Visma Enterprise Fakturering. Versjon Grunnkurs

Transkript

1 Visma Enterprise Fakturering Versjon 2016 Grunnkurs

2 II Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

3 Kurs fra Visma Unique Visma Unique sin opplæringsvirksomhet har som mål å gi deg muligheten for en systematisk og grundig systemopplæring som du kan videreføre og utvikle gjennom kurs på ulike nivåer. Grunnleggende kunnskaper formidlet gjennom våre kurs vil være den beste garanti for en god start som bruker av Visma Unique sine program. Vi er fleksible på tid, sted og tema og vil gjøre vårt ytterste for å imøtekomme ditt behov. Vi arbeider kontinuerlig med å videreutvikle og forbedre konseptet rundt opplæring slik at vi kan tilby kvalitetskurs med innhold som skal gi den beste kompetansen på programvare levert av Visma Unique. Undervisningsformer Vi tilbyr følgende former for opplæring Bedriftsintern opplæring med fokus på kundens behov og rutiner Standard kurs i Visma Unique sine produkter i henhold til halvårig kursplan elæring. Interaktiv opplæring via web. Våre instruktører Vi har dyktige instruktører som alle har yrkeserfaring op spesialkompetanse innen sine fagfelt. Praktiske opplysninger Standardkurs gjennomføres i våre lokaler i Oslo, Bergen, Stavanger og Trondheim. I Oslo ligger lokalene på Skøyen. Du kan enklest finne oversikt over våre standardkurs ved å gå inn på vår nettside Her vil du finne kursoversikt for de tre nærmeste månedene, med beskrivelse av hver enkelt kurs. Du kan også melde deg på kurs direkte fra websiden. For bestilling av bedriftsinterne kurs kan du kontakte vårt prosjektkontor via e-post (prosjektkontor@visma.no) eller via telefon ( ). Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs III

4 Innhold INNLEDNING... 1 SYSTEMOVERSIKT... 1 DIREKTE FAKTURERING... 2 REGISTRERING AV FAKTURA... 2 OVERFØRING AV BILAG TIL ENTERPRISE ØKONOMI TILFELDIG OPPDRAG REGISTRERING AV FAKTURAGRUNNLAG Registering pr kunde Masseregistrering INNLESING EKSTERNE FAKTURAGRUNNLAG Vedlikehold av koder for eksterne systemer Filformater for innlesning av fakturagrunnlag fra forsystem Innlesing av eksterne fakturagrunnlag FAKTURERING AV TILFELDIG OPPDRAG DISTRIBUSJON AV FAKTURA Kontroll ved fakturering FASTE OPPDRAG REGISTRERING FAKTURAGRUNNLAG Fakturagrunnlag pr kunde Masseregistrering FAKTURERING AV FASTE OPPDRAG DISTRIBUSJON AV FAKTURAER FASTE OPPDRAG KOMMUNALE GEBYR PRINSIPPET FOR KOMMUNALE GEBYR VEDLIKEHOLD KOMMUNALE GEBYRER Registrere bygning: Registrere fakturagrunnlag: Eierskifte Import av fakturagrunnlag fra forsystem Registrering av vannmålere Oversikt over vannmålere pr. bygning VANNMÅLERE GENERELT Alternativ A Alternativ B Alternativ C REGISTRERING AV KOMMUNALE EIENDOMSGEBYR PR KUNDE IV Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

5 FAKTURERING KOMMUNALE GEBYR...96 Fanen fakturainformasjon:...99 Fakturering enkeltfaktura: Fakturering omfakturering av kreditert faktura: DISTRIBUSJON AV FAKTURAER FOR KOMMUNALE EIENDOMSGEBYR ANNULLERING AV EN FAKTURERT TERMIN VEDLEGG 1 - REGISTRERING AV UTENLANDSK POSTSTED FOR EN KUNDE VEDLEGG 2 - FUNKSJONSTASTER TIL BRUK I SYSTEMET VEDLEGG 3 - ZOOMBILDER Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs V

6

7 INNLEDNING Systemoversikt Dette kurshefte omfatter følgende tema: Direkte fakturering: Direkteregistrering av engangsgrunnlag Tilfeldig faktura: Registrering fakturagrunnlag Fakturagrunnlag fra forsystem Fakturering og fakturadistribusjon Faste oppdrag: Registrering fakturagrunnlag Fakturering og fakturadistribusjon Kommunale eiendomsgebyr: Registrering bygninger,eiendommer Eierskifte Fakturagrunnlag, vannmålere Fakturagrunnlag fra forsystem Fakturering og fakturadistibusjon Annullering Systemets grunndata, vedlikehold av formular samt integrasjon mot Visma Enterprise Økonomi er beskrevet i egne kurshefter. Vedlegg 1: Registrering av utenlandske adresser. Vedlegg 2: Funksjonstaster til bruk i systemet. Vedlegg 3: Søkefunksjonalitet i zoombilder Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 1

8 DIREKTE FAKTURERING Direkte fakturering er en faktureringsmåte som benyttes i hovedsak dersom fakturagrunnlaget er et resultat av utførte tjenester som er registrert i forsystemet DVPro. Denne måten å fakturere på medfører at fakturaen blir direkte overført til Økonomi. Faktureringsmetoden kan også benyttes til fakturering av enkeltfaktura. For eksempel i de tilfeller du ønsker å fakturere en kunde en gang og at fakturagrunnlaget slettes etter fakturering. Skal kunden faktureres mer senere, må nytt fakturagrunnlag registreres. Fakturagrunnlag faktureres pr. oppdragsgiver, det vil si at dersom en kunde har fakturagrunnlag knyttet til flere oppdragsgivere, vil det bli produsert en faktura pr oppdragsgiver pr kunde. I rapporten som foretar selve faktureringen, blir det produsert et bilag direkte i Visma Enterprise Økonomi som både reskontrofører og inntektsfører kjøringen samt produserer en fakturajournal. Emne Menyvalg Kommentar Tidsramme Direkte registrering av fakturagrunnlag med overføring av bilag til Økonomi, og produksjon av faktura. Direkte fakturering Registrering av faktura Før du får opp selve registreringsbildet, må du velge aktuell oppdragsgiver. Du får derfor opp søkebildet for oppdragsgiver: 2 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

9 Zoombilde mot oppdragsgiver Velg ønsket oppdragsgiver og du kommer inn i registreringsbildet hvor sist produserte faktura for aktuelle oppdragsgiver vil vises: Registreringsbilde for direkte fakturering/ fane fakturagrunnlag Når du skal registrere en faktura direkte, starter du med å klikke på knappen <Ny>. Skjermbildet blir da utfylt som vist nedenfor. Fakturanummer tildeles fra oppdragsgiverregisteret og faktura får status Under arbeid. Gå deretter til felt for reskontronummer og velg kunde. I bildet blir en del felt fylt ut med forslag fra hhv oppdragsgiver og kundereskontro. De fleste av disse felt kan overstyres. Det er også noe tilleggsinformasjon i egne faner. Registrering av selve fakturalinjene er tilsvarende registrering av fakturagrunnlag for tilfeldig faktura. Nedenfor har vi beskrevet de enkelte felt linje for linje i skjermbildet: Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 3

10 Registreringsbilde for direkte fakturering- fane Betaler/ Leveringsadresse Registreringsbilde for direkte fakturering - fane Fakturainformasjon 4 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

11 Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 5

12 Feltnavn Feltinnhold Felt låst for Fakturahode registrering Oppdragsgiver nummer Oppdragsgiver navn Fakturanummer Status Reskontrotype, kode Reskontrotype, navn Fakturadato Forfallsdato Reskontronr Kundenr Ekst. System Ekst. System, navn Fakturatype Angi oppdragsgivernummer for det området du skal fakturere for. Zoom mot lovlige oppdragsgivere. Oppdragsgivers navn. Tildeles automatisk fra oppdragsgiver med knappen Ny. Skal du jobbe videre med en faktura som er under arbeid, kan du taste inn nummeret for denne. Ved nyregistrering av faktura får faktura status Under arbeid, se oversikt over status senere i denne beskrivelsen. Reskontrotypen hentes fra oppdragsgiveren. Reskontrotypen hentes fra oppdragsgiveren. Fylles ut med dagens dato, zoom mot kalender. Fylles ut med dato 30 dager fram evt. med andre betingelser registrert på oppdragsgiver. Kan overstyres, zoom mot kalender. Kundens reskontronummer. Du kan enten registrere et kjent nummer eller foreta zoom mot kunderegisteret. Kundens person- eller organisasjonsnummer. Dersom dette nummeret er kjent kan du hoppe over reskontronummer og taste inn dette direkte. Systemkode, må registreres dersom du vil registrere ordrenummer (saksnummer). Zoom mot gyldige koder Betegnelse på det valgte system. Felt for å bestemme hvordan faktura skal presenteres. Standard forslag er Blankett. Alternativer er AvtaleGiro, efaktura og Internfaktura. Det er kontroll mot fullmaktsregister slik at du kun får opp alternativene for AvtaleGiro eller efaktura dersom den valgte kunde har inngått avtale for det. X X X X 6 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

13 Ordrenr Varegruppe Felt for ordrenummer (saksnr.), brukes i kombinasjon med felt for systemkode. Varegruppe for AvtaleGiro som er registrert på oppdragsgiver. Dersom kunde har fullmakt for andre varegrupper, kan du overstyre faktura med en av disse. Vær oppmerksom på du kun kan registrere fakturalinjer som har tilsvarende varegruppe knyttet til seg. Varegruppe, navn Navn på valgt varegruppe. X Navn Navn på valgt reskontro. X Adresselinje 1 Adresselinje 1 for valgt reskontro. X Adresselinje 2 Adresselinje 2 for valgt reskontro. X Vår ref. Vår referanse, fylles automatisk ut med navn fra den referansereskontro som er knyttet til oppdragsgiver og er merket som hovedreferanse. Zoom mot registrerte kontakter, alternativt kan feltet overstyres med egen tekst. Postnummer Postnummer for valgt reskontro. X Poststed Poststed for valgt reskontro X Selger Distribusjonskanal Elektronisk adresse Telefonnummer Telefaxnr Deres ordrenr Epost Frifelt hvor en kan registrere med navn på selger. Hvordan fakturaen er distribuert, blankett, internfaktura, Visma aksesspunkt, annen meldingssentral osv. Elektronisk adresse ved EHF faktura Telefonnummer, fylles automatisk ut med telefonnummer fra den referansereskontro som er knyttet til oppdragsgiver og er merket som hovedreferanse. Kan overstyres. Telefaxnummer, fylles automatisk ut med telefaxnummer fra den referansereskontro som er knyttet til oppdragsgiver og er merket som hovedreferanse. Kan overstyres. Frifelt som kan fylles ut med kundens ordrenummer, bestillingsnummer eller rekvisisjonsnummer. Epostadresse, fylles automatisk ut med epostadresse fra den referansereskontro som er knyttet til oppdragsgiver og er merket som hovedreferanse. Kan overstyres. x x Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 7

14 Profil Deres ref Deres referanse, fylles automatisk ut med navnet fra kundens hovedreferanse. Kan overstyres. Fane Fakturagrunnlag Varenr Varenummer, zoom mot vareregister. Varenavn Varens navn. X Løpenr Grunnlag Pris Løpenummer for varenummeret innen samme faktura. Tildeles automatisk. Antall enheter du ønsker å fakturere. Varens pris fra vareregister, kan overstyres. Netto beløp Grunnlag * pris eks. mva X Brutto beløp Grunnlag * pris inkl. mva X Fritekst Eventuell fritekst knyttet til fakturalinje. Dersom du har behov for å registrere flere fritekstlinjer, kan du klikke på knappen Fritekst for å kalle opp hjelpebilde for registrering av flere fritekster. Felt betinget av systemkode = EH eller DV (gjelder faktura generert fra ehandel eller DVPro) Art.nr Artikkelnummer fra ehandel / DVPro. Artikkelnavn Navn på artikkel i atrikkelregister. X Enhet Enhet på artikkel. X Kostpris Eventuell kostpris, hentet fra ordre i ehandel/dvpro. X Rabattbeløp Eventuell rabatt, hentet fra ordre i ehandel/dvpro. X Rabattprosent Eventuell rabattprosent, hentet fra ordre i ehandel/dvpro. Fane Betaler / leveringsadresse X Betalers navn Eventuell betalingsadresse knyttet til kunde / oppdragsgiver X Leveringsadresse Eventuell leveringsadresse du ønsker å registrere mot faktura. Fane Fakturainformasjon Gårds- og Dersom fakturaen gjelder kommunale 8 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

15 bruksnr. eiendomsgebyrer, dvs dersom du benytter den oppdragsgiver som vanligvis benyttes til kommunale eiendomsgebyr er det obligatorisk at du registrerer det gårds og bruksnummer faktura skal knyttes til. Zoom mot eiendomsregister. Bygning Navn på valgt bygning. X Skal ikke innberettes Avkrysningsfelt hvor du kan merke en faktura for barnehage / sfo at den ikke skal innberettes til skattedirektoratet i forbindelse med fradragsrett for pass og stell av barn. Knapper i skjermbildet Navn på knapp Betydning Knapper knyttet til fakturahode Ny Overfør til Økonomi Vedlegg Notater Benyttes når du skal registrere en ny faktura, denne oppretter faktura på valgt oppdragsgiver og tildeler neste ledige fakturanummer. Fyller også ut en del felt ut fra hva som er registrert på oppdragsgiveren. Denne knappen blir kun vist når faktura har status Klar for overføring til Økonomi. Knappen kaller opp rapport som overfører faktura til økonomi. Denne rapporten er beskrevet i et eget punkt. Fra knappen kan vedlegg du se hvor mange vedlegg som er knyttet til aktuell faktura. Trykker du på knappen kan du vise vedlegg, laste opp nye og slette. Vedlegget som ikke er merket som eksterne er kun knyttet til faktura i Enterprise og kommer ikke med som vedlegg ut sammen med fakturaen. I tilknytning til EHF-faktura kan hake av vedlegget for ekstern dersom du ønsker at vedlegget skal følge med EHF-fakturaen ut til kunde. Det er kun vedlegg av type pdf, jpeg, jpg, txt, gif,tiff, som kan benyttes som eksterne vedlegg. Fra knappen kan du hente opp reskontronotater som ligger på kunden. Knapper knyttet til fane Fakturagrunnlag Internkontering Kontering Bruk varekontering Fritekst Slett Knappen henter opp skjermbilde for å vise kontering på internfaktura hvor kontering er registrert. Dette gjelder fortrinnsvis for faktura fra ehandel og DVPro. Knappen kaller opp konteringsbilde hvor du kan overstyre varens faste inntektskontering. Denne knappen sletter evt. overstyrt inntektskontering for den grunnlagslinje markøren står på. Kaller opp hjelpebilde for å registrere flere fritekstlinjer pr. varelinje. Sletter den fakturalinje markøren står på. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 9

16 Knapper knyttet til fane Betaler /Leveringsadresse Betalingsadresse Kaller opp hjelpebilde for vedlikehold av betalingsadresse for kunden. Knappen er inaktiv dersom det ikke er registrert betalingsadresse på kunden. Statusfelt Hva som skal skje videre med en faktura, er avhengig av hvilken status den har, hvor langt du har kommet i faktureringsprosessen. Du velger status fra listeknappen. Nærmere forklaring på de ulike statusene: Under arbeid Ferdig / Godkjent Når du oppretter en ny faktura, får den status Under arbeid. Når fakturaen har denne statusen kan du foreta registrering av fakturalinjer og registrere de opplysninger du ønsker på fakturahode. Dette er en frivillig status, dvs. du kan sette faktura til denne status for å markere at den er ferdig registrert, men ikke klar for overføring til Økonomi og kunne skrives ut. Klar for overføring til Økonomi For å fullføre en faktura, må den ha status Klar for overføring til Økonomi». Du kan sette denne status direkte fra Under arbeid. Når faktura har denne status vil rapporten som overfører faktura til Økonomi, kunne ta med denne. Du kan klargjøre flere faktura og foreta overføring samlet for disse, se punkt som beskriver denne rapport. Produsert Etter at du har overført bilaget til Økonomi vil fakturaen få denne statusen. Overføring av bilag til Enterprise Økonomi Menyvalg: Direkte fakturering - Overføring av bilag til Økonomi Alternativt: Dersom du skal fakturere kun en faktura kan du gjøre det direkte fra registreringsbildet. Etter at du har endret status på faktura til «Klar for overføring til økonomi», vil knappen «Overfør til økonomi» framkomme. 10 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

17 Overføring av bilag til Enterprise Økonomi Denne rapporten fullfører fakturering for faktura. Forutsetning for å komme med på rapporten, er at fakturaen har status «Klar for overføring til Økonomi». Rapporten overfører de utvalgte fakturaene til Enterprise Økonomi og skriver ut fakturajournal. Når du krysser av for oppdatering kan du også velge om faktura skal distribueres samtidig. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 11

18 Fanen Fakturainformasjon Rapporten har følgende utvalgsparametere: Utvalgskriterier: Fra til oppdragsgiver Fra til fakturanummer Faktureringstype Bestemmer hvilke faktura som skal overføres Du kan her avgrense på oppdragsgivernummer hvilke faktura som skal overføres til Økonomi. Selv om du angir et stort intervall, vil rapporten kun behandle de fakturaene som har status Klar til overføring. Her skal du velge Tilfeldig faktura. Fanen Styringsparametere: Alle disse parametere har samme betydning som ved ordinær fakturering, nærmere beskrivelse under Fakturering av tilfeldig grunnlag. Beløpsavrunding Regnskapsår Regnskapsperiode Registreringsansvarlig Bilagstekst Avkrysning for godkjenning av bilag Merk negative AvtaleGiro/eFaktura som blankett. Distribuer faktura med null i totalbeløp Fanen fakturainformasjon: Alle disse parametere har samme betydning som ved ordinær fakturering, nærmere beskrivelse under Fakturering av tilfeldig grunnlag. 12 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

19 Bruk fritekst 1-3 fra oppdragsgiver Tekst prosentnedsatt Tekst gjelder til dato Tekst minste årsavgift Tekst bunnfradrag Formular eksternfaktura Formular internfaktura Skriv kun terminbeløp Skriv vareopplysninger på samme linje Bruk langt varenavn Distribuer internfaktura med direkte belastning. Oppdatering: Oppdatering Distribuer faktura Så lenge dette feltet ikke er avhuket, betyr det at du foretar en prøvefakturering. Når feltet hukes av blir fakturaen og alle rapportene produsert. Dersom dette felt er krysset av, vil du få spørsmål om skriver for eksterne- / interne blanketter og utskrift av dette vil starte umiddelbart etter fakturajournal. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 13

20 TILFELDIG OPPDRAG Tilfeldig oppdrag er en faktureringsmåte som benyttes til fakturering av enkeltfaktura. Passer for de tilfeller du ønsker å fakturere en kunde en gang og at fakturagrunnlaget skal slettes etter fakturering. Skal kunden faktureres mer senere, må nytt fakturagrunnlag registreres. Fakturagrunnlag faktureres pr. oppdragsgiver. Dersom en kunde har fakturagrunnlag knyttet til flere oppdragsgivere, vil det bli produsert en faktura pr oppdragsgiver pr. kunde. I rapporten som foretar selve faktureringen, blir det produsert et bilag direkte i Visma Enterprise Økonomi som både reskontrofører og inntektsfører kjøringen samt produserer en fakturajournal. Denne jobben kan også kjøres uten oppdatering. Journalen blir da en kontrolliste. Registrering av fakturagrunnlag Registrering av fakturagrunnlag kan enten skje i et skjermbilde for en og en kunde eller i et masseregistreringsbilde. Det er likegyldig for systemet hvilket bilde du ønsker å benytte, bruk det bildet du selv finner mest hensiktsmessig. Registering pr kunde Emne Menyvalg Kommentar Tidsramme Registrering av fakturagrunnlag pr kunde tilfeldig oppdrag Tilfeldig oppdrag Registrering tilfeldige fakturagrunnlag Registrering av fakturagrunnlag: Registreringsbildet er delt i to. I øverste del bestemmer du hvilken kunde som skal faktureres, mens du i nedre del registrerer fakturagrunnlaget. Kjenner du reskontronummeret til kunden taster du det direkte i feltet for reskontronr, alternativt så søker du ved å velge listeknappen i feltet. Finnes ikke ønsket kunde, kan du gå direkte over i kunderegistreringsbildet og opprette ny kunde. 14 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

