Saksbehandler: Trine Christensen Saksnr.: 15/

Transkript

1 Ås kommune Samarbeid mellom Follokommunene- oppfølging av kommunestyrevedtak 94/14. Saksbehandler: Trine Christensen Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for teknikk og miljø Formannskapet Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret tar oversikten over pågående samarbeid mellom Follokommunene pr. dags dato til orientering. Innsparingskravet knyttet til Follosamarbeid om felles støttetjenester innarbeides i 1. tertialrapportering. Ås, Trine Christensen Rådmann Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for teknikk og miljø Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: Ingen Øvrige dokumenter som ligger i saken: Ingen Vedtak i saken sendes til: Rådmannens ledergruppe 15/ Side 1 av 11

2 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Saken gjelder følgende vedtak i K-sak 94/14, kommunestyre , Handlingsprogram med økonomiplan : Pkt. 5: 1)Kommunestyret ber administrasjonen legge fram en sak der det gis orientering om alt pågående samarbeid mellom Follokommunene 2)Vedtatte endringer i driftsbudsjett vedlegg 2: Sentraladministrasjonen: Samarbeid med andre Follokommuner om felles støttetjenester med innsparing kr i 2015, i 2016, i 2017 og i Punktene behandles i felles sak. Fakta i saken: 1)Kommunestyret ber administrasjonen legge fram en sak der det gis orientering om alt pågående samarbeid mellom Follokommunene Oversikten under er det rådmannen har innhentet av aktivitet pr. dags dato. I tillegg er det kollegiale kontakter på tvers av kommunene der en spør hverandre til råds i saker uavhengig av de mer organiserte samarbeidene. Fra handlingsprogram med økonomiplan , s.138. ORGANISASJONSFORM/ORGANER DELTAKENDE KOMMUNER VERTS- KOMMUNE Regionråd: Follorådet Aksjeselskaper: Follo Futura AS Alarmsentral Brann Øst As Interkommunale selskaper: Follo Barnevernvakt IKS Enebakk, Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski, Vestby, Ås Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski, Vestby, Ås Movar, Moss, Sarpsborg, Fredrikstad, Halden, Skiptvet, Spydeberg, Askim, Trøgstad, Eidsberg, Rakkestad, Marker, Aremark, Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski og Ås Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski, Vestby, Ås Follo barne- og ungdomsskole Enebakk, Frogn, Nesodden, Ski Oppegård, Ski, Vestby, Ås Follo distriktsrevisjon Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski, Ski Vestby, Ås; Nesodden Follo Legevakt IKS Enebakk, Frogn, Nesodden, Ski Oppegård, Ski, Ås Follo Ren Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski, Ås Ski Follo Kvalifiseringssenter IKS Frogn, Ski, Vestby Ski Krise- og incestsenteret i Follo IKS Enebakk, Frogn, Nesodden, Ås Roterer hvert år. 2015: Nesodden Ås Moss Oppegård 15/ Side 2 av 11

