Møteinnkalling. Eventuelle forfall meldes til tlf / Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Transkript

1 HARSTAD KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtedato: Møtested: Harstad Rådhus - Rådhus 1B Siw s kontor Tidspunkt: 09:00 Eventuelle forfall meldes til tlf / Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr Tittel PS 14/8 Sykefraværsutvikling i Harstad kommune PS 14/9 Revidering hovedhåndbok IK-HMS PS 14/10 NY MAL medarbeidersamtale, prøvetidssamtale PS 14/11 Arbeidsulykke PS 14/12 HMS-rådgiver orienterer APRIL 2014 Dokumentene vedrørende ovenstående saker er lagt ut til ettersyn på kommunens hjemmeside Harstad, 11. april 2014 Max Jenssen Leder Side1

2 Side2

3 Saksdokument Saksmappenr: 2014/2200 Saksbehandler: Max Jenssen Arkivkode: 461 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Arbeidsmiljøutvalget /8 Partssammensatt Utvalg for adm. og likestilling /4 Formannskapet Kommunestyret SYKEFRAVÆRSUTVIKLING I HARSTAD KOMMUNE Vedlegg: IA-innspill fra Arbeidslivssenteret Harstad kommune sykefravær 4 kvartal 2013 Ingress: Under behandlingen av 2. tertial i møte (sak 103/2013) vedtok kommunestyret følgende: «Kommunestyret ber om å få fremlagt en beregning/vurdering av sykefravær ved enhetene sett opp mot antall ansatte. Kan man se en sammenheng mellom redusert bemanning og økt sykefravær? Vil det lønne seg å ha flere ansatte?» Rådmannens tilrådning: Kommunestyret tar saken til orientering. Saksopplysninger Målsetting iht VHP Rådmann har på bakgrunn av årsrapport for virksomhetsåret 2011, satt fokus på driftstilpasning og bedre styring iht budsjett. Bak dette ligger ulike tiltak som skal gjøre organisasjonen i stand til å endre fokus, påvirke kulturen og bedre evnen til å omsette påkrevde styringstiltak til handling som gir de resultatmål som er påkrevd. Viktige tiltak på overordnet nivå: Lederlæringsprogram Virksomhetsstyring/oppdragsdialog Budsjett og regnskapskontroll (bruk av ARENA) Læring og utvikling/læringslean Informasjon ledere og månedlige møter alle HTV Tiltak på enhetsnivå: Alle ledere deltar i lederprogram Alle definerte avdelingsledere/mellomledere formalisert Tilbud om Læringslean for bedre arbeidsflyt og utvikling Opplæring i medarbeidersamtaler og pålegg om gjennomføring med alle ansatte Fokus på lederstøtte og forenkling av støtteprosesser Vurdering av situasjon Side3

4 Kommunens målsetting har vært og er rask driftstilpasning, lavere sykefravær og reduksjon i bemanning der hvor vi har overskuddskompetanse. Vi skal om mulig, ikke si opp ansatte, men arbeide for intern omdisponering og tilrettelegging. Så langt er ingen sagt opp pga driftstilpasning. Dette er samlet sett en utfordring som krever at det er vilje til læring og utvikling, og kultur for endring som en følge av endrede driftsforutsetninger. Målsettingen er å få til størst mulig verdiskapning med de ressurser vi har. Dette krever fleksibilitet ved omplassering, vilje til å lære nye oppgaver, samtidig som det nå begynner å bli begrensede muligheter til å kunne tilby annet passende arbeid som en er kvalifisert for. Rådmannen vurderer at vi lykkes med dette og det er en økende positiv holdning hos ansatte. Utvikling de siste 9 år For hele kommunen og sektorvis. Hele Harstad kommune Bildet viser at sykefraværet var høyest i 2008, men da den økonomiske «krisen» var størst og tydelige resultatmål fremkom i VHP mvf 2012, ser vi at organisasjonen henter seg inn noe. Totalt sett har vi hatt en nedgang som har flatet ut i 2012 og 2013, men vi må fortsatt ha fokus på en ytterlig nedgang i Den utvikling vi ser er ikke uventet og en nedgang i «krisetider» er ofte normalt for større organisasjoner. Barnehager Barnehagene har en fast bemanningsnorm og er ikke direkte påvirket av redusert bemanning slik som øvrige tjenesteområder. Pågående prosjekt i denne sektoren er nå over i en tiltaksfase, hvor konkrete tiltak iverksettes fortløpende i tett samarbeid med enhetsledere og kvalitetsutvalg for å redusere sykefraværet. Her samarbeider vi med Tromsø kommune som har gjennomført tilsvarende tiltak innen samme sektor med godt resultat. Skoler Skolene har 2 år på rad gjennomført en driftstilpasning med betydelig endring av struktur og bemanning. Utviklingen i sykefraværet har vært stabil over tid, men vi ser en økning under usikkerheten i Når organiseringen ble satt under press i 2012 ser vi en nedgang som ikke er uventet, med påfølgende økning i Risikoen knyttet til driften i 2013 er redusert ifh til 2012 og Side4

