Tillitsprosesser i allianser med et klart slutt tidspunkt

Transkript

1 Tillitsprosesser i allianser med et klart slutt tidspunkt Frokostseminar 27 August Anna Swärd

2 Agenda Bakgrunn og forskningsspørsmål Hva er tillit? Hva vet vi fra før og hva er nytt? Hvorfor er tillit viktig og hvordan kan tillit skapes? Hva betyr dette for ledelse og styring av prosjekter?

3 Like prosjekter ulike relasjoner Prosjekt A De fokuserte på å finne feil i kontrakten i stedet for hva man kunne gjøre billigere og bedre (Byggherre) De bryr seg ikke om at vi må tjene penger og at vi skal ha betalt for den jobben vi gjør (Entreprenør) Prosjekt B Vi er jo klar over at de jobber for sine mål, men vi stoler på at de gjør sitt beste for å finne gode løsninger og de dokumenter veldig bra de endringene som kommer (Byggherre) Det ble ikke så vanskelig å bli enige i sluttoppgjøret for vi hadde klart å løse sakene underveis mye på grunn av god kommunikasjon og åpenhet (Entreprenør)

4 Hva gjør at tillit utvikler seg så forskjellig i disse relasjonene? Fra før vet vi at tillit er viktig men ikke: Tillit over tid Tillit på ulike nivå Ulike former for tillit

5 Metode Fokus på forholdet Byggherre- Entreprenør. Dybde studie av 6 større veiprosjekter. 48 Intervjuer, 42 observasjoner (160 timer), og arkivmateriale. Artikkelbasert avhandling. 4 artikler.

6 Utfordringer for tillit i næringen Anbudsprosesser med fokus på prisfremtiden uviktig ingen «Shadow of the future» Rigide kontrakter? Tankesettet man har når man går inn i et prosjekt Stadig nye team sammensetninger Klart slutt tidspunkt og relasjonens varighet Tillit tar tid

7 Dette kan føre til: Fokus på egen vinning heller enn prosjektet beste Lite innovasjon Kortsiktig tenking Overvåking som virker mot sosialisering og tillit Mistenksomhet mot den andre part Mye ressurser brukes på formalisering og dokumentasjon Opportunisme

8 Tradisjonelle løsninger på opportunisme Detaljerte nedskrevne kontrakter: En indikasjon på at man ikke stoler på den andre part Performance to the letter of the contract Mister fleksibilitet Macaulay (1963), Bayramoglu (2001), Chan et al (2004) Overvåking: Signal om at man ikke blir stolt på Må vite hva man skal overvåke. Vil fortsatt få passiv opportunsime Den andre part forsvarer seg gjennom økt formalisering og mer detaljert dokumentasjon Fører til en nedadgående spiral som ytterliggere reduserer tillit Serva et al (2005), Wathne og Heide (2000)

9 Alternative løsninger Velge ut partner basert på andre kriterier enn pris Sosialisering Felles mål Felles verdier Tillit

10 Teoretiske perspektiver Strukturelle TCA Relasjonelle Social exchange theory Single transactions Co-creation Assuming opportunism Partners tend to be trustworthy Initial structural design Communication and trust Governance by contracts Governance by trust (and contracting) Bignoux (2006), Faems, Janssens, Madhok, and Van Looy (2008)

11 Hva er tillit? Følelse? Når vet vi at vi stoler på noen? Tillit til hva? Erfaring? Jeg tror virkelig at hun har mitt beste for øye og at hun vil gjøre alt for at jeg skal ha det bra Jeg tror at denne entreprenøren har kunnskap og vilje til å gjennomføre prosjektet som avtalt

12 Definere tillit The willingness of a party to be vulnerable to the actions of another party based on the expectations that the other will perform a particular action important to the trustor, irrespective of the ability to monitor or control the other party (Mayer et al 1995: 712).

13 I believe: You care, You are honest, and You are competent

14 The leap of faith Tolkninger Forventinger Suspension Lewis and Weigert (1985), Möllering (2006)

15 Hvilken informasjon tolkes? Omdømme Tidligere relasjon Tredje part Institusjoner- kontrakt Intuisjon- personlig kjemi Ord og handlinger- konsistente og rettferdige Erfaringer- rettferdighet og kompetanse

16 Redusere usikkerhet Det har å gjøre med: Forutsigbarhet: å kunne forutse den andres oppførsel Signalisering: ord og handling Informasjon: lære seg mest mulig om den andres intensjoner, holdninger, kultur, menneskelige egenskaper etc.

17 Hvorfor er tillit viktig? Ressurser Kunnskap Kompetanse Firma A Firma B Ressurser Kunnskap Kompetanse Kombinert: Ressurser Kunnskap Kompetanse Felles interesser og mål Fordeler med tillit: Problemløsning Læring Samarbeid Felles mål Utveksling av informasjon Uformelle avtaler Større åpenhet Etc.

