FagAdmin Brukerhåndbok

Transkript

1 FagAdmin Brukerhåndbok Programversjon: Håndbok versjon: 5.1 Dato:

2 Innhold 1. FORORD VELKOMMEN TIL FAGADMIN REGNSKAP / REVISJON... 6 GENERELT... 6 AVDELINGER... 6 LØNNSBEREGNING... 6 HISTORIKK... 6 VARELAGER... 6 DAGSOPPGJØR KLARGJØRING AV FAGADMIN... 8 INSTALLASJON FASTE REGISTRE KUNDER KONTOPLAN SALGSGRUPPER VAREGRUPPER MEDARBEIDERE LEVERANDØRER VARELAGER AVDELING PRODUKTER DAGLIG BRUK SALG BETALING TILGODELAPP ELEKTRONISKE GAVEKORT PÅ VENT KREDITERING AV SALG SIKKERHETSKOPI DAGSOPPGJØR TIMEBOK OPPSETT FEILHÅNDTERING SUPPORT RAPPORTER GENERELT BOKFØRINGSRAPPORT SAMMENDRAG BOKFØRINGSRAPPORT DETALJERT PRISLISTE VARELAGER FagAdmin Brukerhåndbok 2

3 DEKNINGSBIDRAG LAGERENDRING VARETELLINGSLISTE USOLGTE KVITTERINGSLISTE KREDITERINGER SLETTET FRA PÅVENT DAGENS OMSETNING OMSETNINGSRAPPORTER TOTALRAPPORT NØKKELTALL OMSETNING PR BETALINGSTYPE, DETALJERT TOTAL OMSETNING MEST SOLGTE PRODUKTER OMSETNING PR. PERIODE ANTALL KUNDER PR PERIODE OMSETNINGSRAPPORTER GYLDIGE GAVEKORT / TILGODELAPPER BUDSJETT SALG PR ANSATT FRAVÆR MEDARBEIDERKONTO LØNNSGRUNNLAG STEMPLINGSRAPPORT KUNDERAPPORTER KUNDEHISTORIE SALG PR KUNDE TOPPLISTE KUNDER KUNDELISTE MS EXCEL: NOEN TIPS & TRIKS TOTALSUMMER TALLFORMAT SIKKERHETSKOPI HVA GJØR JEG? KRISEHJELP! FagAdmin Brukerhåndbok 3

4 Avsnitt 1. Forord Informasjonen i dette dokumentet kan bli forandret uten forvarsel. Alle navn på kunder og medarbeidere benyttet i denne håndboken er fiktive hvis ikke annet er beskrevet. Ingen del av denne håndboken eller tilhørende programvare, CD-er, minnepenner eller annet materiale tilhørende FagAdmin kan kopieres eller benyttes i noen sammenheng uten på forhånd skriftlig tillatelse fra FagAdmin AS. Dataprogrammet FagAdmin er beskyttet ifølge lover om opphavsrett og internasjonale konvensjoner, herunder lov av 12. mai 1961 nr. 2 om opphavsrett til åndverk m.v. For fullstendig lisens og bruksvilkår: se FagAdmin LISENSAVTALE. MS-Windows er registrert varemerke av Microsoft Corporation. Copyright Alle rettigheter reservert. FagAdmin Brukerhåndbok 4

5 Avsnitt 2. Velkommen til FagAdmin Takk for at du valgte FagAdmin som administrasjonsverktøy i din butikk/salong! FagAdmin kan hjelpe deg i å effektivisere din salong og få mer ut av arbeidstiden og gi deg mer fritid. Mange prosesser du gjør i dag vil enkelt kunne utføres ved hjelp av FagAdmin programmet som for eksempel utregning av lønn og provisjon, oversikt over varelager og økonomidata. FagAdmin Brukerhåndbok 5

6 Avsnitt 3. Regnskap / revisjon Generelt Avdelinger Lønnsberegning Historikk Varelager Dette programmet er ikke et regnskapsprogram! Det holder oversikt over hva som er solgt i en bedrift til enhver tid så lenge de ansvarlige i bedriften legger inn salgene som dokumentert i denne manualen. Programmet opererer med avdelinger. En avdeling er å betrakte som en selvstendig bedrift. Alle avdelinger vil ha selvstendige dagsoppgjør og konti. De benytter samme kontoplan, salgsgrupper, kunder, produkter og leverandører, men alle salg vil bli bokført på den medarbeider og således den avdeling denne medarbeideren tilhører. Man kan ta ut rapporter over avdelinger så vel som medarbeidere. Programmet har en modul for beregning av lønn og provisjon. Dette er laget som et verktøy for å forenkle arbeidet, men vil ikke lagre lønnskjøringene. Det finnes derfor ingen historikk over hva som er tatt ut. Når data er lagt inn kan de i ettertid ikke forandres av brukeren. Salg som skal annulleres blir kreditert og historiedata blir liggende i databasen. Alle krediteringer kommer frem på kundehistorien i kundekortet ved at de er merket med grønn og rød K. Programmet har varelagerstyring. Det er mulig å selge en vare selv om programmet ser at innlagt varebeholdning er 0, men dette er kun mulig dersom streng varelageroppfølging er slått av! Du bør til enhver tid ha en lagerbeholdning i kassesystemet som stemmer med virkeligheten. Man kan således ta ut rapporter som viser lagerbeholdning til enhver tid. Dagsoppgjør Dagsoppgjør må gjøres for hver dag som inneholder transaksjoner. Dagsoppgjør kan foretas når man vil, men man kan ikke hoppe over et dagsoppgjør, da systemet vil påse at alle dagsoppgjør gjøres kronologisk. Oppgjørene har fortløpende nummer med en dato for hvilken dag det er tatt dagsoppgjør for, samt klokkeslett og medarbeidernummer for den person som har avsluttet dagen. På rapporten "Bokføringsrapport detaljert" vil alle dagsoppgjør komme etter dato. Er det en dato uten dagsoppgjør har det ikke vært foretatt noen bokførte salg på denne datoen. FagAdmin Brukerhåndbok 6

7 Det er mulig å slette dagsoppgjør. Disse vil bli kopiert til et eget register slik at man senere kan ta disse ut som en egen rapport. Det er imidlertid ikke mulig å manipulere dagens omsetningstall, men kun posteringer om bank, terminal etc. Programmet tilfredsstiller Forskrift nr. 2 i lov om merverdiavgift 5 om MVA på kvitteringer. Programmet tilfredsstiller krav til personvern ved lagring av opplysninger om kunder og salg/behandlinger tilknyttet disse. FagAdmin Brukerhåndbok 7

8 Avsnitt 4. Klargjøring av FagAdmin Installasjon Dersom du har behov for å vite mer om selve den tekniske installasjonen av programmet FagAdmin på PC, kan du lese mer om dette i egen dokumentasjon av Installasjon av FagAdmin. Oppstart av FagAdmin FagAdmin startes som alle andre programmer via Windows-menyen når FagAdmin er installert. I nederste venstre hjørnet av skjermen finner du startknappen. Velg så de blå valgene og FagAdmin vil starte opp. Som en sikkerhet for deg selv er programmet og dermed dine data passord beskyttet. Dette vil hindre at uvedkommende har adgang til dine økonomidata. Før programmet slipper deg inn vil du bli presentert for følgende påloggingsbilde. FagAdmin Brukerhåndbok 8

9 Programmet leveres med 2 passord. Disse passordene er unike for din salong. Husk å holde passordet hemmelig overfor uvedkommende, da du ikke kan skifte dette selv. Det første passordet, ofte referert til som "påloggingspassord" benytter du ved oppstart av programmet. Det andre passordet benyttes inne i programmet for å låse opp funksjoner som for eksempel rapporter med provisjonsoversikt, med mer. Dette passordet bør kun brukes av de ansvarlige personene i din bedrift det må benyttes hvis du for eksempel skal endre provisjon på medarbeidere i bedriften og det er derfor ikke hensiktsmessig at alle kan dette passordet. I bildet over taster du inn påloggingspassordet og trykker tasten Enter (eller klikker på knappen [OK]. Passordet vil ikke vises på skjermen i klartekst, men fremkommer som en prikk for hvert tastetrykk, som vist i eksempelet over. Har du glemt passordet står dette på lisenskortet ditt. Bli kjent med startbildet Når programmet er ferdig oppstartet vil du komme inn i kundekortet. Kundekortet ser ut som følger : I listen til venstre er alle kundene plassert i en liste. Øverst til høyre finner du detaljene plassert inn i feltene tilhørende den kunde du velger i listen. Under til høyre finner du de salg og behandlinger du har gjort for denne kunden. FagAdmin Brukerhåndbok 9

10 Generelt om registrering av data i FagAdmin programmet. Før vi går i gang med innleggelse av data er det noen rutiner som går igjen i alle skjermbildene. Det er derfor lurt å bruke noen minutter på å lese igjennom dette avsnittet da alle standard operasjoner ikke alltid forklares i detalj senere i håndboka. NY benyttes når man skal legge inn nye data, som for eksempel kunder, konti etc. Trykk på denne knappen før du begynner å taste inn nye data. Denne knappen vil blanke ut eventuelle data som står i feltene fra før. Markøren (den blinkende streken som angir hvor bokstavene kommer når du trykker på tastaturet) vil stå i første feltet. De GULE feltene MÅ fylles ut. De HVITE kan fylles ut etter behov. LAGRE benyttes etter at du har fylt inn alle de GULE feltene og de HVITE som du ønsker i tillegg. Først nå vil data bli lagret i databasen. Dette vil du kunne se ved at det nye navnet vil bli synlige i listen lengst til venstre. Har du glemt å fylle inn noen av de GULE feltene og allikevel trykker LAGRE vil systemet spørre etter det som mangler. SLETT benyttes når en kunde etc. ikke lenger er nødvendig å vise frem. Det du sletter vil ikke bli slettet fra databasen, men vil ikke vises lenger. Dette er gjort slik at selv om du har for eksempel gamle kunder så skal fortsatt rapportene kunne gi deg et riktig bilde av det som har skjedd. NB! Det går an å hente frem slettede elementer. Er det en slettet kunde du skal hente frem igjen går du til kundebildet, er det et slettet produkt du skal hente frem igjen går du til produktbildet etc. Når du er i rett register (kunde, produkt ) klikker du på knappen papirkurv oppe i ikonmenyen eller velg Rediger Angre sletting fra menyen. Du vil så få opp en liste over alle kunder eller produkter eller (hva du nå skal gjenopprette) som ser noe slik ut: FagAdmin Brukerhåndbok 10

11 Merk av linjen du skal gjenopprette og klikk på knappen Gjenopprett. I dette tilfellet er det et produkt som skal gjenopprettes, og produktet du nettopp gjenopprettet vil bli borte fra denne listen og vises i produktlisten i stedet. Du må selv lukke vinduet for å komme tilbake til produktlisten. Teksttyper I FagAdmin finner du forskjellige farger på teksten i skjermbildene. Gule og hvite felt: I skjermbildene er det både gule og hvite felt hvor teksten skal skrives inn. De gule feltene viser hvilke felter som MÅ fylles ut før du kan lagre. De hvite kan fylles ut hvis dette er ønskelig, og ofte er det for å enklere kunne skille for eksempel kunder fra hverandre ved at man også skriver inn fornavn og adresse inn i de hvite feltene. Grå og svart tekst: Normalt er teksten svart på hvit eller gul bakgrunn. I noen felter vil teksten være grå. Dette betyr at du ikke kan redigere/endre denne teksten, av systemtekniske grunner. FagAdmin Brukerhåndbok 11

12 Avsnitt 5. Faste registre I dette kapitlet går vi igjennom alle innleggelser i de faste registrene og klargjør systemet for bruk i salongen. FagAdmin kommer med en del ferdig definerte data slik at man slipper å taste inn alt på nytt. Kunder Kundekortet er veldig likt de andre kortene/registreringsbildene systemet består av. Du finner igjen Ny, Lagre og Slett knappene øverst til høyre, totallisten vil venstre og detaljene rett under. Nederst finner du alle behandlinger og salg for valgte kunde. Vi skal nå gå igjennom noen eksempler på hvordan man opererer FagAdmin når det kommer nye og kjente kunder. Du vil registrere ny kunde Hvis du ikke allerede står i kundekortet velges dette ved å trykke på kundeknappen (evt. trykk på Ctrl+K). Følgende bilde kommer opp: Maskinen er nå klar til å registrere data. NB! Når det kommer en kunde som du ikke ønsker å registrere med spesifikt navn, men ønsker å registrere salg på DROP IN i stedet for, følger du fremgangsmåten under "Det kommer en kunde som har vært her før". Det er ikke nødvendig å legge inn DROP IN hver gang det kommer en "DROP IN" kunde. På denne måten har du derfor KUN èn DROP IN linje i kundelisten som du legger inn alle salg og behandling på. FagAdmin Brukerhåndbok 12