5 vi ser at fraværet øker noe i Skolene har over tid ligget lavt og er på et nivå vi ønsker for hele kommunen totalt sett. Helse og omsorg Helse og omsorg har hatt og har fortsatt driftsutfordringer, men kan vise til en positiv utvikling av sykefraværet. Det spesielle er at i denne sektoren har mange enheter brukt Læringslean som et ønsket hjelpemiddel for å bedre og utvikle arbeidsflyten, når driftsvilkårene endres. En annen utfordring som det arbeides med, er å definere et «produksjonstak» som viser hva som er mulig å levere av ulike tjenester under forutsetning at vi arbeider godt sammen, utnytter kompetansen og arbeidstidsordninger på best mulig måte. Det er viktig å oppleve balanse mellom oppgaver og ressurser, når en gjør så godt en kan. I 2013 var sykefraværet det laveste innen sektoren på 9 år. Vurdering av enheter som selv ønsker ekstra støtte til utvikling Det er dokumentert og erfart ved andre virksomheter, at endrede driftsbetingelser som reduksjon i antall medarbeidere, endret driftsform og ev kompetansekrav, må medføre endring i arbeidsprosesser. Dersom en ikke gjennomfører slike utviklingsprosesser, vil de ansatte oppfatte at de må «løpe raskere», men de løper fortsatt på samme måte som tidligere. Vi ser spesielt på enheter som har gjennomført og tatt i bruk vårt utviklingsverktøy Læringslean. Her ser vi en effekt som ikke kan forklares uten å vektlegge betydningen av en balansert drift hvor ansattes kompetanse og samhandling i hverdagen settes fokus på. En hver endring av forutsetninger, vil legge nye premisser for driften og de ansatte, samt kunne medføre dårligere tjenester til brukerne. Vi kan ikke innføre endrede driftsforutsetninger uten å stille krav om intern læring og utvikling. Når nevnte forhold er samkjørt, vil vi kunne levere lik eller bedre tjenester, samtidig som vi driftstilpasser og har fokus på arbeidsmiljøet. Dette er krevende prosesser som stiller krav til alle på alle nivå hvor ledelse, styring og medvirkning er avgjørende. Utvikling for noen enheter er slik: Periode (Sør) BH BH (Nord) (Nord) (Nord) (Sentrum) (Sentrum) (Helsehuset) (Stangnes) Snitt HK Knorrerbakken Selja 1 Byggeklossen Hj.tjeneste 2 Hj.tjeneste 1 Nattjeneste Slottet AB Slottet CD Harstad sh 2.etg Klubbholmen Snitt kv ,7 27,8 22,8 30,1 17,8 16,0 19,1 21,8 21,9 12,0 1. kv ,9 17,1 13,5 17,9 19,7 13,8 17,1 20,1 12,1 29,3 17,5 11,3 2. kv ,9 7,0 11,3 12,0 7,2 9,7 13,8 19,9 11,9 18,3 12,4 9,9 3. kv ,5 17,9 8,3 7,4 6,4 10,4 13,5 17,9 16,1 24,5 12,7 8,1 4. kv ,5 24,9 15,1 10,5 10,8 10,0 22,1 19,5 26,5 11,3 16,2 11, kv kv kv kv 2013 Knorrerbakken Selja 1 Byggeklossen Hj.tjeneste 2 Hj.tjeneste 1 Nattjeneste Slottet AB Slottet CD Harstad sh 2.etg Klubbholmen 4. kv 2013 (Sør) BH BH (Nord) (Nord) (Nord) (Sentrum) (Sentrum) (Helsehuset) (Stangnes) Side5