21 Kundedelen: Reskontronr.: Kundens reskontronummer i Visma Enterprise Økonomi. Dersom nummeret er kjent, kan du taste inn dette og kundens navn og adresse kommer opp. Ønsker du å søke fram kunden, kan du klikke på listeknappen og få opp et søkebilde over kunderegisteret. Alternativt kan du trykke Ctrl + S eller klikke på Zoom-knappen på verktøylinjen. Navn: Kundens navn. Dette kommer opp automatisk dersom du har hentet opp kunden ved hjelp av reskontronummer eller kundenummer. Ønsker du å hente opp kunden ved å søke på navn, kan du gjøre dette på to måter: 1. Plasser markøren i feltet navn. Tast Shift + F7 og navnefeltet blir markert. Skriv så inn kundens navn og tast Enter. Dersom det finnes en kunde på det navnet, vil denne komme opp. Vær oppmerksom på at du må søke eksakt slik kunden er registrert i kunderegisteret for å få treff. Dersom det er flere kunder med samme navn, eller du kun har skrevet inn deler av navnet, kan du nå bla deg gjennom kunderegisteret alfabetisk. 2. Klikk på listeknappen og hent opp søkebildet for kunderegisteret. I dette bildet han du også søke opp kunden ved å søke på navn. Kundenr.: Kundens kundenummer, vanligvis fødsels/personnummer, organisasjonsnummer eller eventuelt fiktivt nummer. Dersom du ønsker å hente fram kunden ved å søke på dette nummeret, plasser markøren i feltet og tast shift + F7. Skriv deretter inn nummeret (hele nummeret) og kunden blir hentet fram med navn og adresse. NB! Dersom kunden ikke finnes med det nummeret du tastet inn, presenteres den kunden som har det neste kundenummeret. Hvis du ikke finner den kunden du ønsker, kan du klikke på listeknappen i reskontronummerfeltet, og gå direkte over til kunderegistreringsbildet. Elektronisk faktura: Hvis det er en elektronisk fakturai EHF format, vil du få informasjon om fakturaformat, distribusjonskanal og elektronisk adresse opp til høyre i kundedelen. Reskontro: Ved å klikke på denne knappen kommer du direkte over i vedlikeholdsbildet for den aktuelle kunden. Herfra kan du utføre vedlikehold av kundeopplysninger dersom du har de nødvendige brukerrettigheter for det. Du kan for eksempel gå direkte over til folkeregisteret og kontrollere om de opplysningene du har stemmer overens med folkeregisteret, og evt. ta med riktige opplysninger tilbake til kunderegisteret. Dette forutsetter at du har Integrasjon mot EVRY infotorg. Knappen vil da være synlig fra bildet Vedlikehold reskontro. Tilsvarende finnes muligheter for integrasjon mot AA-registeret (Arbeidsgiver/Arbeidstakerregisteret). Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 15

22 Oppslag mot EVRY Infotorg: Det forutsettes at kunden er registrert med fødsels/personnummer eller organisasjonsnummer for å få treff. Klikk på knappen EVRY Infotorg fra kundebildet. De feltene som er markert med Grønt indikerer avvik mellom folkeregisteret og kunderegisteret. Dersom du huker av for «Oppdater alle endringer» vil systemet ta med riktige opplysninger tilbake til kunderegisteret. Avtalegiro: Dersom denne knappen er aktiv indikerer det at denne kunden har avtalegiro. Du kan da klikke på knappen, og får opp tilleggsinformasjon om hvilke avtaler som finnes, og status for disse. Betalingsadresse: Dersom denne knappen er aktiv kommer du direkte over i bildet «Betalingsadresse», og får se hvilke betalingsadresser som gjelder for denne kunden pr. 16 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

23 oppdragsgiver. Betalingsadresser registreres under menyen Grunndata>Kunder >Tilleggsinformasjon kunder, se kurshefte Grunndata Fakturering for nærmere beskrivelse. Internfakturering: Internfaktureringsrutinen kan benyttes på flere måter, og er beskrevet i eget kurshefte: Internfakturering. Når et grunnlag blir merket med at det skal internfaktureres vil dette synes i registreringsbildet ved at det blir satt en hake i kolonnen «Internfaktureres». Haken kan fjernes i feltet dersom det i et enkelt tilfelle skal produseres ordinær faktura (blankett). Internfaktureringsrutinen kan benyttes på tre forskjellige måter: Internfakturering uten kontering: Fakturaen blir skrevet ut på eget formular, men krever manuell saksbehandling for å bli «betalt». Du har likevel oppnådd å få disse fakturaene ut i en egen utskriftsjobb, og slipper å lete etter interne fakturaer sammen med de eksterne fakturaene. Internfakturering med kontering: Du legger inn den konteringen som er anvist på forhånd for dette fakturagrunnlaget. Systemet vil da kjøre fakturering på vanlig måte hvor fakturaen blir inntektsført og debitert en kundereskontro. Samtidig vil Internfaktureringsrutinen gå inn og «betale» fakturaen, og belaste den utgiftskonteringen som ble lagt inn. Du har da oppnådd flere fordeler; Fakturaene kommer i egen utskriftsjobb. Fakturaene er betalt, og utgiftsføring av internfakturaen er oppdatert i regnskapet til den interne avdelingen som er mottaker av fakturaen. Du slipper å få interne fakturaer til avdelinger i firmaet/kommunen med på restanselister og videre i purrekjøringer. Internfakturering med overføring til Fakturabehandling: Dette alternativet forutsetter noe mer teknisk tilrettelegging, men du oppnår da at fakturaer til interne avdelinger overføres til Fakturabehandlingssystemet for vanlig saksgang på samme måte som ved behandling av faktura fra eksterne leverandører. Dette alternativet er spesielt tiltenkt internfaktura ved Tilfeldig oppdrag hvor utgiftskonteringen ikke er kjent på faktureringstidspunktet. Fakturahistorikk: Denne knappen gir direkte overgang til menypunktet «Spørring > Faktura pr. kunde». Her får du oversikt over alle fakturaer til denne kunden, og du kan om ønskelig gå videre Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 17

24 inn på de enkelte fakturaene for mer detaljinformasjon. Bildet omtales mer utfyllende senere i kursheftet. Notater: Her får du opp en oversikt over hvilke notater som er lagt inn på kunden. I eksempelet under står det «1» i parentes bak «Notater» på notatknappen. Dette indikerer at det er ett notat på den reskontroen du nå fakturerer. Når du trykker på knappen «Notater», får du oversikt over alle notater som er lagt inn på reskontroen. Nederst i bildet får du informasjon om når notatene er lagt inn og av hvem. Grunnlagsdelen: Oppdragsgivernr.: Nummeret på den oppdragsgiver du ønsker å registrere fakturagrunnlag for. Skriv inn oppdragsgivernummer direkte i feltet eller klikk på listeknappen for å få fram søkebilde oppdragsgivere og vareregister. Varenummer: Varenummeret du ønsker å registrere fakturagrunnlag for. Varens navn og pris blir deretter presentert. 18 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

25 Er du i tvil om hvilket varenummer du skal benytte, tast inn aktuell oppdragsgiver og klikk på søkeknappen ved siden av oppdragsgiver. Du får da opp følgende søkebilde: Markèr den varen du skal bruke og klikk OK-knappen (eller dobbeltklikk på varelinjen). Varen tas nå med tilbake til registreringsbildet, og du får lov til å legge inn riktig grunnlag, pris og evt. fritekst. Løpenummer: Når du har tastet inn et oppdragsgiver/varenummer bli feltet automatisk fylt ut med verdien 1. Feltet brukes til å kunne splitte grunnlagene dersom du skal registrere samme varenummer to eller flere ganger på samme kunde/faktura. Første gang du registrerer grunnlaget, skal verdien være 1. Hvis du skal registrere samme vare flere ganger setter systemet automatisk løpenummer 2, 3 osv. På fakturaen vil disse linjene presenteres hver for seg. Tips! Bruk tab-tast for å mellom de ulike feltene. Varenavn: Hentes fra vareregisteret, kan ikke endres i dette bildet. Beskrivelsen vil framkomme på fakturaen. Grunnlag: Antall enheter du ønsker å registrere på fakturagrunnlaget. Pris: Varens pris som ligger i vareregisteret. Når det gjelder tilfeldig faktura får du lov til å overstyre prisen for det enkelte fakturagrunnlag. Beløp: Grunnlagets utregnede beløp. Oppdateres automatisk som summen av grunnlag x pris. Kan ikke overstyres. Kontaktinformasjon: Her kan du legge inn referanser som «Deres ref». Referansen kan benyttes som «match» i kundens fakturabehandlingssystem. Referansen kan også benyttes for å splitte fakturalinjer på flere fakturaer. Trykker du F8 i dette feltet, og det er huket av for «H» hovedkontakt får du opp det du har lagt inn i fanen «Kontaktpersontyper» på kunden. Det er viktig at du henter opp kontaktpersontype «Ref» som du har opprettet i modul Økonomi. Har kunden flere referanser, kan du klikke på nedtrekksmenyen og velge aktuell referanse. Du kan også legge referansen direkte inn i registreringsbildet. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 19

26 Profil: Feltet er mest relevant når det gjelder internfakturering. Feltet kan brukes som «match» i Fakturabehandlingssystemet. Feltet kan også brukes til å splitte fakturalinjer på flere fakturaer. Har du en fast profil på kunden anbefaler vi at denne legges inn under «Tilleggsinformasjon kunder». Profilen kan hentes opp ved å trykke F8 i profilfeltet. Alternativt kan profilen legges inn manuelt. Ordrereferanse og Saksnr: Saksnummer blir automatisk påført fra eordre, DVPro og ved filimport av fakturagrunnlag fra forsystem (+ systemkode) Feltene kan også legges inn manuelt. Feltene kan også benyttes til å splitte fakturlinjer på fakturaer. System: I tillegg til standard fakturaidentifikasjon, kan det registreres en ekstern saksreferanse til et fakturagrunnlag. Denne saksreferansen kan en søke på etter fakturering. Denne funksjonen gjør det mulig å ha et felles begrep for en sak, prosjekt o.l. som er fakturert flere ganger og kunne se status for denne samlet. Registrering av denne saksreferansen skjer ved først å angi en systemkode, og deretter saksnummeret i neste felt. Søk etter tidligere registrerte systemkoder med søkeknappen. Fritekst: Her kan du legge tekstlinje 1 dersom du ønsker å ha med en mer utfyllende tekst til fakturagrunnlaget. Se for øvrig ytterligere beskrivelse under «Knapperader nederst» og «Fritekst. Knapperader nederst: Knytning: Dersom du ønsker at denne konkrete faktura skal fremkomme som en del av fakturahistorikken på en bestemt bygning (Kommunale eiendomsgebyrer), kan du klikke på denne knappen og velge den bygningen som grunnlaget skal knyttes til. NB! Vær oppmerksom på at dersom du klikker på knappen så MÅ du velge en eiendom for å komme ut av bildet igjen. Hvis det ikke skulle være noen knytning, må du slette grunnlagslinjen, og registrere den på ny for å bli kvitt knytningen. 20 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

27 Kontering: Dersom du klikker på denne knappen vil du få opp et nytt bilde hvor du kan få lov til å overstyre standardkonteringen for den aktuelle varen. Denne overstyringen gjelder kun for denne varelinjen, og påvirker ikke standardkonteringen for varen. Det betyr at du kan ha flere grunnlag med samme varenummer på samme kunde på samme faktura, men likevel variere i kontering pr. varelinje. Vær oppmerksom på at dersom du kun ønsker å endre konto/art så må du likevel legge inn alle andre konteringsbegreper fordi det er definert på kontoen/arten at den Må ha for eksempel avdeling og tjeneste. Slett kontering: I registreringsbildet kan du se om det ligger inne avvikende/spesiell kontering på en vare. Dersom knappen «Slett kontering» er aktiv, indikerer det at den grunnlagslinjen du har markert har avvikende kontering. Du kan da velge å slette avvikende/spesiell kontering ved å klikke på «Slett kontering», og da er det standardkonteringen som gjelder. Fritekst: Dersom du har registrert en fritekstlinje i selve registreringsbildet og deretter kalt opp dette bildet, ligger den første fritekstlinjen med linjenummer 1. Dersom du ønsker flere fritekstlinjer med, må du nummere linjene manuelt for hver ny linje. Fritekstlinjene skrives ut i stigende linjenummerrekkefølge, og framkommer på fakturaen i tilknytning til den enkelte varelinje. I registreringsbildet vil kun den 1. fritekstlinjen vises. Du kan ha inntil 99 fritekstlinjer pr. grunnlag/varelinje. «Kopier alle» vil kopiere alle fritekstlinjer knyttet til aktuelt grunnlag og lagre dette på utklippstavlen. Går du deretter inn på fritekster knyttet til et annet fakturagrunnlag/annen kunde, kan alle de kopierte fritekster limes inn i en operasjon ved å klikke på knappen «Lim inn alle». Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 21

28 Fakturering: Enterprise Fakturering er tilrettelagt slik at du i størst mulig grad skal slippe å gå ut av et bildet for å komme videre i faktureringsprosessen. For «Tilfeldig oppdrag» er det mulig å gå direkte videre til fakturering fra registreringsbildet. Dette gjør du ved å klikke på knappen «Fakturering». Du får da opp bildet hvor du angir styrende parametere for denne faktureringsjobben. Beskrivelse av faktureringsprosessen kommer senere i dette kursheftet. Fordelen med denne direkte overgangen til faktureringsbildet er at du kun trenger å ta stilling til om du skal prøvefakturere eller kjøre endelig fakturering med en gang. Vær OBS på at du må stå på en av gebyrlinjene i registreringsbildet når du trykker på knappen «Fakturering». Faktureringsrutinen er lagt opp slik at du kan kjøre fakturering og distribusjon hver for seg, alternativt distribuere samtidig med faktureringskjøringen. 22 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

29 Fanen fakturainformasjon: Internkontering: Dersom du har lagt inn en «standardkontering» for alle internfakturaer på kombinasjonen av en kunde og en oppdragsgiver, kan du ved hjelp av denne knappen endre denne konteringen for akkurat den grunnlagslinjen du har markert. Denne endringen påvirker ikke «standardkonteringen» for internfaktureringen for denne kunden/oppdragsgiveren. Vedlegg: Du kan knytte vedlegg til en faktura via denne knappen. Trykker du på knappen kan du vise vedlegg, laste opp nye og slette. OBS! Du kan kun slette egne vedlegg, de du selv har lastet opp. Skal du slette andres vedlegg må du ha Systemadministrator rettigheter i Brukeradministrasjon. Vedlegg som ikke er merket som eksterne er kun knyttet til fakturaen i Enterprise og kommer ikke med ut sammen med fakturaen. I tilknytning til EHF-faktura kan du hake av vedlegget for Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 23

30 eksternt dersom du ønsker at vedlegget skal følge med EHF-fakturaen ut til kunde. Det er kun vedlegg av type pdf, jpeg, jpg, txt, gif,tiff, som kan benyttes som eksterne vedlegg. Eksterne vedlegg EHF - kontroll av størrelse på filer: Total størrelse på vedlegg knyttet til en EHF-faktura er 5000KB. En EHF-faktura som inneholder vedlegg med en total størrelse på mer enn 5000KB blir avvist av aksesspunktet. Hvis størrelse på vedlegg (inkludert pdf-kopi av fakturaen) er mer enn 5000KB får du en feilmelding når fakturaene produseres. EHF-faktura med vedlegg større enn 5000KB får automatisk status Overført Økonomi / Ikke distribuert, og du får følgende driftsmelding i menyvalget «Oversikt faktura». Skjul ikke fakturerbare: Du kan velge å sperre en kunde for fakturering på en oppdragsgiver midlertidig eller permanent. Dette gjøres fra menyvalget Grunndata>Tilleggsinformasjon kunder. Dersom du har stoppet fakturering av en kunde på en spesiell oppdragsgiver, kan du fra registreringsbildet sette en hake i dette feltet for å skjule fakturagrunnlag som er midlertidig stoppet. Grunnlagene blir ikke fjernet, men skjult, og når haken tas bort vil de fremkomme i registreringsbildet. Disse grunnlagene vil likevel ikke bli fakturert så lenge kunden er sperret for fakturering i nevnte bilde. 24 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

31 Masseregistrering Emne Menyvalg Kommentar Tidsramme Masseregistrering av fakturagrunnlag tilfeldig oppdrag Tilfeldig oppdrag Masseregistrering tilfeldige fakturagrunnlag For å effektivisere bruken av dette bildet, lønner det seg å ha de fakturagrunnlag du vil registrere systematisert på forhånd. Det vil si at du har fakturagrunnlag som inneholder kundens personnummer, oppdragsgiver, varenummer og antall. Vær oppmerksom på at feltet kundenr er kundens fødsels/personr, organisasjonsummer eller fiktivt nummer, ikke reskontonr. Det er mulig å søke opp kunder ved hjelp av søkeknappen. Bildet inneholder de samme muligheter for overstyring av inntektskonto, registrering av flere fritekstlinjer og tilknytning av gårdsnr. som er beskrevet for registrering av tilfeldig fakturagrunnlag pr. kunde. Dette bildet er et alternativ til registrering av fakturagrunnlag pr. kunde, men her kan du registrere grunnlag for flere kunder om gangen. Oppdragsgiver: I dette feltet kan du søke fram grunnlag på den/de oppdragsgiverne du måtte ønske etter følgende søkebegreper: Kundenr.: Kundens kundenummer, vanligvis fødsels/personnummer, organisasjonsnummer eller eventuelt fiktivt nummer. Skriv inn nummeret direkte i feltet eller søk ved å velge søkeknappen for å komme over til kunderegisteret. Navn: Kundens navn. Dette kommer opp automatisk når du har registrert inn riktig kundenummer. Oppdragsgivernr.: Nummeret på den oppdragsgiver du ønsker å registrere fakturagrunnlag for. Skriv inn nummeret direkte i feltet eller hvis du ønsker en oversikt over hvilke varer og oppdragsgivere som er tilgjengelig klikker du på listeknappen for å få fram søkebilde for vareregisteret pr oppdagsgiver. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 25

32 Varenr.: Varenummeret du ønsker å registrere fakturagrunnlag for. Varens navn og pris blir deretter presentert. Løpenummer: Når du har tastet inn et oppdragsgiver/varenummer bli feltet automatisk fylt ut med verdien 1. Feltet brukes til å kunne splitte grunnlagene dersom du skal registrere samme varenummer to eller flere ganger på samme kunde/faktura. Første gang du registrerer grunnlaget, skal verdien være 1. Hvis du skal registrere samme vare flere ganger setter systemet automatisk løpenummer 2, 3 osv. På fakturaen vil disse linjene presenteres hver for seg. Tips! Bruk tab-tast for å mellom de ulike feltene. Varenavn: Hentes fra vareregisteret, kan ikke endres i dette bildet. Grunnlag: Antall enheter du ønsker å registrere på fakturagrunnlaget. Pris: Varens pris som ligger i vareregisteret. For tilfeldig faktura tillater systemet å overstyre prisen for det enkelte fakturagrunnlag. Beløp: Grunnlagets utregnede beløp. Oppdateres automatisk som summen av grunnlag x pris. Kan ikke overstyres. Diverse referanser kontaktinformasjon, profil, system, saksnummer, profil og ordrereferanse: Det vises til beskrivelse under «Tilfeldig oppdrag registrering per kunde». Fritekst: Det vises til beskrivelse under «Tilfeldig oppdrag registrering per kunde». Knapperader nederst: Det vises til beskrivelse under «Tilfeldig oppdrag registrering per kunde». «Knapperader nederst» er like som i registreringsbilde for registrering per kunde, med unntak at fra masseregistreringsbildet er det ingen knapp med direkte overgang til faktureringsmenyen. 26 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

