Medtek Norge Standpunkt: Balanserte kontraktsvilkår - Helseforetak

Transkript

1 Notat Medtek Norge Standpunkt: Balanserte kontraktsvilkår - Helseforetak Til: Alle relevante kunder Dato: 2016 Fra: Medtek Norge Kopi: Medtek Norges medlemmer «Det er mange som har tatt opp med meg at offentlige oppdragsgivere benytter seg av ubalanserte kontraktsvilkår til ulempe for leverandørene. Jeg er opptatt av at det offentlige skal forvalte skattebetalernes penger på best mulig måte. Effektive offentlige anskaffelser er et viktig virkemiddel for å nå dette målet. Da er det viktig at vi sikrer bredest mulig deltakelse fra næringslivet i konkurranser om offentlige kontrakter. Hvordan du som oppdragsgiver innretter konkurransen, vil påvirke dette I verste fall kan ubalanserte kontraktsvilkår føre til at leverandører går konkurs, fordi den offentlige oppdragsgiveren har overført en urimelig stor del av risikoen på leverandøren. Slike urimelige kontrakts betingelser kan følgelig gi negative konsekvenser for næringslivet ved at det kan ødelegge underskogen av i utgangspunktet levedyktige bedrifter.» NÆRINGSMINISTER MONICA MÆLAND I BREV (14/2443-5) TIL OPPDRAGSGIVERE 2014 I dag gis leverandørene til helse og omsorgssektoren liten eller ingen innflytelse på kontraktsvilkårene i offentlige avtaler. Dette er et problem når flertallet av kontraktene overfører urimelig risiko til leverandørene. Medtek Norge mener dette er en praksis som strider i mot hovedregel i forskrift om offentlige anskaffelser om at rimelige og balanserte standardkontrakter skal benyttes når de finnes. Vi mener det er like viktig å sørge for balanserte kontraktsvilkår når standardkontrakter ikke finnes. Kontrakten bør rutinemessig sendes på høring slik at leverandørene gis reell mulighet for å påvirke kontrakten. Den endelige kontrakten skal være balansert, ivareta begge parter og sikre et godt samarbeidsforhold. Seriøse, lønnsomme og innovative leverandører er avhengige av en balansert risikofordeling. Forskningsparken Gaustadalléen Oslo info@medteknorge.no Medtek Norge er bransjeorganisasjonen for helse- og velferdsteknologi. Vi organiserer de aller fleste leverandører av medisinsk utstyr og forbruksmateriell, hjelpemidler til personer med funksjonsnedsettelser, samt velferdsteknologi, i det norske markedet. Organisasjonens medlemmer leverer produkter både til helseforetak, NAV, kommuner, og det private helsemarkedet i Norge. Samlet omsetter medlemmene våre for nær 9 milliarder kroner i Norge, som tilsvarer nærmere 90 prosent av samlet omsetning for disse produktområdene. Våre medlemmer har til sammen rundt 2500 ansatte, i Norge.

2 2 Prinsipielle holdninger fra Medtek Norge: Vårt hovedbudskap: Leverandørene ønsker: 1. Gjensidige og balanserte generelle vilkår og forpliktelser 2. Prismekanismer som tillater regulering for viktige endringer 3. Proaktiv sortimentsstyring og utvikling i løpet av lange kontraktsperioder på opptil 4 år 4. Tydelig grenseoppgang for hva som inngår i avtalen og hva kunden skal betale ekstra for 1. Balanserte, gjensidige vilkår og forpliktelser 1.1 Avtalenes varighet ( avh av implementeringsvilje) Ved prolongering må også leverandøren (i likhet med kunden) gis rett til å avstå fra prolongering og /eller rett til å stille krav om forbedring av vilkårene dersom disse ikke lenger oppfattes som konkurransedyktige eller bærekraftige. 1.2 Avtale oppstart / Faktisk implementering Avtaleperioden bør løpe fra faktisk implementeringsdato og leveranseoppstart i hht avtale mellom kunde og leverandør ved signering av kontrakt og plan for implementering. Dette for å sikre at avtalens faktiske varighet stemmer med varigheten oppgitt i konkurransegrunnlaget. 1.3 Betalingsbetingelser Utgangspunktet i lov om kjøp av 13. mai 1988 er prinsipp om at kjøp innebærer ytelse mot ytelse. Betalingsfrist/kreditt utover etablert praksis på 30 dager, medfører vesentlig ulempe for leverandørene og er spesielt uheldig for SMB er. Ved bruk av elektronisk faktura, kortes transaksjonsog kredittid ned fra 30 dager. Betalingsutsettelse/kreditt er en kostnad for leverandørene og en økning i kredittid hvor utstyrsleverandørene brukes som finansieringskilde, er spesielt problematisk. Ved behov for økt kredittid, må oppdragsgiver benytte profesjonell finansieringsinstitusjon for å dekke sitt behov for økt transaksjonstid. 1.4 Prøvetid knyttet til betalingsutsettelse Prøvetid knyttet til utsatt betaling er en stor kostnad og belastning for leverandør og følgende er viktig; Denne praksisen bør begrenses så langt som mulig Tidsrom for prøvetid på medisinsk utstyr må begrenses til maksimalt 3 måneder

