6TIPS TIL BEDRE LIKVIDITET

Transkript

1 efaktura Spar penger og tid ved å bruke efaktura DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET Leasing Få inn nytt utstyr - hold deg oppdatert Kredittscoring Gjør kredittprosessen mer kostnadseffektiv CREDIT & CASH MANAGEMENT Nr. 4 / Oktober TIPS TIL BEDRE LIKVIDITET Inkasso Nye regler gjør det vanskeligere å få inn pengene ERP-systemer Skaff deg god oversikt ved å bruke rett verktøy Outsourcing Fokuser på de viktigste delerne i virksomheten Alle bedrifter bør vurdere outsourcing, sier Sandra Riise, administrerende direktør i NARF. FOTO: NARF FÅ KONTROLL PÅ LIKVIDITETEN Kontantstrømmen: Et fungerende system vil gi mange gevinster, også rene besparelser, sier Trond Stabekk i Kongsberg Automotive. FOTO: MORTEN RAKKE

2 2 OKTOBER 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET UTFORDRINGER For de fleste foretak er lønnsomhet og likviditet blant de mest sentrale faktorer. Mange bedrifter har erfart at manglende eller mangelfullt fokus på likviditet kan være dramatisk. VI ANBEFALER Bo Hjort Christensen Studierektor ved Handelshøyskolen BI. Likviditet må planlegges Cash management handler om å definere et ønskelig likvidnivå, innkreve og behandle likvider på en effektiv måte og plassere eventuell overskuddslikviditet optimalt. Når et foretak fastsetter likvidnivået, må det tas hensyn til sesongmessige og andre variasjoner, noe som ofte best kan uttrykkes i et likviditetsbudsjett. Mange foretak har erfart verdien av å prioritere slikt budsjettarbeid internt, eventuelt benytte ekstern kompetanse. Likviditet må planlegges. God likviditetsstyring Effektiv innkreving og håndtering av likvider er også av- 1 gjørende faktorer i god likviditetsstyring. Noen foretak velger å holde disse funksjonene inhouse, mens andre oppfatter at dette kan gjøres mer effektivt ved outsourcing. Valget avhenger i stor grad av kapasitet og effektivitet på dette feltet i egen organisasjon. Factoring kan være ett alternativ; utsetting av kredittoppfølgingen til autorisert regnskapsfører eller annen ekstern samarbeidspartner et annet. Kredittbetingelser Kredittstyring innbefatter 2 også å fastsette optimale kredittbetingelser. Dette vil ofte måtte baseres på beregninger av lønnsomheten ved ulike alternativer. Dersom kundene oppfatter at betalingsbetingelsene er dårlige eller dårligere enn hos konkurrentene, kan dette innebære tapt omsetning. På den annen side innebærer omfattende kreditter en kostnad for selgeren. På dette punktet kommer også effektiv innkreving og håndtering av kundekontoer inn i bildet. Kredittider må følges opp, og det må reageres når avtalte kredittider ikke overholdes. Mange bedrifter har erfart at kundene strekker kredittene så langt som mulig, særlig hvis dette oppleves som kostnadsfritt. Det er derfor behov for effektiv oppfølging på dette området. Kredittverdighet Kredittstyring omfatter også 3 gode rutiner for analyse av kredittverdighet. Rutinene bør være nedfelt skriftlig og i størst mulig grad automatiserte. Effektiv kredittvurdering forutsetter oppdatert og god kredittinformasjon fra eksterne og interne kilder. På dette grunnlag kan det fastsettes akseptable kredittgrenser, i tillegg til at Roy Kristensen Høyskolelektor ved handelshøyskolen BI MINE BESTE TIPS Noen nøkkelpunkter for god likviditets- og kredittstyring Definere likvidbehov Foreta likviditetsbudsjettering Optimalisere kredittbetingelsene Effektivisere kreditt-oppfølgingen Etablere gode avstemmingsrutiner Benytte avstemmingsprogramvare Etablere god intern kontroll Vurdere outsourcing det må foretas effektiv kontroll med om kredittgrensene er overskredet. Mange bedrifter opplever at dårlige rutiner for avstemming av poster i kundereskontroen kan være et problem. Bruk av KID-nummer og andre automatiske rutiner vil avhjelpe, men kunder som betaler à konto, poster som registreres uten ønskelig referanse og avregning av kreditnotaer med videre vil ofte forstyrre bildet. Mange bedrifter har derfor investert i programvare som bidrar til enklere og mer effektiv og korrekt avstemming. Intern kontroll Mange av de ovennevnte punktene kan oppsummeres i be- 4 grepet god intern kontroll. Dette innbefatter gode interne rutiner og god oppfølging, slik at foretakets cash and credit management bygger på et korrekt og kvalitetssikret grunnlag. Til syvende og sist er det likevel slik at god kvalitet oppnås gjennom effektivt ajourhold, hyppige avstemminger og høy grad av nøyaktighet i grunnlagsmaterialet. Potensialet for bedret likviditet og lønnsomhet gjennom god cash and credit management er stort. Det er derfor viktig å prioritere dette området og vurdere alternative løsninger som kan forbedre effektiviteten på dette området. SIDE 4 Kredittstyringsprosessen starter helst før ordren er signert. Derfor må vi betrakte kredittstyring som en støtteprosess til salg og markedet. IT-administrasjon s Legg kommunikasjonsverktøyenepå nett. Ekspertene svarer s Hvilke faktorer er de viktigste for å sikre god likviditet? Vi hjelper våre lesere til å lykkes! CREDIT & CASH MANAGEMENT, 4. UTGAVE, OKTOBER 2010 Adm.dir.: Elisabet Rosenqvist Redaksjonssjef: Emma Wirenhed Prosjektleder: Linnea Geissler Telefon: E-post: linnea.geissler@mediaplanet.com Distribueres med: Finansavisen, okt Trykk: Dagbladet-trykk Korrektur: Slett og rett Kontakt Mediaplanet: Telefon: Faks: E-post: synspunkter@mediaplanet.com Mediaplanets mål er å skape nye kunder for våre annonsører. Det gjør vi gjennom å motivere leserne til å handle for å løse relevante problemer, eller møte fremtidige utfordringer med suksess. Vi tilbyr følgende tjenester: Inkasso Fakturering Juridisk rådgivning Kredittadministrativ rådgivning Cash Management rådgivning Vi administrerer din reskontro med integrasjon til ditt regnskapssystem Vi arbeider hardt for at dine krav prioriteres først. Kontakt oss i dag! post@totalkapital.no

3 Uni Økonomi Faktura Vi hjelper deg å sikre dine verdier! Hold kontroll fra faktura til innbetaling med: Kredittsjekk Betalingshistorikk Beste regnskapssystem 2010 Uni Økonomi er 9. september 2010 kåret til Best i test i PC World Norges store test av økonomi- og regnskapsprogrammer. Gjør alt litt enklere med Uni Økonomi! marked@unimicro.no Tlf unimicro.no nucleus.no VERDEN HAR UTVIKLET SEG det er ingen grunn til å gjøre avstemming manuelt lenger Adra Match Accounts er et avstemmingsprogram som tar hånd om alle typer avstemminger. Alt som i dag gjøres manuelt kan automatiseres gjennom Adra Match Accounts. Henger økonomiavdelingen din med på utviklingen? Hvis ikke, ta kontakt med oss i Adra Match for mer informasjon om automatisk avstemming. Velkommen til nåtiden. info@adramatch.no // Telefon:

