Kartlegging av Strålevernets brev og nettekster

Transkript

1 Kartlegging av Strålevernets brev og nettekster levert av Arkitekst mai 2010

2 Innholdsfortegnelse SAMMENDRAG OG ANBEFALING...4 BREV...6 Kommunikasjon/funksjon...6 Funn: Mange av brevene har en uklar funksjon og et utydelig hovedbudskap...6 Funn: Rollene i teksten bør komme tydeligere fram...7 Funn: Formen De/Dem henger fremdeles igjen...8 Funn: Standardsvar kan stå i veien for god kommunikasjon...8 Struktur...10 Funn: For mange brev begynner ikke med det som er viktigst for leseren...10 Funn: Overskriftene kan være mer presise og konkrete...11 Funn: Mange brev mangler mellomtitler...11 Funn: Mange avsnitt følger ikke opp mellomtittelen...13 Funn: Flere punktlister og mer skjematiske oppstillinger kunne gitt bedre oversikt...14 Ordvalg og setningsoppbygging...15 Funn: Mange ord er vanskelige, og forståelsen tas ofte for gitt...15 Funn: Brevene har for mange passivformuleringer...16 Funn: Mange setninger er for tettpakkede...16 Funn: Mange formuleringer er for tettpakkede og/eller substantivtunge...17 Funn: Mange formuleringer er for lovnære og paragraftunge...18 Funn: For få personlige pronomen gjør det vanskeligere å forstå teksten...19 Funn: Ordvalget er til en viss grad gammelmodig...19 Funn: Mange forkortelser er unødvendige og lite klargjørende...20 NETTEKSTER...21 Kommunikasjon/funksjon...21 Funn: I mange av nettekstene kommer ikke budskapet godt nok fram...21 Funn: Nettekstene tar ofte ikke leserens utgangspunkt...23 Funn: Nettekstene er ofte ikke tilpasset leserens forkunnskaper...23 Funn: Startsiden tar ikke utgangspunkt i leserens behov

3 Funn: Temamenyen tar ikke utgangspunkt i leserens behov...25 Struktur...26 Funn: I mange av nettekstene kommer ikke det viktigste først...26 Funn: Noen av overskriftene bør være mer presise og konkrete...26 Funn: Mellomtitlene gir ikke alltid god nok lesehjelp...27 Funn: Ingressene er for generelle og forklarer ikke leseren hva nettekstene handler om...27 Funn: Punktlistene er gode, og det kan gjerne være flere av dem...28 Funn: Noen av lenketekstene gir ikke nok informasjon...28 Ordvalg og setningsoppbygging...29 Funn: Mange av ordene er vanskelige, og forståelsen tas ofte for gitt...29 Funn: Ordvalget er til en viss grad gammelmodig...29 Funn: Flere av setningene er for tunge og tettpakkede...30 Funn: For få personlige pronomen skaper distanse til leseren...30 Funn: Det er for mange passivformuleringer...31 RETTSKRIVING OG TEGNSETTING...32 Funn: Kommareglene er ikke helt på plass...32 Funn: Bindestrek brukes ofte der det skal være tankestrek...33 Funn: Reglene for skråstrek er ikke alltid fulgt...33 Funn: Reglene for punktlister blir ikke alltid fulgt...33 Funn: Noen forkortelser er ikke skrevet korrekt...34 Funn: Enkelte ganger skrives lover og forskrifter med stor forbokstav...34 Funn: Navnet på organisasjonen skrives ikke alltid korrekt...34 Funn: Noen ord og uttrykk skrives feil...34 Funn: Uttrykket i forhold til brukes ofte feil