33 Innlesing eksterne fakturagrunnlag Emne Menyvalg Kommentar Tidsramme Innlesing av fakturagrunnlag fra forsystem Avansert> Import/eksport> Import tilfeldig fakturagrunnlag Rutine som importerer fakturagrunnlag fra et forsystem til Visma Enterprise Fakturering. Etter at grunnlaget er importert blir det behandlet som et vanlig grunnlag som faktureres av Entrerprise fakturering og danner bilag til reskontroen i Visma Enterprise Økonomi Vedlikehold av koder for eksterne systemer Til Visma Enterprise Fakturering kan det overføres fakturagrunnlag fra andre fagsystemer. Både fra andre Vismasystemer og eksterne systemer kan det genereres fakturagrunnlag. Grunnlag fra disse systemene merkes med systemkode. Under fakturering blir denne koden tatt vare på og man kan søke opp fakturaer pr systemkode i eget spørrebilde. Det er også mulig å registrere en slik systemkode manuelt for tilfeldig faktura. Før du kan importere filer/fakturagrunnlag fra andre fagsystemer må du registrere det eksterne systemet. Du registrerer kun de eksterne system du skal benytte. Dersom du har fakturagrunnlag for kommunale eiendomsgebyr fra forsystem skal du ikke registrere noen kode for det. For kommunale eiendomsgebyr finnes det egen importrutine. Det eksterne fagsystemet registreres her: Meny: Grunndata >Selskapsopplysninger>Register eksterne system. Kode: Hvert system du ønsker å registrere saksreferanse fra må angis med en kode på ett eller to tegn. Systemnavn: Navn på systemet. Intern: Visma Unique systemer skal angis som Internt, velg fra nedtrekksmeny. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 27

34 Ekstern: Eksterne system skal angis som Eksternt. Brukes også ved manuell registrering der du skal fakturere pr ordre. Tillates korrigering: Avkrysningsfelt hvor du kan bestemme om saksbehandler tillates å korrigere data som blir generert fra andre system. På systemer hvor det er lagt opp til manuell registrering, er det viktig av saksbehandler tillates å korrigere. Filformater for innlesning av fakturagrunnlag fra forsystem Visma Fakturering har to forskjellige formater for innlesning fra forsystem, et «vanlig» format og et «utvidet» format. I utvidet format har du også muligheter til å få lest inn konteringer, mva koder og diverse referansefelter. Se utdrag fra begge filformatene under. «Vanlig» format - Utdrag «Utvidet» format Utdrag Ønsker du importere kontering, mva-kode, kontaktinformasjon, profil og ordrereferanser, må du benytte «utvidet» filformat. Det er også nå mulig å merke en grunnlagslinje for internkontering. Systemet forstår ut fra filen hvorvidt det er «vanlig» eller «utvidet» format. Når «U» er angitt i posisjon 063 som vist under, forteller det at det er «utvidet» format. 28 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

35 Innlesing av eksterne fakturagrunnlag Denne rapporten gjør det mulig å lese inn fakturagrunnlag fra andre fagsystemer via en fil til «Tilfeldig fakturagrunnlag». Filen må være av et format bestemt av Visma Unique for at denne rutinen skal kunne lese den. Meny: Avansert > Import/eksport >Import tilfeldige fakturagrunnlag Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 29

36 Filnavn: Når fakturafilen er produsert fra forsystemet lagres den først lokalt. I bildet ovenfor henter du filen du skal lese inn i Visma Enterprise ved å søke i utforskeren din via nedtrekksmenyen. Som et alternativ kan du skrive inn hele filstien i feltet. Systemkode: Når rutinen kjøres, må du angi en systemkode som skal identifisere hvilket system grunnlaget kommer fra. Søk blankt eksisterende systemkoder med søkeknappen. Beregne beløp = pris*grunnlag: Huk av i dette feltet dersom du skal bruke antall og sats fra filen. Fakturering vil da beregne beløp. To desimaler i grunnlag: Dersom du huker av i dette feltet vil grunnlaget bli delt på 100. Kjør rapport: Trykk på knappen «kjør rapport» for å starte innlesningen. Når rapporten startes, leses/kontrolleres grunnlaget og resultatet blir lagret midlertidig. Eksempelet under har brukt «utvidet» filformat. Du kan nå fullføre importen ved trykke på knappen «Start overføring». Det er mulig å importere grunnlag, kundeopplysninger og fritekst hver for seg, via knappene «Importerte kunder» og «Importert fritekst». MERK! «Overfør kundeopplysninger» er avhuket som standard. Kolonnen status: Kolonnen «Status» vil vise eventuelle feil. Vis grunnlag med feil: Ved å krysse av for «Vis kun grunnlag med feil», vil bare de med feil bli vist i skjermbildet. Du bør huke av her før import for kontroll av det som er lest inn. Hvorvidt du kan korrigere det som er lest inn er avhengig om du har valgt dette når du opprettet systemkoden. Dersom du korrigerer varenummer, skriv først inn korrekt varenummer på linjen. Trykk så på knappen «Varer» øverst i bildet. Feilmeldingen i statusfeltet vil da forsvinne. Vis grunnlag overført til fakturering: Du også kan se grunnlagslinjene etter overføring, ved å huke av for «Vis grunnlag overført til Fakturering». Varer: Her har du oppslag til vareregisteret i fakturering. Importerte kunder: Her kan du se hvilke kunder som er importert. For å importere kunder trykk på knappen «Start overføring». Knappen «Vedlikehold» gir overgang til reskontroen. Importert fritekst: Her får du oversikt over fritekst som er importert. 30 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

37 Overfør kundeopplysninger: Denne er standard avhuket. I importprogrammet er det bygget inn funksjonalitet for opprettelse av kunder på grunnlag av innhold i transaksjonsfil. Programmet kontrollerer om kunden på filen finnes fra før i kunderegisteret og oppretter automatisk nye kunder i Fakturering. Oppdatere eksisterende kunder: Her må du ta stilling til om du ønsker at endringer i kunderegisteret skal oppdateres i hht opplysninger i filen. Hvorvidt dette bør gjøres, avhenger av om du i forsystemet har god kontroll på adresseendringer. I Visma Fakturering har du link til Evry infotorg, og dermed tilgang til riktige adresser. Derfor anbefales det ofte at det ikke avhukes her, men at adresse-endringer oppdateres i Fakturering. Start Overføring: For å overføre hele innlesningen, trykk på knappen «Start overføring». Du får da ut følgende rapport, og importert grunnlag har lagt seg i tilfeldig oppdrag. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 31

38 Fakturering av tilfeldig oppdrag Emne Menyvalg Kommentar Tidsramme Fakturering av tilfeldig oppdrag Tilfeldig oppdrag Fakturering tilfeldige oppdrag Rutine som omgjør fakturagrunnlag til faktura, genererer bilag til Visma Enterprise Økonomi samt fakturajournal. Rutinen kan kjøres uten oppdatering (Testkjøring) Gyldige fakturagrunnlag må være ferdig registrert på forhånd. Velg ut den / de oppdragsgivere du ønsker å fakturere. Du bør alltid kjøre en testkjøring før endelig fakturering for å gjøre en kontroll. Dette gjøres ved å ikke huke av for «Oppdater». Visma anbefaler å overstyre bilagsteksten med en tekst som gjenspeiler hva du fakturerer. Denne teksten vil siden bli benyttet som en tilleggsinformasjon til fakturanummer i purrerutinen og overføres også som beskrivelse til kravet ved overføring av poster til inkassosystem. 32 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

39 Utvalgskriterier: Fakturer pr: Du kan fakturere pr Kunde, pr Kunde/saksreferanse, pr Kunde/profil, pr Kunde/ordrereferanse eller pr Kunde/kontaktinformasjon. Fakturerer du pr Kunde, blir det en faktura per kunde og per oppdragsgiver. Fakturerer du f.eks pr Kunde/kontaktinformasjon, blir fakturaen splittet i like mange fakturaer som du har lagt inn forskjellige kontaktinformasjon (deres ref.). Du kan legge inn standard splitt ved fakturering under menyvalget «Tilleggsinformasjon kunder». Det du legger inn her som standard splitt, overstyrer det som blir lagt inn i faktureringsrutinen. Oppdragsgiver: Angir den eller de oppdragsgivere du ønsker å fakturere. Varenr.: Dersom du ønsker å begrense faktureringsjobben til en eller et begrenset utvalg av varer kan du velge fra:til den/de varene du ønsker å fakturere på. Fra 0 til 9999 tar med alle varer. Kundenr: Ved fakturering av enkeltkunder er det mulig å velge begrensning enten med kundenr (personnummer) eller reskontronummer, velg fra nedtrekksmenyen. Kundenr fra 1 til tar med alle kunder som har fakturagrunnlag innenfor valgt oppdragsgiver. Fanen Styringsparametere: Fakturadato: Fakturadato som fremkommer på fakturaen. Her foreslår dagens dato. Forfallsdato: Forfallsdato for denne fakturering, standard forslag er dagens dato + 30 dager. Forfallsdato kan overstyres. Dersom det ligger inne en standard betalingsbetingelse på oppdragsgiveren og/eller på en kunde vil disse valgte betingelsene overstyre denne forfallsdatoen dersom haken for «Bruk betalingsbetingelser fra oppdragsgiver» eller «Bruk betalingsbetingelser fra kunde» er avhuket. Fjern evnt denne haken dersom du ønsker å benytte annen forfallsdato eller bruke den dato systemet foreslår (dd + 30 dager). Beløpsavrunding: Faktureringsrutinen inneholder en funksjon for øreavrunding på fakturanivå. Dersom du ønsker å benytte øreavrunding, bestemmer du i dette feltet hvilken avrundingsfaktor du skal benytte. Standard forslag er Hele kroner, dvs rutinen avrunder fakturasummen nedover til nærmeste hele krone. Du kan velge Hele kroner, Femti øre eller Ingen. Avrundingen gjøres alltid nedover. Ved fakturering vil inntektskonto bli godskrevet det reelle beløp, reskontro med Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 33

40 (fakturasum) det avrundede beløp mens differansen blir ført på en øreavrundingskonto som du registrerer i selskapsbildet under fanen Økonomi. Regnskapsår: Hvilket regnskapsår bilaget til Visma Enterprise Økonomi skal ha. Standard forslag er inneværende år, kan overstyres. Regnskapsperiode: Hvilken regnskapsperiode bilaget til Visma Enterprise Økonomi skal ha. Standard forslag er inneværende måned, kan overstyres. Registreringsansvarlig: Initialer som framkommer som registreringsansvarlig på det bilag som blir overført til Visma Enterprise Økonomi. Standard forslag er initialene til pålogget bruker, kan overstyres Bilagstekst: Tekst på bilagslinjene for bilaget til Visma Enterprise Økonomi. Standard forslag er «Tilfeldig oppdrag», kan overstyres. Vi anbefaler at du endrer bilagsteksten til å beskrive i grove trekk hva faktureringen gjelder. Denne teksten vil siden bli benyttet som en tilleggsinformasjon til fakturanummer i purrerutinen og overføres også som beskrivelse til kravet ved overføring av poster til inkassosystem. Bilagsteksten kommer også ut i ulike skjermbilder/rapporter i Visma Enterprise Økonomi. Last opp vedlegg: Her kan du laste opp et felles vedlegg for alle fakturaene i aktuell kjøring. Hvis du har vedlegg i pdf-format og huker av for «Eksternt vedlegg», vil vedlegget følge med på alle EHF fakturaer. Genererer Avtalegirofaktura: Avkrysningsfelt, standard forslag er hake på (ja). De kunder som har Avtalegiro avtale vil motta fakturaen på denne formen. Dersom du fjerner haken vil fakturaen bli produsert som blankett. Merk faktura for ekstern print: Avhuking her gjør at grunnlag for filen til ekstern print blir produsert. Ekstern print er omtalt i eget kurshefte. Bruk betalingsbetingelser fra oppdragsgiver: Når dette valg er avkrysset, tar faktureringsprogrammet hensyn til eventuelle betalingsbetingelser som er knyttet til oppdragsgiver. En slik betingelse vil overstyre den forfallsdatoen som settes i dette bildet. Bruk betalingsbetingelser fra kunde: Når dette valg er avkrysset, tar faktureringsprogrammet hensyn til eventuelle betalingsbetingelser som er knyttet til kunde. En slik betingelse vil overstyre den forfallsdatoen som settes i dette bildet, og en evt. betalingsbetingelse på oppdragsgiveren. Dette betyr at en kunde med særskilt betalingsbetingelse kan oppnå en annen forfallsdato enn de andre kundene som faktureres i samme kjøring. Godkjenn bilag: Bilag som overføres til Visma Enterprise Økonomi får status «Godkjent» når dette felt er krysset av. Standard forslag er JA til godkjenning. 34 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

41 Slette fritekst etter fakturering: Avkrysningsfelt som bestemmer om rutinen skal slette fritekster etter fakturering. Standard forslag er X (ja), kan overstyres. Dersom du tar bort avkrysning, vil ikke rutinen slette fritekstene du evt. registrerte i tilknytning med fakturagrunnlaget. Hvis du på et senere tidspunkt på en kunde registrerer samme oppdragsgiver/varenummer som tidligere er brukt med fritekst, vil den gamle friteksten komme opp på nytt og kunne benyttes om igjen. Merk negative avtalegiro/efaktura som blankett: Standard avhuket (ja). For faktura med distribusjonsformen AvtaleGiro, efaktura, Avtalegiro kombinert med efakturavarsling og Avtalegiro med ekstern print overstyres distribusjonsformen til blankett dersom fakturaen har tilgodebeløp og/eller fakturaen har kr 0,- i fakturabeløp. Distribuer faktura med null i totalbeløp: Standard ikke avhuket (nei). Dersom du ønsker disse distribuert setter du hake for dette valget. Sortering fakturajournal Valgknapp «Sortering på kundenr» eller «Sortering på kundenavn»: Utskrift av fakturajournal kan velges sortert enten etter kundenavn eller kundenr. Kjøreparametre: Kontroller grunnlag: Feltet er standard avhuket. Når dette valg er krysset av, vil det i forkant av at faktureringsprogrammet kjøres, startes et program som kontrollerer om kontering for de varer som faktureres er korrekt i henhold til konteringsreglene i Visma Enterprise Økonomi. Programmet kontrollerer om kontering stemmer i forhold til kontoplan, angitte mva-koder er korrekt og at eventuelle begrensninger mellom de enkelte dimensjoner er korrekt. Videre kontrolleres det om det finnes sperrede kunder blant de som skal faktureres. Oppdatering: Avkrysningsfelt, standard forslag er blank (nei), kan overstyres. Faktureringsrutinen kan kjøres som en testkjøring, avkrysningsfeltet skal da være blankt. Rutinen produserer en journal over hvilke kunder som skal faktureres ut fra de utvalg du tidligere har gitt i dette bildet. Denne listen vil da fungere som en kontrolliste som vi anbefaler at sjekkes. Dersom du finner feil på denne journalen, går du tilbake til registreringsbildet og korriger grunnlaget. Journalen kan kjøres ut så mange ganger du vil så lenge du ikke krysser av for oppdatering. Når testjournalen er korrekt, kjøres rutinen en gang til hvor du krysser av for oppdatering. Rutinen vil da oppdatere fakturahistorikken i Fakturering, samt lage et bilag til Visma Enterprise Økonomi som både reskontrofører og inntektsfører denne faktureringen. Regnskapsbilaget må deretter posteres Visma Enterprise Økonomi. Etter at rutinen er kjørt med oppdatering, må fakturablanketter distribueres. Se for øvrig beskrivelse rutine for felles fakturering og distribusjon. OBS! Før du velger oppdatering MÅ du også ha tatt stilling til parametere under fanen fakturainformasjon. Når du oppdaterer merkes fakturaene med måten de skal distribueres på, evt. tilleggstekster mm, - selv om selve fakturadistribusjonen foretas senere. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 35

42 Fanen Fakturainformasjon: Bruk fritekst fra oppdragsgiveren: Her er det standard avhuket for at fritekst som skal med på faktura skal hentes fra oppdragsgiveren. Du har mulighet til å benytte inntil tre fritekstlinjer (også fra oppdragsgiver). Fjerner du haken kan du skrive inn alternativ tekst som du ønsker skal med på fakturaen. Formular eksternfaktura/internfaktura: Hentes fra formular som er knyttet til oppdragsgiveren, kan overstyres her. Distribuer internfaktura med direkte belastning: Standard ikke avhuket, blir ikke skrevet ut. Ønsker du utskrift må du huke av i dette feltet. OBS! Før du oppdaterer: Sjekk fanen «fakturablanketter» i Selskapsbildet i fakturering: 36 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

43 Her kan du velge om du skal benytte samme printer for interne og eksterne blanketter. Du kan også velge om du vil ha kvitteringsliste ved blankettutskrift. Dersom du ønsker å lagre fakturakopi som pdf-vedlegg på fakturaen setter du hake her. Du kan også velge å inkludere fakturakopi som pdf-vedlegg ved distribusjon av faktura med EHF-format. Velger du dette, er det viktig å være klar over at layouten på fakturakopien er tilsvarende det du har definert på formularet i formularmodulen for aktuell oppdragsgiver. Du kan skille på eksterne og interne faktura når det gjelder å inkludere kopi av faktura som pdf-vedlegg i EHF faktura. For interne gjelder det faktura som overføres til Fakturabehandling. Når du huker av for «Oppdater» i faktureringsbildet framkommer to nye felt: Send fakturajournal pr. e-post: Fakturajournal pr. e-post genereres automatisk til de oppdragsgivere som er merket for journal pr. e-post når du har krysset av for dette i oppstartsbildet for fakturering. Dersom du fakturerer mange oppdragsgivere samtidig vil det kun bli generert e-post til de oppdragsgivere som er merket av for dette. Under fanen «E-post» på Grunndata > Oppdragsgiver kan du velge hvilke oppdragsgivere det skal sendes e-postvarsel/journaler på og til hvilke(n) epostmottakere. Dersom du ønsker å angi flere epostmottakere angir du semikolon mellom adressene. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 37

44 Videre så kan du ved å gå til Maler epost angi standard tekst som skal følge med den aktuelle meldingen. I Grunndata > Selskap kan du også definere disse malene, knappen Maler epost Epost mal som legges i selskapsbildet benyttes dersom du ikke har knyttet epostmal til oppdragsgiveren. Distribuer faktura: Velger du å distribuere faktura samtidig som du fakturerer setter du hake i dette feltet. I tillegg til oppdatering av reskontro, bilag til regnskap og produksjon av journaler som beskrevet ovenfor, vil også fakturablanketter produseres (lokal print) og evnt filer for elektroniske faktura. Kjør rapport: Når du klikker på denne knappen starter faktureringen med tilhørende rutiner, og du må nå velge utskriftsmedium for journaler m.m. Du får da opp følgende bilde: 38 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

45 Her er det viktig å se på det øverste blå feltet i bildet. Her fremgår det hvilken rapport du velger utskrift for. Vi anbefaler alltid å huke av for «Forhåndsvisning». Du har dermed flere muligheter for å se på journalen før utskrift. Et godt alternativ kan være å velge «Ekstern tjener» eller «Fil». Dermed får du muligheten til å lagre fakturajournalen elektronisk, og kan dermed skrive den ut flere ganger. NB! Fakturajournalen kan kun produseres 1 gang når du kjører fakturering med oppdatering. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 39

46 Distribusjon av faktura Emne Menyvalg Kommentar Tidsramme Utskrift fakturablanketter, produksjon av elektroniske faktura og faktura pr epost Distribusjon > Distribusjon faktura Rutine som skriver ut blanketter og evnt elektroniske fakturaer på grunnlag av fakturerte terminer Fakturering må være kjørt. Det er svært viktig at du på faktureringstidspunktet tar stilling til evt. tekst på faktura, blanketter mm selv om du velger å splitte fakturering og distribusjon. Årsaken til dette er at all denne informasjon blir lagret og knyttet til faktura allerede når du kjører faktureringsrutinen. Kan ikke knyttes til eller endres senere. Distribusjon av faktura etter fakturering gjøres fra denne Menysti: Distribusjon >Distribusjon av faktura. Oppdragsgiver: Angi aktuell oppdragsgiver du ønsker å distribuerer for, evt. flere ved å velge fra-til oppdragsgiver. Fakturanr. : Her kan du angi konkret fakturanummer dersom du kun skal distrubuere en faktura evt. fra-til fakturanummer. Lar du det stå slik som angitt ovenfor vil samtlige fakturaer som ikke er distribuert tidligere tas med innenfor angitt oppdragsgiver/oppdragsgivere. Faktureringstype: Velg fra nedtrekksmenyen hva slags type faktura du skal distribuere. Du kan også velge «Alle typer» her. Sortering blankettutskrift: Her velger du sorteringsrekkefølgen. Sidesortert: Huker du av for dette valget blir alltid flersidige blanketter skrevet ut til sist uavhengig av annen sortering. 40 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

