MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 10/12 12/282 ÅRSMELDING FOR PERSONALAVDELINGEN 2011

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Hovedutvalg administrasjon Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: Kl. 18:00 Eventuelle forfall må meldes på telefon / 21 eller på e-post til valg@karmoy.kommune.no. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Innledningsvis vil fysioterapeut Janne Robertsen ved bedriftshelsetjenesten orientere om bedriftshelsetjenesten generelt og utfordringene ved institusjonene i omsorgstjenesten spesielt. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 10/12 12/282 ÅRSMELDING FOR PERSONALAVDELINGEN /12 12/186 STRATEGISK KOMPETANSEPLAN HELSE- OG OMSORGSETATEN 12/12 12/1737 RETNINGSLINJER FOR UTGIFTSDEKNING AV TELEFON (FAST TELEFON OG MOBIL) - JUSTERING 13/12 12/1730 HÅNDTERING AV PERSONALSAKER 14/12 12/93 ARBEIDSTØYSORDNING I HELSE- OG OMSORGSETATEN 15/12 12/281 REFERATLISTE 16/12 12/1798 EVENTUELT Karmøy rådhus, Einar Endresen(s) leder. Wenche Håvik personalsjef

2 Sak 10/12 ÅRSMELDING FOR PERSONALAVDELINGEN 2011 Saksbehandler: Wenche Håvik Arkiv: 151 &14 Arkivsaksnr.: 12/282 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 10/12 Hovedutvalg administrasjon Forslag til vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar årsmeldingen til orientering.

3 SAKSFRAMSTILLING Personalavdelingen omfatter personalkontoret, lønningskontoret, bedriftshelsetjenesten, servicetorget, fellesekspedisjonen og kantina. Personalkontoret har ansvar for arbeid med overordnet kompetanseutvikling, rekrutteringspolitikk herunder inntak og systemer for oppfølging av lærlinger, samt annet strategisk arbeid innen personalforvaltning- /utvikling. Videre er sentrale arbeidsområder pensjon og forsikring for ansatte, IA-og attføringsarbeid, forhandlinger med arbeidstaker-organisasjonene herunder lønnsforhandlinger, samt rådgiving overfor etatene og i forhold til enkeltpersoner. Lønningskontoret forestår all utbetaling av lønn og godtgjørelser, samt refusjonsinn-kreving fra NAV av syke-/fødselspenger. Opplæring og kompetanseutvikling Interne ledersamlinger i 2011 har hatt tema innen etikk, motivasjon og kommunikasjon og employer branding. Dette er heldagssamlinger for ledere på alle nivå i kommunen. I desember ble det gjennomført en evaluering av samlingene hvor det fremkom at deltagerne verdsetter disse samlingene svært høyt. De ulike etatene arrangerer i tillegg egne regelmessige ledersamlinger. Gjennom året er det arrangert en rekke tverretatlige dagskurs innen ulike fag og tema, som: Ny IA-avtale 2011, pensjon, den vanskelige personalsaken og psykisk helse og arbeid. Videre blir det årlig gjennomført introduksjonsdager både for nyansatte og for lærlinger, samt flere kurs innen IT. Det blir også gjennomført årlig 40-timers grunnkurs i verne- og miljøarbeid. Kommunal og regionaldepartementet, i samarbeid med KS og fagforbundene, inviterte våren 2011 landets kommuner til å være med på utviklingsprogrammet Saman om ein betre kommune. Karmøy kommune ble tatt opp i programmet med et omdømmeprosjekt som tar sikte på å heve lederkompetansen i kommunen, samt bedre dialogen med ungdom. Programmet varer fram til 2015, og Karmøy kommune blir tildelt ,- kr årlig i perioden I samarbeid med KS og prosjektet Flink med folk i første rekke er det utarbeidet en strategisk kompetanseplan for Helse og omsorgsetaten. Alle lederne, samt hovedtillitsvalgte har vært involvert i prosessen. Planen behandles politisk våren 2012 og skal rulleres hvert år frem til Lærlinger Lærlingeordningen i kommunen skal tilby læreplasser til å kvalifisere elever fra videre-gående skole til et fag-/svennebrev. Karmøy kommune har for tiden en godkjent ramme for inntak av 30 lærlinger pr år. Inntaksrammen for årlig inntak ble i 2011 justert ned fra 36 til 30. Ordinær læretid er 2 år, dette tilsvarer 60 lærlinger i kommunale virksomheter til enhver tid. Kommunen er godkjent lærebedrift i 8 forskjellige fag. I 2011 utlyste vi i 6 fag, men fikk i lærlinger i 5 av dem. Vi fikk fylt opp alle plassene, til sammen 30 lærlinger. Inntaket i 2011 fordeler seg slik: Helsefagarbeiderfaget : 17 lærlinger Barn-og ungdomsarbeiderfaget : 10 lærlinger IKT-servicefaget : 1 lærling Feierfaget : 1 lærling Kontorfaget : 1 lærling Tall fra Rogaland fylkeskommune, viser at det i 2010 var 109 elever som søkte helsefagarbeiderfaget og i 2011 var det 118 søkere. Dette viser en liten oppgang i elever som søker seg til helsearbeiderfaget. I barn-og ungdomsarbeiderfaget var det 72 søkere i 2010 og 71 i Side 3 av 23

