,3 Politisk utgår Administrasjon utgår Sentralbord ,1 Økonomisystem trenger spesialkompetanse for drift Sak-/arkivsystem trenger spesialkompetanse for drift PLO-system trenger spesialkompetanse for drift Kartsamarbeid trenger spesialkompetanse for drift NAV administrasjon ,7 NAV tiltak uavhengig av organisering PPT ,6 1) I Midtre Namdal samkommune er det er relativt mange med høy utdanning og dermed over gjennomsnitt høyere lønn enn i en vanlig gjennomsnittskommune. Gjennomsnittslønnen er ca. kr sosiale kostnader (20%) = kr I tillegg kommer kostnader til administrasjon, forsikringer, kontor, rekvisita og utstyr, i dette regnestykket beregnet til kr ,- pr. år. Totalt er ett årsverk beregnet til kr

57 I beregningen er det for enkelthets skyld tatt utgangspunkt i dagens ressursbehov, og det er ikke vurdert nåværende eller fremtidige behov i oppgaveløsningen som krever mer kompetanse og ressurser enn i dag. Det må forventes en kostnadsøkning innenfor dette området ved tilbakeføring av funksjonene til Fosnes kommune, da vi mister effekten av stordriftsfordeler. Hvor mye dette kan utgjøre er vanskelig å beregne. Midtre Namdal samkommune har relevant og riktig kompetanse på lovpålagte oppgavefelt, samt fagmiljøer som kan ivareta kompliserte oppgaveområder. Ved å ta tilbake disse funksjonene vil disse fagområdene fremstå som faglig og personellmessig sårbare. Utfordringene vil handle om sårbarhet og begrenset kapasitet i den løpende oppgaveløsningen, om rollekonflikter, lite fleksibilitet ved ferier og annet fravær og ikke minst stort arbeidspress på nøkkelpersoner. Det kan også føre til merkelige fagkombinasjoner og en lite logisk oppgavefordeling hvor det kan reises spørsmål om hensynet til effektivitet og brukerorientering blir godt ivaretatt. I tillegg fremstår rekruttering til funksjonene som krevende. Vurdering: Med utgangspunkt i kun disse to elementene, demografi og befolkningsutvikling og avvikling av samkommunen med full splitting, vurderer rådmannen selvstendighetsalternativet som følgende i forhold til målene i kommunereformen i 2040: Kriterier Status Tilstrekkelig kapasitet Relevant kompetanse Tilstrekkelig distanse Effektiv tjenesteproduksjon Økonomisk soliditet Valgfrihet Funksjonelle samfunnsutviklingsområder Høy politisk deltakelse Lokal politisk styring Lokal identitet God Middels Ikke tilfredstillende Rådmannen ønsker å presisere at dette bildet ikke er fullstendig og representerer kun enkelte elementer i utredningen av selvstedighetsalternativet. Imidlertid har demografi og befolkningsutvikling utfordret Fosnes kommune sin tjenesteyting over tid og løsningene som er funnet i den samkommunale organisering har vært et viktig bidrag til gode og likeverdige tjenester for våre innbyggere de siste årene. Kommunens økonomi er avhengig av folketallet. Selv om SSBs framskrivninger kan være høyst usikre for så små kommuner, vil det være naturlig å forutsette at trenden er i tråd med prognosene. Det er også viktig å forstå at selvstendighetsalternativet ikke betyr at vi kan fortsette som før. Splitting av de samkommunale tjenestene, uavhengig av alternative løsninger, vil være en meget stor utfordring, dette gjelder særlig kompetanse, utvikling og rekruttering, samt lokal politisk styring av tjenestene. -57-

58 Fosnes kommune Fosnes fellesfunksjoner Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Saksframlegg Fosnes kommune - eiendomsskattevedtak endring av forfallsdatoer Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes kommunestyre 26/ Rådmannens innstilling Eiendomsskatten betales i to terminer med forfall 25. mai og 25. november i skatteåret. Hjemmel for vedtaket er: Eiendomsskatteloven 2, 3,

59 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Fosnes kommune - eiendomsskattevedtak 2016 X Liste over eiendommer som kan fritas for eiendomsskatt etter eiendomsskattelovens 7 a og b X Særutskrift Fosnes kommune - eiendomsskattevedtak 2016 S Fosnes kommune - eiendomsskattevedtak endring av forfallsdatoer Saksopplysninger Fosnes kommunestyre vedtok i sak PS 18/16 følgende: 1) I medhold av Eiendomsskatteloven 2 og 3 og i henhold til kommunestyrevedtak 17. desember 2015 og formannskapsvedtak 4. januar 2016 utskrives eiendomsskatt på faste eiendommer i hele kommunen. 2) I medhold av Eiendomsskatteloven 13 settes eiendomsskattesatsen for 2016 til 7 promille. Det innføres ikke bunnfradrag. 3) I medhold av Eiendomsskatteloven 7 fritas følgende eiendommer i henhold til vedlagte liste. 4) Eiendomsskatten betales i to terminer med forfall 15. mai og 1.oktober i skatteåret. 5) Ved taksering og utskriving av eiendomsskatt benytter kommunen Eiendomsskattevedtekter som ble vedtatt av Fosnes kommunestyre 25. juni I etterkant av dette vedtaket er det kommet følgende innspill fra vårt regnskapskontor: Kommunestyret i Fosnes har vedtatt at forfallsdatoer på eiendomsskatt i Fosnes kommune ikke sammenfaller med forfallsdato på øvrige kommunale eiendomsavgifter i kommunen. Dette synes å være en ufordelaktig beslutning, både for innbyggerne, de som skal legge inn grunnlagene og vi som skal kreve inn pengene. Alle kommuner som vi har legger eiendomsskatten inn som en fakturapost sammen med de øvrige kommunale eiendomsavgiftene. På denne måten forhindrer man at antall fakturaer fordobles i kommunen, og man halverer kjøringer fra Komtek inn i fakturasystemet. I tillegg er innkreving av eiendomsskatt underlagt de samme rutinene som øvrige kommunale eiendomsavgifter. En splitting av områdene vil tilnærmet føre til dobbelt så mye ressursbruk ved innkreving, i forhold til at kravet behandles felles. Det har lenge vært klart at totalbelastningen (spesielt for Fosnes som har to betalingsterminer) vil være utfordrende for noen av innbyggerne i kommunene som har innført eiendomsskatt. Det er nettopp derfor vi på vegne av alle våre kommuner tilbyr månedlig betaling av kommunale eiendomsavgifter inklusive eiendomsskatt. Hvis en ikke velger fellesfakturering for eiendomsskatt og kommunale eiendomsavgifter vil man ikke kunne tilby månedlig betaling av eiendomsskatt. Å fakturere på den måten som nå er vedtatt vil bety større kostnader og mer ressursbruk for kommunen (og for MNS), og et mer uoversiktlig betalingsbilde for innbyggerne, samt at de som ønsker å få hele fakturabeløpet som gjelder skatt og avgift på eiendom fordelt på 12 måneder, ikke vil få anledning til det. -59-

60 Vurdering Rådmannen beklager at denne informasjonen ikke var kjent for saksbehandler ved utarbeidelse av saksfremlegg ved forrige behandling av saken Rådmannen finner det hensiktsmessig at forfall for terminene for eiendomsskatt samordnes med forfall for øvrige kommunale avgifter, slik at vi ved alle kommunale avgifter, inklusive eiendomsskatt, kan tilby månedlig betaling av avgiftene. I tillegg vil dette forenkle innkrevingen og kreve mindre ressursbruk. Månedlig betaling krever bruk av autogiro. Ca. 40 % av innbyggerne i Fosnes kommune benytter allerede elektroniske betalingstjenester fra kommunen. Eiendomsskatten skal være betalt i året den utskrives. Dette betyr at innbyggerne kommer «på etterskudd» med betaling i 2016 og de som skal betale månedlig må betale inn et forholdsmessig større beløp i starten for å «komme på tur». For de innbyggerne som ikke har økonomi til å gjøre dette vil innfordringskontoret søke å finne løsninger for de det eventuelt gjelder. Det vil i samsvar med behandling av dette forslaget om endring av forfallsdatoer, umiddelbart legges ut informasjon på vår hjemmeside og i info-avisa for april om hvordan man går fram for å kunne benytte seg av muligheten for månedlig betaling av avgiftene. -60-

61 Fosnes kommune Fosnes fellesfunksjoner Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Saksframlegg Selskapskontroll - generell eierstyring Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes kommunestyre 27/ Rådmannens innstilling 1. Kommunestyret tar rapporten Selskapskontroll Generell eierstyring til orientering. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens konklusjoner og anbefalinger innen med tilbakemelding til kontrollutvalget. -61-

62 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Saksprotokoll fra kontrollutvalgets sak 004/16 S Selskapskontroll - generell eierstyring KomSek Trøndelag IKS Vedlegg: 1 Saksprotokoll fra kontrollutvalgets sak 004/16 2 Selskapskontroll - Generell eierstyring Saksopplysninger Det vises til oversendte vedtak, med saksprotokoll og vedlegg, i sak 004/16 behandlet 10. februar 2016 Selskapskontroll Generell eierstyring. -62-

63 y FOSNES KOMMUNE Kontrollutvalget 50,k, 2.»::3(6//y7 loin5ek Irmdelag sekrebriat for Imtrollutualgege, SAKSPROTOKOLL SAK 004/16 RAPPORT SELSKAPSKONTROLL GENERELL EIERSTYRING Saks an Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Einar Sandlund 004/ Kommunestyret Endelig vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten Selskapskontroll Generell eierstyring. 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med slik innstilling ti1 vedtak: Kommunestyret tar rapporten Selskapskontroll Generell eierstyring til orientering. Rådmannen bes filge opp rapportens konklusjoner og anbefalinger innen med tilbakemelding til kontrollutvalget. -63-

64 SAKSBEHANDLING/SAKSGANG Saksbehandlers forslag til vedtak: I. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten Selskapskontroll Generell e erstyring. 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med slik innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten SelskapskontroIl Generell eierstyring til orientering. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens konklusjoner og anbefalinger innen Behandling Wist gikk i gjennom rapporten. Forslag i møtet: Det ble fremmet slikt omforent forslag til pkt. 2: Rådmannen bes følge opp rapportens konklusjoner og anbefalinger innen med tilbakemelding til kontrollutvalget. Avstemming: Enstemmig med tilleggsforslag. Endelig vedtak: I. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten Selskapskontroll Generell eierstyring. 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med slik innstilling til vedtak: I. Kommunestyret tar rapporten Selskapskontroll Generell eierstyring til orientering. 2. Radmannen bes folge opp rapportens konklusi oner og anbefalinger innen med tilbakemelding til kontrollutvalget. Vedlegg KomRev Trøndelag IKS Rapport selskapskontroll generell eierstyring, datert Ikke trykte vedlegg Plan selskapskontroll Saksopplysninger Kontrollutvalget fattet i sak 005/15 den slikt enstemmig vedtak. 1. Plan for selskapskontroll endres slik: Salsnes Industribygg tas ut av planen og erstattes med: Det gjennomføres generell kontroll på kommunens utførelse av sine eierskap. Det vises til kommunens eierskapsmelding fra Kontrollutvalget ber revisjonen utarbeide prosjektplan. -64-

65 3. Rapport forventes fremlagt innen utgangen av Kontrollutvalgets vedtak sendes kommunestyret til orientering. Videre fattet kontrollutvalget i sak 010/15 den slikt enstemmig vedtak: Utkast til prosjektplan selskapskontroll generell eierstyring, datert , godkjennes. På grunn av forestående kommunevalg henstiller kontrollutvalget om at den generelle eierskapskontrollen fremskyndes noe. Prosjektplanen inneholder følgende problemstilling: Utever Fosnes kommune eierskapet i sine selskaper i samsvar med kommunestyrets og etablerte normer for god eierstyring? vedtak Ut fra problemstilkungen har fokus vært rettet mot følgende: Hva eier kommunen? Hva er formålet med eierskapet? Hvordan utøver kommunen sitt eierskap i selskapene? o Folkevalgtopplæring o Eierskapsmelding o Sammensetning og funksjon til eierorgan o Evt. føringer gitt i kommunestyrevedtak Revisjonskriteriene har vært hentet fra KS; anbefal nger om godt eterskap. Rapporten v ser til 3 følgende KS- anbefalinger: Obligatorisk opplcering av og Wormasjon til folkevalgte o Kommuner bør som en del av folkevalgtopplæringen gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger o Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av sine selskaper gjennom utarbeidelse av ei eierskapsmelding. Eierskapsmeldinga bør gjennomgås og eventuelt revideres årlig i kommunestyret. Eierskapsmeldinga bør inneholde strategier og formål for det enkelte selskap. Sammensetning og funksjon til eierorgan o For aksjeselskap anbefales det at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som eierrepresentanter i generalforsamling. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets flertallsbeslutning På bakgrunn av sine data og vurderinger gir revisor slik konklusjon: Gjennomgangen viser at Fosnes kommune, med enkelte unntak, utøver eierskapet i sine selskaper i trad med etablerte normer for god eierstyring. Unntakene dreier seg om utarbeidelse av eierstrategier for hvert enkelt selskap, årlig rullering av eiermeldingen, samt ikke fattet delegasjonsvedtak til eierrepresentanten i aksjeselskapene. -65-

66 Rapporten ble sendt ordføreren til høring den , med frist Det er ikke avgitt høringssvar. Ut fra ovenfornevnte kan det fra revisor utledes følgende anbefalinger: Det bør utarbeides eierstrategier for hvert selskap Eiermelding bør rulleres årlig Bor fattes delegasjonsvedtak for eierrepresentanten i aksjeselskapene Vurdering Saksbehandler viser til at Fosnes, som andre kommuner, bruker eierskap i selskaper m.v. som virkemiddel i sin tjenesteyting overfor innbyggerne, samt i tjenester som kommunen selv kjøper. Av rapporten fremgår det at kommunen utøver sine eierskap, med enkelte unntak, utøver sine eierskap i tråd med etablerte normer for god eierstyring. Av de nevnte unntakene er det spesielt viktig å få utarbeidet selskapsvise eierstrategier. Saksbehandler viser for øvrig til revisors konklusjon og anbefalinger. Kontrollutvalget tilrås å slutte seg til rapporten, samt å innstille til kommunestyret på at rådmannen om å følge opp rapportens anbefalinger innen

67 , SELSKAPSKONTROLL GENERELL EIERSTYRING FOSNES KOMMUNE Kom Rev. -67-

68 KomRev Trøndelag IKS FORORD KomRev Trøndelag IKS har gjennomført denne selskapskontrollen på oppdrag fra kontrollutvalget i Fosnes kommune. Prosjektet er gjennomført i perioden november 2015 til februar Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm, jfr. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 5. Formålet med selskapskontrollen framgår av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Av dette følger at selskapskontrollen skal omhandle eierskapskontroll. Gjennom eierskapskontrollen kontrolleres hvordan kommunen forvalter sin eierinteresse. Selve aktiviteten i selskapet kan kontrolleres gjennom en forvaltningsrevisjon, dersom kommunen bestemmer det.1 Revisor har vurdert egen uavhengighet overfor Fosnes kommune, jfr. kommuneloven 79. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Revisjonsteamet har bestått av prosjektleder Vegard Wist og kvalitetssikrer Unni Romstad Vi takker alle som har bidratt med informasjon i prosjektet. En oversikt over tidligere gjennomførte prosjekter fra KomRev Trøndelag IKS finner du på vår hjemmeside Steinkjer, Unni Romstad Oppdragsansvarlig revisor Vegard Wist Prosjektleder Forvalmingsrevisjon innebærer å gjøre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Generell eierstyring -68-

69 KomRev Trøndelag IKS INNHOLDSFORTEGNELSE Generell eierstyring 2-69-

70 KomRev Trøndelag IKS 1. INNLEDNING 1.1 Bestilling I henhold til kommuneloven 77 nr. 5 skal kontrollutvalget "påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller ffikeskommunens interesser i selskaper mm. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontro11.3 Det er en avgrenset kontroll av forvaltningen av kommunens eierinteresser, herunder en kontroll av om den som utøver eierinteressene gjør dette i samsvar med de gjeldende forutsetninger og anbefalinger. Det kan også gjennomføres forvaltningsrevisjon som del av en selskapskontroll, hvor man går inn i selskapet og vurderer for eksempel kvaliteten på tjenestene selskapet leverer eller selskapets måloppnåelse. I sak 005/15 rullerte kontrollutvalget i Fosnes kommune sin Plan for selskapskontroll ,og ba om en selskapskontroll der tema var den generelle utøvelsen av kommunens eierskap i de ulike selskapene der kommune er (med-)eier. Kontrollutvalget vedtok prosjektplan for prosjektet i sak 010/15.Fokus i prosjektet er på Hva eier kommunen? Hva er formålet med eierskapet? Hvordan utøver kommunen sitt eierskap i selskapene? 1.2 Problemstillinger og metode Følgende problemstilling er besvart i eierskapskontrollen: Utøver Fosnes kommune eierskapet i sine selskaper i samsvar med kommunestyrets vedtak og etablerte normer for god eierstyring? Rapporten bygger på data innhentet gjennom dokumentanalyse (se kildehenvisninger) og kommunens skriftlige svar på en rekke sporsmål vi har stilt ordføreren. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildetilfang i denne selskapskontrollen har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å svare på den problemstillingen kontrollutvalget har vedtatt. 2 Selskapskontroll er nærmere omtalt i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6 ( 13-15). Jf. forskrift om kontrollutvalg 14 forste ledd. Generell eierstyring 3-70-

71 KomRev Trøndelag IKS 1.3 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er de krav og forventninger som virksomheten vurderes opp mot. I dette prosjektet vurderes kommunens eierstyring opp mot kriterier hentet fra normer4 for god eierstyring og selskapsledelse. Vi har ikke funnet kommunestyrevedtak som sier noe konkret om hvordan Fosnes kommune skal utøve eierskapet i selskaper. KS anbefalinger ObIigatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte o Kommuner bør som en del av folkevalgtopplæringen gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger o Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av sine selskaper gjennom utarbeidelse av ei eierskapsmelding. Eierskapsmeldinga bør gjennomgås og eventuelt revideres årlig i kommunestyret. Eierskapsmeldinga bør inneholde strategier og formål for det enkelte selskap. Sammensetning og fimksjon til eierorgan o For aksjeselskap anbefales det at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som eierrepresentanter i generalforsamling. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets flertallsbeslutning. 4 KS' anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll Generell eierstyring 4-71-

72 KomRev Trendelag IKS 2. KOMMUNENS EIERSKAP 2.1 Generelt om kommunalt eierskap Kommunene har forholdsvis stor frihet til å organisere tjenestene slik de vil, enten som en del av den kommunale administrasjonen eller skilt ut i egen virksomhet. Når tjenesteproduksjonen er organisert innenfor kommunen så er det kommunelovens styringssystemer som gjelder, med kommunestyret som øverste beslutningsmyndighet og ellers kommuneadministrasjonens hierarkiske oppbygging. Når man velger å legge tjenestene til for eksempel et aksjeselskap eller et interkommunalt selskap, får det følger for den politiske styringen og kontrollen over selskapet. Kommunestyret har fortsatt et ansvar for det som hører til kommunens virksomhet, men styringen av selskapene er da underlagt den aktuelle selskapslovgivningen og må følge linjen i de riktige selskapsorganene. I tillegg kommer at selskapenes ledende organer skal ha stor grad av frihet til å drive virksomheten. Både lovverket og normer for god selskapsstyring setter grenser for hvor mye kommunen som eier kan og bør involvere seg i selskapenes daglige virksomhet.5 De vanligste selskapsformene som benyttes av kommunene ved utskilling av virksomhet er aksjeselskap (AS) og interkommunale selskap (IKS). Kommunale foretak (KF) regnes for å være en del av kommunen som rettssubjekt, og faller derfor utenfor denne rapportens avgrensing. Grad av selystendighet:6 INTEGRERT DEL AV KOMMUNEN SELVSTENDIG RETTSSUBJEKT Forvaltni no ' Forret ning KIni!I) Aksjeselsk3p Cni) Stlf teke 0 Sain3i beld Vrri sk, t itiu ne Sarovirk.. I ot etak Stif telse ; F ( i.f 1,1 e-1-,ef Selskap nå1 Aksjeselskap ic. hegrpt, et 4,1. 11 ItTer,et c ren 5 KS- anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll 6 Kilde: Kommunalt eierskap, Vibeke Resch-Knudsen Generell eierstyring 5-72-

73 KomRev Trøndelag IKS I et aksjeselskap er det generalforsamlingen som utøver den øverste myndighet i selskapet, og i et interkommunalt selskap er det representantskapet. Eierrepresentanten(-e) møter på vegne av kommunen generalforsamling/representantskap i selskapene. generalforsamling/representantskap skal representanten normalt avgi sin stemme i samsvar med eventuelle vedtak fattet i konmmnestyret (bundet mandat). Prosessen for å avklare og iverksette kommunens syn i vesentlige saker som angår selskapene, vil være følgende: 1. Kommunestyret drater saker og fatter vedtak på vegne av kommunen (med alminnelig/simpelt flertall av avgitte stemmer). (Ofte på bakgrunn av en saksutredning fra rådmannen.) 2. Eierrepresentanten representerer kommunestyrets flertallssyn i generalforsamling/representantskap for selskapene. 3. Generalforsamlin a/re resentantska et har for eksempel myndighet til å vedta vedtekter, myndighet til å velge styremedlemmer og føre tilsyn med styret. Generalforsamlinga/representantskapet utøver den øverste myndighet i selskapet, og har en generell instruksjonsmyndighet overfor styret. 4. Styret i selskapet har ansvaret for forvaltningen av selskapet, og fører tilsyn med den daglige ledelsen. 5. Daglig leder står for den daglige ledelse av selskapets virksomhet og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Se figur eierstyring:7 Bevisst eierstyring Kommune elskap Kommunestyret Utøvende eierorgan E.er Formannskap _ 7 Kilde: Kommunalt eierskap, Vibeke Resch-Knudsen Generell eierstyring 6-73-

74 KomRev Trøndelag IKS Dette medfører blant armet at kommuneadministrasjonen ikke på noen måte kan instruere selskapene. Det kan heller ikke kommunestyret for den del, men de har muligheten til å gå veien om sin eierrepresentant og generalforsamlingen/representantskapet. I utgangspunktet følger informasjonsflyten som går den motsatte veien også de samme linjene og selskapsorganene. Det er imidlertid ikke noe i veien for at selskapet, dvs. styreleder eller daglig leder, kan informere kommunestyret direkte dersom kommunestyret ønsker det. 2.2 Hva eier kommunen? En oversikt over hva kommunen eier og er medeier i vil normalt være en vesentlig del av ei eierskapsmelding. Fosnes kommune har utarbeidet eierskapsmelding, som blant annet inneholder en oversikt over hvilke selskaper Fosnes kommune har en eierandel i. Den ble sist behandlet i kommunestyret i 2010 (kommunestyrets sak 60/2010). Det har skjedd en del endringer i kommunens eierandeler siden den gang. Ordføreren forteller at en oppdatert oversikt over kommunens eierskap i annen virksomhet, er vedlagt i sak om salg av aksjepost i Namsos Trafikkselskap AS. Denne oversikten viser imidlertid bare aksjeselskaper, og ikke for eksempel interkommunale selskaper. En oversikt finnes også i kommunens årsmelding, men den viser bare interkommunale samarbeid. I henhold til god kommunal regnskapsskikk skal kommunens aksjer og andeler i selskaper fremgå av en note til kommuneregnskapet.8 Note 5 i Fosnes kommunes regnskap for 2014 ser slik ut: 8 h ://www. krs.no/standarder-o -notater/forelo i -standard-f/krs-6-noterso -arsberetnin Generell eierstyring 7-74-