3 ORGANISASJONSFORM/ORGANER DELTAKENDE KOMMUNER VERTS- KOMMUNE Oppegård, Ski, Vestby, Ås Nordre Follo Brann- og Feiervesen IKS Oppegård, Ski Oppegård Søndre Follo Brann- og Feiervesen Frogn, Vestby, Ås Frogn Nordre Follo Renseanlegg Oppegård, Ski, Ås Ås Søndre Follo Renseanlegg Vestby, Ås Vestby Kommunelovens 27-organer: Follo Omsorgsboliger Enebakk, Ski, Vestby Ski Follo økonomiske rådgivningstjeneste Oppegård, Ski, Vestby Ski Follo Interkommunale Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski, Ås kontrollutvalgssekretariat (FIKS) Kemneren i Follo Samarbeidsavtale: Follo landbrukskontor Vestby, Ås, Nesodden Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski, Vestby, Ås Oppegård Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski, Ås Vestby, Ås Felles innkjøpskontor Frogn, Nesodden, Vestby, Ås Vestby Tolketjenesten i Follo (TiF) Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski, Ski Vestby og Ås Felles opplæringstilbud innen ulike områder (Kompetansehjulet i Follo) Enebakk, Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski, Vestby, Ås Ås Komtek: Samarbeid om innkjøp og bruk av programmet Komtek som forestår alt grunnlag for kommunal fakturering Vannområdet PURA. Bedre vannmiljø og vannkvalitet i Bunnefjorden, Gjersjøen og Årungen Vannområdet MORSA. Bedre vannmiljø og vannkvalitet i Vansjø/Hobøl- og Hølenvassdragene. IKT-Follo Stiftelse: Follo Museum Ås, Ski, Frogn, Oppegård, Nesodden og Vestby Ås, Ski, Frogn, Oppegård, Nesodden Enebakk, Ski, Vestby, Ås, Frogn, Spydeberg, Hobøl, Våler, Moss, Rygge og Råde Ski, Ås, Vestby, Frogn, Nesodden og Oppegård. Felles drift av karttjenester komtek agresso (4 kommuner) Public 360 (4 kommuner) Enebakk, Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski, Vestby, Ås Ski Ås Våler Ski Frogn Dette er etablerte samarbeid som favner over store og viktige kommunale oppgaver, der det er et organisert samarbeid om oppgavene. Det kan være kvalitetsmessig og/ eller økonomiske motiver for hvorfor samarbeidet er etablert. Disse samarbeidene er, som vist, regulert i ulike typer avtaler. Rådmannen vil henvise til Follorådets handlingsplan for Her er målsetningene og tiltakene beskrevet for andlingsprogram/handlingsprogram%202015%20-% pdf 15/ Side 3 av 11

4 I handlingsplanperioden er følgende administrative områder prioritert: helse og samhandlingsreformen, kommunereformen areal- og samferdsel bærekraftig utvikling - klima og energi Etablerte arbeidsgrupper /prosjektgrupper med deltakere fra alle kommunene møtes med ca. månedlig frekvens. Det er i tillegg et utstrakt faglig samarbeid på tjenestesiden der en har funnet det formålstjenlig fra sak til sak eller for enkelte grupper. SAMARBEID I FOLLO DER HELSE- OG SOSIALETATEN DELTAR Helsegruppen (Follorådets handlingsplan) Helse- og sosialsjefen Helse- og sosialsjefen Helse- og sosialsjefen 1 gang pr måned -små saker til store felles samarbeidsprosjekter. Samhandlingsreformenkostnadsutvikling i kommunene Prosjekteringsgruppen lokalmedisinsk senter Helse- og sosialsjefen Helse- og sosialsjefen Prosjekt Helhetlig pasientforløp i hjemmet, HPH i Follo. Regionens føringer på samhandlingen med Ahus Kommuneoverlegen: Nettverk Jevnlig møter Miljørettet helsevern Samarbeid med Frogn og Nesodden Barnevernet: Barnevernlederforum ca. 3 møter hvert halvår Ulike ansatte Merkantiltjeneste Sporadisk barnevernsamarbeid i Follo erfarings- og kunnskapsdeling, endringer i lovverk og nye rundskriv m.m. samt konkrete samarbeidsprosjekt vurderes. Kompetansebygging ca. 2 gr. pr. halvår knyttet til rutiner og retningslinjer i tjenestene Det arbeides på tvers av kommunegrensene i enkeltsaker knyttet til lovpålagte oppgaver. 15/ Side 4 av 11

