Teambyggende webseminar 2008

Transkript

1 Teambyggende webseminar 2008 Årets seminar for fakultetets webredaksjon, inkludert varamedlemmer og assosierte medlemmer som jobber med web ved fakultetet, har to hovedformål: Teambuilding og faglig kompetanseheving. Reisemål for årets seminar er Riga. Seminartidspunkt: Onsdag 27/8 (Møtetid kl. 13 for felles avreise fra jobb) - fredag 29/8 (varierende hjemreise) Teambuilding Webredaksjonens medlemmer ser lite til hverandre til daglig, og redaksjonsmøtene avholdes kun ca. ti ganger i året. På grunn av fakultetets svært spredte lokaliteter er det vanskelig å få den gode kontakten man får med kollegaer plassert på samme sted. Siden forrige webseminar ved fakultetet, høsten 2005 har det også kommet mange nye til. Vi ønsker med dette seminaret å fremme det gode samarbeidet. Kompetanseheving Webmaster (Jørgen) og webredaktør (Silje) har ansvar for kompetanseheving og opplæring av enhetsredaktører og temaredaktører. Disse har igjen ansvar for sine webjournalister/ innleggere. Vi vil benytte anledningen når vi har samlet så mange som mulig av webmedarbeiderne til å gi faglig oppdatering innenfor temaet "å skrive tekst for nett". Dette er særlig relevant i forhold til fakuletets ønske om å heve kvaliteten på nettstedets innhold og siden det sammenfaller med ny struktur på tavleoppslag på nettstedet vil skrivekurset fokusere på nyhetssaker. Kursholder er Camilla Eidsten Evensen, webrådgiver ved IA, UiO. Vi er veldig oppløftet over at nesten alle lokale redaksjoner og at alle temaredaksjoner blir representert! Mvh. Silje M. Kile Rosseland (webredaktør) og Jørgen H. Grønlund (webmaster) Teambyggende webseminar for fakultetets webredaksjon juli 2008 v/ Silje M. Kile Rosseland og Jørgen H. Grønlund, webmaster@medisin.uio.no

2 Seminarmappens innhold 1. Om seminaret 2. Seminarmappens innhold 3. Seminarprogram 4. Informasjon om skrivekurset 5. Ny struktur for tavler og nye rutiner for tavlebruk 6. Informasjon om hotellet 7. Webredaktørenes stillingsbeskrivelse (Godkjent av fakultetsledelsen 8/08) 8. Webredaksjonens mandat (Godkjent av fakultetsledelsen 8/08) 9. Nyttig 10. Levering av reiseregning ved hjemkomst. 11. Fakultetsportal, enhets- og temasider pr. juli 2008 Vedlegg A. Sjekkliste for webpublisering ved UiO B. Språksjekken UiO C. UiO-penn til odel og eie D. Nytt og oppdatert organisasjonskart for webarbeid ved fakultetet. (Godkjent av fakultetsledelsen) Reiseinformasjon E. Kopi fra Lonely Planet Eastern Europe s F. Reiseguide fra solfaktor G. Reiseguide fra Aftenposten Diverse bakgrunnsstoff H. Kopi av webhistorikk og visjon om idealstat for webarbeid fra webseminaret i I. 10 gode grunner til å satse på nett Teambyggende webseminar for fakultetets webredaksjon juli 2008 Side 2

3 Seminarprogram Teambyggende webseminar Onsdag 27/8 Avreise Felles avreise Møtested: Harald Schjelderups hus 3A, inngang 2 Møtetid: kl. 13:00 - Informasjon og utdeling av seminarprogram i Kafé Åse Samlet avreise fra fakultetet presis kl med taxi. Gardermoen: Innsjekking etc. på egenhånd. Vi møtes ved gaten. Flyavreise: 15:55 Ankomst Riga: 18:35 Riga (RIX) DY2078 Vi blir hentet på flyplassen av hotellet. Innsjekking HOTEL ''TOMO'', Raunas street 44, Riga, Latvia, LV Kveld: Felles middag. Vi møtes i resepsjonen etter innsjekking og finner et lokalt sted i nærheten. Torsdag 28/8 Faglig opplegg Heldagskurs å skrive for nett Sted: Conference room Gauja 08.15: Første kursøkt 10.00: Kaffepause med lett servering 12.30: Lunsj (1 time) 12.00: Andre kursøkt 16.30: Kurset avsluttes. Teambyggende webseminar for fakultetets webredaksjon juli 2008 Side 3

