Rapport Nærværsprosjektet

Transkript

1 2010 Rapport Nærværsprosjektet Foto: O.G.Skjemstad Oppsummering og evaluering av prosjektperioden Eva Heggstad Aas Prosjektleder Desember 2010

2 1 Innhold 2 SAMMENDRAG GJENNOMFØRING I FORHOLD TIL PROSJEKTPLANEN MÅLREALISERING PROSJEKTORGANISERING OG RESSURSDISPONERING Skjematisk oppstilling av prosjektorganiseringen Kort info om hver deltakende enhet KOSTNADER OG FINANSIERING VIKTIGE ERFARINGER Fra prosjektleders ståsted Fra arbeidsgruppenes ståsted: AVSLUTNING VEDLEGG Overordnet prosjektplan for Nærværsprosjektet Delprosjekt 1: TETT PÅ Delprosjekt 2: TILLITSPROSJEKTET Steinkjer sykehjem Enhet barn og familie Delprosjekt 3: TILRETTELEGGING OG OPPFØLGING Vårtun barnehage Aktivitørtjenesten Delprosjekt 4: ELEKTRONISKE VERKTØY

3 2 SAMMENDRAG Steinkjer kommune har i mange år hatt fokus på tiltak for å redusere sykefraværet. Mange prosjekt og tiltak er gjennomført ute i noen tjenesteenheter. Det er gjort mye godt arbeid, og mange har klart å få økt nærværet på egen enhet. Kommunens totale måling for 2009 viste imidlertid at fraværet var på god tur oppover fra året før, og det ble vedtatt at sykefravær og nærværsarbeid skulle være fokusområde i Dette arbeidet ble organisert som et prosjekt, og Eva Heggstad Aas ble ansatt prosjektleder i 100 % stilling. Prosjektperioden har vært fra Invitasjon til deltakelse i to delprosjekt gikk ut til enhetene før fellesferien, og resulterte i at det ble oppstart av 6 arbeidsgrupper i 4 ulike delprosjekt i løpet av august/september. En enhet tok kontakt og hadde planer om igangsettelse av eget opplegg. Dette stemte godt overens med prosjektet for øvrig, og ble koplet på som eget prosjekt. Alle arbeidsgruppene har hatt utspring og forankring på eget tjenestested / egen enhet. Plasstillitsvalgte, verneombud og representant fra NAV arbeidslivssenter har vært med i alle gruppene gjennom hele perioden. Enhetsleder har vært ansvarlig for framdriften i gruppene, men har ikke hatt møtelederrolle på møtene. Sekretærrolle ble anbefalt. Dette ut ifra en tankegang om å ansvarliggjøre medlemmene i arbeidsgruppa like mye uavhengig av rolle ellers i arbeidshverdagen. Dette ble også vurdert å være viktig for forankringa av prosjektarbeidet hos medarbeiderne ute på enhetene, slik at det ble dannet et eierforhold til arbeidet. De forskjellige arbeidsgruppene har hatt fra 2-4 møter. De fleste har i tillegg informert om arbeidet på personalmøter og skapt diskusjoner rundt temaene med resten av kollegiet på arbeidsplassen. Arbeidsgruppene har møtt utfordringer knyttet til det å greie å finne ressurser og tid til å møtes, det har også vært noe sykefravær i en av gruppene. Ingen av arbeidsgruppene har kommet veldig langt innen den korte tidsrammen som ble satt til rådighet, men alle gir i sine rapporter tilbakemelding om at de har startet en positiv prosess, og at dette er arbeid som er nødt til å pågå over lang tid. Alle gir også tilbakemelding om at de ønsker fortsatt deltakelse i prosjektet dersom dette videreføres. Primo november ble alle medlemmene i arbeidsgruppene invitert til en felles ide- og erfaringssamling. Hensikten var å gi alle muligheten til å møtes å dele erfaringer. Det ble dessverre litt for kort innkalling så det førte til at mange ikke kunne komme. Evalueringen viste at det var viktig at slike samlinger ble planlagt i god tid før selve gjennomføringen. Prosjektleder har vært koordinator for alle arbeidsgrupper og deltatt på alle oppstartsmøter og noen personalmøter. Prosjektleder har blitt invitert en god del rundt i organisasjonen for å orientere om prosjektet i tillegg til at det er orientert både i Lønns- og personalforum og i Arbeidsmiljøutvalget. 3 GJENNOMFØRING I FORHOLD TIL PROSJEKTPLANEN Prosjektleder har bevisst jobbet for å fundamentere prosjektet godt i ledernivåene, og samtidig for å få et tett samarbeid med ansatte, verneombud og tillitsvalgte ute på enhetene. Dette ut ifra filosofien om at den kjenner best hvor skoen trykker den som har den på. 3