5 NAV Ås: 3 nettverk i Follo: 1. NAV ledere 2. Avdelingsledere ved NAV kontorene 3. Økonomiske rådgivere møtes regionvis (Follo) og på fylkesnivå (Akershus). Minimum ett møte i halvåret. Demensomsorgen: Felles for tjenesten Interkommunal samtalegruppe for yngre personer med demens Rus og psykisk helse: Pårørende skole hver høst. Demenskoordinator Nettverksmøter i Follo 3-4 ganger i året Ulike formaliserte møter/ samarbeid om. Styringsgruppe Follo DPS, herunder avrusning (ARA) døgn og poliklinikk og Follo Akutt team)fat sammen med de andre kommunene ACT teamet SAMARBEID I FOLLO DER OPPVEKST- OG KULTURETATEN DELTAR Skole Skoleeiernettverk i Follo Oppvekst- og kultursjef Møtes 5-6 ganger per år. Tar opp aktuelle saker og felles problemstillinger i skole.i tillegg drøftes ev. aktuelle prosjekter på tvers av kommunegrensene. Skoleeierforum i Akershus Nettverk mellom skoleeierne i Follo og videregående skoler Muntlig eksamen på ungdomstrinnet Oppvekst- og kultursjef Oppvekst- og kultursjef Rektorene på ungdomsskolene Rektorene på ungdomsskolene Ledelse går på omgang. Samarbeid mellom alle kommuner i Akershus, fylkesmannen og fylkeskommune i Akershus. Et utviklingsforum. Møtes et par ganger i året for å arbeide for å hindre frafall i videregående skoler og lette overgangen mellom ungdomsskole og videregående skoler. Samarbeid i Follo i forhold til muntlig eksamen. Det gjelder både i forhold til oppsett av muntlig eksamen(fastsette datoer, fordele 15/ Side 5 av 11

6 Ungdomstrinn i utvikling Nettverk for PALSskoler Barnehage Barnehageadministrasjonene i Follo Kultur Rektorene på ungdomsskolene Rektorene på Sjøskogen, Nordby og Nordbytun Barnehagefaglig rådgiver Kulturskolens felles rektorkollegium Felles fagdag kulturskolen Fagprosjekter i kulturskolene på tvers av kommunegrensene Fordypningstilbudene sensorer) og i forhold til utarbeiding av retningslinjer for muntlig eksamen. Samarbeid med rektorene på ungdomsskolene i Ski som deltar i Ungdomstrinn i utvikling Deltar i nettverk i Follo med andre PALS-skoler. De som sitter i nettverket er barnehagesjefer og barnehagefaglige rådgivere/barnehagekonsulenter i kommunen. Kommunene har 1 til 2 representanter i nettverket. Nettverket møtes for å diskutere aktuelle saker, fortelle hvordan sakene løses i den enkelte kommune samt dele prosjekter og nyheter fra kommunen. Nettverket brukes også av fylkesmannen når de har prosjekter som skal gå på tvers av kommunene Kulturskolerektorene møtes ca. en gang pr måned for å planlegge/drifte fellestiltak, og for å inspirere og støtte hverandre i arbeidet I januar hvert år arrangerer Follokulturskolene felles fagdag for alle ansatte. I 2015 samarbeider vi også med helsesektoren i kommunene om temaet Kultur og helse. Innenfor ulike fagområder i kulturskolen, særlig innenfor musikksektoren er det etablert samarbeidstiltak og ensembler der lærere og elever fra kulturskolene samles og gjennomfører seminarer og konserter sammen. Fordypningsgruppene («Talentelever»)i de ulike Follokulturskolene har felles prosjekter, samlinger og konserter. 15/ Side 6 av 11

7 Nettverksgrupper I forbindelse med ulike sider av virksomheten er det mange ulike nettverksgrupper for Follokulturskolene, f.eks. kontoransatte, fordypning musikk, lærere i de ulike instrumentfagene etc. Follo ungdomssymfoni orkester Orkesterskolen Prosjektbasert symfoniorkester for ungdom i Follo. Driftes fra Ås. Samarbeid med kulturskolen i Ski om samspill for strykerelevene i de to kulturskolene. 4 orkestre på ulike nivåer Follo-piloten Nasjonalt pilotprosjekt der de 6 Follo-kommunene samarbeider med Norges musikkhøgskole om utvikling og utprøving av nye modeller og tiltak for en mer helhetlig opplæring og utdanning innenfor musikkområdet Ledes og driftes fra Ås. Arbeidet er inndelt i 9 ulike satsningsområder. Ungdomsklubb lederne Biblioteksjef KIF Ungdomshusene/fritidsklubbene har et felles forum = KIF (klubblederne i Follo). Dette har eksistert i mer enn 30 år. Bibliotek er i vesen et nettverk, dette er også regulert i Bibliotekloven. Det er naturlig at de fleste tette nettverksrelasjonene vi har gjelder hele fylket, siden Akershus har tett befolkning, god kommunikasjon og små avstander. I Akershus har vi et samarbeid som er ut over minimum for å sikre brukerne våre best mulig tjenester. I avtaleform dekker dette for tiden tre områder: 1) Avtale om lånetider og felles satser for purregebyr og erstatningskrav. 2) Avtale om transportsamarbeid. 3) Avtale om kjøp av ebøker og drift av felles system for 15/ Side 7 av 11