47 Kjør rapport: Starter produksjon/distribusjon. Her velger du hvilken skriver du skal skrive ut blankettene på. Så velger du hvilken printer du skal skrive ut kvitteringer på. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 41

48 Alternativ måte å distribuere faktura på: Før fakturen er distribuert vil den ha status «Ikke distribuert». Oversikt over hvilke fakturaer som ikke er distribuert vil du finne i Meny: Distribusjon>Oversikt faktura. Her kan du filtrere, søke i den blå linjen over, for eksempel Ikke distribuerte faktura for oppdragsgiver 50. Nederst i dette bildet har du knapp, valg «Distribuer faktura». Du kommer da over i dette bildet. Velg «Skriv ut». Deretter velger du skriver du ønsker å skrive ut fakturaer og evnt kvitteringslister. Du kan også velge om du vil sende faktura pr epost. Velger du å sette hake av i dette feltet, framkommer et nytt felt hvor du angir epost adressen. 42 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

49 Eksempel på en kvitteringside, avhengig av hva som genereres i jobben. Dersom du ikke ønsker å skrive ut denne kvitteringssiden, kan du fjerne haken for dette valget i Selskapsbildet i fakturering, fanen Fakturablanketter, felt for «Skriv ut kvitteringsside ved blankettutskrift. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 43

50 Kontroll ved fakturering Hvis produksjonsdelen fanger opp en feil, vil det komme opp en dialogboks hvor du blir gjort oppmerksom på at det er en feil på en faktura: De enkelte knappene har følgende funksjon: Fortsett: Rutine for fakturaproduksjon fortetter, men vil evt. stoppe dersom det dukker opp flere faktura med feil. Avbryt: Fakturaproduksjon avbrytes og de resterende faktura blir liggende igjen med status «Overført Økonomi». Overse: Fakturaproduksjon fortsetter, men vil ikke komme med flere dialogbokser dersom nye feil dukker opp. Rutinen vil allikevel fange opp feil og vise dette i skjermbilde for «Oversikt faktura». Etter fullført fakturaproduksjon (uavhengig om en har valgt samtidig distribusjon eller ikke), vil programmet for «Oversikt faktura» automatisk bli kalt opp for å vise bruker eventuelle feil under produksjon. Skjermbildet hentes opp med en del verdier utfylt i filterlinje som oppdragsgiver, fakturatype, termin og fakturastatus = Overført Økonomi. Faktura med denne status dokumenteres i tillegg med ytterligere informasjon i felt Driftsmelding: I denne kolonne vil årsaken til at faktura ikke kunne produseres stå. Dette må korrigeres før faktura kan produseres. Når feilkilde er korrigert, kan merke den eller de faktura hvor årsaken til feil er rettet (utvalg i filterlinje) og produsere dem på nytt. Dette gjøres ved å klikke på knappen «Produser en» eller «Alle i listen» nederst i skjermbildet. Det kommer da opp en ny dialog hvor en fyller ut ønskede verdier knyttet til dem faktura som en må produsere på nytt. 44 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

51 Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 45

52 FASTE OPPDRAG Faste oppdrag er en fakturatype som benyttes til å fakturere de samme fakturagrunnlagene termin for termin. Fakturagrunnlag faktureres pr. oppdragsgiver. Dersom kommunen benytter flere oppdragsgivere for å fakturere faste oppdrag, vil det bli produsert en faktura pr. oppdragsgiver. I rapporten som foretar selve faktureringen, blir det produsert et bilag direkte i Visma Enterprise Økonomi som både reskontrofører og inntektsfører kjøringen. Denne jobben kan også kjøres uten oppdatering og utskriften blir da en kontrolliste/testkjøring. Registrering fakturagrunnlag Registrering av fakturagrunnlag kan enten skje i et skjermbilde for en og en kunde eller i et masseregistreringsbilde. Det er likegyldig for systemet hvilket bilde du ønsker å benytte, bruk det bildet du selv finner mest hensiktsmessig. Fakturagrunnlag blir liggende på kunden inntil det gjøres endringer eller slettinger. Fakturagrunnlag pr kunde Emne Menyvalg Kommentar Tidsramme Registrering av fakturagrunnlag pr. kunde faste oppdrag Faste oppdrag > Registrering faste fakturagrunnlag Registreringsbildet er delt i to deler. I øverste del bestemmer du hvilken kunde som skal faktureres, mens i nedre del registreres grunnlaget for det som skal faktureres. Kundedelen av bildet er i spørremodus, dvs. du har kun mulighet til å søke blant eksisterende kunder. Finnes ikke ønsket kunde, kan du gå direkte over i kunderegistreringsbildet og opprette ny kunde. I nedre del, Fakturagrunnlagsdelen kan du registrere, korrigere eller slette fakturagrunnlag. Kundedelen: Reskontronr.: Kundens reskontronummer i Visma Enterprise Økonomi. Dersom nummeret er kjent, kan du skrive det direkte inn og kundens navn og adresse kommer opp. Ønsker du å søke fram kunden, kan du klikke på listeknappen og få opp et søkebilde over kunderegisteret. Alternativt kan du trykke Ctrl + S eller klikke på Zoom-knappen på verktøylinjen. 46 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

53 Navn: Kundens navn. Dette kommer opp automatisk dersom du har hentet opp kunden ved bruk av reskontronummer eller kundenummer. Ønsker du å hente opp kunde ved å søke på navn, kan du gjøre dette på to måter: 1. Plasser markøren i feltet navn. Tast Shift + F7 og navnefeltet blir markert. Skriv så inn kundens navn og tast enter. Dersom det finnes en kunde på det navnet, vil denne komme opp. Dersom det e flere kunder med samme navn, eller du kun har skrevet inn deler av navnet, kan du nå bla deg gjennom kunderegisteret alfabetisk. 2. Klikk på listeknappen og hent opp søkebildet for kunderegisteret. I dette bildet kan du også søke opp kunden ved hjelp av navn. Kundenr.: Kundens kundenummer (fødsel- og personnr/org.nr.). Du bestemmer bruken av dette feltet. Feltet benyttes av de fleste kommuner til kundens personnummer, bedriftens foretaksnummer o.l. Dersom du ønsker å hente fram kunden v.h.a. dette nummeret, plasser markøren i dette feltet og tast shift + F7. Skriv deretter inn nummeret og kunden blir hentet fram med navn og adresse. NB! Dersom kunden ikke finnes med det nummeret du tastet inn, presenteres den kunden som har det neste kundenummeret. Hvis du ikke finner den kunden du ønsker, kan du klikke på listeknappen i reskontronummerfeltet, og gå direkte over til kunderegistreringsbildet. Reskontro: Ved å klikke på denne knappen kommer du direkte over i vedlikeholdsbildet for den aktuelle kunden. Herfra kan du utføre vedlikehold av kundeopplysninger dersom du har de nødvendige brukerrettigheter for det. Du kan for eksempel gå direkte over til folkeregisteret og kontrollere om de opplysningene du har stemmer overens med folkeregisteret, og eventuelt ta med riktige opplysninger tilbake til kunderegisteret. Dette forutsetter integrasjon mor EVRY Infotorg. Oppslag mot EVRY Infotorg: De feltene som er markert med Grønt indikerer avvik mellom folkeregisteret og kunderegisteret. Dersom du huker av for «Oppdater alle endringer» vil programmet ta med riktige opplysninger tilbake til kunderegisteret. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 47

54 Avtalegiro: Dersom denne knappen er aktiv indikerer det at denne kunden har avtalegiro. Du kan da klikke på knappen, og får opp tilleggsinformasjon om hvilke avtaler som finnes, og status for disse. Betalingsadresse: Dersom denne knappen er aktiv kommer du direkte over i bildet «Betalingsadresse», og får se hvilke betalingsadresser som gjelder for denne kunden pr. oppdragsgiver. Betalingsadresser registreres under menyen «Grunndata > Tilleggsinformasjon kunder». Internfakturering: Internfaktureringsrutinen kan fungere på flere måter, og er bekrevet i eget kurshefte Internfakturering. Når et grunnlag blir merket med at det skal internfaktureres vil dette synes i registreingsbildet ved at det blir satt en hake i kolonnen «Internfaktureres». Det kanoverstyres ved at haken fjernes. Internfaktureringsrutinen kan fungere på 3 forskjellige måter: 1. Internfakturering uten kontering: Fakturaen blir skrevet ut på eget formular, men krever manuell saksbehandling for å bli «betalt». Du har likevel oppnådd å få disse fakturaene ut i en egen utskriftsjobb, og slipper å lete etter interne fakturaer sammen med de eksternefakturaene. 48 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

55 2. Internfakturering med kontering: Du legger da inn den konteringen som er anvist på forhånd for dette fakturagrunnlaget. Systemet vil da kjøre fakturering på vanlig måte hvor fakturaen blir inntektsført og debitert en kundereskontro. Så vil samtidig Internfaktureringsrutinen gå inn og «betale» fakturaen, og belaste den utgiftskonteringen som ble lagt inn. Du har da oppnådd flere fordeler; Fakturaene kommer i egen utskriftsjobb. Fakturaene er betalt, og utgiftsføring av internfakturaen er oppdatert i regnskapet til den interne avdelingen som er mottaker av fakturaen. Du slipper å få interne fakturer til avdelinger i firmaet/kommunen med på restanselister og videre i purrekjøringer. Eksempler på faste oppdrag som kan egne seg for Internfakturering: Husleietrekk ansatte som trekkes i lønn Barnehage/SFO ansatte som trekkes i lønn Barneverntjenesten eller sosialtjenesten dekker barnehage/sfo-regningen til en kunde i en tidsbegrenset periode (se eks. nedenfor). 3. Internfakturering med overføring til Fakturabehandling: Dette alternativet forutsetter noe mer teknisk tilrettelegging, men du oppnår da at fakturaer til interne avdelinger overføres til Fakturabehandlingssystemet for vanlig saksgang på samme måte som ved behandling av faktura fra eksterne leverandører. Dette alternativet er spesielt tiltenkt internfaktura ved Tilfeldig oppdrag. Det er ofte vanskelig å ha en forhåndsanvisning på slike tilfeller. Overføring til Fakturabehandling sikrer likevel at interne fakturaer blir fanget opp i systemet, og ikke «glemt bort». Fakturahistorikk: Denne knappen gir direkte overgang til menypunktet Spørring>Faktura pr. kunde. Her får du oversikt over alle fakturaer til denne kunden, og kan om ønskelig gå videre inn på de enkelte fakturaene for mer detaljinformasjon. Bildet omtales mer utfyllende i kursheftet «Spørring, rapportering og kreditering». Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 49

56 Grunnlagsdelen: Oppdragsgivernr.: Nummeret på den oppdragsgiver du ønsker å registrere fakturagrunnlag for. Hvis du ønsker en oversikt over hvilke varer som er tilgjengelig i vareregisteret, klikker du på listeknappen for å få fram søkebilde for vareregisteret. Internfakturering: Internfaktureringsrutinen kan fungere på flere måter, og er bekrevet i eget kurshefte Internfakturering.Når et grunnlag blir merket med at det skal internfaktureres vil dette synes i registreingsbildet ved at det blir satt en hake i kolonnen «Internfaktureres». Dette kan overstyres ved å fjerne haken på det enkelte grunnlaget. Varenummer: Varenummeret du ønsker å registrere fakturagrunnlag for. Varens navn og pris blir deretter presentert. Er du i tvil om hvilket varenummer du skal benytte, tast inn aktuell oppdragsgiver og klikk på søkeknappen ved siden av oppdragsgiver. Du får da opp følgende søkebilde: 50 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

57 Marker den varen du skal bruke og klikk OK-knappen (eller dobbeltklikk på varelinjen). Varen tas nå med tilbake til registreringsbildet, og du får lov til å legge inn riktig grunnlag, pris og evt. fritekst. Løpenummer: Når du har tastet inn et oppdragsgiver/varenummer bli feltet automatisk fylt ut med verdien 1. Feltet brukes til å kunne skille dersom du skal registrere samme varenummer to eller flere ganger på samme kunde. Første gang du registrerer grunnlaget, skal verdien være 1. Hvis du skal registrere samme vare flere ganger setter systemet automatisk løpenummer 2, 3 osv. Tips! Bruk tab-tasten for å bevege deg mellom feltene. Varenavn: Hentes fra vareregisteret, kan ikke endres i dette bildet. Sats: Varens sats som ligger i vareregisteret. For faste oppdrag tillates det ikke å overstyre satsen. Satsen vil av faktureringsrutinen bli kontrollert opp mot den perioden satsen gjelder for, registrert i vareregisteret. Grunnlag: Antall enheter du ønsker å registrere på fakturagrunnlaget. Dersom du setter grunnlag = 0 vil systemet oppfatte dette som et engangsgrunnlag, og grunnlaget blir slettet etter fakturering. Beløp: Grunnlagets utregnede beløp. Oppdateres automatisk som summen av grunnlag x sats. Kan ikke overstyres. Dersom du har satt grunnlaget = 0 får du likevel lov til å overstyre beløpet (engangsgrunnlag). Faktor: Eventuell rabattfaktor knyttet til aktuell grunnlagslinje. Standard verdi er 1,00, men kan overstyres. Settes f. eks. 0,75 i dette feltet, vil grunnlagslinjen bli mulitiplisert med 0,75, dvs. grunnlaget blir fakturert med 75 % av ordinær sats. Grunnlagslinjer som har faktor ulik 1,00 vil bli merket av på utskrift av fakturablanketten med en tekst du selv kan velge. I registreringsbildet vil du likevel se totalbeløpet ut fra faktor = 1,00. Resultatet blir likevel riktig på fakturaen. Fritekst: I tilknytning til hver grunnlagslinje kan du registrere en eller flere fritekstlinjer. Teksten blir senere skrevet ut på fakturablanketten. Fritak/tillegg: I dette feltet kan du registrere enten bokstaven 'F'(fritak) eller 'T' (tillegg) Faktureringsrutinen regner da ut beløpet for den perioden som fritaket eller tillegget gjelder for. Rapporten tar også hensyn til eventuelle prisendringer i den aktuelle perioden fritaket eller tillegget gjelder for. Fritak eller tillegg som gjelder tilbake i tid blir alltid beregnet i førstkommende termin. Det er derfor mulig å gi fritak/tillegg i en periode som allerede er fakturert. Vær da oppmerksom på at fritak og tillegg kan bli større enn selve terminbeløpet. Lange fritak tilbake i tid kan derfor resultere i negative faktura. Gjelder fritak og tillegg tilbake i tid må en også passe på at det er registrert en pris i vareregisteret som dekker hele perioden fritaket/tillegget gjelder for. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 51

58 Fritak/tillegg som er "brukes opp" i førstkommende fakturering, blir automatisk slettet fra fakturagrunnlaget. For fritak/tillegg som gjelder fremover i tid (lenger frem enn siste dato i førstkommende fakturering), vil faktureringsrapporten kun "bruke opp" den perioden som dekkes av førstkommende fakturering. Fradatoen vil da automatisk bli rettet til første dato i neste termin og fritak/tillegg vil bli beregnet helt til"til-dato" er fakturert. På fakturautskriften blir fakturalinjer med fritak/tillegg merket av med ledetekst samt fra - til dato fritaket/tillegget gjelder for. Fra dato: Den dato et fritak eller tillegg gjelder fra. Utregningen regner fra og med denne dato. Til dato: Den dato fritak eller tillegg gjelder til. Utregningen regner til og med denne dato. Startdato: Når du blir kjent med at et fast oppdrag skal oppstå kan du legge grunnlaget inn på kunden med riktig startdato. Programmet vil da ta grunnlaget med på faktura til kunden 1. gang når du fakturerer en termin hvor termindatoen inkluderer denne startdatoen. Er startdatoen satt til midt i terminen, vil systemet delberegne den første terminregningen fra og med startdato. Sluttdato: Du kan registrere en dato du vil oppdraget skal opphøre. Denne sluttdatoen må alltid settes fram i tid til dato i en termin som ennå ikke er fakturert. Når du senere fakturerer en termin som inneholder denne datoen, vil rutinen automatisk slette dette grunnlaget etter fakturering. Dersom sluttdatoen ligger midt inne i en termin, vil fakturaens terminbeløp bli delberegnet til og med sluttdato. Betalingsadresse: Helt til høyre finnes en kollonne som evt. vil vise Betalingsadreesen for denne kunden på denne oppdragsgiveren. Diverse referanser: Kontaktinformasjon, profil, system, saksnummer, profil og ordrereferanse: Det vises til beskrivelse under «Tilfeldig oppdrag registrering per kunde». Forklaring på funksjonalitet i registreringsbildet: Skjul ikke fakturerbare: Du kan velge å sperre en kunde for fakturering på en oppdragsgiver midlertidig eller fast. Dette gjøres fra Grunndata > Tilleggsinformasjon kunder. Dersom du har stoppet fakturering av en kunde på en spesiell oppdragsgiver, kan du fra registreringsbildet sette en hake i dette feltet for å skjule fakturagrunnlag som er midlertidig stoppet. Grunnlagene blir ikke fjernet, men skjult, og når haken tas bort vil de fremkomme i registreringsbildet. Disse grunnlagene vil ikke bli fakturert så lenge kunden er sperret for fakturering i nevnte bilde. 52 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

59 Kontering: Dersom du klikker på denne knappen vil du få opp et nytt bilde hvor du kan få lov til å overstyre standardkonteringen for den aktuelle varen. Denne overstyringen gjelder kun for denne varelinjen, og påvirker ikke standardkonteringen for varen. Det betyr at du kan ha flere grunnlag med samme varenummer på samme kunde på samme faktura, men likevel variere kontering pr. varelinje. Vær oppmerksom på at dersom du kun ønsker å endre konto/art så må du også legge inn alle andre konteringsdimensjoner, ikke bare art/konto. Løsningen er laget slik fordi det kan være definert på kontoen/arten at den Må ha for eksempel avdeling og tjeneste. Slett kontering: I registreringsbildet kan du se om det ligger inne avvikende/spesiell kontering på en vare. Dersom knappen «Slett kontering» er aktiv indikerer det at den grunnlagslinjen du har markert har avvikende kontering. Du kan da velge å slette avvikende/spesiell kontering ved å klikke på «Slett kontering», og da er det standardkonteringen som gjelder. Fritekst: Dersom du har registrert en fritekstlinje i selve registreringsbildet og deretter kalt opp dette bildet, ligger den første fritekstlinjen med linjenummer 1. Du må deretter nummerere linjene manuelt på hver ny linje. Fritekstlinjene skrives ut i stigende linjenummerrekkefølge, og framkommer på fakturaen i tilknytning til den enkelte varelinje. I registreringsbildet vil kun den 1. fritekstlinjen vises. Du kan ha inntil 99 fritekstlinjer pr. grunnlag/varelinje. «Kopier alle» vil kopiere alle fritekstlinjer knyttet til aktuelt grunnlag og lagre dette på utklippstavlen. Går du deretter inn på fritekster knyttet til et annet fakturagrunnlag/annen kunde, kan alle de kopierte fritekster limes inn i en operasjon ved å klikke på knappen «Lim inn alle». Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 53

60 Vedlegg: Det vises til beskrivelse under «Tilfeldig oppdrag registrering per kunde». 54 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

