Innkalling. Møte i FS-planleggingsgruppe Tid: Onsdag 2. april kl 09:00

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i FS-planleggingsgruppe Til: Espen Kristensen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Dag Olav Nilsen, UiA Vibeke Braaten, UiO Eli Vangen, HiST Inger Setnes, HiOA Hans J. Berntsen, HiT Sven Petter Myhr Næss, NMH Marit Vartdal Engeseth, HVO Anne-Lise Lande, USIT Geir Vangen, USIT Agnethe Sidselrud, USIT Tid: Onsdag 2. april kl 09:00 Møtested: Sola strandhotell

2 Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 19. februar Referatsaker a) Møte i styret for FS 3. mars 2014 b) Møte i ekspertgruppen for godkjenning 14. mars 2014 c) Møte i ekspertgruppen for undervisningsmodulen 26. februar Orienterings-/diskusjonsssaker a) Søketjenesten for godkjenning av utenlandske studier - GAUS b) Anskaffelse av rapport- og presentasjonsverktøy c) Integrasjon med 360 fra Software Innovation d) Integrasjon med its learning 4. Oppsummering og evaluering av FS-Kontaktforum våren Ansvaret for Drift rutiner Bl.a. varsling av nye fliser/versjoner/kloning av FS etter innføring av VP 6. Innføring av felles VDP (papirer ettersendes) Diskutere prosessen og hvordan vi skal ta fatt i arbeidet med opprydding i lokale koder. Vedlagte dokument viser oversikt over tabeller og kommentarer. Innholdet i dette dokumentet skal ikke diskuteres i denne omgang. 7. Lånekassen a) Innhenting av opplysninger fra Lånekassen b) Ny kvitteringsløsning for filinnsending 8. Varselfunksjonalitet i Godkjenningsmodulen 9. Resultatutveksling a) Rutiner ved igangsetting av resultatutveksling b) Studentakseptanse for resultatutveksling ved semesterregistrering høsten Digital eksamen UiT-Felles kode for digital eksamen 11. Innkomne ønsker a) HiL-FS Kontroll av forkunnskapskrav vis manglende forkunnskapskrav b) HiL-Utvekslingsperson samlebilde og FS Oppretting av student/studierett/klasse defaultverdi i feltet Opptakstype c) HiMolde-FS Resultatliste vurdering og FS Eksamensdager fordelt på dato d) UiB-Endringer til FS Eksport studieinformasjon XML-format e) UiO-FS Beregning av oppnådd kvalifikasjon utdanningsplanbasert f) UiS-FS Personer med erstatningsnummer vise aktiv J/N g) UiS-Ny brukerrolle for å gjøre endringer i vurderingsprotokollen h) NTNU-FS Veivalg for utdanningsplan valg for inaktive studenter i) UiT-Oppmelding til utsatt/konteeksamen via StudentWeb j) NTNU-Logg for emnekombinasjon 12. Bruk av studentnr istedenfor fnr, mail fra UiB 13. Eventuelt FS Innkalling til møte i Planleggingsgruppen 2. april 2014

3 Saksdokumenter Sak 1 FS Referat fra møte i Planleggingsgruppen FS Referat fra møte i styret for FS Sak 2 FS Referat fra møte i ekspertgruppen for Undervisningsmodulen FS Referat fra møte i ekspertgruppen for godkjenning Sak 6 FS VPD-koder Sak 7 Sak 8 FS FS FS FS-GK Lånekassen Mail fra Sven Erik Sivertsen, NTNU Høringsbrev fra KD Høringsnotat, forslag til endring i forskrift om innhenting av opplysninger Ny kvitteringsløsning for filinnsending Notat Varselfunksjonalitet i Godkjenningsmodulen Utviklingsoppgaver og innkomne ønsker Godkjenningsmodulen Sak 10 FS UiT-Felles kode for digital eksamen FS FS FS Innkomne ønsker HiL FS Kontroll av forkunnskapskrav HiL Utvekslingsperson samlebilde og FS Oppretting av student/studierett/klasse HiMolde-FS Resultatliste vurdering og FS Eksamensdager fordelt på dato Sak 11 FS UiB-FS Eksport studieinformasjon XML-format FS UiO-FS Beregning av oppnådd kvalifikasjon utdanningsplanbasert FS FS FS FS FS UiS-FS Personer med erstatningsnummer UiS-Ny brukerrolle vurderingsprotokollen NTNU-FS Veivalg for utdanningsplan UiT-Oppmelding til utsatt/konteeksamen via StudentWeb NTNU-Logg for emnekombinasjon Sak 12 FS Mail fra UiB Bruk av studentnr istedenfor fnr FS Innkalling til møte i Planleggingsgruppen 2. april 2014

4 <sideskift>

5 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i Planleggingsgruppen februar 2014 Til stede: Forfall: Sven Erik Sivertsen, NTNU Lena Finseth, UiO Eli Vangen, HiST Hans J. Berntsen, HiT Dag Olav Nilsen, UiA Øystein Ørnegård, UiB Inger Setnes, HiO Espen Kristensen, UiT Aune Moe, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Tor Erga, UiS Sven Petter Myhr Næss, NMH Anne-Lise Lande, USIT Geir Vangen, USIT Agnethe Sidselrud, USIT Referent: Agnethe/Anne-Lise Dato: Sist endret:

6 Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 30. oktober og 12. desember Referatsaker a. Møter i styret for FS i. Møte 13. november ii. Møte 8. januar b. Møte i ekspertgruppen for Sak og arkiv 21. november c. Møte i ekspertgruppen for etter- og videreutdanning 3. desember d. Årsmøte for FS 3. Orientering-/diskusjonssaker a. Søketjenesten for godkjenning av utenlandske studier GAUS b. Anskaffelse av rapport- og presentasjonsverktøy c. Integrasjon med 360 fra Software Innovation d. Integrasjon med its learning e. UHRs arbeidsgruppe Opptak internasjonale studenter til master f. Opprettelse av en nasjonal vitnemålsgruppe i regi av UHR g. Innføring av ny felles mal for vitnemål h. Marit Vartdal Engeseth tilbake i Planleggingsgruppen 4. FS-kontaktforum våren Resultatutveksling 6. Ansvaret for drift av FS rutiner 7. Inføring av felles VPD 8. Opplæring på nett 9. Webservice og Alumni v/uis 10. Digital eksamen 11. Forhåndsgodkjenning 12. Nytt felt for ansattbrukernavn i tabellen Person 13. Innkomne ønsker 14. Ønskelisten 15. Eventuelt FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen februar 2014 Side 2

7 Det var ingen merknader til dagsorden og innkalling. Det var to saker til eventuelt: - Emner med nivå 50 på karakterutskrift (fra NTNU). - Karakterutskrift for EVU (fra UiA) 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen 30. oktober og 12. desember Det har kommet en liten rettelse til refrat fra møte 12.desember, sak 4. pkt 3 rettes til: «Ønske om å ta vekk den blanke delen der adresse er plassert, på side 2 og utover.» Oppfølgingssaker ble gjennomgått. - Vedr sak U5/13: Brev fra UHRs vitnemålsgruppe har ikke kommet frem til alle institusjonene. Det er uklart hva den videre prosess for felles grader kommer til å være og hvor innspill/ønsker skal sendes inn. Oppfølging: FS snakker med UHR for å avklare hvordan ønsker spilles inn. 2. Referatsaker a. Møter i styret for FS 13. november og 8. januar Det var ingen kommentarer til referatet fra møte 13.november. Daglig leder orienterte fra styremøte 8. januar der hovedsaken var forberedelse og behandling av dokumenter til Årsmøte for FS. b. Møte i ekspertgruppen for Sak og arkiv 21.november Det var ingen kommentarer til referatet. Det ble etterlyst status fra arbeidet i den nasjonale gruppen for anskaffelse av felles Noark 5-arkiv for de fire universitetene. Det bør sørges for at den nasjonale gruppen får nok innsikt i de sentrale problemstillingne som FS og Planleggingsgruppen jobber med, slik at arbeidet der ikke starter «på scratch». Det er viktig at FS og medlemmer i Planleggingsgruppen avklarer hvem som sitter i prosjektgruppen og prøver å holde seg orientert om arbeidet i det nasjonale prosjektet. c. Møte i ekspergruppen for Etter- og videreutdanning 3. desember Det var ingen kommentarer til referatet. UiO har foreslått ny representant i gruppen: Michael Grude (Seksjon for studieadministrative datasystemer (SSD), UiO). Det ble stilt spørsmål vedrørende løsning i EVUWeb der krav om innlegging av fødselsnummer kan skrus av. Institusjonene representert i planleggingsgruppen har ulik erfaring med dette. Når dette kravet skrus av kan det skape problemer med dubletter i personregisteret. Innføring av IdPorten i EVUWeb vil hjelpe en del på dette problemet. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen februar 2014 Side 3

8 d. Årsmøte for FS UiO må registreres med forfall i referatet. Gruppen delte erfaringer med bruk av Adobe Connect som verktøy for on linemøter. Institusjonene har nokså variert erfaring med verktøyet. Neste møte i planleggingsgruppen som skal avholdes over Aforeslås avviklet som telefonmøte i kombinasjon med bruk av Adobe Connect til ordstyring/dokumentvisning. 3. Orientering- /diskusjonssaker a. Søketjenesten for godkjenning av utenlandske studier GAUS GAUS-applikasjon er ferdigutviklet og er i test hos prosjektgruppen: HiG, HiVe, UiA og NOKUT. Applikasjon vil være klar til produksjonssetting sammen med vår-versjon av FS. Samarbeidstiltaket FS har fått forvaltningsansvar for GAUS. Samarbeidstiltaket vil sette i gang et arbeid for å lage rutinebeskrivelse for bruk av GAUS ved institusjonene. FS vil også sette ned en ekspertgruppe med representantene fra institusjonene, NOKUT og FS/USIT (det er ønskelig å videreføre prosjektgruppen for utvikling av GAUS som ekspertgruppe). GAUS vil bli presentert på FS-kontaktforum i april. Innhold i GAUS ved lansering vil være godkjenningsvedtak fra institusjonene som importeres fra de institusjonelle FS-basene. NOKUTs vedtak vil overføres automatisk etter at NOKUT har implementert sitt nye elektroniske saksbehandlingssytemet esam. Samarbeidstiltaket arbeider i tillegg med et kostestimat for å importere godkjenningsvedtak fra NOKUTs nåværende system. b. Anskaffelse av rapport- og presentasjonsverktøy Gruppen som jobber med tilbudene består av Hans Jacob Berntsen (HiT), Ingvild Greve (UiB), Alice Rossmann (USIT-Drift), Stein Aske (DV) og Anne-Lise Lande. Det blir mye møtevirksomhet fremover, men planen er å anskaffe/velge et verktøy i løpet av våren. Ingvild Greve er nå frikjøpt som prosjektleder for STAR. STAR arbeidet vil snart settes i gang igjen. Det ble stilt spørsmål vedr rapporter som leveres til DBH som utarbeides manuelt på institusjonene kunne de legges inn i STAR? Hvis data ligger i FS, er dette mulig å få til. Oppfølging: FS ser litt nærmere på dette og saken settes på oppfølgingslisten. FS sjekker med DBH om rapportene kan standardiseres ved hjelp av FS. c. Integrasjon med 360 fra Software Innovation Det er laget en integrasjonsplatform for FS og 360 som Uninett utvikler og drifter. Data leveres fra FS til integrasjonsplatformen og derfra leveres det videre til 360. Det som leveres mellom systemene er kontakter, saker og dokumenter. Arkivgruppemøtet har ikke kommet med konkrete saker som skal leveres nå. Det er pr i dag kontaker som sendes over (aktive studenter og aktive søkere) og dokumenter legges deretter på den aktuelle kontakten. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen februar 2014 Side 4

9 Integrasjonen er i produksjon for HIST, og rulles ut i disse dager også for NHH. Resten av sektoren (som bruker 360) får integrasjonen sammen med FS 7.5. Utrullingen styres av Uninett. Det ble stilt spørsmål vedr definisjon av saker (hvilket konkret innhold) som kommer fra FS. Det er for eksempel en søknad eller en godkjenningssak. Teknisk ligger alt til rette for å få overført ulike typer saker. HIST har hatt en lang testperiode og hele prosessen har vært preget av mye utsettelser. d. Integrasjon med its learning Eksporten er klar. Det er noe ny funksjonalitet som kommer med tjenesten. Det gjenstår litt mer testing før tjenesten kan produksjonssettes. Det er planlagt produksjonssetting rundt påske. Integrasjonen hadde en større pilotperiode før jul ved HIST. Det er ønskelig å få med andre institusjoner i testfasen og det jobbes med å få KHiB med på test. NMH og UiS melder sin interesse for å teste. Det er opprettet en e-postliste med fs-institusjonene og itslearning, men e-poster sendt til listen får liten respons fra institusjonene. HIST har også prøvd FSdiskusjonsforumet som diskusjonskanal vedr integrasjonen, men uten respons. Det finnes et norsk diskusjonsforum, men ikke så veldig aktivt Planleggingsgruppen er enige om at det trengs et forum der problemstillingene knyttet til itslearning kan adresseres. e. UHRs arbeidsgruppe Opptak internasjonale studenter til master Arbeidsgruppen leverte en rapport til UHRs utdanningsutvalg i slutten av desember. Gruppen har foreslått at det opprettes en nasjonal søkerportal, basert på finsk, svensk og tysk modell. Den enkelte institusjon skal fortsatt kunne fastsette opptaksregler, rangere og bestemme hvem som skal få tilbud om opptak. Lokale søknadsfrister skal kunne beholdes. Det vil bli foretatt en høringsrunde. f. Opprettelse av en nasjonal vitnemålsgruppe i regi av UHR Utdanningsutvalget vedtok på møte 24. september 2013 å opprette en arbeidsgruppe. Utvalget ønsker en gruppe på fem personer hvorav tre er oppnevnt av UHRs utdanningsutvalg og Samarbeidstiltaket FS med to personer. Malen for vitnemål og vitnemålstillegg skal etter planen innføres våren Det vil sannsynligvis være behov for en arbeidsgruppe som kan besvare spørsmål også etter at malen er innført, og gruppen vil derfor være virksom ut Mandat er at arbeidsgruppen skal: Foreta avklaringer i forbindelse med implementering av felles mal for vitnemålog vitnemålstillegg Vurdere når spørsmålene er av prinsipiell art og skal videresendes til UHRs utdanningsutvalg Bidra til at samarbeidstiltaket FS sin nettside om felles mal for vitnemål og vitnemålstillegg er oppdatert FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen februar 2014 Side 5

10 Besvare spørsmål fra sektoren som angår felles mal for vitnemål og vitnemålstillegg. Gruppen er oppnevnt for året 2014, og rapporterer til UHRs utdanningsutvalg. Det ble stilt spørsmål vedr mandat for UHRs arbeidsgruppe og kobling mot institusjonene. Gruppen er en ny form for arbeidsgruppe UHR har hittil hatt hurtigarbeidende grupper som leverte innstilling til videre oppfølging av KD eller institusjonene. g. Innføring av ny felles mal for vitnemål Ny mal for Diploma supplement kom med versjonen i høst. Vitnemålsdelen ble lagt ut til testing med versjonen. Klientendringsbeskrivelsen til inneholder detaljert beskrivelse av endringene. I tillegg vil dette bli gjennomgått på FSkontaktforum i april. Den nye vitnemålsrapporten er klar til å brukes. Det er ikke laget mal for side 1. For side 2 er alt på plass. FS-nettsider har en oppskrift på hvordan innholdet på siden skal være. Innholdet kan hentes fra studieprogram eller studieretning. Det er lagt til rette for at man kan formattere tekstene. Den nye malen legger til rette for mer felles brevmaler enn den gamle. FS venter på engelske tekster for institusjonstyper (statlig, privat osv). Spørsmål og diskusjon: - Vedr beskrivelse av læringsutbytte: i noen tilfeller vil det være behov for mye tekst på side 2, da vil vitnemålet bli på flere enn 4 sider, noe den uansett ofte gjør. Karakterutskriftsdelen er nå på minimum to sider, med tekstlig beskrivelse på andre side for resultatfordeling, karakter- og studiepoenginformasjon. P.g.a. grafisk fremstilling av karakterfordeling vil hvert emne bruke mer plass. Dermed vil karakterutskriften ofte kunne bli på tre sider. - Vedr A3 format: Det er ingen direkte støtte i løsningen for A3 format. Det er fortsatt mulig for hver institusjon å lage vitnemål på A3 format, men hver institusjon må ta ombrekking til A3 via skriverdrivere. Bruk av A4 format er et skritt i retning digitalisering av vitnemål. - Vedr utdanningsplanbildet: I det nye utdanningsplanbildet kommer det en del endringer. UiO har begynt å bruke det og kommer etter hvert med tilbakemeldinger. NMH kan ikke bruke bildet før det er laget et felt for instrument. - Vedr type papir vitnemål og DS skal skrives ut på: Institusjonene har ulik praksis for dette. Noen bruker papir med vannmerke (alle sider), noen har fargeprint og noen har førsteark med fortrykk. UiO har i tillegg brukt en omslagsmappe og har gode erfaringer med dette. - Vedr fortsatt bruk av den gamle vitnemålsrapporten: Institusjoner som for tidligere kull mangler beskrivelser for ny mal, kan fortsatt bruke den gamle rapporten. Rapporten vil derimot fjernes etter hvert. h. Marit Vartdal Engeseth tilbake i Planleggingsgruppen Marit Vartdal Engeseth er tilbake i sin stilling ved Høgskolen i Volda, og tilbake i planleggingsgruppen fra og med april. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen februar 2014 Side 6

11 i. Elektroniske semesterkort HIOA orienterte om status for utredningsprosjektet. IT-seksjonen ved høyskolen eier og leder prosjektet. Det er laget forslag til kravspesifikasjon og planen er at løsningen skal foreligge til høsten Løsningen baserer seg på en app som kommuniserer med FS via en WebService. Semesterkort må skrives ut for studenter som ikke har smarttelefoner. Prosjektet vil kontakte flere aktører som bruker semesterkortet, som NSB og Ruter. Det er viktig at FS involveres tidlig. Det er satt av tid i 2014 ved FS for å jobbe med dette. HiOA sender ut kravspesifikasjon til Planleggingsgruppen. j. Fusjon SO og FS Kunnskapsdepartementet har bestemt at det blir en fusjonering av FS samarbeidstiltaket, SO organisasjonen og SUN - seksjon for utvikling av nasjonale systemer fra FS-kontaktforum våren 2014 Utkast til program ble gjennomgått og kommentert. Det er foreslått at gruppearbeid foregår i 6 grupper med ulike teamer. Temaer er: o Arbeidsprosessen og rutiner for eksamen: - administrasjon av kommisjon og sensur (1.gruppe) - klagebehandling (2.gruppe) - tilpasset eksamen (3.gruppe) o Registrering av utveksling og forhåndsgodkjenning (4.gruppe) o Klargjøring for åpning av semesterregistrering i StudentWeb og gjennomføring av semesterregistreringsperiode (5.gruppe) o Gjennomgang av utkast til rutinebeskrivelsen for registrering av godkjenninger (6.gruppe) Institujonene får en hjemmelekse på forhånd for å sikre at arbeidet i gruppene blir fruktbart. Medlemmer i Planleggingsgruppen fordeler seg på disse 6 gruppene og leder hver gruppe. Resultatet av gruppearbeidet oppsummeres kort i plenum. 5. Resultatutveksling Løsning for resultatutveksling mellom institusjoner har vært testet ved HIST og NTNU. I testperioden har en del problemstillinger blitt meldt inn og behandlet i Planleggingsgruppen, StudentWeb-gruppen og i Godkjenningsgruppen. Det forelå et notat med oppsummering av løsninger for hver problemstilling. Løsningen vil settes i produksjon ved resten av institusjonene i løpet av våren. Konklusjon etter gjennomgangen: Punkter som må løses før resultatutvekslingen produksjonssettes: - Saksbehandler må få oversikt over status for henting av data (evt institusjoner som ikke har levert) - Fremdriftsmelding (løsning avhenger av hvor lang tid en slik henting tar) FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen februar 2014 Side 7

12 - NUSkode må overføres for det enkelte emne (NUSkode er nå med i person_ekstresultat) - Tidspunkt for når karakter vises o Oppnådd kvalifikasjon skal kun tas med dersom vitnemål er utskreves. Dvs kolonnen Dato_Utlev_Vitn har verdi. Punkter som settes opp som videreutvikling senere: - Student bør få innsyn i hva som er overført -> flyttes til Studentweb3 5. Visning av studiepoeng i student samlebilde o Det lages en liten høring til institusjonene før dette gjøres (liten jobb å utføre endringen) - URL for emne / emneinformasjon - Her må det gjøres en spesifikasjonsjobb mht hva som skal overføres av emneinfo - Overføring for søkere o Punktet må tas inn i søknadsweb-køen (full innføring av akseptansefunksjonalitet som i Studentweb eller enklere løsning som kun behandler resultatoverføring) -. Emnesamlinger (bør tas med nå, men kan vente) Punkter som er løst (teknisk sett) - Dubletter i Person Eksternstudium - Overføring for forhåndsgodkjente emner - Hvordan karakterer skal vises Løsningen presenteres på FS-kontaktforum i april. 6. Ansvaret for drift av FS - rutiner Samarbeidstiltaket FS overtok ansvaret for driften av FS fra Uninett har fremdeles ansvaret for Agora, men alle hendvendeler sendes nå til fssupport@usit.uio.no. Rutiner rundt varsling av nye fliser, oppgraderinger, nedetid og kloninger ble diskutert. Forslag til nye rutiner sendes til fs-kontakter på høring. Dette presenteres også på FS-kontaktforum. 7. Innføring av felles VPD Saken utsettes til neste møte i Planleggingsgruppen i april. 8. Opplæring på nett - hvordan styrke bruken av siten? Eli Vangen orienterte om bakgrunn for nåværende løsning for siten Opplæring på nett og noen erfaringer fra den første perioden siten er i bruk. Siten ble lansert ble to hovedformål: opplæringssite og diskusjonsforum for institusjonene som bruker FS. Det ble etterhvert lagt ut nybegynnerkurs. De som har tatt kurs er veldig fornøyd og har sendt positive tilbakemeldinger fra bruk av siten. Det viser seg at det er en utfordring å få institusjonene til å bruke siten mer aktivt.det er usikkert om faktum at dette er et ekstra system du må logge deg på, som gjør det mindre populært. Det er institusjonenes Feide-ansvarlig som må abonnere på tjenesten for at brukere ved institusjonen kan ta tjenesten i bruk. Det er i tillegg en forutsetning at man har lagt FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen februar 2014 Side 8

