Sak 73/14 KOMMUNEHUSET - OMBYGGING AV LOKALITETER, UTSKIFTING AV VENTILASJONSANLEGG OG NYTT GARASJEBYGG

Transkript

1 RENDALEN KOMMUNE Sak 73/14 KOMMUNEHUSET - OMBYGGING AV LOKALITETER, UTSKIFTING AV VENTILASJONSANLEGG OG NYTT GARASJEBYGG Arkiv: 612 &47 Arkivsaksnr.: 13/ Saksbehandler: Stefanie Iversen Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 38/14 Formannskapet /14 Kommunestyret /14 Formannskapet / Kommunestyret Vedlegg: - Kostnader ved kommunehus-ombygging Rendalen: o Kostnadsoverslag ombygging Aursand og Spangen AS o Kostnadsoverslag oppussing Aursand og Spangen AS o Kostnadsoverslag driftsbygning/garasje - Aursand og Spangen AS o Kostnadsoverslag nytt ventilasjonsanlegg URD Klima Oppdal AS o Kostnadsoverslag revidert internt - Tegninger planløsningsforslag ombygging Aursand og Spangen AS - Tegninger planløsningsforslag mindre ombygginger internt - Referat av møte i byggenemd av ENØK rapport Ikke vedlagte dokumenter: - Bakgrunn for saken: I 2011 ble det oppnevnt en intern arbeidsgruppe for å se på muligheter for bedre tilpassing og utnyttelse av lokaliteter på kommunehuset. Videre skulle det ses på muligheter til utvidelse av biblioteket og etablering av en garasje til brannbilen og drift. Arbeidsgruppen har utarbeidet følgende romprogram: Underetasje Underetasjen rommer i dag i hovedsak tekniske rom, lager/arkiv og garasje. I underetasjen er det særlig behov for en større, dvs. høyre garasje til brannbilen. Den eksisterende garasjen er for lav til dagens brannbil. Dette løses antagelig med et tilbygg på vestsiden av kommunehuset. Møterom som ligger på vestsiden i underetasjen er sjelden i bruk siden det ble etablert et ekstramøterom i 1. etasjen. Dette rommet kan omdisponeres under forutsetningen at det fortsatt er minst 2 møterom på kommunehuset.

2 1. Etasje 1. etasje rommer i dag biblioteket, kantine og kjøkken med mulighet for kafedrift, kommunestyresal, ekspedisjonen, staben, økonomiavdelingen og lensmannskontoret. Lensmannskontoret har foreløpig leiekontrakt til og med 2019 med 1års oppsigelsesfrist. Disse lokalene kan i framtiden evt. brukes til Flerbrukshusfunksjoner (husflid salg, turistinformasjon, ). Foreløpig foreligger det imidlertid ingen konkrete planer og området er derfor på dette tidspunktet ikke tatt med i planleggingen. Økonomiavdelingen og staben, som er plassert videre i samme fløy som Lensmannskontoret, ønsker å åpne opp mer enn det framstår i dag. Dette kan løses med at det tas ut en dør og en vegg på gangarealene mellom økonomiavdelingen og staben. Fløyen skilles fra lensmannfløyen med en ny dør, også pga. problemer med trekk i denne korridoren. Et av møterommene (dagens møterom 1) omdisponeres til kontor for kultur. Ellers er det her ikke tenkt noen endringer i fordeling av kontorene. Møterom ved søndre inngang som tidligere har vært utleid til banken er tatt i bruk som møterom, uten at det er gjort noen tilpasninger annet enn møblering. Biblioteket ønsker å utvide arealene sine. En del av veggen mellom bibliotek og kantine er tenkt å erstatte med en foldevegg eller lignende slik at biblioteket har mulighet til å bruke kantinen ved større arrangementer, møter og skole-/barnehagebesøk. I dag er det galleriet som brukes en del i den sammenhengen. Men dette er ikke en særlig god løsning siden galleriet kun er tilgjengelig via en trapp og dermed ikke er tilrettelagt iht. krav til universell utforming. Kantinen er i dag betjent 3 dager i uka og blir i hovedsak brukt av ansatte og leietakere på kommunehuset. Kantinen/kafeen ligger for tilbaketrukket slik det er i dag, og framstår ikke som åpen og tilgjengelig for besøkende som ikke er kjent på kommunehuset fra før. Det er mulig å leie kantina og kjøkken til private arrangementer. Kafeen skal være et trivelig sted både for de som jobber på kommunehuset, befolkning og kommunens gjester. Kommunestyresalen brukes i hovedsak til politiske møter og andre større møter i kommunesammenheng. Salen leies også ut til private arrangementer både på dagen og kvelden gjerne også samtidig med kjøkkenet. Det er derfor ønskelig å etablere en uavhengig utvendig inngang. Ekspedisjonen og særlig sentralbordet er kommunehusets første mottak av besøkende. Det skal være enkelt å finne fram dit og å få hjelp. Per i dag er det 4 full- og delstillinger som skal ha kontorplass i dette området. Det er spesielt inngangspartiet og arealet inn mot ekspedisjonen som ønskes å få et mer åpent og tilgjengelig/velkomment uttrykk. I dag er det et HCWC vedsiden av WC ene ved garderobene inntil kommunestyresalen. Det forutsettes også at hele bygget så langt det lar seg gjøre skal følge prinsippet universell utforming.