4 Fylkeskommunen fortsetter med tiltaket som ble iverksatt for 2 år siden i håp om å opprettholde søkere til helsearbeiderfaget, den såkalte rogalandsretten. Elevene får tilbud om påbygg etter endt læretid. Dette gjelder alle fag i Rogaland. De får da generell studiekompetanse til opptak for høyere utdanning. Fylkeskommunen har i 2011 bortimot halvert antall klasser innenfor Vg3 påbygg generell studiekompetanse, samt vedtatt ytterligere reduksjon fra Dette vil føre til at flere elever fra de yrkesfaglige utdanningsprogrammene vil ha behov for læreplasser. I 2012 forventes ca 200 flere søkere til læreplass i følge Rogaland fylkeskommune som igjen ber lærebedriftene om fortsatt å ha høyt fokus på inntak av lærlinger. Karmøy kommune er med i to prosjekt gjennom fylkeskommunen og UDIR. Prosjektene kalles Gjennomgående dokumentasjon og Vurdering for læring. Hensikten med begge disse er å øke kvaliteten og brukervennligheten på opplæringen. Prosjektene har også ført til tett samarbeid med skolene og bedre faglig og relasjonsmessig kvalitet. Velferd Arbeidsmiljøutvalget vedtar årlig en fordeling av budsjettmidlene som er satt av til velferdstiltak for de ansatte. En stor del av midlene ble fordelt etatene/arbeidsplassene for sammenkomster eller andre opplegg for de ansatte. Ellers blir deler av velferdsmidlene nyttet til å leie bedriftshytte i Skiparvåg i Vindafjord kommune. Denne har vært svært populær blant de ansatte både sommer og vinter. Kommunens bedriftskunstforening er også et av de populære tiltakene som baserer driften sin på tilskudd via velferdsmidlene. I juni måned hadde kommunen den årvisse samlingen av jubilanter med henholdsvis 25 og 35 års tjeneste i kommunen. Totalt var det 55 jubilanter i 2011 herav hele 17 med 35 års tjeneste og 38 med 25 års tjeneste. Deler av velferdsmidlene ble i 2011 som tidligere år, nyttet i tilknytning til fysisk aktivitet for de ansatte. Kommunen har blant annet avtale med flere treningssentre i kommunen, gratis bading i kommunens svømmehaller og tilskudd til kommunale bedriftsidrettslag. Videre ble kommunens mangeårige trimaksjon Kom i form som innebærer at deltakerne må gjennomføre et minimum av treningsaktiviteter, videreført også i Hele 700 av de ansatte deltok i trimaksjonen dette året. Inkluderende arbeidsliv Ny samarbeidsavtale ble inngått , med varighet tom Avtalen forplikter både arbeidsgiver, tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte til å jobbe målrettet for å oppnå en mer inkluderende arbeidsplass. Nav arbeidslivssenter er en viktig medspiller i arbeidet Kommunens hovedmålsetting er å nå et arbeidsnærvær på 94 %. Rapport for 2011 viser en nærværsprosent på 93,1 %. Dette er en økning på 0,3 % det siste året og for de 2 siste årene har økningen vært 1 %. IA-arbeid rommer både sykefraværsoppfølging, forebyggende arbeid og arbeidsmiljøtiltak av psykososial, fysisk og organisatorisk art. IA-arbeidet skal være en integrert del av det systematiske HMS-arbeidet. Dette krever planmessig og målrettet arbeid på mange ulike felt, og et utstrakt samarbeid. Den nye avtalen legger sterkt vekt på partssamarbeid. Den nye IA-avtalen forplikter arbeidsgiver til å avholde 2 møter årlig, hvor både øverste ledelse, tillitsvalgte og verneombud er representert. Disse møtene er i Karmøy kommune etablert og kalt IA-forum. Side 4 av 23

5 IA-forum består av rådmann/ledergruppa og kommunens partssammensatte IA-gruppa. I tillegg inngår kommunens rådgiver for kompetanseutvikling og en ekstra arbeidstakerrepresentant. IA-forum hadde 2 møter i 2011, 6. juni og 24. oktober. IA-forum har fokus på de overordna mål og handlingsplaner for IA-arbeidet i kommunen. Lovendringer i Ftl og Aml fra medførte strengere krav til tidligere oppfølging og raskere avklaringer i sykefraværsarbeidet. Det er innført tidligere tidsfrister for utarbeiding av oppfølgingsplaner og gjennomføring av dialogmøter. Innrapportering til Nav er også skjerpet og det er innført sanksjoner ved manglende oppfølging/medvirkning, både for arbeidstaker, arbeidsgiver og leger/syke-meldere og ordningen med sanksjoner blir fulgt opp. Tidligere ordning med Aktiv sykemelding er avviklet fra og det er nå gradert/ delvis sykmelding som skal være hovedregelen ved sykefravær. Dette innebærer en god del endringer i forhold til tidligere praksis. De nye lovendringene har medført mye arbeid med informasjon, samt oppdatering av skriftlig intern informasjon, og endringer i interne skjemaer og brevmaler. attføringskonsulent. Sykefraværsoppfølging er en viktig del av IA-arbeidet. Sykefraværsoppfølging handler om oppfølging av enkeltpersoner. Hovedtyngden av dette arbeidet skjer på den enkelte arbeidsplass. God sykefraværsoppfølging er avhengig av dyktige ledere og av gode rutiner og retningslinjer. Godt samarbeid og samhandling internt og eksternt er også av avgjørende betydning. Sykefraværsarbeid tar mye tid og er vanskelig å synliggjøre. Kommunen har gode rutiner og verktøy for sykefraværsoppfølging, og det blir gjort mye godt oppfølgingsarbeid på den enkelte arbeidsplass. Dialogmøter Ordningen med dialogmøter er lovfestet og er ytterligere skjerpet inn i siste lovendring. Ordningen er utvidet til å gjelde for alle sykemeldte, også graderte. Dette fører til at det må gjennomføres mange flere dialogmøter. Arbeidsgiver har ansvar for gjennomføring innen 7 ukers sykefravær (tidligere 12 uker). Arbeidsgiver (leder), arbeidstaker og representant fra bedriftshelsetjenesten skal delta. Legen er også en viktig medspiller på dialogmøtene. I 2010 ble det etterspurt dialogmøte for 116 personer. I 2011 ble det etterspurt 319 dialogmøter. Attføringsutvalgene Attføringsarbeidet er organisert med ett lokalt attføringsutvalg i hver etat og ett sentralt attføringsutvalg som også fungerer som lokalt utvalg for sentraladministrasjonen. Totalt 83 saker (enkeltpersoner) har vært drøftet i attføringsutvalgene i løpet av året. Mange av sakene tar langt tid før det oppnås varig løsning. Av 21 avslutta saker, ble det funnet interne løsninger til 16; - varig omplassert helt/delvis - tilbakeført opprinnelig stilling helt/delvis - noen i kombinasjon trygd/arbeid. 62 saker er videreført fra 2010 til Det blir stadig vanskeligere å finne ledige stillinger til omplasseringstiltak. Det blir også vanskeligere å tilrettelegge/tilpasse arbeidssituasjonen for mennesker som er sykemeldt eller som står i fare for å bli sykemeldt. Samtidig blir det stilt høyere krav om tilrette-legging. Side 5 av 23

6 Bedriftshelsetjeneste Bedriftshelsetjenesten har i løpet av 2011 fått etablert seg i henhold til de nye bransje-forskriftene. Ny bransjeforskrift trådte i kraft pr.1.januar 2010, og Karmøy kommune har etablert en ordning som foreløpig er midlertidig godkjent av Arbeidstilsynet. Den nye forskriften stiller krav om kvalitet og kompetanse i driften av bedriftshelse-tjenesten innenfor arbeidsmedisin, ergonomi, psykososialt arbeidsmiljø, organisatorisk i tillegg til teknisk og kjemisk kompetanse. Det stilles krav om at alle ansatte skal ha kunnskap om systematisk HMS arbeid. Ved utgangen av 2011 har bedriftshelsetjenesten følgende kompetanse: bedriftssykepleier (100 % stilling), fysioterapeut (100 % stilling), bedriftsleger (30 % stilling), samt en IKkoordinator (20% stilling). Bedriftshelsetjenesten skal arbeide med forebygging av sykefravær og tilrettelegging for helsefremmende arbeidsplasser. Hovedarbeidsoppgaver for bedriftshelsetjenesten (BHT) er: arbeidsmiljøkartlegging, arbeidsplassvurdering, ergonomisk kartlegging av arbeids-plasser og helsekontroller. Andre viktige arbeidsoppgaver er deltakelse i dialogmøter for oppfølging av langtidssykemeldte, attføringsutvalg, arbeidsmiljøutvalg, AKAN-arbeid, samt å forestå opplæring/kursing på en rekke felt så som ryggskole, førstehjelpskurs, opplæring i forebygging av muskel og skjelettplager mv. Når det gjelder arbeidsmiljøkartlegging er det i 2011 gjennomført utprøving av en ny elektronisk kartleggingsmetode som er en metode mange kommuner bruker. Metoden er utarbeidet av KS, og er planlagt innført i hele kommunen fra I løpet av 2011 er det også arbeidet med å få på plass en programvare som sørger for trygg lagring av den informasjon BHT skal dokumentere, videre har tjenesten i 2011 flyttet inn i nye lokaler. Servicetorget Servicetorget utfører et bredt spekter av kunderelaterte tjenester og har veldig mange henvendelser daglig. Av det totale antall henvendelser utgjør besøkende ca 30 %, et omfang som har vært relativt stabilt siden åpningen i I 2011 var det totalt i overkant av telefonhenvendelser. Henvendelser til sentral-bordet (4-500 pr. dag) kommer i tillegg. Servicetorget administrerer en ordning som Justisdepartementet har innført med gratis juridisk rådgivning. Ordningen ble innført som et prøveprosjekt, men ble fra 2011 utvidet til å gjelde alle kommunene i Rogaland. I denne ordningen kan innbyggerne få inntil en halv times rådgivning pr. sak. Servicetorget mottok hele 234 henvendelser vedrørende denne rådgivningstjenesten i løpet av 2011, noe som er en markant økning fra året før. Servicetorget har en viktig funksjon i kommunens informasjonsformidling, og i tråd med vedtatt informasjonsstrategi satses det kontinuerlig på en bedring av informasjonen som gis innbyggerne og kommunens ansatte. Kommunen sin internettside fikk 77 poeng ved Difi s evaluering i november 2011, noe som ga en plassering som syvende beste kommunale nettside i Rogaland. Året 2011 var et valgår, og i tilknytning til kommune-og fylkestingsvalget mottok service-torget 3500 forhåndsstemmer. Personalsjefen i Karmøy, Wenche Håvik Sign. Side 6 av 23

7 Sak 11/12 STRATEGISK KOMPETANSEPLAN HELSE- OG OMSORGSETATEN Saksbehandler: Stine K. Bjelland Arkiv: 410 Arkivsaksnr.: 12/186 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 11/12 Hovedutvalg administrasjon / Hovedutvalg helse og omsorg Forslag til vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar saken til orientering.

8 SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Strategisk kompetanseplan for Helse- og omsorgsetaten mot 2020 er utarbeidet i samarbeid med KS gjennom prosjektet Flink med folk som Karmøy kommune har deltatt i. Målet med prosjektet var å utarbeide en strategisk kompetanseplan for helse- og omsorgsetaten. Planen bygger på vedtatt visjon, verdier og kvalitetspolitikk i etaten, samt en analyse av kompetansebehovet fram mot Formålet med strategisk kompetanseplan er at den skal være retningsgivende og styrende for kompetanseutviklingen i helse- og omsorgsetaten. Det er utarbeidet 5 satsingsområder i planperioden. 1. Rekruttere, beholde og utvikle 2. Mestring 3. Forebygging og helsefremming 4. Organisering av kompetansen 5. Innovativ ledelse og kvalitetsforbedring I startfasen av prosjektet, ble det gjennomført en enkel brukerundersøkelse. Det er vektlagt bred involvering både fra ledere og fagorganisasjoner v/hovedtillitsvalgte. Det har vært gjennomført flere samlinger der man har arbeidet med planen. I sluttfasen ble planen sendt ut på høring både til ledere og hovedtillitsvalgte. Prosjektgruppen har bestått av avdelingssjef omsorg Tove Rosseland, avdelingssjef helse Aslaug Irene Skjold, hovedtillitsvalgt Fagforbundet Mette Ask, virksomhetsleder Marit Elin Hansen, kompetanserådgiver Lene S. Pilskog og stabsleder personal Stine K. Bjelland (prosjektleder). Planen skal rulleres årlig fra Fakta/saksopplysninger: Bakgrunn for saken Fremtidens arbeidskraft- og kompetansebehov vil i følge prognosene bli krevende for helse- og omsorgssektoren i Norge. I Karmøy kommunes Arbeidsgiverstrategi 2020, er det flere tiltak som skal bidra til å skaffe tilstrekkelig og kompetent personell til kommunen i fremtiden. Det er utarbeidet en helhetlig sak med tiltaksplan for utforming av kommunens omsorgstjenester frem mot år 2020 som ble vedtatt i kommunestyret juni Det er nedfelt i saken at en plan for rekruttering/kompetanseutvikling knyttet til Samhandlingsreformen skal utarbeides 1. halvår Side 8 av 23

9 Økonomi Strategisk kompetanseplan finansieres gjennom midler fra Kompetanseløftet 2015, kommunale opplæringsmidler og evt OU-midler. Behov for nye stillinger som knyttes til planen, behandles på ordinær måte i budsjettsammenheng. Man må videre være våken for mulighetene til å søke midler som utlyses fra ulike aktører (departementer m fl) og som samsvarer med satsingsområdene i planen. Vurdering: Det blir viktig å få på plass en Strategisk kompetanseplan som er politisk forankret, slik at man kan jobbe målrettet, systematisk og fremtidsrettet med kompetanseutvikling i helse- og omsorgsetaten. Det må settes av tid til dette arbeidet slik at planen blir fulgt opp og forbedret etter hvert som man gjør seg erfaringer og evaluerer mål, delmål og tiltak. Planen bør sees på som et levende dokument som gir klar retning og tydelige mål. Personalsjefen i Karmøy, Wenche Håvik sign. Side 9 av 23

10 Sak 12/12 RETNINGSLINJER FOR UTGIFTSDEKNING AV TELEFON (FAST TELEFON OG MOBIL) - JUSTERING Saksbehandler: Turid Sønstabø Arkiv: 635 Arkivsaksnr.: 12/1737 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 12/12 Hovedutvalg administrasjon Forslag til vedtak: Hovedutvalg administrasjon vedtar forslag til endring i Retningslinjer for utgiftsdekning av telefon (fast telefon og mobil) med virkning fra 1. mai 2012.

11 SAKSFRAMSTILLING Fakta/saksopplysninger: I gjeldende reglement kan dekning av telefon tilstås arbeidstakere når dette er nødvendig av hensyn til tjenesten. Dette knyttes til den enkelte stilling/arbeidsoppgaver (ikke person) og vurderes ved nytilsetting, endring av arbeidsoppgaver eller ansvar, eventuelt endring av arbeidssted. Kriterier for tildeling av mobiltelefon er sikkerhet, vaktordning, service, tilgjengelighet og/eller tidsbesparelse. Det er også gitt åpning for at arbeidstakeren kan bruke telefonen til annet enn tjenestesamtaler mot at arbeidstakeren dekker dette selv. Karmøy kommune har i underkant av 600 mobiltelefoner som benyttes i jobbsammenheng. I 2006 ble skattereglene endret slik at arbeidstakere som disponerer telefonen utover ordinær arbeidstid blir beskattet for dette. Dersom arbeidstakeren får en samlet rekning på kroner eller mer vil beløpet som betales i skatt utgjøre ca kr pr år (ca 150 kr pr måned), med en skattesats på 44,8 (toppskatt trinn 1). Noen arbeidstakere har arbeidsoppgaver eller ansvar som tilsier at han/hun har behov for telefon også utover ordinær arbeidstid. Arbeidsgiver ønsker at denne gruppen skal få en kompensasjon for økt skattebelastning og foreslår en mindre justering av gjeldende reglement. Dette er tatt inn som et nytt avsnitt, ingen andre endringer er foreslått. Hele reglementet gjengis med nytt avsnitt (som er merket med fet skrift): Retningslinjer for utgiftsdekning av telefon (fast telefon og mobil) 1. Generelt Dekning av telefon kan tilstås arbeidstakere når dette er nødvendig av hensyn til tjenesten. Godtgjørelsen knyttes til den enkelte stilling/arbeidsoppgaver (ikke person). Godtgjørelsen vurderes ved nytilsetting, endring av arbeidsoppgaver eller ansvar, eventuelt endring av arbeidssted. 2. Mobiltelefon Kriterier for tildeling. Kriterier for tildeling av mobiltelefon er sikkerhet, vaktordning, service, tilgjengelighet og/eller tidsbesparelse. Følgende arbeidstakere kan tilstås tjenestemobil: Arbeidstakere med et arbeids- og ansvarsområde som tilsier behov for telefon som kommunikasjonsmiddel utenom ordinær arbeidstid, eller som er uten fast/stasjonært arbeidssted. Arbeidstakere som er ute på tjenesteoppdrag utenfor fast arbeidsplass. Arbeidstakere som inngår i vaktordninger hvor telefon er nødvendig. Side 11 av 23

12 Former for bruk/godtgjøring/beskatning. Alternativ 1. Tjenestemobil nyttes kun i arbeidstiden. Telefonen legges igjen på arbeidsplassen når oppdraget er utført/arbeidsdagen er slutt. Slik bruk innberettes ikke til skattemyndighetene. Alternativ 2. Tjenestemobilen legges ikke igjen på arbeidsplassen. Arbeidsgiver dekker abonnement/ tjenestesamtaler. Slik adgang til å kunne disponere mobiltelefonen på fritiden innberettes og fordelsbeskattes etter de til enhver tid gjeldende regler. Arbeidstakere som har arbeidsoppgaver eller ansvar som tilsier at vedkommende har behov for mobiltelefon utover ordinær arbeidstid, kan gis kompensasjon i form av godtgjørelse/lønn for økt skatt. Alternativt kan arbeidstakeren gis anledning til privat bruk av telefonen tilsvarende økt skatt. Det inngås avtale med den enkelte arbeidstaker. For øvrige arbeidstakere kan det inngås avtale om fast lønnstrekk pr. måned dersom arbeidstaker har behov for å nytte telefonen til annet enn tjenestesamtaler en sum som går til fradrag før beskatning. Alternativ 3. Arbeidstaker som er pålagt å være tilgjengelig, men som ikke har mobiltelefon som tilhører arbeidsgiver, kan tilstås en godtgjørelse på opptil maks kr ,- pr år som utgiftsdekning. Godtgjørelsen krever at privatnummeret registreres i det kommunale telefonregister. Godtgjørelsen innberettes ikke når arbeidstakeren leverer orginalkvitteringer for utgiftene som dekkes. Alternativ 4. Utgiftsdekning etter avtalt bruk av privat mobiltelefon. Dette innebærer at arbeidstaker som har sporadisk bruk eller bruk knyttet til reiser, avgrensede oppdrag med mer, kan få dekket utgiftene til tjenestesamtaler ved innlevering av dokumentasjon. 3 Fasttelefon Ansatte som har særskilte funksjoner og roller i kriser og under kriseberedskapsplaner kan innvilges dekning av fasttelefonabonnement. Personalsjefen i Karmøy, Wenche Håvik sign. Side 12 av 23

13 Sak 13/12 HÅNDTERING AV PERSONALSAKER Saksbehandler: Wenche Håvik Arkiv: 404 Arkivsaksnr.: 12/1730 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 13/12 Hovedutvalg administrasjon Forslag til vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar saken til orientering

14 SAKSFRAMSTILLING Sammendrag: Saken gir en oppdatert orientering om hvordan konflikter og disiplinærforhold håndteres i kommunen. Saken beskriver prinsipper og rutiner for saksgang både når det gjelder konflikthåndtering og tilsvarende når det gjelder disiplinærforhold. Den tar også for seg en gjennomgang av de ulike reaksjonsformer som er aktuelle i disiplinærsaker. Innledningsvis blir det for øvrig pekt på noen personalpolitiske virkemiddel som antas å ha forebyggende virkning på mulige konflikter og disiplinærforhold. De interne retningslinjene gjengis under i sin helhet. Håndtering av personalsaker. Innledning Samarbeid og medbestemmelse Gode personalpolitiske virkemidler og god arbeidsgiverpolitikk vil være medvirkende for å lykkes. Innledningsvis pekes det derfor på en del virkemidler som antas å ha forebyggende effekt på mulige konflikter og disiplinærforhold. I Hovedavtalen, som blant annet har bestemmelser om samarbeid og medbestemmelse, heter det innledningsvis at Målet er gjennom videreutvikling av kommunesektoren å gi tjenester av høy kvalitet, skape trygge arbeidsplasser med meningsfylt arbeid og et godt arbeidsmiljø. Partene er enige om at godt samarbeid mellom arbeidsgiver og de tilsatte,samt deres organisasjoner er en forutsetning for å få dette til. Evnen til åpen dialog og vilje fra begge parter vil i stor grad være avgjørende for om man lykkes. Rekruttering av nye medarbeidere Utover vedtatt ansettelsesreglement, er det utarbeidet en rekrutteringsveileder. Veilederens formål er å være et hjelpemiddel i rekrutteringsprosessen og den skal være retningsgivende ved alle ansettelser i Karmøy kommune. Veilederen skal medvirke til å kvalitetssikre kommunens ansettelsesrutiner for å oppnå målet om å ansette den best kvalifiserte søker, samt legge grunnlaget for å opptre som en ryddig arbeidsgiver i rekrutteringsøyemed. Introduksjonsrutiner Det til enhver tid gjeldende introduksjonsprogram skal sikre at den nytilsatte får nødvendige informasjon om sin nye arbeidsplass og om organisasjonen som sådan, samt innføring/ opplæring i stillingens arbeidsoppgaver. Prøvetiden på 6 måneder er en del av introduksjons-programmet. Nye arbeidstakere skal videre delta på kommunens introduksjonsdag for nyansatte. Side 14 av 23

15 Utviklingssamtaler Ledere på alle nivå i organisasjonen skal årlig gjennomføre utviklingssamtaler med medarbeiderne i sin enhet. Målet med utviklingssamtalen er å gjøre ledelse og medarbeidere dyktigere og derigjennom bidra til bedre bruk av ressurser og økt trivsel. Forhold som gjelder arbeidsoppgaver, arbeidsmiljø, trivsel og videreutvikling er naturlige tema i samtalen. Utviklingssamtalen som skal være en forpliktende samtale mellom to likeverdige parter, skal brukes som et av flere virkemidler i oppfølgingen av den enkelte medarbeider. Kommunikasjon og samarbeid Karmøy kommune legger stor vekt på god kommunikasjon gjennom åpenhet, redelighet og ærlighet. Alle ansatte har ansvar for å etterleve dette prinsippet. En god kommunikasjon som bygger på gjensidig respekt og tillit vil være et godt grunnlag for å forebygge konflikt-situasjoner. Erfaringsmessig vil det likevel oppstå konfliktsituasjoner og disiplinærforhold som fordrer gode prosedyrer for gjennomgang, behandling og oppfølging. Konflikter - konflikthåndtering En konflikt foreligger når minst en av partene definerer den som en konflikt. Alle ansatte har en plikt til å bidra til å forebygge konflikter og være aktivt med på å skape et arbeidsmiljø hvor konflikter håndteres på en konstruktiv måte. En del av en leder sitt arbeidsgiveransvar er å gjøre noe med konfliktskapende forhold i arbeidsmiljø. Dette er en del av det systematiske HMS-arbeidet som ligger til lederansvaret. Prinsipper og rutiner for saksgang Et grunnprinsipp er at konflikter i størst mulig grad bør håndteres i en tidlig fase, og mellom dem det gjelder. Når det ikke er mulig å finne løsninger på dette plan, og en eller flere av partene mener det er grunn til å forfølge saken videre, skal nærmeste overordnede med arbeidsgiveransvar involveres. Leder har et ansvar for å kontakte de involverte og gjøre seg kjent med sakens innhold. Om nødvendig søkes bistand hos støtte- og stabspersonell som har spesialkompetanse på feltet. Ellers kan konstruktive støttespillere være tillitsvalgte, vernetjenesten og bedriftshelse-tjenesten. Det skal informeres om rettigheten til å ha med seg tillitsvalgt i møter. Leder må ikke nøle med å søke bistand i saken, og eventuelt bringe den videre dersom konflikten fortsetter. Dersom leder selv er part i saken bringes saken direkte videre til overordnet nivå. Det må utøves skjønn om hensiktsmessigheten av skriftlig dokumentasjon undervegs i prosessen. Enkelte saker preges av ulikt styrkeforhold mellom partene. Dersom en arbeidstaker opplever mobbing eller trakassering kan det være vanskelig, og noen ganger uheldig, å ta opp problemene med den det gjelder alene. Utarbeidde retningslinjer for Forebygging og håndtering av mobbing og trakassering tar opp dette temaet. Disiplinærforhold Brudd på arbeidsreglement, arbeidsavtalen eller utilbørlig opptreden for øvrig vil kunne føre til disiplinære reaksjoner fra Karmøy kommune. De reaksjonsformer som benyttes er muntlig og/eller skriftlig advarsel/irettesettelse, oppsigelse, suspensjon eller avskjed. Side 15 av 23

16 Bruken av reaksjonsform må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Valg av virkemiddel må stå i forhold til den forseelse som er begått. I vurderingen må det tillegges vekt hvorvidt handlingen er et enkelttilfelle eller om det dreier seg om gjentatte forseelser. Det må også avklares om det foreligger en overveid handling eller en form for impulshandling. Hvilken stilling eller funksjon vedkommende har vil også kunne være av betydning. Type forseelser Eksempler på forseelser som kan utløse sanksjoner: - Brudd på arbeidsreglement (manglende overholdelse av arbeidstiden, ulegitimert fravær, rettsstridig fratreden - Illojalitet, straffbare handlinger - Ordrenekt - Mobbing, trakassering av kollegaer - Møter beruset på arbeid eller nyter rusmidler på arbeidsstedet - Forstyrrer ordenen på arbeidsstedet - Uakseptabel/utilbørlig opptreden eller misbruk av tillit - Tyveri/underslag (listen er ikke uttømmende) Prinsipper og rutiner for saksgang Forvaltningslovens saksbehandlingsregler vil gjelde ved behandling av personalsaker. Fvl kap IV (om saksforberedelse ved enkeltvedtak) og V (om vedtaket) og VI (om klage og omgjøring) gjelder ved oppsigelse, suspensjon, avskjed og ordensstraff (enkeltvedtak). Fvl kap II (om ugildhet) og kap III (alminnelige regler om saksbehandling) vil gjelde ved behandling av alle typer personalsaker. Det er ikke et formelt krav i forvaltningsloven om skriftlig møteinnkalling, men av notoritetshensyn bør innkallingen være skriftlig. Det bør fremgå hva som er tema for møtet. Arbeidsgiver fastsetter i kraft av styringsretten når møtet skal avholdes. Det er ingen krav til bestemt varslingsplikt. Arbeidstaker skal informeres om retten til å ha med seg tillitsvalgt, advokat eller annen myndig person. I personalsaker er det særs viktig å ha skriftlig dokumentasjon på de faktiske forhold og skriftlige referater som viser den behandling/oppfølging saken har fått. Den vanligste saksbehandlingsfeil i slike saker er som regel mangelfull eller manglende dokumentasjon av forholdet som det vil påtale for. Muntlig advarsel/irettesettelse Muntlig advarsel/irettesettelse, som er den mildeste form for reaksjonsmiddel som benyttes, meddeles av nærmeste overordnede. Leder må i forkant innhente de nødvendige opplysninger, og arbeidstakeren må gis mulighet til å uttale seg om forholdet. Arbeidstaker må gjøres oppmerksom på følgene av gjentagelse av den aktuelle forseelse, samt eventuelle konsekvenser av å ikke rette seg etter det påbud som advarselen grunner seg i. Side 16 av 23

17 Muntlig advarsel dokumenteres med møtereferat. Møtereferatet skal gjenspeile den meningsutveksling som har funnet sted i møtet. Dersom det er helt motsatte syn på sakens fakta, kan synspunktene gjengis separat. Møtereferatet skal dateres og underskrives av de som var tilstede. Et møtereferat er ikke en forhandlingssak, men det kan åpnes for å skrive et vedlegg til referatet. Muntlig advarsel kan som hovedregel gis to ganger. Skriftlig advarsel/irettesettelse Skriftlig advarsel/irettesettelse er en strengere reaksjon enn muntlig advarsel og kan benyttes i tilfeller hvor det før er gitt muntlig advarsel. Skriftlig advarsel kan også brukes ved første gangs forseelse i de tilfeller hvor muntlig advarsel anses å være en for mild reaksjon. Ved første gangs forseelse meddeles den skriftlige advarselen/irettesettelsen av nærmeste overordnede. Ved andre gangs forseelse meddeles denne av etatsjef, eller den vedkommende bemyndiger. Skriftlig advarsel meddeles i møte hvor den ansatte på vanlig måte kan la seg bistå av fullmektig. Alvorlige forseelser Ved alvorlige forseelser kan det være aktuelt å forelegge saken direkte for oppsigelses-myndigheten. I slike saker skal saken alltid drøftes med etatsjef og personalsjef. Oppsigelse / avskjed Oppsigelse Karmøy kommune kan gå til oppsigelse grunnet i arbeidstakers forhold når dette er saklig begrunnet. Normalt vil oppsigelse være en reaksjonsform som kommer i forlengelsen av tidligere gitte advarsler. Det er dog ikke noe krav om at arbeidstaker skal ha mottatt advarsel før oppsigelse blir gitt. En oppsigelse skal som utgangspunkt ikke komme overraskende på arbeidstakeren. Rettsgrunnlaget for oppsigelse er hjemlet i arbeidsmiljøloven. Rettsgrunnlaget for lærere ansatt i uoppsigelige stillinger før 1.august 1999 vil være noe annet, da disse har et spesielt stillingsvern, jfr. for øvrig overgangsreglene i opplæringsloven. Saksbehandlingsregler ved oppsigelse av arbeidstaker er regulert i arbeidsmiljøloven og forvaltningsloven. Rådmannen eller den han/hun bemyndiger har fullmakt til å foreta oppsigelser. Avskjed Avskjed er en beslutning fra arbeidsgiver om at arbeidsforholdet skal opphøre med øyeblikkelig virkning, det vil si uten oppsigelsestid. En øyeblikkelig avvikling av et arbeidsforhold er dramatisk og loven krever derfor at det må foreligge et konkret og sterkt behov for øyeblikkelig avslutning av arbeidsforholdet begrunnet i grovt pliktbrudd eller vesentlig mislighold av arbeidsavtalen. Ved avskjed har arbeidstaker ikke rett til å bli stående i stillingen under en tvistebehandling med mindre retten bestemmer dette ved kjennelse. For saksbehandling av avskjedssaker gjelder for øvrig de samme saksbehandlingsregler som ved oppsigelse. Ved suspensjon gjelder formkravene så langt de passer. Suspensjon innebærer at arbeidstakeren besluttes å fjernes fra sin stilling midlertidig og med øyeblikkelig virkning når det er grunn til å anta at arbeidstaker har gjort seg skyldig i forhold om kan medføre avskjed. Arbeidsmiljøloven har nå en uttrykkelig hjemmel for suspensjon. Rådmannen eller den som er delegert slik fullmakt kan foreta suspensjon og/eller avskjed. Side 17 av 23

18 Personalsjefen i Karmøy, Wenche Håvik sign. Side 18 av 23

19 Sak 14/12 ARBEIDSTØYSORDNING I HELSE- OG OMSORGSETATEN Saksbehandler: Stine K. Bjelland Arkiv: 032 Arkivsaksnr.: 12/93 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 14/12 Hovedutvalg administrasjon Forslag til vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar saken om arbeidstøysordningen i helse- og omsorgsetaten til orientering.

20 SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Kommunen er omfattet av den sentrale særavtalen SGS 1002 hva angår arbeidstøy. Avtalen er inngått med hjemmel i Hovedavtalens del A, 4-3. Særavtalen gjelder for arbeidstakere omfattet av Hovedtariffavtalen. Avtalen gjelder for perioden I særavtalen heter det om arbeidstøy: Arbeidstaker får som hovedregel utlevert arbeidstøy etter behov. Behovet avgjøres av partene lokalt gjennom særavtale. Ved uenighet om behovet gjelder Hovedavtalen del A 4-5, jf I de tilfeller det er behov for arbeidstøy, jf. ovenfor, men partene er enige om at det er mest hensiktsmessig at arbeidstaker selv skaffer arbeidstøy, skal det gis refusjon for de faktiske utgiftene. Det ble inngått en lokal særavtale om arbeidstøy i helse- og omsorgsetaten i 2005 i forbindelse med omlegging av vaskerifunksjonen. Omleggingen resulterte i at pleiepersonell, renholdere og kjøkken/vaskeripersonell ved institusjonene fikk utlevert rent arbeidstøy (overdel og underdel) på arbeidsplassen. Disse hadde tidligere fått klesgodtgjørelse. Ansatte må selv holde seg med egnet fottøy da det ikke stilles krav til fottøyet. Ved institusjonene finnes det støvler som ansatte kan bruke i situasjoner med fuktighet (eks dusjing). Det er kun kjøkkenpersonell som får dekket kostnader med sko, da det ved kjøkken stilles krav til at fottøy om at det skal være tett og sklisikkert og beskytte mot varme. Ansatte i hjemmetjenesten, ved dagavdelinger og de fleste boliger som ikke får utlevert arbeidstøy på arbeidsplassen, mottar klesgodtgjøring pålydende kr 857,- pr år for full stilling. For deltidsstillinger, reduseres beløpet forholdsmessig etter stillingsstørrelsen. Beløpet har vært uendret i mange år. Fakta/saksopplysninger: Bakgrunn for saken Organisasjonene har vært i kontakt med arbeidsgiver om å gjøre noe med eksisterende ordning. Det har ikke vært gjennomført forhandlinger. Hovedutvalg administrasjon har bedt om en oversikt over eksisterende ordning. Side 20 av 23