SINTEF RAPPORT FORFATTER(E) OPPDRAGSGIVER(E) NSB AS GRADER. DENNE SIDE ISBN PROSJEKTNR. ANTALL SIDER OG BILAG

Transkript

1 SINTEF RAPPORT TITTEL SINTEF Teknologiledelse Faktorer av betydning for personellplanlegging Postadresse: 7465 Trondheim Besøksadresse: S P Andersens veg 5 Telefon: Telefaks: Foretaksregisteret: NO MVA FORFATTER(E) Inger-Anne F. Sætermo, Marte Fodstad OPPDRAGSGIVER(E) NSB AS RAPPORTNR. GRADERING OPPDRAGSGIVERS REF. STF38 F365 Åpen (etter ) Øystein Risan GRADER. DENNE SIDE ISBN PROSJEKTNR. ANTALL SIDER OG BILAG Åpen (etter ) ELEKTRONISK ARKIVKODE PROSJEKTLEDER (NAVN, SIGN.) VERIFISERT AV (NAVN, SIGN.) SINTEF rapport STF38 F365.doc Inger-Anne F. Sætermo Nils Olsson ARKIVKODE DATO GODKJENT AV (NAVN, STILLING, SIGN.) SAMMENDRAG Bjørn Andersen, forskningssjef Prosjektet er gjennomført som en del av rammeavtalen mellom NSB og SINTEF Teknologiledelse. Fokus for prosjektet har vært å analysere faktorer som antas være viktige for dimensjonering av lokførerressurser. Dette er gjort gjennom statistiske analyser av dagens situasjon og utvikling av matematiske formuleringer for etablerte sammenhenger. Analysene av dagens situasjon er gjort på bakgrunn av informasjon i Co-kart og TPO for henholdsvis Trondheim, Mosjøen og Skien for 22. Personellplaner er sammenlignet med utført produksjon, og forskjeller er identifisert og analysert. Det er sett spesielt på omfang, sesongvariasjoner og bruk av rammetjenester, samt ferieavvikling, sykefravær, helg, natt, kurs, permisjoner og bruk av annen tjeneste. I planene ligger det inne relativt høy utnyttelsesgrad av lokførerressursene (opp mot maksimalgrensen på 15 timer per turnus), antallet timer faktisk gjennomført i drift er imidlertid lavere. I korte trekk viser analysene at det er helg og ferie som dimensjonerer personellbruken. Det er store sesongvariasjoner, og i perioder er det så knapt med personellressurser at NSB er avhengig av overtid for å få avviklet planlagt produksjon. Det er etablert en oversikt over problemstillinger det bør jobbes videre med. STIKKORD NORSK ENGELSK GRUPPE 1 Jernbane Railroad / Railway GRUPPE 2 Planlegging Planning EGENVALGTE Tog Train Personellplanlegging Crew planning Produksjonsplanlegging Production planning

2 2 1 Bakgrunn Formål Metode Datagrunnlag Generelt om personellplanlegging i jernbane Rammebetingelser Analyser av drift med utgangspunkt i data for Oversikt over stasjoneringssteder i Norge i Struktur på analysene av stasjoneringssteder Trondheim Tilgjengelige lokførerressurser Planlagt ressursbruk Faktisk ressursbruk Ressursutnyttelse: antall tjenestetimer per turnus i plan vs drift Mosjøen Tilgjengelige lokførerressurser Planlagt ressursbruk Faktisk ressursbruk Ressursutnyttelse: antall tjenestetimer per turnus i plan vs drift Skien Tilgjengelige lokførerressurser Planlagt ressursbruk Faktisk ressursbruk Ressursutnyttelse: antall tjenestetimer per turnus i plan vs drift Sammenligning av stasjoneringssteder Analyser av sammenhenger Ferieavviklingsperiodens varighet Modell for ferieavvikling Alternative situasjoner Vurderinger tilknyttet modell Personellets ønsker Tilgjengelige overtidsressurser Plassering av fridager i turnusen Overenskomsten Konsekvenser av overenskomsten Oppsummering/diskusjon Oppsummering av de viktigste funnene Bruk av resultatene i planlegging Forslag til videre analyser Referanser... 5 Vedlegg A Overenskomst mellom NSB og Norsk lokomotivmannsforbund... 51

3 3 Vedlegg B Bakgrunnsinformasjon Trondheim Ferie Sykefravær Permisjoner og kurs... 7 Annen tjeneste Helg Natt Fordeling av arbeidstid på ulike aktiviteter Vedlegg C Bakgrunnsinformasjon Mosjøen Ferie Sykefravær Permisjoner og kurs Annen tjeneste Helg Natt Fordeling av arbeidstid på ulike aktiviteter Vedlegg D Bakgrunnsinformasjon Skien Ferie Sykefravær Permisjoner og kurs Annen tjeneste Helg Natt Fordeling av arbeidstid på ulike aktiviteter... 85