3 2. Etasje I vestdelen av 2. etasjen er kontorene og sekretær for PND lokalisert. I tillegg befinner seg i denne etasjen IT-kontor, kontorer for prosjektstillinger, kontorer for eksterne leietakere og noen ledige kontorer. I midten befinner seg forskjellige lager og arkivrom og 2 garderober med WC er. Det er et ønsket å få etablert et møterom i denne etasjen, evt. i den innvendige delen. Kontorene ønskes helst ikke å omgjøres til annet formål for å ha muligheten til å leie disse ut. Lagerrom/arkivrom i midtkjerne kan omdisponeres. Andre tiltak I samme prosjektet skal det også gjøres en del oppussingsarbeider i huset. Dette gjelder bla overflatebehandlinger, lydisolasjon og belysning. Ventilasjonsanlegget på kommunehuset er like gammelt som bygget (1978) og må skiftes ut. Det skal monteres solavskjerming på vinduer på vestsiden av bygget. Kommunen har på bakgrunn av skisser og romprogram utlyst et forprosjekt og fått inn et tilbud fra Aursand og Spangen AS. I løpet av høsten 2013 har arkitekten, Aursand og Spangen AS, laget skisser med bakgrunn i planprogrammet, og disse er nærmere kostnadsberegnet av arkitektene. For å klare å oppfylle alle punkter i romprogrammet valgte arkitekten å flytte ekspedisjonen til kontorområdet (i dag befinner seg her møterom 1). Kjøkken og kantine/kaffe foreslås flyttet til dagens ekspedisjonsområde. På den måten kan det etableres en uavhengig inngang til kommunestyresalen fra nordsiden samt et nytt møterom og biblioteket utvides noe. Arbeidsgruppa var enig i at dette ville være en veldig god løsning og et stort løft for bygde- /kommunesenteret Bergset. Økonomi Aursand og Spangen AS har utarbeidet følgende kostnadsoverslag: OMBYGGING INKL. OPPUSSING: Ombygging eksisterende kommunale arealer kr ,- eks. mva. (herav utgjør ventilasjonsanlegg og SD-anlegg kr ,- eks. mva.) Generelle kostnader kr ,- eks. mva. Uforutsette tillegg kr ,- eks. mva. Mva kr ,- Kostnad inkl. mva. kr ,- Mva. refundert kr ,- Totalkostnad kr ,-