4 4 OKTOBER 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER 1TIPS SLIK STYRER DU BEDRIFTENS LIKVIDITET KREDITT- T- STYRING KUNDENE / M Kundedialog Ordre Faktura Selgere og Markedsførere Spørsmål: Hvordan skal bedriften optimalisere balansen i regnskapet? Svar: Å skape en sunn balanse, er også et spørsmål om god kredittstyring. God kredittstyring har flere dimensjoner, både den strategiske, den atferdsmessige og den systemtekniske. Den siste handler om hvordan kredittprosessene kan støttes av moderne og intelligent programvare som henter informasjon både fra strukturerte og ustrukturerte kilder i det store digitale univers. På denne måten kan det gode gamle økonomisystemet berikes med både kredittinformasjon og annen relevant bedriftsinformasjon som kan understøtte en smart atferd i markedet. Integrasjon Etter at finanskrisen også slo inn over Norge for to år siden, har norske bedrifter økt fokuset på kredittstyring. Og dette er ikke kun viktig for store bedrifter. Små og mellomstore bedrifter er ekstra følsomme for kunders manglende betaling. Derfor blir kredittstyring spesielt viktig for dem, sier studierektor Bo Hjort Christensen ved Handelshøyskolen BI. De siste årene har inkassoporteføljen i Norge økt mye. Dette viser hvor viktig det er for bedriftene å ha kontroll på likviditeten. Klar strategi Christensen understreker at det for alle bedrifter er viktig å ha en klar politikk på hvordan spørsmål rundt kredittstyring skal håndteres. Kredittstyring må være svært godt forankret i en gjennomtenkt strategi- og styringsmodell. Med dette som grunnlag formuleres en kredittpolitikk som omsettes i konkrete rutiner og regler. Poenget er å skape en god samhandling mellom bedriftens salgs- og markedsprosesser og kredittvurderingsprosessene. Kredittstyringsprosessen starter helst før ordren er signert. Derfor må vi betrakte kredittstyring som en støtteprosess til salg og markedet, understreker Christensen. Optimale punkt Enhver handelstransaksjon innebærer en viss risiko for manglende betaling. Kredittstyring er egentlig risikostyring på transaksjonsnivå. Bo Hjort Christensen, Studierektor Handelshøyskolen BI Vi må kort og godt finne det optimale punktet der risikoen i den totale ordreporteføljen er håndterbar. Dersom vi ikke aksepterer en viss kredittrisiko, blir det heller ingen forretning, sier Christensen. Han viser blant annet til at mange konkurser skyldes for sene betalinger. Ny dimensjon Vanligvis assosieres kredittinformasjon med håndtering av strukturerte data. I markedet skapes det imidlertid betydelig mengder ustrukturert informasjon i forbindelse med for eksempel avisomtaler. Dette er omtaler som kan være både positivt og negativt ladet. Selskapet CyberWatcher er i startgropen for å utvikle en tjeneste som skaper orden og struktur i bedrifters medieomtaler. Dette gjøres ved hjelp av en spesialisert søkemotor. Målet er å lage en form for indikator som kan fungere som et supplement til den tradisjonelle finansielle ratingen. På den måten kan man fange opp bedrifter som er på vei mot stupet. Dette er en spennende ny dimensjon i risikostyringen, sier Christensen. RAGNAR LERFALDET redaksjonen@mediaplanet.com Kredittvurderingsrutiner og regler Kredittansvarlig Kredittpolitikk Betalings & kunde Bedriftens strategi- o STATISTICA Dataminer bygger verdens mest presise skreddersydde scorekort StatSo har sterk kompetanse innen sta s sk analyse og vi spesialiserer oss på å op malisere kredi porteføljer som kredi kort, forbrukslån og andre usikrede kredi er med hensyn på lønnsomhet. Vi garanterer at man ved hjelp av vår kredi scoreløsning vil oppnå: STATISTICA Data miner vant nylig en internasjonal konkurranse i å bygge det mest presise scorekortet for en kredi kortportefølje. Les mer om konkurransen på våre hjemmesider og ta gjerne kontakt med oss for et uforpliktende møte. Redusert tap på krav pga mer presis kredi score Økt omsetning gjennom økt innvilgelsesandel post@statsoft.no tlf:

5 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET OKTOBER ARKEDET Purring historikk adferd Inkasso Strukturert kredittinformasjon Ustrukturert bedriftsinformasjon g styringsfundament KREDITTINFORMASJON Bo Hjort Christensens modell viser hvor viktig det er å ha fokus på forskjellige dimensjoner innen kredittstyring FOTO: SHUTTERSTOCK GRAFIKK: ERMO NAARITS Kredittscoring i stadig utvikling Allerede på 1950-tallet utviklet det amerikanske selskapet Fair Isaac de første modellene for kredittscoring. Men først på 1990-tallet ble slike modeller viktige for norske banker, og etter årtusenskiftet har modellene blitt kraftig forbedret. Bankene har hele tiden fokus på å forbedre vurderingen av lavog høyrisikokunder, sier Rune Rasmussen, direktør for risikostyring i BN Bank ASA. Tidligere var lav datakapasitet et problem, men den teknologiske utviklingen de siste årene har gjort at man har helt andre muligheter innen kredittscoring i dag. Datamaskinene har fått stadig større lagrings- og regnekapasitet. Dette gjør det mulig å utnytte mer avanserte metoder og analyseverktøyer og legge grunnlaget for mer kompliserte modeller. Høy forklaringskraft Utover på 2000-tallet er modellene blitt stadig mer sofistikerte. BN Bank utviklet i en simuleringsmodell som kan teste ut mange forskjellige scenarioer fremover i tid, forteller Rasmussen. Modellen simulerer hvordan kundenes betalingsevne endrer seg gitt forskjellige makroøkonomiske situasjoner. Med den datakraften vi har nå, simulerer vi ganger på en Rune Rasmussen, Direktør for risikostyring i BN Bank ASA. kunde. Modellen har vist seg gjennom valideringstester å ha en veldig høy forklaringskraft. Hovedgrunnen til å bruke kredittscoringsmodeller er å hjelpe bankene til å skille mellom kunder med lav og høy risiko. Men i tillegg effektiviserer modellene behandlingen av kundene samt reduserer manuell behandling og feil. Man får en objektiv vurdering og konsistente beslutninger. Dette gjør at kredittprosessen blir mer kostnadseffektiv og bidrar til forbedret inntjening. Vi får bedre porteføljeanalyser og prognoser på porteføljene. De blir dermed mye enklere å styre. Dersom banken ønsker å ta lavere eller høyere risiko, kan det lettere gjøres gjennom et scorekort enn ved å gi beskjed til alle kundebehandlerne, sier Rasmussen. Gjennom modellene kan banken også se hva som er forventet tap på mislighold til forskjellige tider. Suksess Rune Rasmussen forteller at det hele tiden gjøres forsøk på å forbedre eksisterende modeller. Forskjellen på suksess eller ikke er om man klarer å integrere effekten av markedsendringer eller endringer i beslutningsprosesser, og så får de kjapt inn i modellene. Det er ikke bare vitenskap, men også litt kunst å få bakt endringer matematisk inn i modellene. Rasmussen legger også vekt på at modellene er brukervennlige. Modeller med høy forklaringskraft trenger ikke være robuste over tid. De må hele tiden justeres. RAGNAR LERFALDET redaksjonen@mediaplanet.com NYHETSGLIMT MODELLUTVIKLING Skreddersydde scorekort Kredittscoring er tradisjonelt en statistisk modell som kvantifiserer hver enkelt kunde eller engasjement sin risiko, og som skal hjelpe bankene til å skille mellom gode og dårlige risikokunder. Metodene innen kredittscoring har hovedsakelig vært knyttet til ikke-lineær regresjon. Skreddersydde scorekort er spesialtilpasset for eksempel et bestemt produkt, kanal eller målgruppe. Rune Rasmussen, direktør for risikostyring i BN Bank ASA, mener at bankenes tilpasning til Basel II-regelverket har gjort at flere har gått fra generiske scorekort til mer skreddersydde scorekort. Det er viktig at det vurderes om dataene som er brukt i modellutviklingen også vil være representative for produkt, kanal eller målgruppe fremover. Graden av kompleksitet og spesialtilpasninger er en avveining hver bank må gjøre, siden det kreves en del ressurser for å følge opp hver enkelt modell. Skreddersydde scorekort bidrar til reduserte tap på krav, økt omsetning gjennom økt innvilgelsesandel og økt løsningsgrad på inkasso. Forbedret likviditet, redusert ressursforbruk og økt frihet med outsourcing! Vi hjelper deg. Våre kunder har satt pris på stabilitet og kontinuitet i snart 40 år. Vi har fokus på SMB markedet og tilbyr: Forutsigbare kostnader Kundetilpasninger Fleksibilitet og frihet Drift av spesialløsninger Drift av applikasjoner fra SAP, Microsoft og Visma Backup- og katastrofeberedskap Din samarbeidspartner innen forretningskritisk IT -når kontinuitet er viktig! I tillegg forhandler vi løsninger fra Visma og Microsoft og utvikler egne forretningsløsninger. SKOG-DATA AS Tlf Ta kontakt med Björn Lundell eller send en e-post til drift@skogdata.no