6 Eksempel fra omsorgsenhet Det er mange enheter som arbeider målrettet med sykefravær og som nå ser resultat. En av disse er omsorg Nord som over tid har deltatt på lederutvikling, internt fokus på egen ledergruppe og nyttet i stor grad Læringslean som prosesshjelp for å bedre arbeidsflyten og utnytte intern kompetanse. For denne enheten ser det slik ut til tross for krav om driftstilpasninger og interne endringer: 06/ 14 SYKEFRAVÆR 2013 Gjennomgang av resultat (Enhet/avdelinger) Avklaring av MÅL 2014= Foreslått 10%, avklares i neste møte. Positiv utvikling de senere år, fokus på tema viser seg å være viktig. Det er spesielt institusjonsdriften som har utfordringer, det forventes betraktelig høyere frisknærvær etter flytting til Bergsodden. Arbeidet med å redusere sykefraværet ytterligere vil ha fokus i tiden fremover. Det viktigste nærværstiltaket omhandler trivsel/psykosos. arb.miljø dette må ha fortsatt fokus i Mål skal settes for inneværende år dette innebærer at tiltakene må avklares, skal tas opp i neste møte. Alle ansatte må bidra med ideeer og engasjementj NB! LEAN forbedringsforslag!! Enheter med 3-3 turnus Noen enheter har avdelinger som over flere år har benyttet 3-3 turnus. Kort om 3-3 turnus: Intensjonen med turnusen var etter mange år, å få gjort noe med deltidsproblematikken og ønske om større stillingsandeler De to viktigste verktøyene er økt helgebelastning og forsterket økonomi Det var fokus på at ansatte skulle få noe i «bytte» for å påta seg maksimal helgebelastning etter loven (økonomi) Økonomien går ikke direkte til ansatte i form av høyere lønn, men til å øke andre stillinger slik at ansatte får mer fritid. Økning i stillingene i 3-3 turnus består av 2/3 turnusteknikk (økt helgebelastning) og 1/3 økonomi Det er viktig at både arbeidsgiver og arbeidstaker bidrar til løsninger vedrørende deltidsproblematikken, men det medfører økning med ca. en stilling pr ni ansatte. Dette er en ekstra kostnad som ikke uten videre kan dekkes inn ved lavere sykefravær og dermed redusert budsjett. Vi ser at sykefraværet stabiliseres på et lavere nivå og medfører økt stabilitet rundt brukerne, men uten at vi klarer å hente inn den ekstra Side6

7 merkostnaden som en økonomisk gevinst. Eksempel: For 2014 har Olavsgården sykehjem tilført kr for en avdeling med 3-3 turnus. Beløpet er ment å skulle finansiere en stilling, men beløpet er noe for lavt. Ansatte i 3-3 turnus har færre timer pr uke. Dette gjør at timelønna er høyere enn med andre turnuser. Øvrig variabellønn, ekstrahjelp, overtid og pensjon/arbeidsgiveravgift vil også bli høyere. For 3 av våre avdelinger ser bildet slik ut: Olavsgården 13,6 13,4 12,7 9,6 8,4 7,4 4,3 3,5 7 4,4 Kveldssol 15,5 13,3 14, ,4 18,3 10,4 10,3 8,5 12,2 *Stangnes SH, B og C 13,4 16,8 14,7 13,5 20,9 7 13,2 10 8,2 8,7 *En 3-3 avd og en vanlig avd Olavsgården Kveldssol *Stangnes SH, C/D Sykefraværsutvikling i forhold til årsverksreduksjon Årsverksreduksjon som en følge av driftstilpasninger sett opp mot sykefraværet, må legge til grunn følgende forhold: Interne mindre endringer som følge av at utvikling av tjenestetilbudet, skjer fortløpende. Betydelig driftstilpasning i 2012 Endring av skolestruktur skoleåret 2012/2013 Ny kommune fra o Bjarkøy oppvekstsenter med 16,4 årsverk o Omsorg Øysamfunn med 30,5 årsverk Vurdering av årsverksutvikling og sykefravær Det er ikke mulig å se en trend som skulle tilsi at reduksjon i antall ansatte medfører økt sykefravær direkte og at tilførsel av flere ansatte vil gi en motsatt effekt. Vi ser heller en sammenheng mellom de faktorer som må være tilstede i en utviklingsprosess for å ta endring i driftsvilkår på alvor, som mer betydningsfulle for sykefravær og arbeidsmiljø. Dette bildet støttes av Arbeidslivssenterets vurdering, som påpeker andre faktorer av betydning. Side7

