Møtestad: Hareid rådhus KST sal Dato: torsdag, Tid:18:00

Transkript

1 HAREID KOMMUNE Ordførar MØTEINNKALLING Kommunestyret Møtestad: Hareid rådhus KST sal Dato: torsdag, Tid:18:00 Medlemar som er ugilde i ei sak vert bedne om å gje melding, slik at varamedlemar kan verte kalla inn, jr. 8, 3. ledd i forvaltningslova. Vi ber om at forfall vert meldt på telefon Varamedlemar får saksdokumenta førebels berre til orientering. Møtesekretariatet kallar inn varamedlemar som må hente lesebrett på Hareid rådhus. Politiske saker som vert handsama i lukka møte er unnatekne offentleg innsyn og innhaldet er underlagt teieplikt. Møtet er ope for publikum, med unnatak av saker som vert handsama i lukka møte. Saksdokumenta i original og avskrift er lagt ut til offentleg innsyn på heimesida til Hareid kommune frå og med og til møtet vert halde. Møtet vert innleia med orientering frå Sunnmøre Regionråd og Fylkesmannen vedkomande Kommunereforma. Side1

2 SAKLISTE MED SAKSDOKUMENT Saksnr Tittel Arkivsaksnr Møtet vert innleia med orientering av Sunnmøre Regionråd og Fylkesmannen vedkomande Kommunereforma. Politiske saker PS 73/14 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 74/14 Godkjenning av protokoll førre møte PS 75/14 Vertskommuneavtale - innkjøpssamarbeid 2014/1693 PS 76/14 Delegasjon frå kommunestyret og valstyret til 2013/182 valsekretariatet - valgjennomføring PS 77/14 Budsjettrevisjon - investering - november /1426 Hareid, Anders Riise ordførar Anne-Karete Mork utvalsekretær Gruppemøter måndag før kommunestyremøte: AP møterom I (hovudetasje) kl. 19:15 FRP formannskapsromet kl. 19:15 V biblioteket kl. 19:30 H ordførarkontoret kl. 19:15 FL kommunestyresalen kl. 19:30 KRF matromet kl. 19:15 SV kan bruke foajeen kl. 19:15 Hovuddøra på rådhuset vil vere opa frå kl. 19:00 til kl. 19:45 når det er gruppemøte. Side2

3 Politiskesaker Side3

4 Politiskesaker PS74/14Godkjenningavprotokollførremøte Side4

5 HAREID KOMMUNE Rådmann SAKSFRAMLEGG Saksnr. 2014/1693 Løpenr. 9858/2014 Klassering 601 Sakshandsamar: Bent Arild Grytten, Rådmannen Utvalsaksnr Utval Møtedato 140/14 Formannskapet /14 Kommunestyret VERTSKOMMUNEAVTALE - INNKJØPSSAMARBEID / 2014/1693 Tilråding frå rådmannen: Samarbeidsavtalen i Søre Sunnmøre Innkjøpssamarbeid og vertskommuneavtalen med Herøy kommune om felles kommunale innkjøp, vert avvikla f.o.m Kommunestyret godkjenner utkast til samarbeidsavtale med Ålesund kommune. Formannskapet si handsaming: Ann Helen Grimstad Worren V, kjem til i møtet att. Ordførar Anders Riise H, fremja forslag om å endre siste setning i andre avsnitt til «Hareid kommunestyre» Røysting: Samrøystes Formannskapet si tilråding frå møte : Samarbeidsavtalen i Søre Sunnmøre Innkjøpssamarbeid og vertskommuneavtalen med Herøy kommune om felles kommunale innkjøp, vert avvikla f.o.m Side5

6 Hareid kommunestyre godkjenner utkast til samarbeidsavtale med Ålesund kommune. Utskrift til: sakshandsamar for ekspedering Utvalssak nr: Side: 2 av 5 Side6

7 Vedlegg: Nr. Namn 1 Utkast til samarbeidsavtale mellom Ålesund kommune og Hareid kommune 2 SSIS Samarbeidsavtale om felles kommunale innkjøp mellom kommunane Volda, Ørsta, Herøy, Sande, Ulstein, Vanylven, Hareid Samandrag av saka: Saka gjeld framlegg om eventuell oppseiing av samarbeidsavtale om interkommunalt innkjøpssamarbeid på søre Sunnmøre samt eventuell deltaking i innkjøpssamarbeid der Ålesund er vertskommune. Dette er eit fellesframlegg frå alle kommunane som er involvert i det noverande innkjøpssamarbeidet. Saksopplysningar: Søre Sunnmøre Innkjøpssamarbeid, SSIS, vart etablert i 2008, og består av kommunane Ørsta, Volda, Vanylven, Sande, Hareid, Ulstein og Herøy. Samarbeidet er basert på ein formell samarbeidsavtale som vart godkjent i kommunestyra i samband med etableringa. I 2012 vart det etablert ein vertskommuneavtale etter 28 b i kommuneloven, der Herøy kommune er vertskommune og Volda, Ørsta, Sande, Ulstein, Vanylven og Hareid er samarbeidskommunar. Det vart oppretta ei stilling som interkommunal innkjøpsrådgjevar. Denne stillinga er no ledig, og i samband med det har rådmannsgruppa vurdert fleire ulike måtar å organisere dette arbeidet på framover. Det er mange ulike samarbeidsmodellar på innkjøp rundt om i landet. I Møre og Romsdal er det 4 interkommunale innkjøpssamarbeid; Nordmøre med Kristiansund, Romsdal med Molde, Sunnmøre med Ålesund og endeleg søre Sunnmøre ved Herøy. Rådmannsgruppa har undersøkt om det er muleg å samarbeide med Ålesund kommune si innkjøpsavdeling. På bakgrunn av det, har ein vurdert korleis dette kan gjerast. Ålesund kommune, team konserninnkjøp, har pr. d.d. 6 tilsette. Dei har eit etablert samarbeid med 11 kommunar. Det er inngått ein samarbeidsavtale, der Ålesund kommune inngår rammeavtale på vegne av den aktuelle kommune. Det er ein kontaktperson i den enkelte kommune som fungerer som bindeledd. Ved kvar ny avtale får alle kommunane tilbod om å vere med, og avgjer sjølve om dette er aktuelt å ta del i. Det kan gjevast rådgjeving i innkjøpsfaglege problemstillingar av mindre omfang. Det er også høve til å ta del på kompetanseheving i form av kurs og seminar. Kvar kommune betalar eit årleg vederlag for tenestene, dette er ein lik del etter ein fordelingsnøkket på 30% pr. kommune og 70 % etter folketal. Ålesund kommune er interessert i å inngå samarbeidsavtale, under føresetnad av at alle 7 kommunane som i dag er med SSIS vert med, og at det vert på same vilkår som dei andre kommunane i dette samarbeidet har. Denne samarbeidsavtalen fastset kva Ålesund kommune skal yte av tenester og kva den enkelte kommune Utvalssak nr: Side: 3 av 5 Side7