4 GARASJEANLEGG: Huskostnader og felleskostnader kr ,- eks. mva. Generelle kostnader kr ,- eks. mva. Uforutsette tillegg kr ,- eks. mva. Mva kr ,- Kostnad inkl. mva. kr ,- Mva. refundert kr ,- Totalkostnad kr ,- KUN OPPUSSING: Huskostnader og felleskostnader kr ,- eks. mva. (herav utgjør ventilasjonsanlegg og SD-anlegg kr ,- eks. mva.) Generelle kostnader kr ,- eks. mva. Uforutsette tillegg kr ,- eks. mva. Mva kr ,- Kostnad inkl. mva. kr ,- Mva. refundert kr ,- Totalkostnad kr ,- Ovennevnte tall er byggekostnader inkl. mva., men uten finansieringskostnader, prisstigning og inventar/utstyr. Ombygging av kommunehuset som skissert av arkitekten blir veldig kostbart for Rendalen kommune og arbeidsgruppa bestemte derfor å gå videre med en svært forenklet løsning som innebærer kun mindre tilpasninger som vist i vedlagte skisser (lagt av kommunen). I tillegg skal det skiftes ut ventilasjonsanlegg og bygges garasje til brannbilen (dette utgjør halvparten av areal skissert i arkitektløsningen). Arbeidsgruppa har hentet inn forslag og prisoverslag for ventilasjonsanlegg fra konsulenten URD Klima Oppdal AS. Med dette som bakgrunn har arbeidsgruppa utarbeidet et revidert kostnadsoverslag. Kostnadsoverslag er delt opp i investeringer og vedlikehold: Kostnadsoverslag investeringer: Eksisterende kommunale arealer kr ,- eks. mva. Ventilasjonsanlegg kr ,- eks. mva. Etterisolering loft kr ,- eks. mva. Solavskjerming kr ,- eks. mva. Brannbilgarasje kr ,- eks. mva. Generelle kostnader kr ,- eks. mva. Uforutsette tillegg kr ,- eks. mva. Sum kr ,- eks. mva. Mva kr ,- Kostnad inkl. mva. kr ,- Mva. refundert kr ,- Totalkostnad kr ,-

5 Kostnadsoverslag vedlikehold: Eksisterende kommunale arealer kr ,- eks. mva. Maling utvendig kr ,- eks. mva. Generelle kostnader kr ,- eks. mva. Uforutsette tillegg kr ,- eks. mva. Sum kr ,- eks. mva. Mva kr ,- Kostnad inkl. mva. kr ,- Mva. refundert kr ,- Totalkostnad kr ,- Prisforskjellen ifht. konsulentens kostnadsoverslag skyldes i hovedsak mindre kostnader for garasjen pga. halve areal (ca. kr 1,5 mil.) og mindre kostnader for utskifting av ventilasjonsanlegg (kr 2,9 mil). I kostnadsoverslag er det ikke tatt med oppussing av utleiearealer. Merverdiavgifter kompenseres derfor slik at det ikke blir utgift for kommunen. I budsjetter for 2014 er det allerede bevilget kr 2,2 mil til prosjektet. Dette reduserer lånebehov for 2015 med samme beløp. Rådmannens vurdering: Kommunehuset ble bygd i Det ble foretatt en del mindre innvendige ombygninger og tilpasninger fram til i dag for å møte behovene. Noen av de større vedlikeholdsarbeidene senere har vært: 2004 utvendig maling av bygget 2008 reparasjon av taket ved biblioteket, kantine og kommunestyresalen 2012 skifting av taket på kontordelen 2012 rensing av ventilasjonsanlegg Utskifting av gulvbelegg på noen områder Utover dette har det ikke vært noen form for vedlikehold siden bygget ble oppført. Overflatene i bygget og utvendig er svært slitt og har stor behov for oppussing. Samtidig oppfyller ventilasjonsanlegget ikke lengre dagens krav. For å oppnå et forsvarlig inneklima anbefales derfor å skifte ut ventilasjonsanlegget. Dette vil også utløse en del byggmessige arbeider ifht. utskifting og nyetablering av kanaler. Det må også utføres solavskjerming på på vestsiden av kommunehuset, samt på iblioteket. Kommunehuset skal være et trivelig møtested for både kommuneansatte, leietakere, innbyggere, feriegjester og turister samtidig som publikum skal føle seg vel tatt i mot. Slik kommunehuset framstår i dag virker det lite innbydende. Første inntrykket når man ankommer i kommunehuset er viktig også ifht. å oppleve kommunen. Særlig kantine/kafe er veldig skjult. I planutkast foreslås å fjerne 2 stk. WC er og veggene/dører inntil kantina/kafeen slik at det blir mye mer åpent. Også i ekspedisjonen ønskes det å åpne mer. Dette løses med at det fjernes dagens kopirom slik at ekspedisjonsmedarbeidere har en bedre mulighet for å følge med publikum i hallen.

