Finnmarkssykehuset HF Nye Kirkenes Sykehus. Entreprise B05 Tilbudsinvitasjon sykehuskjøkken

Transkript

1 Nye Kirkenes Sykehus

2 Dokumentkontroll Revisjon: Revisjonen gjelder: Godkjent: Dato: Dokument tittel: Arkivnr.: Saksbeh.: KN Kontroll: GSt Dato: Nye Kirkenes Sykehus side 1

3 Innholdsfortegnelse 1 Innbydelse Generell informasjon om anskaffelsen Bakgrunn for prosjektet Byggherre og prosjektorganisasjon Kort om anskaffelsens omfang Tidsplan for montasje Anskaffelsesprosedyre og konkurranseregler Kunngjøring Anskaffelsesprosedyren Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen Grunnlag for tilbudet Tilbudsgrunnlagets dokumenter Spørsmål og svar til tilbudsgrunnlaget Byggherrens kontaktperson Krav til tilbudet og levering av tilbud Tilbudsdokumentasjonens utforming og innhold Språk Forbehold og avvik Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Levering av tilbudet Tilbudskostnader Vedståelsesfrist Oppdragsgivers behandling av tilbudene. Forhandling Tilbudsåpning Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Referansebesøk Forhandlinger Kvalifikasjonskrav Tildeling Tildelingskriterier Informasjon og begrunnelse for tildeling Vedlegg... 8 Nye Kirkenes Sykehus side 2

4 1 Innbydelse På vegne av Finnmarkssykehuset HF og prosjekt Nye Kirkenes Sykehus har vi den glede å invitere til tilbudskonkurranse om utstyr i produksjonskjøkken, anretningskjøkken i kantine og i sykehusets sengeområde. Tilbudsfrist er kl Vi ønsker tilbyderne lykke til med tilbudskonkurransen! Kirkenes/Lysaker Øyvin Grongstad Prosjektansvarlig Gunnar Stumo prosjektleder 2 Generell informasjon om anskaffelsen 2.1 Bakgrunn for prosjektet Finnmarkssykehuset HF er ett av fem helseforetak i Helse Nord RHF og har ansvaret for spesialisthelsetjenestetilbudet i Finnmark fylke. Foretaket har Hammerfest som administrativ hovedbase hvor også det ene av foretakets to sykehus befinner seg. Det andre sykehuset er i Kirkenes. Kirkenes sykehus leverer somatiske og psykiatriske tjenester til befolkningen i Øst- Finnmark. I tillegg har sykehuset en rehabiliteringsavdeling som leverer tjenester til hele Finnmarks befolkning. Det nåværende sykehuset i Kirkenes er bygget og ombygget gjennom 50 år. Sykehusbygningene er ikke lenger egnet for rasjonell og moderne sykehusdrift, og utredninger har vist at det ikke er regningssvarende å videreutvikle den nåværende bygningsmassen. Forprosjekt for Nye Kirkenes Sykehus ble godkjent i desember 2013, med en kostnadsramme på ca MNOK for ca kvm nytt sykehus. Rammen inkluderer byggekostnader samt brukerutstyr, byggelånsrenter, prisstigning i byggeperioden samt tomt. Bygget er under oppføring ved Andrevann ca. 2 km sør for Kirkenes sentrum. Sykehuset skal ivareta nasjonale og regionale helsepolitiske føringer. Nybygget skal ha lokalsykehusfunksjoner med akuttmottak, operasjonsstuer, radiologilaboratorier, fødestuer, sengeområder (54 senger) samt kirurgiske, medisinske og psykiatriske poliklinikker. Det er således et «komplett» sykehus som skal bygges, og det skal stå ferdig i Program for brukerutstyr har til hensikt å utruste det nye sykehuset med moderne, effektivt utstyr som i kostnad og kapasitet er tilpasset prosjektet. Utstyrsprogrammet ble gjennomført delvis parallelt med romfunksjonsprogrammering med avslutning i mai Tilbudskonkurranse for bygg- og installasjonspåvirkende medisinsk teknisk utstyr (Gr. 1) er avholdt, og kontrahering pågår i disse dager. 2.2 Byggherre og prosjektorganisasjon Byggherre og prosjekteier er Finnmarkssykehuset HF. Prosjektansvarlig er drifts- og eiendomssjefen ved Finnmarkssykehuset. OEC-gruppen as (tidl. Hospitalitet as) er engasjert som prosjektleder og har også hatt ansvar for programmering og tidligfaseutredninger. Prosjektering er utført av Momentum Arkitekter i Oslo, BOARCH i Bodø, Verte landskap-arkitektur i Alta samt Norconsult i Bodø og Sandvika. Prosjekteringen er basert på omfattende bruk av BIM. Byggearbeidene gjennomføres i to totalentrepriser med Kirkenes Byggservice AS og Cadolto Fertiggebäude GmbH som entreprenører. Multiconsult as er byggeleder. Sykehuskjøkkenet skal drives av et eget foretak med sykehuset og kommunen som eiere. Foretaket er under etablering. Prosjekt Nye Kirkenes sykehus foretar anskaffelse av sykehusutstyr på vegne av foretaket. Nye Kirkenes Sykehus side 3

