Retningslinjer og håndbok for misjons- og hjemmeutvalget De Frie Evangeliske Forsamlinger

Transkript

1 2012 Retningslinjer og håndbok for misjons- og hjemmeutvalget De Frie Evangeliske Forsamlinger DFEF Misjons og hjemmeutvalget

2 Innhold DFEF sine vedtekter sier følgende om Misjons- og hjemmeutvalget sin funksjon Tillitsvalgte og valg Misjons- og hjemmeutvalgets oppgaver Daglig ledelse... 2 Medlemmer sin oppgave... 3 Varamedlemmer sin oppgave... 4 Frekvens av MHU møter... 4 Møte innkalling og bekreftelse... 4 Arbeidsutvalget... 4 Miljømessige hensyn... 5 Saksdokument i Fronter... 5 Reisemåte/reiseregning... 6 Misjonsreiser... 6 Alkohol... 7 Taushetsplikt... 7 Adresse:... 7 DFEF sine vedtekter sier følgende om Misjons- og hjemmeutvalget sin funksjon 7. Tillitsvalgte og valg Misjons- og hjemmeutvalget består av 9 medlemmer. Landsmøtet velger leder for 2 år av gangen. Den valgte leder er også leder i De Frie Evangeliske Forsamlingers Stiftelse i Norge. Misjons- og hjemmeutvalget konstituerer seg selv med nestleder og oppretter de nødvendige arbeidsorgan for best mulig å ivareta de forskjellige arbeidsoppgaver. 8. Misjons- og hjemmeutvalgets oppgaver 1. Påse vedtektene overholdt og landsmøtebeslutningene gjennomført, samt ivareta DFEFs interesser. 2. Påse at regnskapet blir forsvarlig ført. Regnskapet avsluttes den 31. desember. 3. Sammenkalle Landsmøter, i de tilfeller hvor der ikke er lokalmenighet som står som arrangør.

3 4. Representere DFEF utad. 5. Være menighetene til hjelp i åndelige og praktiske spørsmål, når menigheten anmoder om det, eller når det anses påkrevet for å ivareta DFEFs fellesinteresser. 6. Ansette misjons- og hjemmesekretær, eventuell sekretær og fastsette betingelsene. 7. Velge styre i De Frie Evangeliske Forsamlingers Stiftelse i Norge. 8. Oppnevne underordnede komiteer og utvalg og godkjenne beretning, budsjett og regnskap fra slike komiteer og utvalg. Misjons- og Hjemmeutvalgets leder har møteledelse i utvalgets møter. Alle saker avgjøres med vanlig flertall. Ved stemmelikhet i utvalget har lederen dobbeltstemme. På utvalgets møter føres protokoll som underskrives av samtlige møtende. De underordnede komiteer og utvalg fører særskilte protokoller dersom Misjons- og Hjemmeutvalget krever det. Kopi av slike protokoller skal etter hvert møte sendes Misjons- og Hjemmeutvalget til orientering. Misjons- og Hjemmeutvalget møtes minst 3 ganger i året, eller når minst 3 utvalgsmedlemmer finner det nødvendig. Misjons og Hjemmeutvalget er beslutningsdyktig når minst 5 medlemmer er til stede etter ordinær innkalling. 10. Daglig ledelse DFEFs ledelse forestås av lederen og den ansatte Misjons- og hjemmesekretær som sammen forplikter DFEFs fellesarbeid. Misjons- og hjemmesekretæren møter i Misjons- og Hjemmeutvalgets møter. Spørsmål av større betydning eller av prinsipiell art bør avgjøres av samlet Misjons og Hjemmeutvalg, eventuelt ved at saken sendes i sirkulasjon. Den dugnadsånd som har båret det meste av DFEFs arbeid ute og hjemme gjennom tidene skal bevares og styrkes. Misjons- og hjemmesekretæren knytter til seg, i samarbeid med Misjons- og Hjemmeutvalget, ressurspersoner, grupper og menigheter til utførelse av administrasjonsoppgaver. Les vedtektene i sin helhet her.