6 6 OKTOBER 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER 2TIPS Leasing gir bedre økonomi for bedriften FRIGJØR KAPITAL FINANSIELL OG OPERASJONELL LEASING Ulike former for leasing å velge mellom Tradisjonelt skiller man regnskapsmessig mellom to former for leasing. Spørsmål: Hvordan kan en bedrift frigjøre midler til nye investeringer? Svar: Ved å lease utstyr, blir bedriftens likviditetsbelastning mye mindre. Leasing passer for alle som ønsker å fokusere på kjernefunksjonene til bedriften, sier direktør Jan Fredrik Haraldsen i Finansieringsselskapenes Forening (Finfo). Leasing betyr leie. Når begrepet brukes i dagligtale på norsk, tenker man imidlertid på en bestemt form for leie der kunden har valgt leverandør av utstyr og leasingselskapet anskaffer utstyret i tilknytning til en leasingavtale inngått med kunden. Det er hovedsakelig små og mellomstore bedrifter som benytter seg av leasing som finansieringsalternativ. Mindre bekymringer Ved leasing trenger ikke bedriften å bruke for mye tid på regnskap og administrasjon, sier Haraldsen. I tillegg trenger ikke bedriften å bekymre seg over hva den skal gjøre med utstyret på slutten av dets levetid. Dette gjelder spesielt IT-utstyr, som blir raskt utdatert. De vanligste produktene å lease er biler, IT-utstyr og alle typer maskiner. Det har blant annet lenge vært populært å lease trykkerimaskiner. Kapital frigjøres En hovedgrunn til å velge leasing er at bedriften får mindre likviditetsbelastning. Det betales en månedlig leie, og dermed frigjøres kapitalen som ellers måtte ha blitt brukt dersom utstyret var blitt kjøpt inn. TIDSBESPARING: Ved leasing trenger ikke bedriften å bruke for mye tid på regnskap og administrasjon, sier Jan Fredrik Haraldsen i Finansieringsselskapenes Forening (Finfo). FOTO: SHUTTERSTOCK -Bedriften slipper å belaste driftskreditten fra banken, og dette er spesielt viktig for mindre bedrifter der likviditeten ofte er et problem, sier Haraldsen. JAN FREDRIK HARALDSENS 5 TIPS Leasing er en svært rask måte å 1 etablere kontrakter og skaffe utstyr på. I forhold til lånefinansiering kan bedriften spare mye tid på å velge leasing som finansieringsform. Leasing gir en mye lavere grad av 2 likviditetsbelastning enn om bedriften må legge ut alle pengene på en gang. Dette er spesielt viktig for bedrifter som sliter med å få økt driftskreditt fra sin bank. 3 Bedriften slipper også å aktivere utstyret i regnskapet og foreta avskrivninger. I stedet utgiftsføres den månedlige leien, og regnskapet blir enklere. Bedriften slipper å balanseføre utstyret regnskapsmessig. Bokføringen blir mye enklere. Betaling av en månedlig faktura som så utgiftsføres, er det bedriften må passe på. 4 Det kan knyttes flere administrative tjenester til leasingen. For eksempel kan alt som har med forsikringer og fakturaer tas hånd om av leasingselskapet. 5 Leasing gjør det enklere for bedriften å kvitte seg med utstyret etter endt leieperiode. Ønsker bedriften å leie utstyret videre, lar også det seg gjøre. Leasing er enkelt Det er også mulig å knytte flere administrative tjenester til leasingen, særlig innen bil. Dette kan innebære service, vask og vedlikehold samt kontroll. Det blir for eksempel lettere å kontrollere at firmabiler med tilhørende drivstoffkort brukes som de skal. Dette er særlig satt pris på hos kommunene, der spesielt hjemmetjenestene har mange biler. Og nettopp offentlige etater har i stadig større grad tatt i bruk leasing. Dette gjøres fordi leasing er så enkelt, og mange etater kan spare penger. Ved å lease bilparken, slipper de egne verksteder og kan redusere staben. Innen IT får man også en gardering mot å sitte med utdatert utstyr, opplyser Haraldsen. Direkte kontakt Leasingselskapene har flere kanaler for å komme i kontakt med kunden. Den første er via forhandler. Kunden bestemmer seg for utstyr hos en forhandler, og så bistår forhandleren med at man får kontakt med et leasingselskap. Det finnes også mange agenter som ikke selger utstyr selv, men som kan bidra til at det skapes kontakt mellom et leasingselskap og potensielle kunder. I tillegg kan kunden ta direkte kontakt. Mange leasingselskaper er eid av banker, og når kunden søker om økt driftskreditt for å kjøpe utstyr, opplyser gjerne banken om at det kan være lurt å lease utstyret i stedet. RAGNAR LERFALDET redaksjonen@mediaplanet.com Finansiell leasing Leiebeløpene beregnet ut fra hele eller det vesentligste av leasingselskapets kjøpesum er dekket opp gjennom bindende leiebetalinger. Operasjonell leasing Leiebetalingene dekker ikke hele beløpet som er investert av leasingselskapet. Det er forutsatt at objektet har en restverdi ved leietidens utløp som kan realiseres ved salg eller ny utleie. Kjøpe objektet Hvilken klassifisering leasingselskapene benytter for en leasingkontrakt, er ikke nødvendigvis i samsvar med hva som regnskapsmessig betegnes som finansiell eller operasjonell leasing. Leasingkontrakter der utleier påtar seg vedlikehold, service og andre kostnader for objektet betegnes ofte av selskapene som operasjonell leasing, men kan likevel avhengig av det enkelte lands skatteregler regnskapsmessig klassifiseres som finansiell leasing. For eksempel vil en avtale om at leasingtaker skal kjøpe objektet ved leasingkontraktens utløp, i Norge føre til at avtalen klassifiseres som en finansiell leasing. Regnskapsmessig behandles operasjonell leasingleie som en kostnad og ikke en investering, noe som gjør at leien kan utgiftsføres i sin helhet. Imidlertid kan ikke leasingobjektet aktiveres i regnskapet. RAGNAR LERFALDET redaksjonen@mediaplanet.com 100 % FOKUS Drømmer du om mer effektive forretningsprosesser? Amesto Solutions leverer innovative løsninger fra Visma som bidrar til at nordiske bedrifter blir mer konkurransedyktige og oppnår høyere lønnsomhet! Kontakt oss i dag og vi viser hvordan dere med riktig programvare innenfor økonomi, logistikk, salgsstøtte, lønn og rapportering kan forenkle ruiner og effektivisere virksomheten! Amesto Solutions leverer systemer som dekker de fleste bedrifters forretningsprosesser fra A til Å. "Med hjelp av effektive løsninger fra Amesto Solutions oppnår vi bedre oversikt, bedre styring og økt lønnsomhet." Erlend Auestad, Purchasing Manager, Hitec Products Drilling AS Amesto Solutions AS Tlf.: E-post: solutions@amesto.no