4 Lunsjmeny Hotell Tomo 28/8 Salat: Fresh vegetables served with olive oil Suppe: Borsch with dumplings Hovedrett: Beef stroganoff served with olives and paprika garnished with fricassee of vegetables. Desert: Baked apples Shopping: Det er flere store kjøpesentre rett ved hotellet. For de som ønsker å gjøre litt shopping går det an å prioritere dette før middag om man ikke er for sliten Andre vil kanskje rusle litt i byen før middag. Kveld: Festmiddag 19.30: Vi møtes i resepsjonen for felles avreise til restauranten. De som ønsker det møter på egenhånd opp i restauranten kl Rozengrals Restaurant (Authentic Medieval Restaurant) Rozena 1 Old Town, Riga Phone: The restaurant ROZENGRA-LS is located in the centre of Old Riga on the Rozena Street. Many moons ago, in 1293, the cellars which the Rozengrals restaurant now inhabits were once a wine vault and festival hall for Riga's city councillors. In fact the menu hasn't changed much since those days. Rozengrals prides itself on using authentic medieval recipes and serves up genuine dishes once found on the tables of French bishops, Italian governers and even Spanish kings. Rabbit stewed with prunes and carp prepared in spicy cognac are just two of the house specialities. The finishing touches to the medieval theme include bread served in a sackcloth, fiddle-touting minstrels and waitresses dressed like Friar Tuck... Albeit much cuter. Teambyggende webseminar for fakultetets webredaksjon juli 2008 Side 4

5 Fredag 29/8 (varierende hjemreise) Et viktig poeng med denne turen er teambuilding. For dem som rekker det før avreise foreslår vi felles utflukt til gamlebyen. Vi møtes i gamlebyen etter utsjekking etc. fra hotellet. Møtetidspunkt: kl. 12:00 Møtested: Gamlebyen, Riga Katedral Rigas katedral Sentralt i Gamlebyen står Rigas Katedral. Den ble påbegynt i 1211 og innviet i Gjennom årene har kirken blitt modifisert og rekonstruert flere ganger noe som viser igjen i miksen av forskjellige stiler arkitektur som er brukt. Den fremstår i dag som en blanding av romansk, renessanse, barokk og klassisk arkitektur. Det som katedralen er mest kjent for er sitt orgel. Orgelet har 6718 piper og er med det et av verdens største. Da orgelet ble bygget i 1884 av firmaet Walcker & Co Ludwigsburg var det størst i verden. Gamlebyen Gamlebyen er det naturlige midtpunkt for turister i Riga. Enten du er i Riga for å oppleve kultur eller for å slukke tørsten vil gamlebyen være plassen for deg. Med et nettverk av trange middelaldergater, smug og torg vil en gåtur i gamlebyen gi deg en fin opplevelse. Det finnes vakre overraskelser rundt hvert hjørne i og med at de fleste av byens attraksjoner ligger her. Koselige kafeer og restauranter er også en selvfølge i denne sjarmerende bydelen. Det er derfor med god grunn at UNESCO har satt gamlebyen på sin verdensarvliste Teambyggende webseminar for fakultetets webredaksjon juli 2008 Side 5

6 Skrivekurs Kursholder: Camilla Eidsten Evensen begynte som webrådgiver i Informasjonsavdelingen 1. mars i år. Hun har bakgrunn fra NRK og har jobbet som journalist og vaktsjef i NRKs intranettredaksjon fra 1998 til Camilla er utdannet cand.mag. med blant annet nordisk og musikk fra UiO og har to-årig informasjonsutdanning fra Høgskulen i Volda. Timeplan for skrivekurs i Riga 28. august : Hvordan skrive for nett? - Nettet som medium - Brukerne - Generelle skrivetips Hvordan skrive nyheter? - Nyhetssak på nett - Medfaks nyhetstavle : Kaffepause : - Medfaks nyhetstavle (forts.) - Skriveoppgave, gjennomgang - Introduksjon av intervjuoppgave : Lunsj : Intervjuet - Fra idé til ferdig intervju - Skriveoppgave, gjennomgang Arbeidsrutiner og sjekklister - Sjekklister og tommelfingerregler - Oppsummering og spørsmål Vi legger inn luftepauser etter behov. Teambyggende webseminar for fakultetets webredaksjon juli 2008 Side 6