75 KomRev Trendelag IKS Note 5 Aksjer og andeler i varig eie Kommunen belter ubegrenset for en andel av forpliktelsene til interkommunale selskap tilsvarende kommunens 2.3 Formålet med, og utøvelsen av, eierskapet Vi kan skille mellom eierstrategi som er forventninger fra eierne til selskapets forvaltning av tjenesteområdet (hvorfor eie), og eierstyring som handler om hvordan kommunen selv forvalter og styrer sine selskaper (hvordan eie). Ei eierskapsmelding er et naturlig sted å si noe om kommunens forventninger til eierskapet i de ulike selskapene de eier. I eierskapsmeldinga fra 2010 presenteres først noen argumenter for hvorfor det er lurt å ha en eiermelding, og de ulike selskapsformene og deres styringsmuligheter. Deretter kommer en oversikt over selskapene Fosnes er involvert i, med utgangspunkt i note 5 fra regnskapet. Til slutt får et utvalg sentrale selskaper en nærmere presentasjon, med blant annet formålsbestemmelse, aksjekapital og omsetning og lignende. Det ble sagt i saksframlegget til eierskapsmeldinga (sak 60/10) at dette var første del av en todelt prosess. Først kom en statusrapport over de ulike selskapene, deretter skulle det utarbeides eierstrategier for de ulike selskapene og eierpolitikk (tilsvarende eierstyring) for kommunens totale eierskap. Også i eierskapsmeldinga ble det vedtatt at i løpet av 2011 burde kommunen sikte mot å utvikle en eierskapspolitikk og eierskapsstrategier. «Hensikten med dette er en bevisstgjøring for de selskap en er engasjert i, slik at kommunen inntar et proaktiyt eierskap mot de posisjonene en synes er strategisk mest viktige for å sikre Fosnes kommunes interesser. Et viktig kriterie her er en prosess i 2011 hvor en uttrykker klare forventninger til hva en ønsker å oppnå med de spesifikke selskapene en deltar i.» Det ble etter hva revisor har forstått ikke gjort. Generell eierstyring 8-75-

76 KontRev Trøndelag IKS Fosnes kommune har ikke vedtatt eierstrategier, men på generelt grunnlag sier ordføreren at kommunen de siste årene har søkt å begrense eierskap i armen ikkekommunal virksomhet. Som en følge av denne praksisen er kommunens eierskap i annen virksomhet etter hans mening svært beskjeden. Praksis i dag er at kommunen begrenser sitt engasjement til å gjelde starthjelp til ny virksomhet, samt å beholde eierandeler der kommunen har interesser som tjener kommunen som organisasjon Fosnes kommune har ikke gjennomført egen kursing av kommunestyrerepresentanter over temaet utskilt virksomhet, men temaet var oppe til diskusjon under obligatorisk kurs for folkevalgte like etter valget Gitt kommunens beskjedne portefølje, vurderer ordføreren ytterligere kursing som lite hensiktsmessig. Fosnes kommunestyre fatter vedtak om hvem som skal være kommunens representanter til ulike utskilte virksomheter. Som hovedregel velges ordføreren til kommunens representant, med varaordfører som vararepresentant. I sak 77/15 valgte kommunestyret representanter til nemnder, råd og utvalg for perioden I denne saken er ikke aksjeselskaper omtalt, heller ikke i eiermeldinga er myndigheten til å representere kommunestyret videredelegert. 2.4 Vurdering Opplæring Det er viktig at de til enhver tid sittende kommunestyremedlemmene får innsikt i de roller de innehar som både folkevalgt og aksjonær. De folkevalgte må ha bevissthet om roller, styringslinjer og ansvarsfordeling. Temaet eierskap og selskapsledelse ble diskutert under folkevalgtopplæringa i Fosnes kommune vurderer denne opplæringa til å være tilstrekkelig for en kommune med et relativt beskjedent eierskap i utskilt virksomhet. Eierskapsmelding Ei eierskapsmelding skal uttrykke hvordan kommunen ønsker å fremstå som eier, og være et politisk og juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskapene kommunen eier. Den bør gi en enkel oversikt over alle selskapene der kommunen har en eierandel (hva eier vi?). Den bør synliggjøre viktig informasjon om selskapene, som selskapets virksomhet, kommunens eierstrategier for selskapet (hvorfor eier vi selskapet?), kommunens eierandel, medeiere o.l. I tillegg til å gi en oversikt over kommunens samlede selskapsportefølje, bør eierskapsmeldinga gi informasjon omkring eierskap i de mest aktuelle selskapsformene. Det vil gi de folkevalgte en mulighet til å sette seg inn i styringsmulighetene (hvordan opptre som eier?) som ligger i de ulike eierrollene.9 9 Kommunalt eierskap s. 163, Generell eierstyring 9-76-

77 KoniRey Trøndelag IKS Fosnes kommune har ei eierskapsmelding som ble vedtatt i kommunestyret i oktober Den er god når det gjelder å skape bevissthet omkring betydningen av godt eierskap, og å informere om de ulike selskapsformene. Foreløpig mangler eiermeldinga eierstrategier for eierskapet i hvert enkelt selskap. Den har heller ikke blitt rullert siden 2010, så den er ikke korrekt/oppdatert med tanke på hvilke selskaper kommunen har eierandeler i. KS anbefaler at eierskapsmeldinga rulleres årlig i kommunestyret. Etter revisors vurdering er det ei god eiermelding, forutsatt at kommunens eierstrategier videreutvikles i de kommende versjonene. Det ble vedtatt av kommunestyret at det skulle gjøres i 2011, men ikke gjennomført. Eierskapsmeldinga bør kunne svare på hva de forskjellige selskapene driver med, og hvorfor Fosnes kommune har gått inn på eiersiden av selskapet. Av andre dokumenter som per dags dato kan gi svar på hva kommunen eier, er note 5 i kommuneregnskapet det viktigste. Eierrepresentant Når en kommtme er aksjonær i et selskap, er det i utgangspunktet kommunestyret som er (med-)eieren. Retten til å representere kommunen/eieren på generalforsamling kan imidlertid delegeres videre, til for eksempel ordfører. KS anbefaler at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som sin(-e) eierrepresentant(- er) i eierorganet. Eierutervelsen skal speile kommunestyrets flertallsbeslutning. Fosnes er det vanligvis ordføreren som blir oppnevnt som kommunens eierrepresentant i eierorganene i aksjeselskaper og interkommunale selskaper. Dette er i tråd med KS-anbefalinga, som sier at politisk ledelse bør være eierrepresentant. Når det gjelder (blant annet) de interkommunale selskapene (IKS 'ene), er vedtaket som videredelegerer myndigheten fra kommunestyret til ordføreren fattet i forbindelse med de andre valgene til nemnder, råd og utvalg i fireårsperioden. For aksjeselskapene kan vi imidlertid ikke se at kommunen har fattet delegasjonsvedtak, heller ikke i eierskapsmeldinga. Generell eierstyring

78 KomRev Trøndelag IKS 2.5 Konklusjon Revisors gjennomgang viser at Fosnes kommune, med enkelte unntak, utøver eierskapet i sine selskaper i tråd med etablerte normer for god eierstyring. Konklusjonen er blant annet basert på at kommunen har gjennomført i alle fall grunnleggende opplæring i eierstyring, og utarbeidet ei eierskapsmelding. Med eierskapsmeldinga har kommunen et dokument som potensielt kan gi de folkevalgte/eieren den totale oversikten over hva kommunen eier, hva som er formålet med de ulike eierpostene og hvordan kommunen skal opptre som eier. Et slikt dokument er etter revisors vurdering av stor betydning for eierskapet. Denne eiermeldinga er imidlertid ikke helt komplett før kommunen har utarbeidet eierstrategier for eierskapet i hvert enkelt selskap (som vedtatt i kommunestyrets sak 60/10). Eierskapsmeldinga bør kunne svare på hvorfor Fosnes kommune har gått inn på eiersiden av selskapet, og dermed gi eierne en mulighet til å vurdere selskapets måloppnåelse og sitt fremtidige eierskap. Eierskapsmeldinga bør også revideres/rulleres årlig, slik at den er oppdatert både hva angår eierstrategier og den totale oversikten over kommunens ulike eierandeler. Kommunen har i tråd med KS-anbefalingen, i de fieste tilfeller oppnevnt ordfører som sin eierrepresentant i generalforsamling/representantskap. For aksjeselskapene kan vi ikke se at det er fattet delegasjonsvedtak, det bør gjøres. Generell eierstyring

79 KornRev Trøndelag IKS 3. HØRING En foreløpig rapport ble sendt på høring til ordføreren som eierrepresentant i Fosnes kommune KomRev Trøndelag IKS har ikke mottatt høringssvar fra kommunen. Generell eierstyring

80 KornRev Trøndelag IKS KILDER Lover og forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) av 25. sept Lov om aksjeselskaper (aksjeloven) av 13. juni 1997 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004 Anbefalinger og juridisk teori: KS' anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll KS, november 2015 Kommunalt eierskap roller, styring og strategi Vibeke Resch-Knudsen, Kommuneforlaget, Oslo 2011 Fosnes kommune: Kommunestyresak 60/10, Melding om kommunens eierskap i diverse selskap m.v., Kommunestyresak 63/15, Salg av aksjer i Namsos Trafikkselskap AS, Kommunestyresak 77/15, Valg av nemnder, råd og utvalg m.m i Fosnes kommune for perioden , Nettsider: Generell eierstyring

81 KomRev Trøndelag IKS Kom Rev/ Trøndelag 11(5 Postadresse: Postboks 2565, 7735 Steinkjer Hovedkontor: Fylkets Hus, Steinkjer Tlf Generell e erstyring

82 Fosnes kommune Fosnes fellesfunksjoner Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Saksframlegg Plan for forvaltningsrevisjon Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes kommunestyre 28/ Rådmannens innstilling 1. Kommunestyret slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Kommunestyret vedtar med utgangspunkt i fremlagte plan slike forvaltningsrevisjonsprosjekter i uprioritert rekkefølge: - Spesialundervisning - Pleie og omsorg - Sykefravær - Renovasjon 3. Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden. -82-

83 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Saksprotokoll fra kontrollutvalgets sak 006/16 S Plan for forvaltningsrevisjon KomSek Trøndelag IKS Vedlegg: 1 Saksprotokoll fra kontrollutvalgets sak 006/16 2 Plan for forvaltningsrevisjon Saksopplysninger Det vises til oversendte vedtak, med saksprotokoll og vedlegg, i sak 006/16 den 10. februar 2016 Plan forvaltningsrevisjon

84 - y FOSNES KOMMUNE Kontrollutvalget 1.05* Trøpdela sekrelariat for Kor?trollolualgeoe SAKSPROTOKOLL SAK 006/16 PLAN FORVALTNINGSREVISJON Saks ang Møtedato Saksbehandler Kontrollutvalget Einar Sandlund Kommunestyret Saksnr. Arkiv 006/ Kontrollutvalgets vedtak: 1 Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden oversendes kommunestyret med slik innstilling til vedtak: I. Kommunestyret slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Kommunestyret vedtar med utgangspunkt i fremlagt plan slike forvaltningsrevislonsprosjekter i uprioritert rekkefolge: - Spesialundervisning Pleie- og omsorg Sykefravær Renovasjon 3. Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden. cllz_2_o (6,//

85 - SAKSBEHANDLING/SAKSGANG Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden oversendes kommunestyret med slik innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon fbr perioden Kommunestyret vedtar med utgangspunkt ifremlagt plan slike forvaltningsrevisjonsprosjekter i uprioritert rekkefølge: Spesialundervisning Pleie- og omsorg Sykefravær 3 Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen iplanperioden. Behandling Forslag i møtet: Det ble fremmet slikt omforent tillegsforslag til pkt.2.2: - Renovas jon tas inn som fon,altningsrevisjonspros] ekt Avstemming: Enstemmig Endelig vedtak: I. Kontrollutvalget slutter seg til det fremlagte forslag t 1 plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for perioden oversendes kommunestyret med slik innstilling til vedtak: 3 Kommunestyret slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Kommunestyret vedtar med utgangspunkt ifremlagt plan slike forvaltningsrevisjonsprosjekter i uprioritert rekkefølge: - Spesialundervisning Pleie- og omsorg Syketravær Renovasjon 3. Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden. -85-

86 Vedlegg KomRev Trøndelag IKS - Forslag til Plan for forvaltningsrevisjon , datert Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets saker 018/15 og 023/15 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollutvalget skal iht. kommunelovens ledd påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunen. Forvaltningsrevisjon er systematiske undersøkelser for å avdekke hvorvidt, og i hvilken grad, lov og kommunale vedtak blir etterlevd. Evalueringer av måloppnåelse, kommunens organisering og/eller hvor godt de tilgjengelige ressursene utnyttes kan også gjennomføres som forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres etter en plan vedtatt av kommunestyre selv. Det vises Kontrollutvalgsforskriftens 9 og 10, sier noe om dette: "Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestret eller ffikestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller ffikestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer planperioden," og "Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller ffikeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identiftsere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter." Den overordnede analysen(0a) skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhetsområder. Hvordan OA er gjennomført er nærmere beskrevet i planens kap. 3.1 til 3.3. Revisor har gjennom arbeidet med planen foretatt en vurdering av hvilke områder det er knyttet mest risiko og vesentlighet til, og med utgangspunkt i dette kommet frem til aktuelle områder/temaer for forvaltningsrevisjon, med mulige vinklinger/problemstillinger. KomRev Trøndelag IKS har med utgangspunkt i OA utarbeidet et forslag til plan for forvaltningsrevisjon, jfr. vedlegg. Foreslåtte temaer/områder og mulige problemstillinger er for ordens skyld gjengitt nedenfor: Tema Sykefravær Sykefraveersstatistikk og målsettinger for organisasjonen Lokale mfordringer Hva gjøres fbr å få ned fraværet L4-arbeid og oppfølging av sykemeldte Tema S esialundervisnin -86-

87 i Tidlig innsats for tilpasset opplæring Samhandling mellom ulike aktorer Håndtering av overganger Tema Pleie- og omsorg Dimensjonering av tilbudene Tilbud /for demente Organisering av tilbudene. Tema Forebyggende helsearbeid og folkehelsearbeid Om lov og forskrift følges Hvordan det arheides i kommunen GjennomfOrte tiltak bfaringer, efftkt Tema Renovasjon - Midtre Namdal Avfalsselskap Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon vil kunne gi og nyttiginformasjon for både kommune og selskap. Dette er tema som vi vet flere kontrollutvalg er opptatte av. Får innbyggere de tjenestene de har krav på? Arbeider selskapet etter de mål og prinsipper som er vedtatt for selskapet? Spesielle forhold den enkelte konnnune er opptatt av Tema Vann og avløp Ingen spesiell risiko er avdekket. Dette kan likevel være et tema der følgende vinklinger er aktuelle: Kvalitet Kapasitet Selvkostprinsipp Tema Risiko og konsekvenser i saksbehandlingen Det foreslås ikke noe eget prosjekt, men dette bør søkes belyst i forbindelse med andre prosjekter foreslått i planen. Tema Barnevern Viktig at kontrollutvalget i MNS følger opp. Fra kommunens side kan det være viktig å få sett på samhandling mellom kommunens egne aktører og MNS barnevern. Hvordan arbeides det forebyggende i kommunen? Tema IKT Kommunen egne rutiner bør gjenomgås i forbindelse med et større MNS-prosjekt Tidsestirnatet til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Fosnes kommune er satt til ca. 220 timer pr. år. Avhengig av omfanget på prosjektene, innebærer dette normalt 2-3 prosjekter i planperioden. I tillegg til plan for forvaltningsrevisjon, kan også plan for selskapskontroll ha innvirkning på den totale tildelte tidsressurs. -87-

88 Før et prosjekt igangsettes skal kontrollutvalget ha godkjent prosjektplanen. Av denne skal de utledede problemstillinger/revisjonskriterier og avgrensinger fremgå. Vurdering Det er kommunestyret som gjør det endelige vedtak mht. til aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter og evt. prioriteringsrekkefølge. Ut fra tilgjengelige ressurser vil det ikke være mulig å få gjennomført alle prosjektene i planperioden, og kontrollutvalget må derfor foreta en prioritering før saken oversendes kommunestyret. Det kan gjøres mindre endringer og tilføyelser i planforslaget. Hvis kontrollutvalget fmner at de gjennomførte vurderinger av risiko og vesentlighet ikke er tilstrekkelig ivaretatt, bør planforslaget sendes tilbake for en ny gjennomgang. Saksbehandler har ut fra en helhetsvurdering følgende kommentarer til de foreslåtte temaer: Sykefravær Det går frem av analysen at kommunen har økte utfordringer vedr. sykefravær og rådmannen har særskilt pekt på dette. Temaet bør prioriteres. Spesialundervisning Andelen spesialundervisning er økende og krever større ressurser. Bruk av tilpasset opplæring og samhandling mellom aktørene er viktig. Temaet bør prioriteres. Pleie- og omsorg Kommunen har en stor andel av befolkningen over 67 år og vil møte store dimensjoneringsutfordringer på området; analysen nevner demente særskilt. Sektoren er dessuten den tyngste økonomisk. Teamet bør prioriteres. Forehyggende helsearbeid og folkehelse Analysen viser at det er stort fokus på dette og kommunen har vedtatt handlingsplan Revisor viser til at temaet er på dagsorden i flere kommuner. Sett opp mot utfordringene på sykefravær, spesialundervisning og pleie/omsorg, anbefales ikke temaet prioritert nå. Evt. vurderes senere og som fellesprosjekt med flere kommuner. Renovasjon - MNA Viser til arbeidet med plan for selskapskontroll. Er av oppfatning at den bør prioriteres der. Aktuelt som fellesprosjekt i flere av eierkommunene. Vann- og avløp Ingen spesiell risiko er avdekket og området prioriteres ikke nå. Risiko og konsekvenser i saksbehandlingen Saksbehandler viser til at relevant risiko- og konsekvensanalyse/-vurdering er en viktig del i enhver saksbehandling og temaet er således viktig. Området bør tas med som en problemstilling i alle forvaltningsrevisjonsprosjekt hvor det er relevant. Barnevern Det er MNS som utfører denne tjenesten for kommunen. Allikevel er Fosnes eget forebyggende arbeid og samhandlingen mellom kommunens egne enheter og barnevernstjenesten viktig. Det er flere kommuner som er opptatt av at de får de tjenester som -88-

89 barnevemet skal levere. En slik vurdering kan gjøres gjennom et fellesprosjekt med flere kommuner og kontrollutvalget i MNS følger barne ernet særskilt. IKT Funksjonen er tett sammenvevd med IKT-funksjonen i MNS. IKT-funksjonen er et område som kontrollutvalget i MNS har på dagsorden som aktuelt prosj ekt. Det må tas høyde for at det vil kunne oppstå et endret behov for forvaltningsrevisjon på et eller flere områder. Det anbefales derfor at kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden. Etter saksbehandlers oppfatning er det for Fosnes sin del ikke nødvendig å prioritere de 3 anbefalte områdene innbyrdes. For gjennomføringen av prosjektene er det ressursmessig gunstig. Imidlertid kan selvfølgelig kontrollutvalget og/eller kommunestyret angi prioriteringsrekkefølge hvis de finner det hensiktsmessig. -89-

90 c.. F LAN FOR FORVALTNENGSREVISJON FOSNES KOMMUNE Januar 2016 Kom Rev Trøndelag IKS -90-

91 KomRev Trøndelag IKS FORORD Kontrollutvalget har ansvar for å påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret/fylkestinget er konstituer, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens/fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurdering, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheteri. Dette dokumentet viser hovedresultater fra en overordnet analyse av Fosnes kommunes virksomhet, og inneholder forslag til plan for forvaltningsrevisjon med prosjekter i uprioritert rekkefølge. Dokumentet er utarbeidet med utgangspunkt i bestilling fra Kontrollutvalget i Fosnes kommune. Steinkjer/Namsos Unni Romstad /s/ Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Rikke Haave /s/ Forvaltningsrevisor ' Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskornmuner 9 og 10 Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune -91-

92 KomRev Trøndelag IKS INNHOLDSFORTEGNELSE I. Innledning 3 2. Formål med forvaltningsrevisjon 3 3. Planlegging av forvaltningsrevisjon Om overordnet analyse Hvordan analysen er gjennomført datainnsamling Vurdering av risiko og vesentlighet SWOT-analyse 5 4. Resultater fra overordnet analyse Irmledning Administrasjon og støttetjenester Analyse Oppvekst og utdanning Analyse Helse- og sosialsektor Analyse Kultur og fritid Plan, tekniske sektor og landbruk Analyse Oppsummering: Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt 17 Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune 2-92-

93 KomRev Trøndelag IKS 1. INNLEDNING Kontrollutvalget skal, i henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 9, påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 10, skal det minst én gang i løpet av valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen, som skal vedtas av kommunestyret, skal være bygget på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Analysen har som siktemål å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon innen de ulike sektorene/områdene i kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Dette dokumentet viser hovedresultater fra en overordnet analyse av Fosnes kommunes virksomhet, og inneholder forslag til plan for forvaltningsrevisjon med prosjekter i uprioritert rekkefølge. Kontrollutvalget skal foreta en prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekter før saken legges fram for behandling i kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å gjennomføre endringer i planen i løpet av planperioden. Listen over forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter inneholder flere prosjekter enn hva som normalt vil kurme gjennomføres i løpet av 4-årsperioden. Basert på erfaringstall fra tidligere år blir det lagt fram 1 rapport for Fosens kommune hvert annet år, men antallet avhenger av de enkelte prosjektenes omfang. Forvaltningsrevisjonsprosjekt i selskaper hvor kommunen har eierinteresser blir ikke omtalt i dette dokumentet, men omtales i en egen plan for selskapskontroll. 2. FORMAL MED FORVALTNINGSREVISJON I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner ( 7) innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune 3-93-

