MØTEREFERAT/SJEKKPUNKT

Transkript

1 Møte: Planleggingsdag Visma Enterprise ehandel Nordfjordregionen, Stryn, Eid, Gloppen, Selje, Bremanger, Flora Dato/tid: Tirsdag , kl 09:00 15:00 Sted: Eid kommune Til stede: Stryn kommune: Per Vidar Roset, Regnskapssjef, / Johnny Hove, Økonomi-/IKTsjef, johnny.hove@stryn.kommune.no, / Flora kommune: Kari Stofrungsdal, IT-ansvarlig, kari.stofrungsdal@flora.kommune.no, Arve Klokk, Innkjøpsansvarlig, arve.klokk@flora.kommune.no, Bremanger kommune: Reidar Håvardstun, Økonomisjef, rh@bremanger.kommune.no, tlf Gloppen kommune: Morten Varøy,Økonomirådgiver, morten.varoy@gloppen.kommune.no, tlf Mariann Brynestad Skaaden, økonomimedarbeider/systemansvarlig, mariann.skaaden@gloppen.kommune.no, Eid kommune: Dag Rune Eimhjellen, Økonomikonsulent, dei@eid.kommune.no, tlf Marit Wilhelmsen, Økonomirådgiver, brukeradm Visma Enterprise, marit.wilhelmsen@eid.kommune.no, / Ole Starheim, Økonomisjef og prosjektkontakt Nordfjord, ole.starheim@eid.kommune.no, tlf Selje kommune: Monika Sjåstad, Økonomisjef, monika,sjaastad@selje.kommune.no, tlf / Marit Wilhelmsen i Eid vil være kontaktperson for Selje frem til 24. juni. Fra Visma Unique (VU): Anna Vaag Bakke, Fagkonsulent, anna.vaag.bakke@visma.no, tlf Distribusjon: Deltagere (Prosjektleder distribuerer videre til alle deltagere) Side 1 av 7

2 TEMA/SJEKKPUNKT: KOMMENTARER: TILTAK/ANSVAR/FRISTER: Hensikten med planleggingsmøte: Skape trygghet Forventninger Grunnlag for grunndatadagen/kodeverk Arbeidsbelastning Agenda for dagen: Prosjektplan Status prosjekt kunde-difi Generell gjennomgang ehandel, se egen presentasjon Avklaringer vedr systemoppbygging Sjekkliste Gjennomgang prosjektplan Systemplanleggingsdagen og påfølgende opplæringsdager er avsatt til innføring av Visma Enterprise ehandel. Antatt driftsstart av Visma Enterprise ehandel: september 2013 Kvalsjekk oppkobling hos kunde: Oppfølgingsdager via webex: Dedikert ressurs hos kunden for å sikre framdrift: Status prosjekt kunde-difi: Orientering fra kunde Status Ehandelsplattformen: Kundens forventninger til Visma Enterprise ehandel: Mye av forventningene ligger i dokument som er sent inn tidligere fra prosjektgruppen. Skal oppnå mest mulig kontroll på innkjøpene Følge regelverk for innkjøp på en enkel måte via systemet. Fagkonsulent er ansvarlig for opplæringsdagene, innhold i disse og kursdokumentasjon. Kunde ansvarlig for å stille med riktige ressurser ihht plan. Trenger kontaktperson for pålogging. Bruker må være administrator i Økonomi, Fakturabehandling og ehandel Ved kommunesamarbeid: Kunde bestemmer selv om disse dagene skal gjennomføres samlet eller hver for seg. Vil også avhenge av tema. Se egen prosjektplan Kontaktperson: OK :Kunde ønsker å kjøre disse samlet for de som kan. Flora sitter på egen lokasjon. Navn: Ansvarlig:Ole Starheim, Backup:Johnny Hove Flora: Arve Klokk Ole Starheim informerte. Prosjektgruppen har vært lite involvert mot DIFI. Det er overordnet Prosjektansvarlig fra Sogn og Fjordane Fylkeskommune Røkke (var fraværende) som kjører prosjektet med DIFI. Ansvarlig: Røkke Side 2 av 7

