Innkalling til møte i avdelingsstyret ved Avdeling for informasjonsteknologi

Transkript

1 Avdeling for informasjonsteknologi Remmen 1757 Halden Tlf.: Fax: Til avdelingsstyrets medlemmer Halden, 14. februar 2008 Innkalling til møte i avdelingsstyret ved Avdeling for informasjonsteknologi Det innkalles med dette til avdelingsstyremøte torsdag 21. februar 2008 kl Møtet holdes i rom D1-038, 1. etasje. I IT-bygget på Remmen Forfall meldes snarest slik at vararepresentant kan innkalles. Saksliste Sak 02/08 Referater og orientering Sak 03/08 Budsjett for 2008 Sak 04/08 Årsplan for 2008 Sak 05/08 Føringer for tildeling av FoU-ressurser for 2008/2009 etter søknad Sak 06/08 Eventuelt Med vennlig hilsen Avdeling for informasjonsteknologi Jan Høiberg dekan Kopi: Høgskoledirektør Birgitta Næss Rektor Elin N. Vestli Trond Akerbæk Biblioteket, Remmen

2 Avdeling for informasjonsteknologi Avdelingsstyremøte 21. februar 2008 JAN/TPE Sak 02/08 Referatsaker og orienteringssaker Referatsaker: Vedlegg: 1. Protokoll for styremøte Protokoll for styremøte Orienteringssaker: 1. Tildelingsbrev IT Kontorsjef og Dekan orienterer 2. Oppfølging av styrevedtak 34/07 Dekan orienterer 3. Samarbeidsavtale med Capgemini Dekan orienterer 4. Ang. problemer med studentrekruttering og økonomi ved IT-studiene (brev sendt til Kunnskapsdepartementet) Dekan orienterer 5. Søknad om tildeling av stipendiater Dekan orienterer Forslag til vedtak: Avdelingsstyret tar sakene til orientering. Halden, 14. februar 2007 Jan Høiberg dekan

3

4 L ~ HØGSKOLEN I ØSTFOLD PROTOKOLL FRA STYREMØTE Dato: 10. desember 2007 Sted: Rom E1-O65 på Remmen i Halden Kl. 11:30 16:00 Medlemmer: Elm Nesje Vestli, Hans Andreas Blom, Vigdis Abrahamsen Grøndahi, Helge Ramsdal, Petter Lilleby, Terje, Bure, Renee EUsabeth Dalan, Boel Henckel, Mons Hvattum, TonI Mølmen (ikke tilstede under sak 35) og Jan Erik Sundby. Varamedlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Administrasjonen: Birgitta Rødstøl Næss Beth Linde Jan Olav Aarflot Asmund Skåren

5 SAKLISTE I BESLUTNINGSSSAKER Sak 34/07 Studieportefølje og studentmåltall studieåret 2008/09 Sak 35/07 Sak 36/07 Nye opptaksregler for masterstudiet i informatikk Opptak til ingeniørstudiet med bakgrunn i Y-veien Sak 37/07 Fastsetting av undervisningsterminen for studieåret 2008/2009 Sak 38/07 Godkjenning av ny stilling SKUT Sak 39/07 Anskaffelsesstrategi ved Hiø Sak 40/07 Lokalisering av Avdeling for ingeniørfag Brev fra og svar til Halden Kommune. Brevfra og svar fra Fredrikstad Utvikling. Brevfra Kunnskapsdepartementet. B-sak 30/07 B-sak 31/07 B-sak Tilsetting av professor fl-stilling på Avdeling for lærerutdanning Opprykk til professor Kandidater til intervju for stilling som professor I, bedriftsøkonomiskanalyse Il ORIENTERINGSSAKER Flytting av Avdeling for ingeniørfag, muntlig Utlysning direktørstilling, muntlig Styremøter2008, notat Ill REFERATER 1. Protokoll fra avdelingsstyret for helse- og sosialfag og Protokoll fra avdelingsstyret for ingeniønfag og Protokoll fra avdelingsstyret for økonomi, språk og samfunnsfag IV EVENTUELT Sak Studieportefølje og studentmåltall Forslag til vedtak: For å sikre et bedre samsvar mellom planlagt aktivitet og den aktivitet som finansieres av departementet, nedjusteres måltallet for studieåret 2008/2009 med 63 heltidsekvivalenter. Høgskolestyret vurderer trekk av utlyste studier på bakgrunn av følgende hovedregel: fjorårets offisielle oppmøtetall pr registrerte studenter pr.1.3.( viser frafall) inneværende års søkertalt utviklingstrenden i søkertall for det aktuelle studietilbudet Dersom disse verdiene er lavere enn det måltall som er fastsatt for studiet, 2