94 KomRev Trøndelag IKS e) beslutningsgrunnlaget fit admin strasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, 0 resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjon blir satt i gang for å redusere risiko for avvik, peke på utfordringer og eventuelt gi forslag til forbedringer på utvalgte områder. Identifisering og utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter ut fra overordnede risiko- og vesentlighetsanalyser er viktig slik at ressursene settes inn på de riktige områdene, og kommunen får prosjekter som har god nytteverdi. På den måten kan forvaltningsrevisjon gi effekter i form av organisasjonsmessig læring og utvikling i kommunen. 3. PLANLEGGING AV FORVALTNINGSREVISJON 3.1 Om overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av kommunens virksomhet, ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Selve begrepet overordnet analyse indikerer at analysen tar utgangpunkt i kommunens virksomhet på et overordnet plan. Hensikten er å identifisere områder der det er risiko for vesentlige avvik når det gjelder måloppnåelse, produktivitet, økonomi og regelverk. Eksempler på risiki kan være: Risiko for at kvaliteten på en tjeneste ikke er god nok Risiko for at kommunen på et område ikke tilfredsstiller lovpålagte krav Risiko for at ressursene ikke utnyttes godt Risiko for at kommunen ikke oppfyller mål fastsatt av kommunestyret Risiko for at økonomistyringen ikke er tilfredsstillende Risiko knyttet til kommunens omdømme 3.2 Hvordan analysen er gjennomført datainnsamling For å få informasjon om risikoområder i kommunen er den overordnede analysen basert på flere ulike hovedkilder til informasjon: Sentrale kommunale dokumenter (økonomiplan, budsjett, årsmelding, driftsrapporter, saker til kommunestyret) er gjennomgått. Vi har analysert kommunens nøkkeltall i KOSTRA-databasen og sammenliknet disse med nøkkeltall for andre kommuner, samt utvikling over tid. Vesentlige avvik i forhold til sammenliknbare kommuner eller store svingninger over tid, er faktorer vi tar hensyn til når vi anbefaler områder for Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune 4-94-

95 KomRev Trøndelag IKS nærmere revisjon. Vi har valgt å sammenligne Fosnes med Vevelstad og Flatanger kommuner. Vevelstad er som Fosnes plassert i kommunegruppe 4. Flatanger er valgt som en annen kystkommune i Nord-Trøndelag. Vi har gjennomført samtale med rådmannen om hvilke utfordringer og multge risiki kommunens virksomhet står overfor. Samtidig er rådmannen gitt anledning til å komme med innspill til konkrete prosjekt. Informasjon fra andre tilsynsmynd gheter (fylkesmannen). Det avtroppende og kontrollutvalget er bedt om å komme med innspill til prosjekt/områder vi bør se nærmere på, vi har også gjennomgått en del risokoområder med kontrollutvalgets faste sekretær. Erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon ligger til grumt for våre vurderinger om hvilke prosjekt som bør gjennomføres fremover. 3.3 Vurdering av risiko og vesentlighet SWOT-analyse En risikovurdering er sammensatt av to elementer: Vurdering av konsekvens dersom risikofaktoren inntreffer Vurdering av sannsynlighet for at risikofaktoren inntreffer I risikovurderingen tas det hensyn til eventuelle tiltak som kommunens ledelse har satt i verk for å redusere muligheten for at risikofaktorene skal inntreffe, og redusere virkningene dersom risikofaktoren likevel slår til. Dersom vi vurderer risikoen innen et gitt område til å være høy, samtidig som vi vet at ledelsen ikke har iverksatt tiltak for å redusere risiko, og at det vil få stor negativ betydning dersom situasjonen blir en realitet, er det grunn til å vurdere området som vesentlig. Vesentlighet, det vil si hva som har størst (negativ) betydning kan vurderes ut fra ulike perspektiver, og vesentlighetsgraden avhenger av hvilket perspektiv en ser situasjonen ut fra, herunder: Økonomisk perspektiv Politisk perspektiv Brukerperspektiv Medarbeiderperspektiv Samfunns- og miljøperspektiv En måte å foreta en slik risiko- og vesentlighetsanalyse på, er ved hjelp av en SWOT-analyse. Siktemålet med en SWOT-analyse er å få en oversikt over indre og ytre styrker og svakheter i en organisasjon. De fire bokstavene "SWOT" står for Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune 5-95-

96 KomRev Trøndelag IKS forbokstavene i de engelske ordene Strengths (sterke sider), Weaknessess (svake sider), Opportunities (muligheter) og Threats (trusler). En slik analyse kan brukes for å kartlegge og analysere kommunens stilling og kan være et nyttig verktøy for å identifisere områder for forbedring2. I en SWOT-analyse grupperes nøkkelinformasjon i to hovedkategorier interne faktorer og eksteme faktorer. De interne faktorene omfatter kommunens sterke og svake sider. De sterke sidene representerer kommunens positive egenskaper, det som kommunen er god til og som gir trygghet internt i organisasjonen i forhold til måloppnåelse. Svakheter er det som den kommunale organisasjonen mangler eller utfører dårlig i forhold til oppfylling av mål. De eksterne faktorene omfatter eksterne muligheter og trusler. Eksterne muligheter er muligheter som ligger i omgivelsene og som kommunen kan velge å utnytte. Eksteme trusler er trusler og hindringer som kan motarbeide kommunens forsøk på å utnytte foreliggende muligheter. I et forvaltningsrevisjonsperspektiv er det naturlig å fokusere på kommunens svake sider for å vurdere på hvilke områder det kan være aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Figur 1. SWOT-analyse Styrker Svakheter (L) k- cij Muligheter Trusler (1) LLI Det er i vurderingene også tatt hensyn til at det er ønskelig med en viss fordeling mellom ulike områder av kommunens virksomhet og at man prioriterer noen områder der det har vært gjennomført lite forvaltningsrevisjon i tidligere år. Videre er det tatt hensyn til hvorvidt forvaltningsrevisjon anses å være et godt virkemiddel til å forbedre kvaliteten på området. 2 NKRF: Veileder i gjennomforing av overordnet analyse (2010). Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune 6-96-

97 KomRev Trøndelag IKS 4. RESULTATER FRA OVERORDNET ANALYSE Dette kapittelet beskriver sentrale utfordringer, utviklingstrekk og mulige risikoområder innen de ulike tjenesteområdene i kommunen, samt enkelte forhold som går på tvers av tjenesteområder. 4.1 Innledning Fosnes kommune hadde ved årsskiftet 2014/ innbyggere. Det har vært nedgang i innb} ggertall de siste 15 årene, og nedgangen forventes å fortsette. Fosnes kommune er organisert i 4 områder: administrasjon og fellestjenester, oppvekst- og kulturavdeling, helse- og omsorgsavdeling samt teknisk avdeling. Kommunen hadde ved utgangen av ansatte (77 kvinner og 37 menn) fordelt på ca 69 stillingshjemler. Lønn og sosiale utgifter utgjorde 63 % av kommunens kostnader, tjenestekjøp eksterne tjenester 10 %. overføringer/tilskudd til MNS 15 %, forbruksvarer og egne tjenester 12 % var kostnadsfordelingen i kommunen slik (netto driftsutgidfter): Administrasjon og styring ; 17,9 Barnevern; 3,9 Sosialtjenesten; Annet; 16,7 Barnehage; 6,7 Kommunens regnskap viser et mindreforbruk i 2014 på 1,9 millioner kroner, og en netto driftsresultat på 0,3 %. Det var nedgang i skatteinntekter i 2014, samlet lånegjeld var på 42 millioner kroner. Lånegjelden vil øke i 2015 på grunn av bygging av flerbrukshall. Rammetilsuddet er den viktigste inntektsposten for kommunen og utgjorde 63 % i Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune 7-97-

98 KomRev Trøndelag IKS Regnskapsrapport for 2. tertial 2015 viser en prognose som tyder på et lite mindreforbruk i forhold til revidert budsjett. Fosnes kommune har gjennom kommuneplanens samfunnsdel vedtatt følgende visjon for kommunen: Gjennom service, kvalitet og medvirkning skal Fornes være en attraktiv kommune for bosetting om næringsutvikling. Hovedmålet er: Kommunen vil legge til rette for gode levekår i alle livets faser gjennom ei godt og variert botilbud, gode oppvekstvilkår, sikre arbeidsplasser, gode og tilgjengelige helsetjenester, brukertilpasset offentlige tjenester og et godt variert fritidstilbud til alle. Følgende delmål er vedtatt: Styrke og legge til rette for næringslivet Ha botilbud som legger til rette for aktiv bosetting Utvikle et stimulerende fivsmiljo for alle aldersgrupper Styrke og legge til rette for gode kulturtilbud Tilby offintlige tjenester av hey kvalnet 4.2 Administrasjon og støttetjenester Administrasjon og fellestjenester består av servicekontor, personalforvaltning, økonomi, renhold, og administrativ ledelse. Gjennom Midtre Namdal Samkommune (MNS) får kommunene følgende tjenester: sentralbord, skatteoppkrever, IKT, lørm og regnskap. Kommunen har innkjøpssamarbeid gjennom Nord-Trøndelag Fylkeskommune. Det arbeides med å utvikle innkjøpskompetanse gjennom MNS. Fosnes kommunen er en liten organisasjon, og administrasjonen gjenspeiler dette. Rådmannen mener dette gir fordeler i form av god oversikt, korte kommandoliner, og det samarbeides godt på tvers av enhetene. Rådmannen framhever også at kommunen har vært god på å ta i bruk ny teknologi. Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune 8 Det går fram av årsmelding 2014 og av samtale med rådmannen at kommunen har utfordringer med sykefraværet. I 2014 var egenmeldt fravær på 2, 6 % og legemeldt fravær på 10,9 %. NAV registrerte i tapte årsverk til en anslått kostnad på 4 millioner kroner. Kommunen er IA-kommune, og ifølge rådmannen har nærværsarbeid fokus. Høsten 2014 deltok ledere tillitsvalgte og verneombud på IA- -98-

99 KomRev Trendelag IKS skole. Fraværet rapporteres fortsatt å være høyt høsten 2105, og sykefravær var tema på AMU- møte høsten 2015 der også kommunelegen deltok. I 2015 ble det gjennomført en forvaltningsrevisjon med personalpolitikk som tema. Gjennomgnagne viste blant annet at kommunene har mye på plass av personalpolitiske dokumenter, men at det kan være behov for oppdatering av enkelte av disse. Videre viste gjennomgangen at Fosnes kommune i stor grad gjennomfører rekrutteringsarbeid, kompetansekartlegging og opplæring slik personalpolitikkens hovedmål gir føringer for. Kommunen bør se på mtinene for gjennomføring av seniorsamtaler. Kommunen har fokus på å kombinere ulike stillinger for å få ned andelen uønsket deltid. Kommene har et elektronisk kvalitetssystem som ligger på kommunens intranett. Erfaringene fra forvaltningsrevisjonen i 2015 tyder på at dette er godt kjent. Kommunen opplyser å ha mye fokus på habilitet, og har en egen ROS-analyse for mi slighold. Kommunens økonomireglement skal revideres i Rådmannen uttrykker tilfredshet med økonomisamarbeidet med MNS. Gjennomgang av årsmelding og økonomirapporter tyder på at økonomistyringen er tilfredsstillende, og det forvents ikke store avvik i regnskapet for Analyse En liten organisasjon med liten administrasjon gjør kommunen sårbar. Det kan stilles spørsmål ved om fordelen ved en liten organisasjon med korte kommandolinjer og evnen til å være fieksibel oppveier ulempen ved å være sårbar ved sykdom og ved utfordrende reknattering. Vi ser utfordringene ved dette, men finner det vanskelig å se at en forvaltningsrevisjon vil kunne tilføre kommunen nyttig informasjon. Vi mener rådmannen har god oversikt over eventuelle utfordringer i administrasjonen, og forvaltningsrevisjon fra 2015 konkluderte med at det personalpolitiske arbeidet ivaretas på en god måte. En generell problemstilling som ble løftet inn i analysen, og som kan knyttes til administrativ ressurs, er kvalitet i saksbehandlingen. Hvor stor bevissthet har man om risiko og konsekvenser i den daglige saksbehandlingen og de vedtak som fattes? Om ikke temaet bør bli gjenstand for egen forvaltningsrevisjon, bør det vurderes om temaet kan knyttes til og belyses gjennom andre forvaltningsrevisjonsprosjekter. Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune 9-99-

100 KomRev Trøndelag IKS Til tross for innsats for å redusere sykefraværet, anser rådmannen fortsatt fraværet for høyt. Ledere og tillitsvalgte har gått i A-skolen, og temaet står på dagsorden i interne møter. Det kan stilles spørsmål ved om kommunens oversikter god nok kunnskap om bakgrunnen for fravær og oppfølging av sykemeldte. Hvilke rutiner finnes for dette, og er det de rette tiltakene som settes inn for å få ned fraværet? Informasjonsteknologi ivaretas av MNS, og signaler kan tyde på at IKT blir tema på plan for forvaltningsrevisjon i MNS-regi. Selv om ansvaret i stor grad ligger i samkommunen, er det viktig at også datasikkerheten i kommunen er god. Vi mener derfor at kommunenes interne rutiner i forbindelse med sikkerhet bør belyses når MNS-prosjektet igangsettes. 4.3 Oppvekst og utdanning Oppvekst og utdanning ligger i Fosnes til Avdeling for oppvekst og kultur. Barnehager Kommunen har 2 kommunale barnehager og disse har siden 2014 hatt felles styrer. Det har ført til at det nå er en hel stilling med pedagogisk leder ved Salsnes oppvekstsenter og to hele stillinger som pedagogiske ledere ved Jøa barnehage. Lovkravet om pedagognorm er fulgt. Salsnes barnehage hadde 8 barn ved årsskiftet 2014/15 og ansvaret for 6 barn i SFO. Jøa barnehage hadde 20 barn ved årsskiftet, barnehagen har totalt 24 plasser. Tabell 1 Utval te KOSTRA-tall for barneha eområdet Fosnes Fosnes Flatanger Flatanger Vevel- Vevel- Kostragr Landet stad stad utenom Oslo 2014 Netto drifts- 1 I Utgifter* per innbygger 1-5 år Andel i % av 6,1 6,7 5,9 6,6 4,5 kommunen nettoutgifter Korrigerte br driftsutgifter * pr barn i kommunal banehage *Netto driftsutgifter forteller om prioritering, korrigerte brutto driftsutgifter forteller om produktivitet/enhetskostnad. Tabell 1 viser at Fosnes kommunes utgifter til barnehage per barn 1-5 år er høyere enn i Flatanger og Bindal, KOSTRA-gruppe 6 og landsgjennomsnittet. Plan for forval ningsrevisjon i Fosnes kommune

101 KomRev Trøndelag IKS Fylkesmannen gjennomførte tilsyn etter banfehageloven i 2014 på temaene pedagogisk bemanning og opplysningsplikt til barnevernet. Det ble ikke gitt pålegg etter tilsynet. Oppvekstsjefen sier at det jobbes bevisst med tidlig innsats i barnehagene i for å sikre at hvert enkelt barn far optimale utviklingsmuligheter. Grunnskole Salsnes oppvekstsenter har en periode vært to-delt, og hadde i 2014 lærere i små stillinger. Dette er utfordrende i forhold til kommunale satsingsområder og felles planleggingstid. Rektor og lærere på Salsnes har deltatt i det pedagogiske utviklingsarbeidet og planleggingsdager på Jøa, en ettermiddag pr uke. Ved Jøa skole gikk elevtallet med fra 61 til 48 i løpet av året. Den raske nedgangen i elevtallet har vært en utfordring. Det har ført til fådeling av klasser noe som er nytt for flere lærere, og når det gjelder klasseledelse er derfor temaet dreiet mot fådelte skoler. Kompetanseutvikling er en kontinuerlig prosess. Avgangskarakterene på 10. trinn har ligget helt i norgestoppen de siste årene. Andelen elever som far spesialundervisning er litt høyere enn landsgjennomsnittet. Andelen økte klart det siste året. Fylkesmannen i Nord-Trøndelag gjennomførte i 2011 tilsyn med psykososialt arbeid i skolen. Ingen pålegg ble gitt. Fylkesmannen i Nord-Trøndelag gjennomførte høsten 2012 tilsyn med læreplanarbeid og skolebasert vurdering. Det ble gitt 4 pålegg, disse er fulgt opp og korrigert. Fylkesmannen i Nord-Trøndelag gjennomførte våren 2015 tilsyn med forvaltningskompetansen knyttet til avgjørelser om særskilt tilrettelegging. Det ble i foreløpig rapport gitt en del anmerkninger. Disse ble lukket, noe som kommenteres og bekreftes i den endelige rapporten. Tabell 2 Utval te KOSTRA-tall for runnskoleområdet Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune I

102 Netto driftsutgifter til grunnskole (202)* pr innbygger 6-15 Andel elever med spesialundervisning Andel timer S.U. av antall læretimer totalt Antall timer S.U. r elev Kostnad pr elev i kommunal skole (202, 222, 223*) Gj. snitt runnskolepoeng Gj.snitt gruppestørrelse I -10 Avtalte årsverk pr elev * KOSTRA-funksjoner: 202 undervisning i grunnskolen, 215 SFO, 222 Skolelokaler, 223 Skoleskyss Figur 2 viser at Fosnes kommune bruker til dels betydelig mer til grunnskoleundervisning per innbygger 6-15 år enn dem vi sammenligner med. Elevene gjør det bra når det gjelder grunnskolepoeng, gjennomsnittlig gruppestørrelse er litt mindre enn dem vi sammenligner med. Tallene viser også at andelen timer til spesialundervisning har økt. Dette ble sjekket med oppvekstsjefen, som bekrefter at det har vært en økning i spesialundervisning, noe som også har fortsatt inn i skoleåret 2015/16. PP-tjenesten PP-tjenesten er tatt inn i MNS fra Skole og bamehage har sine egne rådgivere, og det er regelmessige møter mellom partene. PP-tjenesten har oppgradert seg i forhold til mer systemrettet arbeid for tidlig innsats i forhold til spesialundervisning. Barnevern Barneverntjenesten er lagt til MNS. Fra årsmeldingen i 2014 går det fram at det er økning i meldingshyppighet, men at dette ikke har hatt innvirkning på kostnadene. Kvaliteten på tjenesten har blitt bedre. Kostnadene i tjenesten vil selvsagt variere med hvilke tiltak som settes inn. 1 små kommuner vil enkeltvedtak slå kraftig ut, og vi presenterer derfor ikke tall for dette. Det har vært mye uro rundt tjenesten, og Fylkesmannen har hatt tilsyn og gjennomganger av tjenesten. Kontrollutvalget i MNS følger situasjonen, og har gjennomført besøk ved tjenesten for å bli orientert om situasjonen. Forvaltningsrevisjon på området vil bli vurdert av kontrollutvalget i MNS. Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune

103 KomRev Trøndelag IKS Analyse Etter vår mening peker det seg ikke ut forhold ved barnehagene som krever oppfølging av kontrollutvalget. Når det gjelder grunnskolen mener vi at det kan være grunn til å se nærmere på forhold rundt spesialundervisning. Kostra-tallene viser at andel timer som brukes til spesialundervisning har økt fra 2013 til 2014, og tar nesten 1/3 av timeressursene i Samtidig må vi være klar over at det er snakk om får elever, og at det derfor kan gi store utslag dersom det for eksempel begynner en elev som har behov og rett til spesialundervisning. Forhold omkring tilpasset opplæring, tidlig innsats og hvordan det samhandles mellom ulike instanser i kommunen og med PP-tjenesten kan være aktuelle temaer. Når det gjelder barneverntjenesten er det viktig at den følges opp av kontrollutvalget i samkommunen. Vi mener det er viktig at samhandlingen med kommunens eget hjelpemiddelapparat og ulike aktører blir ett av temaene, eller følges opp i etterkant, for eksempel i form av orientering til kontrollutvalget, et notat eller lignende. 4.4 Helse- og sosialsektor Helse- og omsorgsavdelingen består av helseavdeling og pleie- og omsorgsavdeling. I 2014 ble det ansatt fast avdelingsleder og daglig leder for pleie- og omsorg. Det rapporteres om jevn tilgang på fagkompetanse, men det er behov for vikarer under ferier og sykdom. Helgebemanning kan være en utfordring, og det er etablert en ordning der sykepleierstudenter brukes. Personalressursen skal være helhetlig og fleksibel og tilpasset brukemes behov, noe som betyr at all kompetanse benyttes på tvers av tjenester og organisering. Det har vært bevisst satsing på kompetanseheving og det ble i forbindelse med kontrollutvalgets besøk på avdelingen i 2014 hevdet at de ansatte har høy og sammensatt kompetanse. Det er planlagt gjennomføring av brukerundersøkelser. Det ble gjennomført en forvaltningsrevisjon inne området pleie- og omsorg i 2011 og konkludert med følgende: Produktiviteten målt pr mottaker av kommunale pleie og omsorgstjenester kan betegnes som middels. Produktivitet når det gjelder hjemmetjenester er høyere enn sammenligningskommunene kombinert med en middels dekningsgrad. Pleie- og omsorgsavdelingen omfatter institusjonsbasert og hjemmebasert omsorg inkl. omsorgs- og aldersboliger, tiltak for funksjonshemmede, støttekontakt-, avlastnings- og besøkshjemsordning, samt psykisk helsevern. Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune

104 KomRev Trøndelag IKS Avdelingen hadde et mindreforbruk i 2014, men rapporterer likevel om god tjenesteutvikling. Kommunal øyeblikkelig døgnhjelp ble etablert i2014. Kommunen har kunnet ta i mot alle utskrivingsklare pasienter fra helseforetaket. Det er en høy andel av befolkningen over 80 år som er på sykehjem, og en stor andel av kostnadene til pleie og omsorg går til institusjon. Institusjonstjenesten har 17 plasser og inkluderer også kjøkken og vaskeri. Ifølge årsmeldingen for 2014 var det stort press på plassene på slutten avåret. Lite befolkningsgrurmlag kan gi store svingninger, men det blir hevdet at kommunen er god på fleksibilitet når det oppstår press på plasser. Kartlegging og forbedring av emæring hos pasienter på institusjon har vært et prioritert område de siste årene. I Fosnes har man gått fia 3 til 4 hovedmåltider, og alle ansatte ble kurset om temaet i Hjemmebasert omsorg omfatter hjemmesykepleie (22 personer mottok tjenester ved utgangen av 2014) og hjemmehjelp (19 personer mottok tjenester ved utgangen av 2014), 7 omsorgsboliger og 2 eldreboliger. Dagtilbud til demente hjemmeboende på plass i Kommunen har hatt gode erfaringer med prosjektet "Mens vi venter på ambulansen" KOSTRA-tall viser at andel innbyggere over 67 år har økt far og utgjør i ,7 %. Andel av netto driftsutgifter til tjenesten er noe redusert i samme periode og utgjør 26,2 %. Netto driftsutgifter pr innbygger 67 år og over har gått ned fra kroner til kroner, og er langt under dem vi sammenligner med. Andelen plasser i enerom er på vel 40 %, både i Flatanger og Bindal er andelen 100 %. Det ser av statistikken ikke ut til at det er egne plasser i skjermet enhet for personer med demens. I forbindelse med kontrollutvalgets besøk ved pleie- og omsorgsavdelingen i 2014 ble det fra brukere og pårørende uttrykt tilfredshet med gode tjenester og fysiske forhold. Ansatte og ledere fikk god omtale. Det benyttes audiovisuelle kommunikasjonsverktøy i tjenenesten. Helseavdelingen består av helsesøster, legetjeneste, fysioterapi, helsefremmende og forebyggende tiltak/frisklivstilbud samt jordmortjeneste (kjøpes av helseforetaket). Helseavdeling er åpen 5 dager i uka. Det er stabil drift ved legekontoret. Legedekningen er lav (40 % stilling). Legen opplyses til tross for dette å være tilgjengelig hele døgnet. Det samarbeides med andre legekontor i Namsos ved feirer osv. Plan for fon altningsrevisjon i Fosnes kommune