7 HAR DU OSS, TRENGER DU INGEN - VELKOMMEN TIL NORGES STØRSTE SENTRALBORD

8 8 OKTOBER 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER 3TIPS TID OG PENGER Å SPARE SPØRSMÅL OG SVAR Tone Lise Forbergskog Adm.dir. i Tone Lise Akademiet, valgt til månedens gründer av Norsk Gründerforum i september Tone Lise Akademiet ble etablert i 1992 og har 12 ansatte. Forventet omsetning 2010: millioner kroner. Selger hovedsakelig produkter til salonger og parfymerier. Satte bort lager og logistikk for tre år siden. Outsourcing er for alle Spørsmål: Hvordan kan bedriften få bedre tid til å fokusere på kjerneoppgavene? Svar: Ved å outsource alle oppgaver som ligger utenfor hovedfokuset til bedriften. Alle bedrifter bør vurdere outsourcing, sier Sandra Riise, administrerende direktør i Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening (NARF). Hun mener det er penger og tid å spare for alle ved å se på hvilke oppgaver bedriften selv ikke trenger å ta seg av. Uansett størrelse bør bedriften selvfølgelig ved oppstart, men også ved jevne mellomrom gjennomføre en strategiprosess. I dette arbeidet konkretiseres bedriftsideen, målet og strategien, veien til målet. Strategien får konsekvenser for de tiltak som må gjennomføres, og det er nødvendig å ta stilling til organisering, bemanning, teknologi og økonomiske ressurser, sier hun. Kjernevirksomhet Når bedriften skal finne ut hva slags organisasjon den har behov for, må kjernevirksomheten få fullt fokus. Virksomheter som er organisert direkte under ledelsen bør prioriteres, mens støttefunksjoner gjerne kan settes ut til andre aktører. De mest typiske funksjonene her er regnskap, lønn, fakturering, IT-drift, kantine og renhold. Dette er nødvendige funksjoner, men ikke kjernevirksomhet, sier Riise. Når strategien er ferdig utarbeidet, vil den få personalpolitiske konsekvenser. De fleste setter ut funksjoner før de ansetter folk. Dermed oppnås mindre FAKTA OM OUTSOURCING Outsourcing er et engelsk lånord som betyr at en bedrift eller organisasjon lar en annen bedrift håndtere en eller flere oppgaver slik at bedriften eller organisasjonen kan fokusere mer på sine kjernevirksomheter. Områdene som er mest vanlig å outsource er vaktmester, budtjenester, renhold, kantinedrift, IT samt lønn og regnskap. Tilgangen til høyt kvalifisert arbeidskraft er den viktigste årsaken til at bedrifter velger outsourcing, selv om kostnadsbesparelser fortsatt er en sentral Ved å sette ut oppgaver, får man tilgang til spesialister og et mye større kompetansemiljø. Sandra Riise, Administrerende direktør i NARF. FOTO: ISTOCKPHOTO driver. Det viser en omfattende studie av outsourcing blant 529 av Norges største bedrifter, gjennomført av BI-forskerne Hans Solli-Sæther og Petter Gottschalk. BI-studien viser at omtrent like mange offentlige virksomheter som private bedrifter har outsourcet en eller flere funksjoner. Rundt tre av fem norske bedrifter og organisasjoner benytter seg av outsourcingstjenester, viser en undersøkelse fra Medialect på vegne av IT-konsulentselskapet Steria. EFFEKTIVISERING AV BEDRIFTEN En bedrift kan aldri overleve på sikt uten å gå med overskudd. Vi har høyt kostnadsnivå i Norge, og vi er avhengig av å være så effektive som mulig, sier Sandra Riise, administrerende direktør i NARF. FOTO: NARF sårbarhet for sykdom, ferie og lignende, og man får ansvar for færre ansatte. Dette er enkelt ved oppbygging av nye bedrifter, men det er noe vanskeligere når bedriften allerede har flere ansatte. Da får outsourcingen også personalpolitiske og juridiske konsekvenser, sier Riise. Effektivisering Outsourcing kan være viktig for at bedriften skal tjene mer penger. En bedrift kan aldri overleve på sikt uten å gå med overskudd. Vi har høyt kostnadsnivå i Norge, og vi er avhengig av å være så effektive som mulig, sier Riise. Hun understreker imidlertid at det ikke kun er økonomiske grunner til å velge å sette ut funksjoner i bedriften. Det tilfører også kompetanse. Ved å sette ut oppgaver, får man tilgang til spesialister og et mye større kompetansemiljø som blir viktig å trekke på i bedriftenes videre utvikling. De som tar over tjenesten har tross alt dette som sin kjernevirksomhet. Bedriftens ansvar Sandra Riise legger vekt på at godt samarbeid er viktig for alle parter for å oppnå gode resultater. Dette gjelder både internt og eksternt. For å få til en vellykket outsourcing, må man være grundig i valg av samarbeidspartner. Man skal like både bedriftskulturen og menneskene hos dem man velger som partnere. Husk at bedriften kan sette ut funksjoner, men den kan ikke kvitte seg med ansvaret, sier Riise. RAGNAR LERFALDET redaksjonen@mediaplanet.com Hvorfor outsourcet Tone Lise Akademiet logistikken? Det ble dårlig plass i lokalene! våre i Brugata, men vi hadde ikke lyst til å flytte derfra. Vi brukte også mye tid på lageret, men ønsket at de ansatte i stedet skulle kunne konsentrere seg om salg. I tillegg hadde vi lyst til å jobbe med folk som hadde logistikkunnskap. Det er gått mer enn tre år siden dere valgte å sette bort lager- og logistikktjenestene. Har alt gått etter planen?! Det har vært en del problemer de første årene. Datasystemene mellom oss og outsourcingspartneren har ikke snakket godt nok sammen. Nå ser det heldigvis ut til at det begynner å løsne. Jeg håper det er siste runde med problemer rundt dataløsningene nå. Hva er de viktigste fordelene dere har oppnådd med outsourcingen?! Vi slipper å ha personalansvar for lagerarbeiderne. Men de som utfører tjenestene er veldig flinke, og personalkontakten med de som drifter lageret er fantastisk. Det er ikke deres feil at ikke alt har gått som planlagt. Men det er viktig at kjemien stemmer med de som tar over oppgavene. Hva ville du gjort annerledes dersom dere skulle ha begynt på prosessen med å sette ut tjenestene i dag?! Vi ville vært mer sikre på at datasystemene virket som de skulle med en gang. Vi hadde satt flere frister og laget bedre rammebetingelser for de som skal gjøre integrasjonen av datasystemene. Det er viktig å lage gode avtaler som gjør det helt klart hva som skal være på plass til forskjellig tid. Har outsourcingen gjort dere mer effektive? Ja, vi har mye mer fokus på! salg nå. Staben jobber mer profesjonelt enn noen gang. Vi har fått bedre tid til å ha fokus på kundene. Selgerne har fått cirka 30 prosent større kapasitet.

9 Egeninkasso gir store fordeler Med Inka Egeninkasso er du ditt eget inkassobyrå Fordelene du oppnår med egeninkasso er blant annet: Jo visst, de aller fleste betaler for seg i tide. Men de som ikke gjør det kan også være gode kunder. I alle fall om du benytter våre tjenester. Vi sørger for at du får dine penger uten å ødelegge kundeforholdet. Det tjener du på siden mange betalingsproblem er forbigående. Å skaffe nye kunder er dyrt og tidkrevende. Les mer om fordelene ved å benytte våre arbeidsmetoder på Accepta har kompetanse på hele økonomiprosessen Vi er spesialister på IFRS og annen finansiell rapportering for børsnoterte selskaper Vi er ledende på outsourcingstjenester innenfor regnskap og skatt til oljevirksomheter Vi tilbyr fleksible outsourcingstjenester innenfor lønn og regnskap og har utviklet en effektiv systempakke for elektronisk fakturabehandling (scanning), reiser og timeregistrering samt dynamisk webbasert analyseverktøy Vi rekrutterer de beste fagfolkene og ønsker stadig nye medarbeidere velkommen Accepta leverer hele verdikjeden innenfor regnskap og rapportering ZIRIUS ET ERP SYSTEM FOR FREMTIDEN Zirius leverer sammen med bransjespesialister et komplett styringsverktøy for bedriften. Programmet er funksjonsrikt og enkelt å komme i gang med. Bransjeeksempler: Regnskapskontor Entreprenører Grossister Faghandel Trelast ZIRIUS PÅ ANDROID Søk etter Zirius på Android Marked og prøv Zirius timeregistrering eller Zirius varetelling med Bluetooth scanner. Daglig leder Pål Søilen flankert av Øyvind Hammerstad mer (t.v.) og Arne Dale ae Accepta AS Tlf: E-post: firmapost@accepta.no Les mer på PRØV ZIRIUS GRATIS! Last ned og prøv Zirius gratis i 10 dager via nettsiden: Oslo / Drammen / Stavanger