8 skal betale for dette. Ved at alle kommunane i det noverande innkjøpssamarbeidet går inn i dette, kan det finansiere ei ny stilling i denne avdelinga og det vil difor også vere interessant for deira del. Vurdering og konklusjon: Regelverket om offentlege anskaffingar set strenge krav til korleis innkjøpsprosessane skal gjennomførast. Gjennomføring av anbodskonkurransar tek mykje tid og ressursar. Ressursmesseg er det nesten like mykje arbeid i å gjennomføre anbodskonkurranse for 7 kommunar som for 20. Ved dei store rammeavtalane, som t.d. forbruksvarer, straum, telefoni, asfalt, matvarer og vaskeri, er det store og ofte sentrale, leverandørar som er med i anbodskonkurransane. Dette er avtalar som ikkje er aktuelle for lokale leverandørar, slik at det vil ikkje øydeleggje for det lokale næringsliv. Det kan fortsatt vere muleg å dele opp ei anskaffing slik at tilbydarar kan levere tilbod regionvis/kommunevis dersom ein finn at dette er hensiktsmessig. Ein vil kunne oppnå betre prisar og vilkår ved å vere ein stor avtalepartnar og dermed har større volum. Kommunane får tilgang til eit langt større avtalespekter. Rådgjeving Den interkommunale rådgjevarstillinga har vore brukt til rådgjeving i den enkelte kommune. Dette ligg også inne i avtalen med Ålesund, men det kan nok verte i mindre omfang enn tidlegare. Dette kan bety at kompetansen på innkjøpsregelverket bør styrkast internt i kvar kommune. Det er mange område det fortsatt er aktuelt for den enkelte kommune å etablere eigne avtalar. Om det er ønskeleg at Ålesund skal gjennomføre anbodskonkurransar for enkeltkommunar, skal det betalast etter faste takstar. Kostnader Ved noverande ordning betaler kommunane i SSIS alle utgiftene til den interkommunale stillinga, medrekna administrasjonsutgifter til vertskommunen. I eit samarbeid med Ålesund kommune skal kommunane betale etter same system som dei andre kommunane i dette samarbeidet, for tida vil det seie til saman kr pr. år. Dette inneber at Ålesund kan finansiere ei stilling til. Det betyr ikkje at vi får ein person der som skal jobbe for oss, men vi går inn i det felles arbeidet som vert utført. Ein avtale med Ålesund kommune vil verte rimelegare ved at ein også på den måten oppnår «stordriftsfordelane». P.g.a. endra fordelingsnøkkel 50% lik del og 50 % etter folketal, til 30% lik del og 70% etter folketal, vert det forholdsvis mindre å betale for dei minste kommunane. Kostnad pr. kommune rekna etter same modell som dei andre kommunane som samarbeider med Ålesund: Kostnad ved samarb med ÅK Kostnader SSIS 2013 Vanylven Sande Herøy Ulstein Utvalssak nr: Side: 4 av 5 Side8

9 Hareid Volda Ørsta Etter å ha operert med berre ei stilling i Søre Sunnmøre Innkjøpssamarbeid i snart sju år, ser ein at denne avdelinga blir svært sårbar med berre ein tilsett. Anbodsprosessar set krav om at det er einkvan som er disponibel til å kunne svare på spørsmål nesten til ei kvar tid. Dette gjer det sårbart ved avvikling av ferie, sjukdom og anna fråvær. Arbeidsoppgåvene og omfanget har vore stort, og eskalerer fortare enn ressursane strekk til. I staden for å opprette fleire stillingar, meiner ein difor at det vil vere meir framtidsretta å inngå samarbeid med Ålesund kommune på dette området. Igangsetting Samarbeidet bør starte snarast, slik at avtalane får mest muleg kontinuitet. I ein overgangsperiode må det gjerast konkrete vurderingar av kvar enkelt avtale. Konklusjon I og med at stillinga i innkjøpssamarbeidet no vert ledig, vil rådmannsgruppa rå til at kommunane inngår samarbeidsavtale med Ålesund kommune og at samarbeidsavtalen i Søre Sunnmøre Innkjøpssamarbeid og vertskommuneavtalen med Herøy kommune vert avslutta. Folkehelse konsekvensar: Ingen kjende. Miljøkonsekvensar: Ingen kjende. Økonomiske konsekvensar: Lågare faste utgifter, ref. oversynet ovanfor. Beredskapsmessige konsekvensar: Ingen kjende. Hareid, Bent Arild Grytten rådmann Utvalssak nr: Side: 5 av 5 Side9

10 Side10

11 Side11

12 Side12

13 UTKAST SAMARBEIDSAVTALE MELLOM ÅLESUND KOMMUNE OG HAREID KOMMUNE Side13

14 1 PARTENE Denne samarbeidsavtalen (Avtalen) er inngått mellom følgende parter: 1. Ålesund kommune, organisasjonsnummer: Hareid kommune, organisasjonsnummer: AVTALENS OMFANG OG FORMÅL Avtalen skal regulere et samarbeidsforhold mellom Ålesund kommune og Hareid kommune angående innkjøp av nærmere definerte varer og tjenester. Formålet med samarbeidsforholdet er å effektivisere anskaffelsesprosessen med målsetting om å redusere anskaffelseskostnadene. 3 DEFINISJONER Avtalen: Denne samarbeidsavtalen Rammeavtale: En avtale mellom oppdragsgiver og en eller flere leverandører som har til formål å fastlegge vilkårene for kjøp av varer eller tjenester i en nærmere tidsavgrenset periode. Avrop: Bestilling under rammeavtalen 4 AVTALENS INNHOLD: Partenes rettigheter og forpliktelser 4.1 Ålesund kommune Inngåelse av rammeavtaler Ålesund kommune skal inngå rammeavtaler på vegne av Hareid kommune. Ålesund kommune skal gi Hareid kommune mulighet til å tiltre alle rammeavtaler som Ålesund kommune, Konserninnkjøp inngår. Andre rammeavtaler som avdelinger i Ålesund kommune ellers inngår, er som hovedregel ikke omfattet av Avtalen. Ålesund kommune, Konserninnkjøp kan gjøre unntak fra dette for spesifikke avtaler. Side14

15 4.1.2 Administrasjon Ålesund kommune skal administrere den enkelte rammeavtale som Hareid kommune har tiltrådt jfr. Pkt Dette innebærer bl.a. at Ålesund kommune har fullmakt til å ta alle avgjørelser i det avtalerettslige forholdet til leverandøren som ikke konkret gjelder det enkelte avrop Hareid kommune foretar. Eksempler på slike avgjørelser er: prisjusteringer, utløsning av opsjoner, terminering av kontrakt, og lignende Andre ytelser Ålesund kommune skal uten ekstra vederlag gi rådgivning i innkjøpsfaglige problemstillinger av mindre omfang. Ved større oppdrag avtaler partene prisen for hvert enkelt tilfelle. Ålesund kommune skal også tilby kompetanseheving innen anskaffelser i form av kurs og seminarer til Hareid kommune til samme betingelser som Ålesund kommune sine egne ansatte. Ålesund kommune forplikter seg til å tilrettelegge og oppdatere kataloger for bruk i kommunen sitt elektroniske innkjøpsverktøy Ansvar Ålesund kommune er ansvarlig for at rammeavtalene inngås i henhold til det regelverk for offentlige anskaffelser som er gjeldende til enhver tid. Alle krav eller søksmål som gjelder Ålesund kommune sin håndtering av anskaffelsesprosessen i forbindelse med inngåelse av rammeavtalen og den påfølgende administrasjonen (se pkt ) av rammeavtalen er Ålesund kommune sitt ansvar. Ansvaret omfatter ikke det kjøpsrettslige forholdet mellom Hareid kommune og den valgte leverandør. Ålesund kommune er således ikke ansvarlig for Hareid kommune sine handlinger eller unnlatelser i forhold til den enkelte leverandør. 4.2 Hareid kommune Vederlag Hareid kommune skal betale et årlig vederlag på kr ,- eks mva for de tjenester som Ålesund kommune yter i henhold til denne Avtalen. Vederlaget reguleres i henhold til SSB s konsumprisindeks, hovedindeksen, hvert år. Som utgangspunkt brukes indekstallet pr Regulering foretas første gang ved beregning av vederlag for Betaling skal skje pr. 1. juli i inneværende avtaleår. Side15

