Møteinnkalling Kontrollutvalget Rygge

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Rygge Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon/sms eller til e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Johnny Trandem (s) Leder

2 Saksnr Innhold PS 15/1 Visit Moss AS - eiernes oppfølging PS 15/2 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2014 Vedlegg unn.off. Offl 23, første ledd PS 15/3 Notat etter gjennomført kartlegging av kommunens rutiner PS 15/4 Revisjonens kontroller vedrørende Rygge Tomteselskap AS PS 15/5 Inspiria science center AS - Oppfølging av tidligere gjennomført selskapskontroll PS 15/6 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 PS 15/7 Referater og meldinger PS 15/8 Eventuelt

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/194 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 3523/2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /1 Visit Moss AS - eiernes oppfølging Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Fredrikstad, Vedlegg 1. Årsberetning 2013 Visit Moss AS 2. Protokoller fra generalforsamlinger: Oppslag i E-post fra Michael Torp, datert 5. og 6. januar Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Etter flere oppslag i Moss avis angående den økonomiske situasjonen i Visit Moss AS, og på initiativ fra medlem Michael Torp, er det avtalt med ordfører at hun kommer til møte for å gi kontrollutvalget informasjon om status.

4 Vurdering Protokoller fra tre generalforsamlinger (2012, -13 og -14) gir et inntrykk av hvordan eierne har forholdt seg til økonomiske problemstillinger i selskapet: krav til styret ved lav, og etter hvert negativ aksjekapital. Generalforsamlingen har også bedt om mer informasjon i form av differensierte økonomiske oversikter. Det har ikke vært mulig for oss å framskaffe innkallinger og referat fra styremøter. Avisoppslagene gir et inntrykk av situasjonen per des og jan Saken legges fram uten forslag til vedtak. Vi anbefaler at kontrollutvalget diskuterer eventuell videre oppfølging etter å ha hørt ordførerens redegjørelse.

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/94 Dokumentnr.: 19 Løpenr.: /2014 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /2 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2014 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2014, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i Rygge kommune i 2014, datert (Unntatt off. jfr. Offl. 13, jfr. Fvl. 13, første ledd) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 13/18 Budsjett for kontroll og tilsynsarbeid 2014 KU - sak 13/22 Forvaltningsrevisjonsplan Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekter som er gjennomført i Leverte prosjekter er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene er forbrukt.

41 Leveransegraden utgjør for Rygge kommune isolert sett 122 % (merforbruk på 88 timer), og er godt over gjennomsnittet for samtlige kommuner sett under ett. Det gjøres oppmerksom på at benyttede timer ved utgangen av året avregnes mot regnskapsrevisjon. Dersom avregningen viser merforbuk vil kommunen bli tilleggsfakturert for disse timene. Samlet for alle kommunene har Østfold kommunerevisjon IKS en leveringsgrad på 79 % av totalt budsjetterte timer til forvaltningsrevisjon. Vi viser til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport for utført forvaltningsrevisjon for 2014 tas til orientering.

42 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/189 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 7747/2015 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /3 Notat etter gjennomført kartlegging av kommunens rutiner. Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar Notat etter gjennomført kartlegging av kommunens rutiner, til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen om å foreta en særskilt oppfølgingskontroll i løpet av sommeren Resultatet av oppfølgingskontrollen fremlegges for kontrollutvalget. Fredrikstad, Vedlegg Notat etter gjennomført kartlegging av kommunens rutiner, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Revisjonen har foretatt kartlegging av kommunens rutiner som vedrører håndtering av regnskapsinformasjon. Revisjonen har i møte med kvalitetsrådgiver fått generell innføring i systemet (KvalitetsLosen) samt at revisjonen har fått tilgang til systemet for å kunne se på systemets struktur og hvilke rutiner som befinner seg her. Videre har revisjonen foretatt en kartlegging om det finnes rutiner som er arkivert/ lagret andre steder enn KvalitetsLosen, og hvilke rutiner er etablert hos kommunens regnskapsfører dvs. regnskapsavdeling i Råde kommune. Revisjonen konkluderer med følgende (vår oppsummering): 1. det er svært få rutiner/prosedyrer som vedrører regnskap og økonomi som er registrert i kvalitetssystemet (KvalitetsLosen). 2. det er svært få prosedyrer/rutiner utover «Økonomihåndboken» som vedrører økonomi og regnskap. Kommunens økonomihåndbok er sist revidert

