Grendelaget Nordre Finstad I Org.nr Årsberetning 2011 med forslag, regnskap/revisjon og budsjett

Transkript

1 Grendelaget Nordre Finstad I Org.nr Årsberetning 2011 med forslag, regnskap/revisjon og budsjett Til behandling på generalforsamling 21. mars 2012 kl på Folkets Hus *** Hjemmeside: E-post: styret@nordrefinstad.no

2 Side 2 av 26 1 Styret i 2010 Styret har i inneværende periode bestått av: Rolf Gellein, styreleder / sekretær. Arnulf Lothe, kasserer. Kjersti Iden, styremedlem Arnfinn Jensen, styremedlem. Jan Olav Harstad, styremedlem. Harald Haugan, styremedlem Harald Haugan flyttet sommeren 2011, - styret har etter den tid bestått av 5 medlemmer. Styret har gjennomført 11 styremøter i perioden. 2 Styresaker 2011 Nedenfor følger en kort omtale av utvalgte styresaker i perioden. 2.1 PARKERING PÅ FELTET Styret har gjennomført parkeringskontroller på feltet og gjennom melding på feilparkerte biler minnet om parkeringsbestemmelsene i vedtektene. Etter styrets vurdering er feilparkering og kjøring på gangveiene fortsatt et betydelig problem. Vinteren gjør at konsekvensene av feilparkering blir større. Brøyting og strøing av gangveier blir hindret og avskiltede langtidsparkerte biler opptar hardt tiltrengte parkeringsplasser og er til hinder for brøyting av parkeringsplassene. Det samme gjelder beboere som ikke bruker garasjene sine og derigjennom opptar parkeringsplasser unødig. Styret opplever oppgaven som parkeringsvakter både som tidkrevende og ubehagelig. Ubehagelig i den forstand at vi får kritikk for at vi ikke følger opp vedtektene og kritikk når vi gjør det. Dette er tydeligvis en oppgave vi aldri kan vinne.! Styret vurderer derfor sterkt å følge opp tidligere generalforsamlingsvedtak om å engasjere et parkeringsselskap til jobben. Plassering av tilhengere er en utfordring på feltet i dag. Noen oppbevarer hengere i egen hage og noen oppbevarer hengere på grøntområdet ved akebakken. Ingen av disse løsningene er tilfredsstillende og styret vil vurdere alternativer og en nærmere regulering av hvor tilhengere kan plasseres. 2.2 BRØYTING OG STRØING Styret valgte igjen høsten 2011 å innhente flere tilbud på brøyting og strøing på feltet. Det var flere interessenter og etter forhandlinger med to tilbydere fikk Ole K. Karlsrud fornyet kontrakten for sesongen 2011/2012. Brøyting på feltet er en utfordring, særlig i snørike vintre. Styret har informert om at den enkelte beboer er medansvarlig for å lette arbeidet for brøytemannskapene blant annet ved å fjerne gjenstander som lett kan bli skadet.

3 Side 3 av 26 Det har vært hensatt en del biler på parkeringsplassene som ikke er i daglig bruk. Dette er i strid med vedtektene, vanskeliggjør brøyting og legger beslag på viktige parkeringsplasser. Styret har besluttet at slike biler skal taues bort etter at det er forsøkt varsling av eier. Deponering av snø har vært et aktuelt tema spesielt foregående vinter. Feltet har få egnede deponeringsplasser, og bortkjøring er svært kostbart. Styret har bestilt bortkjøring når det etter Karlsruds oppfatning har vært nødvendig for å kunne gjennomføre forsvarlig brøyting, ellers ikke. 2.3 FELLESOMRÅDENE Styret har brukt et eksternt firma, med kompetanse på lekeapparater, til å foreta en vurdering av sikkerheten på lekeplassene på feltet. Det ble avdekket enkelte avvik. Samme firma har utbedret de avvik som ble dokumentert. Garasjelagslederne forestår beising i forbindelse med vårdugnaden. Styret har revidert grendelagets internkontrollbok. Årlig kontroller og utbedringer av lekeplassene dokumenteres i denne. Det er innkjøpt og plassert ut gjerder i akebakken for å forsøke å avgrense komposten. Styret er usikker på hvor lenge vi kan opprettholde muligheten for å deponere hageavfall i akebakken. Til tross for gjentatte oppfordringer til å bruke bakken bare til hageavfall rapporter entreprenøren som tømmer at han finner både kjøleskap og griller sammen med hageavfallet. Dette er avfall grendelaget må betale ekstra for å bli kvitt. Styret er innstilt på å prøve en sesong til, - om vi ikke respekterer at akebakken bare skal brukes til hageavfall som kan kvernes, vil bakken bli stengt. I forbindelse med det årlige vedlikehold av grendelagets grøntarealer har styret planer om å få laget en grøntplan for beskjæring, felling og nyplanting av busker og trær i et lengre tidsperspektiv. Dette arbeidet skal ta utgangspunkt i den eksisterende beplantningsplanen som ble utarbeidet av kommunegartneren da byggefeltet ble etablert. Styret har vært i kontakt med bla. UMB og andre for å få hjelp til en oppdatering / utarbeidelse av en ny plan. Planleggingen vil bli kostbar, - nyplanting enda dyrere. Styret har derfor valgt å legge hele prosjektet på is etter som vi står foran store investeringer i oppgraderingen av vann- og kloakknettet og gangveiene. Det er lagt inn midler til dette i langtidsbudsjettet med ,- kr/år først for årene 2018 til GARASJELAGENE Feltet er delt i alt 13 garasjelag organisert rundt de respektive boenheters garasjeanlegg/lekeplass. Garasjelagene ledes av en garasjelagsleder, valgt for to år med en nestleder som overlapper og overtar som leder når ny nestleder tiltrer, jf. vedtektenes 7. På grendelagets hjemmesider har styret opprettet en egen fane for garasjelagene hvor både oppgaver og organisering er dokumentert. Styret har ønsket å involvere garasjelagene i arbeid på fellesområdene i større grad enn det som har vært gjort de siste årene slik vedtektene legger opp til. En forutsetning for dette er at styret har god kontakt med de som til enhver tid er garasjelagsledere. Med bakgrunn i dette har styret valgt å holde et årlig møte med garasjelagslederne. Siste møte ble avholdt i januar Referat fra møtet ligger på hjemmesiden sammen med en oppdatert rulleringsliste over garasjelagsledere.