10 10 OKTOBER 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER Få god oversikt Spørsmål: Hvordan kan ledelsen i et konsern med fl ere produksjonssteder og verktøy sikre at hele organisasjonen får god oversikt? Svar: Ved å benytte ERPløsninger som utveksler informasjon fra de forskjellige avdelingene og slik gir optimal informasjonsfl yt. ERP (Enterprise Resource Planning) er en betegnelse på programvare som støtter opp om produksjon, lager, salg, innkjøp og økonomi. Hele poenget er å gi tilgang til informasjon som ledere, mellomledere og ansatte trenger for å ta fornuftige beslutninger. Informasjonen i et godt system skal kunne skreddersys og tilpasses til hver enkelt medarbeider, slik at de kan arbeide mer produktivt. Rask tilpassning Med ny teknologi vokser også behovet for lettere og raskere informasjonsdeling med enkel distribusjon av analyser og rapporter. Med en tilrettelagt ERP-løsning kan bedriften styre vekst og endring ved å bygge lønnsomme relasjoner i forsyningskjeden. Dersom virksomheten utvider til nye territorier, lanserer nye produkter og tjenester eller styrker virksomheten gjennom sammenslåinger og oppkjøp, kan en gjennomført løsning hjelpe bedriften med raskt å tilpasse interne prosesser slik at de imøtekommer endrede behov. Globalt marked Andre scenarioer går på markedet, der bedriften utvider kundebasen til å omfatte et globalt marked eller utvider på tvers av landegrenser. Så kan tilrettelagte løsninger samle og standardisere prosesser og gi innsikt i alle deler av en global organisasjon. MOBILE PLATTFORMER. Fordelen med å gjøre ERP-systemene tilgjengelige på iphone- eller Androide-plattformer, er jo en grenseløs tilgang til informasjon og prosjektverktøyer bokstavelig talt i lommen på den enkelte bruker. FOTO: SHUTTERSTOCK Det er en rivende utvikling på kanaler og plattformer som kan gi brukerne tilgang til forskjellige verktøyer ut over den tradisjonelle arbeidsstasjonen, sier Snorre Sundby i JPG.no. I de fleste organisasjoner er målet at informasjon skal gi en merverdi for selskapet. VEIEN VIDERE Fremveksten av nye plattformer for sluttbruker og nye tjenester åpner for nye måter å tenke ERPløsninger på. Modulbaserte løsninger er på vei inn. Der kjøper du ikke lisenser for alle løsningene, men velger ut de modulene du har behov for, og så leier du lisensene for dine valgte moduler. Dette er spesielt interessant for mange bedrifter som ikke har behov for de massive løsningene som er beregnet på større konserner. I dette ligger en åpning for at systemene kan benyttes av mobile plattformer. Mobile løsninger Bærbare maskiner er allerede grundig etablert, og med ulike trådløse løsninger er det nå langt flere som ikke er avhengige av å måtte sitte på Fremveksten av slike modulbaserte løsninger har allerede etablert seg i fl ere markeder, og vil bli den foretrukne måten å kjøpe programløsninger på også her hjemme. Med leieavtaler på de aktuelle ERP-modulene, vil bedriftene også ha større fl eksibilitet i sine disposisjoner fordi de ikke er bundet på samme måte som ved kjøp av lisens for totalpakker. Modulbaserte løsninger egner seg også godt for bedrifter med stort spenn i organisasjonen og for bedrifter med fi lialer i fl ere markeder. 4TIPS TRÅDLØS HVERDAG kontoret for å arbeide. I den senere tid har også håndholdte plattformer i form av SmartPhones kommet inn i bildet. Vi ser stadig flere organisasjoner som tilrettelegger med egne applikasjoner for internt bruk, sier Sundby. Fordelen med å gjøre ERP-systemene tilgjengelige på iphone- eller Androide-plattformer, er jo en grenseløs tilgang til informasjon og prosjektverktøyer. Utfordringen er å gjøre applikasjonene så fleksible at de kan møte videre utvikling på teknologisiden. En annen utfordring er sikkerhetsaspektet når det åpnes mange nye kanaler. Likevel tror ikke Sundby at bedriftene i fremtiden vil komme utenom å tilrettelegge for håndholdte medier. Nei, vi ser jo hvor raskt vi tilpasset oss laptop-maskiner. Med avgrensede applikasjoner behøver vi ikke å gå veien om intranett eller åpne kilder, sier han. TOM AMRIATI-LØVÅS redaksjonen@mediaplanet.com ELEKTROISK FABRIKK Ny giv for ERP i industrien Kun en av hundre produksjonsbedrifter flytter informasjonen elektronisk mellom ERPog produksjonssystemer. I de aller fleste fabrikker skrives ordrene ut på papir som leveres til produksjonsplanleggerne. Microsoft melder at de nå fokuserer på å bygge systemer som skal føre ERP-systemene nærmere produksjonsvirksomheten, men det er fortsatt et stort IT-messig gap mellom fabrikkgulvet og økonomiavdelingen. «Det er på tide å få verdi ut av ERP-systemene,» heter det i et rundskriv fra Microsoft. Industriell IT er løsningen Trenden er at IT-sjefene i de store selskapene leter med lys og lykte etter løsninger som gjør at ERPsystemene virkelig gjenspeiler virksomheten i sanntid, og ikke bare gjengir historiske data. ERP-leverandørene prøvde å komme seg ut på fabrikkgulvet, men mislyktes. Det ble rett og slett for komplisert. Først i de siste årene er industriell IT, ofte kalt MES eller Manufacturing Execution System, satt på dagsordenen ute i bedriftene. Konseptet er ikke nytt, men nå begynner markedet å få opp øynene for disse løsningene. Orden i systemene MES fungerer som bindeledd mellom ERP- og produksjonssystemene. Mens ERP-systemet holder rede på råvaremengder og ferdigstilte produkter, vet MES hvor varene befinner seg, hvilke kvaliteter som er påkrevd og andre kritiske parametre. TOM AMRIATI-LØVÅS redaksjonen@mediaplanet.com Peritus gir deg oversikt! Kontakt oss på: Peritus AS Microsoft Dynamics