6 eller det er så få søkere at det tilsier et møttall på under 20, vurderes om studiet bør trekkes. Det kan allikevel være at strategiske prioriteringer tilsier at man skal verne enkelte studier til tross for at møttallet kan komme under 20. Forslag til Studentmåltall for studieåret 2008/2009 vedtas, se vedlagte tabell. Avdeling for helse- og sosiatf~g~ Det søkes Kunnskapsdepartementet om midler til å øke opptaket på sykepleierutdanningen. Studieplassene ved bachelor i vernepleie deltid, konverteres til vernepleie heltid. Det alterneres mellom igangsetting av heltid og deltidstilbud; med opptak av studenter til heltid tre år på rad, og deltid hvert fjerde år. Studieplassene ved videreutdanning i psykisk helsearbeid (heltid), konverteres til psykisk helsearbeid deltid. Kostnadene ved gjennomføring av bioingeniørutdanningen må reduseres. Forutsatt at alle studentene ved bioingeniørutdanningen kan skaffes laboratoriepraksis i Østfold gjennomføres tredje år av utdanningen i Østfold og avtalen med Sykehuset vestfold - HF sies opp innen 1. februar Måltallet for bachelorstudiet i barnevern økes med 2, for bachelorstudiet i sosialt arbeid økes måltallet med 7. Avdeling for ingeniørfag: Det tas ikke opp studenter til bachelorstudiet i kjemi studieåret 2008/2009. Det startes opp et revidert bachelorprogram i maskin fra studieåret 2008/2009. Avdeling for informatikk: Opptaksreglene til master i informatikk endres slik at søkere uten særkrav i matematikk er kvalifisert for opptak. Studentmåltallet ved avdeling for informasjonsteknologi justeres ned studieåret 2008/2009 Avdeling for lærerutdanninci: Det tas opp ett kull til, på bachelor førskolelærer, deltid i 2008/2009 Det etableres ikke nytt valgfag i Tekst, kultur og formidling ved førskolelærer-utdanningen.. på nåværende tidspunkt. Det etableres ikke nytt valgfag i Astronomi og teknologi i allmennlæreutdanningen, på nåværende tidspunkt. Forslaget om å samle/strukturere halv og helårsenheter i integrerte studieløp støttes. Søknad om å etablere bachelor med fordypning i idrett og naturfag utredes videre med bakgrunn i innspill fra studieseksjon med tanke på å fremme søknad om etablering fra studieåret 2009/2010. Frist for utredning 1. mai Det foretas opptak til master i spesialpedagogikk 2008/2009 (3-årig deltids-studium). Utredningen av masterstudium i mangfold og inkludering i pedagogisk virksomhet avsluttes og det søkes NOKUT om akkreditering av studietilbudet. Forutsatt NOKUTs godkjenning planlegges igangsetting fra studieåret 2011/2012. Avdeling for økonomi, sdråk og samfunnsfag: Arsstudium i spansk etableres som et prosjekt i tre år fra studieåret 2008/2009. prosjektet evalueres i Det settes et samlet måltall på 70 for årsstudiene i engelsk, tysk, fransk og spansk for studieåret 2008/2009. Spansk tilbys alle årene i prosjektperioden, men de øvrige tilbudene kan eventuelt alternere innenfor det samlede måltallet etter en vurdering av søkertall og antall registrerte studenter på tilbudene. Hver av bispråkene på 20 stp. innenfor Bachelor i internasjonal kommunikasjon (tysk, fransk og spansk) samordnes med emner i eksisterende og nyetablerte årsstudier. Det legges til grunn at avdelingens dekan nedsetter en arbeidsgruppe som utarbeider forslag : :.. : til hvordan dette skal løses. Arbeidet tas inn som en del av studieplanarbeidet og følger de frister som gjelder for revisjon av studier for studieåret 2008/

7 Tiltak for å samkjøre og samordne studietilbud på tvers av fagmiljøer/avdelinger: Samkjøring av undervisning i enkelttemaer innenfor ingeniørstudiet i elektro ved avd. IR og dataingeniørstudietved avd. it Undervisningen innenfor realfag og grunnleggende IT samkjøres som ett tilbud til begge studentgrupper allerede fra.studieåret 2008/2009. Studielederne for de to studiene utarbeider et forslag til omfang av felles undervisning og hvordan dette skal gjennomføres. Forslaget godkjennes av dekanene etter kvalitetskontroll av studiedirektør. Forslaget tas inn i de to avdelingenes arbeid med revisjon av studieplan for de to studiene og følger fristene for dette arbeidet. Samkjøring av årsstudium I informatikk og IKT for lærere Arsstudiet i informatikk, og studietilbudet i IKT for lærere (30 studiepoeng) samt en eventuell påbygging til IKT for lærere, samordnes i ett felles emnebasert tilbud. Studietilbudet og fagansvaret legges til avdeling for informasjonsteknologi og undervisningen gjennomføres med undervisnings- og forskningspersonalet fra IT. Det avsettes et samlet måltall på 20 ved avdeling for informasjonsteknologi for disse studietilbudene. Avdelingens samlede måltall er fastsatt ut fra denne forutsetning. Studielederne for allmennlærerutdanningen og årsstudiet i informatikk, utarbeider forslag til et omforent emnebasert studium med tanke på utlysning i lokalt opptak fra studieåret 2008/2009. Studieplanarbeidet skal følge bestemmelser og frister for studieplanarbeid. Arsstudium engelsk (0SS) 60 stp. samordnes med årsstudium engelsk 60 stp. (LU) til ett felles studietilbud Arsstudium i engelsk (60 stp) og engelsk i lærerutdanningen (60 stp). samordnes og annonseres som ett studietilbud fra og med opptaket til studieåret 2008/2009. Fagansvaret legges til avdeling ØSS, og studiet blir en del av denne avdelingens studieportefølje. De to avdelingenes dekaner nedsetter en arbeidsgruppe som utarbeider en felles studieplan i samsvar med de frister som gjelder for revisjon av studieplaner for studieåret 2008/2009. Det forutsettes at de to dekanene i samarbeid med direktøren og de to respektive fagmiljøer, i løpet av våren 2008, kommer frem til felles løsninger i forhold til økonomi og disponering av fagpersonalet Direktøren trakk sitt opprinnelige forslag og fremmet følgende: Vedtak: For å sikre et bedre samsvar mellom planlagt aktivitet og den aktivitet som finansieres av departementet, nedjusteres må/tallet for studieåret 2008/2009 med 63 heltidsekvivalenter. Høgskolestyret vurderer trekk av utlyste studier på bakgrunn av følgende hovedrege!: fjorårets offisielle oppmøtetall pr registrerte studenter pr. 1.3.( viser frafall) inneværende års søkertall utviklingstrenden i søkertall for det aktuelle studietilbudet Dersom disse verdiene er lavere enn det må/tall som er fastsatt for studiet, eller det er så få søkere at det tilsier etmøttall på under 20, vurderes om studiet bør trekkes. Det kan allikevel være at strategiske prioriteringertilsier at man skal verne enkelte studier til tross for at møttallet kan komme under 20. 4

