Rapport The Tall Ships Races 2008 Bergen august. A Voyage of Self Discovery En seilas til opplevelser

Transkript

1 Rapport 2008 The Tall Ships Races 2008 Bergen august A Voyage of Self Discovery En seilas til opplevelser

2 2 RAPPORT The Tall Ships Races 2008 Bergen

3 INNHOLD 3 Innhold Kapittel 1 Innledning & bakgrunn 4 Kapittel 2 Organisasjon 8 Kapittel 3 Økonomi og sponsorsamarbeid 12 Kapittel 4 Informasjon, presse og dokumentasjon 16 Kapittel 5 STI og seilasen i Kapittel 6 Skutene 24 Kapittel 7 Crew/mannskap 30 Kapittel 8 Publikum 34 Kapittel 9 Sikkerhet 40 Kapittel 10 Sponsorer og samarbeidspartnere 44

4 4 RAPPORT The Tall Ships Races 2008 Bergen Kapittel 1 - Innledning & bakgrunn

5 1

6 6 RAPPORT The Tall Ships Races 2008 Bergen The Tall Ships Races 2008 Bergen ble avviklet i perioden august 2008 Arrangementet var vellykket. 100 båter fra 22 land, inkludert 75 deltagende skuter og andre, fylte Vågen i 5 dager og var et fantastisk skue mannskap besøkte Bergen og satte sitt preg på byen. Rundt en halv million fastboende og tilreisende fikk med seg arrangementet. Lørdag 9. august satte Tall Ships Race 2008 publikumsrekord da Bergen var fullere enn den noen gang har vært! Denne rapporten er en del av etterarbeidet som er gjort etter at arrangementet var ferdig. Rapporten gir en overordnet oversikt over historien og organisasjonen bak, hvordan arrangementet ble planlagt og hva som ble gjennomført, om deltagelse og program, om praktisk og sikkerhetsmessig tilrettelegging, om samarbeidspartnere, og oppsummerer dessuten økonomi og resultater. I tillegg til rapporten er det utarbeidet en manual som inneholder utfyllende informasjon og som kan være veiledende for eventuelle fremtidige arrangører av et Tall Ships Race i Bergen. Manualen har ikke bare fokus på hva som ble gjort men i mer detalj på hvordan det ble gjort, og definerer også hva slags arkivmateriale som oppbevares som dokumentasjon og for evt. fremtidig referanse. Manualen har slik et særlig fokus på de arrangementstekniske aspektene. Arkivmaterialet oppbevares elektronisk og i papirform av Bergen kommune. Arkivet omfatter, i tillegg til egen organisasjons generelle dokumentasjon, også underliggende rapporter som er utarbeidet internt i organisasjonen samt rapporter fra offentlige instanser og eksterne samarbeidspartnere i den grad disse foreligger. Det er vårt håp at rapport, manual og arkiv til sammen dokumenterer arrangementet og prosessen bak dette på en god måte for alle. Rapporten er Hovedkomitéens rapport om arrangementet. Den legges frem for Bergen kommune og oversendes dessuten alle våre samarbeidspartnere. I tillegg, og for publikum for øvrig, er det laget en offisiell bok og en film om arrangementet. Hovedkomitéen takker alle som har bidratt til at arrangementet ble så vellykket som det ble. Uten den fantastiske dugnadsinnsatsen som ble gjort hadde det ikke vært mulig å gjennomføre dette. Monica Mæland Leder for Hovedkomitéen Byrådsleder Bergen kommune Ann Margret Hauknes Daglig leder/prosjektleder The Tall Ships Races 2008 Bergen

7 1 INNLEDNING & BAKGRUNN 7 Bakgrunnen for The Tall Ships Races 2008 Bergen Tall Ships Race har vært arrangert i Bergen to ganger tidligere, i 1993 og i 2001, da under navnet Cutty Sark Tall Ships Races. I tillegg var Bergen gjestehavn i 1997 under Cruise-in-Company det året. Tidligere års arrangement var vellykkede og Bergen kommune besluttet derfor å søke igjen. I desember 2003 kom invitasjonen fra Sail Training International (STI), og i februar 2004 ble en offisiell søknad oversendt fra Bergen kommune til STI om at Bergen skulle bli en av fire vertshavner i Søknaden ble innvilget og kontrakt ble signert samme år. Ansvars- og rollefordeling mellom STI og lokal organisasjon er definert i denne kontrakten. Enkelt oppsummert har STI ansvar for selve regattaen mens Bergen som vertshavn har ansvaret for alt som skjer i Bergen. Dato for arrangementet i Bergen ble etter hvert satt til august. Planleggingen for dette kunne slik begynne, og ble for alvor startet i 2006.