61 Masseregistrering Emne Menyvalg Kommentar Tidsramme Masseregistrering av fakturagrunnlag Faste oppdrag Faste oppdrag Masseregistrering faste fakturagrunnlag Som et alternativ til registrering av fakturagrunnlag pr. kunde, kan faste oppdrag registreres ved bruk av masseregistreringsbildet. I dette bildet kan du registrere grunnlag for flere kunder om gangen. For å få full effekt av dette bildet, kan det være en fordel å ha de fakturagrunnlagene du vil registrere systematisert på forhånd. Dvs. at du har fakturagrunnlag som inneholder kundens personnummer, oppdragsgiver, varenummer og antall. Vær oppmerksom på at feltet kundenr. er kundens person.-/org.nr. Det er mulig å søke opp kunder ved bruk av søkeknappen. Bildet inneholder de samme muligheter for overstyring av inntektskonto og registrering av flere fritekstlinjer som er beskrevet for registrering av faste oppdrag pr. kunde Oppdragsgiver: I dette feltet kan du begrense hvilke grunnlag som skal være «aktiv». Du kan søke frem grunnlag på den/de oppdragsgiverne du måtte ønske etter følgende søkebegreper: Kundenr.: Kundens kundenummer. Kommunen kan selv bestemme bruken av dette feltet. Feltet benyttes av de fleste kommuner til kundens personnummer, bedriftens organisasjonsnummer. Søk på eksisterende kundenumre ved å klikke på søkeknappen Navn: Kundens navn. Dette kommer opp automatisk når du har hentet opp kunden via reskontronummer eller kundenummer. Oppdragsgivernr.: Nummeret på den oppdragsgiver du ønsker å registrere fakturagrunnlag for. Hvis du ønsker en oversikt over hvilke varer som er tilgjengelig i vareregisteret, klikker du på listeknappen for å få fram søkebilde for vareregisteret. Internfaktureres: Dersom du har valgt at denne kunden kombinert med denne oppdragsgiveren skal internfaktureres vil det stå en hake i dette feltet. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 55

62 Varenr.: Varenummeret du ønsker å registrere fakturagrunnlag for. Varens navn og pris blir deretter presentert. Løpenummer: Når du har tastet inn et oppdragsgiver/varenummer bli feltet automatisk fylt ut med verdien 1. Feltet brukes til å kunne skille dersom du skal registrere samme varenummer to eller flere ganger på samme kunde. Første gang du registrerer grunnlaget, skal verdien være 1. Hvis du skal registrere samme vare gang nummer to eller mer, må du sette løpenummeret til 2 eller høyere. Tips! Bruk tab-tast når du beveger deg mellom feltene. Varenavn: Presenteres fra vareregisteret og kan ikke endres i dette bildet. Sats: Varens sats som ligger i vareregisteret. For faste oppdrag tillates det ikke å overstyre satsen. Satsen vil av faktureringsrutinen bli kontrollert opp mot den perioden satsen gjelder for, registrert i vareregisteret (datostyrt sats). Grunnlag: Antall enheter du ønsker å registrere på fakturagrunnlaget. Dersom du setter grunnlag = 0 vil systemet oppfatte dette som et engangsgrunnlag, og grunnlaget blir slettet etter fakturering. Beløp: Grunnlagets utregnede beløp. Oppdateres automatisk som summen av grunnlag x sats. Kan ikke overstyres. Dersom du har satt grunnlaget = 0 får du likevel lov til å overstyre beløpet (engangsgrunnlag) I tillegg til de nevnte felt ovenfor, ligger det en del felt til høyre i skjermbildet. Disse feltene får du fram ved å klikke på høyre pilen i det horisontale rullefeltet nederst i bildet. Ved å klikke på høyre pilen en gang kommer følgende felt fram: Fritekst: I tilknytning til hver grunnlagslinje kan du registrere en eller flere fritekstlinjer. Denne informasjonen blir senere skrevet ut på fakturablanketten. Fritak/tillegg: I dette feltet setter kan du registrere enten bokstaven 'F'(fritak) eller 'T' (tillegg) Faktureringsrutinen regner da ut beløpet for den perioden som fritaket eller tillegget gjelder for. Rapporten tar også hensyn til eventuelle prisendringer i den aktuelle perioden fritaket eller tillegget gjelder for. Fritak eller tillegg som gjelder tilbake i tid blir alltid beregnet i førstkommende termin. Det er derfor mulig å gi fritak/tillegg i en periode som allerede er fakturert. Vær da oppmerksom på at fritak og tillegg kan bli større enn selve terminavgiften. Fritak langt tilbake i tid kan derfor resultere i negative faktura. Gjelder fritak og tillegg tilbake i tid må en også passe på at det er registrert en pris i vareregisteret som dekker hele perioden fritaket/tillegget gjelder for. Fritak/tillegg som er «brukt opp» i førstkommende fakturering, blir automatisk slettet fra fakturagrunnlaget. For fritak/tillegg som gjelder framover i tid (lenger frem enn siste dato i førstkommende fakturering), vil faktureringsrapporten kun «bruke opp» den perioden som dekkes av førstkommende fakturering. Fradatoen vil da automatisk bli rettet til første dato i neste termin og fritak/tillegg vil bli beregnet helt til «til-dato» er fakturert. På fakturautskriften blir fakturalinjer med fritak/tillegg merket av med ledetekst samt fra - til dato fritaket/tillegget gjelder for. Fra dato: Den dato et fritak eller tillegg gjelder fra. Utregningen regner fra og med denne dato. Til dato: Den dato fritak eller tillegg gjelder til. Utregningen regner til og med denne dato. Startdato: Når du blir kjent med at et fast oppdrag skal oppstå kan du legge grunnlaget inn på kunden med riktig statdato. Systemet vil da ta grunnlaget med på faktura til kunden 1. gang når du 56 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

63 fakturerer en termin hvor termindatoen inkluderer denne startdatoen. Er startdatoen satt til midt i terminen, vil systemet delberegne den første terminregningen fra og med startdato. Sluttdato: Du kan registrere en dato du vil oppdraget skal opphøre. Denne sluttdatoen må alltid settes fram i tid til dato i en termin som ennå ikke er fakturert. Når du senere fakturerer en termin som inneholder denne datoen, vil rutinen automatisk slette dette grunnlaget etter fakturering. Dersom sluttdatoen ligger midt inne i en termin, vil fakturaens terminbeløp bli delberegnet til og med sluttdato. Betalingsadresse: Helt til høyre finnes en kolonne som vil vise eventuell Betalingsadresse for denne kunden på denne oppdragsgiveren. Kontering: Dersom du klikker på denne knappen vil du få opp et nytt bilde hvor du kan få lov til å overstyre standardkonteringen for den aktuelle varen. Denne overstyringen gjelder kun for denne varelinjen, og påvirker ikke standardkonteringen for varen. Det betyr at du kan ha flere grunnlag med samme varenummer på samme kunde på samme faktura, men likevel variere i kontering pr. varelinje. Vær oppmerksom på at dersom du kun ønsker å endre konto/art så må du likevel legge inn alle andre konteringsbegreper fordi det er definert på kontoen/arten at den Må ha for eksempel avdeling og tjeneste. Slett kontering: I registreringsbildet kan du se om det ligger inne avvikende/spesiell kontering på en vare. Dersom knappen «Slett kontering» er aktiv indikerer det at den grunnlagslinjen du har markert har avvikende kontering. Du kan da velge å slette avvikende/spesiell kontering ved å klikke på «Slett kontering». Da vil standardkonteringen gjelde. Fritekst: Dersom du har registrert en fritekstlinje i selve registreringsbildet og deretter kalt opp dette bildet, ligger den første fritekstlinjen med linjenummer 1. Du må deretter nummerere linjene manuelt for hver ny linje dersom du ønsker å registrere flere. Fritekstlinjene skrives ut i stigende linjenummerrekkefølge, og framkommer på fakturaen i tilknytning til den enkelte varelinje. I registreringsbildet vil kun den 1. fritekstlinjen vises. Du kan ha inntil 99 fritekstlinjer pr. grunnlag/varelinje. «Kopier alle» vil kopiere alle fritekstlinjer knyttet til aktuelt grunnlag og lagre dette på utklippstavlen. Går du deretter inn på fritekster knyttet til et annet fakturagrunnlag/annen kunde, kan alle de kopierte fritekster limes inn i en operasjon ved å klikke på knappen «Lim inn alle». Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 57

64 Internfakturering: Dersom et grunnlaget skal internfaktureres klikker du på denne knappen. Viser ellers til beskrivelsen under «Registrering faste oppdrag» og eget kurshefte for Internfakturering. Vedlegg: Det vises til beskrivelse under «Tilfeldig oppdrag registrering per kunde». Diverse referanser: Kontaktinformasjon, profil, system, saksnummer, profil og ordrereferanse: Det vises til beskrivelse under «Tilfeldig oppdrag registrering per kunde». 58 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

65 Fakturering av faste oppdrag Emne Menyvalg Kommentar Tidsramme Fakturering av faste oppdrag Faste oppdrag Fakturering faste oppdrag Rutine som omdanner fakturagrunnlag til en faktura, genererer bilag til Visma Enterprise Økonomi samt fakturajournal. Rutinen kan kjøres uten oppdatering som en testkjøring Gyldige fakturagrunnlag må være ferdig registrert på forhånd Hensikten med denne rutine er å beskrive hvordan fakturagrunnlag omdannes til endelige faktura. Rapporten oppdaterer fakturahistorikken i systemet samt lager et bilag i Visma Enterprise Økonomi som både reskontro- og inntektsfører faktureringen. Rapportvalg: Fakturering faste oppdrag: Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 59

66 Dette er hovedfakturering av en termin. Denne rutinen oppretter også terminen i registeret for kjørte terminer. Fakturering enkeltfaktura: Denne rutinen benyttes til enkeltfakturering for en og en kunde. Forutsetning for denne rutinen er at hovedfakturering er foretatt, dvs at terminen er opprettet. Rutinen kan både benyttes for å fakturere en kunde som ikke var med i hovedterminen eller benyttes til å lage en ny faktura som erstatning for den opprinnelige faktura som er kreditert. Fakturering faktura merket F: Denne rutinen benyttes til omfakturering av en eller flere kunder hvor den opprinnelige faktura er kreditert. De krediterte faktura må først merkes av i skjermbildet for detaljert fakturainformasjon med verdien F i feltet 'Merke'. Utvalgskriterier: Fakturer pr: Du kan fakturere pr Kunde, pr Kunde/saksreferanse, pr Kunde/profil, pr Kunde/ordrereferanse eller pr Kunde/kontaktinformasjon. Fakturerer du pr Kunde, blir det en faktura per kunde og per oppdragsgiver. Fakturerer du f.eks pr Kunde/kontaktinformasjon, blir fakturaen splittet i like mange fakturaer som du har lagt inn forskjellige kontaktinformasjon (deres ref.). Du kan legge inn standard splitt ved fakturering under menyvalget «Tilleggsinformasjon kunder». Det du legger inn her som standard splitt, overstyrer det som blir lagt inn i faktureringsrutinen. Oppdragsgiver: Angir den eller de oppdragsgivere du ønsker å fakturere. År: Angir det året fakturering gjelder for. Ved fakturering dannes en post i registeret for kjørte terminer som du senere kan spørre på. I dette registeret opprettes det for tilfeldig faktura en termin som består av fakturaår samt dagens dato fakturering skjedde. Termin: Her angis den terminen som skal faktureres. Forutsetter at de varene som skal faktureres har en avhuking for at de kan faktureres på denne terminen. En termin er ikke det samme som en kalendermåned, og en termindato kan gå på tvers av kalendermåneder. 60 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

67 Termindato: Angivelse av den periode terminen gjelder for. Standard forslag er fra første - til siste dato i samme måned og år du angav i feltene År og Termin. Verdien i dette feltet kan overstyres med f.eks fra - til dato i et kvartal. Styringsparametre: Forfallsdato: Forfallsdato for denne faktureringen, standard forslag er dagens dato + 30 dager. Forfallsdato kan overstyres. Dersom det ligger inne en standard betalingsbetingelse på oppdragsgiveren og/eller en kunde vil disse betingelsene overstyre denne forfallsdatoen dersom du har huket av for «Bruk betalingsbetingelser fra oppdragsgiver» og /eller «Bruk betalingsbetingelser fra kunde». Beløpsavrunding: Faktureringsrutinen inneholder en funksjon for øreavrunding. Dersom du ønsker å benytte øreavrunding, bestemmer du i dette feltet hvilken avrundingsregel du skal benytte. Standard forslag er Hele kroner, dvs rutinen runder av fakturasummen ned til nærmeste hele krone. Du kan velge enten Hele kroner, Femti øre eller Ingen. All avrunding er nedover. Ved fakturering vil da inntektskonto bli godskrevet det reelle beløp, reskontro (fakturasum) blir debitert med det avrundede beløp mens differansen blir ført på en øreavrundingskonto som du registrerer i selskapsbildet. Regnskapsår: Kontrollerer om angitt regnskapsår er åpen for bokføring. Du får en feilmelding dersom du forsøker å henvise til et regnskapsår som er stengt for videre føring, eller du får advarsel dersom du angir et år som avviker i forhold til inneværende år. Regnskapsperiode: Kontrollerer om angitt regnskapsperiode er åpen for bokføring. Du får feilmelding dersom du forsøker å henvise til en regnskapsperiode som er stengt for videre føring, eller du får advarsel dersom du angir en periode som avviker i forhold til inneværende måned. Registreringsansvarlig: Initialer som kommer som registreringsansvarlig på det bilaget som blir overført til Visma Enterprise Økonomi. Standard forslag er initialene til pålogget bruker, kan overstyres. Bilagstekst: Tekst på bilagslinjene for bilaget til Visma Enterprise Økonomi. Standard forslag er «Faste oppdrag, termin X/ÅR», men kan overstyres. Vi anbefaler at du endrer bilagsteksten til å beskrive i grove trekk hva faktureringen gjelder. Bilagsteksten vil senere skrives ut på purreblanketter far Visma Enterprise Økonomi som et supplement til bare et fakturanummer, og på denne måten vil purreblankettene bli mer informativ. Teksten vil også følge med som beskrivelse av krav for overføring til Inkasso. Bilagsteksten kommer også ut i ulike skjermbilder/rapporter i Visma Enterprise Økonomi. Inkluder tilfeldige oppdrag: Dersom du huker av i dette feltet vil evt. tilfeldige grunnlag som er registrert på denne oppdragsgiveren under «Registrering Tilfeldige oppdrag» bli tatt med når det kjøres fakturering av Faste oppdrag. Dersom samme kunde har både tilfeldige og faste grunnlag på samme oppdragsgiver, vil du nå oppnå at alt kommer på samme faktura. Merk faktura for ekstern print: Dersom faktureringsjobben skal resultere i grunnlag for ekstern print, må det hukes av i dette feltet før kjøring. Det blir da lagt til rette for at printfil til ekstern printleverandør kan produseres i Visma Enterprise Økonomi. (forutsetter at oppdragsgiveren er tilrettelagt for ekstern print). Vi viser til kursdokumentasjon for ekstern print. Bruk betalingsbetingelser fra oppdragsgiver: Når dette valget er avkrysset, tar faktureringsprogrammet hensyn til eventuelle betalingsbetingelser som er knyttet til oppdragsgiver. En slik betingelse vil overstyre den forfallsdatoen som settes i dette bildet. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 61

68 Bruk betalingsbetingelser fra kunde: Når dette valget er avkrysset, tar faktureringsprogrammet hensyn til eventuelle betalingsbetingelser som er knyttet til kunde. En slik betingelse vil overstyre den forfallsdatoen som settes i dette bildet, og en evt. betalingsbetingelse på oppdragsgiveren. Dette betyr at en kunde med særskilt betalingsbetingelse kan oppnå en annen forfallsdato enn de andre kundene som faktureres i samme kjøring. Godkjenn bilag: Bilag som overføres til Visma Enterprise Økonomi får status Godkjent når dette felt er krysset av. Standard forslag er JA til godkjenning. Merk negative Avtalegiro/efaktura som blankett: For faktura med distribusjonsformene Avtalegiro, efaktura, Avtalegiro kombinert med efaktura og Avtalegiro med ekstern print er det mulig å overstyre distribusjonsformen til blankett hvis fakturaen har tilgodebeløp og/eller fakturaen har kr 0,- i fakturabeløp Distribuer faktura med null i totalbeløp: Det er mulig å velge bort distribusjon av faktura med 0-beløp. Last opp vedlegg: Her kan du laste opp et felles vedlegg for alle fakturaene i aktuell kjøring. Hvis du har vedlegg i pdf-format og huker av for «Eksternt vedlegg», vil vedlegget følge med på alle EHF fakturaer. Sortering: Valgknapp «Sortering på kundenr» eller «Sortering på kundenavn»: Utskrift av fakturajournal kan velges sortert enten etter kundenavn eller kundenr. Kjøreparametere: Kontroller grunnlag: Når dette valget er krysset av, vil det i forkant av at faktureringsprogrammet kjøres, startes et program som kontrollerer om kontering for de varer som faktureres er korrekt i henhold til konteringsreglene i Visma Enterprise Økonomi. Programmet kontrollerer om kontering stemmer i forhold til kontoplan, angitte mva-koder er korrekt og at eventuelle begrensninger mellom de enkelte dimensjoner er korrekt. Videre kontrolleres det om det finnes sperrede kunder blant de som skal faktureres. Oppdater: Avkrysningsfelt, standard forslag er blank (nei), kan overstyres. Faktureringsrutinen kan kjøres som en testkjøring, dvs avkrysningsfeltet skal være blankt. Rutinen skriver da ut en journal over hvilke kunder som skal faktureres ut fra de utvalg du tidligere har gitt i dette bildet. Denne listen vil da fungere som en kontrolliste som vi anbefaler at du sjekker. Dersom du finner feil på denne journalen, går du tilbake til registreringsbildet og korriger grunnlaget. Journalen kan kjøres ut så mange ganger du vil så lenge du ikke krysser av for oppdatering. Når testjournalen er korrekt, kjøres rutinen en gang til hvor du krysser av for oppdatering. Rutinen vil da oppdatere fakturahistorikken i Fakturering samt lage et bilag til Visma Enterprise Økonomi som både reskontrofører og inntektsfører denne faktureringen. Bilaget må posteres i Visma Enterprise Økonomi. 62 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

69 Etter at rutinen er kjørt med oppdatering, må fakturablanketter distribueres. Se beskrivelse rutine for distribusjon av faktura. OBS! Før du velger oppdatering MÅ du også ha tatt stilling til parametere under fanen fakturainformasjon. Når du oppdaterer så merkes fakturaene med måten de skal distribueres på, og evnt tilleggstekster mm legges på - selv om selve fakturadistribusjonen foretas senere. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 63

70 Fanen fakturainformasjon: Bruk fritekst fra oppdragsgiveren: Her er det standard avhuket for at fritekst som skal med på faktura skal hentes fra oppdragsgiveren. Du har mulighet til å benytte inntil tre fritekstlinjer (også fra oppdragsgiver). Til hver linje kan du ha 128 tegn, men vær obs på at dette vil ta plass på fakturaen. Fjerner du haken kan du skrive inn alternativ tekst som du ønsker skal med på fakturaen. Tekst prosentnedsatt: Dersom du har benyttet funksjonen faktor i registreringsbildet for fakturagrunnlag, vil alle fakturalinjer som har faktor ulik 1,00 bli merket av med denne teksten. Standard forslag er «Prosentnedsatt avgift», denne teksten kan overstyres. Tekst gjelder til dato: Dersom du har benyttet funksjonen sluttdato (gjelder til dato) i registreringsbildet for fakturagrunnlag, vil alle fakturalinjer som har denne dato utfylt og hvor grunnlaget er slettet i denne terminen, bli merket av med denne teksten. Standard forslag er «Fakturagrunnlag er slettet pr», denne teksten kan overstyres. Formular eksternfaktura/internfaktura: Hentes fra formular som er knyttet til oppdragsgiveren, kan overstyres her. Distribuer internfaktura med direkte belastning: Standard ikke avhuket, blir ikke skrevet ut. Ønsker du utskrift må du huke av i dette feltet. 64 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

71 Når du huker av for «Oppdater» i faktureringsbildet framkommer to nye felt: Send fakturajournal på epost: Du kan her velge at kopi av fakturajournalen skal sendes på e- post. Denne tjeneste bestemmes pr. oppdragsgiver hvor en også definerer innhold i epost. Kjør rapport: Starter faktureringsjobben på grunnlag av de valg som er gjort i dette bestillingsbildet. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 65