4 4 1 Bakgrunn Dette prosjektet er gjennomført som en del av rammeavtalen mellom NSB og SINTEF Teknologiledelse. Det ble besluttet i styringsgruppemøte 7. november 22 at det resultatorienterte prosjektet for våren 23 skulle være rettet mot personellplanlegging. NSB har våren 23 iverksatt et forbedringsprogram med fokus på seks områder, og personellplanlegging utgjør ett av disse områdene. Når det gjelder utformingen av prosjektet ble endel beslutninger fattet på bakgrunn av et arbeidsmøte i Trondheim med deltakere fra NSB og SINTEF. På dette møtet presenterte NSB sine tanker rundt faktorer som er viktige for personellplanlegging, en modell for analyse av stasjonerings- og kjøremønster samt aktuelle informasjonskilder for analyser i tilknytning til personellplanlegging. I utgangspunktet var det tenkt å se på stasjonering spesielt, men etter diskusjoner i etterkant av arbeidsmøtet og en erkjennelse av at det er vanskelig å isolere effekten av stasjonering uten å ta en del sammenhenger for gitt, ble det bestemt at prosjektet skulle ha en litt mer generell vinkling med utgangspunkt i faktorer som anses være viktig for personellplanlegging. Fire faktorer ble trukket fram som viktige for dimensjonering av ressurser: - sykefravær - ferie - helg, natt, kurs, permisjoner osv Aktuelle problemstillinger og mulige sammenhenger mellom disse faktorene ble diskutert, og spesielt i hvor stor grad det er overensstemmelse mellom plan og drift. 2 Formål Formålet med prosjektet har vært å se på og analysere faktorer som antas være viktige for personellplanlegging og vi har ønsket å fokusere spesielt på hva som dimensjonerer mengde personell som er nødvendig. Det er utviklet matematiske modeller for noen etablerte sammenhenger. I dette prosjektet er det fokusert på planlegging av lokførere. 3 Metode Problemstillingene og mulige sammenhenger mellom faktorene nevnt er i hovedsak studert gjennom analyser av dagens situasjon samt matematisk formulering av gitte sammenhenger. I samråd med NSB ble stasjoneringsstedene Trondheim, Mosjøen og Skien valgt ut som basis for analysene av dagens situasjon, og det ble besluttet at disse analysene skulle gjøres på bakgrunn av driftsdata for 22. Begrunnelsen for å velge disse tre stasjoneringsstedene er at de er vesentlig forskjellige i størrelse, struktur og type tjeneste. Resultatene for de ulike stasjoneringsstedene sammenlignes for å undersøke generelle sammenhenger og forskjeller. Deretter forsøker vi å etablere noen enkle modeller for

5 5 sammenhenger vi ser på endringer i bruk av fridager og forskyvninger i behov for personell knyttet til endringer i produksjonsmønster og ferieavvikling. Når det gjelder modellen for analyse av stasjonerings- og kjøremønster som ble diskutert i det innledende arbeidsmøtet har vi ikke gått inn på den i dette prosjektet fordi den vil bli grundig gjennomgått i en pågående diplomoppgave av Bente Irene Tørnby som leveres samtidig som dette prosjektet ferdigstilles. Innledningsvis gjorde vi et litteratursøk med fokus på personellplanlegging. Vi fikk nokså mange treff, men alle tilhører området operasjonsanalyse og fokuserer på optimal planlegging av dagsverk og turnus. Store flyselskaper har brukt slike optimeringsmodeller for personellplanlegging i minst et tiår (Kohl, 23) og for flybransjen finnes det en rekke kommersielle verktøy i bruk. Noen av disse verktøyene brukes også av jernbaneoperatører, men inntrykket er at det brukes i mindre grad og har ikke vært en så stor suksess for tog som fly. Referansene vi fant til optimal planlegging med eksempler innenfor jernbane var av teoretisk karakter med konstruerte case. Det er for så vidt interessant og viktig, men dekker ikke vinklingen vi ønsker å ha i dette prosjektet. 3.1 Datagrunnlag For å kunne se på mulige sammenhenger og analysere problemstillinger i tilknytning til personellplanlegging er det nødvendig med faktagrunnlag. Co-kart 1 samt rapporter fra TPO 2 har vært hovedkildene til informasjon. I utgangspunktet vurderte vi å gjøre analyser på nasjonalt nivå, men ettersom det ikke finnes noe sammenstilt datamateriale og også datamaterialet for hvert enkelt stasjoneringssted er fragmentert og krever mye bearbeiding, har vi valgt å se på et utvalg stasjoneringssteder i denne omgang. En utfordring er manglende overensstemmelse mellom tidsperiodene Co-kart og TPO har vært i bruk: - for lokførere ble Co-kart anvendt for hele 22, mens TPO ble tatt i bruk i desember 22 - for konduktører ble Co-kart først tatt i bruk sent høsten 22, mens TPO har vært i bruk hele året Co-kartene vi har benyttet er de som danner utgangspunktet for lister som oversendes oppgjørskontoret, og kartene viser dermed faktisk avviklet drift. I Co-kartene vises også tjenestene lokførerne søker på ved ruteendring, og dette angir dermed produksjonen slik den ville vært dersom intet uforutsett inntreffer. Disse planene er ferdige 4-6 uker før lokførerne skal varsles om tjenesten de er tildelt. Planene gjengitt i Co-kartene er lagt til grunn for planfasen i alle analyser for lokførere som krever sammenstilling og sammenligning av plan og drift. Analysene er derfor i stor grad basert på Co-kart, og det har ikke vært mulig å gjøre tilsvarende analyser for konduktører slik som opprinnelig tenkt. En slik analyse bør man imidlertid komme tilbake til senere, når Co-kartene har vært i bruk en stund. 1 Co-kart er et internutviklet system av Excel-regneark for turnusplanlegging. Informasjon om standard dagsverk og tilgjengelig personellressurser leses inn fra regneark. Co-kartene brukes til å legge spesifikke planer for hver uke for hver person. Verktøyet har funksjonalitet for å beregne diverse nøkkeltall og også noe feildeteksjon i forbindelse med lovverk og overenskomster. Co-kartene holdes oppdatert fram til driftstidspunktet og overleveres oppgjørskontoret. 2 TPO står for Turnusplanlegging, personelldisposisjonering og oppgjør og er et it-system som bygger på standardsystemet CREWS utviklet av Sistemas Cognitivos Lda. Systemet bruker ruteplan fra TrainPlan og materiellplan fra ResourcePlan og gir bl.a. støtte for oppbygging av dagsverk og turnuser. Med dagens bruksmønster i NSB innebærer dette beregning av nøkkeltall tilknyttet dagsverk og turnuser, kontroll av at regelverk og overenskomster overholdes og rapportering. Det finnes også støtte for allokering av personell til de ulike turnusene.