8 Sykefraværsstatistikk og årsverksutvikling Harstad kommune Årsverk Årsverk Årsverk Fravær Fravær Fravær Fravær Enhet Rådmannen ,3 5,0 8,5 1,5 Personal og organisasjon 26,9 27,4 31,9 10,8 12,7 6,2 5,5 Økonomi og utvikling 24, ,7 6,3 1,6 2,3 Administrasjonsenheten 15, ,1 7,2 7,1 10,7 4,8 Regnskapsenheten 12,5 12,1 14,3 2,6 9,0 12,4 10,1 Koordinerende enhet 9,8 9,8 12,6 2,2 8,7 2,8 8,5 Kemnerenheten 14,6 14,4 11,4 5,4 2,9 8,5 3,9 Areal og byggesak 24,3 23,6 24 4,8 4,5 4,8 4,4 Brann og redning 30,1 30,1 30,9 4,4 1,7 5,0 4,4 Bygg og eiendom ,3 12,1 12,5 10,1 11,2 - herav renhold 50 13,4 14,8 13,5 13,5 Drift og utbyggingstj. 66,5 66,1 66,6 5,0 4,4 6,7 5,5 Helsehuset 115,7 112,6 111,5 11,3 10,7 9,4 8,1 NAV komunalt ansatte 26,7 25,3 25,1 9,9 13,5 10,4 14,5 Barne og ungdomstj. 41,8 40,8 35,1 6,8 9,8 12,8 12,9 Harstad bibliotek 7,8 7,5 8,1 10,1 22,1 11,8 12,4 Harstadåsen barnehager 32,2 31, ,4 10,3 9,9 10,3 Byggeklossen barnehager 33, ,5 10,9 20,7 14,0 11,6 Fargeklatten barnehager 22,3 23,9 22,9 9,2 13,2 8,2 13,0 Heggen barnehager 40, ,8 8,7 12,3 15,7 15,2 Gangsåstoppen barnehage 27,8 29,5 29,5 11,7 8,4 9,3 8,8 Hinnsteinen barnehager 32,7 32,9 34,2 10,8 20,3 16,2 14,2 Bergsåsen barnehager ,3 10,8 10,0 14,4 Medkila skole 28,7 27,5 28,2 12,6 9,1 7,6 10,6 Sørvik oppvekstsenter 32, ,6 5,9 10,2 10,5 11,9 Kila skole ,2 7,2 6,8 5,3 6,9 Kanebogen skole 39, ,5 11,6 12,5 6,0 12,6 Seljestad barneskole 38, ,9 10,1 3,3 5,3 Seljestad ungdomskole 40,6 36,3 36,3 7,0 9,3 9,1 4,4 Harstad skole 78,3 52,8 49 6,7 5,6 8,0 10,3 Hagebyen skole 41,8 36,4 33,9 9,2 15,0 12,3 8,3 Bergseng skole 29,1 41,5 38,4 8,6 11,5 6,5 10,8 Grytøy oppvekstsenter 20,4 19,6 18,9 8,7 12,1 10,6 6,7 Stangnes ,5 22,2 19,5 6,0 6,0 10,6 Bjarkøy oppvekstsenter 16,4 7,7 Harstad kulturskole 10,5 19,1 19,1 9,5 1,0 3,2 4,5 Voksenopplæringen ,0 3,6 6,7 7,7 Omsorg Stangnes 115,9 102,8 103,3 10,6 11,1 13,9 12,2 Omsorg Sør 156,6 148,8 148,1 12,0 12,2 13,4 13,0 Omsorg Sentrum ,6 11,5 11,5 10,4 12,1 Omsorg øysamfunn 30,5 8,3 Omsorg Nord 158,9 164,4 155,5 15,4 15,3 16,1 12,8 Alle barnehagene 236,3 237, ,6 13,8 12,4 12,6 Alle skolene 431,4 388, ,2 9,5 7,6 8,8 Helse og omsorg 730,8 680, ,3 12,2 12,6 11,6 Hele Harstad kommune 1797,7 1700,1 1755,9 9,8 10,6 10,1 10,1 Side8