72 Alternativer for fakturering Faste oppdrag Fakturering enkeltfaktura: Denne rutinen har felles parametere som ved fakturering faste oppdrag bortsett fra følgende: Kundenummer: Angi det kundenummer du ønsker å fakturere. Vær oppmerksom på at det er kundens personnummer/orgnr du oppgir i dette feltet. Her kan du søke mot kunderegisteret. Opprinnelig fakturanr: Dersom rutinen benyttes til omfakturering av en tidligere kreditert faktura, kan du i dette feltet angi det opprinnelige fakturanummeret som er kreditert. Denne opplysningen vil komme som en opplysning på den nye faktura i spørrebilde for fakturainformasjon. 66 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

73 Fakturering Omfakturering av krediterte faktura: For å omfakturere krediterte faktura må du sette merke på faktura i detaljer: Denne rutinen har felles parametere som ved fakturering faste oppdrag bortsett fra følgende: Termindato fra til: Opplysning om fra - til dato henter rutinen automatisk fra registeret for kjørte terminer slik at det ikke er nødvendig å registrere dette på nytt. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 67

74 Distribusjon av fakturaer faste oppdrag Emne Menyvalg Kommentar Tidsramme Distribusjon fakturablanketter faste oppdrag Distribusjon > Distribusjon faktura Rutine som skriver ut fakturablanketter og elektroniske faktura på grunnlag av en fakturert termin Fakturering må være kjørt Det svært viktig at du allerede på faktureringstidspunktet tar stilling til evt. tekst på faktura, blanketter mm selv om du velger splitte fakturering og distribusjon. Årsaken til dette er at all denne informasjon blir lagret som vedlegg til faktura allerede når du kjører faktureringsrutinen. Kan ikke knyttes til senere. Dersom du har valgt å fakturere uten samtidig å distribuere faktura gjør du som beskrevet under «Distribusjon av faktura» i denne dokumentasjonen. 68 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

75 KOMMUNALE GEBYR Eiendomsgebyr er en faktureringsmåte som benyttes til å fakturere kommunale eiendomsgebyr. Fakturagrunnlagene knyttes her til en bygning. På bygningen registreres så hvem som er eier og betaler for denne. Ofte er eier og betaler samme person. Grunnlagene blir som for faste oppdrag liggende igjen fra termin til termin. Til rutinen for eiendomsgebyr hører det til en egen rutine for vannmålere. Hvorvidt kommunen benytter vannmålerrutinen eller ikke påvirker ikke prinsippene for fakturering av eiendomsgebyr. Fakturagrunnlag faktureres pr. oppdragsgiver. Dersom kommunen benytter flere oppdragsgivere for å fakturere eiendomsgebyr, vil det bli produsert en faktura pr. oppdragsgiver. I rapporten som foretar selve faktureringen, blir det produsert et bilag direkte i Visma Enterprise Økonomi som både reskontrofører og inntektsfører kjøringen. Denne jobben kan også kjøres uten oppdatering og utskriften blir da en testkjøring. I utgangspunktet produseres det en faktura pr. bygning pr. eiendom. Prinsippet for kommunale gebyr Kommunale gebyr er bygget opp etter følgende prinsippskisse: Eiendom Bygning Bygning Bygning Fakturagrunnlag Eierforhold Vannmålere Avlesninger Først registreres en eiendom med gårds-, bruks- og evt. feste- eller seksjons-nummer. I tillegg registreres eiendommens adresse. I tilknytning hver eiendom registreres en eller flere bygninger. Du beholder samme gårds og bruksnummer, men registrerer i tillegg et bygningsnummer (løpenummer 1 for første bygning osv.) På hver bygning registreres bygningens eierforhold, eventuelle vannmålere knyttes til bygningen. Til hver bygning registrerer du fakturagrunnlag. Avregninger knyttet til vannmålere er grunnlag for hva som blir fakturert etter målt forbruk. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 69

76 Vedlikehold kommunale gebyrer Emne Menyvalg Kommentar Tidsramme Opprettelse bygning / vedlikehold fakturagrunnlag / vedlikehold vannmålere Kommunale gebyrer Kommunale gebyr Skjermbilde hvor du oppretter en eiendom/bygning samt registrerer fakturagrunnlag/ eierforhold/ registrerer vannmålere Registrere bygning: I dette bildet opprettes nye eiendommer / bygninger. I nedre del av bildet, fanen «Fakturagrunnlag», kan du registrere bygningens fakturagrunnlag. Ved bruk av forsystem for kommunale eiendomsgebyr brukes også dette bildet. Feltene fylles ut etter hvert som de ulike filene importeres ( kunder, avtaler/bygninger og gebyrgrunnlag). Gårds-/bruksnr.: Dette feltet er 4-delt: Gårdsnr, Bruksnr, Festenr og Seksjonsnr. Etter seksjonsnr kan du registrere navnet på eiendommen. Bygningsnr: Kan være inntil fire siffer. Dersom eiendommen har flere bygninger, så opprettes hver enkelt bygning med et fortløpende bygningsnummer, og eieropplysninger og fakturagrunnlag registreres pr. bygning. Feltet bak bygningsnummer er et informasjonsfelt hvor du kan registrere Martikkelnr. Det er det inntil firesifrede nummer som framkommer på fakturaen. 70 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

77 Matrikkelnr: Her kan du registrere bygningens Matrikkelnummer. Adresse: Navnet i dette feltet kan fremkomme på fakturaen (egen formularkode). Dersom du trykker F8 vil programmet gjenta navnet som er registret som eiendommens navn. Antall bygninger: Antall bygninger tilknyttet eiendommen vil framkomme i dette feltet. Antall vannmålere: Dersom denne bygningen har flere vannmålere vil dette framkomme i dette feltet. Hovedbygning: Angivelse av hvilken bygning faktura skal knyttes til dersom kunden ønsker felles faktura for flere bygninger. Rutinen forutsetter at eier/betaler er lik for de bygningene som skal komme på felles faktura. Grunnlagene sorteres pr. bygning. Bygninger med annen eier/betaler kommer på egne fakturaer (se eget tema for fakturering på eiendomsnivå). Internfaktureres: Dersom grunnlaget på bygningen skal internfaktureres haker du av i dette feltet. Fanen «Internfaktura» i nedre del av bildet blir da aktivt.viser ellers til eget kurshefte for Elektronisk fakturaproduksjon hvor internfakturering er nærmere beskrevet. Eier: I feltet eier, registrerer du personnr /org.nr for eieren av en bygning. Samme nummer kopieres automatisk over i feltet for kundenummer betaler. Dette er den reskontro som faktura blir sendt til kravet blir reskontroført på. Du har mulighet til å søke opp tidligere registrerte kunder i kunderegisteret ved å klikke på søkeknappen ved siden av feltet eier.er ikke aktuell kunde registrert fra før, kan du gå videre i dette programmet og opprette kunden. Betaler: NB!! Betaler er bygningens ansvarlige betaler. Fakturaen vil bli sendt til betaler som er registrert her. Evnt purring sendes til eier av bygningen. Dette valget skal ikke benyttes til for eksempel ren betalingsadresse som sending til bank. I de tilfeller skal funksjonen betalingsadresse pr oppdragsgiver benyttes. Areal: Et opplysningsfelt for areal for denne bygningen. Dersom du legger inn noe i dette feltet vil systemet foreslå denne verdien som grunnlag på alle nye grunnlagslinjer. Fakturareferanse: Eget felt hvor du kan legge inn fakturareferanse pr. bygning. Egen formularkode for å legge denne informasjonen ut på fakturablanketten. Det er samme feltkode som «Deres ref» som benyttes på øvrige oppdrag. Profil: Her legges inn den profilen som du ønsker at skal følge fakturaen for denne aktuelle bygningen inn i Fakturabehandlingssystemet til mottakeren. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 71

78 Funksjonalitet i vedlikeholdsbildet Kommunale gebyrer: Notater eier/betaler: Dersom det er registert notater på reskontro ser du antall notater her. Ved å klikke på knappen får du fram oversikt over de notater som finnes. Når du klikker på den enkelte notatlinjen framkommer det tidsstempel og hvem som har registrert inn notatet. Avtalegiro: Dersom denne knappen er aktiv indikerer det at kunden har Avtalegiro-avtale. Ved å klikke på knappen vil du få opp en oversikt over de avtaler som finnes for kunden. Betalingsadresse: Dersom denne knappen er aktiv indikerer det at det er lagt inn en spesiell Betalingsadresse for denne kunden.spesiell betalingsadresse legges inn ved å gå til Grunndata>Kunder >Tilleggsinformasjon kunder. Dersom du klikker på denne knappen får du frem en oversikt over de betalingsadresser som er lagt inn for denne kunden. Betalingsadresse her vil gjelde øvrige oppdragsgivere. For kommunale eiendomsgebyr registreres vanligvis betaler, annen enn eier, i eiendomsbildet, feltet eier, jfr ovenfor. 72 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

79 Rentesimulering: Dersom du har behov for å kjøre rentesimulering på denne bygningen (for eksempel v/forespørsel fra megler) kan du klikke på denne knappen, og renteberegningsrutinen i Økonomi startes (se eget tema for rentesimulering). Det forutsettes da at det er knyttet en rentebetingelse til reskontrotypen tilhørende denne oppdragsgiveren. Fritekst bygning: I tilknytning til en bygning kan du registrere en fritekst som kun er til intern bruk. Denne friteksten blir ikke skrevet ut på faktura. Knappen Fritekst bygning kaller opp følgende skjermbilde: I dette bildet kan du registrere inntil 99 fritekstlinjer pr. bygning. Til friteksten kan den knyttes en kode som du bestemmer selv. Alle fritekster kan siden listes ut i en rapport som ligger under Kommunale gebyr >Rapporter > Oversikt fritekst bygninger. Tips! Lag en systematisk kodestruktur som du kan benytte til arbeidsrapporter/statistikker. Kode 99 er forbeholdt til å beskrive plassering av vannmåler. Teksten på denne koden legges ut på evt. Måleravlesingskort som kan kjøres ut fra systemet. Historikk: Ønsker du å se på tidligere eiere på en bygning, kan vi via knappen Historikk kalle opp et eget skjermbilde for eierhistorikk: Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 73

80 Faktura: Gir en direkte overgang til spørrebildet «Faktura pr. bygning». Herfra kan du gå videre ned i detaljene for alle historiske fakturaer på denne bygningen. Alle vannmålere: Gir en detaljert oversikt over alle vannmålere som er/har vært registrert på bygningen. 74 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

81 Detaljer vannmåler: Gir en direkte overgang til vedlikeholdsbildet for den vannmåleren som er montert i denne bygningen. Simulering/fakturering: Dette er en funksjonalitet for å kunne simulere virkningen av en eventuell endring av gebyrgrunnlaget på bygningen. Kan også brukes til å fakturere tillegg til allerede produsert terminfaktura for bygningen, eller dersom grunnlagene på denne bygningen ikke var lagt inn ved hovedfakturering. Ved å klikke på denne knappen kommer du over til faktureringsprogrammet for kommunale gebyrer med undervalget Fakturering enkeltfaktura. For å benytte denne rutinen kreves det at hovedfakturering for den aktuelle terminen er kjørt. Den bygningen du sto på i vedlikeholdsbildet blir tatt med over til oppstartsbildet for fakturering. Står du i tillegg på en grunnlagslinje tas også oppdragsgiver med over. Ønsker du å simulere en faktura, må du først ta stilling til hvilken termin faktura skal tilhøre og deretter starte rapporten. Fakturagrunnlaget blir presentert i rapport. Ønsker du å enkeltfakturere på denne måten, velger du igjen korrekt termin og krysser i tillegg av for oppdatering. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 75

82 Registrere fakturagrunnlag: Fanen Fakturagrunnlag: De grunnlagene som legges inn i dette bildet er årsgebyrer for denne bygningen. Det betyr at alle gebyrer som skal faktureres på bygningen uansett termin, legges inn her. Hvilken termin varene skal faktureres styres av vareregisteret ved avhuking på riktige terminer pr. vare. 76 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

83 Oppdragsgiver: Angi den oppdragsgiveren som gjelder for fakturering av kommunale eiendomsgebyr. Spesielt for denne oppdragsgiveren er at den har knytning mot en reskontrotype i Økonomi som igjen lagrer fakturainformasjon på bygninsreferanser (Systemnavn Kommfakt Eiendom). Varenummer: Varenummeret du ønsker å registrere fakturagrunnlag for. Varens navn og pris blir deretter presentert. Er du i tvil om hvilket varenummer du skal benytte, tast inn aktuell oppdragsgiver og klikk på søkeknappen ved siden av oppdragsgiver. Du får da opp følgende søkebilde: Marker den varen du skal bruke og klikk OK-knappen (eller dobbeltklikk på varelinjen). Varen tas nå med tilbake til registreringsbildet, og du får lov til å legge inn riktig grunnlag, pris og eventuell fritekst. Løpenummer: Når du har tastet inn et oppdragsgiver/varenummer bli feltet automatisk fylt ut med verdien 1. Feltet brukes til å kunne skille dersom du skal registrere samme varenummer to eller flere ganger på samme kunde. Første gang du registrerer grunnlaget, skal verdien være 1. Hvis du skal registrere samme vare flere ganger setter systemet automatisk løpenummer 2, 3 osv. Tips! Bruk tab-tasten for å bevege deg mellom feltene. Varenavn: Hentes fra vareregisteret, kan ikke endres i dette bildet. Faktor: Eventuell rabattfaktor knyttet til aktuell grunnlagslinje. Standard verdi er 1,00, men kan overstyres. Settes det 0,75 i dette feltet, vil grunnlagslinjen bli mulitiplisert med 0,75, dvs. grunnlaget blir fakturert med 75 % av ordinær sats. Grunnlagslinjer som har faktor ulik 1,00 vil bli merket av på utskrift av fakturablanketten med en tekst du selv kan velge. I registreringsbildet vil du likevel se totalbeløpet ut fra faktor = 1,00. Resultatet blir likevel riktig på fakturaen. Grunnlag: Antall enheter kunden skal faktureres for. Dersom du setter grunnlag = 0 vil systemet oppfatte dette som et engangsgrunnlag, og grunnlaget blir slettet etter fakturering. Sats: Varens sats som ligger i vareregisteret. For kommunale gebyrer tillates det ikke å overstyre satsen. Satsen vil av faktureringsrutinen bli kontrollert opp mot den perioden satsen gjelder for, registrert i vareregisteret. For kommunale gebyr er det sats pr. år som fremkommer på varen. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 77

84 Beløp: Grunnlagets utregnede beløp. Oppdateres automatisk som summen av grunnlag x sats. Kan ikke overstyres. Dersom du har satt grunnlaget = 0 får du likevel lov til å overstyre beløpet (engangsgrunnlag). I tillegg til de nevnte felt ovenfor, ligger det en del felt til høyre i skjermbildet. Disse feltene får du fram ved å klikke på høyre pilen i det horisontale rullefeltet nederst i bildet. Ved å klikke på høyre pilen en gang kommer følgende felt fram: Fritekst: I tilknytning til hver grunnlagslinje kan du registrere en eller flere fritekstlinjer. Teksten blir skrevet ut på fakturablanketten. Fritak/tillegg: I dette feltet kan du registrere enten bokstaven 'F'(fritak) eller 'T' (tillegg) Faktureringsrutinen regner da ut beløpet for den perioden som fritaket eller tillegget gjelder for. Rapporten tar også hensyn til eventuelle prisendringer i den aktuelle perioden fritaket eller tillegget gjelder for. Fritak eller tillegg som gjelder tilbake i tid blir alltid beregnet i førstkommende termin. Det er derfor mulig å gi fritak/tillegg i en periode som allerede er fakturert. Vær da oppmerksom på at fritak og tillegg kan bli større enn selve terminavgiften. Lange fritak tilbake i tid kan derfor resultere i negative faktura. Gjelder fritak og tillegg tilbake i tid må en også passe på at det er registrert en sats i vareregisteret som dekker hele perioden fritaket/tillegget gjelder for. Fritak/tillegg som er "brukes opp" i førstkommende fakturering, blir automatisk slettet fra fakturagrunnlaget. For fritak/tillegg som gjelder fremover i tid (lenger frem enn siste dato i førstkommende fakturering), vil faktureringsrapporten kun "bruke opp" den perioden som dekkes av førstkommende fakturering. Fradatoen vil da automatisk bli rettet til første dato i neste termin og fritak/tillegg vil bli beregnet helt til"til-dato" er fakturert. På fakturautskriften blir fakturalinjer med fritak/tillegg merket av med ledetekst samt fra - til dato fritaket/tillegget gjelder for. Fra dato: Den dato et fritak eller tillegg gjelder fra. Programmet regner fra og med denne dato. Til dato: Den dato fritak eller tillegg gjelder til. Programmet regner til og med denne dato. Startdato: Når du blir kjent med at et fast oppdrag skal oppstå kan du legge grunnlaget inn på kunden med riktig statdato. Systemet vil da ta grunnlaget med på faktura til kunden 1. gang når du fakturerer en termin hvor termindatoen inkluderer denne startdatoen. Er startdatoen satt til midt i terminen, vil systemet delberegne den første terminregningen fra og med startdato. Sluttdato: Du kan registrere en dato du vil oppdraget skal opphøre. Denne sluttdatoen må alltid settes fram i tid til dato i en termin som ennå ikke er fakturert. Når du snere fakturerer en termin som inneholder denne datoen, vil rutinen automatisk slette dette grunnlaget etter fakturering. Dersom sluttdatoen ligger midt inne i en termin, vil fakturaens terminbeløp bli delberegnet til og med sluttdato. Betalingsadresse: Helt til høyre finnes en kollonne som evt. vil vise Betalingsadressen for denne kunden på denne oppdragsgiveren. 78 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

85 Fanen Tilleggsinformasjon: Informasjon i denne fanen benyttes i forbindelse med eiendomsskatt. Informasjon om eier og betaler på eiendommen fra feltene ovenfor tas med over hit. Bygningstype: Kun et informasjonsfelt for bygningstype. Du kan for eksempel lage et register over ulike bygningstyper (4 tegn). Referanse: Benyttes til Saksreferanse for takstdokumenter. Skattetakst: Vedtatt skattetakst. Takstår: Årstall for vedtatt skattetakst. Skattekode: Her angir du den skattekoden som gjelder for akkurat denne bygningen. Systemet tillater inntil 6 forskjellige skattekoder. Bunnfradrag: Dersom du setter en hake her vil standard bunnfradrag som er definert på varen for eiendomsskatt bli trukket ifra ved fakturering. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 79

86 Fanen Internfakturering: I motsetning til tilfeldig/fast oppdrag hvor kunde i kombinasjon med oppdragsgiver merkes, - så merker du den enkelte bygning som intern når det gjelder kommunale eiendomsgebyr. Også her er det valgfritt om du vil registrere kontering for automatisk belastning. For kommunale gebyr er det også mulig å %-fordele belastning mellom flere kostnadssteder. I registreringsbildet er det en egen avkrysningsboks for internfakturering. Når du huker av i dette feltet vil en egen fane for registrering av kontering i forbindelse med belastning av de interne fakturaene aktiveres. For kommunale eiendomsgebyr er det mulig å registrere flere linjer med kontering pr oppdragsgiver. Helt til høyre angis den enkelte konterings prosentandel. Summen innen en oppdragsgiver MÅ være 100%. For oppsummering underveis, klikk på knappen Kontroller og du får melding om hvor mye som gjenstår til fordeling. Det er også mulig å legge inn samme kontering med ulike mva-koder. Det er mulig å hente opp søkebilde for hver av konteringsdimensjonene ved å taste ctrl + S i de ulike feltene. Viser ellers til eget kurshefte for internfakturering, Elektronisk Fakturaproduksjon. 80 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

87 Eierskifte Bygningsopplysninger Gammel eier: Søk frem den nye eieren på listeknappen i «Eier-feltet», evt. opprett ny eier i kunderegisteret. Ved registrering av eier på en ny bygning, vil bildet under først framkomme. Her må du ta stilling til fakturainformasjon ved eierskifte. Evnt tekst og formular du knytter til her vil benyttes dersom du ønsker å skrive ut faktura på tidligere ubetalte fakturaer i ny eiers navn. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 81

