Saksbehandler: Siv Anita Lilleskog Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 15/2208 SYKEFRAVÆR OG FRAVÆRSUTVIKLING VED SKUDENES BU- OG BEHANDLING

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Siv Anita Lilleskog Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 15/2208 Sign: Dato: Utvalg: Hovedutvalg administrasjon SYKEFRAVÆR OG FRAVÆRSUTVIKLING VED SKUDENES BU- OG BEHANDLING Forslag til vedtak: Sak om sykefravær og fraværsutvikling ved Skudenes bu- og behandling tas til orientering.

2 SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Skudenes bu- og behandling har 93 ansatte og består av to avdelinger, en for demente pasienter og en avdeling for somatikk. Det har vært utfordringer i forhold til høyt sykefravær og HMS/IA gruppen har arbeidet systematisk med å kartlegge forbedringsområder med bakgrunn i medarbeiderundersøkelse, medarbeidersamtaler, arbeidstidsevalueringer. BHT bistår som rådgiver inn i det systematiske HMS-arbeidet. Fakta/saksopplysninger: Virksomheten har over tid hatt utfordringer med høyt sykefravær. Det fremkommer av virksomhetens HMS/IA plan for 2015 at målsetting er et arbeidsnærvær på 90% innen Våren 2014 ble det igangsatt et prosjekt ved virksomheten der det ble midlertidig ansatt to e med fokus på nærledelse i avdelingene. Det er gjennom omorganisering i etaten besluttet at virksomheten skal ha to e som fast ordning. Dette er for Skudenes bbh en stor endring fra å ha en leder med personalansvar for over 90 ansatte. Tilbakemeldinger fra ansatte er utelukkende positive på endringen. Avdelingslederne er i miljøet og er mer tilgjengelige for de ansatte. Virksomheten har hatt HMS/IA på agenda og har en aktiv HMS/IA gruppe. Bedriftshelsetjenesten har vært inne som rådgiver og pådriver for å iverksette tiltak og evaluert tiltak underveis. BHT har utarbeidet en rapport (ligger vedlagt) som beskriver HMS aktiviteter i perioden , BHT sin rolle i dette arbeidet og en orientering om fremtidige planer. Sykefraværsutvikling er for siste to måneder 2015 sammenlignet med samme tidspunkt 2014: Sykefraværsutvikling Skudenes bbh 2014 april 2014 mai 2015 april 2015 mai 2. etg - somatikk 17,2 21,3 11,6 14,4 3. etg - demens 18,9 12,4 14 9,5 totalt 18 17,2 12,6 12, etg - somatikk 3. etg - demens totalt april 2014 mai 2015 april 2015 mai

3 Totalt januar til og med mai 2015 sammenlignet med samme periode 2014: 14 jan-mai 15 jan-mai 2. etg - somatikk 18,6 16,6 3. etg - demens 16 13,6 totalt 17,4 15, etg - somatikk 3. etg - demens totalt jan-mai 15 jan-mai Nedgang i sykefraværet: Som statistikk over viser er det en markant nedgang i sykefraværet siste 2 måneder. Et langvarig og systematisk arbeid over tid og spisset fokus på sykefraværsproblematikk siste tiden er nærliggende å tro har en medvirkende årsak. Når vi sammenligner mai 2015 med mai 2014 viser det en vesentlig nedgang i begge avdelingene. I somatisk avdeling er nedgangen 6,9 prosentpoeng og i avdeling for demens er nedgangen 2,9 prosentpoeng. Totalt for virksomheten er en nedgang med 4,9 prosentpoeng for disse to måneder. Andre opplysninger Av tiltak som virksomheten har gjort/og fremtidige tiltak vises det til utfyllende rapport fra HMS. Imidlertid vises det til hovedpunkter som følger: 1. Organisering av arbeidet 1.1 Organisering av det daglige arbeidet i avdelingen. Rolleavklaringer. 1.2 Forbedre samarbeidskulturen. 2. Fysiske arbeidsforhold 2.1 Arbeidsrom 2.2 Muskel og skjelett plager forflytningsopplæring 2.3 Innkjøp av sparkesykler 2.4 Fokus på gode sko 3. Mobbing/diskriminering og varsling 3.1 Psykososialt arbeidsmiljø som tema på personalmøter. 3.2 Påminnelser i hverdagen. 3.3 Lavterskel for å si fra til leder