43 Økonomihåndbøken bør revideres og oppdateres med korrekte data ihht. gjeldende lov og forskrifter. 3. det er svært lite rutiner/prosedyrer på virksomhet/enhetsnivå. 4. Rygge kommune har svært lite eller ingen oversikt over rutiner/ prosedyrer som regnskapsavdelingen i Råde kommune har for å sikre korrekt regnskapsføring. Det er heller ikke avklart ansvarsfordeling mellom regnskapsfører dvs. regnskapsavdelingen i Råde kommune og Rygge kommune. Kommunens administrasjon har gitt følgende kommentarer på revisjonens vurderinger: «Et dokument som beskriver det overordnede styrings- og kvalitetssystemet i RK ble vedtatt av kommunestyret i Rygge den Dokumentet legger til grunn de grunnleggende styringsprinsippene for kommunen. Blant annet gjelder dette beskrivelse av en overordnet intern kontroll modell basert på COSO-modellen. Kontrollmiljø, risikovurderinger, kontrollaktiviteter og oppfølging av disse er de sentrale elementene i dokumentet. Når det gjelder rutiner/prosedyrer på enhetsnivå så skal de være etablert for deretter å registreres i Kvalitetslosen. I den forbindelse vil jeg sjekke ut om rutinene/prosedyrene er etablert, hvis de ikke er det, så settes det en dato for å få dette på plass, hvis de er etablert vil det sørges for at de blir registrert i Kvalitetslosen. Oppdatering av økonomihåndboken jobbes det med i skrivende stund, et utkast foreligger, kommunens ledergruppe og regnskapssjef har kommet med innspill på utkastet som innarbeides før den blir registrert i Kvalitetslosen, det vil bli gjort i løpet av en 14-dagers tid. Regnskapsføring foretas av regnskap i Råde, i den sammenheng er det de som har etablert rutiner og prosedyrer som vedrører regnskapsføringen og som forvaltes i Råde. Ansvarsdelingen grovt sett går ut på at budsjettarbeidet og oppfølgingen av det gjøres av RK mens regnskapsføring, avstemming av konti mv. gjøres i Råde. Fondsdisponeringer gjøres derimot i Rygge, det samme gjelder rapportering til ekstern, for eksempel KOSTRArapporteringen. Det overordnede ansvaret for kommunens regnskapsførsel ligger hos rådmann i Rygge». Sekretariatet viser til vedlagt notat i sin helhet for ytterligere detaljering. Vurdering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om å ta notat etter gjennomført kartlegging av kommunens rutiner, til etterretning. Kontrollutvalget bør videre be revisjonen om å foreta en særskilt oppfølgingskontroll i løpet av sommeren Dette for å kontrollere om revisjonens vurderinger og administrasjonens forslag til forbedringer og tiltak blir gjennomført.