88 Dato for eierskifte vil bli logget i et eget register for eierhistorikk pr. bygning. Om ønskelig kan du overstyre dato med den dato du ønsker. Her kan du også velge om evt. restanser på bygningen skal overføres til ny eier (Overfør eventuell saldo). Denne rutinen lager et bilag til Økonomi hvor restanser blir overført fra gammel til ny eier. Sjekk at du har riktig bilagstype for eierskifte. Etter at denne rapporten er kjørt får du følgende spørsmål: Svar Ja, dersom du skal ha samme eier og betaler på denne eiendommen. Bygningsopplysninger etter eierskifte: Ved å klikke på knappen «Historikk» får du følgende oversikt over eierhistorikken på bygningen: 82 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

89 Import av fakturagrunnlag fra forsystem Emne Menyvalg Kommentar Tidsramme Import av fakturagrunnlag fra forsystem Avansert Import/Eksport Import kommunale gebyrer Skjermbilde hvor du kan vedlikeholde avgiftsgrunnlag for kommunale gebyr ved import av data fra forsystem Denne rutinen er beskriver hvordan fakturagrunnlag fra forsystem for eiendomsgebyr kan importeres inn i Enterprise Fakturering for videre fakturering. Det kreves at forsystemet genererer følgende filer: Kunder = Fil med eksisterende og nye kunder Avtaler = Bygninger Grunnlag = Gebyrgrunnlag pr. bygning Disse 3 filene må lagres på et område som er tilgjengelig fra Enterprise Fakturering. Importrutinen er 3-delt, og forutsetter at rutinene blir kjørt i riktig rekkefølge. Trinn 1- Import av kunder (forutsetning for at import av bygninger skal få riktig eier): Ved import av kunder får du et valg om du vil oppdatere eksisterende kunder. Nye kunder vil alltid bli opprettet automatisk, og dersom du velger å oppdatere eksisterende kunder, vil kunderegisteret automatisk bli ajourført med de kundeopplysningene som finnes i fila, adresser mm. Import av kunder kan kjøres uten oppdatering. Du får da en oversikt over hvor mange nye kunder som ligger i fila, og hvor mange som vil bli oppdatert. Når du huker av for «Oppdater» blir kundene importert. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 83

90 Trinn 2- Import av bygninger (forutsetning for at import av gebyrgrunnlag skal knyttes til riktig bygning): Ved import av bygninger får du flere valg: Overfør saldo til ny eier ved eierskifte: Dersom du huker av i dette feltet vil programmet sjekke om det er restanser på de bygningene som har fått ny eier siden sist. Restansen vil bli overført til ny eier. Det kreves at du angir de styringsparametrene som nødvendige for bilaget til Økonomi vedr. eierskiftet. Bilagstype for eierskifte må være opprettet på forhånd (her bilagstype 84) og være knyttet til fanen Økonomi i Selskapsbildet under Grunndata. Unnta oppdragsgivere: Dersom du har fordelt eiendomsgebyrer på flere forskjellige oppdragsgivere, (benyttes sjelden) kan du i disse feltene unnta en eller flere oppdragsgivere fra eierskifterutinen. Godkjenn eierskiftebilag: Avhuking betyr at det bilaget som denne rutinen genererer vedr. eierskifte, får status «Godkjent». Bilaget er dermed er klar for postering i Økonomi. Oppdater: Så lenge rapporten kjøres uten å huke av for «Oppdater» kan du foreta en prøveinnlesing av bygninger, uten at disse blir oppdatert i Faktureringssystemet. Det blir heller ikke generert bilag på eierskifte før du kjører rapporten med avhuking for «Oppdater». Sjekk også fanen fakturainformasjon før du oppdatere: Her må du ta stilling til fakturainformasjon ved eierskifte. Dette fordi du da vil ha mulighet til å distribuere faktura for evnt ubetalte fakturaer pånytt i ny eiers navn. 84 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

91 Trinn 3- Import av Gebyrgrunnlag : Ved import av gebyrgrunnlag er det en forutsetning at trinn 1 og 2 er kjørt først, slik at bygningene som skal ha gebyrgrunnlag finnes i Enterprise Fakturering, og at disse har en eier. Du trenger kun å ta stilling til hvilken oppdragsgiver grunnlagene skal importeres på, og velge at forrige importerte grunnlag skal slettes ved import av nye grunnlag. Felles for alle tre import-trinnene er at programmet husker filsti og filnavn fra forrige import. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 85

92 Vannmålerrutinen: Registrering av vannmålere Registrering av vannmåler på en bygning kan gjøre direkte fra vedlikeholdsbildet for bygningen ved å klikke på knappen «Detaljer vannmålere», eller fra eget menyvalg: Kommunale gebyrer\vannmålere\vedlikehold vannmålere. Når du gjør et av valgene kommer følgende bilde opp: Gårds- og bruksnr.: Dersom du står inne på Vedlikehold kommunale gebyrer og kliker på knappen «Vedlikehold vannmålere» vil programmet ta med seg gårds- og bruksnr. Fra denne bygningen over i dette vedlikeholdsbildet. Bygningsnr.: Det bygningsnummeret på denne eiendommen hvor denne aktuelle vannmåleren er installert. GABnr.: Hentes automatisk fra informasjonsfeltet inne i vedlikeholdsbildet for bygningen dersom dette feltet er utfylt. Eier: Hentes automatisk fra eierinformasjonen i vedlikeholdsbildet for bygningen. Betaler: Hentes automatisk fra eierinformasjonen i vedlikeholdsbildet for bygningen. Vannmålernr.: Identifikasjonen for måleren er målernummeret. Bak målernummeret er det et løpenummer som i utgangspunktet er et løpenummer som settes til 0 (blank). Årsaken til dette løpenummer er at et målernummer kun tillates registrert en gang. Dersom en måler blir demontert et sted og siden montert på nytt på en annen bygning, må du sette løpenummeret til 1 høyere for at systemet skal oppfatte målernummeret som entydig. 86 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

93 Fanen Målerinformasjon: Registrert dato: Dato for registreing av denne aktuelle måleren med tilhørende informasjon. Oppdragsgiver: Den oppdragsgiveren som fakturagrunnlag knyttet til denne måleren skal faktureres på. Antall siffer: Her registrerer du hvor mange siffer det er i telleverket på denne måleren. Det er veldig viktig at det registreres riktig antall siffer fordi dette er eneste måte systemet vet når telleverket passerer høyeste verdi (eks ) og starter på ny igjen. Dersom feil ant. siffer angis vil systemet beregne feil forbruk. Siste stand: Her legger du inn den målerstanden som står på måleren ved monteringstidspunktet. For ettertiden vil dette feltet vise sist registrerte målerstand for denne måleren. Grunnlag akonto: Her kan du legge inn et fast akontogrunnlag (m3) for denne måleren, og systemet vil foreslå ny akonto = dette grunnlaget * sats inne i registreringsbildet for fakturagrunnlag. Dersom avregningsrutinen for vannmålere genererer ny akonto = forrige års forbruk vil dette bli den verdien som settes i dette feltet. Montert dato: Dato for montering av denne vannmåleren i denne bygningen. Demontert dato: Dato for demontering av måleren. Utskiftingskode: UT = utskifting. Viktig å legge inn denne koden for at systemet ved måleravregning skal oppfatte at det er summen av forbruket på gammel og ny måler som skal faktureres som målt forbruk. Erstatter måler: Dersom du monterer en ny måler som skal erstatte en demontert måler så angir du målernummeret for den demonterte måleren her. Viktig for at systemet ved måleravregning skal oppfatte at det er summen av forbruket på gammel og ny måler som skal faktureres som målt forbruk. Fanen Fritekst: Det kan registreres fritekst til hver måler. Linjenummer 99, er reservert til opplysning om målerens plassering. Denne opplysning vil da bli skrevet ut på selvavlesningskortet slik at kunden kan se etter riktig måler. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 87

94 Oversikt over vannmålere pr. bygning I hovedbildet for gebyr pr. bygning (Vedlikehold kommunale gebyrer) er det også en knapp «Alle vannmålere». Denne knappen kaller opp et oversiktsbilde for alle målere som er registrert på en bygning: I dette bildet vil du se hvor mange målere det er registrert på en bygning. Fra dette bildet kan du også gå over til bildet for vedlikehold av målere (Detaljer vannmålere) og registrering av avlesninger pr. måler (Registrering) 88 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

95 Vannmålere generelt I dette kapittelet er vannmålerrutinen i Visma Enterprise beskrevet generelt. Rutinen kan variere fra kommune til kommune avhengig av kommunens egne betalingsregler for vann og avløp etter måler. På grunnlag av de ulike beskrevne rutinene nedenfor bør kommunen være i stand til å bygge opp vannmålerrutinen selv, men vi vil allikevel gjøre oppmerksom på at denne beskrivelsen ikke dekker alle mulige alternativer. Alternativ A Fremgangsmåten for hele vannmålerrutinen vil være avhengig av hvordan kommunen ønsker å fakturere vann og avløp etter måler. Beskrivelsen nedenfor vil i hovedsak behandle det mest vanlige alternativet; Kommunen fakturerer de kommunale eiendomsgebyrene to terminer i året. Senere vil vi beskrive andre alternative måter. Fakturering av forskudd både i første og andre termin. Fakturering av foregående års forbruk i første termin. Fradrag av innbetalt akonto foregående år skjer i forbindelse med avregning i første termin. Rutiner før første termin: Ved oppstart første gang går du fram i følgende rekkefølge: Grunndata: Kommunen tar stilling til antall terminer og hva som skal faktureres når. I denne generelle beskrivelsen tar vi som nevnt utgangspunkt i 2 terminer hvor oppgjør av foregående års forbruk skjer i første termin. Akonto (forskudd) for neste år skjer med en halvpart i henholdsvis termin 1 og 2, mens fradrag av forrige års innbetalte akonto skjer i første termin. Oppbygging av vareregister: På grunnlag av vannmålerrutinen trenger du 3 «typer» av varer som må defineres i vareregisteret. Disse typene er: Varer for fakturering av forbruk vann/avløp etter måler Varer for fakturering av ny akonto vann/avløp. Varer for fakturering av tidligere innbetalt akonto De ulike varetypene skal ha ulik utfylling med hensyn til ulike funksjoner. Registrering av vannmåleren(e) knyttet til en bygning: Selve vannmåleren må registreres i systemet. Registreringen skjer ved at en først angir hvilken bygning måleren hører til, så registrerer målerens identifikasjon (målernummer) samt en del fakta opplysninger som monteringsdato, målerstand ved montering, siffer i telleverk samt hvilke gebyr som skal faktureres etter måler. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 89

96 Utskrift av selvavlesningskort: I vannmålerrutinen er det rapport som skriver ut selvavlesningskort som sendes til eieren av den enkelte bygning. Bygningens måler(e)-stand leses av og påføres kortet som sendes i retur til kommunen. Kortene må skrives ut og sendes i god tid før første termin skal faktureres. Det er imidlertid ikke noe i veien for at kommunen selv foretar alle avlesninger, utskrift av kort er da unødvendig. Registrering av avlesninger: Når kortene kommer i retur til kommunen, må avlesningene registreres på den enkelte måler. Purring av avlesningkort: I rutinen er det også en rapport som kan skrive ut nye kort til de målerene som ikke har registrert avlesning. Kontroll av avlesninger: De registrerte avlesninger kan så kontrolleres enten via skjermbilder eller målerkontrolliste. Eventuelle feil kan rettes opp før du går videre i rutinen. Det finnes også en rapport som kan skrive ut et brev til eiere av bygninger som har flere målere hvor den registrerte måleravlesningen dokumenteres. For bygninger med en måler blir avlesningen dokumentert som fritekst på avgiftsgrunnlaget for forbruk vann/kloakk. Utskrift av brev til bygninger med flere målere: Ved generering av fakturagrunnlag knytter rutinen en fritekst til grunnlaget som forteller kunden hvilken avlesningsdato som er brukt for avregningen samt gammel og ny målerstand. Men for bygninger med flere målere framkommer ikke dette. I slike tilfeller kan du skrive ut et brev som dokumenterer hvilke avlesninger som ligger til grunn for avregningen. Det er viktig at dette brevet blir skrevet ut før neste punkt utføres. Oppbygging av avgiftsgrunnlag for forbruk etter måler: Dette er en rapport som overfører det avleste forbruk fra avlesningsregisteret til hovedbildet for bygningen sammen med de øvrige avgiftsgrunnlag. Rapporten tar hensyn til om vann og avløp, bare vann eller bare avløp skal faktureres etter avlest forbruk. Den tar også hensyn til om forbruket er under eventuelt minsteforbruk og hvorvidt måleren har vært installert i hele avregningsperioden. Dersom kommunen benytter seg av minsteforbruk, vil rapporten delberegne dette dersom måleren er montert midt i avregningsåret og sammenlikne avlest forbruk med dette. Rapporten kan også ta vare på siste års forbruk og siden benytte dette som grunnlag for ny akonto. Etter at denne rapporten er kjørt, blir avlesningene merket av med en oppdateringskode for at avlesningen ikke skal overføres til avgiftsgrunnlag flere ganger. Dersom er bygning har flere målere som faktureres etter de samme betingelser, blir dette slått sammen til ett grunnlag og eventuell minsteavgift blir beregnet ut fra bygningens samlede forbruk. Oppbygging av avgiftsgrunnlag for akonto: Etter at forbruk er overført til avgiftsgrunnlag, kjøres rapporten for oppbygging av ny akonto. Dersom kommunen valgte å ta vare på siste års forbruk som grunnlag akonto, vil rapporten benytte seg av dette som grunnlag (antall m3) ved oppbygging avgiftsgrunnlag for akonto. Rapporten bygger kun opp grunnlagslinjer for målere som er aktive og tar også hensyn til om kommunen benytter seg av minsteavgift. Dersom er bygningen har flere målere som faktureres etter de samme betingelser, blir dette slått sammen til ett grunnlag og evtuell minsteavgift blir beregnet ut fra bygningens samlede forbruk. 90 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

97 Oppbygging av grunnlagslinjer for fradrag tidligere innbetalt akonto: Rapporten går gjennom fakturahistorikken for foregående år og summerer opp hvor mye som er fakturert akonto for h.h.v. vann og avløp og lager et avgiftsgrunnlag på hver bygning som gir det fakturerte beløp i fradrag. Også for fradrag akonto, blir grunnlaget slått sammen på bygninger som har flere målere. Etter at rutinen er fulgt, er fakturagrunnlaget når det gjelder vannmålere klart for fakturering. Beregning av renter på for mye innbetalt akonto I systemet finnes det en mulighet for å renteberegne de bygninger hvor du har fakturert mer i akonto enn det forbruket tilsier. Denne rutinen krever spesiell angivelse av varetype for varer som gjelder forbruk vann og avløp etter måler og varer for tidligere innbetalt akonto. Rutiner før andre termin Nye målere installert etter sist fakturering: Når nye målere blir registrert i perioden etter første termin og før fakturering av andre termin, er det viktig å sørge for at disse blir fakturert med akonto for andre termin. Dette kan gjøre på 2 måter: a) Ønsket akontogrunnlag registreres på måleren: Rapporten for oppbygging av akontogrunnlag kjøres. Benyttes denne rutinen, kjøres denne rapporten en gang før fakturering, dvs. den behandler alle nye målere under ett. Rapporten vil også fange opp målere som har fått endret sitt akontogrunnlag, se neste punkt. b) Registrere akontogrunnlag manuelt i hovedbildet for eiendomsgebyr: Avgiftsgrunnlaget for akonto vann/avløp registreres som en hvilken som helst vare med det ønskede kubikkantall som grunnlag. Rapporten for oppbygging av akonto er ikke nødvendig å kjøre da. Endring i akontogrunnlag: Dersom noen kunder ønsker å endre grunnlag for akonto kan også dette gjøre på 2 måter: a) Akontogrunnlag endres på måleren: Rapporten for oppbygging av akontogrunnlag kjøres. Benyttes denne rutinen, kjøres denne rapporten en gang før fakturering, dvs. den behandler alle endrede målere under ett. Rapporten vil også fange opp nye målere, se forrige punkt. b) Endre akontogrunnlag manuelt i hovedbildet for eiendomsgebyr: Avgiftsgrunnlaget for akonto vann/avløp endres til det ønskede kubikkantall. Rapporten for oppbygging av akonto er ikke nødvendig å kjøre da. Etter at nyregistrering / endringer i akontogrunnlag er foretatt er fakturagrunnlaget klart til fakturering av vannmålere. Som nevnt tidligere vil rutinen være litt ulik alt etter hvor mange terminer kommunen legger opp til for vannmålere. Nedenfor skal vi beskrive noen alternative måter å fakturere vann og kloakk etter måler. For alternative måter som ikke er beskrevet her, ber vi kommunen å ta kontakt med supportavdelingen for veiledning. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 91

98 Alternativ B Kommunen fakturerer eiendomsgebyrene i 4 terminer hvor den i første termin avregner forrige års forbruk, beregner fradrag for tidligere innbetalt akonto samt fakturerer ny akonto for første termin. de 3 neste terminer faktureres kun akonto. Rutinen blir helt lik når det gjelder de faste registre, dvs. vareregisteret må tilpasses for de varer som gjelder akonto (settes til 4 terminer i stedet for 2). Rutinen før første termin er helt lik da avregning skjer etter de samme prinsipper. Rutinen for andre termin blir også lik...rutinen for 3 og 4 termin blir helt lik rutinen for 2 termin. Alternativ C Kommunen fakturerer 2 terminer. I første termin faktureres avregnet forbruk for forrige år samt fradrag tidligere innbetalt akonto, mens den kun beregner en akonto i andre termin. De faste registrene blir lik alternativ 1, bortsett fra varenumrene for akonto vann/avløp. Her må antall terminer og gyldige terminer tilpasses. Rutinen foran første termin blir noe annerledes: Punkt 4-9 blir lik alt. A. Punkt 10, oppbygging av akonto skal ikke kjøres foran 1 termin da denne type vare ikke skal faktureres. Punkt 11 kjøres som for alt A. Rutinen foran 2. termin blir slik: Punkt 9 kjøres, men her må en ta hensyn til at akontogrunnlag skal halveres da disse varene kun skal faktureres i en termin og akontogrunnlaget på måleren er et helt års forbruk. Dette gjøres ved å angi faktor 0,5 i rapporten. Denne vil da multiplisere kubikktallet med 0,5 og gi et halvt års forbruk som grunnlag. Punkt 13 og 14 kan utelates da en forutsetter at nye målere legges inn med et helt års forbruk som akontogrunnlag. For bygninger som forventer at annet forbruk i inneværende år, endres akontogrunnlaget direkte på måleren og fanges opp i rapporten under punkt Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

99 Registrering av kommunale eiendomsgebyr pr kunde Emne Menyvalg Kommentar Tidsramme Vedlikehold av fakturagrunnlag kommunale gebyr pr kunde (betaler) Kommunale gebyrer > Kommunale gebyrer pr. kunde. Skjermbilde hvor du kan vedlikeholde avgiftsgrunnlag kommunale gebyr ved hjelp av bygningens betaler Med utgangspunktet i kunderegisteret kan du her søke hvorvidt en kunde er registrert som betaler for en bygning. Dersom en kunde er registrert som betaler for en bygning, kommer aktuell bygning opp automatisk i bildet. I bildet er det mulig å vedlikeholde bygningens avgiftsgrunnlag. Reskontronr: Her kan du søke etter en kunde, og dersom det finnes avgiftsgrunnlag registrert på en bygning med vedkommede som betaler, vil dette fremkomme i bildet. Gårds- og bruksnr.: Dersom kunden er registrert som betaler på flere bygninger, kan du sjekke dette ved å plassere markøren i feltet gårdsnummer og der bla fram og tilbake med page up / page down. Kommunale gebyr: Dersom du skal endre bygningens eier / betalerforhold, eller opprette en ny eiendom på denne kunden, må du klikke på knappen «Kommunale gebyr». Du får da opp skjermbildet for Vedlikehold kommunale gebyrer, og kan opprette bygningen på vanlig måte. Detaljer vannmåler: Gir en direkte overgang til vedlikeholdsbildet for den vannmåleren som er montert i denne bygningen. Simulering/fakturering: Dette er en funksjonalitet for å kunne simulere virkningen av en evt. endring av gebyrgrunnlaget på bygningen. Kan også brukes til å fakturere evt. tillegg til allerede Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 93