4 SAMMENDRAG OG ANBEFALING Denne rapporten sammenfatter det Arkitekst har funnet når vi har gått gjennom et utvalg brev og nettekster fra Statens strålevern. Hovedinntrykket av begge sjangrene er at de i mye større grad bør ta hensyn til leserens behov og kommunisere budskapet tydeligere. Statens stråleverns tekster skiller seg ikke fra byråkratiske tekster i sin alminnelighet. Det vi har funnet hos dere, finner vi også veldig ofte hos andre, tilsvarende virksomheter. Og ut fra mange kriterier som tidligere har vært brukt for denne typen tekster, holder tekstene deres mål. Det som imidlertid har endret seg, er kravene til kommunikasjon med og tydelighet overfor borgerne og samarbeidspartnerne. Med de brillene på finner vi mange forbedringspunkter. Her er noen av de viktigste funnene: Kommunikasjonen blir utydelig fordi det ikke alltid er opplagt hva avsenderen vil leseren, eller hva hovedbudskapet er. Rollene i teksten, altså avsender og mottaker, er ikke tydelige nok. På nettsidene er det ofte tvil om menyen, strukturen og tekstene tar utgangspunkt i leserens behov. Strukturen i både brev og nettekster blir utydelig fordi det viktigste ofte ikke kommer først. Mange, men ikke alle, overskrifter og mellomtitler er for lite konkrete og presise. Ordvalget er preget av fagspråk, forskerspråk og jusspråk og for lite tilpasset ikke- eksperter. Mange setninger og formuleringer blir for tunge og tettpakkede. Språket er preget av passivformuleringer og av for få personlige pronomen. Noen rettskrivings- og tegnsettingsfeil går igjen. Summen av dette er ikke at tekstene er veldig dårlige, men at vi har funnet mange sentrale forbedringspunkter på områder som er viktige for god kommunikasjon. Slik er rapporten bygd opp Vi har tatt for oss brev og nettekster hver for seg og undersøkt hvordan de fungerer på fire nivåer: 1 Kommunikasjon og funksjon altså hvordan kommunikasjonen mellom avsender og mottaker fungerer, og hvor tydelig tekstene formidler hvorfor de er skrevet, og hva dere ønsker av leseren (tekstens funksjon) 2 Struktur altså hvordan tekstene er bygd opp, hvilken rekkefølge innholdsmomentene er presentert i, og hvordan overskrifter, mellomtitler og punktlister fungerer 3 Ordvalg og setningsoppbygging altså om ordene som er valgt, er lette å forstå, og om setningene er bygd opp slik at leseren umiddelbart skjønner innholdet 4

5 4 Rettskriving og tegnsetting altså om tekstene følger norske rettskrivings- og tegnsettingsregler, slik offentlige tekster skal For de tre første punktene er brev og nettekster behandlet hver for seg, mens det fjerde punktet er felles for begge sjangrene. Her fant vi såpass mye likt at det var unødvendig å skrive det to ganger. Hvordan er tekstene med på å oppfylle Statens stråleverns mandat og verdier? Hovedmål 1 i Strålevernets mål for virksomheten er godt strålevern for den enkelte og for samfunnet. I første underpunkt heter det at Statens strålevern skal bidra til at samfunnets behov for forvaltning, rådgivning og informasjon innen strålevern blir dekket. Slik brev og nettekster fungerer i dag, gir de både mye og korrekt informasjon om strålevern til allmennheten, enkeltpersoner og virksomheter. Men det er ikke bestandig slik at god og forståelig informasjon for fagfolk også er det for ikke- eksperter. Problemet er dermed ikke mangel på informasjon eller feil informasjon, men uklar kommunikasjon. Altså oppfyller ikke tekstene Strålevernets mål på en god nok måte. Anbefaling for videre arbeid Retningslinjer for brev og nettekster Vi anbefaler at dere nå konsentrerer dere om å lage retningslinjer for brev og nettekster. Dette er to svært sentrale sjangre som er blant de aller viktigste kanalene for å nå både allmennheten, enkeltpersoner og virksomheter. Vi tror en generell språkprofil som gjelder all skriving i Strålevernet, vil bli et mindre målrettet verktøy for dere på det stadiet dere er nå. Vi viser til tilbudet vårt datert 4. desember 2009 der vi beskriver hvordan en prosess for å utvikle sjangerretningslinjer kan foregå. Kurs og veiledning Når retningslinjene er utviklet, anbefaler vi at dere kurser alle ansatte som skriver denne typen tekster. Et dagskurs (se tilbud) kombinert med veiledning i etterkant vil være et godt og effektivt opplegg. Veiledningen kan for eksempel foregå i skrivegrupper der inntil åtte medarbeidere samarbeider om å gjøre hverandres tekster bedre, under ledelse av en språkkonsulent. Hvis dere ønsker et tilbud på dette, ta kontakt. 5