13 inn f.nr til brukere på siten. De fleste medlemmer i Planleggingsgruppen opplever at det utveksles veldig mange e-poster fra institusjonener med ulike FS-spørsmål det ville vært kanskje bedre at FS-brukere spurte i forumet istedenfor? Bruksavisning for hvordan ta tjenesten i bruk ligger på siten samt at de som er i opplæring-på-nett-gruppen kan kontaktes i tilfelle spørsmål. Diskusjon og spørsmål: -Bør alle ha mulighet til å legge inn spørsmål på siten? Det er uheldig hvis de får divergerende svar. -Brukeradministrasjon kan virke tungtvint kunne man forenkle det? -Vi bør finne en organisering av bruken av tjenesten som hensiktsmessig Det har vært ønske fra institusjonene at en slik ressurssite skal kunne brukes av FS-brukere for opplæring, for å dele kurs og for diskusjon. Arbeidsgruppen for siten tar innmeldte problemstilliger videre i sitt arbeid. 9. WebService og alumni v/uis UiS sender i første omgang UiS' kravspesifiksjon for FSWS for alumni til UiO. Hvis UiS og UiO har sammenfallende behov sender de den til planleggingsgruppen og FS/USIT. Saken settes på ønskelisten. 10. Digital eksamen Det jobbes på flere fronter i sektoren med ulike løsninger for digital eksamen. Eli Vangen sendte ut en e-post med orientering om HIST sitt arbeid med digital eksamen. Geir Vangen orienterte om det nasjonale arbeidet i regi av Uninett og E- campus. Løsningen baserer seg på en tjenestebuss som er satt opp for å kommunisere med FS og med de institusjonelle digital-eksamen-systemene. Løsningen skal i pilotfase ved UiA i mars 2014 og kan skaleres i fremtiden for å tas i bruk ved flere institusjonener i sektoren. Digital eksamen er et av fem hovedfokusområdene for FS i Saken settes derfor opp som fast punkt på agenda til planleggingsgruppemøtene for å sikre at informasjon om status for det nasjonale prosjektet tilflyter prosjektgruppen og når videre ut til sektoren samt at inspill meldes inn til prosjektet fra gruppen. 11. Forhåndsgodkjenning Løsning for rapportering av forhåndsgodkjenninger til Lånekassen ble implementert i januar etter ønske fra Lånekassen. Saken har vært behandlet i godkjenningsgruppen og en e-post med informasjon ble sendt ut til fs-kontakter. Planleggingsgruppen er av den oppfatning av løsningen burde blitt avklart med alle institusjonene før produksjonsetting. Inspill fra gruppen: -HiOA hadde noen utfordringer i den første perioden, men endrer rutinen for å støtte nåværende rapporteringsløsning. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen februar 2014 Side 9

14 -UiO er fornøyd med den nye løsningen. Utfordringen består i at UiO-studenter bruker SøknadsWeb til å søke om utreise og i opptaksmodulen settes dato 1.1. som standarddato. De opprettes dermed som utvekslingsperson med dato for utreise som må endres manuelt. -Det er ikke mulig å se om Lånekassen har hentet opplysningene kunne det lages en kvittering? -UiA setter i gang endring av arbeidsflyten for å støtte den nye løsningen. Det som oppleves som utfordring er korte tidsvinduer for denne rapporteringen samtidig som det er mange aktører på institusjonene som er involvert i prosessen. Konklusjon og oppfølging: -Prosessen har ikke vært god, planleggingsgruppen må involveres. -Lånekassen kontaktes av FS for å forbedre rutinene rundt søknad om lån for nyopptatte søkere. -Rutiner for hvordan dette skal håndteres må klargjøres og sendes ut til institusjonene. 12. Nytt felt for ansattbrukernavn i tabellen Person HIOA trekker saken og endrer på interne rutiner. 13. Innkomne ønsker a. UiN Vektigsbrøk i rapporter som viser vurderingskombinasjon Ved utskrift av for eksempel FS Emnetabell Vurderingskombinasjon, ønsker UiN at vektingsbrøken til den enkelte vurderingskombinasjon kommer med. Det er ønskelig i tillegg at denne rapporten kan få et valg for å se kun aktive vurderingskombinasjoner og at vurderingskombinasjonens vurderingstid også vises dvs terminen for planlagt vurdering. Det er ønskelig at eksisterende rapport brukes så langt det gjør seg mulig evt.se på muligheten for en ny rapport studieplanarbeid/emneportefølje Saken settes på ønskelisten. b. HiN FS Pinkodebrev FS Pinkodebrev det er ønskelig med differensiering av valg for utsending: - valg for klassetilhørighet - valg for kun nye som ikke har fått tidligere - valg for ALLE Saken settes på ønskelisten. c. HiN FS Oppretting av student/studierett/klasse Oppretting av student/studierett/klasse Ønsker et valg i rapporten for kun nye som ikke er opprettet tidligere Saken vil løses når endringer i Pinkodebrevet blir implementert slik foreslått. Ønsket avvises dermed. HiN bes om å bruke et filter. d. HiN FS Søkerliste nye tilbud FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen februar 2014 Side 10

15 Søkerliste nye tilbud Ønskelig med valg for opptaksrunde eks. HOVED, 1,2,3 osv. Saken settes på ønskelisten. e. CK FS Kandidatlister NKS (1634) gjennomfører eksamener ved eksterne steder, og sender ut kandidatoversikter til eksamensstedene med informasjon om emnekode, emne, dato, tid, kandidatnummer, navn, adresse, tlf. og e-postadresse. Rapport over kandidater inneholder ikke kolonnen med e- postadresser, men all annen nødvendig info. I rapport Meldinger finnes kolonnen med e- postadresser. Dete r øsneklig å ta denne over i rapport Settes på ønskelisten. f. HiST Søknad samlebilde, søknadsweb, dokumentarkiv - Dersom en søker allerede har dokumenter i dokumentarkivet når ny søknad legges inn må «ubehandlede dokumenter» automatisk settes til JA. Alternativt må søker gis muligheten til på nytt å velge å bruke tidligere innsendt dokumentasjon i opptaket og sette ubehandlede dokumenter til ja om søker velger å gjøre dette. - Det må være mulig å sette «ubehandlede doku-menter» til ja manuelt, for eksempel når vi mottar papirdokumenter og laster inn disse via FS. - «Ubehandlede dokumenter» er ikke til å stole på og blir ikke alltid satt til ja selv om søker laster opp nye dokumenter. - Det bør være mulig å sortere vekk irrelevante do-kumenter. - Det bør være mulig å kommentere enkeltdoku-menter slik at neste saksbehandler ser hva forrige har tenkt. Det benyttes i dag mye notater på sø-kermappe/enkeltdokumenter og denne muligheten må erstattes. Første to strekkpunkter settes på ønskelisten. Tre siste strekkpunkter utredes og beskrives nærmere. Følges opp av FS-sekretariatet sammen med andre problemstillinger knyttet til bruk av dokumentarkivet meldt inn fra institusjonene som for eksempel avklaring rundt periode for lagring av dokumenter. g. UiT Inaktivering av fagpersoner Fagpersoner som legges inn i FS og bli stående som aktiv helt til man manuelt gjør fagpersonen inaktiv, eller kjører rutine for en og en person. Det er en stor jobb å sørge for at listen over aktive fagpersoner er oppdaterte da det er vanskelig å se av FS om fagpersonen ikke lengre er aktiv. Det er ønskelig med 1. Nye felter i bildet fagperson Fagperson, Dato for start og dato for slutt, Permisjon: Dato for start og slutt og 2. Rutine for sette status aktiv til N. Saken settes ikke på ønskelisten. Saken tas tilbake til UiT for en evnt en annen begrunnelse hvis det skal lages en løsning. Oppdateringen bør i utgangspunktet tas i kildesystemet og ikke i FS. h. UiS - Uthenting av studieinformasjon fra FS via FS Utfordringer knyttet til personroller og overføring fra FS via uttrekk. Saken settes på ønskelisten. Saken løses i StudInfo2, ikke i FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen februar 2014 Side 11

16 14. Ønskelisten Full gjennomgang og prioritering av saker. 15. Eventuelt Karakterutskrift og felleskode for nivå 50 (fra NTNU) Konklusjon: Vi gjeninnfører nivå 50 som felleskode. Institusjonene koder selv hva som skal være på nivå 50 og nivå 80. Neste møte: Sted: FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen februar 2014 Side 12

17 Oppfølgingssaker (sist oppdatert ) Saker som skal følges opp (dette er fra april 2010-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U9/10 Sende brev til SO om problemer knyttet til registrering av navn FS-sekretariat SO har svart at dette må vente til SO 3.0. Planleggings-gruppen oppfordrer institusjonene til å ta dette opp på SOseminaret. Saker som skal følges opp (dette er fra februar 2012-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I4/12 Sak 10 Fora til erfaringsutveksling: Det opprettes et diskusjonsforum i It s Learning. Sjekke om det er mulig å bruke FEIDE-innlogging. Sakene fra Diskusjonsforum flyttes over : FEIDEinnlogging er på plass, men ikke med automatisk innlogging : FEIDEinnlogging er ikke på plass. Dette er en svært viktig del av nettkursing. HiST tar en ny runde med It s Learning. Planleggings - gruppen v/eli :Komentar fra PG v/eli: De fleste inst. kan ta i bruk løsningen. Det bør tas en ny runde på høsten. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen februar 2014 Side 13

18 USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U4/12 Sak 9 Ønskelisten: FS-sekretariatet informerer kontaktpersonene om vedtak ifm innsending av ønsker FSsekretariatet Ingen diskusjonsforum som er aktiv, der man kan stille spm.. Venter på at sak I4/12 er ferdig. Saker som skal følges opp (dette er fra mars 2013-møtet) Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad I3/13 Sak 11 g Eventuelt Mailinggrupper: Institusjonene bes gjennomgå medlemsoversikten i de ulike mailinggruppene for å få fjernet personer som har sluttet eller ikke lenger skal være medlemmer i den enkelte gruppe. Alle institusjoner : FSsekretariat sender ut beskjed til kontaktlisten. Saker som skal følges opp (dette er fra april 2013-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U11/13 Sak 5b Innkomne ønsker: Ta en større opprydding i nedtrekksmenyer USIT-FS Tas som en del av opprydingen av felleskoder for VPD-basene. Saker som skal følges opp (dette er fra september 2013-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U14/13 Sak Tidspunktet for når karakter er gyldig FS-sekretariat Saken tas opp og konklusjonen fattes på neste møte. U15/13 Sak 10 Rutiner for håndtering av innmelding av endringsønsker vedr opptak FS-sekretariat Saken diskuteres når FS og SO er samorganisert. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen februar 2014 Side 14

19 Saker som skal følges opp (dette er fra oktober 2013-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U16/13 Sak 3b RUST: USIT Sjekke om det er mulig å konvertere gamle data. Sende ut info om dette til institusjonene. U17/13 Sak 12 Resultatutveksling, håndtering/lagring av studieplaner i FS: USIT Til møtet i februar Lage et forslag til løsning U18/13 Sak 14a Opprydding i lokale koder USIT (VPD): Lage en oversikt over tabeller som må gjennomgås + forklaring på hva som må gjøres U19/13 Sak 14b Rutiner for kloning og oppgraderinger (VPD): Lage forslag til rutiner som sendes til institusjonene på høring USIT FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen februar 2014 Side 15

20 Saker som skal følges opp (dette er fra november 2013-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U21/13 Sak 4 Innkomne ønsker til USIT karakterutskrift: Diskutere valg av logo med Forsvaret U22/13 Sak 4 Innkomne ønsker til USIT karakterutskrift: Sende et informasjonsskriv til institusjonene med kort oppsummering fra møtet. U23/13 Sak 4 Innkomne ønsker til USIT karakterutskrift: Forslag til ny løsning diskuteres på Kontaktforum. U24/13 Sak 4 Innkomne ønsker til karakterutskrift: Fjerne den gamle løsningen USIT I slutten av april. Saker som skal følges opp (dette er fra februar 2014-møtet) Nr Sak Ansvarlig Merknad 1/14 Sak 1: Innspill vedr fellesgrader. FS FS snakker med UHR for å avklare hvordan ønsker spilles inn. 2/14 Sak 2: Institusjonene etterlyser status for FS det nasjonale arbeidet med nytt arkisystem for universitetetene. 3/14 Sak 3b: Rapporter som utarbeides FS manuelt ved institusjonene som rapporteres ti DBH. FS undersøker om de kan legges inn i STAR. FS sjekker med DBH om rapportene kan standariseres ved hjelp av FS. 4/14 Sak 3f: opprettelse av ny nasjonal FS vitnemålsruppe i rgi av UHR. FS finner mandatet for gruppen og sender ut med referatet. 5/14 Sak 3i: Elektroniske semesterkort. HIOA sender ut kravspekken til PGgruppen når det foreligger. HIOA FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen februar 2014 Side 16

21 6/14 Sak 11: Forhåndsgodkjenning. FS FS kontakter Lånekassen for å forbedre rutiner rundt søknad om lån for nyopptatte søkere. FS sender ut informasjon til kontakt-listen. 7/14 Sak 13 f: Dokumentarkiv FS FS følger opp siste tre punkter i innmeldt ønske ifm sitt arbeid med avklaringer rundt lagring av dokumenter. 8/14 Sak 13g: Saken tas tilbake til UiT. FS FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen februar 2014 Side 17

22 <sideskift>

23 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i styret for FS 3. mars 2014 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Gunn Rognstad, HiG Monica Bakken, UiO Kjetil Solvik, NMH Aud Magna Gabrielsen, NTNU Observatører: Joar Nybo, KD Ingunn Cowan, Lånekassen USIT/FS: Anne-Lise Lande, USIT Agnethe Sidselrud, USIT Tina Lingjærde, USIT Geir Vangen, USIT Forfall: Observatører: Torill Vangen, SSB Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB FS-sekretariat Dato: 3. mars 2014 Sist endret:

24 Dagsorden 1. Konsekvenser av departementet sin beslutning. 2. Eventuelt FS Referat fra møte i styret for FS Side 2

25 1. Konsekvenser av departementet sin beslutning Styreleder innledet. Styret for FS betrakter vedtaket om sammenslåing av FS, SO og SUN som et gledelig vedtak. Vedtaket støtter anbefalingen fra styret og er i tråd med målene i FS sin strategi. Løsningen fremstår som den mest optimale løsningen for forvaltning og drift av studieadministrative systemer og tjenester i sektoren. Styreleder foreslo fire punkter til drøfting på møtet: 1. Gjennomgang av utkast til vedtektene for den nye organisasjonen. Kommentarfrist for det utsendte utkastet til vedtekter for den nye organisasjon er satt til 17. mars. Styret bes derfor om innspill og tilbakemeldinger på utkastet. 2. Behandling i Årsmøtet. Styret må avklare videre behandling av saken i forhold til Årsmøtet. 3. Prosessen fram mot endelig etablering av det nye foretaket. Ny ledelse og organisering må ha legitimitet blant institusjonene i sektoren. 4. Drift av Samarbeidstiltaket FS fram mot etableringen av det nye foretaket. Styret må sikre driften av Samarbeidstiltaket FS fram mot etableringen av det nye foretaket. Det sittende styret har sin fungeringsperiode frem til 1. juli. Forslaget til agenda ble godkjent. 1. Gjennomgang av utkast til vedtektene for den nye organisasjonen. Styret betrakter følgende momenter som vesentlige for at det nye foretaket skal kunne fungere etter intensjonen: Vedr 2 Formål: - Området «studieadministrasjon» innbefatter opptaksarbeidet. Det er derfor overflødig å referere til begge disse områdene i 2. Styret foreslår at «studieadministrasjon» brukes som det overordnete begrepet i vedtektene. Vedr 3 Organisering: - Grenseflaten mellom det nye foretaket og Universitetet i Oslo kan potensielt by på utfordringer hvis partene ikke har en felles forståelse rundt ansvarsforhold og roller. - Det er derfor viktig at det presiseres ytterligere hva som legges i begrepet «drift og administrative tjenester». Hvis det er USIT som skal være leverandør av driftstjenester for den nye organisasjonen, bør det presiseres i vedtektene. Det bør også klargjøres hva som ligger i «administrative tjenester». Det er viktig at det nye foretaket skal kunne operere selvstendig og uavhengig av Universitetet i Oslo i sitt daglige virke, og i den strategiske utviklingen av systemer og FS Referat fra møte i styret for FS Side 3

26 tjenester. Dette er en forutsetning for å kunne ivareta sektorens interesser på en god måte. - Det vises til vedtektene som regulerer BIBSYS sitt forhold til NTNU som vertsinstitusjon. Flere av styrets medlemmer har erfaring med at disse vedtektene gir en velfungerende ansvars- og rollefordeling mellom foretak og vertsinstitusjon. Vedr 4 Styret: - Styret noterer seg at Lånekassen ikke er eksplisitt nevnt i avsnittet som omtaler sammensetningen av det nye styret. Styret legger til grunn at styret for den nye organisasjonen fritt må kunne foreta en vurdering av hvilke aktører og samarbeidspartnere som bør inviteres som observatører i styret, med unntak av de to institusjonene som i følge forslaget til vedtekter, skal ha observatørplasser (Kunnskapsdepartementet og Universitetet i Oslo). Under forutsetning av at dette er en korrekt antakelse, vil styret ikke be om at vedtektene regulerer nøyaktig hvilke institusjoner det er hensiktsmessig å gi observatørplasser, utover de to nevnte. - Det vil være vanskelig å skille ut hvilke saker som angår de ansattes forhold, og styret foreslår derfor at ansattes representant i styret skal ha generell stemmerett. Vedr 5 Styrets oppgaver: - Det bør gis en nærmere presisering av forholdet mellom styrets faglige og strategiske ansvar, og det faglige ansvaret som Kunnskapsdepartementet har (jf 3). - Det må gjøres en tydeligere presisering av styrets ansvar og Universitetet i Oslo sitt ansvar når det gjelder organisering, både ut mot universiteter og høgskoler i sektoren, og når det gjelder den interne organiseringen av foretaket - Det er styrets klare oppfatning at en forutsetning for at den nye organisasjonen skal kunne ivareta sektorens interesser, er at det er styret for den nye organisasjonen, sammen med daglig leder, som må ha ansvar for og myndighet til å organisere foretaket slik det finner mest hensiktsmessig for å ivareta foretakets prioriteringer og brukerinstitusjonenes interesser. Vedr 7 Daglig leder: - Styret understreker viktigheten av at den faglige vurderingen og innstilling for ansettelse av daglig leder for den nye organisasjonen, skal foretas av styret for den nye organisasjonen, og ikke av Universitetet i Oslo. - Styret noterer at Universitetet i Oslo foretar den administrative oppgaven knyttet til ansettelsen av daglig leder, slik det følger av uhl. 1-4.(4) Vedr 10 Økonomi: - Det er noe uklart hvor stabil og forutsigbar en årlig bevilgning fra Kunnskapsdepartementet til den nye organisasjonen vil være. Stabile rammer er av største viktighet for den nye organisasjon. FS Referat fra møte i styret for FS Side 4

27 - Styret er bekymret for om den foreslåtte finansieringsmodellen skaper muligheter for handlingsrom for spesielle satsinger eller overordnete prioriterte områder, som for eksempel digitalisering av arbeidsprosesser eller liknende. - Styret noterer seg at det økonomiske forholdet rundt sammenslåingen skal være kostnadsnøytralt og at den foreslåtte finansieringsmodellen er enklere med tanke på problemstillingene knyttet til blant annet moms. - Kjøp av tjenester fra Universitetet i Oslo må spesifiseres og reguleres i egen avtale. Vedr 11 Rettigheter og plikter: - Styret foreslår at begrepet «brukere» spesifiseres med hvem brukerne er. Konklusjon og veien videre: FS-sekretariatet lager et utkast til et uttalelse som inneholder momentene over. Utkastet godkjennes på sirkulasjon til styret før det sendes til Kunnskapsdepartementet innen fristen 17.mars. 2. Behandling i Årsmøte - Det var enighet om at FS-sekretariatet utarbeider et notat om vedtaket fra Kunnskapsdepartementet og styrets innspill. Det legges opp til at notatet behandles av Årsmøtet på sirkulasjon, dersom ingen delegater spesifikt ber om at Årsmøtet samles. Dette er også i tråd med orienteringen gitt i Årsmøtet Prosessen fram mot endelig etablering av det nye foretaket - Styret understreker viktigheten av at styret for det nye foretaket må være involvert i ansettelse av administrativ ledelse og av organiseringen av det nye foretaket. Herunder hvordan administrative ressurser, utviklerressurser og brukerstøtte organiseres, og hvilken organisering man legger opp til ut mot institusjonene i sektoren for å sikre medvirkning fra brukerne. - Både tilsettingsprosessene og organiseringen av foretaket må ha legitimitet. Det er derfor av avgjørende betydning at prosessene er transparente, slik at sektorinteressene ivaretas og slik at prosessene ikke blir gjenstand for interne prioriteringer ved Universitetet i Oslo. - Av denne grunn understreker styret viktigheten av at det nye styret oppnevnes så raskt som mulig. 4. Drift av Samarbeidstiltaket FS fram mot etableringen av det nye foretaket - Det legges til rette for å holde ett styremøte i det nåværende styret for FS 19. mai. - Dette for å sikre driften av Samarbeidstiltaket fram mot etableringen av det nye foretaket. - Det legges opp til å treffe beslutning om valg av presentasjonsverktøy for datavarehuset STAR på dette møtet. 2. Eventuelt FS Referat fra møte i styret for FS Side 5

28 <sideskift>

29 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i FS prosjektgruppe undervisningsmodulen Til stede: Forfall: Pål Erik Megaard, UiO Thor Højgaard Anti, UMB Petter Kjær, UiB Siren Erichsen, HiB Torill Myrbostad, HiNesna Nils Christian Fareth, UiT Sven Petter Myhr Næss, NMH Geir Vangen, USIT Agnethe Sidselrud, USIT Tina Lingjærde, USIT Thomas Solvin, USIT Anita Monsø Wiggen, HiST Referent: Thomas Solvin, USIT Dato: Sist endret: 1

