Sakstittel: Retningslinjer for ressursforvaltning ved avtaleinngåelse mellom senter og institutt

Transkript

1 UNIVERSITETET I OSLO Til: MN-fakultetsstyret Sakstype: Vedtakssak Saksnr.: 24 Møtedato: Notatdato: Saksbehandler: Ellen Solheim, seniorrådgiver, tlf.nr DET MATEMATISK- NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET Sakstittel: Retningslinjer for ressursforvaltning ved avtaleinngåelse mellom senter og institutt Tidligere behandling/vedtak i saken: Styret vedtok i møte Regler for organisering av sentre ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet De viktigste problemstillinger: Regler for organisering av sentre ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet var resultatet av første fase i Fakultetets prosjekt: Grensesnitt senter institutt. Dette dokumenter utgjør Fakultetets senter-policy, og har dannet utgangspunkt for videre arbeid med mer detaljerte retningslinjer innenfor personal- og økonomiområdet. En arbeidsgruppe bestående av kontorsjef Heidi Bruvoll ved Fysisk institutt, administrativ leder ved CMA (SFF) Helge Galdal og seniorrådgiver Ellen Solheim ved fakultetssekretariatet har utarbeidet utkastet til retningslinjer. Sekretariatets økonomi-, personal- og studieavdeling har under arbeidet bidratt med kompetanse på sine områder. Utkastet har vært presentert for Fakultetets instituttledere, senterledere og for fagorganisasjonene. I etterkant av presentasjonen har to instituttledere og en senterleder for et av Fakultetets nye SFFer rettet en anmodning til Fakultetet om å få delegert ansettelsesmyndighet for post.doc. Dette er en avgjørelse som ikke kan fattes på fakultetsnivå. Fakultetet må rette en henvendelse om dette til OPA. Da hvert senter har sine spesielle behov og forutsetninger fant arbeidsgruppen at det var uhensiktsmessig å lage mer konkrete utkast eller maler ut over foreliggende retningslinjer. Forskningsadministrativ (FA) avdeling utarbeidet Retningslinjer for etablering og organisering av SFF og SFI ved UiO. Verken Fakultetets regler, vedtatt , eller det foreliggende utkast til retningslinjer kommer i konflikt med FAs retningslinjer, ei heller med NFRs krav og retningslinjer for SFF og for SFI. Vedtaksforslag: Styret vedtar Fakultetets Retningslinjer for ressursforvaltning ved avtaleinngåelse mellom senter og institutt Vedlegg: Fakultetets Regler for organisering av sentre ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, FAs Retningslinjer for etablering og organisering av SFF og SFI ved UiO, NFRs Krav og retningslinjer for SFF, NFRs Krav og retningslinjer for SFI, ØPAs Regler for beregning og bruk av indirekte kostnader og dekningsbidrag ved Universitetet i Oslo. samt brev om Post.doc. ansettelse. Faculty of Mathematics and Natural Sciences University of Oslo Notat til Styret

2 v/ellen Solheim Grensesnitt senter institutt Historikk På bakgrunn av erfaringer gjort ved etableringen av Fakultetets to første sentre for fremragende forskning (SFF), samt erfaring fra andre sentra, ønsket Fakultetet å etablere tydeligere retningslinjer for forhold knyttet til opprettelse og drift av sentra generelt. Dette gjelder avtaleinngåelse, ansvarsforhold og involvering, samt informasjon til alle berørte parter. Det ble derfor i 2005 opprettet et prosjekt, Grensesnitt senter institutt, der første fase i prosjektet var å få nedfelt de overordnede prinsipper knyttet til senterdannelser og drift av sentre generelt, og SFF/SFI spesielt. En bredt sammensatt prosjektgruppe, bestående av administrativt og vitenskapelig ansatte på senter-, institutt- og fakultetsnivå, utarbeidet Regler for organisering av sentre ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet som ble vedtatt av Styret Dette dokumentet utgjør Fakultetets senter-policy, og har dannet utgangspunkt for videre arbeid med mer detaljerte retningslinjer spesielt innenfor personal- og økonomiområdet. Kontorsjef Heidi Bruvoll ved Fysisk institutt, administrativ leder ved CMA (SFF) Helge Galdal og seniorrådgiver Ellen Solheim ved fakultetssekretariatet har utgjort en kjernearbeidsgruppe under utarbeidelsen av foreliggende utkast til retningslinjer. I tillegg har sekretariatets økonomi-, personal- og studieansatte bidratt med kompetanse på sine områder. Utkastet har vært presentert for Fakultetets instituttledere, senterledere og for fagorganisasjonene. Grunnleggende dokumenter Foreliggende utkast til retningslinjer er utarbeidet med bakgrunn i følgende dokumenter: 1) Rektors notat av I forbindelse med Forskningsrådets andre SFF utlysing og den samtidige SFI ulysingen i 2005 sendte rektor ut et notat til søkergruppene for SFF/SFI, fakulteter, institutter, museer og sentre vedrørende status for SFF- og SFI-søknader fra UiO. En oppsummering av dette følger som vedlegg 1. 2) MNFs senterreglement MNFs senterreglement eller Regler for organisering av sentre ved Det matematisknaturvitenskapelige fakultet utgjorde første fase av prosjektet Grenseflaten Senter Institutt. Reglementet er basert på rektors notat og ble vedtatt av Fakultetsstyret Følger som vedlegg 2. 3) Forskningsadministrativ avdelings Retningslinjer for etablering og organisering av SFF og SFI ved UiO av I forbindelse med etableringen av 5 nye SFF og ett SFI ved UiO våren 2007 utarbeidet Forskningsadministrativ avdeling et sett med retningslinjer. Disse følger som vedlegg 3. 4) NFRs Krav og retningslinjer for SFF av Følger som vedlegg 4. 5) NFRs Krav og retningslinjer for SFI av