13 Registrere en NY kunde Velg ny ved å trykke på [Ny] knappen. Detaljfeltene vil nå blankes ut og streken vil stå og blinke i fornavnfeltet. Fyll ut fornavn og etternavn og eventuelt andre detaljer som adresse, postnummer og sted, telefon og ev. bursdag Trykk på knappen [Lagre] for å lagre den informasjonen du har skrevet inn. Du har nå lagt inn en ny kunde som du vil finne igjen nederst på kundelisten. Neste gang kundekortet åpnes vil listen sorteres alfabetisk. Fortsett nå under neste avsnitt. Fremgangsmåten vil være den samme som for å finne igjen eksisterende kunder. Det kommer en kunde som har vært her før Det finnes to typer kunder.drop in de som ikke lagres med navn Navngitte kunder som er faste og som man ønsker å lagre opplysninger om til senere bruk Alle kunder sorteres alfabetisk på etternavn i listen til venstre, såfremt du ikke selv har sortert den annerledes. Dette betyr at kunder som har et etternavn som starter med A kommer høyere opp i listen enn en kunde med et etternavn som starter på B. Og her er det viktig å vite at et etternavn som starter på. (punktum) kommer foran A!!! Dette betyr at for å få for eksempel kunden DROP IN helt først i listen kan du registrere dette med å skrive.drop IN (OBS! Punktum foran DROP! ikke skriv tegnene ) i Etternavn. Fornavnet kan være blankt. Kryss samtidig av i feltet Skrivebeskyttet. Da vil du alltid ha DROP IN-kunden øverst i kundelisten, samtidig som du har gjort det vanskelig å overskrive navnet når du glemmer å trykke på knappen Ny når du skal registrere en ny kunde FagAdmin Brukerhåndbok 13

14 Kontoplan FagAdmin leveres med et ferdig oppsett til kontoplanen i henhold til norsk standard, men man kan selvsagt tilpasse denne til kontoplanen i eget regnskapsprogram. Kontoplanen bør gjennomgås sammen med regnskapsfører! NB!! Du bør nøye vurdere forandringer før dette gjøres slik at dette ikke senere skaper problemer for deg og/eller økonomioversikten. Noen konti må alltid være tilstede i programmet og kan ikke endres uten videre. Konti du ikke må slette er: 2700 UTGÅENDE MVA Alle konti som er definert som særskilte konti Alle konti som benyttes av salgsgruppe Kontoplanen tar du opp med å klikke på Registre i menyen, og deretter velge Kontoplan. Registrering av ny konto Ved registrering av ny konto gjør du følgende: Trykk på knappen Ny oppe til høyre. Alle felter er nå blanke. Fyll ut alle de gule feltene! Trykk på knappen Lagre for å lagre denne kontoen. Kontoen du laget vil vises i listen til venstre, og er nå klar til bruk. Sletting av konto Det er viktig at du ikke sletter en konto med mindre det er 100% sikkert at denne ikke lenger skal benyttes. NB! Kontonummeret vil ikke bli frigjort når kontoen du ikke lenger vil bruke er slettet. Dvs. at du ikke kan opprette en ny konto med et nummer likt en slettet konto. Den slettede kontoen må du i så fall hente opp fra papirkurven for å gjenbruke den. FagAdmin Brukerhåndbok 14

15 For å slette en konto gjør du følgende Finn kontoen du vil slette i lista til venstre. Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå. Konto detaljene vises nå i kortet til høyre. Trykk på knappen Slett for å slette kontoen. Bekreft slettingen når du får spørsmål om dette. Kontoen er nå slettet. Redigere / endre en konto For å endre en konto gjør du følgende: Finn kontoen du vil endre i lista til venstre. Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå. Kontodetaljene vises nå i kortet til høyre. Endre den teksten du ønsker. Du kan ikke endre kontonummeret da dette er benyttet som nøkkel i økonomisystemet. Trykk knappen Lagre oppe til høyre for å lagre de nye detaljene. Kontoteksten er nå lagret. NB! Vil du angre endringene dine FØR du har trykket lagre trykker du bare på en annen konto i listen til venstre. Etter at du har lagret kan du ikke angre! Særskilte konti Systemet er avhengig av å kjenne til spesielle konti. For å gjøre endringer på disse må du først trykke på knappen Rediger under disse kontiene. Når du så har gjort dine endringer må du trykke på knappen Lagre (ved siden av knappen Rediger!) for å lagre endringene. Du kan KUN velge blant de konti som kommer opp i listen! ALLE disse kontiene må fylles ut med et gyldig kontonummer! Tilgodelapp Gavekort Kontonummer som salg av og betaling med gavekort skal registreres på. Dersom Gavekort selges og/eller gavekort kan benyttes som betalingsmiddel MÅ du registrere hvilken konto som skal benyttes her! Kontonummer som bruk av tilgodelapp skal registreres på, på lik linje med bruk av gavekort. Dersom tilgodelapp kan skrives ut og/eller tilgodelapp kan benyttes som betalingsmiddel FagAdmin Brukerhåndbok 15

16 MÅ du registrere hvilken konto som skal benyttes her! Øreavrunding Sekkepost hvor øreavrundinger skal registreres, slik at dagsoppgjøret ikke skal kunne vis at du mangler 17 øre i kassa Kasse Konto for å kunne postere endringer i kassebeholdning. Terminalinnskudd Kontonummer hvor alt salg som betales med kredittkort eller bankkort skal registreres på. Må registreres dersom betaling med kredittkort eller bankkort skal tillates, uavhengig av om terminalen er fullt integrert med kassen eller frittstående terminal. Reserveløsning Tilsvarende som terminalinnskudd, men benyttes kun dersom terminalen registrerer reserveløsning. Må ikke registreres dersom kassen ikke har integrert betalingsterminal. Kundeforskudd Kundefordring Morarenter Purregebyr Tap på fordringer Kassa avvik Elektronisk gavekort Benyttes ofte i forbindelse med deponering av beløp hos for eksempel optikere ved bestilling av briller; beløp som skal være et forskuddsbetaling av et produkt som en kunde har spesialbestilt. Som regel et beløp som er fakturert en kunde, og som ikke er registrert betalt. Renter fakturert en kunde på ubetalt faktura. Purregebyr på faktura. Når en faktura må avskrives som tap (fjerner fakturaen fra listen over ubetalte fakturaer) vil fakturabeløpet fremkomme i dagsoppgjøret på denne kontoen. Originalfaktura må da legges ved dagsoppgjøret som bilagsgrunnlag for regnskapsfører, men påskrift om at denne tapsføres. Ved avvik mellom det beløp som FagAdmin beregner SKAL ligge i kassen ved dagens slutt og det beløp som FAKTISK ligger i kassen ved dagens slutt, skal dette beløpet føres til denne kontoen fir Kasse avvik. SALG av elektroniske gavekort som skal føres inn og UT samme dag. Her spesifiseres kontoen dette skal føres på. Husk at elektroniske gavekort som skal selges må knyttes opp mot en SALGSGRUPPE som igjen er knyttet opp mot DENNE kontoen! FagAdmin Brukerhåndbok 16

17 Salgsgrupper Salgsgrupper er et begrep for å samle ulike produkter i grupper avhengig av om dette er behandling, salg eller avgiftsfritt salg. Dette gir bedre oversikt, og man kan raskt få oversiktlige rapporter. NB! Skulle det være ønskelig med flere salgsgrupper bør du tenke nøye igjennom behovet før du går i gang. Mange salgsgrupper kan gi uoversiktlige rapporter. Vurder om en oppdeling i flere varegrupper kan gi deg den ønskede funksjonaliteten som et alternativ til altfor mange salgsgrupper! Hver salgsgruppe er knyttet til en konto for salg, dvs. de konti som er i kontogruppe 3xxx. Disse knytningene er også definert på forhånd. Du kan endre dette, men vær klar over at dette kan gi konsekvenser for din økonomioversikt senere. Oppsett av salgsgrupper kan med fordel gjøres i samarbeid med regnskapsfører! Registrering av ny salgsgruppe Ved registrering av ny salgsgruppe gjør du følgende: Trykk på knappen Ny oppe til høyre. Alle felter er nå blanke. Fyll ut alle de gule feltene! Salgsgruppenavn: Skriv det navnet på salgsgruppen som skal fremkomme i produktbildet og på rapporter. Konto for salg: Her velger du fra listen hvilke konto som denne salgsgruppen skal knyttes til. Denne kontoen vil senere bli benyttet ved dagsoppgjør og kontonavnet vil bli bokført i hovedboken. Kryss av i rubrikken hvis denne salgsgruppen skal momsavregnes. Dersom du krysser av her må du også fylle ut de to siste feltene. Krysses det IKKE av, skal de to siste feltene heller IKKE fylles ut. FagAdmin Brukerhåndbok 17

18 Konto for utg. mva: Ved kryss i feltet over må du velge utgående mva konto som er definert i systemet med kontonummer i området Moms sats: Du må da også velge hvilken sats det skal svares mva etter. Prosentsatsen vil endre seg automatisk når du oppgraderer systemet etter en mva-justering. Trykk på knappen Lagre for å lagre denne kontoen. Kontoen du laget vil vises i listen til venstre, og er nå klar til bruk. Salgsgruppen du nå laget vil vises i listen til venstre og er nå klar til bruk. Sletting av salgsgruppe Det er viktig at du ikke sletter en salgsgruppe med mindre det er 100% sikkert at denne ikke lenger skal benyttes. Du kan ikke slette salgsgrupper du har tilordnet produkter til. Du ser i listen til høyre om det er produkter tilordnet gruppen. NB! Du kan benytte samme navn en gang til straks det er frigjort, men dette vil ofte skape forvirring ved rapportering da man ikke lenger har mulighet for å se forkskjell på slettet og "ny" salgsgruppe. Tallene vil se ut som om de ikke lenger stemmer. For å slette en salgsgruppe gjør du følgende: Finn salgsgruppen du vil slette i lista til venstre. Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå. Detaljene vises nå i kortet til høyre. Trykk på knappen Slett for å slette. Bekreft slettingen når du får spørsmål om dette. Salgsgruppen er nå slettet. Redigere / endre en salgsgruppe For å endre en salgsgruppe gjør du følgende: Finn salgsgruppen du vil endre i lista til venstre. Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå. Detaljene vises nå i kortet til høyre. Endre den teksten du ønsker. Trykk knappen Lagre oppe til høyre for å lagre de nye detaljene. Salgsgruppeteksten er nå lagret. NB! Vil du angre endringene dine FØR du har trykket lagre trykker du bare på en annen salgsgruppe i listen til venstre. Etter at du har lagret kan du ikke angre! Skriv ut alle produkter i en salgsgruppe Nede til høyre i salgsgruppevinduet, under listen over de produkter som inngår i den valgte salgsgruppen, finner du en knapp Skriv ut. Denne FagAdmin Brukerhåndbok 18

19 knappen åpner et nytt vindu som forhåndsviser er rapport som viser alle produktene innen den valgte salgsgruppen: Her kan du bla mellom de enkelte sidene (se øverst til høyre i dette vinduet) ved å angi hvilken side du vil se. Eller du kan trykke på printerikonet øverst til venstre for å skrive ut denne listen på en printer. Ved siden av printeren ser du et forstørrelsesglass, som kan øke evt. redusere skriftstørrelsen på skjermen (ikke på papir ). For å lukke dette vinduet kan du trykke på knappen Close, som du også ser øverst i vinduet. Du vil kunne finne denne måten å skrive ut slike lister på også i andre vinduer. Allerede under Varegrupper vil du finne denne muligheten. Fremgangsmåten for å forstørre, skrive, lukke dette vinduet er den samme i alle slike vinduer. FagAdmin Brukerhåndbok 19

20 Varegrupper Varegrupper benyttes til å bygge opp salgsbildet og til rapporteringsformål. Under vises hvordan man legger inn varegrupper. Etter at du har lagt inn de varegrupper du trenger så bestemmer du hvilke som skal benyttes i salgsbildet. Har du for mange varegrupper kan dette gi et uoversiktelig salgsbilde, da hvert enkelt produkt innen en varegruppe får en knapp på skjermen. Samtidig vil hver varegruppe ha en knapp. Har du for eksempel 15 varegrupper og varegruppe 4 består av 52 produkter må du da ha plass til minst knapper=67 knapper i salgsbildet! Innleggelse av ny varegruppe Ved registrering av en ny varegruppe gjør du følgende: Trykk på knappen Ny oppe til høyre. Alle felter er nå blanke. Fyll ut de gule feltene. Gruppenavn: Her skriver du inn varegruppenavnet. Pass på at navnet ikke blir for langt slik at det passer inn på knappene i salgsbildet. Kodabas id: Denne må føres manuelt slik at Kodabas kan gjenfinne korrekt varegruppe ved prisimport. Dersom du ikke importerer fra Kodabas trenger du ikke å bry deg om dette datafeltet! Skal vises på salgsbildet: Kryss av her hvis du vil at denne salgsgruppen skal bli tildelt en grå hovedknapp på salgsbildet. Trykk på knappen Lagre for å lagre denne gruppen. Varegruppen du nå laget vil vises i listen til venstre og er klar til bruk. Sletting av en varegruppe Det er viktig at du ikke sletter en varegruppe med mindre det er 100% sikkert at denne ikke lenger skal benyttes. Sletter du en varegruppe med produkter tilordnet vil disse produktene umiddelbart endres til ikke å tilhøre noen varegruppe. Når du har slettet varegruppen kan du ikke angre at produktene får fjernet varegruppen. FagAdmin Brukerhåndbok 20

