Referat møte i arbeidsgruppa for KOSTRA KNNM, torsdag

Transkript

1 Referat møte i arbeidsgruppa fr KOSTRA KNNM, trsdag Sted: SSB Osl, rm 7M3 Tid: 10:00 15:00 Lunsj: 12:00 12:30, i møtermmet Deltakere: Wiberg, Petter (Bergen kmmune), Berit Viig (Bærum kmmune), Inger Kristiansen (Osl kmmune), Sølve Bjørkevll (Askim kmmune), Mari Olea Lie (), Øystein Nesje (), Susanne Clding (), Håkn Løvli (SK), Even Vaben (KRD), Anders Reinertsen (Statens bygningstekniske etat), Wilhelm Skar (Statens bygningstekniske etat), Ole Christian Tllersrud (RA), Svein Hmstvedt (SSB), Lisbet Høgset (SSB), Crretta Aluch Ardi (SSB), Jørn Kristian Undelstvedt (SSB) Frfall: Kari Ottestad (Østfld f-kmm), Kari Strande (), Marit Langen (Statens bygningstekniske etat), Ingerid Angell-Petersen (Direktratet fr naturfrvaltning) Sak nr. 1. (1. del) 4. (1. del) Tema Velkmmen g innledning Møtet startet med at leder av arbeidsgruppa, Jørn K. Undelstvedt, ønsket velkmmen til møtet g rienterte m en rkering av saker på dagsrdenen. Dette skyldtes ønske fra Reinertsen fra BE m å få presentere BEs frslag til nye indikatrer før han gikk ver i ny stilling utenfr BE. Ønsket ble imøtekmmet. Etter en krt intrduksjnsrunde rundt brdet av hensyn til flere nye møtedeltagere (vararepresentanter) ble sak 4 behandlet så langt det var hensiktsmessig før Reinertsen frlt møtet. BE la fram frslag til nye indikatrer: Ttalt antall tilsyn utført / ttalt antall byggesaker Oppfølging Antall byggesaker med utført ett eller flere tilsyn / ttalt antall byggesaker BE er av den ppfatning at det er mest krrekte å registrere alle tilsyn enkeltvis g å dele det på antall byggesaker. Argumentet fr det mtsatte går dels på arkiveringsrutiner i enkelte kmmuner (Stavanger) sm gjør det vanskelig å ta ut andre data enn antall byggesaker der det er gjennmført tilsyn. Antall behandlede søknader / årsverk (i byggesaksbehandlingen) Kan gi en pekepinn på prduktivitet i byggesaksbehandlingen. Eksisterende indikatr m saksbehandlingstid fr byggesaker synspunkter fra BE: 1

2 Gjennmsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker (kalenderdager) Det anbefales at denne indikatren sm etter det BE frstår er satt sammen av saksbehandlingstid fr sakstyper med både 3 g 12 ukers saksbehandlingsfrist enten: a) splittes i t: en fr saker med 3 ukers frist g en fr saker med 12 ukers frist, eller b) indikatren mfatter kun saker med 12 ukers saksbehandlingsfrist. Dagens indikatr kan gi et skjevt bilde av saksbehandlingstid i kmmuner sm har en vervekt av henhldsvis enkle eller kmplekse byggesaker. BE fresl gså nye spørsmål g justering av nen eksisterende spørsmål: Spørre m tilsynsaktivitet g bruk av sanksjner knyttet til bestående bygg eller til ny byggeaktivitet. Spørsmålene m søknader g meldinger m tiltak: - Det kan vurderes ny ppbygning av 20-1-sakene, med bakgrunn i diskusjner, g mttatte spørsmål fra kmmuner, m hva sm skal regnes med. - Evt. skille ut det sm mfatter søknader m fysiske, byggerelaterte aktiviteter fra fr eksempel 20-1 g), ppdeling g sammenføyning av bruksenheter. Fjerne henvisninger til paragrafer i gammel plan- g bygningslv. Frslagene ble diskutert krt mens BE var tilstede g videre under 2. behandling av sak 4 g 5 etter lunsj. Se knklusjner der. 1. (2. del) Mandatet fr 2011: SSB veiledet gjennm hvedpunktene i det generelle mandatet g de særskilte satsningsmrådene fr Begge satsningsmråder er dekket pp av eksisterende spørsmål g indikatrer, men det kan være behv fr utskiftinger g endringer av indikatrer. Dette vil bli fulgt pp g tatt stilling til av arbeidsgruppa i løpet av første halvår Det bør presiseres i arbeidsgruppas rapprt at Samrdningsrådet fr KOSTRA vedtar rapprtering etter innstilling fra arbeidsgruppene. Mandatet er utydelig på dette punktet, g Samrdningsrådet bør få en sak m dette via arbeidsgruppas rapprt. Rller g ansvar: Fr ppfriskning av felles hukmmelse g sm nødvendig ny infrmasjn til nye representanter g vararepresentanter ble de viktigste mmentene gjennmgått fra et ntat laget av SSBs KOSTRA-ledelse. Ntatet er sendt ut sm saksdkument. Evaluering av arbeidsgruppa: En krt muntlig evaluering av hvrdan arbeidsgruppen fungerer med hensyn til møtefrberedelser, gjennmføring av møtene g ppfølging av saker. Det ble ikke trukket fram tema eller mråder sm var prblematiske, g pplegget fr innkallinger, møtepapirer g referater etc. fikk lvrd fra flere. Det ble etterlyst representanter fra de virkelig små kmmunene. 2