6 6 4 Generelt om personellplanlegging i jernbane Personellplanlegging er svært viktig for alle transportbedrifter, ettersom personellbruken er en kostnadsdriver og utgifter knyttet til personellet er viktig for bunnlinjen. For NSB vil konkurransen med andre transportmidler og eventuell konkurranse med andre togoperatører kreve målbevisst arbeid for stadig mer kostnadseffektiv drift. Beregning av kostnader og inntekter i forbindelse med togproduksjon er en komplisert oppgave, og NSB antyder følgende kostnadsfordeling for produksjon av transporttjenester (Nordlid, 2): Tabell 4-1 Kostnadsfordeling for produksjon av transporttjenester. Andel Rullende materiell (kapitalkostnader) 3 % Personalkostnader 2 % Vedlikehold 2 % Driftskostnader (elkraft, diesel) 5 % Totalt 65 % 1) 1) Resten utgjøres av administrasjon, betjening på stasjoner osv. NSB har fokus på personellkostnadene. Inkludert i personellkostnadene er overtidsbruk, overnatting, passreiser og ekstra utgifter i forbindelse med opphold på utestasjon. Tabell 4-2 viser en oppdeling av årsverksatsen i kroner fra budsjettet for 1999 (NSB BA, 1999). Tabell 4-2 Oppdeling av årsverksatsen i Kostnadselement Kroner Fastlønn Overtid Variable tillegg Sosiale kostnader Kost/Reise Bedriftshelsetjeneste Administrasjon lokførere Sum Lønnskomponentene fastlønn, overtid og variable tillegg vil variere stort mellom de ulike stasjoneringsstedene. Årsaken er at stedene har ulikt antall lokførere og ulikt innslag av tillegg, som f.eks dieseltillegg, lokaltogkjøringstillegg osv. Planlegging for utnyttelse av lokførere er en arbeids- og tidkrevende prosess, og denne planleggingen av dagsverk, turnus og håndtering av avvik er en av de mest kompliserte oppgavene som en togoperatør utfører. Det er derfor viktig å ha god kunnskap om mekanismene og sammenhengene som gjelder, i tillegg til at man bør ha beslutningsstøttesystemer og arbeidsprosesser som støtter opp rundt aktivitetene knyttet til personellplanlegging. Dagsverk, turnuser og operativ avvikshåndtering styrer utnyttelsen av en kritisk ressurs, nemlig togpersonell. Det er ønskelig med kostnadseffektiv drift, men gode planer er ikke bare kostnadseffektive de er også fleksible og enkle slik at eventuelle endringer som følge av avvik er lette og raske å gjennomføre. Kroon og Fichetti (2) beskriver tre hovedkriterier som brukes i det nederlandske jernbaneselskapet NS Reizigers for vurdering av en personalplan. De tre kriteriene er:

7 7 - gjennomførbarhet: Dette angir hvorvidt planen lar seg gjennomføre i praksis, dvs hvor robust den er i forhold til forsinkelser og andre uforutsette hendelser som for eksempel sykefravær. - effektivitet: Dette er f.eks prosentandel produktiv tid i dagsverkene. Produktiv tid brukes til togkjøring, uttak og innsett av materiell samt tilsyn. Ikke-produktiv tid er forflytningstid mellom oppgaver, pauser og betalt opphold, passreiser og oppmøte- og fratredelsestid. - aksepterbarhet: Hvorvidt planen er aksepterbar er et kvalitativt mål som refererer til sannsynligheten for at planen blir akseptert hos lokførerne. NSB ønsker å vurdere personalplaner ut fra følgende tre hovedkriterier (Pedersen, 21) - ressursutnyttelse: andel produktiv tid i dagsverkene. Ved ressursknapphet kan man tenke seg maksimal utnyttelse av overtidsarbeid og overnattinger utenfor stasjoneringssted, samt bruk av passreiser på slutten av en dag. Dette koster, men går utenfor vanlig arbeidstid. - økonomi: dette går på normal effektiv utnyttelse av personalressursene. Dersom det er mangel på ressurser kan det være mer lønnsomt å innstille tog enn å operere med utstrakt bruk av overtid, overnatting på utestasjon osv. Ved god tilgang på ressurser kan det være mer lønnsomt å bruke passreiser for å sende lokfører hjem til stasjoneringsstedet i stedet for å betale for overnatting på utestasjon. - robusthet: dette går på hvordan man klarer å håndtere uforutsette hendelser. Dette kriteriet kan komme i konflikt med ønske om effektiv utnyttelse av personalressursene. En effektiv plan kan for eksempel inneholde mange togbytter, mens en robust plan bør unngå dette. Figur 4-1 gir en illustrasjon av planleggingsprosessen, dog noe forenklet. Prosessen starter med utvikling av dagsverk på grunnlag av rammebetingelser og innspill som foreligger. Denne prosessen kan gå i sykel da resultater skal drøftes og godkjennes før man går videre til turnusplanleggingen. Også turnusene skal godkjennes før personell allokeres til de ulike turnusene. Denne allokeringen gjøres på grunnlag av ansiennitet etter at personellet har uttrykt ønsker om turnuser. Videre korrigeres planene for planlagte aktiviteter slik som ferie, kurs og permisjoner. Deretter kommer man i 2-ukers perioden før gjennomføring. I denne fasen fører alle endringer til overtidsbetaling på grunn av regelen i arbeidsmiljøloven som sier at man skal kjenne planene minst 2 uker på forhånd. Her gjøres oppdateringer fortløpende etter hvert som endringsbehov oppstår. Så gjennomføres planene og dokumentasjon på reelt gjennomført produksjon oversendes oppgjørskontoret. I dette prosjektet har vi blant annet sammenlignet plan og drift, og med plan mener vi de langtidsplanene som foreligger etter at turnuser er satt sammen, før personell er allokert til turnusene.

8 8 Ruteplan Materiellturnering Regelverk Ønsker/Innspill Lage dagsverk Lage turnus Søknad om turnus etter ansiennitet Allokere personell til turnuser Korrigere planer for planlagte aktiviteter Kontinuerlig oppdatering av planer Drift Rapportering til oppgjøreskontoret Figur 4-1 Skisse av personellplanleggingsprosessen.