6 BREV Kommunikasjon og funksjon Funn: Mange av brevene har en uklar funksjon og et utydelig hovedbudskap Det bør alltid komme klart fram veldig tidlig i brevet hvorfor det blir skrevet, altså hva som er brevets funksjon. Er det svar på en søknad, varsel om tilsyn, krav om mer dokumentasjon eller noe annet? I de fleste tilfeller bør også hovedbudskapet få en sentral plass i innledningen. Hovedbudskapet vil veldig ofte være konklusjonen. Hvis brevet er første kontakt med mottakeren, er det ekstra viktig å forklare hvorfor man tar kontakt. Dersom brevet er et ledd i en lengre prosess, bør det plasseres tydelig i forhold til annen kommunikasjon og andre ledd i prosessen. Eksempel på god introduksjon av brevets funksjon: Eksempel på brev som ikke angir funksjon eller hovedbudskapet i innledningen: ( ) I dette eksemplet gir overskriften en pekepinn om hva brevet egentlig handler om, men innledningen følger ikke opp. Først på side 2 kommer selve pålegget om å returnere røykvarslere. Selv om sakshistorikk også er viktig, bør det komme etter at akkurat dette brevets funksjon er slått fast klart og tydelig. 6

7 Eksempel på et litt utydelig hovedbudskap: I dette eksemplet ser vi at brevets funksjon er angitt i første avsnitt ( Statens strålevern tilbyr deg nå ), men det er litt bortgjemt innimellom annen informasjon. Det bør komme tydeligere fram. Funn: Rollene i teksten bør komme tydeligere fram En viktig forutsetning for god kommunikasjon i teksten er at rollene er tydelige. Hvem er det som skriver, og hvem er det som leser? Jo mer direkte vi omtaler disse rollene, jo lettere blir det å tolke teksten. Rolletydelighet handler om å klargjøre hvem som gjør hva, og hvem som har ansvar for hva. Når vi bruker personlig pronomen (vi, dere, du), ligger språket vårt tettere opp til hvordan vi ville uttrykt det muntlig, og dermed er det lettere å forstå. Eksempel på utydelige roller: Her ser vi at rollene blir skjult bak flere ulike typer omskrivinger. Når vi skriver om, blir rollene tydeligere: I forbindelse med oversendelse > Da vi hadde oversendt, ble det pr mail datert meldt tilbake.. > meldte dere tilbake i en e- post Ettersom det har skjedd en feil i utsendelsen, oversendes med dette brevet på nytt (...) > Ettersom det skjedde en feil da vi sendte ut brevet, oversender vi det nå på nytt ( ) 7

8 Eksempel på indirekte omtale av mottakeren: I dette eksemplet blir mottakeren av brevet konsekvent omtalt i tredje person, med navn. Mer direkte henvendelse i form av en veksling mellom navn og personlig pronomen (dere) ville gitt en mer naturlig kommunikasjon. Funn: Formen De/Dem henger fremdeles igjen Tidligere var det vanlig å omtale mottakeren av brevet som De, men den formen er i ferd med å bli helt utdatert. Fremdeles henger denne formen igjen i noen fraser i Strålevernets brev, som for eksempel: Det vises til Deres søknad datert Vi viser til Deres brev datert 9. juli Vi viser til telefonsamtale om tilsyn ved Deres virksomhet Det er ingen grunn til å fortsette å bruke denne formen, det gir brevet et unødvendig stivt og gammelmodig preg. Alternativene er du/deg/din eller dere/deres. Hvis mottakeren er en virksomhet og ikke en enkeltperson, fungerer det greit å bruke dere. Funn: Standardsvar kan stå i veien for god kommunikasjon Standardsvar og - formuleringer er som oftest gode hjelpemidler, men i noen tilfeller kan det gjøre kommunikasjonen uklar. De fungerer bare hvis de faktisk svarer på akkurat det innsenderen spør om. Eksempel spørsmål: 8

9 Svar: Dette svaret fortsetter med henvisning til Verdens helseorganisasjons standarder og til en rapport fra Strålevernet. Konklusjonen er at det ikke er satt noen grenseverdier, men at det skal søkes å gjennomføre tiltak eller alternative løsninger dersom eksponeringen er over 0,4 µt. Selv om svaret gir mye informasjon, svarer det ikke tydelig nok på innsenderens spørsmål. Han får for eksempel ikke noe direkte svar på om de kan pålegge elektrisitetsverket å gjøre noe med strålingen. Samtidig blir det et stort spenn mellom språket og tonen i spørsmål og svar. Spørsmålet er direkte, henviser til konkrete situasjoner og bruker et hverdagslig språk. Tonen i svaret er lovnært og byråkratisk, og følger ikke opp svaret godt nok. I svar på direkte spørsmål er det viktig å tilpasse seg den tonen og stilen innsenderen slår an, med mindre den er usaklig og veldig unaturlig for en offentlig etat. Det handler om å ta leseren på alvor, noe som er helt avgjørende i god kommunikasjon. 9