21 NB! Du kan benytte samme navn en gang til straks det er frigjort, men dette vil ofte skape forvirring ved rapportering da man ikke lenger har mulighet for å se forkskjell på slettet og "ny" varegruppe. Tallene vil se ut som om de ikke lenger stemmer. For å slette en varegruppe gjør du følgende: Finn varegruppen du vil slette i lista til venstre. Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå. Detaljene vises nå i kortet til høyre. Trykk på knappen Slett for å slette. Bekreft slettingen når du får spørsmål om dette. Varegruppen er nå slettet. Redigere / endre en varegruppe For å endre en varegruppe gjør du følgende: Finn salgsgruppen du vil endre i lista til venstre. Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå. Detaljene vises nå i kortet til høyre. Endre den teksten du ønsker. Trykk knappen Lagre oppe til høyre for å lagre de nye detaljene. Varegruppeteksten er nå lagret. NB! Vil du angre endringene dine FØR du har trykket lagre trykker du bare på en annen varegruppe i listen til venstre. Etter at du har lagret kan du ikke angre! Skriv ut alle produkter i en varegruppe Nede til høyre i varegruppevinduet, under listen over de produkter som inngår i den valgte varegruppen, finner du en knapp Skriv ut. Benytt samme fremgangsmåte som er beskrevet i avsnittet over om salgsgrupper. FagAdmin Brukerhåndbok 21

22 Medarbeidere Systemet krever at de ansatte registreres for at hver enkelt ansatt skal kunne tildeles de rettigheter de skal ha i forhold til FagAdmin. I tillegg kan det her defineres også en del annen informasjon om den ansatte, så som navn, adresse, telefon, ansatt dato, bankkonto etc. Se også egen Brukerhåndbok for lønnsberegning! Det er 3 felt som må fylles ut: Ansattnr Den enkelte ansattes ansattnummer. Etternavn Den ansattes etternavn. Tilgang i FagAdmin Tilgangsnivå i FagAdmin. Se nedenunder. Du bør ikke tildele et brukt ansattnummer til nyansatte selv om de overtar jobben etter en som har sagt opp. Dette vil i så fall hindre deg i å beholde en reell historikk ved senere behov for dokumentasjon av et hendelsesforløp. Definering av tilgangsnivå En ansatt kan defineres med ulike sikkerhetsnivå. Les mer om dette i håndbok for oppsett. Registrering av ny medarbeider Ved registrering av en ny medarbeider gjør du følgende: Trykk på knappen Ny oppe til høyre. Alle felter er nå blanke. Fyll som minimum ut de gule feltene. Ansattnummer: Hver ansatt tildeles et ansattnummer. Dette nummeret identifiserer den ansatte i alt han/hun gjør i FagAdmin og skal ikke endres på noe tidspunkt. Du bør ikke tildele et brukt / slettet ansattnummer til en nyansatt. Dette vil i så fall hindre deg i å beholde en reell historikk ved senere behov for dokumentasjon av et hendelsesforløp. Fornavn: Kan legges inn, men kan også stå blankt. Etternavn: Den ansattes etternavn. Dette feltet må legges inn, og du kan ikke lagre dataene dersom dette feltet ikke er utfylt. Personnummer: Dette feltet må fylles ut dersom man skal benytte systemet for føring av personallister med inn- og utstempling, jf. bokføringsforskriften Personnummer kan være blankt eller 11 siffer. Feltene adresse, Postnummer/-sted, Telefon, e-post adresse, bankkonto, ansattdato og sluttdato kan legges inn. FagAdmin Brukerhåndbok 22

23 Strekkode for ansatt benyttes dersom den ansatte skal identifisere seg ved innslag på kassa med strekkode. Passord for ansatt er viktig at den ansatte ikke forteller andre, da andre i så fall kan misbruke dette til for eksempel å åpne kassen for å forsyne seg av innholdet og kaste mistanken over på den som er registrert som den som åpnet kassen Trykk på knappen Lagre for å lagre medarbeiderdataene. Medarbeideren du nå lagret vil vises i listen til venstre og er klar til å bruke systemet. Sletting av medarbeider NB! Medarbeidernummeret vil ikke bli frigjort selv om du sletter en medarbeider! Vil du slette en medarbeider fordi han/hun har sluttet; Pass på at du først registrerer sluttdato på den ansatte! Finn medarbeideren du vil slette i lista til venstre. Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå. Detaljene vises nå i kortet til høyre. Trykk på knappen Slett for å slette. Bekreft slettingen når du får spørsmål om dette. Medarbeideren er nå slettet, men kan hentes frem fra papirkurven. Redigere / endre en medarbeider For å endre en medarbeider gjør du følgende: Finn medarbeideren du vil endre i lista til venstre Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå Detaljene vises nå i kortet til høyre Endre den teksten du ønsker. Trykk på knappen Lagre for å lagre de endrede medarbeiderdata. Endret medarbeider er nå lagret. NB! Vil du angre endringene dine FØR du har trykket lagre trykker du bare på en annen medarbeider i listen til venstre. FagAdmin Brukerhåndbok 23

24 Leverandører Leverandører er dine lokale leverandører. Det er ikke noe eget register for produsenter, slik at du må evt. lage denne sammenhengen under leverandører, om du også ønsker å registrere produsenten. Det er selvsagt ikke noe i veien for at du her kan registrere produsenten i stedet for leverandøren; Vurder hva som er mest hensiktsmessig for DEG! Ved siden av at produktregisteret krever at dette registeret fylles ut, kan du også benytte dette registeret til å lagre nyttig informasjon om den enkelte leverandør. Registrering av ny leverandør Ved registrering av ny leverandør gjør du følgende: Trykk på knappen Ny for å registrere ny leverandør. Alle felter er nå blanke. Leverandørnavnet må som minimum fylles ut! Navn: Her skriver du inn navnet på leverandøren. Kontaktperson: Fyll evt. inn navnet på din kontaktperson hos denne leverandøren. Adresse og postnummer: Fyll ut leverandørens adresse. Telefon1, telefon2 og faks: Telefonnummer kan evt. fylles ut. E-post: E-post adresse kan også fylles ut. Notater: Her kan du notere andre ting du trenger å ta vare på mht. denne leverandøren. Trykk på knappen Lagre for å lagre leverandørdata. Sletting av en leverandør For å slette en leverandør gjør du følgende: Finn leverandøren du vil slette i lista til venstre. Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå. Detaljene vises nå i kortet til høyre. Trykk på knappen Slett for å slette. Bekreft at valget er riktig ved å trykke på OK. Leverandøren er nå slettet FagAdmin Brukerhåndbok 24

25 Redigere / endre en leverandør For å endre en leverandør gjør du følgende: Finn leverandøren du vil endre i lista til venstre. Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå. Detaljene vises nå i kortet til høyre. Endre den teksten du ønsker. Trykk på knappen Lagre for å lagre de nye detaljene. Endret leverandør er nå lagret. NB! Vil du angre endringene dine FØR du har trykket lagre trykker du bare på en annen leverandør i listen til venstre. Etter at du har lagret kan du ikke angre! FagAdmin Brukerhåndbok 25

26 Varelager Dersom du skal ha produkter, må du også definere et (eller flere) varelager. Varelageret kan gjerne være lokalisert til hyllene i butikken som du for eksempel kan kalle eget lager, eller Butikk eller hva du måtte ønske. I tillegg kan du kanskje også ha et fjernlager som du også vil ha telling på eller din kollega, som driver selvstendig, men deler lokaler med deg, har kanskje sitt lager som han/hun ikke vil blande med ditt lager. I slike tilfeller opprettes flere lagre. Registrering av nytt varelager Ved registrering av nytt varelager gjør du følgende: Trykk på knappen Ny for å registrere nytt varelager. Alle felter er nå blanke. Lagernavnet må som minimum fylles ut! Navn: Her skriver du inn navnet på varelageret. Ett av varelagrene er standard varelager. Det er dette lageret som antas brukt når du skal legge inn nye varer i produktregisteret, og skal søke frem produktet på strekkode. Trykk på knappen Lagre for å lagre lagerdata. Sletting av et varelager For å slette et varelager gjør du følgende: Finn lageret du vil slette i lista til venstre. Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå. Detaljene vises nå i kortet til høyre. Trykk på knappen Slett for å slette. Bekreft at valget er riktig ved å trykke på OK. Varelageret er nå slettet Redigere / endre et varelager For å endre informasjonen om et varelager gjør du følgende: Finn lageret du vil endre i lista til venstre. Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå. Detaljene vises nå i kortet til høyre. Endre den informasjonen du ønsker redigert. Trykk på knappen Lagre for å lagre de nye detaljene. Endret lager er nå lagret. NB! Vil du angre endringene dine FØR du har trykket lagre trykker du bare på et annet varelager i listen til venstre. FagAdmin Brukerhåndbok 26

27 Avdeling FagAdmin registrerer ethvert salg på en avdeling. Dersom din butikk / salong består av kun en juridisk enhet, oppretter du en avdeling, som alle ansatte knyttes opp mot. Men du kan også dele butikken i ulike avdelinger. Hver avdeling henter sine produkter fra ett lager, og hver avdeling må ta sine egne dagsoppgjør. De kan også få egen fakturanummerering uavhengig av nummereringen i de øvrige avdelinger, dersom du også har installert fakturamodulen. Det enkleste for deg som kun skal selge fra en juridisk enhet er å kun opprette en avdeling, selv om du i prinsippet kan opprette en avdeling pr. ansatt. Du vil nederst her få opp en liste over alle ansatte i den avdelingen du ser på. Denne listen kan skrives ut på printer. Registrering av ny avdeling Ved registrering av ny avdeling gjør du følgende: Trykk på knappen Ny for å registrere ny avdeling. Alle felter er nå blanke. Navnet må som minimum fylles ut! Navn: Her skriver du inn navnet på avdelingen. Varelager er det lageret det skal tas produkter fra når en av de ansatte i denne avdelingen gjør et salg. Organisasjonsnummer bør være det samme nummeret den juridiske enheten er registrert med i Brønnøysundregistrene. Kontonummer er bankkontonummeret som det skal fremkomme på bankgiroblanketter. Dersom du har installert fakturamodulen, kan den enkelte avdeling ha sin egen fakturanummerrekke. Her kan fakturanummeret på neste faktura som skal skrives ut, bestemmes. Dersom det her står 0 antas 1 ellers får neste faktura det nummer du har angitt. FagAdmin Brukerhåndbok 27

28 Dersom du skal eksportere data til et regnskapssystem, er det mange av disse som krever et eget klientnummer. Siden regnskap føres på avdelingsnivå, fyller du ut dette her. Ved regnskapseksport er det dagsoppgjøret som skal overføres. Her kan du angi hvilket bilagsnummer i dagsoppgjøret som er det neste (første) som skal overføres ved neste overføring. Ved overføring til regnskap overføres da dette bilagsnummeret og alle påfølgende bilagsnumre frem til dagens dato, såfremt det ikke har vært månedsskifte i mellomtiden. Da sendes kun data fra resten av måneden og gjør systemet klart til å sende for påfølgende måned i neste overføring. KundeId hos BBS: Angis dersom du benytter Fakturamodulen i FagAdmin og har OCR-avtale med BBS. Denne får du fra BBS. Trykk på knappen Lagre for å lagre lagerdata. Sletting av en avdeling For å slette en avdeling gjør du følgende: Finn avdelingen du vil slette i lista til venstre. Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå. Detaljene vises nå i kortet til høyre. Trykk på knappen Slett for å slette. Bekreft at valget er riktig ved å trykke på OK. Avdelingen er nå slettet Redigere / endre en avdeling For å endre informasjonen om en avdeling gjør du følgende: Finn avdelingen du vil endre i lista til venstre. Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå. Detaljene vises nå i kortet til høyre. Endre den informasjonen du ønsker redigert. Trykk på knappen Lagre for å lagre de nye detaljene. Endret avdeling er nå lagret. NB! Vil du angre endringene dine FØR du har trykket lagre trykker du bare på en annen avdeling i listen til venstre. Etter at du har lagret kan du ikke angre! FagAdmin Brukerhåndbok 28

29 Produkter Dette vinduet gir deg en totaloversikt over de produkter du skal selge. Her finner du knytning mot regnskap, leverandør, lager, priser etc. Listen til venstre viser deg alle de produkter du har i ditt sortiment, men utelater ikke varer du er tom for på lager. Den eneste måten å få et produkt til å forsvinne fra listen på er å slette det! Registrering av nytt produkt Ved registrering av nytt produkt gjør du følgende: Trykk på knappen Ny for å registrere nytt produkt. Alle felter er nå blanke. Produktnavn og salgsgruppe må som minimum fylles ut! Vær oppmerksom på at deler av den informasjonen du kan ønske å registrere kan ligge innunder en av mappene nederst i dette vinduet! Artikkelnummer: Her skriver du inn ditt interne artikkelnummer dersom du benytter den slags. Produktnavn: Navn på produktet slik det skal fremstå på kvitteringen, fakturaen etc. Visningsnavn: Dersom produktet skal vises som en knapp i salgsbildet, kan det ofte være en fordel og gi produktet et kortnavn, slik at teksten på selve knappen blir så kort at den kan stå inne i knappen. Dette navnet kan du angi her. Dette navnet vil da ikke bli vist på dokumenter du gir fra deg til dine kunder. Leverandør er for å holde oversikt over hvem som leverer akkurat dette produktet til deg: hvor du skal bestille nye varer når du går tom for produktet. Salgsgruppe sier hvordan et produktsalg skal posteres i regnskapet. Dersom salg av produktet skal føres konto 3000, og salgsgruppen SALG er knyttet nettopp til konto 3000, knytter du produktet opp mot salgsgruppen SALG. Få gjerne din regnskapsfører med på å sette opp korrekt salgsgruppe på dine varer. FagAdmin Brukerhåndbok 29

