ORGANISASJONSPLAN FOR AURSKOG-HØLAND JUDOKLUBB

Transkript

1 ORGANISASJONSPLAN FOR AURSKOG-HØLAND JUDOKLUBB Organisasjonsplan for AHJK, revisjon 4 16.mar

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 2 Merknad:... 3 Merknad:... 4 Årsmøtet... 4 Styrets funksjon og sammensetning... 5 Medlemmer... 6 Forsikring... 7 Aktivitet... 7 Anlegg... 7 Arrangement... 7 Informasjon... 7 Økonomi... 7 Regnskap... 8 Medlemskontingent... 8 Treningsavgift... 8 Startkontingent individuelt... 8 Egenandeler... 8 Reklame/sponsoravtaler... 8 Lønn og honorar... 8 Reiseregning... 9 Merverdiavgift... 9 Klubbdrakter... 9 Regler for AHJK Retningslinjer for foreldre/foresatt Retningslinjer for utøvere Retningslinjer for trenere Mobbing Seksuell trakassering Regler for reiser Politiattest Utenlandske utøvere Dugnad Årlige faste oppgaver Organisasjonsplan for AHJK, revisjon 4 16.mar

3 Innledning Aurskog-Høland judoklubb (AHJK) ønsker å fremstå som en veldrevet klubb. Hensikten med denne organisasjonsplan er hovedsakelig å synliggjøre for klubben internt, foreldre/interessenter og andre: Hvordan AHJK er organisert Hvem som har ansvar for hva Grunnlagsopplysninger for idrettslaget Navn: Aurskog-Høland judoklubb Stiftet: 1.jan 1982 (se vedlegg A for stiftelsesdokument) Idrett: Judo Postadresse: Søndre Bogstadvei 2, 1930 Aurskog E-postadresse: post@aurskog-holand.judoklubb.no Bankkonto: Bankforbindelse: Høland og Setskog Sparebank Internettadresse: Organisasjonsnummer i Brønnøysundregisteret: Anleggsadresse: Bjørkeveien 8, 1940 Bjørkelangen Telefon: (leder) AHJK ble tatt opp som medlem i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite/nif: AHJK er medlem av Aurskog-Høland idrettsråd, har registrert tilknytning til Akershus idrettskrets og Norges idrettsforbund. Klubbnummer i NIFs medlemsregister: KL Årsmøtemåned: Mars Historikk Opptatt i NJF Opptatt i NIF AHJK s formål AHJK skal være en åpen og demokratisk organisasjon der formålet er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. Alle idrettslige aktiviteter skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Merknad: Organisasjonsplanen skal legges frem og behandles som egen sak på årsmøtet. Jf. Idrettslagets lov 15. Organisasjonsplan for AHJK, revisjon 4 16.mar

4 AHJK s organisasjon Årsmøtet Leder Nestleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Kasserer Sekretær Styret Morten Rynning (Hovedtrener/graderingsmyndighet) Tom Halvorsen (Trener) Thomas Framnes Silje-Therese Strøm Kim Nicolay Aulibråten (Vara) Jarl Arvid Olsen Jarl Arvid Olsen Jarl Arvid Olsen (Ansvar for politiattester) Valgkomité Leder Medlem Medlem Varamedlem Revisor 1. revisor Kristin Over-Rein 2. revisor Sven Erik Westbye Representant til NJFs ungdomsråd Kenny Rene Halvorsen Merknad: Styret: Antall styremedlemmer og varamedlemmer fastsettes av årsmøtet Årsmøtet Årsmøtet er lagets/klubbens høyeste myndighet. Årsmøtet blir avholdt 1. gang i året i måneden som er fastsatt i loven. Protokollen fra årsmøtet sendes til idrettrådet i kommune, og de særkretser AHJK er tilsluttet. Protokollen kan legges ut på idrettslagets internettsider. Innkalling til årsmøtet skal skje 1. måned før årsmøtet avholdes. Innkalling annonseres på nettet eller i avisen, eller sendes/legges ut til medlemmene. Innkomne forslag skal være styret i hende 2 uker før årsmøtet og sakspapirene skal sendes ut 1. uke før. Årsmøtet er for medlemmer i klubben, det vil si de som har betalt medlemskontingenten. Foreldre/foresatte har ikke fullmakt til å stemme for medlemmer under 15 år. Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid og alle som ønsker å bli med å bestemme hvordan klubben skal drives bør stille på årsmøtet. Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsatt i lovens årsmøteparagraf 15 Organisasjonsplan for AHJK, revisjon 4 16.mar