44 Notat etter gjennomført kartlegging av kommunens rutiner. Innledning Revisjonen har foretatt kartlegging av kommunens rutiner som vedrører håndtering av regnskapsinformasjon. I økonomireglementet (sist revidert ) under pkt.1 - Bestemmelser om regnskapet, fremkommer at funksjonen som regnskapsansvarlig etter kommuneloven 24 nr.2 og budsjett- og regnskapsforskriftene 17 tilligger økonomisjef. I «Styrings- og kvalitetssystemet i Rygge kommune», vedtatt av kommunestyret den fremkommer at KvalitetsLosen er tatt i bruk fra 2010 som elektronisk verktøy for internkontroll og kvalitetsstyring. Vi har derfor ved vår kartlegging tatt utgangspunkt i dette kvalitetssystemet. Målsetting for kvalitetsprinsipper i Rygge kommune: Alle slags feil forebygges med daglige rutiner eller prosedyrer. Målet er lik null feil. Kvalitet sikres gjennom styring og systematisk forebyggende tiltak. Kontinuerlig forbedring er et mål. Kvalitet måles kontinuerlig, og oppfatninger baseres på faktakunnskap. Alle er ansvarlig for kvaliteten, kvalitetsutvikling er alles ansvar. Klager og avvik ses på som muligheten til å bli bedre. Kvalitetssystemet og kvalitetstenkingen er forankret i ledelse og blant medarbeidere. I KvalitetsLosen pkt Dokumentasjon fremkommer at: KvalitetsLosen samler alt av kommunens prosedyrer, dokumentasjon, lovsamlinger og styrende dokumenter. Alle ansatte har tilgang til relevant informasjon. Maler og revisjonsrutiner er bygget opp slik at internkontroll kravene for dokumentasjonen ivaretas. Videre, i pkt Avvik og varsling, fremkommer at: En viktig del av internkontrollen er avvik og tiltaksoppfølging. Ansatte melder inn avvik til sin nærmeste leder, og følger videre behandling av avviksmeldingen. Ledere kan tildele ansatte arbeidsoppgaver ved lukking av avvik. Lovpålagt varslingsrutine etter arbeidsmiljøloven 2-4,2-5 og 3-6, er en del av løsningen. I tillegg er det lagt til rette for tilbakemeldinger fra brukere/ pårørende gjennom kommunens intranett. Utførte revisjonshandlinger Det er gjennomført møte med kvalitetsrådgiver som har gitt revisjonen egen revisjonstilgang til KvalitetsLosen samt generell innføring i systemet. Videre har vi foretatt en gjennomgang av KvalitetsLosen og sett på systemets struktur og hvilke rutiner som befinner seg her. I tillegg har vi kartlagt om det finnes rutiner som er arkivert/ lagret andre steder enn KvalitetsLosen, og hvilke rutiner er etablert hos kommunens regnskapsfører dvs. regnskapsavdeling i Råde kommune. Resultat av utført revisjon Kommunen har, i følge kvalitetsrådgiver, som målsetting at alle prosedyrer/ rutiner skal ligge i KvalitetsLosen. Revisjonens gjennomgang viser at det finnes minimalt med rutiner og prosedyrer innen regnskap og økonomi. Det finnes kun noen dokumenter som er svært generelle, og ikke tilpasset de enkelte virksomheter/enheter. 1

45 KvalitetsLosen er inndelt i områder. Men det er vanskelig å finne frem til spesifikke rutiner og prosedyrer i KvalitetsLosen. For å kunne forsikre oss om at vi har kartlagt alle rutiner innen regnskap og økonomi på de enkelte områdeinndelinger, har vi også benyttet søkefeltet. Det viste seg at det «kom opp» flere rutiner/prosedyrer enn det som har tidligere har «kommet opp» ved gjennomgang av områdeinndelinger. Økonomihåndboken er inndelt i følgende områder: 1. Generelt om økonomireglementet 2. Budsjett og økonomiplan 3. Regnskapsbestemmelser 4. Håndtering av større investeringsprosjekter 5. Rapportering 6. Finansstrategi 7. Sikring av verdier 8. Økonomisk internkontroll 9. Kontoplan (kontoplan 2007) 10. Kontoplan (2011) 11. Artskontoplan 12. Funksjonskontoplan 13. Sluttregnskap for investeringsprosjekter Ut over dette dokumentet er det svært få rutiner/ prosedyrer som vedrører økonomi og regnskap. Under «Generelt om økonomireglementet», i pkt.1.7 fremkommer at eiendeler med økonomisk levetid på minst tre år og anskaffelseskostnad på kr skal føres i kapitalregnskapet og aktiveres. Videre under pkt.1.8 kan vi lese at de aktiverte verdiene av varige driftsmidler skal være gjenstand for ordinære avskrivninger, som kun foretas i balanse. På kommunens intranett og fellesområdet er det noen flere rutiner/prosedyrer, men det finnes ikke spesifikke rutiner for de enkelte virksomheter/ enheter med beskrivelse av praksis og hvem som har ansvar for internkontroller på de forskjellige områdene. Revisjonen har vært i kontakt med kommunens økonomirådgiver for å innhente ytterligere informasjon vedrørende rutiner på regnskap. Vi har fått tilbakemelding om at rutiner/prosedyrer befinner seg hos kommunens regnskapsfører dvs. regnskapsavdeling i Råde kommune. Råde kommune har en del prosedyrer/rutiner vedr. regnskap som er utarbeidet spesifikt for Råde kommune, men regnskapssjefen informerte om at disse gjelder også for Rygge kommune. På revisjonens spørsmål om det finnes rutiner som avklarer ansvarsfordeling mellom regnskapsavdelingens oppgaver i Råde kommune og Rygge kommunens oppgaver ved håndtering av regnskapet, har vi fått svar fra regnskapssjefen at slike rutiner ikke finnes. Revisjonen har ved kontroll av momskompensasjon avdekket mye feil i behandlingen av momskoder. Vi har derfor bedt om rutinebeskrivelser vedrørende momskompensasjon ved SFO og barnehage, og har fått følgende svar: Vi har like rutiner på skolene i Rygge kommune når det gjelder attestering og anvisning samt fakturering av Sfo-plasser. Skriftlige rutiner for dette ligger på kommunens intranett side. Rektorene tok kontakt med økonomirådgiver som formulerte et generelt svar, med beskrivelse av praksis. Dette resulterte i at revisjonen mottok like svar på de fleste forespørslene. Vurdering/ Konklusjon Rygge kommune har som målsetning for kvalitetsprinsipper at alle feil forebygges med daglig rutine/prosedyre. Kommunen har i år 2010 tatt i bruk KvalitetsLosen. Formålet var bl.a. å samle alt av kommunens prosedyrer, dokumentasjon samt å sikre god internkontroll gjennom 2