105 KomRev Trøndelag IKS Kommunen har helsesøster i 42 % stilling og 8 % MOT-informatør. Ressursen fordeles mellom helsestasjon og skolehelsetjenesten. Psykisk helsevern har 50 % stilling, 50 % til koordinering av tiltak for funksjonshemmede og det er 80 % ressurs til fysioterapi. Det er vedtatt handlingsplan for folkehelse, og det opplyses at det er stort fokus på folkehelsearbeid. Sosialtjenesten og husbankordn ng er lagt inn under MNS-NAV Analyse Det ser ut som kommunen har god oversikt over pleie- og omsorgsområdet. Ansatte og tjenester er fleksible, brukere og pårørende er fornøyde. Det er organisert tilbud til hjemmeboende demente, men vi er usikre på hvordan forholdene er tilrettelagt, og planlagt tilrettelagt framover, for en gruppe pasienter som er vekst. Rekruttering av helsepersonell ser ikke ut til å være spesielt utfordrende. Det gjennomføres kompetanseheving for personalet, og kommunen ser ut til å ha bra hånd om forhold knyttet til sarnhandlingsreformen (utskrivingsklare pasienter, KOT-1D). Gjennom samhandlingsreformen har forebyggende helsearbeid og folkehelsearbeid fått større oppmerksomhet. Selv om det ikke er konkrete forhold som peker seg ut i negativ retning på området, er tematikken så viktig at det bør vurderes om det kan være aktuelt å ta med seg dette inn i neste planeperiode. 4.5 Kultur og fritid I årsmeldingen i 2014 går det fram at det er ansatt ny rektor i kulturskolen, vedkommende underviser også ved skolen og ved Jøa barne- og ungdomsskole. Det er ansatt bibl oteksjef i 9,5 % stilling, koordinerer bibliotekene og arbeid opp mot skolene. Området er lite i omfang, og har derfor ikke vært gjenstand for nærmere analyse. 4.6 Plan, tekniske sektor og landbruk Teknisk avdeling har ansvar for tjenester innen byggesaksbehandling, oppmåling, kommunale bygg, utleieboliger, havneanlegg, vedlikehold og tilsyn med kommunale veier, vann og avløp og vaktmestertjenesten. Det er inngått avtaler om kjøp av tjenester innenfor vei, bygg og anlegg, samt kjøp av konsulenttjenester innenfor større utbyggingsoppgaver. I tilegg til vaktmesterressurs på 230 % (redusert med 100 % i 2014), er det 285 % til administrasjon, saksbehandling osv. Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune

106 KomRev Trøndelag IKS Det er kommunal vannforsyning til 196 abonnenter, og det har vært tilfredsstillende kvalitet i hele Kommunen eier 27 km vei, og det er 40 gatelyspunkter. Kommunalt avløpsanlegg har 102 abonnenter. Det ble utført utbedring og reparasjoner i Tvungen hytterenovasjon er innført og administreres av Midtre Namdal Avfallsselskap (MNA), Det er felles avfallsplan for 12 havner i kommunen. Det ble behandlet 43 byggesaker i 2014, og det ble vedtatt en privat reguleringsplan. Matrikkelfører gjennomgikk kompetanseheving. Det er opplyst at leder i kontrollutvalget har mottatt en del muntlige henvendelser om byggesaker. Det ble gjennomført en forvaltningsrevisjon om byggesak og plan i 2013 der det ble konkludert med at saksbehandlingstiden nok en gang var kommet opp på et for høyt nivå. Foreløpig svar ble lite brukt, men det var en del telefonisk kontakt med søkere. Bestemmelsene i reguleringsplaner ble ivaretatt på en god måte, og det var rett instans som fattet vedtak i plan- og byggesaker. I årsmeldingen for 2013 står det at det er utarbeidet tiltak for å følge opp anbefalingene gitt i rapporten. Eiendomsforvaltning ivaretas av 3 vaktmestre. Ventilasjonsanlegget ved Jøa sykehjem ble oppgradert i Prøver av inneklima på barnetrinnet ved Jøa skole gav godt resultat, lydprøver førte til tiltak for å redusere etterklang. Tiltak mot bakgrunnsstøy følges opp. Det bygges for tiden flerbrukshall i kommunen. Næring og landbruk ligger til MNS Analyse Det er ikke forhold ved teknisk sektor som umiddelbart peker seg ut som risikofylte. Vi mener likevel at enkelte områder kan være aktuelle for en forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget pekte på at en selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i MNA, bl.a. sett i lys av nyliginnført hytterenovasjon, var et aktuelt tema. Dette temaet er også foreslått i andre kommuner, og revisor mener at dette vil kunne gi både kommunene og selskapet nyttig informasjon. Et annet viktig område er vann og avløp. Vi tenker her både på kvalitet, kapasitet og om selvkostprinsipper er ivaretatt på tilfredsstillende måte. Det kan være nyttige erfaringer å høste etter gjennomføring av store byggeprosj ekter, Kontrollutvalget kan eventuelt bestille en forvaltningsrevisjon av prosess og gjennomføring. Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune

107 KomRev Trøndelag IKS 5. OPPSUMMERING: FORSLAG TIL FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT Basert på dokumentgjennomgang, innspill og analyse har vi kommet fram til følgende forslag til tema for forvaltningsrevisjon. Tema S tefravær Et prosjekt vil for eksempel ktume vinkles opp mot Sykefraværsstatistikk og målsettinger for organisasjonen Lokale utfordringer Hva gjøres for å få ned fraværet IA-arbeid og oppfølging av sykemeldte Tema S esialundervisnin Vinkling av prosjekt vil kunne være: Tidlig innsats for tilpasset opplæring Samhandling mellom ulike aktører Håndtering av overganger Tema Pleie- o omsor Andelen eldre øker, det er tidvis press på institusjonsplassene, kommunen må være fleksibel for å finne løsninger på kort sikt. Hvordan er kommunen rigget for å mote utfordringen? Det er en stadig eldre befolkning i kommunen. pleie- og omsorgstjenestene oppfattes som fleksible (ikke faste tjenestesteder) og brukere og pårørende er fomøyde (kom fram under kontrollutvalgets besøk). Se1v om det ikke er konkrete ta11 som vitner om umiddelbar krise, og tjenesten etter kontrollutvalgets besøk i 2014 fikk mye skryt, kan det være grunn til å se på enkelte forhold ved tjenesten, f eks.: Dimensjonering av tilbudene Tilbud til /for demente Organisering av tilbudene. Tema Foreb ende helsearbeid o folkehelsearbeid Dette er tema som blir stadig viktigere, og det opplyses at forebyggende arbeid og folkehelse arbeid er viktig og at det tas på alvor i kommunen. Et prosjekt med dette temaet kan være aktuelt for å få oppmerksomhet rundt temaet, det vil trolig komme ønske om dette i flere kommuner. Vinkling vil kunne være Om lov og forskrift følges Hvordan det arbeides i kommunen Gjennomførte tiltak Erfaringer, effekt Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune

108 KomRev Trøndelag IKS Tema Reno. as 'on - Midtre Namdal Avfalsselska Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon vil kunne gi og nyttiginfonnasjon for både kommune og selskap. Dette er tema som vi vet flere kontrollutvalg er opptatte av. Mulig vinklinger: Får innbyggere de tjenestene de har krav på? Arbeider selskapet etter de mål og prinsipper som er vedtatt for selskapet? Spesielle forhold den enkelte kommune er opptatt av Tema Vann o avlø Ingen spesiell risiko er avdekket Dette kan likevel være et tema der følgende vinklinger er aktuelle: Kvalitet Kapasitet Selykostprinsipp Tema Risiko oo konsekvenser i saksbehandlin en Det foreslås ikke noe eget prosjekt, men dette bør søkes belyst i forbindelse med andre prosjekter foreslått i planen. Tema Barnevern Viktig at kontrollutvalget i MNS følger opp. Fra kommunens side kan det være viktig å få sett på samhandling mellom kommunens egne aktører og MNS barnevern. Hvordan arbeides det forebyggende i kommunen? Tema IKT Kommunen egne rutiner bør gjenomgås i forbindelse med et større MNS-prosjekt Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune

109 KomRev Trøndelag IKS REFERANSELISTE Fosnes kommune 2014: Årsmelding 2013 Fosens kommune 2015: Årsmelding 2014 Fosnes kommune 2014: Årsbudsjett 2015 med økonomiplan Fosnes kommune 2013: Kommuneplanens samfunnsdel Fylkesmannen i Nord-Trøndelag 2013: Kommunebilde Fosnes Fylkesmannen i Nord-Trøndelag: Informasjon og statistikk, Ressursportal Trøndelag Fylkesmannen i Nord-Trøndelag: Diverse tilsynsrapporter Kommunal rapport 2015: Kommunebarometer for Fosnes 2014 KomSek Trøndelag IKS 2014: Internt notat fra KUs besøk ved helse og omsorgsavdelingen Kom Rev Trøndelag IKS Forvaltningsrevisjon 2012: Rutiner og praksis institusjonsbasert pleie og omsorg. Kom Rev Trøndelag IKS Forvaltningsrevisjon 2013: Byggesaksbehandling Kom Rev Trøndelag IKS Forvaltningsrevisjon 2015: Personalpolitikk i Fosnes kommune Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune

110 KoniRev Trøndelag IKS RAPPORTER I FOSNES KOMMUNE Kom Rev Trøndelag IKS 2009: Implementering av IA avtalen Kom Rev Trøndelag IKS 2012: Rutiner og praksis institusjonsbasert pleie og omsorg Kom Rev Trøndelag IKS 2013: Byggesaksbehandling Kom Rev Trøndelag IKS 2015: Personalpolitikk i Fosnes kommune Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune 20 TIDLIGERE FORVALTNINGSREVISJONS

111 KomRev Trøndelag IKS Kom Rev Trøndelag IKS Postadresse: Postboks 2565, 7735 Steinkjer Hovedkontor: Fylkets Hus, Steinkjer Tlf Plan for forvaltningsrevisjon i Fosnes kommune

112 Fosnes kommune Fosnes fellesfunksjoner Saksmappe: 2016/ Saksbehandler: Rønnaug Aaring Saksframlegg Kontrollutvalgets årsrapport 2015 Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes kommunestyre 29/ Rådmannens innstilling Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til orientering

113 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Saksprotokoll fra kontrollutvalgets sak 008/16 S Kontrollutvalgets årsrapport 2015 KomSek Trøndelag IKS Vedlegg: 1 Saksprotokoll fra kontrollutvalgets sak 008/16 2 Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til kommunestyret Saksopplysninger Det vises til oversendte vedtak, med saksprotokoll og vedlegg, i sak 008/16 den 10. februar 2016 Kontrollutvalgets årsrapport for

114 y FOSNES KOMMUNE Kontrollutvalget so-k. 2_0/6//i/67 ISom52K jrøpdelag serptariat for Imtrollatuals3ere SAKSPROTOKOLL SAK 008/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2015 Saks ang Møtedato Saksbehandler Kontrollutvalget Einar Sandlund Kommunestyret Saksnr. Arkiv 008/ Kontrollutvalgets vedtak: 1. Det frarnlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret med slik innstilling til vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport fbr 2015 til orientermg

115 SAKSBEHANDL1NG/SAKSGANG Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret med slik innstilling til vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til orientering. Behandling Forslag i møtet: Ingen Avstemming: Enstemmig Endelig vedtak: 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret med slik innstilling til vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til orientering. Vedlegg Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til Fosnes kommunestyre Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Ifølge kommunelovens 76 har kommunestyret det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning. Til å forestå det løpende tilsynet på sine vegne, velger kommunestyret et kontrollutvalg, jfr. kommuneloven 77.Kontrollutvalgets arbeid og rapportering er nærmere regulert i Forskrift 0771 kontrollutvalg i kommuner ogffikeskommuner. Det følger av departementets merknader til denne at kontroll-utvalget ikke er underlagt annen instruksjonsmyndighet enn kommunestyrets, og at all rapportering tilbake skal skje direkte til kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer fortlopende hvilken informasjon og hvilke saker som vil være aktuelle å presentere for kommunestyret. Kontrollutvalget har hatt den praksis at forhold som kontrollinstansen avdekker, løses på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis resulterer i rapporter til kommunestyret, jfr. forskriftens 4: Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drofte eventuelle tiltak" -115-

116 Kontrollutvalgets årlige rapport vil derfor være en oppsummering av utvalgets arbeid i løpet av året og vil derfor være viktig informasjon til kommunestyret om det tilsyn utvalget utøver på kommunestyrets vegne. Alle møteinnkallinger med saksdokumenter er sendt ordfører, og rådmann. Dette fungerer som en fortløpende infoimasjon til kommunen og det politiske miljøet. Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Vurdering Ut fra tidligere praksis er det også for 2015 utarbeidet en årsrapport til kommunestyret der det er redegjort for sentrale deler av kontrollutvalgets virksomhet og aktivitet i Saksbehandler anbefaler at årsrapporten oversendes kommunestyret med forslag om at kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport 2015 til orientering

117 y Fosnes kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 til kommunestyret Vedtatt av kontrollutvalget den , sak 008/16. t om5ek jr0odela 11 -sekretariafor Roptrollutual(?er?e n. Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon E- post: post@komselkno Web:

118 -118-

119 1 INNLEDNING Kontrollutvalget har som oppgave å føre den løpende kontroll og tilsyn med den kommunale forvaltning på vegne av kommunestyret, jfr. kommuneloven med forskrifter. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. For nærmere informasjon om kontrollutvalgets hjemmel og mandat, viser en til kontrollutvalgets årsplan. I kommunestyrets møte den ble det valgt kontrollutvalg på 3 faste medlemmer og 1 varamedlem for perioden Faste medlemmer Varamedlem: Leder: Egill Vatne Nestleder: Magnus Elden Medlem: Ida Lisbeth Bragstad Magnus Elden var fast medlem av kommunestyret. Åsa Skjærvik Tranås I kommunestyrets møte den ble det valgt kontrollutvalg på 3 faste medlemmer og 1 varamedlem for perioden Faste medlemmer: Varamedlem: Leder: Egill Vatne Eva Tranås Nestleder: Hilde Veronica Sloot Bjøru Medlem: Åsa Skjærvik Tranås Hilde Veronica Sloot Bjøru er fast medlem av kommunestyret 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2015 Sekretariatstjenesten til kontrollutvalget utføres av KomSek Trøndelag IKS. Revisjonsoppdraget (regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) utføres av KomRev Trøndelag IKS. 2.1 MØTER Kontrollutvalgets møter er åpne. Møtene har allikevel vært lukket under behandling av saker underlagt lovpålagt taushetsplikt. Det har i 2015 blitt holdt 5 møter og 25 saker. Tilsvarende for 2014 var 23 saker og 5 møter. Kommunens revisor benytter seg rutinemessig av sin møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Ordføreren har møte og talerett i kontrollutvalget, og mottar møteirmkalling og møteprotokoll. Rådmannen mottar også møteinnkalling og møteprotokoll, og møter etter innkalling. 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER Kontrollutvalget avga uttalelse til kommunens årsmelding og årsregnskap for 2014, sak 008/15 i møte den Saksgangen ved behandlingen av kommunens regnskaper er for øvrig regulert i kommune-loven med tilhørende forskrifter. KONTROLLUTVALGETS.ÅRS RAPPORT FOR 2015 S1DE 3 AV

120 Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge før formannskapet avgir sin innstilling til kommunestyret, slik at formannskapet kan ta denne uttalelsen i betraktning ved sin innstilling. 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Plan for forvaltningsrevisjon ble behandlet av kontrollutvalget i sak 014/12 den og vedtatt av kommunestyret den 28.06, sak 39/12. Det har vært gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt på «Personalpolitikk i Fosnes kommune» i Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i sak 013/15 den i kommunestyret i september SELSKAPSKONTROLL Plan for selskapskontroll ble vedtatt av kommunestyret den og revidert av kontrollutvalget i sak 005/15 med slikt vedtak: 1. Plan for selskapskontroll endres slik: Salsnes Industribygg tas ut av planen og erstattes med: Det gjennomføres generell kontroll på kommunens utførelse av sine eierskap. Det vises til kommunens eierskapsmelding fra Kontrollutvalget ber revisjonen utarbeide prosjektplan. 3. Rapport forventes fremlagt innen utgangen av Kontrollutvalgets vedtak sendes kommunestyret til orientering. Rapport fra generell eierskapskontroll vil foreligge 1. tertial GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Denne orienteringen tas med som et særskilt punkt i revisors ordinære statusrapportering. Hensikten med gjennomgangen av saksframlegg og vedtak er å kontrollere at de er i tråd med lov, forskrift, regelverk og overordnede planer. Saker av vesentlig økonomisk betydning er prioritert. 2.6 TILSYN MED REVISJONEN Utvalget påser gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen at revisjonsarbeidet er å jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. I løpet av året er det jevnlige møter mellom KomSek og KomRev. Oppdragsansvarlige revisorer skal årlig avgi en vurdering av sin uavhengighet i forhold til kommunen, jfr. forskrift om revisjon 15. Vurderingene for 2015 ble avlagt av oppdragsansvarlige revisorer i sak 019/15 den ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON Kontrollutvalget har blitt orientert av administrasjonen i sine møter. Det har blant annet dreid seg om sikring av klientopplysninger, flerbrukshall, arealplanlegging og utleieboliger. 2.8 BEFARING/BESØK Det har ikke vært gjennomført besøk ved kommunale enheter i KURS Nyvalgt kontrollutvalg gjennomførte kursdag Nyvalgt kontrollutvalg gjennomførte Folkevalgtopplæring KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 4 AV

121 3 AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. I praksis blir forhold som kontrollinstansen avdekker, løst på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis formelt rapportert til kommunestyret. Den årlige meldingen er derfor viktig informasjon om det tilsyn kontrollutvalget utøver på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer fortløpende hvilke saker og hvilken informasjon som bør presenteres for kommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Jøa den Egill Vatne Åsa SkjærvikrTranås Leder Medlem ttclc,i3-!(7,1ta, Bilde Veronica Sloot Bjøru Medlem KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 5 AV

122 VEDLEGG OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2015 Møtedato Saksnr. Sakstittel I /15 Referatsaker 002/15 Orientering fra rådmannen 003/15 Orientering fra revisor 004/15 Prosjektplan forvaltningsrevisjon 005/15 Gjennomføring eierskapskontroll 006/15 Kontrollutvalget sin årsrapport /15 Referatsaker 008/15 Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens årsregnskap /15 Skatteoppkreverfunksjonen /15 Prosjekt lan selskapskontroll - generell eierstyring /15 Referatsaker 012/15 Orientering fra revisor 013/15 Forvaltningsrevisjonsrapport personalpolitikk i Fosnes kommune /15 Referatsaker 015/15 Særskilt orientering fra rådmannen konmmnerefo len; sikring av klientopplysninger elektroniske sakssystem 016/15 Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet i perioden 017/15 Innspill til regnskapsrevisor - erfaringsoverføring 018/15 Innspill til forvaltningsrevisor Overordnet analyse og plan for hhv. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 019/15 Vurdering av oppdragansvarlige revisorer sin uavhengighet i kommunen 020/15 Budsjett for kontroll og tilsyn /15 Referatsaker 022/15 Orientering fra revisor revisjonsstrategi 2015 m.v. 023/15 Oppstart av overordnet analyse plan forvaltningsrevisjon 024/15 Oppstart av overordnet analyse - plan selskapskontroll 025/15 Kontrollutvalgets årsplan 2016 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 SIDE 6 AV

123 Fosnes kommune Fosnes teknisk avdeling Saksmappe: 2014/ Saksbehandler: Knut Skreddernes Saksframlegg 1748 gnr 42 bnr 1, 2, 3 - Reguleringsplan for Brakstad Hamn. Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes kommunestyre 30/ Rådmannens innstilling Med hjemmel i plan og bygningslovens godkjenner Fosnes kommunestyre forslaget fra det faste utvalg for plansaker forslag til Reguleringsplan for Brakstad Hamn med planbeskrivelse datert , reguleringsbestemmelser datert og plankart datert på eiendommene, gnr 42 bnr 1, 2, 3 i Fosnes kommune. Det gis pålegg om at dersom det oppdages hittil ukjente kulturminner under det videre arbeidet med planforslaget eller byggearbeidene, skal arbeidet stanses og fylkeskommunen varsles, jfr Kulturminneloven 8,2. Vedtatt plan kunngjøres etter gjeldende bestemmelser og avtrykk av planen sendes berørte instanser. Gjør oppmerksom på at bygge/anleggstiltak i sjø krever egen tillatelse etter havneog farvannsloven, uavhengig av arealplanstatus. Hjemmel for vedtaket er: -123-

124 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Varsel om oppstart av Mikael Løfsnæs Haagensen reguleringsarbeid, Fosnes kommune I Melding om oppstart av arbeid med nve@nve.no reguleringsplan for Brakstad Hamn i Fosnes kommune i Nord-Trøndelag. NVEs referanse: I Uttalelse fra Nord-Trøndelag Nord-Trøndelag fylkeskommune fylkeskommune I Forhåndsuttalelse fra fylkesmannen Fylkesmannen i Nord-Trøndelag I Uttalelse fra Nord-Trøndelag Nord-Trøndelag fylkeskommune fylkeskommune til Reguleringsplan Brakstad Hamn - kulturminnefaglig uttalelse I gangsbehandling Brakstad Hamn Potetn - Carl Danielsen I Geologisk rapport Seglloftet post I Oppdatert notat, geologisk rapport Seglloftet post I Oppdaterte dokumenter: Carl Danielsen Reguleringsbestemmelse og Planbeskrivelse U AD: Reguleringskartet for Brakstad Carl Danielsen (carl@potetn.no) Hamn I oppdatert plankart Carl Danielsen S gnr 42 bnr 1, 2, 3 - Forslag til reguleringsplan for Brakstad Hamn. 1. gangs behandling. I SV: Reguleringskartet for Brakstad Carl Danielsen Hamn I Oppdatert planbeskrivelse Carl Danielsen X Særutskrift 1748 gnr 42 bnr 1, 2, 3 - Forslag til reguleringsplan for Brakstad Hamn. 1. gangs behandling. U Forslag til reguleringsplan for Brakstad Havn. I Norges vassdrags- og energidirektorat bekrefter mottak av din melding I SV: Forslag til reguleringsplan for Brakstad Havn. I VS: Forslag til reguleringsplan for Brakstad Havn. I Fylkeskommunens uttalelse til reguleringsplan Brakstad Hamn - Høring sendt fra Nord-Trøndelag Fylkeskommune Fylkesmannen i Nord Trøndelag m.fl. IkkeBesvar NVE Elin Skard Øien Nord-Trøndelag Fylkeskommune I Høringsuttalelse fra Kystverket - Oddbjørn Sæther Reguleringsplan for Brakstad hamn I Høringsuttalelse fra Fylkesmannen i Fylkesmannen i Nord-Trøndelag -124-