5 Styrets funksjon og sammensetning Styret skal Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgaver beskrevet i 1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. stryet har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben Iverksette bestemmelser og vedtak fattet av årsmøte eller andre overordnede idrettsmyndigheter Stå for lagets daglige ledelse, og representere laget utad Disponere lagets inntekter (tilskudd, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett Oppnevne komiteer og utvalg etter behov, og utarbeide instruks for disse. Leder er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlinger står for klubbens daglige ledelse, koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene anviser utbetalinger sammen med kasserer skal påse at valg, adresseforandringer, oppgaver over medlemmer o.a. som har interesse for/skal sendes inn til krets- og forbund, meldes til overordnede instanser innen gitte frister. Nestleder fungere som leder under dennes fravær, og bør derfor være valgt med henblikk på at han/hun kan rykke opp som leder på et senere tidspunkt bistår leder og danner et lederteam med denne har ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem Sekretær føre referat over alle styremøter og medlemsmøter tar seg av inngående og utgående post, og eventuell arkivering lage møteplan i samsvar med hele styret, distribuere denne til alle styremedlemmer lage oversikt over styrets medlemmer, og sende det ut til alle medlemmene Kasserer disponerer lagets midler og har fullmakt til klubbens bankkontoer har kjennskap til kontoplan og fører regnskap i henhold til denne ( anviser utbetalinger sammen med leder har til enhver tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følger opp denne sette opp resultatregnskap ved sesongslutt og påser at dette blir revidert til årsmøtet Styremedlemmer møter på styrets møter og tildeles konkrete oppgaver i henhold til styrets vedtak kan være valgt til spesielle oppgaver, som f.eks informasjon/web, sosialt-ansvarlig, materialforvalter o.l. Revisorer Revisor skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser, og om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt Organisasjonsplan for AHJK, revisjon 4 16.mar

6 til å sørge for ordentlig og oversiktig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Representant til Norges Judoforbunds (NJFs) ungdomsråd Skal på vegne av AHJK: Fremme ungdommens stemme. Bidra til å utvikle ungdomsidretten i NJF. Gi råd og fremme anbefalinger på hvordan NJF og AHJK kan drive ungdomsarbeid og fremme ungdomsmedvirking. Delta i interne prosesser i NJF. Valgkomité Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver. Den har ansvaret for personalmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer/-medarbeidere etter nøye vurderinger av medlemsmassen. Valgkomiteen skal: utarbeide en arbeidsplan for inneværende valgperiode, vurdere styrets og komiteenes virksomhet, se til at medlemmenes syn på styrets arbeid blir tatt opp til behandling, diskutere med styret om eventuelle endringer i styrets sammensetning, holde seg informert om, og diskutere med, medlemmene om ulike kandidater for styreoppdrag, og derigjennom få rede på om ønskede personer har kunnskap, tid og interesse for oppdraget, gjennomgå for styret og medlemmene hvilke forandringer / nomineringer som kommer til å bli foreslått, ved behov å foreslå for styret at passende kandidater får relevant utdannelse for påtenkte oppdrag, før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet, under årsmøtet å presentere valgkomiteens forslag, samt etter årsmøtet å analysere eget nominasjonsarbeide Medlemmer Medlemskap i AHJK er først gyldig og regnes fra den dag kontingent er betalt. For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha vært tilsluttet idrettslaget i minst 1 måned og ha betalt kontingent. Medlemskap i AHJK kan opphøre ved utmelding, stryking eller eksklusjon. Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt. En ansatt kan være medlem i klubben men har ikke stemmerett på årsmøtet og den ansatte kan ikke velges til verv i klubben eller overordnede organisasjonsledd. Strykning kan finne sted av medlem som skylder kontingent for mer enn ett år. Medlem som strykes kan ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. Hvis medlemmet skylder kontingent etter forfalt to års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved strykning fra idrettslagets side Ved innmelding bør medlemmene fylle ut et skjema med navn, fødselsdato, adresse, e-post, mobilnummer og eventuelt navn på foresatte hvis medlemmet er under 18 år. Dette for å få et bra og oversiktelig medlemskartotek. Medlemskontingent blir sendt ut fra klubbens kasserer. Organisasjonsplan for AHJK, revisjon 4 16.mar