16 4.2.2 Fullmakter Hareid kommune gir Ålesund kommune, Konserninnkjøp fullmakt til å inngå rammeavtaler og å administrere rammeavtalene, jfr. Pkt 4.1.2, i avtaleperioden på vegne av Hareid kommune, med de reservasjoner som fremgår om tiltredelse i pkt Skriftlig tiltredelse Hareid kommune må gi en skriftlig tiltredelse til hver enkelt rammeavtale det er ønskelig for Hareid kommune å forplikte seg til. Ålesund kommune vil sende ut halvårlige oversikter over hvilke konkurranser om rammeavtaler som skal lyses ut. Tiltredelse fra kompetent person jfr. Pkt 5.1, må foreligge 30 dager etter utsendelse av ovennevnte oversikt fra Ålesund kommune, Konserninnkjøp. Dersom skriftlig tiltredelse ikke foreligger innen fristen, har Hareid kommune mistet retten til å delta i den enkelte rammeavtalen for hele perioden som rammeavtalen varer. Hareid kommune sin rett gjeninntrer når Ålesund kommune lyser ut rammeavtalen på nytt enten fordi rammeavtalen går ut eller fordi det av andre grunner er nødvendig med ny rammeavtale. Dersom Hareid kommune gir skriftlig tiltredelse som beskrevet ovenfor, er Hareid kommune rettslig forpliktet overfor leverandøren og Ålesund kommune til å handle med den (de) leverandør(er) som Ålesund kommune velger å inngå avtale med. 5 SAMARBEID 5.1 Kontaktperson Hareid kommune skal oppnevne en kontaktperson som skal fungere som Hareid kommune sitt bindeledd til Ålesund kommune, og som skal stå for den praktiske gjennomføringen av samarbeidsforholdet. All informasjon fra Ålesund kommune som vedrører Avtalen vil bli gitt til kontaktpersonen. Kontaktpersonen har på sin side plikt til å videreformidle all relevant informasjon videre til de rette personene/organene. Hareid kommune skal i tillegg redegjøre for hvem som har fullmakt til å foreta rettslige disposisjoner, jfr. Pkt 4.2.3, i avtaleforholdet til Ålesund kommune før samarbeidsavtalen trer i kraft. Ålesund kommune skal straks informeres dersom det skjer endringer i oppnevnte kontaktpersoner. 5.2 Informasjon Begge parter skal informere hverandre uten ugrunnet opphold om forhold som kan ha betydning for gjennomføringen av denne avtalen. Side16

17 Hareid kommune har særskilt plikt til å informere Ålesund kommune om estimert produktvolum på hver enkelt rammeavtale, og sørge for at Ålesund kommune til en hver tid har oppdaterte adresselister. Ålesund kommune har særskilt plikt til å informere om alt som har relevans til den enkelte rammeavtale. Ålesund kommune skal som et ledd i dette jevnlig arrangere informasjonsmøter med samarbeidskommunene. Hareid kommune har rett til å innkalle til møte dersom det er behov for det. Ålesund kommune skal involvere Hareid kommune i forberedelsene til de rammeavtalene som Hareid kommune har gitt sin tiltredelse til jfr. Pkt Hareid kommune har mulighet til å påvirke anskaffelsesprosessen ved å foreslå endringer og suppleringer. 6 MISLIGHOLD AV AVTALEN 6.1 Heving av avtalen Begge parter kan heve Avtalen dersom det foreligger et vesentlig mislighold av de forpliktelser som er nevnt i denne avtale, og dersom den misligholdende part ikke innen rimelig tid har rettet opp i det påståtte mislighold. 6.2 Erstatningskrav Begge parter har rett til å kreve erstatning for økonomisk tap som følge av vesentlig mislighold av avtalens forpliktelser. Dersom Ålesund kommune mottar erstatningskrav fra leverandør(er) på grunn av Hareid kommune ikke har overholdt plikten til å kontrahere med den valgte leverandør, har Ålesund kommune rett til å kreve regress for det økonomiske tapet som Ålesund kommune lider i den forbindelse. 7 ENDRINGER I SAMARBEIDSAVTALEN 7.1 Endringer Endringer i denne avtale skal foretas skriftlig og innføres i Endringsprotokoll til samarbeidsavtalen og skal undertegnes av begge parter. 8 VARIGHET 8.1 Samarbeidsavtalens varighet Avtaleperioden er fra til Side17

18 8.2 Gjensidig oppsigelsesrett Begge parter har mulighet til å si opp Avtalen. Avtalen kan bare sies opp med virkning fra neste avtaleår (01.01). Oppsigelsen skal være skriftlig og leveres den annen part senest innen 1. juli i inneværende avtaleår for å være gyldig. Dersom Hareid kommune har bundet seg til å delta i enkelte rammeavtaler, jfr. Pkt 4.2.3, som gjelder ut over tidspunktet for varighet av denne Avtalen, skal Avtalen likevel gjelde, med unntak av pkt , 4.1.3, 4.2.1, 7.1, 8.1, til utløp av den (de) konkrete rammeavtalen (ene) som Hareid kommune har tiltrådt. 9 TVISTER 9.1 Forhandlinger Dersom det oppstår uenighet mellom partene om tolkningen av denne avtale skal tvisten først og fremst søkes løst gjennom forhandlinger. Dersom forhandlinger ikke fører frem, vedtar partene Sunnmøre Tingrett som verneting. Denne avtale utstedes i to eksemplarer og signeres av begge parter. Dato: Dato:.. Ålesund kommune Hareid kommune Rådmann Rådmann Side18

19 VEDLEGG TIL SAMARBEIDSAVTALE MELLOM ÅLESUND KOMMUNE OG HAREID KOMMUNE I henhold til samarbeidsavtalen punkt 5.1, andre avsnitt, er det i Hareid kommune. Som har fullmakt til å inngå slik avtale. Hareid kommune Rådmann Side19

20 Side20

21 HAREID KOMMUNE Rådmann SAKSFRAMLEGG Saksnr. 2013/182 Løpenr. 2357/2014 Klassering 010/&11 Sakshandsamar: Helga Bøe-Grimstad, Servicetorg og politisk sekretariat Utvalsaksnr Utval Møtedato 4/14 Valstyret /14 Kommunestyret DELEGASJON FRÅ KOMMUNESTYRET OG VALSTYRET TIL VALSEKRETARIATET - VALGJENNOMFØRING / 2013/182 Tilråding frå ordføraren: Kommunestyret gjer følgjande vedtak: 1. Kommunestyret handsamar saker som gjeld a. Val av valstyre etter vallova 4-1 b. Om Hareid kommune skal ha 2 dagars val etter vallova ledd c. Godkjenning av val resultatet etter vallova ledd 2. Valstyret handsamar saker som gjeld a. Godkjenning av vallister etter vallova 6-6 b. Val av røystestyre etter vallova 4-2 c. Inndeling av røystekrinsar etter vallova 9-3 d. Førehandsrøysting, stadar, frist for ambulerande røysting og tid og stad for valting etter vallova Klage på avgjerder teke av valstyre, førebuingar og gjennomføring av valet følgjer reglane i vallova Andre saker vert delegert valsekretariatet Delegasjonen som er gitt i dette vedtaket vert gjort gjeldande etter vedtaksdato og det overordna «Delegasjonsreglementet 45. Vallova» må endrast. Valstyret si handsaming: Røysting: Samrøystes Vedtak: Kommunestyret gjer følgjande vedtak: 5. Kommunestyret handsamar saker som gjeld a. Val av valstyre etter vallova 4-1 Side21