8 8 RAPPORT The Tall Ships Races 2008 Bergen Kapittel 2 - Organisasjon

9 2

10 10 RAPPORT The Tall Ships Races 2008 Bergen Organisasjonen bak The Tall Ships Races 2008 Bergen Hovedkomitéen I 2006 ble en hovedkomité etablert, under ledelse av Monica Mæland. Hovedkomitéen hadde enkelte endringer i sammensetning underveis, men besto i avslutningsperioden av følgende personer: Monica Mæland Leder - Byrådsleder Bergen kommune Gunnar Bakke Ordfører i Bergen Henning Warloe Byråd for kultur, næring og idrett i Bergen kommune Tom-Christer Nilsen Varaordfører Hordaland fylkeskommune Per Langhelle Direktør Stiftelsen Statsraad Lehmkuhl Ole Warberg Direktør Bergen reiselivslag Helge S. Dyrnes Spesialrådgiver i Bergen Næringsråd Gunvald Isaksen Havnedirektør Bergen og Omland havnevesen Helge Hjelle Leder TSR Måløy 2008 Rune Oldervik Losolderman/ Kystverket Bjørn F. Holmvik Kommunaldirektør for kultur, næring og idrett i Bergen kommune Marit Pedersen Leder Idrettsrådet Edel Eikeseth Kommunaldirektør Bergen kommune/byrådsavdeling for byutvikling Edvard Winther Johansen Kommandør/Sjef KNM Tordenskjold Åsmund Andersen Kommandør/Sjef for Haakonsvern orlogsstasjon Rune Titlestad Idrettsdirektør Bergen kommune Jan F. Blom Generalmajor/Kommandant på Bergenhus Festning Atle Kvamme Daglig leder Maritimt Forum Bergensregionen Hovedkomitéen hadde et overordnet ansvar og møtte i alt 11 ganger i løpet av 3 år.

11 2 ORGANISASJON 11 Arbeidsutvalg/komitéer Arbeidsutvalget hadde ansvar for den mer detaljerte planleggingen av arrangementet. Arbeidsutvalget møtte i alt 11 ganger. Leder var Henning Warloe. Medlemmene i arbeidsutvalget for øvrig hadde ansvaret for hver sin underkomité. Følgende komitéer ble opprettet: - PR og markedsføringskomité (Leder: Ole Warberg) - Finanskomité (Leder: Helge S. Dyrnes) - Komité for maritime funksjoner/havn (Leder: Gunvald Isaksen) - Liaisonkomité (Leder: Åsmund Andersen) - Komité for Cruise in Company (Leder: Per Langhelle) - Komité for kulturarrangement publikum (Leder: Bjørn F. Holmvik) - Komité for sosiale arrangement deltagere (Leder: Roar Andersen, Idrettsrådet) - Komité for fasiliteter og logistikk (Leder: Edel Eikeseth). Det ble i tillegg opprettet en Sikkerhetskomité som ble ledet av Alf Halsen, Havnekaptein i Bergen og Omland havnevesen. Komitéene hadde ulik arbeidsform og kommenteres under de respektive områdene senere i rapporten. Komitéene hadde ansvaret for overordnet planlegging av de ulike arbeidsområdene, mens gjennomføringen ble organisert på en annen måte. Komitéene hadde ulikt antall deltagere, men til sammen var totalt rundt 100 personer engasjert i de ulike komitéene i planleggingsfasen. Alle komitémedlemmer gjorde dette som del av sin egen jobb eller som frivillig innsats. Komitéene og deres medlemmer gjorde et viktig arbeid for prosjektet og utgjorde i tillegg et helt nødvendig nettverk for at et slikt arrangement skal kunne gjennomføres. Produksjonsgruppe Like i forkant av arrangementet ble det opprettet en egen produksjonsgruppe, med 10 personer med respektive ansvarsområder for avviklingen. Disse møttes til daglige produksjonsmøter i siste fase av forberedelsene og alle arrangementsdagene. Stab/ansatte En stab ble etablert for å ivareta planleggingen og gjennomføringen av arrangementet. I varierende stillingsprosent, og de ulike personene kom inn i ulike faser. Til sammen har det vært brukt 4 årsverk. Ann Margret Hauknes, Daglig leder/prosjektleder (tils. 2, 3 årsverk) Håkon Vatle, Prosjektmedarbeider (1 årsverk) Johan Gaupholm, Prosjektmedarbeider (3,75 månedsverk) Elisabeth Aae, Prosjektmedarbeider (2,75 månedsverk) Andreas Reksten (1 månedsverk) Sekretriatet var samlokalisert med Stiftelsen Staatsraad Lehmkuhl. Samarbeidspartnere I tillegg ble det kjøpt små og store tjenester hos en rekke firma, organisasjoner, konsulenter og fagpersoner som mottok honorar/godtgjørelse over Tall Ships Races 2008 sitt budsjett for å utføre små eller store deler av jobben for oss forut for arrangementet, eller under arrangementet. Disse er listet opp helt bak i rapporten. Gjennom samarbeidsavtaler, komitéarbeid og annet er det også inngått samarbeid med en rekke andre aktører som utførte tjenester for arrangementet uten kostnader for oss. Dette vil komme frem under punkter senere i rapporten. Frivillige Det ble rekruttert 200 frivillige som jobbet under arrangementet. Disse kom i tillegg til de ca 100 som allerede var involvert gjennom komitéarbeid. Åsmund Andersen var Chief Liaison Officer (CLO). Tall Ships Races 2008 Bergen samarbeidet med staben på Haakonsvern orlogstasjon (HOS) om dette arbeidet i de innledende fasene, men HOS tok etter hvert som arrangementet nærmet seg mesteparten av ansvaret for arbeidet med de frivillige. Oppgaver inkluderte; - rekrutteringstiltak - opplæringstiltak og utarbeidelse av informasjonsmateriell (inkludert Liaison manual) - planlegging og organisering - uniformering av de frivillige - tilrettelegging av fasiliteter, bespisning, transport - takk i form av fest, diplomer, bilder, gaver De frivillige ble organisert med en sentral stab (inkludert døgnbemanning i Vikinghallen). CLO hadde med seg 9 gruppeledere som i hovedsak var befal fra forsvaret. 8 gruppeledere hadde ansvar for hver sin gruppe av Liaison offiserer og Crew Friends. Liaison offiserer og Crew Friends var tilknyttet hver sine skuter. En gruppeleder hadde ansvar for gruppen frivillige som ikke jobbet direkte mot skutene men som hadde diverse oppgaver. LO-tjenesten tok også på seg oppgaver i forbindelse med intern transport under arrangementet. Siden Vikinghallen var døgnbemannet fungerte dette dessuten som Help desk for skutene. I tillegg var en rekke frivillige knyttet til vertskapsfunksjonen på ulike måter, som verter for STI, for gjester, for VIP og for mottak av presse. Disse ble organisert av Tall Ships Race 2008 Bergen selv og utgjorde ca 20 personer. Resultater og erfaringer Organisasjonsmodellen med Hovedkomité, arbeidsutvalg og underkomitéer ble valgt utfra et ønske om å inkludere, og dels ansvarliggjøre, så mange som mulig i forarbeidet. Dette må kunne sies å ha vært vellykket utfra et slikt perspektiv. En slik modell er imidlertid også arbeidskrevende å koordinere, og ikke alle komitéer fungerte like godt. Sekretariatet hadde en god sammensetning og fungerte svært godt som team. Sekretariatet var imidlertid noe underdimensjonert og arbeidsbelastningen var stor på de ansatte. Valg av samarbeidspartnere generelt sett var nesten uten unntak riktige. Frivilligtjenesten fungerte også svært godt. Samarbeidsklimaet i forberedelser og under avviklingen må sies å ha vært særdeles godt og bidro sterkt til at arrangementet ble så vellykket som det ble. Under arrangementsavviklingen var det mange hundre aktører i arbeid og hele organisasjonsapparatet fikk i ettertid svært gode tilbakemeldinger fra Sail Training International og andre samarbeidspartnere.