4 På overordna nivå er alle beslutnings og milepælpunkter gjennomført ifht den tidsplanen som ble satt opp i prosjektplanen. I arbeidsgruppene er det variasjoner på hvor langt de har kommet i arbeidet, men alle har hatt 2-4 møter, og har startet i gang en prosess. De arbeidsgruppene som har størst utfordringer med å komme godt i gang er de som er organisert langt fra hverandre og sin leder, samt de som jobber turnus. 4 MÅLREALISERING Nærværsprosjektet er igangsatt i henhold til kommunens vedtatte Handlingsplan for økt tilstedeværelse , Økonomiplan samt Kommuneplan for Steinkjer Nærværsprosjektet er i tråd med kommunens IA-arbeid, og har hatt fokus på utfordringer, tiltak og resultat som igjen skal være et bidrag til å øke ansattes nærvær. Overordna hovedmål for prosjektperioden har vært: Prosjektet skal bidra til å øke nærværet i Steinkjer kommune. Målsettingen er å komme opp til en nærværsprosent på 91,2 for 2010 og at dette skal fortsette opp til 91,6 for Overordna delmål for prosjektperioden har vært: Ved prosjektslutt skal det være utprøvd og etablert minst 3 tiltak/rutiner som i en normalsituasjon vil øke nærværet i kommunen. Tiltakene gjør at lederne ikke trenger å bruke så mye tid på oppfølging av sykmeldte og får dermed mer tid til å være tilstede for dem som er på jobb. Nærværsprosjektet skal bidra til at ledernes arbeid med nærværet i egen enhet / avdeling tydeliggjøres og systematiseres. Innarbeide begrepet nærvær i organisasjonen, da dette er mer positivt ladet enn fravær. Måloppnåelse: Denne sluttrapporten for nærværsprosjektet ferdigstilles før siste rapportering kan kjøres når hele desember er over, og vi får se de endelige resultatene for totalt nærvær i Rapporteringene viser likevel at både første, andre og tredje kvartal i 2010 har høyere nærværstall sammenlignet med samme perioder i Dette er en utvikling som følger den nasjonale utviklingen. Staten har i 2010 satset stort på arbeid innen IA-området, og har gitt arbeidslivssenterene i NAV gode muligheter for å bistå kommunene til å bli bedre. Steinkjer kommune har også fått god veiledning og hjelp på flere områder av NAV-arbeidslivssenter i prosjektperioden. Dette vurderes å ha bidratt til at prosesser er startet på det enkelte arbeidssted og løsningsorientert partssammensatt samarbeid er igangsatt. Dette igjen vurderes å være godt forebyggende arbeid som man kan se på økningen i de totale nærværstallene. Resultater: Nærværsprosjektet kan si å ha kommet fra til følgende resultater/tiltak som i en normalsituasjon øker nærværet: 4

5 Prosjektet har bidratt til en kultur der nærvær har blitt et begrep i organisasjonen Det er startet prosesser flere steder i organisasjonen samtidig for å finne ut hvordan ønsker vi å ha det her på vår arbeidsplass og hva er gode nærværsfaktorer for oss? Ledernes arbeid med nærvær i egen enhet er tydeliggjort og systematisert kvalitativt arbeid er utført gjennom at ledere, tillitsvalgte og verneombud har laget arenaer for samarbeid fram mot felles mål (økt ansvarliggjøring av ansatte - medarbeiderskap) Prosjektet har bidratt til økt kunnskap om - og fokus på alle partenes roller, ansvar og plikter knyttet til tilrettelegging og oppfølging av sykmeldte gjør at det blir lettere for partene å se og foreslå løsninger Prosjektet har bidratt til forbedring i utnyttelsen av de systemene og de elektroniske verktøyene kommunen allerede har og bruker knyttet til effektivisering av fraværsrapportering og kvalitetssikring av arbeidet Prosjektet har bidratt til økt fokus på de tette båndene mellom nærvær og økonomi i organisasjonen, samt bidratt til en bedre forståelse for sammenhengen mellom disse faktorene og hvordan disse gjensidig påvirker hverandre Prosjektet har åpnet for økt egenmeldingsdager i de arbeidsgruppene som har jobbet med det delprosjektet. Det gjenstår noe praktisk avklaring av prosedyrer, samt at det har i prosjektperioden ikke vært noen naturlig anledning til å prøve ut ordningen i praksis. Målsettingen om å legge igjen minst 3 rutiner vurderes å være innfridd, men prosjektperioden har vært for kort til at disse har hatt tid til å bli godt innarbeidet. Arbeidet framover blir å fortsette jobbinga slik at det som er påbegynt implementeres i hverdagsjobbinga på alle nivå i hele organisasjonen. 5 PROSJEKTORGANISERING OG RESSURSDISPONERING Prosjektet er oppbygd med styringsgruppe, arbeidsutvalg til styringsgruppa og delprosjektene har hatt arbeidsgrupper ute på enhetene. Nærværsprosjektet har bestått av 4 delprosjekt som igjen har hatt en til to arbeidsgrupper hver. Til sammen 6 aktive arbeidsgrupper har jobbet i prosjektperioden. Alle arbeidsgruppene har vært partssammensatt og NAV arbeidslivssenter har vært deltaker i dem alle. Prosjektleder har hatt en igangsetter-rolle for arbeidsgruppene, og har fungert som koordinator på overordna nivå. Det er jobbet bevisst med informasjonsspredning til hele organisasjonen om hva som skjer i prosjektet. Dette har skjedd gjennom orientering i ulike fora og via eget område på kommunens intranettside. For mer utfyllende informasjon om organisering og ressursdisponering henvises det til prosjektets prosjektplan som ligger som vedlegg 9.1 til denne rapporten. 5

6 5.1 Skjematisk oppstilling av prosjektorganiseringen Fig.1 STYRINGSGRUPPE ARBEIDSUTVALG FOR STYRINGSGRUPPA PROSJEKTLEDER TETT PÅ TILLITSPROSJEKTET TILRETTELEGGING OG OPPFØLGING ELEKTRONISKE VERKTØY Hjemme tjenesten sør, sentrum2 Steinkjer sykehjem Enhet barn og familie Vårtun barnehage Aktivitetstjenesten Økonomienheten Personaltjenesten 5.2 Kort info om hver deltakende enhet Sentrum 2 er en del av Hjemmetjenesten Sør i avdeling for bistand og omsorg. Seksjonen har ca 30 ansatte fordelt på ca 20 årsverk. Av de ansatte er det 1 mann og resten kvinner. De er delt i to turnusgrupper. Den ene består av hjemmehjelpere i åpen omsorg. Den andre består av sykepleiere, fagarbeidere og assistenter som jobber med pleie, omsorg og praktisk bistand for beboere på eldresenteret. De fleste ansatte er mellom 40 og 50 år. Steinkjer sykehjem er en del av tjenesteenhet sykehjem i avdeling for bistand og omsorg. Seksjonen har ulike pasientgrupper fra demente, psykogeriatri med utagering og ulike somatiske lidelser. To sengeposter har stengte dører. Dette er krevende pasientgrupper som fordrer kompetanse og godt sammensatt arbeidsmiljø. Det er en stor arbeidsplass med 63 årsverk som utgjør 92 personer med en gjennomsnittsalder på ca år. Av de ansatte er kun en mannlig ansatt utenom tilsynslegene. Ansatte går turnus. Enhet barn og familie er en del av avdeling for helse og rehabilitering og omhandler fysio og ergoterapitjenesten for barn, helsestasjons og skolehelsetjenesten og PPT. Enheten har 48 ansatte fordelt på 33,28 årsverk. Av de ansatte er 6 menn (hvorav 5 er leger med stillingsprosenter fra 9-22%) og resten kvinner. Gjennomsnittsalderen er 43,1 år. Vårtun barnehage er en kommunal barnehage organisert i avdeling for skole og barnehage. Enheten har 10 ansatte fordelt på 7,9 årsverk. Enheten har 1 lærling. Av de ansatte er det 1 mann og resten kvinner. Lærlingen er også kvinne. Gjennomsnittsalderen (inkl lærlingen) er 47, 4. 6