22 b. Om Hareid kommune skal ha 2 dagars val etter vallova ledd c. Godkjenning av val resultatet etter vallova ledd 6. Valstyret handsamar saker som gjeld a. Godkjenning av vallister etter vallova 6-6 b. Val av røystestyre etter vallova 4-2 c. Inndeling av røystekrinsar etter vallova 9-3 d. Førehandsrøysting, stadar, frist for ambulerande røysting og tid og stad for valting etter vallova Klage på avgjerder teke av valstyre, førebuingar og gjennomføring av valet følgjer reglane i vallova Andre saker vert delegert valsekretariatet Delegasjonen som er gitt i dette vedtaket vert gjort gjeldande etter vedtaksdato og det overordna «Delegasjonsreglementet 45. Vallova» må endrast. Utskrift til: sakshandsamar for ekspedering Utvalssak nr: Side: 2 av 6 Side22

23 Vedlegg: Nr. Namn 1 ROS-analyse val Rutine - førehandrøysting opplæring Rutiner for røystestyra Intern kontroll - rutiner (prosedyre) ved val Uprenta saksvedlegg: Valloven Samandrag av saka: Hareid kommune vil sikre at arbeidet med val vert gjort etter gjeldande regelverk og at enkle prosessar som er lovfesta og klart definert vert gjort administrativt av valssekretariat. Mange av oppgåvene som det er gjort forslag om skal delegerast vert i dag også gjort administrativt, men då etter politisk vedtak frå valstyret kvart valår. Som vedlegga syner har det vorte jobba med å få prosedyre/rutinar skriftlege, dette for å sikre at arbeidet kan utførast sjølv om ein eller fleire av nøkkelpersonane ikkje kan delta i valarbeidet. Det er og gjort ei enkel ROS-analyse. Rutinane vert reviderte det året det er val p.g.a. at det ofte er endringar i vallova som gjer at dei må endrast. Saksopplysningar: Oppgåver der det i lov står at kommunestyret eller valstyret sjølve skal utføre kan ikkje delegerast til andre. Vi har her likevel ikkje valt å delegere alt som kan delegerast til valsekretariatet, nokre oppgåver er av ein slik karakter at dei bør handsamast politisk. I det noverande Delegasjonsreglement i høve vallova står det: 1. Kommunestyret sitt mynde Mynde på saksområde som ikkje er lagt til andre etter lova eller er delegert til andre, må utøvast av kommunestyret, jf. kommunelova 6. Kommunestyret kan ikkje delegere sitt mynde etter følgjande paragrafar i vallova: Jf. 4-1 Val av valstyret. Jf. 9-2 nr.2 Avgjere at val også skal haldast på søndag. 2. Delegasjon frå kommunestyret 4-1. (valstyre) Valstyre etter denne lova skal vere Formannskapet som skal gjennomføre kommuneval i samsvar med lov og regelverk. 4-2 (stemmestyre) Kommunestyret sitt mynde etter denne paragrafen vert delegert til Valstyret. Supplering av stemmestyre kan delegerast vidare. 3. Valstyret sitt mynde Valstyret sitt mynde etter følgjande paragrafar kan ikkje delegerast til andre: Fastsette frist for søknad om stemmegjeving på særskilte stadar pga. at ein er ufør eller sjuk, jf. 8-3 nr Klage Klage på avgjerder teke av valstyre, førebuingar og gjennomføring av valet følgjer reglane i vallova Rapportering Det er ikkje rapporteringsplikt på avgjerder som er gjort på delegert mynde frå Kommunestyret Utvalssak nr: Side: 3 av 6 Side23

24 Forslag til delegasjon av oppgåve til valssekretariatet: Fritak frå medlem i røystestyra og erstatning av desse jf. vallova 4-2. I Hareid har dette vorte delegert til valsekretariatet og leiar for røystestyra i eiga politisk sak kvart valår. I delegasjonsreglementet vårt står det at val av røystestyre vert delegert valstyret, men at suppleringsval kan delegerast vidare. Handsaming av listeforslag Arbeidet med listeforslag jf. vallova kap Utlegging av manntal til offentleg ettersyn, ajourføring av manntal og retting av manntal inkl. busette i utlandet 2-4, 2-6 og 2-7 i vallova jf. valforskrifta kap.1 I Hareid har dette arbeidet vorte delegert til valsekretariatet i eiga politisk sak kvart valår. Dette er ei oppgåve som etter lov skal utførast og det står veldig klart kva som skal gjerast. Tilgang til manntal vallova 2-9 jf. valforskrifta 3 I Hareid har dette arbeidet vorte delegert til valsekretariatet i eiga politisk sak kvart valår. Listestillarar har etter valforskrifta rett til eit eksemplar av manntalet og anna materiell som kan nyttast til politiske formål. Det står veldig klart kven som kan få tilgang, kva dette kan nyttast til og om det er kostnadar knytt til dette. Utsending av valkort vallova 2-3 nr 3 jf. valforskrifta 22 I Hareid har dette arbeidet vorte delegert til valsekretariatet i eiga politisk sak kvart valår. Dette er ei oppgåve som etter lov skal utførast og det står veldig klart kva som skal gjerast. Utvida opningstid for førehandsrøysting I Hareid har dette ikkje vore tema før grunna at vi har hatt førehandsval også på biblioteket. Men om ein vel å utvide opningstidene til Servicetorget siste månaden før valet og det er budsjettdekning for dette, tek leiar servicetorg og politisk sekretariat den avgjersla. Oppnemne mottakarar av førehandsrøyster vallova 8-2 jf. valforskrifta 25a I Hareid har dette arbeidet vorte delegert til valsekretariatet i eiga politisk sak kvart valår. Dette er ei oppgåve som etter lov skal utførast og det står veldig klart kven som kan motta førehandsrøyster Definere kven som er teljekorps skanning Vi bør ved valet i 2015 skanne røystesetlane i stadenfor å manuelt telje dei. Det må då kjøpast inn ein godkjent skanner. Denne kan i ettertid nyttast av arkivet. Det må sjølvsagt undersøkjast om nokre av dei skannerane vi har kan nyttast til dette formålet. Innkjøp av skanner vert då finansiert ved innsparing av innleige teljekorps. Det ligg ikkje inne informasjon om krav til skanner på informasjonssida vi har vedrørande val. Ålesund kommune nyttar ein Cannon DR 950 C, desse ligg på rundt kr Eg har i dag snakka med IT og UniCom som er dei som leverer kopimakinar/skannerar vi har i dag. Dei meiner at vi kan nytte Ricoh Aficio MP C5502 som vi allereie har, men dette veit vi ikkje før informasjon om krav som vert stilt til skanner ligg føre. Teljekorpset bør maksimalt ha 4 personar der arkivansvarleg vert den som har ansvaret for skanninga. Valsekretariatet får ansvar for å definere dei andre personane. Dersom uhellet er ute og skanning av ein eller annan grunn ikkje er mogleg må valsekretariatet ha fullmakt til å kalle inn ekstra valmedarbeidarar. Godkjenning av førehandsrøystingar og prøving og godkjenning av røystesetlar vallova 10-1, 10-1a og 10-3 Utvalssak nr: Side: 4 av 6 Side24