9 9 5 Rammebetingelser Personellplanlegging er styrt av en rekke rammebetingelser. I dette avsnittet gis en kort beskrivelse av de som anses være mest relevant: Arbeidsmiljøloven Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø trådte i kraft sommeren 1977 og omfatter de fleste norske arbeidstakere. De viktigste bestemmelsene angår arbeidsmiljøet og det lokale miljøarbeidet, arbeidstidsordninger og trygghet i tilsettingsforholdet. Formålet med loven er både å forebygge fysiske og psykiske helseskader og å legge forholdene til rette for organisasjonsutvikling som kan fremme meningsfylt arbeid, faglig utvikling og kontroll med egen arbeidssituasjon. (Norsk Kommuneforbund, 22) Hovedtariffavtalen mellom LO og Staten Hovedtariffavtalen er den grunnleggende avtalen mellom staten ved Arbeids- og administrasjonsdepartementet på den ene side og LO Stat, YS-Stat, UHO og Akademikerne stat på den andre side. Her finnes de viktigste reglene vedrørende bl.a. lønn, arbeidstid, ferie, permisjon og pensjon. I denne avtalen reguleres gjennomføring av blant annet spisepauser og avspasering, samt kompensasjoner for overtid, nattarbeid, helgedagsarbeid, reservetjeneste og delte dagsverk. (LO Stat, 22) Ferieloven Lov av 29. april 1988 nr. 21 om ferie gjelder alle som utfører arbeid i annens tjeneste, med unntak av sjøfart og fiske som er regulert i egne forskrifter. Loven kan delvis fravikes ved egne, skriftlige avtaler. Loven gir bestemmelser om feriens lengde og når den skal avvikles. Det gis særlige regler for ferieavvikling i oppsigelsestid, under sykdom, permisjon, militærtjeneste og ved arbeidskonflikter. Videre regulerer loven beregningen av feriepenger og utbetalingen av disse. (Arbeidstilsynet, 22) Overenskomst mellom NSB og Norsk Lokomotivmannsforbund (NLF) Overenskomsten mellom NSB og NLF er på mange måter den viktigste avtalen i rammebetingelsene. Den er omfattende og berører følgende områder: ansettelse og oppsigelse, lønn, tillegg, arbeidstid, ferie, sykdom, velferdspermisjoner, pensjonsgrunnlag/afp, forsikringsordninger, stillingsansiennitet, samarbeidsavtaler vedrørende tillitsmannsordning, arbeidsmiljø og tjenestelistesamarbeid, opplæring og kompetanse, samt innleie av lokomotivførere og grenseoverskridende kjøring. Selve dokumentet er også en oppsummering av de aktuelle rammebetingelsene fordi den til dels gjengir tekst fra Arbeidsmiljøloven og Hovedtariffavtalen der det er aktuelt. Overenskomsten er gjengitt i vedlegg A. I tillegg til gjeldende lover og regler vil dagens kjøre- og stasjoneringsmønster, tilgjengelighet på personell osv. også danne en form for rammebetingelser, selv om disse styres av NSB og kan være gjenstand for forandringer på lang sikt.

10 1 6 Analyser av drift med utgangspunkt i data for Oversikt over stasjoneringssteder i Norge i 22 I dette prosjektet har vi kun sett på lokførere knyttet til persontrafikk og godstrafikk i NSB, dvs ikke flytogførere. I Norge er det til sammen 28 stasjoneringssteder for lokførere. Fram til 7. september 22 var lokførere for Person og Gods ansatt i NSB, og det var ingen offisiell dedikering av personale til person- eller godstransport. Fra og med 8. september ble imidlertid lokførerne delt noen gikk ut av NSB og over til CargoNet for å kjøre gods, mens de som ble igjen i NSB kun kjører persontrafikk. Ansettelse i CargoNet ble foretatt ved at de som i forbindelse med ruteendringen 16. juni 22 søkte turnuser merket CargoNet umiddelbart fikk tilbud om ansettelse i selskapet, dvs ansettelsesprosessen var en ren formalitet og stillingsansiennitet innenfor de ulike stasjoneringsstedene ble fulgt. Ansettelsesdato var 16. juni, men den praktiske gjennomføringen av oppdelingen i forhold til NSB ble foretatt 8. september av hensyn til sommerferieavviklingen. (Med andre ord gjaldt turnusene det ble søkt på 16.juni fra 8. september og utover.) I Trondheim var det overproduksjon i helgene i CargoNet, forutsetningen var derfor at CargoNet her leide inn noe helgetjeneste fra NSB. For Stavanger, Kristiansand, Bergen, Ål, Røros, Mosjøen, Mo i Rana og Bodø ble det kjørt felles produksjonsopplegg NSB/CargoNet fordi belastningen for lokførere i CargoNet (nattjeneste og borteligging) ellers ville bli for stor. Lokomotivpersonalet ved NSB i Narvik var tidligere ansatt i NSB Gods og gikk over i CargoNet. Narvik leide ut tjenester til persontogkjøring. I Skien består CargoNet-tjenesten av kalktogkjøring mellom Brevik og Porsgrunn, dette ble leid inn fra NSB. Tabellen under gir en oversikt over antall ansatte i NSB med funksjonskode lokfører pr 1. januar og 1. oktober 22. Tabell 6-1 Oversikt over NSBs ansatte med funksjonskode lokfører pr 1. januar og 1. oktober, 22. Organisatorisk ansv.sted Lokførere pr 1. januar 22 Lokførere pr. 1. oktober 22: Lokførere Bodø Lokførere Trondheim Lokførere Bergen Kristiansand Lok.adm. 1 1 Lokførere Kristiansand Lokførere Stavanger Oslo Lok.adm. 1 Lokførere Oslo Lokførere Østfold Lokførere Hamar Lokførere Drammen Skien Lok.adm. 1 Lokførere Skien 3 31 Sum Dette prosjektet har sett spesielt på empiri for Trondheim, Mosjøen og Skien i 22. Skien og Mosjøen ble valgt som en motvekt til Trondheim. Skien og Mosjøen er mindre og har noe mer