30 Vektpris: Dersom prisen som angis er etter vekt (oppgitt pris = pris for 1 hel enhet som vekta viser), krysser du av her. Kostpris er pris inn til din butikk eksklusive mva! Salgspris eks. mva er det dine kunder må betale deg når man ser bort fra mva. Mao: ditt dekningsbidrag er Salgspris eks. mva Kostpris Salgspris inkl. mva er hva dine kunder faktisk må betale for produktet. Når du angir prisen inkl. mva vil du se en automatisk justering av beløpet eks. mva og vice versa. Feltet fortjeneste i kr og % er kun visningsfelter, og viser dekningsbidraget. Varegruppe: Dette feltet benyttes til å bygge opp knappene på touchbildet. Se tidligere punkt om varegrupper. Varegrupper benyttes også til å sette sammen rapporter basert på gruppering av ulike produkter. Bruk varetelling: Ja / Nei for hvorvidt et produkt skal telles ned fra varelager, eller kun regnes som Tilgjengelig / Ikke tilgjengelig. For eksempel er det ikke hensiktsmessig å bruke varetelling på massasje om du da ikke kun har et gitt antall massasjer å gi Ikke beregn provisjon: Kryss av dersom dine ansatte lønnes ut fra provisjon av det salg de genererer, samtidig som akkurat dette produktet IKKE skal generere provisjon. Eksempel på dette kan være gavekort, som ikke genererer noe salg, selv om det genererer en inntekt - som en annen ansatt kanskje får provisjon for på et senere tidspunkt da gavekortet brukes. Andre eksempler: Tilbud på produkter hvor produktet selges til kostpris for å tømme lageret, og andre produkter som selger seg selv. Trykk på knappen Lagre for å lagre leverandørdata. Sletting av et produkt For å slette et produkt gjør du følgende: Finn produktet du vil slette i lista til venstre. Trykk på teksten (i listen) slik at linjen i lista blir blå. Detaljene vises nå i kortet til høyre. Trykk på knappen Slett for å slette. Bekreft at valget er riktig ved å trykke på OK. Produktet er nå slettet Redigere / endre et produkt For å endre informasjonen om et produkt gjør du følgende: Finn produktet du vil endre i lista til venstre. Trykk på teksten slik at linjen i lista blir blå. Detaljene vises nå i kortet til høyre. Endre den informasjonen du ønsker å redigere. Trykk på knappen Lagre for å lagre de nye detaljene. Endret produkt er nå lagret. FagAdmin Brukerhåndbok 30

31 NB! Vil du angre endringene dine FØR du har trykket lagre trykker du bare på et annet produkt i listen til venstre. Etter at du har lagret kan du ikke angre! Endre beholdning på varelager Merk av det varelageret du vil endre beholdningen i. I eksempelet under vil du endre beholdningen på laget nr. 0; Eget lager fra 55 til 75: Etter at du har merket linjen med rett varelager, klikker du på knappen [Legg inn varer] (eller dobbeltklikker på linjen). Du får da opp dette vinduet: Her fyller du (som det allerede er gjort i dette bildet) ut feltet endring med det antallet lageret skal endres med. Får du 20 produkter du skal legge inn på lager i tillegg til det som ligger der fra før, skriver du 20 i feltet (altså IKKE 75 som er det nye, korrekte antallet, men kun økning i antall). Dersom du har foretatt en varetelling og funnet at du har 53 og ikke 55 på lager, kan du skrive -2. Klikk på OK for å lagre endringen. Du ser også her når produktet sist ble solgt til en kunde, samt for hvert varelager vil du se når det sist ble gjort en endring av beholdningen på varelageret utenom salg av produktet. Endre strekkode Normalt vil et produkt i et land kun ha en strekkode. Denne strekkoden skal entydig definere produktet, og består av en rekke tall, som bl.a. identifiserer land produktet skal omsettes, produsent og selve produktet. Men iblant går leverandøren tom for produktet, og ringer sin samarbeidspartner i nabolandet, som straks sender en pall med samme produkt til leverandøren. I slike tilfeller vil disse produktene være utstyrt med strekkode (såkalt EAN-nummer) tilpasset det land varen kommer fra. Når du da mottar dette produktet, vil den strekkoden som DU har oppgitt på produktet (og som alltid har fungert så langt) ikke være nok til å identifisere produktet. Du må legge til også den utenlandske strekkoden for å finne igjen produktet og kunne ta vare på den nye strekkoden i tilfelle din leverandør gjør deg samme peket en gang til FagAdmin Brukerhåndbok 31

32 For å legge til en ny strekkode skriver / skanner du inn strekkodenummeret (etter at du har klikket på fanen Strekkoder nederst i produktvinduet) og trykker på knappen [Lagre ny strekkode]. Deretter vil du finne 2 linjer i tabellen i figuren rett over. Det finnes ingen funksjon for å endre strekkode. Har du behov for å endre strekkode, må du legge til ny strekkode og slette den gamle strekkoden. Når du sletter strekkoden blir koden halt borte fra databasen; det vil si at en sletteprosess ikke kan angres! Strekkoder Iflg. Wikipedia er en strekkode bygget opp av 0 (hvit strek) og 1 (svart strek), slik at hvert siffer består av 7 0 er og 1 ere. En strekkode starter med en startkode og avsluttes med en sluttkode. I midten finnes en midtkode. Det finnes ulike standarder på strekkoder; ofte benyttes EAN-13 som består av 12 sifre + et kontrollsiffer, men man finner også Code 128, EAN 8, UPC E, UPC A, JAN, PostBar etc. Eksempelet over er det benyttet EAN/USS-12. Strekkoder er benyttet i varehandelen siden 1974, selv om systemet ble patentert allerede i Samleprodukter Et produkt som er definert som et samleprodukt, må du også oppgi hvilke produkter som inngår i samleproduktet. Klikk først på fanen Inngår i samleprodukt, og klikk deretter på knappen Rediger for å legge til enkeltprodukt. Er samleprodukt: Kryss av dersom produktet egentlig er en samling produkter som hver for seg skal telles. Eksempel på samleprodukt er Pølsemeny, som kan bestå av produktet Pølse m/brød, samt produktet Brus. Men det er IKKE et samleprodukt når du skal selge en tilbudspakke fra en leverandør som alltid skal selges samlet; for eksempel sjampo og balsam. Da får du opp et nytt vindu for å legge til enkeltprodukter: Klikk på produktet i listen til venstre, og klikk deretter på knappen [Legg til>>] for å legge produktet inn under samleproduktet. Dette enkeltproduktet kan selvsagt fortsatt selges separat, men kan nå også FagAdmin Brukerhåndbok 32

33 selges som en av flere bestanddeler i samleproduktet du har definert. Listen til høyre skal, når du er ferdig, og klikker på knappen Lagre, inneholde alle de produktene som inngår i samleproduktet. FagAdmin Brukerhåndbok 33

34 Måltall Enkelte data som omhandler data som kan måles, og blir importert fra Kodabas for hvert enkelt produkt angis her. Annet Generell informasjon om produktet som normalt ikke detaljregistreres så ofte er lagt inn under mappen Annet. Av beskrivelsen under vil det fremkomme hvilken informasjon dette dreier seg om. FagAdmin Brukerhåndbok 34

35 Avsnitt 6. Daglig bruk Salg Velg den kunden salget skal registreres på (spesifikt kundenavn, eller.drop IN). Alternativt kan du søke etter et kundenavn, eller telefonnummer ved å skrive dette i feltet over listen. Du VELGER en kunde ved å klikke med musepekeren på kundens navn i kundelisten. Når du har funnet riktig kunde og denne har blå (eller grå) bakgrunn vil detaljene vises i detalj delen av kortet Trykk nå på den store grønne knappen Salg til høyre i kundevinduet for å starte registreringen av hva kunden skal betale for. Det første du må gjøre er å identifisere deg. Det skal alltid være mulig å etterspore hvem som har foretatt et salg! Du kan enten velge navnet ditt fra utvalgslinjen / nedtrekkslinjen, eller du kan skrive inn ansattnummeret ditt på tastaturet eller via knappene i dette vinduet. Dersom utsalgsstedet benytter passord på den enkelte ansatte må dette også skrives inn. Trykk på knappen OK for å fortelle PC en hvem du er. Så snart systemet har sjekket at du hal lov til å utføre salg, får du opp selve salgsbildet med de knapper og funksjoner som ligger inne til dette formålet. Antall knapperader og kolonner kan du sette opp i oppsettet for det enkelte kassapunktet, sammen med en del andre funksjoner, som du kan lese mer om i Brukerhåndbok for oppsett. FagAdmin Brukerhåndbok 35

36 Overstående salgsvindu er spesielt bygget opp for touchskjerm, men fungerer fint også om man vil benytte mus til å trykke med. De grå knappene du ser i de to øverste radene er definert vha varegrupper (se tidligere), de øvrige knappene (rad 3-5) er definert vha produktarket hvor man forteller hvilken varegruppe et produkt tilhører. Produktknappene kan du selv definere farge på både bakgrunn og skrift. Eksempelet over er satt opp med 10 knapperader og 5 knapper pr. rad. Den første og siste produktknappen er det angitt særskilt farge for. Når en kunde skal kjøpe et (eller flere) produkt, kan enten strekkoden på produktet skannes inn med strekkodeskanner, eller du kan trykke på knappen som tilsvarer det produktet kunden skal ha. Skal kunden ha mer enn 1 produkt, kan du så snart du har trykt på produktknappen (og produktlinjen i kassalappen oppe til venstre, rett under kundenavnet, er markert) angi antall i kalkulatoren rett under kassalappen. Om du ikke har strekkodeskanner, og produktet ikke finnes som egen knapp, kan du søke deg frem til rett produkt ved å trykke på knappen [Fra liste]. Du får da opp dette vinduet: Her kan du søke deg frem til rett produkt dersom du vet leverandøren av produktet. Velg produkt og trykk på knappen [OK]. Vær klar over at FagAdmin Brukerhåndbok 36

37 det finnes en knapp i dette bildet som også viser produkter som IKKE er definert med leverandør. Redigere Dersom det i oppsettet er krysset av for Redigering av produkttekst mulig ved varesalg kan du redigere produktet: Trykk / klikk på knappen Endre. Du vil så få opp et nytt bilde på skjermen hvor du kan endre Produkttekst, pris, og evt. angi rabatt på produktet: I realiteten er det kun ved behov for å kunne redigere produktnavnet at dette bildet trengs å åpnes: Rabatt Skal det gis rabatt på et eller flere produkt er den enkleste måten å trykke på den gule knappen merket Rabatt bak totalprisen. Da får du opp et nytt bilde: FagAdmin Brukerhåndbok 37

38 Rabatt kan gis enten i kroner eller prosent. Standard er at rabatt kun skal gis på den markerte linjen i salgsbildets kassalapp, men du kan overstyre dette: Rabatt i KRONER: Du kan fordele rabatten du oppgir på alle varelinjer. Om en linje er rabattert fra før gis det rabatt på det rabatterte beløpet! Du kan gi rabatt på alle ordrelinjer, men slik at du kun gir rabatt på den opprinnelige prisen, slik at kunden ikke får dobbelt rabatt. Rabatt på alle linjer fordeles på de enkelte produktene vektet ut fra hvert produkts salgspris. Rabatt i PROSENT: Som for kronerabatt kan du gi rabatt på alle linjer slik at allerede rabatterte produkter gis rabatt på den rabatterte prisen Rabatt kan gis som en fast prosentsats på ALLE ordrelinjenes opprinnelige, urabatterte pris. Rabatt kan eventuelt gis KUN på de ordrelinjer som ikke rabattert fra før. Registrere salg på flere ansatte I en del bransjer får de ansatte provisjon av det salg de gjør. Og i slike tilfelle kan ett salg måtte fordeles over flere ansatte; for eksempel i frisørbransjen: mor og datter klipper seg, men ikke av samme frisør. Når mor skal betale starter en av frisørene med å identifisere seg, for deretter å registrere det salg vedkommende er ansvarlig for. Deretter må neste frisør registrere hva vedkommendes behandlinger. Men før han / hun slår inn dette må han/hun trykke på knappen [Velg ansatt], slik at de påfølgende produktene / behandlingene blir registrert på korrekt FagAdmin Brukerhåndbok 38