3 Kunde orienterer kort om intern organisering og prosess med Capgemini Status Samhandlingsavtale: Status triggerdokumenter, utvelgelse av testleverandør (1 stk) og prosess rundt elektronisk varekatalog til test. Må være signert for å kunne kjøre opplæringsdagene som planlagt Aktivering av testleverandør (3-6 uker aktiveringstid hos Cap Gemini) Ansvarlig: Røkke Ansvarlig: Røkke Leverandører: kunde kommer tilbake ang valg av leverandører. Frist: Må være på plass før opplæring i artikkelreg. Bruk av Content Work Bench: Opplæring via Cap Gemini Ansvarlig: Røkke Teknisk kartleggingsskjema for teknikker hos VU Utvalg av 3-4 interne pilotvirksomheter og 2-4 pilotleverandører Generell utrullingsplan i virksomheten: Må fylles ut og returneres til Visma slik at teknisk konsulent kan generere sertifikat som er nødvendig for utfylling av buyer specification Pilotvirksomheter, brukere og pilotleverandører inngår i prosjekt med DIFI må være avklart så raskt som mulig etter systemplanleggingsdagen og før kodeverksdagen. Utarbeides av kunde, evt. i samarbeid med DIFI Aktivere leverandørene til driftsstart: Disse må aktiveres hos Cap Gemini (3-6 uker før driftsstart) Prosjektleder hos kunden er ansvarlig for at dette er utført Fremskaffe elektroniske kataloger fra disse leverandørene innen driftsstart Ta stilling til hvilke eksterne nettbutikker (punch-out) som skal kobles opp i prosjektfasen Må være klare til nedlastning i Visma Enterprise ehandel til driftsdagen. Prosjektleder hos kunden er ansvarlig for at dette er utført Må foreligge før driftsstart. Tidligst i pilotfase Ansvarlig:Ole Starheim og prosjektlederne i hver enkelt kommune. Ansvar: kunde Frist: så raskt som mulig og før Prosjektleder i hver kommune Ansvar: kunde Frist: før Ansvar: kunde Kommunene må avklare hvordan katalogene fra felles innkjøp skal lastes ned fra Content Work Bench. Skal det lastes ned sentralt eller hver for seg? Må avstemmes med. Frist:26/9 Kunde melder tilbake hvilke leverandører som er aktuelle. Side 3 av 7

4 Kundens organisering av innkjøp pr i dag: Antall selskaper hos kunden som skal benytte ehandel: Kun 1 selskap inngår i prosjekt. Flere er opsjon i avtalen. Felles innkjøpssamarbeid med Sogn og Fjordane Fellesinnkjøp. Ellers innkjøp pr tlf, epost og direkte i butikk Kun 1 selskap i hver kommune. Nødvendige Grunndata som må opprettes i Økonomi: Reskontrotype for ehandel: Det opprettes reskontrotype EI, for Internkunder ehandel Denne trenger ikke kontering/balansekonto Løpenummerkode: Det opprettes kode EHAN, for forbruksenhet ehandel. Vi anbefaler at løpenummer starter på hvis ledig. Bilagstype: Inngående faktura Leverandørreskontro: Hvilken benyttes hos kunden? Må legges inn før kodeverksdagen av systemansvarlig/fagansvarlig Økonomi. Evt. fagkonsulent gis fullmakt til å legge inn på vegne av kunde. Ved pålogging til kodeverksdagen så vil fagkonsulent avstemme med kontaktperson hva som er lag inn. Det som evt mangler har fagkonsulent fått fullmakt til å legge inn på vegne av kommunene. IF (inngående faktura) og SF(scannet og elektronisk faktura). BRUK SF Frist: før kodeverksdagen Bruker L og LEV Kontering av artikler: Økonomi og innkjøp MÅ samarbeider om dette, slik at konteringen på varegruppene stemmer godt med regnskapsforståelsen for øvrig i kommunen. Kan gjøre avvik ved innkjøp og overstyre det som er lagt inn. Kontering av internkunder/avdelinger: Vi anbefaler fortløpende nummer ved oppretting ut fra serien. Artikkelgrupper: UNSPSC internasjonal standard som Økonomi og Innkjøpsansvarlig er stort sett samme person hos de ulike kommunene. Flora har egen innkjøpsansvarlig OK. Side 4 av 7