7 Forsikring Idrettsforsikring for barn Alle barn som er medlem av lag tilsluttet Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) eller som deltar i organisert aktivitet i klubbens/lagets regi er forsikret. Opp til de blir 13 år Klubbforsikring Sammen med If har NIF utviklet en egen klubbforsikring som er tilpasset klubbenes forsikringsbehov. Klubbforsikringen inneholder de viktigste forsikringene en idrettsklubb trenger til en meget gunstig pris. Se vedlegg B for nærmere detaljer angående forsikring. Aktivitet Treningstider er: Mandager: Barn/nybegynnere Videregående Onsdager: Barn/nybegynnere Videregående Hovedfokus i klubben er barnetrening. I barnetrening legges det stor vekt på motorisk utvikling. Den motoriske evnen er individuell og dette tas til hensyn. I tillegg vektlegges disiplin, som er utrolig viktig i forhold til å få en god treningsøkt. Samspill med andre barn er viktig i treningen. De som er under 8 år kan være med å trene, men det forutsetter at foreldre er i nærheten eller at det er gjort avtale med noen av de voksne på treningen. Trener(ne) er ikke barnevakter. Når det er mange barn på treningen må trener(ne) holde fokus på akkurat treningen. I barnetreningen er fysisk lek viktig. Judo er ikke noe man er født til Alt må øves inn og repeteres utallige ganger. Dette er slitsomt, og motivasjon blir da utrolig viktig for at barna skal kunne holde motet oppe. Derfor vet alle barn at hvis innsatsen er god, vanker det morsom lek. Jo bedre innsats, jo mer morsom lek vil det bli. Judo er, og skal være, gøy for både store og små. Anlegg AHJK trener i gymsalen på Haneborg skole. Klubben betaler ingenting for leie av hallen. AHJK har ingen alternative treningslokaler/anlegg. Ved spesielle hendelser på skolen (skoleavslutninger, julefeiringer m.m.) vil hallen periodevis ikke være tilgjengelig. Da blir det ikke trening. Arrangement AHJK har ingen faste arrangementer besluttet av årsmøtet. Graderinger avtales og gjennomføres ifm vanlige treningskvelder. Informasjon Idrettslaget informerer medlemmene via nettsiden som har adresse: Økonomi Styret er juridisk ansvarlig for lagets økonomi Styret er ansvarlig for å sette opp budsjett før årsmøtet. Alle innkjøp skal godkjennes av styret. Alle betalte fakturaer skal attesteres av 2 personer, den som har bestilt varen og styreleder. Organisasjonsplan for AHJK, revisjon 4 16.mar

8 Det skal tegnes underslagforsikring for de som disponerer kontoene. Regnskap Alle inn og utbetalinger skal gå gjennom klubben sin konto, det er ikke lov å sette penger som tilhører klubben medlemmer inn på personlige kontoer. Alle egenandeler og staravgifter skal betales gjennom klubben. Når en reiser med et lag kan det betales ut forskudd til lagleder, han skal da levere inn reiseoppgjør og kvitteringer for brukte penger. En skal levere reiseregning/utleggskjema med kvitteringer for å få igjen det en har lagt ut. Medlemskontingent Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet som egen sak. jf. egenbestemmelse i AHJK s lov. 4 Medlemskontingent skal betales for hvert enkelt medlem, familiemedlemskap regnes som en rabattordning og en må fortsatt registrere hvert enkelt medlem med navn og betalt beløp da revisor skal kontrollere medlemslister mot regnskap. AHJK har besluttet følgende medlemskontingenter Barn kr Ungdom kr Voksne kr Passiv kr Innkrevingsrutiner: Faktura sendes ut innen utgangen av januar og september måned, og fortløpende for nye medlemmer. Første purring sendes ut 25 dager etter forfall. Inkassovarsel sendes ut 45 dager etter forfall. Bare styret kan iverksette inkasso kan medlemmer som ikke har betalt strykes. Treningsavgift Styret bestemmer treningsavgifter og rabatter. Det skal til enhver tid foreligge en liste over alle priser og rabatter. Startkontingent individuelt Styret bestemmer fortløpende hvilke stevner og arrangementer klubben dekker for medlemmene. Egenandeler Styret bestemmer fortløpende hvilke egenandeler som skal gjelde for de enkelte arrangementer Reklame/sponsoravtaler Alle sponsoravtaler skal godkjennes av styret. Lønn og honorar Her legger en inn hvordan en ansetter og hvem som ansetter trenere og andre. Hva timelønn er og hva en har krav på. Kontrakten ligger som vedlegg. Info om lov. En kan betale ut kr. 4000,- til en person i løpet av et år uten å trekke skatt. Organisasjonsplan for AHJK, revisjon 4 16.mar