10 Struktur Funn: For mange brev begynner ikke med det som er viktigst for leseren En god struktur henger tett sammen med at brevets funksjon og hovedbudskap må komme tydelig fram tidlig i teksten. Som vi allerede har sett, er det ikke alltid tilfelle i Strålevernets brev. Tradisjonelt har offentlige brev vært strukturert etter mønsteret innledning drøfting konklusjon, men stadig flere ser at det ikke alltid er hensiktsmessig. Utgangspunktet må være hensikten med brevet, hvorfor det blir skrevet. Veldig ofte kan derfor konklusjonen komme først, slik det i en del tilfeller gjør i Strålevernets brev. Eksempel på brev som ikke går rett på sak etter overskriften: Hvis brevet inneholder en rapport I brev som skal formidle resultatet av et tilsyn (rapport), bør teksten starte med en introduksjon av rapporten (Her kommer rapporten fra ), en kort oppsummering av resultatene og en overordnet konklusjon, deretter bakgrunn og detaljer. Eksempel på brev som kunne gått mer rett på sak i innledningen: Hvis brevet er en drøfting eller en kommentar I noen tilfeller er hensikten med brevet å drøfte eller kommentere noe, og da er det ikke alltid mulig å konkludere tidlig i teksten. Et alternativ da kan være å starte med en klargjøring av premissene for drøftingen, altså hvilke spørsmål som er aktuelle å belyse. Da får teksten en mye tydeligere retning, og det er lettere for leseren å følge resonnementet. 10

11 Funn: Overskriftene kan være mer presise og konkrete Gode overskrifter gir god lesehjelp og setter leseren umiddelbart på sporet av hva som er viktig i teksten. Vi har funnet mange gode overskrifter i Strålevernets brev, som for eksempel disse: Varsel om tilsyn Oversendelse av godkjenning Tilsynsbesøk i Halden 27. januar 2009 Varsel om tvangsmulkt De fleste overskriftene kan imidlertid gjerne være mer presise. Et vanlig problem med overskrifter er at de blir for generelle. De angir hvilket tema brevet tar for seg, men de gir ikke nok informasjon om hva akkurat dette brevet handler om helt konkret. Eksempel: Undersøking av moglege sesongforskjellar i radioaktiv forureining i reindriftsutøvarar i Midt- Noreg Forslag: Innkalling til undersøking av moglege sesongforskjellar i radioaktiv forureining i reindriftsutøvarar i Midt- Noreg Eksempel: Måling av 50 Hz magnetfelt i Studio Kontrollrom 1 Forslag: Resultater fra målingen av 50 Hz magnetfelt i Studio Kontrollrom 1 Eksempel: Spørsmål i tilknytning til den nye radonstrategien Lier kommune Forslag: Svar på spørsmål om radonstrategien i Lier kommune Eksempel: Statens strålevern følger opp boliger som tidligere har gjennomført tiltak mot radon med gratis sporfilmmåling Forslag: Tilbud om gratis radonmåling oppfølging av tidligere tiltak Funn: Mange brev mangler mellomtitler Vi har funnet relativt få mellomtitler i Strålevernets brev. Mellomtitler er viktige fordi de hjelper skribenten til å strukturere teksten bedre, og gjør det lettere for leseren å få oversikt over teksten. En mellomtittel bør oppsummere avsnittet den står til, enten ved å introdusere innholdet i det (Vi fant ingen stråling over grenseverdiene), stille et spørsmål som avsnittet skal svare på (Når er radon en helserisiko?), eller vise hvilken funksjon det har i teksten (Konklusjon). De mellomtitlene vi har funnet, har varierende kvalitet. Her er noen eksempler: Innledning > gir veldig lite informasjon 11