12 12 RAPPORT The Tall Ships Races 2008 Bergen Kapittel 3 - Økonomi og sponsorsamarbeid

13 3

14 14 RAPPORT The Tall Ships Races 2008 Bergen Økonomi og sponsorsamarbeid Budsjett og regnskap Tall Ships Races 2008 Bergen hadde i utgangspunktet et totalbudsjett på 12 millioner kroner som etter budsjettrevisjon ble redusert til 11,3 millioner kroner. Sluttregnskapet viser et overskudd på 1,1 millioner kroner. Inntekter Det ble opprettet en egen finanskomité for å bidra til arbeidet med å skaffe inntekter til arrangementet, ledet av Helge S. Dyrnes. Komitéen møtte noen ganger og var rådgivende i arbeidet, mens hovedtyngden av både initiativ og oppfølging ble gjort av prosjektleder. På inntektssiden har Bergen kommune bidratt med 9 millioner i grunnfinansiering. Andre inntekter (sponsorer, tilskudd og inntektsbringende aktiviteter) var på 2,6 millioner kroner. De største bidragsyterne var Sparebanken Vest/Visjon Vest, Stiftelsen UNI og Hordaland fylkeskommune. Tre inntektsposter på budsjettet var avhengige av salg: Salg av lisensprodukter gav en netto inntekt kroner. Utleie av boder gav en brutto inntekt på kroner Inntekter på servering gav en netto inntekt på kroner. I tillegg fullfinansierte annonsesalg vår festivalavis. Det ble ytt tjenester til prosjektet til en verdi av mellom 10 og 15 millioner kroner. Sjøforsvaret, Bergen kommune, Bergen- og Omland havnevesen, Bergens Tidende, Vigeland & Co, BKK og BIR bedrift står for hoveddelen av dette. Fullstendig oversikt finnes bakerst i rapporten. UTGIFTER Lønnskostnader prosjektleder Lønn andre Avgift STI Kostnader jfr kontrakt STI Kontor Kontorutstyr Porto og mobiltelefon/bredbånd Møtekostnader Reiseutgifter møter/markedsføring PR/Informasjon Maritime funksjoner/havn/sikkerhet Liaison/medseilere Cruise-in-Company Fasiliteter og logistikk Kulturarrangement publikum Sosiale arrangement deltagere Diverse (gjenytelser sponsorer samt dokumentasjon) SUM INNTEKTER Bergen kommune Sponsorer, tilskudd og inntekter SUM RESULTAT (overskudd)