7 Aktivitetstjenesten gir tjenester rundt omkring på eldresentra og sykeheimer i kommunen, og jobber mye selvstendig og alene. Tjenesten består av 10 ansatte fordelt på 4,79 årsverk hvorav 9 er aktivitører og 1 er assistent (i 12 %). Gruppen består av bare kvinner. Gjennomsnittsalderen er 47,8 år. Enhet økonomi og personaltjenesten er støttetjenester for alle avdelinger og enheter i Steinkjer kommune, og er de som administrerer fraværsregistreringene og utarbeider utviklingsrapporter på området. 6 KOSTNADER OG FINANSIERING Prosjektleder ansatt på ledige lønnsmidler hos rådmannen ut Delprosjektene og arbeidsgruppene er gjennomført hovedsakelig innen enhetenes egne budsjettrammer. Det er i noen tilfeller søkt NAV arbeidslivssenter om tilretteleggingstilskudd på gruppenivå til forebyggende arbeid. Innvilget tilskudd er benyttet slik at det har vært mulig å gjennomføre personalmøter med informasjon om prosjektet. 7 VIKTIGE ERFARINGER 7.1 Fra prosjektleders ståsted I løpet av den korte tiden prosjektet har vært i drift har det vært gøy å registrere at det er en positiv holdning, et ønske og en voksende vilje i hele organisasjonen for at vi sammen skal jobbe med de utfordringene de kjenner på i sin arbeidshverdag på de tjenestestedene som har deltatt i et delprosjekt. Fokuset har vært lokale nærværsfaktorer på det enkelte tjenestested, og jeg velger å se på prosjektets hovedmål nemlig at det totale nærværet øker i organisasjonen som en positiv bivirkning av denne jobbinga. Jeg har i løpet av prosjektperioden blitt veldig klar over at nærværsarbeid handler om systematisk og strukturert IA- og HMS-arbeid. Gjennom hele prosjektperioden har jeg som prosjektleder hatt et godt og utviklingsorientert samarbeid med hovedverneombudet, HMS-koordinator og kontaktperson fra NAV arbeidslivssenter. Jeg opplever også at styringsgruppa har vært bra engasjert i det arbeidet som gjøres, og det har betydd veldig mye for meg som prosjektleder. Gjennom prosjektperioden har jeg blitt invitert rundt på både personalmøter og medlemsmøter til noen fagorganisasjoner for å orientere og informere om det arbeidet som gjøres. Jeg har også orientert om prosjektet på ulike møtearenaer. Hele veien opplever jeg at prosjektets vinkling, oppbygging og fokus har aksept. Utfordringene dukker opp først når det handler om praktisk gjennomføring av arbeidsgruppemøter. Det kommer tydelig fram i alle arbeidsgruppene at yrkesstoltheten er stor blant kommunens ansatte. Kommunens medarbeidere strekker seg langt for å utføre faget sitt på best mulig måte innenfor knappe rammer. Utviklingsarbeid er ressurskrevende, og i en travel hverdag vil det lett bli nedprioritert til fordel for tjenesteytingsoppgaver opp mot kommunens innbyggere. Det har i perioden oppstått utfordringer i enkelte arbeidsgrupper knyttet til å få til deltakelse i 7

8 arbeidsgruppene innenfor rammene som stillingsstørrelser og turnuser setter. Medarbeiderne velger tjenesteyting som førsteprioritet innenfor egen arbeidstid. Jeg tolker prioriteringen som at vi har faglig stolte og dyktige medarbeidere i Steinkjer kommune som er tydelig på at de først og fremst er til stede for å utøve de fagoppgavene de er ansatt for å gjøre. Det har ikke vært avsatt penger i prosjektet til for eksempel innleie for at enkeltansatte skal kunne gå på møter og drive med utviklingsarbeid. Jeg synes det er viktig å huske at for å kunne gi gode fagtjenester er utviklingsarbeid for å styrke seg selv som tjenesteutøver og tjenesteenhet viktig. Det at man skaper seg en kultur hvor man leter etter løsninger sammen for det man har blitt enige om å prioritere tid og ressurser til er god investering i arbeidsstokken. Alle arbeidsgrupper har med stor smidighet og kreativitet funnet løsninger for å drive prosjektarbeidet videre. Dette vil jeg takke ledere og medarbeidere på de deltakende tjenestestedene for. 7.2 Fra arbeidsgruppenes ståsted: Arbeidsgruppene gir tilbakemelding om at de opplever arbeidet nyttig, og at de ønsker å bli med videre dersom prosjektet blir videreført. En av prosjektgruppene skriver i sin rapport : Vi føler at dersom bare vår tankegang og bevissthet rundt tilrettelegging snur, vil tiltakene komme naturlig. Det har kommet fram i prosjektperioden at flere enhetsledere føler på at utviklingsarbeid tar tid og krefter både hos ansatte og seg selv i en hverdag med ressursknapphet og høye krav til kvalitet på tjenestene. Deltakerne i de arbeidsgruppene som har turnusarbeid og små stillinger på flere arbeidssteder har tydelig gitt tilbakemelding om at det hadde vært lettere å fått gjennomført prosjektarbeid dersom det hadde vært avsatt ressurser til det i form av muligheter for innleie og betaling for timer ut over egen stillingsstørrelse. 8 AVSLUTNING Som prosjektleder ønsker jeg at prosjektet videreføres. Jeg har stor tro på at den kursen som er staket ut denne prosjektperioden er riktig. Jeg har også stor tro på at vi gir oss litt mer tid til å forankre arbeidet i hele organisasjonen gjennom at vi lar organisasjonen bestemme temaene innenfor gitte rammer, innsatsnivået og litt på tempoet. Dette mener jeg vil være veldig viktig for utviklinga av medarbeidernes tro på at arbeidsgiver mener alvor med denne satsninga. Prosjektleders forslag til videre satsningsområder: Systematisere og strukturere nærværsarbeidet som en naturlig del av kommunenes IA-arbeid Holdningsskapende arbeid. Langtidsfrisk perspektiv Ledelsesutøvelse nok tid, rom og kompetanse? Steinkjer kommune ønsker å ha modige og trygge ledere. Medarbeiderskap. Steinkjer kommune ønsker å ha myndiggjorte og samarbeidende ansatte. Partsamarbeidet fortsetter. Forebyggende fokus helsefremmende arbeidsmiljø. 8