3 Følger som vedlegg 5. 6) Regler for beregning og bruk av indirekte kostnader og dekningsbidrag ved Universitetet i Oslo. Gjeldende fra Store EU- og Forskningsrådssøknader, som for eksempel SFF/SFI, har aktualisert behovet for en tydeligere synliggjøring av Universitetets indirekte kostnader. Økonomi og plan avdelingen (ØPA) har utarbeidet nye regler for beregning av indirekte kostnader som skal anvendes i søknadsbudsjettene. Disse følger som vedlegg 6. Viktigste problemstillinger Vertsinstitutt I rektors notat av ble det fastsatt at alle nye sentre ved UiO normalt skal knyttes til et institutt. De fleste sentre er imidlertid tverrfaglige, og deler av staben vil ha sitt ansettelsesforhold ved et annet institutt enn det instituttet senteret er organisert under og som fungerer som vertsinstitutt for senteret. Det er derfor behov for noen definisjoner samt presiseringer av forventninger til vertsinstituttet og til øvrige institutter som bidrar med personell inn i senteret. Dekningsbidrag - hvor stort og på hvilket nivå skal det kreves inn De nye reglene fra ØPA for bruk av indirekte kostnader og dekningsbidrag tydeliggjør at dekningsbidraget som ligger i KD og NFRs satser for stipendiat- og postdoktorstillinger på langt nær dekker Universitetets indirekte kostnader. Et enkelt regneeksempel viser at rundt kr er den maksimale sum det er mulig å kreve i dekningsbidrag for en stipendiatstilling med dagens KD og NFR satser. Dette er på ingen måte nok til å dekke de indirekte kostnadene rund eksperimentelle stillinger. Indirekte kostnader utløses på tre nivåer, universitetet sentralt, fakultetsnivå og instituttnivå. ØPA har laget en oversikt og et kostnadsoverslag over hvilke tjenester som utføres på hvert nivå. Sentralt nivå har vedtatt å ta kr i dekningsbidrag for alle eksterne stillinger f.o.m Etter en diskusjon med instituttlederne ble det vedtatt at fakultetsnivået skulle fulldekke sine utgifter over grunnbevilgningen, slik at det resterende dekningsbidraget skulle tilfalle instituttnivået. Sentrene skal ha en minimal egen administrasjon, deres behov for tekniske og administrative tjenester skal i størst mulig grad dekkes av vertsinstituttet. I den grad vertsinstituttet ikke klarer å oppfylle senterets behov, slik at senteret må oppbemanne administrasjonen eller kjøpe tjenester et annet sted, må vertsinstitutt og senter bli enige om en deling av dekningsbidraget. At dekningsbidraget prinsipielt tilfaller instituttet er fastslått både i retningslinjene fra FA (vedlegg 3) og fra ØPA (vedlegg 6). Fordeling av insentivmidler Alle strategiske avsetninger både på Departementsnivå, Sentralt nivå og på Fakultetet blir i prinsippet tatt fra den potten som i siste hånd skal utgjøre instituttenes grunnbevilgninger. Insentivmidler knyttet til produksjon skal derfor gå uavkortet tilbake til instituttene. Dette er et prinsipp som også er fastslått i retningslinjene fra FA. Personalansvar og tilsettingsmyndighet