4 3.4 Kartlegging av mobbing gjennom medarbeidersamtaler 4. Ledelse 4.1 Nærledelse to nye e fra høsten Gjennomføring av medarbeidersamtaler 5. Arbeidskultur 5.1 Personalmøte for å kartlegge helsefremmende arbeidsmiljøfaktorer. 5.2 Halvdagssamling om arbeidskultur og holdninger i arbeidslivet, ansvarliggjøring av den enkelte (Trond Ullenes). 6. Bemanning av sykepleiere og fagutdannede 6.1 Økt grunnbemanning i helg 6.2 Endre ordningen med bakvakt for hjemmetjenesten 6.3 Arbeidskrav iht kompetanse 7. Vold og trusler fra beboere 7.1 Fokus på stabilt personale og kompetanse i tillitsskapende arbeid. 8. Sykefraværsoppfølging 8.1 Kartlegge og følge opp 10% som står for 80% av sykefraværet. 8.2 Rutine for melding om sykefravær 8.3 Tilretteleggingsmuligheter hos Skudenes BBH (ved sykefravær og for seniorer) HMS/IA plan 2015 Virksomheten har utarbeidet en HMS/IA handlingsplan som er målrettet med mange konkrete tiltak (planen ligger vedtalt). Hovedpunkter er som følger: Faste møter for ansatte i avdelingen hvor HMS og IA inngår som fast tema Faste møter for ansatte i avdelingen hvor HMS og IA inngår som fast tema Informasjon om HMS og IA til alle ansatte Tiltak for å øke arbeidsnærværet Rammer for hvor mye og hva som kan tilrettelegges på arbeidsplassen definere oppgaver og omfang Utvidet bruk av egenmelding framfor sykemelding fra lege Kompetansefremmende tiltak Avklare muligheten for å ta inn andre (interne/eksterne) arbeidstakere på kortere/lengre tiltak Generell bruk av bedriftshelsetjenes ved dialogmøte Det er gjennomført en enkel kartlegging der virksomhetene har gitt innspill på omfang i bruk av BHT ved dialogmøter. Når en oppsummerer tilbakemeldingene viser dette at ved dialogmøter benyttes BHT i mindre grad. Ved en virksomhet benyttes BHT uten unntak ved dialogmøter. Tilbakemeldingene viser at det er en høy bevissthet rundt bruk av bedriftshelsetjenesten ved arbeidsplassvurderinger. Det kommer frem i flere av tilbakemeldingen at det er en økende bruk av arbeidsplassvurderinger i forhold til tidligere. Det kommer også frem at det er ønskelig å benytte BHT enda mer i tiden fremover. Fra en virksomhet kommer det frem at de opplever at det

5 kan være lang ventetid på BHT og antar at dette har med kapasitet å gjøre. Den samme virksomhet opplyser at det er ønskelig å benytte BHT i enda større grad. I en tilbakemelding kommer det frem at nærværsprosjektet er en medvirkende årsak til økt bruk av BHT og arbeidsplassvurderinger. Inntrykket fra tilbakemeldingene er totalt sett at ved dialogmøter benyttes BHT i mindre grad men at det er en økende bevisshet og bruk av BHT ved arbeidsplassvurderinger og oppfølging i etterkant. Det er også inntrykket totalt sett at det oppleves positivt å ha BHT inne som rådgivere. Personalsjefen i Karmøy, Wenche Håvik sign. Oversikt over vedlegg: - IA-handlingsplan ved Skudenes bu-og behandlingsheim - Rapport fra bedriftshelsetjenesten vedr. Arbeidsmiljøarbeid ved Skudenes bu-og behandlingsheim

6 IA-HANDLINGSPLAN Avdeling: Skudenes Bu- og Behandlingsheim Periode: Planen evalueres/justeres minst 1 gang i året. Ny plan for neste år skal foreligge innen og legges inn på fellesområdet W hs/adm hms/ia planer helseog omsorgsetaten. Legg inn på korrekt år og lagre. HMS/IA-gruppas sammensetning: Leder, tillitsvalgt og/eller verneombud, evt annen ansattrepresentant. Gruppa bør bestå av minst 3 medlemmer, helst med ulik stilling/rolle. HMS/IA-gruppas medlemmer: Navn: Merete F. Sandve Gunn K. M. Naley May Britt J. Bang Siv Anita Sandhåland Margrete Varne Synøve Olsen Siv Anita Simonsen Kari Isaksen Hilde Frydvang Judit Nordanger Stilling/funksjon: Avdelingsleder, 2.etg Fagansvarlig, 2.etg Verneombud, 2.etg Avdelingsleder, 3.etg Ansatt, 3.etg Ansatt natt, 3.etg Tillitsvalgt, Delta, 3.etg Aktivitør, dagavdelingen Administrasjonskonsulent Virksomhetsleder Virksomhetens leder er leder for HMS/IA-gruppa. HMS/IA-gruppas mandat: Medansvar for HMS/IA-arbeidet i virksomheten Utarbeide mål og handlingsplaner Tilrettelegge for opplæring og informasjonsarbeid i virksomheten Rapportering (bl.a. IA-rapport, nærværstall) Gruppa har ingen mandat uten leders medvirkning HMS/IA-gruppa bør ha møter minst hvert kvartal. Husk bestemmelsen om taushetsplikt Fvl c. Handlingsplanen tilpasses den enkelte avdelings behov og muligheter. Kommunens/etatens målsettinger og handlingsplaner må ligge til grunn for mål og handlingsplaner i avdelingene