8 Forslag til Studentmåltall for studieåret 2008/2009 vedtas, se vedlagte tabell. Avdeling for he/se- og sos/a/fag: Det søkes Kunnskapadepartementet om midler til å øke opptaketpå sykepleierutdanningen. Studieplassene vedbachelori verneplele de/tid, konverteres til vernepleie heltid. Det alterneres mellom igangsetting av heltid og deltidstilbud; med opptak av studenter til heltid tre årpå rad, og deltid hvert fjerde år. Studieplassene ved videreutdanning ipsykisk helsearbeid (be/tid), konverteres til psykisk helsearbeid de/tid. Kostnadene vedgjennomføring av bioingeniørutdanningen må reduseres. Forutsatt at alle studentene ved bioingeniørutdanningen kan skaffes laboratoriepraksis i Østfold gjennomføres tredje år av utdanningen iøstfold og avtalen med Sykehuset vestfold - HF sies opp innen 1. februar Måltallet for bachelorstudiet ibarnevern økes med 2, for bachelorstudiet i sosialt arbeid økes må/tallet med 9. Avdellna for ingeniørfag:. Det tas ikke opp studenter til bachelorstudiet i kjemi studieåret 2008/2009. Det startes opp et revidert bachelorprogram imaskin fra studieåret 2008/2009. Avdeling for informatikk: Opptaksreg/ene til masteriinformatikk endres silkat søkere uten særkravimatematikk er kvallfisert for opptak. Studentmåltal!et ved avdeling for informasjonsteknologijusteres ned studieåret 2008/2009 Avdelln~for lærerutdanning: Det tas opp ett kull ti!, på bachelor førskolelærer, de/tid 12008/2009 Det etableres ikke nytt va!gfag i Tekst, kultur og formidling vedførskolelærer-utdanningen~.i. pv~j~nd~tmapunm~2008/2009. Det etableres ikke nytt valgfag iastronomi og teknologi i allmennlæreutdanningen~$~. C. IMirc~,~n,~J~ 1id~~ui nw2008/2009. Forslaget om å samle/strukturere halv og helårsenheter iintegrerte studieløp støttes. Søknad om å etablere bachelor med fordypning i idrett og riaturfag utredes videre med bakgrunn i innspill fra studieseksjon med tanke på å fremme søknad om etablering fra studieåret 2009/2010. Frist for utredning 1. mai Det foretas opptak til master ispesialpedagogikk 2008/2009 (3-årig deltids-studium). Utredningen av masterstudium imangfold og inkludering ipedagogisk virksomhet avsluttes og det søkes NOKUT om akkreditering av studietilbudet. Forutsatt NOKUTs godkjenning planlegges igangsetting fra studieåret 2011/2012. Avdeling for økonomi, sdråk oa samfunnsfap: Arsstudium i spansk etableres som etprosjekt itre år fra studieåret 2008/2009. prosjektet evalueres i Det settes et samlet må/tall på 70 for årsstudiene i engelsk, tysk, fransk og spansk for studieåret 2008/2009. Hver av bispråkene på 20 stp. innonfor Bachelor! internasjonal kommunikasjon (tysk, fransk og spansk) samordnes med emner i eksisterende og nyetablerte årastudier. Det legges til grunn at avdellngens dekan nedsetter en arbeidsgruppe som utarbeider forslag til hvordan dette skal løses. Arbeidet tas inn som en del av studieplanarbe!det og fø/gerde frister som gjelder for revisjon av studier for studieåret 2008/2009. Tiltak for å samkjøre og samordne stud!etilbud på tvers av fagmiljøerlavde/inger: Samkjøring av undervisning i enkelttemaer innenfor!ngeniørstudief i elektro ved avd. JR og dataingeniørstudiet ved avd. IT Undervisningen innenfordelerav realfag samkjøres som ett ti/bud til begge studentgrupper allerede fra studicåret 2008/