9 9 VEDLEGG 9.1 Overordnet prosjektplan for Nærværsprosjektet 1. Mål og rammer BAKGRUNN: Steinkjer kommune er en IA-bedrift, og arbeider systematisk og aktivt for å redusere fraværet. Kommunen har i mange år hatt fokus på tiltak for å redusere sykefraværet, men uten å lykkes godt nok. Nærværsprosjektet er i tråd med kommunens IA-arbeid, og skal ha fokus på utfordringer, tiltak og resultat og derigjennom bidra til å øke ansattes nærvær. Nærværsprosjektet er igangsatt i henhold til kommunens vedtatte Handlingsplan for økt tilstedeværelse , Økonomiplan samt Kommuneplan for Steinkjer PROSJEKTMÅL: Hovedmål: Prosjektet skal bidra til å øke nærværet i Steinkjer kommune. Målsettingen er å komme opp til en nærværsprosent på 91,2 for 2010 og at dette skal fortsette opp til 91,6 for Delmål: Ved prosjektslutt skal det være utprøvd og etablert minst 3 tiltak/rutiner som i en normalsituasjon vil øke nærværet i kommunen. Tiltakene gjør at lederne ikke trenger å bruke så mye tid på oppfølging av sykmeldte og får dermed mer tid til å være tilstede for dem som er på jobb. Nærværsprosjektet skal bidra til at ledernes arbeid med nærværet i egen enhet / avdeling tydeliggjøres og systematiseres. Innarbeide begrepet nærvær i organisasjonen, da dette er mer positivt ladet enn fravær. RAMMER: Prosjektet løper fra medio juni til og med Prosjektleder tilsettes i 100% stilling i denne perioden. Prosjektet kan evt forlenges med 1-2 mnd i 2011 dersom det er ledige midler etter kvalitetskommuneprogrammet som kan frigis til bruk. Økonomiske rammer for drifting av delprosjektene finnes innenfor enhetenes egne budsjett eller hos NAV gjennom søknad om tilskudd til dekking av utgifter. 2. Omfang og begrensing Prosjektet løper fra medio juni til og med Prosjektet kan eventuelt forlenges 1 til 2 måneder inn i 2011 dersom det er ledige midler etter kvalitetskommuneprogrammet som frigis til prosjektet. 3. Organisering Prosjektledelse: Prosjektansvarlig : Prosjektleder : Personalleder Karsten Saugestad Eva Heggstad Aas Arbeidsutvalg til styringsgruppa: Prosjektleder (leder og referent) Eva Heggstad Aas HMS-koordinator Anne Utgaard NAV-arbeidslivssenter Lindis Semb Hovedverneombud Solvår Øksnes 9

10 Styringsgruppe : Personalleder (leder) Karsten Saugestad Prosjektleder ( sekretær ) - Eva Heggstad Aas HMS-koordinator Anne Utgaard Hovedverneombud Solvår Øksnes Arbeidstakerrepresentant fra LO Rolf Bosnes Arbeidstakerrepresentant fra Unio Hilde Waaseth Nicolaisen Avdelingsleder for bistand og omsorg Iren Hovstein Haugen Avdelingsleder for kommunaltekniske tjenester Roald Steinmo Rådmann Torunn Austheim Øvrige roller: Prosjektleder danner arbeidsgrupper etter behov og blir koordinator for disse. Tjenesteenhetslederne driver arbeidsgruppene og rapporterer inn til prosjektleder. NAV-arbeidslivssenter vil være aktiv samarbeidspartner både i prosjektgruppa og i de ulike arbeidsgruppene. 4. Beslutningspunkter, oppfølging og milepæler Beslutningspunkter: Beslutning Tidsplan for gjennomføring Reelt gjennomføringstidspunkt Oppstartsmøte m/ og 14.juni 2010 prosjektansvarlig Utvelgelse av tiltak, prioritering I løpet av uke 27 Fokusområder valgt og invitasjon til deltakelse i delprosjekt lagt på intranett uke 27 Oppstartsmøte styringsgruppa Uke 34 Avholdt uke 34 Halvtidsevaluering Uke 41 Avholdes uke 41 Ad-hoc Uke Avslutningsmøte styringsgruppa Uke 49 Oppfølging: Prosjektleder har rollen som pådriver, og sørger for progresjon i prosjektet. Milepæler: Tiltak Tidsplan for gjennomføring Reelt gjennomføringstidspunkt Utvelgelse av tiltak Uke 27 Fokusområder valgt til uke 27. Prosjektplan ferdig Uke 27 Utkast ferdig uke 27, godkjent i oppstartsmøte i styringsgruppa uke 34, revideres i styringsgruppa ved halvtidsevaluering uke 41 Styringsgruppemøte Uke 34 Oppstartsmøte holdt uke 34 Oppstart tiltakene Uke 33 Uke 33 1 arbeidsgruppe Uke 38 2 arbeidsgrupper Uke 38 1 arbeidsgruppe Uke 39 1 arbeidsgruppe Halvtidsevaluering Uke 41 Styringsgruppa møte uke 41 Arbeidsgruppene fokuserer på konklusjoner Sluttrapport ferdig