30 Dagsorden 1. Referat fra møtet Arbeid med ny aktivitetsdekomponering a. Gjennomgang av aktiviteter ved institusjonene b. Utvikling av ny aktivitetsdekomponering 3. Avklaring av videre møteaktivitet fremover, fordeling av arbeidsoppgaver 4. Eventuelt 1. Referat fra møtet Referatet ble godkjent. Det var ingen kommentarer. 2. Arbeid med ny aktivitetsdekomponering Geir Vangen ledet gjennomgangen av ny aktivitetsdekomponering. Gjennomgangen var todelt, der del 1 dreide seg om praksis og del 2 dreide seg om undervisningsmodulen som helhet. Del 1 (praksis) tok utgangspunkt i aktivitetsdekomponeringen fra HiB (FS-UND ). Endringer ble gjort gjennom diskusjon i gruppen, og resulterte i følgende konklusjoner og forklaringer: De overordnede punktene (hovedprosesser) beholdes. Pkt. 1: Utarbeide rammer for praksisopplæringen. Årsplan for praksis ligger i utgangspunktet på emnenivå, men det kan være samme praksis på flere emner slik at dataene må kopieres. Det er ulike måter studentene fordeles på grupper på (forhåndsdefinerte grupper, studentene kan velge ). Det er nødvendig med et system for administrering av avtaler (med praksissteder). Praksis kan være krav for eksamensrett og forkunnskapskrav for andre emner, slik at studenten ikke får gå videre på studiet uten gjennomført praksis. Ulike kull (nivå) har ulikt innhold i praksisen, men det koordineres gjerne en samlet bestilling av praksisplasser til kommunene. Pkt. 1.5 Informere om rammene: Gjøres i hovedsak via nettsider, epost etc. Pkt. 2 Skaffe og fordele praksisplasser Pkt. 2.1 Beregne behov for praksisplasser: Behovet beregnes ut ifra størrelse på kull. Man setter f.eks. opp en tabell som viser behov for praksisplasser (antall studenter, antall plasser, sted). Det kan være behov for å inkludere geografisk informasjon. Aktiviteten tar mye tid. Studentene får vanligvis ikke velge sted. Diverse hensyn må tas (f.eks. at studenten ikke må få plass på sted med personlig tilknytning (kollega som jobber der e.l. )). FS Referat til møte i FS prosjektgruppe undervisningsmodulen 26. februar 2014 Side 2

31 Pkt. 2.2 Fremforhandle avtaler: Det kan være avtaler på flere nivåer (myndigheter + den enkelte skole/praksissted). Det gjøres også avtaler med firmaer. Det er behov for teknisk løsning for å holde styr på avtalene. Pkt.2.3 Tildele praksisplass: Man må kunne knytte flere ulike (typer) veiledere til student og aktivitet. En student i praksis skal gjerne besøkes av ulike veiledere. Pkt. 3 Følge opp praksisperioder og administrere praksisvurderinger: Det kan være nyttig å registrere vurdering fra praksislærere i FS, men noe av informasjonen er kanskje for sensitiv. Integrert arkivsystem (Public 360) bør kunne brukes til registrering av vurderingsskjema. I det minste bør konklusjonen fra vurderingen inn i FS. En teknisk løsning for å dele informasjon fra skolebesøk mellom veiledere kan være nyttig. Man kan kun klage på formelle feil i praksisvurderinger. Pkt. 4. Sikre formelle krav før praksis: Bekrefte taushetsplikt kan f.eks. gjøres ved semesterregistrering (HiNesna). Krav om gyldig politiattest: Studenten må selv søke hos politiet (varer 3 år). Nytt pkt.: Helseattest (evt. har studenten selv krav om å melde fra om evt. risiko) erstatter pkt Pkt. 5. Håndtere praksisutgifter: Refusjoner er for faglærere, men reiserefusjon også for studenter, samt refusjon for bolig for studenter (f.eks. tolkestudenter ved HiB som må reise langt). Ellers fakturerer praksisstedene institusjonene. Studenter sender i dag papirskjema for å få refusjon. Pkt. 5.3 Informere studenter og praksisfelt: Omhandler bl.a. samling for praksisveiledere, diverse møter. Administrere utviklingsmidler: Høgskolen setter av midler til opplæring/samarbeidsmidler for sektoren i stedet for refusjoner. Dette kan være knyttet til studenter og kan med fordel gå inn i FS. Pkt. 6. Kvalitetssikre praksis: Det er nødvendig å kunne markere veiledere som har formell kompetanse. GLU: krav om 30 sp veilederpedagogikk. Fagpersoner bør kunne knyttes til ulike veilederroller (ikke nok med godkjent J/N). Del 2 (undervisningsmodulen som helhet) tok utgangspunkt i aktivitetsdekomponeringen fra UiO (FS-UND ). Endringer ble gjort gjennom diskusjon i gruppen, og resulterte i følgende konklusjoner og utdypninger: Pkt. 7.1 Vedlikeholde emneopplysninger: Nye punkter: Opprette emne, Terminere emne, Endre navn på emne, Endre frekvens for undervisning for emne, Plassere emner i emnekombinasjoner. Det er problematisk at undervisning over flere semestre splittes opp i FS. Gruppen kommer inn på dette i datamodellen senere. Pkt. 7.2 Avgjøre hvilke emner det skal gis undervisning i: Pkt som forplikter i studieplan: Det er ønskelig med funksjonalitet i FS som informerer om hvilke emner dette gjelder. Pkt. 7.3 Bestemme hvilken undervisning som skal gis: Det er i dag ofte greiest å kopiere gamle oppsett og gjøre endringer. Det kan bli aktuelt med et system med kombinasjoner (slik som i vurderingsmodulen). Nytt pkt Læringsressurser (LMS) Pkt. 7.4 Administrere lærerressurser: FS Referat til møte i FS prosjektgruppe undervisningsmodulen 26. februar 2014 Side 3

32 Pkt Kartlegge behov for lærerressurser: Dette gjøres i dag utenfor FS. Noen fakulteter ved UiO bruker Aura (laget av UV-fak.). Excel brukes og. Pkt Innhent undervisningsønsker. Dette gjelder ønsker fra undervisningspersonell. Noen gjør dette. Pkt Administrere arbeidsplikt for fast vitenskapelig personale: Dette gjøres i forbindelse med undervisningsregnskap. I noen grad brukes data fra FS. Undervisningsregnskap tas med videre til senere diskusjon. Pkt Administrere timelærere: Støtte i FS til dette er ønskelig. Punktet tas med videre til senere diskusjon. Pkt Kartlegge tilgjengelige lærerkrefter: Arbeidsplikt/undervisningsplikt. NMH har oversikt over lærernes oppgaver i rapport, utenfor FS. Pkt Bestemme hvem som skal gjøre hva: Informasjon fra undervisningsregnskap kan f.eks. brukes her. Pkt Administrere oppgaverettere: Flyttes til vurderingsmodulen. Pkt Kontrollere time- og hjelpelærerbudsjett. Her legges undervisningsregnskap til, som også er knyttet til lønn. Pkt. 7.5 Legge timeplan: Det er en del registrering her. Timeplan legges dels manuelt, dels maskinelt. Som regel er noe manuell registrering nødvendig. Pkt Lage timeplanrapporter: Veiledning er ofte en timeressurs mellom student og lærer (NMH, UiT). Den enkelte students ressurs kan være fordelt mellom ulike lærere. Det et ønskelig med FS-funksjonalitet til dette. Det er ønskelig med bedre rapporter for overføring til timeplansystem. Det ønskes rapport à la kollisjonsmatrise. Pkt. 7.6 Bestemme romfordeling: Aktiviteten gjøres hovedsakelig av timeplanleggingssystem. FS foreslår rom, og kan få data tilbake fra timeplanleggingssystemet. Det er muligens nødvendig at informasjonen hentes tilbake til FS. Pkt. 7.7 Fastlegge pensum: Punktet utgår (her brukes heller ESPN). Pkt. 7.8 Vedlikeholde forelesningskatalog: Dette er på nett. Det kan løses med eksport av data, men her brukes ved noen institusjoner data direkte fra timeplanleggingssystem, ikke FS. Pkt. 7.9 Informere om undervisning: Pkt Kunngjøre særskilt undervisning: Punktet utgår. Pkt Brev til enkelte grupper om undervisningstilbud: Punktet utgår. Pkt Klargjøre for undervisning: Tilgang til rom kan integreres med FS, men det gjøres ikke i praksis (UiO). 8. Behandle undervisning for student 8.1 Behandle spesielle undervisningstilpasninger: Lite behov for slik registrering. Dette går utenom FS. 8.2 Behandle undervisningspåmelding: Gjøres via StudentWeb eller manuelt. Etteranmelding gjøres også via StudentWeb eller manuelt. Det er ønskelig med kobling mellom emne/undervisning og instrumentvariant Pkt : Utgår. Dette gjøres av FS Referat til møte i FS prosjektgruppe undervisningsmodulen 26. februar 2014 Side 4

33 Pkt Fordele påmeldte på undervisningsaktiviteter: Her kan det kjøres opptak. Plassering og prioritering av studenter på grupper gjøres på ulike måter. Det må være mulig med egne grupper for studenter som ikke følger undervisning. Pkt Bestille lister over undervisningspåmeldte: Pkt adresselister for studenter på emner: Punktet utgår. Pkt deltakerlister undervisningsaktiviteter: Deltakerliste brukes for oppmøteregistrering. Praksislister brukes. NMH og UiO opererer med arbeidskrav som ikke passer inn i et enkelt emne. Dette kan være arbeidskrav som er felles for flere emner, og som administreres samlet, eller arbeidskrav på programnivå. Det er nødvendig med løsning for undervisning/arbeidskrav som går på tvers av emner. Pkt korrekturliste for undervisningspåmeldte: Punktet utgår. Pkt Slå opp deltakerlister for undervisningsaktivitet: Punktet utgår. Pkt Behandle påmelding etter fristens utløp: Dette gjøres manuelt. Pkt. 8.3 Kontrollere undervisningspåmelding: Pkt Kontrollere forkunnskapskrav Pkt Kontrollere 40 vkt-regelen: 120 sp-regelen Pkt Kontrollere intern utdanning: Punktet utgår. Pkt Kontrollere ekstern utdanning: Punktet utgår. Pkt Emner som forkunnskapskrav: Nytt punkt. Pkt Andre forkunnskapskrav (oblig.): Nytt punkt. Pkt Kontrollere studierett: n-gangersregel, kontroll Pkt Kontrollere eksamensrett: Punktet utgår. Pkt Kontrollere semesterregistrering/semesteravgift Pkt Kontrollere utestenging: Nytt punkt. Pkt. 8.4 Foreta opptak på adgangsregulerte emner: Dette brukes av matnat ved UiB og UiO. Det ønskes enklere kjøring av rutiner (det krever i dag kjøring av mange rutiner). Pkt Orientere student om avgjørelse: Det gjøres via StudentWeb. Pkt Administrere bekreftelse på studieplass: endres til: Takke ja/nei i StudentWeb. Pkt Gjennomføre suppleringsopptak: endres til: Gjennomføre etteranmelding. Pkt. 8.5 Behandle undervisningsavmeldinger: Avmelding skjer via StudentWeb. Pkt. 8.6 Behandle studentens faglige ytelser: Dette flyttes til vurderingsmodulen. Pkt. 8.7 Koble undervisningspåmelding mot eksamensoppmelding: (Se Melde opp undervisningspåmeldte til eksamen) Pkt. 8.8 Administrere praktiske ytelser til student: Dette gjøres utenfor FS. Pkt PC-plass, adgang til nettverk, programvare, maskiner, passord: Punktet utgår. Pkt Fadderordninger, orienteringsmøter: Punktet strykes. (Gjøres på programnivå.) FS Referat til møte i FS prosjektgruppe undervisningsmodulen 26. februar 2014 Side 5

34 Pkt. 8.9 Registrere deltakelse i undervisning: Her skal det lages noen nye løsninger. 3. Avklaring av videre møteaktivitet fremover, fordeling av arbeidsoppgaver Neste møte er planlagt til onsdag 7. mai. Gruppen skal da begynne arbeidet med datamodeller. USIT lager skjematisk oversikt over aktivitetsdekomponeringen med beskrivelse til hver aktivitet/punkt og med angivelse av hvilke institusjoner, og hvem på institusjonen som foretar hvilke aktiviteter. Det er planlagt at forslaget skal oversendes til institusjonene innen 17. mars for høring og utfylling. Institusjonene sender tilbake sine kommentarer til USIT i god tid før neste møte. 4. Eventuelt Det bør videre diskuteres eksport fra undervisningsmodulen til andre systemer (Fronter, it s learning, timeplan). Det er ønskelig å ta for seg mulige «flercampusmodeller» for undervisning, dvs. løsninger for å administrere undervisning på ulike steder. Mulige behov for tilpasninger til nettbasert undervisning (fjernundervisning) kan være tilpassede data for overføring til LMS-systemer, samt mulighet for markering av studentene for senere telling/statistikk. FS Referat til møte i FS prosjektgruppe undervisningsmodulen 26. februar 2014 Side 6

35 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i Godkjenningsgruppen 14. mars 2014 Til stede: Forfall: Referent: Anne Lise Mølmann, HiST Sven Erik Sivertsen, NTNU Unni Henriksen, UiA Lars Kristian Hasle, UiO Maj-Brit Iden, UIB Anne-Lise Lande, FS Richard Borge, USIT Geir Vangen, USIT Thomas Solvin, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Agnethe Sidselrud, FS Gry Alterskjær, NTNU Thomas Solvin/Adelheid M. Huuse Dato: Sist endret:

36 Dagsorden 1. Godkjenning av dagsorden 2. Referat fra møtet Oppdatering om arbeidet med ELMO 4. Status for arbeid med GAUS (ny NAG) 5. Rapportering av forhåndsgodkjenninger til Lånekassa 6. Status for arbeid med resultatoverføring a. Behov i FSklienten i forbindelse med resultatoverføring b. Innkomne ønsker 7. Gjenstående arbeid i godkjenningsmodulen og gjennomgang av innkomne ønsker: a. Gjenstående oppgaver fra kravspesifikasjonen b. Innkomne ønsker c. Annet 8. Nytt system for saksflyt 9. Arbeid med rutinebeskrivelse 10. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av oppgaver 11. Eventuelt FS Referat fra møte i FS- Godkjenningsgruppen 14. mars 2014 Side 2

37 1. Godkjenning av dagsorden Godkjent uten kommentarer. 2. Referat fra møte i Godkjenningsgruppen 10. oktober 2014 Ingen endringer til referatet. Det kom et spørsmål knyttet til GAUS om hvorvidt det vil bli utarbeidet dokumentasjon før lansering. Svaret var at det ikke er planlagt noen dokumentasjon knyttet til bruk av søkefunksjonene i GAUS, siden de tilsvarer funksjonalitet i andre kjente nettsider som baserer seg på søk, eksempelvis finn.no. Derimot må innlegging av sakene i FS, slik at de kan rapporteres til GAUS ivaretas i eksisterende brukerdokumentasjon og rutinebeskrivelsen for godkjenningssaker. 3. Oppdatering om arbeidet med ELMO Det har skjedd lite innen ELMO siden siste møte. ELMO er planlagt videreført under Erasmus without paper. Er laget en prosjektplan for et toårig prosjekt som det skal søkes om midler til gjennom Erasmus plus. Det er en konkurranse med søknadsfrist 10. april. Dersom søknaden får tildelt midler blir prosjektet plassert under ERASMUS. En slik sentral plassering gjør en gjennomføring mer realistisk. 4. Status for arbeidet med GAUS (ny NAG) Richard Borge orienterte om status for GAUS, og Adelheid Huuse presenterte søkefunksjonaliteten i GAUS for deltakerne på møtet. GAUS er til testing på noen institusjoner nå. UiA har vært med på testingen, og sa litt om hvordan de har opplevd å bruke GAUS. Tilbakemeldingene så langt fra dem er at det savnes et skille mellom innpassinger som er gjort med bakgrunn i delstudier og tidligere avlagt ekstern utdanning. Det savnes også flere detaljer i sakene, utfyllende merknader og lignende. FS skiller ikke på innpassingssakene, og da vil det heller ikke kunne skilles i GAUS. Basen blir heller ikke bedre enn kvaliteten på sakene. Det er saksbehandlerne som bestemmer volumet og kvaliteten på informasjonen i GAUS, så det går utenfor den tekniske løsningen å få forbedret det. Enighet om gode rutiner for innlegging av data i FS og for god datakvalitet i GAUS må diskuteres i fora der saksbehandlerne på området møtes. Testingen er gjort på data fra UiO, HiG og UiA. Det går svært raskt å få opp søk i basen siden det er brukt indeksering. GAUS viser konklusjoner fra godkjenningsmodulen i FS, og ikke innpassinger i utdanningsplaner. Alle saker har en unik gausid, og alle søk og saker kan deles med andre saksbehandlere via en delingsfunksjon. Det er også mulig å lagre saker og søk som favoritter i GAUS. Utviklingen av GAUS er stort sett ferdigstilt. Det kommer noen endringer i FS7.5 som må rulles ut før GAUS kan settes i produksjon. Data fra NOKUT vil ikke være i basen ved produksjonssetting. NOKUT har gjort et tidsestimat for overføring av sine data. De ønsker å vente på et nytt saksbehandlingssystem som etter planen skal være ferdig utviklet i USIT /FS har fått 200 saker fra USIT for konvertering (skriving av konverteringsprogram). Både NOKUT og USIT sine tidsestimater er sendt til KD. Departementet tar avgjørelsen rundt når og i hvilket omfang NOKUTs saker skal inn i GAUS. Det er en fare ved at gamle/utdaterte saker fra NOKUT legges i GAUS, men det er i utgangspunktet kun snakk om konvertering av vedtak av nyere dato. Selv om institusjonene også ønsker at eldre saker fra NOKUT skal inn i basen. Når NOKUT får nytt saksbehandlingssystem vil sakene gå automatisk til GAUS på samme måte som fra FS. FS vil ha forvaltningsansvaret for GAUS, herunder også driftsansvaret. Det var en kort diskusjon på møtet rundt lansering/bekjentgjøring av GAUS. USIT/SFS bekjentgjør på fellesstudentsystem.no, FS-kontaktforum, andre fora hvor de er til stede samt ved å sende ut informasjon til FS-kontaktpersoner. Samarbeidstiltaket FS er avhengig av at kontaktpersonene sprer informasjonen videre på sine enheter. Samarbeidstiltaket tar gjerne imot innspill til hvordan informasjonen kan formidles slik at den når flest mulig. GAUS får en egen rolle i FS (for tilgang til basen). FS Referat fra møte i FS- Godkjenningsgruppen 14. mars 2014 Side 3

38 5. Rapportering av forhåndsgodkjenninger til Lånekassen Richard Borge og Geir Vangen orienterte om det som har skjedd etter at webservicen til Lånekassen ble satt i produksjon. Lånekassen har fjernet D-skjemaet fra sine nettsider, men noe av den gamle teksten har senere blitt gjeninnført, se Rutinene på alle distriktskontorene til Lånekassen har ikke vært lik, så alle har ikke tatt i bruk den nye løsningen for å hente informasjon fra FS via webservicen. Saksbehandleren i Lånekassen må manuelt sette i gang et søk mot FS når de skal behandle saken. Dersom Lånekassen søker i en FS-base uten å finne noe følges dette opp manuelt med studenten. Studenten må da innhente skriftlig informasjon fra lærestedet selv (D-skjema). Lånekassen må ta en ny runde i sine interne rutiner etter at det lanseres en ny versjon av deres kundebehandlingssystem i mai. Det bør lages en rutinebeskrivelse for hele prosessen, fra opptak til utveksling fram til studenten sendes ut og informasjon om utvekslingsperson og forhåndsgodkjente studiepoeng er klar for henting av Lånekassen. Felles rutinebeskrivelser skal diskuteres på FS-kontaktforum. Deler av rutinen skal også beskrives i rutinebeskrivelsen for godkjenningssaker (den delen som omhandler godkjenningsmodulen). Foreløpig har det vært få saker på fs-support om den nye løsningen. Men det er heller ikke høysesong for utvekslingssaker for øyeblikket. Gjenstående utvikling: USIT forslår at det utvikles en varselfunksjonalitet som gir bestemte saksbehandlere beskjed dersom Lånekassen har gjort et søk i FS-basen uten å finne de nødvendige dataene for å behandle saken. Forslaget til ny varselfunksjonalitet er beskrevet i sakspapirene (FS ). Varselfunksjonalitet i FS er nødvendig å få på plass, siden det vil være behov for det når søknadsfunksjonalitet vil komme på plass i ny StudentWeb. Varselfunksjonen som utvikles må derfor kunne skaleres opp til å gjelde mer enn kun for utvekslingssaker til Lånekassen. Forslaget innebærer at det skal utvikles en individuell varsellogg i FS i tillegg til den institusjonelle som superbrukerne i dag har tilgang til i FSklienten. Gruppen diskuterte hvem som skal ha varsler, hvordan saksbehandlerne skal varsles og hvor raskt/ofte. Det var enighet om følgende presiseringer til forslaget i FS : - Varslene skal være rollestyrt og stedkodestyrt. - To roller opprettes: o En med overordnet ansvar for varslene (overoppsyn) o En saksbehandlerrolle som skal motta individuelle varsler - Varsel gis på følgende måte: o Individuell varsellogg o Ved pålogging til FS o E-post en gang i døgnet over innkomne varsler (evt. hyppigheten styres av hver institusjon) - Innhold i varselet: o Hva slags sak varselet gjelder o Personen (søkeren) det gjelder - Fordeling av varsler til saksbehandlere (styres av institusjonene): o Fordelingen tar utgangspunkt i stedkoden på studentens studierett (sist aktive) Forslaget til varselfunksjonaliteten må også diskuteres på det neste møtet i Planleggingsgruppen. Webservicen har ikke blitt satt opp til å ta hensyn til sakstatus på forhåndsgodkjenningen for henting av data til Lånekassen. I kravspesifikasjonen er det satt at en sak skal ha status BEHANDLET for at den skal kunne hentes. Hvorvidt det skal være krav om at forhåndsgodkjenningen skal være BEHANDLET før avlevering av data ble diskutert på møtet. UiO har meldt inn at ett fakultet ikke ønsker at det skal være et slikt krav. At en sak er behandlet kan bety mange ting, og det er forskjellig hva som legges i det. Det skjer mange endringer i en slik sak etter at en student har fått klarsignal til å reise. Men dersom det ikke settes krav om at en sak må ha status BEHANDLET før den sendes til Lånekassen kan det innebære at saker aldri blir ferdigbehandlet i FS eller at saker hentes til Lånekassen før de er egentlig er klare for henting. Kriteriet for at Lånekassen skal kunne hente informasjon bør være at studenten har fått godkjent at de kan reise ut fra lærestedet. Det bør markeres med at det settes status BEHANDLET på forhåndsgodkjenningen. Konklusjonen er derfor at webservicen endres i tråd med den opprinnelige kravspesifikasjonen slik at det kun kan hentes forhåndsgodkjenninger med status BEHANDLET. FS Referat fra møte i FS- Godkjenningsgruppen 14. mars 2014 Side 4