4 I den grad det er mulig bør personalansvar ligge hos en person som har jevnlig kontakt med den ansatte. Ansatte i faste stillinger har alle en instituttilknytning, og hvis ikke annet er avtalt ligger personalansvaret hos instituttleder. For teknisk/administrativt ansatte kan dette delegeres. For midlertidig ansatte, som har sin arbeidsplass ved et senter, er det naturlig at personalansvaret ligger hos senterleder, eller hos administrativ leder på delegasjon fra senterleder. For tilsetting i de fleste stillinger gjelder faste prosedyrer, der den endelige tilsetting skjer i Fakultetets tilsettingsutvalg eller tilsettingsråd. Tilsettingsmyndighet for stipendiater er imidlertid delegert til instituttene, som igjen kan delegere denne videre til sentrene. De gamle sentrene som har vært organisert under Fakultetet har hatt denne myndigheten. Jo færre ledd og mindre byråkrati som er forbundet med en tilsetting, jo raskere og smidigere kan denne skje. I situasjoner der det er viktig å kunne reagere raskt for å sikre seg den beste søkeren, har denne delegeringen vist seg effektiv. Da foreliggende utkast til retningslinjer ble presentert for instituttledere og senterledere kom det opp et sterkt ønske om å få den samme delegasjonsmyndighet for tilsetting i post.doc.-stillinger. To instituttledere og en senterleder for et av Fakultetets nye SFFer har i etterkant av møtet rettet en skriftlig anmodning til Fakultetet om dette. Vedlegg 7 Anmodning om delegering av myndighet til instituttlederne. Dette er en avgjørelse som ikke kan fattes på fakultetsnivå. Fakultetet må i tilfelle rette en henvendelse til Organisasjons og personalavdelingen (OPA) om å få lov til å delegere tilsettingsmyndighet for post.doc.-stillinger. Konklusjon De foreliggende retningslinjer er ment å være retningsgivende for avtaler som skal skrives mellom vertsinstitutter og sentre organisert i linje under instituttet, og for avtaler mellom det enkelte sentermedlem og det institutt vedkommende er ansatt ved. Da hvert senter er unikt, og da både institutter og sentre har sine særegenheter som det må tas hensyn til, har prosjektgruppa funnet det uhensiktsmessig å utarbeide mer konkrete maler for slike avtaler.

5 RETNINGSLINJER for ressursforvaltning ved avtaleinngåelse mellom senter og institutt 1. Prinsipper og definisjoner Overodnede prinsipper: - Et senter er et tidsbegrenset satsingsområde for et eller flere institutter - Som instituttets satsing skal senteret bidra til å gi forskningsvirksomheten ved instituttet et løft. Definisjoner: Vertsinstitutt Alle sentre skal f.o.m ha et vertsinstitutt. Vertsinstitutt er det institutt som senteret organisatorisk er knyttet til. Moderinstitutt Den faste vitenskapelige staben i et senter har sitt ansettelsesforhold ved et ordinært institutt, benevnes her moderinstitutt. I et tverrfaglig senter vil staben være tilknyttet flere moderinstitutter. Vertsinstitutt - Følgende forhold ligger til et vertsinstitutt: - Vertsinstituttet bidrar til at senteret klarer å oppfylle sin forskningsplan - Det forventes at vertsinstituttet betjener senteret med administrative tjenester - Vertsinstituttet godkjenner senterets budsjetter, årsplaner, årsrapporter og NFR rapporter - Vertsinstitutt og senterleder tilrettelegger for senterets infrastruktur i samråd med Fakultetet. - Vertsinstituttet fremmer overfor Fakultetet alle forhold ved senterets arealdisponering og ombygging/oppussing ved oppstart, og all senere endring i arealdisponering og ombygging/oppussing Moderinstitutt Følgende forhold ligger til et moderinstittutt: - Moderinstituttet har personalansvar for de faste vitenskapelig ansatte som er knyttet til senteret - En del fagrelevante tjenester vil som regel bli utført av moderinstituttet, som tilrettelagte ITtjenester, tilgang på spesiallaboratorier og på fagbibliotek - Post.doc. og stipendiater som ansettes ved senteret, er som regel også faglig relatert til et av moderinstituttene og kan behøve de samme tjenester derfra som de fast ansatte 2. Fordeling av dekningsbidrag Sentrene har et avtalt budsjett med midler fra interne og/eller eksterne kilder. Virkningen av rammekutt fra Departementet eller Universitetet vil være gjenstand for forhandlinger mellom senter, institutt og fakultet. Indirekte kostnader ved ulike vitenskapelige stillinger ØPA har beregnet de indirekte kostnader i ulike forskningsmiljøer. Disse vil kunne bli justert, men er pr :

