Prosjektarbeid og prosjektledelse

Transkript

1 Prosjektarbeid og prosjektledelse Deltakerkommuner i KS nettverk for strategisk kompetansestyring Oslo ~ 4. april 2011 Arild Stavne Prosjektforum AS Moerveien 10, 1430 Ås Telefon post@prosjektforum.no

2 Program ~ Prosjektarbeid og prosjektledelse Deltakerkommuner i KS nettverk for strategisk kompetansestyring Velkommen ~ Innledning ~ Presentasjon Prosjektet som arbeidsform Begreper og definisjoner Fallgruver i prosjektarbeidet Praktisk prosjektledelse Hvordan griper vi fatt i et prosjekt? Metode, verktøy og organisering Prosjekt som arbeidsform i kommunens arbeid med strategisk kompetanseplanlegging Gruppearbeid/individuelt arbeid: Prosjektdirektiv for eget prosjekt: Del A. Organisering Lunsj Om mål i prosjekter: Effektmål Resultatmål - Milepæler Gruppearbeid Prosjektdirektiv for eget prosjekt: Del B. Prosjektbeskrivelse Del C. Milepæler - Oppgaver Plenumsgjennomgang og drøfting av gruppearbeidene Oppsummering og avslutning Om ressursrammer og økonomi Om rapportering og oppfølging i prosjekter Hva bør vi nå gjør vi videre? Prosjektforum AS

3 Velkommen! Kurs i prosjektledelse FFFR - Strategisk kompetansestyring Oslo ~ 4. april 2011 Trinn 4 Flerprosjektledelse ~ spesialisering 3 dager 3 dager Hjemmeeksamen Trinn 3 Flerprosjektledelse ~ i praksis 2 eller 3 dager Flerprosjektledelse 15 studiepoeng Trinn 2 Prosjektledelse ~ spesialisering 3 dager 3 dager Hjemmeeksamen Trinn 1 Praktisk prosjektledelse Opplæring 3 dager Prosjektledelse 15 studiepoeng Rådgivning Intern prosjekthåndbok Implementering av prosjektet som arbeidsform Prosjektledelse Planlegging og oppfølging av enkeltprosjekter Ledelse av enkeltprosjekter Side 1

4 Formål med opplæringen Gi innføring i prosjektet som arbeidsform og bruk av hensiktsmessige metoder og verktøy Etablere et felles begrepsapparat for prosjektarbeidet: Hva er/er ikke et prosjekt? Mål og målbeskrivelser Organisering - roller - ansvar Utarbeide gode prosjektplaner Arbeidsform Forelesninger Gruppearbeid/individuelt arbeid - presentasjoner Erfaringsutveksling Aktuell litteratur Hjelp, jeg er blitt prosjektleder! Arild Stavne og Jan Thormodsæter Prosjektforum AS 2009 Målrettet prosjektstyring Andersen, Grude, Haug NKI 2004 Praktisk prosjektledelse Per Willy Hetland Norsk Forening for Prosjektledelse, 2003 Prosjektarbeid Harald Westhagen Gyldendal akademisk 2002 Mer effektivt prosjektarbeid Svein Arne Jessen Universitetsforlaget 2005 The Handbook of Project-Based Management J. Rodney Turner McGraw-Hill 1997 Side 2

5 Tema Prosjekt som arbeidsform Begreper og definisjoner Fallgruver i prosjektarbeidet Avgrensning av prosjekter Driftsoppgavene Engangsoppgavene: Prosjektporteføljen! De ekte prosjektene våre! Småtteriet Ulike krav med hensyn til: 1. Kompetanse/erfaring hos 1. Klar avgrensning i Tid prosjektleder Faglig innhold 2. Dokumentasjon Ressursrammer (pris) Planer før oppstart 2. Definert, midlertidig organisasjon Underveisplanlegging, med tverrfaglig kompetanse rapportering, endrings- 3. Eget håndtering, budsjett oppfølging Avslutning, overlevering, videreføring 3. Formell prosjektorganisering Alle oppgavene som skal gjøres Side 3