9 Studielederne for de to studiene utarbeider et forslag til omfang av felles undervisning og hvordan dette skal gjennomføres. Forslaget godkjennes av dekanene etter kvalitetskontroll av studiedirektør. Forslaget tas inn ide to avdellngenes arbeid med revisjon av studiep/an for de to studiene og følger fristene for dette arbeidet. Samkjøring av årsstudium i informatikk og IKT for lærere Arsstudiet i informatikk, og studietilbudet iikt for lærere (30 studiepoeng) samt en eventuell påbygging til IKT for lærere, samordnes iett felles emnebasert tilbud. Studielederne forallmennlærerutdanningen og årsstudiet i!nformatikk, utarbeider forslag til et omforent emnebasert studium med tanke på utlysning ilokalt opptak fra studieåret 2009/2010. Studieplanarbeidet skal følge bestemmelser og frister for studieplanarbeid. Arsstudium engelsk (0SS) 60 stp. samordnes med årsstudlum engelsk 60 stp. (LU) til ett felles stud!etilbud Arsstudium iengelsk (60 stp) og engelsk i/ærerutdanningen (60 stp). samordnes og annonseres som ett studietilbud fra og med opptaket til studieåret 2008/2009. Fagansvaret legges til avdeling ØSS, og studiet blir en del av denne avdelingens studieportefølje. De to avdelingenes dekanernedsetter en arbeidsgruppe som utarbeider en felles studieplan i samsvar med de frister som gjelder for revisjon av studieplaner for studieåret 2008/2009. Det forutsettes at en felles studiep/an ivaretar lærerutdanningens profil. Det forutsettes at de to dekanene isamarbeid med direktøren og de to respektive fagmiljøer, i løpet av våren 2008, kommerfrem til felles løsninger i forhold til økonomi og disponering av fagpersonalet Dette ble enstemmig vedtatt, bortsett fra Samkjøring av undervisning i enke!ttemaer innenforingeniørstudiet i elektro ved IR og dataingeniørstudiet ved avd. IT som ble vedtatt med 7 mot 4 stemmer. Sak 35/07 Endring av opptakskrav til masterstudium i informatikk Forslag til vedtak: 1. Opptakskrav i studieplan for Mastergrad i informatikk endrast, slik at søkarar med bachelorgrad beståande av minimum 90 studiepoeng informatikk vil vere kvalifisert for opptak. 2. Enkelte emne ved studiet vil berre vere tilgjengelege for studentar med noverande opptakskrav på plass; dvs bachelorgrad med minimum 120 studiepoeng informatikk. 3. Avdelinga, i samarbeid med studieseksjonen, endrar studieplanen slik at den er tilpassa studentar med det nye opptakskravet. Vedtak: 1. Qpptakskravi studiep/an for Mastergrad i informatikk endrast, slikat søkarar med bachelorgrad beståande av minimum 90 studiepoeng informatikk vil yore kvalifisert for opptak. 2. Enkelte emne ved studiet vil berre vere tllgjengelege for studenter med noverande opptakskrav på plass; dvs bachelorgrad med minimum 120 studiepoeng informatikk. 3. AvdellAga, i samarbeid med studieseksjonen, endrar studieplanen silk at den er tilpassa studentar med det nye opptakskravet. 6

10 Sak 36/07 Opptak til ingeniørutdanning med bakgrunn I Y- veien (fagbrev) Forslag til vedtak: 1. Høgskolestyret gir godkjenning av at det kan foretas opptak og igangsetting av tilrettelagt studieløp gjennom Y-veien til ingeniørutdanning i elektro og maskin. 2. Forslag om tilpasset studieplan forutsettes utarbeidet og godkjent i god tid før søknadsfristen for opptak. 3. Forslag til nærmere detaljerte opptaksreg ler til Y-veien legges frem for styret som del av ny lokal forskrift om opptak. Vedtak: 1. Høgskolestyret gir godkjenn/ng av at det kan foretas opptak og igangsetting av t!lrettelagt studieløp gjennom Y-veien til ingeniørutdanning i elektro og maskin Forslag om ti/passet studieplan forutsettes utarbeidetog godkjent i god tid før søknadsfristen foropptak. 3. Forslag til nærmere detaljerte opptaksreg/er til Y-veien legges frem for styret som del av ny lokal forskrift om opptak. Sak 37/07 Fastsetting av undervisningsterminer for studieåret Forslag til vedtak: Undervisningsterminene for studieåret blir som følger: Høsten 2008: Studiestart for nye studenter: torsdag 14. august, Generell oppstart2., 3., og 4. års studenter starter mandag 18. august. Høstterminens siste undervisnings-/eksamensdag blir 22. desember. Våren 2009: Studiestart mandag 5. januar Siste undervisnings-ieksamensdag 19. juni Avdelingene kan fastsette mindre avvik fra disse tidspunktene når faglige og praktiske grunner tilsier dette. Styret delegerer fastsetting av undervisningsterminene til studiedirektør fra og med studieåret Vedtak: Undervisningsterminene for studieåret blir som følger: Høsten 2008: Studiestart for nye studenter: torsdag 14. august, Generell oppstart2., 3., og 4. års studenter starter mandag 18. august. Høstterminens siste undervisnings-/eksamensdag blir 22. desember. Våren 2009: Studiestart mandag 5. januar Siste undeivisnings-/eksamensdag 19. juni Avdelingene kan fastsette mindre awik fra disse tidspunktene når faglige og praktiske grunner tilsierdette. Styretdelegerer fastsetting av undervisningsterminene til studiedirektørfra og med studieåret : 7