7 IA-handlingsplan Kommunens målsetting er å øke arbeidsnærværet til minst 94 % Virksomhetens målsetting er å øke arbeidsnærværet til: 90 % innen Handlingsplanen beskriver konkrete tiltak for HVORDAN virksomheten skal nå målsettingen sin. TILTAK for å øke arbeidsnærværet: Ansvarlig Tidsfrist Merknader 1. Faste møter for ansatte i avdelingen hvor HMS og IA inngår som fast tema 1.1. Personalmøter i turnus hver 6. uke. - På pensjonatet - Møtet består av en faglig temadel (ca 45 min), en HMS/IA-del (ca min) og en personaldel (ca 45 min) Hver 6.uke, jfr. turnus - Nattevaktene har ikke personalmøtene i turnus 1.2. HMS-møter ca hver 6. uke, 6 8 pr.år. Bedriftshelsetjenesten deltar på 2 møter i året. Virksomhetsleder Etter møteplan Vår /høst - Dagsaktuelle tema, ROSanalyser/ handlingsplaner, - Periodevis plan m.v Turnusmøter høytidsturnuser, sommerturnus, evalueringer I forkant av større turnusendringer/ høytids- og sommerturnuser - Turnusgruppene med tillitsvalgte og virksomhetsledelsen 2. Informasjon om HMS og IA til alle ansatte 2.1. Tema: - Handlingsplaner / ROS-analyser - Nærværsprosjektet - Virkemidler/retningslinjer/rutiner ved sykefravær - Rutiner ved graviditet - Seniorpolitikk - Akan - Arbeidsmiljø (fysisk og psykososialt; f.eks organisering/ interne rutiner, tekniske hjelpemidler, vernerunder, holdninger/ansvarlighet) - Periodevis Plan BHT - HMS-informasjon i Ansattpermen Hver 6.uke, jfr. turnus - Dagsaktuelle tema eller ting vi har hatt spesielt fokus på fram mot personalmøtet blir tatt opp i HMS/IA-delen i tillegg til generell informasjon om HMS/IAarbeid Alle ansatte skal ha en egen Ansattperm med viktig og nødvendig informasjon i fht å være ansatt ved Skudenes BBH 2.3 Bruke støtteapparat/hverandre/eksterne krefter m.v. - Bedriftshelsetjenesten - Røde Kors og andre frivillige organisasjoner - Brannvesenet - Personalavdelingen - Forflytningsveiledere - TMA-veiledere avdelingslder Ved behov i fht opplæring/ personalmøter - Praktiske øvelser i forflytningsteknikk, 2 timer med fysioterapeut - Individuelle samtaler med ansatte med utfordringer - Hjerte-/lungeredning, førstehjelp - Brannøvelser - IA-arbeid o.lign - Trussel- og aggresjonsmestring i møte med brukere

8 3. Tiltak for å øke arbeidsnærværet 3.1. Trivselstiltak / forebyggende arbeid - Alle nyansatte skal delta på kommunens Introduksjonskurs - Alle nyansatte skal få «Nyansatt-hefte» som en del av opplæringen i virksomheten. Skal følges opp sammen med fadder i avdelingen Våren 2015 I løpet av Personalmøter Hver 6.uke, jfr. turnus - Trivselskomite Trivselskomiteen Vår/høst - Trivselskomitéen er sammen -satt av ansatte fra alle avd. Arrangerer ulike sosiale tiltak som julebord, sommerfest mv - Kulturkveld Karmøy Kino Helse og omsorg Høsten Fysiske aktiviteter Trivselskomiteen Vår/høst 2015 Turstafett, Trappegangkonkurranse Kom i form - Kommunens velferdstilbud Hytte, trening, kunstforening m.v 3.2. Oppfølging av sykemeldte forutsigbarhet - Følger retningslinjer for sykefraværsoppfølging - Nærværsprosjektet Fortløpende 3.3. Medarbeider-/utviklingssamtaler - En gang pr år for alle ansatte, individuelt eller i grupper Årlig 3.4. Spesielle tiltak for å beholde seniorene - Følger retningslinjer for seniorpolitikk - Tilrettelagte turnuser - Tilrettelagt i fht rullering Fortløpende 3.5. Arbeidsmiljøkartlegging/-oppfølging - Delta i medarbeiderundersøkelsen hvert 2. år - Utarbeide og evaluere handlingsplan Hvert 2. år, - Neste oktober Rammer for hvor mye og hva som kan tilrettelegges på arbeidsplassen definere oppgaver og omfang 4.1. På kort sikt (gravide/sykemeldte) - Prioriteres - Følger retningslinjer for oppfølging av gravide arbeidstakere Fortløpende