15 3 ØKONOMI OG SPONSORARBEID 15 Liste over sponsorer/ bidragsytere Arrangør: Bergen kommune Bergen og Omland havnevesen Hovedsponsorer: Kystverket Buksér og Berging BT Hovedsamarbeidspartnere: Sjøforsvaret Stiftelsen Statsraad Lehmkuhl Visjon Vest/Sparebanken Vest Sponsorer/samarbeidspartnere: Bergen Bunkers Bergen Børsfond Bergen Næringsråd Bergen Reiselivslag BIR bedrift BKK Clarion Hotell havnekontoret Ementor Forsvarets Musikkorps Vestlandet Forsvarsbygg/Bergenhus Festning H. Westfal-Larsen og Hustru Anna Westfal-Larsen allmennyttige fond Hordaland fylkeskommune Idrift Kjøbmand Johan Thesens legat til Bergen by s vel Norwegian Sail Training Association Radisson SAS Hotell Bryggen Redningsselskapet Stiftelsen Hotel Neptun Stiftelsen UNI Storm Weather Center Telenor maritime radio Vigeland & Co Program/gjenytelser sponsorer og samarbeidspartnere I hovedsak ble gjenytelser til sponsorer gitt slik; Gjenytelser for enkelte sponsorer etter spesielt inngått avtale; Redaksjonell omtale i festivalavisen Kostnadsfri bodplass Kostnadsfritt dekksleie Kostnadsfri plass Cruise in Company Særskilt arenareklame Hovedsponsorer/samarbeidspartnere fikk logoen sin plassert på bannere i byen under arrangementet. Gjenytelser alle sponsorer, arrangement; Captains Dinner i Håkonshallen Sponsorarrangement ombord på Statsraad Lehmkuhl VIP-adgangstegn til å benytte Loyal under arrangementet. Plass på Oster som følgebåt for Parade of Sail Gjenytelse alle sponsorer, logoprofilering ble gjort på; Scenedekor Festivalavis Program Crew Manual Captains Handbook Nettside Resultater og erfaringer Det har vært god økonomistyring i hele prosessen og det kom heller ingen uforutsette kostnader under gjennomføringen. Sluttregnskapet viser derfor et gledelig overskudd på 1,1 millioner kroner. På inntektssiden ble det fokusert på å skaffe tjenester som prosjektet ikke ble fakturert for. Resultatet må anses som svært vellykket. Andre inntektskilder som sponsormidler og tilskudd viste seg mer krevende men møtte allikevel budsjettall for dette. Samlet sett oppnådde prosjektet svært gode samarbeidsavtaler med sponsorer og samarbeidspartnere som var helt avgjørende for at prosjektet kunne gjennomføres. Salgsavhengige inntektskilder var mer variable. Inntekt på salg av lisensprodukter var satt ut på anbud som ble vunnet av Vigeland & Co. Firmaet viste seg å ikke være i stand til å løse denne oppgaven og dette gav et svært lite tilfredsstillende resultat. Inntekt på utleie av boder var svært vellykket. Dette ble organisert fra prosjektsekretariatet.

16 16 RAPPORT The Tall Ships Races 2008 Bergen Kapittel 4 - Informasjon, presse og dokumentasjon

17 4

18 18 RAPPORT The Tall Ships Races 2008 Bergen Informasjon, presse og dokumentasjon Det ble opprettet en komité for presse og informasjonsarbeidet, ledet av Ole Warberg. Komitéen var rådgivende, mens det meste av arbeidet i den innledende fasen ble gjort av sekretariatet. Det ble utarbeidet en egen PR og markedsføringsplan. I forkant av arrangementet, og under arrangementet, ble det avsatt personellressurser både hos Bergen kommune sin informasjonsavdeling og hos Bergen reiselivslag som jobbet tett sammen med prosjektsekretariatet. Informasjonsarbeidet omfattet; promotering overfor fartøyene, promotering overfor potensielle frivillige, medseilere, næringsliv og andre samt generell markedsføring overfor publikum Dette ble gjort på ulike måter og omfattet tiltak gjennom nettsider, annonser, direkte utsendinger, redaksjonell omtale, deltagelse på arrangement/konferanser, trykksaker og gjennom visuell profilering. arbeid mot presse for å sikre god pressedekning Her ble det leid inn ekstra ressurser i de siste tre månedene som jobbet direkte mot pressen. Pressekontaktene var Tormod Carlsen fra 2veis og Ola Henning Målsnes fra Bergen kommune. Dette ble igjen gjort på ulike måter og omfattet tiltak som pressemeldinger, pressekonferanser, egne møter med enkelte aktører i pressen, akredittering og tilbud om pressesenter og pressebåter under arrangementet. Pressesenteret ble ledet av Tobby Sander Tomassen. dokumentasjon av arrangementet Det var et ønske om å sikre god dokumentasjon av arrangementet. Dette ble gjort gjennom profesjonelle fotografer som jobbet under arrangementet, blant annet Robin Strand og Magnus Skrede. I tillegg Eivind Senneset som på oppdrag fra Cox forlag lager den offisielle Tall Ships Races 2008 Bergen boken. Yesbox productions v/alexander Nordås lager film om arrangementet. Faximile fra BA 10. august 2008