11 Sak 38/07 Oppretting av stilling som førstekonsulent ved avdeling for lærerutdanning~ SKUT Forslag til vedtak: Det opprettes en ny stilling som førstekonsulent ved Avdeling for lærerutdanning. Stillingen finansieres av eksterne midler. Vedtak: Det opprettes en ny stilling som førstekonsulent vedavdeling for lærerutdanning. Stillingen finansieres av eksterne midler. Sak 39/07 Anskaffelsesstrategi ved Hiø Forslag til vedtak: 1. Det framlagte strategidokumentet vedtas 2. Standard avtalevilkår for Hiøved kjøp av varer og/eller tjenester vedtas. Vedtak: 1. Det framlagte strateg!dokumentet vedtas 2. Standard avta/evi/kår for HiØ ved kjøp av varer og/eller tjenester vedtas. Sak 40/07 Lokalisering av Avdeling for ingeniørfag Det ble fremmet følgende forslag fra Mons Hvattum: Med henvisning til brev av 27/11-07 fra Kunnskapsdepartementet til Høgskoien i Østfold, og på bakgrunn av den meget utfordrende økonomiske situasjonen som Høgskolen nå befinner seg i, får administrasjonen i oppdrag å utrede alle aktuelle alternativer for lokalisering av Avdeling for ingeniørfag- og realfag og betingelsene i disse. Det skal særlig legges vekt på: 1) De økonomiske sidene og betingelsene ved de forskjellige lokaliseringsalternativene, heriblant eventuelle flyttekostnader, leiekontrakter, tjenesteavtaler osv. 2) De faglige synergieffektene som er naturlige og mulige ved de forskjellige alternativene, og de faglige og økonomiske konsekvenser og muligheter de forskjellige alternativene kan forventes å få Høgskolens utvikling i et langsiktig perspektiv. Det forutsettes at utredningen skal være ferdig og legges fram for styret i neste møte, dvs Budsjettmøtet i januar ~s Forslag falt mot I stemme. Det ble fremmet følgende forslag fra Hans Blom: 1. Styret fastholder vedtak 02/07 og 24/ Rektoratet og direktør gis i oppgave på styrets vegne å besvare brevet fra Kunnskapsdepartementet til HiØ datert med følgende føringer: Brevet besvares med henvisning til saksforberedelse forut for vedtak 02/07 samt til vedtak 02/07 og 24/07. Brevet fra Halden Kommune til Kunnskapsdepartementet datert kommenteres med bakgrunn i vedtak 02/07 og 24/07. 8

12 Vedtatt mot I stemme Det økonomiske tilbudet fremsatt i brevet fra Halden Kommune datert håndteres i tråd med svarbrevet HiØ sendte til Halden Kommune etter at det var tatt opp i høgskolestyret den videre prosessen med å realisere vedtak 02/07 og 24/07 legger styret følgende rammer til grunn: I forhandlinger med Værste AS suppleres høgskolens forhandlingsgruppe med to representanter fra styret. Disse er TonI Mølmen og Hans Blom. Det bes om et tilbud om leieavtale fra Værste AS innen 10. januar Avdeling for ingeniørfag planlegges flyttet til Fredrikstad fra og med oppstart av studieåret 2009/2010. Vedtak: 1. Styret fastholder vedtak 02/07 og 24/ Rektoratet og direktørgis ioppgave på styrets vegne å besvare brevet fra Kunnskapsdepartementet til Hiø datert med følgende føringer: Brevet besvarés med henvisning til saksforberedelse forut for vedtak 02/07 samt til vedtak 02/07 og 24/07. Brevet fra Halden Kommune til Kunnskapsdepartementet datert kommenteres med bakgrunn i vedtak 02/07 og 24/07. Det økonomiske tilbudet fremsatti brevet fra Halden Kommune datert håndteresi tråd med svarbrevet Hiø sendte til Ha/den Kommune etter at det var tatt opp ihøgskolestyret den videre prosessen med å realisere vedtak 02/07 og 24/07 legger styret følgende rammertil grunn: I forhandlinger med Værste AS suppleres høgsko/ens forhandlingsgruppe med to representanter fra styret. Disse er TonI Mølmen og Hans Blom. Det bes om et tilbud om leleavtale fra Værste AS innen 10. januar2008. Avdeling for ingeniørfag planlegges flyttet til Fredrikstad fra og med oppstart av studieåret 2009/2010. Il ORIENTERINGSSAKER Flytting av Avdeling for ingeniørfag, muntlig Utlysning direktørstilling, muntlig Styremøter 2008, notat Ill REFERATSAKER 1. Protokoll fra avdelingsstyret for helse- og sosialfag, og Protokoll fra avdelingsstyret for ingeniørfag, og Protokoll fra avdelingsstyret for økonomi, språk og samfunnsfag, IV EVENTUELT Q.4t Elm Nesje ~estli -,Bjgitta ~dstøl Næss rektor I~øgskoledirektør 9