5 2.3 Kort om anskaffelsens omfang. Denne tilbudsforespørsel omfatter den delen av kjøkkenutrustningen som skal fastmonteres i kjøkkenet eller som av andre årsaker er naturlig å anskaffe i god tid før kjøkkenet skal tas i bruk. Alminnelig løst utstyr som dekketøy, bestikk, mindre kjøkkenmaskiner o.l. anskaffes av driftsselskapet. Foreløpig tidsplan for anskaffelse sykehusutstyr gruppe 2 og 3 er slik: Aktivitetsnavn Start Slutt Kunngjøring Ferdig konkurransegrunnlag Tilbudsperiode Tilbudsfrist første tilbud Evaluering Forhandling Revidert konkurransegrunnlag sendes ut Andre tilbudsperiode Andre tilbudsfrist Evaluering Innstilling og klagefrist Tildeling Kontraktsinngåelse og bestilling Tidsplanen kan bli endret. 2.4 Tidsplan for montasje Foreløpig tidsrammer for montasje inngår i kravspesifikasjon, jf. vedlegg. Det forutsettes imidlertid at leverandøren utarbeider en tidsplan for leveransen og montering av utstyret. 3 Anskaffelsesprosedyre og konkurranseregler 3.1 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort den i Mercell, Doffin og TED-databasen. 3.2 Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjennomføres iht. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 07. april 2006 nr. 402 med senere endringer. Anskaffelsen foretas gjennom tilbudskonkurranse med forhandling etter forskriftens del I og del III. 3.3 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen Ansatte hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurransen. Leverandører som helt eller i overveiende grad eies av ansatte hos oppdragsgiver eller hvor ansatte hos oppdragsgiver har styreverv, kan ikke delta i konkurransen. For nærmere informasjon, se etiske retningslinjer på Nye Kirkenes Sykehus side 4