39 ansatt. På dagsoppgjøret vil da disse salgene komme fordelt korrekt på den enkelte ansatt. Men dersom de to ansatte tilhører hver sin avdeling, og kunden betaler med bank- eller kredittkort, vil dette beløpet komme inn på den konto som tilhører avdelingen som den sist påloggede ansatte tilhører! Med andre ord: I disse tilfellene må det til en intern fordeling av penger mellom avdelingene i etterkant, eller salget må slås inn pr. avdeling. Funksjonene som ligger i knappene øverst i dette vinduet er som følger: Kjøkken Regning Deponere Bytt ansatt Notat Fra liste På vent Kan benyttes til restaurantversjonen, og krever en egen kjøkkenskriver installert. En kjøkkenskriver kan enten være en vanlig Windows-definert skriver eller en kvitteringsskriver av samme type som selve kvitteringsskriveren. Dersom kvitteringsskriver benyttes som kjøkkenskriver må denne defineres med en egen COM-port utgang. Funksjon for å skrive ut regning FØR salget avsluttes. Denne funksjonen er spesielt tiltenkt spisesteder, og knappen vises kun dersom du har krysset av for Restaurantversjon i oppsettet, under fanen Program. Dersom det skal deponeres på et beløp før salget avsluttes, benyttes denne knappen; for eksempel vil optikere ofte kreve et beløp for å dekke inn brilleglass ved varekjøp når brillen bestilles for å dekke inn sine kostnader, selv om salget først avsluttes når kunden kommer og henter sine briller senere, eller en klesbutikk vil ha et beløp for å dekke risiko ved hjemlån. Normalt legges denne type salg på vent etter deponering. Dersom du har krysset av i oppsett (under Program) for å kunne skrive ut signaturkvittering ved hjemlån skrives også en kvittering som kunden kan kvittere på for hjemlån. Denne signaturkvitteringen bør du ta vare på som grunnlag for fakturering av kunden i etterkant, og/eller som bevis på hva kunden har tatt med seg. Se eksempelet over hvor flere ansatte skal dele ett salg (eksempelet med mor / datter som klippes). Klikk på denne knappen dersom du vil skrive inn et kort notat koblet opp mot dette konkrete salget. Du vil kunne se notatet enten ved å se på salget i etterkant, eller i listen under arkfanen Kundenoteter på kunden. Vel produkt fra liste (se eksempel over). Dersom du har registrert ordrelinjer (og kanskje også notat) på en ordre (et salg), men ikke kan terminere salget for eksempel ved at kunden finner ut at han/hun skal ha mer, og du ikke vil slå alt inn på nytt FagAdmin Brukerhåndbok 39

40 Betale Avbryt senere, kan du legge salget / ordren på vent. Du kan senere hente frem igjen denne ordren. Når du har registrert alt kunden skal betale for, og er klar til å motta betalingen: Tykk på denne knappen. Avbryt salget og gå tilbake til kundelisten. Alle innslag blir borte. Funksjonene På vent og Betale behandles på de påfølgende sidene i denne dokumentasjonen. Betaling En kunde kan betale på ulike måter: Kontant Terminal Gavekort Faktura Tilgodelapp Beløp som betales med gammeldagse penger. Beløp som skal trekkes fra bank- eller kredittkort. Beløp som betales med gavekort. Beløp som skal faktureres kunden. Dette krever at du også har kjøpt fakturamodulen, som gjør at du kan skrive ut faktura direkte fra kassen. Ved kreditering av tidligere varekjøp kan kunden får tilgodelapp i stedet for pengene-tilbake, men en 13- sifret strekkode med 17 som de to første sifre. De resterende sifre er nummeret på tilgodelappen. Denne lappen kan benyttes som betalingsmiddel ved senere varekjøp (normalt innen en gitt tidsfrist). Ved betaling eller delbetaling med tilgodelapp, må tilgodelappen trekkes separat. Dette fordi systemet må kunne sjekke om tilgodelappen er gyldig, og evt hvor mye som kan trekkes på denne. Når du trykker på knappen [Betale] i salgsbildet, vil du få opp dette bildet: FagAdmin Brukerhåndbok 40

41 Du kan i oppsettet definere hvor beløpet normalt skal komme når dette vinduet åpnes; enten kontant, terminal eller andre. Dersom de fleste kundene pleier å betale med kort, kan du sette standard betalingsformat i oppsettet under fanen Kassapunkt. Betaler kunden med kort, vil du se på skjermen hva som vises i displayet på betalingsterminalen! Du kan godt fordele totalbeløpet med ulike betalingsmåter; For eksempel kan et beløp på kr 3480 deles opp med: Gavekort kr 500 Kontant kr 500 Terminal kr 2500 I dette tilfellet vil det stå under kontant-beløpet: Gi tilbake kr 10,00. Dette feltet vil alltid inneholde hva du skal gi tilbake til kunden, dersom kunden betaler for mye for en vare. Du trenger altså ikke selv å regne ut hva kunden skal ha tilbake når kunden i overstående eksempel (totalpris kr 3480) ber deg trekke kr 3700 på kortet (om du aksepterer å betale mellomlegg når bankkort benyttes vær oppmerksom på at du selv kan måtte betale evt. gebyrer hos kredittkortselskap ved denne type oppgjør). Du vil i dette tilfellet få beskjed om å gi tilbake kr 220,-. Tilgodelapp Dersom kunden skal betale med tilgodelapp enten HELE beløpet skal trekkes fra tilgodelappen ELLER kun deler av beløpet skal tas derfra, må betaling med tilgodelappen skje separat det vil si FØR den øvrige betalingen ved å trykke på knappen Tilgodelapp. Dette kan virke tungvindt, men årsaken er at når tilgodelapp skal benyttes må systemet først sjekke om tilgodelappen er gyldig, og eventuelt finne ut hvor mye som gjenstår på tilgodelappen. Når systemet har godkjent beløpet tilgodelappen skal trekkes for kan resten av beløpet eventuelt fordeles på kontant / terminal / gavekort / faktura. Dette fører da til at forretningen til enhver tid kan få ut en oversikt over utestående beløp på tilgodelapper. Systemet trekker automatisk så stort beløp som mulig fra tilgodelappen før kunden evt. blir bedt om ytterligere betaling. Når du trykker på knappen Betal med Tilgodelapp, får du opp dette vinduet: Skriv inn (eller skanne inn) tilgodelappnummeret. Dermed vet systemet: Er tilgodelappen fortsatt gyldig? FagAdmin Brukerhåndbok 41

42 Hvor mye kan trekkes fra tilgodelappen? Systemet trekker automatisk maksimalt beløp fra tilgodelappen. Beløp under 1 krone slettes automatisk. Når du trykker [Enter] får du automatisk opp hvor mye som står tilbake på gavekortet / til godelappen. I dette tilfellet er gavekortet oppbrukt og den resterende betalingen må skje på normalt vis. Gavekortbetalingen vil komme som egen linje på kundens kvittering. Elektroniske gavekort Dersom kunden vil del-betale med elektronisk gavekort, må dette gjøres ved å trykke på knappen Delt betaling med flere kort. Det samme gjelder dersom et kjøp skal betales med mer enn ett kredittkort. For å gjøre dette litt klarere i et litt komplisert eksempel: En kunde kommer og handler for kr 6000, hvorav: 1000 skal trekkes fra et elektronisk gavekort 2000 trekkes fra et VISA-kort 1500 trekkes fra et Diners kort 500 betales med tilgodelapp Og de resterende 1000 kroner betales kontant Må dette gjøres slik: Først trykker du på knappen Delt Betaling. Registrer der de første 1000 kroner og be kunden dra gavekortet. Kvittering skrives ut og du kommer automatisk tilbake til salgsbildet. Nå gjenstår det bruk av 2 elektroniske kort, en tilgodelapp samt kontantdel. Trykk på ny på knappen Delt Betaling og registrer kr 2000 og be kunden dra sitt Visa-kort. Igjen skrives kvittering ut. Nå gjenstår det bruk av ett elektroniske kort, en tilgodelapp samt en kontantdel. Velg til slutt EN av følgende valg: 1. OBS! Benytter dere ikke nummererte gavekort og/eller tilgodelapper KAN du slå inn de 500 kronene under Gavekort, dersom Gavekort og Tilgodelapp skal registreres på samme konto, slik at du da registrerer Dinerskortet på 1500 under Terminal, 500 på Gavekort og 1000 på kontant. Trykk på Betal for å få avsluttet salget. 2. Ønsker dere å kunne følge opp gavekort / tilgodelapper må dere trykke på knappen Tilgodelapp for å registrere betalingen på kr 500. Se i avsnittet om Tilgodelapp rett før dette avsnittet for å få beskrevet der hva som skjer. Deretter (når tilgodelappen er behørig registrert ) registrerer du Dinerskortet på 1500 under Terminal og 1000 på kontant. Trykk på Betal for å få avsluttet salget. FagAdmin Brukerhåndbok 42

43 På vent Du kan, som tidligere nevnt, legge et salg på vent. Når kunden er klar til å betale kan du hente opp igjen det lagrede salget fra kundebildet: Trykk på knappen [På vent] i menylinjen, og du får opp en oversikt over alle salg som ligger på vent. Denne listen kan du sortere på ulike kriterier, og du kan begrense listen til kun å vise salg som en enkelt ansatt er ansvarlig for. Merk av ordren og klikk på knappen [Rediger]. Da får du salget opp i det normale salgsbildet igjen, hvor du tidligere startet salget, og du kan fortsette enten med å supplere salgslisten, eller ved å registrere betaling. Skal salgslisten suppleres, kan salget enten legges tilbake til På vent, eller betales. I dette tilfellet er listen sortert på dato; Nyeste ordre først. Ved å trykke på knappen Slett vil ordren fjernes fra listen, og du vil ikke kunne ta betalt for denne ordren i fremtiden, da alle data om salget slettes. Du kan også endre kunde her; Ved å klikke på knappen Endre kunde får du spørsmål om kundenavn skal endres til den kunden du har markert i kundebildet (ligger bak vises ikke her ). Du kan også skrive ut ordren som den ligger på vent som et ordregrunnlag: FagAdmin Brukerhåndbok 43

44 Forskuddsbetaling/Depositum Dersom det angis i oppsett (mappen Program) at depositum eller delbetaling er tillatt vil du i salgsvinduet få en ekstra knapp: Deponere. Når du har registrert hva kunden skal kjøpe, uten at kunden skal betale det hele der og da men kun en del av totalbeløpet, kan du trykke på denne knappen og du får da opp kalkulatoren (over) for å registrere betaling, og også hvordan betaling skjer. Når du så vender tilbake til salgsvinduet ser du på kassalappen oppe til venstre hva kunden faktisk har betalt. Slik delbetaling kan skje med flere terminer. Men når delbetaling er skjedd legges ordren automatisk på vent! Når så betaling av alt resterende skal skje må ordren tas ut fra på vent og kalkulatoren vil ta hensyn til tidligere innbetalinger. Før slik delbetaling kan benyttes må du passe på: I kontoplanen vil en konto være definert blant de særskilte kontiene for kundeforskudd. Sjekk med din regnskapsfører at det faktisk er denne kontoen slik deponering skal registreres på. Ved avslutning av salget vil denne kontoen motposteres for det deponerte beløpet. Dersom det er hjemlån det er snakk om, og kunden kommer tilbake med varen, vil du få beskjed om å betale kunden tilbake beløpet han/hun har betalt som depositum dersom ordren slettes fra På Vent. Kreditering av salg Når du har slått inn feil eller kunden vil ha igjen penger og du har skrevet ut kvitteringen må du KREDITERE hele eller deler av - ordren. Du gjør følgende: Hent frem kunden fra kundebildet FagAdmin Brukerhåndbok 44

45 Og merk av linjen som skal krediteres i oversikten over kundens ordre. Trykk så på knappen [Se på ordre]. Er du usikker på hvilken ordre det er som skal krediteres, men vet hvilken dag kunden (som kanskje kun ble registrert som kontantkunde ) handlet, kan du trykke F6 (eller fra menyen velge Rediger Søk etter behandling/salg) og få opp et søkebilde du kan legge begrensninger på; for eksempel ved å velge kun å vis behandlinger en konkret dato: Her vil det da straks bli enklere å finne korrekt ordre. Også fra dette vinduet må du merke av linjen med salget som skal krediteres og klikke på knappen [Se på ordre]. Da vil du kunne ta opp salgsbildet i se-på modus : FagAdmin Brukerhåndbok 45

46 Skal HELE ordren krediteres? Klikk på knappen med rød K opp til høyre; Krediter ordre. Krediterer du en ordre som er betalt med gavekort eller kredittkort/bankkort vil systemet forutsette at du betaler tilbake i kontanter! Dette fordi det er lagt inn sikkerhet i systemet som gjør at du ikke skal kunne fylle opp andres kredittkort kun ved å kreditere feil ordre Skal kun en ordrelinje krediteres? I en krediteringssituasjon kan det være at kunden har kjøpt feil produkt, kommer tilbake med produktet i uåpnet pakke og vil ha tilbake pengene / kjøpe nytt produkt. I begge disse tilfellene er det naturlig å kreditere salget av det ene produktet før du registrerer byttingen som salg av et nytt produkt. For å kreditere en linje, for eksempel den nederste linjen i eksempelet over, må du klikke på knappen [Krediter linje] bak på akkurat den ordrelinjen du vil kreditere. Du kan kreditere flere linjer på dette viset, men skal du kreditere alle linjene bør du bruke den røde K en øverst til høyre, som beskrevet rett over. På dagsoppgjøret denne dagen vil slike krediteringer fremkomme på Debet-siden på salgskontoen (normalt konti i 3000-serien). Sikkerhetskopi Med alt teknisk utstyr så vel mekanisk som elektronisk utstyr vil feil iblant forekomme. Jo mer avansert utstyret er, desto større er sannsynligheten for at du en dag opplever en feil du ikke helt vet hvordan du skal håndtere. Og den kanskje største faren er tap av data. Ta derfor backup / sikkerhetskopi HVER DAG (som det siste du gjør før du lukker). Ta med deg sikkerhetskopien ut av huset. FagAdmin Brukerhåndbok 46