7 Ny struktur for tavler Organisering av tavlene Fakultetet benytter kun en enkelt nyhetstavle og en enkelt arrangementstavle for hele fakultetet for alle oppslag. Alternativet ville vært egne tavler for temaer og enheter, men istedenfor brukes det tagger for tema, enhet og type oppslag, og visninger lages på bakgrunn av disse taggene. Foreløpig får enheter kun en visning på sin forside med alt som er tagget for denne enheten, men på sikt vil det være mulig å få flere visninger tilpasset enhetene. Innhenting av egne nyheter eller arrangementer for tema på enhetsnivå lager vi foreløpig ikke visninger for, da vi ønsker å kanalisere dette via hovedsidene for temaene. En stor fordel med denne løsningen er at vi f.eks. på forskningssiden kan lenke til alle forskningsnyheter på fakultetet og vi kan lage en lenke på fakultetets temaside for ansatte til listen over alle kurs som foregår ved fakultetet. Dette er mulig fordi vi under arrangementer har en tag for "kurs" og fordi vi på tavlen for nyheter har en tag for forskning. I et mer langsiktig perspektiv kan vi med denne strukturen persontilpasse tavleoppslagene for persontilpasset innhenting i en ansattportal, selv om det forhåpentligvis vil komme tekniske løsninger som gjør dette til et mindre manuelt arbeid med tanke nøkkelordene. Redigeringstilgang I utgangspunktet er det kun webredaksjonene ved fakultetet som får skrivetilgang via sin filgruppe. Hvis det er behov for en utvidet tilgang vil webmaster/webredaktør ved fakultetet se an dette. Alle som har innleggingstilgang har delt ansvar for å rette opp feil som oppdages. Alle har tilgang til alt. Alle oppslag skal tagges med minst to tagger som angir enhet og tema. Andre aktuelle tagger finner du under hver av tavletypene nedenfor. Teambyggende webseminar for fakultetets webredaksjon juli 2008 Side 7

8 Arrangement Ved innlegging av et arrangement må man velge mellom to typer i malen: faglig eller sosialt. Ved å gjøre dette valget har man i praksis allerede gitt oppslaget en merking som vi kan sortere oppslag etter. Eksempler på typiske arrangement-oppslag er: Gjesteforelesning, kurs, foredrag, sosiale sammenkomster Aktuelle tagger og konsekvensen av dem: forsidearrangement -> oppslaget havner på med.uio.no temaforside -> forslaget havner på hovedside for tema på med.uio.no/temanavn enhetsnavn: aker, ahus, dnr, ulleval, rh, iasam, heled, imb, ipsy, ish -> oppslaget havner på enhetens hovedside kurs -> oppslaget hentes inn på en egen oversikt over kurs ved fakultetet (under for ansatte) temanavn: studier, forskning, it, ansatte -> på sikt vil en slik tag alene (uten taggen temaforside) kunne brukes til innhenting på enhetsnivå alle -> oppslaget hentes inn på alle enhetsforsidene infoskjerm: info-rh, info-ulleval -> oppslaget hentes inn fra web på aktuelle infoskjerm Nyhet Eksempler på nyhetsoppslag: Tildeling av priser, Nyheter fra media som omhandler/omtaler fakultetet eller fakultetets ansatte, Utlysninger av midler, Nytt fra studieseksjonen. Nødvendige tagger: forsidenyhet -> oppslaget havner på med.uio.no enhetsnavn: aker, ahus, dnr, ulleval, rh, iasam, heled, imb, ipsy, ish -> oppslaget havner på enhetens hovedside tema: studier, forskning, it, ansatte -> på sikt vil en slik tag alene (uten taggen temaforside) kunne brukes til innhenting på enhetsnivå alle -> oppslaget hentes inn på alle enhetsforsidene temaforside -> forslaget havner på hovedside for tema på infoskjerm: info-rh, info-ulleval -> oppslaget hentes inn fra web på aktuelle infoskjerm utlysning -> oppslaget hentes på sikt inn i en egen oversikt over utlysninger av midler Teambyggende webseminar for fakultetets webredaksjon juli 2008 Side 8