6 Prosjektoppgaven Separat (enkelt-) prosjekt Hovedprosjekt med delprosjekter Prosjekt-portefølje: Fagområder, geografiske områder, organisasjonsenheter, kunder etc Program Innholdsmessig - Faglig Prosjekt: Hva er det? Ressursmessig Tidsmessig Planlegging Organisering Styring Lederskap Et prosjekt er en arbeidsform der en midlertidig organisasjon er opprettet for å løse en ny, større, avgrenset oppgave som regel med et tverrfaglig ressursbehov og et eget budsjett Ulike typer prosjekter? Hva er prosjektledelse? Leveranseprosjektet Utviklingsprosjektet Side 4

7 Prestasjoner i prosjektet Kompetansebygging Joy and passion Kreativitet Personlig vekst og utvikling Knoppskyting - nye idéer Godt lederskap Helhjertet involvering og medvirkning Teambygging Høy Kultur Lav Vellykket fiasko Fiasko Lav Vellykket suksess Mislykket suksess Struktur Resultat (kvalitet og omfang) Tidsfrist Ressursbruk Høy De vanligste fallgruvene Overoptimistiske kostnadsestimater: π-syndromet Overoptimistiske tidsestimater Mangelfulle målbeskrivelser Prosjektlederen Upresise mål Urealistiske mål - for høyt ambisjonsnivå Manglende ressurstilgang Linjelederne (og prosjektdeltakerne) tar ikke ressursfristillingen på alvor Prosjekteieren Manglende myndighetsoverføring Virksomheten er umoden som prosjektorganisasjon, og ledelsen innser ikke hva prosjektarbeidsformen innebærer Feil prosjektleder - prosjektleder uten autoritet Dårlige eller manglende rutiner for prosjektarbeid Mangel på lojalitet og forpliktelser Manglende gevinstrealisering Virksomheten Side 5

8 Prosjektarbeidsformens fortrinn Fleksibilitet gir effektiv ressursbruk: god utnyttelse av kompetansen god utnyttelse av kapasiteten Prosjektarbeid stimulerer til samarbeid på tvers av organisasjonsgrenser og fagbåser Konkrete resultater Eksakte ferdigtidspunkter Fastlagt budsjett Presis ansvarsfordeling En god læringsarena Tema Praktisk prosjektledelse Hvordan griper vi fatt i et prosjekt? Metode, verktøy og organisering Prosjekt som arbeidsform i kommunens arbeid med strategisk kompetanseplanlegging Side 6

9 - Hjelp, jeg er blitt prosjektleder Hvordan griper vi prosjektet an? 1. Prosjektets mandat, fundament og forankring 2. Resultatområder delmål milepæler 3. Prosjektets organisering, deltagere og roller 4. Nødvendig ressursinnsats: Økonomi, tid, kompetanse 5. Framdriftsplan og tidsfrister 6. Nødvendige aktiviteter for å realisere målene 7. Rapportering, oppfølging, avvikshåndtering, korrektive tiltak: Hva gjør vi når det er i ferd med å gå galt? Gode prosjektverktøy hjelper! Oppgaver 1. Mandat, fundament og forankring 2. Delmål - milepæler Beslutning Styring Verktøy Prosjektdirektiv Milepælplan 3. Organisering og ansvar 4. Ressursinnsats 5. Framdriftsplan og tidsfrister 6. Aktiviteter Prosjektansvarskart Operativt Aktivitetsansvarskart 7. Rapportering, oppfølging Side 7

10 Nivådelt prosjektledelse Beslutningsnivå Prosjektdirektiv Styringsnivå Milepælplan: Resultatplanlegging Prosjektansvarskart: Organisering Oppfølging av resultater Operativt nivå Aktivitetsansvarskart: Detaljplanlegging og -organisering Oppfølging av aktiviteter Edb støtteverktøy For enkeltprosjekter For flerprosjektledelse Side 8