5 brukes i kataloger fra Ehandelsplattformen Mva-behandling: Økonomi er styrende Fullmaktsmatrise og brukeradministrasjon: Superbruker ehandel bør MINIMUM være tildelt rollen «revisor» på Økonomi og Fakturabehandling. Samarbeid med superbruker økonomi viktig hvis ulike personer. Superbruker ehandel vil på modulspesifikke egenskaper tildele tilgang til ulike avdelinger/forbruksenheter. Gjennomgang statusgang Brukerroller Vi anbefaler å opprette 3 roller. Superbruker, Bestiller, Godkjenner Fagkonsulent setter opp en standard i systemet på kodeverksdagen. Evt. avvik fra standard kan legges inn. Må samsvare med Fakturabehandling for at automatikken skal virke: Bestiller konterer/attesterer Godkjenner anviser OK OK OK. OK. Kunde sjekker at brukerne får «like» fullmakter Kartleggingsskjema Har kunden kartlagt bestillende enheter og fullmakter i enhetene (bestiller og godkjenner)? Kunde tar ut rapporter i Brukeradm. fra Fullmakter i Økonomi GLN-lokasjonsnr. Ikke aktuelt foreløpig Varemottak fokus hos sluttbruker Internkommunikasjon OK Side 5 av 7

6 Generelt Opplæringsdagene starter kl. 09:15 og varer til kl. 15:15 hvis ikke annet er avtalt. Antall deltakere er iht avtalen/kontrakten. Det er nødvendig at Office-produkter som kommunen benytter er lagt til rette, slik at integrasjon mellom Visma Enterprise ehandel og disse fungerer under opplæringen. Kommunens IT sørger for at Office-produkter (Word og Excel) er installert på alle PC er som skal brukes inn mot Enterprise. Dette gjelder også for kurs- PC er. Det er også en fordel at brukeren logger seg på med sine reelle initialer på kurspc ne slik at man slipper å håndtere kursbrukere i Security og systemoppsett. Med mindre noe annet avtales vil kursdokumentasjon bli oversendt elektronisk (PDF) på e-post. VU oversender denne og anbefaler den gjennomlest til hver kursdag. VU anbefaler at kursdeltakerne leser igjennom dokumentasjonen før kursdag. Opplæringsplanen for ehandel: Hvem bør delta: Systemplanlegging ehandel (hos kunde) Kvalsjekk (kun fagkonsulent) Grunndata/kodeverk ehandel (kun fagkonsulent) Oppfølgingsdag (kan brukes senere i prosjektet) Innkjøpsparameter (hos kunde) Oppfølgingsdag (webex) Artikler, avtaler og produktkataloger (hos kunde) Oppfølgingsdag (webex) Web ehandel (hos kunde) Bistand driftsstart (hos kunde) Fakturamatch (hos kunde) Oppfølgingsdag (webex) Driftsrutiner (hos kunde) Innhold på opplæringsdagen: Se egen prosjektplan Kodeverksdagen kan med fordel kjøres på webex ihht hva som er avtalt på systemplanleggingsdagen - uten kunden. Gjennomgang med kunden på kursdager i etterkant. Se egen prosjektplan Side 6 av 7

7 Rapporter og statistikker ca 3 mndr - ½ år etter driftsstart (hos kunde) Side 7 av 7