47 Ikke ta sikkerhetskopi kun til samme medium (zip-disk, USB-pen etc.) hver dag, men bytt på slik at en evt. feil på backup-enheten ikke hindrer deg i å kunne legge tilbake sikkerhetskopi. Snakk gjerne med våre selgere eller supportpersonell om gode råd i forhold til sikkerhetskopirutiner. Dagsoppgjør Timebok Oppsett Feilhåndtering Se egen Brukerhåndbok for Dagsoppgjør. Se egen Brukerhåndbok for Timebok. Se egen Brukerhåndbok for Oppsett. Under utviklingen av dataprogram oppstår det gjerne feil eller mangler i programmet; Dette skyldes gjerne at systemet ikke har tatt høyde for alt det utstyr den enkelte bruker kan ha tilkoblet sin maskin, eller at brukeren bruker programmet på en måte programutvikler ikke har tenkt på, eller at ting rett og slett blir oversett under tilvirkningen av programvaren. For å luke ut alle slike feil har vi her lagt inn et bilde som vises i det øyeblikk en programfeil oppstår. Dette bildet ser slik ut (teksten i de hvite feltene vil variere): Selv om denne meldingen i aller høyeste grad kan se kryptisk og uforståelig ut er det svært viktig at du sender denne meldingen til Odin Systemer. Dersom dette betyr at det er feil i programmet vil det gi Odin Systemer mulighet til å rette opp feilen og du få ny og bedre versjon av programmet. Og om feilmeldingen skyldes at du har feil i dine data FagAdmin Brukerhåndbok 47

48 vil du få melding om hva du må gjøre for at dine grunnlagsdata skal bli korrekte. Du sender meldingen til Odin Systemer enten ved at du trykker på knappen [Send Mail] (om du har internett-tilkobling og et e- post program du benytter) eller på knappen [Skriv ut]. Bare ved at du sender dette kan vi stadig gi deg et bedre og tryggere verktøy å jobbe med! Support yter telefonsupport til sine kunder. Denne supporten er en tjeneste som i utgangspunktet ytes uten ekstra kostnad for brukere av FagAdmin produktene overfor de kunder som har betalt lisensavgiften for inneværende år. Support ytes på spørsmål om bruk og installasjon av FagAdmin, samt feil som oppstår ved bruk av programvaren. Har du også kjøpt maskinvare (hardware) av ytes det også support på dette utstyret i henhold til garantiavtaler, men om slikt utstyr leveres av andre må support vedrørende det tekniske utstyret gis av den som har solgt utstyret. Supportavdelingen i har følgende åpningstider: Mandag Fredag kl 09:00-21:00 Lørdag kl 10:00-18:00 Søndag Stengt Ønsker du på-stedet-support ; at vi rykker ut og yter bistand i dine lokaler, må vi ta oss betalt for denne typen bistand, om ikke annet er spesifikt avtalt på forhånd. PC-nett Dersom du kjører FagAdmin på flere kassapunkter og du kjører mot en felles database som enten ligger på ett av kassapunktene eller på en egen dedikert server, eller du har knyttet en såkalt bakroms-pc opp mot FagAdmin databasen: Da har du knyttet maskinene opp i et PC nettverk. Selve drifting av et slikt PC-nett faller utenfor supporttjenesten Odin Systemer AS tilbyr, om ikke annet er spesifikt avtalt skriftlig. Det kan i slike tilfeller kunne være formålstjenelig for bedriften at du oppretter en avtale med en lokal driftsansvarlig om levering av tjenester som driften av et PC-nettverk krever herunder også med garantier om på stedet service innen et garantert tidsrom. FagAdmin Brukerhåndbok 48

49 Avsnitt 7. Rapporter Systemet består av er rekke rapporter du kan skrive ut både som bilag til regnskap og som informasjon til å styre bedriften bedre. Generelt Dialogboksen hvor du forteller hva du skal se på er stort sett bygget opp på samme vis: Til venstre velger du rapporttype ved å klikke på linjen med rapportnavnet. Øverst til høyre kan du begrense utvalget rapporten skal vise data om, for eksempel angi en eller alle avdelinger, data i et gitt tidsrom etc. Nede til høyre vil du finne noen knapper, som går igjen i rapportene: Til Excel viser rapportdata i form av et MS Excel regneark. Dette krever at du har MS Office installert på kassen / arbeidsstasjonen. Forhåndsvis viser rapporten slik den vil se ut når den evt. skrives ut. Du må ha installert Acrobat Reader installert for å bruke denne (Acrobat Reader er et gratisprogram og er sannsynligvis installert hos deg bruk helst versjon 10 eller nyere!). Når rapporten kommer opp på skjermen din kan du skrive den ut ved å velge Fil Skriv ut fra menyen, eller trykke <Ctrl> P, eller klikke på printerikonet oppe i ikon-menyen. Du kan også lagre rapporten som en PDF-fil ved å velge fra menyen: Fil Lagre Som PDF (eller trykke <Skift> <Ctrl> S på tastaturet). Vær da oppmerksom på at den filmappen du får opp er en «Temporær filmappe» (svært vanskelig å finne igjen!!!). Velg en annen filmappe å lagre dokumentet i, og gi filen et «normalt» navn! FagAdmin Brukerhåndbok 49

50 Du kan sende rapporten med Epost ved å velge fra menyen: Fil Legg ved i epost. Klikk bare på Legg ved dersom du har et epost-program (MS Outlook), eller velg alternativt «Bruk Adobe SendNow Online». Alle åpne rapporter og regneark må DU lukke etter bruk, da de ikke lukkes automatisk heller ikke når FagAdmin lukkes! Noen rapporter har et format som var standard i versjon 3. Disse har dette standard utseendet: Og til høyre har du øverst i en del rapporter mulighet til å begrense utvalget rapporten skal vise data om, for eksempel en eller alle avdelinger, salgsdata i et gitt tidsrom etc. Nede til høyre vil du finne noen knapper, som går igjen i rapportene: Vis rapport viser hvordan rapporten ser ut når du har fylt ut utvalgskriteriene. Du kan lagre rapporten på din egen disk, formatet på den lagrede rapporten bestemmer du; PDF, Word (doc), Excel etc. Ofte er alt du ønsker å gjøre å skrive rapporten ut på papir via din normale A4- skriver I stedet for å skrive ut rapporten kan den sendes til en e-post mottager. Enkelt? Når du er ferdig lukker du rapporten og kan registrere videre på kassen din. FagAdmin Brukerhåndbok 50

51 Bokføringsrapport sammendrag Denne rapporten gir deg et sammendrag av flere dagsoppgjør, med totalsummer for de enkelte konti i et gitt tidsrom Utvalg Rapporten kan skrives ut for en enkeltavdeling eller for hele bedriften totalt. Det må angis et tidsrom for utplukk av data til rapporten. Innhold Rapporten summerer alle dagsoppgjør innen et gitt tidsrom konto for konto. Dersom flere avdelinger posterer salg, må alle avdelingene benytte samme kontoplan, slik at dette ikke byr på ekstra problemer. Alle tall skal stemme med det du selv kommer frem til ved å summere hvert eneste dagsoppgjør innen samme periode som oppgitt over. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 51

52 Bokføringsrapport detaljert Denne rapporten gir deg en utskrift av de enkelte dagsoppgjør for et gitt tidsrom. Hvert dagsoppgjør skrives ut for seg. Utvalg Rapporten kan skrives ut for alle enkeltavdelinger. Det må angis et tidsrom for utplukk av data til rapporten. Innhold Du kan skrive ut ett eller flere dagsoppgjør fra denne rapporten. Ut fra rapporttype skrives ulike utplukk: Gjeldende dagsoppgjør: Alle gyldige dagsoppgjør skrives ut. Slettede dagsoppgjør vises ikke. Alle dagsoppgjør: Samme som over, men denne tar også med slettede dagsoppgjør. Slettede dagsoppgjør: Viser kun de dagsoppgjør som er slettet i perioden. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 52

53 Prisliste Rapporten skriver ut gjeldende priser, fordelt på varegruppe. Utvalg Du kan skrive ut liste for en enkelt varegruppe eller alle varegruppene. Innhold Denne rapporten gir deg en prisliste med gjeldende priser på det tidspunktet du skriver ut rapporten. Listen kommer sortert på varenavn. Eksempel BUTIKKEN MIN A/S Rapport: Prisliste MAT Produktnavn Pris BIFF I SNADDERSAUS DAGENS PØLSESNABB GRÆNDIOSA I BITER 2.50 SURE OG SALTE POTETER ØSTERS I KARRYSAUS FagAdmin Brukerhåndbok 53

54 Varelager Varelager er en samlingsbetegnelse på 4 rapporter: Dekningsbidrag Lagerendring Varetellingsliste Usolgte varer Du kan gjøre utplukk fra de utplukkskriteriene som ikke er «grået ut» - mao: De utvalgsboksene med tydelig sort skrift (i eksempelet over: Ikke Avdeling og Varelager, men Leverandør, Varegruppe og periode. Den grønne streken nederst i vinduet viser hvor langt i prosessen programmet er kommet med å behandle de enkelte utplukksdata. Vær oppmerksom på at noen rapporter kan ta lang tid, og noen kort tid! FagAdmin Brukerhåndbok 54

55 Dekningsbidrag Rapporten skriver ut antall kjøpte og solgte produkter i en periode, samt varer på lager ved utgangen av perioden og dekningsbidrag/dekningsgrad på de solgte produktene. Dekningsgraden er avhengig av at det er registrert varetransaksjoner i gjeldende tidsrom (varetransaksjoner er et begrep som ble innført i versjon 3.1). Dersom det ikke er registrert endring av antall på varelager for et produkt vil ikke dekningsgraden fremkomme. Dekningsbidrag er definert som Total salgsinntekt Total innkjøpspris, og skal vise hva du sitter igjen med av fortjeneste etter at en vare / en gruppe varer er solgt. Dekningsgraden er et uttrykk for hvor stor del av total salgsinntekt som blir igjen etter at de variable kostnadene er dekket. Vi kan også si at dekningsgraden er dekningsbidraget målt i forhold til inntekten. Den regnes ut slik: Totalt dekningsbidrag * 100 / Total salgsinntekt. Utvalg Du kan skrive ut liste for et enkelt varelager eller alle varelagre. Du kan begrense utskriften til varer fra en enkelt leverandør, men kan også skrive ut for alle. Kan også begrense ut fra salgsgruppe. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 55

56 Lagerendring Rapporten skriver ut en kvitteringsliste på alle varer det er gjort lagerendring på en bestemt dato. Slike lagerendringer skjer normalt ved at man legger til / fjerner varer med produktregisterets knapp «Legg til varer» i mappen Varelager. Listen viser antall varer som er lagt inn på lager, samt kostpris (totalt og pr enhet) for hver vare. Produktgruppen varer tilhører fremkommer også i listen. Utvalg Du kan skrive ut liste for et enkelt varelager eller alle varelagre. Du kan begrense utskriften til varer fra en enkelt leverandør, men kan også skrive ut for alle. Du kan begrense utskriften til varer fra et enkelt lager, men kan også skrive ut for alle. Kan også begrense ut fra salgsgruppe. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 56

57 Varetellingsliste Rapporten skriver ut antall produkter på lager som lagerbeholdningen er på det tidspunktet listen skrives. Listen kan foreløpig ikke skrive ut lagerbeholdning for et annet tidspunkt enn utskriftstidspunktet. Listen viser beholdning, kostpris pr. produkt, salgspris pr produkt, total kostpris, total salgspris samt dekningsgrad og stekkode. Utvalg Du kan skrive ut liste for et enkelt varelager eller alle varelagre. Du kan begrense utskriften til varer fra en enkelt leverandør, men kan også skrive ut for alle. Du kan gruppere utskriften på Leverandør, Varegruppe eller salgsgruppe. Krysser du av for Fjern blanke blir ikke produkter med beholdning mindre eller lik 0 skrevet ut. Ellers skrives også disse ut. Den siste kolonnen (strekkode) kan (via utvalgsboksen Sortering) byttes ut med Leverandør, Varegruppe, Salgsgruppe eller siste telledato. I så fall vil listen inneholde delsummer for hver enkelt verdi av sorteringskriteriet. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 57