39 Til slutt var det en kort diskusjon om studiepoeng i underbildet Omfang automatisk skal utledes av varigheten på utvekslingsoppholdet. Men det er så mange unntak og forskjellige typer varigheter at det ikke er ønskelig med en slik funksjon for annet enn praksisopphold og feltarbeid hvor studiepoengene skal avlegges internt ved lærestedet (her settes omfanget automatisk til 0 sp). 6. Status for arbeidet med resultatoverføring Dokument med innspill og ønsker i FS knyttet til resultatoverføring har blitt diskutert på det siste møtet i Planleggingsgruppen. Det ble informert om hva Planleggingsgruppen har konkludert med og hva som skal utredes videre. Richard Borge orienterte om det videre arbeidet med å sette resultatoverføring i produksjon. Noen mindre endringer kommer med FS7.5. Deretter skal det kjøres en stresstest av funksjonaliteten for å se om systemet tåler et høyt antall søk og transaksjoner på samme tid. Etter stresstest er neste steg en fullskalatest ved alle FS-institusjonene. Da må brukerne ved institusjonene teste om data overføres korrekt. Etter at en grundig test er gjennomført og eventuelle feil rettet, kan resultatoverføring settes i full produksjon i alle FS-basene. Dato for produksjonssetting og personvern ved fullskalatest ble diskutert i gruppen. Det er ønske om å sette i gang så fort som mulig, helst ved semesterstart, siden det vanligvis er mange godkjenningssaker da. Det er viktig at alle institusjonene setter i gang på samme tid. Det er kun ved helt spesielle grunner at en FS-base skal unntas resultatutveksling. Studentene må få beskjed om hvilke institusjoner som ikke er med på resultatutvekslingen samt hvilke data som er overført for dem. Noen institusjoner har satt i gang med akseptanse for resultatoverføring i StudentWeb allerede (studentsamtykke). Men dette må alle lærestedene ha satt i gang med før resultatutvekslingen settes i produksjon høsten Institusjonene må få informasjon på FS-kontaktforum og e-post om at de må legge inn denne akseptansen i semesterregistreringssekvensen for høstens registrering. Studenter kan ikke avkreves akseptanse. De som svarer nei til resultatutveksling må behandles manuelt (papirdokumentasjon). Aspekter som må diskuteres på FS-Kontaktforum: - Rutiner ved igangsetting av resultatutveksling - Studentakseptanse for resultatutveksling ved semesterregistrering for høsten 2014 Utviklingspunkter i FS for resultatutveksling: - Karakter på eksterne resultater blir overført (på vitnemål settes per default «Innpasset»). - Bestillingskø i basen, prioriterer enkeltstudenter fremfor store overføringer. Store overføringer kjøres trolig kun om kvelden/natten, enkeltpersonbestillinger skal skje med en gang. Om baser er nede, vil det bli husket og det vil bli gjort et nytt forsøk automatisk etter noen timer. Det kan evt. bestilles ekstra driftskapasitet ved semesterstart hvis den vanlige kapasiteten ikke holder (gjøres for SO). Store bestillinger er ikke aktuelle før det blir mulig med resultatutveksling for søkere i lokale opptak. - Visning av hva som er overført for studentene vil ikke komme før i StudentWeb 3. - Endring av summeringsfeltet øverst i høyre hjørne i Student samlebilde skal sendes på høring (følges opp av FS-sekretariatet). - Overføring av detaljert resultatinformasjon (url er og lignende) må spesifiseres ytterligere før det vil bli gjort noen endringer i FS. - Overføring av emnesamlinger er ikke kritisk og vil først bli tatt med senere (kommer). Emner som inngår i en emnesamling vil bli overført. - Overføring av resultatinformasjon for søkere er et høyt prioritert utviklingsønske i SøknadsWeb. - Emnekode for emner under Planlagt i Person eksternstudium vil bli overskrevet dersom det hentes emner i resultatutveksling med samme emnekode og eksternt sted (men bare dersom emnekoden sammenfaller helt) - Når det er angitt utsettelse av vitnemålsutskrift på en student vil ikke kvalifikasjonen bli tatt med i resultatutvekslinger før utsettelsen er opphevet. 7. Gjenstående arbeid i godkjenningsmodulen og gjennomgang av innkomne ønsker Geir Vangen presenterte det som er utviklet til FS7.5. Den nye versjonen sendes til distribusjon i basene om kort tid. Dokumentet FS ble gjennomgått. Student samlebilde: FS Referat fra møte i FS- Godkjenningsgruppen 14. mars 2014 Side 5

40 Alle funksjoner/underbilder/overgangsknapper som er knyttet til administrasjon av utdanningsplaner er fjernet. Det er laget store overgangsknapper til karakterutskrift og bildet Utdanningsplan. Endringsfunksjoner beholdes i Student samlebilde og legges til i bildet Utdanningsplan. Underbildet Merknad beholdes. Utdanningsplan: Gruppen diskuterte størrelsen på bildet. Det vil være problemer både dersom bildet krympes eller det legges inn mer informasjon som gjør bildet større. Løsningen ligger hos brukerne ved endring av skjermoppløsning og større skjermer. Det har kommet mulighet for å skyve bildet. Ny fane er lagt til på venstre side; Vitnemål og DS. Fanen inneholder individuelle merknader på studenten; DS Språk, DS Tilleggstekst, DS Æresbevisning, Merknad for kvalifikasjon, Merknad for vitnemålsgrunnlag, Utsettelse av vitnemålsutstedelse. Tekstene overføres til kvalifikasjon (kan også leges inn i bildet Oppnådd kvalifikasjon). Den nye funksjonaliteten innebærer at alle individuelle tilpasninger av utdanningsplan og vitnemål/ds kan gjøres ferdig i bildet Utdanningsplan. Dette kan forenkle arbeidet med opprettelse av kvalifikasjoner og utskrift av vitnemål. UiO hadde meldt inn ønske om at det skal være mulig å legge inn generelle merknader også i bildet Utdanningsplan, på samme måte som under MrkR i Student samlebilde. Dette tas til følge. USIT ser på om dette bør legges inn under et eget underbilde eller i samme underbilde (men da må trolig overskriften døpes om). Nytt avkrysningsvalg for å vise emnekominasjonskoder under Redigér utdanningsplan. Instrumentkode er lagt til på emner i arbeidsområdet. Ønske om å få inn merknad på studierett (som finnes i Student samlebilde) i øvre del av bildet. Tas til følge og legges på listen over det som skal utvikles. Forslag om mer funksjonalitet for enklere fjerning av et større antall emner. Funksjonaliteten slik den er foreslått i FS utvikles slik den er beskrevet i dokumentet. For å ivareta at all funksjonalitet som har eksistert i underbildet i Emne i Plan i Student samlebilde, har USIT foreslått ny funksjonalitet for visning av undervisnings- og vurderingsmeldinger samt resultat i protokollen på emnene som ligger under Redigér utdanningsplan. Enighet i gruppen om at dette skal utvikles som foreslått i FS Det ble i denne diskusjonen meldt inn ønske om mulighet for å se spesialpensum og oppgavetittel. Det er informasjon som heller ikke vises i utdanningsplanen i StudentWeb. Ble ikke tatt til følge denne gangen. UiA frafalt innmeldt sak om framvisning av resultater som er delvis innpasset. Det er ivaretatt i visningen slik den er nå. Godkjenningssak samlebilde: Det er utviklet varseltekster som viser om en godkjenningssak er rapportert til Lånekassen. Når man oppretter en innpassingssak på grunnlag av en forhåndsgodkjenning så dukker det opp et valg som gjør det mulig å velge å legge inn det samme omfanget som ligger på forhåndsgodkjenningen. Kontrollene mellom omfangsfeltene og eksterne resultater i Person eksternstudium er utviklet til FS7.5. Det er nå ikke mulig å legge inn en større sum i omfang enn det som er angitt skal inngå i nedre del av bildet. Funksjonalitet for tilleggskrav har ikke blitt utviklet. USIT forslår at kravspesifikasjonen fravikes og at det opprettes et nytt underbilde hvor både mangler og tilleggskrav kan legges inn. Underbildet modelleres etter samme mal som MrkR i Student samlebilde. To felleskoder opprettes: MANGEL og TILLEGGSKRAV. I tillegg til merknadsfelt så må det kunne settes hake for om at det er en uoppfylt mangel eller tilleggskrav og en hake for når mangelen eller tilleggskravet et oppfylt. En sak kan ikke settes som ferdigbehandlet dersom det er langt inn en mangel som ikke er oppfylt. Det kan ikke skrives ut vitnemål dersom det finnes ett eller flere tilleggskrav som ikke er registrert som oppfylt. Studentene må få beskjed i StudentWeb om at det er mangler/tilleggskrav som ikke er oppfylt (StudentWeb 3). Enighet om at funksjonalitet skal utvikles i tråd med forslaget fra USIT. På møtet ble det fremmet ønske om nye felleskoder for sakstyper i Godkjenningssak samlebilde. Felleskodene som ble ønsket var for realkompetanse og emneoverlapp. I tidligere diskusjoner har det FS Referat fra møte i FS- Godkjenningsgruppen 14. mars 2014 Side 6

41 vært klar enighet om å holde antallet felleskoder på et lavest mulig nivå, for å unngå den forvirringen rundt kodebruk som hersket i den gamle modulen. Realkompetanse registreres ofte som en egen sak, mens konklusjoner om emneoverlapp gjerne inngår i en innpassingssak. Det ble derfor vedtatt at det lages én ny felleskode: REALKOMPETANSE. Gruppen diskuterte feltet Omfang totalt og hvorfor det må fylles. Det var lærestedene som ønsket dette feltet, og det var en større diskusjon om dette da kravspesifikasjonen til den nye modulen ble skrevet. Dersom lærestedene på sikt ønsker å fjerne feltet/slå det sammen med feltet som rapporterer studiepoeng til Lånekassen er det mulig å gjøre en ny vurdering på det. Utvekslingsavtale kommer ikke opp automatisk når man oppretter en sak i Godkjenningssak samlebilde. Rekkefølgen er slik at utvekslingsperson opprettes først, så opprettes en godkjenningssak knyttet til utvekslingspersonen automatisk. Utvekslingsperson/godkjenningssak: Det har blitt innført en sterkere binding mellom utvekslingsperson og godkjenningssak/person eksternstudium enn det som var tilfelle tidligere grunnet rapportering av forhåndsgodkjenninger og delstudier til Lånekassen. Dette har medført at det har blitt vanskelig å endre periode på utvekslingssaker, og det har blitt meldt inn mange saker til fs-support om dette. I FS7.5 er det laget en dialog i bildet Utvekslingsperson for å endre avtaleid og utreisedato på en sak. Endringsfunksjonen skriver endringene videre til godkjenningssaken og Person eksternstudium (tekst i kommentarfeltet). Det er ingen begrensinger i endring av til-dato for oppholdet. Lånekassen får ikke beskjed om endringer av status for oppholdet eller datoer for oppholdet etter at det er rapportert. Det er da en sak mellom Lånekassen og studenten. Innsendt ønske fra UiO ble diskutert i gruppen. I den tidligere modulen var det sammenheng mellom bildene som innebar at dersom en saksbehandler registrerte at en utvekslingsperson hadde trukket seg, ble forhåndsgodkjenningen som var opprettet i tilknytning til utvekslingen oppdatert med status HENLAGT. UiO ønsker at denne funksjonaliteten også blir videreført i den nye modulen. Etter en kort diskusjon var det enighet om følgende: Dersom en utvekslingsperson får status TRUKKET legges det en merknad om dette på godkjenningssaken (innholdet i merknaden ble ikke spesifisert). Dersom godkjenningssaken har status UBEHANDLET endres dette til TRUKKET. Dersom saken har status BEHANDLET blir statusen ikke endret. Det var enighet om at det ikke var riktig å endre en ferdigbehandlet sak. Andre mulige statuser ble ikke diskutert. Dette må spesifiseres mer nøyaktig. Rapporter: Rapporten FS Eksternt studium - personrapport er fra FS7.5 utvidet med utplukk på land og institusjon. Rapportene for godkjenningssaker som er beskrevet i kravspesifikasjonen er ikke utviklet enda. Det skal vurderes om FS kan skrives om. Visning av registrert realkompetanse må framkomme i personrapportene; FS , FS og FS Til slutt var det en kort diskusjon rundt registrering av godkjenningssaker på PhD-utdanninger. Det er erfaring med litt uryddig registrering av forskerskoler, spesialpensum m.m. Løsningen på disse problemene ligger nok ikke i den tekniske funksjonaliteten i FS, men i administrative rutiner og må derfor løses i andre fora enn i godkjenningsgruppen, eksempelvis Doktorgradsgruppen. 8. Nytt system for saksflyt Kravspesifikasjonen er skrevet. Det arbeides med å lage en sak til styremøtet i FS 19. mai, slik at saken blir tatt videre i det rette fora. Det som gjøres nå er å få en oversikt over systemer som finnes, og hvordan dokument- og saksflyt behandles i andre store offentlige virksomheter. Agnethe Sidselrud, Geir Vangen og Adelheid Huuse skal ha et møte med Lånekassen den 27. mars for å få innblikk i saksflyten i Lånekassens systemer. Lånekassen bruker blant annet Public 360/Sharepoint mot sine kunde- og saksbehandlingssystemer. Det ble gitt gode tilbakemeldinger på arbeidet som har blitt gjort til nå, og gruppen understreket at det er viktig at det jobbes videre med et saksflytsystem. For tiden foregår det mye likende arbeid på mange fronter, og dette må samles snart før det brukes for mye ressurser på lærestedene. FS Referat fra møte i FS- Godkjenningsgruppen 14. mars 2014 Side 7

42 9. Arbeid med rutinebeskrivelser Adelheid Huuse har utarbeidet er foreløpig utkast til rutinebeskrivelser som det må jobbes videre med i gruppen. Det som har blitt skrevet er også allerede utdatert, siden det har kommet mange endringer i FS siden utkastet ble laget. Tilbakemelding fra gruppen om at det som er laget foreløpig er veldig bra, og at det kan danne grunnlag både for felles rutiner og for videre utarbeidelse av egne rutinebeskrivelser på lærestedene og på opplæringssidene i It s Learning. Det må lages en rutine som beskriver hele flyten fra søknad om opptak til utveksling fram til behandling av forhåndsgodkjenning/learning Agreement, rapportering av utvekslingsopphold til Lånekassen og utreise. Dette må gjøres i samarbeid med utvekslingsgruppen etter at man har kommet videre med utvikling av tekniske løsninger for registrering av Learning Agreements i FS. 10. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av oppgaver Det var i begynnelsen av møtet spørsmål om hvor lenge gruppen skal bestå. En del arbeid gjenstår fortsatt; evaluering av resultatutveksling, felles rutinebeskrivelser, løsning for registrering av Learning Agreement samt at StudentWeb 3 må følges opp. Siden utveksling er et område som det satses mye på, og det hele tiden skjer endringer, bør gruppen også møtes jevnlig etter at arbeidet som gjenstår er utført. Møtehyppighet, -varighet og form ble diskutert. Kortere møter og elektroniske møter bør prøves ut, men det har også sine svakheter. Elektroniske møter ser ut til å fungere best når det dreier seg om korte møter om helt konkrete saker. Dersom mye skal presenteres og diskuteres, egner denne møteformen seg erfaringsmessig dårligere enn å møtes på samme geografiske sted. Sakslisten til neste møte vil trolig bli lang, og det vil være mye som skal presenteres. Neste møte avholdes i oktober/november når resultatutveksling har blitt satt i produksjon og ny StudentWeb er på vei ut i test. USIT finner dato (Foodle) og kaller inn. 11. Eventuelt Litt diskusjon og avklaringer rundt den nye vitnemålsmalen og ny funksjonalitet knyttet til det som kommer i FS7.5. FS Referat fra møte i FS- Godkjenningsgruppen 14. mars 2014 Side 8

43 FS VPD-koder FS01prd FS02prd FS03prd FS04prd Total Modul Kommmentar Felles (F)/VPD (V) TABLE_NAME CNT CNT CNT CNT Sum BREVMAL Brev Lokale brevmaler bør fjernes. NSDFAGTYPE DBH 2 lokale MATEMATIKK og ANDRE SPRAK kan fjernes. Erstattes av felleskodene MAT og ANDRE SPRÅK F NSDUTVEKSLINGSPROGRAM DBH Lokalkode KVOTEPROGRAM ersattes av felleskode KVOTEPROG F NSDUTDBAKGRUNNNIVA DBH GRADTYPE Dr.grad INTERNSTATUS Dr.grad INST_BEHANDL Dr.grad FAK_VURDERING Dr.grad FORELES_TYPE Dr.grad PLIKTTYPE Dr.grad AVHANDL_TYPE Dr.grad DRGRADTYPE Dr.grad DREMNEROLLE Dr.grad Ligger VID i en base og HOVEDFAG i en annen, kan antakelig fjernes. F Svært mange i base 01. Refereres kun i Gradkodelisten, som skal erstattes av NUS-kode. Lokale koder kan fjernes. F (Skal bort?) Alle koder i tabellen er lokale. Må enten gjøres om til felleskoder og ryddes bort lokale koder eller gjøres om til VPD tabell Blanding av felleskoder og noen lokale. Bør få felleskoder. Blanding av felleskoder og noen lokale. Bør få felleskoder. Blanding av felleskoder og noen lokale. Bør få felleskoder. Blanding av felleskoder og noen lokale. Bør få felleskoder. Blanding av felleskoder og noen lokale. Bør få felleskoder. Blanding av felleskoder og noen lokale. Bør få felleskoder. Blanding av felleskoder og noen lokale. Bør få felleskoder. F F F F F F F F Side 1

44 FS VPD-koder KOMM_BEHANDL Dr.grad Blanding av felleskoder og noen lokale. Bør få felleskoder. F OPPONENT_TYPE Dr.grad Blanding av felleskoder og noen lokale. Bør få felleskoder. F TIDSKONTODETALJTYPE Dr.grad Blanding av felleskoder og noen lokale. Bør få felleskoder. F KUNDEKATEGORI EVU Endres til VPD, lite brukt V KURSTYPE EVU Endres til VPD, rapportering ivaretas av J/N felt i tabellen V REGISTRERINGSFORM EVU Finnes en del lokale koder, men antakelig litre i bruk. Enten endre til VPD eller innføre to alternativ EVUWEB og MANUELL F INSTITUSJON Felles SPRAK Felles ORGNIVA Felles Uheldig med mange lokale koder, særlg når det skal kunne utveksles data mellom institusjonen. Bør rydde for å hindre at samme institusjon har ulik kode, eler ulik institusjon lik kode. Alle nye institusjoner legges inn sentralt Lokale koder bør fjernes og erstattes av felleskoder. Svært mange lokale koder base 02. Dersom det er behov for å skille orgnivå detaljert, så bør denne endres til VPD. F F V ENDRINGSSTATUS Felles Brukes på klagesaker for vurdering og kvalifikasjon. Svært mange koder i bruk. Burde være mulig å finne et sett av koder som dekker alle behov. Hvis ikke endre til VPD. F (V) Side 2

45 FS VPD-koder KOMMUNE Felles TIDSENHETKODE Felles INSTITUSJONSTYPE Felles FRITAKSSTATUS Felles REGELVERK Felles OPPHOLDTILLATELSE Felles BORTVISTSTATUS Felles LOGOBRUKTYPE Felles NUS_UTDGRUPPE Godkjenning EKSTRESKATEGORI Godkjenning NUS_ENKELTUTDANNING Godkjenning Endre lokale koder til felleskoder og slette lokale koder, med mindre det er behov for å ta vare på nedlagte kommuner. En del lokale koder. Bør endres til et sett av felleskoder som dekker alle behov. En del lokale koder. Bør endres til et sett av felleskoder som dekker alle behov. Noen få lokale koder. Bør endres til et sett av felleskoder som dekker alle behov. Noen få lokale koder. Bør endres til et sett av felleskoder som dekker alle behov. Noen få lokale koder. Bør endres til et sett av felleskoder som dekker alle behov. Noen få lokale koder. Bør endres til et sett av felleskoder som dekker alle behov. Noen få lokale koder. Bør endres til et sett av felleskoder som dekker alle behov. Lokale koder bør fjernes og erstattes av felleskoder. Ligger inne noen svært lokale koder som bør erstattes av felleskoder. Evt. legge til det som måtte mangle slik at det er et sett av felleskoder som dekker alle behov. Lokale koder bør fjernes og erstattes av felleskoder. F F F F F F F F F F F Side 3