11 Prosjektplan 8.0 Prosjektdirektiv for kommuner Veileder - forklaring Organisering Prosjektbeskrivelse faglig bakgrunn, intensjon og innhold Milepæler Økonomi Side 9

12 Prosjektdirektiv for kommuner Rammer Navn Kalendertid Organisatorisk forankring A. Organisering B. Prosjektbeskrivelse Bakgrunn - Problembeskrivelse Effektmål pr. målgruppe Resultatmål C. Milepæler Startdato Sluttdato Beskrivelse D. Ressursrammer ~ økonomi E. Rapportering F. Underskrifter Gruppearbeid/individuelt arbeid: Prosjektorganisering Prosjektorganisasjonen Basisorganisasjonen Referansepersoner Styret Direktør Prosjekt leder Stab Prosjektmedarbeidere Avdelingsleder Styringsgruppe Avdelingsleder Linjemedarbeidere Avdelingsleder Eksterne representanter: Side 10

13 Roller i prosjektet Samspillet mellom prosjektet og linjelederne Overordnet faglig styring Oppfølging av ressurstilgangen Prosjekteier = Prosjektansvarlig leder: En linjeleder i den utførende organisasjonen. Styringsgruppe Prosjekteier Oppfølging av beslutningsprosessen Oppdragsgiver Prosjektgruppe Prosjektmedarbeidere Prosjektleder Referansepersoner Utførende organisasjon Oppdragsgiver = bestiller = den som tar i mot (har bruk for) prosjektleveransen. Oppdragsgiver kan være intern eller ekstern. Organisasjonen/virksomheten der prosjektet bor! Prosjektorganisasjonen Linjeorganisasjonen Styret Styringsgruppe Direktør Prosjekt leder Stab Referansepersoner Avdelingsleder Forpliktende avtaler om bidrag! Kompetanse, omfang, kalendertid. Avdelingsleder Avdelingsleder Linjemedarbeidere Prosjektmedarbeidere Eksterne representanter: Forpliktende avtaler om bidrag! Kompetanse, omfang, kalendertid. Side 11

14 Samspillet mellom prosjektet og linjeorganisasjonen Prosjektarbeidsformen innebærer at Prosjektlederen må låne ressurser av linjelederne Prosjektmedarbeiderne (og prosjektlederen) sorterer fremdeles administrativt og personalmessig under sin faste leder Prosjektmedarbeiderne vil ofte bare bruke deler av sin tid i prosjektet. Prosjektgruppene har ofte deltakere fra flere deler av virksomheten som må dele sin tid mellom prosjekt- og linjeoppgaver med ulike ledere å forholde seg til Mer og mer av ansvaret for faglig utviklingsarbeid vil ligge i prosjekter! Om organisering roller ansvar Side 12

15 Prosjekteier En (altfor) lite påaktet rolle Prosjekteier er bindeleddet mellom prosjektet og basisorganisasjonen Prosjekteiers oppgave er å støtte prosjektet i tykt og tynt.. Prosjekteier er den interne lederen som tar på seg ansvaret for å løse oppgaven slik oppdragsgiveren har beskrevet det Prosjekteier sitter i styringsgruppa, fortrinnsvis som styringsgruppeleder I små prosjekter kan gjerne prosjekteier utgjøre styringsgruppa alene Styringsgruppa Kan gjerne bestå av én person: Prosjekteier Hovedansvarlig for igangsetting, gjennomføring og resultater Må ta ansvar for gjennomføring og overordnet faglig styring kvalitetssikring av planer oppfølging av ressurstilgangen oppfølging av beslutningsprosessen Må unngå: å blande seg opp i det daglige operative arbeidet (prosjektleders ansvar) å overta ansvaret for beslutninger på lavere eller høyere nivå å fremme konfliktskapende synspunkter som vanskeliggjør prosjektleders oppgaver Side 13