12 Hovedinntrykk > god, svarer trolig på det leseren av rapporten lurer på Tilsynets omfang og gjennomføring > litt tung, bedre: Slik ble tilsynet gjennomført Avvik > bra, trolig også svar på leserens spørsmål Ang. virksomhetens oppfølging av anmerkninger > litt upresis, bedre: Vurdering av hvordan virksomheten har fulgt opp anmerkningene Din deltagelse er viktig > bra, oppsummerer budskapet i avsnittet Det er enkelt å delta > bra, oppsummerer budskapet i avsnittet Hovedproblemet er imidlertid at altfor mange brev ikke har noen mellomtitler. Eksempel på brev uten mellomtitler: 12

13 Utfordringen med dette og liknende eksempler er at leseren må lese all teksten for å få oversikt, i stedet for å kunne orientere seg først og så prioritere ut fra interesse og bakgrunnskunnskaper. Mellomtitler er altså en service til leseren som viser respekt for hans eller hennes tid og utgangspunkt. Gode mellomtitler tar leserens perspektiv For at mellomtitler skal fungere, bør de være del av en gjennomtenkt oppbygging av brevet. Utgangspunktet må være hva leseren ønsker svar på, eller hva som er mest interessant sett fra leserens synspunkt. Hvis vi starter der, vil ofte strukturen falle på plass av seg selv. Konsekvent og tydelig formatering er viktig Vi har også funnet inkonsekvent formatering av mellomtitler. Det er viktig å sørge for at mellomtitlene er tydelige. Fet skrift fungerer best. Kursiv synes dårlig, og understreking bør eventuelt reserveres til tredje nivå (altså hvis det er behov for mellomtitler under mellomtitlene). Funn: Mange avsnitt følger ikke opp mellomtittelen En god mellomtittel er en bra start, men det er også viktig at teksten under følger opp mellomtittelen, og ikke starter på et sted som virker ulogisk for leseren. Eksempler på mellomtitler som ikke følges opp: 13

14 Funn: Flere punktlister og mer skjematiske oppstillinger kunne gitt bedre oversikt Vi har funnet mange gode lister og skjematiske oversikter over måleresultater og liknende, men dette grepet kunne med fordel vært brukt flere steder. Det trenger ikke nødvendigvis være et helt skjema, men enkle oppsett som gjør innholdet mer oversiktlig. Denne typen oversikter handler først og fremst om å sikre at leseren får med seg budskapet. Særlig gjelder det hvis vi forventer en respons, da er det viktig å være soleklar om hva leseren skal gjøre. Eksempel på informasjon som kunne vært satt opp tydeligere: Forslag: Revidert avvik 6 Virksomheten mangler fullstendig oversikt over strålevernorganisasjonen, blant annet hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med strålevern er fordelt (jf. 5) Dette er på plass: en oversikt over strålevernorganisasjonen med funksjonsbeskrivelser tydeliggjøring og synliggjøring av rollene til strålevernansvarlig og strålevernkontakt Dette mangler: en oversikt over kommunikasjonsformene og - linjene en oversikt over eventuelle møtearenaer for alle med strålevernansvar Kommentar: I en virksomhet som Helse Finnmark HF, der avstanden er stor mellom de fire sykehusene ( ) Konklusjon: Avviket kan ikke lukkes. 14

15 Ordvalg og setningsoppbygging Funn: Mange ord er vanskelige, og forståelsen tas ofte for gitt Strålevern er et fagområde med mange begreper som ikke er vanlige i dagligtalen, og sånn må det være for at fagspråket skal bli presist. Men det er ikke dermed sagt at alle målgrupper skal få disse begrepene presentert uten forklaringer. Godt eksempel på forklaring fra en e- post: I de store internasjonale sammenligningsstudiene om sammenhengen mellom radoneksponering og helserisiko har man ikke funnet noen nedre terskelverdi, dvs. noen nedre sikker grense ved eksponering for radon. I kommunikasjon med privatpersoner og mindre virksomheter som ikke kan forventes å ha full oversikt over fagområdet, bør dere være forsiktige med å bruke blant annet disse begrepene uten å forklare: grenseverdi årsmiddelverdi årsaksspesifikke radonreduserende tiltak eksponering ioniserende stråling sporfilmmåling Det er ikke alltid mulig å finne enkle og gode synonymer, da er alternativet en omskriving og en forklaring: Eksempel: Strålevernet anbefaler mest mulig årsaksspesifikke radonreduserende tiltak. Forslag: Strålevernet anbefaler at de tiltakene dere velger for å redusere radon, er mest mulig direkte rettet mot den konkrete radonkilden. Se an målgruppen Samtidig skal selvsagt ulike målgrupper behandles forskjellig. Når dere for eksempel skriver til Institutt for energiteknikk om mottatt søknad om fornyet godkjenning av kollikonstruksjonen, kan dere regne med at de forstår. Da vil det bli helt feil å forklare. 15