4 Side 4 av GRENDELAGETS HJEMMESIDER Etter at grendelaget har hatt store tekniske problemer med hjemmesiden de siste årene, har grendelaget nå fått en løsning som synes tilfredsstillende. Styret har nå lagt ut de dokumentene som vi vurderer som nyttige for beboerne. Alle referater fra styremøter ligger også på hjemmesiden sammen med datoen for fremtidige møter. Styret oppfordrer beboerne til dialog med styret, gjerne med forslag til punkter som styret bør ta hånd om. På hjemmesiden ligger det også informasjon til nye beboere og potensielle kjøpere / meglere. Grendelagets langtidsplan med budsjett er en del av denne informasjonspakken. I løpet av 2012 vil informasjonsskriv som tidligere ble distribuert i postkassene bli lagt ut på hjemmesiden med en melding på til den enkelte når slike skriv er lagt ut. 2.6 MEDLEMSKAP I VELFORBUNDET OG FORSIKRING Grendelaget er medlem i Velforbundet. Gjennom medlemskapet følger en kollektivforsikring gjennom KLP som dekker grendelagets ansvar på lekeplassene og skader i forbindelse med dugnadsarbeid organisert av grendelaget. Forsikringen gjelder for grendelagets medlemmer. Forsikringsvilkårene ligger på grendelagets hjemmeside. Gjennom Velforbundet har Grendelaget også søkt og fått innvilget delvis refusjon for betalt mva. i løpet av året. Styret har videre tegnet en styreansvarsforsikring hos Chartis, begrenset til 5 millioner kr, jf. vedtektenes SØPPELTØMMING Follo Ren vil i løpet av 2012 / 13 skifte ut dagens sekkestativer. Det er så langt ingen beslutninger om hvordan erstatningen vil bli, - containere eller nedgravde tanker. Styret er i dialog med Follo Ren og vil komme tilbake med mer konkret informasjon når våre diskusjoner er avsluttet. 2.8 GRENDELAGSAVGIFTEN Styret erfarer at fakturering og innkreving av grendelagsavgiften er svært arbeidskrevende. Framleie av boenheter har økt de siste årene, noe som også har bidratt til merarbeid på grunn av at leietakere ikke har ansvar for grendelagsavgiften og heller ikke gir beskjed til eier om kravet. Gjennomsnitt over de siste 10 årene er det ca. 40 (ca. 15 %) boenheter pr år som ikke betaler grendelagsavgiften innen de frister som er satt. For å få bedre kontroll på dette forsøkte styret å overføre jobben til regnskapsfører. Dette viste seg å bli uforholdsmessig dyrt. Styret har derfor valgt å fakturere grendelagsavgiften selv og distribuere fakturaene via e- mail. I denne sammenheng ble alle beboere oppfordret til å meddele oss adressen sin. Styret har nå fått respons fra de fleste og de første fakturaene for grendelagsavgiften for 1. halvår er distribuert på mail. For de som ikke har eller ønsker å motta faktura på mail, vil faktura fortsatt bli distribuert i postkassen. Styret foreslår for generalforsamlingen at det belastes et faktureringsgebyr så lenge vi må opprettholde denne manuelle rutinen. Flere beboerne har forespurt hva grendelagsavgiften omfatter. I tabellen til høyre er de viktigste elementene og tilhørende kostnader listet opp: Driftskostnader kr % Snøbrøyting og sandstrøing % TV, radio og bredband % Vedlikehold lekeplasser og fellesområder % Vann og avløp % Vedl.hold av veier og parkeringsplasser % Diverse administrasjon % Sum driftskostnader %

5 Side 5 av Privat byggeaktivitet / Estetisk utvalg Styret registrerer at det foregår stor aktivitet på byggefronten (terrasser, nytt panel, nye vinduer boder med mer). I det store og hele er dette positive bidrag til å opprettholde standarden på feltet, men styret registrerer også en del feilskjær som bidrar til det motsatte. Styret har minnet om at det skal sendes melding til styret ved alle arbeider som medfører fasadeendring, i tillegg til den kommunale søknadsprosessen. Styret register også at enkelte av boligeierne på feltet ikke etterlever grendelagets regler om vedlikehold av egen bolig. Verst er det naturligvis for eierne selv som risikerer store utgifter når bl.a. råten får tatt overhånd. Særlig motiverende er det heller ikke for andre eiere som ønsker å holde sine hus i orden, - spesielt i rekkehus hvor manglende vedlikehold blir godt synlig. Styret har informert om dette og enkelte har igangsatt nødvendige arbeider. Estetisk utvalg På GF 2008 ble det vedtatt å nedsette et estetisk utvalg med begrunnelse og ønske om at byggefeltet og bebyggelsen i Grendelaget Nordre Finstad 1 skulle beholde sitt særpreg sa godt det lot seg gjøre ut i fra dagens status. Styret har i perioden reetablert estetisk utvalg og vil på årets generalforsamling legge frem utvalgets arbeide så langt. Utvalget har både hatt kontakt med og fått innspill fra Ski kommune og eksterne fagpersoner (arkitekter). Nordre Finstad er ett av få norske områder med atriumhus, en måte å bygge på som var veldig moderne sist på 60-tallet/tidlig på 70-tallet, med ideer fra Danmark hvor byggestilen var utberedt. Arkitekt Herman Riseng utviklet ideen videre og kombinerte atriumhus med rekkehus, noe som gjør feltet helt spesielt i norsk målestokk. Stilen er typisk for 1970-årene; funksjonelt, nøkternt og homogent med tendens til funkis stil. Reguleringsplanen som ble vedtatt av Ski Kommune i 1969 omfatter foruten plassering av boenhetene også detaljert plan for friområder, garasjeanlegg og hageanlegg/beplantning. Reguleringsplanen fastslår bl.a. at takene skal være flate, og at gesimshøyde fastsettes av bygningsrådet. En mindre endring i reguleringsplanen for feltet ble godkjent i 1981, da det ble tillatt å oppføre vindfang/inngangsparti til atriumhus under visse forutsetninger. Mandat for Estetisk utvalg: Estetisk utvalg har som hovedmål å utarbeide retningslinjer og kriterier for å bevare feltets opprinnelige karakter, - eksteriør av bygninger som rekkehusene, atriumhus, garasjer og hageanlegg / beplantninger. Videre skal utvalget utarbeide retningslinjer med sikte på at forholdet mellom bebygget areal og felles grøntarealer/friarealer ikke endres og at karakteren på disse er i samsvar med opprinnelig reguleringsplan. Retningslinjene skal utarbeides i samarbeid med Ski kommune. Utvalget behandler forslag som kommer til styret og som påvirker feltets helhet, men vil også på eget initiativ foreslå tiltak i situasjoner hvor beboere ensidig gjennomfører endringer/tiltak som bryter med ønsket om en helhetlig karakter for feltet. Slike tiltak skal diskuteres i styret før beboere eller andre kontaktes.