11 11 rendyrket tjeneste sammenlignet med tjenesten i Trondheim. Tjenesten i Trondheim innebærer kjøring med både diesel- og elektrisk materiell, i tillegg til at den dekker både fjern- og nærtrafikk på Nordlandsbanen, Dovrebanen og Meråkerbanen. I Trondheim planlegges også for personell på Røros som kjører Rørosbanen. 6.2 Struktur på analysene av stasjoneringssteder Som nevnt har vi sett på tre ulike stasjoneringssteder. Først analyserer vi hvert av stasjoneringsstedene for seg, og kommentert noen hovedtrekk. I avsnitt 6.6 har vi sammenstilt resultatene og kommentert fellestrekk og forskjeller. En kortfattet oppsummering av de viktigste funnene er gjengitt i oppsummeringen i kapittel 8. Vi har valgt å strukturere analysene på samme måte for alle tre stedene: Vi tar utgangspunkt i størrelsen på stasjoneringsstedet målt i antall ansatte. Ut fra dette kan man gjøre et anslag på tilgjengelige ressurser. Når det gjelder tilgjengelig arbeidskraft vil den variere med ukedag. I overenskomsten mellom NSB og NLF (vedlegg A) er det nedfelt at Arbeidstaker skal en gang ukentlig ha en sammenhengende fritid (ukefridag) på minst 36 timer, og slik at det alltid inngår et helt kalenderdøgn. Ukefridagen skal tiltres kl. 17 eller tidligere dagen før, og vare til kl 6 dagen etter. Slike fridager skal så langt det er mulig legges til søndager, og i gjennomsnitt minst annenhver søndag. I tillegg står det at I tillegg til ukefridagen skal det gis en ekstrafridag som skal strekke seg over et helt kalenderdøgn. Denne fridag skal såvidt mulig legges i sammenheng med ukefridagen. Disse bestemmelsene tilsier at halvparten av lokførerne vil ha fri hver søndag. Dersom man også legger til grunn føringene om ekstrafridagen (og antar at denne legges til lørdag ettersom det er i tråd med ønske fra de ansatte samt redusert trafikk sammenlignet med mandag) betyr det i praksis at halvparten av lokførerne vil ha fri i helgene. Det er etablert oversikter over tjenester i plan- og driftsfasen. I planfasen fordeles de tilgjengelige ressursene på: - turer (dvs tjenester med aktive turer) - fridager (dvs ekstrafridager, ukefridager og turnusfridager) - rammetjenester I driftsfasen er ressursene fordelt på: - turer (dvs tjenester med aktive turer), - fridager (dvs ekstrafridager, ukefridager og turnusfridager), - annet (sykefravær, permisjoner, kurs, ferie og annen tjeneste) En gitt togproduksjon krever et visst antall dagsverk som settes sammen til turnuser. Hvis det ikke er noe fravær og alle turnuser går som planlagt er det ikke behov for noen reserve. Slik er det imidlertid ikke, derfor planlegges med rammetjenester. Rammetjenestene fungerer som en reserve, og skal dekke opp ulike former for avvik i togproduksjonen samt fravær som f.eks sykefravær, permisjoner, kurs, ferie og det som kalles annen tjeneste. Annen tjeneste er f.eks når lokførere går inn og jobber administrativt, møter mellom tillitsvalgte og ledelse, at noen er kursinstruktører f.eks ved sikkerhetskurs, at noen har vært borte over lengre tid og derfor har kjøring sammen med andre (f.eks mens man venter på å få tilbake sikkerhetsgodkjenningen), osv. Når det gjelder analyser av forskjeller mellom planlagt og utført produksjon, ser vi på omfang og variasjon over året når det gjelder rammetjenester, kjøp av fridager, sykefravær, ferie, kurs, permisjoner, antall timer i turnus osv.

12 Trondheim Trondheim er et forholdsvis stort stasjoneringssted, og her planlegges også tjenester for lokførere i Steinkjer og Røros. Ettersom Trondheim i stor grad også dekker reserve for Steinkjer og Røros har vi ikke skilt disse stedene, men betrakter alle under ett. Fordelingen av ansatte i Trondheim, Steinkjer og Røros er vist i Tabell 6-2. Tabell 6-2 Antall lokførere stasjonert i Trondheim, Steinkjer og Røros, 22, Stasjoneringssted Fra 1. januar 22 Fra 8. september 22 Trondheim 116 1) 71 2) Steinkjer 8 7 Røros 4 4 Totalt ) 16 av disse hadde tjeneste som kun besto av rammetjeneste. 2) 9 av disse hadde tjeneste som kun besto av rammetjeneste. I perioden vi ser på, dvs 22, gjelder analysene tilsammen 128 lokførere fram til delingen med CargoNet. Trondheim var et av stasjoneringsstedene som ble sterkest berørt av denne delingen: Før delingen var det 116 lokførere stasjonert i Trondheim, disse kjørte både person- og godstrafikk. Etter delingen ble antallet lokførere i NSB redusert med over en tredjedel, kun 71 lokførere ble igjen hos persontrafikk. Lokførere stasjonert i Trondheim dekker både langdistanse- og lokaltrafikk. Kjøring skjer både på Nordlandsbanen, Dovrebanen og Meråkerbanen og lokførerne må derfor kunne kjøre både dieselog elektrisk materiell. Når det gjelder lokførere stasjonert på Røros og Steinkjer har disse kompetanse på dieselmateriell. Rekrutteringsmessig starter lokførerne gjerne i Trondheim og går over til Røros og Steinkjer etter hvert. I Trondheim får de opplæring på både elektrisk og dieselmateriell, men dette blir ikke vedlikeholdt når de flytter over til Røros og Steinkjer. Lokførere stasjonert der settes derfor ikke opp på turer med annet enn dieselmateriell. Lokførere stasjonert på Steinkjer kjører hovedsakelig turer på Trønderbanen, mens lokførere stasjonert på Røros hovedsakelig kjører persontog tur/retur Hamar Tilgjengelige lokførerressurser Med utgangspunkt i bestemmelser knyttet til ukefridag og føringer for ekstrafridag nedfelt i overenskomsten mellom NSB og NLF kan man skissere tilgjengelige lokførerressurser fordelt på ukedag for 22. Dette er vist i Figur 6-1.