8 utlån av disse. I tillegg mange andre større og mindre felles prosjekter Biblioteksjef Nettverksmøte 2 ganger per år i Akershus og 2 ganger per år i Follo Barnebibliotekar SAMBA Nettverksmøte i Akershus med alle barnebibliotekarlederne. De møtes også flere ganger årlig til inspirasjon og kunnskapsoppdatering. SAMARBEID I FOLLO OG UTOVER REGIONEN DER TEKNISK ETAT DELTAR Follo-samarbeid innen vannforsyning og avløpshåndtering Oslo, Asker, Bærum, Nedre Romerike vannverk, Oppegård, Ski og Ås Oslo, Bærum og NRV er ansvarlige for prosjektet Nødvannforsyning i Osloregionen Fagrådet for vannog avløpsteknisk samarbeid i indre Oslofjord. Follo byggetilsyn Nettverkssamarbeid kart /geodata. Nettverkssamarbeid byggesak. Hurum, Røyken, Asker, Bærum, Oslo, Oppegård, Ski, Ås, Nesodden, Frogn og Vestby Ski, Frogn; Enebakk, Ås, Oppegård og Nesodden 2 grupper; fjord og ledningsnett Ski, Frogn, Enebakk, Ås, Oppegård, Nesodden og Vestby Ski, Frogn, Enebakk, Ås, Oppegård, Nesodden og Vestby Ski, Frogn, Enebakk, Ås, Oppegård, Nesodden og Vestby Oslo ivaretar det daglige arbeid Ski er vertskommune. Etablert i mai 2006, med en forsøksperiode på 3 år. Samarbeidet er videreført ved avtale gjeldende fra Follo Byggetilsyn utfører tilsynsoppgaver etter plan- og bygningsloven. Kontoret har to ansatte Samarbeidet er meget tett og har pågått i mer enn 10 år, spesielt innen områdene kart og kartlegging. Opprettet på midten av 1990-tallet etter initiativ fra byggenæringen i Follo og Follorådet, med mål om en mer enhetlig og forutsigbar saksbehandling i Folloregionen. Samarbeidet har fungert bra i hele perioden, men med noe varierende aktivitetsnivå. For tiden møtes lederne 3-4 ganger i året, mens alle saksbehandlerne møtes to ganger i året Formål: Fremme faglig aktivitet og samarbeid mellom deltakende kommuner med sikte på utvikling 15/ Side 8 av 11

9 Nettverkssamarbeid eiendom. av god, profesjonell og effektiv bygge- og eiendomsforvaltning. I tillegg bidra med kunnskap, kompetanse og erfaringsdeling mellom kommunene. Jevnlige møter FOLLOSAMARBEID INNENFOR STAB / STØTTE Nettverk personalsjefene Alle follokommunene Møtes ca. 4 ganger i året. Erfaringsutveksling, kompetanseutvikling etc. Samarbeid om arkivtjenester Digitaliseringsstrategi Samarbeid om utvikling av tjenester knyttet til større IKT systemer Arkiv samarbeidsystem og IKT drift av Public 360 Ås Frogn - Vestby Follokommunene utenom Enebakk IKT ledere Ås-Frogn-Vestby Ås - Frogn - Vestby sammen om drift av felles sak og arkivsystem. Tett faglig samarbeid om utarbeidelse av retningslinjer og prosesser. Valg 2015 Ås - Frogn-Vestby Felles skannersentral i forbindelse Digitalisering av tekniske arkiver Samarbeid innenfor kommunikasjon Agressosamarbeid Faggruppesamarbeid Økonomi/Personal Ås-Frogn og Vestby Økonomisjefer i Ås, Frogn, Vestby og Nesodden Ås, Frogn, Vestby og Nesodden med opptelling av valg Felles prosjekt og anbud på digitalisering av de tekniske arkivene i kommunene Faglig samarbeid innenfor fag området kommunikasjon. Samlinger og utveksling av informasjon og løsninger på tvers av alle Follo kommunene. Det er etablert faggrupper innen Regnskap, lønn, fakturering, budsjett og personal. Hver kommune har ansvar for å lede hver sin faggruppe. Faggruppene utarbeider felles rutiner og brukerdokumentasjon for Follo kommunene og kommer med innspill på utvikling av 15/ Side 9 av 11