19 4 INFORMASJON, PRESSE OG DOKUMENTASJON 19 Faximile fra BT 10. august 2008 Resultater og erfaringer Informasjonsarbeidet har vært vellykket og dette kan måles på ulike måter, bl.a.; - Bergen var den av havnene som fikk flest skuter - rekrutteringen av frivillige gikk lett - næringslivet støttet opp om arrangementet - publikum strømmet til og det ble satt publikumsrekord i Bergen en av dagene under arrangementet Pressearbeidet har vært vellykket. Det var god pressedekning i forkant og under arrangementet, særlig lokalt og regionalt og til dels nasjonalt. En utfordring er allikevel å nå nasjonal presse, spesielle utfordringer denne gangen var at Bergen ikke var første havn i Norge, OL i Beijing startet samme dag og det var uroligheter i verden. Den pressedekningen arrangementet hadde var imidlertid utelukkende positiv! Dokumentasjonsarbeidet som ble gjort ved dette arrangementet er mye mer omfattende enn ved tidligere arrangement og noe som var vedtatt tidlig i prosessen at det skulle satses på. Valg av profesjonelle partnere gjør at dette også må kunne sies å ha vært svært vellykket. De produktene som er laget er også laget med tanke på bruk i markedsføringen av et evt. senere Tall Ships Race arrangement i Bergen.

20 20 RAPPORT The Tall Ships Races 2008 Bergen Kapittel 5 - STI og seilasen i 2008

21 5

22 22 RAPPORT The Tall Ships Races 2008 Bergen STI og seilasen i 2008 Seilasen i 2008 gikk mellom de fire vertsbyene Liverpool-Måløy- Bergen-Den Helder. STI Sail Training International (STI) er Bergen kommunes kontraktspart i forhold til Tall Ships Race i STI gjennomførte 2 Host Port Visits til Bergen, ett i januar 2006 og ett i mars 2008, dette som del av planleggingen og oppfølging av kontraktsforpliktelser. STI har gjennomført i alt 5 Host port meetings for de fire vertshavnene, i 2005 i Liverpool, i 2006 i Antwerpen og i Stettin, i 2007 i Århus og i Liverpool. Vertshavnene i 2008 deltok dessuten under STI s årskonferanser i 2006 og 2007 og hadde felles stand på utstillingen der. Vertsbyer 2008 Det var i 2006 og 2007 et tett samarbeid med de andre vertsbyene for 2008 særlig i forhold til felles markedsføringsarbeid, noe som ved inngangen til 2008 i hovedsak ble avviklet da byene satte fokus på egen markedsføring. Felles markedsføring besto i felles annonser, stand på STI-konferanser og brosjyremateriell. Liverpool tok i hovedsak på seg koordineringen av det felles markedsføringsarbeidet med unntak av Cruise-in-Company som ble gjort fra Bergen. I tillegg ble det arrangert felles mottagelser både under Tall Ships Race i Århus og under STI-konferansen i Liverpool TSR 08 Bergen organiserte mottagelsen i Århus om bord på Statsraad Lehmkuhl. TSR 08 Bergen bidro på konferansen i Liverpool med underholdning ved Storm Weather Shanty Choir. Vertsbyer i Norge og Europa Fremtidige vertsbyer i Norge, Kristiansand (2010), Stavanger (2011) og Oslo (søkerby 2014) har hatt kontakt med TSR 08 Bergen for å få innsyn i tidligere erfaringer samt planleggingsprosessen og gjennomføringen for arrangementet i TSR 08 Bergen tok i tillegg kontakt med alle fremtidige vertshavner for å tilrettelegge for besøk under vårt arrangement. Det viste seg at Bergen var en populær havn for delegasjoner for fremtidige vertshavner. Hele 16 ulike grupper med til sammen 61 personer kom på besøk hit. Det ble derfor laget en eget vertsgruppe for disse, bestående av personer fra 2001-organisasjonen, ledet av Egil Eikanger. Opplegget besto i informasjonsmøter samt invitasjon til diverse fellesarrangement. NSTA Norwegian Sail Training Association (NSTA) er den nasjonale organisasjonen til STI. Bergen kommune er medlem her og Bjørn F. Holmvik satt i styret frem til TSR 08 Bergen tok etter hvert over dette samarbeidet i praksis og deltok på årsmøtene i 2006, 2007 og I 2006 var TSR 08 Bergen dessuten vertskap for årsmøtet i samarbeid med Stiftelsen Statsraad Lehmkuhl.