46 FS VPD-koder NUS_FAGGRUPPE Godkjenning GRADKODELISTE Kvalifikasjon KARAKTERKVARTIL Kvalifikasjon GRAD_STATUS Kvalifikasjon OPPTAKSORGAN Opptak UTDANNINGSTYPE Opptak SOKERUTDANNINGTYPE Opptak DOKUMENTASJONSTATUS Opptak AGGPOENGKLASSE Opptak UTDOMRADE Opptak SOKNADSTATUS Opptak FORDELING Opptak GENSOKNADSTATUS Opptak TILBUDSGARANTI_B Opptak DATASYSTEM Opptak TILBUDSGARANTI_S Opptak DOKUMENTTYPE Opptak SPESIELTGRUNNLAGSTATUS Opptak STUDIUMKATEGORI Opptak POENGALGORITME Opptak BEHANDLERTYPE Opptak XSTATUS Opptak TILBUDSTATTYPE Opptak POLITIATTEST Opptak VITNEMALSTATUS Opptak RANGERINGSLIKHETTYPE Opptak MOTTSTATUS Opptak TILBUDSVARSTATUS Opptak KRAVELEMKATEGORI Opptak BEHANDLINGDOKSTATUS Opptak GSKANNARSAK Opptak Lokale koder bør fjernes og erstattes av felleskoder. Svært mange lokale koder. Skal erstattes av NUS-koder? Finnes bare lokale koder. Lite i bruk. Bør være mulig å finne et sette av felleskoder som dekker alle behov. Lokale koder bør fjernes og erstattes av felleskoder. F F F F Side 4

47 FS VPD-koder FORSLAGVEDTAK Opptak LAVEREPRIBEHSTATUS Opptak LEVERANSETYPE Opptak TIDLIGOPPTAKSTATUS Opptak ETTERSENDINGSTATUS Opptak MEDISINSKATTEST Opptak ARSAKSPES Opptak TEKSTTYPE Opptak VEDTAKSTATUS Opptak ARSAKSTATUS Opptak OPPTAKSOMRADE Opptak VEILEDERKATEGORI Progstud Lokale behov V BEGRENSETSTUDIERETTSTATUS Progstud Noen få lokale koder. Bør endres til et sett av felleskoder som dekker alle behov. F STUDIERETTALGORITME Progstud? Finner ikke denne i bruk? UNDTILHORIGHET Semreg Det ligger bare lokale koder i tabellen. Enten endre til VPD-tabell eller rydde til felles sett av felleskoder. F (V) SPORREUNDTYPE Semreg Et par lokale koder. Bør endres til et sett av felleskoder som dekker alle behov. F STUDENTOPPGAVETYPE Studelement EMNETYPE Studelement EIERTYPE Studelement CDMELEMENT Studelement STUDIENIVAINTERVALL Studelement VEKTINGSTYPE Studelement KODEVERDI_TYPE Studelement EMNESAMLBRUK Studelement FJERNUNDERVISNINGSTATUS Studelement STUDIENIVA Studelement INSTRUMENT Undervisning Lokale behov V FAGPERSONSTATUS Undervisning INSTRUMENTGRUPPE Undervisning Lokale behov V TILPASNINGSKATEGORI Undervisning Side 5

48 FS VPD-koder ETTERANMELDINGSTYPE Undervisning ANSVARSTYPE Undervisning IMSROLLE Undervisning INSTKONTRAKTSTATUS Utvekling ERASMUSNIVA Utvekling UTVPERSONKATEGORI Utveksling STIPENDBELOPTYPE Utveksling OPPHOLDTYPE Utveksling UTVEKSLINGSTATUS Utveksling SUBJECTAREA Utveksling UTVAVBRUDDARSAK Utveksling UTVAVTALETYPE Utveksling SENSORROLLE Vurdering VURDKOMBTYPE Vurdering VURDMELDSTATUS Vurdering SENSORHANDLING_TYPE Vurdering FREMMOTE_STATUS Vurdering KLAGETYPE Vurdering VURDBEHSTATUS Vurdering VURDKLAGEVEDTAKTYPE Vurdering Side 6

49 From: Sven Erik Sivertsen Sent: Tuesday, March 18, :20 AM To: Subject: [fs-sekretariat] Sak til dagsorden - Planleggingsgruppemøte Høringsrunde vedr. innhenting av opplysninger fra lånekassen Viser til høringsrunde som er sendt ut fra departementet vedr. innhenting av opplysninger til lånekassen. Saksnr fra dep. 14/1193 med tittel 'Høring - Forskrift om innhenting av opplysninger, Lånekassen'. Saken omhandler svært mye som ikke direkte berører oss, men det er likevel noe som vi kanskje skal diskutere: - Innhenting av opplysninger om permisjon. - Mulige forventninger om at vi skal gå direkte inn på lånekassens arbeidsflate for å informere om enkeltstudenter. Jeg viser også til tidligere sak som jeg sendte i vedr. nye rutiner for behandling av filer som vi sender inn. Vennlig hilsen Sven Erik Sivertsen FS Innhenting av opplysninger fra Lånekassen

50 <sideskift>

51 Høringsinstansene Deres ref Vår ref Dato 14/ Høring Forskrift om innhenting av opplysninger, Lånekassen Kunnskapsdepartementet sender på høring forslag til endringer i forskrift av 8. juli 2005 nr. 826 om innhenting av opplysninger. Forskriften er gitt med hjemmel i lov av 3. juni 2005 nr. 37 om utdanningsstøtte. Lovens 23 gir departementet adgang til å fastsette forskrifter om Lånekassens adgang til å hente inn opplysninger fra andre til bruk i forvaltningen av utdanningsstøtteordningene og tilbakebetalingen av utdanningslån. Forskriften om innhenting av opplysninger er konkret utformet, og gir detaljerte regler om hvilke persongrupper Lånekassen kan innhente nærmere bestemte opplysninger om, og fra hvilke registre. Kunnskapsdepartementet foreslår å gjøre visse endringer i denne forskriften. Endringene vil gi Lånekassen noe utvidede hjemler for innhenting av opplysninger, men endringene anses ikke som vesentlige. For øvrig foreslås det en del regeltekniske endringer i forskriften. Følgende forslag medfører innholdsendringer: - Innhenting av opplysninger fra NAV om perioder låntaker har vært i arbeid/annen aktivitet og med hvilket omfang, om uføregrad og vedtaksdato for innvilgelse av uførepensjon, gradering av ytelser, samt at Lånekassen kan hente inn opplysninger fra arbeidstaker- og arbeidsgiverregisteret ( 2) - Innhenting av opplysninger fra barneverntjenesten om ytelser til forsørgelse som utbetales til fosterforeldre, og om søkeren bor for seg selv mens han/hun er under barnevernets omsorg ( 3) - Opplysninger fra Vernepliktsverket om personer som søker om utdanningsstøtte, ikke bare om låntakere ( 5) - Opplysninger om varig oppholdsrett og opplysninger om tredjepersoners oppholdsgrunnlag ( 6) Postadresse Kontoradresse Telefon* Administrasjons- og Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkeg * økonomiavdelingen Ellen Smogeli NO-0032 Oslo Org no postmottak@kd.dep.no

52 - Opplysninger om søkeren har rett til grunnskoleopplæring for voksne, og om elevers avbrudd i opplæringen skyldes sykdom eller fødsel ( 10) Forslagene er nærmere forklart og begrunnet i vedlagte høringsnotat. Kunnskapsdepartementet ber om at merknader sendes elektronisk til postmottak@kd.dep.no med frist 28. mai Med hilsen Lars Petter Flåtten (e.f.) avdelingsdirektør Ellen Smogeli seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Side 2

53 Liste over høringsinstanser Departementene Folkehøgskolerådet Kristne friskolers forbund Nettverk for private høyskoler Norske fag- og friskolers forbund Private høyskoler Senter for internasjonalisering av utdanning (SIU) Universiteter og høyskoler Universitets- og høgskolerådet ANSA Elevorganisasjonen Norsk studentorganisasjon Samskipnadsrådet Studentsamskipnadene Datatilsynet Forbukerombudet Forbrukerrådet Fylkesmennene Fylkeskommunene Riksrevisjonen Skattedirektoratet Statens innkrevingssentral Statens lånekasse for utdanning Sivilombudsmannen Utdanningsdirektoratet Arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjonene Funksjonshemmendes fellesorganisasjon Kommunenes sentralforbund Likestillings- og diskrimineringsombudet Norges forskningsråd Sametinget Statens råd for funksjonshemmede

54 <sideskift>

55 Høringsnotat Forslag til endring i forskrift om innhenting av opplysninger (FOR ) 1. BAKGRUNN FOR FORSLAGET Kunnskapsdepartementet foreslår endringer i forskrift om innhenting av opplysninger (FOR ), som er gitt med hjemmel i lov av 3. juni 2005 nr 37 om utdanningsstøtte 23. Lovbestemmelsen gir grunnlag for behandling av personopplysninger i form av innhenting av opplysninger. Bestemmelsen åpner for at departementet gir nærmere bestemte forskrifter. Forslagene til endringer i forskrift om innhenting av opplysninger innebærer etter Kunnskapsdepartementets vurdering ikke vesentlige endringer. Forslagene er i hovedsak mindre utvidelser og presiseringer av Lånekassens grunnlag for å hente inn opplysninger fra andre registre. Personvernkonsekvensene er begrensede. I St.meld. nr. 12 ( ) Om modernisering av Statens lånekasse for utdanning framgår det at en moderne lånekasse skal kunne tilby en døgnåpen elektronisk informasjonstjeneste med omfattende simuleringsmuligheter, muligheter for elektroniske søknader og utbetalinger og mest mulig automatisert søknadsbehandling. Informasjon som er nødvendig for søknadsbehandlingen skal så langt det er mulig innhentes direkte fra andre dataregistre. Meld. St. 23 ( )Digital agenda for Norge - IKT for vekst og verdiskaping ble behandlet i Stortinget 10. juni Det er stor grad av politisk enighet om målet om at den statlige forvaltningen så langt det er mulig skal være tilgjengelig på nett. Nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggerne. Å gjøre elektronisk kommunikasjon til den primære kanalen for dialog mellom innbyggere og offentlige virksomheter vil bidra til forenkling og effektivisering i offentlig sektor. Digitalt førstevalg er både et mål og en forutsetning for å nå IKT-politiske mål og for å bevare velferdsstaten. Samtidig er det et sentralt prinsipp at hensynet til personvern og informasjonssikkerhet ivaretas. Lånekassen er en av de statlige virksomhetene som har kommet lengst i å bruke IKT for å gi kundene gode digitale tjenester, og samtidig effektivisere forvaltningen av utdanningsstøtteordningen. Å legge til rette for innhenting av opplysninger direkte fra ulike registre, er et sentralt virkemiddel for modernisering i Lånekassen, og en forutsetning for å gi kundene gode digitale tjenester. Lånekassen har kommet et godt stykke på vei når det gjelder datafangst, og har et sterkt søkelys på datakvalitet og informasjonssikkerhet. Lånekassen har som målsetting at søker eller låntaker i minst Side 1

56 mulig grad selv skal sende inn dokumentasjon og at effektiviteten gjennom automatisert behandling og bruken av digitale tjenester skal økes. Det er derfor ønskelig å utvide området for datafangst ytterligere. Lånekassen har blant annet etablert tekniske løsninger for innhenting av opplysninger fra NAV og UDI og ønsker å utvikle løsningene til å omfatte innhenting av flere opplysninger som er nødvendige i saksbehandlingen. 2. GJELDENDE REGLER Bestemmelsen i utdanningsstøtteloven 23 gir rammer for hva som kan reguleres i forskrift. Loven angir i første ledd hvilken personkrets det kan innhentes opplysninger om. I annet ledd bestemmes det hvor disse opplysningene kan hentes fra. Prinsippet om at opplysningene må ha betydning for søkerens eller låntakerens rettigheter etter utdanningsstøtteregelverket, er slått fast i tredje ledd. Dette gjenspeiler regelen i personopplysningslovens 11. I utdanningsstøtteloven 23 fjerde og femte ledd er det gitt særskilte regler om innhenting av nærmere bestemte opplysninger også om andre enn søkere eller låntakere i Lånekassen, og om innhenting av opplysninger om kontonummer fra privat register. I 23 sjette ledd er det bestemt at Lånekassen skal gis nødvendige opplysninger uhindret av taushetsplikt. Dette omfatter også tilfeller der taushetsplikten er regulert i særbestemmelser i andre lovverk. I siste ledd er det gitt adgang for departementet til å gi forskrift om hvilke institusjoner det kan innhentes opplysninger fra, samt om oppbevaring og sletting av opplysninger. Lovens 23 lyder som følger: 23. Innhenting av opplysninger fra andre Lånekassen kan innhente opplysninger om en søker eller låntaker, og om en søkers eller låntakers ektefelle, samboer og forsørger. Opplysningene kan innhentes fra offentlige myndigheter og offentlige registre. For søkere eller låntakere kan opplysninger i tillegg hentes inn fra offentlige og private utdanningsinstitusjoner. Opplysningene som innhentes etter første og annet ledd må ha betydning for søkerens eller låntakerens rettigheter eller plikter fastsatt i eller i medhold av denne lov. Fra utdanningsinstitusjonene kan Lånekassen innhente opplysninger om studentstatus og faglig progresjon. Dette gjelder også for dem som ikke er søkere eller låntakere i Lånekassen. Lånekassen kan innhente opplysninger om søkerens kontonummer fra Skatteetaten eller med søkerens samtykke fra et privat register. Opplysninger om kontonummer kan bare benyttes i forbindelse med utbetaling av utdanningsstøtte. Lånekassen skal gis nødvendige opplysninger uhindret av taushetsplikt. Opplysningene kan innhentes elektronisk. Side 2

57 Departementet gir forskrifter om hvilke institusjoner opplysninger kan innhentes fra samt om oppbevaring og sletting av opplysninger. Forskrift om innhenting av opplysninger (FOR ) som er gitt med grunnlag i utdanningsstøtteloven 23 siste ledd, gir detaljerte regler om hvilke opplysninger som kan hentes inn fra hvilke organ. Oppbygning av forskriften: - Definisjoner av noen persongrupper som omtales i forskriften - En rekke bestemmelser som konkret angir o hvilke opplysninger som kan hentes inn o for hvilke personer Lånekassen kan hente inn de aktuelle opplysningene o fra hvilke institusjoner eller etater opplysningene kan hentes inn - To bestemmelser som gjelder opplysninger fra offentlige og private utdanningsinstitusjoner eller fylkeskommunen o en som gjelder alle elever og studenter, selv om de ikke er søkere i Lånekassen o en som gjelder for elever studenter som er søkere i Lånekassen - I tillegg er prinsippet om at opplysningene må ha betydning for søkerens eller låntakerens rettigheter etter utdanningsstøtteregelverket gjentatt i forskriften. Det gjøres unntak fra dette når det gjelder visse opplysninger fra utdanningsinstitusjonene. - Det er også en henvisning til at opplysningene skal behandles i samsvar med reglene i personopplysningsloven. 3. BEHANDLINGSGRUNNLAG Personopplysningsloven 8 bestemmer at det må foreligge et behandlingsgrunnlag før personopplysninger kan behandles. Dette omfatter innhenting av personopplysninger som trengs i saksbehandling. Aktuelle behandlingsgrunnlag etter lovbestemmelsen er samtykke, lovhjemmel eller at behandlingen anses nødvendig av nærmere bestemte årsaker. Utdanningsstøtteloven ble vedtatt i sin nåværende form av Stortinget i 2005, etter behandling av Ot.prp. nr. 48 ( ) om lov om utdanningsstøtte. Lovens 23 om innhenting av opplysninger fra andre ble vesentlig endret fra tidligere, ved at Lånekassen ble gitt adgang til å hente inn opplysninger fra flere persongrupper enn søkeren eller låntakeren selv, samtidig som det i større grad ble konkretisert hvilke opplysninger som kunne hentes inn om hvilke personer. Lovens 23 innebærer at lovhjemmel er det sentrale behandlingsgrunnlaget etter personopplysningslovens 8 for innhenting eller gjenbruk av personopplysninger som Side 3

58 Lånekassen trenger ved forvaltningen av utdanningsstøtteordningene og tilbakebetalingen av utdanningsgjeld. Lånekassen har i gjeldende forskrift om innhenting av opplysninger hjemler til å hente inn personopplysninger fra en rekke virksomheter. Lånekassen er kommet langt i å innhente nødvendige opplysninger gjennom datafangst, og dette gir en effektiv saksbehandling. Forslagene til utvidede hjemler overfor noen av disse virksomhetene anses som en videreutvikling av de hjemlene som allerede foreligger. Forslagene er et ledd i en tilpasning til dagens situasjon, der flere opplysninger som er nødvendige i saksbehandlingen er blitt tilgjengelig per datafangst. På denne bakgrunnen faller det naturlig fortsatt å benytte lovhjemmel til innhenting av opplysningene i stedet for samtykke. Lånekassen benytter i dag i liten grad samtykkeløsninger for innhenting av opplysninger fra andre. Det viktigste området der samtykke brukes, er ved innhenting av opplysninger om kontonummer fra Nets. Utdanningsstøtteloven 23 gir lovhjemmel til å hente inn opplysninger om kontonummer fra skatteetaten, men sier uttrykkelig at det kreves samtykke for å hente inn opplysninger om kontonummer fra private registre. Samtykkeløsninger benyttes også i andre sammenhenger. Kunden gir samtykke til elektronisk kommunikasjon med forvaltningen etter e- forvaltningsforskriften og til elektronisk signering av låneavtale etter finansavtaleloven. Endringer i regelverk om elektronisk kommunikasjon med forvaltningen følges opp i Lånekassens kommunikasjon med søkere og låntakere. Kunnskapsdepartementet mener at lovhjemmel fortsatt skal være det sentrale behandlingsgrunnlaget for Lånekassens behandling av personopplysninger, herunder innhenting av opplysninger fra andre. Forslagene i dette høringsnotatet innebærer en viss utvidelse av forskriftens bestemmelser om hvem det kan hentes inn opplysninger om, hvilke opplysninger som kan innhentes, og hvilke etater de kan innhentes fra. Rammene for dette følger av gjeldende 23 i utdanningsstøtteloven, som ikke foreslås endret. Etter departementets oppfatning er det ikke nødvendig at det foretas en ny og omfattende vurdering av om lov- og forskriftshjemmel er det rette behandlingsgrunnlaget for Lånekassens gjenbruk av personopplysninger som finnes hos andre kilder. Lånekassens gjeldende grunnlag for innhenting av opplysninger er konkret og detaljert omtalt i forskrift om innhenting av opplysninger som er gitt i medhold av utdanningsstøttelovens 23. I tillegg til kravene til behandlingsgrunnlag i personopplysningsloven 8, stilles det ytterligere krav til behandlingen i personopplysningslovens 11. Det stilles blant annet krav om at personopplysningene bare skal brukes til uttrykkelig angitte formål som er saklig begrunnet i den behandlingsansvarliges virksomhet, at de skal være Side 4

59 tilstrekkelige og relevante, og det settes begrensninger på senere bruk av opplysningene. Lånekassens formål er å forvalte utdanningsstøtteordningene og tilbakebetaling av utdanningsgjeld i samsvar med gjeldende regelverk. Personopplysningene Lånekassen behandler brukes for å oppnå dette formålet. 4. PERSONVERNKONSEKVENSER Lånekassen behandler store mengder personopplysninger ved forvaltningen av utdanningsstøtteordningene og tilbakebetalingen av utdanningsgjeld. Dette er helt nødvendig for å utføre samfunnsoppdraget, og har sitt grunnlag i lov om utdanningsstøtte 16 som sier at Lånekassen forvalter utdanningsstøtten i samsvar med bestemmelser som er gitt i eller i medhold av loven. Utdanningsstøtteloven 23 gir lovgrunnlag og viktige rammer for Lånekassens innhenting av opplysninger. Loven foreslås ikke endret. Forskriften som er fastsatt med hjemmel i lovens 23, gir konkrete og detaljerte regler om hvilke opplysninger som kan hentes inn for de ulike persongruppene, og fra hvilke registre. Viktige personvernhensyn er ivaretatt ved at lov og forskrift er utformet på denne måten. Det foreslås nå noen utvidelser av Lånekassens mulighet til å hente inn opplysninger, og disse er også spesifisert slik at det er enkelt å gjøre seg kjent med reglene. Lånekassen vil etter forslagene kunne hente inn noen flere opplysninger fra andre registre enn i dag, men Kunnskapsdepartementet er av den oppfatning at dette ikke har vesentlige personvernkonsekvenser. Lånekassens behandling av søknader om utdanningsstøtte eller om lettelser i tilbakebetalingen er i dag i stor grad basert på opplysninger som er innhentet fra andre organer. Dette har flere fordeler: - Bedre kvalitet i opplysningene. Et eksempel er innhenting av opplysninger om periode med registrert arbeidsledighet fra NAV i forbindelse med søknad om rentefritak. Låntaker sendte tidligere selv inn slik dokumentasjon, men dokumentasjon kunne gjelde et annet tidsrom eller gjelde bare for deler av tidsrommet som låntaker kunne ha rett til rentefritak for. Lånekassen kan nå hente opplysninger om relevant periode via datafangst, og det bedrer kvaliteten og sikrer rettigheter for låntaker. - Opplysningene vil oftere være mer korrekte, oppdaterte og fullstendige - Lånekassen kan sikre at de mottar de data som er relevante i søknadsbehandlingen og at det ikke mottas overskuddsinformasjon. Lånekassen erfarer i dag at søkere sender inn mer informasjon enn Lånekassen har bruk for i sin saksbehandling, også sensitive personopplysninger om seg selv eller om Side 5