4 Medlemmer sin oppgave Misjons- og hjemmeutvalget består av 9 faste medlemmer inkludert leder. Medlemmene sin hovedoppgave er å delta på de berammede utvalgsmøter som avholdes ca. 6 ganger i året. Møtene er av forskjellig varighet: Kveldsmøter (Gardermoen) fra Heldagsmøte Videokonferanse (lokalt) I tillegg til å delta på MHU møter forventes det også at MHU medlemmene deltar i forskjellige underutvalg og samarbeidsutvalg. MHU har for tiden følgende underutvalg: Arbeidsutvalget (AU) består av leder for MHU i tillegg til 2 representanter. AU er også styre for DFEF Stiftelsen og DFEF studieråd. (ang. AU sitt mandat, se avsnitt AU) MHU har representanter i følgende samarbeidsutvalg: Stiftelsen Smyrna Bibel Institutt (SSBI) Barne og ungdomsrådet (BUR) Forkynner- og ledergruppa (FLG) Omsorgsrådet (OR) Beredskapsgruppa ved seksuelle krenkelser Representantene i samarbeidsutvalgene rapporterer til MHU sine møter fra de respektive utvalg, og er ellers et bindeledd mellom MHU og samarbeidsutvalget. Det legges opp til at alle MHU medlemmer skal delta på minst en reise til et av misjonslandene i løpet av en periode. En slik reise blir ikke godtgjort annet enn dekning av utgifter direkte relatert til reisen. Alt arbeid i regi av MHU gjøres på dugnadsbasis. Det blir normalt sett ikke betalt økonomisk godtgjørelse eller kompensasjon for tapt arbeidsinntekt. Det kan ikke forventes å få dekket økonomiske tap som følge av deltakelse på MHU møter eller reiser. Unntaket er MHU lederen som får dekket sine utgifter i forbindelse med reise/opphold under landsmøtet og konferanser. Det er ønskelig at MHU medlemmer deltar på de felles konferanser og stevner som DFEF avholder. Dette gjelder FLK, Misjonskonferanse, landsmøte/sommerstevne. Det er viktig at MHU medlemmene er aktive i fellesskapet slik at de som ledere for DFEF vet hva som rører seg i bevegelsen. Det forventes av et MHU medlem at det kommer godt forberedt til alle MHU møter. Dette innebærer at man på forhånd av MHU møter leser alle saksdokument. Dersom man savner underlag for de forskjellige saker oppfordres man til å søke å finne dybde informasjon før man kommer på MHU møte. Oftest finner man denne informasjon ved å lese seg opp på saksdokument fra tidligere møter.

5 Varamedlemmer sin oppgave Det er tre varamedlemmer til MHU. Alle varamedlemmer innkalles hver gang, men har stemmerett i rangering etter stemmeantall ved valget fra vararepresentant. Varamedlem møter ikke i samarbeidsutvalg eller underutvalg. Det legges i utgangspunktet ikke opp til noe misjonsreisevirksomhet for varamedlemmer. Frekvens av MHU møter Det er i utgangspunktet berammet 5-6 MHU møter i året. Årsplan for MHU møter vedtas i desember møtet året før. Planen ser slik ut: Januar Visjon for misjon 2 dagers møte på SBI Februar MHU møte I forkant av FLK April MHU møte Heldagssmøte med saksforberedelser til LM Juni MHU møte Kveldsmøte Juli Sommerstevne Møte med misjonærer event. andre møter August MHU møte Kveldsmøte med konstituering Oktober MHU møte I forkant av Misjonskonferansen Nov/des MHU møte Heldagssmøte på SBI med julebord Det kan forekomme avvik fra oppsatte skisseplan. Møte innkalling og bekreftelse Første varsel om innkalling til møte går ut sammen med referatet fra desember møtet i form av vedtatt årsplan for kommende år. Deretter vil misjons- og hjemmesekretær i god tid før hvert MHU møte sende ut en e-post med informasjon om sted og tid. Det forventes av det enkelte MHU medlem at man umiddelbart etter mottagelse av denne e-post melder fra til misjons- og hjemmesekretær om man har anledning til å delta eller ei. Dersom man er i tvil om man kan delta, må også dette meldes, med en endelig bekreftelse når man har mer klarhet i dette. Arbeidsutvalget Arbeidsutvalget består av leder av MHU sammen med nestleder og et utvalgsmedlem til. AU velges av MHU på første ordinære MHU møte etter at et nyvalgt MHU tiltrer. Arbeidsutvalget er som navnet sier et utvalg som arbeider med saker i mellom MHU møtene. AU forbereder sammen med misjons- og hjemmesekretæren saker til MHU møter. Dette innebærer også budsjett, regnskap/årsberetning, Personalsaker skal løses på et så «lavt» nivå som mulig. Det betyr at AU har et personalansvar for ansatte, misjonærer og eventuelt andre tillittspersoner. Dette trer bare i kraft dersom de enkelte saker ikke faller inn under mandatet til omsorgsrådet eller beredskapsgruppen.