9 Kjøregodtgjørelse: betales det ut kjøregodtgjørelse og andre godtgjørelser skal det leveres kjøreliste og kvittering for utgifter. Når beløpet samlet kommer over kr ,- skal det innberettes til skatteetaten. Telefongodtgjørelse: inntil kr. 1000,- er skattefritt. Betaler en ut mer skal det skattes for kr. 4000,-. Arbeidsgiveravgift: en er fritatt for arbeidsgiver avgift opp til kr ,- pr person pr år. Men en kan ikke overstige et samlet beløp på kr ,- Det vil si at en kan ha 10 ansatte som en betaler inntil kr ,- pr. år. En kan betale ut kjøregodtgjørelse og utgiftrefusjon ved dokumenterte utgifter men når beløpet overstiger kr ,- skal det meldes inn til skattetaten. Ta kontakt med ditt lokale kemnerkontor for hjelp. Reiseregning Reiseregning/utlegg - standardskjema: Det anbefales å lage standardskjemaer når det gjelder reise og utlegg. Krav til reiseregning: - Alt fylles ut på reiseregningen: navn, adresse, fødselsdato, bankkonto. til og fra og dato for hver enkelt reise formål med hver enkelt reise - Vedlegg til reiseregningen (kvitteringer): Originalkvitteringer skal alltids vedlegges. Kopier/skanning av kvitteringer godkjennes IKKE Merverdiavgift Grense for merverdiavgiftsplikt: Merverdiavgiftspliktig omsetning på over kr på 12 måneder I fleridrettslag vil hver selvstendig gruppe kunne søke fylkesskattekontoret om å få bli selvstendig avgiftssubjekt. Gruppen må da ha eget årsmøte og styre. Pliktig virksomhet Kioskvirksomhet hvor man har faste, daglige åpningstider Serveringsvirksomhet ved regelmessig avholdte offentlige dansetilstelninger, bingovirksomhet mm. Omsetning som er av profesjonelt preg Tilstelninger/dugnader som varer mer enn 3 dager Sponsor, arenareklame og annonser (dersom tidsskriftet/-ene utkommer mer enn 4 ganger pr år) Fri virksomhet Billettinntekter Vanlige medlems- og startkontingenter Offentlige tilskudd Lotteriinntekter Bingoinntekter Gaver Kiosk salg på egne arrangement. Salg av programmer/kataloger ifb. med arrangementer Klubbdrakter Leie av drakter inngår i medlemskontingenten. Ved gradering gis det belter til personlig eie ift graderingsnivå. Organisasjonsplan for AHJK, revisjon 4 16.mar

10 Det er etablert en utlånsordning for drakter hvor den enkelte utøver må kvittere for lån av drakt. Oversikt finnes i egen perm som oppbevares i treningslokalet. Materialforvalter administrerer ordningen. Se vedlegg C for kvitteringsskjema for lån av drakt. Regler for AHJK Retningslinjer for foreldre/foresatt Respekter klubbens arbeid. Det er frivillig å være medlem av AHJK men er du med følger du våre regler Engasjer deg, men husk at det er barna som driver idrett ikke du Foreldre har ansvar for egne barn. Foreldre til barn under 8 år skal være tilstede under trening Respekter treneren, hans/hennes arbeid og anerkjenn ham/henne overfor barna dine Lær barna folkeskikk. Gå foran som et godt eksempel Lær barna å tåle både medgang og motgang Motiver barna til å være positive på trening Vis god sportsånd og respekt for andre Ved uenighet snakker du med den det gjelder ikke om Husk at det viktigste av alt er at barna trives og har det gøy! Retningslinjer for utøvere Gode holdninger Respektere hverandre Lojalitet mot klubb og trenere Hjelpe hverandre Følge klubbens regler Stille opp for hverandre Ærlig overfor trener og andre utøvere. Godt samhold Stå sammen Stille på treninger og stevner en har forpliktet seg til. Vise engasjement Gode arbeidsholdninger. Stolthet av sin egen innsats. Objektivt ansvar for miljø og trivsel. MOBBING ER IKKE AKSEPTERT Retningslinjer for trenere SOM TRENER I SKAL DU BIDRA TIL: Mestring, selvstendighet og tilhørighet for utøveren Positive erfaringer med trening og konkurranse Å fremme et godt sosialt miljø, lagånd og vennskap Samarbeid og god kommunikasjon med andre trenere, ledere og foreldre Vær et godt forbilde Møt presis og godt forberedt til hver trening Som trener er du veileder, inspirator og motivator Bry deg litt ekstra og involver deg i utøverne dine Bli kjent med utøvernes individuelle mål og opplevelser av treningen Søk å utvikle selvstendig vurderingsevne hos utøveren Vis god sportsånd og respekt for andre Vær bevisst på at du gir alle utøverne oppmerksomhet Enhver utøver skal utfordres til å utvikle sine ferdigheter Organisasjonsplan for AHJK, revisjon 4 16.mar