6 - Forskningsmiljø uten spesielle krav til teknisk infrastruktur (kontorplass): kr Forskningsmiljøer med betydelig IT-bruk (HumSam og MedNat): kr Eksperimentelt MedNat-miljø: kr Intensivt eksperimentelt miljø: kr Regneeksempel for å illustrere mulig DEKNINGSBIDRAG i STIPENDIAT- og POS.DOC.- stillinger med KD og NFRs rundsumsatser Stipendiat Lønnstrinn 43 Stipendiat Lønnstrinn 44 Stipendiat Lønnstrinn 46 Post.doc. Lønnstrinn 54 Bruttolønn Drift Lønn og drift Rundsum stip Lønn og drift Til overhead % av lønn 40,2 37,7 33,1 37,1 Ut fra tabellen over er det for en stipendiatstilling rundt regnet mulig å ta ut ca kr som dekningsbidrag. Tjenester på fakultets- og instituttnivå ØPA opererer med kr som indirekte kostnader for en kontorplass. Av denne summen er kr beregnet å skulle dekke administrative tjenester ved fakultet og institutt. Et mulig dekningsbidrag på kr , gir da relativt regnet ca kr til dekning av tjenester på fakultetsog instituttnivå. Disse tjenestene består grovt sett av: - personal-, arkiv-, studie-, forsknings- og økonomitjenester på fakultetsnivå - økonomi/regnskapstjenester på vertsinstitutt - ekspedisjon, post, rekvisita m.m. på vertsinstitutt - elektronikk og IT-tjenester på vertsinstitutt - studie- og forskerutdanningsadministrasjon ved moderinstitutt - tilgang til fagbibliotek ved moderinstitutt - tilgang til spesiallaboratorier m.m. ved moderinstitutt Fordeling av tilgjengelig dekningsbidrag Rundt regnet er tilgjengelig overhead fra Forskningsrådet ca kr pr år pr stilling. Sentraladministrasjonen skal ha kr for dekking av sentrale tjenester Det resterende dekningsbidraget, ca kr tilfaller vertsinstituttet. Fakultetet tar ikke dekningsbidrag på fakultetsnivå, men få sine utgifter dekket over grunnbevilgningen.

7 Vertsinstituttet må avtale med moderinstituttene en godtgjøring for de tjenester moderinstituttene bidrar med. Uavhengig av om finansieringskilden er ekstern eller intern bør det beregnes ens dekningsbidrag ved alle tilsettinger. Administrative og tekniske stillinger utløser indirekte kostnader knyttet til kontoplass (pr kr ). 3. Insentivmidler/Strategiske potter Alle insentivmidler og strategiske potter er tatt av rammebevilgningen og bør derfor tilbakeføres til instituttet. Fordeling av insentivmidler Stimuleringsmidler for master- og doktorgrader: Disse går uavkortet til moderinstituttene. Studentene tas opp på program ved det instituttet de har den faglige tilhørigheten (moderinstituttet). Hit går også stimuleringsmidlene. Publiseringsmidler: Midlene går uavkortet til moderinstituttene. For post.doc. og stipendiater ansatt på prosjektmidler på senteret går publiseringspoengene til det institutt der de har sin faglige tilhørighet. Andre avsettinger/strategiske potter Startpakker: Dette er en bevilgning som gis til enkeltpersoner. Sentrene konkurrerer på lik linje med instituttene. Senteret søker til Fakultetet via vertsinstituttet. Midler til utenlandsstipend i forbindelse med forskningstermin: Dette er også en bevilgning som gis til enkeltpersoner, men det er moderinstituttet der den sentertilknyttede har sin undervisningsplikt som må innvilge forskningstermin (undervisningsfri). Søknad om stipend til utenlandsopphold sendes derfor Fakultetet gjennom moderinstituttet. Vitenskapelig utstyr: Tungt vitenskapelig utstyr medfører som regel forpliktelser i form av arealdisponering og drift. Senteret er en tidsbegrenset satsing, og utstyrsenheten kan ha lenger levetid enn senteret. Søknad om vitenskapelig utstyr skal derfor sendes gjennom det institutt som eventuelt arver ansvaret for utstyret. Dersom dette ikke er vertsinstituttet, må vertsinstituttet allikevel godkjenne eventuelle endringer i arealdisponering og kostnader som utstyret måtte medføre for vertsinstituttet. 4. Prosjektgodkjenning Vitenskapelig ansatte som har hele sin forskningsvirksomhet på senteret, vil naturlig legge også nye prosjekter til senteret. Myndighet til å godkjenne prosjektsøknader kan delegeres fra vertsinstitutt til senterleder, som skal påse at det tas tilstrekkelig dekningsbidrag, og at de nytilsettinger som ligger i søknaden kan innplasseres i senterets lokaler. Senterleder konsulterer vertsinstituttet angående søknader om nye prosjekter som kan medføre økt aktivitet som vil skape press på tildelte arealer og infrastruktur. Vitenskapelige med deler av sin forskningsvirksomhet tilknyttet senteret vurderer selv hvor deres prosjekter hører hjemme, ved senteret eller ved moderinstituttet.