6 AU har mandat til å bevilge midler inntil ,- dersom en slik bevilgning har inndekning i vedtatt budsjett. Bevilgninger til prinsipielle saker skal foretas i MHU. Ofte er det også hensiktsmessig at AU møter på vegne av misjons- og hjemmeutvalget i møter med representanter for samarbeidsutvalg og organisasjoner. I slike saker legger AU frem referat fra møtene for MHU. Det føres referat fra alle AU møter som gjøres tilgjengelig for MHU. AU møtes som hovedregel via videokonferanse. Miljømessige hensyn Som kristne er vi satt i å forvalte den jord vi bor på til beste for våre medmennesker og de fremtidige generasjoner. Det er derfor viktig at vi som ledere fremstår som gode ledere også på dette området. Det søkes derfor å ta miljømessige hensyn i så stor grad som mulig. Dette betyr bl.a. at det ikke blir sendt ut eller fremlagt noe skiftelig dokument til MHU medlemmer. Alle saksdokument blir lagt ut digitalt i Fronter. Alle faste MHU medlemmer vil bli tildelt et lesebrett som medbringes til MHU møter for å lese saksdokument. Forutsetning for dette er at man i utgangspunktet ikke skriver ut saksdokument på papir. I så stor grad som mulig, og når det er hensiktsmessig, søker MHU å avholde telefon eller videokonferanser, slik at reisevirksomheten begrenses. Ved reisevirksomhet ellers oppfordres alle medlemmer til å tenke miljø i beslutning om hvilke reisemåter som skal benyttes. Medlemmer fra samme regionale område oppfordres til å samkjøre sine reiser. Saksdokument i Fronter Alle MHU medlemmer vil få sin egen profil i Fronter. Fronter er DFEF sitt digitale arkiv hvor alle saksdokument blir tilgjengeliggjort. Det er det enkelte MHU medlem sitt ansvar å huske sitt brukernavn og passord, da disse er personlige. Det er også det enkelte MHU medlems ansvar å sørge for at disse personalia blir oppbevart på et sikkert sted, slik at ingen uvedkommende får tilgang til ens egen profil. På det første møtet i MHU etter et valg vil det blir foretatt en grundig innføring i hvorledes Fronter fungerer. Det vil også søkes tilgjengeliggjøring av internettoppkobling på MHU møter slik at det enkelte MHU medlem får tilgang til sin profil underveis i møtene. I så stor grad som mulig oppfordres MHU medlemmene til ikke å lagre sensitive dokument lokalt på PC/lesebrett, men beholde de i Fronter.