46 avviksrapportering. Det er slike faktorer, i et levende kvalitetssystem, som sikrer god internkontroll. Revisjonens gjennomgang viser at det er svært få rutiner/prosedyrer som vedrører regnskap og økonomi som er registrert i dette kvalitetssystemet. Det er i tillegg vanskelig etter revisjonens mening å orientere seg i KvalitetsLosen. Det er også usikkert om man klarer å finne frem til enkelte prosedyrer/rutiner på de enkelte områder ettersom vi har sett at det»kommer opp» flere rutiner ved å foreta søk i søkefeltet. Revisjonen kan vanskelig se at KvalitetsLosen er et levende kvalitetssystem når det gjelder regnskap og økonomirutiner/ prosedyrer. Siden det var få prosedyrer/rutiner vedr. regnskap og økonomi har vi sett på kommunens intranett og fellesområdet. Det er også her svært få prosedyrer/rutiner utover «Økonomihåndboken» som vedrører økonomi og regnskap. Kommunens økonomihåndbok er som sagt sist revidert og her opereres det med feilaktig data, for eksempel beløp for aktivering på kr Økonomihåndbøken bør revideres og oppdateres med korrekte data ihht. gjeldende lov og forskrifter. Revisjonens kartlegging av rutiner i Rygge kommune viser at det er svært lite rutiner/prosedyrer på virksomhet/enhetsnivå. Det finnes noen generelle rutiner, men de fleste av disse er gamle og burde revideres. Det er også avdekket mange feil ved håndtering av momskompensasjon. Revisjonen er av den oppfatning at kompetanse og internkontroll på dette området bør styrkes. Vår gjennomgang har også vist at Rygge kommune har svært lite eller ingen oversikt over rutiner/ prosedyrer som regnskapsavdelingen i Råde kommune har for å sikre korrekt regnskapsføring. Det er heller ikke avklart ansvarsfordeling mellom regnskapsfører dvs. regnskapsavdelingen i Råde kommune og Rygge kommune. Rolvsøy, Jolanta Betker (sign.) Seksjonsleder for regnskapsrevisjon Mina Evenrød (sign.) revisor 3