8 5. Undervisningsplikt Sentertilknyttede har hele eller deler av sin forskning ved senteret, mens undervisningsplikten ligger hos moderinstituttet. Fordeling av undervisningsplikt mellom senter og moderinstitutt må avtales med moderinstituttet. Forskningsadministrativ avdeling (FA) har lagt føringer for at SFF/SFI tilknyttede ikke skal legge mer enn 50% sin undervisningstid til senteret. Undervisning ved senteret vil som regel si veiledning av masterstudenter og stipendiater. Instituttet har ansvar for oppfølging av forskerutdanningen for de stipendiater som er tatt opp på doktorgradsprogram. 6. Personalansvar Faste ansatte: Instituttleder ved moderinstituttet har det overordnede ansvar for sine faste ansatte (vitenskapelige, tekniske og administrative) selv om de for en periode er tilknyttet et senter. For teknisk/administrativt personale (T/A-personale) vil personalansvaret normalt være delegert til instituttets kontorsjef. For T/A-personale som er utlånt til senteret og har sin arbeidsplass ved senteret, kan personalansvaret delegeres til senterleder. Ansatte på prosjektmidler: Senterleder har personalansvar for ansatte som lønnes over prosjekter som tilhører senteret. Senterleder kan delegere personalansvaret for T/A-personale til senterets administrativt ansvarlige. 7. Tilsettingsmyndighet Tilsetting i vitenskapelige stillinger: Midlertidige stillinger Stipendiatstillinger Tilsettingsmyndigheten er delegert til institutter/sentre Senterleder oppnevner og godkjenner sakkyndig komité. Uttalelsen fra sakkyndig komité vurderes av senterstyre som foretar tilsetting. (Denne myndighet kan delegeres til et tilsettingsutvalg eller til senterleder). Vedtak om tilsetting sendes fakultetet. Dekan underskriver tilsettingsbrevet. Hvis uttalelsen fra sakkyndig komité ikke er enstemmig skal vertsinstituttet godkjenne senterets innstilling. Post.doc. stillinger og forskerstillinger Senterleder oppnevner og godkjenner sakkyndig komité. Uttalelse fra komiteén legges til grunn for arbeidet med innstilling på vertsinstituttet. Saken oversendes Fakultetet og behandles i Fakultetets tilsettingsutvalg. Faste stillinger: Tilsetting i faste stillinger kan bare gjøres i forståelse med moderinstituttet. Når en fast tilsatt med en senteravtale fratrer sin stilling ved UiO, er det moderinstituttet som disponerer stillingen. Instituttet har imidlertid sammen med senterleder en forpliktelse i forhold til gjennomføringen av senterets prosjektplan.

9 For SFF og SFI gjelder at senterleder og administrativ leder tilsettes på NFR-bevilgningen. Senterleders moderinstitutt får da frigjort lønnsmidler tilsvarende den lønn senterleder har på instituttet. Vertsinstitutt skal ha dekningsbidrag for administrativ leder. Tilsetting i tekniske og administrative stillinger: Tilsetting i stillinger innenfor disse stillingskategorier følger vanlig prosedyre. Kunngjøringstekst og forslag til innstillingskomité sendes fakultetet. Innstillingskomiteen vurderer søknadene og innkaller til intervju. Forslag til innstilling går formelt via senterleder/administrativ leder til fakultetet og behandles i fakultetets tilsettingsråd. Når det gjelder tilsetting for inntil ett år har senterleder fullmakt til å tilsette på selvstendig grunnlag. 8. Avtaler - Alle faste ansatte må skrive en avtale med sitt moderinstitutt angående tilknytning til senteret og plikter ved instituttet - Senteret skriver avtale med vertsinstituttet angående rapporteringsrutiner, tilbud av tjenester og dekningsbidrag - Vertsinstituttet avtaler med andre moderinstitutter angående fordeling av tjenester og dekningsbidrag.