7 Reisemåte/reiseregning Samlet sett blir det mye reisevirksomhet på MHU og MHU sine medlemmer i løpet av et år, både innenlands og utenlands. MHU medlemmer oppfordres i så stor grad som mulig til å tenke både økonomi og miljø i sine valg med hensyn til reisemåte. I utgangspunktet dekker MHU alle medlemmers utgifter i forbindelse med reisevirksomhet foretatt på vegne av MHU. Reiseregning dekkes ved fremlegging av dokumentasjon for utbetalte kostnader. Bestilling av flybilletter foretas hovedsakelig online via vår samarbeidspartner Viatravel. For alle MHU medlemmer blir det opprettet en egen profil på Viaonline hvor man selv kan booke inn sine reiser, og hvor regningen sendes direkte til misjons- og hjemmekontoret. MHU medlemmer oppfordres til å booke sine flybilletter i god tid før reisen inntreffer slik at man oppnår lavest mulig pris på reisen. Reiser i regi av MHU foregår alltid med billigst mulig billettype. MHU dekker reisekostnader for rimeligst mulig måte. Kjøregodtgjørelse til MHU medlemmer utbetales i henhold til statens regulativer, ved kjøring med egen bil. Kjøring med egen bil begrenses i så stor grad som mulig, både av hensyn til miljø og økonomi. Det er utarbeidet eget reiseregning skjema som skal benyttes av MHU medlemmer ved krav om dekning av reiseutgifter. Skjemaet sendes, sammen med bilag, til misjons- og hjemmekontoret så snart som mulig etter reisens slutt. Ved kortere innenlandsreiser utbetales det ikke diettgodtgjørelse til MHU medlemmer. Ved MHU møter vil det bli besørget for at det når det ansees nødvendig serveres mat. Ved utenlandsreiser og innenlandsreiser av flere dagers varighet, dekkes utgifter til mat på regning. Også her forventes det at det vises moderasjon med hensyn til kostnader. For reispredikanter kan det dekkes tapt arbeidsinntekt ved utenlandsreise. På misjonsreiser søkes det i størst mulig grad å bo privat, eller i tilknytning til det arbeidet som bevegelsen driver i det landet man besøker. Dersom dette ikke er mulig eller formålstjenlig søkes det å overnatte på hotell av normal god standard. Misjonsreiser Det legges opp til at alle misjonærer/misjonsfelt skal besøkes i løpet av en periode av 4 år. Dette medfører ca. 2 planlagte misjonsreiser i året. Der det er hensiktsmessig søkes det å besøke flere misjonærer/felt på samme reise.

8 På misjonsreiser reiser det alltid minst 2 personer i følge. I utgangspunktet en fra MHU og en fra administrasjonen. Dette gjøres av flere ulike grunner, både med hensyn til trygghet for de reisende, av etiske hensyn, og av hensyn til at man underveis kan støtte hverandre i utfordringer man møter. I forkant av reisen skal det utarbeides en formålsplan for reisen. Denne planen skal inneholde en skisse over reisens innhold, hensikten med reisen, og forventninger til et eventuelt resultat av reisen. I etterkant av reisen skal det utarbeides en grundig reiserapport som fremlegges som saksdokument til MHU møte. En reiserapport skal ikke først og fremst være en reiseskildring, men en rapport i forhold til det som har med misjonens arbeid å gjøre. Det bør også skrives artikler for publisering på nettsider og i Det gode budskap. Ved besøk hos misjonærer representerer de reisende MHU medlemmer DFEF som bevegelse, og MHU som arbeidsgiver. Det bør derfor søkes å få til en type medarbeidersamtale med misjonæren. En slik samtale bør ha henblikk på å danne seg et bilde av misjonærens arbeidssituasjon, relasjon til eventuelle medarbeidere, finansielle situasjon og tanker for fremtiden. Man bør underveis i samtalen våge å stille også de vanskelige spørsmålene. I en slik samtale er det viktig at man lytter, både til det som blir sagt, og til de signaler som gis ubevisst eller ved følelser og kroppsspråk. Alle MHU medlemmer på reise bør ha satt seg inn i de dokument som er gjeldende i bevegelsen med hensyn til etiske og mellommenneskelige dilemma. Retningslinjer ved seksuelle krenkelser. Misjonsstrategi Omsorgsrådets mandat Alkohol Reiser i regi av DFEF sitt misjons- og hjemmeutvalg skal være alkoholfrie. Taushetsplikt Som utvalgsmedlem i DFEF MHU vil man få kjennskap og opplysninger om forhold som er ment å være fortrolige og som ikke uvedkommende skal få kjennskap til. Det enkelte utvalgsmedlem må ved sin inntreden i MHU skrive under på en taushetserklæring hvor man forplikter seg til å bevare absolutt taushet overfor uvedkommende om disse forholdene. Brudd på denne taushetsplikten, gir grunnlag for mistillit. Taushetsplikten, med de nevnte begrensningene, gjelder også etter at man har avsluttet sitt verv i MHU. Særskilt sensitive saksdokument vil være krypterte, slik at det kun kan åpnes med et bestemt passord. Adresse: DFEF misjons- og hjemmekontor Skinnenvegen Våle Tlf