23 5 STI OG SEILASEN I Cruise-in-Company NSTA er formelt ansvarlig for Cruise-in-Company, men TSR Bergen og TSR Måløy tok over ansvaret for dette i forståelse med NSTA. Det ble opprettet en egen komité for Cruise-in-Company, ledet av Per Langhelle. Komitéen hadde representanter fra Bergen og Måløy samt fra Kystverket. Resultater og erfaringer Samarbeidet med STI og NSTA har vært veldig bra i hele prosessen og STI uttrykker også dette i sin evaluering. Samarbeidet med de andre vertshavnene i 2008 var i hovedsak svært godt. Det ble i tillegg til generelt samarbeid med alle lagt opp til et spesielt samarbeid med Måløy. Disse ble derfor invitert inn i vår hovedkomité og all informasjon om planlegging og organisering har derfor vært delt med dem. Måløy la imidlertid ikke opp til å samarbeide på samme måte. Vår rolle som vertskap for besøkende fremtidige vertshavner ble svært godt tatt i mot og er noe STI i ettertid vil oppmuntre andre havner til å kopiere. Cruise-in-Company ble svært vellykket og mottok på grunn av dette årets pris fra STI s hovedsponsor Antwerp. Gjestehavnene som deltok var følgende; Nordfjordeid Sandane Stryn/Olden Kalvåg Florø Naustdal Askvoll Bygstad Balestrand Skjolden Flåm/Gudvangen Fedje Strusshamn MÅLØY 5 Kalvåg 1 Selje 2 Nordfjordeid 3 Sandane 4 Stryn Planleggingsperioden var på nesten to år og inkluderte følgende omfattende arbeidsoppgaver; Invitasjon til aktuelle gjestehavner Utvelgelse og avtaleinngåelse Befaring alle gjestehavner Utarbeidelse av brosjyremateriell om gjestehavnene Markedsføring Skaffe sponsorer for bidrag til markedsføring og gjennomføring Påmelding skuter Kommunikasjon med gjestehavnene om påmeldte skuter Servicekontor i Måløy Beredskap under gjennomføringen 6 Florø 8 Askvoll 7 Naustdal 9 Bygstad Gudvangen Balestrand Skjolden Flåm Strusshamn 13 BERGEN

24 24 RAPPORT The Tall Ships Races 2008 Bergen Kapittel 6 - Skutene

25 76

26 26 RAPPORT The Tall Ships Races 2008 Bergen Skutene Komité for maritime funksjoner/havn ble ledet av Gunvald Isaksen og besto i hovedsak av Bergen og Omland havnevesen (BOH). BOH sine arbeidsoppgaver omfattet blant annet; Utarbeidelse av fortøyningsplan Koordinering av vaktbåter, taubåter, follow me-båter og fortøyningsfolk ved ankomst og avreise Tilrettelegging av strøm- og vannforsyning Renovasjonstjenester på kaiareal og sjø Captain s Briefing i Måløy og Bergen Planlegging av Parade of Sail Tilrettelegge for alternative fortøyningsplasser for fritidsbåter Påmeldte skuter Hovedoversikt: Totalt antall offisielt påmeldte skuter for anløp Bergen var før arrangementsstart 83 stk. Noen falt fra underveis, og 75 skuter ankom tilslutt Vågen og Bergen. I tillegg hadde havnen en del andre fartøy knyttet til arrangementet, så totalen lå på rundt 100. Det kom skuter fra 23 nasjoner, fra både nærme og fjerne himmelstrøk. Bl.a. Mexico, Oman, Russland, Uruguay, Brasil, Canada, England, Holland, Litauen, m.fl. Fra Norge deltok SS Statsraad Lehmkuhl, SS Christian Radich, SS Sørlandet, Loyal, Svanhild, Auno, Stina Mari Det var totalt 27 klasse A skip påmeldt til Bergen. Dette er de aller største skutene, og det har aldri vært så mange klasse A skip ved tidligere Tall Ships arrangement i Bergen Offisielle dokumenter Skutene mottok følgende offisielle dokumenter utarbeidet av TSR 08 Bergen og BOH før ankomst; Advance Notice Arrival Arrangements Captains Handbook Inntekter for skutene Skutene hadde 3 inntektsmuligheter som TSR 08 Bergen hadde tilrettelagt for; Medseilere. TSR 08 Bergen rekrutterte og finansierte 26 medseilere om bord på Statsraad Lehmkuhl og 10 medseilere om bord på Loyal på regattaetappen mellom Bergen og Den Helder. Corporate Hospitality. TSR 08 Bergen formidlet kunder til 31 dekkselskap under arrangementet i Bergen. Skutene hadde som en prøveordning i regi av STI anledning til å be om en donasjon fra besøkende ved åpent skip. Arrangement Mottak ved ankomst De fleste skutene ankom etter å ha deltatt i Cruise-in-Company. Noen ankom Bergen direkte. Tjenester som ble tilrettelagt her er bl.a. loser og taubåter. Vågen var stengt for fritidsbåter ved vaktbåt. Ved ankomst møttes skutene av follow-me båter og evt. taubåter som viste dem til riktig kaiplassering. Ved passering Skolten ble det avspilt nasjonalsang og avfyrt salutt fra Bergenhus Festning.