47 Kommunens kommentar: Viser til notat fra Østfold kommunerevisjon (ØKR) etter gjennomført kartlegging av rutiner i Rygge kommune, notatet ble mottatt , med en påminnelse i dag på grunn av manglende svar. Jeg beklager at dere ikke har mottatt svar tidligere. Etter gjennomført kartlegging framkommer det at Rygge kommune (RK) har svært få rutiner/prosedyrer på enhetsnivå, at det er svært få rutiner/prosedyrer som er registrert i Kvalitetslosen (kvalitetssystemet), at økonomihåndboken ikke er oppdatert siden 1999, og at RK har svært lite eller ingen oversikt over rutiner/prosedyrer som Råde kommune har for å sikre korrekt regnskapsføring, samt at det ikke er avklart ansvarsdeling mellom regnskapsfører og RK. Et dokument som beskriver det overordnede styrings- og kvalitetssystemet i RK ble vedtatt av kommunestyret i Rygge den Dokumentet som er vedlagt legger til grunn de grunnleggende styringsprinsippene for kommunen. Blant annet gjelder dette beskrivelse av en overordnet intern kontroll modell basert på COSO-modellen. Kontrollmiljø, risikovurderinger, kontrollaktiviteter og oppfølging av disse er de sentrale elementene i dokumentet. Når det gjelder rutiner/prosedyrer på enhetsnivå så skal de være etablert for deretter å registreres i Kvalitetslosen. I den forbindelse vil jeg sjekke ut om rutinene/prosedyrene er etablert, hvis de ikke er det, så settes det en dato for å få dette på plass, hvis de er etablert vil det sørges for at de blir registrert i Kvalitetslosen. Oppdatering av økonomihåndboken jobbes det med i skrivende stund, et utkast foreligger, kommunens ledergruppe og regnskapssjef har kommet med innspill på utkastet som innarbeides før den blir registrert i Kvalitetslosen, det vil bli gjort i løpet av en 14-dagers tid. Regnskapsføring foretas av regnskap i Råde, i den sammenheng er det de som har etablert rutiner og prosedyrer som vedrører regnskapsføringen og som forvaltes i Råde. Ansvarsdelingen grovt sett går ut på at budsjettarbeidet og oppfølgingen av det gjøres av RK mens regnskapsføring, avstemming av konti mv. gjøres i Råde. Fondsdisponeringer gjøres derimot i Rygge, det samme gjelder rapportering til ekstern, for eksempel KOSTRArapporteringen. Det overordnede ansvaret for kommunens regnskapsførsel ligger hos rådmann i Rygge. 4

48 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/192 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 6016/2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /4 Revisjonens kontroller vedrørende Rygge Tomteselskap AS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar notat vedrørende Rygge Tomteselskap AS, til foreløpig orientering 2. Kontrollutvalget vil vurdere en uttalelse om Tomteselskapet i sin uttalelse til årsregnskapet for 2015 Fredrikstad, Vedlegg Notat etter gjennomførte kontroller vedrørende Rygge Tomteselskap AS, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 14/7, Revisjonsberetningen for regnskapsåret 2013 Saksopplysninger Kommunen har ansett krav mot tomteselskapet som tapt og ført dette mot kapitalkonto i 2003, med kr ,-. Tomteselskapet har i 2003 kr ,-, som mellomværende til Rygge kommune. Dette er et avvik på kr ,- som revisjonen ikke har funnet forklaring på. I revisjonens forbehold i revisjonsberetningen for regnskapsåret 2013 viser revisjonen til note 13 i kommunens årsregnskap. Her framgår det at kommunen er eneaksjonær i AS Rygge Tomteselskap. Det akkumulerte underskuddet i selskapet per inngangen til 2013 er på kr ,-. Beløpet framkommer som gjeld i selskapets balanse men det finnes ikke som fordring i kommunens balanse. Her framkommer kun en fordring på kr ,-. Rådmannen er gjort kjent med at disse forholdene må avklares hvis årsregnskapet for 2014 skal godkjennes uten anmerkninger.

49 Vurdering Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at notatet tas til foreløpig orientering. Kontrollutvalget bør vurdere en uttalelse om Tomteselskapet i sin uttalelse til årsregnskapet for Da vil revisjonsberetningen foreligge sammen med resultatene etter kommunens pågående undersøkelser. Rygge Tomteselskap AS står oppført i Plan for gjennomføring av selskapskontroll i inneværende valgperiode. Sekretariatet vil i løpet av våren gå i gang med å innhente opplysninger om selskapet. På bakgrunn av forundersøkelsene vil vi vurdere om det bør igangsettes undersøkelser opp i mot til bestemmelser i aksjeloven, evt. om det bør gjennomføres forvaltningsrevisjon utover den ordinære eierskapskontrollen.