6 Side 6 av 26 Estetisk utvalg skal bestå av minimum to personer, hvorav minst en skal ha fast plass i styret. Arbeidet i utvalget skal skje innenfor de godkjente budsjetter for grendelaget. Utvalget består i dag av: Erik Gøthesen Jan Olav Harstad (fra styret) Kjersti Iden (fra styret) 2.10 KABEL-TV Avtalen med Canal Digital er fornyet med 3 nye år. Vi har i løpet av året hatt noen kabelbrudd på grendelagets kabel TV-nett. Dette har skjedd i forbindelse med graving på privat område. Styret anmoder alle som skal grave på sin eiendom om å vise forsiktighet og sørge for at kabler blir påvist av den instans som har kompetanse til dette. Dessverre er ikke grendelagets kabelnett alltid tegnet inn på kartene, slik at hver enkelt må vise ekstra varsomhet ved graving i områder der kabeltraseene går. Canal Digital melder at utskifting av dekodere vil skje i løpet av mars UTBEDRING AV VANN- OG AVLØPSNETTET PÅ NORDRE FINSTAD Det er som kjent planlagt en fullstendig oppgradering av ledningsnettet på feltet. Ca. 1/2 av ledningsnettet eies av Ski kommune og ca. 1/2 eies av grendelaget. Kommunen har påtatt seg ansvaret for å administrere oppgraderingen av hele nettet. Prosjektet er fortsatt forsinket i forhold til den fremdriften som er antydet tidligere. Dette skyldes dels utbyggingen av Ski stasjon, som legger beslag på kommunenes arbeidskapasitet, dels underbemanning på plansiden i Ski kommune. Kommunen antar at gravearbeidene vil kunne startes opp høsten 2012, men dette vil avhenge av hvilke tiltak det blir nødvendig å iverksette for å sikre bygningsmassen. Arbeidene vil trolig starte opp vest på feltet og bevege seg mot øst. Planleggingsfasen starter opp igjen nå i løpet av mars måned 2012 etter at prosjektleder har avsluttet sin permisjonsperiode. Det har ikke tilflytt styret nye opplysninger vedr. kostnadene. Vi forholder oss til det som tidligere er stipulert mellom og kr pr. huseier. Ski kommunes prosjektleder er Sigrid Bjørck. Styret ønsker å engasjere en anleggskyndig til å ivareta grendelagets interesser i byggeperioden.

7 Side 7 av 26 Løpende reparasjoner / utbedringer av nettet dekkes over vedlikeholdsfondet. I perioden har vi har hatt et par større vannledningsbrudd. 3 Regnskap og revisjon for 2011 Det vises til vedlagte regnskap og revisjonsberetning. 4 Forslag til vedtektsendringer Styret har satt i gang arbeid med en gjennomgang av vedtektene med tanke på å skape større samsvar mellom kart og terreng. I tillegg ønsker vi å foreslå endringer av en rekke småting. Tiden på den ordinære generalforsamlingen er imidlertid for knapp til en ryddig og skikkelig gjennomgang av alle forslag til endringer. For denne generalforsamlingen fremmer vi derfor bare endringer som er enkle å ta stillingtil (Estetisk utvalg, - gebyrbelastning for manuelle rutiner). Styret er derfor innstilt på å innkalle til en ekstraordinær generalforsamling til høsten hvor vedtektene bli tema. Forhåpentlig vis er vi også kommet så langt med forberedelsene til oppgraderingen av kloakknettet at det er tid for informasjon til medlemmene om dette både fra grendelaget og kommunen. Endringer i 13 Nabovarsel og byggemelding til Grendelaget Begrunnelse: I forbindelse med etableringen av estetisk utvalg foreslås å vedtektsfeste utvalgets målsetting. Nordre Finstad er ett av få norske områder med atriumhus, en måte å bygge på som var veldig moderne sist på 60-tallet/tidlig på 70-tallet, med ideer fra Danmark hvor byggestilen var utberedt. Arkitekt Herman Riseng utviklet ideen videre og kombinerte atriumhus med rekkehus, noe som gjør feltet helt spesielt i norsk målestokk. Stilen er typisk for 1970-årene; funksjonelt, nøkternt og homogent med tendens til funkis stil. Reguleringsplanen som ble vedtatt av Ski Kommune i 1969 omfatter foruten plassering av boenhetene også detaljert plan for friområder, garasjeanlegg og hageanlegg/beplantning. 13 slik den er i dag: 13 Nabovarsel og byggemelding til Grendelaget Hvor eksteriørmessige endringer i bygningsmassen krever nabovarsel og/eller byggemelding skal grendelaget ha kopi av byggemelding og nabovarsel skal sendes grendelagets styre. Også tilgrensende garasjelag skal varsles. Gjelder endringen garasjelag skal naboene til dette varsles. Forslag: Det foreslås følgende endringer i 13