9 Conference HOTEL TOMO Raunas street 44, Riga, Latvia, LV Phone: Fax: info@tomo.lv, reception@tomo.lv Teambyggende webseminar for fakultetets webredaksjon juli 2008 Side 9

10 Stillingsbeskrivelse for webredaktørene Hver enhet (institutt eller fakultetsdivisjon) har oppnevnt en webredaktør som har fått delegert ansvar for enhetenes nettsider fra ledelsen. Leder/ kontorsjef sørger for at det blir satt av nok tid til webarbeid i webredaktørens stilling. Ved fakultetet sentralt har man likeledes oppnevnt redaktører for 5 hovedtema på nettstedet (forskning, studier, e-læring, administrasjon og IT). Arbeidsmengden varierer fra enhet til enhet og for hvert tema. Det er derfor vanskelig å si noe generelt om stillingsbehovet, men vi kan antyde 20% for enhetsredaktører og 40% for temaredaktører. Nedenfor spesifiserer vi det som i hovedtrekk utgjør webredaktørens ansvar under stikkordene: 1) ansvar for nettstedets innhold, 2) grafisk utforming og 3) administrasjon av webarbeidet lokalt Webredaktøren representerer enheten eller temaredaksjonen i fakultetets webredaksjon. (Se redaksjonens mandat og medlemmenes ansvar.) Oversikt over webredaktørene finnes på webredaksjonens hjemmeside. Det er et viktig poeng at webredaktøren har fått delegert tilstrekkelig myndighet fra ledelsen, slik at webredaksjonen kan være et handlekraftig forum. Webmaster/webredaktør ved fakultetet leder redaksjonen og sender ut saksliste i god tid før møtene i webredaksjonen, slik at webredaktørene for enhet eller tema får tid til å ta opp ev. spørsmål med sin ledelse på forhånd. Ved spørsmål som ikke har blitt varslet på forhånd, vil derfor en endelig avgjørelse måtte utsettes til neste møte i webredaksjonen. Ansvar for nettstedets innhold Redaktøren har det daglige redaktøransvaret for innholdet på sidene ved enhetene eller for tema og må sørge for å få godkjenning/ delegert myndighet fra ansvarlig redaktør ved endringer og viktige avgjørelser. (Se kart over organisering av informasjonsarbeidet på nett.) Oppdatering av innhold bør i størst mulig grad delegeres til den som sitter nærmest informasjonen. Webredaktøren har ansvar både for å delegere oppdateringsansvar, og for å følge opp at sidene blir oppdatert. Delegering av oppdateringsansvar må skje i samråd med ledelsen da dette er arbeid som bør inngå i stillingsbeskrivelsen til den enkelte stilling. Selve oppdateringen av nettsidene krever en forståelse av informasjonsformidling på nett, men ikke spesiell teknisk webkompetanse. Grafisk utforming Alle nettsider ved uio skal følge profilreglene ved UiO og fakultetets egne retningslinjer og maler. Man må heller ikke glemme å ta spesielle brukerhensyn. Webredaktøren har ansvar for at profilreglene følges. Webredaktøren har ansvar for at UiO-profilen oppdateres og er den eneste ved enheten som har malsjefrettigheter. Fakultetet har egne retningslinjer for grafisk utforming i tillegg til de sentrale. Disse reglene skal bl.a. sørge for at fakultetets nettsted blir enhetlig og oversiktlig. De fastsettes av webmaster og webredaktøren sentralt ved fakultetet på grunnlag av diskusjon i fakultetets webredaksjon og etter godkjennelse fra IT-koordinator og fakultetsledelsen. Teambyggende webseminar for fakultetets webredaksjon juli 2008 Side 10