11

12 12 OKTOBER 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET INSPIRASJON Spørsmål: Hva betyr et riktig Cash Management-system i en tid med finansiell uro? Svar: Det betyr bedre kontroll og letter fordelingen av ressurser. Ta kontroll over kontantstrømmen LEDER TIL LEDER KONGSBERG En av de viktigste utfordringene innen management er å sikre kontroll på likviditeten. Dette er ofte komplisert i bedrifter med mange kontoer i forskjellige banker og i ulike valutaer. Viktigheten av rett verktøy En annen sentral utfordring er å sikre best mulig kvalitet på likviditetsprognosene. Vel, vi gikk inn i finanskrisen uten et tilfredsstillende system, og oppdaget at det å være en global aktør uten et slikt verktøy ikke er optimalt, sier Trond Stabekk, Executive Vice President og CFO i Kongsberg Automotive. Anskaffelsesprosessen ble grundig og konstruktiv. Vi gikk grundig inn i våre unike behov og hvilke forventninger vi hadde til et slikt system. Kort fortalt gikk vi flere runder med aktuelle tilbydere, og falt til slutt ned på en løsning vi er svært komfortable med og som vi føler oppfyller våre krav, sier han. Balansegangen mellom et operativt system og et system som er for omfattende for rasjonelt bruk, kan være avgjørende for en vellykket utnyttelse. Finn rett partner Et langsiktig fokus på kjernevirksomheten kan for mange utgjøre en betydelig utfordring. Her er kompetanse og erfaring fra lignende prosesser kritiske for å lykkes. Det er flere avgjørende kriterier i en slik prosess, men for vår del var det svært viktig at valget vi gjorde var så velfundert som mulig. Det vi så etter var en samarbeidspartner som for det første vil finnes i overskuelig fremtid. Dernest ønsket vi en aktør der vi ville få oppmerksomhet rundt våre behov. Flere aktører var rett og slett så store at vi ikke alltid ble prioritert slik vi ønsket det. Et annet moment var selve løsningen som fullt ut ivaretar våre unike behov, forklarer Stabekk. Ja, vi er i dag helt trygge på at informasjonen som kommer fra banken er 100 prosent oppdaterte og gir FAKTA Bedriften Kongsberg Automotive (KA) har hovedkontor på Kongsberg og har i underkant av 50 virksomheter i 20 land. Omsetning: KA tilbyr systemløsninger for bilfabrikanter. Selskapet omsatte for omkring EUR 623 milliarder i 2009 og sysselsatte ca personer. oss et korrekt bilde av kontantstrømmen til enhver tid. Det betyr at vi kan distribuere midler til og fra våre datterselskaper uten å måtte benytte kassakreditt eller forskuttere på andre måter, forklarer han. Det går fort å etablere kredittrammer og intern funding, og vi sparer mye på direkte transaksjonsutgifter, sier han. Bra system gir gevinster Urolige tider som i tilfellet med finanskrisen vil favorisere bedrifter med solid virksomhetsstyring og et aktivt forhold til eget risikobilde. Det er viktig å merke seg at systemet i seg selv kun er et administrativt verktøy. Det genererer ikke penger i seg selv, men et fungerende system vil gi mange gevinster, også rene besparelser, fremholder han. Ulike virksomheter har ulike utfordringer. I dagens turbulente markedssituasjon har finansiering av ekspansjon for mange blitt en større utfordring enn tidligere. Prognoser, risikostyring, kontantstrømanalyser og likviditetsstyring er også blitt viktigere, ettersom risikoen for å komme i finansielle stressituasjoner har økt. Stabekk understreker momenter som tilgang til nødvendig og korrekt informasjon til rett tid både finansiell informasjon og intern cashflowrapportering. Det jeg vil si om valg av system, er først og fremst grundig behovsanalyse fundert på bedriftens unike forutsetninger, ressurser og mål, sier Stabekk. Videre er det kritisk viktig å ta seg tid til å vurdere de ulike leverandørene i forhold til løsning, pris og ikke minst service. Ett poeng er å fokusere på behovet, og ikke la seg blende av systemer med uttallige flotte løsninger. Et annet poeng er dialogen med leverandøren; vil du være stor nok til at de lytter til deg, eller risikerer du å bli oversett? Det er viktig å gå grundig gjennom både systemet i seg selv og den langsiktige samarbeidsmodellen som kommer ut av det, sier Stabekk til slutt. TOM AMRIATI-LØVÅS redaksjonen@mediaplanet.com Enklere likviditetsstyring på tvers av landegrenser

13 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET OKTOBER TROND STABEKKS BESTE TIPS Det kan være hensiktsmessig å etablere sentral styring for å avdekke ulike risikoer knyttet til bedriftens kapitalflyt, både rente- og valutarisiko og kreditt- og likviditetsrisiko. Verktøy God utnyttelse av de elektroniske hjelpeverktøyene som er tilgjengelig. Etabler effektive interne rutiner som må følges. Et viktig verktøy i denne sammenheng er selskapets Cashflow Alle bedrifter bør være opptatt av dens cashflow. Den er bedriftens hjerte som holder hjulene i gang. Bruk cashflow som en temperaturføler på hvor sunn bedriften er. Administrasjon Fordringsadministrasjonen er en meget viktig del av Cash Management, men den har også påvirkning på salgsorganiseringen. Det innebærer blant annet utsendelse av faktura, riktige betalinger og oppdatert kundeinfo, purre-, inkasso- og oppfølgingsrutiner. Forutsetningen for å lykkes med dette er gode systemer. CASH MANAGEMENT-SYSTEM Det går fort å etablere kredittrammer og intern funding, og vi sparer mye på direkte transaksjonsutgifter, sier Trond Stabekk, Executive Vice President og CFO i Kongsberg Automotive. FOTO: MORTEN RAKKE Kontantstrømmen I en mer normalisert markedssituasjon er det sammenheng mellom kundelønnsomhet og Cash Management. Rådet er å etablere kjennskap og forholde seg strategisk til drivere som reduserer eller forsinker kontantstrømmen fra ulike kunder. Videre bør det i alle organisasjoner og systemer implementeres mulighet for selektiv behandling av Våre Cash Management løsninger bidrar til effektiv kontroll av bedriftens likviditet og risiko. Vårt mål er å sørge for en enklere hverdag for våre kunder nasjonalt og globalt. DnB NOR Cash Management enkle, raske og lønnsomme løsninger.

14 14 OKTOBER 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER 5TIPS INKASSO INKASSOBEGREPER Thor Andersen, Generalsekretær, Norsk Inkassobyråers Forening. Hva har et inkassobyrå lov til å kreve, og hvilke frister skal skyldner og kreditor forholde seg til? Den nye prisstrukturen som nå er vedtatt, kan gi inkassoselskapene hele prosents inntektsreduksjon. Dette betyr for noen at de må nedbemanne, og for de fleste at de må be bedriftene ta på seg mer av kostnadene ved inkassosaker. Det vi ser her, er en politisk premiering av betalingsuvillighet. I praksis vil terskelen for å starte en inkassosak bli høyere fra bedriftens side, og for skyldneren vil terskelen for å unnlate å betale bli tilsvarende lavere, sier generalsekretær Thor Andersen i Norske Inkassobyråers Forening. Lovteksten sier dessuten at det er skyldner som skal bære betalingsbyrden, noe den nye prisstrukturen på ingen måte understøtter, poengterer han. Effekten kan også bli at veien blir kortere til rettslig inndrivning, og at muligheter til en minnelig ordning i mange tilfeller ikke blir vurdert fordi det blir for kostbart for bedriftene. Dette vil igjen gå ut over servicen overfor skyldner, og gi en mye dårligere oppfølging av saker som kunne vært løst utenfor rettssystemet, sier han. Norge har fortsatt en av verdens høyeste betalingsmoral. Dette bidrar til å holde kostnader rundt inkasso nede, noe som gir gevinst for hele samfunnet. Ja, sier Andersen, med myndighetenes indirekte velsignelse har vi begynt på en utvikling NYE REGLER FOR INKASSO I praksis vil terskelen for å starte en inkassosak bli høyere fra bedriftens side, sier generalsekretær Thor Andersen i Norske Inkassobyråers Forening. FOTO: SHUTTERSTOCK Premiering av betalingsuvillighet? Spørsmål: Hva betyr de nye reglene for utenrettslige inndrivningskostnader for bedriftene? Svar: Bedriftene må bidra med mer for å få gjennomført inkasso. vi ikke ønsker. Tradisjonelt er vi svært villige til å gjøre opp for oss i Norge. Det som er bekymringsfullt, er den økende trenden til å ikke ville betale, altså rett og slett dårlig moral. Dette er en trend som har herjet i Europa i lang tid, men som vi til nå ikke har sett her hjemme. Nå frykter vi likevel at denne slappe betalingsmoralen også griper om seg her hjemme med myndighetenes fulle støtte, avslutter han. TOM AMRIATI-LØVÅS redaksjonen@mediaplanet.com Et inkassobyrå har rett til å beregne såkalte utenrettslige inndrivingskostnader. Disse er fastsatt i inkassoforskriftens kapittel 2, og er å sammenligne med salærene som byråer og advokater beregnet før den nye inkassoloven trådte i kraft. Beregningen er imidlertid noe spesiell: Dersom fristen i betalingsoppfordringen oversittes med 28 dager (altså dager), vil satsene økes. I praksis snakker vi om en fordobling. Her må skylder i tillegg være oppmerksom på at det hele og fulle beløp som er beregnet i betalingsoppfordringen (hovedkrav, renter og salær) må være betalt for å unngå denne doblingen av salæret. Det skjer faktisk selv om man har tatt kontakt og avtalt en betalingsordning innen den gitte fristen dersom betalingsordningen medfører at det tar mer enn 42 dager før alt er betalt. Nyheter og faginformasjon om praktisk økonomi og pengestrøm Trege betalere er sand i maskineriet. La Sopran stå for innfordringen - vår kjernevirksomhet. Avstemminger - Bedriftsinformasjon og Kredittopplysninger Cash Management - Egeninkasso - Factoring Faktura og Fakturaadministrasjon - IKT - Inkasso og Fordringsadministrasjon - Jus - Kjøp av fordringer Konkurser - Kredittforsikring - Kredittscoring - Kurs og Utdannelse - Leasing - Outsourcing - Valuta Økonomisystemer Motta vårt ukentlige nyhetsbrev! Registering: tlf. Kristiansand: tlf. Sandefjord: figuru.no