3 3 Utsatt del av betaling skal ikke overstige 10% 1.5 Oppfølging av kontrakt Dialog og evalueringsmøter i avtaleperioden sikrer godt samarbeid og samsvar mellom faktisk leveranse og kontraktens formål. De relevante partene møtes ved kontraktsinngåelse eller på implementeringsmøte og blir enige om plan og rolle/ansvarsdeling for implementering av kontrakten. Ved større kontrakter, bør det lages en grensesnittavtale (SLA / KOMA) som distribueres til alle aktuelle aktører som berøres av avtalen. Seks måneder etter oppstart avholdes evalueringsmøte for oppfølging av konkrete kontraktbestemmelser. Dialogmøter er viktig og skal avholdes årlig under hele kontraktsperioden. Kontraktsoppfølgingen dokumenteres. 1.6 Samarbeid Leverandøren skal være kundens samarbeidspartner og gi kunden høy prioritet. Partene skal samarbeide på en konstruktiv måte, for å realisere avtalens formål og gjennomføring i størst mulig grad. I en eventuell problemsituasjon, skal begge parter være løsningsfokusert. Dette innebærer at første prioritet vil være å finne løsningen på det foreliggende problemet, uavhengig av om juridiske og merkantile forhold er avklart. 1.7 Retur Det er ikke mulig å returnere ubrukte varer for kreditt med den enhetspris som ble betalt for varene eksklusiv frakt. Dette begrunnes i regulatoriske forhold, samt krav til sporbarhet. Etter at varene har forlatt leverandør er de ikke salgbare. I tilfeller av feillevering, plikter oppdragsgiver å rapportere dette til leverandør umiddelbart. Om feillevering skyldes forhold leverandør har ansvaret for i henhold til avtalen, plikter leverandør å levere erstatningsvarer uten ekstra kostnad for oppdragsgiver. Ved retur skal kopi av faktura/pakkseddel vedlegges. Returen krediteres med den enhetspris som ble betalt for varen inklusiv frakt.

4 4 1.8 Spesielle, nasjonale krav Oppdragsgiver bør ikke stille tilsynelatende unødvendige krav som medfører uheldige belastninger for miljøet. For å unngå unødvendig transport (fly og lastebil) og effektiv bruk av emballasje, bør det, for eksempel, tillates at leverandøren leverer varer i forskrifts- og hensiktsmessig emballasje og i palleleveranser med hensiktsmessig transport størrelse. Hvis kunden har særegne krav på dette området, vil det medføre økt bruk av emballasje og transport i forbindelse med ompakking. 2. Prismekanismer og regulering Dette er et kritisk punkt i dagens markedssituasjon som preges av: Store og hyppige svingninger i valuta. Dette gir store og uforutsigbare kostnader for leverandørene i kombinasjon med en usikker, økonomisk situasjon generelt. Et marked med stort fokus på enhetspris og priserosjon gjennom mange år. Leverandørenes evne til å «bære» ekstra kostnader er, på denne bakgrunn betydelig dårligere enn tidligere. «Monopolisert kundemarked» med få, store kontrakter og kunder. Avtalen har i mange tilfeller avgjørende betydning for leverandørens overlevelsesevne. Lange avtaleperioder. Det kan gå flere år fra tilbudstidspunkt til (siste) avrop foretas. Lange vedståelsesfrister. Det opereres ofte med vedståelsesfrister opp mot 1,5 år. Forutsetningene i markedet endrer seg mye over så lang tid. (Dette fører også til at opprinnelige anbud blir prolongert langt over avtalte 4 år.) Leverandørmarkedet består i hovedsak av små og mellom store bedrifter ( SMB er) som er mer sårbare. 2.1 Prisendring Partene kan kreve endring av prisene hver 6. måned, første gang 6 måneder etter kontraktsinngåelse. Endringer i Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks(hovedindeksen) i perioden vil være grunnlag for prisøkningen. Valutaendringer utover +/- 2%, gir rett til prisregulering for begge parter. Dato for tilbudsfrist er utgangspunkt for beregning av valutaendring. Vårt ønske er at valutaavhengig andel av pris kan være inntil 75-80%. Dersom det etter avtaleinngåelse blir vedtatt vesentlige endringer i bestemmelser vedrørende offentlige skatter eller avgifter, ferie, arbeidstid, permisjoner eller lignende fastsatt gjennom lov, forskrift eller tariffavtale, kan avtalens priser endres i samsvar med dette. Endringene gjelder både økning og reduksjon. Endringer i relevante offentlige avgifter må gi anledning til prisjustering med 100% av endringen fra det tidspunkt endringen inntreffer.