11 5. Risikoanalyse Kritiske sukessfaktorer: Økonomi Tid Det er ikke satt av egne midler til gjennomføring av delprosjektene. Det forutsettes dekt innenfor enhetenes budsjett. Prosjektperioden er fra Innenfor denne perioden avvikles ferien. Tiltakene/delprosjektene må spisses i forhold til dette. Forankring i organisasjonen PL sørger for å samarbeide tett med ansattegruppen og være oppmerksom på å la ideene få vokse seg utover i organisasjonen og ikke omvendt PL sørger for at informasjon om utviklingen i de ulike delprosjektene pløyes tilbake til alle nivå i organisasjonen og organisasjonene bla gjennom referater til alle avdelingsledere og organisasjoner, nyheter og info på kommunens hjemmeside og medieomtale. Kvalitetssikring: Prosjektleder lar ansatte og ledere på de utvalgte tjenestestedene og tillitsvalgte få mulighet til å komme med forslag til hva de tror kan være nyttige nærværstiltak på egen arbeidsplass. Lederne er ansvarlige for gjennomføringen av tiltakene/delprosjektene på eget tjenestested. Prosjektleder er igangsetter, pådriver og koordinator for alle tiltakene/delprosjektene, og har tett dialog med arbeidsgruppene gjennom hele prosjektperioden. NAV Arbeidslivssenter vil få en aktivt deltakende rolle i arbeidsgruppene knyttet til delprosjektene Tett på, Tillitsprosjektet og Tilrettelegging og oppfølging, og vil derigjennom være behjelpelig med rådgivning på tiltak fra deres system. Prosjektleder sørger for åpen dialog om prosessen til prosjektgruppa og styringsgruppa. Prosjektleder sørger for at halv- og heltidsevalueringsmøter blir gjennomført med styringsgruppa. 6. Gjennomføring Prosjektet vil iverksette ulike tiltak som rettes mot den enkelte ansatte, mot lederne og mot arbeidsmiljøet/- kulturen. Hovedaktiviteter: Prosjektleder bistår enhetslederne med å sette i gang prosesser på egne enheter knyttet til Nærværsprosjektets delprosjekt, og koordinerer gjennomføringen av disse. Lederne er ansvarlige for hvert sitt delprosjekt. Prosjektleder arbeider aktivt med nye vinklinger, metoder og tiltak for at nærværet skal øke i Steinkjer kommune. Dette gjennom å samarbeide med enhetslederne om å skape prosesser som gir eierskap og entusiasme hos hver enkelt ansatt knyttet til eget arbeid og arbeidsplass. Avslutningsvis skal prosjektleder skrive en rapport hvor alle tiltak og aktiviteter som er gjennomført i prosjektet beskrives og evalueres. Det skal her gis en vurdering av effekten av det enkelte tiltak/ den enkelte aktivitet. Rapporten foreligger innen Tids- og ressursplaner: Hele prosjektperioden går fra medio juni og ut Dette er à jour pr : 11

12 Delprosjekt-navn Tiltak Tjenestested Ansvarlig Periode Ressurser TETT PÅ Skape prosedyrer for tett og tidlig dialog mellom arbeidstaker og arbeidsgiver der det er fare for sykemelding Steinkjer eldresenter Hilde Jensen, Enhetsleder hjemmetjenesten sør Medio august primo desember Dekkes økonomisk fortrinnsvis av eget budsjett. NAV arbeidslivssenter stiller med peronal-ressurser til prosjektgruppe og arbeids-grupper. TILLITSPROSJEKT Skape prosedyrer for samhandling og prøve ut bruk av egen-meldingsdager i hele arbeidsgiverperioden Enhet barn og familie Steinkjer sykehjem Enhetsleder Marianne Vollen Enhetsleder Astrid Grut Medio august primo desember Dekkes økonomisk fortrinnsvis av eget budsjett. NAV arbeidslivssenter stiller med peronal-ressurser til prosjektgruppe og arbeids-grupper. TILRETTELEGGING Forberedelse på at aktiv sykemelding forsvinner som tiltak Utredning av konsekvenser Aktivitetstjenesten aktivitørene Vårtun barnehage Enhetsleder Turid Eian Enhetsleder Tove Helbostad Medio august primo desember Dekkes økonomisk fortrinnsvis av eget budsjett. NAV arbeidslivssenter stiller med peronal-ressurser til prosjektgruppe og arbeids-grupper. OPPFØLGINGS- VERKTØY Utrede mulighetene for å ta i bruk elektroniske verktøy som kan strukturere og forenkle ledernes oppfølging av den sykemeldte gjennom feks påminnelser i outlook (arbeidsflyt Agresso) Personal og økonomitjenestene Personalleder Karsten Saugestad og avdelingsleder Øystein Larsen Medio august primo desember Steinkjer den Eva Heggstad Aas Prosjektleder for Nærværsprosjektet 12