58 Usolgte Rapporten skriver ut alle produkter som ikke er solgt noe av i en gitt periode. Dette kan benyttes for å vise på ukurante produkter / lagerlik (produkter du har på lager, men ikke er solgt i løpet av de siste 2 år eller mer). Rapporten gis også eg godt indisium på hvilke varer som med fordel kan selges ut til redusert pris som tilbudsvare. Hvilket lager det usolgte produktet ligger på, leverandør av produktet, varegruppe, samt antall produkter på lager ved periodens utløp. Utvalg Du kan begrense utskriften til varer fra en enkelt leverandør, men kan også skrive ut for alle. Tilsvarende også for varegruppe og avdeling. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 58

59 Kvitteringsliste Rapporten skriver ut en kopi av alle kvitteringer ut på skriver; tilsvarende en tradisjonell Z-rapport. Utvalg Listen kan skrives ut for en eller alle ansatte. Du kan også begrense listen til en enkelt avdeling om du velger alle ansatte. Listen skriver ut kvitteringer i et gitt tidsrom (fra-og-med / til-og-med). Innhold Eksempelet under viser en liste over innslag gjort av alle ansatte 3. februar Hvert innslag er registrert med ordrenummer, tidspunkt, kunde, ansatt, totalpris og detaljerte ordrelinjer. Hver ordrelinje inneholder produktnavn, antall, rabatt, mva og pris. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 59

60 Krediteringer Rapporten skriver ut en kvitteringsliste av alle krediteringer ut på skriver. Utvalg Listen kan skrives ut for en eller alle ansatte. Du kan også begrense listen til en enkelt avdeling om du velger alle ansatte. Listen skriver ut kvitteringer i et gitt tidsrom (fra-og-med / til-og-med). Innhold Eksempelet under viser en liste over krediteringer gjort av ansatt Anne Janna Stubsveen i løpet av februar Hvert innslag er registrert med ordrenummer, tidspunkt for krediteringen, kunde, ansatt, totalpris og detaljerte ordrelinjer. Hver ordrelinje inneholder produktnavn, antall, rabatt, mva og pris mao originaldata som er blitt kreditert. Vær obs på at antallet på krediteringene vil være negative! Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 60

61 Slettet fra PåVent Rapporten skriver ut ordre som er slette fra PåVent i et gitt tidsrom. Utvalg Listen kan skrives ut for en eller alle ansatte. Du kan også begrense listen til en enkelt avdeling om du velger alle ansatte. Listen skriver ut kvitteringer i et gitt tidsrom (fra-og-med / til-og-med). Innhold Eksempelet under viser en liste over krediteringer gjort av ansatt Anne Janna Stubsveen i løpet av februar Hvert innslag er registrert med ordrenummer, tidspunkt for krediteringen, kunde, ansatt, totalpris og detaljerte ordrelinjer. Hver ordrelinje inneholder produktnavn, antall, rabatt, mva og pris mao originaldata som er blitt kreditert. Vær obs på at antallet på krediteringene vil være negative! Eksempel Rapport: Slettet fra på vent Periode: Avdeling: <ALLE AVDELINGER> Ansatt: <ALLE ANSATTE> DENNE ORDREN ER KANSELERT (SLETTET FRA PÅ VENT) Ordrenr: Dato: :21:13 Kunde: Adam Røyse Ansatt: Sandra Salamander Produkt Antall Pris Rabatt Mva prosent Sum MINNEPENN 16GB USB FLASH 1,00 450,00 0,00 25 % 450,00 DVD-R BOKS A 100 1,00 105,00 5,00 25 % 100,00 550,00 FagAdmin Brukerhåndbok 61

62 Dagens omsetning Rapporten skriver ut en omsetningsliste for de ansatte en enkelt dag. Utvalg Listen kan skrives ut for en eller alle avdelinger. Listen skriver ut omsetningstall for en enkelt dag. Innhold Eksempelet under omsetningen 3. februar 2009 fordelt pr. ansatt, og pr salgsgruppe for den enkelte ansatte. Listen viser også totalomsetningen pr salgsgruppe både inklusive og eksklusive mva. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 62

63 Omsetningsrapporter Dette valget inneholder en mengde rapporter som er relatert til omsetningen: Totalrapport på ulike grupperinger Nøkkeltallsrapport Omsetning pr betalingstype Totalomsetning Mest solgte produkter Omsetning pr gruppe i en periode (I MS Excel fremkommer disse som pivot-tabeller) Du kan gjøre utplukk fra de utplukkskriteriene som ikke er «grået ut» - mao: De utvalgsboksene med tydelig sort skrift. Se også forklaringen på varelagerrapportene tidligere i dette avsnittet. FagAdmin Brukerhåndbok 63

64 Totalrapport Rapporten skriver ut en total omsetning av produkter fordelt på en gruppering; Ansatt / Avdeling / Leverandør / Varegruppe / Salgsgruppe Utvalg Du velger hvordan du vil ha listen gruppert ved å klikke på den totalrapporten du vil se, og deretter angir du periode og øvrige utvalgskriterier.. Listen skriver ut totalsummer for en periode ut fra den gruppering du valgte. Listen gir oversikt over de salg som er gjort for den enkelte undergruppe. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 64

65 Nøkkeltall Rapporten gir en oversikt over hva de enkelte ansatte har omsatt for, summert for flere dager. Tallene er inklusive mva. Utvalg Listen kan skrives ut for en eller alle avdelinger. Listen skriver ut sum av omsetningstall for en periode. Perioden kan selvsagt være kun en dag; Da setter du samme dato i både fra- og tildatofeltet. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 65

66 Omsetning pr betalingstype, Detaljert Rapporten skriver ut en tabellarisk oversikt over hvert salg hvordan salget er betalt (kontant, kredittkort, gavekort, faktura etc.). Tabellen viser dato salget skjedde, hvilket ordrenummer det har i FagAdmin, hvilken ansatt som foresto salget (ansattnr av plasshensyn) samt hvordan salget ble betalt. Det fremgår også av listen hvor mye som ble gitt tilbake fra kassa dersom kunden f.eks. trakk mer fra sitt bankkort enn hva totalbeløpet lød på. Vær derfor klar over at du ikke uten videre ser omsetningen her, men du ser derimot strømmen på pengene / betalingsmidlene. Utvalg Tabellen kan skrives ut for en eller alle avdelinger / ansatte / kundegrupper Listen skrives ut for en periode med totalsum for perioden. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 66

67 Omsetning pr betalingstype Rapporten viser det samme som foregående rapport, men summert pr dag. Denne rapporten viser heller ikke hva som ble betalt tilbake om en kunde betalte mer med f.eks. bankkort enn hva totalbeløpet tilsa. Her også må du være klar over at du ikke ser selve omsetningen her, men du ser derimot strømmen på pengene / betalingsmidlene. Utvalg Tabellen kan skrives ut for en eller alle avdelinger / ansatte / kundegrupper Listen skrives ut for en periode med totalsum for perioden. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 67

68 Total omsetning Rapporten skriver ut omsetningstall, hentet fra godkjente dagsoppgjør, med en linje pr dag. Du får også antall ordre pr. dag, samt: Kolonne Betydning Total omsetning Kredit Debet for alle konto Bet. m/gavekort Alt som er slått inn under Gavekort ved salg Kreditsalg Alt som er slått inn under Faktura ved salg Bet. kontant Alt som er slått inn under Kontant ved salg minus de kontantbeløp som er gitt tilbake til kunden ved alle salg denne dagen uansett betalingsmåte. Bet via terminal Alt som er slått inn under Terminal ved salg, uansett om salget er resultert i reserveløsning, og uansett hva slags kort som er benyttet. Bet. Alt som er slått inn under Betal med m/tilgodelapp tilgodelapp ved salg Varekjøp Kredit Debet for alle konto Kasse endring Veksel ved dagens slutt Veksel ved dagens start på dagsoppgjøret denne dagen. Avvik Kredit Debet for konto 7791 samt det kontonummer som i kontoregisteret er satt opp som Kassa avvik under Særskilte konti Denne rapporten kan til en viss grad sammenholdes med dagsoppgjørene, dog med en del gitte begrensninger og forutsetninger. Du må selv slå sammen tall i dagsoppgjøret for å finne de tilsvarende tallene i denne rapporten, samtidig som det forutsetter at du ikke har gjort store endringer i kontoplanen. Utvalg Du må først velge avdelingen du skal se på. Rapporten kan kun skrives ut for enkeltavdelinger i et gitt tidsrom. Har du flere avdelinger vil hver avdeling fremkomme som en linje pr avdeling. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 68

69 Mest solgte produkter Rapporten skriver ut en tabellarisk oversikt over de produkter som er mest solgt i en gitt periode. Rapporten sorteres enten på antall (kryss av for «Antall»), eller Salgspris total (IKKE kryss av ). Standard er Antall. Utvalg Tabellen kan skrives ut for en eller alle avdelinger, evt. en eller alle ansatte. Rapporten kan begrenses til kun å vise salg på produkter fra en leverandør og/eller fra kun en varegruppe. Salgsperioden må oppgis. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 69

70 Omsetning pr. periode Rapporten skriver ut omsetningen i en gitt periode med en linje pr. tidsperiode fordelt på enten ansatte eller salgsgruppe. Utvalg Rapporten kan tas ut for EN eller ALLE ansatte eller Avdeling. Den kan fordele omsetningen pr time, pr dag, pr måned eller sammendratt pr år. Eksempel Eller : FagAdmin Brukerhåndbok 70

71 Antall kunder pr periode Rapporten skriver ut antall kunder med en linje pr. tidsperiode fordelt på ansatte. Utvalg Rapporten kan tas ut for EN eller ALLE ansatte / avdeling. Den summeres kolonnevis pr. ansatt. Rapporten skrives ut for en gitt periode. Den kan fordele omsetningen pr time, pr dag, pr måned eller sammendratt pr år. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 71

72 Omsetningsrapporter Dette valget inneholder rapporter som primært er tiltenkt regnskapsfører, og kan liste ut Gyldige gavekort Gyldige tilgodelapper Du kan gjøre utplukk fra de utplukkskriteriene som ikke er «grået ut» - mao: De utvalgsboksene med tydelig sort skrift. Se også forklaringen på varelagerrapportene tidligere i dette avsnittet. FagAdmin Brukerhåndbok 72

73 Gyldige Gavekort / tilgodelapper Disse to rapportene ser i utgangspunktet like ut, bortsett fra overskriften. Derfor vises de her kun i en av «versjonene». Rapporten viser alle tilgodelapper (/gavekort) som er gyldige på en konkret dato. Den kan begrenses til kun å skrive ut kort generert i en konkret avdeling eller kun for en kundegruppe. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 73

74 Budsjett Det finnes to ulike budsjettrapporter; En rapport som viser budsjett månedlig pr salgsgruppe sett opp mot reell omsetning, og en rapport som viser de samme tall spesifisert pr ansatt. Utvalg Tabellen kan skrives ut for en eller alle avdelinger. Rapporten vises for den tidsbegrensede perioden du ber om. Du bør imidlertid passe på at du også har spesifisert budsjettet til å passe inn med ønsket periode. Typisk nok bør du her skrive ut fra den 1. i en måned til den siste dato i samme eller en senere måned! Innhold Totalrapporten viser budsjetterte tall for en og en salgsgruppe: budsjett pr. måned, omsetning samme måned og avviket, med totaltall pr år. Rapporten gir også en grafisk oversikt over de grupperte tallene. Rapporten som viser de budsjetterte tall pr ansatt viser det samme, men viser den tilsvarende tabellen for hver enkelt ansatt. Du kan imidlertid ikke begrense rapporten til kun å gjelde en enkelt ansatt. Eksempel Eksempel på rapportene vil komme i en senere versjon av brukerhåndboken! FagAdmin Brukerhåndbok 74

75 Salg pr ansatt Denne rapporten gir en spesifisert liste over de salg den enkelte ansatte har gjort i en periode. Utvalg Tabellen kan skrives ut for en enkelt ansatt. Rapporten vises for den tidsbegrensede perioden du ber om. Innhold Rapporten gir alle ordrelinjer, og viser totaltall pr. dag og for hele perioden som helhet. Krediteringer inngår i oversikten! Eksempel Periode: Ansatt: DRÅPEN, MAIA Rapport: Spesifisert salg per ansatt Ordrenr Dato Ansattnr Kunde Produkt Antall Betalt :56:21 12 William Franzen Klipp Herre 1 310, :15:58 12 Mor Monsen Klipp føhn og styling 1 510, :15:58 12 Mor Monsen Kurbehandling 1 155, :15:58 12 Mor Monsen Hull i ørene 1 210, :49:27 12 Helle Vatten Shimmer 1 305,00 SUM ,00 SUM TOTAL PERIODE ,00 FagAdmin Brukerhåndbok 75

76 Fravær Denne rapporten gir en spesifisert liste over de salg den enkelte ansatte har gjort i en periode. Utvalg Tabellen kan skrives ut for en eller alle ansatte i en avdeling evt. alle ansatte i alle avdelinger. Rapporten vises for den tidsbegrensede perioden du ber om. Du kan gruppere rapporten enten på ansatte eller på fraværstype. Innhold Rapporten gir alle fravær i den gitte perioden men fraværstype, lengde på fraværet og hvem som har vært fraværende. Eksempel Fordelt pr ansatt: FagAdmin Brukerhåndbok 76