16 Funn: Brevene har for mange passivformuleringer Passivformuleringer er formuleringer som skjuler det aktive subjektet i setningen (han skriver > det skrives). Problemet er at ansvarsforhold kan bli utydelige, og at avsenderen ikke blir en aktiv aktør i teksten. Tradisjonelt har passiv vært brukt nettopp for å gjøre teksten nøytral, altså har det vært et ideal at menneskene bak ikke skal synes. Dette idealet er vi på vei bort fra, i dag er rolletydelighet viktigere. Å begrense bruken av passiv handler altså også om tydelig kommunikasjon, om å vise klart og tydelig hvem som gjør hva i teksten. Eksempler: Passiv: Pålegget oppfylles ved at rapport fra undersøkelsene oversendes Statens strålevern. Aktiv: Dere oppfyller pålegget ved å sende en rapport fra undersøkelsene til Statens strålevern. Passiv: Straks aktiviteten er gjennomført, skal rapport sendes Strålevernet. Aktiv: Straks dere har gjennomført aktiviteten, skal dere sende rapport til Strålevernet. Passiv: Det vises til innsendt søknad om fornyelse av godkjenning Aktiv: Vi viser til innsendt søknad om fornyelse av godkjenning Passiv: Det må føres fortløpende omsetningsoversikt. Aktiv: Dere må føre omsetningsoversikt fortløpende. Passiv: Ved skifte av operatør skal Statens strålevern varsles så snart som mulig. Aktiv: Når dere skifter operatør, skal dere varsle Statens strålevern så snart som mulig. Som vi ser, må vi ofte innføre et personlig pronomen (vi, dere) for å kunne skrive om en passivformulering. Slik bidrar aktivformuleringene til rolletydelighet. Vi kommer tilbake til personlige pronomen litt senere. Funn: Mange setninger er for tettpakkede Vi har ikke funnet mange altfor lange setninger i Strålevernets brev, men det er likevel et problem at setningene blir for tettpakkede med for mye informasjon uten lesepauser. En god tommelfingerregel er for eksempel å la hver setning inneholde ett hovedpoeng, og vente med nye viktige poeng til neste setning. Eksempel: Statens strålevern anbefaler at radonnivåer holdes så lave som mulig i alle bygninger, og at radonreduserende tiltak alltid bør utføres når radonnivået i ett eller flere oppholdsrom overstiger 100 Bq/m 3. 16

17 Begge poengene i dette eksemplet er viktige, og det ville være lettere for leseren å oppfatte begge dersom de ble skilt med et punktum. Det siste poenget inneholder også tall og måleenheter som kan være vanskelige å få grep om for en som ikke kjenner fagområdet godt, og da er det ekstra viktig å presentere det for seg. Eksempel: Forvaltningspraksis til Strålevernet åpner for at virksomheten kan gjøre en egen vurdering av behovet for persondosimeter basert på den enkeltes potensial for å utsettes for doser som overstiger grenseverdiene for kontrollert og overvåket område, gitt i forskriften. Forslag: Strålevernets forvaltningspraksis åpner for at virksomheten kan vurdere behovet for persondosimeter selv. Vurderingen må ta utgangspunkt i hvilken risiko hver enkelt har for å bli utsatt for doser som overstiger grenseverdiene for kontrollert og overvåket området. Grenseverdiene finner dere i forskriften. Også denne setningen inneholder så mye fakta og informasjon at den blir tung å tyde: Rør som skal kunne benyttes i solarier i Norge, må derfor enten være testet i det spesifikke solariet og tilfredsstille kravene til UV- type 3 i henhold til Europanormen (EN , part 2) eller ved at Strålevernet vurderer om rørenes spektralinnhold er så lavt at de vil tilfredsstille kravene til UV- type 3 i alle tillatte solariemodeller i Norge. Rekkefølgen på leddene i setningen bør også være så logisk som mulig. Det gjelder å prioritere det som er viktigst å legge vekt på, altså det vi først og fremst ønsker å formidle. Eksempel: Vi anmoder firmaet å gjøre kjøper/leietaker som skal drive solstudio, oppmerksom på at plakat med advarselstekst og verneregler, jf. 28 femte ledd i forskriften, skal være oppslått på et lett synlig sted i solstudioet. Forslag: En plakat med advarselstekst og verneregler skal være oppslått på et lett synlig sted i solstudioet. Vi ber dere gjøre kjøper/leietaker oppmerksom på det. Bestemmelsen finner dere i 28 femte ledd i forskriften. Funn: Mange formuleringer er for tettpakkede og/eller substantivtunge Ofte prøver vi å skrive effektivt ved å pakke mye informasjon inn i tunge begreper, og da blir setningene mindre intuitivt forståelige for leseren. Alternativet er å bruke litt flere, men lettere ord slik at meningen blir lagt ut for leseren på en mer tilgjengelig måte. At en formulering er substantivtung, betyr at vi skriver om med tunge substantiv (iverksettelse) i stedet for å velge enklere verb (sette i verk, starte). Verb, altså ord som angir en handling, er lettere å forstå og gjør teksten mindre statisk. De tunge substantivene og alternativene til dem er understreket i eksemplene under. 17