11 Administrasjon lokalt På en egen nettside med fast plassering, skal webredaktøren holde rede på alle som har skrivetilgang (webjournalister) på enhetens sider/ temasidene. Webredaktøren sørger for at den faste kontaktadressen eller betjenes av minst to personer. Webredaktøren har myndighet og ansvar for å delegere og administrere skriverettigheter til sitt område. Gjeldende rutiner for administrasjon av fakultetets nettsted finnes dokumentert på Webredaktørene plikter å holde seg orientert om, og å forholde seg til disse. I daglig praksis forholder webredaktørene seg til ansvarlig redaktør for informasjon om enhet eller tema og til webmaster/webredaktør ved fakultetet. Enhetsredaktørene må dessuten forholde seg til retningslinjer fra temaredaksjonene sentralt ved fakultetet. Teambyggende webseminar for fakultetets webredaksjon juli 2008 Side 11

12 Webredaksjonens mandat Ansvaret for fakultetets nettsted ligger hos fakultetets ledelse i samråd med fakultetets IT-koordinator, jfr. org.kart. Webmaster/ webredaktør sentralt ved fakultetet leder webredaksjonen og har ansvar for den daglige driften samt for videreutvikling av nettstedet på oppdrag fra IT-koordinator. Webredaksjonen har ikke ansvar for meningsbærende innhold på sidene. Redaksjonens ansvar er kort oppsummert: 1. å sørge for en ryddig informasjonsstruktur 2. å følge opp at informasjonen blir kvalitetssikret og oppdatert 3. å sørge for at sidene er enhetlige ved at de følger både fakultetets egne retningslinjer og UiOs profilregler. 4. å være rådgivende organ for utvikling av fakultetets nettsted. Webredaksjonen er et kollegialt organ sentralt ved fakultetet hvor alle enhetsredaksjoner og temaredaksjoner er representert. Medlemskap i webredaksjonen fører med seg visse oppgaver og et ansvar, som er en del av webredaktørrollen. (Se også stillingsbeskrivelsen for webredaktører). Saker som skal opp i webredaksjonen inkluderer blant annet saker som bidrar til informasjonsflyt i weborganisasjonen (for eksempel orienteringer), saker som gjelder tekniske løsninger, informasjonsstruktur og layout. Redaksjonen kan ta avgjørelser i mindre og praktiske saker, mens prinsipielle spørsmål løftes via webmaster/webredaktør ved fakultetet til IT-koordinator Per Grøttum og ev. til dekanatet, jfr. Organisasjonskartet for webarbeid. Temaredaksjoner og lokale enhetsredaksjoner har ikke anledning til å iverksette nye prosjekter på nett uten at disse har blitt tatt opp i webredaksjonen og konkret godkjennelse er gitt via webmaster eller webredaktør ved fakultetet. Det er naturlig at prosjekter settes ut i egne arbeidsgrupper, jfr. forskningsweb-prosjektet. Det er viktig at disse prosjektgruppene rapporterer om sitt arbeid til webredaksjonen. Et viktig poeng med webredaksjonen er at det er et nettverk med alle nøkkelpersoner innen webarbeid ved fakultetet som alle til enhver tid skal være orientert. Teambyggende webseminar for fakultetets webredaksjon juli 2008 Side 12

13 Det enkelte redaksjonsmedlems spesielle ansvar i webredaksjonen: Når webredaktøren ikke kan komme på et møte gis det beskjed til webmaster/ webredaktør ved fakultetet om hvem som stiller istedenfor. Webredaksjonen har få møter (månedlige samt noen ekstraordinære), og det er viktig at hver tema- og enhetsredaksjon stiller med en representant. Hvis noen ikke er representert, risikerer vi å foreta gale beslutninger eller at redaksjonens anbefalinger til ledelsen er gjort på feilaktig grunnlag. Det er også et poeng at alle lokale redaksjoner skal være orientert. Redaktøren har ansvar for å orientere lokalt. Redaktørene plikter å informere redaksjonen om sitt arbeid og å diskutere ønsker og planer for sin del av nettstedet i redaksjonen. Redaktørene forventes å bidra til redaksjonens arbeid ved å påta seg oppgaver av felles og lokal interesse ved forespørsel fra webmaster/webredaktør eller ved på eget initiativ å melde interesse for å ta tak. (Dette må selvsagt klareres med den enkeltes leder lokalt som har personalansvar.) Å skrive referat fra redaksjonsmøtene går på omgang i redaksjonen. Redaktørene har ansvar for ett web-lab-arrangement e.l. i året. På denne måten kan alle bidra til økt kompetanse i redaksjonen. Teambyggende webseminar for fakultetets webredaksjon juli 2008 Side 13