9 Sammendrag og konklusjon Kan man se en sammenheng mellom redusert bemanning og økt sykefravær? Vil det lønne seg å ha flere ansatte?» Det er ikke mulig å dokumentere noen direkte sammenheng mellom redusert bemanning og økt sykefravær. Vi ser for Harstad kommune de siste 9 år, ingen direkte sammenheng som tilsier dette på overordnet nivå, men på lavere nivå vil det kunne være ulike utslag i begge retninger. Det vi ser er følgende etter å ha fulgt utviklingen over 9 år: Synlig og tydelig ledelse har svært stor betydning Ulike forutsetninger og sykdomsbilde hos ansatte kan medføre at forventet effekt hos ledere med sterkt fokus på redusert fravær, ikke endrer sykefraværer eller gir effekt på kort sikt Langsiktig og kontinuerlig fokus gir effekt Fokus på utvikling av arbeidsprosesser når driftsforutsetninger endres, er helt påkrevd Kompetanse og trygghet i oppfølging av sykemeldte gir raskere tilbake til arbeid og/eller tidligere avklaring Valg av turnus med fokus på reduksjon i deltidsstillinger gir økt kontinuitet og virker positivt på sykefraværet Dersom ovennevnte tiltak ikke er til stede i tilstrekkelig grad, vil en kunne forvente økt sykefravær. Rådmannens vurdering er at den driftstilpasning som er gjennomført og skal gjennomføres fremover, ikke vil føre til økt sykefravær, gitt at kommunen evner å videreføre og utvikle de tiltak som her er beskrevet. Hugo Thode Hansen Rådmann Max Jenssen Personalsjef Side9

10 Side10

11 Side11

12 Side12

13 Side13

14 Side14

15 Saksdokument Saksmappenr: 2014/2304 Saksbehandler: Siw Schultz Gabrielsen Arkivkode: 446 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Arbeidsmiljøutvalget /9 REVIDERING HOVEDHÅNDBOK IK-HMS Vedlegg: Gjeldende IK-HMS finnes i sin helhet på intranett/ internett under kvalitetshåndbøker. Endrede dokumenter sendes AMUs medlemmer på epost. Legges også frem i møtet. Ingress: Hovedhåndboka Internkontroll HMS revideres i sin helhet hvert annet år. Rådmannens tilrådning: AMU finner endringene hensiktsmessig og anbefaler Rådmannen å godkjenne revideringa. Saksopplysninger I dokumentene som legges frem for revidering foreslåes det ingen prinsipielle endringer. Derimot er det foretatt ei oppdatering på lovverk etter endringer i forskriftene knyttet til arbeidsmiljøloven. Det er også foretatt endringer for å forenkle språk, samt endringer for å presisere betydninger, i flere dokumenter. Vurdering Det vurderes som hensiktsmessig, på sikt, å endre f.eks avviksprosedyren, årshjul for å få tilpasse disse på en enda bedre måte til det overordna kvalitetssystemet i Harstad kommune. Det er også fremsatt ønske om utarbeidelse av sjekkliste ang. leders ansvar ihht. Internkontroll-HMS. Hugo Thode Hansen Rådmann Siw Schultz Gabrielsen HMS- rådgiver Side15