10 Vedlegg 1 Notat fra rektor av til søkergruppene for SFF/SFI, fakulteter, institutter, museer og sentre vedrørende status for SFF- og SFI-søknader fra UiO. Notatet er ment å gi en oppsummering av viktige prinsipper for arbeidet med SFF og SFI-søknadene ved UiO. SFF-/SFI-prosjektene skal normalt legges til et institutt, eventuelt et vertsinstitutt i samarbeid med andre institutter. Det innebærer at disse prosjektene går inn i porteføljen av prosjekter som instituttlederen har ansvar for, og at SFF-/SFI-leder skal rapportere til instituttleder som sin nærmeste overordnede. Samtidig skal SFF-/SFI-leder ha tydelig ansvar og myndighet innenfor rammen av gjeldende forskningsplan og budsjett. Vi ser forankringen i institutt som en naturlig løsning ettersom det er der hovedtyngden av universitetets ressurser ligger, først og fremst i de vitenskapelig ansatte med kvalifikasjoner, lønnsmidler og infrastruktur. Spørsmål knyttet til arealbehov må også i første instans behandles ved det aktuelle institutt. Forankring i institutt gir et ryddig utgangspunkt i forhold til linjeledelsen videre til fakultet og til universitetsledelsen. Fakultetene har en viktig rolle knyttet til koordinering og kvalitetssikring av søknadene. For oss er det viktig å vite at når vi sender søknadene til Forskningsrådet, vil de være godt forankret både i de aktuelle fakulteter og i de aktuelle institutter, og de vil være kvalitetssikret i en prosess der de har vært gjenstand for seriøs kollegial vurdering.

11 Vedlegg 2 Vedtatt i fakultetsstyret REGLER FOR ORGANISERING AV SENTRE VED DET MATEMATISK- NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET 1. Senterets formål. 2. Organisering a. Tilhørighet: Alle sentre skal normalt ha et vertsinstitutt som har hovedansvar for virksomheten ved senteret. Dette gjelder også i de tilfellene senterets virksomhet springer ut fra flere institutter. b. Sentre med overordnede strategiske funksjoner kan legges til fakultetsnivå. c. Personale: Personalansvar for fast tilsatt vitenskapelig personale som tilknyttes senteret avtales i hvert enkelt tilfelle. Det samme gjelder eventuell fordeling av arbeidsplikt mellom institutt og senter i senterets virkeperiode. d. Senterets virksomhet skal være totalbudsjettert ved opprettelsen, og det skal inngås klare avtaler med de samarbeidende institutter om ansvar for økonomiske forhold. Fordeling av inntekter, for eksempel insentivmidler, skal avtales på forhånd. e. I forbindelse med opprettelse av senteret avklares delegering av myndighet til senterleder. 3. Virkeperiode. a. Sentre opprettes normalt med en virkeperiode på fem år, med mulighet for forlengelse i en periode. b. Forlengelse baseres på evaluering av senterets virksomhet etter tre og et halvt år, slik at evalueringen skal være ferdigstilt senest fire år etter opprettelsen. c. Dersom senterets aktiviteter skal videreføres etter utløpet av andre periode, vil dette eventuelt skje etter evaluering og vurdering av plassering i universitetets til enhver tid gjeldende struktur. Selve senterkonstruksjonen skal normalt ikke overstige en tidsramme på 10 år. 4. Styringsorganer og ledelse Et senter skal normalt ha a. Styre b. Styreleder c. Senterleder d. Kontaktgruppe e. Eventuelt: administrativ leder 5. Styrets oppgaver a. Styret er senterets øverste organ, og har ansvar for å fastlegge overordnede retningslinjer for virksomheten innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og regler, samt vedtak fattet av overordnet enhet ved UiO. b. Senterstyret utøver sin myndighet gjennom selv å vedta: i. Overordnede planer, strategier, prinsipper og prioriteringer for virksomheten, ii. Langtidsplaner