13 13 Antall ansatte Antall ansatte Tilgjengelige ressurser Dato Figur 6-1 Tilgjengelige lokførerressurser; Trondheim 22. Figur 6-1 viser reduksjonen i tilgjengelighet i helgene, samt avgivelsen av lokførere til CargoNet 8. september Planlagt ressursbruk For å få tak i nøkkeltall på planlagt produksjon som korresponderer med tidsperioden hvor vi har informasjon om faktisk produksjon har vi tatt utgangspunkt i Co-kartene. Som bakgrunnsinformasjon i Co-kartene ligger en oversikt over tjenestene som lokførerne søker på, inkludert rammetjenester. Denne oversikten er brukt for å få informasjon om planer. Figur 6-2 viser planlagte dagsverk for Trondheim i 22, både dagsverk med turer, fridager samt rammetjenester 3. Med fridager menes i denne sammenheng summen av ukefridager ( O-dager ), ekstrafridager ( X-dager ) og turnusfridager ( T-dager ) Antall dagsverk Rammetjenester Fridager Turer Dato Figur 6-2 Planlagt ressursbruk, Trondheim I analysene våre er dagsverk plassert inn den dagen hvor dagsverket starter. En del dagsverk starter sent på dagen (evt. er delt) og avsluttes først dagen etter slik at dagsverket i sin helhet ikke gjennomføres samme dag som det starter. Med bakgrunn i kjøre- og hviletidsbestemmelser og trafikkbelastning over døgnet vil endel lokførere med slik tjeneste ikke blir satt opp på dagsverk dagen etter. Dette gjør at grafen i Figur 6-2 ikke er horisontal på toppen.

14 14 Antall turer er lavest på lørdag og søndag. Da er imidlertid antallet fridager høyest, slik at toppene som kan observeres for det totale behovet (dvs summen av turer, fridager og rammetjenester) faktisk er høyest lørdager og søndager. Av datoer som er viktige for personellplanleggingen i Trondheim 22 kan man spesielt merke seg ny rutetermin fra og med 16. juni, avvikling av sommerferie i perioden 16. juni til 17. august (med gradvis nedtrapping uken etter), og delingen med CargoNet 8. september. Delingen med CargoNet vises tydelig i grafen i og med at antall ansatte som de skulle planlegges produksjon for da ble redusert med en tredjedel. Ny rutetermin kommer også tydelig fram ved at profilen endres. Ferieperioden vises ikke, noe som skyldes at i planinformasjonen fra Co-kartene ligger det ikke inne noe informasjon om planer for endring av produksjon i perioden med ferieavvikling. I praksis (som vi kommer tilbake til i avsnitt 6.3.2) vil en del tog innstilles. Vi ønsket å se om sommerferieavvikling eller deling med CargoNet hadde innflytelse på fordelingen vist i Figur 6-2 og har derfor sett på andelen fridager og rammetjenester av totalt antall planlagte tjenester. Vi har sett på fordelingen utenfor avvikling av sommerferie, under avvikling av sommerferie, perioden etter delingen med CargoNet samt hele året. Tabell 6-3 viser gjennomsnittlig fordeling av antall rammer og fridager for hver av disse periodene. Tabell 6-3 Andel fridager og rammetjenester av totalt antall planlagte tjenester, Trondheim 22. Utenfor I sommerferien Etter deling med Hele året sommerferien CargoNet Fridager 35% 35% 34% 35% Rammetjenester 19% 19% 15% 18% Ettersom Co-kartene ikke gir informasjon om planer for ferien er andelene fridager og rammetjenester de samme før og under sommerferieavviklingen. Da arbeidstid og maksimalt antall timer per turnus er regulert vil vi uansett forvente at andelen fridager skal være lik før og under ferieavvikling. Disse reguleringene endres ikke med avgivelse av lokførere til CargoNet, og andelen fridager vil følgelig ikke påvirkes av dette. Omfang av rammetjenester er noe NSB selv styrer (gitt tilstrekkelige med lokførerressurser), og analysen viser at etter delingen med CargoNet planlegges det relativt sett med noe færre rammetjenester enn tidligere, andelen synker fra ca 19% til 15%. Etter delingen med CargoNet satt NSB igjen med lite lokførerressurser i Trondheim. I starten måtte de også avse 4 lokførere til kjøring i Oslo, samt 4 ekstra lokførere med kompetanse på Di8 til kjøring for CargoNet. I utgangspunktet ønsker NSB å ha en reserveprosent med utgangspunkt i fast produksjon, men i perioden etter delingen hadde man ikke nok ressurser til å ha denne prosent andelen på et så høyt nivå som ønskelig i Trondheim. Endringene beskrevet i Tabell 6-3 er en sum av endringer i antall turer, antall fridager og antall rammetjenester. Endringene er vist i Figur 6-2, men for å gi et bedre bilde av dem er planlagt ressursbruk skissert over en noe kortere tidsperiode.

15 15 Antall dagsverk Rammetjenester Fridager Turer Dato Figur 6-3 Planlagt ressursbruk, Trondheim 27. mai 3. september 22. Etter ruteendringen blir etterspørselen etter ressurser totalt noe jevnere over ukedagene. Antallet turer blir noe mer ujevnt fordelt med en klar topp på onsdager, noe som vises ved at profilen for antall turer er svært spiss på onsdager. Formen på profilen for antall turer (høyest onsdager, lavt i helgen) beholdes etter delingen med CargoNet, men det blir færre turer. Profilen for fridager er tilnærmet lik over hele året. Når det gjelder rammetjenester er antallet høyest på torsdager både før og etter delingen med CargoNet Faktisk ressursbruk Som nevnt i kapittel 4 er personellplanlegging en iterativ prosess hvor endringer skjer hele tiden. Vi har hittil sett på ressursbruken som var planlagt, og vil nå gå over til å se på den faktiske ressursbruken. Som vist planlegges det dagsverk med turer, fridager (uke- ekstra- og turnusfridager) og rammetjenester. Rammetjenestene er tenkt å skulle dekke opp for sykefravær, ferie, permisjoner, kurs og det som kalles annen tjeneste. Hvordan dette ser ut for Trondheim i planfasen er vist i Figur 6-2, og med utgangspunkt i driftsdata for 22 har vi laget en oversikt over tilsvarende faktisk ressursbruk. (Med Sum annet menes her sykefravær, ferie, permisjoner, kurs og annen tjeneste, dvs det som rammetjenestene skal dekke.)