8 Side 8 av Tilbygg / endringer på eksisterende bygninger (estetikk) nabovarsel og byggemelding til Grendelaget. Tilbygg / endringer på eksisterende bygninger skal gjøres slik at feltets opprinnelige karakter bevares. Forholdet mellom bebygget areal og felles grøntarealer / friarealer skal ikke endres. Reguleringsplanen og beplantningsplanen for området skal være styrende. Grendelaget kan vedta spesielle begrensinger for eksteriørmessige endringer og krav til tekniske løsninger som sikrer bla. forsvarlig tilgang til felles ledninger (vann, kloakk, elektrisitet og TV-kabel.) 13 vil da lyde slik: 13 Tilbygg / endringer på eksisterende bygninger (estetikk) nabovarsel og byggemelding til Grendelaget. Tilbygg / endringer på eksisterende bygninger skal gjøres slik at feltets opprinnelige karakter bevares. Forholdet mellom bebygget areal og felles grøntarealer / friarealer skal ikke endres. Reguleringsplanen og beplantningsplanen for området skal være styrende. Grendelaget kan vedta spesielle begrensinger for eksteriørmessige endringer og krav til tekniske løsninger som sikrer bla. forsvarlig tilgang til felles ledninger (vann, kloakk, elektrisitet og TV-kabel.) Hvor eksteriørmessige endringer i bygningsmassen krever nabovarsel og/eller byggemelding skal grendelaget ha kopi av byggemelding og nabovarsel skal sendes grendelagets styre. Også tilgrensende garasjelag skal varsles. Gjelder endringen garasjelag skal naboene til dette varsles. Endringer til 17 Grendelagsavgiften Begrunnelse: Ved å legge inn kostnader for fremtidige vedlikehold vil vi sikre at vi har et nivå på grendelagsavgiften som gjenspeiler alle kostnadene grendelaget har i forbindelse med drift og vedlikehold av felles arealer og eiendeler. Dette vil forhindre at grendelagsavgiften blir økt dramatisk når større vedlikeholdsoppgaver står for døren. Innkreving av grendelagsavgiften er tid- og arbeidskrevende slik vi gjør det i dag. Innføring av elektronisk innkreving vil gi en betydelig effektivitetsgevinst. 17 slik den er i dag: Grendelagets finansiering og økonomiforvaltning Grendelagets oppgaver finansieres ved innbetaling av grendelagsavgift fra de enkelte eiere/bygslere. Grendelagsavgiften kan i tillegg til utgifter til løpende drift brukes til avsetninger til fremtidig vedlikehold og investeringer. Grendelagsavgiften for inneværende år fastsettes på generalforsamlingen Grendelaget skal til enhver tid ha et sikringsfond tilsvarende kr ,- pr. eier/bygsler, som kan benyttes til ekstraordinære ikke budsjetterte og nødvendige utbedringer som det måtte oppstå behov for å gjennomføre i perioden. Vedtak om å benytte sikringsfondet gjøres

9 Side 9 av 26 eventuelt i ekstraordinær generalforsamling. Dersom sikringsfondet er helt eller delvis anvendt i perioden skal det i påfølgende periode gjenoppbygges ved en temporær økning i grendelagsavgiften som ikke kan være høyere enn kr. 500/år. Innbetaling av ordinær grendelagsavgift skal normalt skje i to terminer, 1. februar og 1. september. Generalforsamlingen kan vedta årlig forfall. Grendelagets midler skal forvaltes etter vedtak av generalforsamlingen. Dersom annet vedtak ikke er truffet skal Grendelagets midler plasseres i norsk spare- og/eller forretningsbank til gunstigst mulig vilkår. Kontoutskrifter skal løpende forelegges grendelagets styre. Forvaltningen skal sikre grendelagets midler og gi en rimelig forrentning. Bindingstid bør ikke være lengre enn 6 måneder og ikke virke hindrende for påfølgende grendelagsstyrer. Grendelagets pengeplassering og avkastning på plasserte midler skal særskilt fremgå i det regnskap som fremlegges på generalforsamlingen. Paragrafens første avsnitt foreslås endret til: Grendelagets finansiering og økonomiforvaltning Grendelagets oppgaver finansieres ved innbetaling av grendelagsavgift fra de enkelte eiere/bygslere. Grendelagsavgiften skal, i tillegg til utgifter til løpende drift, også gjenspeile kostnader (avsetninger) til fremtidig vedlikehold. Grendelagsavgiften for inneværende år fastsettes på generalforsamlingen Styret foreslår følgende tillegg i dette avsnittet: Faktura for grendelagsavgiften sendes den enkelte medlem som e-post. Medlemmer som ikke har e-postadresse eller ikke ønsker å motta faktura elektronisk belastes et faktura- /behandlingsgebyr som vedtas av generalforsamlingen årlig i forbindelse med godkjennelse av budsjettet. Samme gebyr belastes medlemmer som ikke betaler grendelagsavgift innen de oppgitte frister og hvor det må sendes purring. I tillegg til endring i teksten foreslås å inndele paragrafen i nummererte punkter. 17 slik den blir etter vedtak: 17 Grendelagets finansiering og økonomiforvaltning a) Grendelagets oppgaver finansieres ved innbetaling av grendelagsavgift fra de enkelte eiere/bygslere. Grendelagsavgiften kan i tillegg til utgifter til løpende drift brukes til avsetninger til fremtidig vedlikehold og investeringer. Grendelagsavgiften for inneværende år fastsettes på generalforsamlingen b) Grendelaget skal til enhver tid ha et sikringsfond tilsvarende kr ,- pr. eier/bygsler, som kan benyttes til ekstraordinære ikke budsjetterte og nødvendige utbedringer som det måtte oppstå behov for å gjennomføre i perioden. Vedtak om å benytte sikringsfondet gjøres eventuelt i ekstraordinær generalforsamling. Dersom sikringsfondet er helt eller delvis anvendt i perioden skal det i påfølgende periode gjenoppbygges ved en temporær økning i grendelagsavgiften som ikke kan være høyere enn kr. 500/år.