10 økonomisystemet til styringsgruppen for Agresso. Faggruppene er også viktige arenaer for kompetanseutvikling på respektive fagområder. Nettverksgruppe Plansaker 2-3(4) samlinger per år - nyoppstartet Klima- og energigruppa ( Follorådets handlingsprogram) Areal- og transportgruppa (Follorådets handlingsprogram) 1 representant fra hver kommune ca. 1 møte per mnd. 1 representant fra hver kommune ca. 6 møter per år Miljøgruppa i Follo 1 representant fra hver kommune 4-5 møter per år Kommunereform Arbeidsgruppe med 1 representant fra hver Follokommune 2)Vedtatte endringer i driftsbudsjett vedlegg 2: Sentraladministrasjonen: Samarbeid med andre Follokommuner om felles støttetjenester med innsparing kr i 2015, i 2016, i 2017 og i Rådmannen har sendt en henvendelse til rådmennene i de seks andre Follokommunene vedrørende samarbeid om felles støttetjenester jf. budsjettvedtaket. Saken har vært drøftet i rådmannskollegiet. Alle er for en utvikling av samarbeid og det var flere forslag til nye områder. Det ble poengtert at tidspunktet var svært uheldig, kommunereformen kan/ vil muligens tvinge det fram, men økonomien i vedtaket er krevende med en gevinst i den vedtatte størrelsen av et nytt samarbeid. Dette uansett om en eller flere skulle dele gevinsten. Enebakk og Frogn har gitt skriftlige tilbakemeldinger. Fra Enebakk sies bl.a.: Samarbeid om støttetjenester er en interessant tanke. Å ta ut en gevinstrealisering i forkant av et eventuelt samarbeid er noe mer spesielt. Å samarbeide om funksjoner som lønn, regnskap, arkiv etc. er alle interessante områder. Det vil imidlertid betinge like datasystemer for å ta ut nødvendige synergier. For oss i Enebakk blir det vanskelig å gå inn på et slikt arbeid nå. Som dere er kjent med så har vi datasystemer felles med Rælingen og Fet, flere av disse er ikke de samme som benyttes i Follo. Fra Frogn: For Frogns del er det ikke naturlig å starte et slikt arbeid med sikte på gevinst allerede i Det er naturlig at samarbeidet om IKT i Follo kommer noe videre før det er naturlig å se på andre støttefunksjoner og innsparingspotensialet. Rådmannen kan vanskelig tvinge fram nye samarbeid, men velger å ha fokus på fortsatt effektivisering av egen organisasjon og de felles samarbeidsområdene Ås kommune deltar i. 15/ Side 10 av 11

11 Økonomiske konsekvenser: I ethvert samarbeid gir og tar en i forhold til innsats og effekt av samarbeid. Men den positive effekten skal være viktigere enn ev. merkostnad i arbeid/tid over tid. Realistisk sett er det umulig å ta inn forventet innsparing på dette feltet nå og rådmannen må komme tilbake til alternativ inndekning i 1. tertial. Konklusjon med begrunnelse: Det foregår et bredt samarbeid mellom Follokommunene. Dette gir på mange felt en felles praksis og det styrker den enkelte i arbeidet som gjøres ut mot bruker. Tid til arbeid på tvers veies opp mot total tidsbruk, men samtidig vil en i samarbeid måtte gi og ta. Ut fra en gjennomgang med rådmennene i nabokommunene, er det ikke rett tidspunkt for å intensivere et samarbeid på nye områder innenfor stab/ støttefunksjoner nå. Rådmannen må derfor komme tilbake til inndekningskravet. 15/ Side 11 av 11