16 16 14 Antall dagsverk Sum annet Fridager Turer Dato Figur 6-4 Reell ressursbruk (drift), Trondheim 22. I utført produksjon ser man at det er en rekke innstillinger i slutten av mars (skjærtorsdag 28. mars og langfredag 29. mars) samt i midten av mai (17. mai samt 1. og 2. pinsedag 19. og 2. mai). Utført produksjon har også en litt lavere profil i juli under ferieavviklingen. Produksjonen er ikke dramatisk mindre i Trondheim i ferieperioden sammenlignet med resten av året ferieperioden innebærer kun en liten reduksjon i lokaltogtrafikken og noe i godstrafikken, ellers opprettholdes produksjonen som ellers. Fallet i planlagte tjenester 8. september skyldes delingen med CargoNet. Ved å sammenligne Figur 6-4 med Figur 6-2 ser man hvordan driftssituasjonen avviker fra plan. En slik sammenligning viser i grove trekk at profilen for planlagt produksjon (målt i antall dagsverk med turer) er nokså lik utført produksjon, bortsett fra at det er noe mer variasjon i utført produksjon enn planlagt produksjon. Behovet for ressurser til å dekke ferie, permisjoner, sykefravær osv (kalt sum annet i Figur 6-4) vil i deler av året, spesielt i perioden med sommerferieavvikling, langt overskride mengden rammetjenester som er avsatt til å dekke dette. Figur 6-5 viser differansen mellom antall rammetjenester i plan og behov for rammer i drift fordelt over året. 3 Antall rammetjenester Rammer Gjennomsnitt Dato Figur 6-5 Behov for rammetjenester, Trondheim 22.

17 17 Figuren antyder at i første halvdel av 22 hadde man i Trondheim rammetjenester som ikke ble fordelt gjennomsnittet ligger over null. Dette endret seg når ferien skulle avvikles, i forhold til sommerferien er antallet rammetjenester i plan altfor lavt og man har et gjennomgående underskudd på rammetjenester. Etter ferien var det en kort periode hvor man ligger rundt null, dvs antallet rammetjenester dekket behovet akkurat. Etter delingen med CargoNet ligger gjennomsnittet noe under null, med andre ord har det vært for få rammetjenester i forhold til behovet. Det mest påfallende er likevel utfordringene knyttet til avvikling av sommerferie. Med færre ansatte blir det mindre fleksibilitet generelt, i tillegg innstiller ofte Gods tog i ferier og høytider når presset er som størst ved kjøring av persontrafikk. Avgivelse av lokførere til CargoNet gir dermed mindre robusthet rent generelt. Situasjonen i Trondheim etter delingen med CargoNet er stram, og et gjennomgående underskudd på tilgjengelige ressurser gir behov for overtid eller kanselleringer av tog. Sammenligning av Figur 6-4 og Figur 6-2 viser at i ferieperioden hvor ressursbehovet overstiger de avsatte rammetjenestene spises det av de ansattes fridager, med andre ord kjøper NSB fridager og betaler lokførerne for å kjøre overtid. (I tillegg kalles det gjerne inn ekstra reserver hvis mulig.) Tabell 6-4 viser omfanget av kjøp av fridager fordelt på måned. Tabell 6-4 Kjøp av fridager, Trondheim 22. Måned Antall dager hvor behov overstiger rammer Antall fridager kjøpt av NSB Antall fridager kjøpt per lokfører Januar 1) ,2 Februar , Mars 9 115,9 April ,1 Mai ,3 Juni ,2 Juli ,3 2) August ,3 2) September ,7 Oktober ,4 November ,4 Desember 1) 1 65,8 1) Vi har tall f.o.m 6. januar til 15. desember. Tallene er ikke korrigert for dette. 2) I forbindelse med at NSB og NLF kom til enighet om ferieavvikling over 3 puljer (mot tidligere 5) ble det innført en ordning hvor NSB disponerer 3 fridager per lokfører i sommerperioden. Tjenesteutvalget går gjennom sommerplanene og setter en overtidsperiode for hver lokfører. NSB kan disponere inntil tre fridager i denne perioden. NSB må imidlertid betale overtid for disse dagene. NSB ønsker primært å fylle udekkede turer på frivillig basis, og lokførere gis derfor anledning til å søke på ledige turer før man benytter seg av muligheten til å disponere disse tre dagene. Som tabellen viser er det i sommermånedene med ferieavvikling og på høsten etter delingen med CargoNet at knappheten er størst. Totalt sett går ikke togproduksjonen så mye ned i sommermånedene at ferieavviklingen kan dekkes inn ved bruk av rammetjenester. Resultatet er at ferieavvikling gjennomføres ved utstrakt bruk av overtid. Når det gjelder fridager NSB kjøper av ansatte gjelder dette hovedsakelig ekstrafridager ( X-dager ). I overenskomsten mellom NSB og NLF er det fastslått at pålagt tjeneste på fridag skal, uavhengig av dagsverkets faktiske lengde, beregnes til minst 5. timer. 4 4 Videre presiseres det at slik godtgjøring for minimumsberegning av arbeid på fridag gjelder kun når arbeidet er pålagt (ikke oppstått) og heller ikke når arbeidet dagen før en fridag på grunn av forsinkelser strekker seg inn på en fridag. I slike tilfeller godtgjøres kun de faktiske arbeidede timer.