13 9.2 Delprosjekt 1: TETT PÅ Hjemmetjenesten sør, sentrum 2 TETT PÅ PROSJEKTPLAN Prosjektet er et delprosjekt av Steinkjer kommunes nærværsprosjekt Hovedmål: ØKT NÆRVÆR GJENNOM TETT OG TYDELIG DIALOG MELLOM ARBEIDSGIVER OG ARBEIDSTAKER Delmål: DIALOG OM HELSEPLAGER OG FUNKSJON SKAL FORTRINNSVIS FOREGÅ PÅ ARBEIDSPLASSEN ANSATTE OG LEDELSE HAR EN BEVISST HOLDNING TIL ANSVAR OG RETTIGHETER VED REDUSERT FUNKSJONSEVNE ØKT BRUK AV GRADERT SYKEFRAVÆR, SOM EN TILPASNING TIL AVVIKLING AV ORDNINGEN MED AKTIV SYKEMELDING Arbeidsmål: Tilføre grunnlagsinformasjon for ledere og ansatte for å klargjøre ansvar og rettigheter ved redusert arbeidsevne Utarbeide rutiner for tidligst mulig dialog mellom arbeidstaker og arbeidsgiver ved redusert arbeidsevne, for å redusere omfang og varighet av sykefravær Skape en mulighetskultur med fokus på funksjon å kunne gå på jobb til tross for helseplager Kompetanseheving i forhold til lederrollen, slik at trygghet og kunnskap sikrer en god dialog og aktiv bruk av virkemidler Utprøving av arbeidsevne bruk av alternative metoder til aktiv sykemelding Prosjektgruppa består av: Eva Heggstad Aas: Overordnet prosjektleder i forhold til Steinkjer kommunes nærværsprosjekt. Forankring her ivaretas fortrinnsvis gjennom dialog med tjenesteenhetsleder Hilde Jensen, tjenesteenhetsleder (Prosjektleder / sekretær): Ansvar for fremdrift og koordinering av arbeid. Ansvar for dokumentasjon og møteinnkallelse Marthe Persgård, seksjonsleder: Ansvar for praktisk gjennomføring på seksjonen Lindis Semb, NAV arbeidslivssenter: Praktisk bistand, prosessveileder. Kompetanseheving og informasjon til ansatte og leder Aud Ramberg, bedriftshelsetjenesten: Lederstøtte. Styrking av langtidsfriske medarbeidere. Veiledning på system og individnivå. Anne Beth Hallstrøm, Tillitsvalgt NSF: Pådriver for prosess, viktig rolle i forhold til legitimering av felles prosjekt. Ressursperson i forhold til ivaretakelse ansattes interesser Bente Klepp, Tillitsvalgt Fagforbundet: Pådriver for prosess, viktig rolle i forhold til legitimering av felles prosjekt. Ressursperson i forhold til ivaretakelse ansattes interesser Gerd Sund, Verneombud: Pådriver for prosess, viktig rolle i forhold til legitimering av felles prosjekt. Ressursperson i forhold til ivaretakelse arbeidsfellesskapets interesser 13

14 Organisering og gjennomføring av prosjektet: Prosjektgruppa skal ha faste møter for å ivareta styringen av prosjektet, men ressursbruken skal hovedsakelig legges til arbeid i personalgruppen og opp mot ledelse. Det er et overordnet mål at prosjektet skal bidra til at ansatte og ledelse ut fra en felles forståelse og økt kompetanse skal skape eller videreutvikle et arbeidsmiljø som bruker dialog som et aktivt virkemiddel for å øke nærvær. Den praktiske delen av prosjektet skal organiseres som arbeidsgrupper, som legger fram forslag til retningslinjer, som videre drøftes og godkjennes av prosjektgruppa Det er avholdt to møter i prosjektgruppa, hvor hovedmål, delmål, organisering og rolleavklaring er blitt drøftet og nedfelt i prosjektplan Videre møteplan for prosjektgruppa: 26/ Planlegging av informasjonsmøte og tiltak i forhold til lederstøtte Desember 2010 Evaluering av gjennomførte tiltak, videre planlegging Februar 2011 Evaluering av gjennomførte tiltak, videre planlegging Juni 2011 Sluttevaluering av prosjektet, tiltak i forhold til videre implementering Tidsperspektiv på prosjektet: Steinkjer kommunes overordnede nærværsprosjekt ha varighet til 31/ Prosjektet deles inn i to faser: 1. Arbeidsfase tom 31/ Implementeringsfase/praktisk oppfølging av arbeidsmetoder Januar juni De to fasene har ikke en skarpt skille, men går noe over i hverandre. 1. Arbeidsfase Arbeidsmål Tiltak Ansvar Dato gjennomføring Kommentar Tilføre grunnlagsinform asjon for ledere og ansatte for å klargjøre ansvar og rettigheter ved redusert arbeidsevne Skape en mulighets-kultur med fokus på funksjon å kunne gå på jobb til tross for helseplager Informasjonsmøte med ansatte og prosjektgruppa Tema: Prosjektet tett på - Hva handler det om? Mulighetskulturen fokus på funksjon Ansattes og ledelsens rolle ved redusert arbeidsevne Steinkjer kommunes egenmeldingsrutiner IA-avtalen Informasjon om bedriftshelsetjenesten Utarbeide forslag til rutiner for tidligst mulig dialog mellom arbeidstaker og arbeidsgiver ved redusert arbeidsevne, for å redusere omfang og varighet av sykefravær Marthe kaller inn Marthe / Anne Beth / Bente Aud Lindis Hilde Lindis Aud Marthe / Anne Beth / Bente 5/ kl Fokus på: Tillit og Informasjon Formål: Skape forutsigbarhet 14