9 - Eldre arbeidstakere - Ansatte med helseutfordringer - Følger retningslinjer for seniorpolitikk - Bruke attføringsutvalget - Jobbrotasjon - Arbeidsplassvurdering avd.leder/bht Fortløpende 4.2. Utarbeide prosedyrer for tilrettelegging - Hva kan tilrettelegges? - Hvordan tilrettelegge? - Hvor mye kan tilrettelegges? / HMS-/IA-gruppe/ BHT Avtale spesielt med BHT våren 2015, ses i sammenheng med samarbeid ang fravær 4.3. Spesielt utsatte/sårbare stillinger/funksjoner - Nattevakter har tilbud om helsekontroll / BHT Hvert 3. år - Neste Ansatte får tilbud om oppdatering på forflytningsveiledning årlig BHT Årlig 5. Utvidet bruk av egenmelding framfor sykemelding fra lege 5.1. Informasjon på personalmøter - Retningslinjer for sykefraværsoppfølging - Nærværsprosjektet Hver 6.uke, jfr turnus 5.2. Gjennomgang av statistikk - Gjøres kjent på personalmøter - Fraværsbarometer Hver 6.uke, jfr turnus - Samt hvert tertial 6. Kompetansefremmende tiltak 6.1. Interne/eksterne kurs - Personal - Bedriftshelsetjenesten - Frivillige organisasjoner - Interne/eksterne fagpersoner Fortløpende - Interne kurs på personalmøter, enhetsmøter, rådhuset m.v Bruke støtteapparatet (personal, HMS-kontor, attføringskonsulent, jordmor) - Personalkonsulent Fortløpende/ ved behov - Rådgivning i personalsaker - BHT - Arbeidsplassvurderinger,forflytningsveiledning, helsekontroller - Attføringskonsulent - Oppmelding til attføringsutvalg - Jobbrotasjoner - Jordmor - Ved behov - TMA-veileder - Trussel- og aggresjonsmestring i fht utagerende brukere - Forflytningsveileder Årlig Opplæring/oppfrisking av forflytningsteknikker for fast ansatte, nyansatte og vikarer

10 6.3 Særlig opprusting av HMS/IA-gruppene - Grunnkurs i Verne- og miljøarbeidarbeid Virksomhetsleder Hvert 5.år -Virksomhetsleder, e og verneombud - Fagansvarlige skal ha tilstrekkelig HMS-opplæring i fht sin funksjon ( har til oppgave å lede eller kontrollere andre) - Medlemmene i HMS-/IA-gruppen har eget ansvar for tilegning av informasjon (nettinfo, kurs, støtteapparat m.v.) Årlig Fortløpende - NANO-opplæring når klart - Medlemmene i HMS-/IA gruppen deltar på aktuelle IA-samlinger 6.4 Felles-/individuelle tiltak(etter-/videreutdanning) - Tilrettelegge for etter- og videreutdanning - Permisjon med og uten lønn - Turnustilrettelegging/bytting av vakter - Informasjon om kommunens stipendordning Fortløpende Informasjon henges på oppslagstavle på felles pauserom 7. Avklare muligheten for å ta inn andre (interne/eksterne) arbeidstakere på kortere/lengre tiltak 7.1. Arbeidsoppgaver, oppfølgingsansvarlig m.v. - Studenter, elever og lærlinger m/veileder - Internt fra kommunen - Fra Nav - Varig tilrettelagt arbeid Fortløpende Revidert dato: Sted: Underskrifter: Virksomhetsleder Verneombud Ansattrepresentant

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20 SAKSPROTOKOLL - SYKEFRAVÆR OG FRAVÆRSUTVIKLING VED SKUDENES BU- OG BEHANDLING Hovedutvalg administrasjon behandlet saken den , saksnr. 14/15 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Vedtak: Sak om sykefravær og fraværsutvikling ved Skudenes bu- og behandling tas til orientering.