15 Nettpartner har prosjekter gående til enhver tid. Kontroll og oversikt krever stor nøyaktighet, og de rundt 50 prosjektlederne trengte tidligere 4-5 timer hver måned til å rapportere på prosjektene sine. Med det nye ERP-systemet har vi halvert rapporteringstiden, og kan bruke mer tid til fakturerbar produksjon i bedriften i stedet, forteller økonomisjef Jørn Fjærvik i Nettpartner. Kostnadskontroll er avgjørende Nettpartner bygger, driver og vedlikeholder infrastruktur for distribusjon av elektrisitet, fjernsyn, data og fjernvarme. Oppdragene er komplekse og tidsbegrensede. Styring og kostnadskontroll er avgjørende. Nettpartner hadde tidligere mange manuelle systemer bygget på regneark som ble fylt ut og lagret lokalt på medarbeidernes PC-er. Vi hadde også mangelfull oversikt over økonomien i prosjektene. Det var mer overlatt til den enkelte prosjektleder å fortelle oss hvilke tall som skulle rapporteres videre, og når vi dukket ned i materien for å få klarhet i detaljene, oppdaget vi at det var mange måter å levere tallene på og at resultatet ofte ble unøyaktig, forteller Fjærvik. For å forbedre denne situasjonen, oppgraderte Nettpartner sitt ERPsystem med NaviCom Bransjeløsning for entreprenører. Klare fordeler I tillegg til betydelige redusert administrasjonstid gir det nye ERP-systemet fordeler i driften. Dette gjør at Nettpartner forbedrer både effektivitet og kvalitet: Bedre arkiv gir bedre sporbarhet, dokumentasjon og muligheter for gjenbruk. CRM-modulen gir oversikt over prospekt- og ordrereserve og bedre oppfølging av salgsmuligheter. Direkte gjenbruk av eksisterende maler for HMS-planer, risikovurdering og egenkontroller. Intuitivt brukergrensesnitt som bygger på Microsoft Office som de fleste kjenner fra før. Systemet gir oversikt Målsetningen med det nye ERP-systemet var å elektronifisere alle prosesser i Nettpartner slik at alle data kommer raskt inn og blir lett presentert. Dette er særdeles viktig for oss, sier viseadministrerende direktør Sven Hetlevik. Både kundene og myndighetene forlanger at vi oppfyller alle krav til kvalitet og HMS. Det nye systemet vårt gir oss mulighet til å følge dette nøye opp, og vi kan lett finne fram i dataene vi har lagret. Prikken over i en NaviCom er et norsk selskap som leverer forretningsløsninger basert på Microsoft Dynamics og med egenutviklede bransjeløsninger på toppen. NaviCom Bransjeløsning er rettet mot prosjektorienterte bransjer og industribedrifter. NaviCom har mange års erfaring med denne type virksomhet. NaviCom er en av Microsoft Norges største partnere på forretningsløsninger. Kundene er lokalisert over hele Norge og NaviCom er etablert med kontorer både i Sandnes, Oslo, Bergen og Mandal. Bransjeløsningene til NaviCom leveres til både Microsoft Dynamics NAV og Microsoft Dynamics AX og passer derfor bedrifter i alle størrelser. Vi bruker systemet som om vi sitter i helikopter - og har full oversikt til enhver tid, sier Sven Hetlevik, viseadministrerende direktør i Nettpartner. Vi i ledelsen bruker systemet som om vi sitter i helikopter. Det skaffer oss full oversikt til enhver tid. Alle prosjektene og alt som rører seg ute, krever ofte at vi må dykke ned. Nå kan vi gjøre det uten å miste den oversikten vi trenger for å ta de riktige beslutningene, sier viseadministrerende direktør Sven Hetlevik i Nettpartner.

16 16 OKTOBER 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET NYHETER 6TIPS CLOUD COMPUTING 4 TIPS Vebjørn Slyngstadli IT-rådgiver for IKON AS Rådgivningsselskapet IKON AS samlet alle sine IT-løsninger og programvare på ett sted. De har sikret seg en stabil drift og løpende oppdaterte programmer. Må være konkurransedyktige Vebjørn Slyngstadli, IT-rådgiver for IKON AS på Lillehammer, forteller at virksomheten tilbyr uavhengig rådgivning, prosjektledelse og ledelse i omstillingsprosesser, med hovedfokus på utnyttelse av moderne informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Som rådgivningsselskap er de avhengig av å kommunisere med andre. En ansatt mindre De fleste ansatte i IKON AS jobber som rådgivere og konsulenter ute hos kunder, så derfor er det lite hensiktsmessig for dem å ha dyr og utilgjengelig infrastruktur på datarommet. Det er avhengig av mobile og kostnadseffektive løsninger for å oppnå en bedre konkurransedyktighet, sier han. Derfor valgte de et system som heter Microsoft Online Services, som inneholder løsninger for e-post, webkonferanser, chat og dokumentdeling. Det er brukervennlig, stabilt og trygt, samtidig som systemet har god tilgjenglighet og funksjonalitet. Enkelt å installere De fleste bedrifter vi besøker har allerede Microsoft Office inne, så det blir ikke noe ekstra installeringsjobb for oss siden alle online serviceprogrammer kan integreres mot dette, sier DROPP IT-ADMINISTRASJONEN Med dette systemet ser IT-rådgiveren at bedriften både får reduserte kostnader, øker effektiviteten og at systemet oppdateres oftere, sier Vebjørn Slyngstadli, IT-rådgiver for IKON AS FOTO: SHUTTERSTOCK Spar kostnader ved å kommunisere på nett Spørsmål: Hvordan kan du redusere serverkostnader og droppe IT-administrasjon? Svar: Legg kommunikasjonsverktøyene på nett. Slyngstadli. Tidligere hadde IKON et lignende system, men funksjonalitet og tilgjengelighet var ikke tilfredsstillende. Med dette systemet ser IT-rådgiveren at bedriften både får reduserte kostnader, og at systemet oppdateres oftere. Det ville blitt mye dyrere dersom vi skulle ha gjort dette selv, samtidig som vi ikke hadde fått oppgradert systemet like hyppig. Nå har vi kun en 10 prosents stilling på IT, sier han fornøyd. SILJE RØNNE redaksjonen@mediaplanet.com Effektiv kommunikasjon 1 Du får et verktøy for direktemeldinger og informasjon om tilstedeværelse. Det som gjør verktøyet unikt, er at du kan kommunisere akkurat på den måten du føler er best der og da enten via tekst (chat), tale eller video. Spar tid ved å bruke webbkonferanser Du sparer både tid og penger 2 ved å holde møtene online. Spesielt viktig er dette for virksomheter som har kontorer spredt rundt om i Norge eller utlandet. Verktøyet passer godt for møtevirksomhet, opplæring og webkonferanser med presentasjoner. Det er enkelt å bruke. Et brukervennlig fildelingsverktøy Du kan enkelt åpne og dele 3 dokumenter på nett og det gir større kontroll over arbeidsflyten. Umiddelbar og lett tilgang til intranettet skaper mer effektiv utveksling av ideer og bedre samarbeid. Trygg og pålitelig e-post for bedriften Du kan dele kalendere, e-post 4 og kontakter. Løsningen innbefatter antispam og antivirus. E-posten er tilgjengelig overalt, og du slipper kostbare servere og vedlikeholdskostnader. HVORDAN VET DU HVILKE AV DINE KUNDER SOM FORTSATT ER BETALINGS- DYKTIGE I DISSE TIDER? En kredittsjekk er den rimeligste tryggheten du kan investere i. Det behøver ikke å bety at du skal slutte å levere til kunder som kanskje scorer dårlig, men det gir deg i det minste mulighet til å stille andre krav til sikkerhet/forhåndsbetaling hos de som er i faresonen. Ta kontakt med oss for mer informasjon om en kredittsjekkløsning som passer din bedrift.

