Arbeidsmiljøundersøkelser - et lederverktøy erfaringer fra Helse Øst

Transkript

1 Arbeidsmiljøundersøkelser - et lederverktøy erfaringer fra Helse Øst v/ Lars Asle Einarsen, organisasjonspsykolog og daglig leder i Sensus

2 Innhold i foredrag Bakgrunn for synspunkter Hva kan en medarbeiderundersøkelse gi ledere? Utfordringer i det å gjøre medarbeiderundersøkelser til et godt lederverktøy Hva kan gjøres for at medarbeiderundersøkelser skal bli nyttige for, for ledere og for medarbeidere?

3 Mitt utgangspunkt Organisasjonspsykolog Arbeidet med måling og utvikling av psykososialt arbeidsmiljø de siste 7 årene Utviklet websystemet MakeSense Jobber direkte med virksomheter men også med opplæring av og bistand til BHT og konsulentselskaper Innplementerer systemet i dag i alle helseforetakene i Helse øst

4 Agder BHT

5 Hva er MTM fra Sensus as 1) Spørreskjema MTI - bygget på QPSNordic, et skandinavisk utviklet verktøy som kartlegger psykososiale arbeidsmiljøfaktorer 2) MakeSense - MakeSense- nettbasert software for planlegging, gjennomføring, databaseetablering, normering/benchmarking, rapportering og dokumetajon av oppfølgingsarbeid. 3) Rådgivning knyttet til planlegging og gjennomføring av medarbeiderundersøkelser 4) Kompetanse, metodikk og prosedyrer for tilbakemelding og oppfølging av resultater på avdelingsnivå i bedriften. 5) Autorisasjon - opplæring

6 Norsk forskere som deltok i utviklingen av QPSNordic Stein Knardahl, professor Statens arbeidsmiljøinstitutt, Oslo Anders Skogstad, 1. amanuensis Institutt for samfunnspsykologi, Bergen

7 Nærværsfaktorer Jobbkrav(QPSNordic) Kvantitative krav Krav til læring Beslutningskrav Positive utfordringer(qpsnordic) Rolleforventninger QPSNordic) Rolleklarhet Rollekonflikt Kontroll i arbeidet(qpsnordic) Kontroll over avgjørelser Kontroll over arbeidsintensitet Medarbeider tilfredshet undersøkelsen, MTM bygget på QPSNordic Vurderinger og opplevelser Arbeidsglede og engasjement i jobben (Skogstad, A) Mestring av Resultater arbeidet(qpsnordic) Utmattelse i arbeidet(mathiesen, S.B.) Sosialt samspill Sosial støtte (QPSNordic) Samarbeid (Skogstad, A.) Mobbing (Einarsen, S.) Personlighet Tidligere erfaringer Verdier Engasjement i organisasjonen (QPSNordic) Ledelse(QPSNordic) Støtte fra nærmeste leder Bemyndigende ledelse Rettferdig ledelse

8 Sensus as har utviklet websystemet MakeSense for innsamling av svar og rapportering av resultater fra spørreskjemaundersøkelser

9 Er arbeidsmiljøundersøkelser et godt lederverktøy?...tja...

10 Hva kan en god arbeidmiljøundersøkelsen tilby ledere? Verktøy for å levere bedre produkter og tjenester på en bærekraftig måte Gjøre det mulig for ledere å ta det ansvaret som stilles i arbeidsmiljøloven Synliggjøre og gi råd om nødvendige endringer og tiltak Styringsredskap på overordnet nivå Utviklingsverktøy for leder på gruppennivå - arbeidsgruppens medarbeider samtale Kompetansetilførsel Metode for hvordan en ledere kan arbeide utvikling i egen enhet Skape/styrke åpenheten, trygghet, tillit og ansvarlighet i gruppen/enheten Avgrenset arene å fokusere på utviklingen av ett sett av lederferdigheter Evaluering av arbeidsmiljø og ledelse? Avdekke risikofaktorer?

11 Grunnleggende utfordringer i det å gjøre arbeidsmiljøundersøkelsen til et godt lederverktøy (1) Pliktløp manglende eierskap hos ledere eies av HMS, HR, eksterne konsulenter Store forventninger Undersøkelsen forståes som en evaluering Det letes etter svaret i tallene Tid- prioritering Har ikke nok respekt for kompleksiteten i bruk av slikt verktøy Følges for lite/ikke opp mellom ledernivåene Skal innplasseres i årshjul- gjøres på stort antall enheter samtidig Manglende langsiktighet For store, uavklarte og idifferensierte forventninger

12 Grunnleggende utfordringer i det å gjøre arbeidsmiljøundersøkelsen til et godt (leder)verktøy (2) Benyttes kun av første linjeledere Tar ikke høyde for at når man åpner alle skoffer og skap... Har ikke satt av ressurser til bistand Opplæring, det gis ikke eller mangfull oppløring og oppfølging av ledere I helse vesenet For store enheter Språk og kultur

13 Hva er en medarbeiderundersøkelse? Et begrepsapparat/språk for å forstå egen arbeidshverdag En utviklingsmetode Et monitoreringssystem for å overvåke arbeideidsmiljøet jmf. krav i arbeidsmiljølov Et evalueringsverktøy?