16 Styringsgruppas oppgaver Sikre forankring mot virksomhetens overordnede planer Bidra til utarbeiding av mandat og prosjektmål Sette krav til planlegging, gjennomføring og rapportering Sikre kvalitet i prosjektplanene gjennom vurdering og godkjenning Gjøre en kost-/nytte-vurdering Sikre kvalitet i gjennomføringen gjennom å ta stilling til status- og framdriftsrapporter Sikre og følge opp ressurstilgang og faglig kompetanse i prosjektet Sikre at nødvendige beslutninger blir fattet OG at de følges opp Gi tyngde og støtte til prosjektet (prosjektlederen) Bidra til motivasjon - belønning Ta ansvar for videreføringen - gevinstrealiseringen! Forvalte prosjekterfaringene - sikre individuell og organisasjonsmessig læring Oppstart Gjennomføring Avslutning Prosjektlederens ansvar Utarbeide mål, ta ansvar for at resultatene nås Utarbeide budsjett og føre prosjektregnskap Planlegge arbeidet (hva, når, hvordan) Organisere ressursinnsatsen (hvem gjør hva når) Rapportere status og framdrift Foreslå korrektive tiltak ved avvik Utarbeide sluttrapport med evaluering av resultatene Side 14

17 Prosjektmedarbeiderne Prosjektmedarbeider skal Planlegge egne aktiviteter Rapportere utført arbeid/aktiviteter Foreta nødvendige avklaringer om ressursbruk med egen leder Referansegruppe Referanseperson eller referansegruppe? Skal ikke ha besluttende myndighet Gir faglige råd Side 15

18 Tema: Om mål i prosjekter Pres. Kennedy, 25. mai, 1961: I believe that this nation should commit itself to achieving the goal, before this decade is out, of landing a man on the moon and returning him safely to the Earth." Kennedy's dream became a reality on July 20, 1969, when Apollo 11 commander Neil Armstrong took a small step for himself and a giant step for humanity, leaving a dusty trail of footprints on the moon. Mål i prosjekter Bakgrunn Resultatmål Effektmål Prosjektet For trafikkantene: Færre trafikkulykker Smidigere trafikkavvikling For (lokal-)miljøet Redusert miljøbelastning Resultater som realiseres i prosjektet Resultater av prosjektet Tid Side 16

19 Prosjektet skal støtte virksomhetens (og samfunnets?) mål Planlegging: Hvor er vi? Hvor skal vi? Hvordan kommer vi dit? Virksomhetens problemer, muligheter og pålegg = Prosjektets bakgrunn Endringsbehov Må beskrives pr. målgruppe: Hvem er prosjektet godt for? Hva er prosjektet godt for? Virksomhetens (strategiske) mål = Prosjektets hensikt = Effektmål Prosjektets bidrag Virksomhetsnivået Prosjektnivået Prosjektets interne mål = Resultatmål, milepæler etc. Må brytes ned i nivåer! Bakgrunn - Problembeskrivelse Er prosjektet "nødvendig"? Løse et akutt problem? Forebygge et problem? Ta vare på og utnytte en mulighet? Pålegg? Har prosjektet tilstrekkelig forankring i virksomhetens øvrige (overordnede) planer i basisorganisasjonen (hos ledelsen) Side 17

20 Effektmål Hvem er målgruppene? Hvem er prosjektet godt for? Hvem vil nyte godt av et vellykket prosjekt? Hva er prosjektet godt for? Hva vil konsekvensene av en vellykket gjennomføring være? Hvilke forbedringer/nytte/gevinster vil komme som et resultat av prosjektet? Tidsperspektiv f.eks år Når oppstår nytten, og hvor lenge varer den? Resultatmål De konkrete leveransene i prosjektet! Alle prosjekter skal levere ett eller flere produkter Vær konkret i beskrivelsen av målene, og kvantifiser der det er mulig Vær realistisk og ambisiøs Side 18