13 HØGSKOLEN I ØSTFOLD PROTOKOLL FRA STYREMØTE Dato: 28. januar 2008 Sted: Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Administrasjonen: Rom N-304, Avd. For Helse- og sosialfag Kråkerøy Elin Nesje Vestli, Hans Andreas Blom, Vigdis Abrahamsen Grøndahl (forlot møtet før avst. I B-sak 3/08 og var dermed ikke til stede under sak 3/08, 5/08 og 6/08), Helge Ramsdal, Petter Lilleby, Terje Bure, Renee Elisabeth Dalan, Toril Mølmen, Jan Erik Sundby, Mons Vattum (ikke tilstede under sak 2/08 og 4/08) Bo Henckel Lene Merete Osvik Birgitta Rødstøl Næss Jan Olav Aarflot Beth Linde Brit Ørum Østmo Vegar Hoel

14 Saksliste: I BESLUTNINGSSSAKER SAK 1/08 Aktivitetsplan og budsjettrammer for 2008 SAK 2/08 SAK 3/08 SAK 4/08 SAK 5/08 SAK 6/08 Godkjenning av nye stillinger Avdelingsstyrene mandat Ny lokal opptaksforskrift Prinsippbeskrivelse Kvalitetssystem Prosedyrer for utlysning og tilsetting i direktørstillingen B-sak 01/08 B-sak 02/08 B-sak 03/08 Tilsetting i stilling som professor/førsteamanuensis i bedriftsøkonomisk analyse, Avdeling for økonomi, språk og samfunnsfag Eventuell oppretting av og tilsetting i stilling som professor II innen bedriftsøkonomisk analyse, Avdeling for økonomi, språk og samfunnsfag Husleie Værste II ORIENTERINGSSAKER Intensjonsavtale mellom UMB, HIØ, HiBu og HVE (vedlegg) Stjernøutvalgets innstilling (muntlig) Tildelingsbrev 2008 for Høgskolen i Østfold (vedlegg) III IV REFERATER Protokoll fra avdelingsstyremøte i Avd. for økonomi, språk og samfunnsfag Protokoll fra møte i Arbeidsmiljøutvalget EVENTUELT

15 Sak 1/08 Aktivitetsplan og budsjettrammer Forslag til vedtak: 1. Aktivitetsplan med budsjettrammer for 2008 godkjennes med de føringer som fremkommer av saksfremlegget. 2. Rektor og direktør gis fullmakt til å disponere de strategiske midlene i tråd med føringer i Strategisk plan, Handlingsplan og Aktivitetsplan Vedtak: Som forslag. Sak 2/08 Godkjenning av nye stillinger Forslag til vedtak: Oppretting av nye stillinger og videreføring av stillinger som er blitt ledige, avgjøres av rektor og direktør. Petter Lilleby foreslo følgende: Videreføring av stillinger som er blitt ledige avgjøres av rektor og direktør. Vedtak: Lillebys forslag fikk 1 stemme. Direktørs forslag vedtatt med 10 stemmer. Sak 3/08 Avdelingsstyrene mandat Forslag til vedtak: Styret vedtar mandat for avdelingsstyrene ved Høgskolen i Østfold Vedtak: Som forslag. Sak 4/08 Ny lokal opptaksforskrift Forslag til vedtak: Høgskolestyret vedtar ny forskrift om opptak til utdanninger ved Høgskolen i Østfold, med tilhørende rundskriv, gjeldende fra og med studentopptaket til studieåret 2008/09. Vedtak: Som foreslått, med følgende tillegg: Rektor får fullmakt sammen med administrasjonen til å vurdere minstekrav til Organisasjon og ledelse samt enkelte forhold rundt AIO.

16 Sak 5/08 Prinsippbeskrivelse Kvalitetssystem Forslag til vedtak: Høgskolestyret vedtar prinisppdokumentet Vedtak: Som forslag. Sak 6/08 Prosedyrer for utlysning og tilsetting av høgskoledirektørstilling Forslag til vedtak: 1. Rektor, prorektor og personaldirektør gis fullmakt til å avtale det videre tilsettingsforhold med direktøren ut over 1. oktober 2008 innenfor rammen av gjeldende arbeidsavtale. 2. Stillingen som høgskoledirektør lyses ut som fast stilling fra Stillingsbetenkning og utlysningstekst vedtas 4. Sammensetningen av innstillingsutvalg legges frem uten innstilling. Vedtak: Som forslag, med følgende tillegg: Forbehold om organisasjonsendring må presiseres i teksten, og stillingsbetenkningen må være klar i forhold til direktøren. B-sak 3/08 Husleie Værste Rektoratets forslag til vedtak: 1. Høgskolestyret tar forhandlingsutvalgets beregninger over de økonomiske konsekvensene til etterretning og anser med dette den økonomiske forutsetningen for flytting som oppfylt. 2. Den fremlagte leiekontrakten med Værste AS godkjennes for oversendelse til Kunnskapsdepartementet for endelig godkjenning. 3. IR, HS, Biblioteket, IT-drift og Bygningsmessig drift vurderer behovet for kontorarbeidsplasser for sine driftsenheter og kommer med forslag til to alternative løsninger: A: innenfor kontraktens romprogram B: ved tilleggsavtale Tidsfrist 1. april 4. For å dekke økte leiekostnader pålegges følgende driftsenheter økonomiske synergieffekter: A: Bygningsmessig drift pålegges en driftsbesparelse på kr