18 Balansere spenninger Samarbeide Fleksibilitet Langsiktighet Adferd Strukturell Konkurrere Rigiditet Kortsiktighet Psykologisk (Das and Teng, 2000) Kortvarige Temporære

19 Tillitens rolle og oppgavene Co-exploration Create new knowledge, tasks, functions or activities Two pure forms of cooperative strategies Co-exploitation Execute existing knowledge, tasks, functions, or activities New knowledge Focus of IOR Existing knowledge Innovation Type of value creation Efficiency Tacit Key knowledge type Explicit Joint Decision making Divided Rich, ongoing, few people Communication Thin, routine, more people Interpersonal Coordination Routines, std. operating procedures Parmigiani and Rivera-Santos, (2011)

20 Case eksempel: The South Road Alliance Byggherre og entreprenør Detaljert kontrakt Byggherre ansvarlig for design Entreprenøren ansvarlig for selve utførelsen Uforutsette utfordringer og ukomplette kontrakter Konflikter, tid og kostnadsoverskridelser er vanlig

21 The South Road Alliance I starten var vi mest opptatt av hvordan vi skulle kunne bli ferdig med prosjektet innenfor tid og kostnadsrammer, men etterhvert fant vi ut at vi kunne jobbe sammen for å finne nye og bedre løsninger sammen Byggherre

22 Co-exploration Less monitoring Additional contract Co-exploitation Reputation Contract Prior interactions First encounters Positive spiral initiated Problem-solving Faster decision making Flexibility Cooperation Long-term orientation Preplanned Goals have been reached Arino and de la Torre, 1998; Doz, 1996; Ring and Van de Ven, 1994; Kumar and Nti, 1998; Lunnan and Nygaard, 2011s Efficiency Equity Fairness Predictability

23 South Road Alliance part 2 Vi hadde høye forventninger fra det forrige prosjektet så vi bestemte oss for at vi ikke trengte så høy bemanning. Dessverre opplevde vi at de utnyttet situasjonen og sendte oss ekstreme mengder med endringsmeldinger Byggherre

24 The South Road Alliance part 2 Increased monitoring Co-exploitation Prior interactions Minimal monitoring First encountersnew project manager Mismatch Co-exploitation/coexploration Cooperation/competition Rigidity/flexibility Short term/long term Preplanned Distrust and litigation Opportunism Arino and de la Torre (1998), Doz (1996), Ring and Van de Ven (1994), Kumar and Nti (1998) Lunnan and Nygaard (2011)s

25 Tillitens rolle og oppgavene Co-exploration Create new knowledge, tasks, functions or activities Two pure forms of cooperative strategies Co-exploitation Execute existing knowledge, tasks, functions, or activities New knowledge Focus of IOR Existing knowledge Innovation Type of value creation Efficiency Tacit Key knowledge type Explicit Joint Decision making Divided Rich, ongoing, few people Communication Thin, routine, more people Interpersonal Coordination Routines, std. operating procedures Parmigiani and Rivera-Santos, (2011)

26 Hvordan kan tillit skapes?

27 Ekstern påvirkning Interaksjon

28 Tillit som prosess Former for tillit Tillit på ulike nivåer og påvirkning mellom nivå Hvilke handlinger som utføres

29 Artikkeloversikt Paper Paper 1 Trust and control in fixed duration alliances 5 cases Paper 2 Does it matter who trusts? A multilevel approach to trust in alliances 3 cases Paper 3 Cross level influences of trust in alliances 4 cases Paper 4 Small steps and great leaps: The codevelopment of actions, reciprocity, and trust 1 case Research question What happens to the development of trust in alliances with a fixed end date? The role of the contract. Will there be different forms of trust in the same alliance and how will trust at different levels interact and change over time? What are these cross level influences? How will trust at one level influence trust at other levels? How are reciprocity and actions related to trust? Why will unfamiliar actors perform leaps of faith?

30 Artikkel 1. Kontrakter og veletablerte strukturer og roller er positivt for tillit initialt, men vil hindre dypere former for tillit over tid. To veier til tillit. Contractual trust Identification based trust Knowledge based trust B A C Calculus based trust D E

31 Hva er kontraktuell tillit? Gruppenivå Felles forståelse av kontrakt Formelt forhold Fokus for samarbeidet knyttet til å oppfylle kontrakt Negative sider Problemløsing Fleksibilitet

32 Artikkel 2. Tillit vil utvikle seg forskjellig på operasjonelt nivå kontra ledernivå men disse nivåene vil påvirke hverandre og endres over tid. Contractual trust Identification based trust Knowledge based trust Managerial level Calculus based trust Operational level

33 Artikkel 3. Tillitsnivåene vil påvirke hverandre gjennom 3 hoved prosesser. Affiliation Communication Spill-overs Spill-overs Spill-overs Communication Spill-overs Communication Affiliation Affiliation Spill-overs Communication Affiliation, Spill-overs, Communication

34 Artikkel 4. Tillit, handlinger, og gjensvar. Små positive handlinger signaliserer velvilje og legger grunnlaget for større handlinger som tester tillit. External influences Interactions

35 Implikasjoner av funnene (1) Kjente kontrakter, roller og strukturer reduserer usikkerhet og er derfor positivt for tillit. Tillit kan skapes også med tradisjonelle kontrakter men det avhenger av at man utarbeider felles forståelse for hvordan bruke kontrakten og at positive handlinger tidlig signaliserer at man ønsker samarbeid. Små handlinger kan bidra til å redusere usikkerhet slik at man er villig til å ta «spranget». Man må være villig til å gi noe for å få noe - kritiske hendelser tester tillit. Viktig hvordan disse håndteres. Når usikkerhet oppstår vil man igjen gå igjennom en signaliseringsprosess.

36 Implikasjoner av funnene (2) Tillit på operasjonelt nivå påvirkes sterkt av kommunikasjonen som kommer fra lederne. Tillit på ledernivå avhenger igjen av tillit på operasjonelt nivå. Mot slutten av prosjektene er det sannsynlig at tillit svekkes. (Eks. løse mest mulig underveis samt gruppere kravene.) The dark side of trust. Tillit er en pågående prosess.

37 Diskusjon Hva betyr dette for bygg og anleggsprosjekter? Hva kan vi gjøre?

38 Hvilken informasjon tolkes? Omdømme Tidligere relasjon Tredje part Påvirkbare? Institusjoner- kontrakt Intuisjon- personlig kjemi Ord og handlinger- konsistente og rettferdige Erfaringer- rettferdighet og kompetanse