50 Notat etter gjennomførte kontroller vedrørende Rygge Tomteselskap AS Innledning Revisjonen har i revisjonsberetningen for regnskapet for år 2013 tatt følgende forbehold: Viser til note 13 hvor det fremkommer at kommunen er eneaksjonær i AS Rygge Tomteselskap. Det akkumulerte underskuddet i selskapet er pr inngangen til 2013 kr Beløpet fremkommer som gjeld i selskapets balanse, men det finnes ikke som fordring i kommunens balanse. Vi har i møte med kommunens administrative ledelse informert om at dette forholdet må avklares av kommunen i løpet av 2014 hvis regnskapet skal godkjennes uten revisjonens anmerkning. Utførte revisjonshandlinger Revisjonen har foretatt gjennomgang av dokumentasjon vedrørende Rygge Tomteselskap AS og Rygge kommune i våre arkiver, samt innhentet dokumentasjon fra kommunen. I tillegg har vi avholdt møte med økonomisjefen i Rygge kommune og bedt om informasjon om kommunens funn. Resultat av utført revisjon I årsmelding fra 1992 og 1993, som revisjonen har mottatt av kommunens økonomirådgiver, fremkommer omfanget av lån som ble tatt opp av kommunen for Rygge Tomteselskap AS. Det ble gjennomført opptak av lån på kr 80,2 mill i kommunalbanken til konvertering av lån i tomteselskapet i 1991, og kr 15,6 mill i K.L.P til konvertering av lån i tomteselskapet i Totalt utgjør dette opptak av lån på kr I revisjonsdokumentasjon av årsregnskapet for Rygge Tomteselskap AS i 2011 beskrives følgende: Balansen som er satt opp på Rygge tomteselskap AS tidligere år er basert på balansen pr dato regnskapet ble tatt inn i Rygges regnskap som er helt tilbake i en endring på mellomregningskonto årlig som tilsvarer årsresultatet. Årsaken til at regnskapet ble tatt inn i Rygge kommune, var at Rygge kommune tok over ansvaret til å drifte tomteselskapet og forpliktelsene, siden egenkapitalen i tomteselskapet var tapt. Mellomregning konto med Rygge kommune er siden den gang økt med underskudd hvert år. Selv om det i Rygge Kommunes regnskap ikke eksisterer noen mellomregningskonto. Ut i fra regnskapsdokumentasjon for år 2003 kan vi lese at kommunen har ansett krav mot tomteselskapet som tapt og ført dette mot kapitalkonto i 2003, med kr kr. Det er derfor ingen klar sammenheng kommunens regnskap og gjeld tomteselskapets regnskap. Tomteselskapet har i år 2003 kr , som mellomværende til Rygge kommune. Dette er et avvik på kr som revisjonen ikke har funnet forklaring på. 1

51 Som nevnt er mellomværende i tomteselskapets regnskap i år 2013 på kr I kommunens regnskap fremkommer kun en fordring på kr Kommunens økonomirådgiver har etterspurt gjeldsbrev fra K.L.P og kommunalbanken for å få oversikt over gjelden. Lånet i Kommunalbanken er refinansiert i følge økonomirådgiver som også har tatt kontakt med tidligere ansatte som «er sikre på» at: Grunnen til at det ikke ble gjort noe med tomteselskapet regnskapsmessig etter konkursen, var at dette ville medfør e tinglysning og dokumentasjonsavgifter på ca. kr Vurdering/Konklusjon Samlet sett gir ikke de opplysninger revisjonen har klart å innhente nok informasjon til å kunne konkludere om forholdet rundt tomteselskapet og kommunen. Revisjonen har ikke lyktes i å innhente nok informasjon til å kunne avklare forholdet, men det er klart at regnskapsposter vedrørende fordring i kommunen og gjeld i tomteselskapet ikke er identiske. Kommunen har igangsatt sitt eget arbeid, men dette har vi ikke mottatt mer informasjon om. Rolvsøy, Jolanta Betker (sign.) seksjonsleder for regnskapsrevisjon Mina Evenrød (sign.) revisor 2

52 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/194 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 2833/2015 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /5 Inspiria science center AS - Oppfølging av tidligere gjennomført selskapskontroll Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, tas til orientering 2. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapport om oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, til orientering Fredrikstad, Vedlegg Rapport om gjennomgang og oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, gjennomført av Akershus og Østfold fylkesrevisjon i 2014 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune har uttrykt ønske om at fylkesrevisjonens oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, videreformidles til øvrige eieres kontrollutvalg til orientering. Grunnen er at øvrige eierkommuner skal bli gjort kjent med de revisjonskontroller som er gjennomført av Inspiria science center AS. Inspiria Eiendom AS (morselskapet) eies av Østfold fylkeskommune med 47,5 % og Sarpsborg kommune med 47,5 %. Øvrige 5 % eies av øvrige Østfoldkommuner. Inspiria science center ble åpnet for publikum i Inspiria science center AS har vært og er i en vanskelig økonomisk situasjon hvor ambisjonsnivået ikke synes å ha stått i forhold til den økonomiske situasjonen for selskapet. Det er igangsatt tiltak for å sikre en fremtidig bærekraftig økonomi hvor målsettingen er å