17 1,15 mill. målt i 2009-kroner fra og med 2010 B: IR, HS, Biblioteket og IT-drift pålegges en driftsbesparelse på til sammen kr 1,2 mill målt i 2009-kroner fra og med Flytte- og utstyrskostnader som angitt til 20 mill. kr opprettholdes, hvorav 16 mill. kr dekkes av Fredrikstad Utvikling. 6. Styret, ved styremedlem Toril Mølmen og prorektor Hans Blom, deltar i den videre dialog med Kunnskapsdepartementet for endelig godkjenning av leiekontrakten med Værste AS. Administrative ressurser stilles til rådighet for dette arbeidet. 7. Rektor får fullmat til mindre justeringer av husleiekontrakten dersom dette skulle være aktuelt i dialogen med Kunnskapsdepartementet. Direktørens forslag til vedtak: Med de usikkerheter som er beskrevet i saksfremlegget kan høgskolestyret ikke anbefale at den fremlagte leiekontrakten sendes KD til godkjenning. Vedtak: Rektoratets forslag til vedtas med 8 stemmer mot 2 som ble avgitt til direktørens forlag. Vigdis Abrahamsen Grøndahl ønsker følgende protokolltilførsel til B- sak 3/08, Husleie Værste : Jeg støtter med dette forslag til vedtak i B-sak 3/08 slik det foreligger fra rektoratet.

18 Høgskoledirektørens stab Saksbehandler: Brit Ørum Østmo Besøksadresse: Remmen, Halden Telefon: E-post: Telefaks: Avdeling for informasjonsteknologi Jan Høiberg Ref.: 2006/778 Dato: TILDELINGSBREV AVDELING FOR INFORMASJONSTEKNOLOGI Høgskolestyret behandlet og vedtok i møte aktivitetsplan og budsjettrammer for Generelle føringer og intern styringsdialog Også i 2008 vil aktiviteten bli preget av den stramme økonomiske situasjonen. Det må arbeides for en varig tilpasning til et lavere aktivitetsnivå i alle driftsenheter, og dette krever et betydelig fokus på omstilling. I første omgang handler det om å skaffe oversikt over nødvendig omstillingsbehov og aktuelle tiltak og kostnader. I tilknytning til årsplan for 2008, se nærmere omtale nedenfor, bes driftsenheten om å gi en kort oversikt over hvilke tiltak som planlegges iverksatt for å oppnå nødvendig tilpasning mellom aktivitet og økonomisk ramme. Det skal skilles mellom kortsiktige tiltak som skal sikre at man holder budsjettrammen for 2008 og mer langsiktige omstillingstiltak. Den vanskelig økonomiske situasjonen stiller ekstra krav til oppfølging, og det legges derfor opp til en systematisk og tett styringsdialog underveis i året. I vedlegg 1 er det lagt opp til fire møter mellom driftsenhetene og høgskolens ledelse. I vedlegget framgår også hvilket fokus hvert møte vil ha. I en omstillingsprosess må det legges betydelig vekt på tiltak som både berører og ivaretar personalet. Et viktig utgangspunkt for framtidige tiltak er derfor avdelingenes personalplaner med kompetanseplaner, se tiltak 25 i Aktivitetsplanen. Alle avdelinger skal ha utarbeidet slike planer innen Rutiner for videreføring og utlysning av stillinger skal gjennomgås for å sikre at tilsettinger ses på tvers av organisasjonen. I tillegg er det i budsjettet satt av kr til personalpolitiske tiltak som kan bidra til omstilling og økt handlefrihet. Direktøren vil komme nærmere tilbake til hvordan disse midlene tenkes anvendt. Frist for utarbeidelse av årsplan og periodisert budsjett settes til