12 iii. Årsplan og budsjett iv. Senterets interne organisering i avdelinger, faggrupper eller lignende, innenfor de rammer som er gitt av overordnet organ eller som følger av kontrakt med ekstern part. c. Senterstyret har ansvar for oppfølging gjennom godkjenning av regnskap og årsrapport Alle beslutninger i senterstyret treffes etter delegasjon fra og på vegne av universitetsstyret. 6. Styrets sammensetning: Styret har normalt fem medlemmer, hvorav minst to skal være eksterne. Dekanen oppnevner styremedlemmene og utpeker normalt en av de eksterne som styrets leder. Det oppnevnes ikke varamedlemmer. Ved frafall foretas nyoppnevning. Dersom senteret har ansvar/hovedansvar for et studieprogram, velges det en studentrepresentant av og blant studentene, jfr. universitetsloven 4-4. Dette medlemmet kommer i tillegg til de fem nevnt i avsnittet over. Fungeringsperioden for styrets medlemmer er fem år, for eventuell studentrepresentant ett år. 7. Styrets møter: Styrets leder innkaller til møtene og leder dem. Det fastsettes en møteplan for hvert semester. Styret kan i tillegg innkalles til møte dersom rektor, universitetsdirektør, dekan eller instituttleder ved det/de samarbeidende institutter krever det. 8. Senterleder: Senterleder oppnevnes av dekanen og leder senteret. Senterleder er sekretær for styret, forbereder saker i samråd med styreleder og iverksetter styrets vedtak. Senterlederen har overordnet ansvar og myndighet med hensyn til alle oppgaver som ikke eksplisitt er lagt til senterstyrets myndighetsområde, og har generell fullmakt til å avgjøre enkeltsaker. 9. Kontaktgruppen: Det skal opprettes en kontaktgruppe som består av senterleder og instituttleder(e) ved det/de samarbeidende institutt(er). (Representasjon i kontaktgruppen er betinget av at instituttets engasjement har et visst omfang.) Formålet med kontaktgruppen er å legge til rette for best mulig informasjonsutveksling mellom senter og institutt(er) og ivareta samarbeidet om felles oppgaver og oppgaver i grenseflaten mellom senter og institutt(er).. I tillegg vil gruppen gi råd til senterleder og senterets styrende organer innenfor de ulike arbeids- og ansvarsområdene. 10. Administrativ leder: Ved sentere som har egen administrativ leder ivaretar denne ledelsen av senterets administrative og forvaltningsmessige arbeid i samråd med og på delegasjon fra senterlederen. Administrativ leder deltar i kontaktgruppen. 11. Avvikling

13 I forkant av senterets avvikling må de samarbeidende institutter avklare i hvilken form senterets virksomhet eventuelt skal videreføres, herunder beslutning om videreføring av midlertidige tilsettingsforhold og fordeling av løpende stipendiatstillinger. Likeledes må fordeling av eventuelle fremtidige gevinster/underskudd som har oppstått ved senterets drift avtales, sammen med fordeling av senterets øvrige aktiva/passiva.