25 Dette har vorte gjort av valssekretariatet utan at det har vorte fremma politisk sak eller er vedteke delegert til valsekretariatet. Vurdering og konklusjon: For å gi ei betre sikring av at prosedyrefeil ikkje er det som gjer at valresultatet vert underkjent er det viktig å ha klare grenser for kven som gjer kva i valgjennomføring. For at prosessane rundt valet skal gå smidig vert oppgåver som er klart beskrive i valloven delegert til valsekretariatet. Det vert definert eit valsekretariatet beståande av tilsette som har desse funksjonane: Leiar av servicetorg og politisk sekretariat Arkivansvarleg Formannskapssekretær Følgjande saker i høve valet vert delegert til valsekretariatet: Fritak frå medlem røystestyra og erstatning av desse jf. valloven 4-2 Arbeidet med listeforslag jf. vallova kap Utlegging av manntal til offentleg ettersyn, ajourføring av manntal og retting av manntal inkl. busette i utlandet jf. 2-4, 2-6 og 2-7 i vallova Tilgang til manntal jf. vallova 2-9 og valforskrifta 3 Bestilling og utsending av valkort jf. vallova 2-3 nr 3 og valforskrifta 22 Ev. utvida opningstid i Servicetorget for førehandsrøysting Oppnemne mottakarar av førehandsrøyster vallova 8-2 jf. valforskrifta 25a Definere kven som er teljekorps skanning Godkjenning av førehandsrøystingar og prøving og godkjenning av røystesetlar vallova 10-1, 10-1a og Godkjenning av røystingar og prøving og godkjenning av røystesetlar på valting vallova 10-2 og Dette vert gjort av røystestyra når dei set kryss i manntalet. Godkjenning av røystingar i særskilt omslag, framande røyster delegert til valsekretariatet Underrette dei valde representantane om valet og retten til å søkje fritak vallova Følgjande saker skal handsamast politisk: Kommunestyret Val av valstyre Avgjersle om det skal haldast val også søndag Godkjenning av valresultatet Valstyret Møteplan for valstyret fyrste møte med valstyret Godkjenning av vallister. (Frist 31. mars i valåret 6.1 i vallova), skal ut til offentleg ettersyn. Frist for tilbakekalling/godkjenning innan 1. juni. Offentleggjerast etterpå, klagerett. Val av røystestyre - delegert frå kommunestyret til valstyret 4.2 i vallova etter kvart kommuneval Ev. reduksjon i antal røystekrinsar må avgjerast før 31. mars valåret Røystetid og stad og opningstid på valdagen for dei ulike valkrinsane vallova kap. 9 Frist for søknad om ambulerande røysting Tid og stad for førehandsrøysting, helse- og sosialinstitusjonar er obligatoriske + der valstyret bestemmer at det skal vere mottak av førehandsrøyster. Framlegging av møtebok og godkjenning av valresultat førebels i valstyret, endeleg i det nye kommunestyret Utvalssak nr: Side: 5 av 6 Side25

26 Folkehelse konsekvensar: Ingen kjende Miljøkonsekvensar: Ingen kjende Økonomiske konsekvensar: Som skissert i saksframlegget Beredskapsmessige konsekvensar: Som skissert i saksframlegget Hareid, Anders Riise ordførar Helga Bøe-Grimstad leiar servicetorg og politisk sekretariat Utvalssak nr: Side: 6 av 6 Side26

27 RISIKO- OG SIKKERHEITSANALYSE Gjennomføring av val - stortings- og sametingsval - kommune- og fylkestingsval Helga Bøe-Grimstad - reviderast januar valåret og godkjennast av valstyret - Side27

28 Lav - Konsekvens - Høg OVERSIKT OVER MULEGE HENDINGAR Sannsyn = S, Konsekvens = K, Risiko = R. R = > 4 gir tiltak Nr. Uønska hending Beskriv hendinga S K R= 1. Valsekretariatet Kva skjer dersom medlemmar av valsekretariatet på kort varsel ikkje lenger kan delta. Tiltak S X K Gode nedskrivne rutiner / prosedyrar for valting 2. Nok ressursar/kompetanse tilgjengeleg 2. Bemanning Stort forfall av valmedarbeidarar ved førehandsrøystemottak eller valting. 3. Ueigna medarbeidarar Medarbeidarar som ikkje forstår viktigheita av oppgåva eller saboterar oppgåva 4. Brann Brann på rådhuset, i førehandsrøystemottak, vallokale eller tilstøytande rom. 5. Sentralt personell - IT Server nede grunna straumbrot eller liknande (både sentralt og lokalt) Brann i serverrom Delegert mynde til å oppnemne nye valmedarbeidar både ved førehandsrøysting og på sjølve valtingsdagen 2. Røysteleiar har delegert mynde til å oppnemne nye valmedarbeidarar God opplæring 2. Møte med valsekretariat, valstyre og 2 medlemmar av røystestyre (ein av desse skal vere leiar av røystestyret) før valdagen 3. Fjerne vedkommande frå arbeidsoppgåva, ev. dei til anna arbeid Røystestyreleiar må gjere seg kjend med brannrutiner og rømmingsvegar 2. Evakuering, sikre valurner og oppbevare dei forsvarleg 3. Varsle brannvesen 4. Varsle valsekretariatet. 5. Ev. avslutte røystegivinga og flytte til reservelokale (dette må definerast for kvar krins) Sentralt: 1. Avklare dette med leverandør av valsystemet Lokalt: 1. Rådhuset har naudstraumsaggregat 2. Backup server Nr. Uønska hending Beskriv hendinga Tiltak 6. Truande veljarar Utagerande veljar, både verbalt og fysisk Utagerande rusa veljar 7. Straumbrot valting eller førehandsrøysting 8. Materiell slik som manntall, røystesetlar, stempel m.m. RISIKOHANDTERING Valsystem ikkje tilgjengeleg og dermed ikkje elektronisk manntal og rapportering Materiell kjem på avvege, vert makulert eller sabotert på anna måte Begrens skadeomfanget 2. Prøv å ro ned den utagerande personen 3. Om dette ikkje går - tilkalle hjelp/ring politi om naudsynt 4. Stopp andre veljarar frå å kome inn i røystelokale Ta ut papir valkort, manntal og møtebok 2. Rapportere over telefon eller dagen etterpå 3. Rådhuset har naudstraumsaggregat Forsvarleg oppbevaring i røystelokala og ved sentralt lager 2. Sikker transport 3,4,5,8 1,2,7 6 Usannsynleg Mindre sannsynleg Muleg Sannsynleg/truleg Grad av sannsyn Side28