11 INNHOLDET I TRENINGEN SKAL VÆRE PREGET AV: En målrettet plan Progresjon i opplevelser og ferdigheter Stadig nye utfordringer slik at utøveren flytter grenser Effektiv organisering Saklig og presis informasjon Kreative løsninger Fleksibilitet ved problemløsning Som trener er du ansvarlig for god kommunikasjon Mobbing AHJK har nulltoleranse for mobbing. Både trener og styret forplikter seg til å ta et aktivt grep ved tilløp til mobbing. Ved tilløp til mobbing vil den/de som mobber bli gitt en muntlig advarsel av trener. Ved gjentatte mobbetilløp vil utestenging av mobbere(n) fra treninger/klubben bli vurdert og eventuelt bli besluttet av trener i samråd med styret. Foreldre anmodes om å informere trener ved mistanke om eller informasjon fra eget barn om mobbetendenser som foregår på treninger/aktiviteter i regi av AHJK. Seksuell trakassering AHJK har nulltoleranse for seksuell trakassering. Både trener og styret forplikter seg til å ta et aktivt grep ved tilløp til seksuell trakassering. Ved tilløp til seksuell trakassering vil den/de som trakasserer, etter beslutning i styret bli ekskludert med umiddelbar virkning. Ved mistanke om straffbare forhold skal politi kontaktes. Det er leders plikt å ta kontakt med politi. Se for øvrig følgende brosjyre: Regler for reiser REISEINSTRUKS FOR AHJK 1. Formål 1.1 Å gjøre reise og opphold ved kamper, turneringer og treningsleirer til en trygg, god og minnerik opplevelse for aktive og ledere. 1.2 Skape trygghet for foresatte som overlater barn og unge i klubbens varetekt. 1.3 Gi trygghet for våre ledere om hva som for ventes av dem. 2. Omfang og forutsetninger. 2.1 Disse regler gjelder for alle reiser i forbindelse med kamper, turneringer og treningsleirer med overnatting der aktive under myndighetsalder deltar. 2.2 Reiser som omfattes av disse regler er å betrakte som alkoholfri sone for aktive og ledere fra avreise til hjemkomst. 2.3 På alle reiser i regi av AHJK skal det utpekes en ansvarlig hovedleder som har overordnet myndighet fra avreise til hjemkomst. 3. Hovedleder 3.1 Før avreise skal det avholdes informasjonsmøte for deltakerne og deres foresatte, eller på annen måte sørge for at tilstrekkelig informasjon blir gitt. 3.2 Sørger for at oppdatert deltakerliste med hjemme telefon nr. på alle deltakerne. 3.3 Sørger for at det avholdes orienteringsmøter for alle lederne før og under oppholdet, og sørge for at lederne er kjent med denne instruks. 3.4 Har overordnet ansvar for at reisen foregår etter de retningslinjer klubben har bestemt, og skal sammen med de øvrige leder bidra til trivsel for alle deltakerne. Organisasjonsplan for AHJK, revisjon 4 16.mar