27 6 SKUTENE 27 Flagging Flaggborg med skutenes nasjonalflagg var plassert på Shetland Larsens Brygge. Flaggheising i regi av Liaison-tjenesten og flaggfiring Captains Dinner Captain s Dinner ble gitt av Bergen kommune og var i Håkonshallen lørdag 9. august klokken Taler ved: Gunnar Bakke, Anne-Grethe Strøm-Erichsen, og kaptein utnevnt av STI. Kulturinnslag ved: Forsvarets Musikkorps Vestlandet, Christine Guldbrandsen og middelalderopptrinn i Borggården. Protocol Reception Kommandanten på Bergenhus Festning tok på seg å organisere en Protocol Reception for kapteinene om bord på de militære fartøyene. Denne fant sted lørdag 9. august klokken Captains Briefing Captain s Briefing i Bryggens Museum dagen før avreise, mandag 11. august klokken Informasjon om avreise, om Parade of Sail og værvarsel. Dette i regi av BOH. Informasjon om Race Start ved STI. Informasjon om ankomst Den Helder ved TSR 08 Den Helder. Parade of Sail - avreise Koordineringsansvar BOH. Loser, taubåter, follow-me båter, andre båter for å rydde vekk fritidsbåter i leia. Parade of Sail startet klokken tirsdag 12. august. Fasiliteter for skutene Alle fasiliteter for skutene ble beskrevet i Captains Handbook og inkluderte bl.a. Loser Taubåter Sjøkart Strøm Vann Avfallshåndtering Informasjon om reparasjonsservice og forhandlere Liaisontjeneste Resultater og erfaringer Samarbeidet mellom BOH og prosjektsekretariatet var veldig godt. En del av arbeidet med tilrettelegging og planlegging kom imidlertid litt sent i gang og kunne vært forberedt litt tidligere. Noe av problemet ligger i at påmeldingsfristen for skutene er så sent som 1. mai, noe som ikke gir så mye tid til den siste detaljplanleggingen. BOH sin tilrettelegging for skutene gikk uten problemer og både STI og skutene uttrykker sin tilfredshet med opplegget rundt bl.a. mottak, fortøyningsplan, fasiliteter og tilrettelegging, samt organiseringen av Parade of Sail og støtten rundt Race Start. Program og arrangement for skutene var også vellykket. Opplegget med at det skytes salutt og avspilles nasjonalsang ved ankomst, og at det heises og fires nasjonalflagg hver dag, settes stor pris på hos skutene. Captains Dinner i Haakonshallen var særdeles godt organisert og satte en høytidelig ramme rundt arrangementet. Et område med forbedringspotensiale er å skaffe støtte til medseilere og å skaffe medseilere til skutene. Regatta-etappen mellom Bergen og Den Helder falt dette året tidsmessig på samme uke som skolestart og studiestart og det var derfor vanskelig å rekruttere medseilere i aldersgruppen 15 til 25 år. Det var også vanskelig å skaffe inntekter til akkurat dette selv om det ble lagt ned mye arbeid for å få det til. Allikevel var det en veldig god opplevelse for de som var med, og skutene fra Bergen som vi samarbeidet med var fullbooket. Et spesielt vellykket tiltak var å skaffe inntekter til skutene ved å formidle salg av dekksplass for bedriftsarrangement. Bergen oppnådde det beste resultatet på dette under årets seilas, noe som må anses å være svært positivt. Arbeidet med dette ble gjort av prosjektsekretariatet.

28 28 THE TALL SHIPS RACES 2008 BERGEN RAPPORT The Tall Ships Races 2008 Bergen MAP REFERENCES KEY Booths Booths Buildings used by The Tall Ship`s Races 2008 Bergen Bars and Restaurants TSR Bars and Restaurants Scengen area Festival area First aid Stages Captains Briefing, Bryggen Museum Crew Centre, Vikinghallen (showers, toilets, internet) Liaision Centre, Vikinghallen Crew Party, Grieghallen Live Stage, Bryggen Live Stage, Vågsallmenningen Live Stage and Prize Giving Venue, Torgallmenningen Showers, toilets, laundry, Zachariasbryggen Laundry, Jarlens Vaskoteque, Lille Øvregate 17 Captains Dinner, Håkonshallen STI Race Office, SAS Bryggen Media Centre, SAS Bryggen STI Mobile Race Office, Bradbenken Skur 7 Church Service, The Maria Church The Tall Ships` Races 2008 Bergen Office Mobile Sick Bay/First Aid by Skur 8 Toilets Presentation of Maritime History Crew Parade Meter N First Aid: Police: Fire: Phone 113 Phone 112 Phone SKUTENE