14 Vedlegg 3 Til SFF/SFI, Deres vertsenhet og fakultet Retningslinjer for etablering og organisering av SFF og SFI ved UiO Hovedproblemstillinger SFF og SFI skal nå etableres i UiO- strukturen og sentrale retningslinjer for dette vil gjøre det enklere for institutt og fakultetsdivisjon å sikre sentrenes behov for en ryddig rapportering og ressursallokering. Vi viser til diskusjon i dekanmøtet Følgende punkt er sentrale: 1. Egen stedkode Senteret skal forankres på institutt eller fakultetsdivisjon. For å sikre en tilfredsstillende rapportering av senterets aktivitet, anbefales at hvert senter tildeles en egen stedkode på grunnenheten. Prosjektbevilgningen fra Forskningsrådet og sentrale midler fra UiO legges inn i denne koden. Eksisterende prosjektportefølje som i sin helhet inngår i senterets egenandel, endrer stedkode til senterets stedkode. Nye prosjekter som inngår i senteret benytter samme stedkode. OPA tildeler nye stedkoder. 2. Dekningsbidrag Alle dekningsbidrag tildeles senterets vertsinstitutt/fakultetsdivisjon som fordeler dette videre til andre grunnenheter etter avtale. Det skal beregnes dekningsbidrag for alle som midlertidig tilsettes i senteret etter gjeldende regler for grunnenhet og fakultet som øvrige prosjekter fra Norges forskningsråd. 3. Godtgjøring for resultater fra senteret Senteret mottar ikke midler for publikasjonspoeng, avlagte doktorgrader eller studiepoeng, etc. Dette følger de ansattes grunnenhet. Normalt skal uttelling for publikasjoner følge den/de forfatteradresser som er benyttet på publikasjonene. Hvis senteret skal synliggjøres i forfatteradressene, må forskernes grunnenheter og senteret inngå avtale om at kun grunnenheten skal krediteres for publikasjonen i rapporteringen av vitenskapelig publisering. 4. Budsjettering og regnskapsføring: Det utarbeides et nytt totalbudsjett for senteret i henhold til tildelte midler fra Forskningrådet og evt. justeringer i egenandelen. Dette budsjettet må godkjennes på samme måte som opprinnelig søknadsbudsjett. Totalbudsjettet synliggjør egenandelen som UiO og evt. partnere bringer inn i senteret. Basert på den faktiske tildelingen av prosjektmidler må det årlig utarbeides et detaljert budsjett, som skal legges inn i økonomisystemet i henhold til gjeldende rutiner. Senterets regnskapsføring skal også følge de gjeldende rutiner. I den grad prosjekter med eiersted forskjellig fra senterets stedkode skal inngå i senterets rapportering, må det foreligge klare avtaler om hvem som er ansvarlig for å fremskaffe det, på hvilken form og til hvilke tidspunkt (ref punkt om egne ansatte-avtaler).

15 5. Egne ansatte-avtaler SFF-ledelsen må kunne holde oversikt over ressursallokeringen og produksjonen i senteret. Det lages egne avtaler for hver enkelt ansatt som bruker deler av sin arbeidstid i senteret. Avtalen signeres av vedkommende, vedkommendes instituttleder og SFF/SFI-leder. Avtalen skal omfatte stillingsandel på hhv. forskning og evt.undervisningstid den enkelte forplikter inn i senteret. Den enkelte vit. ansatte kan ikke legge mer enn 25 % av sin undervisningstid inn i senteret. OPA vil utformer maler for dette på engelsk og norsk. 6. Personer slutter i stilling ved UiO Når tilsatte med avtale om sentertilknytning fratrer stilling ved UiO, har instituttet en forpliktelse i forhold til gjennomføringen av senterets prosjektplan. 7. Senterlederen Senterlederen tilsettes i stillingskode professor med faglig ledelse (SKO 1404) i en åremålsstilling på fem år med mulighet til forlengelse for ytterligere fem år for SFF og tre år for SFI. Senterleder blir frikjøpt fra sin grunnenhet i 100 % stilling og lønnes i sin helhet av bevilgningen fra Forskningsrådet. Senterleder støttes av et faglig arbeidsutvalg der prosjektets nestleder og gruppeledere inngår. 8. Styre for senteret Sentrer som har konsortiepartnere har eget styre. Konsortiepartene fremmer forslag til styremedlem og styret oppnevnes av rektor for fem år av gangen. Styret er delegert ansvaret for at senterprosjektet realiseres i samsvar med forskningsplanen og innenfor rammen av gjeldende budsjett. Styret har også ansvar for at muligheter for videreutvikling innen senterets målsetting blir fulgt opp. Styret skal behandle saker som har betydning for gjennomføringen av senterprosjektet; herunder: - videreutvikling av prosjektplanen - budsjett - retningslinjer og prinsipp for ressursbruk - virksomhetsplan, herunder fordeling av ressurser - større organisatoriske endringer - senterets fremdrifts- og årsrapport til Norges forskningsråd 9. Rapporteringslinjer SFF/SFI-leder rapporterer til leder for vertsenheten i alle spørsmål. Der senteret har et eget styre, rapporterer styret til leder for vertsenheten i faglige spørsmål og senterleder rapporterer til leder for vertsenheten i alle andre spørsmål. Med hilsen Terje Mørland Forskningsdirektør KOPI: OPA, ØPA, TA Elin Kaurstad Seksjonssjef Vedlegg 4 NFRs Krav og retningslinjer for SFF av

16 Vedlegg 5 NFRs Krav og retningslinjer for SFI av Vedlegg 6 Regler for beregning og bruk av indirekte kostnader og dekningsbidrag ved Universitetet i Oslo. Gjeldende fra Vedlegg 7 Brev om fra Biologisk institutt og Kjemisk institutt med anmodning om delegering av myndighet til instituttledere.