10 Side 10 av 26 c) Innbetaling av ordinær grendelagsavgift skal normalt skje i to terminer, 1. februar og 1. september. Generalforsamlingen kan vedta årlig forfall. d) Faktura for grendelagsavgiften sendes den enkelte medlem som e-post. Medlemmer som ikke har e-postadresse eller ikke ønsker å motta faktura elektronisk belastes et faktura- /behandlingsgebyr som vedtas av generalforsamlingen årlig i forbindelse med godkjennelse av budsjettet. Samme gebyr belastes medlemmer som ikke betaler grendelagsavgift innen de oppgitte frister og hvor det må sendes purring. e) Grendelagets midler skal forvaltes etter vedtak av generalforsamlingen. Dersom annet vedtak ikke er truffet skal Grendelagets midler plasseres i norsk spare- og/eller forretningsbank til gunstigst mulig vilkår. Kontoutskrifter skal løpende forelegges grendelagets styre. Forvaltningen skal sikre grendelagets midler og gi en rimelig forrentning. Bindingstid bør ikke være lengre enn 6 måneder og ikke virke hindrende for påfølgende grendelagsstyrer. Grendelagets pengeplassering og avkastning på plasserte midler skal særskilt fremgå i det regnskap som fremlegges på generalforsamlingen. Andre forslag Innkommet forslag fra Jan Olav Harstad, Atriumveien 8 D Forslag: Tilskuddsordningen fra grendelaget til garasjelagene som dekker innkjøp av benker, blomster og prydbusker fjernes! Styrets kommentar: Begrunnelsen for at dette i sin tid ble innført var at dette kunne være et insitament for garasjelagene til å holde vedlike «sine» fellesarealer. I tillegg også komme med ideer for forskjønning og nyanskaffelser som kommer fellesskapet til gode. Styret overlater til generalforsamlingen å treffe vedtak. Innkommet forslag fra Jan Olav Harstad, Atriumveien 8 D Forslag: Grendelaget v/styret og/eller estetisk utvalg kontakter Ski kommune og ber om en endring eller et tillegg i reguleringsplanen! Per i dag tillates ikke inngangspartier på atriumhusene bygget i "full" høyde! Skal feltets idè bevares er endringer fra dagens praksis nødvendig! Inngangspartier på atriumhusene bygget i full høyde ønskes tillatt! Problemer med takvann og uheldige konstruksjoner blir på denne måten eliminert! For eksisterende inngangspartier vil gevinsten ved å bygge om fra pulttak/skråtak til flatt tak i full høyde være et luftigere inngangsparti. Feltets stadig dårligere situasjon hva angår estetikk vil på sikt bedres betraktelig dersom denne løsningen kan aksepteres!

11 Side 11 av 26 Styrets innstilling Flertallet ønsker å holde seg til de tre forslagene som foreligger for vindfang til atriumhus som er utarbeidet og godkjent av byggefeltets arkitekt Herman Riseng, i den hensikt å bevare feltets opprinnelige karakter. Et nytt alternativ vil kreve endring i reguleringsplanen. Mindretallet påpeker de tekniske og vedlikeholdsmessige fordeler med forslaget, og mener at full størrelse på inngangspartiet ikke vil bryte med helhetsinntrykket, men heller passe bedre inn enn dagens løsninger. Forslag til vedtak: Flertallsinnstilling, - forslaget avvises Mindretallsinnstilling, - forslaget vedtas. Innkommet forslag fra Egil Sørdahl. Markveien 11 a Forslag om å åpne mellom Markvegen og Finstad hageby permanent for biltrafikk, da vill trafikken gå ned i Markvegen da vi har to veier og kjøre inn / ut, og de blir lettere får naboene i Finstad hageby når di skal til barnehagen eller skolen med bilen. Styrets innstilling til vedtak: Sperringen av Markveien mellom Finstad Hageby og oss er fastsatt i en vedtatt reguleringsplan. Vi har hatt planen til høring, og hvor vi har fått medhold i vårt ønske om å stenge på grunn av trafikkbelastningen i Markveien som utvilsomt vil øke når hagebyen er fullt utbygd. Hensynet til beboerne i Finstad Hageby kan fra vår side ikke tillegges vekt. Dersom de for egen del ønsker å åpne for gjennomkjøring, mener styret at forslaget om å endre reguleringsplanen må reises av dem. Styret ønsker å opprettholde feltet som et trygt oppvekstområde med minst mulig trafikk både på internveier og de kommunale veiene som omgir området. Vi finner det dessuten uholdbart at vi etter å ha kjempet gjennom en sperring skal gå til kommunen å be om å får reguleringsplanen endret. Ingen i styret vil fronte et åpningsvedtak vis a vis kommunen. Forslag til vedtak: Forslaget avvises. Et samlet styre vil stille sine plasser til disposisjon dersom generalforsamlingen vedtar å åpne for gjennomkjøring. Utdrag fra innstillingen fra Estetisk utvalg for presentasjon på Grendelagets generalforsamling 21. mars 2012 (det vil bli vurdert å utgi hele rapporten i form av en folder om det er stemning for dette på generalforsamlingen) Grendelagets generalforsamling i 2008 ba styret om at det ble opprettet et estetisk utvalgt for å fremme forslag til tiltak med sikte på å bevare feltets opprinnelige karakter og kvaliteter,

12 Side 12 av 26 både bygningsmessig og med tanke på å opprettholde intensjonene i beplantningsplanen som en gang ble utarbeidet for fellesområdene. Styret har allerede gjort seg tanker om beplantningsplanen og fellesområdene. En oppdatering av denne planen krever ressurser som styret i denne omgang ikke ønsker å fremme for generalforsamlingen. Estetisk utvalg har derfor i denne omgang begrenset sitt arbeide til bygningsmessig konservering, - punkter som skal gi feltet en noenlunde enhetlig karakter. Et av de viktige punktene i utvalgets arbeide har vært erkjennelsen av at vi alle er selveiere. Dette betyr at i prinsipp så kan alle gjøre de endringer en ønsker på bygninger så lenge de tilfredsstiller offentlige krav Dette gjenspeiles i flere sammenhenger på endringer på bygninger som allerede er gjort. Lite estetisk gjennomtenkt, men allikevel i samsvar med offentlige regler og forskrifter. Utvalget, sammen med styret, har hatt møter med kommunen hvor de bekrefter at byggesøknader ikke er gjenstand for særlig estetisk vurdering. Dersom Grendelaget derimot utarbeider et sett regler for hvordan vi ønsker at feltet skal fremstå, vi kommunen gjennom sin saksbehandling i alle fall åpne en diskusjon om den estetiske utformingen av tiltaket. Både styret og flertallet av beboerne kan ha klare ønsker om hvordan hver enkelt av oss skal forholde oss når vi ønsker å gjøre endringer på egen bolig uten at verken styret eller generalforsamlingen har noen sanksjonsmyndighet så lenge tiltaket forgår på egen grunn. Vi inviterer allikevel generalforsamlingen til å vedta et tillegg til vedtektenes 13 hvor vi fastslår at vi alle ønsker å bevare feltets karakter, både bygninger og felles/grøntarealer og en forskrift til praktiske tiltak som støtter dette når vi alle gjør endringer på boligene våre. Forskriften / normene / sjekklisten legges ut på grendelagets hjemmesider, men er formelt sett ikke en del av vedtektene. Retningslinjer for endringer på egen bolig hva krever det offentlige? Etter plan- og bygningsloven (Pbl) skal alle vesentlige endringer i bygningsmassen byggeanmeldes. I praksis betyr dette at alt annet enn ordinært vedlikehold må byggemeldes, (f.eks. innsetting av vinduer i endeseksjonen på rekkehus). Byggesøknaden krever automatisk nabovarsling. Dette betyr at grendelaget v/styret skal ha kopi av alle byggesøknader. Grendelaget vil alltid være å anse som nabo. Bygging av vindfang, fasadeendringer, boder, trapper/terrasser høyere enn 0,5 m skal alltid byggemeldes. Bygging i eget atrium skal også byggemeldes, men i slike tilfeller skal ikke kopi sendes grendelaget Alle tiltak skal være i samsvar med reguleringsplanen for feltet, som bl.a.asetter krav til at alle tak skal være flate og til avstander til gangvei. (Reguleringsplanen ligge på grendelagets hjemmeside.) Kommunen, - foreløpig også grendelaget, - krever at fundamentering av tilbygg føres ned til grunnmurssåle for opprinnelig bygg og festet til denne. Uten sikker fundamentering vil det være umulig å sikre tilgang til vann- og avløpsledninger. Arkitektens fasade og plantegninger vil bli lagt tilgjengelige på grendelagets hjemmeside. I tillegg til hva som kreves gjennom offentlige forskrifter og regler inviterer vi generalforsamlingen til å vedta spesifikke estetiske regler som skal være normgivende for grendelaget.