16 Side16

17 Side17

18 Side18

19 Side19

20 Side20

21 Side21

22 Side22

23 Side23

24 Side24

25 Side25

26 Side26

27 Side27

28 Side28

29 Side29

30 Side30

31 Side31

32 Side32

33 Side33

34 Side34

35 Side35

36 Side36

37 Side37

38 Side38

39 Side39

40 Side40

41 Side41

42 Side42

43 Side43

44 Side44

45 Side45

46 Side46

47 Side47

48 Side48

49 Side49

50 Side50

51 Side51

52 Side52

53 Side53

54 Side54

55 Side55

56 Side56

57 Side57

58 Side58

59 Side59

60 Side60

61 Side61

62 Side62

63 Side63

64 Side64

65 Side65

66 Side66

67 Side67

68 Side68

69 Side69

70 Side70

71 Side71

72 Side72

73 Side73

74 Side74

75 Side75

76 Side76

77 Side77

78 Side78

79 Side79

80 Side80

81 Side81

82 Side82

83 Side83

84 Side84

85 Side85

86 Side86

87 Side87

88 Side88

89 Side89

90 Side90

91 Side91

92 Side92

93 Side93

94 Side94

95 Saksdokument Saksmappenr: 2014/2310 Saksbehandler: Siw Schultz Gabrielsen Arkivkode: 449 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Arbeidsmiljøutvalget /10 NY MAL MEDARBEIDERSAMTALE, PRØVETIDSSAMTALE Vedlegg: Mal medarbeidersamtale Mal prøvetidssamtale Ingress: Fremkommet ønske fra barnehagene om utbedring av mal medarbeidersamtaler. Samtidig opprettelse av mal for prøvetidssamtaler. Rådmannens tilrådning: AMU tar saken til orientering Saksopplysninger Som en del av prosessen Uups! Opp igjen, er medarbeidersamtaler et fokusområde. Det fremkom her som et utbredt ønske om at mal ble gjennomgått og revidert. Dette er nå gjort i tett samarbeid med Sør-Troms HMS-tjeneste som har hjulpet oss med ordlyd og samtidig satt opp en rekke kurs i medarbeidersamtale. Forslag til maler ble sendt samtlige enhetsledere og tillitsvalgte for eventuell uttalelse. Tilbakemeldingene var udelt positive. Konkret tilbakemelding fra fagforbundet er etterkommet i sin helhet. Vurdering Allerede eksisterende mal beholdes også. Valgfri bruk. Hugo Thode Hansen Rådmann Siw Schultz Gabrielsen HMS- rådgiver Side95

96 MEDARBEIDERSAMTALE Medarbeider: Hva er en medarbeidersamtale? Medarbeidersamtalen er et verktøy som skal åpne for en dialog mellom medarbeider og leder om personlig opplevelse og vurdering av arbeidssituasjonen, resultatoppnåelse, utviklingsmuligheter, arbeidsmiljø og samarbeidsforhold. For deg som medarbeider gir samtalen muligheter for å gå igjennom egen arbeidssituasjon, komme med ideer, forslag og kritikk. Dette er et verktøy for å kunne planlegge videreutvikling av egen kompetanse og jobbsituasjon. Samtalen vil kunne gi bedre innblikk i betydningen av ditt arbeid for Harstad kommune og hvilken rolle du kan ha i å bidra til å oppnå organisasjonens overordna mål. For leder gir samtalen bedre kontakt og kunnskap om den enkelte medarbeider, og er en kilde til bedre forståelse av din arbeidssituasjon og arbeidsinnsats. Samtidig vil leder få muligheten til å få og gi konstruktiv kritikk. Dato: Fortrolighet. Medarbeidersamtalen er en fortrolig samtale som skal være preget av åpenhet og saklighet. Forhold som kommer frem i samtalen kan ikke videreformidles uten at begge parter er enige i dette. Det er viktig at man kan være uforstyrret uten telefoner etc. Hvorfor handlingsplan? Gjennom medarbeidersamtalen vil det fremkomme gode tanker og ideer å arbeide videre med. For å unngå at gode intensjoner ikke blir realisert settes det opp en handlingsplan med personlige arbeidsmål og utviklingsmål. Fokuseringsområder under samtalen. 1. Ansvar, arbeidsoppgaver og resultater. 2. Samspill leder/medarbeider 3. Kompetanse og utvikling 4. Arbeidsmiljø og trivsel 5. Verdihåndboka Harstad kommune Lønnsforhold etc. er ikke tema. Start på forarbeidet nå, forberedelser er viktig! Medarbeidersamtalen er til for deg. Resultatet av samtalen er avhengig av hva du selv kan bidra med og derfor de forberedelser du gjør. Dette heftet er en hjelp til å strukturere din medarbeidersamtale. Gå igjennom heftet og noter i rubrikkene. Din leder fyller også ut et tilsvarende skjema som sin forberedelse til samtalen. Oppfølging fra forrige medarbeidersamtale. Start samtalen med å gå igjennom det dere ble enige om å arbeide videre med fra forrige samtale. Husk å ta med deg siste side av heftet fra forrige gang (handlingsplanen), og dine notater. Side96

97 2 Tenk igjennom din arbeidssituasjon i dag og gjør deg en så kort beskrivelse som mulig. Her er noen temaer du bør ta med: Hva har skjedd med det som ble beskrevet i handlingsplanen ved forrige medarbeidersamtale? Hva mener du er ditt viktigste bidrag til at enheten/avdelinga innfrir forventninger og mål i vår driftsplan? (For eks: økonomisk resultat, bedriftsutvikling, omstilling, konkrete prosjekt/arbeidsoppgaver/ miljø etc.) I hvilke situasjoner opplever du virkelig å komme til din rett og få brukt dine evner, kvalifikasjoner og ferdigheter? Hva kjennetegner disse situasjonene? Hvorfor trives du så godt i disse situasjoner? Er det situasjoner innenfor ditt ansvar eller arbeidsoppgaver som er vanskelig eller problematisk? Hva er det mest positive ved samarbeidet med dine kolleger? Trivselsforhold/samarbeidsforhold på jobb som vi kan bli bedre på. (ref.: verdihåndboka) Andre forhold som du ønsker å ta opp. Side97