19 Aktivitetsplan og måltall for 2008 Aktivitetsplanen er ettårig og representerer en konkretisering av den fireårige handlingsplanen. Planen beskriver de tiltak som skal gjennomføres i det kommende året, og er nært koplet til de økonomiske rammene i budsjettet. Aktivitetsplan 2008, Strategisk plan og Handlingsplan er lagt ut på høgskolens nettsider: Det er flere tiltak som berører Avdeling for informasjonsteknologi: Tiltak 3 I arbeidet med etablering av et doktorgradsstudium i informatikk foretas det en kartlegging av mulige samarbeidspartnere, og det utarbeides en plan for hvordan samarbeid kan realiseres. Tiltak 10 Med utgangspunkt i rapport fra NOKUT vedrørende evaluering av ingeniørutdanningene, utarbeides det en plan for oppfølging. Tiltak 11 For å bedre studiegjennomstrømmingen for studenter med fremmedspråklig bakgrunn utarbeides det forslag til tiltak med kostnadsberegning for språklig oppfølging i norsk med sikte på iverksetting fra studieåret 2008/2009. Tiltak 13 For Bachelorutdanningene skal det: - utarbeides en oversikt over anvendte vurderingsordninger for på sikre at disse er i tråd med retningslinjene og Kvalitetsreformen - utvikles et felles begrepsapparat Oppfølging av tiltakene vil bli tatt opp i det første oppfølgingsmøtet i mars. Høgskolestyret behandlet og vedtok i møte måltall for høsten 2008, jf. vedlegg i styresak 34/07 på høgskolens intranett. Budsjettrammer for 2008 Som følge av behandling av budsjettrammer for 2008 er driftsenheten tildelt følgende netto ramme: TOTAL NETTO RAMME kr Driftsenheten er tildelt tilpasningsmidler på kr for 2008 (inkludert i total netto ramme). Rammen skal omfatte både drift og investeringer. Driftsrammen disponeres i prinsippet fritt under forutsetning av at disponeringen er i tråd med styrets budsjettvedtak, høgskolens overordnede planer og de statlige styringssignalene. På samme måte disponerer driftsenheten egne driftsinntekter fritt. Midler for rekrutteringsstipendiater tildeles med 100 % stillingsandel i tre år. Det forutsettes at driftsenheten selv sørger for å avsette midler til rekrutteringsstipendiater dersom det blir tidsforskyvning mellom tidspunkt for tildeling av midler og tilsettingstidspunkt. I tillegg forutsettes det at driftsenheten sørger for å fordele tildelte midler til rekrutteringsstipendiater med 75 % over fire år dersom stipendiaten tilsettes for en fireårsperiode. Ubrukte midler fra 2007 vil kunne overføres til På samme måte må et eventuelt underskudd i 2007 dekkes av gitt ramme for 2008 eller av ubrukte midler fra tidligere år. Foreløpig regnskap for 2007 vil foreligge Deretter skal regnskapet revideres slik at endelig regnskap med revisjonsberetning vil bli behandlet av styret i juni. For driftsenhetene bør

20 imidlertid foreløpig regnskap kunne gi tilstrekkelig avklaring når det gjelder overføring av ubrukte midler/dekning av underskudd. Det er i tillegg til rammene i driftsenhetene avsatt midler til senere fordeling til følgende formål: Formål Beløp 2008 Antas dekket av ubrukte midler Ny tildeling 2008 Kompetanseutvikling UFF-personalet doktorgrad Kompetanseutvikling UFF-personalet akkreditering/annet Kompetanse TA-personalet inkl. adm.systemer Omstilling Bruken av midlene skal forankres i strategisk plan, handlingsplan og aktivitetsplan, og fullmakt til fordeling er delegert til rektor og høgskoledirektør. Retningslinjer for arbeidet med driftsenhetens årsplan og detaljbudsjett Alle driftsenheter skal utarbeide en egen årsplan. Utforming og innhold skal følge det samme opplegget som tidligere, og det er viktig at planen er forankret i høgskolens strategiske plan, handlingsplanen for og aktivitetsplanen for Det er også viktig at driftsenheten lar tiltakene i aktivitetsplanen gjenspeiles i årsplanen. Når det gjelder de kvantitative aktivitets-/resultatmålene i aktivitetsplanen, må driftenheten kvantifisere sitt planlagte bidrag til å oppnå disse aktivitets-/resultatmålene. I tildelingsbrev av fra Kunnskapsdepartementet er det gitt en rekke føringer både i punkt 2. Målstruktur, styring og intern kontroll og punkt 4. Krav til rapportering om planer og resultater. Disse føringene bør det tas hensyn til ved utarbeidelse av årsplanen. Se: X=RA-PDF&DB_STATUS_DS=F&WorkFolder Kunnskapsdepartementet har i tildelingsbrevet for 2008 satt ytterligere fokus på risikostyring både i forhold til styre- og ledelsesforankring og utvikling av system for risikostyring. Selv om høgskolen ikke har utviklet et systematisk arbeid med risikostyring ennå, kan driftsenhetene gjerne benytte elementer av denne teknikken ved utforming av sin årsplan. Når det gjelder budsjett, gjør direktøren oppmerksom på at det i tillegg til den ordinære aktiviteten finansiert av grunnbevilgningen, også skal utarbeides budsjett for planlagte bidragsog oppdragsfinansierte aktiviteter. Fra 2008 er det kommet et nytt rundskriv (F-20-07) knyttet til bidrags- og oppdragfinansierte aktiviteter (tidligere eksternt finansiert virksomhet). Rundskrivet heter Reglement om statlige universiteter og høgskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer og finnes på: Dette blir et prioritert tema på økonominettverksmøte 13. mars. I det nevnte rundskrivet beskrives hvordan bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter skal håndteres budsjett- og regnskapsmessig. For bidragsfinansiert aktivitet skal institusjonen vurdere om prosjektet har slik faglig interesse at det tilsier delfinansiering, samt vurdere kostnadene ved dette. De vurderingene som tas, skal dokumenteres og forankringen i institusjonens strategi synliggjøres. Det forutsettes at budsjettsystemet Agresso Budget Manager benyttes til innlegging av budsjett. Budsjettet kan revideres i løpet av året. Det er lagt opp til to revisjoner hvor budsjettdata overveltes fra Agresso Budget Manager (budsjettsystemet) til Agresso Business World (regnskapssystemet). Dette gjennomføres ca. 20. august (for å kunne benyttes ved