125 Nord-Trøndelag U Foreløpig svar etter 1.behandling. Seglloftet v/frode Bjøru m.fl. I Re: AD: Reguleringsplan Brakstad Brakstad hamn hamn. I Brakstad hamn. Reviderte Carl Danielsen bestemmelser og plankart S gnr 42 bnr 1, 2, 3 - Forslag til reguleringsplan for Brakstad Hamn 2. gangs behandling. I SV: Brakstad hamn. Reviderte Carl Danielsen bestemmelser og plankart X Særutskrift 1748 gnr 42 bnr 1, 2, 3 - Forslag til reguleringsplan for Brakstad Hamn 2. gangs behandling. I RP048 - Brakstad Hamn, Carl Danielsen revisjon U SV: 1748RP048 - Brakstad Hamn, 'Carl Danielsen' m.fl. revisjon I SV: 1748RP048 - Brakstad Hamn, Carl Danielsen revisjon S gnr 42 bnr 1, 2, 3 - Reguleringsplan for Brakstad Hamn. Vedlegg: 1 Planbeskrivelse Reguleringsbestemmelser Plankart Vedtak i Fosnes formannskap Saksopplysninger: Brakstad Hamn AS, ved Frode Bjøru engasjerte i 2014 Jon A. Olsen Arkitektkontor AS for å utarbeide reguleringsplan for Brakstad Hamn, gnr 42 bnr 1,2 og 3. Ny arealdel i kommuneplanen for Fosnes var da under revidering, forslagsstiller ble derfor anmodet om å vente med å fremme forslag til reguleringsplan for området, Brakstad hamn BF2. Fosnes kommunestyre vedtok på møte , i sak 51/15: Området Brakstad havn innlemmes i vedtatt kommuneplan for Fosnes kommune. I samsvar med plan- og bygningsloven 12-8 ble varsel om oppstart av planarbeidet kunngjort i april Formannskapet behandlet planen til 1.gangs behandling i sak 68/15: Med hjemmel i plan- og bygningsloven 12-11, vedtar det faste utvalg for plansaker at forslag til reguleringsplan for Brakstad Hamn gnr 42 bnr 1, 2, 3 legges ut til offentlig høring i 6 uker. Gjeldende plangrunnlag for området er kommuneplanens arealdel, vedtatt , med tilhørende bestemmelser. Området er regulert til: Kombinert bygge- og anleggsformål

126 Planområdets areal er ca. 44 daa, og omfatter eiendommene 42/1, 42/2 og 42/3, av dette er ca 17 daa landareal. Områder et tenkt bebygd med næringsbebyggelse, energianlegg, naustbebyggelse, molo, småbåtanlegg samt annen angitt bebyggelse. Formannskapet behandlet i sak 17/16, kopi av vedtak: Behandling i Fosnes formannskap Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Fosnes formannskap Med hjemmel i plan og bygningslovens godkjenner det faste utvalg for plansaker revidert forslag til Reguleringsplan for Brakstad Hamn med bestemmelser datert på eiendommene, gnr 42 bnr 1, 2, 3 i Fosnes kommune. Følgende revideringer og vilkår innarbeides før reguleringsplanen fremmes for kommunestyret til godkjenning: 1) Det innarbeides bestemmelser om utbyggingsrekkefølge slik at infrastruktur som veier, parkering ol blir opparbeidet senest samtidig med første bebyggelse. 2) Byggegrense for naust er markert i kartet, tas inn i planbestemmelsen. 3) Nærmere bekrivelse av krav til næringsbebyggelse som tillates i områdene N1, N2 og N3 utarbeides (eks. vinterlagring av båter). 4) Plan for hvor det skal være veier/adkomstkorridorer innenfor områdene N1, N2 og N3 utarbeides (eks. inn til slippområdet). 5) Planen skal leveres i gjeldende SOSI-standard for plan. Det gis pålegg om at dersom det oppdages hittil ukjente kulturminner under det videre arbeidet med planforslaget eller byggearbeidene, skal arbeidet stanses og fylkeskommunen varsles, jfr Kulturminneloven 8,2. Vedtatt plan kunngjøres etter gjeldende bestemmelser og avtrykk av planen sendes berørte instanser. Gjør oppmerksom på at bygge/anleggstiltak i sjø krever egen tillatelse etter havne- og farvannsloven, uavhengig av arealplanstatus. Hjemmel for vedtaket er: Delegasjonsreglementet for Fosnes kommune Formannskapets krav til revideringer og vilkår er innarbeidet i reguleringsplanen som nå fremmes for kommunestyret til godkjenning, se vedlegg

127 Begrensninger for plassering, utforming, høyde og utnyttelse er angitt i planbeskrivelse, plankart og reguleringsbestemmelser. Plankartet er revidert i henhold til formannskapets vedtak. Det er utarbeidet endringer i planen i forhold til opprinnelig forslag etter høringsrunden og mottatte høringsuttalelser samt etter vedtak i formannskapet. Alle vedlegg fra høringsuttalelser som ble mottatt etter 1. gangs behandling i formannskapet kan ses som vedlegg til formannskapet sak 17/16, «Forslag til reguleringsplan for Brakstad Hamn 2. gangs behandling». Høringssvar: Kystverket (redigert, se vedlegg 4 og 5 i sak 17/16 til FSK): Kystverket har ikke innvendinger til at den nordøstre delen av Brakstadhavna benyttes til de påtenkte formål. Den naturgitte havna er imidlertid også registrert som ankringsplass iflg sjøkarta. Innseilinga er via dyprenna i nordøst, angitt med ca. 5m dybde i sjøkarta. Etter vår mening vil det være like naturlig å benevne sjøområdet utenfor småbåthavna som Havneområde sjø, i stedt for Ferdsel i sjø. Havneområde var også oppstartsmeldt formål. Småbåthavn - SH2 (utenfor påtenkte moloer) strekker seg for langt mot vest og må reduseres for ikke å utgjøre en ferdsels- og sikkerhetsrisiko for sjøtrafikk ved inn- og utseiling. Dette, ikke minst ved dårlige værforhold og nærhet til Litlryggen. (Se vedlagt skisse som synliggjør dyprennen fra sjøkart kontra planlagt småbåthavn (SP2) utenfor planlagte moloer (vist med grov gul stipling i skissen). Det bør også vurderes om det kan være tjenlig å flytte moloen litt nordover, nord mot en antydet grunne i sjøkartet. Synliggjort på enkelt vis i vedlagte kartskisse med hvit farge og stipling for fyllingsfot på sjøbunn. Det øvrige skisserte er kun tenkt bruk i forhold til en slik løsning. Fylkeskommunen (redigert, se vedlegg 6 i sak 17/16 til FSK): Planforslaget åpner for store endringer i havneområdet gjennom mudring og oppfylling av land og sjøareal og utbygginger i området. Det tas sikte på å anlegge ei helårs småbåthavn ved oppmudringen i bukta og bygging av en skjermede molo på yttersiden. Muddermasser foreslås brukt til oppfylling av sjøarealer i næringsområdene N1 og N2 og til oppfylling av den indre del av bukta til beitebruk/ LNFR-område. Den eksisterende ytre gjestehavna brukes bare om sommeren. Det foreslås å legge adkomstveien utenfor gårdstunet og å bygge en ny adkomstveg til naust- og næringsarealene på sørsiden av bukta

128 Planfaglig uttalelse Foreslått anlegg av næringsarealer og oppfylling dels ut i sjøarealet på sørsiden av bukta gir mulighet for videre utbygging i området. Den nære tilknytningen til småbåthavn og eksisterende bygningsmiljø gir mulighet for å skape et spennende og attraktivt miljø. Vi går ut fra at det planlegges en utbygging som er knyttet til kystkultur og turisme. Det går imidlertid ikke fram av saksframlegget eller reguleringsbestemmelsene hvilken type utbygging det legges opp til på næringsområder N1 og N2. Det bør tas inn bestemmelser som nærmere avgrenser tillatt næringsmessig utbygging i området. Dette gir rammene for ønsket utbygging i området og gir kommunen nødvendige hjemler ved behandling av utbyggingssaker. Vi vil anbefale at det avsattes byggegrenser i naustområdet og i områdene N1 og N2, dette for å gi rammer for plassering av bygg og sikre åpne korridorer for adkomster og interne veger. Det bør holdes en åpen adkomstkorridor langs småbåthavna. Vi går ut fra at anleggene for slipp og utsett/opptak av båter skal plasseres på den bredeste delen nærmest moloen på næringsområdet N1. Vi setter et spørsmålstegn ved formålet med utfylling av det smale arealet langs sjøen i vestre del. Denne utfyllingen bør vurderes nærmere ut fra landskapsmessige forhold og ønsket bruk av området. Etter vår vurdering bør denne delen ikke fylles ut og vi anbefaler at den tas ut av planen. Eventuell vinterlagring av båter bør skje på mer avskjermede områder og med fordel i egne lagerbygg. Kulturminnefaglig uttalelse Vi viser til befaring den og vår endelige kulturminnefaglige uttalelse i denne saken av Vi gjør oppmerksom på at dersom man under arbeidet med tiltaket oppdager kulturminner som ikke er kjent, skal arbeidet stoppes og fylkeskommunen varsles, jfr. kulturminnelovens 8.2. Fylkesmannen (redigert, se vedlegg 7 i sak 17/16 til FSK): Planforslaget er forelagt Fylkesmannens fagavdelinger, som har følgende merknader: Landbruksavdelingen: Landbruksavdelingen viser til tidligere uttalelser i saken og har ut fra hensynet til regionale og nasjonale landbruksinteresser ikke øvrige merknader til planen. «Landbruksavdelingen ber om at jordvernet ivaretas i planarbeidet/planbestemmelsene. Herunder blant annet at matjordlaget ivaretas ved bygging av ny atkomst, at eventuelle midlertidige anleggsområder legges utenom dyrka mark så langt det er mulig og at driftsmessige hensyn for landbruket ivaretas» I oversendte plandokumenter pekes på at planområdet ligger inntil eksisterende bygg og aktiviteter og planlagte utbygging både kan videreføre og styrke bruk og utvikling av eksisterende næringstiltak, kaianlegg og øvrig infrastruktur i Brakstad havn. Brakstad havn er registrert som turområde med regional verdi for friluftsliv. Med gjestekai og flere uteaktiviteter (kajakkutleie, volleyballbane, grillplasser mm) vil området med foreslåtte reguleringsbestemmelser kunne ivareta viktige friluftsinteresser, herunder allmennhetens adgang til strandsonen. Gjennom denne tilretteleggingen og aktivitetene, vil Brakstad havn også kunne bli bra tilrettelagt for barn og unge. Miljøvernavdelingen mener etter en samla vurdering at forslag til reguleringsplan ivaretar miljøhensyn i området på en bra måte. Kommunalavdelingen samfunnssikkerhet og beredskap: NGI har på oppdrag fra tiltakshaver gjennomført en ROS-analyse for ny havn i Brakstad på Jøa. ROS-analysen vurderer faren for stormflo, skred, utglidning av fylling, sprenging og steinsprang. Vi er enige i at dette er relevante tema å vurdere i denne saken. Avdekt risikoog sårbarhet søkes ivaretatt gjennom bestemmelsenes pkt som slår fast at «for nye -128-

129 bygg og anlegg skal anbefalingene i utarbeidet geoteknisk rapport hensyntas». Vi legger til grunn at dette betyr at det skal sikres at kravene til tilstrekkelig sikkerhet iht. PBL 28-1, jf. TEK 10, kap. 7 blir oppfylt. De fleste høringssvarene er hensyntatt i videre planlegging. Benevninga av sjøområdet utenfor småbåthavna er benevnt som «Havneområde i sjø», småbåthavna (SH2) er redusert. Begge i henhold til Kystverkets høringssvar, mens moloen er opprettholdt på opprinnelig sted. Etter Fylkesmannens høringssvar er det tatt inn et nytt område, N3, men ikke tatt inn bestemmelser som nærmere avgrenser i tillatt næringsmessig utbygging i områdene. Er tegnet inn byggegrense for naust, stiplet linje i kartet, men ikke beskrevet i planbestemmelsene. Området N1 er begrenset noe, er mindre område som fylles ut. Vurdering De fleste høringssvarene er hensyntatt. Formannskapet krav til revideringer og vilkår er innarbeidet i reguleringsplanen som nå fremmes for kommunestyret til godkjenning Gjør ellers oppmerksom på at bygge/anleggstiltak i sjø krever egen tillatelse etter havneog farvannsloven, uavhengig av arealplanstatus

130 Planbeskrivelse For Brakstad Hamn Gnr 42 Bnr 1, 2 og 3 I Fosnes kommune Side

131 Innholdsfortegnelse 2. PLANBESKRIVELSE Bakgrunn Planstatus Beskrivelse av planområdet Beskrivelse av planforslaget Arealformål Beskrivelse av de enkelte formål Oversiktskart Kunngjøring om igangsatt regulering Varsel om igangsatt regulering Innkomne merknader / innspill VIRKNINGER AV PLANFORSLAG Gjeldende kommuneplan metersbeltet Friluftsliv Infrastruktur Naturmangfold Sjekkliste Naturmangfoldloven Kommentarer til sjekkliste Naturmangfoldloven Vassdrag Landskap Kulturminner Avfallshåndtering, vann og avløp Jordvern Geotekniske undersøkelser Universell utforming Mudring/masseregnskap RISIKO OG SÅRBARHETSANALYSE Generelt Svikt i kritiske samfunnsfunksj. og kritisk infrastruktur Naturhendelses jf. klimaandringer Andre ulykker og kriser...13 Side

132 2. PLANBESKRIVELSE 2.1. Bakgrunn Å lage en god og sikker helårshavn samt legge til rette for virksomheter og utvikling på land både av næringsmessig og kulturell art Planstatus Arealformålet ligger i kommuneplanen som område for kombinert bygge- og anleggsformål.. Området har benevnelse BF2. Området er vurdert i kommunenes ROS-analyse. Kommuneplanens vurdering og konklusjon av området er som følger: Vurdering. Området ligger innenfor 100-meterssonen. Tiltaket er derfor i konflikt med nasjonale hensyn. Området sees i sammenheng med et område som er forholdsvis stort, og det er foretatt befaring for å avklare planer, alternativt areal og andre hensyn. Bebyggelsen vil være næringsbygg for eksisterende kultur og næringsaktivitet på Brakstad. Videre planarbeid må ta natur-, miljø- og friluftslivhensyn, hensyn til tilpasning i landskapet. Tiltaket krever reguleringsplaner med bestemmelser som ivaretar disse hensyn. Konklusjon: Tiltaket tas inn i arealplanen, med krav om reguleringsplaner med bestemmelser som ivaretar natur-, miljø- og friluftslivhensyn, samt til tilpassing i Landskapet Beskrivelse av planområdet Det er deler av eiendommene 42/1, 42/2 og 42/3 som ønskes regulert. Deler av reguleringsområdet er i dag et uregistrert jordsameie med disse eiendommene, som utgjør ca 50% av landarealet. Sameiet består av 3 grunneiere med definerte eierandeler. I tillegg reguleres det areal fra eiendomsteiger av 24/1 5 % og 24/2 45 %. Det er inngått avtaler for vegrett og arealbruk av områdene i regulert i planen. Grunneiere: Gnr/Bnr Grunneiere 24/1 Hilde V. S. Bjøru 24/2 Ola Bragstad 24/3 Jan E. Thorsen Forslagstiller: Frode Bjøru, Brakstad Hamn as Plankonsulent: Jon A. Olsen arkitektkontor AS, Carl Danielsen Side

133 2.4. Beskrivelse av planforslaget Arealformål Følgende arealformål er foreslått regulert: Bebyggelse og anlegg Næringsbebyggelse Energianlegg - Trafo Naustbebyggelse Annen særskilt angitt bebyggelse og anlegg Samferdselsanlegg og teknisk infrastruktur Kjøreveg Annen veggrunn - tekniske anlegg Parkeringsplasser med bestemmelser Grønnstruktur LNFR Turveg Friområde LNFR-areal for nødvendige tiltak for LNFR Bruk og vern av sjø og vassdrag med tilhørende strandsone Bruk og vern av sjø og vassdrag med tilhørende strandsone Ferdsel Småbåthavn Friluftsområde i sjø og vassdrag Juridiske linjer og punkt Regulert senterlinje Avkjørsel Beskrivelse av de enkelte formål Næringsbebyggelse N1. Område er tenkt brukt fortrinnsvis til slipp samt til å sette ut/ta opp båter. Det tillates bebyggelse tilknyttet denne virksomheten og skal ha en funksjon tilpasset formålet (vinsjehus lager mm). Bygningene skal ha samme formuttrykk som resterende bygninger i området. N2. Område for næringsbygg. Det legges stor vekt på at utforming av bygningsmassen, estetikk og tilpasning til eksisterende kystmiljø er forsøkt gjengitt i bestemmelsene for området. Side

134 Silhuetten Brakstad Hamn er et kjent seilingsmerke og dette bevares. Ny bygningsmasse skal ikke gi ny silhuettvirkning. Det settes også bestemte krav til tekkingsmaterialer og farger. Området vil også inneholde interne veger og deler av landfeste til den nye småbåthavna. Begge områdene skal planeres, delvis med hjelp av fyllmasse fra mudring av småbåthavn, støttet med steiner fra samme område. Energianlegg. Trafo. Bygningen skal tilpasses andre bygninger i området, med krav til tekkingsmaterialer og farger. Naust. Det er 2 eksisterende naust i området og det er tinglyste naustretter i sameiet for 2 til. Disse skal bygges i samme form og skal bygges i samme avstand og retning som de eksisterende Naust. Annen særskilt angitt bebyggelse og anlegg A1. I området er det en kombinasjon av næringsbygg (fiske), sanitæranlegg for gjestehavn og landfeste/småbåtanlegg på land. Her tillates det ikke nye bygg eller anlegg som gir silhuettvirkning (seilingsmerke). Her er det planlagt anlegg for landdel til ny gjestebrygge i småbåthavna innenfor moloen (SH1) Samferdselsanlegg og teknisk infrastruktur Kjøreveg Vegen er regulert til 4-meters bredde. I forhold til landbruk og jordvern er vegen lagt i eksisterende driftsveger og kantsoner for å unngå for store reduksjoner i landbruksareal. Annen veggrunn - tekniske anlegg, I tillegg til opprinnelig funksjon skal dette arealet også kunne nyttes til møteplasser. Parkeringsplasser. Det er innregulert 3 områder for parkering. P3 er avsatt til bussparkering. P2 er parkeringsplasser for planlagt småbåthavn. Det er beregnet 15 parkeringsplasser, noe over en deknings på 25% av antall båtplasser. Det er planlagt 2 HC plasser i P2. P1 er parkeringsplasser tilknyttet gjestebrygge, friområde og tileggsparkering til «Pubben» Det er her beregnet ca. 20 plasser, derav 2 HC plasser. I tillegg til regulerte parkeringsplasser vil det anlegges parkeringsplasser i tilknytning til næringsvirksomheten gjennom søknad om byggetillatelse/utomhusplan for næringsbygg. Grønnstruktur Turveg Turvegen knytter områdene på begge sider av havna sammen. Turstien er også knyttet til eksisterende nett for tursti/sykkelsti som går til Brakstad Hamn. Friområde Friområdet inneholder i dag bane for sandvolleyball og sittegrupper. Området kan utvikles videre, da med tiltak for friluftsliv og rekreasjon. LNFR Side

135 LNFR-areal for nødvendige tiltak for LNFR. Området er planlagt brukt til beiteområde etter at vegetasjonen er på plass etter hviletid og tilbakeføring av jordmasser etter mudring. Bruk og vern av sjø og vassdrag med tilhørende strandsone Bruk og vern av sjø og vassdrag med tilhørende strandsone Molo. Område for molo. Område avsatt til molo inneholder ikke fyllingsfot. Ferdsel Område avsatt for å sikre område for manøvrering av større fartøy til gjestehavn, småbåthavn og slipp. Småbåthavn. SH1. Småbåthavn innenfor planlagt moloanlegg. Område skal inneholde helårs småbåtanlegg og gjestebrygger. Før området tas i bruk skal det godkjennes en situasjonsplan, innholdet i denne er regulert i bestemmelsene. SH2. Eksisterende gjestehavn. Området er beregnet for sommerbruk og brukes ikke i vintersesongen. Friluftsområde i sjø og vassdrag. Tørrfallsområde som etter mudring og etablering skal framstå som urørt. Juridiske linjer og punkt Regulert senterlinje Avkjørsler Side

136 2.5. Oversiktskart 2.6. Kunngjøring om igangsatt regulering Oppstart av reguleringsarbeidet ble annonsert i Namdalsavisa og på Fosen kommunes nettsider Varsel om igangsatt regulering Høringsinstanser og berørte parter ble varslet i epost/brev Reguleringsplanen er ikke gitt nasjonal plan-id Innkomne merknader / innspill Innspillene er vedlagt. Side

137 Høringspart Merknader innspill Hensyn i planforslaget Fylkesmannen i Nord- Trøndelag Miljøvernavd Næringsområde innskrenkes noe. Det bør gjennomføres bioligiske undersøkelser. Planlegging i forhold til. Landbruksavd Landbruk: Jordvernet ivaretas i planarbeidet/bestemmelsene Delvis hensyntatt i forslaget Behandlet i eget avsnitt etter Naturmangfoldloven Hensyntatt i forslaget Kommunalavd. ROS-analyse etter PBL $ 4-3 Sør-Trøndelag fylkeskommune Krav om arkeologisk undersøkelser ROS-analyse utført av NGI. Egen rapport vedlagt. Undersøkelse utført. Ingen funn. Vurdering i offentlig høring NTNU vitenskapsmuseet Statens vegvesen Kystverket Sametinget Vil vurdere planforslag i offentlig høring for evt marinarkeologisk befaring Ingen bemerkninger Ingen bemerkninger Ingen bemerkninger Eventuell marinarkeologisk undersøkelser gjennomføres etter offentlig høring. Nve Krav om geoteknisk avklaring Viser til ROS-analyse NGI Kulturavdelingen Ingen bemerkninger Naboer og berørte Merknad om vegføring Hensyntatt i forslaget Side