6 4 Grunnlag for tilbudet 4.1 Tilbudsgrunnlagets dokumenter I tilbudsgrunnlaget inngår følgende dokumenter: Dette dokumentet Vedlegg 1 Vedlegg 2 Tilbudsinvitasjon sykehuskjøkken Kravspesifikasjon med vedlegg Skjema for pristilbud 4.2 Spørsmål og svar til tilbudsgrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta slike rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Dersom leverandør finner at konkurransegrunnlaget er uklart eller at det inneholder feil, kan han skriftlig be om tilleggsinformasjon eller endring. Forespørsel om dette må stilles i kommunikasjonsmodulen i Mercell, hvor kommunikasjonen loggføres. Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til tilbudsgrunnlaget er framsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgivers svar foreligge i Mercell senest 5 kalenderdager før tilbudsfristens utløp. Hvem som eventuelt ber om tilleggsinformasjon vil bli anonymisert. Dersom spørsmål stilles kort tid før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver vurdere om tilbudsfristen skal forlenges. Alternativet er å fastholde fristen, men unnlate å besvare spørsmålet. Alle spørsmål vedrørende anskaffelsen må stilles via kommunikasjonsmodulen i Mercell Byggherrens kontaktperson Byggherrens kontaktperson for anskaffelsen til sykehuskjøkken: Ass. prosjektleder Kjell Nilssen, epost: kjell.nilssen@oec.no. Postboks 173, 1325 Lysaker telefon Besøksadresse OEC Gruppen AS, Lysaker torg 25, N-1366 Lysaker Byggherrens kontaktperson vil formidle spørsmål av faglig art til personer med riktig kompetanse til å besvare slike spørsmål. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos byggherren når det gjelder konkurransen, enn med nevnte kontaktperson. 5 Krav til tilbudet og levering av tilbud 5.1 Tilbudsdokumentasjonens utforming og innhold Tilbud skal bestå av tilbudsdokumenter som angitt i tabellen nedenfor. Den inndelingen skal også benyttes som mappestruktur i den elektroniske tilbudsdokumentasjonen. Tilbudsdokumentasjonen skal tydelig merkes iht. nummereringen i tabellen nedenfor. Nr. Tilbudsbrev Dokument Tilbudsbrev som inneholder følgende: Firmanavn og adresse Organisasjonsnummer Navn, telefon og e-postadresse til tilbyders representant Opplysning om eventuell miljøsertifisering Beskrivelse av eventuelle forbehold og avvik Nye Kirkenes Sykehus side 5

7 Vedlegg 1) 6) Vedlegg 7) Vedlegg 8) Kvalifikasjonsdokumenter iht. kapittel 7 i tilbudsinvitasjonen Utfylt tilbudsskjema med pristilbud for tilbudte artikler Produktdokumentasjon iht. krav angitt i kravspesifikasjonen 5.2 Språk Tilbud skal stilles på norsk, dansk eller svensk. All dokumentasjon, brosjyrer, produktdatablad og lignende kan være på norsk, engelsk, dansk eller svensk. 5.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av tilbudsgrunnlaget, skal det fremgå av tilbudsbrevet. Forbehold skal spesifiseres med hvilke konsekvenser det har i forhold til tildelingskriteriene. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til aktuelle dokumenter og punkter i tilbudsgrunnlaget. 5.4 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Dersom det blir behov for det skal leverandører på anmodning levere en offentlig (sladdet) versjon av tilbudet som kan benyttes dersom noen ber om innsyn i denne konkurransen. 5.5 Levering av tilbudet Tilbud skal leveres elektronisk i pdf-format og sendes på epost til firmapost@oec.no innen tilbudsfristen kl Epost med tilbud skal i emnefeltet merkes «NKS B05 tilbud sykehuskjøkken». Alle epostens vedlegg som inneholder tilbud skal være passordbeskyttet. Etter tilbudsfristen og innen tilbudsåpning kl 1300 samme dato sendes passord til samme epostadresse, altså firmapost@oec.no. 5.6 Tilbudskostnader Tilbyder må selv dekke kostnader ved utarbeidelse av tilbud og andre kostnader han påføres ved å delta i konkurransen. 5.7 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud i 6 mnd. fra tilbudsfristen. 6 Oppdragsgivers behandling av tilbudene. Forhandling 6.1 Tilbudsåpning Tilbud vil bli åpnet av minimum to representanter for oppdragsgiver. Tilbyderne har ikke adgang til å være tilstede ved åpning av tilbud. 6.2 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å avlyse konkurransen eller å forkaste innkomne tilbud dersom særskilte grunner taler for dette. Slike grunner kan være at anskaffelsen overskrider budsjett, manglende finansiering eller beslutning på overordnet nivå. Nye Kirkenes Sykehus side 6