98 For at din leder skal bli en bedre leder er han/hun avhengig av å få tilbakemelding. Hvilke forventninger har du til din leder? (nevn minst 2 forhold) 3 Hvilke lederoppgaver blir godt ivaretatt? (nevn minst 2 forhold) Hvilke lederoppgaver bør etter din mening endres/forbedres? (nevn minst 2 forhold) Lederens tilbakemelding til deg som medarbeider. Lederens forventninger til deg? (nevn minst 2 forhold) Hvilke oppgaver/forhold blir godt ivaretatt? (nevn minst 2 forhold) Hvilke forhold som kan endres/forbedres? (nevn minst 2 forhold) Nye muligheter: Hvilke ønsker og forventninger har du til din egen arbeidssituasjon og utvikling? (Nye arbeidsoppgaver, ansvarsområder, arbeidsmål, arbeidsmiljø, utviklingsmål, kompetanse, forandringer osv.) Side98

99 Medarbeider: 4 HANDLINGSPLAN Dato: Neste medarbeidersamtale: Mine arbeidsmål på kort og lang sikt. Tidsrom Mine utviklingsmål på kort og lang sikt. Tidsrom Hva min leder skal gjøre for å støtte mine utviklings- og arbeidsmål. NB! Ta vare på denne handlingsplanen slik at den kan danne grunnlaget for neste medarbeidersamtale. Leder beholder en kopi. Side99

100 PRØVETIDSAMTALE Medarbeider: Ansettelsesdato: Hva er en prøvetidsamtale? Prøvetidsamtalen er en samtale mellom leder og nytilsatt medarbeider i prøvetidsperioden. Prøvetidsamtalen skal bidra til å åpne for en dialog mellom medarbeider og leder om personlig opplevelse og vurdering av arbeidssituasjonen, utviklingsmuligheter og interesser. Under prøvetidsamtalen avstemmes den nytilsattes ønsker og behov med de forventninger og krav som stilles til kompetanse (kunnskap, erfaring, personlige egenskaper). Prøvetidsamtalen skal bidra til å klargjøre hvilke forventninger som den nytilsatte og leder har til hverandre og hvilke muligheter som ligger i stillingen. Videre skal prøvetidsamtalen bidra til å avklare eventuelle misforståelser, uklarheter eller omstendigheter som ikke kom fram under tilsettingsprosessen etc. For deg som medarbeider gir samtalen muligheter for å gå igjennom egen arbeidssituasjon, komme med ideer, forslag og kritikk, samt avklare forhold som du går å tenker på. Samtalen vil kunne klargjøre om denne nye jobben vil kunne bidra til å tilfredsstille dine ambisjoner og videre yrkeskarriere. Samtalen vil kunne gi bedre innblikk i betydningen av ditt arbeid for i Dato: Harstad kommune og hvilken rolle du kan ha i å oppnå våre overordnede mål. For leder gir samtalen bedre kontakt og kunnskap om deg som ny medarbeider, og er en kilde til bedre forståelse av din arbeidssituasjon, arbeidsinnsats og langsiktig arbeidsforhold. Samtidig vil leder få muligheten til å få konstruktiv tilbakemelding fra deg. Fortrolighet. Medarbeidersamtalen er en fortrolig samtale som skal være preget av åpenhet og saklighet. Det er viktig at man kan være uforstyrret uten telefoner etc. Fokuseringsområder under samtalen. 1. Ansvar, arbeidsoppgaver 2. Prestasjoner 3. Samarbeidsforhold 4. Krav og forventninger 5. Kompetanse og utvikling 6. Trivsel 7. Opplæring og veiledningsbehov 8. Evt. Tilretteleggingsbehov i hht AML 9. Bruk gjerne verdihåndboka til Harstad kommune som et utgangspunkt. Lønnsforhold etc. er ikke tema. Start på forarbeidet nå! Prøvetidsamtalen skal gjennomføres i 3 og 5 måned etter tilsetting. Prøvetidsamtalen er til for deg. Resultatet av samtalen er avhengig av hva du selv kan bidra med og derfor de forberedelser du gjør. Dette heftet er en hjelp til å strukturere din Prøvetidsamtale. Gå igjennom heftet og noter i rubrikkene. Din leder fyller også ut et tilsvarende skjema som sin forberedelse til samtalen. Oppfølging av denne prøvetidsamtalen. Dersom leder etter gjennomførte prøvetidssamtaler konkluderer med at arbeidsavtalen ikke kan videreføres etter endt prøvetid, vil disse referatene/ skjemaene være tilstrekkelig dokumentasjon og grunnlag for slikt vedtak. En gang pr. år skal det være medarbeidersamtale. Når du om en tid skal ha din første ordinære medarbeidersamtale vil det være naturlig å starte med en gjennomgang av handlingsplanen fra denne prøvetidssamtale. Side100