12 3.5 Sørge for at det etter reisen blir levert regnskap med bilag for turen til gruppens kasserer. Regnskapet skal være signert av 2 personer. 3.6 Hovedleder rapporterer til AHJK s leder i saker av følgende karakter: Overgrepssaker. Ulykke med personskader. Dødsfall blant klubbens medlemmer. Økonomisk utroskap. Klare brudd på det klubben ønsker å stå for. Andre saker som kan medføre spesielle mediaoppslag, eller oppmerksomhet fra det offentlige. Politiattest Alle frivillige som skal utføre oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold ovenfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming skal fremskaffe politiattest. Med mindreårige menes barn og unge under 18 år. Personer under 18 år skal også avkreves politiattest. Den nedre grense er 15 år. Politiattest fremskaffes i samråd med AHJK s ansvarlige for politiattester. Ansvarlig politiattest i AHJK er: Jarl Arvid Olsen e-post: jarlarvidolsen@gmail.com Tlf: Ansvarlig har taushetsplikt ovenfor vedkommende i forhold til de opplysninger de får kjennskap til. Politiattesten inneholder opplysninger om personen for tiden er siktet/tiltalt eller tidligere er ilagt forelegg/dømt for brudd på bestemmelser i straffeloven om seksualforbrytelser ovenfor barn. AHJK har ingen anledning til å be personen om å innhente politiattest om andre forhold. Innhenting av politiattest er gratis. Innhenting av politiattest på en-to-tre: 1. Søknaden om politiattest fylles ut av ansvarlig politiattest og den personen søknaden gjelder for, og undertegnes av begge. Ansvarlig politiattest sender søknaden til politiet. 2. Politiet returnerer attesten via ordinær post til den søknaden gjelder for. Den sendes ikke til AHJK. 3. Den søknaden/attesten gjelder for skal fremvise sin politiattest til ansvarlig politiattest. AHJK tar ikke kopi av eller lagrer politiattesten. Den skal kun fremvises. Ansvarlig politiattest vil føre oversikt over hvilke personer som har fremvist politiattest, hvilken rolle personen har som aktualiserer politiattest og når attesten ble fremvist. Personer som ikke har fremvist politiattest uten merknad kan ikke settes til oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold ovenfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Utenlandske utøvere Når utenlandske utøvere trener i regi av AHJK skal utøveren signere på standardavtale (kontakt NJF for avtale) for at vedkommende påtar seg det hele og fulle ansvar selv ift skade/død. Avtalen skal bevitnes av 2 av AHJKs styremedlemmer. Dugnad Det er et mål for AHJK å redusere dugnadsbehovet til et minimum, men ved behov er AHJK avhengig av at medlemmer/foreldre stiller opp på dugnad. DUGNADSVETT - NOEN ENKLE KJØREREGLER: Dugnad skal i utgangspunktet være frivillig. AHJK kan henstille medlemmer og foreldre om å stille opp på dugnad, men deltagelse skal baseres på frivillighetsprinsippet og ikke innføres som tvangsordninger. Organisasjonsplan for AHJK, revisjon 4 16.mar

13 AHJK kan ikke pålegge foreldre som ikke er medlemmer å stille på dugnader og gi dem bøter for uteblivelse fra dugnader. Styret kan ikke på prinsipielt grunnlag vedta bøter for at medlemmer ikke stiller og eller ikke kan stille på dugnad. Årsmøtet i AHJK kan i særlige tilfeller pålegge medlemmer å stille på dugnad der dette er en forutsetning for at aktiviteten skal kunne gjennomføres og der alternativet er at aktiviteten må legges ned. I så fall vil pålegget måtte gjelde medlemmene. AHJK kan fastsette en treningsavgift for aktive medlemmer i tillegg til årskontingent. Treningsavgiften skal i så fall gjenspeiles i det konkrete tilbudet som gis dem. Foreldre og medlemmer kan selvsagt tilbys å betale denne avgiften i form av frivillig innsats/dugnad og få dette fratrukket fra avgiften. Men da gis dette som tilbud og deltagelsen vil være frivillig. Årlige faste oppgaver Dato/måned Januar Februar Mars Fortløpende Mars April April April Gjennomføre den årlige lovpålagte idrettsregistreringen og sende oppdatere medlemslister til NJF innen 31.januar Melde av medlemmer som ikke er aktive lengre, eller medlemmer som har sluttet i klubben, i forsikringsregistreringen innen 28.februar Gjennomføre årsmøtet i henhold til AHJK s lov innen utløpet av mars Hovedforfall for kontingent og forsikring innen 15.mars Rapportere endringer av post og e- postadresser og nye medlemmer ift forsikringsregistrering (halv pris på forsikring for registreringer etter 1.juli og utmeldinger før 31.august)) Søke kommunale midler innen 1.april (Søknadsskjema ahk.no) Oppdatere og ettersende dokumentasjon om nytt styre til NJF på samme sted som idrettsregistreringen innen 15.april Søke om kompensasjon for moms innen utløpet av april. Sjekk aktuelle nyheter på judo.no før søknad fremmes. Normal søknadsfrist er 1.aug. Oppdatere Brønnøysundregisteret etter årsmøte og senest 15.april med: Årsberetning Budsjett (frivillig) Protokoll fra årsmøte Organisasjonsplan for AHJK, revisjon 4 16.mar