18 Eksempel: Statens strålevern anmoder politiet om igangsetting av etterforskning mot Autronica Fire and Security AS. Forslag: Statens strålevern ber politiet sette i gang etterforskning av Autronica Fire and Security AS. Eksempel: Det vises til telefonsamtale og mottatt e- post 26. mars d.å. vedrørende organisatorisk plassering av strålevernansvarlige i virksomheten. Forslag: Vi viser til telefonsamtale og e- post 26. mars i år der dere spør om hvor i organisasjonen strålevernansvarlige bør plasseres. Eksempel: For ikke unødvendig å belaste WEEE Recycling er det Statens stråleverns oppfatning at Autronica må hente tønnene så snart som mulig. Forslag: For ikke å belaste WEEE Recycling unødig mener Statens strålevern at Autronica må hente tønnene så snart som mulig. Eksemplene under er også varianter av substantivtunge formuleringer. Her er imidlertid ikke alternativet et verb, men en omskriving med et adjektiv eller en enkel setning som forklarer innholdet. Eksempel: Hyppigheten av røntgenundersøkelser som den enkelte gjennomfører eller er nært involvert i, er en relevant faktor. Forslag: Hvor ofte den enkelte gjennomfører eller er nært involvert i en røntgenundersøkelse, er også en relevant faktor. Eksempel: Klistremerket skal være i bestandig utførelse. Forslag: Klistremerket skal ha god kvalitet og tåle å henge oppe lenge. Funn: Mange formuleringer er for lovnære og paragraftunge Lover og forskrifter styrer Strålevernets virksomhet, og alt som skrives, må holde vann juridisk. Likevel bør ikke språket vårt ligge for tett opptil lovspråket, som jo er vanskelig å forstå for mange. En del formuleringer i Strålevernets brev er veldig inspirert av lovteksten og kan med fordel skrives om. Eksempel: Forskrift av 21. november 2003 om strålevern og bruk av stråling (strålevernforskriften) kommer til anvendelse for alle strålekilder som kan føre til at eksisterende normer eller internasjonale retningslinjer kan overskrides. Forslag: Strålevernforskriften brukes for alle strålekilder som kan føre til at de normene og internasjonale retningslinjene som finnes, blir overskredet. Forskriftens fulle navn er forskrift av 21. november 2003 om strålevern og bruk av stråling. Ofte står også paragrafer og forskriftshenvisninger i veien for hovedpoenget i en setning eller et avsnitt. Da gjelder det å rydde opp i teksten, plassere det viktigste først, og la henvisningene få en 18