29 Sannsyn Vurdering Frekvens Grad av sikringstiltak 4 Sannsynleg Hendinga skjer ofte i valåret sikringstiltak er ikkje etablert krev små til normale ressursar av eigne medarbeidarar eller eksterne for at brot oppstår ikkje naudsynt med kjennskap til tiltaka 3 Muleg Hendinga skjer 1 gong per månad eller sjeldnare i sikringstiltak er ikkje fullt etablert i høve til tryggingsbehovet valåret sikringstiltaka fungerer ikkje etter hensikta eigne medarbeidarar treng berre små til normale ressursar for å omgå/ bryte tiltaka eksterne treng små/normale ressursar og normal kjennskap til tiltaka for å bryte dei 2 Mindre sannsynleg Hendinga skjer 1 gong per år eller sjeldnare, dei åra det sikringstiltak er etablert i høve til tryggingsbehovet er val sikringstiltaka fungerer etter hensikta eigne medarbeidarar treng små til normale ressursar og normal kjennskap til tiltaka for å bryte dei eksterne treng gode ressursar og god/ fullstendig kjennskap til tiltaka for å omgå/ bryte dei 1 Lita grad av sannsyn / Svært sjeldan, ein gong per 5. år eller sjeldnare, dei åra sikringstiltak er etablert i høve til tryggingsbehovet usannsynleg dert er val sikringstiltaka fungerer etter hensikta krev gode ressursar og godt kjennskap av eigne medarbeidarar for at brot kan oppstå eksterne kan ikkje omgå / bryte tiltaka Markering av ei hending i høve til sannsyn og konsekvens. Risiko skal handterast jamt og med regelmessig oppdatering av risikovurderinga. Leiar fylgjer opp og rapporterer identifiserte risiko. Raud risiko må eliminerast, bør avgrensast. Konsekvens Akseptabel risiko - Konsekvens Fokus: 4 Kritisk Hendinga kan føre til tap av liv eller vedvarande helsetap, eller kan medføre betydeleg og uoppretteleg økonomisk tap, eller kan føre til alvorleg tap av omdømme eller integritet som påverkar liv, helse eller økonomi 3 Alvorleg Hendinga kan føre til tap av helse, eller kan medføre uoppretteleg økonomisk tap, eller kan føre til alvorleg tap av omdømme og integritet. 2 Moderat Hendinga kan medføre betydeleg økonomisk tap men som kan gjenopprettast, eller kan føre til tap av omdømme eller integritet (eksempelvis kompromittering av opplysningar den registrerte kan oppfatte som krenkande, eller som andre kan gjøre nytte av). 1 Ubetydeleg Hendinga kan medføre økonomisk tap men som kan gjenopprettast, eller kan føre til tap av omdømme eller integritet (eksempelvis kompromittering av opplysningar den registrerte oppfattar som sårbare). Risiko = S x K ( Sannsyn x Konsekvens) Risiko > 4 krev vurdering av tiltak. I tabellen over, kan det vere tidsfaktor og/ eller grad av kva som går galt, som utgjer kva konsekvens dette får. Side29

30 Hareid kommune - internkontroll Rutine valting førehandsrøysting Dato: Versjon: 1.13 Side 1 av 10 VAL - FØREHANDSRØYSTING Innhald Val - førehandsrøysting... 1 Opplæring i mottak og registrering av førehandsrøyster... 2 Røysterett ved stortingsval... 2 Valloven Kapittel 2. Stemmerett og manntall... 2 Logg på... 2 Mottak av tidleg førehandsrøysting (gjeld servicetorget):... 5 Mottak av ordinære førehandsrøyster: :... 6 Veljar som har førehandsrøysta eller ikkje er innførd i manntal... 7 Hent ut blanke valkort frå systemet... 7 Kome tilbake til min side og bytte rolle... 9 Min side... 9 Bytt rolle Saksnr Løpenr. Klassering Avd / sakshandsamar Dato 2012/ / SET/ HBG Side30

31 Hareid kommune - internkontroll Rutine valting førehandsrøysting Dato: Versjon: 1.13 Side 2 av 10 OPPLÆRING I MOTTAK OG REGISTRERING AV FØREHANDSRØYSTER Sjå valhandbok som skal vere oppdatert med endringar i vallova med forskrift, den skal vere oppdatert med endringar som er gjort. NB: HUGS å logge deg UT, når du går frå PC. Påloggingsinformasjon: Hareid skal bruke MinID som pålogging. For å logge seg på Eva vil MinID, Buypass, Commfides og BankID fungere. Vi anbefaler at alle EVA-brukere læres opp til å bruke MinID i tillegg til eventuelt Buypass smartkort. MinID er gratis. Alle har MinID, eller kan registrere seg som bruker via Røysterett ved stortingsval Valloven Kapittel 2. Stemmerett og manntall 2-1. Stemmerett ved stortingsvalg (1) Stemmerett ved stortingsvalg har norske statsborgere som oppfyller følgende vilkår: a) vedkommende vil ha fylt 18 år innen utgangen av valgåret, Logg på b) vedkommende har ikke mistet stemmeretten etter Grunnloven 53 og c) vedkommende er, eller har noen gang vært, folkeregisterført som bosatt i Norge. (2) Ansatte i diplomatiet eller konsulatvesenet og deres husstand har stemmerett uavhengig av vilkåret i bokstav c. (3) For å utøve stemmeretten må velgeren være innført i manntallet i en kommune på valgdagen. Pålogging valportal EVA: Gå til høgremenyen og klikk på EVA (administrasjonssystem) Ved å gå til lenkene over vil du få opp dette bilde, trykk «gå videre» Saksnr Løpenr. Klassering Avd / sakshandsamar Dato 2012/ / SET/ HBG Side31

32 Hareid kommune - internkontroll Rutine valting førehandsrøysting Dato: Versjon: 1.13 Side 3 av 10 Du vil da få opp dette bildet, klikk på «MinID» Då får du opp dette bildet Saksnr Løpenr. Klassering Avd / sakshandsamar Dato 2012/ / SET/ HBG Side32

33 Hareid kommune - internkontroll Rutine valting førehandsrøysting Dato: Versjon: 1.13 Side 4 av 10 Legg inn fødselsnummer og passord og klikk neste og dette bilde kjem opp Du vil no motta ei kode på sms som du skal legge inn, då kjem du inn på valsida (på den reelle sida vil der ikkje stå opplæring eller trening), med det du har tilgong til av roller. Saksnr Løpenr. Klassering Avd / sakshandsamar Dato 2012/ / SET/ HBG Side33

34 Hareid kommune - internkontroll Rutine valting førehandsrøysting Dato: Versjon: 1.13 Side 5 av 10 Mottak av tidleg førehandsrøysting (gjeld servicetorget): Ordninga gjeld alle veljarar, sjølv om den i fyrste omgang er meint for dei som ikkje har høve til å førehandsrøyste innan den ordinære førehandsrøystinga ( ) eller på valdagen. Det er likevel ikkje krav om at veljaren må dokumentere at han eller ho ikkje har høve til å førehandsrøyste eller røyste på dagen. 1. Ta imot den røystande og be om å få sjå legitimasjon. Dersom vedkomande ikkje har legitimasjon, må du be vedkommande kome attende med dette. Det må vere legitimasjon med bilde og signatur. 2. Gi den røystande ein røystesetelkonvolutt, og vis veljar til røysteavlukket. Dersom veljar er blind/svaksynt, må veljar få låne ei brosjyre på blindeskrift. 3. Veljar røystar. For tidlegrøysting er røystesetelen kun merkt med partinamn, ikkje namn på listekandidatane. 4. Når veljar har røysta brettar han/ho røystesetelen sin, valmedarbeidar stemplar røystesettelen og veljar legg denne i røystekonvolutten og limer igjen. 5. Valmedarbeidar fyller ut eit blankt valkort frå legitimasjon og opplysningar frå veljar. 6. Valmedarbeidar legg valkort + røystesetelkonvolutt ned i ein omslagskonvolutt og limer igjen. 7. Veljar legg så omslagskonvolutten ned i førehandsurna og går frå valområdet. Veljarar frå andre kommunar skal og få tidlegrøyste, desse røystene vert fortløpande sendt til rett kommune. Dersom manntalet ikkje er klart når det blir røysta (eit elektronisk manntal skal vere klart til 1. juli og vil bli dagleg oppdatert), skal du som røystemottakar legge til grunn dei opplysningane som veljaren gir, og føre desse på valkortet. Det gjeld også opplysningar om kva kommune veljaren er manntalsført i. Husk å minne veljaren på at det er bustadkommune pr som avgjer kvar ein er manntalsført. Tidlegrøystene skal ikkje merkast spesielt. Saksnr Løpenr. Klassering Avd / sakshandsamar Dato 2012/ / SET/ HBG Side34