60 andre. - Saksbehandlingen blir mer effektiv, da den i større grad kan automatiseres. Skjønnsmessige avgjørelser automatiseres ikke. - Færre saksbehandlere får se personopplysninger. Samtidig har slik automatisert innhenting og behandling personvernkonsekvenser. Den enkeltes interesse i selv å ha kontroll på hva det offentlige bruker av opplysninger om ham eller henne er sentral. Det er også viktig at den enkelte er orientert om bruken av informasjon som kan få konsekvenser for ham eller henne. Den enkeltes interesse av at opplysningene er så korrekte og fullstendige som mulig, styrker betydningen av å være kjent med hvilke opplysninger som brukes. Samtidig er det gode argumenter for å gjenbruke personopplysninger, for eksempel praktiske hensyn for den enkelte og ulike effektivitetshensyn. Lånekassen gir generell informasjon om behandling av personopplysninger, formål for innhenting og utlevering i nettsøknader og i vedtak eller brev, samt på Lånekassens nettsider. I nettsøknader gis det generell informasjon om at Lånekassen behandler personopplysninger, formålet med behandlingen, rett til innsyn og til å rette feil, om utlevering til andre myndigheter og til dem som behandler personopplysninger på vegne av Lånekassen. I noen vedtak vil saksbehandlingssystemet automatisk legge inn hvor informasjonen som er lagt til grunn er hentet fra. I andre tilfeller kan saksbehandler opplyse om dette. I tillegg gis det informasjon om innhenting og annen behandling av personopplysninger m.v. dersom søker eller låntaker tar kontakt med Lånekassen, Prinsippet om at opplysninger i hovedsak skal innhentes fra andre registre, er fulgt opp ved fastsettelsen av utdanningsstøttelovens 23 og gjeldende forskrift. Kunnskapsdepartementet mener at de foreliggende forslagene til endringer ikke har nye vesentlige personvernkonsekvenser. Det er på det rene at det er en endring i eksisterende behandling, ved at Lånekassen får noe utvidet grunnlag for å hente inn opplysninger fra andre. I hovedsak gjelder utvidelsene opplysninger som er taushetsbelagte etter forvaltningsloven 13, men enkelte opplysninger angår helsemessige forhold og kan dermed være sensitive etter personopplysningsloven 2 nr. 8. Dette er omtalt nærmere under de aktuelle forslagene. Endringen i behandlingen av personopplysninger omfatter personer som søker om oppfyllelse av en rettighet etter utdanningsstøtteregelverket. Behandlingen av personopplysninger vil dermed skje på bakgrunn av en søknad fra den personen opplysningene omhandler eller kontroll av slike saker. Behandlingen gjelder dermed en begrenset krets av personer. De personopplysninger Lånekassen behandler blir i noen tilfeller benyttet i forskning. Forvaltningsloven 13 d gir på visse vilkår departementet adgang til å dispensere fra reglene om taushetsplikt. Slik bruk av opplysninger er nødvendig for å innhente kunnskap om virkningene av utdanningsstøtteordningen, og om denne virker i tråd Side 6

61 med sitt formål. Slik bruk omfattes av reglene om taushetsplikt og unntak fra denne ved bruk til forskning. Opplysningene brukes også til utredningsarbeid av mindre omfang, for eksempel ved beregninger av økonomiske konsekvenser av ulike forslag til endringer i utdanningsstøtteordningene. I slike tilfeller er alltid opplysningene anonymiserte. Ut over dette benyttes opplysningene ikke til andre formål enn forvaltning av rettigheter og plikter etter utdanningsstøtteregelverket. Kunnskapsdepartementet mener at utvidelsen av muligheten for å hente inn personopplysninger ikke går ut over det som er nødvendig for å oppnå formålet. En hovedhensikt er å fremskaffe nødvendige og tilstrekkelig opplysninger for å ivareta enkeltpersoners rettigheter, og å unngå at unødvendig overskuddsinformasjon tilflyter Lånekassen. 5. FORSLAG TIL ENDRINGER 5.1 Generelt Gjeldende forskrift er fastsatt med punkter i stedet for paragrafer. Det foreslås å endre dette slik at forskriftsbestemmelsene fastsettes som paragrafer. Det foreslås også å sette inn overskrifter til de enkelte bestemmelser. 5.2 Definisjoner Bestemmelsen står i gjeldende forskrift punkt 1, og foreslås som 1 Definisjoner i den endrede forskriften. Gjeldende forskrift punkt 1 inneholder definisjoner av ulike persongrupper som omtales senere i forskriften. Det foreslås at definisjonen av forsørgere inkluderer personer som har overtatt foreldreansvar etter barneloven 63. Dette er også i tråd med definisjonen av forsørgere i forskrift om tildeling av utdanningsstøtte 3-6 ( ). Disse personene har overtatt foreldreansvaret, og er dermed ansvarlig for forsørgelse av barnet på samme måte som andre foreldre. Deres økonomi skal etter utdanningsstøtteforskriften ha betydning for utdanningsstøtten på samme måte som andre foreldres økonomi. Dette er en svært liten gruppe, og personene må vurderes på samme måte som biologiske foreldre og adoptivforeldre. Personvernkonsekvensene anses som minimale, og ikke annerledes enn for andre foreldre. Forslag til bestemmelse: Side 7

62 1 Definisjoner I denne forskrift menes med a) ektefeller: Personer som har inngått ekteskap etter ekteskapsloven eller registrert partnerskap etter partnerskapsloven. b) samboere: Personer som lever sammen og har felles barn. c) forsørgere: Foreldre, steforeldre og personer som har overtatt foreldreansvaret etter barnelova Arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV) De aktuelle bestemmelsene finnes i punktene 2, 3 og 5 i gjeldende forskrift. Etter forslaget vil de aktuelle delene av disse framgå av 2 Innhenting av opplysninger fra Arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV). Gjeldende punkt 2 omhandler opplysninger fra Aetat, mens punkt 5 gjelder opplysninger fra trygdeetaten. Etter omorganisering av disse virksomhetene er det nødvendig å slå sammen disse reglene til en felles regel om opplysninger som kan hentes inn fra NAV. I tillegg har NAV overtatt forvaltningen av sosialstønad, og innholdet i gjeldende punkt 3 første strekpunkt må derfor reguleres i bestemmelsen som gjelder opplysninger fra NAV. Det foreslås at disse bestemmelsene samles i en ny 2 i forskriften. Arbeids- og velferdsforvaltningen omfatter både den statlige og den kommunale delen av NAV. Dokumentasjon som Lånekassens kunder sender inn fra NAV, inneholder ofte sensitive personopplysninger. Det vil særlig styrke personvernet dersom Lånekassen unngår å få inn overskuddsinformasjon om kunders helsesituasjon. Første ledd bokstav a) er hentet fra gjeldende forskrift punkt 2 om opplysninger fra Aetat. Det er ikke innholdsmessige endringer i denne. Låntaker som er registrert arbeidsledig kan på visse vilkår ha rett til rentefritak. I første ledd bokstav b) foreslås det at Lånekassen skal kunne innhente opplysninger om perioder låntakeren har vært i arbeid, utdanning eller arbeidsrettede tiltak og med hvilket omfang. Regelen er ny. Dette er nødvendige opplysninger i vurderingen av rett til rentefritak på grunn av registrert arbeidsledighet. Låntakere kan være registrert arbeidsledige og samtidig være i arbeid eller i utdanning. Disse vil Lånekassen som hovedregel ikke betrakte som reelle arbeidssøkende, og de har ikke rett til rentefritak. I dag henter Lånekassen opplysninger om registrert ledighet fra NAV, men disse opplysningene viser ikke om vedkommende for eksempel er under utdanning, fullt sysselsatt eller i tiltak. Dette er opplysninger NAV har, og som Lånekassen ville kunne innhente ved søknader om rentefritak på dette grunnlaget. I gjeldende forskrift om innhenting av opplysninger har Lånekassen hjemmel til å innhente opplysninger om søkeren/låntakeren har vært delvis arbeidsledig. Ved elektronisk innhenting av opplysningene om registrert ledighet vil opplysninger om Side 8

63 låntaker har vært i arbeid eller annen aktivitet og med hvilket omfang, komplettere opplysningene Lånekassen i dag innhenter om registrert ledighet. Forslagets første ledd bokstav c) står i dag i punkt 2 andre strekpunkt og i punkt 5 første ledd, for så vidt gjelder opplysninger om søkeren eller låntakeren selv. Opplysninger fra NAV om søker eller låntakers ektefelle eller samboer foreslås regulert i bestemmelsens annet ledd. Det foreslås språklige endringer i bokstav c, slik at formuleringen blir mer presis og det går klart fram at det er kategorisering av stønadstype som kan hentes inn. Forslaget innebærer ikke innholdsmessige endringer. Forslagets første ledd bokstav d) er en ny regel. Lånekassen kan etter gjeldende punkt 5 hente inn opplysninger om hvilke økonomiske ytelser en søker eller låntaker mottar. Det foreslås at Lånekassen skal kunne hente inn opplysninger om låntakers eventuelle uføregrad og dato for vedtak om innvilgelse av uførepensjon. I forskrift om tilbakebetaling gis det rett til hel eller delvis ettergivelse av utdanningsgjeld for låntakere som er minst 50 % ufør og som får varig uførepensjon fra folketrygden, dersom vedkommendes inntekt ligger innenfor visse grenser. Saksbehandlingen er i dag delvis maskinell. Lånekassen henter inn inntektsopplysningene elektronisk fra Skatteetaten. Låntaker må imidlertid selv sende inn kopi av vedtak om uførepensjon fra NAV, som viser hvilken uføregrad vedkommende har. Det er ikke uvanlig at Lånekassen mottar overskuddsinformasjon fra søker om årsaken til uførheten og de økonomiske problemene dette har ført til for vedkommende. Ved innhenting av slike opplysninger direkte fra NAV kan Lånekassen vurdere om låntaker har rett til ettergivelse ved varig uførhet dersom person- og kapitalinntekten i tillegg er under fastsatte grenser, uten at låntaker må framskaffe dokumentasjon selv. Denne utvidelsen medfører at Lånekassen får en noe videre adgang til å hente inn opplysninger som kan være sensitive etter personopplysningsloven 2 nr. 8. Dette er opplysninger som Lånekassen må ha for å vurdere rettigheter etter utdanningsstøtteregelverket. Når søkeren selv må sende inn slik dokumentasjon, vil Lånekassen ofte motta overskuddsinformasjon om søkerens helsetilstand. Ved innhenting av kun de opplysningene som er nødvendige etter utdanningsstøtteregelverket, vil omfanget av sensitive opplysninger som Lånekassen mottar være mindre. På bakgrunn av dette anses det som en god løsning at Lånekassen kan hente inn opplysninger om uføregrad og vedtaksdato fra NAV. Første ledd bokstav e) er hentet fra gjeldende punkt 5 annet ledd og viderefører regelen om at det kan hentes inn opplysninger om perioder søkeren eller låntakeren har vært sykmeldt. I dagens bestemmelse er det presisert at disse opplysningene bare kan benyttes ved vurdering av rett til betalingslettelser eller omgjøring av lån til stipend på grunn av sykdom. Begrunnelsen for dette er at det er grunn til å utvise ekstra varsomhet ved behandlingen av helseopplysninger, som er å anse som sensitive personopplysninger. Ved å angi konkret hva disse opplysningene kan brukes til, avgrenses muligheten for å innhente og behandle denne type opplysninger. Side 9

64 Det foreslås at denne begrensningen fjernes. Det finnes situasjoner der opplysningene om sykmelding kan ha betydning for søker eller låntakers andre rettigheter. Etter utdanningsstøtteordningene finnes det flere særlige regler for studenter eller låntakere som blir syke, noe som er et uttrykk for utdanningsstøtteordningenes sosiale profil. Det vil som hovedregel være til fordel for søkeren eller låntakeren om relevante opplysninger om sykdom kommer til Lånekassens kjennskap. Dette gjelder for eksempel ved spørsmål om støtte ved forsinkelse utover ett år, opptjening for foreldrestipend og utvidelse av tidsrammen for støtte etter forskriftens tredje del (åtteårsblokka). I tillegg bestemmer uansett gjeldende punkt 9, som foreslås videreført i ny 8, at opplysningene som hentes inn må ha betydning for søkerens eller låntakerens rettigheter eller plikter etter utdanningsstøtteloven med forskrifter. Hensynet til varsomhet ved behandlingen av sensitive personopplysninger vil være ivaretatt ved den generelle begrensningen om at opplysningene må ha betydning for søkeren eller låntakerens rettigheter eller plikter etter utdanningsstøtteloven med forskrifter. Forslagets annet ledd er hentet fra gjeldende punkt 5 om innhenting av opplysninger fra trygdeetaten også for søkers eller låntakers ektefelle eller samboer. Dette er opplysninger om andre enn søker eller låntaker selv, dvs tredjepersoner, og det er kun opplysninger om ytelser etter folketrygdloven som er relevante. Det foreslås at Lånekassen skal kunne hente inn opplysninger også om foreldrepenger som NAV har vedtatt at søkers ektefelle eller samboer skal få og som er eller skal bli utbetalt, og om vedkommende tar ut graderte foreldrepenger eller ikke. Dersom søkers ektefelle eller samboer mottar foreldrepenger, har søker ikke rett til foreldrestipend. Unntak gjøres dersom uttaket av foreldrepengene er gradert. Disse opplysningene er nødvendige ved vurdering av om søker har rett til foreldrestipend. I tredje ledd i forslaget til 2 foreslås det en utvidelse av Lånekassens adgang til å innhente opplysninger. Lånekassen har behov for å innhente opplysninger fra arbeidstaker- og arbeidsgiverregisteret om låntakeres ansettelser. Opplysninger om låntakeres ansettelsesforhold brukes ved vurdering av søknader om ettergivelse av utdanningslån for låntakere som er bosatt i og utøver et yrke i Finnmark og utvalgte regioner i andre fylker. Etter disse reglene kan låntaker få ettergitt utdanningslån med ti prosent per år dersom vedkommende har vært bosatt og yrkesaktiv i det aktuelle området i tolv sammenhengende måneder. Opplysninger om ansettelsesforhold brukes også ved vurdering av gjeldsordninger og ettergivelse av fordringer som anses umulig å inndrive. Opplysningene kan også brukes i vurdering av om utenlandsk statsborger har rett til støtte på bakgrunn av at vedkommende blant annet har vært i sammenhengende fulltidsarbeid i Norge i minst 24 måneder like før oppstart i utdanningen, jf. tildelingsforskriften 2-2 bokstav e. Etter EØS-avtalen har EU/EØS-borger med status som arbeidstaker i Norge og familiemedlemmer til slik arbeidstaker, særlige rettigheter til utdanningsstøtte. Rettighetene til denne gruppen er i stadig utvikling, og grensen mellom hvem som skal regnes som arbeidstaker og hvem som skal regnes som student, er viktig. Side 10

65 Opplysninger fra arbeidstaker- og arbeidsgiverregisteret kan bidra til å avklare hvilke EU/EØS-borgere som har rett til utdanningsstøtte fra den norske støtteordningen. Det foreslås også noen språklige endringer i bestemmelsen. Forslag til endring av punktene 2, 3 og 5: 2 Innhenting av opplysninger fra Arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV) Lånekassen kan hente inn opplysninger om søkeren eller låntakeren fra Arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV). Opplysningene kan bare gjelde a) hvilken periode søkeren eller låntakeren har vært registrert som helt eller delvis arbeidsledig b) perioder låntakeren har vært i arbeid, utdanning eller arbeidsrettet tiltak og med hvilket omfang c) hvilken stønadstype søkeren eller låntakeren mottar eller har mottatt, eventuelt for hvilken periode og størrelsen på ytelsene og hva de er ment å dekke d) låntakerens uføregrad og dato for vedtak om innvilgelse av uførepensjon eller uføretrygd e) perioder søkeren eller låntakeren har vært sykmeldt. Opplysningene kan bare benyttes ved vurdering av rett til betalingslettelser eller omgjøring av lån til stipend på grunn av sykdom. Lånekassen kan hente inn opplysninger om søkerens eller låntakerens ektefelle eller samboer fra Arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV). Opplysningene kan bare gjelde hvilke økonomiske ytelser som er gitt vedkommende i medhold av folketrygdloven, vedkommende mottar eller har mottatt eventuelt for hvilken periode ytelsene er gitt, gradering av ytelsene, størrelsen på ytelsene og hva de er ment å dekke. Lånekassen kan innhente opplysninger om søker eller låntaker fra Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aa-registeret). 5.4 Barneverntjenesten Den aktuelle bestemmelsen finnes i gjeldende forskrift punkt 3, og foreslås som 3 Innhenting av opplysninger fra barneverntjenesten. Hjemmelen til å innhente opplysninger fra helse- og sosialetaten er tatt ut fra bestemmelsen og overført til forslag til ny 2 om NAV, se over. Etter gjeldende forskrift punkt 2 kan Lånekassen hente inn opplysninger om låntaker eller søker, men dette er begrunnet med at gjeldende punkt 2 gjelder både barneverntjenesten og helse- og sosialetaten. Forslagets 3 gjelder bare opplysninger fra barneverntjenesten, og slike opplysninger er kun relevant i vurderingen av rett til støtte. Forslaget til 3 gjelder derfor bare opplysninger om søker. Side 11

66 Det foreslås en endring i bestemmelsen slik at den omfatter opplysninger fra barnevernet om hvilken økonomisk forsørgelse barnevernet gir, uten at det spesifiseres om ytelsene utbetales til søkeren eller til fosterforeldrene. Gjeldende bestemmelse sier at opplysninger fra barneverntjenesten bare kan gjelde hvilke økonomiske ytelser søkeren mottar eller har mottatt, for hvilken periode, størrelsen på ytelsene og hva de er ment å dekke. Det er imidlertid ofte søkerens fosterforeldre som faktisk får utbetalt ytelsene. Det er behov for opplysninger om disse ytelsene, som kan være avgjørende for elevens rettigheter til utdanningsstøtte. I dag er det slik at dersom det blir opplyst i søknaden at søker er forsørget av barnevernet og bor i fosterhjem eller institusjon, etterspørres ikke nærmere opplysninger siden søker ikke har rett til støtte. Dersom søker bor utenfor fosterhjem eller institusjon, har Lånekassen behov for å vite hva utgiftsdekningen for søker utgjør, og dette hentes i dag inn fra søker selv. Forslaget til endring betyr at Lånekassen kan innhente dette direkte fra barneverntjenesten, uten å måtte gå via søker, i tillegg til at det bidrar til å muliggjøre framtidig elektronisk innhenting av opplysningene. Forslaget til formulering skal dekke tilfeller der barnevernet utbetaler ytelser direkte til søker og der de utbetaler ytelsene til fosterforeldrene. Ved ytelser til fosterforeldre er det kun utgiftsdekningen av fosterhjemsgodtgjørelsen som er relevant for tildelingen av utdanningsstøtte. Forslag til endring av punkt 3: 3 Innhenting av opplysninger fra barneverntjenesten Lånekassen kan hente inn opplysninger om søkeren fra barneverntjenesten. Opplysningene kan bare gjelde a) størrelsen på de økonomiske ytelser som barnevernet gir eller har gitt til forsørgelse av søker, for hvilken periode, og hva de er ment å dekke b) om søkeren bor i fosterhjem, eller barnevernsinstitusjon eller bor for seg selv mens han eller hun er under barnevernets omsorg. 5.5 Skatteetaten og Det sentrale folkeregisteret Gjeldende punkt 4 i forskriften foreslås ikke endret med unntak av overgang til paragraf og ny overskrift; 4 Innhenting av opplysninger fra Skatteetaten og Det sentrale folkeregisteret. I tillegg foreslås det mindre språklige endringer i bestemmelsen. Forslag til endring av punkt 4: 4 Innhenting av opplysninger fra Skatteetaten og Det sentrale folkeregisteret Lånekassen kan hente inn opplysninger fra Skatteetaten og Det sentrale folkeregisteret. Side 12

67 For søkeren eller låntakeren og dennes ektefelle eller samboer kan det hentes inn opplysninger om formue, inntekt og skatteklasse. Ved tildeling av behovsprøvd støtte kan slike opplysninger også hentes inn for søkerens forsørgere. For søkeren eller låntakeren og søkerens eller låntakerens forsørgere, ektefelle eller samboer og/eller barn, kan det hentes inn opplysninger fra Det sentrale folkeregisteret. Lånekassen kan hente inn opplysninger om søkerens kontonummer. Opplysningene kan bare benyttes ved utbetaling av utdanningsstøtte. 5.6 Vernepliktsverket Bestemmelsen framgår av gjeldende punkt 6. Etter forslaget vil innholdet framgå av 5 Innhenting av opplysninger fra Vernepliktsverket. Gjeldende punkt 6 gir Lånekassen mulighet til å hente inn opplysninger fra vernepliktsverket om i hvilken periode en låntaker har avtjent førstegangstjeneste. Opplysningene har betydning for retten til betalingslettelser under førstegangstjeneste. Departementet foreslår at det også gis hjemmel til å innhente de samme opplysningene fra Vernepliktsverket når det gjelder personer som søker om utdanningsstøtte, dvs. som er studenter. Bakgrunnen for dette er at personer som avtjener verneplikt og som søker om utdanningsstøtte ikke har rett til støtte fra Lånekassen. Forslag til endring av punkt 6: 5 Innhenting av opplysninger fra Vernepliktsverket Lånekassen kan hente inn opplysninger om søkere eller låntakere fra Vernepliktsverket. Opplysningene kan bare gjelde i hvilken periode søkeren eller låntakeren avtjener eller har avtjent førstegangstjeneste. 5.7 Utlendingsdirektoratet Regelen om innhenting av opplysninger fra Utlendingsdirektoratet (UDI) framgår av gjeldende punkt 7, som foreslås endret til 6 Innhenting av opplysninger fra Utlendingsdirektoratet. Hovedregelen i den norske utdanningsstøtteordningen er at søker må være norsk statsborger for å ha rett til utdanningsstøtte. Forskriften om tildeling av utdanningsstøtte kapittel 2 har en del unntak fra denne hovedregelen, slik at en utenlandsk søker likevel kan ha rett til støtte på visse vilkår. Side 13