138 3. VIRKNINGER AV PLANFORSLAG 3.1. Gjeldende kommuneplan Arealformålet ligger i kommuneplanen som område for kombinert bygge- og anleggsformål.. Området har benevnelse BF2 Området grenser mot følgende formål: SB14 LNF. Tillatt for spredt boligbygging LNFR metersbeltet Området ligger i 100-metersbeltet. Mye av det regulerte område er i dag tatt i bruk. Det er i planforslaget lagt til rette for allmennhetens tilgang til området. Da med tilrettelegging av turog sykkelstier og grønnstruktur Friluftsliv Området er mye brukt til friluftsliv. Planlagt bebyggelse er ikke til hinder for friluftslivet da det ikke er planlagt bebyggelse eller teknisk infrastruktur i de områdene ferdselen er størst. Det er i planforslaget lagt inn tiltak for å styrke friluftsliv og kystkultur med friområder og tursti/sykkelsti i tilknytning til eksisterende områder brukt i dag Infrastruktur Det er i planforslaget lagt opp ny kjøreveg. Dette for å unngå utvidelse av eksisterende veg ned til Brakstad hamn. Denne vegen går gjennom et område med kjente kulturminner og planforslaget vil mest sannsynlig medføre mindre slitasje. Det legges opp til parkering og adkomst fra regulert område for å minske denne trafikken. Etter ferdigstillelse er det ønske om å klassifisere vegen som kommunal veg. Intern infrastruktur i områder regulert til forretning, ønskes i form av situasjonsplaner behandlet i byggesaksbehandlingen. Side

139 3.5. Naturmangfold Sjekkliste Naturmangfoldloven KUNNSKAPSGRUNNLAGET Ja Nei Sjekket ut: Arter ( X Verna vassdrag ( vann og vassdrag) X Verneområder ( X Viktige kulturlandskapsområder ( X Naturtyper ( X Miljøregistreringer i skog- MIS ( X Er kunnskapen vurdert som god nok? Hvis NEI,bruk 9 "Føre-var" X 9 "FØRE-VAR" Ja Nei Fare for irreversibel skade på naturmangfoldet X Fare for alvorlig skade på naturmangfoldet X Viser "Føre-var" behov for handleplikt? X 10 SAMLET BELASTNING Ja Nei Vil planforslaget i sum føre til for stor belastning på økosystemet X 11 KOSTNADER VED MILJØFORRINGELSE Ja Nei Tiltakshaver dekker merkostnader for å unngå miljøforringelse X 12 MILJØFORSVARLIG TEKNIKK OG DRIFTSMETODE Ja Nei Er byggemetoden eller byggeteknikken miljøforsvarlig X Finnes det alternative driftsmetoder eller teknikker for bygging X Er valgt planområdeområde miljømessig forsvarlig X Kommentarer til sjekkliste Naturmangfoldloven Artsbanken Det er registrert en forekomst som kan ligge innenfor reguleringsområdet. Området denne er registret, er i dag utnyttet til driftsbygning og område for daglig landbruksvirksomhet. Registrering: Kategori C, Småborre (Arctium minus) reg Naturtypekartlegging. Side

140 Det er i nærområdet kartlagt lignende områder og det er her avsatt et område ved «Brakstadleira» Områdenavn: Brakstadvågen, strandeng Naturtype: Strandeng og strandsump - IID: BN Opp mot de opplysninger som foreligger, er det ikke registrert forhold som vesentlig innvirkning på naturmangfoldet området. I samarbeid med kommunen og med uttalelser fra fylkesmannen i forbindelse med befaring av området, er det ikke funnet behov for en totalkartlegging av biologisk mangfold i planområdet, da denne naturtypen er avsatt og hensyntatt i rimelig nærhet samt at det i lengre tid har vært drevet lignende virksomhet som nå foreslås regulert i området Vassdrag. Det går i dag en mindre bekk med utløp i havna, denne skal etter mudring og deponi gis et naturlig løp Landskap I forhold til kulturlandskapet, vil planforslaget utgjøre liten forskjell i forhold til dagens landskap. Synlige inngrep vil være moloer og nye kaier samt bygninger mot nausthaugen. I sjøen vil det være nye flytekaier som vil være synlige. Det er i dag allerede flytekaier i havneområde Kulturminner Nord-Trøndelag Fylkeskommune har hatt arkeologisk befaring i planområdet. Det er ikke utarbeidet en arkeologisk rapport. Det ble ikke gjort arkeologiske registreringer innenfor da kjente reguleringsområde. Endelig tilbakemelding om kulturminner vil bli vurdert i den offentlige høringen. Det er et kjent kulturminneområde i nærheten av regulert område. Dette området er hovedgrunnen til at hovedatkomst er flyttet fra eksisterende veg til ny innregulert kjøreveg. Marinarkeologiske undersøkelser vil eventuelt gjort etter at planen er sendt på offentlig høring Avfallshåndtering, vann og avløp Brakstad Hamn er med i avfallsplan for havner i Fosnes kommune. I den forbindelse foretas kildesortering så langt det er mulig, restavfall legges i avfallskontainer. Det søkes om påkobling til Hov/Brakstad vannverk, vannverket har i dag ledning til nåværende gjestebrygge. Avløp til sjø med slamavskillere Jordvern Planforslaget legger opp minimal reduksjon av dyrka mark. Ny vegføring vil delvis gå over dyrka mark men det tilstrebes å bruke en veglinje som bruker eksisterende driftsveger og kantsoner mot dyrkamark. Det er også tatt hensyn til området rundt ny driftsbygning ved at vegen holdes i god avstand til området som brukes til daglig drift. Mudring av småbåthavn vil medføre at et område som i dag består vegetasjon (strandeng, lauv og bartre) vil tilbakeføres som landbruksområde, fortrinnsvis da som beiteareal. Jord- og humus vil bli lagt til side før mudring og lagt på som jordlag etter at mudringsmassene har «hvilt» seg. Side

141 3.11. Geotekniske undersøkelser Det er utført ROS-analyse/geoteknisk notat. Se eget vedlegg Universell utforming. Universell utforming er vurdert i alle reguleringsområdene. Krav til utforming er tatt inn i fellesbestemmelsene der igangsetting kreves situasjonsplan Mudring/masseregnskap SH1 er planlagt mudret. For å få en dybde som er egnet for småbåthavn er det beregnet et uttak på ca m3. Disse massene skal brukes til fyllmasse innenfor og er beregnet å gi en massebalanse innen planområde. Massene tas i bruk på følgende områder: N1 og N m3 Kjøreveg 1000 m3 LNFR m3 For massekvaliteter, dybder ol. Vises det til Ros-analyse/geotekninsk rapport. Side

142 4. RISIKO OG SÅRBARHETSANALYSE 4.1. Generelt I ny plan og bygningslov kreves det iht. 4-3 at det ved utarbeidelse av planer for utbygging skal gjennomføres risiko og sårbarhetsanalyse for planområdet for å forebygge uønskede hendelser. Uønskede hendelser kan være fare for mennesker, miljø og økonomiske verdier og trusler mot samfunnsviktige funksjoner Svikt i kritiske samfunnsfunksj. og kritisk infrastruktur Det er ikke planlagt bygninger for varig opphold eller for overnatting innenfor planområdet Naturhendelses jf. klimaandringer Det er utført ROS-analyse av NGI. Se eget vedlegg 4.4. Andre ulykker og kriser Trafikkulykker Det beregnes noe mer trafikk inn og ut området, men område kan betegnes som lite trafikkert og sammen med at trafikk nå blir ledet rundt gårdstun, anses risikoen for ulykker som uendret eller redusert. Namsos Side

143 Reguleringsbestemmelser For Brakstad Hamn Gnr 42 Bnr 1, 2 og 3 I Fosnes kommune

144 1. REGULERINGSBESTEMMELSER Bestemmelsene gjelder for området avgrenset med reguleringsgrensen på plankartet. Planområdet er regulert til følgende formål: Bebyggelse og anlegg Næringsbebyggelse Energianlegg - Trafo Naustbebyggelse Annen særskilt angitt bebyggelse og anlegg Samferdselsanlegg og teknisk infrastruktur Kjøreveg Grønnstruktur Annen veggrunn - tekniske anlegg Parkeringsplasser med bestemmelser Friområde Turveg Landbruks-, natur og friluftsområder samt reindrift (LNFR) LNFR Bruk og vern av sjø og vassdrag Bruk og vern av sjø og vassdrag med tilhørende strandsone Havneområde i sjø Småbåthavn Friluftsområde i sjø og vassdrag Juridiske linjer og punkt Regulerte senterlinjer Avkjørsler Byggegrenser Brakstad hamn Reguleringsbestemmelser Revidert side

145 1.1. FELLESBESTEMMELSER Dokumentasjonskrav Sammen med søknad om byggetillatelse skal det leveres situasjonsplan i egnet målestokk, som viser bebyggelsens plassering og utforming, gesims- og mønehøyder, møneretning, adkomstforhold, parkeringsløsning og muligheter for universell utforming. Byggesøknad skal også inneholde og løsninger for sanitærforhold og vatn Utforming / Estetikk Ny bebyggelse skal gis en utforming som harmonerer med den lokale byggeskikken og tradisjoner i området Materialer og farger Bebyggelsen skal underordne seg naturpreget i området med en enkel og harmonisk utforming. Bebyggelsen skal ha ensartet og sammenhengende form, materialbruk og farge. Fasader skal kles med ubehandlet trevirke. Taktekking skal utføres med ikke reflekterende materialer og som har matt virkning Risiko og sårbarhet For nye bygg og anlegg skal anbefalingene i utarbeidet geoteknisk rapport hensyntas Type næring I område N2 og N3 tillates det etablering av næringer med maritim tilknytning. Brakstad hamn Reguleringsbestemmelser Revidert side

146 2. OMRÅDEBESTEMMELSER 2.1. Bebyggelse og anlegg Næringsbebyggelse N1, N2 og N3 N1 Tillates oppføring av nødvendige anlegg og bygninger tilknyttet slipp og inn-utsett av fartøy. Grad av utnytting %BYA 30% Bebyggelsens utforming Største tillatte grunnmurhøyde over terreng er 50 cm. Største tillatte gesimshøyde er 4 m over gjennomsnittlig terreng. Tak skal utføres som saltak, med takvinkel 34, tilpasset byggets hovedform. N2 Grad av utnytting %BYA 30% Plassering Bygningene kan oppføres innenfor regulert areal Bebyggelsens utforming Største tillatte grunnmurhøyde over terreng er 50 cm. Største tillatte gesimshøyde er 6 m over gjennomsnittlig terreng. Tak skal utføres som saltak, med takvinkel mellom 25 til 35, tilpasset byggets hovedform. Takvinkel skal være lik for alle bygg. N3 Grad av utnytting %BYA 30% Plassering Bygningene kan oppføres innenfor regulert areal Bebyggelsens utforming Største tillatte grunnmurhøyde over terreng er 50 cm. Største tillatte gesimshøyde er 6 m over gjennomsnittlig terreng. Tak skal utføres som saltak, med takvinkel mellom 25 til 35, tilpasset byggets hovedform. Takvinkel skal være lik for alle bygg. Det kan oppføres 1 lagerhus i område N3. Dette bygget kan avvike fra bestemmelsene ang. takvinkel og mønehøyde som følger: Det tillates følgende taktyper: Flatt tak, svakt skrånende tak eller saltak Største tillatte mønehøyde er 8 m over gjennomsnittlig terreng. Brakstad hamn Reguleringsbestemmelser Revidert side

147 Naust Grad av utnytting Det kan oppføres inntil 4 Naust (inkl. eksisterende). Hvert enkelt naust kan være maksimalt 70 m2 BYA. Plassering Nye bygg plasseres i forlengelse av eksisterende naustrekke og skal utgjøre en samlet enhet. Bebyggelsens utforming Største tillatte grunnmurhøyde over terreng er 50 cm. Største tillatte gesimshøyde er 4 m over gjennomsnittlig terreng. Tak skal utføres som saltak, med takvinkel 34, tilpasset byggets hovedform. Trevirke skal brukes som ytterkledning Tekniske anlegg Trafo Bebyggelsens utforming Trevirke skal brukes som ytterkledning. Tak skal utføres som saltak, med takvinkel 34, tilpasset byggets hovedform Annen særskilt angitt bebyggelse og anlegg A1. Det tillates anlegg knyttet til gjestebrygge og småbåthavn. Det tillates ikke nye bygg eller anlegg som gir silhuettvirkning Samferdselsanlegg og teknisk infrastruktur Kjøreveg Felles adkomst Parkering, P1 og P2 Det skal tilrettelegges 2 HC-plasser i henholdsvis P1 og P Annen veggrunn, tekniske anlegg Grunn knyttet til grøfter/skjæringer og areal for møteplass Grønnstruktur Friområde Det tillates tilrettelegging av mindre bygg og anlegg knyttet til friluftsliv og rekreasjon. Brakstad hamn Reguleringsbestemmelser Revidert side

148 Turveg Gang-/sykkelveg skal opparbeides med dekke egnet for rullestol og ganghjelpemidler. 2.3.Landbruks-, natur og friluftsområder samt reindrift (LNFR) LNFR. Det tillates ikke noen form for bebyggelse eller anlegg. 2.4.Bruk og vern av sjø og vassdrag Bruk og vern av sjø og vassdrag med tilhørende strandsone Det kan anlegges molo med tilhørende fyllingsfot Havneområde i sjø. Det tillates ikke noen form for tiltak Småbåthavn. Før etablering av anlegg på land og i sjø skal det godkjennes situasjonsplan, denne skal inneholde: Beskrivelse av adkomst og parkering. Bestemmelser om utforming, sikkerhet og bruk o antall og type båtplasser o sikkerhet o vern mot forurensning Avfallsplan, jf. forurensningsforskriften 20-6 Redningsutstyr for å forhindre drukningsulykker Utstyr for brannberedskap Mulighet for universell utforming Friluftsområde i sjø og vassdrag Det skal ikke utføres noen form for tiltak i friluftsområde i sjø og vassdrag Rekkefølgebestemmelser Kjøreveg V1 og parkering P1 og P2 skal opparbeides før det gis midlertidig brukstillatelse eller ferdigattest for bebyggelse i område for næringsbebyggelse N1-N Byggegrenser. I område for naustbebyggelse skal det ikke oppføres bygninger utenfor byggegrense mot regulert strandlinje. I område N3 skal det ikke oppføres bygninger utenfor byggegrense mot veg. Brakstad hamn Reguleringsbestemmelser Revidert side 5

149 X X X å /1 i u,2, d3 X Y 604 Y % -B Y A = 3 0 % H a v n e o m rå d e i sj ø N 1 M o lo ~ ~ ~ S H Y 604 Y M o lo S to rt jø n n a 2 5 N a u st h a u ge n N 2 S H 1 % BN Y A2 = 3 0 % ~ ~ ~ A 1 N o rd sj ø e n å i u d ~ ~ ~ Y å i u j P V Y å i u g å i u g 1.8 d a a 0.2 d a a P 2 N 3 -B Y A = 3 0 % w M 0 j w M 0 j T ra fo 0.4 d a a w M 0 j % F ri lu ft so m rå d e å i u j N a u st O se n 8.3 d a an P 3 R = V d a a F ri o m rå d e P 1 L N F R (d e p o n i) 605 Y w M 0 j w H 0 j w H 0 g å i u g w i 0 g S to ng h a u g e n Y å i u j 6 ~ j å i u j 604 Y w M 0 j = R ~ ~ ~ 605 Y å i u j w M 0 j w i 0 g R = å i u j å i u j 6 ~ j ~ ~ ~ Y å i u j 4 2 /3 å i u j 605 Y = ~ ~ j w M 0 j = ~ ~ j /2 F 1 6 ~ j = ~ ~ j å i u j å i u j 6 ~ j 6 ~ j B ra k st ad Y = ~ ~ j å i u j = ~ ~ j 6 ~ j 605 Y = R ~ ~ ~ R= 27.0 ~ ~ ~ 3. 14= R w M 0 j = ~ ~ j = R R = Y A rk it e k t O ls e n A S / P o te t' n P L A N E N E R U T A R B E ID E T A V : K u n n g jø ri n g a v o p p st a rt a v p la n a rb e id e t: 1. g a n g s b e h a n d li n g i d e t fa s te u tv a lg e t fo r p la n s a k e r å i u j O ff e n tl ig e tt e rs yn fr a ti l g a n g s b e h a n d li n g i d e t fa st e u tv a lg e t fo r p la n sa ke r K o m m u n e st yr e ts ve d ta k : D a to fo r si st e re vi sj o n a v p la n k a rt : S A K S B E H A N D L IN G E T T E R P L A N O G B Y G N IN G S L O V E N K u n n g jø ri n g s d a to fo r p la n v e d ta k : B e h a n d li n g so rg a n Y k F oo ms mn ue ns e B ra k s ta d h a m n H ø yd e g ru n n la g : D a to fo r b a s is k a rt : 2 0 N U.1 T N M o 5 s 2 4 n e 3 2 / E u re f8 9 A R E A L P L A N E T T E R P B L A V Y K a rt o p p ly s n in g e r M o lo S H F ri lu ft s o m rå d e is jø o g v a s s d ra g S m å b å th a v n H a v n e o m rå d e i s jø B ru k o g v e rn a v s jø o g v a s s d ra g m e d ti lh ø re n d e s tr a n d s o n e 6. B ru k o g v e rn a v s jø o g v a s s d ra g m e d ti lh ø re n d e s tr a n d s o n e N L N F R -a re a l fo r n ø d v e n d ig e til ta k fo r la n d b ru k e t 5. L N F R L a n d b ru k s -, n a tu r o g fr ilu ft s o m rå d e r s a m t re in d ri ft F ri o m rå d e T u rv e g 3. G rø n n s tr u k tu r P P a rk e ri n g s p la s s e r m e d b e s te m m e ls e r A V n e n g e n v e g g ru n n te k n is k e a n le g g 2. S a m fe rd s e ls a n le g g o g te k n is k in fr a s tr u k tu r 1 =. T~ B ra ~ N e j b f o y g g e ls e A N E N o n a n æ g n u e r a e s rg in n n t i g le a s g s n b g æ le e rs g b k g y ilt g g a e n ls g e it t b e b y g g e ls e o g a n le g g A 1 m 4 0 m A v k jø rs e l N / S a ks n u m m e r: F ro d e B jø ru F o rs la g ss ti ll e r: R e g u le ri n g s p la n P la n ty p e : X R P N a sj o n a l a re a lp la n -I D X N a u s t R e g u le ri n g s p la n P B L P la n d a ta S to rv o ll e n T E G N F O R K L A R IN G 605 Y 3 0 D a to S ig n K il d e fo r b a s is k a rt : F K B 0 M ø te sa k sn r K o o rd in a ts y s te m : B a s is k a rt e t e r te g n e t m e d s v a k g rå fa rg e 605 Y B y g g e g re n s e L in je r o g s y m b R B F P o la le e e o rm n r g b u y å e le g g l n s rt e s b ls g s e e re e n s n g re te o s rl m e n s in n je in in n g g å r ip la n e n X X Y

150 Fosnes kommune Fosnes teknisk avdeling Saksmappe: 2014/ Saksbehandler: Knut Skreddernes Saksframlegg 1748 gnr 42 bnr 1, 2, 3 - Forslag til reguleringsplan for Brakstad Hamn 2. gangs behandling. Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes formannskap 17/ Rådmannens innstilling Med hjemmel i plan og bygningslovens godkjenner det faste utvalg for plansaker revidert forslag til Reguleringsplan for Brakstad Hamn med bestemmelser datert på eiendommene, gnr 42 bnr 1, 2, 3 i Fosnes kommune. Følgende revideringer og vilkår innarbeides før reguleringsplanen fremmes for kommunestyret til godkjenning: 1) Det innarbeides bestemmelser om utbyggingsrekkefølge slik at infrastruktur som veier, parkering ol blir opparbeidet senest samtidig med første bebyggelse. 2) Byggegrense for naust er markert i kartet, tas inn i planbestemmelsen. 3) Nærmere bekrivelse av krav til næringsbebyggelse som tillates i områdene N1, N2 og N3 utarbeides (eks. vinterlagring av båter). 4) Plan for hvor det skal være veier/adkomstkorridorer innenfor områdene N1, N2 og N3 utarbeides (eks. inn til slippområdet). 5) Planen skal leveres i gjeldende SOSI-standard for plan. Det gis pålegg om at dersom det oppdages hittil ukjente kulturminner under det videre arbeidet med planforslaget eller byggearbeidene, skal arbeidet stanses og fylkeskommunen varsles, jfr Kulturminneloven 8,2. Vedtatt plan kunngjøres etter gjeldende bestemmelser og avtrykk av planen sendes berørte instanser. Gjør oppmerksom på at bygge/anleggstiltak i sjø krever egen tillatelse etter havneog farvannsloven, uavhengig av arealplanstatus. Hjemmel for vedtaket er: Delegasjonsreglementet for Fosnes kommune

151 Behandling i Fosnes formannskap Votering: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Fosnes formannskap Med hjemmel i plan og bygningslovens godkjenner det faste utvalg for plansaker revidert forslag til Reguleringsplan for Brakstad Hamn med bestemmelser datert på eiendommene, gnr 42 bnr 1, 2, 3 i Fosnes kommune. Følgende revideringer og vilkår innarbeides før reguleringsplanen fremmes for kommunestyret til godkjenning: 1) Det innarbeides bestemmelser om utbyggingsrekkefølge slik at infrastruktur som veier, parkering ol blir opparbeidet senest samtidig med første bebyggelse. 2) Byggegrense for naust er markert i kartet, tas inn i planbestemmelsen. 3) Nærmere bekrivelse av krav til næringsbebyggelse som tillates i områdene N1, N2 og N3 utarbeides (eks. vinterlagring av båter). 4) Plan for hvor det skal være veier/adkomstkorridorer innenfor områdene N1, N2 og N3 utarbeides (eks. inn til slippområdet). 5) Planen skal leveres i gjeldende SOSI-standard for plan. Det gis pålegg om at dersom det oppdages hittil ukjente kulturminner under det videre arbeidet med planforslaget eller byggearbeidene, skal arbeidet stanses og fylkeskommunen varsles, jfr Kulturminneloven 8,2. Vedtatt plan kunngjøres etter gjeldende bestemmelser og avtrykk av planen sendes berørte instanser. Gjør oppmerksom på at bygge/anleggstiltak i sjø krever egen tillatelse etter havne- og farvannsloven, uavhengig av arealplanstatus. Hjemmel for vedtaket er: Delegasjonsreglementet for Fosnes kommune