35 Hareid kommune - internkontroll Rutine valting førehandsrøysting Dato: Versjon: 1.13 Side 6 av 10 Røyster som høyrer til andre kommuner skal du fortløpande sende vidare. Bruk då ein ekstra konvolutt utpå omslagskonvolutten Mottak av ordinære førehandsrøyster: : 1. Ta imot den røystande og be om å få sjå legitimasjon og tilsendt valkort. Dersom du ikkje kjenner vedkomande, er legitimasjon påkrevd. Veljar utan legitimasjon må få melding om å kome attende med dette. Det må vere legitimasjon med bilde og signatur. Valkort er IKKJE gyldig som legitimasjon. 2. Vis veljar til røysteavlukket. Dersom veljar er blind/svaksynt må veljar få låne ei brosjyre på blindeskrift. 3. Veljar røystar. Veljar kan endre på røystesetel a. Kommuneval i. Personstemme til kandidat på lista, sett kryss før namnet ii. Personstemme til kandidatar på andre parti (slengarar) skriv namnet i eige felt b. Fylkestingval i. Personstemme til kandidat på lista, sett kryss før namnet c. Stortingsval i. Endre rekkjefølgja på kandidatane (ved å sette nummer i ruta til venstre) ii. Stryke namn (ved å sette eit kryss i ruta til høgre) 4. Veljar brettar røystesetelen sin 5. Valmedarbeidar loggar seg no inn i valsystemet og vel rolla «K4 forhåndstemmemottaker» - «servicetorget urne» Vel manuell registrering Då kjem det opp eit bilde der du kan velje å søke på manntalsnummer, fødselsnummer og avansert søk. Avansert søk gir desse vala Saksnr Løpenr. Klassering Avd / sakshandsamar Dato 2012/ / SET/ HBG Side35

36 Hareid kommune - internkontroll Rutine valting førehandsrøysting Dato: Versjon: 1.13 Side 7 av 10 Her kan du søke på andre kommuner også 6. Marker namnet til søkjar, då kjem det opp eit nytt vindu, her kan du også skrive ut valkort, klikk på «registrer stemmegiving» 7. Når dette er gjort stemplar valmedarbeidar røystesetelen, deretter legg veljar røystesetelen i urna. Veljar som har førehandsrøysta eller ikkje er innførd i manntal Då må de endre rolle til «K4 forhåndstemmemottaker» - «servicetorget konvolutt» Dersom ein veljar allereie har førehandsrøysta vil det kome fram melding om dette i websida når vedkommande vert henta frå manntalet eller førehandsregisteret. Dersom veljar ynskjer å gi ny førehandsrøyst bør protokollnummer påførast omslagskonvolutten før den vert lagt i urna. Dette for å kunne finne den igjen ved prøvinga av førehandsrøystinga. 1. Prosedyra vert den same fram til og med pkt Når dette er gjort stemplar valmedarbeidar røystesetelen, veljar legg den i ein røystesetelkonvolutt og limer igjen. 3. Valmedarbeidar legg røystesetelkonvolutten saman med valkortet i ein omslagskonvolutt. Valkortet skal signerast og daterast. Husk å lime igjen og påføre protokollnummer. 4. Deretter legg veljar røystesetelen i urna for konvoluttar. Hent ut blanke valkort frå systemet Logg inn Vel rolla «K4 forhåndstemmemottaker» - «servicetorget urne» og vel «tomt valgkort» Saksnr Løpenr. Klassering Avd / sakshandsamar Dato 2012/ / SET/ HBG Side36

37 Hareid kommune - internkontroll Rutine valting førehandsrøysting Dato: Versjon: 1.13 Side 8 av 10 Då kjem dette bildet opp: Saksnr Løpenr. Klassering Avd / sakshandsamar Dato 2012/ / SET/ HBG Side37

38 Hareid kommune - internkontroll Rutine valting førehandsrøysting Dato: Versjon: 1.13 Side 9 av 10 Marker fyrst Norge, så Møre og Romsdal og deretter Hareid. Trykk på velg nedst nede i høgre hjørne. Då kjem dette bildet opp Fyll inn rett data og «skriv ut» Kome tilbake til min side og bytte rolle Om du ikkje lenger veit kvar du er klikk på huset. Når du ynskjer å bytte rolle, klikk her Min side Ved å klikke på «Min side» kjem du tilbake til hovudsida til den rolla du har. No har eg rolla «K4 Forhåndsstemmemottaker» og då ser «Min side» slik ut Saksnr Løpenr. Klassering Avd / sakshandsamar Dato 2012/ / SET/ HBG Side38

39 Hareid kommune - internkontroll Rutine valting førehandsrøysting Dato: Versjon: 1.13 Side 10 av 10 Bytt rolle Om eg er usikker på kva rolle eg har og om det er den rette, klikk på «bytt rolle». Du får då opp ei oversikt over dine roller: Du kan også sjå kva rolle du har Saksnr Løpenr. Klassering Avd / sakshandsamar Dato 2012/ / SET/ HBG Side39

40 Innhold 1. Frammøte Røysteleiar sine oppgåver Tilrettelegging i vallokalet før valtinget opner... 2 Materiell til røystegjevinga i vallokalet Opning av valtinget Spesielle reglar... 3 Forbod mot valagitasjon i røystelokalet Røystelokalet - Sjølve røystegjevinga... 4 Anbefalt flyt i vallokalet... 4 Gangen i røystelokalet:... 4 Ettersyn/ajourhald av røysteavlukka... 4 Tilrettelegging... 4 Tilrettelegging for handikappa... 4 Framgangsmåten ved røysting i røystelokalet/fordeling av arbeidsoppgåvene... 5 Når veljaren røyster i eigen krins... 5 Framande røyster, når veljaren røyster utanfor eigen røystekrins Spesielle forhold... 5 Tøming av valurner i løpet av dagen... 5 Veljarar som har førehandsrøysta... 5 Veljarar som treng hjelp i samband med røystinga... 6 Røysting utanfor lokalet Om røystesetlar og endringar på dei... 6 Røystesetelen si utforming... 6 Veljaren har høve til å gjer endringar på røystesetelen:... 6 Til kommunestyrevalet:... 6 Til fylkestingsvalget:... 7 Til stortingsvalet: Avslutning av valdag Avslutning av valtinget... 7 Sikring og oppbevaring av valmateriell... 7 Innlevering av materiell etter avslutta valting... 7 I ein eigen pakke pakkar ein så:... 8 Fylgjande skal pakkast i eigen pakke som skal påførast denne teksten:... 8 Føring av røystestyreprotokollar... 8 Overføring av materiell til oppteljingslokalet godtgjersle Avklaringar Nyttige telefonnummer Røsytestyre sine medlemar og varmedlemar Røystekrinsinndeling...11 Oversikt over valkrinsar, vallokale og røystetidspunkt i Hareid kommune:...11 Oversikt over røyster i særskild omslag pr. krins...12 Side40