15 Kompetansehevi ng i forhold til lederrollen, slik at trygghet og kunnskap sikrer en god dialog og aktiv bruk av virkemidler Veiledningssamtaler v/ Friskgården Info og veiledning fra NAV Arbeidslivssenter for seksjonsledere og tillitsvalgte (Hele Hjemmetjenesten Sør) Januar februar 2011 Utprøving av arbeidsevne bruk av alternative metoder til aktiv sykemelding Aktiv bruk av tilrettelegging og bruk av tilretteleggingstilskudd: Fokus på både muligheter og begrensninger Økt bruk av gradert sykemelding Alle Vår Implementeringsfase Arbeidsmål Tiltak Ansvar Dato oppstart /gjennomføring Kommentar Det etableres kjente og aksepterte rutiner for dialog i forbindelse med funksjonsnedsettelse som påvirker arbeidsevne Rutiner behandles og vedtas Marthe / Bente / Anne Beth Personalmøte Febr Ansatte og ledelse ved Sentrum 2 har en felles forståelse og motivasjon for tilrettelegging. Erfaringsutveksling med ansatte og tillitsvalgte Lindis Personalmøte Febr Bruk av praktiske virkemidler blir en del av den daglige drift Kompetanseheving for ansatte og ledelse Marthe / Hilde / Tillitsvalgte i samarbeid med NAV arbeidslivssenter Januar 2011 Gradert sykemelding er hovedregel gjennom bruk av tilrettelegging Fokus på muligheter i arbeidsmiljøet. Fortløpende dialog mellom seksjonsleder og ansatte Marthe / Hilde / Tillitsvalgte Våren

16 9.3 Delprosjekt 2: TILLITSPROSJEKTET Steinkjer sykehjem 1. SAMMENDRAG Steinkjer sykehjem har ulike pasientgrupper fra demente, psykogeriatri med utagering og ulike somatiske lidelser. To sengeposter har stengte dører. Dette er krevende pasientgrupper som fordrer kompetanse og godt sammensatt arbeidsmiljø. Det er en stor arbeidsplass med:63 årsverk som utgjør 92 personer med en gjennomsnittsalder på ca år. Blant de ansatt er det kun en mannlig ansatt utenom tilsynslegene Møte mellom enhetsleder, seksjonsledere og Eva Heggstad Aas hvor Eva informerte om prosjektet og det ble enighet om å delta. Det ble også søkt om tilretteleggingstilskudd, noe som vi har fått. Dette gjør det lettere å få lagt til rette for at flest mulig kan delta Oppstartmøte ble holdt hvor Eva Heggstad Aas orienterte arbeidsgruppa om prosjektet. Arbeidsgruppa har bestått av : Britt Marie Verstad, Elin Jegersen( Fra 1.des.Ann Karin Størvold) Astrid Hynne Grut( Fra 1.des.Synnøve N.Berg) TV-NSF Eli Rotvold, FF-Hanne Støm, Verneombud Heidi Dybvad og Bente Sørhaug og Lindis Semb fra NAV. Konklusjon: Det ble enighet om at det skulle kjøres samling i smågrupper (kafe`modellen) hvor ulike temaer skulle diskuteres. Astrid Fuglesang skulle inviteres og snakke om:attraktivitetsprogrammet- Steinkjer åpen,lys og glad, introdusere ansatte ift. hvordan vi alle er med å påvirker vår arbeidsplass og vårt omdømme Tema forslag: * Kritikk/møte fra/ med pårørende *Egenmeldig/sykmelding ansatte *Kollega: Forventninger og kommentarer *Hva snakker vi om hvor: facebook, venner m.m Møtedato bestemt til hvor det skulle være felles informasjon/orientering På grunn av lite påmelding ble møtet avlyst. Det ble fastsatt ny dato, men på grunn av lederskifte ble ikke møtet godt nok planlagt og dermed avlyst. Prosessen har ikke kommet i gang Nytt arbeidsgruppemøte. Alle er motiverte og mener det er viktig at vi kommer i gang med prosessen. Og det ble enighet om ny samling 25.januar 2011.på Galleriet Rådhuset. Planleggingsmøte fastsatt til 4.januar GJENNOMFØRING I FORHOLD TIL PROSJEKTPLANEN Det er ikke gjennomført samlinger i forhold til plan. Men det er fortsatt ønske og vilje til å komme i gang i januar 2011, dersom det gis muligheter for det. Det er ønskelig å få overført tilskuddet til neste år. Dette vil Lindis Semb NAV sjekke ut. 3. MÅLREALISERING Målsetting: Fremme et godt arbeidsmiljø og godt omdømme som fremmer nærværet ved Steinkjer sykehjem. Noe som ikke er realisert så langt. 4. PROSJEKTORGANISERING OG RESSURSDISPONERING På grunn av lederskifte er det ikke er kommet i gang med ulike grupper. 16

17 5. KOSTNADER OG FINANSIERING Vi har fått tilretteleggingstilskudd, men ingen midler brukt. 6. VIKTIGE ERFARINGER Det trengs kontinuitet på de som skal sitte i prosjektgruppa. Ansatte må motiveres til å delta/engasjere seg. 7. AVSLUTNING Håper på fortsettelse av prosjektet i Steinkjer sykehjem Synnøve N. Berg 17