8 6.3 Referansebesøk For noen produkter kan det bli aktuelt med referansebesøk for å se på tilbudte produkter. Tilbyder skal derfor på forespørsel komme med forslag til steder som er egnet for referansebesøk. Resultatet av referansebesøk vil inngå i evaluering av vedkommende tilbud for så vidt gjelder relevante tildelingskriterier som funksjonelle egenskaper, kvalitet og driftsøkonomi (der det er relevant). Tilbyder vil ha anledning til å være tilstede ved referansebesøk. 6.4 Forhandlinger Etter at første tilbud er mottatt og evaluert, vil oppdragsgiver invitere tilbyderne til forhandlinger. Det kan forhandles om alle forhold ved tilbudet. Deretter vil oppdragsgiver foreta eventuelle, mindre justeringer av tilbudsgrunnlaget og invitere til å gi endelig tilbud. Endelig tilbud blir lagt til grunn for tildeling uten ytterligere forhandling. Som hovedregel vil alle tilbydere bli invitert til forhandlinger, men tilbydere som åpenbart ikke vil ha mulighet for tildeling, kan bli utelatt fra forhandlinger. Forhandlinger vil foregå enten i Kirkenes eller på Lysaker avhengig av hva som er mest hensiktsmessig mht. reiseomkostninger for begge parter samlet. 7 Kvalifikasjonskrav Som en del av tilbudsdokumentasjonen skal tilbyder levere dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene kan oppfylles iht. tabellen nedenfor. Oppdragsgiver tar først stilling til om den enkelte tilbyder er kvalifisert før selve tilbudene evalueres. Krav Leverandør skal ha ordnede forhold mht. innbetaling av skatt og merverdiavgift. Leverandør skal være et lovlig etablert foretak. Leverandør skal ha erfaring fra minimum 5 tilsvarende oppdrag. Leverandør skal ha tilfredsstillende økonomi. 8 Tildeling 8.1 Tildelingskriterier Dokumentasjonskrav 1) Skatteattest. 2) Attest for betalt merverdiavgift. Attestene skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for tilbudet. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3) Norske selskaper: Firmaattest. 4) Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Informasjon om leverandørens viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. 5) Leverandørens siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. 6) Leverandørens siste årsregnskap eller utdrag fra dette. For nyetablerte bedrifter kan vurderes annen dokumentasjon. Når kvalifikasjonsspørsmålet er avklart, blir tilbudene evaluert ut fra tilbudsdokumentene 7) og 8) samt tilbudsbrev. I tillegg kan inngå referansebesøk iht. avsnitt 6.3. Nye Kirkenes Sykehus side 7

9 Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig basert på en totalvurdering ut fra de tildelingskriterier og den vektlegging av de som fremgår av nedenstående tabell: Kriterium Vekt Dokumentasjon Anskaffelsespris 4 Utfylt tilbudsskjema med pristilbud for tilbudte produkter Funksjonelle egenskaper 3 Utfylt kravspesifikasjon for hvert enkelt produkt som tilbys Kvalitet 3 Utfylt kravspesifikasjon for hvert enkelt produkt som tilbys Under anskaffelsespris vurderes «tilbudspris» slik den framkommer av tilbudsskjema. Her tildeles poeng i forhold til de relative forskjellene mellom tilbudene. Laveste tilbudspris gis 10 poeng. Poeng for de øvrige tilbud beregnes etter følgende formel: (Tilbudspris laveste tilbud / Tilbudspris aktuelt tilbud) x 10 = Poengtall aktuelt tilbud. For de øvrige kriterier tildeles poeng etter beste skjønn på skalaen 1-10, der 10 er poeng for beste tilbud for vedkommende kriterium. Poeng multiplisert med vekt gir score som angir resultatet av evalueringen. Under funksjonelle egenskaper vurderes særlig (men ikke utelukkende) følgende forhold Brukervennlighet, herunder arbeidsmiljø Tekniske løsninger Under kvalitet vurderes særlig (men ikke utelukkende) følgende forhold Teknisk/fysisk kvalitet og robusthet Miljøpåvirkning (unntatt arbeidsmiljø) 9 Informasjon og begrunnelse for tildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem han har til hensikt å inngå kontrakt med, vil bli varslet skriftlig til alle tilbyderne. Meddelelsen vil inneholde begrunnelse for valget. Det blir fastsatt en karensperiode på ca. 10 kalenderdager etter meddelelsen. Når karensperioden er utløpt vil oppdragsgiver inngå kontrakt. 10 Vedlegg Nye Kirkenes Sykehus side 8