100 produsert terminfaktura for bygningen, eller dersom grunnlagene på denne bygningen ikke var lagt inn ved hovedfakturering. Ved å klikke på denne knappen kommer du over til faktureringsprogrammet for kommunale gebyrer med undervalget Fakturering enkeltfaktura. Denne rutinen krever at hovedfakturering for den aktuelle terminen er kjørt. Den bygning du sto på i vedlikeholdsbildet blir tatt med over til oppstartsbildet for fakturering. Står du i tillegg på en grunnlagslinje tas også oppdragsgiver med over. Ønsker du å simulere en faktura, må du først ta stilling til hvilken termin faktura skal tilhøre og deretter starte rapporten. Faktura blir da beregnet og presentert i utskrift. Ønsker du å enkeltfakturere på denne måten, velger du igjen korrekt termin og krysser i tillegg av for oppdatering. Kontering: Viser standardkonteringen for den aktuelle varelinjen. Slett kontering: I registreringsbildet kan du se om det ligger inne avvikende/spesiell kontering på en vare. Dersom knappen «Slett kontering» er aktiv indikerer det at den grunnlagslinjen du har markert har avvikende kontering. Du kan da velge å slette avvikende/spesiell kontering ved å klikke på «Slett kontering», og da er det standardkonteringen som gjelder. Fritekst: I tilknytning til et gebyrgrunnlag kan du registrere en fritekst som kun er til intern bruk. Denne friteksten blir ikke skrevet ut på faktura. Knappen Fritekst kaller opp følgende skjermbilde: 94 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

101 Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 95

102 FAKTURERING KOMMUNALE GEBYR Emne Menyvalg Kommentar Tidsramme Fakturering av kommunale gebyrer Kommunale gebyrer Fakturering kommunale gebyrer Rutine som omdanner fakturagrunnlag til en faktura, generering av bilag til Visma Enterprise Økonomi samt fakturajournal. Rutinen kan kjøres uten oppdatering som en kontrolliste. Gyldige fakturagrunnlag må være ferdig registrert på forhånd. Hensikten med denne rutine er å beskrive hvordan fakturagrunnlag omdannes til endelige faktura. Rapporten oppdaterer fakturahistorikken i systemet samt lager et bilag i Visma Enterprise Økonomi som både reskontro- og inntektsfører faktureringen. Faktureringsrutinen for kommunale eiendomsgebyr er tredelt og har følgende rapportvalg: Fakturering kommunale gebyrer: Dette er hovedfakturering av en termin. Denne rutinen oppretter også terminen i registeret for kjørte terminer. 96 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

103 Fakturering Enkeltfaktura: Denne rutinen benyttes til enkeltfakturering for en og en kunde. Forutsetning for denne rutinen er at hovedfakturering er foretatt, dvs. terminen er opprettet. Rutinen kan både benyttes for å fakturere en kunde som ikke var med i hovedterminen eller benyttes til å lage en ny faktura som erstatning for den opprinnelige fakturaen som er kreditert. Fakturering Omfakturering av krediterte faktura: Denne rutinen benyttes til omfakturering av en eller flere kunder hvor den opprinnelige faktura er kreditert. De krediterte faktura må først merkes av i skjermbildet for fakturainformasjon med verdien Til omfakturering i nedtrekksmeny på detaljer faktura. Utvalgskriterier: Oppdragsgiver: Angir den oppdragsgiveren du ønsker å fakturere på. År: Angir det år fakturering gjelder for. Ved fakturering dannes en post i registeret for kjørte terminer som du senere kan spørre på. I dette registeret opprettes det for tilfeldig faktura en termin som består av fakturaår samt dagens dato fakturering skjedde. Termin: Her angis den terminen som skal faktureres. Forutsetter at de varene som skal faktureres har en avhuking for at de kan faktureres på denne terminen. En termin er ikke det samme som en kalendermåned, og en termindato kan gå på tvers av kalendermåneder. Gårdsnr: Her kan du begrense fra-til gårdsnummer for denne faktureringen. Dersom du skal kjøre en hovedfakturering skal disse feltene ikke fylles ut. Bruksnr: Her kan du begrense fra-til bruksnummer for denne faktureringen. Dersom du skal kjøre en hovedfakturering skal disse feltene ikke fylles ut. Festenr.: Her kan du begrense fra-til festenummer for denne faktureringen. Dersom du skal kjøre en hovedfakturering skal disse feltene ikke fylles ut. Underfestenr.: Her kan du begrense fra:til underfestenummer for denne faktureringen. Dersom du skal kjøre en hovedfakturering skal disse feltene ikke fylles ut. Kundenr.: Her kan du begrense fra-til kundenummer for denne faktureringen. Dersom du skal kjøre en hovedfakturering skal disse feltene ikke fylles ut. Fanen Styringsparametre: Forfallsdato: Forfallsdato for denne fakturering, standard forslag er dagens dato + 30 dager. Forfallsdato kan overstyres. Dersom det ligger inne en standard betalingsbetingelse på oppdragsgiveren og/eller på en kunde vil disse betingelsene overstyre denne forfallsdatoen. Beløpsavrunding: Faktureringsrutinen inneholder en funksjon for øreavrunding. Dersom du ønsker å benytte øreavrunding, bestemmer du i dette feltet hvilken avrundingsregel du skal benytte. Standard forslag er «Hele krone» - dvs. rutinen runder av fakturasummen ned til nærmeste 1 krone. Alternativt kan det velges «Femti øre», eller «Ingen». Ved fakturering vil da inntektskonto bli godskrevet det reelle beløp, reskontro (fakturasum) blir debitert med det Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 97

104 avrundede beløp, mens differansen blir ført på en øreavrundingskonto som du registrerer i selskapsbildet. Regnskapsår: Kontrollerer om angitt regnskapsår er åpen for bokføring. Du får en feilmelding dersom du forsøker å henvise til et regnskapsår som er stengt for videre føring, eller du får advarsel dersom du angir et år som avviker i forhold til inneværende år. Regnskapsperiode: Kontrollerer nå om angitt regnskapsperiode er åpen for bokføring. Du får feilmelding dersom du forsøker å henvise til en regnskapsperiode som er stengt for videre føring, eller du får advarsel dersom du angir en periode som avviker i forhold til inneværende måned. Registreringsansvarlig: Initialer som kommer som registreringsansvarlig på det bilag som blir overført til Visma Enterprise Økonomi. Standard forslag er initialene til pålogget bruker, kan overstyres. Bilagstekst: Tekst på bilagslinjene for bilaget til Visma Enterprise Økonomi. Standard forslag er «Komm. geb., termin X/ÅR», men kan overstyres. Bilagsteksten kan senere skrives ut på purreblanketter far Visma Enterprise Økonomi som et supplement til bare et fakturanummer, og på denne måten vil purreblankettene bli mer informativ. Bilagsteksten kommer også ut i ulike skjermbilder/rapporter i Visma Enterprise Økonomi. Bunnfradrag: Dersom kommunen fakturerer eiendomsskat kan du her legge inn standard bunnfradrag for grunnlag eiendomsskatt i dette feltet. Fakturere mot hovedbygning: Dersom kommunen i registeringsbildet har benyttet funksjonaliteten for fakturering mot Hovedbygning, kan du likevel velge å se bort i fra dette for denne konkrete faktureringen ved å ta bort haken. Dette vil ikke påvirke disse valgene inne i registreringsbildet. Betalingsbetingelser fra kunde: Når dette valg er avkrysset, tar faktureringsprogrammet hensyn til eventuelle betalingsbetingelser som er knyttet til kunde. En slik betingelse vil overstyre den forfallsdatoen som settes i dette bildet, og en evt. betalingsbetingelse på oppdragsgiveren. Dette betyr at en kunde med særskilt betalingsbetingelse kan oppnå en annen forfallsdato enn de andre kundene som faktureres i samme kjøring. Skriv ut fakturajournal: Står standard avhuket. Journalen MÅ ALLTID skrives ut når fakturering med oppdatering kjøres. Skriv Varelinjer: Spesifisering av varelinjene på fakturajournalen. Står standard avhuket. Skriv fritekst: Spesifisering av fritekst på varelinjene. Står standard avhuket. Sortering: Valgknapper for Sortering på g.nr./b.nr, kundenr eller kundenavn: Sorteringen har kun betydning for utskrift av fakturajournal. Oppdatering: Kontroller grunnlag: Når dette valg er krysset av, vil det i forkant av at faktureringsprogrammet kjøres, startes et program som kontrollerer om kontering for de varer som faktureres er korrekt i henhold til konteringsreglene i Visma Enterprise Økonomi. Programmet kontrollerer om kontering stemmer i forhold til kontoplan, angitte mva-koder er korrekt og at eventuelle 98 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

105 begrensninger mellom de enkelte dimensjoner er korrekt. Videre kontrolleres det om det finnes sperrede kunder blant de som skal faktureres. Oppdatering: Avkrysningsfelt, standard forslag er blank (nei), kan overstyres. Faktureringsrutinen kan kjøres som en testkjøring, dvs. avkrysningsfeltet skal være blankt. Rutinen skriver da ut en journal over hvilke kunder som skal faktureres ut fra de utvalg du tidligere har gitt i dette bildet. Denne listen vil da fungere som en kontrolliste som vi anbefaler at du sjekker. Dersom du finner feil på denne journalen, går du tilbake til registreringsbildet og korriger grunnlaget. Journalen kan kjøres ut så mange ganger du vil så lenge du ikke krysser av for oppdatering. Når testjournalen er korrekt, kjøres rutinen en gang til hvor du krysser av for oppdatering. Rutinen vil da oppdatere fakturahistorikken i Fakturering, samt lage et bilag til Visma Enterprise Økonomi som både reskontrofører og inntektsfører denne faktureringen. Bilaget må posteres i Visma Enterprise Økonomi. Etter at rutinen er kjørt med oppdatering, må fakturablanketter skrives ut og bilaget godkjennes i Visma Enterprise Økonomi og deretter posteres. Se beskrivelse rutine for distribusjon av faktura, se side 37. OBS! Før du velger oppdatering MÅ du også ha tatt stilling til parametere under fanen fakturainformasjon. Når du oppdaterer så merkes fakturaene med måten de skal distribueres på, og evnt tilleggstekster mm legges på selv om selve fakturadistribusjonen utføre senere. Fanen fakturainformasjon: Bruk fritekst fra oppdragsgiveren: Her er det standard avhuket for at fritekst som skal med på faktura skal hentes fra oppdragsgiveren. Du har mulighet til å benytte inntil tre Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 99

106 fritekstlinjer (også fra oppdragsgiver). Til hver linje kan du ha 128 tegn, men vær obs på at dette vil ta plass på fakturaen. Fjerner du haken kan du skrive inn alternativ tekst som du ønsker skal med på fakturaen. Tekst prosentnedsatt: Dersom du har benyttet funksjonen faktor i registreringsbildet for fakturagrunnlag, vil allle fakturalinjer som har faktor ulik 1,00 bli merket av med denne teksten. Standard forslag er 'Prosentnedsatt avgift', denne teksten kan overstyres. Tekst gjelder til dato: Dersom du har benyttet funksjonen sluttdato (gjelder til dato) i registreringsbildet for fakturagrunnlag, vil allle fakturalinjer som har denne dato utfylt og hvor grunnlaget er slettet i denne terminen, bli merket av med denne teksten. Standard forslag er 'Gjelder til dato er benyttet', denne teksten kan overstyres. Tekst bunnfradrag: Dersom du har bunnfradrag i tilknytning til eiendomsskatt vil denne teksten framkomme. Formular eksternfaktura/internfaktura: Hentes fra formular som er knyttet til oppdragsgiveren, kan overstyres her. Skriv kun terminbeløp: Standard avhuket for kommunale eiendomsgebyr Skriv vareopplysninger på samme linje: Stardard avhuket for kommunale eiendomsgebyr. Bruk langt varenavn: Må avhukes dersom man bruker langt varenavn, 40 posisjoner, på denne oppdragsgiveren. Distribuer internfaktura med direkte belastning: Standard ikke avhuket, blir ikke skrevet ut. Ønsker du utskrift må du huke av i dette feltet. Når du huker av for «Oppdater» i faktureringsbildet framkommer to nye felt: Send fakturajournal på epost: Du kan her velge at kopi av fakturajournalen skal sendes på e-post. Denne tjeneste bestemmes pr. oppdragsgiver hvor en også definerer innhold i epost. Kjør rapport: Starter faktureringsjobben på grunnlag av de valg som er gjort i dette bestillingsbildet. 100 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

107 Fakturering enkeltfaktura: Denne rutinen har felles spørsmål med fakturering - generelt bortsett fra følgende: Gårdsnummer: Angi det gårdsnummer du ønsker å fakturere. Bruksnummer: Angi det bruksnummer du ønsker å fakturere Festenummer: Angi evnt. det festenummer du ønsker å fakturere Seksjonsnummer: Angi evt. det seksjonsnummer du ønsker å fakturere Bygningsnummer: Angi det bygningsnummer du ønsker å fakturere Opprinnelig fakturanr: Dersom rutinen benyttes til omfakturering av en tidligere kreditert faktura, kan du i dette feltet angi det opprinnelige fakturanummeret som er kreditert. Denne opplysningen vil komme som en opplysning på den nye faktura i spørrebilde for fakturainformasjon. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 101

108 Fakturering omfakturering av kreditert faktura: For å kunne omfakturere en kreditert faktura må den først merkes til omfakturering i detaljer: Denne rutinen har felles spørsmål med fakturering - generelt bortsett fra følgende: Gårdsnummer fra til: Disse feltene kommer ikke opp ved fakturering av faktura merket Omfakturering 102 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

109 Distribusjon av fakturaer for kommunale eiendomsgebyr Emne Menyvalg Kommentar Tidsramme Distribusjon fakturablanketter kommunale gebyr Distribusjon > Distribusjon faktura Rutine som skriver ut fakturablanketter og elektroniske faktura på grunnlag av en fakturert termin. Fakturering må være kjørt. Det svært viktig at du allerede på faktureringstidspunktet tar stilling til evnt tekst på faktura, blanketter mm selv om du velger splitte fakturering og distribusjon. Årsaken til dette er at all denne informasjon blir lagret som vedlegg til faktura allerede når du kjører faktureringsrutinen. Kan ikke knyttes til senere. Dersom du har valgt å fakturere uten samtidig å distribuere faktura gjør du som beskrevet under «Distribusjon av faktura», se side 37 i denne dokumentasjonen. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 103

110 ANNULLERING AV EN FAKTURERT TERMIN. Dersom du av en eller annen grunn har fakturert en oppdragsgiver hvor alt "gikk galt", f.eks. gjennomgående har brukt feil priser, feil varer el.lign., kan hele denne kjøringen tilbakeføres ved hjelp av rutinen for annullering. Kort sagt vil rutinen slette alle faktura som er fakturert i en termin. De fakturanumre som ble benyttet i fakturering vil ligge som et hull i fakturahistorikken, og utskriften denne rutinen produserer må derfor oppbevares som dokumentasjon på denne serien. Bilag som er overført til Økonomi blir slettet, om de ikke er postert. Dersom bilagene er postert i Økonomi, blir det produsert et tilbakeføringsbilag i systemet. Merk at det er ett bilagsnummer pr. faktura. Det er noen viktige punkter som må være til stede for å kunne annullere en fakturering. For det første må ikke fakturablankettene være sendt ut til kundene. Hvis kundene har fått tilsendt fakturaene, vil disse kunne bli innbetalt. Blir slike faktura innbetalt, vil dette skape uoverensstemmelse i kundens reskontro i Visma Enterprise Økonomi. Fakturaene må i så fall krediteres med krediteringsrutinen i Visma Enterpriser Fakturering. Vi gjør også oppmerksom på at det finnes egen annulleringsrutine for tilfeldig faktura, faste oppdrag og kommunale gebyr. Ved annulering av tilfeldig oppdrag, legges alt grunnlaget tilbake i registreringsbildet. Oppdragsgiver: Angir den oppdragsgiver annulering gjelder for. Skal du annulere for flere oppdragsgivere, må rutinen kjøres en gang for hver oppdragsgiver. Fakturert dato: Angir fakturadato for den aktuelle terminen du ønsker å annulere Fakturanummer: Angir de fakturaene du ønsker å annulere. Legg fritekst tilbake: Huk av her hvis du ønsker at friteksten skal legges tilbake i registreringsbildet. Oppdatering: Avkrysningsfelt, standard forslag er blank (nei), kan overstyres. Annuleringsrutinen kan kjøres som en testkjøring, dvs. avkrysningsfeltet skal være blankt. Rutinen skriver da ut en journal over hvilke kunder som vil bli annulert ut fra de utvalg du 104 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

111 tidligere har gitt i dette bildet. Denne listen vil da fungere som en kontrollliste som vi anbefaler at du skriver ut og kontrollerer at det er de korrekte faktura du vil annulere. Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 105

112 VEDLEGG 1 - REGISTRERING AV UTENLANDSK POSTSTED FOR EN KUNDE Visma Enterprise Fakturering har mulighet til å benytte utenlandsk poststed for de kunder som har adresse utenfor Norge. For å kunne registrere dette må en gå fram på følgende måte: Formular. Formularet for utskrift av faktura / purring må tilpasses. Dersom du har benyttet kodene ^UQ,M_Postnr; og ^UQ,M_Post; i formularet for å skrive ut kundens postnr / sted, må dette byttes ut med en ny kode: ^UQ,M_UMPO; Denne endring må gjøres i alle seksjoner hvor kundens postnr / sted er benyttet. For utenlandske kunder kan landets navn bli skrevet ut sammen med adressen. Dette krever at det finnes en formularkode for dette. Det er 2 alternativer for å skrive ut kundens adresse i et formular: 1. Bruk av «komprimerte adresselinjer. Dvs. formularkodene ^UQ,M_AdrLinje1 - ^UQ,M_AdrLinje6. Dersom en benytter denne metode, vil landets navn automatisk bli skrevet ut sammen med de øvrige adresselinjer. 2. Bruk av formularkodene ^UQ,M_Adr1, ^UQ,M_Adr2 og ^UQ,M_UMPO. Dersom en benytter disse kodene, må en opprette ny kode for nasjon. Denne koden heter ^UQ,M_Nasjon; og må plasseres etter koden for poststed. Registrering av utenlandsk poststed pr. kunde (nye kunder). I kunderegistreringsbildet må en kalle opp undermappen for adresse: 106 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs

113 Feltet postnr./sted skal IKKE fylles ut. I stedet skal en klikke på søkeknappen etter feltet Postnr/sted utland. Søkebilde for utenlandske postnumre kommer da fram: Dersom ønsket poststed allerede er registrert, markeres dette og klikk på OK. Postnummeret hentes da med tilbake til kunderegistreringsbildet. Dersom postnummeret ikke er registrert, klikk på knappen Vedlikehold og du får opp et bilde for å registrere dette: Her registrerer du så det postnummer du ønsker. Vær oppmerksom på følgende: Foran postnummeret skal du registrere landkode slik som vist i eksemplet ovenfor. Er du i tvil om hvilken landkode du skal benytte, kontakt ditt postkontor for nærmere informasjon. I utskriften av Visma Enterprise Fakturering Grunnkurs 107

114 blanketten senere, vil ikke landet skrives ut, landkoden knyttet til postnummeret er tilstrekkelig for postverket. Når du har registrert postnummeret, klikk på lukk og du er tilbake i søkebildet. Her velger du postnummeret og klikker OK. Kunden er nå registrert med utenlandsk postnummer. I tillegg må du sette inn en nasjonskode i feltet Nasjon. Er du i tvil om nasjonskoden, klikk på søkeknappen og du får fram oversikt over gyldige nasjonskoder: Du må dessuten registrere nasjonskode på selve kunden i mappen Tillegg: 108 Visma Enterprise Fakturering - Grunnkurs