18 18 Tabell 6-5 viser hva rammetjenestene i Trondheim ble brukt til i 22. Tabell 6-5 Bruk av rammetjenester, Trondheim 22. Type bruk Utenfor I sommerferien Etter deling med Hele året sommerferien CargoNet Ferie 22% 161% 23% 52% Sykefravær 28% 18% 43% 29% Permisjon 7% 2% 1% 6% Kurs 8% % 19% 8% Annen tjeneste 19% 9% 18% 16% Totalt 84% 189% 113% 111% Som forventet er det store sesongvariasjoner i hvordan rammetjenestene benyttes. I ferieperioden er det ferieavviklingen som dominerer, mens ellers benyttes rammetjenestene hovedsakelig til å dekke opp sykefravær. Summen av benyttede rammetjenester er over 1%, noe som betyr at de planlagte rammetjenestene ikke er tilstrekkelig til å dekke behovet. Figur 6-6 viser hvordan dagsverk knyttet til ferie, sykefravær, permisjon, kurs og annen tjeneste fordeler seg over året. (Mengden tilgjengelige rammetjenester er antydet med en stiplet linje.) 6 Antall dagsverk Rammer Ferie Sykdom Permisjon Kurs Annen tjeneste Dato Figur 6-6 Planlagt og faktisk behov for rammetjenester (sesongvariasjoner), Trondheim 22. Som allerede antydet i Tabell 6-5 er det store sesongvariasjoner. Det mest åpenbare er ferieavvikling vinterferie i februar, påskeferie i mars og sommerferie i perioden 16.juni 17. august. Denne oversikten bekrefter også observasjonen om at det har blitt strammere med hensyn på tilgjengelige rammetjenester til å dekke opp hendelser som ikke er med i planene etter delingen med CargoNet. Vi har sett på faktorene ferie, sykefravær, permisjon, kurs og annen tjeneste separat, resultatene fra disse analysene er presentert vedlegg B. I tillegg til sesongvariasjonene illustrert i Figur 6-6 er det også forskjeller over ulike ukedager. Dette er vist i Figur 6-7, her er det beregnet gjennomsnittlig behov for ekstraressurser samt gjennomsnittlig planlagte ekstraressurser for de tre periodene før sommerferie, i sommerferien og etter delingen med CargoNet.

19 19 5, 45, 4, Antall dagsverk 35, 3, 25, 2, 15, behov rammer 1, 5,, søndag mandag tirsdag onsdag torsdag fredag lørdag søndag mandag tirsdag onsdag torsdag fredag lørdag søndag mandag tirsdag onsdag torsdag fredag lørdag Før ferie Under ferie Etter deling med CargoNet Figur 6-7 Planlagt og faktisk behov for rammetjenester (fordeling ukedager), Trondheim 22. Figur 6-7 viser at før ferien er det litt underskudd på rammetjenester på søndag og lørdag, mens det for de andre ukedagene er avsatt noe mer enn det faktiske behovet (dvs antallet rammer er over behov). I perioden med ferieavvikling er det for lite ressurser alle dager, det samme er tilfelle for hverdagene etter delingen med CargoNet selv om underskuddet da er mindre enn i ferieavviklingen. En interessant observasjon er at etter delingen med CargoNet ser det ut til er mønsteret motsatt av før ferien: det er litt overskudd på rammetjenester på søndag og lørdag, mens det for de andre ukedagene er avsatt noe færre rammetjenester enn det faktiske behovet Ressursutnyttelse: antall tjenestetimer per turnus i plan vs drift En turnus er på maksimalt 15 timer (4 uker á 37,5 timer). På det innledende arbeidsmøtet mellom NSB og SINTEF ble det formulert en hypotese om at antall timer per turnus i planfasen er høyere enn antall timer gjennomført i drift. Fra planfasen til driftsfasen gjøres det stadige endringer i turnusene for å få avviklet togproduksjonen i henhold til uforutsette hendelser som materiellfeil, sykefravær, kurs, permisjoner, ferie osv. Antall timer per turnus synker fra planfasen fram mot driftsfasen. For å se nærmere på dette er planlagt tjeneste i Co-kart sammenlignet med det som er registrert av faktisk utført tjeneste, og et gjennomsnittlig antall timer per turnus er beregnet. Denne sammenligningen er gjort for utvalgte uker og turnuser 5. Dette er illustrert i Figur Co-kartene håndterer ikke disse beregningene for turnuser med B-turer (dagsverk med noe endring fra det ordinære dagsverket), helligdager med ekstrafri eller lignende. Vi har derfor basert analysene på uker og turnuser hvor dette ikke inngår.

20 2 Gjennomsnittlig antall timer i turnus 148:48: 147:36: 146:24: 145:12: 144:: Plan Drift Uke 5-8 Uke 9-12 Uke 37-4 Uke Uke Gjennomsnitt Fase Figur 6-8 Antall tjenestetimer per turnus i plan vs drift, Trondheim 22. Som figuren viser planlegges turnusene med flere tjenestetimer enn det som faktisk utføres i praksis. For turnusene vi har sett på var utført turnus i gjennomsnitt 1 time og 45 minutter kortere enn gjennomført turnus. Lokførere har betalt for turnuser på 15 timer så uutnyttede ressurser representerer et tap for NSB. Med datamaterialet vi har tilgjengelig i dette prosjektet har vi ikke grunnlagt for å uttale oss om spesielle årsaker til nedgangen i antall tjenestetimer. Generelt vil man imidlertid forvente at antallet timer går ned fra planfasen til driftsfasen i og med at man i planleggingsfasen søker å sette sammen dagsverk og turnuser til planer som utnytter personalet best mulig. (Dette representerer ikke nødvendigvis flest mulig timeverk per lokfører, men betyr en sammensetning av dagsverk og turnuser som fungerer godt for både personell og NSB.) I en situasjon med knapphet på personell vil det imidlertid innebære planer hvor turnusene er utnyttet opp mot 15 timer slik at behovet for å kjøpe overtid blir minst mulig. Framover mot driftsfasen vil rammebetingelsene som planene ble lagt under endre seg, da man helt fram til togene skal gå vil få informasjon om sykefravær, materiellfeil osv. Planene legges imidlertid ikke på nytt, men justeres for å tilpasses de nye rammebetingelsene som slik informasjon gir. Dette vil man generelt forvente at leder til suboptimalisering og dårligere utnyttelse av turnusene. Dette er en interessant problemstilling som man bør se nærmere på. Foruten nærmere analyse av årsaker hadde det vært interessant å følge utviklingen mer detaljert over tid, utviklingen er neppe lineært avtakende som antydet i Figur Slike analyser krever imidlertid mer detaljerte data enn det vi har hatt adgang til i dette prosjektet.