17 La oss gjøre jobben for deg og kutt i IT-kostnadene! Microsoft Online tjenester er en totalpakke som leverer hostede verktøy for kommunikasjon og samarbeid, og som gir deg: svært god tilgjengelighet omfattende sikkerhet forenklet IT-administrasjon Årets Microsoft SMB partner 2009 er all in kjøp nå: har ekspertise innen rådgivning, teknisk hjelp og support rundt beste løsningene - ta kontakt for mer informasjon! eller e-post: Les mer om oss på

18 18 OKTOBER 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET EKSPERTPANEL Nils Staib Analysesjef, Lindorff Decision Geir S. Nodland Markedssjef, KrediNor Åge Lønning Administrerende Direktør, Adra Match Spørsmål 1: Hvorfor bør alle bedrifter ha fokus på Cash og Credit Management? Cash Management er et område flere bedrifter ikke har nok fokus på. Resultatet er at man får økte finanskostnader forbundet med unødvendig høye fordringer forbundet med sen innfordring. Erfaring viser at det medfører følgekonsekvenser som økt risiko og tap. Gode kredittmodeller og kredittrutiner samt gode innfordringsrutiner vil spare bedriften for mye av problemet her. Vi jobber for at våre kunder skal være informert og utnytte de mulighetene som ligger innen dette området. Utviklingen i teknologi og forbrukerkultur oppfordrer til at hver enkelt kunde selv skal håndtere sine regninger med minimalt av oppfølging, noe som stiller nye krav til både kunde og leverandør. Vi vet også at jo lenger tid det går fra leveranse til oppgjør, desto dårligere blir oppgjørsprosenten i tillegg til at det påløper kostnader knyttet til innfordring. Fokus på CCM sørger for å kontrollere kredittiden slik at inntektene blir sikret og utgiftene knyttet til utestående fordringer minimeres. For å øke sin konkurransedyktighet, skape og opprettholde kontroll av daglig drift samt forbedre mulighetene for bedriftens avgjørelser i fremtiden. Cash og Credit Management innebærer fokus på å skape god likviditet og frigjøre kapital sikre at bedriften har minst mulig utestående kapital bl.a. ved fokus på fordringer for å bedre kontantstrømmen og minske risiko. Vi mener at man ved hjelp av enkle prosesser kan bidra til stor forbedring innen dette temaet. Spørsmål 2: Hvilke faktorer er de viktigste for å sikre god likviditet? Overvåk alle bedriftskunder for å ha kontroll over risikoen. Rundt 80 prosent av tapene i en vanlig bedriftsportefølje kommer fra etablerte kunder. Det er selskaper som er blitt svake i tiden etter at de ble innvilget, og disse fanges ikke opp før misligholdet oppstår. Da er det som regel for sent å starte med tiltak for å redusere tapsrisikoen. Overvåker man bedriftsporteføljen, vil man være klar over hvem det gjelder og redusere eksponeringen før problemet blir for stort. På kredittområdet er det forebyggende arbeidet knyttet til likviditet essensielt: Datakvalitet: Det virker kanskje banalt, men uten fullstendig og riktig kundeinformasjon risikerer bedriftene å oppnå en lavere løsningsgrad i innfordringsprosessen. Informasjon og analyse: Informasjon utover basisinformasjon og analyse av denne er en viktig faktor for å treffe riktige beslutninger. Kredittpolicy og rutiner: En gjennomtenkt policy og gode rutiner som alle i bedriften følger, ikke bare kredittavdelingen. God likviditet Det dreier seg om å frigjøre tid til å jobbe be med de riktige tingene e å ha oversikt og kontroll for å hindre uforutsette tap. Adra Match fokuserer på å frigjøre den tiden man bruker til avstemminger. Ved å automatisere avstemmingsjobben, kan man sette av ressursene til å jobbe med de avvikene som avdekkes i stedet for å bruke tid på det som stemmer. I tillegg øker kvaliteten, sporbarhet og detaljnivået i avstemmingen. Mindre tid på avstemming og avdekking av differanser mer fokus på tiltak og oppfølging! Spørsmål 3: Hva er de største utfordringene innenfor kredittstyring hos norske bedrifter? Lite optimale kredittmodeller hvor risikoen i egen kundemasse ikke er reflektert systematisk. For de store bedriftene vil som regel en skreddersydd scoremodell gi et bedre resultat enn en generell modell. Mange selskaper er ikke klar over de mulighetene vi og våre konkurrenter tilbyr, og har av den grunn ikke utnyttet mulighetene som finnes. Vi jobber for at våre kunder skal være informert og forstå den økonomiske nytten av å bruke de ulike verktøyene. For store bedrifter er datakvalitet en betydelig utfordring i dag. Særlig det siste tiåret har vi sett en utstrakt konsolidering av selskaper, men utviklingen i deres informasjonssystemer har ikke holdt tritt. Mange store selskaper sitter derfor med et veldig fragmentert kundebilde, som forplanter seg inn i kreditt- og innfordringsarbeidet. For de mindre bedriftene er dette et mindre problem. Her vil derimot mangel på gode kredittrutiner samt oppfølging av disse være den største utfordringen. Det er å ha prosesser som avdekker risiko så tidlig som mulig, f.eks. betalingshistorikk og status. Tiltak og rutiner som gjør det mulig å ha kontroll, samt tilpasse seg de endringer som skjer i omgivelsene. Ofte oppleves det som at man har for lite ressurser til dette. Mange faste rutiner, månedsavslutning og regnskapsprosesser som skal overholdes, kan gjøre det vanskelig for økonomiavdelingen å fange opp faresignaler tidlig, noe som igjen fører til økt risiko for dårlig kreditt og lignende. Effektiviser prosesser frigjør ressurser! Maksimer dine muligheter TELEFON

19 ALLTID AJOUR La regnskapsbyrået ta seg av purring og inkasso automatisk THE LINK /. FOTO: Yanik Chauvin Dreamstime.com ISTINN er ledende på utnyttelse av teknologi ISTINN tilbyr outsourcing av regnskapet med en unik teknologisk plattform. Dette inkluderer Norges mest integrerte* og atomatiserte faktura-, innfordrings- og inkassoløsning. DETTE MÅ DU GJØRE: Bestemme hvilke purre- og inkassorutiner du ønsker pr kunde/kundegruppe. Resten går da automatisk. DETTE OPPNÅR DU: Frigjør administrativ tid. Likviditeten forbedres. Forebygger/unngår inkassosaker. Reduserer risikoen for tap på fordringer. I TILLEGG: Dette er en rimelig tjeneste. ISTINN er et autorisert regnskapsbyrå som er ledende på utnyttelse av teknologi. Ta kontakt med Tor Tennvassås på telefon eller epost: tor@istinn.no for nærmere informasjon. * Den integrerte innfordring- og inkassoløsningen leveres i samarbeid med Visma Collectors AS. Autorisert regnskapsførerselskap ISTINN Regnskap AS, Pilestredet 15, 0164 Oslo. Telefon

20 20 OKTOBER 2010 DENNE TEMAAVISEN ER EN ANNONSE FRA MEDIAPLANET INSPIRASJON TIPS MAKSIMER BEDRIFTENS MULIGHETER Har du som leder et ønske om økt lønnsomhet? Ved å sette bort deler av bedriftens økonomi til eksterne eksperter, kan din bedrift bli mer effektiv og spare både tid og penger. Stadig flere norske bedriftsledere har innsett at outsourcing av økonomiske tjenester kan gi bedriften store besparelser. Outsourcing er blitt et viktig verktøy for økonomistyringen, og ved å sette bort deler av administreringen til andre selskaper, vil fortjenesten for mange bedrifter øke betraktelig. ØK EFFEKTIVITETEN SPAR TID OG PENGER! 1) Nøkkelen til bedriftens likviditet og suksess går gjennom lederens beslutninger. 2) Sett ut regnskapet til eksterne aktører som kan hjelpe din bedrift til økt lønnsomhet. 3) Invester i de rette verktøyene. ALLE FOTO: SHUTTERSTOCK