68 Gjeldende forskrift om innhenting av opplysninger gir Lånekassen hjemmel til å hente inn opplysninger fra UDI om en person som søker om utdanningsstøtte. Opplysningene kan gjelde statsborgerskap, eventuell oppholdstillatelse (med vedtaksdato) og grunnlaget for denne. EU-borgere som har rett til varig opphold i Norge etter utlendingslovens 115 eller 116 har rett til utdanningsstøtte på like vilkår som norske statsborgere, se tildelingsforskriften 2-4. Opplysninger om varig oppholdsrett omfattes ikke av begrepet oppholdstillatelse, som Lånekassen har hjemmel for å hente inn fra UDI. Det foreslås derfor å utvide bestemmelsens første ledd slik at Lånekassen kan innhente opplysninger om hvorvidt søker har varig oppholdsrett etter de aktuelle bestemmelsene. Noen av unntaksreglene i støtteordningen som gir rett til utdanningsstøtte stiller krav til tredjepersoners 1 opphold for at den som søker skal ha rett til støtte. For eksempel har en utenlandsk statsborger med oppholdstillatelse i familiegjenforening med utenlandsk statsborger i Norge som har studier som oppholdsgrunnlag, ikke rett til utdanningsstøtte. Andre oppholdsgrunnlag for hjemmelspersonen kan gi rett til støtte i Norge for familiemedlemmet. Disse unntakene bygger på utlendingslovens regler, og UDI har opplysninger om søker og tredjepersoner som er relevante i Lånekassens vurdering av rett til støtte. Lånekassen har derfor behov for å hente inn flere opplysninger fra UDI enn dagens hjemmel gir anledning til. I dag blir søker i brev bedt om å dokumentere opplysninger om tredjeperson der dette er av betydning i søknadsbehandlingen. Søker kan da for eksempel sende inn kopi av vedtak fra UDI som gjelder tredjepersonen. Ved elektronisk innhenting av opplysninger vil Lånekassen innhente opplysninger som er relevante i saksbehandlingen, og ikke lenger få tilsendt dokumenter fra søker om tredjepersonens situasjon og oppholdsgrunnlag i samme omfang. Dette er en type dokumentasjon som ofte inneholder overskuddsinformasjon som ikke er relevant i saksbehandlingen. Det foreslås utvidelser av bestemmelsen i flere ledd på bakgrunn av dette. I nytt annet ledd i bestemmelsen foreslås det at Lånekassen kan hente inn opplysninger om hvorvidt søkerens ektefelle, samboer med felles barn eller partner er norsk statsborger. Søker som er gift, samboer med felles barn eller er partner med norsk statsborger, kan få støtte dersom begge bor i Norge. Når søker er gift med norsk statsborger, trenger Lånekassen kun opplysningen om ektefellens statsborgerskap. UDI har opplysninger om den norske statsborgeren dersom søker har opphold i familiegjenforening med norsk statsborger. 1 Med tredjepersoner menes andre enn den som søker om utdanningsstøtte, for eksempel søkerens ektefelle eller forelder. Side 14

69 I nytt tredje ledd foreslås det også utvidelser. I henhold til forskrift om tildeling av utdanningsstøtte kapittel 2 kan utenlandsk søker på visse vilkår ha rett til støtte dersom vedkommende har oppholdsrett som familiemedlem til EØS-borger etter utlendingsloven 113 eller 114, jf. 110, eller har oppholdstillatelse i familiegjenforening eller bosettingstillatelse eller permanent oppholdstillatelse på grunnlag av slik tillatelse, med norsk eller utenlandsk statsborger, eller der søker er familiemedlem til EØS-borger. Det er et krav etter disse reglene at den personen som søkeren har familiegjenforening med, eller den EØS-personen som søker har opphold som familiemedlem til, har et annet oppholdsgrunnlag i Norge enn studier. I saksbehandlingen er det behov for å vite hvem denne tredjepersonen er, vedkommendes statsborgerskap og grunnlag for vedkommendes opphold i Norge. Ut fra disse opplysningene kan Lånekassen ferdigbehandle saken, eller vite hvilket tildelingsgrunnlag som er relevant å vurdere søknaden ut fra, og dermed hvilke opplysninger som trengs fra søker dersom opplysningene fra UDI alene ikke er nok til at søknaden kan ferdigbehandles. Forslag til endring av punkt 7: 6 Innhenting av opplysninger fra Utlendingsdirektoratet Lånekassen kan hente inn opplysninger fra Utlendingsdirektoratet om søkeres statsborgerskap, eventuell oppholdstillatelse (med vedtaksdato) og grunnlaget for denne. Lånekassen kan også hente inn opplysninger om søker har varig oppholdsrett i Norge etter utlendingsloven 115 eller 116. Når søker ikke er norsk statsborger og søkers rett til opphold i Norge er knyttet til en person som er søkers ektefelle, samboer med felles barn, partner eller forsørger, kan Lånekassen innhente opplysninger fra Utlendingsdirektoratet om vedkommendes fødselsnummer, statsborgerskap og oppholdsgrunnlag. 5.8 Samordna opptak Bestemmelsen står i dag i forskriftens punkt 8, og foreslås som ny 7 Innhenting av opplysninger fra Samordna opptak. Det er ingen innholdsmessige endringer i bestemmelsen. Forslag til endring av punkt 8: 7 Innhenting av opplysninger fra Samordna opptak Lånekassen kan hente inn opplysninger fra Samordna opptak om søkerens eksamensresultater fra videregående skole. Side 15

70 5.9 Betydning for søkerens eller låntakerens rettigheter eller plikter Bestemmelsen står i gjeldende forskrift punkt 9, og foreslås som 8 Betydning for søkerens eller låntakerens rettigheter eller plikter. Bestemmelsen gir uttrykk for det viktige prinsippet om at det er et vilkår for innhenting og behandling at opplysningene har betydning for søkerens eller låntakerens rettigheter eller plikter etter regelverket om utdanningsstøtte. På grunn av endringer i foregående bestemmelser, må henvisningen til disse endres. Det er for øvrig ingen endringer i bestemmelsen. Forslag til endring av punkt 9: 8 Betydning for søkerens eller låntakerens rettigheter eller plikter Opplysningene som hentes inn etter 2 til 7, må ha betydning for søkerens eller låntakerens rettigheter eller plikter etter utdanningsstøtteloven med forskrifter Opplysninger om alle elever og studenter Bestemmelsen står i gjeldende punkt 10, og foreslås som 9 Innhenting av opplysninger fra offentlige og private utdanningsinstitusjoner. Det foreslås kun språklige endringer i bestemmelsen: I gjeldende punkt 10 står ordet opplysninger innledningsvis, foran strekpunktene, og ordet er også gjentatt i de to strekpunktene. Det er overflødig med en slik gjentagelse og foreslår at ordet opplysninger tas ut av strekpunktene. Dette har ikke innholdsmessig betydning. Bakgrunnen for at opplysningene etter denne bestemmelsen kan hentes inn for alle elever og studenter selv om de ikke er søkere i Lånekassen, framgår av Ot.prp. nr. 48 ( ) om lov om utdanningsstøtte. Det er særskilt fastsatt i lov om utdanningsstøtte 23 fjerde ledd at visse opplysninger kan innhentes også for studenter og elever som ikke søker om utdanningsstøtte fra Lånekassen. Forslag til endring av punkt 10: 9 Innhenting av opplysninger fra offentlige og private utdanningsinstitusjoner For alle elever og studenter kan det hentes inn opplysninger fra offentlige og private utdanningsinstitusjoner om a) eleven eller studenten er tatt opp i utdanningen og har rett til å gå opp til eksamen, og om endring i utdanningen (studentstatus) b) eksamen er bestått, og om utdanningen er fullført (faglig progresjon). Side 16

71 5.11 Opplysninger om elever og studenter som er søkere i Lånekassen Bestemmelsen står i punkt 11 i gjeldende forskrift, og går over til å bli 10 Innhenting av opplysninger fra offentlige og private utdanningsinstitusjoner og fra fylkeskommunen. Det foreslås å skille ut i en egen bokstav c tilfeller der Lånekassen henter inn opplysninger om det foreligger særlige forhold som gjør at søkeren må bo utenfor foreldrehjemmet. Dette framgår i dag av bokstav b, og er kun omredigering av bestemmelsen. I dagens punkt 11 er det gitt hjemmel for å innhente opplysninger om hvorvidt søkeren har rett til videregående opplæring etter opplæringslova 3-1. Det finnes også søkere som har rett til grunnskoleopplæring etter opplæringslova 4A-1. For å sikre at det bare er elever med rett til grunnskoleopplæring etter opplæringslova 4A-1 som blir tildelt støtte til grunnskoleopplæring, er det behov for å innhente opplysninger fra utdanningsinstitusjonene om disse søkerne. Det foreslås derfor en ny bokstav d i bestemmelsen for å gi hjemmel til innhentingen. Det foreslås en ny bokstav e i bestemmelsen, som gjelder opplysninger om et avbrudd i eller fravær fra utdanningen skyldes sykdom eller fødsel. Lånekassen har utviklet et elektronisk grensesnitt der læresteder gir de opplysningene om studenten eller eleven som Lånekassen har grunnlag for å hente inn etter regelverket om innhenting av opplysninger. Etter utdanningsstøttelovens 23 kan Lånekassen hente inn opplysninger om studentstatus. I innhentingsforskriftens punkt 10 er dette presisert til å være blant annet opplysninger om endring i utdanningen. På dette grunnlaget henter Lånekassen i dag inn opplysninger om avbrudd og fravær fra undervisningen eller andre forhold av betydning for elev- eller studentstatusen. Lånekassen har også behov for opplysninger om hvorvidt avbruddet eller fraværet skyldes sykdom eller fødsel, altså to av de mulige årsakene til avbruddet eller fraværet. Disse opplysningene benyttes til å gi målrettet informasjon til elevene for å sikre rettigheter etter utdanningsstøtteregelverket. Det foreligger med andre ord ikke en søknad om innvilgelse av en rettighet, og innhentingen og bruken skiller seg derfor noe fra de øvrige tilfeller som omfattes av forskriften. Dersom en elev avbryter opplæringen på grunn av sykdom eller fødsel, vil årsaken til avbruddet ofte ha stor betydning for konsekvensene knyttet til utdanningsstøtten. Et avbrudd medfører vanligvis at utbetalinger stoppes og at eventuell for mye utbetalt støtte kan kreves tilbakeført. Avbrudd på grunn av sykdom eller fødsel kan i en del tilfeller medføre rett til videre støtte, til omgjøring av lån til stipend ved sykdom, eller rett til foreldrestipend. Siden dette i all hovedsak dreier seg om unge elever som kan ha behov for ekstra bistand for å sikre sine rettigheter, og som allerede er i en vanskelig situasjon med fravær fra eller avbrudd i utdanningen, anses det som viktig med Side 17

72 målrettet informasjon og oppfølging. I slike tilfeller ønsker Lånekassen å kunne bidra til å ivareta elevenes rettigheter ut over de bidrag som skolens ansatte normalt gjør knyttet til informasjon om utdanningsstøtteordningene. Forslag til endring av punkt 11: 10 Innhenting av opplysninger fra offentlige og private utdanningsinstitusjoner og fra fylkeskommunen For elever og studenter som er søkere i Lånekassen kan det i tillegg til opplysningene i 9 hentes inn opplysninger fra offentlige og private utdanningsinstitusjoner og fra fylkeskommunen om a) søkerens utdanningsopplegg b) avstand og reisetid mellom søkerens foreldrehjem og lærestedet, eventuelt om det foreligger c) særlige forhold som gjør at søkeren må bo utenfor foreldrehjemmet d) søkeren har rett til videregående opplæring etter opplæringslova 3-1 e) søkeren har rett til grunnskoleopplæring etter opplæringslova 4A-1 f) søkerens avbrudd eller fravær fra utdanningen skyldes sykdom eller fødsel Forholdet til personopplysningsloven Bestemmelsen foreslås ikke endret, bortsett fra overgang til paragraf, ny nummerering og ny overskrift; 11 Forholdet til personopplysningsloven. Forslag til bestemmelse: 11 Forholdet til personopplysningsloven Opplysningene som hentes inn etter denne forskrift skal behandles i samsvar med reglene i personopplysningsloven Ikrafttredelse, gjeldende punkt 13, ny 12 Bestemmelsen foreslås ikke endret, da de foreslåtte endringene gjennomføres som endringsforskrift, bortsett fra overgang til paragraf, ny nummerering og ny overskrift; 12 Ikrafttredelse. 12 Ikrafttredelse Denne forskrift trer i kraft 15. juli Fra samme dato oppheves forskrift 10. desember 1987 nr om adgang til innhenting av opplysninger direkte fra offentlige kontorer iht. lov om utdanningsstøtte til elever og studenter. Side 18

73 5.14 Ikrafttredelse av endringsforskriften Det foreslås at endringsforskriften trer i kraft straks. 6. ØKONOMISKE OG ADMINISTRATIVE KONSEKVENSER Forslagene til endringer i hjemler for innhenting av opplysninger gjelder flere etater, og det er stor forskjell på hvor ofte det er behov for opplysninger fra de enkelte etatene. I noen tilfeller er det tale om elektronisk innhenting, og i andre tilfeller er det snakk om innhenting for eksempel per telefon. Det har de senere år vært en økning i elektronisk overføring av opplysninger, og forståelsen av verdien av denne måten å utveksle data på har økt. Den tekniske utviklingen vil trolig gi bedre muligheter til utveksling av data mellom etater, og det vil i positiv grad påvirke kost/nytte-vurderinger over tid og kunne åpne for elektronisk overføring også fra flere etater. Endringsforslagene gir Lånekassen en hjemmel til å videreutvikle grensesnittene til samarbeidsetatene, men vil ikke i seg selv medføre noen plikt for dem til å utlevere dataene elektronisk. Beregning av kostnader knyttet til utviklingen av grensesnittene må derfor tas i sammenheng med de konkrete utviklingstiltakene i fremtiden. 6.1 NAV, UDI og læresteder elektronisk innhenting Lånekassen har etablert et samarbeid om datafangst med NAV og UDI. Lånekassen ønsker utvidelse av samarbeidet, slik at Lånekassen kan innhente ytterligere opplysninger elektronisk, både innenfor dagens hjemler og fremtidige hjemler dersom forskriften vedtas i tråd med forslagene. Det er imidlertid opp til den enkelte etat å avgjøre om den kan og vil utlevere ytterligere personopplysninger elektronisk, i hvilket omfang dette skal skje og fra hvilket tidspunkt. Elektronisk utlevering vil kreve utviklings- og driftskostnader for den enkelte etat. Omfanget av disse kostnader må den enkelte etat selv beregne. Samtidig vil elektronisk utlevering kunne føre til innsparinger ved at etatene må behandle færre henvendelser fra sine brukere om å utstede bekreftelser eller dokumentasjon som vedkommende har behov for overfor Lånekassen. Forslaget omhandler også innhenting av opplysninger fra læresteder og fylkeskommunen om årsaken til om søkers avbrudd skyldes fødsel eller sykdom. Mange læresteder, slik som videregående skoler og fagskoler, bruker i dag en elektronisk arbeidsflate som Lånekassen har utviklet. Der legger lærestedene manuelt Side 19

74 inn ulike opplysninger om søkers utdanningsopplegg og eventuelle endringer i dette, herunder om søker har avbrutt utdanningen. Blir forslaget til forskriftsendring vedtatt, vil lærestedene kunne legge inn opplysninger om årsaken til avbruddet samtidig med at de legger inn meldingen om selve avbruddet. Det vil medføre marginal økning i manuelt arbeid for lærestedene å legge inn opplysningene i arbeidsflaten. For Lånekassen vil dataene fra arbeidsflaten medføre strukturert innlesing av opplysningene i fagsystemet som gir en mer effektiv saksbehandlingsprosess. 6.2 Barneverntjenesten og Vernepliktsverket manuell innhenting Fra etater som Lånekassen ikke innhenter opplysninger elektronisk fra, som for eksempel fra barneverntjenesten og Vernepliktsverket, er den store hovedregelen at søker eller låntaker selv skal sende inn nødvendig dokumentasjon til Lånekassen, enten gjennom opplasting på Lånekassens nettsider eller per brev. Lånekassen tar av og til kontakt med den enkelte etat for å hente inn opplysninger. For barneverntjenesten går forslaget ut på å inkludere opplysninger om ytelser som går eller har gått til fosterforeldre, og ikke kun til søker selv. Det er en relativt liten gruppe søkere som er under barnevernets omsorg. Lånekassen retter i dag henvendelser til barneverntjenesten per telefon i enkelte saker. Endringen i hjemmelen vil ikke føre til noen stor økning i henvendelsene til barneverntjenesten. For Vernepliktsverket omfatter dagens hjemmel «låntaker» og er aktuell i forbindelse med søknad om rentefritak på grunn av avtjent førstegangstjeneste. Hjemmelen er foreslått utvidet til å inkludere «søker» siden det ikke gis utdanningsstøtte til søkere som avtjener verneplikt. Lånekassen retter i dag få henvendelser til Vernepliktsverket. Inkludering av søker vil særlig ha betydning dersom Lånekassen kunne sjekke eventuell verneplikt ved datafangst. Det vil ikke bli noen merkbar pågang i manuelle henvendelser til Vernepliktsverket. Lånekassen har ingen konkrete planer om å arbeide for elektronisk innhenting av opplysninger fra barneverntjenesten og Vernepliktsverket. Lånekassen prioriterer å arbeide for å få utvidet elektronisk innhenting fra de etatene eller institusjonene som den allerede har elektronisk datafangst fra. Side 20

75 From: Lånekassen Sent: Friday, March 07, :43 PM Subject: Ny kvitteringsløsning for filinnsending Hei Det er fint om dere kan videresende denne e-posten til ansatte som sender inn filer med eksamensdata og studentstatus gjennom studieadministrative systemer. Oppdatering av våre systemer fra 17. mars Fra mars/april blir det endringer når det gjelder kvittering for filer med studentstatus og eksamensdata som dere sender til Lånekassen. Vi gjør oppdateringer i systemene våre, og vil ikke kunne behandle filer med eksamensdata som vi mottar fra dere i perioden fra og med 17. mars til begynnelsen av april. Dere kan sende oss filer i denne perioden, men filer med eksamensdata vil bli liggende i våre systemer til vi kan behandle dem. Dere vil ikke få tilbakemelding for disse filene før systemene våre er oppdaterte. Ny kvitteringsløsning for studentstatus- og eksamensdatafiler i arbeidsflaten for læresteder Etter at vi har oppdatert systemene våre, vil kvitteringer/tilbakemeldinger på innsendte filer bare være tilgjengelig i arbeidsflaten for lærestedene. Det betyr at dere ikke lenger vil motta kvitteringer på e-post. Kvitteringer for filer som er lest inn uten feil Slike kvitteringer arkiveres i arbeidsflaten, se bildet: Tilbakemelding for filer som er avvist eller som inneholder feil på enkeltrader FS Ny kvitteringsløsning for filinnsending til Lånekassen

76 Filer som er avvist eller inneholder feil, vil dere få tilbakemelding om i arbeidsflaten i form av en oppgave, se bildet: Klikk på oppgaven for å se hva som har feilet. Rett opp feil, og send eventuelt filen på nytt dersom det er nødvendig. Se feilmeldinger. Når du har gjort dette, klikk på knappen «Utført». Oppgaven vil da forsvinne fra arbeidsflaten. Det sendes automatisk ut en påminnelse én gang per uke, helt til du har utført oppgaven. Når Lånekassen har mottatt fil med korrekte opplysninger, kan du se kvittering for filen i arkivet, se ovenfor. Filer leses inn én gang per døgn Vær oppmerksom på at filer normalt leses inn én gang per døgn. Det innebærer at du vil se kvittering eller få tilbakemelding først dagen etter du har sendt inn filen. Tilgang til arbeidsflaten Dersom du ikke har tilgang til arbeidsflaten for lærestedene, kan du kontakte arbeidsflatens administrator på ditt lærested, som kan gi deg tilgang. Dersom du ikke vet hvem som er administrator, kan du kontakte Lånekassen. Vennlig hilsen Lånekassen Telefon for lærestedene: postmottak@lanekassen.no lanekassen.no/laresteder < FS Ny kvitteringsløsning for filinnsending til Lånekassen

77 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Møte i ekspertgruppen for godkjenning , sak 5 Rapportering av forhåndsgodkjenninger til Lånekassen: Gjenstående utvikling: USIT forslår at det utvikles en varselfunksjonalitet som gir bestemte saksbehandlere beskjed dersom Lånekassen har gjort et søk i FS-basen uten å finne de nødvendige dataene for å behandle saken. Forslaget til ny varselfunksjonalitet er beskrevet i sakspapirene (FS ). Varselfunksjonalitet i FS er nødvendig å få på plass, siden det vil være behov for det når søknadsfunksjonalitet vil komme på plass i ny StudentWeb. Varselfunksjonen som utvikles må derfor kunne skaleres opp til å gjelde mer enn kun for utvekslingssaker til Lånekassen. Forslaget innebærer at det skal utvikles en individuell varsellogg i FS i tillegg til den institusjonelle som superbrukerne i dag har tilgang til i FSklienten. Gruppen diskuterte hvem som skal ha varsler, hvordan saksbehandlerne skal varsles og hvor raskt/ofte. Det var enighet om følgende presiseringer til forslaget i FS : - Varslene skal være rollestyrt og stedkodestyrt. - To roller opprettes: o En med overordnet ansvar for varslene (overoppsyn) o En saksbehandlerrolle som skal motta individuelle varsler - Varsel gis på følgende måte: o Individuell varsellogg o Ved pålogging til FS o E-post en gang i døgnet over innkomne varsler (evt. hyppigheten styres av hver institusjon) - Innhold i varselet: o Hva slags sak varselet gjelder o Personen (søkeren) det gjelder - Fordeling av varsler til saksbehandlere (styres av institusjonene): o Fordelingen tar utgangspunkt i stedkoden på studentens studierett (sist aktive)

78 <sideskift>

79 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS AMH Sist endret: Utførte og gjenstående utvikling samt innkomne ønsker i godkjenningsmodulen til FS7.5 (oppdatering siden siste møte) Tekst som er markert med blå skrift er utviklet og klart for å slippes med FS7.5. Tekst i svart er ikke ferdigutviklet enda og/eller må diskuteres ytterligere før det utvikles. Utvikling som er gjort og/eller gjenstår mht Utdanningsplan: - Student samlebilde: o Faner og overgangsknapper med funksjonalitet som er overført til bildet Utdanningsplan fjernes fra Student samlebilde i FS7.5: Underbilder: EmFritak Emne i plan Planelem Ekstern vurd Emnekomb Overgangsknapper: Godkj. av emnekomb. Hent emne Kontroller utd. Funksjonaliteten Endringsfunksjoner blir liggende i både Student samlebilde og Utdanningsplan o o o Utdanningsplan legges opp som en tydelig overgangsknapp i høyre del av øvre bilde Overgangsknapper i nedtrekksmenyen er fjernet: Utdanningsplan (flyttet opp i bildet) Emnekombinasjon samlebilde Ønske om endring av innholdet i rammen med summering av studiepoeng øverst til høyre i bildet - forslag: Vise kun internt avlagte studiepoeng (uavhengig av plan) Varsel om at det finnes eksterne resultater ( Eksterne resultater finnes for eksempel) Behandlet i Planleggingsgruppen 18. februar Skal sendes ut på en minihøring. - Bildet Utdanningsplan: 1