14 Nyttig Angående taxier: det stemmer at taxiene som er til å stole på er røde - men det er verd å merke seg at dette ikke gjelder ALLE røde taxier;o) Bruk taxiene fra Rigas Taksometru Parks - disse er lett gjenkjennelige, vanligvis Renault, og alltid røde med logo godt synlig på siden. Telefon En tur til/ fra flyplassen skal koste under 10 lats, vanligvis 7-8, og en tur innen bykjernen normalt ca 2 lats. (Kilde: Aftenposten reise) Påmeldte til webseminaret 2008 Jørgen H. Grønlund, webmaster ved fakultetet ( ) Silje M. Kile Rosseland, webredaktør ved fakultetet ( ). Enhetsredaksjonene Morten Ariansen, webredaktør ved Institutt for allmenn og samfunnsmedisin ( ) Siri Adorsen, webredaktør for Institutt for sykepleievitenskap og helsefag ( ) Ingrid Kjelsvik, webredaktør for Institutt for helseledelse og helseøkonomi ( ) Frode Fagerbakk, vara webredaktør for Institutt for helseledelse og helseøkonomi ( ) Liv K. Andersen, webredaktør for Fakultetsdivisjon Det norske radiumhospital ( ) Lene Blomqvist, webredaktør for Institutt for psykiatri, Fakultetsdivisjon Ullevål universitetssykehus og Fakultetsdvisjon Aker universitetssykehus ( ) Temaredaksjonene Belinda Eikås Skjøstad, studiewebredaktør ( ) Randi Gerd Øverland, vara studiewebredaktør ( ) Inger Hypher, forskningsweb ( ) Åse Sørheim, forskningsweb ( ) Kari A. Røine Hegerstrøm, adminwebredaktør ("for ansatte" og "om fakultetet") ( ) Anita Robøle, vara adminwebredaktør ( ) Jan Guttulsrud, webredaktør for e-læring ( ). Assosierte redaksjonsmedlemmer Else-Marie Siebke, webredaktør for forskerlinjen ( ). Foredragsholder Camilla Eidsten Evensen (Webrådgiver, IA), foredragsholder: "Å skrive for nett" ( ) Teambyggende webseminar for fakultetets webredaksjon juli 2008 Side 14

15 Levering av reiseregning ved hjemkomst Alle skal skrive egen reiseregning med flyutgifter, hotell og kostpenger minus frokost og lunsj torsdag og frokost fredag. (NB! Husk å ta vare på alle kvitteringer fra reisen.) Frist for levering av skjema = 9. september med utbetalingsdato 22. september. Dersom dere vil ha pengene utbetalt denne datoen, bruk skjema "Reiseregning". Skjemaet finnes her: For å få utleggene refundert i tide vær nøye med å fylle skjemaene korrekt ut og levere inn nødvendige kvitteringer i original utgave (Ta ev. en kopi til deg selv før innsendelse). Husk også nødvendige underskrifter, attestasjoner og anvisninger. Husk at skjemaet også må konteres (gjøres vanligvis av den som attesterer). Siden midlene til turen skal hentes fra forskjellige kontoer foreslår vi at reiseregningene leveres ved egen enhet som refunderer hele beløpet til den ansatte. Fakultetet foretar deretter en viderefordeling av beløpet som overstiger 1500 kr + kostpenger. Dette tas fra våre webmidler. Hvis denne ordningen ikke passer for din enhet kan man alternativt levere to reiseregninger. Ta kontakt med oss på adressen webmaster@medisin.uio.no hvis så er tilfelle. Teambyggende webseminar for fakultetets webredaksjon juli 2008 Side 15

16 Fakultetsportal og temasider pr Fakultetsportal og temasider Teambyggende webseminar for fakultetets webredaksjon juli 2008 Side 16

17 Teambyggende webseminar for fakultetets webredaksjon juli 2008 Side 17