21 Mer om mål i prosjekter: Milepæler. En milepæl/tiltak bør (skal?) tilhøre et definert resultatmål En milepæl er et kontrollpunkt som sikrer at vi holder kursen og tida En milepæl er en beskrivelse av en tilstand prosjektet skal være i på et gitt tidspunkt Alle viktige beslutningspunkter i prosjektet er milepæler Videre nedbryting/detaljering innebærer aktivitetsplanlegging: En aktivitet er en arbeidsoppgave/gjøremål under en milepæl Råd om målbeskrivelser i prosjekter 1. Rekkefølgen er: Effektmål Resultatmål Milepæler - Aktiviteter 2. Strukturering av effektmål: Pr. målgruppe 3. Strukturering av mål innen prosjektet: Nivåer (Minimum to) 4. Unngå begrepene hovedmål og delmål Side 19

22 Milepælplanlegging Milepæler: En nedbrytning og presisering av resultatmålene. Beskrivelse: Beskriv milepælene så tydelig og presist at det er enkelt å konstatere om de er nådd. Startdato: Når skal arbeidet skal starte. Sluttdato: Frist for når milepælen skal være nådd. Side 20

23 Tema Oppsummering og avslutning Om ressursrammer og økonomi Om rapportering og oppfølging i prosjekter Hva bør vi nå gjøre videre? Ressursrammer og økonomi Budsjettrammer Kostnader Arbeid (egen tid) - verdien av eget arbeid Utstyr/investeringer Driftskostnader Øvrige kostnader Inntekter/finansiering Sum budsjett Side 21

24 Verdi av eget arbeid i prosjekter: Beregningseksempel 1 årsverk = 230 DV = 1750 TV Årslønn = kr Verdien av eget arbeid blir: * 2 = pr. årsverk = pr. dagsverk = 300 pr. timeverk UNDERSKRIFTER? Av f. eks. oppdragsgiver prosjekteier (prosjektansvarlig leder) leder av styringsgruppen prosjektleder ressursavgivende linjeledere m.v. Side 22

25 Rapportering av status og framdrift i prosjektene Bra Dårlig Vet ikke.. Tiltak og beslutninger, når ting ikke går som planlagt. Flytte tidsfrister Senke ambisjonsnivået - endre målsettingen Tilføre flere ressurser Omfordele arbeidet Forbudte holdninger "Det går nok" "Vi får vente og se" Side 23

26 Statusrapportering og prosjektoppfølging (altså ikke faglig rapportering) Hvorfor skal vi rapportere? 1. For å kontrollere prosjektet - Ikke for å kontrollere personer 2. For å kunne korrigere kursen om nødvendig - Sette inn tiltak Rapportering skal ikke være en ulystbetont papirmølle! Hvordan skal vi da legge opp rapporteringen? 1. Rapporteringskriterier skal være definert på forhånd 2. Rapporteringen skal skje med planen(e) som referanse 3. Rapportering skal skje etter et fast mønster Rapporteringskriterier Målene - kvalitet og omfang Tidsfrister - framdrift Ressursbruk - penger og persontid Store endringer og tillegg Samarbeidsklima innen prosjektet og overfor samarbeidspartnere Hovedinntrykk Side 24

27 Rapportering - Fast mønster Hvor mange nivåer? Hvem er avsender? Hvem er mottaker? Hvem skal ha kopi? Hvor ofte skal det rapporteres? Oppfølgingsansvar: Å gjøre noe med det som blir rapportert - Tiltak 1. Oppfølging er en lederjobb! 2. Ved problemer: Brannslokking Forebygging 3. Når alt går fint: Belønning Videre arbeid A. Ferdigstilling av Prosjektdirektivet Legg særlig vekt på at målformuleringene er gode og presise. Sørg for medvirkning, avklaring (ressursbruk, arbeidsfordeling etc.) og forankring hos nøkkelpersoner i prosjektet! B. Gjennomfør som planlagt. Side 25

28 Lære mer? Kompetansegivende videreutdanning Prosjektledelse, 15 studiepoeng Tre samlinger a 3 dager Litteratur ca 600 sider Prosjektoppgave Hjemmeeksamen (fire ukers frist) Flerprosjektledelse, 15 studiepoeng Tre samlinger a 3 dager Litteratur ca 600 sider Prosjektoppgave Hjemmeeksamen (fire ukers frist) Takk for nå og lykke til med prosjektene! Side 26