Zalaris: Mobil App og Elektroniske bilag. SBN Konferansen 2014 Ingjerd Aamodt, SAP Consultant & Architect - Zalaris Consulting

Transkript

1 Zalaris: Mobil App og Elektroniske bilag SBN Konferansen 2014 Ingjerd Aamodt, SAP Consultant & Architect - Zalaris Consulting

2 Opphevelse av krav om orginalbilag på reise- og utgi6srefusjon gir nye muligheter for full utny:else av Mobil App, kredi:kor?ntegrasjon og portal

3 1 Nye regler rundt orginalbilag fra 01. juli Hva betyr nye regler for arbeidsgiver? 3 Hva betyr elektronisk lagring ift oppsett SAP Reise? 4 Live demo

4 Zalaris is a leading force in the Nordic and CEE with SAP HCM ü Zalaris Consulting is part of Zalaris ASA and representing the consulting business in Zalaris ASA. ü Zalaris Consulting is represented in seven countries. Norway alone representing 22 SAP HCM consultants out of 82 consultants Finland (61) Estonia (5+) in 2014 Language delivery capability English Norwegian Swedish Finnish Norw ay (117) Latvia (63) ü Each country Zalaris is represented in, deliver local HCM competence to meet country specific requirements ü Zalaris Consulting have since 2000 implemented and maintained some of the larges SAP HCM solutions in Norway, Nordic and CEE ü Zalaris can offer: Full outsourcing (BPO). Cloud based solution (ASP). New set-up on customers own SAP platform. Application management and SAP HCM advisory ü Norwegian and Nordic SAP Innovation Partner of the year in 2012 and 2013 Danish Polish Latvian Sw eden (57) Lithuanian Estonian Denm ark (43) Lithuania (9) Poland (13) India (33)

5 Skattedirektoratet: Kravet om orginalbilag i skattebetalingsforskriften opphevet ü Utlegg kan behandles elektronisk på arbeidstakers side, både på den ansattes hånd og bedriftens håndtering av bilagene etterpå ü Elektroniske bilag krever godkjent elektronisk signatur, gjennom identitetskontroll av utsteder samt at reiseregning ikke er endret etter utstedelse (integritetskrav) ü Billettløse reiser, reisekostnader må dokumenteres med reisebeskrivelse fra reiseselskapet (navn+addr+tid og sted for avreise+pris) ü Krav ved representasjon, navn på virksomheten som deltar, organisatorisk del av virksomheten eller navnet på personen som deltar. ü Krav til oppbevaring av elektroniske bilag iht regnskapet; sporbarhet, fullstendighet, dokumentasjon, oppvaring og sikring må ivaretas (Bokføringsloven)

6 Hva betyr nye regler for arbeidsgiver mhp reiseregningsprosess? ü Endring av kontroll-rutiner når papirkvittering ikke sendes inn til kontroll og arkivering ü Hvordan sikre/kontrollere at alle bilag er med? Uten bilag, ingen fradragsrett for arbeidsgiver og mulig trekkplikt for ansatte. ü Workflow for godkjenning i to steg? Først til kontroll hos lønnsavd. eller lignende, deretter til ansattes leder ü Sentral scanning som ansatte sender inn til? Knytte bilag til reise i SAP med barkode ü Desentral scanning der ansatt selv scanner og laster opp? ü Mobil App i kombinasjon med ESS i portalen? ü Import av kredittkort transaksjoner?

7 Hvor skal de elektroniske bilagene fra reisemodulen lagres? ü Hvor i SAP skal de elektroniske dokumentene lagres? Hør med Basis team om hva som er satt opp for eksempelvis elektronisk faktura. ü SAP Content server brukes til lagring av dokumenter. SAP Content server er inkludert i alle SAP systemer, slik at den er tilgjengelig for alle SAP kunder. ü På samme server som SAP systemet? Som office dokumenter? (kan bli dyrt med HANA) Eller på SAP Content Server som business documents på eget dedikert område? ü Eller lagre alle elektroniske bilag på en dedikert filserver for SAP Content Server? Som «business documents» ü Hvordan skal tilganger til dokumentene styres? Styres av autorisasjons objekter for blant annet archive link Laste opp? Display? Delete? Admin?

8 Hva betyr elektronisk lagring av bilag ift SAP og oppsett av Reisemodulen? ü Opplasting av bilag må gjøres tilgjengelig for ansatt i portalen ü Evt. import av kredittkort transaksjoner må sette opp ü Mobil App for reise tilpasses ü Hvilke scenario brukes av ansatt for registrering PR05(backend), portal (JAVA eller WD ABAP) og/eller Mobil App? ü Visning av bilag for leder i workflow for godkjenning ü Skal ansatte kun knytte bilag på «header» nivå til reiseregning? ü Skal ansatte kunne knytte bilag på linjenivå per utgiftstype (krever Business Funtion set FIN_TRV_4)? ü Er autorisasjoner tilpasset opplasting av vedlegg? I hvilke statuser tillattes det endringer på reiser?

9 Portal WD ABAP Laste opp vedlegg på «header» nivå ü Ansatt laster opp vedlegg under registrering under Generelle datata ü Ansatt laster opp vedlegg i oversiktsbilde for ansattes Reise- og utgiftsrapporter. «POWL» listene for Mine «Reise- utgiftsrapporter er konfigurerbare (hvilke tabs som er med, kolonner, sortering osv.)

10 Mobil App Ta bilde av kvitteringer og koble til utgiftypen ü Ansatt laster tar bilde av kvittering i Mobil App (offline) ü Vedlegg blir overført til SAP Reisemodul, og ansatt kan gjenfinne kvitteringen som vedlegg i portalen

11 Ansattportal WD ABAP Laste opp vedlegg på linjenivå ü Ansatt laster opp vedlegg per linje med utgiftstyper. Funksjonalitet kun tilgjengelig med aktivering av Business Function set FIN_TRAVEL_4

12 Ansattportal WD ABAP «merge» av kvittering med kredittkort-transaksjon ü Scenario: Ansatt har opprettet reiseregning i Mobil App og tatt bilder av kvittering. Reiseregning fra Mobil App blir synkronisert med SAP, og ansatt kobler kredittkorttransaksjoner sammen med utgiftstypene registrert i Mobil App en

13 Lederportal Leder ser på vedlegg og godkjenner ü Leder mottar reiseregning for godkjenning i sin Innboks, og kan derfra se på reiseregning og vedlegg i form av elektroniske bilag

14 LIVE DEMO!

15 Thank you! Ingjerd Aamodt, Zalaris Consulting AS Mobil: Epost: