INNKALLING. til. Årsmøte i Hytteforeningen Grend 2 - Idsal 2011

Transkript

1 INNKALLING til Årsmøte i Hytteforeningen Grend 2 - Idsal 2011 Dato: Lørdag 28. mai 2010 kl. 15:00 med påfølgende sommerfest Sted: Småbåthavnen i Grend 2 Saksliste iflg. vedtektene av 15. mai 2004 a. Valg av møteleder og to medlemmer til å underskrive protokollen b. Styrets beretning c. Årsregnskap med revisors beretning d. Styrets forslag til arbeidsprogram og budsjett for neste år e. Fastsettelse av kontingent f. Innkomne forslag g. Valg h. Eventuelt Til informasjon minnes om følgende fra vedtektene: Vedr. årsmøteprotokollen: Årsmøteprotokollen underskrives av møteleder og to medlemmer valgt på årsmøtet. Utskrift av protokollen sendes samtlige medlemmer. Vedr. avstemming: Alle saker avgjøres ved alminnelig flertall blant møtende medlemmer med mindre annet er bestemt (jfr. 7 og 8). Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Vedr.pkt. f) - Innkomne forslag: Forslag må framsettes ovenfor styret innne 1. februar. Vedr. pkt. g) Eventuelt: Det kan ikke fattes beslutning av økonomisk art i saker som tas opp under dette punkt med mindre samtlige medlemmer er tilstede. Side: 1 av 8

2 Sak a) Valg av møteleder og to medlemmer til å underskrive protokollen To medlemmer foreslås ved møtets åpning, dvs. NN1 og NN2. Forslag til vedtak. De foreslåtte kandidatene godkjennes. Sak b) Styrets beretning Det er arbeidet med følgende saker i 2010/2011: b1) Arealøkning fra 80 til 90 m 2 Hytteforeningens søknad om endring av reguleringsplanen for området for økning av største tillate hytteareal for eksisterende og nye hytter opp til 90 m 2 ble endelig vedtatt av Strand kommune sommeren Alle hytteeiere har mottat brev om vedtaket fra kommunen. Hytteeiere som ønsker utvidelse må nå søke kommunen om byggetillatelse på vanlig måte i medhold av endringsvedtaket. Saken ble gjennomført godt innenfor de økonomiske rammene som ble vedtatt på årsmøtet i b2) Tilrettelegging i havnen Strand kommune godkjente på forsommeren 2010 hytteforeningens søknad om tilrettelegging i havnen for fritidsbruk, slik som tidligere forelagt og godkjent av grunneier og hytteeiere. Arbeidene startet høsten 2010 med rydding og sprengning inntil vinterværet satte en stopper. Arbeidene ble tatt opp igjen i mars 2011 og ble stort sett avsluttet ved utgangen av mai. Planene ble noe justert under arbeidets gang ettersom noen uforutsette forhold og nye muligheter oppsto: Sprengning av de tre store steinene krevde mer arbeid enn forutsatt ved at mengde stein og deponering av overskuddsmasse ble en utfordring på flere vis. Minigraver med kyndig operatør var engasjert, men tilleggsarbeider medførte høyere sluttkostnad enn forutsatt. Overskuddsmassen ble i stor grad lagt i plenen i havnen, som dermed ble utvidet i areal og hevet ift. sjøen, noe som har gitt langt bedre motstandsevne mot bølger. En vannledning ble lagt ned til havnen for spyling av båter, fiskebruk og fangst. En enkel bu er oppført i vestre ende av terrassen mot fjellet for beskyttelse og lagring av felles grill og tilhørende utstyr. Terrassen er har fått et øvre plan i bakkant mot fjellet i østre ende og dermed noe øket areal. Det er styrets oppfatning at alle nevnte justeringene har bidratt til at det endelig resultatet er blitt vesentlig bedre enn opprinnelig forventet og for en rimelig tilleggskostnad. Alle justeringer er avtalt i samråd med grunneier, som har vært meget positiv hele tiden. Det er Side: 2 av 8

3 foretatt flere befaringer i havnen med grunneier senest 8. mai, hvor grunneier gjentok sin positive holdning til prosjektet og resultatet. Styret er fornøyd med oppmøte og innsats fra hytteeierne i arbeidsøktene som er gjennomført og med resultatene som er oppnådd. Arbeidet har gått svært greit og uten uhell av noe slag. Styret takker alle som har bidratt! Som antydet over, har prosjektet blitt noe dyrere enn forutsatt da saken ble diskutert og godkjent på årsmøtet i Samlet kostnad er nå kr 72,000, som er noe over den vedtatte budsjettrammen. b3) Vanntilførsel Prosjektet med forsterkning av vanntilførselssystemet i hyttefeltet med installsjon av buffertank ble avsluttet tidlig på høsten Resultatet later til å være godt og som forventet iht. vedtak fattet på årsmøtet i Prosjektet er blitt gjennomført innenfor budsjettrammene som ble vedtatt på årsmøtet i Det har vært noen frostproblemer i vannledningene i løpet av vinteren 2010/2011, som etter styrets egne undersøkelser, samtaler med noen av hytteeierne og konsultasjon med utbygger, rørlegger og elektriker etter all sannsynlighet skyldes at noen hytteeiere ikke har hatt strøm i varmekabel inn til egen hytte. Det er ikke funnet noen feil på anlegget. Slike frostproblemer har vi erfart år om annet siden feltet ble bygget. Det er en kjedelig sak, som skyldes lite hensiktsmessig utforming av selve vannledningsnettet og opplegg av varmekabler: Som nevnt ved tidligere anledninger, kan en hytteeier som ikke ikke har strøm påsatt på egen vannledning også stenge for andre nærliggende hytter om frosten setter inn. Styret vil derfor fortsette å minne hytteeierne om nødvendigheten av å sørge for at varmekabelen i vannledning inn til egen hytte er påsatt i vinterhalvåret. Ved ett tilfelle hadde jordfeilbryteren i en hytte slått ut (av ukjent årsak) med resultat at all strøm på hytten forsvant. Det forårsaket umiddelbart frosne rør og bortfall av vann på egen hytte og minst en av nabohyttene. Det hele ordnet seg i løpet av få timer etter at jordfeilbryteren igjen var slått på. b4) Oppgradering av stier Noen stier er gruset opp og forbedret/reparert i løpet av året. b5) Utriggere i havnen Disse skulle vært ettersett og rensket i løpet av høsten. b6) Kvisthauger Noen kvisthauger samlet før vinteren 2009/2010 skulle vært fjernet. b7) Adkomst til sjøen mellom Fadnes og Vågen Anlegging av en ca. 40 cm bred og 3-4 m lang sti ved hjelp av sviller over myren mellom Fadnes og Vågen for å lette adkomst til sjøen ble gjennomført og avsluttet sommeren Side: 3 av 8

4 b8) Trapp i sør/vest langs sjøen Det gjenstår noe arbeid, som vil bli lagt inn i programmet for dugnad våren b9) Annet Styret har fortsatt sin gode dialog med grunneier, som har vist stor imøtekommenhet. Styret vil likevel igjen minne om at alle kan bidra i at det fortsetter slik, som for eksempel ved å respektere gjeldende regler for bruk av tomteareal og forvaltning av vegetasjon rundt hyttene. Jfr. reguleringsplanen og festekontrakten. Grunneier minner stadig om at geiterams blir fjernet umiddelbart, da planten er å anse som skadevekst med stor evne til å spre seg raskt til fortrengsel for annen og mer velkommen vegetasjon. Likeså minner grunneier om brannfare og advarer mot bråte- og bålbrenning! Vårdugnaden, dvs. rydding av hytteområdet, ble avhold 7. mai med hovedvekt på rydding og avslutning av arbeidene i havnen. Representanter fra seks hytter deltok. b10) Styre og styremøter Styremedlemmene Lars Mølster (også kasserer) og Rune Kvernberg (også styreleder) fratrer etter tre års innsats. Forslag til nye styremedlemmer foreligger. Det er avholdt i alt tre formelle styremøter, dvs. ett i 2010 og to i 2011 fram til 30. april. Det har i tillegg til tider vært hyppig kommunikasjon mellom styremedlemmene via telefon og e- post samt på hyttefeltet for å følge opp aktuelle saker. Side: 4 av 8

5 Sak c) - Årsregnskap med revisors beretning REGNSKAP 2010 Resultat Kontingent ,00 Drift - strøm ,00 - vedlikehold pumpehuset ,00 - leie treplattting/grillplass ,00 - annet ,50 Sum drift og vedlikehold ,50 Prosjekter - reguleringsplan ,00 - platting ,00 - vanntank ,00 Sum prosjekter ,00 Renter og omkostninger 16,24 Perioden resultat 8 681,74 Eiendeler og gjeld Kasse/Bank ,73 Sum eiendeler ,73 Gjeld og egenkapital Egenkapital ,73 Gjeld ,00 Sum innskudd og gjeld ,73 Stavanger, 8 mai 2011 Rune Kvernberg Geir Øy Per Henriksen Lars Mølster Styrets leder Styremedlem Styremedlem Kasserer Revisor beretning regnskap for 2010: Jeg har gjennomgått regnskapet for Velforeningen Idsal Grend 2 for Regnskapet gir etter min menig på en god måte utrykk for foreningens drift i Jeg anbefaler årsmøtet å godkjenne regnskapet slik det foreligger. Med vennlig hilsen, Tore Medhus Årsregnskapet for 2010 godkjennes. Side: 5 av 8

6 Sak d) - Styrets forslag til arbeidsprogram og budsjett for neste år Arbeidsprogram: d1) Tilrettelegging i havnen Det vil være behov for litt etterjustering av arbeidene i havnen som en del av naturlig oppfølging og vedlikehold. Arbeidet forutsettes ivaretatt ifm. framtidige dugnader. d2) Oppfølging av planene for Grend 3 Styret må følge opp planene for å ivareta hytteeirenes interesser gjennom fortsatt kontakt med utbygger Vest Eiendomsforvaltning AS ved Atle Seljeskog. Se orientering under Sak h Annet. Arbeidsprogrammet for 2011/2012 godkjennes. Budsjett: Budsjett 2011 Budsjett 11 Inntekter Drift og vedlikehold - strøm vedlikehold pumpehuset leie treplattting/grillplass annet Sum drift Prosjekter - treplatting møbler grillplass annet Sum prosjekter Periodens resultat Likviditet IB Periodens resultat UB Side: 6 av 8

7 Budsjettetforslaget for 201/2012 godkjennes. Sak e) Fastsettelse av kontingent Kontingenen består av en del som skal dekke drift av hyttefeltet, slik som fastsatt på årsmøtet i 2010 til kr 1500 per hytte. I tillegg kommer kostnader knyttet til prosjekter. Basert på budsjettet for 2011, foreslår styret at den samlede kontingenten settes til kr per hytte og kr 800 per hytte for de to hyttene med båtplass i Grend 1. Kontingenten for 2011 skal være kr per hytte. Kontingenten for de to hyttene med båtplass i Grend 1 skal være til kr 800 per hytte. Sak f) Innkomne forslag f1) Funksjonstid for styremedlemmer Styret fremmer forslag om endring i vedtektenes paragraf d Valg ved at funksjonstiden for styrets medlemmer endres til tre år for å sikre kontinuitet og langsiktighet bedre. Vedtektenes paragraf d Valg endres til følgende tekst: Valgene skjer for tre år og det tilstrebes kontinuitet i styret ved at maksimalt to medlemmer skiftes ut per år. f2) Andre forslag Ingen andre forslag er mottatt. Sak g) Valg To av styremedlemmene er på valg ettersom Lars Mølster og Rune Kvernberg trer ut etter tre års funksjonstid. Styret har følgende forslag til nye styremedlemmer, som begge har bekreftet sin villighet: Mette Grøtteland Rigmor Haave Styrets forslag til nye styremedlemmer godkjennes. Side: 7 av 8

8 Sak h) Eventuelt h1) Orientering om Grend 3 Representanter for styret, dvs. Per Henriksen og Rune Kvernberg, møtte utbygger, dvs. Vest Eiendomsforvaltning AS ved Atle Seljeskog, 27. januar 2010 for å få ny oppdatering av status og muligheter for Grend 2 i forbindelse med en sannsynlig etablering av Grend 3. Jfr. tidligere orientering om beliggenhet og tilknyttede forhold. Nedenfor følger kopi av hovedinnholdet i e-post sendt utbygger i etterkant av møtet, dvs. 28. januar 2011: Saken tas til etterretning og følges opp av styret. Stavanger, 12. mai 2011 For styret i Idsal Hytteforening Grend 2 R. Kvernberg Rune Kvernberg Styreleder Side: 8 av 8