3 Det ble gså påpekt at antall endringer i skjemaene, fra år til år, bør reduseres. Aktivitetene i arbeidsgruppa er i vervekt knyttet til rapprtering fra kmmunene. Fylkeskmmune-skjemaet (nr 51) bør få litt mer av møtetiden. Begrepene indikatr g nøkkeltall: Vi bør bruke én betegnelse. Det ble hevdet at indikatr er begrepet sm er mest in fr tiden, g vi bør benytte dette i KOSTRA. Status fr rapprtering: Statussider fr rapprtering på SSBs interne nettverk ble vist. Rapprteringen fr kmmuneskjemaene var mtrent sm frventet. Fylkeskmmunene er senere i år enn vanlig. 2. Orienteringssaker: Referatet fra ble enstemmig gdkjent. Fylkeskmmunene ble varslet per e-pst m nye spørsmål i skjema 51. Arbeidsgruppa ble rientert sm kpiadressater, g fikk på møtet anledning til å kmmentere m varselet var på en frm g med et innhld sm kan brukes igjen ved neste behv fr varsling av endringer i skjema. Gruppa hadde ingen innvendinger mt måten det ble varslet på. SSB rientert krt m et piltprsjekt m autmatisering av rapprtering til KOSTRA sm er ønskelig at blir gjennmført i år i samarbeid med Nrkart Geservice AS. Prsjektet har vært mtalt tidligere, g planene fr arbeidet har blitt endret flere ganger. Gjennmføringen har blitt frhindret av manglende finansiering av ekstern samarbeidspartner. Arbeidsgruppa bør freslå i rapprten til Samrdningsrådet at eierne av KOSTRA (dvs. departementene med KRD i spissen) støtter eller setter i gang et prsjekt fr å få inn autmatiserte rapprteringsfunksjner i kmmunenes sak- g arkivsystemer sm er tilpasset KOSTRA-skjemaene. Osl kmmune rienterte m framdriften i et prsjekt sm ASSS-kmmunene på byggesak har planer m å gjennmføre. Det skal kartlegge eventuelle frskjeller i praksis i byggesaksbehandlingen. Målet er å få lik praksis slik at rapprterte pplysninger til KOSTRA blir sammenlignbare. 3. Funksjnskntplanen fr regnskapsrapprteringen - Oppfølging av saken fra 2010 m splitting av 302 g 303 Det ble uttrykt både skepsis g støtte til ppsplitting av funksjnene. Argumenter fr er at det vil bli enklere å lage indikatrer fr å se m kmmunene benytter seg av anledningen til å følge selvkst-prinsippet fr disse tjenestene, g å så fall hva sm legges til grunn fr beregning av gebyrgrunnlaget. Argumenter mt er at dette på grunn av varierende praksis i kmmunene vil gi data av varierende kvalitet spesielt i kmmuner hvr det går med få årsverk på disse mrådene. Der vil det være nødvendig å freta en vanskelig skjønnsmessig frdeling av årsverkene på flere små funksjner. Et arbeidsutvalg ble nedsatt fr å utrede m det skal lages et nytt frslag til Regnskapsgruppa fr KOSTRA g Samrdningsrådet. Utvalget skal bestå av rep. fra Askim, Bergen, Osl g KRD. Askim, Bergen, Osl g KRD 3