5 5 3. Sortimentsstyring og nødvendig utvikling i avtaleperioden I tilfeller der det kan dokumenteres behov for nye løsninger, som ikke fantes på tilbudstidspunktet, og disse løsningene er nødvendige for et bedre behandlingstilbud, kan oppdragsgiver forhandle betingelsene for hvert enkelt produkt. 4. Hvor går grensene for hva som bør inngå i avtalen og ikke betales ekstra for? 4.1 Leveringsbetingelser Små leveranser er en stor belastning for miljøet, samfunn, kunde og leverandør. Det blir et paradoks når leverandører tar store miljømessige initiativ og gjennomfører tiltak, på samme tid som ordrestørrelse og bestillingsfrekvens fra kunde medfører unødvendig mye transport. For å unngå uhensiktsmessig mye kjøring av mange, små ordre begrenses betingelsen fritt levert for leveranser med verdi over NOK 2500,-. For leveranser som har lavere verdi enn NOK 2500,- må bestiller betale frakt selv. 4.2 Utleie av medisin teknisk utstyr: Leverandøren kan tilby utleie av medisinskteknisk utstyr. Ved utleie har leverandøren ansvar for opplæring i forskriftsmessig bruk og vedlikehold av utstyret til kundens personale. Forskriftsmessig bruk, daglig vedlikehold og opplæring av brukere, er oppdragsgivers ansvar. Årlig rutinemessig service og eventuelle reparasjoner utføres av eier av utstyret og faktureres oppdragsgiver til avtalt takst. Oppdragsgiver kjøper tilhørende forbruksmateriell. 4.3 Opplæring av oppdragsgivers fagpersonell Leverandøren skal tilby faglig kompetent opplæring av oppdragsgivers personale. Opplæringen skal sikre oppdragsgivers personale kompetanse om forsvarlig og riktig bruk for produktene i avtalen. Krav til innhold og omfang av denne opplæringen skal være spesifisert i konkurransegrunnlaget. Plan med tidsangivelse for opplæring av relevant personale avtales ved signering av kontrakt / eller i implementeringsmøte. Kunden har ansvar for å prioritere deltagelse på opplæring gitt av leverandøren. Avtalt opplæring må kunne utføres effektivt og rasjonelt uten at det forsinkes, forhindres eller på annen måte vanskeliggjøres. Kunden er ansvarlig for nødvendig samordning på stedet og for å stille opp med relevant personale og nødvendig utstyr. Kostnader som påløper leverandøren for undervisning, utover det som er spesifisert i konkurransegrunnlaget, eller undervisning som utsettes fordi oppdragsgivers personale ikke møter til ordinær undervisning, belastes kunden.

6 6 Spesifikke, eksterne kurs og opplæring faktureres etter gjennomføring, eller etter nærmere avtale mellom partene. Tilbud om kurs og opplæring er knyttet til den løpende kontrakten. Dette innebærer at kurs/ opplæring som ikke benyttes i løpet av avtaleperioden, bortfaller ved kontraktsavslutning. 4.4 Kjøp av leverandørens spesialistkompetanse. Leverandørene innehar verdifull spesialkompetanse og kan med fordel bidra som fagressurs. Dersom det er behov for leverandørens faglige spisskompetanse og bidrag utover det som dekkes under punkt 4.3, avtales de formelle forhold, samt pris med faste takster på denne tjenesten, i samråd mellom partene. Prisene på disse tjenestene må gjenspeile det reelle kostnadsbildet og ikke virke konkurransevridende. Fakturering skjer i henhold til betingelsene i avtalen.