6 Rådmannen vurderer en trinnvis framdrift av prosjektet som en «dyr» løsning, dette fordi for eksempel riggkostnader blir høyre. Det anbefales derfor å gjennomføre hele prosjekt i ett trinn. Den reviderte planen ang. ombygging inkl. nytt ventilasjonsanlegg og ny brannbilgarasje vil gi den beste løsningen ifht. kostnader og oppnåelse av bedre tilgjengelighet og trivselsøkning. Rådmannens innstilling: 1., Kommunestyret, vedtar å gå videre med revidert planløsning i rådmannens saksutredning, det vil si mindre ombygging av eksisterende lokaler, utskifting av ventilasjonsanlegg og oppussing av kommunehuset. 2. Det bevilges kr ,- til et prosjekt ombygging (investeringer). Investeringen finansieres med nytt låneopptak i 2015 på kr ,- og vedtatt bevilgning i 2014 på kr ,-. 3. Det bevilges videre kr ,- til prosjektet oppussing (vedlikehold) som belastes disposisjonsfond drift kto Begge prosjekt startes i Behandling i Formannskapet : Karin Wiik satte frem følgende forslag: «, formannskapet, vedtar at sak 38/14 oversendes byggenemnd for kommunale bygg for vurdering og innstilling i saken.» Ved alternativ votering mellom Karin Wiiks forslag og rådmannens forslag, ble Karin Wiiks forslag enstemmig vedtatt. Vedtak i Formannskapet :, formannskapet, vedtar at sak 38/14 oversendes byggenemnd for kommunale bygg for vurdering og innstilling i saken. Behandling i Kommunestyret : Formannskapet har vedtatt at saken oversendes byggenemnd for kommunale bygg for vurdering og innstilling i saken. Saken ble trekt fra sakslisten.

7 Behandling i Byggenemd : Byggenemd har vurdert sak 38/14 i møte den Begge alternativene, dvs. ombygging inkl. ventilasjonsanlegg, oppussing og ny garasje og alternativet uten ombygging. Det blir trukket fram fordelene med å satse på ombygging iht. løsningen fra arkitekten, bla vil det øke bruksverdien og attraktiviteten som møtested. Med dette som bakgrunn var det stor enighet om å gå for løsningen fra Aursand og Spangen AS. Rådmannens forslag til innstilling: 1., Kommunestyret, vedtar å gå videre med planløsning fra Aursand og Spangen AS, det vil si full ombygging av eksisterende lokaler, utskifting av ventilasjonsanlegg, oppussing av kommunehuset og ny garasjebygg. 2. Det bevilges kr ,- til et prosjekt ombygging (investeringer). Investeringen finansieres med nytt låneopptak i 2014 på kr ,- og vedtatt bevilgning i 2014 på kr ,-. 3. Det bevilges videre kr ,- til prosjektet oppussing (vedlikehold) som belastes disposisjonsfond drift kto Begge prosjekt startes i 2014.