29 MOORING PLAN ALPHABETICAL LIST 1 Kapitell 29 Vessels participating in THE TALL SHIPS RACES 2008 BERGEN Alphabetical list of vessels participating in THE TALL SHIPS RACES 2008 BERGEN Group of ships Vessel name 2 Mir 3 De Gallant 4 Constantia - Royalist 5 Lord Nelson 6 Stavros S Niarchos 8 Grossherzogin Elisabeth - Alexander von Humbolt 10 Cisne Branco 11 Capitan Miranda 12 Estelle - Eendracht 13 Roald Amundsen 14 Kaliakra - Shabab Oman - Pogoria 15 Morgenster - Pelican - Zawisza Czarny 16 Astrid - Etoile - Johann Smidt 17 Asgard II - Kapitan Glowacki - Tecla 18 Cuauhtemoc 19 Sørlandet 20 Christian Radich 21 Gedania - Jens Krogh - Auno 22 Statsraad Lehmkuhl 23 Falken - Urania - Trinovante 25 Lotos - Spirit of Fairbrigde - Leader 26 Loyal - Far Barcelona - Svanhild - Ocean Spirit of Moray 27 Antwerp Flyer - Jolie Brise - John Laing - Rona II 28 Rupel - Alba Explorer - Esprit 29 Morning Star of Revelation - Thermopylae Clipper - Clyde Challenger 30 Stina Mari - Moosk - Lietuva 31 Dasher - Spaniel - Gemervescence 32 Williwaw - Offshore Scout - Ocean Scout - Rzeszowiak 33 Akela - Gaudeamus - Gwarek - Black Diamond of Durham 34 Nitron - St Barbara V - Assarain II 35 Hebe III - ZRYW 36 Fraggle 38 Picton Castle 41 Thyra- Svanen Historical Vessels present during The Tall Ships Races 2008 Bergen 43 Group of historical vessels 44 Group of historical vessels 44 Stord 1 45 Oster 46 Granvin Vessels participating in the NORDIC CADET MEETING (NOCA) 9 Hameenmaa 22 Statsraad Lehmkuhl 23 Falken 41 Thyra- Svanen Support vessels 1 K/V Nordkapp The Norwegian Navy (VIP saluting vessel/communication vessel) 1 K/V Tor The Norwegian Navy (communication vessel/general security) 23 A Stavern The Norwegian Coastal Administration (press boat) 23 A Rypøy The Norwegian Navy (medical facility) 24 Kristian G. Jebsen The Norwegian Society for Sea Rescue 39 Sjøsprøyte 2 Bergen Fire Brigade Vessel name Nation Quay Group of ships Akela Russia Br 3 33 Alba Explorer UK Br 2 28 Alexander von Humbolt Germany Nys. 3 8 Antwerp Flyer Belgium Br 1 27 Asgard II Ireland FK 5 17 Assarain II Ireland Br 4 34 Astrid Netherlands FK 4 16 Auno Norway Bra 2 21 Black Diamond of Durham UK Br 3 33 Capitan Miranda Uruguay Hob Christian Radich Norway Bra 1 20 Cisne Branco Brasil Muk Clyde Challenger UK Br 2 29 Constantia Sweden Nyn. 1 4 Cuauhtemoc Mexico FK 6 18 Dasher UK Br 3 31 De Gallant Netherlands Tollboden 3 3 Eendracht Netherlands Hob Esprit Germany Br 2 28 Estelle Finland Hob Etoile France FK 4 16 Falken Sweden Drk 2 23 Far Barcelona Spain Br 1 26 Fraggle Poland Br 4 36 Gaudeamus Poland Br 3 33 Gedania Poland Bra 2 21 Gemervescence UK Br 3 31 Grossherzogin Elisabeth Germany Nys. 3 8 Gwarek Poland Br 3 33 Hebe III Czech Rep. Br 4 35 Jens Krogh Denmark Bra 2 21 Johann Smidt Germany FK 4 16 John Laing UK Br 1 27 Jolie Brise UK Br 1 27 Kaliakra Bulgaria FK 2 14 Kapitan Glowacki Poland FK 5 17 Leader UK Br 1 25 Lietuva Lithuania Br 2 30 Lord Nelson UK Nyn. 3 5 Lotos Netherlands Br 1 25 Loyal Norway Br 1 26 Mir Russia Tollboden 2 2 Moosk UK Br 2 30 Morgenster Netherlands FK 3 15 Morning Star of Revelation UK Br 2 29 Nitron Poland Br 4 34 Ocean Scout UK Br 3 32 Ocean Spirit of Moray UK Br 1 26 Offshore Scout UK Br 3 32 Pelican UK FK 3 15 Picton Castle Canada Tuø 38 Pogoria Poland FK 2 14 Roald Amundsen Germany Hob Rona II UK Br 1 27 Royalist UK Nyn. 1 4 Rupel Belgium Br 2 28 Rzeszowiak Poland Br 3 32 Shabab Oman Oman FK 2 14 Spaniel Latvia Br 3 31 Spirit of Fairbrigde UK Br 1 25 St Barbara V UK Br 4 34 Statsraad Lehmkuhl Norway Bra 3 22 Stavros S Niarchos UK Nys. 1 6 Stina Mari Norway Br 2 30 Svanen Denmark Tuv 41 Svanhild Norway Br 1 26 Sørlandet Norway FK 7 19 Tecla Netherlands FK 5 17 Thermopylae Clipper UK Br 2 29 Thyra Denmark Tuv 41 Trinovante UK Drk 2 23 Urania Netherlands Drk 2 23 Williwaw Belgium Br 3 32 Zawisza Czarny Poland FK 3 15 ZRYW Poland Br 4 35