53 sikre balanse mellom inntekter og utgifter. Ledelsen og ansatte i selskapet har gjort en stor innsats for å holde selskapet i forsvarlig drift i den vanskelige oppstartfasen. Akershus og Østfold fylkesrevisjon har i sin oppfølgingsrapport også anbefalt flere forbedringstiltak som kan bidra til en mer forsvarlig drift. Oppfølgingsrapporten er behandlet av Fylkestinget i Østfold fylkeskommune den 3. desember Vi viser i sin helhet til vedlagte rapport fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon om ytterligere detaljer. Vurdering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget til å ta Akershus og Østfold fylkesrevisjons oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, til orientering. Videre anbefaler vi at oppfølgingsrapporten oversendes kommunestyret til orientering.

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96

97

98 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/102 Dokumentnr.: 28 Løpenr.: /2014 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Rygge /6 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2014, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 8 og 11 skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om sin aktivitet. I samsvar med tidligere praksis avgir kontrollutvalget et dokument kalt Kontrollutvalgets årsmelding, til behandling i kommunestyret. Vurdering Årsmeldingen skal gi kommunestyret informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, møte- og informasjonsaktivitet. Årsmeldingen gir også uttrykk for hva som er gjennomført av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, samt resultatet og oppfølging av disse kontrollene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at vedlagte årsmelding for 2014 vedtas. Årsmeldingen oversendes til kommunestyret med følgende forslag vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2014, tas til orientering

99 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Rygge kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS

100 1. Kontrollutvalgets hjemmelsgrunnlag Bestemmelsene om at kommunen skal ha et eget kontrollutvalg er hjemlet i kommuneloven av 25. september Ved lovendring av 12. desember 2003 ble det opprettet et eget kapittel 12 i loven om internt tilsyn og kontroll. Kommunelovens 77 omhandler kontrollutvalg særskilt. 2. Politisk organisering kontrollutvalgets plass Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Kontrollutvalgets leder har møte og talerett i kommunestyret når utvalgets saker behandles. Kontrollutvalg Kommunestyre Formannskap Politisk underutvalg Politisk underutvalg Politisk underutvalg KU-Rygge Kontrollutvalgets årsmelding

101 3. Kontrollutvalgets oppgaver/ansvar Kommunaldepartementet har i forskrift Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004 gitt nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets saksbehandling og oppgaver. Forskriften trådte i kraft fra 1. juli Regnskap og forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets ansvar for å påse at revisjonen fungerer på en betryggende måte ivaretas blant annet gjennom at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonsplaner, resultat etter kvalitetskontroller i revisjonen og uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. I tillegg blir kontrollutvalget i møtene informert om spesielle forhold og funn som revisjonen har gjort. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan (2-årsplan) for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kommunestyret skal vedta planen. Kontrollutvalget kan få delegert myndighet av kommunestyret til å foreta endringer i planperioden. Plan for og gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan (4- årsplan) for gjennomføring av selskapskontrollen. Kommunestyret skal vedta planen. Kontrollutvalget kan få delegert myndighet av kommunestyret til å foreta endringer i planperioden. Rapportering Kontrollutvalget skal avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som er gjennomført og resultatet av disse. Budsjettbehandling for kontroll- og tilsynsfunksjon Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal inneholde kostnadene til drift av kontrollutvalget, utvalgets sekretariat og den valgte revisjonen. Innstilling på valg av revisor og revisjonsordning Kommunestyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i IKS eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. I 2014 har revisjonsarbeidet i Rygge kommune blitt utført av Østfold kommunerevisjon IKS 4. Kontrollutvalgets sammensetting Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til de som skal velges som medlemmer til kontrollutvalget. Det heter bl.a. at medlem av kontrollutvalg ikke kan være medlem eller varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet eller ansatt i kommunen. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriften bestå av minimum tre medlemmer. Det er opp til kommunestyret å bestemme om kontrollutvalget skal ha flere medlemmer. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Kontrollutvalgets årsmelding