152 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat I Varsel om oppstart av Mikael Løfsnæs Haagensen reguleringsarbeid, Fosnes kommune I Melding om oppstart av arbeid med nve@nve.no reguleringsplan for Brakstad Hamn i Fosnes kommune i Nord-Trøndelag. NVEs referanse: I Uttalelse fra Nord-Trøndelag Nord-Trøndelag fylkeskommune fylkeskommune I Forhåndsuttalelse fra fylkesmannen Fylkesmannen i Nord-Trøndelag I Uttalelse fra Nord-Trøndelag Nord-Trøndelag fylkeskommune fylkeskommune til Reguleringsplan Brakstad Hamn - kulturminnefaglig uttalelse I gangsbehandling Brakstad Hamn Potetn - Carl Danielsen I Geologisk rapport Seglloftet post I Oppdatert notat, geologisk rapport Seglloftet post I Oppdaterte dokumenter: Carl Danielsen Reguleringsbestemmelse og Planbeskrivelse U AD: Reguleringskartet for Brakstad Carl Danielsen (carl@potetn.no) Hamn I oppdatert plankart Carl Danielsen S gnr 42 bnr 1, 2, 3 - Forslag til reguleringsplan for Brakstad Hamn. 1. gangs behandling. I SV: Reguleringskartet for Brakstad Carl Danielsen Hamn I Oppdatert planbeskrivelse Carl Danielsen X Særutskrift 1748 gnr 42 bnr 1, 2, 3 - Forslag til reguleringsplan for Brakstad Hamn. 1. gangs behandling. U Forslag til reguleringsplan for Brakstad Havn. I Norges vassdrags- og energidirektorat bekrefter mottak av din melding I SV: Forslag til reguleringsplan for Brakstad Havn. I VS: Forslag til reguleringsplan for Brakstad Havn. I Fylkeskommunens uttalelse til reguleringsplan Brakstad Hamn - Høring sendt fra Nord-Trøndelag Fylkeskommune Fylkesmannen i Nord Trøndelag m.fl. Ikke Besvar NVE Elin Skard Øien Nord-Trøndelag Fylkeskommune I Høringsuttalelse fra Kystverket - Oddbjørn Sæther Reguleringsplan for Brakstad hamn I Høringsuttalelse fra Fylkesmannen i Fylkesmannen i Nord-Trøndelag -152-

153 Nord-Trøndelag U Foreløpig svar etter 1.behandling. Seglloftet v/frode Bjøru m.fl. I Re: AD: Reguleringsplan Brakstad Brakstad hamn hamn. I Brakstad hamn. Reviderte Carl Danielsen bestemmelser og plankart S gnr 42 bnr 1, 2, 3 - Forslag til reguleringsplan for Brakstad Hamn 2. gangs behandling. I SV: Brakstad hamn. Reviderte bestemmelser og plankart Carl Danielsen Vedlegg: 1 Plankart revidert Planbeskrivelse Reguleringsbestemmelser Høringssvar fra Kystverket. 5 Høringssvar fra Kystverket, kart. 6 Høringssvar fra Nord-Trøndelag Fylkeskommune. 7 Høringssvar fra Fylkesmannen i Nord-Trøndelag. Saksopplysninger Brakstad Hamn AS, ved Frode Bjøru engasjerte i 2014 Jon A. Olsen Arkitektkontor AS for å utarbeide reguleringsplan for Brakstad Hamn, gnr 42 bnr 1,2 og 3. Ny arealdel i kommuneplanen for Fosnes var da under revidering, forslagsstiller ble derfor anmodet om å vente med å fremme forslag til reguleringsplan for området, Brakstad hamn BF2. Fosnes kommunestyre vedtok på møte , i sak 51/15: Området Brakstad havn innlemmes i vedtatt kommuneplan for Fosnes kommune. I samsvar med plan- og bygningsloven 12-8 ble varsel om oppstart av planarbeidet kunngjort i april Formannskapet behandlet planen til 1.gangs behandling i sak 68/15: Med hjemmel i plan- og bygningsloven 12-11, vedtar det faste utvalg for plansaker at forslag til reguleringsplan for Brakstad Hamn gnr 42 bnr 1, 2, 3 legges ut til offentlig høring i 6 uker. Gjeldende plangrunnlag for området er kommuneplanens arealdel, vedtatt , med tilhørende bestemmelser. Området er regulert til: Kombinert bygge- og anleggsformål. Planområdets areal er ca. 44 daa, og omfatter eiendommene 42/1, 42/2 og 42/3, av dette er ca 17 daa landareal. Områder et tenkt bebygd med næringsbebyggelse, energianlegg, naustbebyggelse, molo, småbåtanlegg samt annen angitt bebyggelse

154 Begrensninger for plassering, utforming, høyde og utnyttelse er angitt i planbeskrivelse, plankart og reguleringsbestemmelser. Det er utarbeidet endringer i planen i forhold til opprinnelig forslag etter høringsrunden og mottatte høringsuttalelser. Som vedlegg legges alle høringsuttalelser mottatt etter 1. gangs behandling i formannskapet. Høringssvar: Kystverket (redigert, se hele i vedlegg 4 og 5): Kystverket har ikke innvendinger til at den nordøstre delen av Brakstadhavna benyttes til de påtenkte formål. Den naturgitte havna er imidlertid også registrert som ankringsplass iflg sjøkarta. Innseilinga er via dyprenna i nordøst, angitt med ca. 5m dybde i sjøkarta. Etter vår mening vil det være like naturlig å benevne sjøområdet utenfor småbåthavna som Havneområde sjø, i stedt for Ferdsel i sjø. Havneområde var også oppstartsmeldt formål. Småbåthavn - SH2 (utenfor påtenkte moloer) strekker seg for langt mot vest og må reduseres for ikke å utgjøre en ferdsels- og sikkerhetsrisiko for sjøtrafikk ved inn- og utseiling. Dette, ikke minst ved dårlige værforhold og nærhet til Litlryggen. (Se vedlagt skisse som synliggjør dyprennen fra sjøkart kontra planlagt småbåthavn (SP2) utenfor planlagte moloer (vist med grov gul stipling i skissen). Det bør også vurderes om det kan være tjenlig å flytte moloen litt nordover, nord mot en antydet grunne i sjøkartet. Synliggjort på enkelt vis i vedlagte kartskisse med hvit farge og stipling for fyllingsfot på sjøbunn. Det øvrige skisserte er kun tenkt bruk i forhold til en slik løsning. Fylkeskommunen (redigert, se hele i vedlegg 6): Planforslaget åpner for store endringer i havneområdet gjennom mudring og oppfylling av land og sjøareal og utbygginger i området. Det tas sikte på å anlegge ei helårs småbåthavn ved oppmudringen i bukta og bygging av en skjermede molo på yttersiden. Muddermasser foreslås brukt til oppfylling av sjøarealer i næringsområdene N1 og N2 og til oppfylling av den indre del av bukta til beitebruk/ LNFR-område. Den eksisterende ytre gjestehavna brukes bare om sommeren. Det foreslås å legge adkomstveien utenfor gårdstunet og å bygge en ny adkomstveg til naust- og næringsarealene på sørsiden av bukta. Planfaglig uttalelse Foreslått anlegg av næringsarealer og oppfylling dels ut i sjøarealet på sørsiden av bukta gir mulighet for videre utbygging i området. Den nære tilknytningen til småbåthavn og eksisterende bygningsmiljø gir mulighet for å skape et spennende og attraktivt miljø. Vi går ut fra at det planlegges en utbygging som er knyttet til kystkultur og turisme. Det går -154-

155 imidlertid ikke fram av saksframlegget eller reguleringsbestemmelsene hvilken type utbygging det legges opp til på næringsområder N1 og N2. Det bør tas inn bestemmelser som nærmere avgrenser tillatt næringsmessig utbygging i området. Dette gir rammene for ønsket utbygging i området og gir kommunen nødvendige hjemler ved behandling av utbyggingssaker. Vi vil anbefale at det avsattes byggegrenser i naustområdet og i områdene N1 og N2, dette for å gi rammer for plassering av bygg og sikre åpne korridorer for adkomster og interne veger. Det bør holdes en åpen adkomstkorridor langs småbåthavna. Vi går ut fra at anleggene for slipp og utsett/opptak av båter skal plasseres på den bredeste delen nærmest moloen på næringsområdet N1. Vi setter et spørsmålstegn ved formålet med utfylling av det smale arealet langs sjøen i vestre del. Denne utfyllingen bør vurderes nærmere ut fra landskapsmessige forhold og ønsket bruk av området. Etter vår vurdering bør denne delen ikke fylles ut og vi anbefaler at den tas ut av planen. Eventuell vinterlagring av båter bør skje på mer avskjermede områder og med fordel i egne lagerbygg. Kulturminnefaglig uttalelse Vi viser til befaring den og vår endelige kulturminnefaglige uttalelse i denne saken av Vi gjør oppmerksom på at dersom man under arbeidet med tiltaket oppdager kulturminner som ikke er kjent, skal arbeidet stoppes og fylkeskommunen varsles, jfr. kulturminnelovens 8.2. Fylkesmannen (redigert, se hele i vedlegg 7): Planforslaget er forelagt Fylkesmannens fagavdelinger, som har følgende merknader: Landbruksavdelingen: Landbruksavdelingen viser til tidligere uttalelser i saken og har ut fra hensynet til regionale og nasjonale landbruksinteresser ikke øvrige merknader til planen. «Landbruksavdelingen ber om at jordvernet ivaretas i planarbeidet/planbestemmelsene. Herunder blant annet at matjordlaget ivaretas ved bygging av ny atkomst, at eventuelle midlertidige anleggsområder legges utenom dyrka mark så langt det er mulig og at driftsmessige hensyn for landbruket ivaretas» I oversendte plandokumenter pekes på at planområdet ligger inntil eksisterende bygg og aktiviteter og planlagte utbygging både kan videreføre og styrke bruk og utvikling av eksisterende næringstiltak, kaianlegg og øvrig infrastruktur i Brakstad havn. Brakstad havn er registrert som turområde med regional verdi for friluftsliv. Med gjestekai og flere uteaktiviteter (kajakkutleie, volleyballbane, grillplasser mm) vil området med foreslåtte reguleringsbestemmelser kunne ivareta viktige friluftsinteresser, herunder allmennhetens adgang til strandsonen. Gjennom denne tilretteleggingen og aktivitetene, vil Brakstad havn også kunne bli bra tilrettelagt for barn og unge. Miljøvernavdelingen mener etter en samla vurdering at forslag til reguleringsplan ivaretar miljøhensyn i området på en bra måte. Kommunalavdelingen samfunnssikkerhet og beredskap: NGI har på oppdrag fra tiltakshaver gjennomført en ROS-analyse for ny havn i Brakstad på Jøa. ROS-analysen vurderer faren for stormflo, skred, utglidning av fylling, sprenging og steinsprang. Vi er enige i at dette er relevante tema å vurdere i denne saken. Avdekt risikoog sårbarhet søkes ivaretatt gjennom bestemmelsenes pkt som slår fast at «for nye bygg og anlegg skal anbefalingene i utarbeidet geoteknisk rapport hensyntas». Vi legger til grunn at dette betyr at det skal sikres at kravene til tilstrekkelig sikkerhet iht. PBL 28-1, jf. TEK 10, kap. 7 blir oppfylt. De fleste høringssvarene er hensyntatt i videre planlegging

156 Benevninga av sjøområdet utenfor småbåthavna er benevnt som «Havneområde i sjø», småbåthavna (SH2) er redusert. Begge i henhold til Kystverkets høringssvar, mens moloen er opprettholdt på opprinnelig sted. Etter Fylkesmannens høringssvar er det tatt inn et nytt område, N3, men ikke tatt inn bestemmelser som nærmere avgrenser i tillatt næringsmessig utbygging i områdene. Er tegnet inn byggegrense for naust, stiplet linje i kartet, men ikke beskrevet i planbestemmelsene. Området N1 er begrenset noe, er mindre område som fylles ut. Vurdering De fleste høringssvarene er hensyntatt. I reguleringsbestemmelsene kp. 2.1 bebyggelse har område N1 at det skal «oppføres nødvendig anlegg og bygninger tilknyttet slipp og inn- utsett av fartøy», mens det for områdene N2 og N3 kun er utnyttelsesgrad, grunnmurhøyde, takvinkel, gesimshøyde (N2) og mønehøyde (N3). Krav om at bygninger i område N2 skal kles med trevirke. Det innarbeides bestemmelser om utbyggingsrekkefølge slik at infrastruktur som veier, parkering ol blir opparbeidet senest samtidig med første bebyggelse. Byggegrense for naust er markert i kartet, men er ikke tatt inn i planbestemmelsen. Nærmere bekrivelse av krav til næringsbebyggelse som tillates i områdene N1, N2 og N3 utarbeides. Mangler oversikt for hvor veien skal være innenfor områdene N1, N2 og N3. (eks. inn til slippområdet). Planer for vinterlagring av båter i område N3 Gjør ellers oppmerksom på at bygge/anleggstiltak i sjø krever egen tillatelse etter havneog farvannsloven, uavhengig av arealplanstatus

157 PS31/16Referatsaker RS19/16Prosjektflerbrukshall RS20/16OrienteringfraMNsamkommune RS21/16Kommunereformen RS22/16Spørsmålogsvarimøtet -157-

158 Fosnes kommune Fosnes helse og omsorg Notat Til: Fra: Rønnaug Aaring Anne Johanne Lajord Referanse 2015/ Dato Foreløpig tilbakemelding til kommunestyret vedrørende forvaltningsrevisjons-rapport Viser til kommunestyrets behandling av sak 60/15 Forvaltningsrevisjonsrapport- personalpolitikk i Fosnes kommune, hvor kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens kapittel 5 med tilbakemelding til kommunestyret innen Det er igangsatt et arbeid i forhold til de gitte anbefalinger, og det jobbes med å få på plass klare rutiner og oppfølgingssystem. Det tas sikte på å kunne gi kommunestyre en nærmere tilbakemelding om dette innen Med hilsen Anne Johanne Lajord Helse og omsorgssjef -158-

159 -159- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephorte/644554_fix.htm Side 1 av Fra: Morten Olsen Haugen (Morten.Haugen@ntfk.no) Sendt: :27:14 Til: Kari Nielsen Thorsen; Postmottak Fosnes Kopi: Emne: SV: Sørsamisk kulturminne 15/10248 Vedlegg: image001.gif Denne eposten journalføres hos oss. Sak 15/ Deres ref: 2016/1204 Hei Kari Søknad om tilskudd til forprosjekt sørsamiske kulturminner er mottatt. Deres innfallsvinkel er svært relevant i forhold til våre intensjoner. Tilsagn om tilskudd på 8000 kr gis med dette. Med vennlig hilsen Morten Olsen Haugen Rådgiver i litteratur og bibliotekutvikling / Saksbehandler sørsamiske saker Tlf Nord-Trøndelag fylkesbibliotek Fra: Kari Nielsen Thorsen [mailto:kari.thorsen@fosnes.kommune.no] Sendt: 9. februar :43 Til: Postmottak Nord-Trøndelag Fylkeskommune Kopi: Morten Olsen Haugen Emne: Sørsamisk kulturminne 15/10248 Fra: scan@fosnes.kommune.no [mailto:scan@fosnes.kommune.no] Sendt: 9. februar :35 Til: Kari Nielsen Thorsen <kari.thorsen@fosnes.kommune.no> Emne: Message from KMBT_C452

160

161 Saksbehandler: Aina Hildrum E-post: Telefon: Kontoradresse: Vår dato: Vår ref.: 2010/287 Deres dato: Deres ref.: Møtenotat fra årsmøteti Partnerskap Namdal, Sted: Nord universitet, Namsos Deltakere: OlavJørgenBjørkås,ordfører,Flatangerkommune Arnhild Holstad,ordfører,Namsoskommune SteinarLyngstad,ordfører,Namdalseidkommune PerOlavTyldum,ordfører,Overhallakommune Trygve-JonnySandvik,ordfører,Fosneskommune HegeNordheim-Viken,ordfører,Høylandetkommune SteinarAspli, ordfører,nærøykommune AmundHellesø,ordfører,Viknakommune Brit Helstad,ordfører,Bindalkommune SteinarBach,varaordfører,Liernekommune Vigdis Linmo, varaordfører,grongkommune Bodil Haukø,varaordfører,Røyrvikkommune GunnarLien,rådmann,Namsoskommune RoarLeirset,rådmann,Osenkommune RagnarPrestvik,RegionNamdal Bjørn TerjeGrøttheim,TFoU ReidHole, Norduniversitet BenteAina Ingebrigtsen,Norduniversitet AnneWally Ryan,Norduniversitet Aina Hildrum, Norduniversitet (Forfall fra Namsskogankommune) Møteleder: Aina Hildrum Program/sakliste: 1.Velkommen 2.Tema:KompetanseutviklingiNamdalen HvordankanetableringenavNorduniversitetbidratil kompetanseutviklinginnenfor blåsektor i Namdalen? oghvilkefagligemulighetsområderkanenseikoblinga mellomdegrønneogblånæringene?veddekanreidhole, Norduniversitet, fakultet forbiovitenskapogakvakultur «Byregionprosjektet»,foreløpigetankerrundtfølgeevalueringenavfase2.VedAnne WallyRyan,Norduniversitet.Etterfølgesavdiskusjon/dialog 3.Oppsummeringavaktiviteteri Revidertpartnerskapsavtale 5.Prioriteringavaktiviteterfor Økonomi 7.Oppsummeringogavslutning

162 Sak2 Tema:Kompetanseutviklingi Namdalen Temabolkener fast innslagvedhvert årsmøte.sekvensenble delt i to: DekanReidHolevedFakultetfor biovitenskapog akvakulturholdt et innleggmed påfølgendediskusjonom hvordannorduniversitetkanbidra til kompetanseutvikling innenfor blå sektor,- likeledeshvilkemulighetsområderen kansei koblingamellomde grønneog blå næringene.reidpresentertefakultetetsaktiviteter innenforforskningog utdanning,og vistespesielttil mulighetenefor at Nord universitetkanbidrai utviklinga med en bioøkonomi-strategifor Namdalen.Innleggetble etterfulgt av en engasjertdiskusjonsom endte medat en i møtet tydeliggjordeog satteinn bioøkonomi somet satsingsområdei Partnerskapsavtalen. Innleggettil Reidblir for langtå referere,menppt-presentasjonenhans liggervedlagt. (Filavar for tung å leggesomhyperkobling) AnneWallyRyanpresentertekort statusi et av delprosjektenei Byregionprosjektetsomnå er innei sinfaseto. Følgeevalueringsprosjektet der Nordog TFoUbidrar er i startgropa,og det ble invitert til å kommemed innspillunderveis. Sak3 Oppsummeringav aktiviteter 2015 Forinformasjonsverdiensskyldgjengisoppsummeringav aktiviteter for 2015i sin helhet fra saksdokumentet: Partnerskapethar sompraksiså synliggjøreforrige årsaktiviteter på årsmøtet.dennegang forsøkesen mer skjematisktilnærmingfor å få en bedreoversiktover hvadet arbeidesmed innenfor de ulike satsingsområdenei avtalen(senedersti saken). Ettersom2015var et valgår,er flere av ordførernenyemedlemmeri Partnerskapet. Påbakgrunnavdette har en valgtå synliggjørede sisteårsaktiviteter for få en oversiktog kontinuitet i det videre arbeidet. Styringsgruppenhaddefram til sommeren2015 følgendesammensetning: Ordfører Morten Stene,Namsoskommune Ordfører Arnt Mickelsen, Røyrvikkommune Indre Namdal Ordfører PerOlavTyldum,Overhallakommune- Midtre Namdalsamkommune- Ordfører PerHelgeJohansen,Lekakommune Kystgruppen Prorektor HanneSolheimHansen,HiNT Dekanfor avd næring,samfunnog natur, JoarNyborg Aina Hildrum, HiNT,dagligleder Høsten2015var pregetav kommunevalg,samtidigsomgamlehintvar i fusjonsprosessmed Universiteteti Nordland.Dette gjordeat ny og endeligstyringsgruppeikkefalt på plassfør årsskiftet2015/16 Ny styringsgruppefor Partnerskapetutgjør RegionNamdalskomite for utdanningog FoU sammenmednord universitetsprorektor for FoUmeddekaner.I tillegger styringsgruppen supplertmed direktørfor TFoU.TFoUtiltrådte Partnerskapsavtaleni juni 2015gjennomen foreløpigavtale.tfousendeligetiltredelsei avtalenforeliggersomsakpå dagensmøte

163 pstyringsgruppefra 2015/2016: Ordfører HegeNordheim-Viken,Høylandetkommune(leder i RNskomite for utd og FoU) Ordfører Arnhild Holstad,Namsoskommune Ordfører AmundHellesø,Viknakommune Prorektor BenteAina Ingebrigtsen,Nord universitet DekanJoarNyborg,Nord universitet Direktør ØyvindSkogvold,TFoU Dagligleder Aina Hildrum,Nord universitet/partnerskapnamdal 2015har vært pregetavstort trykk på beggeparter gjennompågåendekommunereform, kommunevalgog strukturreformi høyereutdanning, -og har nok påvirketarbeideti styringsgruppadette året. Bådearbeidetmed kommunereformenog strukturreformen i høyereutdanningvil ha stor betydningfor utviklingav Namdalsregioneni framtida.formålet i Partnerskapsavtalenframståri dissereformtider somsærsaktuelt,og flere av møtenei styringsgruppai 2015 har vært viet diskusjonersomomhandlerstrategiermed tankepå kompetanseutviklingogvekstkrafti kommunerog universiteteti en omskifteligtid. Styringsgruppaslederhar gjennom2014og 2015besøktde fleste kommunestyremøteri Namdalenfor å redegjørefor Partnerskapsavtalenog få innspillfra kommunestyremedlemmer i Namdalen.Dette har vært en nyttig rundefor beggeparter. Kommuneneer opptatt av nær og tilgjengeligkunnskap,utdanningog kompetanse,for å tilby kvalitet og utviklingi de lovpålagtetjenestene. Likeledeser undertegnedesinntrykk at kommunenei stor gradtar oppgavensomvertskapfor det private næringslivet på fullt alvor og ønskerå bidra til tilretteleggingfor kompetanseutviklingsomforutsetningfor vekstog konkurransekraft.dialogenmed kommunenehar gjort at Nord universitethar fått god innsikti kompetanseutfordringenei kommunene,noe somer viktig når det gjelderå utvikle relevanteutdanningstilbudog initiere samarbeidsprosjekter innenfor FoU. RegionNamdalfikk i 2014,etter søknadtil Kommunal- og moderniseringsdepartementet, tilskuddtil et prosjektgjennom«utviklingsprogrammet for byregioner». Utviklingsprogrammetfor byregionerskalbidratil å styrkevekstkraftenfor byregionenesom er medi programmet,og til økt kunnskapom samspilletmellomby og omland. Tidligere HiNTble tidlig koblet på prosjektetsomen samarbeidendepart, og fase1 (samfunnsanalysen) ble ferdigstiltfør jul i Detble i 2015lystut en fase2, der Region Namdaligjenfikk tilslag,og ogsåi dennefasener Nord universitetog TFoUmed som bidragsytere.byregionprosjektet,er et godt eksempelpå hvordanpartnerskapetfungereri praksis,og betydningen av nær samhandlingmellomnord universitet,tfouog Namdalskommunene. Styringsgruppen har gjennomåret behandlet9 søknaderpå Namdalsmidler(interneNord universitets-midler). Det har viderevært arbeidet med kriterienefor tildeling,der revideringeni størregradhar vektlagtreellekravtil samarbeidmellomnord universitetog eksterneparter, samtrelevansfor kompetanseutviklingover tid i Namdalen. Gjennomdet sisteåret er Kompass2030etablert. Dette er et partnerskapmellomnord universitet, TFoU,Kunnskapsparkeni NTog SINTEF.Hensiktenmedpartnerskapeter å bidra til økt verdiskapingvedat bedrifter og andrevirksomhetersettesi standtil å ta i bruk ny kunnskapraskere.partnerskapetvil styrkeogvidereutvikleeksisterendeordninger, prosjekterog initiativ i samspillmedlokaleog regionaleaktører.kompass2030vi i