80 o o o o o o o Kontrollér Plan-knappen legges inn i blant knappene øverst i høyre hjørne av bildet. Overgangsknapp Emnekombinasjon med overgang til emnekombinasjonen som er aktiv på studenten i bildet Utdanningsplan. Nytt felt ved behandling av emner i arbeidsfeltet: Instrumentkode Ny funksjonalitet for framvisning av undervisnings- og eksamensmeldinger samt resultater i protokoll under Rédiger plan. Dette finnes i Emne i plan i Student samlebilde i dag. Men funksjonaliteten er ikke overført til bildet Utdanningsplan. Også meldt inn av UiO RT USIT foreslår at informasjonen framkommer som et «vis-valg» som kan hakes av og på. Informasjonen legges seg da ut over høyre side (og ut over arbeidsområdet) Det er allerede mye informasjon i bildet, og det kan bli svært uoversiktelig dersom denne informasjonen også skal være synlig i bildet hele tiden. For å kunne jobbe med ett element i arbeidsområdet må haken tas av på vis-valget. Bør denne infomasjonen også vises framvises på emner i arbeidsområdet? Det er kanskje nyttig? Enklere å slette emner under Redigér plan. Det er i dag enkelt å slette emner under Emne i Plan i Student samlebilde, men litt en litt tyngre prosess i bildet Utdanningsplan. Det viser seg å være behov for å slette mange emner i flere sammenhenger enn ved bytte av kull (hvor det er laget funksjonalitet for enkel sletting). USIT legger opp til en funksjonalitet hvor saksbehandler kan hake av for de elementene som skal slettes og deretter trykke på en slettefunksjon. På den måten er det enklere å holde oversikt over hva som slettes versus kun bruk at et kryss for sletting ved siden av hvert emne. UiO RT# Visning av navnet til ekstern institusjon på eksterne resultater er lagt til i arbeidsområdet i FS7.5. Det er dessuten lagt inn mer plass til kode og navn på resultatene. UiO RT# Sorteringen som gjøres når en velger 'Vis alle' under Redigér utdanningsplan er forbedret. Emnekombinasjoner som ikke er valgt legger seg på riktig sted i i hierarkiet - ikke nederst/sist som tidligere. Det er lagt til et valg 'Vis kode', som medfører at emnekombinasjonskode vises sammen med emnekombinasjonsnavn. Bildet husker valget den enkelte saksbehandler gjør for dette krysset. Utvikling i bildet Person eksternstudium/resultatutveksling: - Url-feltet er ønsket fjernet - Funksjonalitet for å kunne registerere og motta Emnesamlinger utvikles (før resultatutveksling settes i produksjon). Innebærer en ny felleskode for emnesamling i Ekstern resultat kategori Behandlet i Planleggingsgruppen 18. februar Spesifikasjonsjobb for hva som skal utveksles av emneinfo må gjøres. Emnesamlinger bør tas med, men kan vente. - NTNU - RT# Resultatutveksling: Utsettelse av vitnemålsutskrift. Bør også finnes funksjonalitet for vente med eksport av kvalifikasjon dersom det er satt at det skal ventes med vitnemålsutskrift. Behandlet i Planleggingsgruppen 18. februar På sikt ønskes: grafisk framstilling av avhengighetene mellom resultatene, kvalifiksjon, emnesamling, emner i et egen ramme med trestruktur øverst i høyre del 2

81 av bildet. - Henting av eksterne resultater: o Saksbehandler må få et varsel dersom en FS-base er nede når det bes om at resultatene hentes o Statusmelding/framdriftsmelding under henting, slik at saksbehandler vet når FS har hentet alle resultater o Funksjonalitet for emner lagt under fanen Planlagt vs. henting av eksterne resultater: Dersom emnekode registrert under Planlagt og emnekode for eksternt resultat som hentes fra en annen FS-base er like, oppdateres/overskrives det planlagte resultatet med det eksterne resultatet som hentes, og registreringen blir ikke lenger synlig under fanen Planlagt men under fanen Resultater (med de data som er hentet fra den eksterne basen, ikke det som er registrert manuelt under Planlagt) Behandlet i Planleggingsgruppen 18. februar Utvikling i bildet Godkjenningssak samlebilde: - Nytt felt som viser dato for når Lånekassen har hentet data med sin webservice på forhåndsgodkjenninger; dato levert Lånekassen. - Ved oppretting av ny innpassingssak på grunnlag av forhåndsgodkjenning, blir studieprogramkode og referanse til utvekslingsperson også oppdatert i den nye saken med samme informasjon som lå i forhåndsgodkjenningen. - Kontroller mellom omfangsfeltene, eksternstudium og studentens utdanningsplan, sammenheng mellom omfangsfeltene i øvre del av underbildet Omfang i Godkjenningssak samlebilde og nedre del med eksterne resultater som inngår i omfangsvurdering skal utvikles slik det er beskrevet i kravspesifikasjonen: o Felt for den totale vektingen på godkjenningssaken: Summen av de eksterne resultatene som er markert for skal inngå lenger ned i underbildet (tar hensyn til vektingsreduksjoner) Mulig manuelt å endre det summerte antall studiepoeng i dette feltet til en lavere sum Kontrollen gjelder ikke for forhåndsgodkjenningssaker o Legge inn kontroller for hvilke resultater som kan tilknyttes hvilke sakstyper. Eksterne resultater med resultat og Vurderingsresultatstatus B skal ikke kunne markeres som inngår i en sak med sakstype FORHÅND, kun sakstype INNPASS eller ANNET. Dette for å forhindre at sakbehandlere glemmer å opprette ny sak for INNPASS etter utvekslingsopphold hvor det er opprettet en sak av typen FORHÅND o Funksjonaliteten er utviklet slik at det kan knyttes resultater som ligger under Planlagt i Person eksternstudium til en forhåndsgodkjenningssak. Beståtte resultater vises fram med grå tekst. o Underbilde Omfang: For saker som er under behandling vil det komme frem en knapp til høyre for feltet Vekting totalt, for å fylle inn sum valgte studiepoeng (valgt i nedre del av bildet). Når vekting totalt har verdi, uten at vekting Lånekassen har verdi, vil det komme frem en knapp til høyre for dette feltet for å fylle inn samme verdi som i Vekting totalt. o Underbilde Omfang: For innpassingssaker vil omfang registrert på tilhørende forhåndsgodkjenning vises som varseltekst under merknadsfeltet, fram til saken er ferdigbehandlet. (Alternativ løsning på UiO Rt# ) - Utvikle funksjonalitet for registering av Tilleggskrav beskrevet slik i kravspeken: 3

82 o o Skal ikke være et eget underbilde/konklusjon. Informasjon om eventuelle tilleggskrav knyttet til en godkjenningssak skal legges i merknadsfeltet i øvre del av bildet. I tillegg skal det være et felt under merknadsfeltet der det er mulig å markere hvorvidt det er lagt inn tilleggskrav som må oppfylles før saken kan avsluttes helt. Tilleggskrav oppfylt J eller N (ikke påkrevd å fylle ut). Dersom det er satt J i dette feltet vil gradsfangsrutinene ikke fange opp en kvalifikasjon på personen knyttet til det studieprogrammet som er angitt i godkjenningssaken der det er registrert et tilleggskrav. Først når tilleggskravet er registrert oppfylt og det er satt J i feltet (eller feltet er blanket ut?), vil rutinen fange opp kvalifikasjonen. Det skal også være et varsel i StudentWeb om at det mangler tilleggskrav på en sak (StudentWeb 3) Tillegg fra Adelheid: Det har vært uttrykt ønske om en bedre mulighet for å registrere at det er en mangel ved saken/at saken ikke er komplett. Kan vi legge det inn i denne funksjonaliteten, slik at den dekker begge behov? Forslag: Det lages et nytt underbilde i Godkjenningssak samlebilde for å dekke behovet for å kunne registrere både mangler og tilleggkrav (selv om kravspeken sier det motsatte). Bildet har liknende funksjonalitet som MrkR i Student samlebilde i dag. Det gjør det mulig å legge inn flere mangler og tilleggskrav på en person og ivareta historikken. Det må være felt for å angi når tilleggkravet/manglene er oppfylt jmf. det som står i den opprinnelige kravspek en om funksjonalitet i forhold til gradsfangstrutinene. Rapporter: - Den institusjonsbaserte rapporten til Person eksternstudium skal lages - Rapport for godkjenningssaker som ligger i kravspesifikasjonen skal lages. FS kan muligens med litt omskriving dekke funksjonaliteten beskrevet i kravspesifikasjonen - Utdaterte rapprorter fjernes i FS7.5 o Begge rapportene for emnefritak: FS og FS Utvikling i bildet Utvekslingsperson i Utvekslingsmodulen: - Ved oppretting av forhåndsgodkjenningssak på bakgrunn av utvekslingsperson: o Studieprogram og sted fra utvekslingspersonen oppdateres i forhåndsgodkjenningssaken o Dersom utvekslingsperson har verdi PRAKSIS eller FELTARBEID for oppholdstype, genereres omfang med 0 SP i forhåndsgodkjenningssaken og saken settes med status BEHANDLET og dato - Ny funksjon (knapp/dialog) for endring av avtaleid og/eller fra-dato for utreise. Dersom utvekslingsavtalen er referert fra godkjenningssak, fag eller semesterrapport, skal denne funksjonen brukes for endring av avtaleid eller fradato for oppholdet. UiO RT#

83 Innkomne ønsker som ikke er behandlet og diskusjonspunkter til møtet 14. mars 2014: - UIO Rt# Ønske om oppdatering av forhåndsgodkjenning ved setting av status TRUKKET på utvekslingsperson. - UIO Rt# Ønske om å beholde underbildet MrkR i Student samlebilde siden man i underbildet MrkR kan man legge inn ulike typer merknader. Gjelder spesielt typen som heter MERKNAD - Merknad for studieprogramstudent- og som ikke dreier seg om kvalifikasjon, vitnemål, DS. I det nye bildet Utdanningsplan finnes det ingen mulighet til å registrerere en merknad av typen MERKNAD det ønskes utviklet: o Begrunnelse: Når studiekonsulentene går gjennom utdanningsplanene og følger opp studentene ser de gjerne ting de vil merke seg, skrive ned om den enkelte student, notere hva man har avtalt med studenten eller hva studenten har fått innvilget av særordninger knyttet til utdanningsplanen. Da vil det være mer praktisk å få gjort det mens man står i det nye bildet. - Fra UiA. Utdanningsplan: Visning av resultater som er delvis innpasset; annet symbol eller annen farge på teksten (grå for eksempel) - Forslag til funksjonalitet fra USIT om ny varselfunksjonalitet: Varsel ved manglende data for student etter søk fra Lånekassa i FSbase: o Studentene søker om pengestøtte til utveksling/praksisopphold/feltarbeid direkte til Lånekassa. Ved behandling av søknad søker Lånekassa via en webservice direkte i FSbasen til studentens lærested om det er opprettet en utvekslingsperson og behandlet en forhåndsgodkjenning for opphold ved det eksterne lærestedet. Dersom det ikke finnes data, fortsetter Lånekassa sitt søk i basen i en kort periode (i overkant av en uke). Om det fortsatt ikke er opprettet et datagrunnlag for søknaden i basen, overtar manuelle løsninger hvor studenten må innhente informasjon i papirformat fra sitt lærested (arbeidskrevende). o USIT foreslår at det utvikles en funksjonalitet for å varsle lærestedet om at Lånekassen har søkt etter en sak uten resultat. Varslingsfunksjonalitet vil bli aktuelt mht til mer funksjonalitet som er under utvikling, eksempelvis innkomne søknader fra StudentWeb3. o Spørsmålet er hvem som skal motta slike varsler ved institusjonen og hvordan varslingsfunksjonaliteten skal utformes. - Vårt forslag er: o Mottak av varsler er rollestyrt (egen varselrolle/-roller) o Siden FSinsitusjonene er av så forskjellig størrelse, skal det også være mulig å radvalidere varselmottakere ut fra stedkode satt på utvekslingsperson o Varselet er synlig på tre måter: Individuell varsellogg i FS (eget bilde som gir oversikt over individuelle varsler). Knapp fra hovedmeny for FS på samme måte som dagens varsellogg vises for FS-superbrukere Ved pålogging i FS får FSbruker beskjed om at det har kommet nye varsler i varselloggen E-post til varselmottaker med beskjed om nye innkomne varsler. E-posten kan gå enten hver gang nytt varsel kommer, eller en gang i døgnet (lik funksjonalitet i FS). Eventuelt 5

84 mulighet for institusjonen selv å styre varselfrekvensen på e- post. - Spørsmål i forhold til webservicen til Lånekassen som erstatter D-skjema: Webservicen ser per i dag ikke på Status behandling på en sak, kun på de dataene som er lagt inn i feltene i underbildet Omfang. Er det greit at det er slik, eller burde det også vært krav om at forhåndsgodkjenningen er ferdigbehandlet med dato? Statusen FERDIGBEHANDLET låser det som er lagt i underbildet Omfang mht at det kreves andre valideringer for å kunne gjøre endringer. Samtidig vet man jo at det gjerne skjer mange endringer underveis i et utvekslingsopphold som skal registreres, men det går kanskje utenom omfanget som forhåndsgodkjennes? Også meldt inn av UiO Rt , hvor dagens funsjonalietet ikke ønskes endret. 6

85 RT :02:39 - "Fossli Tor Erik" - Hei, FS-kontakt <FS-kontakt@adm.uit.no>, "Sempler Julia Holte" CC: <julia.sempler@uit.no> Subject: Felles kode for digital eksamen Date: Tue, 11 Mar :02: To: "fs-support@usit.uio.no" <fs-support@usit.uio.no> From: Fossli Tor-Erik <tor-erik.fossli@uit.no> Vi gjennomfører en rekke digitale skriftlige skoleeksamener hos oss også denne våren. Det gjennomføres digital skoleeksamen i 18 ulike emner bare ved Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning alene. Fakultetene har således behov for en felles kode knyttet til digital eksamen. Dette er viktig spesielt for å skille på type eksamen ved planlegging for ordinære eksamener og til utsatt/kontinuasjon. Vi har laget en lokal kode her hos oss, se screen dump: Vi vurderer det som nødvendig å få en nasjonal felleskode for digital skriftlig skoleeksamen, og at dette haster siden flere og flere institusjoner kjører prøveprosjekter. Omfanget av slike eksamener vil øke betydelig på kort sikt. Det vil ganske sikkert måtte defineres "hva" en digital eksamen er og det må avklares eventuelt nye vurderingssformer knyttet til digitalisering, vi vil få nye ønsker og krav om datauttrekk og webservice, dette vil stille krav til standardisering av FS-registrering. Forslag til ny kode: vurdtype status_eks_kontroll kodeverditype vurdpresentasjon_nynorsk vurdpresentasjon_engelsk vurderingsformkode vurdpresentasjon_bokmal status_skriftlig status_beregn_sensurfrist status_aktiv INDIVIDUELL J L Digital skriftleg skoleeksamen Digital written examination S-DIGI Digital skriftlig skoleeksamen J J J Med vennlig hilsen Tor-Erik Fossli Seniorrådgiver (FS) Avdeling for utdanning Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet

86 <sideskift>

87 Fylles ut av institusjonen RT Overskrift: Skriv her hva saken gjelder] Institusjon og navn på innsender. Merk at avsender skal være Fskontaktperson Dato 3. mars 2014 Høgskolen i Lillehammer v/berit Kletthagen Bilde/Rutine/Rapport/Annet Opprinnelig RT-id/saksdokument dersom saken har vært behandlet tidligere FS Saken ble tatt opp på kurs i eksamen 17. feb. FS-kursholdere som var på eksamenskurset i Oslo visste ikke om noen løsning for å få opp manglende krav. Svaret var at vi fikk sende inn et ønske om endring. Begrunnelse Rapporten FS viser kun beståtte forkunnskapskrav. HiL ønsker at rapporten også skal vise manglende forkunnskapskrav. Til <navn på ekspertgruppe>/ønskeliste/planleggingsgruppe Beskrivelse av problemstilling Rapport Kontroll av forkunnskapskrav. I denne rapporten kommer kun oppfylte forkunnskapskrav opp, vi kunne gjerne tenke oss en mulighet for å heller velge de som mangler. Slik det er nå må vi søke opp hver enkelt student og gå gjennom utdanningsplanen deres. Løsningsforslag/ønsket håndtering av saken Hva ønskes gjort Løsningsforslag Begrunnelse At rapporten også viser manglende forkunnskapskrav. Vurdering av konsekvenser Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler

88 Fylles ut av USIT Kommentarer Omfang Kostnader Konsekvenser Resultat Hva blir gjort Begrunnelse Løsningsforslag

89 Fylles ut av institusjonen RT Overskrift: Skriv her hva saken gjelder Institusjon og navn på innsender. Merk at avsender skal være Fskontaktperson Dato 26. februar 2014 Bilde/Rutine/Rapport/Annet Opprinnelig RT-id/saksdokument dersom saken har vært behandlet tidligere Begrunnelse Høgskolen i Lillehammer v/berit Kletthagen Utvekslingspersonsamlebilde/FS [rt.uio.no # ] Vedrørende den nye rapportering av forhåndsgodkjenninger fra FS til Lånekassa (erstatter D-skjema) Sendes ekspertgruppen for vurdering Til <navn på ekspertgruppe>/ønskeliste/planleggingsgruppe Beskrivelse av problemstilling "Oppholdstype" er et felt som hentes fra utvekslingspersonbilde for rapporteringen til lånekassen. Dette feltet har tre verdier(studier, praksis og feltarbeid). Det tar tid å gå gjennom alle personene enkeltvis for å sette denne verdien. Dersom utvekslingspersonene ble nyregistrert i utvekslingspersonbilde ville vi naturlig nok ha satt forhåndsverdi i feltet ved registrering. Men når vi nå benytter overføringsrutinen FS blir dette feltet stående tomt. Ønske vårt er derfor å få satt dette feltet oppholdstype med en default-verdi (eks. studier) ved overføring av utvekslingspersonene fra opptak med rutinen FS Løsningsforslag/ønsket håndtering av saken Hva ønskes gjort Løsningsforslag Vurdering av konsekvenser Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler Begrunnelse Setting av default-verdi med rutinen FS MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 1 OF 2

90 Fylles ut av USIT Kommentarer Omfang Kostnader Konsekvenser Resultat Hva blir gjort Begrunnelse MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 2 OF 2

91 Fylles ut av institusjonen RT [Overskrift: Skriv her hva saken gjelder] Institusjon og navn på innsender. Merk at avsender skal være Fskontaktperson Høgskolen i Molde v/ Svein Halvorsen Dato Bilde/Rutine/Rapport/Annet Opprinnelig RT-id/saksdokument dersom saken har vært behandlet tidligere Begrunnelse Rapportene FS Resultatliste vurdering og FS Eksamensdager fordelt på dato Har ikke sendt inn dette tidligere Begrunnelse for ønske eller hvorfor saken ønskes behandlet på nytt. Se nedenfor Til <navn på ekspertgruppe>/ønskeliste/planleggingsgruppe Beskrivelse av problemstilling Har fått noen ønsker fra vårt eksamensteam i forhold til rapporter i FS. 1. Eksamensteamet ønsker at det i karakterprotokollen ( FS Resultatliste vurdering) automatisk kommer fram opplysning om at kontrollfunksjonen er benytta ved karakterregistrering. Da hadde vi sluppet en ekstra kontroll og to underskrifter 2. Eksamensteamet ønsker at rapporten FS Eksamensdager fordelt på dato kan ha mulighet for en avkrysning for å få antall kandidater med ulike språkvalg (bokmål, nynorsk osv). I samme rapport ønsker de også en mulighet for å krysse av at antall studenter med de ulike spesialordninger blir vist. Løsningsforslag/ønsket håndtering av saken Hva ønskes gjort Begrunnelse Løsningsforslag Vurdering av konsekvenser Vurdering av juridiske forhold og henvisning til sentrale og lokale regler Ekstra opplysninger i rapportene nevnt ovenfor Stor nytte for eksamensteamet ved Høgskolen å få disse tilleggsopplysningene i rapportene. Ikke nødvendig MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 1 OF 2

92 Fylles ut av USIT Kommentarer Omfang Kostnader Konsekvenser Resultat Hva blir gjort Løsningsforslag Begrunnelse MAL FOR FS-SAKER SOM SENDES TIL USIT 2 OF 2

93 Behov for endringer i FS UiB planlegger å vise informasjon om utvekslingsavtaler på nettsidene våre fra og med høsten Siden vi har gode erfaringer med å hente informasjon fra FS for visning av studieprogram og emner, så er dette en løsning vi ønsker også for utvekslingsavtaler. Strukturen på avtalene er jo slik at en ekstern institusjon kan ha flere avtaler med Universitetet i Bergen. Det er derfor ønskelig å lagre en del informasjon på stedet, mens den avtalespesifikke informasjonen ønskes lagret på utvekslingsavtalen. Det er allerede tilrettelagt for infotyper og tekster i bildene Utvekslingsavtale og Sted:

94 Rapporten FS Eksport studieinformasjon XML-format kan i dag kjøres på både Utvekslingsavtale og Sted. Siden denne allerede benyttes for eksport av studieprogram- og emneinformasjon, så er det ønskelig fra vår side å kunne benytte den samme rapporten for utvekslingsavtaler/sted. For at dette skal fungere, så savner vi noe informasjon i kjøringen, det vil si nye data som pt. ikke kommer med i kjøringene. Utvekslingsavtale Vi ønsker å få med feltene (hentet fra underbilde Betingelser) Oppholdslengde pr. person: o Innreisende o Utreisende o Enhet Opptakstype: o Inn o Ut Studietype: o Inn o Ut

95 Sted Siden det allerede er lagt til rette for at vi kan registrere infotyper og tekster i bildet Sted, så ønsker vi at disse infotekstene skal komme med i kjøringen av FS : Dette er da tilsvarende de mulighetene som vi i dag har for studieprogram, emner og utvekslingsavtaler. Det virker som om FS fremdeles henter fra de gamle infotekstfeltene på Sted, dvs. at FS ikke ble oppdatert for å hente fra de nye infotekstene som vi kan legge inn: