Møre og Romsdal fylke Digital framtid: IKT-strategi for perioden

Transkript

1 Møre og Romsdal fylke Digital framtid: IKT-strategi for perioden Visjon Møre og Romsdal fylke skal vere leiande når det gjeld å utnytte informasjonsteknologi til å betre den fylkeskommunale tenesteproduksjonen. Grunnlaget skal baserast på tenesteorientert internettteknologi, opne standardar og fri programvare Dato Versjon 1.0

2 Frå fylkesdirektøren Informasjonsteknologien blir brukt dagleg av innbyggarane i fylket. Vi skaffar oss informasjon frå heile verda, til å ha kontakt med familie og vener og offentlege etatar, og nyttar teknologien som arbeidsreiskap på jobb, i fritida og til underhaldning. Denne allsidige bruken utfordrar fylkeskommunen som tenesteytar og informasjonskjelde for befolkninga, politikarar, næringsliv og offentlege etatar. Sjølv om ein er komen langt med tilbod for den yngre delen av befolkninga med den digitale portalen UNGweb, må ein og sørgje for å utvikle eit digitalt og interaktivt teneste- og informasjonstorg for alle i fylket. I tillegg må fylket som arbeidsgjevar leggje til rette slik at alle medarbeidarane kan nytte informasjonsteknologien for god og effektiv saksbehandling. Difor legg vi no fram ein plan for å utvikle det digitale fylket. Som ein regional utviklar er det viktig at den digitale kompetansen i fylket kan vere ein aktiv aktør i utviklinga av digitale tenesteverktøy for oss. I fylket vårt er det mange små kompetansemiljø med høg kompetanse. Vi vil difor ha som målsetting å ta i bruk fri programvare, open for vidareutvikling og tilpassing til brukarkrav. Med denne planen legg vi eit grunnlag for å vidareutvikle det digitale fylket slik at både brukarar og arbeidstakarar opplever Møre og Romsdal fylkeskommune som ein god tenesteytar og samhandlingspartnar. Vår visjon for fylket sin digitale framtid: Møre og Romsdal fylke skal vere leiande når det gjeld å utnytte informasjonsteknologi til å betre den fylkeskommunale tenesteproduksjonen. Grunnlaget skal baserast på tenesteorientert internett-teknologi, opne standardar og fri programvare Ottar Brage Guttelvik Sign

3 Endringshistorikk Versjon Dato Endringer Utarbeidet av Dokumentet etablert Martin Hauge Dokumentet er under utarbeiding våren 09 IT-utvalet Dokumentet klar til høyringsrunde IT-utvalet Dokument etter høyringsrunde Martin Hauge

4 Innholdsliste 1. Innleiing Mål, innhald og struktur i IKT-strategien Visjon Lokaldemokrati og deltaking i informasjonssamfunnet Tenester på nett Elektronisk samhandling i tannhelsetenesta IKT i vidaregåande opplæring Geografisk informasjon Elektronisk handel Arkivering og saksbehandling Informasjonstryggleik IKT-arkitektur Åpne standarder Integrasjon av IKT-systemer Fri programvare Grøn IKT Kommunikasjonsløysingar Strategisk IKT-ledelse Kompetanseutvikling IKT i regionalpolitisk samanhang Organisering av IT-funksjoner Appendix Arkitekturprinsipp - DIFI IT- og Telestyrelsens prinsipper (Danmark) Interoperabilitet utskiftbare nivå ekommune 2012 lokal digital agenda Definisjoner, akronymer og forkortelser Videre arbeid...31

5 1. Innleiing Stortingsmelding nr. 17 ( ) Eit informasjonssamfunn for alle uttrykker statleg IKT-politikk i Norge. Den pekar på betydninga av at alle skal kunne delta i informasjonssamfunnet (digital inkludering) gjennom digital tilgang (høghastighetsnett), universell utforming og digital kompetanse. Regjeringa ønsker ei fornying av offentlig sektor med bedre tenester og mindre bruk av ressursar til administrasjon. Sentralt i dette er ei døgnopen digital forvaltning, som skal baserast på digitale sjølvbeteningstenester til innbyggarane og næringsliv, utvikling av felles IKT-komponentar for offentlig sektor og etablering av felles overordna IKT-arkitektur for offentleg sektor. Fornyings- og administrasjonsdepartementet skriver følgjande om IKT-politikk/eNorge: Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) blir i stadig sterkere grad en forutsetning for velferdssamfunnet. IKT effektiviserer offentlige tjenester IKT øker produktiviteten i landet. ( ) Vilje til tverrpolitiske initiativ, til å ta del i en helhetlig IKT-politikk til samarbeid gir en mer effektiv utnytting av samfunnets felles ressurser og bedre tjenester for innbyggere og næringsliv. Offentlig IKT-politikk er nedfelt i ei rekke styrande dokument. 1 enorge 2009 det digitale spranget 2 Stortingsmelding nr. 17 ( ) Eit informasjonssamfunn for alle 3 ekommune 2012 lokal digital agenda, KS I tillegg til disse dokumenta er krav knytta til anna tenesteproduksjon nedfelt på ei rekke område: 1 IKT i PLO: IPLOS, Kommunikasjon helsenett, Samspill 2.0, IKT i helse og omsorg ( ) strategi og handlingsplan fra KS. 2 IKT i skolen: Program for digital kompetanse ( ), Nye læreplaner, Kunnskapsløftet, IKT og grunnopplæringen - KS ( ), St.meld 31 ( ): Kvalitet i skolen. 3 Denne planen byggjer på ekommune 2012, KS sitt rammeverk for oppbygging av strategidokument innafor IKT og med ei temainndeling som set utviklingsarbeidet med bruken av IKT inn i eit nasjonalt perspektiv: Mål ekommune 2012 Måla som er uttrykt gjennom KS sin tilrådde strategi for kommunane Status Fylket sin status i høve til måla til KS Målsetting for økonomiplanperioden Her bind ein fylket si IT-satsing til økonomiplanen gjennom å uttrykke kva fylket vil oppnå i løpet av gjeldande økonomiplanperiode Tiltak i økonomiplanperioden Det er laga eit eige vedleggsdokument med tiltaka/prosjekta. Dette vedlegget er kalla «Prosjekt knytta til IKT-strategiplan» 1

6 1.1 Mål, innhald og struktur i IKT-strategien IKT-strategien skal vere ein reiskap for å utvikle organisasjonen slik at den blir i stand til å løyse fylkeskommunen sine oppgåver til beste for innbyggjarane. Difor skal IKT-planen vere eit styringsdokument for leiinga i fylkeskommunen. IKT-planen må vere tett kopla til andre strategi- og plandokument i fylkeskommunen slik at utviklingstiltaka framstår i ein heilskapleg strategi for organisasjonsutvikling. IKT-planen skal og vere med å leggje grunnlag for prioritering av tiltak og IKT-prosjekt. Difor er det nødvendig at ein i samband med årleg rullering av økonomiplanen set av midlar til utviklingstiltak. «Teneste-trappa» blir ofte nytta for å illustrere samanhengen mellom nytteverdi og kompleksitet: Det er oftast IKT-arkitekturen i organisasjonen som gir rammene for kor høgt i «tenestetrappa» ein kan komme når det gjeld kompleksitet/kostnad og nytteverdi. Vi legg til grunn dei arkitektur-prinsippa som er omtala i kapittel 20 (vedlegg-delen). Dei fagsystema vi i dag nyttar støttar i liten grad dei arkitektur-prinsippa vi legg til grunn. Dei integrasjonsløysingane som leverandørane tilbyr i dag er basert på leverandør-spesifikke produkt som er tilpassa leverandøren. Her har vi store utfordringar framover. Når det gjeld skolane har vi ei plattform som alt i dag dekker trinn 4 (UNGweb). I sentraladministrasjonen vil den nye løysinga for intranett og internett dekke trinn 4. UNGweb Nytt intranett Nytteverdi (ekstern og intern) MRfylke.no Trinn 1: Publisering («brosjyre på nettet») Generell informasjon om etaten og dens tjenester Noatun Trinn 2: Målgrupperettet kommunikasjon Presentasjon av informasjon og enkle interaktive tjenester Trinn 3: Individuelt tilpasset kommunikasjon Tjenester som tilbyr brukerne å legge inn og hente ut informasjon tilrettelagt for den enkelte bruker. Tjenesten er knyttet til interne IT-systemer i etaten (vertikal integrasjon) Trinn 4: Integrasjon og samhandling Tjenester som krever oranisatorisk og teknisk samhandling mellom flere etater eller virksomheter (horisontal integrasjon). Tjenesten kan f.eks. hente data/ del-tjenester fra andre virksomheter og presentere dette som en tjeneste Kompleksitet (og kostnad) 2

7 1.2 Visjon Dei overordna rammene for offentleg IKT-politikk har som mål å legge grunnlaget for ei velfungerande elektronisk samhandling mellom offentlege verksemder, og mellom offentleg sektor og omverda, motverke faren for at offentlege verksemder og brukarar blir låst til spesielle teknologiar og leverandørar, bidra til likebehandling og inkludering av alle innbyggarar og organisasjonar, uavhengig av kva slags programvare eller programvare plattform kvar einskild enkelt nyttar, bidra til jamnare konkurransevilkår mellom aktørane i marknaden, noko som kan vere til fordel for lokal IKT-næring, legge grunnlaget for gjenbruk av register-informasjon, programvare og tenestemodular på tvers av verksemder, legge grunnlaget for etablering av felleskomponentar og fellesløysingar, som til dømes felles postjournal, for alle offentlige verksemder, og gjere det enklare å bygge opp ein delingskultur innan utvikling/bruk av programvare. IKT-visjonen for Møre og Romsdal fylke er basert på dei sentrale føringane som er nemnt i innleiinga. Fylket har lenge forsøkt å bruke opne arkitekturar, opne standardar og fri programvare der det er mest formålsteneleg. Vi har bygd ut skole-tenestene og nettverks infrastrukturen etter desse føringane. Ut frå dette har vi formulert følgjande visjon: Møre og Romsdal fylke skal vere leiande når det gjeld å utnytte informasjonsteknologi til å betre den fylkeskommunale tenesteproduksjonen. Grunnlaget skal baserast på tenesteorientert internett-teknologi, opne standardar og fri programvare 3

8 2. Lokaldemokrati og deltaking i informasjonssamfunnet Eit godt lokaldemokrati er kjenneteikna ved at innbyggarane har tillit til lokalpolitikarane, og at de folkevalde set dagsordenen, styrer ressursbruken, er ombod for innbyggjarane og leverer det dei lover. Ein fellesnevnar for desse punkta er god kommunikasjon, dialog og samhandling med innbyggarane. Bevisst bruk av teknologi kan bidra til å styrke samhandlinga. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommunar fylkeskommunar ha etablert fleire digitale kanalar mellom innbyggarane, kommunen og den folkevalde. 2. I løpet av 2009 skal alle kommunar og fylkeskommunar ha lagt saksdokument til møter i folkevalde organ på internett samstundes som dokumenta blir sendt organet sine medlemmer, med unntak av dokument som er unnateke offentlighet 3. I løpet av 2010 skal kommunale og fylkeskommunale nettstader vere i samsvar med kvalitetskriteria til Norge.no 1. Møre og Romsdal fylke har etablert digitale kanalar mellom elevane, skolen og administrasjonen med Ungweb-portalen. Her når vi også ungdomsgruppene som ikkje er elevar ved våre skolar. Når det gjeld kanalar mot innbyggjarane generelt har vi ingen slik kanal i dag 2. Saksdokument til møter i dei politiske utvala har vore tilgjengeleg via nettet i mange år. Frå i år (2009) vil vi legge om til ny publiseringsmåte via sak/arkivsystemet slik at det blir enda betre for brukarane å skaffe seg dokument som blir lagt fram til politisk saksbehandling. 3. Den siste evalueringa frå nettstaden Norge.no vegvisaren i det offentlege gir Møre og Romsdal fylke ei «rating» på fire stjerner, noko som er eit uttrykk for at nettstaden vår er «middels» brukarvennleg. Informasjonsteknologi bør bli eit verktøy for å auke det politiske engasjementet blant innbyggarane i fylket. Internett kan gje høve til styrka dialog mellom innbyggarar og politikarar i sentrale politiske saker. Møre og Romsdal fylke må tilby innbyggjarane i fylket digitale informasjons- og kommunikasjons kanalar med like god funksjonalitet og brukareigenskaper som vi i dag tilbyr ungdomsgruppene og elevane ved dei vidaregåande skolane. 4

9 3. Tenester på nett Etablering av elektroniske tenester for innbyggarane og næringsliv har fått stadig større merksemd i offentlig sektor. De viktigaste årsakene til at kommunane utviklar interaktive tenester for publikum og næringsliv, er ønsket om å effektivisere interne prosessar, samt at innbyggarane i stadig større grad ønsker å kommunisere med det offentlige ved hjelp av elektroniske sjølvbeteningar. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby elektroniske tjenester til innbyggerne gjennom Minside. 2. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby elektroniske tjenester til næringslivet gjennom Altinn. 3. I løpet av 2011 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby elektroniske selvbetjeningsløsninger på nivå 4 i tjenestetrappa for de mest brukte tjenestene. 1. Vi har i dag ingen fylkeskommunale tenester som kan nåast via MinSide 2. Vi har i dag ingen fylkeskommunale tenester som kan nåast via Altinn 3. Fylket tilbyr i dag ei rad med elektroniske sjølvbetjeningsløysingar til elevar ved vidaregåande skolar og ungdomsgruppene. Det er også eit mål å tilby fleire sjølvbeteningsløysingar for dei andre brukargruppene i fylket. Fylket vil i perioden etablere fleire elektroniske sjølvbeteningsløysingar både internt for dei tilsette via intranettet og for eksterne brukarar via Internett. For at dei tilsette i fylkeskommunen skal kunne nytte fagsystem og sakshandsamingsverkty på ein god og rasjonell måte, må ein utvikle brukarflater/portalar innafor internett-teknologien med bruk av web-modular. 5

10 4. Elektronisk samhandling i tannhelsetenesta Kommunane har ansvaret for at innbyggarane er sikra grunnleggande helse- og sosialtenester som er effektive og brukarvenlege og har høg kvalitet. Befolkningsframskrivningar viser at det vil bli ein monaleg vekst i den eldre del av befolkninga i åra framover. Mål ekommune2012: I løpet av 2011 skal alle fylkeskommuner ha knyttet tannhelsetjenesten til Norsk Helsenett og tatt i bruk elektronisk samhandling med NAV, helseforetak, fastleger og kommuner Styringsgruppa for SITT (Samarbeid for IKT-utvikling i tannhelsetjenesten) har i samarbeid med KS og Den norske tannlegeforening oppretta eit større prosjekt for elektronisk informasjonsformidling i tannhelsetenesta (ELIN-T) der ein med fleire delprosjekt skal sjå på odontologisk fagnett, elektronisk meldingsutveksling, nye publikumstenester og krav til elektronisk pasientjournal. I løpet av 2011 skal Møre og Romsdal fylke ha knytta tannhelsetenesta til Norsk Helsenett og teke i bruk nye publikumstenester og elektronisk samhandling med NAV, helseforetaka, fastlegar og kommunar i samsvar med tilrådingane frå prosjekt ELIN-T. 6

11 5. IKT i vidaregåande opplæring Kunnskapsløftet definerer bruk av digitale verktøy som ein basisferdighet på lik linje med lesing, rekning, skriving og kunne uttrykke seg munnleg. IKT er inkludert i læreplanane sine kompetansemål i alle fag. Feide er ei felles innloggingsteneste for alle elevar og lærarar i Norge og blir rulla ut av Uninett/Feide. Skolekvardagen er avhengig av skoleadministrative it-system slik at elevar og foreldre kan ha tilgang til løpande informasjon som gjeld den enkelte elev. I samband med utvikling, analyser og rapportering er det viktig at skoladministrative verkty stadig utviklast og forbetrast. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2010 skal IKT være en integrert del av skoleutviklingsprogrammene i hver kommune og fylkeskommune. 2. I løpet av 2010 skal alle kommuner og fylkeskommuner tilby Feide som felles innloggingstjeneste for elever og undervisningspersonalet. 3. I løpet av 2011 skal digitale læringsressurser brukt i grunnopplæringen være tilgjenglig for alle uavhengig av teknologisk plattform. 4. I løpet av 2011 skal lærere i grunnopplæringen ha nok kunnskap til å bruke digitale verktøy og læringsressurser i den daglige undervisningen. 1. Prosjektet «IKT-ABC», som blir gjennomført av alle fylket sine vidaregåande skolar skoleåret 2008/2009, skal sette skolane i stand til å utvikle eigen IKT-handlingsplan for å utvikle den digitale kompetansen til elevar og tilsette slik at bruken av IKT vert eit naturleg læremiddel og hjelpemiddel i opplæringa. 2. Vi implementerte Feide mot våre tenester Vi krev at alle nye pedagagogiske web-tenester har Feide- autentisering, evt. støttar LDAP-standarden. 3. Vi har alt lagt til rette for at alle læringsressursar skal vere tilgjengelege på alle plattformer (operativsystem og nettlesarar). Alle elevar brukar eigen berbar pc på skolen i læringsarbeidet 4. Prosjektet Demokrati 09 er innretta mot kompetansemåla i læreplanane i undervisninga med bruk av IKT i fleire samfunnsretta fag. Prosjektet legg til rette for at ungdommane kan seie si meining om ulike samfunnsspørsmål, til å kommunisere med andre elevar, lærarar og politikarar. 5. Ref. punkt 1. UNGweb er lagt til rette som ein portal mot digitale læringsressursar. Møre og Romsdal fylke vil vidareutvikle dei prosjekta som er starta opp ved dei vidaregåande skolane og løpande vurdere dei tenestene ein har i dag, t.d. LMSsystem. Lærestadene skal nytte både digitale og trykte læremiddel i undervisninga, kunne variere bruken av læremiddel og læringsarena, variere bruken av arbeidsmåtar og organisere skoledagen og arbeidsøktene på ein slik måte at det gjev rom for differensiert og tilpassa opplæring. Utvikling av gode digitale læringsressursar gjer at ein saman med dei andre fylkeskommunane må sette NDLA i stand til forstsatt utvikling av læremiddel og samtidig kunne vere eit kompetansesenter for fagleg og pedagogisk bruk av ikt i opplæringa. Når det gjeld skoleadministrative it-verkty vil ei målsetting vere å utvikle felles 7

12 løysingar med andre fylkeskommunar. 8

13 6. Geografisk informasjon Geografisk informasjon spelar ei viktig rolle både i samfunnsplanlegging, naturforvaltning og utvikling av tenester retta mot næringslivet og innbyggarane. Tilgang til korrekt og oppdatert geografisk informasjon er avgjerande for kommunal saksbehandling og utvikling av kvalitativt gode tenester. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2008 skal alle kommuner og fylkeskommuner delta i Norge digitaltsamarbeidet. 2. Alle kommuner og fylkeskommuner skal legge til rette for at innbyggerne og næringsliv skal kunne benytte kommunens geodata på en enkel måte. 1. Møre og Romsdal fylke har i fleire år delteke i Norge digitalt samarbeidet 2. Fylket har etablert ei eiga GISLINK-teneste med stor funksjonalitet. 3. Fylket har etablert ein eigen portal for kultuminne. Denne er laga i fri programvare, kommunane legg inn data. 4. Fylket har etablert ein eigen portal for skoleskyss, denne er venta ferdig i løpet av Møre og Romsdal fylke vil vidareutvikle kart-tenestene med relevante data som blir generert via tenesteproduksjonen i fylket 9

14 7. Elektronisk handel E-handel er eit verkemiddel for auka samhandling mellom innkjøparar og leverandørar og for realisering av gevinstar knytta til effektivisering av anskaffelsesprosessen. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha målsettinger, strategier og planer for sine innkjøp som inkluderer bruk av elektroniske prosesser. 2. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha tatt i bruk løsninger for elektronisk fakturering 3. I løpet av 2011 skal kommuner og fylkeskommuner ha innført elektronisk innkjøp og tatt i bruk markedsplassen ehandel.no 1. I løpet av 2009 skal vi utarbeide ein plan for vidare satsing og utrulling av system for elektroniske innkjøpsprosessar. Det vil også bli tilført ekstra personalressursar til dette arbeidet. 2. Vi har teke i bruk elektronisk fakturering når det gjeld internfakturering. Ein stor del av utfaktureringa går mot elevar, og her er det lite innslag av repeterande fakturering 3. Vi har innført elektronisk innkjøp og teke i bruk markedsplassen.no, i første omgang for rammeavtalane knytta til kontorrekvisita og reinhald. Vi har i første omgang rulla systemet ut til ein avgrensa del av organisasjonen. Vi vil halde fram prosessen med vidare utrulling av elektroniske innkjøpsprosessar. Vi vil vidareføre bruk av markedsplassen.no til alle delane av fylkesorganisasjonen. 10

15 8. Arkivering og saksbehandling Forvaltninga sine saksdokument er offentlege. Både arkivlova, offentleglova, forvaltningslova og personopplysningslova stiller krav til offentlege organ når det gjeld arkiv. Elektronisk arkiv er ein av føresetnadene for elektronisk kommunikasjon og effektivisering av interne prosessar. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha gjennomgått og etablert rutiner for håndtering og gjenfinning av alle typer henvendelser. 2. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha etablert digitalt saksarkiv basert på gjeldende standarder og rutiner for avlevering til digitalt deponi. 3. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha utarbeidet en plan for integrasjon mellom sak-/arkivsystemer, fagsystemer og datafangstsystemer. 1. Vi har rutinebeskrivelsar for kvar avdeling for korleis arkiveringa skal vere. Desse rutinene blir oppdaterte fortløpande. Om vi har fanga opp alle typar henvendingar er noko vi gjennomgår med avdelingane med jamne mellomrom. 2. Fylket har etablert eit full-digitalisert saksarkiv basert på gjeldande standardar for avlevering til digitalt deponi 3. Fylket har planar om å etablere integrasjon mellom sak/arkivsystemet og fagsystem. Det er eit mål å leggje dette inn i våre intranett-løysingar. 4. Fylket har elektroniske skjema for søknadshandtering. Møre og Romsdal fylke vil gjennomføre eit integrasjonsprosjekt mellom elevadministrasjonssystemet og sak/arkivsystemet. Vi vil også vurdere deltaking i eit eige Noark 5 prosjekt med sikte på å innføre eit integrert arkivsystem basert på Noark 5-standarden. I løpet av 2009 skal vi ha tatt i bruk skjemaløysingar for søknader om midlar frå kulturavdelinga. I 2010 skal skjema frå andre avdelingar leggast ut. Skjemaene skal takast imot på ein slik måte at det effektiviserer datafangsten og saksbehandlinga. Nye elektroniske tenester som blir tilgjengelig skal koplast direkte til fagsystema og til arkivsystemet. Informasjonsutveksling mellom offentlege instansar skal skje i størst mogleg grad ved hjelp av løysingar som skissert i Best- prosjektet ( m=33796&amid= ). Dette føreset mellom anna at verkty for elektronisk signatur kjem på plass. Ufordringar rundt bruk av sikker sone for arkivering av person-sensitiv informasjon må løysast. 11

16 9. Informasjonstryggleik Ny teknologi og auka kompleksitet aukar krava til informasjonstryggleik i kommunesektoren. Offentleg sektor nyttar i stor grad fødselsnummer og organisasjonsnummer i IKTsystema til datafangst og andre formål. Bruk av fødselsnummer for nettbaserte tenester bidreg til å auke risikoen for identitets-tjuveri. Elektronisk ID og elektronisk signatur er nødvendig for å kunne innføre fullelektronisk kommunikasjon mellom kommunen, innbyggarane og næringslivet. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2008 skal kommuner og fylkeskommuner ha innarbeidet sikkerhetsrutiner i henhold til gjeldende retningslinjer fra Datatilsynet. 2. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby autentisering ved hjelp av Minid. 3. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner som tilbyr portaltjenester gjennom egen portal eller gjennom Minside/Altinn, ha gjort risikoanalyser av personvernet. 1. Møre og Romsdal fylke har i fleire år hatt eit internkontrollsystem som er basert på retningslinjene frå Datatilsynet 2. Fylket tilbyr i dag autentisering mot Feide når det gjeld elev-tenestene. Vi har som mål å tilby intranett-tenester via MinID når vi veit meir om korleis dette er tilpassa fylkeskommunale tenester. 3. Fylket har rutinar for løpande risikovurdering av alle større endringar i nettverket og autentiseringsløysingane mot alle nett-baserte tenester. Vi vil kartlegge vidare om det er fylkeskommunale tenester som det er teneleg å tilby via MinID og Altinn. 12

17 10. IKT-arkitektur Kommunen/fylkeskommunen har behov for oversikt over og styring med ressursbruken innafor IKT-området. IKT-arkitekturen skal beskrive samanhengen mellom fylkeskommunen sine strategiske mål og teknologiske behov. Arkitekturen koplar visjon, forretningsplan, strategi og prosesser til IKT-strategiar og ressursar. Mål ekommune 2012: I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha utarbeidet en beskrivelse av sin IKT-arkitektur basert på overordnede mål og strategier. Møre og Romsdal fylke har alt omfattande dokumentasjon på eigen Wiki som dokumenterer IKT-arkitekturen. Denne arkitekturen fyller alle mål som KS har sett vedr. opne seit digitalt fagnettverk oppretta av Møre og Romsdal fylke. Det er eit mål å etablere prosjekt-arena på nett (eige intranett) der fylket kan samarbeide med primærkommunar og organisasjonartandardar og og mest mogeleg opne løysingar. Nettverks-arkitekturen og dei systema som fylket har utvikla sjølv (som friprogprosjekt) fyller alt dei 7 arkitektur-krava frå DIFI. Møre og Romsdal fylke vil etablere ei open plattform der brukargrensesnittet mot fagsystema er modul-basert og presentert som web 2.0 tenester i mest mogeleg opne standardar. Vi vil følgje dei arkitektur-prinsippa som DIFI har nedsett for IKTarkitekturar. 13

18 11. Opne standardar Innføring av elektronisk forvaltning i kommunesektoren føreset at systema i offentlig sektor kan samhandle seg imellom og med innbyggarar og næringsliv på ein betre måte enn i dag. Kommunar og fylkeskommunar bør ved framtidige anskaffelsar legge til grunn at leverandørar skal støtte opne standardar, i samsvar med dei føringane som er gjeldande for offentlig sektor gjennom det som er nedfelt i referansekatalogen for IT-standardar. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha innarbeidet krav til åpne standarder i sine styringsdokument for IKT. 2. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha implementert gjeldende krav til bruk av åpne standarder på alle områder. Fylket har i fleire år stilt krav om opne standardar på dei områda der dette er mogeleg. Infrastrukturen i dei vidaregåande skolane er 100% basert på opne standardar. Når det gjeld fagsystema har vi kjørt ein prosess for å få desse til å støtte opne standardar. Ved innkjøp av nye system har vi stilt krav om at systema skal støtte opne standardar. Fylket vil halde oppe sine krav om opne standardar både når det gjeld utbygging av infrastrukturen og ved kjøp av nye system (fagsystem og andre støttesystem). Fylket vil lojalt følgje dei tilrådingane om opne standardar som kjem frå FAD Standardiseringsråd og Referansekatalogen. Fylket i samarbeid med KS og FAD vil tilstrebe integrasjon mellom fagsystem basert på mest mogeleg opne standardar og grensesnitt som ikkje bind oss opp mot bestemte leverandørar og proprietære løysingar. 14

19 12. Integrasjon av IKT-system Dei siste åra har integrasjon mellom portal-løysingar, sak-/arkivløysingar og fagsystem komme i fokus. Mangel på integrasjon og høve til saumlaus overføring av data mellom ulike løysingar er truleg den største hindringa for automatisert saksbehandling. Årsaka er at løysningane er levert av ulike leverandørar og ikkje snakkar saman. Mål ekommune 2012: I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha tatt i bruk IKT-løsninger som sikrer sømløs overføring av data mellom portaler, databaser, sak-/arkivsystemer og fagsystem for ett eller flere av de viktigste tjenesteområdene. Fylket vurderer i første omgang integrasjon mellom elevadministrasjonssystem og sak/arkivsystem. Fylket ønskjer at dette skjer via mest mogeleg standardiserte prosessar i ein tenesteorientert arkitektur og ikkje som tosidig integrasjon mellom fagsystem der leverandørane eig integrasjonsverktya. Fylket vurderer eit eige prosjekt med opne web-modular mot dei mest sentrale fagsystema. Dette skal vere integrert som tenester i ei intranett-plattform Web-modular etter «Lego-prinsippet» vil gjere det lettare å tilpasse fagsystema meir til dei individuelle arbeidsprosessane. 15

20 13. Fri programvare Både i Norge og i mange andre europeiske land har bruken av fri programvare i offentleg sektor blitt meir utbreidd. Fri programvare er basert på tanken om samhandling og deling av teknologi og kompetanse. Den største barrieren for å ta i bruk fri programvare er knytta til kompetanse om juridiske forhold, lisensreglar, tryggleik og forhold rundt vidareutvikling og vedlikehald av programvaren. Mål ekommune 2012: I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha vurdert bruk av fri programvare innenfor administrasjon og grunnutdanning. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha vurdert bruk av fri programvare innenfor helse og omsorg og andre sentrale virksomhetsområder. 1. Fylket har teke i bruk fri programvare på dei fleste av tenestene og infrastrukturen i skolane. Infrastrukturen i sentraladministrasjonen er også i stor grad basert på fri programvare og opne arkitekturar. Vi vurderer å ta i bruk OpenOffice i sentraladministrasjonen. Integrasjon mot sak/arkivsystemet er alt testa ut. 2. Vi vil vurdere løysingar basert på fri programvare for tannhelsetenesta innan Dette må gjerast i samarbeid med KS og dei andre fylkeskommunane. Fylket vil gjennomføre fleire prosjekt med web-baserte tenester basert på fri programvare. Vi vil også arbeide for at integrasjon mellom system kan skje på opne standardar og fri programvare. Fylket har som mål å få inn større grad av opne løysingar innan tannhelsetenestene. Fylket vil innføre OpenOffice som standard kontorprogram i sentraladministrasjonen 16

21 14. Grøn IKT Av verda sine samla IKT-kostnader utgjer energibruken omlag 40 prosent. I 2010 er det venta at energikostnadane vil utgjere omlag halvparten av dei samla kostnadane knytta til maskinvare. Serverar og server-rom står for ein monaleg del av energiforbruket i kommunale bygg, og forbruket held fram med å auke. Gjennom konsolidering og virtualisering av serverar og ved å nytte styringssystem for straum er det mogeleg å redusere behovet for energi. Ein stasjonær PC har eit utslepp tilsvarande eitt tonn CO2 i løpet av levetida. Ein berbar PC har langt lågare utslepp, og er et gjennomgåande betre miljøval Produkta sine livsløp er av betydning for energiforbruk og miljøpåverknad. Kommunesektoren bør sette krav til produksjon og avhendingsprosessar for maskinvare. I tillegg bør kommunen sjølv legge ein strategi for å forlenge levetida, vurdere gjenbruk eller omfordeling og eventuell resirkulering av produkta. Mål ekommune 2012: I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha innarbeidet energi- og miljøtiltak i sine styringsdokumenter for IKT. 1. Fylket har fått utvikla utskriftssystemet Bifrost som vil redusere papirforbruket vesentleg 2. Vi har innført stor grad av virtuelle serverar og Blade-serverar for å spare straumforbruket 3. Kjølesystemet utnyttar varmeproduksjonen på server-rommet til oppvarming av Fylkeshuset. 4. Fylket har lagt til rette for bruk av berbare datamaskiner med lågt straumforbruk for elevar og tilsette ved skolane 5. Dei fleste einingane i Møre og Romsdal fylke er sertifiserte som Miljøfyrtårn 1. Vil vil iverksetje Bifrost-prosjektet ved alle dei vidaregåande skolane 2. Vi vil vidareføre Bifrost-prosjektet til også å omfatte dei administrative einingane 3. Vi vil stette bransjekrava i miljøfyrtårn sertifiseringa 17

22 15. Kommunikasjonsløysingar For å realisere målsettingane om auka elektronisk samhandling på tvers av forvaltningsnivå, sektorar og kommunegrenser er kommunesektoren avhengig av breiband med nok bandbreidde. Breiband er også viktig for å utvikle nye elektroniske tenester. Breiband blir vurdert som eit viktig verkemiddel for verdiskapande verksemd. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha sørget for bredbånd med tilstrekkelig kapasitet til alle kommunale virksomheter. 2. I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha planlagt en hensiktsmessig bredbåndsinfrastruktur lokalt og regionalt. 1. Vi har etablert fiber-samband til alle dei vidaregåande skolane 2. Fylket har i dag ein breiband-struktur som fyller dei behova vi har. Vi vil etablere løysingar for meir integrert kommunikasjon i fylket. Vi vil gjere tilgjengeleg epost, kalender og adressebøker på mobiltelefon, og vi vil integrere fasttelefoni-løysinga med adressekatalogen i epost/gruppevaresystemet. 18

23 16. Strategisk IKT-leiing For å kunne hente ut gevinstar av fylkeskommunen si IKT-satsing er det avgjerande at leiarane på alle nivå i organisasjonen har kunnskap og evne til virksomhetsstyring og organisasjonsutvikling, med utgangspunkt i dei potensiala teknologien gir for effektivisering og betre tenester. Folkevalde i kommunar og fylkeskommunar må også ha nok kunnskap for å forstå og fatte strategiske beslutningar på IKT-området. Behov for nye løysingar må vere forankra i relle behov som støttar seg på strategiske mål for organisasjonen. Mål ekommune 2012: 1. I løpet av 2009 skal toppledere i kommuner og fylkeskommuner ha opparbeidet tilstrekkelig kompetanse til å kunne lede arbeidet med å utvikle en IKT-strategi og realisere gevinster ved IKT-investeringen. 2. I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha gjennomført strategisk IKT-planlegging som er knyttet til kommunens overordnede målsettinger. 3. I løpet av 2010 skal folkevalgte i kommuner og fylkeskommuner ha opparbeidet kunnskap om betydningen av IKT som virkemiddel for omstilling, effektivisering og kvalitetsheving i egen kommune. 4. I løpet av 2011 skal kommuner og fylkeskommuner kunne dokumentere gevinster ved IKT-investeringer. 1. Fylkesdirektøren har eit rådgivande IT-utval 2. Noverande IT-plan er forelda 3. Det er gjennomført strategiske tiltak ut frå eksisterande IT-plan 4. Fylkes sitt datanettverk er modernisert Utarbeide og iverksette ny IKT-plan basert på ekommune 2012 Alle leiarar kjenner innhaldet i IKT-planen og kan på det grunnlag utøve kunnskapsbasert organisasjonsutvikling, styring og leiing. Kompetente leiarar, også med god IKT-kompetanse 19

24 17. Kompetanseutvikling I kommunesektoren er behovet for IKT-kompetanse ulik for ulike grupper av tilsette. For leiarar i fylka og kommunane er kompetansebehovet i stor grad knytt til effekten av IKT som strategisk verkemiddel, medan det for andre tilsette kan vere behov knytta til bruk av særskilte fagsystem. De tilsette sin kompetanse i bruk av IKT er avgjerande for effektiv forvaltning og tenesteyting. Difor bør kommunen kartlegge den digitale kompetansen i organisasjonen Mål ekommune 2012: I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha utarbeidet en plan for de ansattes kompetanseutvikling på IKT-området. 1. Vi har ingen sentral plan for kompetanseutvikling på IKT-området 2. For pedagogisk personell på skolane er det laga ein kompetanseutviklingsplan gjennom IKT-abc og kompetanseplanen for 2009/2010. Fylket vil gjennomføre kartleggingsprøve for elevar og tilsette i fylkeskommunen. Bruk av IKT som leiarverkty vil bli innarbeid i Fylkesakademiet sitt tilbod. Ein vil løpande gjennomføre kompetansebyggjande tiltak for dei IKT-systema som vert brukt til planlegging, drift og saksbehandling samanheng og heilskap. Fylket vil vidareføre og følgje opp dei tiltaka som er lagt opp til rette for i IKT-abc i dei vidaregåande skolane. 20

25 18. IKT i regionalpolitisk samanhang IKT er i dag i liten grad definert som ei næringspolitisk oppgåve i fylket. I fylket eksisterer det fleire kompetansemiljø som utviklar programvare og andre IKT-baserte tenester og produkt. Det er ønskjeleg frå fylket si side at vi i større grad samarbeider med andre kommunar og fylkeskommunar om løysingar der lokale aktørar kan delta i utviklingsprosessen. Mange unge med IKT-retta utdanning må ut av fylket for å få jobb. Det er ønskjeleg at det blir etablert fleire nye grunder-bedrifter. Desse kan understøttast ved at dei blir oppmuntra til å delta i fylkeskommunale IKT-prosjekt av nyskapande karakter. Fylket vil legge til rette for at økonomiske fordelingsverknader av offentlege innkjøp støttar opp under dei lokale IKT-kompetansemiljøa. Gjennom innovasjonsprosjekt vil ein legge til rette for at lokale aktørar får høve til å bygge opp og stimulere kompetanse som i neste omgang kan føre til eksport av tenester og produkt. 21

26 19. Organisering av IT-funksjonar På skolane gjennomfører vi nå ei sentralisering av tenester og standardiserer infrastrukturen i fylkesnettet. Teknisk IT-drift foregår parallelt og til dels overlappande frå både IT-seksjonen i sentraladministrasjonen og på skolene. Serverar og nettverkskomponentar er fysisk plassert både i serverrom i Fylkeshuset og på skolane. Prosessen med å sentralisere vil frigjere ressursar på skolane, men det krev eit avtale-basert samarbeid mellom skolane og den sentrale IT-seksjonen. Systemansvarrollen er bindeleddet mellom IT-seksjonen og virksomhetsområda. Dette er i dag organisatorisk plassert sentralt for tannhelsetjenesta og lokalt på skolane. Vil tilbyr brukarstøtte gjennom IT-superbrukarar lokalt og sentralt inn mot IT-seksjonen Basisen for organiseringa av IT-tenestene er ei klar deling mellom systemeigarskap og driftsansvar. For kvart fagsystem er ev normalt ei fagavdeling systemeigar, medan ITseksjonen i Administrasjonsavdelinga har driftsansvaret. Systemeigar har ansvaret for at fagsystemet blir brukt målretta som eit mest mogeleg effektivt verktøy i organisasjonen. IT-seksjonen har ansvar for ei stabil drift med mest mogeleg 100% oppe-tid og trygg tilgong til data. Målsetting i økonomiplanperioden: Vi skal tilby rask, enkel og kostnadseffektiv service overfor brukarane av IT-system og nettverk. Vi vurderer iverksetting av ytterligare tiltak for å kostnadseffektivisere IT-funksjonen. 22

27 20. Appendix 20.1 Arkitekturprinsipp - DIFI Formålet med å etablere felles arkitekturprinsipper er å sikre at samhandling kan skje på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer. Dette krever en samordnet innsats både fra statlig og kommunal sektor da prinsipper, kommunikasjonsmodeller, felleskomponenter, semantikk og felles standarder må på plass. Med etablering av felles arkitekturprinsipp for offentlig forvaltning menes et rammeverk for oppbygging av IKT-system og samhandling mellom systemene. Aktuelle tjenester skal gjøres tilgjengelig via næringsportalen Altinn og innbyggerportalen MinSide. (Versjon 1.0 Direktoratet for forvaltning og IKT 3. april 2009) De sju IKT arkitekturprinsippene er: 1. Tjenesteorientert arkitektur. IT-systemene skal bygges som en samling med avgrensede delsystemer som legger til rette for mest mulig gjenbruk. 2. Interoperabilitet. IT-systemene må kunne utvikles og dele data og informasjon med andre systemer gjennom standardiserte grensesnitt. 3. Tilgjengelighet. Nettbaserte tjenester skal være universelt utformet, og brukerne skal kunne benytte dem uten hensyn til tid, sted eller kanal. 4. Trygghet. Informasjon og tjenester skal tilfredsstille krav til konfidensialitet, kvalitet og tilgjengelighet. 5. Åpenhet. Offentlige IT-systemer skal være basert på åpne eller godkjente standarder. Systemene skal ikke sette spesielle krav til teknologi hos brukerne. 6. Fleksibilitet. Forvaltningen skal etablere og utvikle IT-systemer på en måte som gjør dem forberedt på endringer innen bruk, innhold, organisering, eierskap og infrastruktur. 7. Skalerbarhet. IT-systemene skal være forberedt på endringer i antall brukere, datamengde og tjenestenes livslengde IT- og Telestyrelsens prinsipper (Danmark) Den danske IT- og Telestyrelsen har beskrevet noen prinsipper og anbefalinger for IKT-arkiktekturer i offentlig sektor. Det er mange sammenfattende punkter med de prinsippene som DIFI har valgt. Strategi Forretning Teknik Forretningsbehov bør drive og definere løsningerne Borgere og virksomheder bør sættes i centrum IT-arkitekturen bør via åbenhed styrke konkurrence og innovasjon Informasjonssikkerhed fra start til slut Processer bør optimeres i forbindelse med digitalisering Baser løsninger på løst koblede komponenter Brug den fællesoffentlige metoderamme for ITarkitektur Data og services bør genbruges Udnyt muglighederne ved anskaffelser 23

28 Best practice anbefalinger De 15 best practice anbefalinger understøtter de overordnede principper. De er konkrete og vedrører bl.a. kortlægning af processer, brug af åbne standarder, web services, sikkerhed og metode. Få styr på forretningsprocesserne Anvend fælles forretningsterminologi Udgiv egenudviklet software under open source-licens Anvend iterative udviklingsprocesser Dataudveksling bør anvende fælles datastandarder Lad offentlige portaler genbruge dit indhold En service bør være nem at finde og anvende It-systemer bør kunne tale sammen Brug digital signatur og single-sign-on Basér indkøb og salg på den fælles infrastruktur for handel Brug fælles referenceramme på sags- og dokumentområdet Stil krav om åbne standarder Beskyt privatlivet Få styr på it-arkitekturen med metodik Del viden og samarbejd på tværs 20.3 Interoperabilitet utskiftbare nivå Nye arkitekturprinsipp er meir basert på laust kopla komponentar. Det må vere eit mål for vidare arbeid at ein unngår løysingar med vertikale bindingar mellom applikasjon katalog database operativsystem. I dei fleste høve finst det opne alternativ. Nivå Tjeneste Web-applikasjon Tjeneste/applikasjon Katalog Web-server Ingen vertikal avhengighet mellom nivå Utviklingsverkøty Database Operativsystem 20.4 ekommune 2012 lokal digital agenda Kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon (KS) utviklet i 2008 strategidokumentet ekommune lokal digital agenda som skal være en støtte for kommunene og fylkeskommunene i utviklingen av egne målsettinger og strategier for bruk av IKT. Dokumentet gir råd om viktige satsingsområder når det gjelder bruk av IKT for å effektivisere virksomheten og utvikle kvalitativt gode tjenester. 24

29 KS vektlegger spesielt forholdet til innbyggerne med mål om stadig flere digitale tjenester og intern effektivisering. KS har laget følgende visjon for ekommune 2012: Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. Fokuset de siste årene i norske kommuner har vært mye rettet mot etablering av veiledningstorg/servicetorg, innføring av elektroniske skjema og etablering/fornying av innbyggerportaler. De viktigste årsakene til at kommunene utvikler interaktive tjenester for publikum og næringsliv, er ønsket om å effektivisere interne prosesser, samt at innbyggerne i stadig større grad ønsker å kommunisere med det offentlige ved hjelp av digitale selvbetjeningsløsninger. I ekommune 2012 begrunnes satsningen på IKT slik: Informasjons- og kommunikasjonsteknologien er grenseoverskridende og griper inn i alle sektorer og samfunnsområder. IKT er en sentral drivkraft i økonomien og bidrar til å effektivisere både offentlig og privat sektor. Samtidig gjør teknologien det mulig å styrke lokaldemokratiet, utvikle bedre tjenester og skape økt samhandling mellom ulike aktører. KS påpeker at det er fem sentrale områder som må vies oppmerksomhet: 1 IKT som produktivitetsfaktor 2 deltakelse i informasjonssamfunnet 3 mer helhetlig offentlig sektor 4 økt tjenestekvalitet 5 effektiv intern drift I ekommune 2012 tas arbeidet videre og det er laget målformuleringer på en rekke områder. Kommunene har svært ulikt ståsted i forhold til å kunne oppnå disse målsetningene. Noen har kommet godt i gang mens andre har svært mye å ta fatt i fremover. KS viser til at svært få kommuner har etablert digitale tjenester for innbyggere og næringsliv på trinn 4 i tjenestetrappen (figur 2). Kommuner som ønsker å tilby interaktive tjenester, vil i stor grad utvikle de samme løsningene eventuelt med noen lokale forskjeller. KS ønsker derfor at kommunene samarbeider rundt etablering av slike løsninger - både lokalt, regionalt og nasjonalt. Gjennom standardisering, utvikling av felles kravspesifikasjoner og deling av teknologi og 20.5 Definisjoner, akronymer og forkortelser Boks: Definisjoner, akronymer og forkortelsereit digitalt fagnettverk oppretta av Møre og Romsdal fylke. Det er eit mål å etablere prosjekt-arena på nett (eige intranett) der fylket kan samarbeide med primærkommunar og organisasjonar FEIDE Et konsept som går ut på at hver bruker i utdanningssektoren - elev, student eller ansatt - får et brukernavn av sin skole, høgskole eller universitet som kan brukes i hele sektoren. Samme brukernavn virker overalt, både ved egen institusjon og ved nasjonale fellestjenester, med samme passord eller sertifikat. 25

30 Nasjonal tjenestekatalog KS FAD DIFI Grunndata Masterdata Tre Musketer prosjektet Nasjonal tjenestekatalog (NTK) er en sentral database som inneholder beskrivelser av de tjenestene som kommunen yter overfor sine innbyggere. Kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon Fornyings- og administrasjonsdepartementet Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI). Underliggende etat av FAD. Skal bidra til å styrke regjeringens arbeid med å fornye offentlig sektor og gjøre den effektiv og enklere tilgjengelig Data som vedlikeholdes sentralt for bruk i ett eller flere systemer, for eksempel innbyggerinformasjon (navn, adresser) Det sett av data knyttet til et område som er aktivt og vedlikeholdes til en gitt tid. Master data er den versjonen man forholder seg til, andre replikeringer av data er kopier og skal ikke benyttes videre utover en gitt tidsavgrenset oppgave. Eit digitalt fagnettverk oppretta av Møre og Romsdal fylke. Det er eit mål å etablere prosjekt-arena på nett (eige intranett) der fylket kan samarbeide med primærkommunar og organisasjonar Videre arbeid For at IT-strategien skal være et levende dokument, er koblingen mot kommunens øvrige planverk forsøkt gjort så sterk som mulig. Det betyr at den skal drøftes og revideres løpende i forhold til å møte både interne og eksterne utfordringer. I dette arbeidet, er planen å involvere alle sektorer/enheter i kommunen. Når økonomiplanarbeidet for neste periode starter opp, er målsettingen at ITstrategien skal være et grunnlagsdokument som kan hjelpe enhetslederne i prioriteringen av IT-messige prosjekter. De kortsiktige prioriteringene er ment å være innspill til konkrete prosjekt og aktiviteter som bør prioriteres i budsjettarbeidet for neste periode. 26