41 HAREID KOMMUNE 1. FRAMMØTE Det skal flaggast på vallokala frå kl og til lokala har stengt (seinast kl ) På valdagen møter røystestyret sin leiar og minst ein til frå røystestyret på Hareid rådhus kl. 08:30 for utlevering av materiell, om ikkje anna er spesielt avtalt. Orientering om reglar omkring røystinga og oppgåvene i vallokalet skal vere gitt i opplæringsmøte før sjølve valdagen. Røystestyret sin leiar bestemmer sjølv kor mange frå røystetyret som skal møte fram til utlevering av materiell. Det er nødvendig at de kjem i bil, då det er mykje materiell som skal fraktast til kvart vallokale. Leiar i røystestyret avtalar med dei andre medlemmane i røystestyra kva tid dei skal møte opp. Før opning av vallokala, må røystestyra sørgje for at vallokala blir gjort klar til røystinga. 2. RØYSTELEIAR SINE OPPGÅVER Røystestyret sin leiar må ha med mobiltelefon, eller sørgje for at minst ein av dei andre røystestyremedlemane har med seg mobiltelefon på valdagen, og at denne/disse er skrudd på (med lyd). Vallokala vert bestilt av valsekretær. Leiar av røystestyret er ansvarleg for å låne nøkkel. Husk å levere nøkkelen tilbake igjen etter at valdagen er over. Leiar av røystestyret er ansvarleg for å fordele og leie det praktiske arbeidet i vallokalet. Leiaren må sette seg grundig inn i oppgåvene til røystestyret og skal sjå til at oppgåvene blir utført i samsvar med lov, forskrift og instruks. Leiaren er ansvarleg for at røystestyret si møtebok blir ført, og at den blir underteikna av røystestyret sine medlemmar. 3. TILRETTELEGGING I VALLOKALET FØR VALTINGET OPNER Røystestyret i krinsane Bigset, Brandal og Hjørungavåg syter sjølve for at røysteavlukke med fortrekksgardin og med kassettar for røystesetlar og avkryssarbord og stolar er på plass i vallokale. På rådhuset vert dette ordna av vaktmeister og valsekretær. Røystestyret, under leiing av røystestyret sin leiar skal sørgje for at følgjande er klargjort før røystinga tek til: Ta med mobiltelefon og ha den på under heile valet. Sjå vedlagte telefonliste (Ta med eventuell bruk av eigen mobiltelefon på reiserekning etter valet) Kontrollér at plassering av røysteavlukke, bord og anna inventar er hensiktsmessig. Foreta eventuelle justeringar. I kvart røysteavlukke skal det vere montert kassettar for røystesetlar Heng opp lett synlege visningsplakatar. Legg røystesetlane for alle parti til valet ev. begge vala (ved kommune- og fylkestingsval) i røystesetelkassettane i røysteavlukka. Ikkje legg i så mange røystesetlar om gangen. Legg inn listene i alfabetisk rekkefølgje, kommunestyrevallistene for seg, og fylkestingsvallistene for seg (ved kommune- og fylkestingsval). Som siste liste skal det leggast inn ein bunke blanke røystesetlar, altså utan noko partinamn på. Det skal regelmessig kontrollere at røystesetlane ikkje er blanda og at det er lagt ut tilstrekkeleg av kvar liste. NB! Det er svært viktig at alt røystemateriell står slik at det heile tida er under full oversikt av røystestyret sine medlemmar og ikkje kan kome i hendene på uvedkommande. Dette gjeld heilt spesielt valurna som er i bruk, dei urnene som eventuelt er fulle, avkryssingsmanntalet og valstempelet. Handbok og instruks for røystestyra i Hareid 2013 Side 2 av 12 Side41

42 HAREID KOMMUNE Materiell til røystegjevinga i vallokalet Røystestyret skal kontrollere at følgjande materiell er tilgjengeleg i vallokalet før røystinga tek til: Røystesetlar til samtlege parti og blanke setlar Møtebok for røystestyret Valstempel for stempling av røystesetlar (og påfyllingsblekk) Plomberingsutstyr og utstyr til innpakning Avkryssingsmanntal Brune røystesetelkonvoluttar med riksvåpen til framande røyster og velgara som ikkje står i manntalet (Forskriftens 31). Omslagskonvoluttar til særskilt omslag. Valurner og røysteavlukke med røystesetelkurver og merke i blindeskrift/store bokstavar, og naudsynt informasjon inne i avlukka. Røystesetelsett for røysting utanfor lokalet. Pennar til bruk i røysteavlukka. (NB! Pennane må vere SVARTE) Blå pennar til bruk i avkrysningsmanntalet. Valloven, valforskrifta og handbok for røystestyret Skilt - ute 4. OPNING AV VALTINGET Dørene opnar presis på angitt tidspunkt. Det er ikkje lenger erklæring for opning av valtinget, men det bør gjerast høgtidsamt. Leiaren opnar valtinget ved å seie: Klokka er Valtinget i.krins er no offisielt opna. Velkomen til valting. I opningstida skal vallokalet være opent heile tida. 5. SPESIELLE REGLAR Forbod mot valagitasjon i røystelokalet Vallova 9-4 fyrste ledd, slår fast at det er forbode å drive valagitasjon i røystelokalet, eller dei roma veljaren må passere for å kome fram til røystelokalet. Forbodet inneber at det ikkje er tillate å drive valkamp i form av stands eller liknande. Det femner både munnlege og skriftlege meiningsytringar, som å setje opp oppslag eller å dele ut brosjyrar. Medlemmer av røystestyret og valfunksjonærar må til dømes ikkje ha jakkemerke (pins) og liknande som har politisk innhald. Loddsal, innsamlingar og liknande som kan forstyrre valavviklinga, er også forbode i røystelokalet og dei roma veljaren må passere for å kome inn i vallokalet. Vallova 9-4 tredje ledd, peikar på at leiar for røystestyret kan om naudsynt vise bort personar som oppfører seg i strid med dei forboda som er nemnde over. Vallova 9-4 fyrste ledd, inneheld også reglar om at det i røystelokalet og dei rom veljar må passere for å kome inn i røystelokalet, ikkje er tillate å gjennomføre t.d veljarundersøkingar eller liknande utspørjing av veljarane. Det må ikkje gis opplysningar til uvedkommande, medrekna pressa, om forbruket av dei ulike listene sine røystesetlar. Handbok og instruks for røystestyra i Hareid 2013 Side 3 av 12 Side42

43 HAREID KOMMUNE 6. RØYSTELOKALET - SJØLVE RØYSTEGJEVINGA Det er viktig at veljarane vert motteke på en skikkeleg måte og vert leda naturleg gjennom lokalet, og at dei går ut av lokalet når stemme er gitt. Det skal vere minst ein valfunksjonær tilgjengeleg ved inngangen for å rettleie publikum Anbefalt flyt i vallokalet 1. Veljar finn oppslag som gir rettleiing om korleis røystinga går føre seg. 2. Veljar vert møtt av ein representant for røystestyre og vist til ledig røysteavlukke 3. Veljar vert kryssa av i manntalet. NB! Det skal visast legitimasjon 4. Røystesetelen(-ane) vert stempla 5. Røystesetelen(-ane) vert lagt i urna 6. Veljar går frå lokalet Gangen i røystelokalet: NB; Framand røystesetel stemplast, leggast i røystesetelkonvolutt og i ein eigen omslagskonvolutt. Desse skal IKKJE i valurna, men i samlekonvolutt. Ettersyn/ajourhald av røysteavlukka Eit eller fleire av medlemane i røystestyra bør: Forvisse seg om at alle listene som stiller til val til ei kvar tid fins i avlukket Supplere dersom det minkar mykje fyll på slik at det er stort sett like mange eks. til ei kvar av dei ulike listene Ta ut ting som har blitt lagt att i avlukket avlukket skal til ei kvar tid vere ryddig Sjekk att røystesetlane ligg på rett plass vi ser at røystesetlane av og til vert blanda Det er forbode å opplyse nokon om forbruket av røystesetlar Tilrettelegging Tilrettelegging for handikappa Vallokala skal i den grad det er muleg tilretteleggast for handikappa. Minst eit av røysteavlukka skal vere tilrettelagt for handikapa, slik at disse kan stemme utan å måtte be om hjelp. Listekassettane skal merkast med blindeskrift. Ver nøye med å sjå til at listene vert lagt korrekt i samsvar med merkinga. For rullestolbrukara som ikkje når opp til listekassettane inne i avlukket, kan det: leggast lister ut på eit skjerma bord, eller Handbok og instruks for røystestyra i Hareid 2013 Side 4 av 12 Side43