13 Side 13 av 26 Forslag til vedtak: Estetiske regler for Grendelaget Nordre Finstad 1 Endringer på atriumhus Vindfang for atriumhus skal i størst mulig grad gjøres i samsvar med arkitekten Hermann Risengs opprinnelige tegninger. Opprinnelig materialvalg (mexistein) kan fravikes forutsatt at brannsikkerheten ivaretas. Takene skal være flate med innvendig nedløp. Opprinnelig vindusstørrelse opprettholdes, om nødvendig ned til nærmeste standardmodul. Endringer i rekkehus krever samstemmighet fra alle seksjonene. Nye trappe-/terrasseløsninger i inngangspartiene skal være like for alle seksjoner. Skifte av dører og vinduer samordnes. Opprinnelig vindusstørrelse opprettholdes, om nødvendig ned til nærmeste standardmodul. Fasademateriale I de tilfeller det velges å bytte ut opprinnelige fasadeplater rekkehusene anbefales det liggende panel, - demper høyden på huset. For atriumhusene anbefales stående panel. Fargevalg Feltet er opprinnelig i det store og hele holdt i lyse farger på flater som vender mor allmenheten Vi anbefaler at dette opprettholdes både for atriumhus og for rekkehus. I rekkehus skal alle seksjoner ha samme farge. Det skal være enighet fra alle seksjonseiere om fargevalg. (styret vil forslå dette i revisjon av vedtektene) Varmepumper Varmepumper plasseres minst mulig synlig for allmenheten. Bygging på fellesområder i rekkehus. Utvalget vil sterkt anbefale at seksjonseiere i rekkehus som bruker fellesområder til egne tiltak (plattinger, boder etc ) sørger for å få tinglyst sin bruk av arealet for å sikre rettsvern for fremtidige eiere av seksjonen. Garasjeanlegg Alle garasjer i et garasjeanlegg skal ha samme farge. 5 Budsjett Det vises til vedlagte budsjett på siste side i årsberetningen. 6 Valg Styremedlemmene Jan Olav Harstad og Rolf Gellein er på valg, i tillegg til at det må velges et styremedlem til styreplassen til Harald Haugan. Styremedlemmene Arnulf Lothe, Kjersti Iden og Arnfinn Jensen er ikke på valg. Valgperioden er på to år. Den som overtar styreplassen til Harald Haugan velges for ett år fordi det er den gjenstående tiden av denne styreplassen.

14 Side 14 av 26 Valgkomiteen presenterer sine forslag til kandidater på generalforsamlingen. Til valgkomité er foreslått følgende personer: Normalt er det de/den som går ut av styret som vil være valgkomite for kommende år. I og med at alle sittende styremedlemmer tar gjenvalg foreslår styret at generalforsamlingen gjennom benkeforslag velger ny valgkomite. Ski revisjonsbyrå ved Gunhild Eikevold foreslås gjenvalgt. Generalforsamlingen oppfordres til å foreslå eventuelle nye kandidater til Estetisk utvalg og til gjennomgang av vedtektene. for styret, 3. mars 2012 Rolf Gellein styreleder

15 Side 15 av 26

16 Side 16 av 26

17 Side 17 av 26

18 Side 18 av 26

19 Side 19 av 26 Budsjettforslag 2012 Ordinær grendelagsavgift Vedlikeholdsfond Ekstraordinær grendelagsavgift Sum grendelagsavgift pr. adresse Grendelagsavgift med forfall 1. februar Grendelagsavgift med forfall 1. september Ekstraordinær grendelagsavgift med forfall 1. juni Tekst Resultat Budsjett Merknader Grendelagsavgift kr Grendelagsavgift uten vedlikeholdsfond Grendelagsavgift til vedlikeholdsfondet Ekstraordinær grendelagsavgift til vedlikeholdsfondet Sum grendelagsavgift Driftskostnader Miljø Vedlikehold Administrasjon Snøbrøyting og sandstrøing brøyting, sandstrøing og deponering av snø TV-anlegg Avtale med CD + støm til antenneforsterkere Rydding av hageavfall Vedlikehold lekeplasser og fellesområder Avtale om gressklipping og beplantning Sluk, vann og kloakk Vedl.hold av veier og parkeringsplasser Diverse administrasjon Kopiering, konsulent for vann og avløp Kostnadsdekning styret Kkr/styremedlem Sum driftskostnader Driftsresultat Netto finansinntekter Finansinntekter til avsetning vedlikeholdsfond Resultat av årets ordinære drift Disponering av resultat Avsetninger til vedlikeholdsfond Årets resultat overføres egenkapital 483 0