14 Hva kan gjøres for at medarbeiderundersøkelser skal bli nyttige for Virksomheten, for ledere og for medarbeidere?

15 Utfordringer Kompetanse Langsiktighet Systematikk Utviklingsfokus Eierskap

16 Veivisere i arbeidet (I) Realistiske og gjennomtenkte forventninger En spørreskjemaundersøkelse er ikke nøkkelen til å endre de store problemene i virksomheten Utvikling ikke evaluering Langsiktighet Linjen har ansvaret og eier arbeidet Systematisk kompetansebygging Ledere Spesialkompetanse i stab Alle enheter, også ledergrupper skal jobbe med resultatene Oppfølging av arbeidet med drøftinger i ledergruppen Det er enheten selv som bestemmer hvordan resultatene skal forståes 80 % av lederne skal til enhver tid kunne følge opp resultatene i egen enhet uten bistand fra stab

17 Veivisere i arbeidet (III) Leder og avdelingen må selv bestemme når de ønsker å gjennomføre undersøkelsen Alle, både ledere og medarbeidere, må ta ansvar for resultatene og arbeidet med å definere og gjennomføre tiltak Undersøkelsen og arbeidsmetodikken samkjøres med vernerunder, lederutvikling, medarbeidersamtalen Medarbeiderundersøkelser er en utpreget Ferskvare kort tid mellom måling og det videre arbeidet. Arbeidet må dokumenteres Hver avdeling setter sine egne mål for arbeidet med AMU

18 Veivisere i arbeidet (II) Fokus på nærmiljø - mange bekker små Fokus på små tiltak Resultatene skal vurderes i forhold til statistiske normer Stab ansvarlig for å bistå i planleging, teknisk gjennomføring, opplæring og for å gi bistand til ledere som trenger ekstern støtte Ingen offenliggjøring av rangering av enheter på resultater

19 Arbeidsmodell for MTM Uke 1: Årlig AU undersøkelse Uke 3-5: Tilbakemeldingsmøte (4 6 timer) Bearbeiding av resultatene fra MTM spørreskjemaundersøkelsen uke 3-5: evt to pers utarbeider detaljert handlingsplan Uke 2-3: Opplæring i ledergruppen 2.halvår Uke 4-6 og uke : Avdelingsmøte Godkjenning av handlingsplaner Uke 6-8 og uke 38-42: Status og Evalueringsmøte (2 timer) Kan godt være et ordinært avdelingsmøte Evaluering/justering av handlingsplanene Uke og uke :Avdelingsmøte Evaluering av fremdriften i arbeidet med handlingsplaner Uke 28-30: ½ årig søkemøte (3-4 timer) AU begrepsaparatet som analyseverktøy og metode Utarbeide nye tiltak Uk 5-7 og 31-33: Status og evalueringsmøte i ledegruppen Uke 7-9 og 39-42:Status tiltak i ledergruppene Uke og 44-46:Status tiltak i ledergruppene Uke og :Status tiltak i ledergruppene

20 Ledere og ledergrupper bør forholde seg til MTM resultatene og tematikken i MTM på minst tre ulike måter arbeide med resultater for egen ledegruppe på samme måte som andre organisatoriske enheter i virksomheten drøfte, veilede og stille krav til hverandre omkring arbeidet i de ulike enhetene de har ansvar for i ledegruppemøtene jobbe med resultatene for alle enhetene sett under ett (divisjon, seksjonsresultater): har vi problemstillinger som er felles?

21 Kompetansebygging

22 Basis kompetanse Spørreskjemaet hva spør vi om og hvordan relaterer det seg til trivsel, helse og yteevne Rapporter og statistikk hvordan lese, forstå og fortolke resultatene Utviklingsmetodikk hvordan kan man jobbe resultatene fra undersøkelsen for at de skal bidra til utvikling

23 Kurs 2 dager Opplæring av internkonsulenter Modul 1 Sensus konsulent deltar i 1-2 opplærings sesjoner med hver internkonsulent Veiledningsmøter Modul 2 Hvordan være leders hjelper coaching, veildening, rådgivning? Hvordan arbeide med utvilkling og endring i grupper- prosesskonsultasjon i gruppe? Modul 3 Bruk av måle og testverktøy i utviklingsarbeid, konsultasjon og veiledning Modul 4 Håndtering av harde person konflikter og mobbing

24 Kompetansebehov hos ledere hvordan de bør følge opp underordnede ledere i deres arbeide i egen enhet, både individuelt med smalet ledergruppe hvordan ledergruppen arbeid med rapporter med samlede resultater for flere enheter, for eksempel, hele virksomheten divisjoner etc

25 Arbeidsmodell for opplæring av ledere IK eller EK står for opplæring av ledere gjennom ledergruppene. Innhold; fortolkning av resultater og gjennomføring av tilbakemeldingsmøter Kurs 1 dag for ledere Gjennomført av intern/eksternk onsulent Lederne gjennomfører tilbakemeldingsmøtene i egen ledergruppegruppe samt opplæring av sine ledere i bruken av MTM Internkonsulent bistår i avdelingsmøter der det er behov 1 dag oppfølging evaluering, veiledning, veien videre Gjennomført av internkonsulent

26 Er arbeidsmiljøundersøkelser et godt ledere verktøy? det kan være det dersom de brukes på riktig måte