164 fortsettelsenbidratil at PartnerskapNamdalsinesatsingsområdermotnæringslivetblir styrketmedtankepåkompetanseutviklingstiltakogkompetansemegling. TabellenunderviserenstikkordsmessigoversiktoverhovedaktiviteteriPartnerskapeti2015 sortertut frasatsingsområdeneiavtalen.flereavaktiviteteneerarbeidetmedgjennom flereår: Fagområde Aktiviteter Overordnedeområder Formålogstrategiske målsettinger Helse «Byregionprosjektet» samarbeidsavtalemellomregion NamdalogHiNT.Utviklingsprogrammetsomfinansieres avkmdskalbidratil åstyrkevekstkraftforbyregionene ogføretil øktkunnskapomsamspilletmellombyog omland. Samfunnsanalysen(fase1)blegjennomførti2014/15. Fase2gjennomføres ,derNorduniversitetog TFoUerbidragsytere. Strukturreformeni UHR-sektoren;hvordanpåvirkesNord universitetsregionalerollegjennomfusjonen,oghvakan konsekvenseneblifor Namdalsregionen?Detteharvært tema i møter i styringsgruppaogirn. RNharutarbeidet offuttalelseom tidligerehintsregionalerolleog betydningsominnspilltil reformarbeidet. Studiumfornæringsutviklerei NTmed Namdalengodt representert Bidratt i arbeidsgruppefor«strategisknæringsplanfor YtreNamdal VidereutdanningiPraktiskLedelsepåSkogmo (Skogmomodellen) Deltatt i søknadpåinnovasjonnorge midlerfor Skogmo Industripark Deltatt i RegionNamdal-møter Deltatt i admgruppefor Byregionprosjektet PresentertPartnerskapNamdalpåledermøteritidligere HiNT Besøktkommunestyremøteroginformertom Partnerskapet BehandletsøknaderpåNamdalsmidler Revidertkriterienefor Namdalsmidlene Lierneutvikling-fleremøtermedtankepåbidragfra Norduniversitetog TFoU DeltakelseistyringsgruppaforKompass2030 Deltakelseistyringsgruppe«Kompetanseutvikling Namdal»medSkogmoI-park.Namsosnæringsforening mfl «Samhandlingogledelse Videreutdanningfor helseledereinamdalen,30stp,fortløp Avsluttetdeltidsutdanningfor sykepleiereiyn

165 «Implementeringavtiltaksplantil døendepasienterpå sykehjem» -prosjekti samarbeidmellomhintog Overhallakommune(Namdalsmidler) Folkehelseprosjekter Deltatt i helsekomiteenirn Deltatt i fleremøter/prosjektermedfokuspå rekrutteringsstratgierforsykehusetnamsos Oppvekst/lærer Landbruksrelatertenæringer Opplevelsesbasertenæringer Blåsektor DesentralisertbarnehagelærerutdanningiNamsos igangsattoktober2013,avsluttes2017 PresentasjonavGrunnskolelærerutdanning1-7 for potensiellestudenteri YN FlereEVU-kursforlæreregjennom«Kompetansefor kvalitet» «Ungdomstrinniutvikling»-samarbeidomskoleutvikling mellomhintogungdomsskolerinamdalen «Ledelseiskolen» videreutdanningfor skoleledere,30 stp GLUi YN,forkursogstudier «LæringsaktiviteterpågeologiøyaLeka»-prosjekti samarbeidmellomhint,lekabu-skoleogtrollfjell Geopark SamarbeidmedLandbruketsFagsenteriNamdalenomå biståmedåutviklestrategiplan Arrangertogevaluertinspirasjonsseminarom naturbasertenæringer Arbeidmedvidereutviklingavarenafornaturbaserte næringer(muliginterreg-søknad) Deltatt i fleremøterogforprosjektermedfokuspå«det grønneskiftet» Arrangertinspirasjonsseminaromnaturbasertenæringer «VisningssenterHavbruk»-prosjektisamarbeidmellom Kystmuseet,SalmoNorASogHiNT «Kunnskapsbasertogbærekraftigsmåviltforvaltningi IndreNamdal»-prosjekti samarbeidmellomlierne NasjonalparksenterogHiNT.(harfått NFR-midler for videreføringovertreår) «Utviklingavinteraktiv,nettbasertstreamingtjeneste»- prosjekti samarbeidmellomhint,rockcityog Namdalsavisa Revy-studiet,2gangsgjennomføring.Etsamarbeid mellomnorskrevyfagligsenteroghint SamarbeidsprosjektmedSamienSitjeomnye teknologiskeformidlingsmodeller Underutvikling; Studiet«Namdals-verten».Etsamarbeid mellomvisitnamdalen,ntfkoghint Arrangertworkshopmedhavbruksnæringaom kompetansebehov Deltattpåstudietur til Ålesundkunnskapsparkmed havbruksnæringaiyn

166 DeltakelsepåBlåkonferansemedinnleggomHiNTsrolle i blåsektor InitieringogutlysningavutdanningaPraktiskLedelsefor aktøreri YN SamarbeidsmøtermedutviklingsaktøreriYN SamarbeidsmøtermedValFoU,NyN,YNVSogprivate næringsaktøreromevu,fouogandretiltak SamarbeidsmøtermedYNVSogYNFagskoleom påbyggingsmodulpå denmaritimefagskolen Vedtak: «Årsmøtettar oppsummeringavaktiviteter for 2015til orientering» Sak4 RevidertPartnerskapsavtale PartnerskapsavtalenmellomHøgskoleniNord-Trøndelagogde13kommunenei Namdal (RegionNamdal)trådtei kraft ogskullegjeldefor treår. Avtalenhaddeen innholdsmessiggjennomgangogevaluering/revideringpåforrigeårsmøtei2015. SammeårsmøtebastyringsgruppenarbeideforåinnlemmeTFoUiavtalen.Detteblegjort gjennomenforeløpigtilslutningsavtalei juni2015.måletvardaå innlemmetfouiden endeligeavtalenvedårsmøteti Undertegnedeogdirektøri TFoUhari fellesskapgåttgjennomavtalenogløftet TFoUinni denslikdennåforeligger.vivarenigeomåventemedevtstørreendringeri innholdda avtalenskalhaenstørregjennomgangogrevideringtil nesteår. Dettevilogsåværesmart medtankepåatmulighetenesomkommergjennometableringenavdetnyenord universitetdavil kunnesynliggjørestydeligere. Avtalenblegjennomgåttogpåbakgrunnavinnleggettil ReidHoleogpåfølgendediskusjon ommuligheteneforåutvikleenbioøkonomi-strategifor Namdalen,varårsmøtetopptattav atdettepunktetalleredenåskulleinnsometsatsingsområdei Partnerskapsavtalen. Fraavtalenssatsingsområderfør: Helse Oppvekst/skole Blåsektor Grønnsektor Opplevelsesnæringer

167 Fraavtalenssatsingsområdernå: Helse Oppvekst/skole Bioøkonomi -blåsektor -grønnsektor Opplevelsesnæringer Nyrevidertavtalesendestil underskriftsrundetilaui RegionNamdal,prorektori Nord universitetogdirektør i TFoU.Derettersendesunderskrevetavtaleuttil alleparter. Vedtak: «RevidertPartnerskapsavtaleper mellomNorduniversitet, TFoUogRegion Namdalvedtas. Bioøkonomiløftesinnsometegetsatsingsområdemedblåoggrønn sektorsomunderpunkter»

168 Region Namdal KommuneneFlatanger,Fosnes,Grong, Høylandet,Leka,Lierne,Namdalseid,Namsos, Namsskogan,Nærøy,Overhalla,Røyrvikog Vikna. Partnerskap Namdal Avtale mellom Nord universitet, og Region Namdal TFoU Bakgrunn Nord universitet, Trøndelag Forskning og utvikling (TFoU)og 13 namdalskommuner (Region Namdal) skisserer gjennom denne partnerskapsavtalen felles utfordringer innen kompetansebygging i Namdalen som søkes løst i et partnerskap med avtalte satsingsområder og aktiviteter. Partene er gjensidig forpliktet til å bidra til at avtalens formål blir realisert. Avtalen ble første gang inngått i november 2010, og revideres gjennom denne avtale. Partene Avtalen er inngått mellom 13 kommuner i Namdal, heretter benevnt Region Namdal, Nord universitet og Trøndelag Forskning og utvikling (TFoU) Strateg isk målsetting 8 Partnerskapet skal bidra til økt samhandling i Namdalen mellom universitet, forskningsinstitusjoner, offentlige virksomheter og næringsliv, samt bidra til realisering av kompetanseintensiv nyskaping i Namdalen

169 Formål Partnerskapsavtalen har som formål å: Styrke samarbeidetmellom Region Namdal, Nord universitet og TFoU Sikre TFoU og Nord universitets tilstedeværelse, deltagelse og kompetansebidrag i Namdal Videreutvikle Nord universitet innenfor sine kompetanseområder i Namdal Legge til rette for tiltak som bidrar til løsning på kompetansebehov som etterspørres i Region Namdal Styrke kompetanse-og forskingsmiljøer i Namdalen og bidra til at detdrives FoU-arbeid på namdalske problemstillinger Bidra til at Nord universitetog TFoU ivaretar rollen som regional utviklingsaktør i Namdal Øke kunnskapsproduksjon og bidra til bærekraftig utvikling av de akademiske miljøer ved Nord universitet, campus Namsos gjennom styrking og målretting av forskning og utviklingsvirksomheten Bidra til kunnskapsbasert verdiskaping og regional utvikling gjennom økt samhandling mellom høgskole, offentlig virksomheterog eksisterende næringsliv, samt bidra til realisering av kompetanseintensiv nyskaping i Namdal Legge til rette forat andre offentlige aktører i regionen kan delta i partnerskapet. Forpliktelser Partene haret gjensidig informasjonsansvar forendringerog utvikling som kan ha betydning for gjennomføring avavtalen. Partene skal sikre oppslutning internt i egne organisasjoner og nettverk om avtalen slik atavtalen skal kunne gjennomføres Partene skal dessuten legge til rette for: Samarbeid om praksisplasser for studenterog studentoppgaver Gjensidig informasjon om relevante faglige aktiviteter Hospitering Gjensidig mulighet til deltagelse i hverandres fora og arenaerderdette naturlig Samarbeid om forsknings og utviklingsprosjekter er

170 Satsings områder Helse Oppvekst/skole Bioøkonomi -blå sektor -grønn sektor Opplevelsesnæringer Region Namdal - strategisk kart Region Namdal harutarbeidetet strategisk kart for perioden Strategier som omhandler kompetanse og kompetanseutvikling skal ha fokusogså i Partnerskapets arbeid. Organisering Årsmøtet består av: Fra Nord universitet Rektor, dekaner, direktørog andre etter behov Fra Region Namdal ordførere og rådmenn i de 13 Namdalskommunene Fra TFoU direktørog de han evt bemyndiger Partnerskapsavtalen operasjonaliseresgjennom: 1. Det gjennomføreset årsmøte i Partnerskapetderpartene a. møtes forå diskutere kompetanseutvikling i Namdal b. enes om prioritering avaktiviteter kommende år c. fordelerog finansierergjennomføring av vedtatte aktiviteter 2. Det etableresen styringsgruppe som: a. har ansvar foroppfølging av vedtatte aktiviteter b. initierer og igangsetteraktuelle prosjekter c. initierer og gjennomfører work-shops som grunnlag for prosesserog tiltak som kan gjennomføres d. Planleggerog gjennomfører årsmøtet Det utnevnes en prosjektleder i Nord universitet som leder styringsgruppen og de prioriterte aktivitetene i Partnerskapet

171 Styringsgruppen består av: Fra Nord universitet: Rektor/prorektor og inntil tre ledere som rektor velger. Fra Region Namdal: Ordfører i Namsos kommune og tre ordførere som utnevnes av Region Namdal Fra TFoU: direktør Økonomi Til å finansiere styringsgruppearbeid og stillingsandel til prosjektlederog prosjektmedarbeider bidrar partene til gjennomføringen av denne partnerskapsavtalen slik: 1. Nord universitet bidrar med kr (strategiske midler Namdalsmidler ) 2. Namsos kommune bidrarmed kr Kommunene bidrar med et basisbeløp på kr 5000, samt kr 2.00 per innbygger 4. TFoU bidrar med kr Kostnadsfordeling fra kommunene ihht innbyggertall og evt endringer i kronesats, vedtas ved hvertårsmøte. Presiseringer Samarbeidetmellom partene begrenses ikke til innholdet i denne avtalen. Alle aktiviteter innen utdanning, kompetanseoverføring, forskning og andre utviklingstiltak som eraktuelle for partene, er gjenstand for forhandlingerog kontraktfastsettelse gjennom egne avtaler. Varighet Opprinnelig Partnerskapsavtale fra er revidert og gjelder fram til Dersom partene ønskerdet, kan avtalen justeres/revideres i annethvert årsmøte. Avtalen kan siesopp avhverav partene med ett års varsel

172 Namsos, For Region Namdal : For Nord universitet: Arnhild Holstad, Namsos kommune Bente Aina Ingebrigtsen, prorektor Steinar Aspli, Nærøy kommune Hege Nordheim-Viken, Indre Namdal.. Bente Estil, Lierne kommune. Per Olav Tyldum, Overhalla kommune For TFoU:.. Øyvind Skogvold Merk: Avtalen er per dato ute på signeringsrunde

173 Sak5. Prioriteringavaktiviteter for 2016 Årsmøtetskalprioritere aktiviteter for2016.etterdialogi møtet fikk vedtaketunder full tilslutning fraårsmøtet: Styringsgruppavili utgangspunktetarbeideforånådemålsomframkommerav Partnerskapsavtalen.Likevelharpraksisdesisteårværtatårsmøtet,gjennomdialogog innspilli møtet,bidrartil ågistyringsgruppaenprioritetavsaker/områderenønskerskal arbeidessærskiltmedinneværendeår.sakenfremmesforårsmøtetforåsikrebred forankringogdialog. Utfordringer/mulighetersomblenevnt i saksfremlegget: SatsingsområdeneiPartnerskapsavtalen( ) NamdalsmidlersomvirkemidleriPartnerskapet,spissemerstrategiski2016? InitiereaktivitetersomunderstøtterByregionprosjektet,fase2 FleksibledesentraliserteutdanningstilbudtilNamdalen Bidratil konkretiseringavnorduniversitetsrolle innengrønnogblåsektori Namdalen Deltai prosjektersammenmedregionnamdal Bidratil fokuspånorduniversitetsregionalerolle i Namdalen KommunereformensbetydningforkompetansestrategierforNamdalensomregion UtredeParamedic-utdanningmed utgangspunktimiljøetrundt Norduniversitet, HNT,SykehusetNamsos,OlavDuunvgs,simulatorsenterprosjektetosv InitiereetstrategiskcampusutviklingprosjektforNorduniversitet, campusnamdalen Vedtak: 1. Medutgangspunkti Partnerskapsavtalenogdeutfordringerogmulighetersomer skissertisaksdokumentene,berårsmøtetomatstyringsgruppenerpådriverforå initiereoggjennomføreprosjekter/aktiviteteri trådmedformålet i avtalen. 2. Årsmøtetberomat følgendeområderprioriteresfor2016: Utvikleenbioøkonomiskstrategiplan for Namdaleni samarbeidmedfakultetfor biovitenskapogakvakultur. Ekspåinteressantetilnærmingerer: - Forvaltning/styringsrett - Konsekvenservedbrukavkystområdene - Øktkunnskapomogkonsekvenservedutnytting av tang/tare - Muligheterogbegrensninger Planleggeenkonferansei bioøkonomimedutgangspunkti Namdalensmuligheter /behov for forskning Bidratil åstyrkerealfagskompetansenblantungdommeri Namdalen Bidratil at flere relevantedesentraliserteutdanningstilbudtilbys i Namdalen Bidratil åstyrkeentreprenørskaps-oginnovasjonskompetansengjennom utdanningog FoU

174 Igangsetteetstrategiskcampusutviklingsprosjektfor Norduniversitet, campus Namdalen,foråstyrkemulighetenefor vekstogutvikling innenforoffentligeog privatenæringergjennometnærtogtilgjengeliguniversitetsmiljø. ArbeideforetableringavBachelorgradi ParamedicvedNorduniversitet,campus Namdalen HaetstrategiskfokuspåanvendelseavNamdalsmidlerfor2016 Sak6 Økonomi A) Regnskapfor2015 Vedtak: «Årsmøtettar regnskapetfor2015 til etterretning. Ubruktemidler i 2015,kr ,- overførestil 2016»

175 B) Budsjett HiNTbidrar medkr TFoUbidrar med kr Kommunenebidrar i henholdtil avtalt fordelingslik: (Innbyggertallskalregnesper ,-altsåfeil i overskriftai tabellen) Basisbeløp Kronebeløp Sum pr Kommune Innbyggere kr kr 2,00 kommune Namsos kr kr kr Namdalseid kr kr kr Grong kr kr kr Høylandet kr kr kr Overhalla kr kr kr Fosnes 630 kr kr kr Flatanger kr kr kr Vikna kr kr kr Nærøy kr kr kr Leka 574 kr kr kr Lierne kr kr kr Røyrvik 475 kr kr 950 kr Namsskogan 892 kr kr kr Sum kr kr ,00 kr Dette gir et samletbidragpå kr Forregnskapetfor 2015 er det ubenyttede midler på til sammenkr , slikat dentotale økonomiskerammenfor 2016 vil værekr Budsjetteter utarbeidetmed de sammeforutsetningersomfor 2015, bortsett fra at TFoUhar gått inn med100000til prosjektmedarbeiderressurs. Budsjettet gir i tilleggtil lønns- og driftskostnaderi Partnerskapet,ogsåmuligheterfor gjennomføringav prosjektarbeidsammenmed RegionNamdal. Vedtak: Budsjett2016: Inntekter: Overførtfra 2015 kr Kommuner kr Norduniversitet kr

176 TFoU kr Sum kr Kostnader: Lønnskostnader kr Drift (reise/møter) kr Prosjektkostnader kr Diverse kr Sum kr Møtet slutt kl Ref. AinaHildrum

177 -177-

178 -178-

179 -179-

180 -180-

181 -181-

182 -182-

183 -183- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephorte/653624_fix.html Side 1 av Ref.sak KST og arkiveres i eporthe. Rønnaug Fra: Aina Elisabeth Hildrum [mailto:aina.e.hildrum@nord.no] Sendt: 14. mars :49 Til: Arnhild Holstad <Arnhild.Holstad@namsos.kommune.no>; Olav Jørgen Bjørkås <olav- Jorgen.Bjorkas@flatanger.kommune.no>; Trygve Jonny Sandvik <trygvejonny.sandvik@fosnes.kommune.no>; Skjalg Aakerøy <skjalg.akeroy@grong.kommune.no>; Hege Nordheim-Viken <hege.nordheim-viken@hoylandet.kommune.no>; Steinar Lyngstad <Steinar.Lyngstad@Namdalseid.kommune.no>; Stian Brekkvassmo <stian.brekkvassmo@namsskogan.kommune.no>; Steinar Aspli <steinar.aspli@naroy.kommune.no>; hans.oskar.devik@royrvik.kommune.no; amund.helleso@vikna.kommune.no; Per Helge Johansen <per.helge.johansen@leka.kommune.no>; bente.estil@lierne.kommune.no; Per Olav Tyldum <per.olav.tyldum@overhalla.kommune.no>; Gunnar Lien <Gunnar.Lien@namsos.kommune.no>; Rune Strøm <rune.strom@flatanger.kommune.no>; Rønnaug Aaring <ronnaug.aaring@fosnes.kommune.no>; svein.helland@grong.kommune.no; liv.elden.djokoto@hoylandet.kommune.no; Kjell Einvik <Kjell.Einvik@Namdalseid.kommune.no>; endre.skjervo@namsskogan.kommune.no; Arnt.Wendelbo@naroy.kommune.no; ola.peder.tyldum@royrvik.kommune.no; royharald.ottesen@vikna.kommune.no; helge.thorsen@leka.kommune.no; karl.audun.fagerli@lierne.kommune.no; Trond Stenvik <trond.stenvik@overhalla.kommune.no>; Tor Brenne <tor.brenne@mnsk.no>; Ragnar Prestvik <ragnar.prestvik@ntebb.no>; Olav Jørgen Bjørkås <olav- Jorgen.Bjorkas@flatanger.kommune.no>; Bente Aina Ingebrigtsen <bente.a.ingebrigtsen@nord.no>; Øyvind Skogvold <oyvind.skogvold@tfou.no>; Ragnar Prestvik <Ragnar.Prestvik@midtre-namdal.no> Kopi: Egil Solli <egil.solli@nord.no>; Joar Nyborg <joar.nyborg@nord.no>; Kristin Bratseth <kristin.bratseth@nord.no> Emne: Underskrevet avtale - Partnerskap Namdal Hei! Partnerskapsavtalen mellom Nord universitet, TFoU og Region Namdal-kommunene ble revidert i årsmøtet Avtalen er nå underskrevet og sendes herved over til alle parter. Hilsen Aina Aina Hildrum Partnerskap Namdal Tlf

184 Region Namdal Referat fra møte i Region Namdal Sted: Møterom Dahlslett, Namdalshagen, Namsos kommune Tilstede: - Høylandet kommune - ordfører Hege Nordheim Viken - Vikna kommune - ordfører Amund Hellesø - Overhalla kommune - ordfører Per Olav Tyldum - Røyrvik kommune - varaordfører Bodil Haukø - Fosnes kommune - ordfører Trygve Sandvik - Namsos kommune - ordfører Arnhild Holstad - Flatanger kommune - ordfører Olav Jørgen Bjørkås - Namdalseid kommune - ordfører Steinar Lyngstad - Lierne kommune - varaordfører Steinar Back - Nærøy kommune - ordfører Steinar Aspli Forfall: - Leka kommune ordfører Per Helge Johansen - Namsskogan kommune - ordfører Stian Brekkvassmo - Grong kommune - ordfører Skjalg Aakerøy Tilstede andre: - Tor Brenne, sekretær Region Namdal - Stein Erik Granli, lensmann i Namsos og Fosnes - Politimester Nils Kristian Moe Referat sendes også til: - Namdalskommunene - Osen kommune - Bindal kommune - Fylkesmannen - Nord-Trøndelag fylkeskommune - HiNT - INR - YNR - NA - TA -184-