20 Side 20 av 26 Langtidsplan med budsjett (til orientering) Innledning Grendelaget har gjennom de siste generalforsamlingene begrenset seg til å diskutere og vedta neste års budsjett uten at det er brukt mye tid på å se fremover. Tidligere har tanker om fremtiden vært dokumentert i en strategiplan. Denne langtidsplanen er en delvis oppdatering av denne samtidig som den uttrykker de enkelte planelementene i kroner og øre frem mot år Planen er foreløpig et arbeidsdokument for styret hvor vi inviterer medlemmene til å komme med innspill. Det er ingen tanker om å diskutere denne planen i detaljer på årets generalforsamling. Forhåpentligvis vil planen være gjennomarbeidet til neste generalforsamling der det kan vedtas om dette skal være grendelagets langtidsplan med budsjett. Planen er viktig av flere grunner. Den skal først og fremst tallfeste de investeringer og oppgraderinger vi står foran når det gjelder fellesarealer, lekeplasser og internveier. Kostnader i forbindelse med oppgradering av vann- og avløpsnettet vil bli direkte fakturert til grendelagets medlemmer. Videre gir planen en pekepinn om hvilke kostnader vi ser kommer ved vedlikehold av veier, parkeringsplasser, lekeplasser og fellesarealer. Plantallene gir dermed en indikasjon på hvordan grendelagsavgiften vil utvikle seg fremover. Dette er en plan med de svakheter som følger av vårt behov for å se fremover. Det vil sannsynlig vis være et annet regnskap som blir presentert for generalforsamlingen i 2020 enn det som fremgår av planen. Dette er allikevel det beste vi kan si om fremtiden med den kunnskapen vi har i dag. Oppgradering av vann og kloakknett, - og veinettet. Dette er uten tvil den største investeringen / oppgraderingen vi står foran siden feltet ble etablert i 1969/70. Beskrivelse Grendelagets interne veinett har en lengde på ca meter med effektiv veibredden 2,5 meter. På feltet er det 13 parkeringsplasser av forskjellig størrelser parkeringsarealer og innkjøringsarealer til garasjeanleggene utgjør ca 6800 kvm. I grendelagets interne veinett på ca 3350 m ligger det vann- og avløpsledninger i ca 2280 meter, av dette er ca 1110 meter kommunale ledninger. Veiunderlag Styret konstaterer at veinettet nå er nedslitt og at det er tydelig at selve grunnarbeidene har vært for dårlige. Veiene har neppe vært dimensjonert for å tåle dagens biltrafikk. Siden byggefeltet var nytt i 1969/1970 er 4 delstrekk av veinettets underlag blitt oppgradert. Dette skjedde i forbindelse med oppgradering av vann- og avløpsnettet. Styret har foretatt flere befaringsrunder på feltet sammen med entreprenører. Konklusjonen etter befaringene er at store deler av veinettet er svært nedslitt og til dels ødelagt og trenger omfattende reparasjoner og fornyelse.

21 Side 21 av 26 Oppgradering av veinettet forutsettes gjennomført samtidig med oppgradering av vann- og avløpsnettet Kommunen er nå i startgropen for oppgradering av sitt vann- og avløpsnett som ligger i grendelagets veinett, og grendelaget samarbeider tett med kommunen i dette arbeidet slik at også grendelagets vann- og avløpsnett får den samme oppgradering. Det er sannsynlig at det må graves i de fleste veistrekkene og i den forbindelse ligger det godt til rette for også å oppgradere veinettets underlag. Veistrekk hvor det ikke ligger vann- og avløpsledninger er ca 1100 meter. På de veistrekkene hvor det ligger vann- og avløpsledninger må oppgradering av veiunderlaget gjøres i forbindelse med de forestående arbeider med utbedring og oppgradering av vann- og avløpsnettet. På de øvrige veistrekkene må oppgradering av veiunderlaget samordnes med reasfalteringsarbeidene. Kostnader. Kostnadene ved utbedring av underlaget blir i store deler av veinettet en delkostnad av den totale renovasjonen av vann- og avløpsnettet. For de deler av veinettet hvor vi ikke har vannog avløpsledninger må vi naturligvis ta hele kostnaden selv. For den delen av veinettet hvor vi har ledninger, - og hvor godt og vel halvparten av nettet tilhører kommunen, vil vi måtte forhandle oss frem til en rimelig kostnadsdeling. Styret har foretatt en enkel kostnadsberegning av hva det vil koste å skifte ut eksisterende masser i veigrunnen med et bedre bærende underlag. Vi har da tatt utgangspunkt i at ca 40 % av veinettet og 20 % av parkeringsarealene trenger nytt underlag. Ut i fra dette anslås kostnadene til å ligge i størrelsesorden 5 mill kr. basert på normtall fra entreprenører. Årlig vedlikehold og større asfalteringsarbeider med 20 års mellomrom. Fagmiljøer som grendelagets styre har kontaktet anser at grendelagets interne veinettet og parkeringsarealer bør reasfalteres med ca 20 års mellomrom. Med den trafikkmengde og følgende slitasje ansees dette som en fornuftig periode for å kunne holde veinettet godt vedlikeholdt. Årlige vedlikehold vil da kunne begrenses til utbedringer etter vinterskader på asfalt og kantsteiner, telehiv, røtter som kommer opp i veibanen og lignende, Oppbygging av vedlikeholdsfond gjennom grendelagsavgiften ble vedtatt på generalforsamlingen i 2011 ved at grendelagsavgiften økes permanent med 1500 kroner pr år.grunnlaget for denne økningen fremgår av tabellen nedenfor. Som det fremgår av beregningen vil en full reasfaltering av grendelagts interne veinett og parkeringsarealer koste 7 mill.