101 2 Tenk igjennom din arbeidssituasjon i dag og sammenhold denne med dine forventninger til ny jobb, gjør deg en så kort beskrivelse som mulig. Her er noen fokusområder: Hva mener du om informasjon/opplæring i intern administrasjon og personalreglement? Hva mener du om informasjon/opplæring om tjenestetilbud og tjenester til brukere? Hva mener du om arbeidsoppgaver og omfang hittil? Hvordan opplever du deg selv i rollen som..?(stilling) Hadde du spesielle forventninger til jobben som ser ut til å bli innfridd? Hadde du spesielle forventninger til jobben som ikke ser ut til å bli innfridd? Er det spesielle fagområder du kunne tenke deg å fordype deg i, og jobbe mer med? Hvordan føler du at du er blitt mottatt av dine kollegaer? Hvordan opplever du oppfølgingen fra din leder? (hva er bra og hva kan forbedres?) Ser du forhold i enheten/ avdelinga som kan eller bør endres/forbedres? Trivselsforhold/andre forhold? Side101

102 HANDLINGSPLAN ETTER PRØVETIDSAMTALE Medarbeider: Dato: 3 Mine arbeidsmål på kort og lang sikt. Tidsrom Mine utviklingsmål på kort og lang sikt. Tidsrom Hva min leder skal gjøre for å støtte mine utviklings- og arbeidsmål. NB! Ta vare på denne side av heftet slik at den kan danne grunnlaget for førstkommende medarbeidersamtale. Arbeidstaker beholder originalen Kopi til postmottaket for arkivering Side102

103 Saksdokument Saksmappenr: 2014/2307 Saksbehandler: Siw Schultz Gabrielsen Arkivkode: 447 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Arbeidsmiljøutvalget /11 ARBEIDSULYKKE Vedlegg: Legges frem i møtet. Intern ulykkes-rapport Arbeidstilsynets rapport etter tilsyn på bakgrunn av ulykken Ingress: Ansatt kuttet finger i arbeidsulykke Rådmannens tilrådning: AMU tar saken til orientering. Saksopplysninger HMS-rådgiver orienterer i møtet. Vurdering Lokaler, bruk samt prosedyrer for opplæring gjennomgås i sin helhet. Det gjenopptas ikke tradisjonell bruk av lokalet før denne gjennomgangen/ oppgraderinga er avslutta. Hugo Thode Hansen Rådmann Siw Schultz Gabrielsen HMS-rådgiver Side103

104 Saksdokument Saksmappenr: 2014/1081 Saksbehandler: Siw Schultz Gabrielsen Arkivkode: 440 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Arbeidsmiljøutvalget /12 HMS-RÅDGIVER ORIENTERER APRIL 2014 Vedlegg: Legges frem i møtet Ingress: HMS-rådgiver orienterer AMU om løpende saker som angår/ påvirker arbeidsmiljø i Harstad kommune. Rådmannens tilrådning: AMU tar saken til orientering. Saksopplysninger 1. Psykiatritjenesten 2. vedtak om pålegg Arbeidstilsynet- Sentraladministrasjonen. 3. Inneklima BUT- rådhus 1b a. Analyserapport fra Mycoteam 4. inneklima regnskapsenheten a. HMS-rapport b. Rapport Mycoteam- muggsoppsporer i inneluft. 5. Inneklima Stangnes sykehjem a. HMS-rapport 6. Luftkvalitet Knorrebakken boenheter a. HMS-rapport: Inneklima 7. Uups! Opp igjen: Prosess barnehage. 8. Ergoteknikerkurs Vurdering Siw Schultz Gabrielsen HMS-rådgiver Side104