4 4. (2. del) Indikatrene g faktaarkene Det ble diskutert hvrdan gjennmføre en evaluering/gjennmgang av faktaarkene. Flere angrepsvinkler ble lansert. Det ble besluttet å se nærmere på indikatren Gjennmsnittlig saksbehandlingstid. Flere tk til rde fr å ha med både 3 g 12 ukers fristen i indikatrsettet. SSB skal undersøke m det kan hentes ut lgg fra websidene fr bruken av indikatrene. Detaljert regnskapsinfrmasjn er det unødvendig å ha i KNNM-fakataarkene. Det kan vi finne i regnskapsarkene. Det ble freslått å frberede et frslag til Samrdningsrådet m å etablere en rdning fr differensiert rapprtering basert på et sett kriterier sm gjør at man får styringsinfrmasjn tilpasset frskjellige kmmunegrupper g kmmunestørrelser. SSB skal kntakte fylkesvise planfra fr å hente inn synspunkter fra aktuelle brukergrupper. har kntaktinfrmasjn. Frslaget m å ha en indikatr av typen antall saker/årsverk ble mttatt med både skepsis g begeistring. Skeptikerne frykter dårlig datakvalitet grunnet stre variasjner i rganiseringen av ppgavene i kmmunene g at det vil bli et utall varianter av beregningsmåter bak tallene. De psitive mente at rapprteringen må baseres på det grunnlaget man har fr å dimensjnere g frdele ressursene ved sin etat eller avdeling g at det blir gdt nk til bruk i KOSTRA. SSB skal sjekke hva sm er mulig å hente ut fra AA-registeret g PAIregisteret når det gjelder. Frslagene fra BE g ASSS-nettverket fr byggesak skal tas med inn i prsessen i arbeidsgruppa. Første steg er å jbbe videre med frmuleringen av frslag til nye indikatrer. Deretter må det vurderes m nen indikatrer kan gå ut, fr å hlde antallet på et versiktlig nivå. Det ble enighet m at SSB, g KRD går sammen i et arbeidsutvalg g jbber fram et frslag til ny rganisering av indikatrene, først g fremst med hensyn til hvilke indikatrer sm skal inngå i faktaarkene, kategrisering g rekkefølge. SSB, g KRD 5. Skjema 20 - Byggesaksbehandling etc. I neste utgave av skjema 20 kan henvisninger til gammel PBL utgå fr spørsmål C.1. Til møtet ble det gitt flere frslag til nye spørsmål: Frslag fra relatert til BPL 31-4 relatert til bevaringsverdige bygg ble besluttet å vente med til rapprtering fr 2012 i Et varsel til kmmunene må sendes ut senest desember Nytt spørsmål C.15 m tilsyn med mer fr eksisterende bebyggelse ble besluttet å legge på vent til det lar seg gjøre å telle pp slike saker ut fra sak- g arkivsystemer i kmmunene. 4

5 Spørsmålene C.8 g C.9 var gså gjenstand fr diskusjn m de er tydelig nk frmulert, m de dekker behvet fr styringsinfrmasjn g m de lar seg rapprtere på. Diskusjnen munnet ut i at det ikke skal gjøres nen endringer på disse spørsmålene freløpig. 6. Skjema 20Plan - Plansaksbehandling hadde en presentasjn der det km fram at de ppfatter kmmunenes rapprtering av innsigelser sm gd, men at det kan være nyttig å gjøre nen kntrller ved å sammenligne med infrmasjn fra nen utvalgte innsigelsesmyndigheter. støtter initiativ sm kan medføre frenklinger i rapprteringen fr kmmuner g fylkeskmmuner. Fra g med rapprteringsåret 2012 ønsker spørsmål m planstrategi i skjema 20 Plan. Frslagene til spørsmål må detaljeres mer på plantyper. Kmmunene må varsles m dette senest i desember Frslagene fra til spørsmålene B5 B.11 ble utsatt til neste møte. 7. Skjema 51 Fysisk planlegging etc. (Fylkeskmmuner) Frslaget fra til nytt spørsmål 6.9 m sikring av autmatisk fredete arkelgiske kulturminner ble akseptert av arbeidsgruppa. Veiledningen til skjema 51 må være tydelig. Frslaget til frmulering fra bør brukes i KOSTRA-veiledningen. Fra g med rapprteringsåret 2012 ønsker spørsmål m planstrategi i skjema 51. Dette innebærer at fylkeskmmunene må varsles m dette senest i desember Veiledninger til skjema Saken ble utsatt til neste møte. 9. Eventuelt Ingen saker til eventuelt. 10. Oppsummering Neste møtedat: trsdag 17.mars 5