22 Side 22 av 26 Kostnader for vedlikehold av veinett og parkeringsarealer. Beskrivelse Kostnad Merknad Kostnad kantstein vei (kantstein på begge sider av veien) Kostnad asfaltering vei (det må legges asfalt under kantsteinene) Kostnad kantstein parkeringsplasser Nøkkeltall for beregninger av kostnader er innhentet fra fagmiljøer hos entreprenører og i Ski kommune Kostnad asfaltering parkeringsplasser Sum kostnad for vedlikehold av veinett og parkeringsplasser Teoretisk årlig kostnad beregnet med utgangspunkt i Årlig kostnad som blir en integrert del av grendelagsavgiften at hele veinettet skal være reasfaltert og opprustet i løpet av en 20-års periode Ved årlige avsettinger på kr til vedlikeholdsfond vil grendelaget hvert 20. år kunne foreta reasfaltering av veinettet og full oppgradering av alle lekeplassene på feltet. Oppgraderingen av vann og kloakknettet. Denne kostnadspakken er todelt. Utskifting /oppgradering av hovednett, - dvs ledninger i veigrunnen. Her er det vanskelig å anslå kostnader før forhandlingene med kommunen er avsluttet. Utskifting / oppgradering av stikkledninger til den enkelte boenhet. Dette er kostnader som den enkelte må utrede på egen hånd. Kostnadene er avhengig av ledningens lengde og hvor dypt ledningen ligger. Når oppgraderingen av vann-og kloakknettet er gjennomført vil vedlikeholdskostnadene bli overtatt av kommunen. Vedlikeholdsposten Vann og kloakk faller derved bort. Frem til kommunen overtar ansvaret for vann- og kloakknettet dekkes kostnader til utbedring over vedlikeholdsfondet. Vann og kloakk, - konsulenttjenester I forbindelse med oppgraderingen av avløpsnettet er det budsjettert med kr ,- i 2012 og 2013 til konsulenttjenester. Lekeplassene I planperioden er det ikke budsjettert med større investeringer. Budsjettet forutsetter en levetid på lekeapparater på 10 år med løpende utskifting. Det er videre budsjettert med et årlig ettersyn av profesjonelle for å sikre at sikkerheten på lekeplassene er ivaretatt til enhver tid. Enkelt vedlikehold er forutsatt gjennomført ved dugnader.

23 Side 23 av 26 Hageavfall i akebakken. Grendelagets deponering av hageavfall i akebakken er basert på en avtale med Johanne Eidevik som grunneier. Fremtidig bruk er usikker, - vi ser bla at våre naboer i Finstad Hageby har begynt å bruke bakken for sitt hageavfall. Det er også kommet reaksjoner fra naboer som syns avfallet er sjenerende. Vi har allikevel valgt å budsjettere med bruk av bakken frem til Estetisk utvalg Grendelaget Nordre Finstad I er et boligfelt med en blanding av rekkehus og atriumhus bygget tidlig på 1970 tallet. Bebyggelsen er spesielt utformet ved at boenhetene ligger svært tett. Det er samtidig en bevisst fordeling mellom bebygget areal og arealer avsett til lekeplasser, friområder/grøntarealer. Styret har etablert et utvalg som har som oppgave i størst mulig grad å bevare feltets opprinnelige karakter slik at området også fremover fremstår som et trivelig og innbydende bomiljø med et helhetlig preg. Estetisk utvalg arbeider sammen med Ski kommune bla.med å utarbeide retningslinjer for hva som kan tillates forandret på bygningene. Videre skal utvalget utarbeide retningslinjer med sikte på å beholde størrelsen og karakteren på grøntarealer og lekeplasser. Ski kommune er sterkt interessert i å bidra til at boligfeltet beholder sitt særpreg og de intensjoner arkitekt Herman Riseng hadde med sin utforming av boligfeltet. Utvalgets arbeide dekkes innenfor grendelagets normale budsjett uten ekstra kostnader. Kabel-TV og bredbånd - Canal Digital Kontrakten med Canal Digital er forlenget til utgangen av Grendelaget eier kabelnettet, men vi forutsetter at avtalen vil bli fornyet også etter 2014 etter som det så langt ikke er andre tilbydere av tjenestene i Ski. Snøbrøyting, sandstrøing og plenklipping Entrepenør velges ut fra en årlig anbudsprosess. Kostnadene er bare justert med utgangspunkt i kostnadene for 2011 Administrasjonskostnader og kostnadsdekning styret For å redusere kostnadene og lette styrets arbeide har vi bedt om mailadresser til alle beboere. Når styret har mottatt beboernes e-postadresser vil informasjon fra styret foregå elektronisk. Det samme vil fakturering av grendelagsavgiften.

24 Side 24 av 26 For husstander som ikke ønsker elektroniske løsninger vil styret foreslå et gebyr til dekning av de ekstra kostnader disse belaster fellesskapet. Kostnadsdekning styret. Godtgjørelse til styret pr. definisjon kostnadsdekning for utgifter som styremedlemmene har i forbindelse med utøvelse av styrevervet. De siste årene har maksimalbeløpet som kan utbetales uten at beløpet innberettes som inntekt vært på kr. Ingen endring på godtgjørelsen til styret uten at det offentlige endrer sitt maksimalbeløp. Det er ikke tatt høyde for endringer i planperioden. Garasjelagene I en diskusjon på garasjelagsledermøte i januar 2012 ble det reist spørsmål om ikke grendelaget kunne overta ansvaret for innkassering av kostnadene til lys på feltet. Etter som brukerene av garasjene har forskjellige behov og derved forskjellige stømutgifter krever dette utstyr som skiller mellom felleskostnader og individuelle kostnader. Slikt utstyr eksisterer i ikke i dag i alle garasjelag. Styret velger derfor å legge forslaget på is inntil videre. Forslaget finner sin naturlige løsning når garasjeanleggene må fornyes / restaureres. Flere av anleggene trenger sårt til en fornyelse. Styret vil ikke engasjere seg økonomisk i dette etter som garasjene skal vedlikeholdes av den enkelte. Det er derfor ikke tatt med midler til dette i langtidsplanen. Lys på feltet I forbindelse med at det skal graves i alle gangveier på feltet har styret diskutert mulighetene for å benytte anledningen til å legge kabler i grunnen til lysmaster langs gangveiene. Vi ønsker i første omgang å utrede kostnadene ved prosjektet. Om det er realiserbart vil kostnadene bli en del av oppgraderingen av vann-og avløpsnettet. Om det realiseres vil langtidsbudsjettet oppdateres med de økte strømkostnadene og vedlikeholdskostnadene som påløper årlig.

25 Langtidsbudsjett NB! I langtidsbudsjettet er det ikke tatt høyde for kostnadene ved oppgradering Side 25 av av 26 vann- og avløpsnettet. Dette er kostnader som vil bli fakturert den enkelte medlem spesifikt.