77 Fordelt pr fraværstype: Det totale antall fraværsdager er likt i de to rapportene (her: 432), men den første rapporten viser HVEM som er fraværende, og den siste viser HVORFOR de er fraværende. FagAdmin Brukerhåndbok 77

78 Medarbeiderkonto Denne rapporten er en omfattende rapport som gir både totaltall og tall spesifisert pr ansatt for en gitt periode, fordelt på salgsgruppe. Innhold Hvem rapporten skal vises for er avhengig av hvem du markerer i listen til venstre. Umiddelbart får du da opp for perioden: Totalomsetning Antall besøk (antall kundesalg) NYE kunder registrert i perioden Gjennomsnittlig salg pr. kunde Antall timer innstemplet Gjennomsnittlig salg pr time innstemplet Antall kundesalg pr time. Med andre ord vil denne oversikten si noe om effektiviteten totalt i bedriften og effektiviteten til den enkelte ansatte dog med det for øyet at ikke alle ansatte er dedikert å drive salg like mye som alle andre Eksempel Denne funksjonen vil også kunne skrives ut: Trykk på [Kjør rapport] mens rapporten Medarbeider rapport er valgt i rullegardinsmenyen over knappen. Eksempel på denne rapporten følger under. Du kan også her skrive ut en toppliste for omsetning innen de enkelte salgsgruppene. De samme tallene rapporten under gir får du også opp under de fanen Solgte prod/beh i skjermbildet over, mens fanen Innslag gir en FagAdmin Brukerhåndbok 78

79 detaljert kvitteringsliste. Denne rapporten kan kreve litt prøving og feiling før du ser hele nytteverdien på alle funksjonene FagAdmin Brukerhåndbok 79

80 Lønnsgrunnlag Dersom de ansatte benytter stemplingsfunksjonene i FagAdmin, vil du med denne rapporten få ut en oversikt over den registrerte tiden, fordelt på den enkelte ansatte pr dag. Utvalg Tabellen kan skrives ut for en eller alle ansatte i en avdeling evt. alle ansatte i alle avdelinger. Rapporten vises for den tidsbegrensede perioden du ber om. Innhold Rapporten gir alle fravær i den gitte perioden men fraværstype, lengde på fraværet og hvem som har vært fraværende. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 80

81 Stemplingsrapport Når du benytter stemplingsfunksjonen i FagAdmin, gir denne også mulighet til å hapersonallister, jf. bokføringsforskriften Denne personallisten kan i liten utstrekning redigeres, og har da strenge krav til dette. Dette er listen som skal vises til skattemyndighetene ved en eventuell kontroll av virksomheten. Innhold Denne rapporten inneholder Navn, personnummer, innstemplet tid og utstemplet tid. I tillegg kan du gjøre noen endringer på rapport, f. eks. dersom man glemmer å sjekke ut en kveld. Da må det legges til en kommentar, og det vil bli logget hvem som gjør endringen, og når den fant sted. Kunderapporter Kunderapporter er en samlingsbetegnelse på 4 rapporter og 2 DMfunksjoner: Kundehistorie Salg pr kunde Toppliste kunder Kundeliste FagAdmin Brukerhåndbok 81

82 Masseutsending SMS Masseutsending E-post Du kan gjøre utplukk fra de utplukkskriteriene som ikke er «grået ut» - mao: De utvalgsboksene med tydelig sort skrift. Se også forklaringen på varelagerrapportene tidligere i dette avsnittet. FagAdmin Brukerhåndbok 82

83 Kundehistorie Rapporten skriver ut alle notater på en gitt kunde. Rapporten skriver ut alle notater sortert på dato med de eldste først. Fritekstfeltet på kunden tas IKKE med i rapporten, da dette er et tekstfelt som primært er ment å inneholde INTERNE notater om kunden (av type Finner ALLTID en feil ved produktet han skal ha rabatt på / Grinebiter / Moren syk hør om hun er frisk når kunden er tilbake etc.) Mens notatene som skrives ut er gjerne notater knyttet til enkeltsalg / behandlinger som kunden KAN se. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 83

84 Salg pr kunde Rapporten skriver ut alle salg (ordrelinjer) på en eller flere kunder / kundegrupper og/eller avdelinger. Rapporten skriver ut alle notater sortert på dato med de eldste først. Fritekstfeltet på kunden tas IKKE med i rapporten, da dette er et tekstfelt som primært er ment å inneholde INTERNE notater om kunden (av type Finner ALLTID en feil ved produktet han skal ha rabatt på / Grinebiter / Moren syk hør om hun er frisk når kunden er tilbake etc.) Mens notatene som skrives ut er gjerne notater knyttet til enkeltsalg / behandlinger som kunden KAN se. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 84

85 Toppliste kunder Rapporten rangerer kundene etter hvem som har handlet for mest kroner i løpet av en periode på en eller flere kundegrupper, ansatte og/eller avdelinger. Rapporten kan være et godt grunnlag for å se hvem som skal få en ekstra hilsen til jul etc. Eksempel FagAdmin Brukerhåndbok 85

86 Kundeliste Dette utplukket skriver IKKE ut noen rapport, men genererer et MS Excel regneark som gir et utplukk over alle dine kunder som oppfyller de kriterier du setter til utplukket. Du kan velge å begrense utplukket på postnummer, bursdag, varegruppe, ansatt, avdeling og kundegruppe. Årsaken til at data kun sendes til et regneark er at dette utplukket er primært egnet som flettegrunnlag for utsendelse av brev (MS Word). Eksempel Listen kan benyttes som grunnlag for å lage for eksempel brev i MS Word hvor du kan flette inn informasjonen i de enkelte kolonner: Når du har valgt de kundene du ønsker å ta med i listen, klikker du først på knappen [Vis rapport]. Om du så er fornøyd med utplukket som du ser det på skjermen, klikker du på knappen [Lagre]. Pass på å lagre rapporten med filtype Microsoft Excel (*.xls). Etter at du har lagret rapporten, må du starte MS Excel, åpne filen du nettopp lagret og redigere rapporten slik at alle headinger fjernes. Når du så sitter igjen med en rapport hvor de enkelte felt ligger innenfor hver kolonne, kan regnearket benyttes som flettekilde på normal måte. Les evt. mer om fletting i lærebøker om MS Word. FagAdmin Brukerhåndbok 86

87 Avsnitt 8. MS Excel: Noen tips & triks En del av rapportene kan nå skrives ut ENTEN på papir, som en «vanlig» papir-rapport, ELLER åpnes med Microsoft Excel. Dersom du vil åpne rapporten i MS Excel forutsetter det to ting: Først og fremst: Du MÅ ha MS Excel installert på din arbeidsstasjon/kasse. Dersom du benytter andre typer regneark er det ikke sikkert at de påfølgende tipsene vil virke. MS Excel er en del av Microsoft Office, og kan kjøpes hos din IT-leverandør; Odin Systemer AS. Dernest: Du må ha basis-kunnskaper i bruk av Excel, og vite bl.a. hvordan du merker av celler m.m., selv om du får deler forklart her. Ingen av regnearkene som åpnes har totalsummer, som de fremkommer i papirutgaven av rapporten. Dette fordi regnearket skal være ditt verktøy til å utvide informasjonen til å kunne gi mer enn kun tall, samtidig som totalene i så fall ville kommet som tall og ikke som formler. Totalsummer Hvordan definerer jeg totalsummer både horisontalt og vertikalt som på rapporten? Merk først av hele området som utgjør tallområdet i regnearket, og gjør plass til totalsummene: Trykk på «Autosummer» knappen i «Hvem»- menymappen oppe til høyre: FagAdmin Brukerhåndbok 87

88 Resultatet blir en rapport med totalsummer både pr ansatt og dag: Om du da føyer til teksten Totalsum i celle F1 og A9 blir tabellen mer forklarende. Legg merke til at summene skrives i ytterkanten av det merkede området, slik at du evt. kan legge til en blank linje mellom detaljtall og sum (som over i rad 8). Tallformat Dersom din tabell består av desimaltall, kan det også gi større lesbarhet: La området i regnearket over fortsatt være markert (du har dratt markøren fra det øverste venstre hjørnet i talldelen av regnearket til nedre høyre hjørne (i eksempelet over: Fra celle B2 til F9). Så kan du klikke på symbolet «000» i Hjem-fanen i menyen, under valget «Tall»: Da får du 2 desimaler og mellomrom mellom tusentallene. Dersom du også merker av cellene med sumtallene og trykker F-tasten på tastaturet mens du holder Ctrl-tasten nede (<Ctrl> F) får du også uthevet (Fet skrift), og tabellen ser mye penere ut FagAdmin Brukerhåndbok 88

89 FagAdmin Brukerhåndbok 89

90 Avsnitt 9. Sikkerhetskopi Under menyen Fil Ta sikkerhetskopi av databasen kan du lage en kopi av dine data og legge disse ut på et egnet medium. I oppsettet kan du sette hvor du normalt skal lagre dine sikkerhetskopier. Se brukerhåndboken for Oppsett (under Sikkerhet) hvordan du gjør dette. Vanligvis vil dette være en annen disk en din egen harddisk, og den vil også normalt ha samme diskbetegnelse fra gang til gang. I motsatt fall kan du selv fortelle systemet hvor kopien skal lagres dersom du er kjent med hvordan for eksempel MS Word eller MS Excel lagrer sine filer, vil dette være kjent stoff for deg. Sikkerhetskopien lagres som en ZIPfil. Du må IKKE gå inn i denne filen og endre noe har. Da vil du ødelegge sikkerhetskopien din! Gå bestandig ut fra at den ene dagen du har behov for å legge tilbake sikkerhetskopien er i morgen og ta derfor sikkerhetskopi HVER DAG (som det siste du gjør før du lukker)! Dersom du må legge tilbake sikkerhetskopi vil alle data som er lagret fra det tidspunktet sikkerhetskopien opprinnelig ble tatt og frem til det tidspunktet du legger tilbake sikkerhetskopien bli borte tapt for alltid! Nettopp derfor er det så viktig å ta sikkerhetskopi daglig. Ta også vare på flere sikkerhetskopier. Det kan hende at akkurat den minnepennen hvor du lagret sikkerhetskopien på i går er blitt ødelagt og da kan det være godt å ha en annen minnepenn hvor du også har en sikkerhetskopi (selv om denne kopien skulle være litt eldre). Ha gjerne 2 eller flere minnepenner, og ta backup på disse i en forhåndsdefinert sekvens (kanskje en mandags-penn, en tirsdagspenn, en - du ser bildet?) Og ta med deg minnepennen ut av salgslokalet!!! Ved tyveri: Tror du tyver tar ut sikkerhetskopien som sitter i maskina og legge den på disken før han/hus stikker av med maskinen din? Eller ved brann: Tror du USB-penner er brannsikre? Slik tar du sikkerhetskopi for MS SQL Server 2005 Klikk på menyvalget Fil og velg Ta sikkerhetskopi av databasen. Du vil da normalt bli spurt om hvem du er som vil ta backup. Etter å ha identifisert deg, får du opp dette vinduet: FagAdmin Brukerhåndbok 90

91 Her klikker du ganske enkelt på knappen [Start Backup]. Du vil så bli spurt om hvor sikkerhetskopien skal lagres: I dette tilfellet lagres den på den disken som er satt opp til å romme sikkerhetskopi i oppsettet, filmappen FA_BackUp med filnavn MinButikk.zip. I dette tilfellet ligger det allerede en fil med samme navn i filmappen. Denne vil da bli overskrevet. Vi kan evt. gi vår backup et annet navn, for eksempel et navn som inneholder dato slik at vi kan lagre flere sikkerhetskopier på samme USB-stick! Når du klikker på knappen [Lagre] starter kopieringen, og den grønne streken i bildet under fyller sin hvite bakgrunn. Når sikkerhetskopien er ferdig får du beskjed om dette på skjermen: Database backup complete. FagAdmin Brukerhåndbok 91

92 Skal du legge tilbake en sikkerhetskopi for eksempel etter at det har oppstått en eller annen feil i databasen, er dette en enkel sak å gjøre: I oppstartsmenyen din på Start-knappen til MS Windows finner du programmet DatabaseAdmin. Start dette programmet, og du får opp dette vinduet: Du må først fortelle programmet hvor selve SQL Serveren er. Det gjør du ved å velge ETT av valgene i det øverste feltet (nedtrekkslisten). Vanligvis skal du her velge det valget hvor \FASQL står til slutt i navnet, og navnet på arbeidsstasjonen (om du kjenner dette) står foran denne teksten! Pass på at du haker av i ruten bak den røde teksten! Klikk kun på knappen [Kjør]. Sikkerhetskopi for MS SQL Server 2008 eller senere For MS SQL Server 2008 eller senere versjoner benytter FagAdmin seg av den innebygde SQL motoren i MS SQL Server, og lager en backup fil (*.BAK) som inneholder alle data og innhold i databasen. Denne kan enkelt tilbakeføres dersom man får behov for det. Da benyttes best MS SQL Server Management Studio, som er et verktøy utviklet av Microsoft for administrasjon av MS SQL Server. Man kan enkelt her gjøre en "restore" av database, slik at man får tilbake dataene slik de var på det tidspunkt backup ble tatt. FagAdmin Brukerhåndbok 92