18 9.3.2 Enhet barn og familie 8. SAMMENDRAG Her gis et kort og konsist sammendrag av den administrative gjennomføring av delprosjektet Tjenesteenhet Barn og familie: o Antall årsverk 33,28 o Antall ansatte - 48 o Gjennomsnittsalder 43,1 år o Beskrive kjønnsfordelinga - 6 menn, 5 av disse er leger( stillingsprosenter på 9-22) Deltakere i arbeidsgruppa: o Anne Grete Hjulstad, fagkoordinator Fysio og ergoterapitjenesten for barn, Tjenesteenhet Barn og familie o Trude Viem Dahl fagkoordinator Helsestasjon og skolehelsetjenesten, Tjenesteenhet Barn og familie o Unn Elisabeth Fjerstad fagkoordinator Pedagogisk, psykologisk tjeneste, Tjenesteenhet Barn og familie o Lindis Semb NAV o Rolv Sandø representant for tillitsvalgte, Tjenesteenhet Barn og familie o Marianne Vollen Tjenesteenhetsleder Barn og familie Delprosjektets periode Vi startet med første møte perioden går ut , men vi fortsetter videre i Dette er starten på en prosess. 9. GJENNOMFØRING I FORHOLD TIL PROSJEKTPLANEN Vi satte opp en møte plan på første møte for arbeidsgruppa, som vi har gjennomført.4 møter. I tillegg har dette vært opp og diskutert i de ulike tjenestene og på 2 personalmøter. Den skal vi ha et personalmøte hvor dette er eneste tema. Dette er et tema som det trengs holdningsendring til, så det er ikke gjort på 3 måneder. 10. MÅLREALISERING Målene for prosjektet: 1. Hva må til for at organisasjonen kan håndtere 16 egenmeldingsdager? 2. Rutiner for tidlig dialog med medarbeidere. Målrealisering: Informasjons møte med ansatte, for å skape forståelse av muligheter i 16 dager egenmelding. Skape forståelse og en positiv holdning til å ta en dialog med arbeidsgiver. Både arbeidsgiver og arbeidstaker må se muligheter i det å justere arbeidsoppgaver ell. Tidlig dialog med ansatte, når de blir syke, helst før de blir sykemeldte. Unntak når det er klare sykdoms- eller behandlingsløp Lage prosedyre er under bearbeidelse. 11. PROSJEKTORGANISERING OG RESSURSDISPONERING Å plotte inn så mange møter for så mange er en utfordring, når det er innen 2 3 måneder fram i tid. Men det gikk, og vi fikk prioritert det bra i en travel hverdag.de fleste var tilstede på alle møtene. Enheten har hatt tilrettelegging for flere medarbeidere i perioden. Dette har krevd omdisponering av ressurser, men ingen ekstra kostnader. Det er bare oppgaver som ikke blir gjort. 18

19 12. KOSTNADER OG FINANSIERING Ingen ekstra kostnader. 13. VIKTIGE ERFARINGER Vi har erfart at det må en aktualisering av temaet i medarbeider gruppen. Legen har en rolle som godkjenner av sykemeldingsårsaken. En mer utbredt bruk av egenmeldingsdager krever mer ansvar av medarbeideren. 14. AVSLUTNING Ansatte må få informasjons om mulighetene i 16 dager egenmelding. Viktig å skape miljø for den gode dialog, slik at arbeidstaker tidligst mulig tar kontakt med nærmeste leder. Helst før en blir sykemeldt. Unntak når det er klare sykdoms- eller behandlingsløp. Både arbeidsgiver og arbeidstaker må se muligheter i det å justere arbeidsoppgaver ell. Prosedyre for oppfølging. Blir presentert for alle ny ansatte. Steinkjer, Marianne Vollen Tjenesteenhetsleder Barn og familie 19

20 9.4 Delprosjekt 3: TILRETTELEGGING OG OPPFØLGING Vårtun barnehage 1. SAMMENDRAG Beskrivelse av enheten ifht: o Antall årsverk er 7,9 + lærling o Antall ansatte er 10 + lærling o Gjennomsnittsalderen er 47,4 (personalgruppen pr inkl lærling) o Beskrive kjønnsfordelinga: 10 kvinner (inkl. lærling) og en mann. De som har vært i arbeidsgruppa er styrer, en pedagogisk leder og en assistent. Delprosjektets periode har gått fra når første møte var. Og fram til Barnehagen meldte sin interesse i august -10, hadde første møte 23. september og har jobbet med bevisstgjøring rundt kommunikasjon og holdninger til nærvær. Arbeidsgruppen har hatt 4 møter siden oppstart. Et personalmøte på enheten er viet dette prosjektet, og til dette møtet kom også Lindis Semb fra NAV Arbeidslivssenter for å snakke om den nye IA-avtalen. Enheten har i prosjektperioden møtt utfordringer på tilrettelegging i hverdagen for enkelte ansatte, og gjort seg positive erfaringer på dette. Sluttrapport leveres til 1. desember 2010, men enheten ønsker å delta i 2011 også dersom prosjektet videreføres. 2. GJENNOMFØRING I FORHOLD TIL PROSJEKTPLANEN Arbeidsgruppa har hatt 4 møter. Oppstarten var hvor prosjektleder Eva H. Aas og Lindis Semb, NAV, orienterte om nærværsprosjektet og de fire delprosjektene. Arbeidsgruppa satte seg inn i høringsutkastet til endringer i arbeidsmiljøloven og folketrygdloven. Vi ville holde fokus på arbeidsgivers tilretteleggingsplikt og arbeidstakers medvirkningsplikt. Dialog og åpenhet i kommunikasjonen vil være sentralt i arbeidet med å ta vare på den som er sykmeldt og hvordan vi kan forebygge der det er mulig. 3. MÅLREALISERING Vårt fokus var arbeidsgivers tilretteleggingsplikt og arbeidstakers medvirkningsplikt. Gjennomførte tiltak: Arbeidsgruppas har informert om sitt arbeid på personalmøter og skapt diskusjon. Det ble poengtert at det er viktig å tilrettelegge for et miljø hvor vi signaliserer raushet og åpenhet i forhold til de ulike utfordringer som finnes og som kan/vil dukke opp. Med et slik miljø vil de konkrete tiltakene komme raskere det blir enklere å se muligheter og nye løsninger. Personalet har arbeidet med casene i heftet 'Forebygging og oppfølging to sider av samme sak' og diskutert i plenum. en ansatt har byttet avdeling fra småbarn til storbarn for å oppnå mindre fysisk belastning. Vaktordningen for de som går i deltidsstillinger er tilrettelagt slik at man for eksempel begynner arbeidsuka på onsdag eller torsdag. Med denne løsningen blir det et kjærkomment opphold med helg før resten av arbeidsuka. Barnehagen har kjøpt inn utstyr som skal lette arbeidsbelastningene. Disse bør synliggjøres enda mer enn hittil gjort og bruken bør økes betraktelig. Det er flere som opplever aksept for at man i et kollegium har ulike dager med ulike behov det psykososiale miljøet. Vi erfarte en situasjon hvor en av de ansatte kom på jobb med svært vond rygg og usikkerhet rundt egen tilstedeværelse. Vi iverksatte da umiddelbart tiltak på endrede arbeidsoppgaver 20