19 mindre sentral plass. Det betyr ikke at de ikke er viktige, men at de tross alt er en forankring og en begrunnelse og ikke selve hovedbudskapet. Eksempel: Statens strålevern varsler iht. forvaltningsloven 16 om at det vil bli fattet vedtak om tvangsmulkt med hjemmel i forskrift 21. november 2003 nr om strålevern og bruk av stråling, dersom påleggene 2, 3 og 4 ikke er utført innen Tvangsmulktens størrelse vil beløpe seg til kr NOK per virkedag, NOK per uke og vil løpe f.o.m. den dagen et eventuelt vedtak om tvangsmulkt er fattet, t.o.m. den virkedagen påleggene er utført og dette kan dokumenteres på en tilfredsstillende måte. Noen enkeltformuleringer blir også fremmede når de ligger helt opptil lovspråket: Eksempel: Klagen er rettidig fremsatt. Funn: For få personlige pronomen gjør det vanskeligere å forstå teksten Som vi har vært inne på tidligere, er rolletydelighet en forutsetning for god kommunikasjon i teksten. Aktiv bruk av personlig pronomen er også viktig for å skape mer forståelige tekster, også i formidlingen av fagstoff, plikter og anbefalinger. Eksempel: En oppfølgende radonmåling med sporfilm og ved døgnkontinuerlig å drifte ventilasjonsanlegget i en måleperiode på en måned kan gi akseptabelt beslutningsgrunnlag. Forslag: Hvis dere følger opp med en radonmåling med sporfilm og har ventilasjonsanlegget på døgnet rundt i en måleperiode på en måned, kan dere få et akseptabelt grunnlag for å ta beslutninger. Funn: Ordvalget er til en viss grad gammelmodig Et moderne offentlig språk bør ikke bruke for mange ord og uttrykk som ikke er allment kjent i norsk dagligtale. Her er noen eksempler vi har funnet mange av i Strålevernets brev: vedrørende samt på bakgrunn av ovennevnte anmode i henhold til da (i betydningen fordi) 19

20 Funn: Mange forkortelser er unødvendige og lite klargjørende Vi har funnet en del unødvendige og lite klargjørende forkortelser i Strålevernets brev. Generelt bør vi bare bruke veldig kjente forkortelser (f.eks., jf., osv.). Mindre kjente forkortelser forstyrrer leseren og bidrar ikke til en klarere tekst. Eksempler: ihht.* mtp. ift. vdr.* * Se også rettskrivingsdelen om hvordan disse forkortelsene skrives riktig (når de en sjelden gang brukes). En annen ting er at flere av disse uttrykkene (særlig i henhold til og i forhold til) gjerne kan skrives om slik at setningene blir enda tydeligere. Eksempel: Tilsynet vil foretas i henhold til følgende tids- og aktivitetsplan: Forslag: Vi vil følge denne tids- og aktivitetsplanen når vi foretar tilsynet: Eksempel: Dette er et kjernespørsmål i forhold til prosedyreutkastet. Forslag: Dette er et kjernespørsmål i prosedyreutkastet. 20

21 NETTEKSTER Kommunikasjon og funksjon Funn: I mange av nettekstene kommer ikke budskapet godt nok fram I mange av nettekstene kommer ikke budskapet godt nok fram. Et eksempel er teksten Atomberedskap i Norge. Overskriften forteller oss at her står det noe om atomberedskap, men verken ingress, brødtekst eller mellomtitler klargjør hva denne beredskapen faktisk består av. I tillegg skygger det store bildet for teksten og gjør det vanskeligere å få oversikt over hva teksten handler om. Kom kjapt til poenget I nettekster er det særlig viktig at hovedbudskapet kommer klart fram. Vi er utålmodige når vi leser på nett, og et vanlig anslag er at vi bruker maks fem sekunder på å avgjøre om vi vil lese en tekst eller ikke. Hvis vi ikke i løpet av de fem sekundene klarer å danne oss en mening om hva teksten handler om, vil vi forlate siden. Derfor må vi kommunisere budskapet vårt tydelig i både ingresser, overskrifter, mellomtitler og brødtekst. Forslag til omskriving På neste side har vi et forslag til omskriving. I arbeidet med omskrivingen viste det seg at teksten ikke inneholdt nok informasjon til å kunne fylle hullene i leserens kunnskap om atomberedskap. Her måtte vi hente inn tekst fra de andre tekstene om atomberedskap: Organisering, Daglig beredskap og Håndtering av ulykker. Etter omskrivingen ser vi at hovedbudskapet kommer tydeligere fram, vi har satt inn mer informative mellomtitler, og vi har gjort ingressen tydeligere. I tillegg er størrelsen på bildet redusert betraktelig, slik at det ikke lenger tar oppmerksomheten bort fra teksten. 21